APOYO AL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN
COACTIVA DE LA CONTRALORIA MUNICIPAL DE BARRANCABERMEJA
JESSICA LORENA MORALES VARELA
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
CONTADURIA PUBLICA
2019
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APOYO AL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN
COACTIVA DE LA CONTRALORIA MUNICIPAL DE BARRANCABERMEJA
INFORME DE FIN DE ESTUDIOS PARA OPTAR AL GRADO DE:
CONTADORA PUBLICA
JESSICA LORENA MORALES VARELA
TUTOR:
KARELLY CADAVID MARIN
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
CONTADURIA PUBLICA
2019
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Dedicatoria
Este logro se lo dedico principalmente a Dios por brindarme la oportunidad de culminar mi
carrera, a mi esposo por regalarme todo su amor, a mis padres y hermanas por estar siempre ahí,
a mi hijo Emmanuel mi motivo para no desistir y esforzarme cada día, a mi chiquita Génesis mi
regalo para finalizar un logro más en mi vida.
Agradecimientos
Agradezco principalmente a Dios que me ha dado sabiduría, capacidad y ha sido mi guía para
cumplir una meta más en mi vida, a mi esposo por su paciencia y apoyo incondicional, a mis
padres y hermanas por su ayuda en todo momento, a mis dos grandes amores, mis hijos, mi
mayor motivación y lucha para superarme. A todos ellos mil gracias. ¡Dios los bendiga siempre!
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Tabla de Contenido
Tabla de figuras.............................................................................................................................. v
Glosario .......................................................................................................................................... vi
Resumen ......................................................................................................................................... 1
Abstract .......................................................................................................................................... 2
Introducción .................................................................................................................................. 3
Capítulo 1. Descripción de la empresa ........................................................................................ 4
1.1 Reseña histórica .............................................................................................................. 4
1.2 Directora de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva ........................................ 5
Capítulo 2. Requerimiento de la organización .......................................................................... 7
Capítulo 3. Plan de acción ............................................................................................................ 8
3.1 justificación .......................................................................................................................... 8
3.2 objetivos ............................................................................................................................... 8
3.2.1 Objetivo General .......................................................................................................... 8
3.2.2 Objetivo Especifico ...................................................................................................... 8
Capítulo 4. Actividades realizadas .............................................................................................. 9
Elaborar la reliquidación de los procesos de jurisdicción coactiva ....................... 9
Analizar los procesos de auditoria y corroborar los resultados ............................. 9
Actualización de la base de datos de los expedientes ................................................ 10
Elaboración de las caratulas de los expedientes vigencia 2018 ................................ 11
Realizar un informe de todos los procesos Jurisdicción Coactiva ........................... 11
Revisar expedientes para corroborar las actividades realizadas ............................. 12
Capítulo 5. Logros y lecciones aprendidas ............................................................................... 13
5.1 Logros................................................................................................................................. 13
5.2 Lecciones aprendidas ........................................................................................................ 14
Capítulo 6. Conclusiones y recomendaciones ........................................................................... 14
6.1 Conclusiones ...................................................................................................................... 14
6.2 Recomendaciones .............................................................................................................. 15
Bibliografía .................................................................................................................................. 18
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Tabla de figuras
Figura 1: Logo Contraloría Municipal de Barrancabermeja
Figura 2: Organigrama de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja
Figura 3: Mapa de Procesos
Figura 4: Auto de tramite
Figura 5: Base de datos
Figura 6 Procesos de Responsabilidad Fiscal
Figura 7: Expedientes
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Glosario
- Responsabilidad Fiscal: es el proceso de responsabilidad fiscal, a través del cual se
procura recuperar los dineros públicos malversados o extraviados como consecuencia de
una inadecuada gestión fiscal.
- Omisión: es la abstención de hacer o decir algo. También es una falta, un descuido o una
negligencia por parte de alguien encargado de realizar una tarea y que no la realiza.
- Expedientes: es el conjunto de los documentos que corresponden a una determinada
cuestión. También puede tratarse de la serie de procedimientos de carácter judicial o
administrativo que lleva un cierto orden.
- Implicados: Comprometer a una persona en un asunto.
- Control: observación cuidadosa que sirve para hacer una comprobación.
- Procesos Administrativos Sancionatorios: consistirán en multas relacionadas a las
faltas por gestión o por el desarrollo de actividades a las entidades que se le hicieron
auditoria.
- Auditoria: Inspección o verificación de la contabilidad de una empresa o una entidad,
realizada por un auditor con el fin de comprobar si sus cuentas reflejan el patrimonio, la
situación financiera y los resultados obtenidos por dicha empresa o entidad en un
determinado ejercicio.
