AUDITORIA DE GESTION
* El trmino de Auditoria se ha empleado incorrectamente
con frecuencia ya que se ha considerado como una
evaluacin cuyo nico fin es detectar errores y sealar
fallas.
* Se define a la gestin como la ptima aplicacin del
proceso administrativo en una organizacin con la
finalidad de obtener eficientes y efectivos resultados de
corto, mediano y largo plazo que permitan cumplir con la
misin de la entidad, lograr los objetivos estratgicos y
alcanzar la visin establecida.
**Es la evaluacin o examen sistemtico de la informacin administrativa y operativa presentada por los
administradores de una organizacin, realizada con
posterioridad a su ejecucin, para obtener evidencia
suficiente del grado de eficiencia, eficacia y calidad en el
logro de metas y objetivos propuestos
**Se refiere a la relacin existente entre los bienes o servicios producidos y los recursos utilizados para producirlos y su comparacin con un estndar de desempeo establecido.
*Relacin entre el producto - expresado en bienes, servicios u otros resultados y los recursos utilizados para producirlos.
*Buen uso de los recursos.
*
*Se refiere al grado en el cual una entidad o actividad logra sus objetivos y metas u otros beneficios que pretendan alcanzarse, previstos en la normatividad legal o fijados documentadamente por autoridad competente.
*Es la medida en que se logran los objetivos, y la relacin entre los resultados pretendidos y los resultados reales de una actividad.
*Nivel de cumplimiento de los objetivos.
*
* Se refiere al grado en que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos establecidos en un proceso o por una entidad.
* Los indicadores de calidad son instrumentos de medicin, basados en hechos y datos, que permiten evaluar la calidad de los procesos, productos y servicios para asegurar la satisfaccin de los clientes, es decir, miden el nivel de cumplimiento de las especificaciones establecidas para una determinada actividad o proceso empresarial.
*Nivel de satisfaccin logrado es un resultado de impacto.
*Evaluar el grado de cumplimiento de la misin, polticas, objetivos , estrategias, consideradas en los planes y programas a travs de la aplicacin de indicadores de gestin.
Identificar y evaluar las variables generadas en la gestin, en procesos o actividades que genera valor agregado.
Determinar el grado de confiabilidad del control interno, que podran afectar la consecucin de los objetivos y metas.
Verificar el uso adecuado de los recursos, aplicando indicadores de gestin.
*Aspecto Auditora de
Gestin
Auditora
Financiera
ALCANCE Ilimitado Limitado
NFASIS En reas crticas En reas financieras
significativas
EQUIPO DE TRABAJO Multidisciplinario Contadores Pblicos y
eventual apoyo de
otras profesiones
CRITERIO REFERENCIAL Mejores prcticas
gerenciales (de gestin)
NIIF y NIC
NORMATIVIDAD Escasa normatividad, se
acoge en lo aplicable a
normas de auditora
financiera.
Extensa normatividad.
*Aspecto Auditora de
Gestin
Auditora
Financiera
DICTAMEN No emite dictamen Si emite dictamen
INFORME Informe Largo.
Comentario.
Conclusin.
Recomendacin.
Informe Corto (evaluacin
de control interno).
Observacin.
Recomendacin.
OPERACIONES
EVALUADAS
Operaciones corrientes y
recientes (generalmente los
ltimos seis meses).
Operaciones concluidas
(generalmente el ltimo
ejercicio contable)
REALIZACIN Cuando la organizacin lo
estima necesario
Segn disposiciones
legales y cuando la
organizacin lo estima
necesario
* Existe alguna similitud?
Si, las dos estudian y
evaluan el Sistema
de Control Interno
*1. Alternativas de mejora
2. Identificacin de problemas
3. Anlisis de causas
4. Reduccin de costos
*5. Mejorar mecanismos de medicin
6. Mejorar los sistemas de informacin y control de la gerencia
7. Identificar vacos de informacin
8. Evaluacin objetiva de las operaciones o gestin
* Puede abarcar:
Toda la entidad o parte de ella
Un proyecto, una actividad, un proceso o grupo de operaciones.
Operaciones ejecutadas o en ejecucin.
