Alta archivos de una asociación en la Agencia Española de Protección de Datos para cumplir con la LOPD Manual de uso de la web de la AEPD
Red Andaluza de Astronomía 2018
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ALTA ARCHIVOS DE UNA ASOCIACIÓN EN LA AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS PARA CUMPLIR CON LA LOPD
Contenido
Comienzo procedimiento en Servicio Electrónico NOTA ............................................................................................................. 2
Declarante .................................................................................................................................................................................... 6
Responsable del fichero ............................................................................................................................................................... 8
Tipo de operación ...................................................................................................................................................................... 10
Derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación ...................................................................................................... 11
Encargado del tratamiento ........................................................................................................................................................ 12
Identifación y finalidad del fichero ............................................................................................................................................ 13
Origen y procedencia de los datos ............................................................................................................................................. 16
Tipos de datos, estructura y organización del fichero ............................................................................................................... 17
Medidas de seguridad................................................................................................................................................................ 20
Cesión o comuniación de datos ................................................................................................................................................. 21
Transferencias internacionales .................................................................................................................................................. 22
Resumen de la notificación ........................................................................................................................................................ 23
Confirmar envío ......................................................................................................................................................................... 24
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Manual de uso de la web de la AEPD
Este documento pretende explicar cómo se da de alta un fichero con datos personales en la web de la Agencia Española de
Protección de Datos, AEPD, para cumplir con la normativa de la Ley Orgánica de Protección de Datos de carácter personal,
LOPD, que se incluye dentro del Reglamento General de Protección de Datos, RGPD, promovido por la Unión Europea.
En este caso vamos a dar de alta el archivo SOCIOS, que contiene los datos personales típicos de los socios de una asociación
astronómica. Algunas asociaciones pueden guardar información más sensible de la descrita en este manual, con lo que
deberán incluirla a la hora de hacer el procedimiento para su caso particular.
Téngase en cuenta que la AEPD pide la información global de manera que, si nuestra Base de Datos de socios está compuesta
técnicamente por un archivo de cabecera y otros de detalle, no hemos de dar de alta cada uno de ellos, sino que, bajo el
nombre SOCIOS, incluiremos la información distribuida entre todos los archivos como si todos los datos de los socios
estuvieran en uno solo.
Si nuestra asociación recopila otro tipo de información, como la típica que se pide a quién contacta con nuestra web o con
nuestro correo, esos datos también son sensibles a la LOPD y, por tanto, el archivo CONTACTOS WEB, también deberá ser
dado de alta en la AEPD, ya que, aunque la información que se guarda es parecida, no se usa con el mismo fin.
Todo el procedimiento que se describe a continuación para el alta de Ficheros se hace en la página web de la AEPD
( https://www.agpd.es/ ), donde se accederá a la Sede Electrónica ( https://sedeagpd.gob.es/ ) y, finalmente, al
procedimiento “Inscripción de Ficheros [Servicio Electrónico NOTA (NOtificaciones Telemáticas a la AEPD)]
( https://sedeagpd.gob.es/sede-electronica-web/vistas/formNOTA/servicioNOTA.jsf )
Comienzo procedimiento en Servicio Electrónico NOTA.
Una vez hemos accedido a la “Inscripción de Ficheros [Servicio Electrónico NOTA (NOtificaciones Telemáticas a la
AEPD)] ( https://sedeagpd.gob.es/sede-electronica-web/vistas/formNOTA/servicioNOTA.jsf ) nos aparece una
pantalla con información. Una vez leída, pulsamos abajo en continuar, con lo que nos llevará a la pantalla de la
ilustración 1.
En esta pantalla seleccionaremos Inicial Nueva Notificación.
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Una vez pulsemos sobre Iniciar Nueva Notificación nos aparecerá una nueva pantalla tal como la de la
ilustración 2.
Ilustración 1
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En esta pantalla hemos de indicar que el fichero es de Titularidad privada ya que nuestras asociaciones no son
entidades públicas sino privadas. Además, seleccionaremos que vamos a identificarnos Con Certificado digital. Este
certificado lo ha obtenido el presidente como representante de la persona jurídica que constituye nuestra
asociación. El procedimiento para la obtención del certificado digital es objeto de otro manual.
Una vez hecha la selección, la web nos advierte que debemos tener instalado en el equipo el programa Autofirm@
del Ministerio de Hacienda, dándonos la oportunidad de descargarlo si no fuera así. Ver ilustración 3.