- Fiscalización: Indica el control y la crítica de las acciones u obras de alguien, o el
cumplimiento del oficio de fiscal (la persona que investiga y delata operaciones ajenas o
el sujeto que representa y ejerce el ministerio público en tribunales)
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Resumen
El presente informe de práctica profesional pretende informar al lector las diferentes
actividades realizadas en la Contraloría Municipal Barrancabermeja, para brindar apoyo y dar
cumplimiento a los objetivos propuestos.
El desarrollo de la práctica profesional se realizó en el área de Responsabilidad Fiscal y
Jurisdicción coactiva dirigido por la Directora de Responsabilidad Fiscal, se realizaron diferentes
labores en cuanto al manejo, análisis y contabilización de los expedientes que llegan a la oficina
con objetivo de dar cumplimiento a las metas que tiene la contraloría Municipal, se elaboró la
reliquidación de 32 procesos de jurisdicción coactiva, elaboración de las caratula de los procesos
vigencia 2018, se actualizo la base de datos con la última información agregada a los
expedientes. También se realizó un extenso apoyo a la verificación de las auditorias y
expedientes que necesitaban de un exhaustivo seguimiento para verificar si los contratos
otorgados se habían desarrollado de acuerdo a los requerimientos.
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Abstract
This professional practice report aims to inform the reader of the different activities carried
out at the Barrancabermeja Municipal Comptroller's Office, to provide support and fulfill the
proposed objectives.
The development of the professional practice was carried out in the area of Fiscal
Responsibility and Coercive Jurisdiction directed by the Director of Fiscal Responsibility,
different tasks were carried out regarding the management, analysis and accounting of the files
that arrive at the office with the objective of complying To the goals that the Municipal
Comptroller has, the reliquidation of 32 processes of coercive jurisdiction, elaboration of the
cover of the validity 2018 processes was elaborated, the database was updated with the latest
information added to the files. Extensive support was also provided for the verification of audits
and files that needed extensive monitoring to verify whether the contracts awarded had been
developed according to the requirements.
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Introducción
La contraloría Municipal de Barrancabermeja les brinda la oportunidad a los practicantes
profesionales, de adquirir nuevos conocimientos y colocar en práctica los ya alcanzados durante
la formación académica, para lograr experiencia en el área de Responsabilidad Fiscal y
Jurisdicción Coactiva encargada de llevar los procesos administrativos sancionatorios y de
responsabilidad fiscal.
En esta área se encuentran diferentes procesos tanto contables como legales donde el aprendiz
revisa, analiza y emite opinión para cumplir los objetivos establecidos.
El informe final de la práctica profesional consta de seis capítulos en ellos se trata sobre la
descripción de la empresa, los requerimientos de la organización, el plan de acción, las
actividades realizadas, los logros y lecciones aprendidas y las conclusiones y recomendaciones
que emite el estudiante durante su paso por la Contraloría Municipal de Barrancabermeja.
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Capítulo 1. Descripción de la empresa
1.1 Reseña histórica
Se presenta la reseña historia de la Contraloría Municipal e Barrancabermeja de acuerdo al
Manual de Calidad.
La reseña histórica de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja comienza con los
antecedentes fiscales en la creación de las contralorías en el país en el año 1922, cuando llegó a
Colombia la misión estadounidense encabezada por EDWIN KEMMERER, en el mandato del
entonces Presidente Pedro Nel Ospina (1922-1926).
Inicialmente el control fiscal en Barrancabermeja se da por primera vez con la creación del
cargo de "auditor fiscal" para el Municipio, por medio de la ordenanza número 18 de 1942, en su
artículo sexto.
En Barrancabermeja el control fiscal de la Contraloría Departamental concluye
definitivamente a mediados de 1955; ese mismo año, mediante Decreto 0293 del 28 de marzo de
1955, se creó la Contraloría Municipal de Barrancabermeja y fue nombrado el primer Contralor,
doctor Efraín Calvete Prada (Decreto 0449 de mayo de 1955
Sin embargo, cuatro años más tarde el Concejo Municipal en uso de sus facultades legales
decide oficialmente consolidar el ente fiscalizador con todas sus normas generales de
funcionamiento y régimen orgánico, por medio del acuerdo N° 014 de julio 15 de 1959, fecha en
la cual nació la actual Contraloría Municipal de Barrancabermeja. (Contraloria Municipal de
Barrancabermeja, s.f.).