* Proceso de auditora Control Interno Indicadores de Gestin
*
Diagnstico Y Planificacin
Estratgica
Informe de
Planificacin Estratgica
Procedimientos aplicados para
conocer el negocio:
Visita de observacin. Obtencin de informacin. Revisin de la informacin. Definir el alcance y objetivos de auditora. Identificar las reas potenciales a ser
consideradas en la
estrategia de auditora. Plan de Trabajo.
FASE 1. Planificacin
Cuestionarios de
Control Interno
Matriz de riesgos
por componente.
Programas de auditora
Procedimientos aplicados:
Anlisis de la informacin
y documentacin.
Evaluacin del Control
Interno.
Anlisis de Riesgo y
determinacin del nivel de
confianza.
Elaboracin de programas
de auditora
Planificacin Especfica
Archivo Corriente Procedimientos aplicados:
Aplicacin de Programas de auditora.
Obtencin de evidencia.
Desarrollo de Hallazgos por componente.
Fase 2 Ejecucin
Fase 3 Comunicacin de Resultados
INFORME DE AUDITORA DE
GESTIN Definicin de la estructura del
informe.
Redaccin del Informe
Comentarios y recomendaciones
-
Fase 4 Plan de Seguimientos
de Recomendaciones
INFORME DE AUDITORA DE
GESTIN Definir responsables y fechas tentativas de presentacin de resultados de recomendaciones.
-
Cuando se evala una organizacin,
es necesario analizar su visin
sistmica, es decir, los factores
internos que en ella intervienen, as
como los del entorno prximo y
remoto.
* 1. Fase I:Visin Sistmica
Fase I: Visin Sistmica
Fase I: V Sistmica V, Estratgica
* Siempre que se comienza una Auditora de Gestin es
necesario obtener una visin sistmica, es decir, una
idea general de la organizacin como sistema, su
contexto interno y externo
Evaluacin de factores
internos y de entorno
Organizacin
Factores Internos
Factores del Entorno
Visin Sistmica
El anlisis sistmico involucra que, el equipo auditor
previamente determine:
*
Factores Internos
*
Factores Internos Planificacin Operacional
Consiste en evaluar los objetivos de gestin
(formulacin y seguimiento) y su relacin con los
objetivos estratgicos y la ejecucin de las operaciones
definidas para el logro de los objetivos. Entre los
procesos a revisar se encuentran:
*
Factores Internos Planificacin Operacional
1. La elaboracin de la programacin fsica y financiera
de operaciones.
2. La ejecucin de la programacin fsica y financiera.
3. El seguimiento y evaluacin a la programacin fsica y
financiera
*
*
Qu deficiencias puedo encontrar en este sistema?:
Factores Internos Planificacin Operacional
*
Se refiere a la manera de analizar el estado de la
organizacin
Evala:
Factores Internos Sistema de Organizacin Administrativa
*
Factores Internos Sistema de Organizacin Administrativa
*
Factores Internos Sistema de Organizacin Administrativa
Qu deficiencias puedo encontrar ?
*
Factores Internos Sistema de Organizacin Administrativa
Funciones no cubiertas o innecesarias. Relaciones de autoridad mal definidas. Asignacin de funciones con inters opuesto, a un mismo departamento.
Amplitud de control excesiva o muy reducida.
Funciones con sobrecarga de trabajo. Muchos niveles o muy pocos. Centralizacin excesiva o muy reducida. Falta de funciones de asesoramiento.
*
Factores Internos Sistema de Organizacin Administrativa
El anlisis de la organizacin permite tener una
idea del grado de delegacin (autoridad -
responsabilidad) hacia los distintos niveles de
conduccin.
Tambin es necesario listar los distintos sectores
o personas que pueden tener relacin con las
decisiones a tomar, ya sea en forma ejecutiva o
prestando asesoramiento.
As mismo, verificar qu participacin real tienen
los responsables en la toma de decisiones
*
Factores Internos Sistema de Organizacin Administrativa
Las conclusiones a las que hemos llegado
que efectos negativos pueden llegar a
tener ?
*
Factores Internos Sistema de Organizacin Administrativa
- Decisiones no analizadas tcnicamente.
