Home
Previous
Next
Help
Objetivos
• Identificar las tareas a realizar al hacer arreglos de viaje.
• Conocer aspectos relacionados con la planificación de viajes utilizando Internet.
• Preparar itinerarios de viaje.
• Aplicar procedimientos adecuados para realizar las tareas durante la ausencia del ejecutivo.
• Informar al ejecutivo sobre asuntos que se atendieron durante su ausencia.
• Conocer documentos necesarios para realizar viajes internacionales.
• Enumerar pasos a seguir antes, durante y al regreso de un viaje oficial.
30/03/2012 Profa. M. Moctezuma 2
Home
Previous
Next
Help
Planificar viajes para el ejecutivo
• Determinar cómo se hacen los arreglos de viaje (electrónicamente o por medio de agentes de viaje).
• Conocer quién es responsable de hacer los arreglos de viaje.
• Utilizar el departamento interno para organizar los viajes de los ejecutivos.
• Identificar la persona en la empresa a cargo de los arreglos de viaje.
• Conocer la agencia de viajes que se utiliza.
30/03/2012 Profa. M. Moctezuma 3
Home
Previous
Next
Help
Planificar viajes para el/la ejecutiv@
• Saber la política de la empresa sobre:
– acomodo en hoteles para ejecutiv@s.
– transportación terrestre: alquiler de auto, carro oficial/privado.
• Si la empresa posee aviones, ¿cómo reservar para usarlos?
• Conocer el procedimiento para obtener adelantos de efectivo.
30/03/2012 Profa. M. Moctezuma 4
Home
Previous
Next
Help
• Responsabilidad del profesional administrativo:
– Servir de enlace y coordinar para asegurarse de que las reservaciones de viaje se hagan a tiempo y correctamente.
– Conocer las preferencias del ejecutiv@.
– Conocer las políticas de la compañía:
• vuelos en primera clase, ejecutiva o económica.
• transportación terrestre (alquiler de auto, carro oficial /privado).
30/03/2012 Profa. M. Moctezuma 5
Planificar viajes para el/la ejecutiv@
Home
Previous
Next
Help
• Arreglos por Internet:
– Se puede reservar vuelo, seleccionar asientos, pagar y recibir el boleto electrónico.
– Estar pendiente de confirmación electrónica.
– El viajero presentará el número de confirmación y deberá identificarse a la salida.
– Asesorarse sobre cláusulas de contrato con respecto a cambios o cancelaciones.
30/03/2012 Profa. M. Moctezuma 6
Planificar viajes para el/la ejecutiv@
Home
Previous
Next
Help
• Departamento de viaje:
– La persona a cargo puede ser emplead@ de la empresa o de una agencia de viajes.
– Se prepara un perfil del ejecutivo que contenga:
• nombre
• información de tarjeta de crédito a utilizar para las reservaciones
• teléfono (oficina, residencia, móvil)
• dirección (oficina, residencia)
• preferencias en líneas aéreas y asiento
• compañía de alquiler de automóvil y tipo de automóvil
• hoteles y tipo de habitación preferida
• número de viajer@ frecuente (frequent flyer)
30/03/2012 Profa. M. Moctezuma 7
Planificar viajes para el/la ejecutiv@
Home
Previous
Next
Help
• Departamento de viaje:
– Responsabilidad del profesional administrativo
• Comunicarse con quien haga los arreglos de viaje.
• Proveer nombre del ejecutivo, ciudades a visitar, fechas del viaje, hora de llegada preferida y hora de regreso.
• Recoger o mandar a buscar boleto de viaje.
• Verificar que los datos estén correctos y concuerden con lo solicitado.
• Verificar que el itinerario esté completo.
• Entregar el boleto y copia del itinerario al ejecutivo y conservar una copia.
30/03/2012 Profa. M. Moctezuma 8
Planificar viajes para el/la ejecutiv@
Home
Previous
Next
Help
• Agencias de viaje:
– Usualmente hacen los arreglos de viaje, incluyendo la estadía (reservación en el hotel, trasportación terrestre, etc.)
– En ocasiones el profe-sional administrativo solo utiliza la agencia para reservar los vuelos y se ocupa del resto de los arreglos.
30/03/2012 Profa. M. Moctezuma 9
Planificar viajes para el/la ejecutiv@
Home
Previous
Next
Help
Medidas de seguridad
• Llegar con, por lo menos, tres horas de antelación para tomar el vuelo.
• Mostrar tarjeta de identificación en el mostrador de la línea aérea o al abordar el avión.
• Conocer las reglas de la Transportation Security Administration (TSA).
• Pasar por inspección de maletas, carteras, portafolios y otros artículos.
• Quitarse los zapatos antes de pasar por el escáner de cuerpo entero.
• Remover cámaras de vídeo y computadoras de los estuches para inspección.
30/03/2012 Profa. M. Moctezuma 10
Home
Previous
Next
Help
Seguridad personal
• Asegure objetos de valor.
• Fotocopie documentos importantes y guár-delos en otro lugar.
• Utilice una correa para dinero – guárdelo bien.
• Entienda la cultura del país que visita.
• Confíe en sus instintos.
30/03/2012 Profa. M. Moctezuma 11
Home
Previous
Next
Help
Viajes internacionales
• Se necesita pasaporte y, en algunos países, visa.
• Pasaporte
– El nuestro lo emite el Departamento de Estado de EU.
– Documento de identificación que otorga el gobierno de un país a una persona.