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1.2 Directora de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva
La Abogada Sandra Paola León Diaz está en el cargo de Director Técnico de Responsabilidad
Fiscal y Jurisdicción Coactiva, participa en el análisis y la elaboración de los planes, programas y
proyectos, aplicando los conocimientos propios de la formación profesional especializada, las
metodologías y técnicas apropiadas, a efecto de formular conjuntamente, con el Contralor
Municipal y el Secretario General, las políticas, los objetivos y las acciones que deban llevarse a
cabo, para garantizar el cumplimiento de la Misión Institucional, en el desarrollo de las
diferentes actividades administrativas, financieras u operativas, a que haya lugar, en ejercicio del
Control Fiscal.
Se encarga de adelantar el seguimiento y control de las correspondientes investigaciones
fiscales y los procesos de jurisdicción coactiva. (Contraloria Municipal de Barrancabermeja)
Figura 1: Logo Contraloría Municipal de Barrancabermeja
Fuente: Contraloría Municipal de Barrancabermeja
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Figura 2: Organigrama de la Contraloría Municipal de Barrancabermeja
Fuente: Contraloría Municipal de Barrancabermeja
Figura 3: Mapa de Procesos
Fuente: Contraloría Municipal de Barrancabermeja
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Capítulo 2. Requerimiento de la organización
La Contraloría Municipal de Barrancabermeja y el área de Responsabilidad Fiscal sintieron la
necesidad de realizar un convenio con la Universidad Cooperativa de Colombia para tener
practicantes que ayuden a cubrir las necesidades que se presentan en el área de acuerdo a que los
recursos no son los suficientes para realizar contratación de personal donde los procesos que se
reciben a diarios y las labores a realizar son muchas. Estos convenios son muy importantes para
los estudiantes próximos a obtener su grado porque afianzan conocimientos y el desarrollo de
competencias y habilidades.
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Capítulo 3. Plan de acción
3.1 justificación
El proceso de la práctica empresarial se desarrolla con el fin de fortalecer los conocimientos
adquiridos durante la carrera, enfrentarse a un mercado labor más exigente, que busca
profesionales, con experiencia y conocimiento, es por ello la importancia de la práctica
profesional, ya que en esta se coloca en práctica todos los conocimientos adquiridos durante el
proceso de formación académica y así mismo lograr nuevos aprendizajes, que se desarrollan día
a día en el ámbito labor.
En el desarrollo de las actividades el estudiante amplio conocimientos en cuanto a los
procesos de responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva aplicados en el área contable con el
objetivo de contribuir al cumplimiento de la misión y visión de la Contraloría Municipal de
Barrancabermeja.
3.2 objetivos
3.2.1 Objetivo General
Apoyar el proceso administrativo en el área de responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva de
la contraloría municipal de Barrancabermeja.
3.2.2 Objetivo Especifico
3.2.2.1 Elaborar la reliquidación de los procesos de jurisdicción coactiva.
3.2.2.2 Analizar los procesos de auditoria y corroborar los resultados.
3.2.2.3 Actualizar las bases de datos de los expedientes.
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Capítulo 4. Actividades realizadas
Elaborar la reliquidación de los procesos de jurisdicción coactiva
Elaborar la reliquidación de los procesos de jurisdicción coactiva tomando proceso por
proceso para realizar la revisión de cada uno de ellos buscando el monto por el cual nacio el
expediente, el valor de las costas y de los intereses por mora determinar el valor total adeudado a
la fecha de la elaboración de la reliquidación, este procedimiento se realizó en unas fórmulas de
Excel para determinar los valores adeudados.
Figura 4: Auto de tramite
Fuente: Base de datos Contraloría Municipal
Analizar los procesos de auditoria y corroborar los resultados
Esta actividad consistió en analizar las auditorías realizadas a los procesos que aún no han
sido dictaminados y corroborar los resultados contables de acuerdo al contrato. Se profirieron 24
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procesos de responsabilidad fiscal de la vigencia 2018 por presuntas irregularidades de tipo
fiscal, se verificaron los presuntos responsables fiscales y la vinculación de los terceros
civilmente responsables (compañías aseguradoras) con el objeto de aperturar procesos e
indagaciones preliminares.
Actualización de la base de datos de los expedientes
Entre una de las actividades encomendadas por la Directora de Responsabilidad Fiscal es
actualizar la base de datos de los 32 procesos de jurisdicción coactiva, ingresando la información
como la fecha de la última reliquidación realizada, la fecha de los oficios enviados para búsqueda
de bienes y preceder a realizar los respectivos embargos de bienes o cuentas corrientes las
audiencias realizadas, así como también actualizar los que han sido archivados por no merito o
por pago.
