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4. Para terminar el proceso de creación de Usuario haga clic Guardar
Asignación de Usuarios a Grupos
Este proceso se hace únicamente para Usuarios de Imaging.
1. Si lo desea puede hacer al Usuario miembro de un Grupo, para ello seleccione un
Grupo de la lista Miembro de y haga clic en el botón Hacer miembro. Observe
que un Usuario puede pertenecer a varios Grupos.
2. Si desea eliminar el Usuario de un determinado Grupo, seleccione el Grupo de la
lista Nombre y haga clic en Retirar Membresía
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3. Para guardar los cambios haga clic en Aceptar
Modificación de Usuarios
Este proceso se hace únicamente para Usuarios de Imaging.
1. En el módulo Manager ingrese por
Administración>Seguridad>Crear/Modificar Usuario
2. En la ventana Usuarios seleccione el Usuario a modificar. Una vez seleccionado
el Usuario puede realizar los cambios que desee sobre los privilegios en Perfiles y
Funciones.
3. Si lo que desea es cambiar el nombre de Usuario, la contraseña o el Grupo al que
pertenece el Usuario haga clic en Modificar
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4. En la ventana Usuario modifique los campos que desee y haga clic en Aceptar
5. Para conservar las modificaciones hechas haga clic en Guardar en la ventana
Usuarios
Eliminación de Usuarios
1. En el módulo Manager ingrese por Administración>Seguridad>Crear/Modificar
Usuario
2. En la ventana Usuarios seleccione el usuario y haga clic en Eliminar.
3. En el mensaje que aparece haga clic en Sí
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Exportación de Usuarios
Exportar Usuarios es una opción útil para generar respaldo a los Usuarios existentes en la
base de datos, de modo que puedan recuperarse posteriormente mediante la opción
Importar Usuarios. Para Exportar Usuarios siga los siguientes pasos:
1. Ingrese al módulo Manager
2. En el menú Administración seleccione la opción Seguridad>Exportar
Usuarios
3. En el cuadro Disponibles aparece el listado completo de los Usuarios existentes
en la base de datos. Puede incorporar un Usuario al listado Seleccionados
haciendo primero clic sobre él y luego en Añadir. Para añadir todos los Usuarios
de la lista haga clic en Seleccionar Todo.
4. Si ha añadido algún Usuario que prefiere no exportar, elimínelo del listado
Seleccionados haciendo clic en Eliminar.
5. Si desea exportar también los Permisos a Perfiles y los Permisos a Funciones de
los Usuario seleccionados haga clic Incluir Permisos a Perfiles e Incluir
Permisos a Funciones respectivamente.
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6. En la casilla Exportar a archivo, haga clic en Examinar y en la ventana
Guardar como que aparece asigne una ruta y un nombre al archivo de
exportación.
7. Para terminar el proceso de exportación haga clic en Exportar.
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Importación de Usuarios
1. Ingrese al módulo Manager
2. En el menú Administración seleccione la opción Seguridad>Importar
Usuarios.
3. En la ventana Importar Usuarios haga clic en Examinar y seleccione el archivo
a ser importado. Este archivo tiene extensión .RSI
5. Una vez aparezca el listado de Usuario en el cuadro Disponibles, puede incorporar
un Usuario al listado Seleccionados haciendo primero clic sobre él y luego en
Añadir
6. Para añadir todos los Usuarios de la lista haga clic en Seleccionar Todo.
7. Si ha añadido algún Usuario que prefiere no importar, elimínelo del listado
Seleccionados haciendo clic en Eliminar.
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8. Si desea Importar también los Permisos a Perfiles y los Permisos a Funciones de
los usuarios seleccionados dispone de las opciones Incluir Permisos a Perfiles e
Incluir Permisos a Funciones respectivamente.
9. Para terminar el proceso de importación haga clic en Importar
Administración de Grupos
La administración de grupos involucra las siguientes tareas
Creación de Grupos
Modificación de Grupos
Eliminación de Grupos
Exportación de Grupos
Importación de Grupos
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Creación de Grupos
1. En el módulo Manager ingrese por Administración>Seguridad>Crear/Modificar
Grupo
2. En la lista Seleccione el Grupo escoja [Nuevo ]
3. En la ventana siguiente seleccione el tipo de usuario a crear.
Creación de Grupos de Imaging
1. Cuando el cuadro quede vacío digite un nombre para el Grupo. Por ejemplo Contabilidad
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2. Una vez creado el Grupo debe configurar los permisos a perfiles y funciones
específicas a las que tendrá acceso en la aplicación. Para ello dispone en el recuadro
Permisos a Funciones de las Fichas Perfiles y Funciones.
3. Si desea seleccionar todas las funciones o todos los permisos, dispone de la opción
Seleccionar todo en la parte inferior derecha de la ventana
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4. Haga clic en Guardar para crear el Grupo. Los Grupos de Imaging se identifican
con el icono
Creación de Grupos de Windows
1. En la ventana que aparece seleccione el dominio correspondiente al Grupo de
Usuarios que desea importar de la lista Dominio.
2. Al seleccionar el Dominio se llenará la lista Grupos. Elija el grupo a importar y de
clic en Aceptar.
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3. En la ventana de Grupos seleccione el Grupo creado de la lista. Los Grupos de
Windows se identifican con el icono
4. Una vez seleccionado el Grupos debe configurar los permisos a perfiles y
funciones específicas a las que tendrá acceso en la aplicación. Para ello dispone en
el recuadro Permisos a Funciones de las Fichas Funciones y Perfiles. Tenga en
cuenta los pasos 2 y 3 de Creación de Grupos de Imaging.
5. Para terminar el proceso de creación de Grupo haga clic Guardar
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Modificación de Grupos
Este proceso se hace únicamente para Grupos de Imaging.
1. En el módulo Manager ingrese por Administración>Seguridad>Crear/Modificar
Grupo
2. En la ventana Grupos seleccione el grupo a modificar. Una vez seleccionado el
grupo puede realizar los cambios que desee sobre los privilegios en Perfiles y
Funciones
3. Para conservar las modificaciones hechas haga clic en Guardar
Eliminación de Grupos
1. En el módulo Manager ingrese por Administración>Crear/Modificar Grupo
2. En la ventana Grupos seleccione el Grupo y haga clic en Eliminar
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Exportación de Grupos
Exportar Grupos es una opción útil para generar respaldo a los Grupos y Usuarios
existentes en la base de datos, de modo que puedan recuperarse posteriormente mediante la
opción Importar Grupos. Para Exportar Grupos siga los pasos enumerados a continuación:
1. Ingrese al módulo Manager
2. En el menú Administración seleccione la opción Seguridad>Exportar Grupos
3. En el cuadro Disponibles aparece el listado completo de los Grupos existentes en
la base de datos. Puede incorporar un Grupo al listado Seleccionados haciendo
primero clic sobre él y luego en Añadir
4. Para añadir todos los Grupos de la lista haga clic en Seleccionar Todo.
5. Si ha añadido algún Grupo o Grupos que prefiere no exportar, elimínelo(s) del
listado Seleccionados haciendo clic en Eliminar o en Eliminar Todo
6. Si desea exportar también los Permisos a Perfiles, los Permisos a Funciones y/o los
Usuarios asociados a cada uno de los grupos seleccionados dispone de las opciones
Incluir Permisos a Perfiles, Incluir Permisos a Funciones e Incluir Usuarios
respectivamente
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7. En la casilla Exportar a archivo, busque con el botón Examinar una ruta y luego
asigne un nombre para el archivo de exportación. Por ejemplo C:\Archivos de
programa\SCAD\IMAGING\perfiles\Transfer. Para terminar el
proceso de exportación haga clic en Exportar.
Importación de Grupos
1. Ingrese al módulo Manager
2. En el menú Administración seleccione la opción Seguridad>Importar Grupos
Haga clic en Examinar y seleccione el archivo a ser importado. Este archivo tiene
extensión .RSI
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3. Una vez aparezca el listado de Grupos en el cuadro Disponibles, puede incorporar
un Grupo al listado Seleccionados haciendo primero clic sobre él y luego en
Añadir
4. Para añadir todos los Grupos de la lista haga clic en Seleccionar Todo.
5. Si ha añadido algún Grupo que prefiere no importar, elimínelo del listado
Seleccionados haciendo clic en Eliminar.
6. Si desea Importar también los Permisos a Perfiles, los Permisos a Funciones y/o
los Usuarios asociados a cada uno de los grupos seleccionados dispone de las
opciones Incluir Permisos a Perfiles, Incluir Permisos a Funciones e Incluir
Usuarios respectivamente.
Página 102
7. Para terminar el proceso de importación haga clic en Importar
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Lógica de Permisos en Imaging
Permisos Simples
Una vez se han seleccionado las funciones adecuadas para cada uno de los usuarios,
estos tienen una reglas que determinan su visibilidad, en algunos casos son simples en
donde se indica qué sección del menú se activa o inactiva según la selección y otras
en donde dependiendo ciertas condiciones múltiples pueden activar o desactivar
secciones del menú.
Formulario Permiso Menú Afectado Formulario inicial Browser Manager > Browser
Formulario inicial Perfiles de Indices Administración > Perfiles >
Perfiles de Indices
Formulario inicial Perfiles de Exportacion Administración > Perfiles >
Perfiles de Exportación
Formulario inicial Exportar Perfiles Administración > Perfiles >
Exportar Perfiles
Formulario inicial Importar Perfiles Administración > Perfiles >
Importar Perfiles
Formulario inicial Lista de Valores Administración > Perfiles >
Listas de Valores
Formulario inicial Tipo de Lotes Administración > Lotes > Tipo
de Lotes
Formulario inicial Depuracion de Lotes Administración > Lotes >
Depurar Lotes
Formulario inicial Estado de Lote Administración > Lotes >
Cambiar Estado de Lote
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Formulario inicial Notificaciones Administración >
Notificaciones
Formulario inicial Importar Carpetas Administración > Importar
Carpetas
Formulario inicial Exportar Carpetas Administración > Exportar
Carpetas
Formulario inicial Crear/Modificar Grupo Administración > Seguridad >
Crear/Modificar Grupos
Formulario inicial
Crear/Modificar
Usuario Administración > Seguridad >
Crear/Modificar Usuarios
Formulario inicial Monitoreo de Proceso Administración > Supervisión
> Estadisticas
Ventana de consulta Importar Carpetas Archivo > Importar >
Importar Carpetas
Ventana de consulta Escanear Scan > Scan
Ventana de consulta Adicionar Nodo Operaciones con Carpetas >
Adicionar Carpeta
Ventana de consulta Editar Nodo Operaciones con Carpetas >
Editar Carpeta
Ventana de consulta Eliminar Nodo Operaciones con Carpetas >
Eliminar Carpeta
Ventana de consulta Importar Datos Operaciones con Carpetas >
Importar Datos
Ventana de consulta
Perfiles de Indices Operaciones con Carpetas >
Perfiles > Perfiles de Indices
Ventana de consulta
Perfiles de Importacion
Operaciones con Carpetas >
Perfiles > Perfiles de
Importacion
Ventana de consulta Perfiles de Exportacion
Operaciones con Carpetas >
Perfiles > Perfiles de
Exportacion
Ventana de consulta
Exportar Perfiles Operaciones con Carpetas >
Perfiles > Exportar perfiles
Ventana de consulta
Importar Perfiles Operaciones con Carpetas >
Perfiles > Importar perfiles
Ventana de consulta Crear/Modificar
Usuario Operaciones con Carpetas >
Crear/Modificar Usuario
Ventana de consulta
Desbloquear Lotes Operaciones con Carpetas >
Desbloquear Lotes de Captura
Condiciones Especiales
En la ventana de consulta cuando se está seleccionada una carpeta:
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1. La opción Operaciones con Carpetas > Agregar Archivo no estará
disponible.
