UNIVERSIDAD POLITECNICA DE NICARAGUA ( UPOLI)
EDUCANDO PARA LA VIDA
POSTGRADO EN AUDITORIA
MODULO V: AUDITORIA OPERACIONAL
CATEDRATICO: MSC. SANDRA I. LÓPEZ FERNÁNDEZ
AUDITORIA POR CICLOS DE TRANSACCIONES1. CICLOS DE TRANSACCIONES O DE OPERACIONES:
Para una mayor comprensión sobre el tema de Auditoria por Ciclos de transacciones u operaciones es necesario comprender cada uno de los conceptos que lo conforman.
• Ciclo: Enfatiza al Auditor que la Actividad de Negocios es un flujo continuo de hechos y transacciones.
• Transacciones: Hecho económico que produce un efecto potencial sobre los Estados Financieros.
La Auditoria por Ciclos de Transacciones no es más que la división de los Estados Financieros en segmentos o componentes más pequeños los cuales permiten que el trabajo de auditoría sea más manejable y ayuda a la asignación de tareas a los diferentes miembros del equipo de que llevará acabo el trabajo de auditoría..
2. CICLOS COMO MÉTODOS DE SEGMENTACIÓN:
Una forma común de dividir una auditoria por ciclos es la de conservar los tipos de operaciones y saldos de cuentas relacionados estrechamente en el mismo segmento. A esto se le llama el método de ciclos; por ejemplo;
• las ventas, los ingresos por ventas, las entradas de caja y el reconocimiento de las cuentas incobrables son los cuatro tipos de operaciones que provocan aumentos o disminuciones en las cuentas por cobrar. Por lo tanto todas ellas forman parte del ciclo de ventas y cobranza.
3. DETERMINACIÓN DE LOS OBJETIVOS DE AUDITORIA:
Se realizan las auditorias de acuerdo con el método de ciclo realizando pruebas de auditorías de las operaciones que constituyen los saldos finales y también realizando pruebas de auditoría de los saldos de las cuentas.
Se ha determinado, en general, que la forma más eficiente de realizar auditorías es estar seguros de cada tipo de operaciones y del saldo final en la cuenta relacionada.
4. ESTUDIO Y EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO:
El Control Interno: Comprende el plan de organización, métodos coordinados y medidas adoptadas dentro del negocio, para salvaguardar activos, verificar la confiabilidad y corrección de los datos contables, promover eficiencia operativa y fomentar adhesión a políticas administrativas.
4.1. ESQUEMA A OBSERVAR PARA ESTUDIO DE CADA CICLO:
Que las transacciones se
ejecuten adecuadamente
(eficiencia operativa)
Que las transacciones
estén debidamente registradas
(obtención de información financiera
razonable y oportuna)
Custodia de los activos
(protección a los activos)
4.2. PRINCIPALES TIPOS DE CICLOS DE TRANSACCIONES:
Tesorería
Egresos- Compras(adquisición)-Nomina(pago)
Conversión
Ingresos- Ventas- Ingresos de Efectivo
Información Financiera
4.2.1. ENLACES DE LOS CICLOS:
Flujo de los ciclos de transacciones
5.Todos los Ciclos envían información contable al Ciclo de
Información Financiera y ésta se resume en Estados
Financieros.
1. El Ciclo de Tesorería provee
efectivo a los ciclos de Egresos
2.Los dos Ciclos de Egresos compran materias primas y
propiedades y pagan la nómina que se utiliza
en el Ciclo de Conversión
3.El ciclo de Conversión origina productos y
servicios y controla los Inventarios de productos
terminados para venderlos
4.El Ciclo de Ingresos vende los
productos y servicios y entrega el efectivo al Ciclo de Tesorería para
uso interno o inversiones externas
5. CLASES DE CICLOS DE TRANSACCIONES:1. CICLO DE TESORERÍA:
El ciclo de Tesorería de una empresa incluye aquellas funciones que tratan sobre la estructura y rendimiento del capital. (Manejo de efectivo y emisión de obligaciones de deuda y acciones de capital).
