Corporativo
Negocios
Centro de Servicios
Compartidos
Prestación
Servicios
Demanda de
Servicios
Prestación
Servicios
Políticas
Corporativas
Directrices
Estratégicas
Resultados
Unidad organizativa
independiente.
Servicios claramente
definidos.
Responsable en costos,
calidad y oportunidad de los
servicios.
Con recursos propios
Acuerdos de nivel de
servicio con sus clientes
Flexibilidad y escalabilidad
para operar nuevos clientes.
Qué es un Centro de Servicios Compartidos
Gobierno
Dimensión
Responsabilidad
Enfoque al Cliente
Orientación del Servicio
Flexibilidad
Monitoreo del Desempeño
Gestión de costos y gastos
Enfoque basado en Servicios Compartidos
• Existen áreas de Gobierno que crean políticas y directrices.
• En el Centro de Servicios Compartidos.
• Las áreas definen prioridades, cantidad y calidad requerida.
• Servicios ajustados y estandarizados.
• Flexibilidad para especializar servicios a la medida del cliente.
• Frente a buenas prácticas externas.
• Máxima eficiencia a menor costo y distribución transparente y acordada.
Qué estamos construyendo?
Creación e implementación de
Servicios Compartidos
t
Madurez
Fortalecimiento de la presencia
de Servicios Compartidos al
interior de la empresa
Servicios Compartidos como
prestador de servicios de
proyección mundial
Implementación Temprana Maximización del Valor y
Crecimiento
Optimización, Consolidación
y Fidelización
HOY
2014 - 2015 2011 2012 - 2013
Etapas de un Centro de Servicios Compartidos
5
Innovación, Competitividad y Excelencia en el Servicio a nuestros Clientes Nos apalancamos en Estandarización para mayor agilidad y eficiencia
Especialización de funciones para facilitar el crecimiento
Eficiencia que genera reducción de costos
Aseguramiento de prácticas de gestión para minimizar riesgos
Satisfacción del cliente basada en la mejora continua e innovación de servicios
Nuestro compromiso
Gestión de viajes y Transporte al
personal
Administración y mantenimiento de las
instalaciones no industriales
Gestión de derechos inmobiliarios
Gestión de eventos
SERVICIOS COMPARTIDOS INMOBILIARIOS Y ADMINISTRATIVOS
Alimentación
5 Se
rvic
ios
Informes especiales y análisis de valor
Data maestra de acreedores y deudores
Cuentas por pagar
Otra facturación
Gestión contable
Gestión de activos fijos
Tesorería compartida
SERVICIOS COMPARTIDOS DE OPERACIONES FINANCIERAS
Tributario compartido 8 Se
rvic
ios
Datos maestros de proveedores
Datos maestros de bienes y servicios
Gestoría de compras y contratación
Gestión administrativa de contratos
Logística y comercio exterior de
materiales
Asesorías
SERVICIOS COMPARTIDOS DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN
6 Se
rvic
ios
Selección de talento humano
Gestión de novedades
Gestión de nómina
Gestión de pensiones
Gestión de beneficios
SERVICIOS COMPARTIDOS DE PERSONAL
5 Ser
vic
ios
Provisión locativa
Asesoría al grupo empresarial
Asesoría especializada en habilitadores de
procesos de negocio
Servicios de información
Evaluación e implementación de nuevas
soluciones de información
Soluciones de infraestructura de TIC
Gestión del Contact center
SERVICIOS COMPARTIDOS DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN
Mejoras sobre las soluciones de
información
Provisión al usuario final
Servicios de colaboración
Servicios por demanda (adicionales)
Habilitar soluciones tecnológicas de
procesos negocio
14
Se
rvic
ios
Gestión documental
38 Servicios
111 Subservicios
Geomática
Nuestro Portafolio de Servicios
Centros de Atención
Local y diferentes
canales para acceder a
los servicios
Línea única 2345000 Bogotá 018000-918418 Nacional
Pozos Colorados Barranquilla Cartagena
Cartagena - Mamonal
Coveñas
Autogestión Intranet
Tibú Cúcuta
Medellín
Cali Villavicencio
Apiay
Castilla
Yopal Cupiagua
Bogotá
Orito
Neiva Dina
Bucaramanga Piedecuesta
Provincia Casabe Barrancabermeja
El Centro
Puerto Salgar
Cantagallo
Múltiples formas de acceder a los servicios
Recepción de Facturas
Tendencias globales y su impacto en abastecimiento
Redes de abastecimiento global
Mas regulación y gobierno corporativo
Foco en sostenibilidad
Problemas económicos
Interrupción en el abastecimiento de bienes y servicios
Incremento en las preocupaciones de calidad
Desempeño bajo del proveedor
Riesgo del proveedor
Información del gasto disperso
Información de proveedores limitada
Taxonomías y categorías del gasto inconsistentes
Capacidades de análisis bajas
Visibilidad del gasto
Volatilidad en el precio
Vínculo contractual pobre y relación muy transaccional
Gasto no gestionado por abastecimiento
Uso de procesos de manera ineficiente
No aprovechamiento de sinergias ni economías de escala
Control del costo
Asegurar operaciones livianas, esbeltas y cumpliendo normas
Habilitar el liderazgo en la gestión del gasto y gestión de proveedores
Rol de abastecimiento cobrando una importancia estratégica.