2. La opción Operaciones con Carpetas No estará disponible excepto si la
opción Operaciones con Carpetas > Adicionar Carpeta está habilitada para
el usuario.
3. La opción Operaciones con Carpetas > Informacion de Documento no se
encontrará disponible si alguna de las siguientes opciones se encuentra activa
Operaciones con Carpetas > Adicionar Carpeta, Operaciones con Carpetas
> Adicionar Carpeta, Operaciones con Carpetas > Importar Datos,
Operaciones con Carpetas > Transferir Datos, Operaciones con Carpetas >
Eliminar Carpeta.
4. El menú Operaciones con Carpetas > Agregar Archivo no estará disponible
si está habilitado el menú Operaciones con Carpetas.
5. El menú Operaciones con Carpetas > Enviar Notificacion no estará
disponible si está habilitado el menú Operaciones con Carpetas.
6. El menú Operaciones con Carpetas > Importar Datos estará habilitado si
está habilitado el menú Operaciones con Carpetas.
7. El menú Operaciones con Carpetas > Transferir Datos estará habilitado si
está habilitado el menú Operaciones con Carpetas y además le ha sido dado el
permiso en la función Exportar Datos.
8. El menú Operaciones con Carpetas > Importar Datos estará habilitado si
está habilitado el menú Operaciones con Carpetas y además le ha sido dado el
permiso en la función Importar Datos.
9. El menú Operaciones con Carpetas estará habilitado si alguna de las
siguientes opciones se encuentra habilitada Operaciones con Carpetas >
Adicionar Carpeta, Operaciones con Carpetas > Editar Carpeta,
Operaciones con Carpetas > Importar Datos, Operaciones con Carpetas >
Transferir Datos.
10. El menú Operaciones con Carpetas se encontrará deshabilitado si la opción
Operaciones con Carpetas > Eliminar Carpeta se encuentra deshabilitado y
si ninguna de las siguientes opciones se encuentra habilitado Operaciones con
Carpetas > Adicionar Carpeta, Operaciones con Carpetas > Editar
Carpeta, Operaciones con Carpetas > Importar Datos, Operaciones con
Carpetas > Transferir Datos.
11. El menú Operaciones con Carpetas se encontrará habilitado si la opción
Operaciones con Carpetas > Eliminar Carpeta se encuentra habilitado y si
ninguna de las siguientes opciones se encuentra habilitado Operaciones con
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Carpetas > Adicionar Carpeta, Operaciones con Carpetas > Editar
Carpeta, Operaciones con Carpetas > Importar Datos, Operaciones con
Carpetas > Transferir Datos.
12. El menú Operaciones con Carpetas > Eliminar se encontrará habilitado si la
opción Operaciones con Carpetas > Eliminar Carpeta se encuentra
habilitado y si ninguna de las siguientes opciones se encuentra habilitado
Operaciones con Carpetas > Adicionar Carpeta, Operaciones con Carpetas
> Editar Carpeta, Operaciones con Carpetas > Importar Datos,
Operaciones con Carpetas > Transferir Datos.
Cuando se está haciendo consulta de Imágenes y se selecciona un documento:
1. La opción Operaciones con Carpetas > Adicionar Carpeta se inactiva si
cualquiera de las funciones Operaciones con Carpetas se encuentra activa.
2. La opción Operaciones con Carpetas se encontrará inactiva si ninguna de las
operación de carpeta ha sido activada (Operaciones con Carpetas >
Informacion de Documento, Operaciones con Carpetas > Editar Carpeta,
Operaciones con Carpetas > Eliminar Carpeta, Operaciones con Carpetas
> Agregar Archivo.
3. Cuando se está asignando permisos en funciones la opción Operaciones con
Carpetas > Importar Datos se inhabilita.
4. La opción Operaciones con Carpetas > Informacion de Documento tendrá el
mismo permiso que la opción Administración > Supervisión > Estadisticas si
cualquiera de las siguiente opciones está activa Operaciones con Carpetas >
Adicionar Carpeta, Operaciones con Carpetas > Importar Datos,
Operaciones con Carpetas > Transferir Datos, Operaciones con Carpetas >
Eliminar Carpeta.
5. La opción Operaciones con Carpetas > Informacion de Documento se
inhabilita si la opción Administración > Supervisión > Estadisticas también
está inactiva y además las siguientes opciones se encuentran inactivas
Operaciones con Carpetas > Adicionar Carpeta, Operaciones con
Carpetas > Importar Datos, Operaciones con Carpetas > Transferir Datos,
Operaciones con Carpetas > Eliminar Carpeta.
6. La opción Operaciones con Carpetas > Informacion de Documento se
activará si la opción Administración > Supervisión > Estadisticas se
encuentra activo y además las siguientes opciones se encuentran inactivas
Operaciones con Carpetas > Adicionar Carpeta, Operaciones con
Carpetas > Importar Datos, Operaciones con Carpetas > Transferir Datos,
Operaciones con Carpetas > Eliminar Carpeta.
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7. La opción Operaciones con Carpetas se activa si la opción Operaciones con
Carpetas > Informacion de Documento se encuentra activa y si la opción
Administración > Supervisión > Estadisticas se encuentra activo y además
las siguientes opciones se encuentran inactivas Operaciones con Carpetas >
Adicionar Carpeta, Operaciones con Carpetas > Importar Datos,
Operaciones con Carpetas > Transferir Datos, Operaciones con Carpetas >
Eliminar Carpeta.
8. La opción Operaciones con Carpetas > Informacion de Documento estará
habilitado si la opción Administración > Supervisión > Estadisticas también
lo está.
9. El menú Operaciones con Carpetas estará deshabilitado si se encuentran
deshabilitado las opciones Operaciones con Carpetas > Adicionar Carpeta,
Operaciones con Carpetas > Editar Carpeta, Operaciones con Carpetas >
Eliminar Carpeta, Operaciones con Carpetas > Transferir Datos,
Operaciones con Carpetas > Informacion de Documento.
10. El menú Operaciones con Carpetas estará habilitado si se encuentran
habilitado la opción Operaciones con Carpetas > Adicionar Carpeta y
deshabilitadas las opciones Operaciones con Carpetas > Editar Carpeta,
Operaciones con Carpetas > Eliminar Carpeta, Operaciones con Carpetas
> Transferir Datos, Operaciones con Carpetas > Informacion de
Documento.
11. El menú Operaciones con Carpetas > Agregar Archivo estará habilitado si se
encuentra habilitado la opción Operaciones con Carpetas > Adicionar
Carpeta y deshabilitadas las opciones Operaciones con Carpetas > Editar
Carpeta, Operaciones con Carpetas > Eliminar Carpeta, Operaciones con
Carpetas > Transferir Datos, Operaciones con Carpetas > Informacion de
Documento.
12. El menú Operaciones con Carpetas > Adicionar Carpeta estará deshabilitado
si se encuentra habilitado la opción Operaciones con Carpetas > Adicionar
Carpeta y deshabilitadas las opciones Operaciones con Carpetas > Editar
Carpeta, Operaciones con Carpetas > Eliminar Carpeta, Operaciones con
Carpetas > Transferir Datos, Operaciones con Carpetas > Informacion de
Documento.
13. El menú Operaciones con Carpetas > Adicionar Carpeta se encontrará
deshabilitado si alguna de las siguientes opciones se encuentra activa
Operaciones con Carpetas > Editar Carpeta, Operaciones con Carpetas >
Eliminar Carpeta, Operaciones con Carpetas > Transferir Datos,
Operaciones con Carpetas > Informacion de Documento.
14. El menú Operaciones con Carpetas > Agregar tendrá el mismo estado de
Operaciones con Carpetas > Adicionar Carpeta si alguna de las siguientes
Página 108
opciones se encuentra activa Operaciones con Carpetas > Editar Carpeta,
Operaciones con Carpetas > Eliminar Carpeta, Operaciones con Carpetas
> Transferir Datos, Operaciones con Carpetas > Informacion de
Documento.
15. El menú Operaciones con Carpetas se encontrará activo si alguna de las
siguientes opciones se encuentra activa Operaciones con Carpetas > Editar
Carpeta, Operaciones con Carpetas > Eliminar Carpeta, Operaciones con
Carpetas > Transferir Datos, Operaciones con Carpetas > Informacion de
Documento
Nota: Los permisos del usuario están por encima de los permisos del grupo, con ello
es posible que a cierto usuario se le asigne una excepción a la regla del grupo donde
se encuentre.
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Sistema de Notificaciones
IMAGING cuenta con un sistema que permite la creación de notificaciones al correo
electrónico de los usuarios sobre cambios en los documentos pertenecientes a un perfil de
Índices. Dichos cambios abarcan la creación de un nuevo documento, su edición y
eliminación.
Para crear una notificación siga los siguientes pasos:
1. Seleccione la opción Notificaciones del menú Administración.
2. En la lista Nombre de la ventana Notificaciones seleccione Nuevo y sobrescriba
un nombre para la notificación a crear. Por ejemplo, Nueva Factura.
3. En el recuadro Contactos haga clic en Agregar Email.
4. En la ventana Agregar Email ingrese la dirección de correo electrónico a la que
desee que llegue la notificación y de clic en OK. Para agregar más direcciones
regrese al Paso 3.
5. En el recuadro Acciones seleccione los eventos que generarán la notificación. Note
que estos eventos están conformados por un Perfil de Índices y unas acciones
posibles sobre ese Perfil de Índices.
6. Para finalizar la creación de la notificación haga clic en Crear.
7. Para configurar la cuenta de correo saliente haga clic en Configuración
8. En la ventana que aparece diligencie los campos Servidor, Puerto e Email de
Origen.
9. Seleccione Básica o Sin autenticación según si se requiere o no Usuario y
Contraseña
10. Haga clic en Probar
11. Para terminar haga clic en Aceptar
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Búsquedas en IMAGING Para obtener información sobre cómo realizar una búsqueda en IMAGING, diríjase al Capítulo
Consulta de Documentos de este mismo manual.
Visualización y Edición de Documentos
Esta sección incluye todas las operaciones de Visualización y Edición de Documento en la Opción
Browser>Documentos en el Módulo Manager
Estas operaciones de Visualización y Edición son:
Edición de Índices
Reconocimiento OCR
Realización de Anotaciones
Calidad de la Imagen
Guardar una Imagen
Eliminación de una Imagen
Impresión de Imágenes
Envío de Imágenes por Email
Herramientas de Visualización de Imágenes
Edición De Índices
La funcionalidad de Edición de Índices tiene dos propósitos; realizar correcciones de la
captura de los datos ya indexados y realizar preindexación (capturar datos para los campos
antes de que ingresen al módulo Index)
Para editar siga los siguientes pasos
1. Ubíquese sobre en el árbol en el documento cuyos índices va a editar
2. Haga clic en Editar Índices en el Panel de Índices
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3. Ingresar el valor a preindexar o el nuevo valor, en caso de corrección.
4. Haga clic en Grabar Índices para guardar los cambios
Reconocimiento OCR
El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) permite convertir el texto presente en una
imagen en formato TIF, a caracteres. (Para más información ver Indexación de
Documentos>Reconocimiento OCR). Es posible realizar dos tipos de reconocimiento OCR
en el módulo Manager.
1. Edición de Índices utilizando OCR
2. Reconocimiento OCR Full Text.
Edición de Índices utilizando OCR
Usted puede editar índices en el módulo Manager utilizando el reconocimiento OCR
Para editar índices utilizando reconocimiento OCR haga lo siguiente
1. Haga clic en Editar Índices en el Panel de Índices y ubíquese en el Índice que desea
Editar
2. Haga clic en Seleccionar Área OCR y seleccione el texto que quiere capturar,
arrastrando la herramienta de selección sobre él.