Las funciones del ciclo de Tesorería se inician con el reconocimiento que las necesidades de efectivo, continúan con la distribución del efectivo disponible a las operaciones productivas y otros usos y se terminan con la devolución del efectivo a los inversionistas y a los acreedores.
1.1. FUNCIONES TÍPICAS DEL CICLO DE TESORERÍA:
Relaciones con sociedades
financieras y de crédito
Relaciones con accionistas
Administración del efectivo y
las inversiones
Acumulación, cobro y pago de intereses y
dividendos
Custodia fiscal del efectivo y
los valores
Administración de monedas
extranjeras incluyendo
riesgos cambiarios.
FUNCIÓN DE EJECUCIÓN:
Inversiones
•Compra de valores
•Recibir ingresos periódicos
•Venta de valores.
Financiamiento
Emisión de obligaciones y acciones del capital social
Pago de intereses y dividendos, redimir obligaciones y re adquisición de acciones.
FUNCIÓN DE REGISTRO
Inversiones
Contabilizar las transacciones y pase al mayor
Actualizar el mayor auxiliar de inversiones
Financiamiento
Contabilizar las transacciones en diarios y mayor
Actualización de los mayores auxiliares
FUNCIÓN DE CUSTODIA
Inversiones
Protección de valores
Mantener correctos los saldos de las inversiones
Financiamiento
Asegurarse de la corrección de los saldo de los pasivos y del capital social
FORMAS Y DOCUMENTOS VITALES:
Certificados o títulos de acciones,
Documentos por pagar,
Emisión de obligaciones, Acciones, bonos y otros de inversión,
Convenios para plan de beneficios,
Cheques de dividendos e intereses.
2 CICLO DE EGRESOS
1. Compras:
Llamado también de adquisición y pago, clasifica la adquisición de recursos entre cuentas de activo y gasto. También afecta cuentas por pagar y pasivos acumulados, por las diferencias en tiempo que existen entre el recibo de recursos y el desembolso de efectivo.
El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para:
La adquisición de bienes, mercancías y servicios
El pago de las adquisiciones anterior
Clasificar, resumir e informar lo que se adquirió y lo que se pagó.
EL CICLO DE COMPRAS CONTIENE LA ADQUISICIÓN Y PAGO DE:
Inventarios Activo fijo Servicios externos
Suministros o abastecimientos
:FUNCIONES TÍPICAS DEL CICLO DE COMPRAS
Selección de proveedores
Preparación de solicitudes de compra
Función específica de compras
Recepción de mercancías y suministros
Control de calidad de mercancías y servicios
adquiridos
Registro y control de las cuentas por pagar
y los pasivos acumulados
Desembolso de efectivo
FUNCIONES DE EJECUCIÓN
Solicitud de compra
Solicitud de Cotización
Selección del mejor cotizante
Preparación de la solicitud de compra
Autorización para adquisición de bienes y/o servicios
Función específica de compra
Recepción de mercancías y suministros
Control de calidad de la adquisición
Verificación y aprobación de los pagos.
FUNCIONES DE REGISTRO: Registro y control de cuentas por pagar y pasivos acumulados
Distribución de compras y cuentas apropiadas
Actualización de registros de inventario y costos
Actualizar submayores de caja, inventarios, etc.
FUNCIÓN DE CUSTODIA
Custodia• Mantener registros
correctos de inventarios
Custodia • Protección del Inventario
FORMAS Y DOCUMENTOS VITALES:
Solicitud de compra,
órdenes de compra,
documentos de recepción,
facturas de proveedores,
notas de débito y crédito,
solicitudes de cheques,
cheques y autorizaciones para
desembolsos.
ERRORES POTENCIALES:
Pagos no autorizados.
Contabilizados en período indebido
Pagos contabilizados, pero no efectuados o viceversa,
b)Pagos
Factura contabilizada incorrectamente.
Recibidas pero no contabilizadas
bienes o servicios contabilizados pero no recibidos, no autorizados.
a)Compra:
3. CICLO DE INGRESOS:
Abarca las transacciones que se requieren para cambiar por efectivo los productos o servicios así mismo incluye tomar pedidos, embarcar productos, conceder servicios, mantener y cobrar cuentas y recibir efectivo.