– Certifica que la persona es ciudadana del país que lo emite.
– Concede permiso para salir y viajar a otros lugares y garantiza el ingreso al país al regreso.
– Sirve como evidencia de ciudadanía y de identificación en un país extranjero.
30/03/2012 Profa. M. Moctezuma
12
Home
Previous
Next
Help
Viajes internacionales
• Visa:
– La otorga el consulado del país a visitar.
– Es un permiso de ingreso por un periodo de tiempo específico para que ciudadanos extranjeros entren al país.
– Indica el propósito de la visita y el tiempo que durará la misma.
– Los requisitos para obtenerla están sujetos a cambio.
30/03/2012 Profa. M. Moctezuma 13
Home
Previous
Next
Help
Viajes internacionales
• Vacunación:
– El gobierno de Estados Unidos recomienda vacunarse contra cierto tipo de enfermedades que pueden contraerse en el país a visitar.
– Al cumplir este requisito, la persona obtiene un certificado de vacunación.
– Éste se presentará junto con el pasaporte al regreso a EU.
30/03/2012 Profa. M. Moctezuma 14
Home
Previous
Next
Help
Mantenga los récords
• Cheques de viajero
• Recibos de gastos
• Índice de cambio
• Nombre y dirección de las personas con quien se reunirá
• Destinos
30/03/2012 Profa. M. Moctezuma 15
Home
Previous
Next
Help
Otros requisitos
• Conseguir boletos o confirmaciones de vuelo.
• Completar el formulario para adelanto en efectivo, recoger el cheque a tiempo y entregarlo al ejecutiv@ inmediatamente.
• Preparar itinerario de viaje.
– Duplicarlo para mantener copia en la oficina, para el/la ejecutiv@ y para la familia.
– Notificar cualquier cambio que surja a quienes tienen copia del mismo.
30/03/2012 Profa. M. Moctezuma 16
Home
Previous
Next
Help
Otros requisitos
• Entregar copia al ejecutiv@”:
– Hoja con el número de reservación electrónica o boletos de avión.
– Documentos que confirmen reservación de automóvil y hotel.
– Materiales pertinentes al viaje (programa de convención, etc.).
– Sobre para conservar los recibos de los gastos.
– Cheques de viajero y conservar la numeración y denominación.
• Recordarle el celular, agenda electrónica y PC personal.
• Conseguir información sobre la moneda y el cambio del país a visitar.
• Reunirse con el ejecutivo para dialogar sobre instrucciones especiales mientras viaja.
30/03/2012 Profa. M. Moctezuma 17
Home
Previous
Next
Help
En ausencia del ejecutivo
• Consultar frecuentemente el correo electrónico y facsímil para atender los mensajes del ejecutivo.
• Preparar un registro de llamadas recibidas y visitantes.
• Hacer registro de correspondencia recibida.
• Procesar la correspondencia conforme a instrucciones recibidas. Contestar las que se puedan dentro del marco de autoridad.
• Tomar decisiones sensatas y delegar en el superior del ejecutivo los asuntos urgentes para los cuales el/la profesional administrativo@ no tenga autoridad.
30/03/2012 Profa. M. Moctezuma 18
Home
Previous
Next
Help
En ausencia del ejecutivo
• Enviar al correo electrónico del ejecutivo la lista de asuntos para consultar o informar, documentos que necesite leer o cotejar, solicitados o urgentes.
• Organizar el escritorio del ejecutiv@ y poner en orden asuntos pendientes.
• Renviar información electrónica que el ejecutivo deba ver.
• Trabajar las tareas pospuestas para cuando haya tiempo.
• Concertar citas par el ejecutivo, excepto para el primer día que esté de vuelta en la oficina.
30/03/2012 Profa. M. Moctezuma 19
Home
Previous
Next
Help
Llegada del ejecutivo
• Colocar la correspondencia en el orden que deba leerla.
• Presentar el registro de llamadas y visitantes atendidos.
• Actualizar el calendario de citas.
• Preparar cartas de agradecimiento para aquellas personas que tuvieron alguna cortesía durante el viaje del ejecutivo.
• Cotejar asuntos no contestados del correo electrónico.
• Cotejar documentos que el ejecutivo se llevó y devolverlos al lugar de procedencia.
• Solicitar los documentos necesarios para preparar el informe de gastos.
30/03/2012 Profa. M. Moctezuma 20
Home
Previous
Next
Help
Recomendaciones para viajes
internacionales
• Conseguir información en los consulados de los países a visitar, Departamento de Estado, libros y en la Internet.
• Imprimir tarjetas de presentación del ejecutivo en el idioma del país a visitar.
• Investigar sobre el saludo apropiado y otras formulas de cortesía del país a visitar.
• Mantener la mente alerta y objetiva. No juzgar el comportamiento de nadie. Ser cortés y respetar actitudes, forma de pensar y actuar, valores y gestos de ciudadanos del país.
30/03/2012 Profa. M. Moctezuma 21
Home
Previous
Next
Help
Recomendaciones para viajes
internacionales
• Escuchar con atención para tratar de entender el idioma en que se habla.
• Ser cuidados@ con el lenguaje no verbal para no ser malinterpretado o considerarse ofensiv@.
• Vestir adecuadamente para proyectar una imagen profesional.
• Recordar que las culturas son diferentes y pueden tratar el tiempo de forma diferente.
30/03/2012 Profa. M. Moctezuma 22