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3. Haga clic en Guardar para terminar la edición del índice.
Reconocimiento OCR Full Text.
Utilice esta opción para realizar OCR total sobre una imagen TIF y enviar el texto
reconocido a un nuevo documento RTF preservando el tipo de letra: fuente, tamaño,
estilo.
Para realizar Full Text sobre una imagen en el módulo Manager haga lo siguiente.
1. Ubíquese sobre la imagen a la que desea aplicar Full Text.
2. Haga clic derecho y seleccione Realizar Full Text
3. En el cuadro de dialogo que aparece ingrese un nombre para el archivo RTF que
contendrá el texto reconocido.
4. En el cuadro de diálogo que aparece asigne un nombre y ubicación al archivo.
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5. Se abrirá el archivo RTF con el texto reconocido
Realización De Anotaciones
Usted puede realizar anotaciones sobre documentos .TIF en el módulo Manager. Estas
anotaciones no alterarán la imagen original, y podrá aplicarles diferentes tipos de fuente,
tamaño y color.
Para realizar una anotación siga las siguientes instrucciones
1. Ubíquese sobre la imagen .TIF en la que va a realizar la anotación
2. Haga clic en Anotaciones en la barra de herramientas
3. Ingrese la Anotación deseada.
4. Haga clic derecho sobre la anotación para aplicar el formato deseado
5. Listo. La anotación ha quedado guardada y no alterara la imagen original
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Calidad de la Imagen
Puede realizar limpieza y recortes a la imagen que esta consultando en el momento.
Para realizar la Limpieza siga las siguientes instrucciones
1. Ubíquese sobre la imagen que va Limpiar.
2. Haga clic en limpiar de la barra de herramientas
3. Seleccione el área donde desea realizar la acción.
4. Presione Enter.
Para realizar el Recorte siga las siguientes instrucciones
1. Ubíquese sobre la imagen que va a Recortar.
2. Haga clic en Recortar de la barra de herramientas
3. Seleccione el área donde desea realizar la acción.
4. Presione Enter.
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Guardar Una Imagen
Usted puede guardar las imágenes del documento en el disco. Para ello su usuario debe
tener habilitado el permiso de guardar Imágenes y el permiso de ver el tipo de documento
que desea guardar. Para guardar una imagen en el disco haga clic derecho sobre la imagen y
luego clic en Guardar.
Eliminación De Imágenes
Esta opción es útil para borrar imágenes o archivos de un documento en el árbol, sin
eliminar dicho documento.
Para eliminar un Imagen o archivo de un documento siga el siguiente procedimiento:
1. Sitúese sobre el árbol en el documento cuyas imágenes desea borrar.
2. Utilice las flechas de navegación para desplazarse por las imágenes del documento
y ubicarse en la imagen que desea eliminar.
3. Haga clic en Borrar de la Barra de Herramientas
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Impresión de Imágenes
Usted puede enviar imágenes a impresión desde el módulo Manager en IMAGING. Para
ello dispone de las funcionalidades: Imprimir e Imprimir Página actual.
A continuación se explican dichas funcionalidades de impresión:
Imprimir se encuentra disponible desde la barra de herramientas con el botón
Imprimir y permite seleccionar impresora, intervalo y otras opciones de impresión.
Para enviar un documento a impresión con esta opción siga los siguientes pasos.
1. Ubíquese sobre el documento que desea imprimir y haga clic en Imprimir en la
barra de herramientas
2. En la ventana Imprimir seleccione las opciones de impresión deseadas y de clic en
Aceptar.
Imprimir Pagina Actual. Esta opción envía la Imagen actual a una impresora
seleccionada.
Para imprimir con esta opción siga los siguientes pasos.
1. Ubíquese sobre la Imagen que desea imprimir y haga clic derecho.
2. En el menú Contextual seleccione Imprimir.
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3. En la ventana Imprimir Página Actual seleccione una impresora y haga clic en
Aceptar.
Envío De Imágenes Por Email
1. Ubíquese sobre la imagen que desea Enviar y haga clic en el botón Enviar Mail
2. En la ventana que aparece seleccione el Modo de Envío e ingrese el correo
electrónico del destinatario, el Asunto y contenido del correo.
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3. Para terminar haga clic en Enviar.
Herramientas Para Visualización De La Imagen
Flechas de Desplazamiento
Desplazamiento por las Páginas de Multipágina Utilice los botones de
Avance y retroceso de la parte superior izquierda de barra de Herramientas.
Desplazamiento por los Archivos de un Documento. Utilice los botones de
avance y retroceso de la parte superior derecha de la barra de Herramientas.
Acercar
Aumenta el tamaño de visualización de la imagen en pantalla.
Alejar
Disminuye el tamaño de visualización de la imagen en pantalla.
Rotar a la derecha
Rotar 90° a la derecha la imagen activa.
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Rotar a la Izquierda
Rotar 90° a la izquierda la imagen activa.
Mejor Ajuste
Ajusta la visualización de la imagen activa al tamaño de la
pantalla.
Ajustar Ancho
Ajusta la visualización de la imagen activa al ancho de la pantalla
Herramienta Mano
Use la Herramienta mano para moverse por la Imagen y ver todas
sus áreas. Este procedimiento es similar a mover con la mano una
hoja de papel sobre la mesa.
Refrescar
F8
Utilice el botón refrescar para actualizar la información en
pantalla.
Invertir
Esta opción permite cambiar la visualización de la imagen a
colores negativos.
Mostrar/Ocultar
Índices
Ver> Mostrar/Ocultar Índices
Utilice este botón para mostrar y ocultar el panel de Índices en la
parte inferior derecha de la pantalla.
Mostrar/Ocultar
Resultados
Ver> Mostrar/Ocultar Resultados
Utilice este botón para mostrar y ocultar los resultados de la
búsqueda en la parte inferior izquierda de la pantalla.
Mostrar/Ocultar
Árbol
Ver> Mostrar/Ocultar Árbol
Utilice este botón para mostrar y ocultar el árbol en la parte
inferior derecha de la pantalla.
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Operaciones con Carpetas y Documentos
Existen cinco tipos de operaciones básicas con Carpetas y Documentos:
Adicionar Carpetas y Documentos
Editar Carpetas y Documentos
Eliminar Carpetas y Documentos
Papelera de Reciclaje
Mover Documentos y Carpetas
Agregar Archivos
Ver Información del Documento
Adicionar Carpetas y Documentos
1. Ingrese al Módulo Manager
2. En el menú Browser seleccione Documentos
3. Seleccione la carpeta en la cual creará la subcarpeta o el documento
4. Haga clic derecho y seleccione Adicionar o Ingrese por Operaciones con
Carpetas>Adicionar
5. En la ventana que aparece seleccione Carpetas o Documentos de las lista
Adicionar según sea el caso
6. En el campo Nombre escriba un nombre para el documento o la carpeta
7. Si adicionó un documento seleccione el Perfil de Índices asociado a él en el cuadro
Perfil de Índices 8. Haga clic en Aceptar
Editar Carpetas y Documentos
1. Seleccione la carpeta o documento a ser modificado.
2. Haga clic derecho y seleccione Editar o Ingrese por Operaciones con
Carpetas>Editar
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3. En el cuadro Nombre Nuevo escriba un nuevo nombre para la carpeta o
documento en cuestión.
4. Haga clic en Aceptar.
Eliminar Carpetas y Documentos
1. Seleccione la carpeta o documento a ser eliminado.
2. Haga clic derecho y seleccione Eliminar o Ingrese por Operaciones con
Carpetas>Eliminar 3. En la ventana que aparece seleccione Borrar Imágenes si desea eliminar las
imágenes asociadas al documento o carpeta que está eliminando.
4. Para finalizar haga clic en Aceptar.
Papelera de Reciclaje Carpetas y Documentos
Se puede eliminar un documento que se desee recuperar mas adelante con la opción de la
papelera.
1. Seleccione la carpeta o documento a ser eliminado.
2. Haga clic derecho y seleccione Papelera de Reciclaje o Ingrese por Operaciones
con Carpetas>Papelera de Reciclaje
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3. Para finalizar haga clic en la opción Si.
Restaurar Carpetas y Documentos
Para recuperar un documento eliminado a la Papelera de Reciclaje, siga los
siguientes pasos:
1. Seleccione la carpeta o documento en la Papelera de Reciclaje.
2. Haga clic derecho y seleccione Restaurar.
Mover Documentos y Carpetas Usted puede mover documentos y carpetas en el árbol simplemente seleccionando el
documento o carpeta a mover y arrastrándolo a su nueva ubicación.
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Agregar Archivo
Esta opción es útil para anexar archivos a un documento existente en el árbol de directorios.
Para agregar un archivo a un documento siga los pasos descritos a continuación:
1. Seleccione el documento al cual desee anexar un archivo. Para el ejemplo Hoja de Vida Juan Pérez.
2. Haga clic derecho y seleccione Agregar Archivo o ingrese por Operaciones con
Carpetas>Agregar Archivo.
3. En la ventana Agregar Archivo haga clic en Agregar
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4. En la ventana que aparece seleccione el archivo que quiere agregar y haga clic en
Abrir. Para el ejemplo se selecciono el archivo Foto juan perez.jpg
5. La ruta del archivo a agregar aparecerá en el cuadro Acceso Directo. Para agregar
más archivos regrese al paso 2.
6. Para terminar haga clic en Aceptar
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Ver Información del Documento Al ubicarse sobre un documento en el árbol, hacer clic derecho e ir a Información de
Documento usted podrá visualizar la siguiente información del documento seleccionado.
Nro de Documento, Nombre del Documento, No. del lote al que pertenece, Tipo de lote
al que pertenece dicho lote, Tipo de Documento esto es el perfil de índices al que esta
asociado el documento, Usuario de Importación o de Escaneo y Fecha de Importación o
Escaneo según sea el caso, Usuario de Indexación y Fecha de Indexación si el
documento ha pasado por proceso de Indexación, Usuario de Transferencia y Fecha de
Transferencia si el documento ha pasado por este proceso.
Generación de Información de Salida y Respaldo
El proceso de Generación de Información de Salida y Respaldo involucra los
procedimientos de Exportación de Datos y Exportación de Carpetas respectivamente.
Exportación de carpetas
Esta opción permite exportar la información de una carpeta a un archivo de formato
compatible con IMAGING. El proceso de importación involucra tanto las imágenes
contenidas en la carpeta como los datos asociados a ellas. Esta funcionalidad es útil para
realizar respaldos de la información contenida en la base de datos.
1. Ingrese al Módulo Manager
2. En el menú Manager seleccione Browser>Documentos y allí seleccione
Archivo> Exportar Carpeta.
3. En la ventana Exportar Carpetas seleccione la(s) carpeta(s) a ser exportada(s) y
haga clic en Exportar.
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4. En la ventana que aparece asigne una ubicación y nombre al archivo de
definiciones que se generará con el proceso de exportación.
5. Haga clic en Guardar. El proceso iniciará de inmediato.
6. Una vez el proceso haya finalizado aparecerá un mensaje reportando cuántos
registros han sido exportados. Haga clic en Aceptar para terminar.
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Transferir Datos Esta opción permite exportar la información a un archivo de formato .txt según un perfil
de exportación previamente establecido. Usted puede especificar el nombre y la ruta del
archivo a exportar.
La transferencia de Datos puede clasificarse según el origen de la información en:
Transferencia de Datos basada en Lotes
Transferencia de Datos basada en Carpetas
Transferencia de Datos basada en Lotes
Esta opción permite exportar la información de uno o varios lotes de un Tipo de Lote
seleccionado a un archivo .txt.
El nombre que llevará este archivo .TXT tiene una estructura como la siguiente:
Recuerde que para realizar transferencia de lotes su usuario deberá contar con el permiso
respectivo y sólo se podrán transferir los lotes en estado Indexado.