Figura 5: Base de datos
Fuente: Contraloría Municipal
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Elaboración de las caratulas de los expedientes vigencia 2018
La contraloría Municipal a efectos de identificar plenamente los cuadernos que conforman los
procesos, elabora unas caratulas donde se resume:
- El numero cronológico de los hallazgos trasladados por la dirección de fiscalización y a
la vez se radica el número que corresponde a la dirección de Responsabilidad Fiscal.
- Resumen de manera breve el asunto fiscal al que pertenece el proceso.
- Identificar los presuntos responsables su identificación personal y sus cargos.
- Registra los terceros civilmente responsables por violaciones contractuales o por manejo
contractual.
- Estable las fechas pertinentes de apertura y cierre de los procesos y el director técnico
que lo adelanta.
Realizar un informe de todos los procesos Jurisdicción Coactiva
Se realizó un informe para la Directora de Responsabilidad Fiscal, donde cada proceso fue
examinado cuidadosamente para obtener la información requerida como: la fecha en que nació el
proceso, en el que se notificó personalmente por primera vez al implicado, en donde se le dio el
primer mandamiento de pago, si el responsable actúa en nombre propio o nombra un curador
para que lo represente, la fecha de los abonos realizados si los hay.
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Figura 6 Procesos de Responsabilidad Fiscal
Fuente: Autor
Revisar expedientes para corroborar las actividades realizadas
Se realizó la revisión de cinco expedientes que se encontraban en proceso de audiencia, la
labor encomendada consistió en comparar las actividades realizadas, revisar los comprobantes
de egreso y cuentas por cobrar que fueron ejecutados por parte de presunto responsable fiscal,
y el contrato acordado con la Alcaldía Municipal de Barrancabermeja, que todos los ítem que se
hallan nombrado tengas sus respectivos soportes de elaboración de las actividades, como
también se revisó que dichas facturas no tuvieran enmendaduras ni falsificaciones para verificar
que los valores gastados correspondía al valor del contrato.
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Figura 7: Expedientes
Fuente: Autor
Capítulo 5. Logros y lecciones aprendidas
5.1 Logros
Durante el desarrollo de la práctica profesional se logró entender los diferentes procesos que a
diario se presentan en la oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva con los
expedientes PJC (Procesos de Jurisdicción Coactiva), PRF (Proceso de Responsabilidad Fiscal) y
PAS (Procesos Administrativos Sancionatorios), sus funciones y el paso a paso que se realiza
con cada uno. Se cumplió con todas las tareas encomendadas por parte de la Directora, se
entregó la información requerida oportunamente
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5.2 Lecciones aprendidas
El conocimiento adquirido mediante el análisis y la indagación de cada uno de los procesos
fue una experiencia enriquecedora que fortalecieron el conocimiento del practicante, el paso por
la Contraloría Municipal supero las expectativas, el ambiente laborar es agradable y el área de
trabajo le permitieron al practicante desempeñarse de manera satisfactoria y cumplir con las
tareas que le fueron encomendadas a tiempo.
Capítulo 6. Conclusiones y recomendaciones
6.1 Conclusiones
Finalizando este proceso de práctica profesional la Contraloría Municipal de Barrancabermeja
se puede ver el perfil tan amplio que tiene la carrera de Contaduría Pública, con los
conocimientos y habilidades adquiridas durante la formación académica en la Universidad, se
contribuyó con el desarrollo y cumplimiento de las labores en la institución.
Todas las actividades encomendadas se realizaron de forma correcta, la actualización de la
base de datos, se cumplió la finalidad que era tener la información al día de todos los procesos de
jurisdicción coactiva.
Las funciones que se realizaron involucran el contorno tanto en el área fiscal como contable
ya que todos los procesos representan grandes cantidades de dinero que se deben corroborar para
aplicar las normas necesarias.
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6.2 Recomendaciones
Se debe fortalecer el proceso de contratación de más personal para el área de Responsabilidad
Fiscal y Jurisdicción coactiva ya que el existente se queda corto por momentos, para la
elaboración de las tareas que se presentan en la oficina.
Implementar capacitaciones para los practicantes donde se les oriente acerca de la
información que contienes los expedientes, ya que por falta de conocimiento a la hora de buscar
en los procesos los datos se hacía más demorado la realización de las tareas.
Anexos
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Bibliografía
Contraloria Municipal de Barrancabermeja. (s.f.). 2019 Recopilado de
http://www.contraloriabarrancabermeja.gov.co/inicio/informacion-general/resena-historica