Ilustración 2
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Ahora comienza propiamente dicho el procedimiento de alta del fichero.
Ilustración 3
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Declarante
Por el hecho de haber utilizado el Certificado Digital, los datos personales del declarante ya aparecen escritos en el
formulario. Hemos de añadir cual es su papel dentro de la asociación. Como el certificado digital es del Presidente,
eso es lo que hay que poner en el casillero correspondiente a Cargo.
También rellenaremos los datos postales de la asociación en el apartado Dirección a efectos de notificación.
En los datos de Medio de Notificación dejaremos la opción CORREO POSTAL a no ser que tengamos activo alguno
de los medios electrónicos de notificación con la Administración.
Ver ilustración 4.
De todas formas, podremos saber si nuestro fichero ha sido dado de alta antes de recibir la notificación por correo
ya que se puede hacer la consulta de los archivos ya dados de alta en la propia página web de la AEPD en
http://www.agpd.es/portalwebAGPD/ficheros_inscritos/titularidad_privada/index-ides-idphp.php
Ilustración 4
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Más abajo, en esta misma pantalla, se puede añadir algún archivo que demuestre que el solicitante está
suficientemente acreditdado para hacer el trámite. Esto no es obligatorio pero si contamos con el certificado
que emite el Registro de Asociaciones -donde aparecen los cargos directivos, y que ha sido necesario para
obtener el certificado digital- podemos adjuntarlo según vemos en la ilustración 5.
Poner la marca en Conocimiento de los deberes del declarante y pulsar siguiente.
Ilustración 5
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Responsable del fichero
Según el glosario de términos de la AEPD, “Responsable del fichero o del tratamiento es la persona física o
jurídica, de naturaleza pública o privada, u órgano administrativo, que decida sobre la finalidad, contenido y uso
del tratamiento, aunque no lo realizase materialmente”. Así pues, en la pantalla donde hemos de poner los datos
del responsable del fichero, pondremos a la propia asociación. Ver ilustración 6.
Ilustración 6
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En el campo Actividad, seleccionaremos ASOCIACIONES Y CLUBES.
En Dirección de contacto, pondremos la de la propia asociación.
Pasaremos a la siguiente pantalla pulsando el botón Siguiente.
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Tipo de operación
El siguiente paso es seleccionar el tipo de operación que vamos a hacer. En este caso es ALTA DE FICHERO en
modalidad Normal ya que nuestras asociaciones no se ajustan a un tipo estándar tal como los modelos que
aparecen en Formularios Tipo. Ver ilustración 7.
Ilustración 7
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Derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación
Esta pantalla que nos aparece la dejaremos en blanco y pulsaremos Siguiente. De todas formas, leer el texto que
aparece para comprobar que, en nuestro caso, no hemos de rellenar nada. Ver ilustración 8.
Ilustración 8
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Encargado del tratamiento
Esta pantalla que nos aparece la dejaremos en blanco y pulsaremos Siguiente. De todas formas, leer el texto que
aparece para comprobar que, en nuestro caso, no hemos de rellenar nada. Ver ilustración 9.
Ilustración 9
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Identifación y finalidad del fichero
Esta pantalla pondremos el nombre del fichero, en este caso SOCIOS, añadiendo su descripción como aparece, a
modo de ejemplo, en la ilustración 10. Además, hay que especificar la finalidad y usos previstos del fichero. En
previsión de que mantengamos algún intercambio económico con nuestro socio, debemos marcar la finalidad
GESTIÓN DE CLIENTES, CONTABLE, FISCAL Y ADMINISTRATIVA. Al seleccionarlo, nos aparece una ventana arriba
con los casos contemplados.
Ilustración 10
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Otra finalidad que debemos seleccionar es GESTIÓN DE ACTIVIDADES ASOCIATIVAS, CULTURALES… ya que
estamos dando de alta un archivo de socios de una asociación. Ver ilustración 11.
Ilustración 11
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Una vez pulsemos Siguiente, la pantalla quedará tal como la de la ilustración 12.
Ilustración 12
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Origen y procedencia de los datos
Ahora nos pide información sobre cómo llegan los datos a nuestro fichero.
En Origen marcaremos El propio interesado o su representante legal.
En Colectivos o categorías de interesados seleccionaremos de la lista la opción ASOCIADOS O MIEMBROS.
Ver ilustración 13.