Para realizar la Transferencia de Datos basada en Lotes siga los siguientes pasos.
1. Ingrese por Administración>Lotes>Transferir Datos
2. En la ventana Transferir Datos seleccione el Perfil de Exportación y el Tipo de
lote deseado. Haga clic en Examinar para determinar la ruta destino del archivo de
exportación. Para el ejemplo el perfil de exportación es Cedulas, el Tipo de lote
es Documentos de Identificación y la ruta C:\Archivos de
programa\SCAD\Imaging\Transfer respectivamente.
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3. En el cuadro Nombre escriba un nombre para el archivo. Para incluir la fecha y
hora de transferencia en el nombre del archivo seleccione Fecha y Hora. Para el
ejemplo el nombre es CEDULAS.
4. Seleccione el Lote o los lotes que va a exportar haciendo Clic sobre la casilla Exp.
5. Configure las opciones Adicionales
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Copiar Imágenes. Seleccione esta opción si desea exportar las imágenes a la
misma ruta del archivo .TXT
Exportar Encabezados. Seleccione esta opción si desea que la primera línea
del archivo .txt tenga los respectivos títulos de cada campo
Seleccionar Todos. Para seleccionar todos los lotes disponibles en el listado.
6. En el recuadro Archivo aparece la muestra del Nombre y de la ruta del archivo de
exportación. Para dar inicio al proceso de transferencia haga clic en Transferir
7. En el mensaje de Confirmación que aparece haga clic en Si
8. Para terminar haga clic Aceptar en el mensaje que informa sobre el éxito de la
transferencia.
Transferencia de Datos basada en Carpetas
Esta opción permite exportar los datos de una carpeta a un archivo de formato .txt según un
perfil de exportación previamente establecido
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1. Ingrese por el menú Manager> Browser>Documentos o presione CTRL+B
2. Seleccione la carpeta cuyos datos serán exportados y haga clic con el botón
secundario del ratón y seleccione la opción Trasferir Datos o ingrese por
Operaciones con Cambiar>Trasferir Datos.
3. En la ventana Exportar Datos seleccione un Perfil de Exportación y en el
recuadro Registros a exportar seleccione Todos o No exportados según sus
necesidades.
4. Para seleccionar la ruta en donde quedará guardado el archivo .txt vaya a Unidad
y Directorio
5. Si además de exportar los datos a la ruta seleccionada desea exportar también las
imágenes seleccione Copiar Imágenes.
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6. Si desea que la primera línea del archivo .txt tenga los títulos de cada campo
seleccione Exportar Encabezados.
7. Para terminar el proceso de exportación haga clic en Exportar y de clic en Sí el
mensaje de confirmación que aparecerá.
Cargue de Información Aparte de la Digitalización existen otras tres formas de cargar información a IMAGING:
Importación de Carpetas
Importación de Spool de impresión
Importación de Datos
Importación de Carpetas
1. Ingrese al Módulo Manager
2. En el menú Browser seleccione Documentos e ingrese por
Archivo>Importar>Importar Carpetas ó seleccione la opción Importar
Carpetas del menú Administración.
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3. En la ventana Importar Carpeta seleccione una carpeta destino para las imágenes
que importará.
4. Haga clic en Examinar del cuadro Archivo de definiciones de la ventana
Importar Carpeta
5. En la ventana que aparece seleccione el archivo de definiciones *.rsd y haga
clic en Abrir.
En el cuadro Ruta Destino Imágenes seleccione una ubicación para las imágenes
que importará y por último seleccione la carpeta de destino de las carpetas objeto de
importación y haga clic en Importar.
Espere unos segundos mientras el proceso se realiza
Importación de Spool
1. Ingrese al Módulo Manager
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2. En el menú Browser seleccione Documentos
3. Ingrese por Archivo>Importar>Importar Spool
4. En la ventana que aparece haga clic en Examinar del cuadro Archivo de Datos y
seleccione el archivo de datos *.txt objeto de importación
5. Ahora haga clic en Examinar del cuadro Archivo de definiciones y seleccione
el archivo de definiciones *.def objeto de importación.
6. Por último seleccione la carpeta de destino en el recuadro Fólder de destino y
haga clic en Importar.
7. Haga clic Aceptar en la ventana que informa sobre el éxito de la Importación.
Importación de Datos El proceso de importación de datos puede ser de dos tipos
Importación de Sólo Documentos
Importación de Datos/Documentos
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Importación de Sólo Documentos
La Importación de Sólo Documentos consiste en el cargue de Imágenes, documentos de
Office o en formato PDF a una determinada Carpeta del árbol de directorios bajo un Perfil
de Índices definido, para que sean Indexadas en un lote de captura establecido para ello.
1. Ingrese al Módulo Manager
2. En el menú Browser haga clic en Documentos
3. Seleccione una carpeta de destino
4. Haga clic con el botón secundario del ratón y seleccione la opción de importar datos
o ingrese por Operaciones con Carpetas>Importar Datos
5. Una vez en la ventana Importar Datos seleccione la opción Sólo Documentos y
especifique el perfil de índices en la lista Perfil de Indices. Seleccione un tipo de
lote de la lista Tipo de Lote a generar. Para el ejemplo seleccione el perfil de
índices Factura Recibida y el tipo de lote Facturas. Note que en el cuadro
Importar a aparece el nombre de la carpeta que ha seleccionado para la
importación.
6. Si lo desea puede colocarle un nombre al lote que esta generando, para ello dispone
del campo Nombre Lote. De igual manera puede especificar en el campo Doc/Lote
el tamaño deseado para el Lote
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7. En la lista Dirección y el cuadro Archivos de Entrada puede ubicar y seleccionar
la carpeta donde se encuentran los documentos que va a importar.
Adicionalmente usted cuenta con los siguientes botones de la barra de herramientas
para facilitar la búsqueda:
Utilice estos botones para desplazarse por los niveles de carpetas
Utilice este botón para subir un nivel en el esquema de carpetas
Oprima esta botón para eliminar una carpeta o archivo previamente
seleccionado
Utilice este botón para crear una nueva carpeta.
Emplee esta lista para seleccionar para cambiar las Vistas: Entendido,
Lista (Iconos Pequeños), Lista (Iconos Grandes), Iconos
8. En el cuadro Archivos seleccionados debe aparecer el listado de los archivos que
van a ser importados. Para agregar un archivo a este listado selecciónelo del cuadro
Archivos de entrada y haga clic en Agregar. Para agregar todos los archivos, haga
clic en Agregar Todos. Para ver la Vista en Miniatura de cualquier archivo
selecciónelo en el cuadro Archivos Seleccionados.
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9. Si decide no importar algún archivo del listado Archivos Seleccionados,
selecciónelo y haga clic en Remover. Para eliminar todos lo archivos de este
listado haga clic en Remover Todos.
10. Seleccione la opciones que requiere para la importación:
Conservar la ruta de los archivos. Seleccione esta opción para que IMAGING
conserve los archivos en la ruta de la cual fueron seleccionados. Si no está
seleccionada esta opción IMAGING mueve los archivos importados a la ruta
especificada en el archivo de configuración RSIMAGING.ini
Permitir Títulos Duplicados: Seleccione esta opción para que al momento de
la importación IMAGING permita crear nodos documento con el mismo nombre
dentro de la estructura de directorios.
Validar Estructura de Registros de Entrada: Ver Importación de
Datos/Documentos
Indexar Datos. Ver Importación de Datos/Documentos
11. Para dar comienzo al proceso de importación haga clic en Importar
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Importación de Datos/Documentos
Esta opción permite el cargue de documentos y de los datos asociados a ellos desde un
archivo con formato .txt con base en un perfil de importación determinado y dentro de un
tipo de lote específico.
Estas imágenes y los datos asociados a ellas quedan indexadas en la base de datos si al
momento de realizar la importación se encuentra seleccionada la opción Indexar Datos, en
cuyo caso contrario el lote generado aparecerá disponible para Indexación en el módulo
Index.
1. Seleccione una carpeta de destino
2. Haga clic con el botón secundario del ratón y seleccione la opción de importar datos
o ingrese por Operaciones con Carpetas>Importar Datos
3. En la ventana Importar Datos seleccione la opción Datos/Documentos. En el
recuadro Perfil de Importación especifique el perfil de importación requerido.
Seleccione un tipo de lote en la lista Tipo de Lote a generar. Para el ejemplo
seleccione el Perfil de Importación y el tipo de Lote Facturas Note que en el
cuadro Importar a aparece la carpeta destino seleccionada.
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4. Si lo desea puede colocarle un nombre al lote que esta generando, para ello dispone
del campo Nombre Lote. De igual manera puede especificar en el campo Doc/Lote
el tamaño deseado para el Lote
5. En la lista Dirección y el cuadro Archivos de Entrada puede ubicar y seleccionar
la carpeta donde se encuentran el archivo .txt que contiene la información que
será importada
6. Seleccione la opciones que requiere para la importación:
Conservar la ruta de los archivos. Seleccione esta opción para que IMAGING
mantenga la ruta de los archivos tal y como vienen especificados en el archivo
plano. Si no está seleccionada esta opción IMAGING mueve los archivos
importados a la ruta especificada en el archivo de configuración
RSIMAGING.ini
Permitir Títulos Duplicados: Seleccione esta opción para que al momento de
la importación IMAGING permita crear nodos documento con el mismo nombre
dentro de la estructura de directorios.
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Validar Estructura de los Registros de Entrada: Seleccione esta opción para
que IMAGING compare campo a campo verificando el formato del perfil de
importación contra el archivo plano que se está cargando
Indexar Datos: Esta opción se encuentra activa por defecto para la Importación
de Datos/Documentos de modo que los Datos quedan en estado Indexado. Si la
deselecciona entonces los datos Importados aparecerán en el Módulo Index para
el respectivo proceso de Indexación.
7. Para dar inicio al proceso de Importación haga clic en Importar
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Administración de Reconocimiento Óptico de
Documentos (ODR)
ODR Manager permite el reconocimiento automático de formularios para la clasificación
de los distintos tipos de documentos por medio del establecimiento de los Campos de
Ajuste en cada tipo de documento, en lo que se conoce como una Definición de
Documento. Para abrir ODR Manager ingrese por Inicio>Todos los Programas>SCAD>
IMAGING>ODR Manager
En ODR Manager existen tres conceptos fundamentales:
Campo de ajuste
Definición de Documento
Proceso
Un Campo de Ajuste es un campo utilizado como identificador de documento. Una
Definición de Documento es una descripción (a modo de plantilla) por software de un
impreso para su proceso en el IMAGING. Un Proceso es un grupo de definiciones de
documentos.
La ventana principal de ODR Manager está conformada por tres zonas como se muestra en
la imagen.
Creación de un Proceso
Para la creación de un proceso siga los siguientes pasos
1. Ingrese a ODR Manager desde Inicio>Todos los programas>SCAD>ODR
Manager 2. .En el menú Archivo seleccione Nuevo Proceso
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3. En el cuadro de diálogo Insertar Proceso ingrese un nombre para el proceso y haga
clic en Aceptar.
4. Haga clic en Abrir Imagen de la Barra de Herramientas.
También puede Ingresar por Archivo>Nueva Definición>Abrir Imagen o hacer clic
con el botón secundario del ratón sobre el proceso y seleccionar Nueva
Definición>Abrir Imagen.
5. En el cuadro de diálogo Abrir seleccione la imagen con la cual se hará la
Definición y haga clic en Abrir.
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6. Haga clic sobre los campos a definir como identificadores del documento.
7. Una vez definidos todos los Campos de Ajuste haga clic en Guardar de la Barra de
Herramientas.
También puede ingresar por Archivo>Guardar Definición.