- Lentitud en la decisin.
- Dilucin de responsabilidad en los resultados de las acciones
dispuestas.
- Desconocimiento de las decisiones tomadas
*
Factores Internos Sistema de Administracin de Personal
*
Factores Internos Sistema de Administracin de Personal
Evaluar la Estructura de Personal (Clasificacin de Puestos) que consiste en la clasificacin de los
puestos en niveles: Superior, Asesor, Directivo,
Mando Medio, Profesional, Tcnico- Administrativo y
Auxiliar, y de Servicios.
Evaluar el ausentismo y sus causas.
Rotacin de personal,
*
Factores Internos Sistema de Administracin de Personal
Que deficiencias puedo encontrar ?
*
Factores Internos Sistema de Administracin de Personal
Alta Rotacin. Ausentismo laboral. Niveles de remuneracin no acordes con el Mercado Laboral.
Problemas de cultura organizacional. Debilidades en la capacitacin y desarrollo.
*
Factores Internos Sistema de Administracin de Bienes y Servicios
Evaluacin de los procesos de contratacin de
bienes y servicios (modalidades de contratacin),
el manejo y la disposicin
*
Factores Internos Sistema de Administracin de Bienes y Servicios
*
Factores Internos Sistema de Administracin de Bienes y Servicios
Podemos evaluar:
Los procesos de contratacin existentes. La existencia de registros de proveedores; los mtodos de seleccin y de calificacin.
Efectuar un anlisis en detalle del procedimiento utilizado en los pedidos de compra, quines y hasta qu montos estn
autorizados para emitirlos, la calidad de la descripcin de los
elementos en los pedidos.
Los mecanismos de precios, en la asignacin de las rdenes de compra, la emisin de stas, datos que contiene y a quin
se informa
En el manejo de bienes, el control de los almacenes, el registro de Activos fijos muebles e inmuebles.
Finalmente, las diferentes modalidades para la disposicin de bienes.
*
Factores Internos Sistema de Administracin
Financiera
Consiste en una evaluacin de los registros y el procesamiento
de las transacciones con incidencia econmica y financiera
*
Es importante evaluar:
La captura de la informacin debe ser completa por fuente de financiamiento, organismo financiador, entidad de
transferencia y rubros - partidas (ingresos y gastos
respectivamente).
El registro debe ser en un sistema nico, comn y oportuno que afecte de forma separada o integral a los componentes del
sistema integrado.
El registro de las operaciones debe estar en funcin del cumplimiento con una normativa especfica que lo oriente.
Factores Internos Sistema de Administracin
Financiera
*
Factores Internos Sistemas de Informacin
Se refiere a un anlisis particular de la informacin que se
genera en la organizacin con el fin de conocer:
Para qu y en qu extensin se utiliza? Dnde se origina? Cules son sus caractersticas? Qu modalidades de procesamiento se utilizan?
El proceso de control origina por su lado la necesidad de
contar con informacin.
**
Factores Internos Sistemas de Informacin
Estas necesidades de informacin (externa e
interna) han originado la creacin de
sistemas especiales; las principales fuentes
de informacin se refieren bsicamente a los
registros contables, extracontables y la
informacin externa provista por el
gobierno.
*
Factores Internos Sistemas de Informacin
Entre los aspectos a
evaluar se encuentran:
Calidad Oportunidad Piramidacin Alcances Procesamiento
*
Factores Internos Sistema de Gerencia
Se refiere a la capacidad
de los niveles estratgicos
y gerenciales de la
organizacin para analizar
y lograr una visin
sistmica de la
organizacin que le
permita dar
direccionalidad y control a
los procesos de una
manera efectiva.
*
Factores Internos Sistema de Gerencia
En este mbito se
consideran entre otros, los
siguientes aspectos:
Estilo de liderazgo Comunicacin Cultura organizacional
*
*Factores del entorno
Entorno prximo
Entorno remoto
* Factores del entorno prximo: Actores
Estos aspectos son indivisibles e
interactan entre s de manera tal que
uno afecta al otro y deben analizarse sus
vinculaciones
* Factores del entorno prximo: Actores
Competidores
Entidades o sistemas que poseen objetivos y metas similares o parecidas a la organizacin, y sirven a los mismos clientes o potenciales
Proveedores
Entidades o sistemas que suministran insumos a la organizacin
Clientes
Destinatarios o usuarios de los productos (bienes y servicios) de la organizacin.