Procesos integrados de compras y abastecimiento.
Mejora de la ejecución estratégica y operativa de contratos.
Alineación con las megas y focos estrategicos del negocio
Presión esta llevando a maximizar los ahorros en los costos y minimizar el riesgo de los proveedores
Las presiones y prioridades se están moviendo con foco en abastecimiento
10
Abastecimiento
Una Cadena de Abastecimiento
Confiable y Sostenible, apalancada en
proveedores competitivos que permita
generar valor y contribuir al
aseguramiento del plan de negocio.
Mega de Ecopetrol Capacidades Distintivas Abastecimiento
11
Calidad
Optimización
de Costos
Agilidad /
Oportunidad
Control Principios de la
Contratación
►Transparencia
►Economía
►Responsabilidad
Transformación
Simplificación del servicio. Centralización de la administración de contratos y convenios. Anticipación de la demanda. Nuevo proceso de evaluación de Proveedores.
En busca de:
Transparencia y Trazabilidad. Reducción de costos. Reducción de capital de trabajo. Mejora el control sobre el inventario. Mejora en la confiabilidad. Mejora en el nivel de servicio.
12
Principales Cambios del Proceso de Abastecimiento
Necesarios • Política de inventario • Puntos de repedido • Impacto alto en la
operación
Habilitadores • Nuevos bienes y servicios • Innovación • Contratación
Críticos • Impacto alto en la
operación • Estrecha relación con
los proveedores • Inventario manejado
por el proveedor
Consumibles • CERO inventario • Abastecimiento no
interviene en compra y recepción
• Autoservicio (Carrito de compras)
CONTRATACIÓN ANTICIPADA
CONTRATACIÓN
13
Consumible
Necesario Critico
Habilitador
Matriz de Ejecución – Bienes y Servicios.
El Proceso de Abastecimiento punta a punta
14
Gestión del Abastecimiento Planificación del
Servicio
Proyección de Egresos y Anticipación de la Demanda Verificación de la Estrategia
de Abastecimiento
Planeación estratégica
Proyección de egresos
Planeación de ejecución de
egresos operativos
Gestión de Abastecimiento
Verificación y Análisis
Empresarial
P P P H V y A
Formulación / revisión de la estrategia
Despliegue de la
estrategia
Planeación de compras y contratación
Anticipación de la
demanda Contratación
Incorporación de materiales
y servicios
Desincorporación de
materiales y servicios
Procesos de soporte de abastecimiento
Verificación de la Gestión
Organizacional
Nivel 0
Nivel 1
Proceso de Abastecimiento de Bienes y Servicios
Planear
Monitoreo de variables
Pla
n p
luri
anu
al d
e C
om
pra
s y
Co
ntr
ato
s
Análisis del gasto
Análisis de mercado
Consolidar planes
Análisis de riesgo
Estructura estrategia ABA
Validación Estrategia COMITÉ Definición
Estándares Contractuales
• El Modelo de Abastecimiento corporativo.
• Estrategias para la generación de Beneficios y Optimización de Costos
• Esquemas de Control y Transparencia
• Modelo Logístico
• Fuentes de Aprovisionamiento
• Modelo de Gerencia de Proveedores
• Estándares para la catalogación de bienes y servicios
De la Planeación del Abastecimiento se obtiene..