8. En la ventana Insertar Definición, ingrese un nombre para la definición y en la
lista Proceso seleccione el Proceso del cual ésta hará parte. Haga clic en Aceptar.
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Para ver las coordenadas de los campos identificadores definidos, haga doble clic
sobre el ícono de la definición creada y éstas aparecerán en el panel de la Zona
de Definiciones de Documentos.
Para eliminar un campo de ajuste haga clic derecho sobre él y seleccione Borrar
Campo de Ajuste
Para ver propiedades adicionales sobre un campo de identificación haga clic
sobre él en la Zona de Trabajo.
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Para eliminar la definición activa, selecciónela y haga clic derecho. En el menú
contextual que aparece seleccione Eliminar Definición.
9. Para incluir más definiciones de documentos al proceso activo regrese al Paso 3.
10. Para guardar el proceso activo con las definiciones de documentos creadas vaya a
Archivo> Exportar Modelo de Datos>Exportar a XML o haga clic en el botón
Cerrar
Página 145
Configuración de Reconocimiento de Códigos de
Barras (BCR)
En IMAGING es posible realizar reconocimiento de códigos de barras de dos formas.
Indexación Automática mediante Reconocimiento de códigos de barras desde
Importación de Documentos y Escaneo a Perfil.
Reconocimiento de Códigos de Barras en el modo de Escaneo a Archivo. ( Ver
Preparación para el Escaneo>Configuración BCR para escaneo a archivo en el
capítulo Digitalización de Documentos)
IMAGING realiza reconocimiento de códigos de Barras, incluso si el texto representado
por el código de barras no se encuentra impreso debajo del mismo. Sin embargo, es
recomendable que este texto se encuentre impreso para facilitar la verificación de la calidad
del reconocimiento durante la Indexación.
Para documentos que contengan varios campos de códigos de barras el reconocimiento se
lleva a cabo según el tipo de código de barras seleccionado buscando en la imagen de arriba
hacia abajo y de izquierda a derecha.
Creación de un Perfil de Índices con campos Códigos de Barras
La indexación automática requiere la creación de un perfil de índices con campos de
códigos de Barras en el Módulo Manager. La creación de dicho perfil de índices, requiere
que en un campo se seleccione el tipo de códigos de barras. Los tipos de códigos de barras
que se reconocen en IMAGING son: Code 2 de 5; Code 9 de 3, Code 3 de 9,UPCE, Code
128, EAN 13, Codabar, EAN Add 2,UPCA, EAN Add 5, EAN 8, PDF417. También es
posible seleccionar “Todo (Desconocido)” cuando el usuario no tenga certeza acerca del
tipo de código de barras a ser reconocido.
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Durante la creación de un perfil de índices con campos de códigos de barras, es opcional la
especificación de un formato para el campo, pero dicha especificación es recomendable
para campos con validación de reescritura u obligatoriedad o para códigos de Barras No
seguros. De este modo la especificación de un formato para el campo ayuda a garantizar la
calidad en la lectura del código de barreas). A continuación se proporciona un ejemplo de
creación de perfil de índices con reconocimiento de códigos de barras.
Para crear un perfil de índices con campos códigos de barras siga las siguientes
instrucciones:
1. Siga los pasos vistos para crear un Perfil de Índices en la sección “Trabajo con
Perfiles” de este mismo capitulo.
2. En el cuadro de lista Tipo de Dato, seleccione Código de Barras
3. Haga clic en el botón situado a la derecha de la Lista Tipo de Dato
4. En la ficha Tipo de Código de Barra de la ventana Opciones Generales
seleccione el tipo de códigos de barras a ser reconocido.
5. En la ficha Opciones Generales
Posición Inicial y Posición de Finalización. Estas opciones sirven para
delimitar el número de caracteres que se capturarán de la lectura del código
de barras por campo. Por ejemplo, para un código de barras de 13 caracteres,
puede configurarse el campo para capturar sólo los tres últimos.
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De este modo es posible asignar fracciones de un solo código de barras a
diferentes campos de un mismo perfil de Índices
Orientación. Para seleccionar la orientación que tiene el código de barras en
la imagen.
6. Si lo requiere establezca un Formato para el índice en el campo Formato de Texto
7. Para terminar la creación del campo de códigos de barras haga clic en Aceptar
8. Agregue otros campos al perfil y haga clic en Crear Perfil
Indexación Automática mediante Reconocimiento de códigos de barras desde
Importación de Documentos
Una vez establecido el perfil de índices con campos códigos de barras puede realizar una
importación de documentos que contengan códigos de barras y ver como se lleva a cabo la
indexación automática. Para ellos siga los mismos pasos explicados en Importación de
Datos en la sección “Cargue de Información” de este mismo capitulo y seleccione un perfil
de índice que contenga códigos de barras.
Tenga en cuenta que la Indexación automática solo se lleva a cabo durante la Importación
de Documentos y para Imágenes en formato .TIF
Indexación Automática mediante Reconocimiento de códigos de barras desde Escaneo
a Perfil.
El procedimiento para escaneo a perfil es el mismo explicado en la sección Escaneo a
Perfil del capítulo Digitalización de Documentos, solamente debe escoger un perfil de
índices que contenga campos códigos de barras.
La indexación automática se lleva a cabo al momento de guardar las imágenes
digitalizadas, es decir, al dar clic en el botón Aceptar de la barra de Herramientas.
Recuerde que las imágenes digitalizadas deben estar en formato .TIF.
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Digitalización de Documentos
El proceso de digitalización se lleva a cabo en el módulo Scan, En este módulo los
impresos se leen y se convierten en imágenes documentales por medio de un escáner
El proceso de digitalización de documentos se lleva a cabo mediante las siguientes etapas
Preparación para Escaneo
Procedimiento de Escaneo
Operaciones sobre la imagen
Preparación para el Escaneo Una primera etapa para la digitalización de los impresos, es la etapa relativa al
establecimiento de parámetros para nombre de archivo y a la selección y configuración del
escáner.
La preparación para el escaneo abarca las siguientes tareas.
Selección y configuración del escáner
Configuración de Escaneo Emulado
Establecimiento de Propiedades de la Imagen
Configuración del Nombre de Archivo.
Configuración de BCR en Modo Escaneo a Archivo
Configuración de Ruta de Escaneo a Perfil.
Configuración ODR
Creación y Edición de carpetas
Selección y configuración del escáner
1. Ingrese al módulo Scan
2. En el menú Herramientas haga clic en Seleccionar Escáner.
3. En la ventana Lista de Escáneres ubíquese sobre el escáner deseado y luego de clic
en Seleccionar. Si su escáner es Scan Snap no importa la referencia seleccione el
ítem Scan Snap.
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Ver preferencias de Escáner. Seleccione esta opción para configurar las
preferencias del escáner desde la ventana del controlador del escáner
seleccionado.
4. Una vez seleccionado el escáner ingrese por Herramientas>Opciones de Escáner.
Tenga en cuenta que si selecciono Ver preferencias del Escáner, esta opción
abrirá la ventana de Controlador del escáner, de no ser así aparecerá la ventana
Opciones de Escáner.
5. En la ventana Opciones de Escáner puede especificar la manera en que desea
escanear un documento. Para guardar estas configuraciones haga clic en Aceptar.
A continuación se presentan esta ventana y sus diferentes opciones.
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Opciones de Escáner
ADF Esta opción sirve para trabajar con un escáner ADF. Estos escáneres
tienen un Alimentador Automático de Documentos y son excelentes para escanear
grandes cantidades de hojas sueltas e individuales
FlatBed Esta opción sirve para trabajar con un escáner Flatbed Estos escáneres
lucen y funcionan como pequeñas máquinas copiadoras en las que puede apoyar el
objeto que desea escanear sobre una ventana de vidrio.
Opciones de Imagen
Brillo Consiste en la claridad u oscuridad relativa a cada tono de color y se mide en
porcentaje de banco a negro. Para ajustar los niveles de brillo de la imagen a
escanear desplace la barra a la derecha para obtener más brillo y hacia la izquierda
para disminuir el nivel de brillo o digite el valor en la casilla correspondiente.
Contraste Los contornos irregulares se destacan de forma importante sobre los
regulares o más conocidos. Para ajustar los niveles de contraste de la imagen a
escanear desplace la barra a la derecha para obtener más contraste y hacia la
izquierda para disminuir el contraste o digite el número en la casilla.
Umbral En el caso de que el documento a capturar con el escáner sea en blanco y
negro (escaneado bitonal), como un documento escrito a máquina, el umbral define
el punto (de blanco a negro) en el cual los valores grises capturados se convertirán
en píxeles negros o blancos. Para ajustar los niveles de umbral de la imagen a
escanear desplace la barra a la derecha para obtener más umbral y hacia la izquierda
para disminuir el nivel de umbral o digite el valor en la casilla correspondiente.
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Duplex Permite escanear un documento por las dos caras del papel si dispone de un
Scanner dúplex.
Tamaño del Papel Permite establecer el tamaño de papel que se utilizará .
Rotación Permite realizar la rotación de la imagen en el momento de ser
escaneada. Los valores de rotación son 90°, 180° y 270°
DPI ( Dots per inch) Desde esta opción usted puede configurar la resolución de
las imágenes escaneadas. Tenga en cuenta que cuanto más resolución se use, mayor
detalle tendrá la captura y mayor peso tendrá el fichero resultante.
Invertir Colores. Al seleccionar esta opción se invierten los colores de la imagen
escaneada. Es útil para hacer más legible un área específica
Previsualizar Por medio de esta opción puede obtener una vista previa de un
documento escaneado y realizar ajustes al brillo, contraste, etc. antes de escanear
todos los documentos
Configuración del Archivo
Formato de Imagen Especifica el modo de escaneo en color. Seleccione Blanco y
Negro (B/W), Grises , Color
JPG/TIF/BMP Seleccione una de estas opciones para que las imágenes
escaneadas tengan el formato seleccionado. Para trabajar documentos MultiTIFF es
recomendable trabajar con la opción TIF.
Configuración Escaneo Emulado
Si no dispone de un escáner conectado a su equipo puede realizar un escaneo emulado
1. Ingrese al módulo Scan
2. En el menú Herramientas haga clic en Seleccionar Escáner.
3. En la ventana Lista de Escáneres seleccione Emulate
4. En la ventana que aparece verá solamente habilitado el recuadro Escáner Emulado
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5. Haga clic en Examinar para especificarle a IMAGING la ruta de origen de las
imágenes.
6. Haga clic en Aceptar para trabajar con la configuración realizada
7. Ahora haga clic en Escanear
Establecimiento de Propiedades de la Imagen
El establecimiento de las propiedades de la imagen es una tarea fundamental del proceso de
preparación para el escaneo y debe realizarse tanto para el Escaneo Normal como para el
Escaneo a Perfil.
Para configurar las propiedades de la imagen vaya la Ficha Propiedades. Sino puede ver
esta Ficha seleccione en el menú Escanear cualquier opción (escaneo a vista, escaneo a
archivo, escaneo a impresora) y la Ficha aparecerá.
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Modelo del Escáner. En este cuadro aparece el nombre del escáner seleccionado en
la opción Seleccionar Escáner del menú Herramientas
Conteo de Hojas: Por medio de esta opción se le dice a IMAGING el No de Hojas
que van a hacer escaneadas en el lote. Si el número especificado en No. Hojas y el números
de imágenes no coinciden el sistema le informará al momento de guardar las imágenes
escaneadas.
Multipágina. Permite el establecimiento de documentos de varias páginas en formato
TIF.
No.Imágenes/Doc. Permite establecer el número de imágenes escaneadas que
conforman un documento multipágina.
Descarta Imagen en blanco. Permite establecer el peso en KB que debe tener una
imagen para ser considerada Hoja Blanca y no ser tenida en cuenta para ser almacenada
Descarta Imagen BCR. Permite no tener en cuenta para almacenar las hojas donde
se reconoce como Código de Barras.