La función contable de determinar el costo de ventas se hace aquí. El ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, sus productos o servicios. Estas funciones incluyen la toma de pedidos de los clientes, el embarque de los productos terminados, el uso por los clientes de los servicios que presta la empresa, mantener y cobrar las cuentas por cobrar a clientes y recibir de estos el efectivo
1. FUNCIONES TÍPICAS DEL CICLO DE INGRESOS:
Otorgamiento de crédito
Toma de pedidos
Entrega o embarque de mercancía y/o prestación del servicio
Facturación
Contabilización de comisiones
Contabilización de garantías.
Cuentas por cobrar
Cobranza
Ingreso del efectivo
Ajuste a facturas y/o notas de crédito
Determinación del costo de ventas
:
FUNCIONES DE EJECUCIÓN
a) Ventas:
Toma de pedidos
Evaluación y aprobación de crédito
Despacho del pedido
Prestación del servicio:
a)Facturación.
b)Ingresos de Efectivo:
• Recibir remesas de efectivo por correo
• • Recibir dinero de
ventas al mostrador • • Sumar total de
entradas de efectivo• • Depositar en el Banco• • Determinación de
cuentas incobrables.
FUNCIONES DE REGISTRO:A)VENTAS:
Registro de
Ventas
• Contabilizar la factura• Contabilizar las comisiones
Registro de
ventas
• Contabilizar garantías otorgadas por ventas.• Emitir notas de crédito y ajustes de clientes
Registro de
Ventas
• Determinar el costo de ventas
FUNCIONES DEL REGISTROB) INGRESOS EN EFECTIVO
Registro del
Efectivo
• Contabilizar en el Diario las entradas de efectivo y efectuar pase al Mayor
Registro de
efectivo
• Contabilizar transacciones de ajustes a ventas
Registro de
Efectivo
• Actualización de Mayores Auxiliares de Clientes (anotar rebajas).
FUNCIONES DE CUSTODIA:
a)Ventas:
Proteger el Mayor Auxiliar de Clientes
Mantener actualizados los saldos
b)Ingresos de Efectivo
Llevar el control correcto de los saldos de efectivo
Llevar un control apropiado de los saldos de los clientes.
FORMAS Y DOCUMENTOS VITALES:
a) Ventas:
Pedidos,
Órdenes y Conocimientos de Embarque,
Facturas de Venta,
Recibos
b) Ingresos de Efectivo:
Avisos de remesas de fondos,
cheques,
cintas de máquinas registradoras,
depósitos bancarios
ERRORES POTENCIALES:
a)Ventas Facturada, NO despachada
Despachada, NO facturada
Facturada, NO contabilizada
Importe contabilizado
incorrectamenteb)Cobros
Cobrado, NO depositado
Cobrado, No contabilizado
Depositado, NO contabilizado
4. CICLO DE PRODUCCIÓN:
Las funciones del ciclo de producción manejan recursos tales como inventarios, propiedades y equipos depreciables, recursos naturales existentes, seguros pagados por adelantado y otros activos no monetarios que se tienen para usarse en el negocio.
En un negocio de manufactura, montaje proceso, la actividad más importante del ciclo de producción es la obtención de un artículo terminado mediante el uso de los recursos adquiridos con ese propósito: materiales, mano de obra directa y elementos de costos indirectos.
El ciclo de producción de una empresa de esa clase incluiría el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con los inventarios, hasta que los productos terminados se transfieren a su almacén respectivo.
1. FUNCIONES TÍPICAS DEL CICLO DE PRODUCCIÓN:
Contabilidad de costos
Control de fabricación
Administración de inventarios
Contabilidad de
inmuebles,
maquinaria y
equipo.
OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO:
a)Eficiencia Operativa: Autorización,
Segregación de Funciones,
Procedimientos de Documentación.
b)Información Financiera Razonable y Oportuna: Asignación de Responsabilidades
para cada función.
c)Adecuada Custodia de Activos
MUCHAS GRACIAS, DIOS LES BENDIGA