15
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DHS
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Gobierno Áreas de Negocio Servicios Compartidos
Hacer
Cat
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bie
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cio
s
Solicitar Compras y contratación
Crear contrato
Recibir ofertas
Evaluar ofertas
Publicar Proceso
Liquidación y cierre
Administración Contratos
Gestoría Técnica
Gestión Administrativa
• Defina el modelo de atención regional y local.
• Cumpla la estrategia de fuentes de abastecimiento definidas por el
Corporativo.
• Dirija la ejecución del modelo de gestión y administración de contratos.
• Implemente la estrategia de gestión de proveedores.
• Opere la logística de distribución en inventarios y bodegas.
• Administre la data maestra de información de proveedores y de bienes y
servicios.
Gobierno Áreas de Negocio Servicios Compartidos
16
Definición Proceso de Selección*
* definición del proceso de selección específico para cada
contratación en particular
Logística
de Materiales
Proceso de Abastecimiento de Bienes y Servicios
Verificar y Asegurar
Gestión de Riesgos
Planes de Mejoramiento
Segregación de Funciones
Definición de Controles
Evaluación del Proceso
Control, visibilidad y transparencia a través de..
• Encuestas de satisfacción de clientes
• Seguimiento al desempeño de los proveedores
• Formulación planes de mejoramiento
• Métricas para evaluar el desempeño de los procesos
• Aseguramiento del cumplimiento de las regulaciones internas y externas
17
Gobierno Áreas de Negocio Servicios Compartidos
Proceso de Abastecimiento de Bienes y Servicios
12
.70
3
1.0
39
1.5
34
4.1
84
3.8
26
8.0
73
10
.27
7
11
.72
4
9.4
40
23
6 1
.33
2
83
8 1
.96
5
4.1
71
1.2
23
1.2
40
15.490
13.367
10.783
12.544 13.408
16.259
14.707 13.474
2897 2452 2201 2205
473 388 249
0
2000
4000
6000
8000
10000
12000
14000
16000
18000
0
2000
4000
6000
8000
10000
12000
14000
2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011
Plan Monto DSC Monto Propósito Específico Procesos DSC Procesos Propósito Específico
Nú
mero
de P
roc
es
os
Mil
lard
os
de P
es
os
Fuente: SAP
Fecha de corte: OCTUBRE de 2011 18
Estadísticos de contratación Ecopetrol Histórico 2004 - 2011
Algunos de nuestros socios:
19
Desde 2006 hemos invertido $22,073 millones en el Programa Desarrollo de Proveedores Locales
En 2011 estamos desarrollando 10
convenios con mas de 930 beneficiarios
Hemos impactado a 1.998 empresarios locales con acciones de
desarrollo de proveedores desde 2006.
Cámara de comercio
Villavicencio
Cámara de comercio
Cartagena
Convenios de Desarrollo de Proveedores 2011 Aportes Ecopetrol Beneficiarios Apoyo de proveedores para implementación y certificación con OHSAS 18000 y RUC
$ 2.052.368.274 115
Apoyo para implementación de Norma ISO 26000. $ 1.036.762.093 124 Desarrollar y fortalecer procesos de operaciones logísticas de bienes $ 1.511.378.852 108 Convenios con Cámaras de Comercio $ 1.308.903.244 400 Convenio Cámara de Comercio de Cúcuta $ 48.406.970 25 Convenio Cámara de Comercio de Barranquilla-Confecámaras $ 196.383.831 0 Expogestión $ 80.000.000 58 Capacitación y acompañamiento para el examen de la Metodología PMI a empresarios de Barrancabermeja (en perfeccionamiento)
$ 104.000.000 30
Capacitación y acompañamiento para el examen de la Metodología PMI a empresarios de Cartagena (en perfeccionamiento)
$ 97.858.250 30
Proceso de desarrollo territorial con grandes empresas contratistas de Magdalena Medio y Meta (en perfeccionamiento)
$ 53.760.000 40
Total Convenios $ 6.489.821.514 930
Convenios desarrollo de proveedores 2011
Nuestro reto VALOR DE LA EMPRESA EN EL 2020
125 BILLONES USD
ACCIDENTES
ARMONÍA CON LOS GRUPOS DE
INTERÉS
INCIDENTES AMBIENTALES
NORMALIDAD LABORAL
TRES DIMENSIONES: ECONÓMICA, AMBIENTAL Y SOCIAL
y Sostenible