Sep/Hoja Blanca. Permite establecer el peso en KB que debe tener una imagen para
ser considerada Hoja Blanca y usada como separación entre documentos.
Sep/Código de Barras. Permite utilizar las hojas reconocidas con Código de Barras
como separador entre documentos.
Recuadro Informativo. En este grupo aparecen los campos que hacen alusión a la
información de la imagen que se está escaneando.
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Configuración de ODR
En este cuadro de diálogo se configuran los parámetros para el reconocimiento automático
de formularios. Dicho reconocimiento es a nivel de almacenamiento, ya que diferentes
tipos de formularios serán guardados en carpetas distintas del Disco Duro al momento de la
Digitalización.
Para llevar a cabo la configuración de ODR siga las siguientes instrucciones:
1. Ingrese al módulo Scan
2. Verifique que se encuentre en la ventana IMAGING Scan - Escanear
3. Si no es así, vaya al menú Archivo y seleccione Escanear
4. En el menú Escanear haga clic en Configuración o haga clic en el botón
Configuración
5. En la ventana Configuración que aparece seleccione la ficha ODR
Usar Reconocimiento automático de documentos
Permite seleccionar el reconocimiento automático de los formularios según la definición
creada en ODR Manager.
Ruta archivo de configuración
Permite crear el archivo de configuración (XML) que se activará durante el proceso de
escaneo con base en el archivo de configuración (XML) creado por medio del ODR
Manager.
Parámetros de configuración
Nombre Configuración Permite seleccionar el archivo de configuración que se
activará durante el proceso de escaneo
Nombre Proceso Permite seleccionar el proceso creado a través de ODR
Manager, con el cual estará relacionado.
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Detener escáner si no es reconocida la imagen y solicitar reescaneo
Permite configurar la opción de detener el proceso de escaneo al detectar algún documento
que no ha sido definido a través del ODR Manager en el proceso activo.
1. Una vez ubicado en la ficha ODR seleccione Usar Reconocimiento Automático
de Documentos 2. En el cuadro Ruta archivo de configuración haga clic en Examinar.
3. En la ventana configuración del ODR escriba un nombre para el archivo que se
activará durante el proceso de escaneo y haga clic en Guardar.
4. Haga clic en el botón Configurar Archivo para crear el archivo de configuración
que contendrá las definiciones de formularios realizadas a través de ODR Manager
y que se activará durante el proceso de escaneo
5. En la ventana Configuración ODR, seleccione [Nuevo] de la lista Nombre de
Configuración y sobrescriba un nombre para la configuración.
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6. Haga clic en el botón explorador para seleccionar el archivo de configuración
creado desde ODR Manager. (Para información sobre cómo crear un archivo de
Configuración diríjase a la sección Administración de Reconocimiento Óptico de
Documentos (ODR) del Capítulo Administración de IMAGING de este mismo
manual)
7. En la ventana Abrir seleccione el archivo de configuración creado desde ODR
Manager y haga clic en Abrir.
8. En el cuadro Procesos haga doble clic sobre el nombre del archivo de
configuración.
9. En la ventana Configuración Procesos haga doble clic en la casilla
correspondiente a Fólder para cada definición de Documentos.
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10. En la ventana Seleccionar Fólder que aparece seleccione la carpeta donde quedarán
guardadas las imágenes correspondientes a la definición en cuestión. Haga clic en
Aceptar
11. De clic en Aceptar de la ventana Configuración Procesos
12. Para guardar la configuración creada haga clic en Crear Configuración de la
ventana Configuración ODR
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13. En el recuadro Parámetros de Configuración de la ficha ODR de la ventana
Parámetros seleccione la configuración deseada de la lista Nombre de
Configuración y el proceso relacionado de la lista Nombre Proceso. Para terminar
la configuración de ODR haga clic en Aceptar.
Configuración del Nombre del Archivo
La configuración de archivo permite establecer la forma como se generarán los nombres de
un grupo de imágenes digitalizadas bajo la opción Escaneo a Archivo. Para realizar dicha
configuración siga los siguientes pasos.
1. Ingrese al módulo Scan
2. Verifique que se encuentre en la ventana IMAGING Scan-Escanear
3. Si no es así, vaya al menú Archivo y seleccione Escanear
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4. En el menú Escanear haga clic en Configuración o haga clic en el botón
Configuración de la barra de herramientas.
5. En la ventana Configuración que aparece seleccione la Ficha Nombre de Archivo
Ruta. Corresponde a la ruta donde se almacenarán las imágenes escaneadas.
Nombre de archivo (Sin extensión): Presenta una muestra de la configuración
actual del nombre del archivo.
Formato para el nombre del archivo
Nombre Presenta un nombre de archivo de ejemplo de acuerdo a la configuración
que se establezca en el cuadro de diálogo.
Prefijo: Especifica el prefijo para el nombre del archivo. Cuando se selecciona la
casilla Fecha, se activa la casilla Hora y la lista Formato. Cuando se selecciona
Fecha y el Formato de fecha, se establece como prefijo la fecha actual del
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sistema. Si se marca también la casilla Hora, se adiciona la hora de escaneo al
nombre del archivo en formato HHMMSS.
Sufijo. Especifica el sufijo para el nombre del archivo. Cuando se selecciona la
casilla Fecha, se activa la casilla Hora y la lista Formato. Cuando se selecciona
Fecha y el Formato de fecha, se establece como sufijo la fecha actual del sistema.
Si se marca también la casilla Hora, se adiciona la hora de escaneo al nombre del
archivo en formato HHMMSS.
Usar contador. Cuando se marca esta casilla, se adiciona un contador al nombre
del archivo. La casilla Inicio especifica el número en que se iniciará el contador
(De 1 a 65535).La casilla Dígitos específica el número de dígitos del contador
(Máximo 5).
.
6. Una vez haya configurado las opciones para el nombre del archivo, haga clic en
Aceptar.
Cuando esta opción no se encuentra seleccionada y se establece un mismo
nombre para un grupo de documentos, el sistema utiliza un contador por
defecto para diferenciar estos documentos
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Configuración de BCR en Modo Escaneo a Archivo
El reconocimiento de códigos de barras en escaneo archivo permite nombrar la imagen
escaneada con el valor reconocido o generar un archivo .txt adjunto a la imagen con el
mismo nombre de esta, según sea la configuración del nombre de archivo. (Más
información sobre BCR en Configuración de Reconocimiento de Códigos de Barras en el
capitulo Administración de IMAGING)
Para realizar la configuración para reconocimiento de código de barras siga las siguientes
instrucciones.
1. Ingrese al módulo Scan
2. Verifique que se encuentre en la ventana IMAGING Scan-Escanear
3. Si no es así, vaya al menú Archivo y seleccione Escanear
4. En el menú Escanear haga clic en Configuración o haga clic en el botón
Configuración de la barra de herramientas.
5. En la ventana Configuración que aparece seleccione la Ficha BCR
6. En la ficha BCR seleccione Usar Reconocimiento Automático de Código de
Barras
7. En la pestaña Tipo Código de Barras seleccione el tipo de códigos de barras que
va a ser escaneado.
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8. En la pestaña Opciones Generales especifique
Posición Inicial y Posición de Finalización. Estas opciones sirven para
delimitar el número de caracteres que se tomarán en cuenta de la lectura del
código de barras. Por ejemplo, un código que contenga 13 caracteres, se
puede configurar para conservar los tres últimos.
Orientación. Para seleccionar la orientación que tiene el código de barras en
la imagen.
9. En el recuadro Valor BCR reconocido configure que hará con el valor reconocido.
Nombrar el archivo de la Imagen. Seleccione esta opción para enviar el
valor reconocido como Nombre de la Imagen escaneada. Tenga en
cuenta que si el código de barras no es reconocido la imagen tomará el
nombre de acuerdo a la configuración de nombre de archivo.
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Escribir en archivo plano adjunto. Seleccione esta opción para enviar el
valor reconocido a un archivo .TXT adjunto del mismo nombre que la
imagen escaneada. Tenga en cuenta que si el código de barras no es
reconocido la imagen se escaneará normalmente pero no se generará este
archivo .TXT
Nombrar carpeta de imágenes. Seleccione esta opción para enviar el
valor reconocido como nombre de la carpeta en la que se guardaran las
imágenes escaneadas. Tenga en cuenta que si el código de barras no es
reconocido la imagen tomará el nombre de acuerdo a la configuración de
nombre de archivo.
10. Para guardar la configuración realizada haga clic en Aceptar
Página 164
Validación de Código de Barras
1. Si escanea una imagen y el código de barras que contiene no fue reconoció
aparecerá la ventana:
2. En la casilla CODIGO DE BARRAS (NO RECONOCIDO), digite el código que
aparece en la imagen y de clic en Aceptar.
3. Y aparece el mensaje de confirmación:
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4. Tenga el cuenta que el espacio para el código de barras no puede estar vacio, para
continuar en el proceso de salvar la imagen.
Configuración de Ruta de Escaneo a Perfil.
Cuando las imágenes producto de escaneo a perfil no se estén guardando en la Base de
datos, normalmente IMAGING las guardará todas dentro de una carpeta llamada Scan en
el directorio especificado en la línea Img de la llave [Scan]del archivo rsimaging.ini (que
suele ser C:\Archivos de programa\SCAD\RsImaging\Img).
La opción de configuración de ruta permite cambiar la ubicación en el disco que tendrán
las imágenes producto de Escaneo a Perfil. Adicionalmente permite establecer la forma
como se guardarán dichas imágenes ya sea directamente en una carpeta Scan en la ruta o en
una subcarpeta que lleve por nombre la fecha de escaneo o el número del Lote.
Para configurar la ruta para las imágenes producto de escaneo a perfil siga los siguientes
pasos:
1. Ingrese al módulo Scan
2. Verifique que se encuentre en la ventana IMAGING Scan - Escanear a Perfil
3. Si no es así, vaya al menú Archivo y seleccione Escanear
4. En el menú Escanear haga clic en Configuración o haga clic en el botón
Configuración de la barra de herramientas.
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5. Una vez en la ventana Configuración haga clic en Examinar para elegir otra ruta
predeterminada.
6 Si no desea que todas las imágenes se sitúen en el ruta seleccionada dispone de
la opción Crear Subcarpeta que a su vez dispone de otras dos opciones
Cada día: Todas las imágenes escaneadas un mismo día se guardaran en una
misma Subcarpeta cuyo Nombre corresponde a la fecha actual del sistema
en formato AA/MM/DD.
Cada lote: Todas las imágenes escaneadas en un mismo proceso se
guardaran en una misma Subcarpetas con nombre. Batch_#, donde # es
Número de Lote.
7 Haga clic en Aceptar para conservar los cambios.
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Creación y Edición de Carpetas
La Creación y Edición de carpetas desde el módulo Scan facilita el trabajo de
digitalización, ya que le permite crear carpetas para realizar el Escaneo a Perfil. Así mismo
usted puede editar estas carpetas u otras existentes en el árbol de directorios.
Adicionar Carpetas
Para crear una carpeta en el módulo Scan siga las siguientes instrucciones:
1. Seleccione la carpeta sobre la cual desea crear una nueva carpeta.
2. Haga clic derecho y seleccione Adicionar Carpeta o Ingrese por Operaciones con
Carpetas >Adicionar Carpeta
3. En el campo Nombre de la ventana que aparece escriba un nombre para la carpeta y
haga clic en Aceptar.