Ilustración 13
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Tipos de datos, estructura y organización del fichero
En esta parte del procedimiento se nos pide información sobre qué datos recogemos en el fichero, diferenciados
por ser más o menos “sensibles” a la protección de datos personales. Ver ilustración 14.
En un caso típico de una asociación no tendremos que marcar nada en Datos especialmente protegidos. Tampoco
en Otros datos especialmente protegidos.
En Datos de carácter identificativo marcaremos los que aparecen en la ilustración, añadiendo manualmente el
CORREO ELECTRÓNICO como campo adicional.
En Otros datos tipificados podemos añadir DETALLES DEL EMPLEO ya que, podemos estar guardando la profesión
del socio o su puesto de trabajo en alguna empresa o institución. La ventana en la parte superior de la ilustración
14, explicando qué contempla, aparece al seleccionarlo.
Ilustración 14
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En Otros datos tipificados también añadiremos ECONÓMICOS, FINANCIEROS Y DE SEGURO ya que, podemos estar
guardando los datos bancarios del socio para hacerle devoluciones, domiciliaciones, pagos, etc. La ventana en la
parte superior de la ilustración 15 aparece al seleccionarlo.
Ilustración 15
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Por último, en esta pantalla, en el apartado Sistema de Tratamiento, seleccionaremos si los datos de los socios nos
llegan al fichero manualmente, automáticamente o como mezcla de ambos métodos (Mixto). Normalmente
seleccionaremos Mixto. Ver ilustración 16.
Ilustración 16
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Medidas de seguridad
Ahora debemos indicar el Nivel de seguridad contra intrusiones, robo o pérdida de datos de nuestro fichero. Lo
habitual en cuanto a la política de seguridad de los datos de una asociación es que el nivel sea el mínimo. Así pues,
seleccionaremos Nivel Básico. Ver ilustración 17.
Ilustración 17
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Cesión o comuniación de datos
En este apartado hemos de indicar si los datos que contiene el fichero SOCIOS pueden ser cedidos o comunicados a
otras entidades fuera de la asociación. En una entidad sin ánimo de lucro, como es una asociación astronómica, no
tiene sentido la cesión, venta o negocio con los de datos de los socios para publicidad, venta, etc. de terceros. Así
pues, dejaremos esta sección en blanco. Ver ilustración 18.
Ilustración 18
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Transferencias internacionales
Esta sección también quedará en blanco ya que no se cederán datos y, menos, fuera de la Comunidad Europea. Ver
ilustración 19.
Al pulsar Finalizar, habremos terminado la introducción de datos del archivo SOCIOS.
Ilustración 19
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Resumen de la notificación
Una vez finalizada la introducción de todos los datos del archivo SOCIOS, solo nos queda enviar la notificación a la
AEPD. Procedimiento que comenzaremos al pulsar el botón enviar notificación.
Antes de hacer esto, podemos dejarlo en este estado para revisar los datos introducidos. Esto puede hacerse en
otro momento usando un código que nos proporciona el sistema si, en este punto, abandonamos el
procedimiento.
Si ya lo consideramos todo correcto, solo hemos de pulsar el botón enviar notificación, ya mencionado, tal como
se observa en la ilustración 20.
Ilustración 20
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Confirmar envío
Una vez pulsado el botón Enviar notificación, nos aparece la pantalla de confirmación, ver ilustración 21, en la que
hemos de firmar dicho envío pulsando el botón Firmar y enviar. Esto invocará al programa Autofirm@ mencionado
al principio de este manual.
Ilustración 21
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Finalmente, la web de la AEPD nos muestra la confirmación de que el envío se ha realizado y nos conmina a
descargar el justificante, tal como se indica en la ilustración 22, pulsando el botón Descargar Justificante.
Con esto habremos finalizado el procedimiento de solicitud de alta del archivo SOCIOS en la AEPD. Ahora nos
queda esperar a que nos notifiquen por correo que, una vez comprueben todos los datos, la AEPD ha dado de alta
de manera efectiva nuestro fichero. Esto último lo podemos comprobar accediendo a la consulta de archivos dados
de alta en la AEPD para cualquier entidad. El único dato obligatorio que necesitamos para hacer la consulta es el
NIF o CIF de la asociación.
La dirección de la consulta es:
http://www.agpd.es/portalwebAGPD/ficheros_inscritos/titularidad_privada/index-ides-idphp.php
Normalmente, nuestro archivo aparecerá dado de alta al cabo de 3 ó 4 días.
Ilustración 22