* Factores del entorno remoto: Fuerzas
Factores del entorno remoto: Fuerzas
Sociales
Son las caractersticas y costumbres sociales que pueden afectar los factores internos de la organizacin.
Econmicas
La evolucin econmica del pas, sus condiciones de crecimiento y desarrollo, y de las relaciones internacionales.
Polticas
Decisiones de nivel gubernamental o legislativo que afectan a la organizacin.
Factores del entorno remoto: Fuerzas
Demogrficas
El crecimiento de la poblacin, entre otro, son factores que pueden afectar el desarrollo organizacional
Regulatorias
Instrumentos legales, as como entidades o sistemas que regulan la realizacin de los procesos de la organizacin o al sector al que pertenece
Cientfico/tec.
Avances de la ciencia y herramientas tecnolgicas aplicables a los procesos de la organizacin en un tiempo determinado
**La visin estratgica sirve de marco de referencia para el anlisis de la situacin actual de la organizacin.
Dnde est la organizacin?
Hacia dnde se proyecta?
* Para el anlisis de la Visin estratgica de una
organizacin, se puede utilizar el PODERR, cuyo anlisis
se inicia en la planificacin.
*
* La Planificacin (p)
El proceso de planificacin estratgica debe adaptarse a la organizacin y en l se deben
considerar dos aspectos claves:
Enfocar la planificacin en los factores crticos que determinan el xito o fracaso de una
organizacin.
Disear un proceso de planificacin que sea realista.
* La Planificacin
El Proceso de Planificacin estratgica
consta de los siguientes elementos:
* La Organizacin de Recursos (o)
La Dinamizacin de los Recursos (d)
Una buena planificacin y organizacin
de los recursos, con todos los
elementos necesarios, no es garanta
suficiente, para el xito de las
organizaciones. La dinmica de la
organizacin debe ayudar a que estos
componentes interacten
eficientemente, para lograr la visin o
situacin deseada y para ello se deben
manejar los siguientes elementos
*:
Clima Organizacional Apropiado
Motivacin
Comunicacin
Liderazgo
Sentido Comn:
Promocin y Testimonio
Compromiso
Toma de Decisiones
Escenarios
La Dinamizacin de los Recursos
Elementos
* La Dinamizacin de los Recursos
Para conjugar estos valores que deben
coexistir en una organizacin que lucha
por el xito, se deben manejar los
siguientes mecanismos dinamizadores que
permitan la ejecucin fsica de los planes
y programas y la ejecucin financiera del
presupuesto:
2. Visin Estratgica
La Evaluacin (e)
Los resultados deben ser evaluados por los responsables durante y al finalizar el perodo en
cuestin, y en l se deben incluir aspectos
cuantitativos y cualitativos, sobre la base de los
indicadores de eficacia, eficiencia, economa y otros
aspectos que permitan medir el grado de
cumplimiento de los objetivos
2. Visin Estratgica
El reajuste (r)
La evaluacin de los resultados, puede poner de
manifiesto el incumplimiento de los aspectos
considerados en las fases anteriores, por lo que se
deben generar las medidas necesarias de reajuste
de los procedimientos, para lograr el cumplimiento
de los objetivos estratgicos
2. Visin Estratgica
La Responsabilidad(r)
Es la obligacin tica y moral, que tiene el servidor pblico de informar a los ciudadanos, sobre lo que ha
hecho o est haciendo con los fondos y recursos, que
el pueblo a puesto a su disposicin, para ser
utilizados en beneficio de la sociedad.
Realizaremos un programa que bsicamente contendr:
-Entrevista con directivos -Visin sistmica de la Organizacin -Anlisis de factores internos -Anlisis de factores del entorno -Visin estratgica (Visin, misin, objetivos y metas)
-Revisin de los Indicadores de Gestin -Informe Conocimiento Preliminar
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