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Editar Carpetas
Para editar una carpeta del árbol de directorios en el módulo Scan siga las siguientes
instrucciones:
1. Seleccione la carpeta que desea editar
2. Haga clic derecho y seleccione Editar Carpeta o Ingrese por Operaciones con
Carpetas >Editar Carpeta
3. En el campo Nombre Nuevo de la ventana que aparece escriba un nuevo nombre
para la carpeta
4. Para terminar haga clic en Aceptar
Procedimiento de Escaneo
Una vez ha realizado toda la preparación para el escaneo es hora de comenzar a digitalizar
los documentos.
El procedimiento de escaneo en IMAGING es de dos tipos
Escaneo Normal
Escaneo a Perfil
Procedimiento Escaneo Normal El escaneo normal en IMAGING se divide en tres opciones
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Escaneo a Vista
Escaneo a Impresora
Escaneo a Archivo
Escaneo a vista
Esta opción consiste en la digitalización de un documento para guardarlo con un nombre y
ubicación seleccionada por el usuario. Para realizar un escaneo a vista siga los siguientes
pasos.
1. Ingrese al módulo Scan
2. Verifique que se encuentre en la ventana IMAGING Scan-Escanear
3. Si no es así, vaya al menú Archivo y seleccione Escanear
4. Ingrese por Escanear>Escanear a Vista o haga clic en el respectivo icono de la
barra de herramientas
5. Haga clic en Escanear
6. Podrá visualizar la primera imagen documental en la pantalla y una miniatura de
ella en la parte inferior de la ventana
7. En la ventana Control de Escaneo haga clic en Continuar para seguir con los
siguientes documentos, o en Cancelar para interrumpir el proceso de escaneo.
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8. Haga clic en Guardar como y en la ventana que aparece asigne una ubicación y
nombre para el archivo.
Escaneo a impresora
Esta opción consiste en la digitalización de un documento para luego enviarlo a impresión,
de esta forma el escáner cumple con la funcionalidad de fotocopiado. Siga los siguientes
pasos para realizar un escaneo a impresora
1. Ingrese por Escanear>Escanear para Impresora o haga clic en el respectivo
icono de la barra de herramientas
2. Haga clic en Escanear
3. Podrá visualizar la primera imagen documental en la pantalla y una miniatura de
ella en la parte inferior de la ventana.
4. En la ventana Control de Escaneo haga clic en Continuar para seguir con los
siguientes documentos, o en Cancelar para interrumpir el proceso de escaneo.
5. Una vez detenido el proceso haga clic en Imprimir
6. En el mensaje sobre si desea escanear un nuevo documento, haga clic en Si o en No
según sus preferencias
7. La imagen ha sido enviada a la impresora
Escaneo a archivo
Esta opción consiste en la digitalización de un documento para guardar automáticamente
en archivos de imágenes, conforme a los parámetros de escaneo especificados en la
ventana Configuración. Siga los siguientes pasos para realizar un escaneo a archivo.
1. Ingrese por Escanear>Escanear a Archivo o haga clic en el respectivo icono de la
barra de herramientas
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2. Haga clic en Escanear
3. Podrá visualizar la primera imagen documental en la pantalla y una miniatura de
ella en la parte inferior de la ventana.
4. En la ventana Control de Escaneo haga clic en Continuar para seguir con los
siguientes documentos, o en Cancelar para interrumpir el proceso de escaneo.
5. Ahora haga clic en Guardar
6. En el mensaje sobre si desea escanear un nuevo documento, haga clic en Si o en No
según sus preferencias
7. La imagen ha sido guardada en la ruta establecida en la opción Configuración de
Nombre de Archivo y con el nombre configurado allí.
Procedimiento Escaneo a Perfil
Con esta opción se escanean los documentos enviándolos directamente a la base de datos
IMAGING dentro de la carpeta previamente especificada y con un perfil de índices
determinado.
1. Ingrese al módulo Scan
2. Verifique que se encuentre en la ventana IMAGING Scan - Escanear a Perfil
3. Si no es así, vaya al menú Archivo y seleccione Escanear a Perfil
4. En la ficha Nodo Carpeta seleccione la carpeta de destino para las imágenes que va
a digitalizar. Para el ejemplo Hojas de Vida
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5. En la Ficha Perfil seleccione el tipo de Lote y el Perfil de índices según quiera
realizar la digitalización. En el campo Nombre de documento asigne un nombre al
documento.
Para tener continuidad con el ejemplo, seleccione el Tipo de Lote Documentos de
Identificación y el Perfil de índices hoja de vida. Note que al seleccionar el perfil
Cédulas aparecen inmediatamente los índices creados para este perfil en el módulo
Manager, esto con el propósito de que usted pueda capturar los valores de índices
comunes para los documentos que vaya a escanear (si son varios) o los índices del
documento si se trata de un solo documento).
6. Configure la Ficha Propiedades de acuerdo a sus necesidades según lo visto en la
sección Establecimiento de Propiedades de la Imagen
7. En la Ficha perfil diligencie el campo que desee Preindexar de acuerdo a la imagen.
Para el ejemplo diligencia el campo Escolaridad
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8. Haga Clic en Escanear
9. En la ventana Opciones de escáner haga las modificaciones que desee de acuerdo
a lo visto en la sección Selección y Configuración del Escáner y de clic en Aceptar
10. El documento ha sido escaneado al perfil Cédula, ya se encuentra guardado en la
base de datos y está disponible para futuras consultas.
11. Usted podrá tener acceso a las imágenes, si configuró el Archivo .ini para guardar
las imágenes en una ruta. Note que las imágenes se encuentran en la ruta
especificada en el Archivo .ini para escaneo a perfil
Recuerde que las imágenes quedarán en la Base de datos si la línea SaveImginDB
del Archivo .ini corresponde a 1 y quedarán en la ruta configurada para Escaneo
a Perfil si esta línea corresponde a 0.
Operaciones sobre la Imagen Una vez se ha realizado el escaneo se pueden llevar a cabo las siguientes operaciones sobre
la imagen.
Eliminación de una imagen
Reescaneo de una Imagen
Calidad de la Imagen
Operaciones de Visualización de una imagen
Envío de una Imagen por Mail
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Eliminación de una imagen Si una vez escaneado un documento o grupo de documentos quiere borrar una de las
imágenes siga las siguientes instrucciones
1. Seleccione con el puntero la miniatura de la imagen del recuadro Iconos de
Imagen. Si la miniatura de la imagen no aparece en la pantalla, utilice la barra de
desplazamiento de la parte inferior o las opciones del menú páginas para
desplazarse por todas las imágenes
2. Una vez seleccionada la imagen vaya a la opción Borrar del Menú Imagen o haga
clic con el botón secundario del ratón en la miniatura y haga clic en Borrar
Reescaneo de una Imagen Si por algún motivo quiere volver a escanear una determinada imagen siga los siguientes
pasos:
1. Alimente el escáner con el documento a ser reescaneado
2. Seleccione con el puntero la miniatura de la imagen del recuadro Iconos de
Imagen.
3. Una vez seleccionada la imagen haga clic en el botón secundario del ratón en la
miniatura y seleccione Escanear Nuevamente.
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Calidad de la Imagen
Puede realizar limpieza y recortes a la imagen escaneada. Para realizar la Limpieza siga
las siguientes instrucciones
1. Ubíquese sobre la imagen que va Limpiar.
2. Haga clic en limpiar de la barra de herramientas
3. Seleccione el área donde desea realizar la acción.
4. Presione Enter.
Para realizar el Recorte siga las siguientes instrucciones
1. Ubíquese sobre la imagen que va a Recortar.
2. Haga clic en Recortar de la barra de herramientas
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3. Seleccione el área donde desea realizar la acción.
4. Presione Enter.
Operaciones de visualización de una imagen
IMAGING tiene diversas funcionalidades para la visualización de la imagen escaneada y de
información relativa a ella. Las primeras aparecen enumeradas a continuación.
Funcionalidades de Visualización Acercar
Visualización> Acercar Aumenta el tamaño de visualización de la imagen en pantalla.
Alejar
Visualización> Alejar Disminuye el tamaño de visualización de la imagen en pantalla.
Rotar a la derecha
Imagen> Rotar a la derecha
Rotar 90° a la derecha la imagen activa. Al guardar la imagen
quedan aplicados los cambios realizados.
Rotar a la Izquierda
Imagen> Rotar a la Izquierda
Rotar 90° a la izquierda la imagen activa. Al guardar la imagen
quedan aplicados los cambios realizados.
Mejor Ajuste
Visualización> Mejor Ajuste
Ajusta la visualización de la imagen activa al tamaño de la
pantalla.
Ajustar Ancho
Visualización> Ajustar Ancho
Ajusta la visualización de la imagen activa al ancho de la pantalla
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Operaciones de Edición de una imagen
IMAGING permite realizar cambios en la visualización de la imagen los cuales quedan
aplicados al guardar o imprimir la imagen. Las operaciones de Edición de una imagen son:
Despeckle Imagen>Despeckle
Esta opción permite aplicar un filtro de limpieza para quitar las
manchas de un documento .TIF mejorando su resolución.
Invertir Imagen>Invertir
Esta opción permite cambiar la imagen a colores negativos.
Flip Imagen>Flip
Esta opción permite voltear verticalmente la imagen
Espejo Imagen>Espejo
Esta opción permite voltear horizontalmente una imagen
Información Imagen
Información
Muestra información sobre la imagen activa: Ubicación, tamaño del archivo, ancho y alto
de imagen, Bits/píxel, Tipo de imagen, Compresión.
Para ver información sobre una determinada imagen seleccione la miniatura respectiva e
ingrese por Archivo>Información
Histograma
Muestra el histograma de colores de la imagen activa. Aplica para imágenes a color. Para
ver el histograma de una imagen seleccione la miniatura respectiva e ingrese por
Archivo>Histograma.
Envío de una Imagen por Mail
Para enviar una imagen escaneada a un email siga las siguientes instrucciones
1. Seleccione con el puntero la miniatura de la imagen del recuadro Iconos de
Imagen. 2. En el menú Archivo seleccione la opción Enviar por mail
3. En la ventana Mail, seleccione el modo de envío y diligencie los campos Para y
Asunto con la dirección de correo electrónico y el asunto del mismo
respectivamente
4. Haga clic en Enviar y de clic en Sí el mensaje de confirmación que aparecerá
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5. Indexación de Documentos
Inicio del Proceso
Inicie el proceso de Indexación seleccionando el Tipo de Lote que va a Indexar.
1. Ingrese al Módulo Index y en el menú Indexación seleccione Indexación o
presione CTRL+T
2. En la ventana Tipo de Lote seleccione la fila que corresponde al Tipo de Lote a
Indexar. Cuando la fila seleccionada aparezca sombreada de clic en Continuar
3. Si usted conoce el número del lote que esta buscando puede activar la herramienta de búsqueda ubicada en la parte superior de la ventana, además en la parte inferior
encuentra la opción de buscar lotes por fecha de creación y de mostrar un determinado
número de resultados por hoja.
4. Si su usuario no tiene permiso a Seleccionar Lotes entonces el sistema le asignará
automáticamente un lote y entrará directamente a la ventana de indexación. Si su
usuario tiene este permiso entonces aparecerá una nueva ventana Indexación Tipo
de Lote en la cual puede seleccionar el lote que quiere comenzar a Indexar. Note
que en título de esta ventana aparece el nombre del Tipo de Lote seleccionado.
5. En la ventana Indexación Tipo de Lotes debe seleccionar el lote que desea indexar.
Cuando la fila aparezca sombreada haga clic en Continuar o simplemente haga
doble clic sobre la línea correspondiente al Lote.
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6. Una vez realizado esto entrará a la ventana de Indexación
Interfaz de Indexación La ventana principal del Módulo Index a la cual se ingresa luego de haber seleccionado el
Tipo de Lote o el lote a Indexar tiene la siguiente apariencia.
Área de Visualización de Imágenes La zona de Imagen es la zona desde la cual
puede visualizarse la imagen de la cual se está capturando información
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Panel de Índices En esta zona aparecen las casillas del perfil de Índices en la cuales
se captura la información de la Imagen.
Barra de Estado Proporciona información acerca del estado de lo que se está viendo
en la pantalla y otra información relativa al contexto de Indexación. Si detiene el cursor
sobre uno de los campos de la Barra de Estado podrá ver a que información hace referencia
dicho campo.
Barra de Herramientas
Herramientas de Visualización de Imagen Este grupo de herramientas le permiten
mejorar la visualización del documento que se encuentre indexando aumentando la eficacia
del proceso de captura. Los cambios aplicados no quedarán guardados en la imagen.
Acercar
Aumenta el tamaño de visualización de la imagen en pantalla.
Alejar
Disminuye el tamaño de visualización de la imagen en pantalla.
Rotar a la derecha
Rotar 90° a la derecha la imagen activa. Al guardar la imagen
quedan aplicados los cambios realizados.
Rotar a la Izquierda
Rotar 90° a la izquierda la imagen activa. Al guardar la imagen
quedan aplicados los cambios realizados.
Mejor Ajuste
Ajusta la visualización de la imagen activa al tamaño de la
pantalla.
Ajustar Ancho
Ajusta la visualización de la imagen activa al ancho de la pantalla
Invertir
Esta opción permite cambiar la imagen a colores negativos.
Herramienta Mano
Use la Herramienta mano para moverse por la Imagen y ver todas
sus áreas. Este procedimiento es similar a mover con la mano una
hoja de papel sobre la mesa.
Contraste
Por medio de esta opción puede ajustar los niveles de contraste
de la imagen que se encuentra visualizando. Oprima el botón de
la derecha para obtener más brillo y el de la izquierda para
disminuir el nivel de brillo.
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Brillo
Por medio de esta opción puede ajustar los niveles de brillo de la
imagen que se encuentra visualizando. Oprima el botón de la
derecha para obtener más brillo y el de la izquierda para
disminuir el nivel de brillo.
Restablecer Imagen
Utilice este botón para Reestablecer la imagen una vez aplicados
cambios en el brillo y el contraste.
Herramientas de Desplazamiento
El desplazamiento en Index puede ser de tres tipos
Desplazamiento por las Páginas de Multipágina Utilice los botones de
Avance y retroceso de la parte superior izquierda de barra de Herramientas.
Desplazamiento por los Archivos de un Documento. Utilice los botones de
avance y retroceso de la parte superior derecha de la barra de Herramientas.
Desplazamiento por los Documentos de un Lote Ingrese por el menú
Documentos> Primer/Anterior/Siguiente/Ultimo
Herramientas de Proceso
Detener
Esta opción sirve para salir del proceso del Tipo de lote actual, y
poder ingresar nuevamente al ventana de Selección de Tipos de
lote
Pausar
Esta opción es útil, por ejemplo, si desea realizar otra actividad
en el PC, sin abandonar el lote que se encuentra procesando en el
momento.
Seleccionar
Área/OCR
Botones usados para aplicar Reconocimiento Óptico de
caracteres OCR. Al hacer clic en el botón OCR se activa el botón
de Seleccionar Área.
Vista
Vertical/Horizontal
Estos dos botones permiten intercambiar la ubicación del Panel de
Índices entre parte inferior de la pantalla o en la parte Izquierda de
esta.
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Procedimiento de indexación
El proceso de Indexación se basa en los Tipos de lotes y sus respectivos lotes.
1. El cursor aparecerá sobre el primer campo de indexación. Capture el dato para el
primer campo. Note que la primer casilla de la Barra de estado muestra el formato
establecido para el campo actual, que pare el ejemplo es Obligatorio
2. Para seguir al siguiente campo presione Enter o Tab y capture el campo. En el
ejemplo este campo corresponde a una Lista de valores y es un Campo Obligatorio.
3. El siguiente campo del ejemplo requiere reescritura. Tenga en cuenta que el campo
quedará guardado sólo hasta que coincidan dos capturas consecutivas.
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4. Si desea pausar el proceso de Indexación haga clic en el botón Pausar en la barra de
herramientas. Para regresar al trabajo de Indexación haga clic en Aceptar
5. Para salir del proceso de Indexación de un Lote haga clic en Detener en la barra de
herramientas y de presione Si en el mensaje de confirmación que aparece.
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Almacenamiento de un Campo que no cumple con Validación o
Formato
IMAGING le permite almacenar campos que no cumplen con el formato o las validaciones
estipuladas durante la creación del Perfil de Índices.
Al ingresar una información en un campo q no satisfacen las especificaciones, IMAGING
le mostrará un mensaje de Error de formato con la opción de corregirlo o guardar el campo
de todas formas.
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Reconocimiento OCR
El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) permite convertir el texto presente en una
imagen en formato TIF, a caracteres. IMAGING le permite hacer este reconocimiento de
manera manual, seleccionando el texto a reconocer en la imagen y asignando la
información interpretada a un determinado Índice durante el proceso de Indexación.
Para aplicar OCR en el módulo Index haga lo siguiente:
1. Verifique que OCR se encuentre activo. La herramienta de selección aparecerá al
desplazarse sobre el Área de Visualización de la Imagen.
2. Si OCR no se encuentra activo, haga clic sobre OCR para activarlo.
3. Ubíquese en el Índice que desea capturar y seleccione el texto que quiere capturar,
arrastrando la herramienta de selección sobre él. Para el ejemplo el Índice c.c
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CAPITULO 8
6. Consulta de Documentos
Una vez las imágenes documentales o los documentos electrónicos hayan sido indexados a
la base de datos quedan disponibles para ser consultados en el módulo Browser. Este
módulo frece amplias posibilidades de búsqueda, gran capacidad y rápida respuesta, así
como gran facilidad de almacenamiento de documentos.
La ventana principal del módulo Browser a la cual se ingresa por Browser>Documentos
está conformada por cuatro áreas como se muestra a continuación.
Estas áreas pueden mostrarse u ocultarse según sus necesidades, por medio de las opciones
del menú Ver o utilizando los botones de la barra de herramientas que aparecen señalados
para cada área en la imagen. Así mismo, usted puede ajustar el tamaño de cada área,
haciendo clic sobre el borde del área y luego arrastrando el ratón hasta alcanzar el tamaño
deseado.
Búsquedas en IMAGING Las búsquedas en IMAGING se basan en los Perfiles De Índices que para ello se crean
en el módulo Manager. Las búsquedas pueden categorizarse como de tres tipos:
Búsqueda por perfiles de índices
Búsqueda por palabras claves
Búsqueda de texto
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Búsqueda por Perfiles de Índices
Para realizar una por Perfiles de Índices siga la siguiente metodología
1. Ingrese al Módulo Browser
2. En el menú Browser seleccione Documentos
3. En el menú Edición de la ventana que aparece seleccione Buscar o haga clic
en el botón Buscar de la barra de herramientas.
4. En la ventana Buscar seleccione la opción Buscar por Índices y seleccione un
perfil de búsqueda en el listado de perfiles de índices que aparece. Para tener
continuidad con el ejemplo seleccione el perfil Facturas.
5. Una vez seleccione el Perfil de Índices aparecerá un campo correspondiente a
cada índice con su respectivo filtro para hacer la búsqueda. Para el ejemplo,
especifique que el campo valor que sea mayor a 10.000
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6. Los resultados de la búsqueda aparecerán en el cuadro Acceso Directo. Observe
que para el ejemplo se encontraron dos imágenes que coinciden con los criterios
de búsqueda
Búsqueda por Palabras Clave
La búsqueda por palabras clave es útil cuando usted no conoce a que Perfil de Índices esta
asociado un documento o cuando conociéndolo, no sabe a que índice pertenece la palabra
que está buscando.
1. En la ventana Buscar seleccione la opción Buscar por Índices o ingrese por
Edición>Buscar por palabras claves
2. Seleccione un Perfil de Índices en el cuadro Seleccione un perfil de búsqueda.
Para el ejemplo seleccione Todos los Perfiles.
3. En el cuadro Palabras Clave digite la palabra por la cual quiere encontrar el
documento. Para el ejemplo, READSOFT y haga clic en Buscar
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4. Los resultados de la búsqueda aparecerán en el cuadro Acceso Directo. Note que
aparecen todos lo resultados que contengan en alguno de los campos de cualquier
Perfil de Índices, la palabra READSOFT
Búsqueda de Texto
Esta funcionalidad permite ubicar un texto dentro de un documento importado desde la
opción Importar Spool (para conocer sobre este proceso diríjase al procedimiento
Importación de Spool de la sección Cargue de Información del este mismo Capítulo).
Seleccione el documento tipo Spool en el cual quiere buscar el texto.
En el menú Edición haga clic en Buscar texto
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En el cuadro Buscar de la ventana Buscar Texto, escriba el texto que está
buscando.
Haga clic en Buscar. Note que la palabra buscada aparece resaltada en el
cuerpo del documento.
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7. Personalización de IMAGING
IMAGING está diseñado para ser parte de su compañía, es una interface abierta que
permite fácilmente la integración con sistemas externos.
En la dinámica de los documentos y las imágenes, que se mueven a través de los módulos
de producción de IMAGING (Manager, Scan, Index y Browser), se generan unos eventos
para ser activados en ocasiones predefinidas. Un evento es una condición o el resultado de
una actividad en un punto especifico del programa.
Las funciones de la programación acceden a los datos a través del objeto de aplicación de
IMAGING (OLE API), o uno de sus cinco objetos de aplicación (COM API).
Activación de Eventos
La interface de aplicación permite activar eventos previamente programados por acciones
que suceden en el proceso de la gestión documental. Las acciones que permiten activar
estos eventos son:
Finalizar la transferencia de un grupo de lotes en el modulo Manager.
Finalizar la indexación de los documentos de un lote en Index.
Guardar un lote escaneado en escaneo a perfil del modulo Scan.
Al transferir un lote en el modulo Manager.
Cuando se termina de indexar un campo en el modulo Index.
Al forzar la validación de un campo en el modulo Index.
Al realizar una preindexacion en Scan.
Al seleccionar un perfil en Scan.
Al guardar un documento.
Al hacer un clic en cualquier modulo.
Además de generar los eventos anteriores nos permite tener acceso fácil y rápido a ciertos
parámetros de al aplicación o del proceso que se está realizando. Los siguientes son los
posibles valores o información que podemos obtener con la personalización:
Aplicación Obtener nombre de la base de datos
Obtener nombre del modulo
Agregar un menú en la pantalla principal del aplicativo.
Lotes Nombre del tipo de lote
Nombre del lote
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Asignar nombre a un lote
ID de un lote
Documentos Tener el ID de un campo con el nombre
Nombre del documento
Numero del documento
El ID del nodo al que pertenece el documento.
Nombre de una Imagen
Nombre del Nodo al que pertenece el documento.
Asignar nombre a un nodo
Obtener Documento de salida de escaneo
Crear documento de salida de escaneo
Obtener documento de escaneo a perfil
Campos Nombre del campo
Etiqueta del campo
Valor de un campo
Modificar valor de un campo
Estado del campo
Modificar estado de un campo
Adicionar un campo
Limpiar un campo
Formato del campo
Modificar formato del campo
Habilitar o deshabilitar un campo
Para información detallada de programación de la API remítase al archivo ManualAPI.doc,
que se encuentra en la carpeta Documentación ubicada en el CD de instalación.
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8. Contactos De Soporte
SCAD COLOMBIA
Dirección:
Email:
Teléfonos:
Fax:
Website :
Calle 37 #16-29 Bogotá, Colombia
57 – 1 – 742 70 03 Bogotá, Colombia
57 – 1 – 742 70 03 Bogota, Colombia
www.scadcolombia.com