Gestión eventosBanquetes
Universidad PanamericanaMódulo Control Financiero
Naranjo, Verónica
Gana con un servicio de banquetes
• Chefs• Estudiantes de gastronomía• Amantes de la cocina• Negocio ideal• Desde casa • Ofrecer servicio de catering para fiestas y
reuniones
¿Por qué?
• Siempre hay algo que celebrar• La base de toda fiesta es la comida• Creatividad para preparar platillos originales y
de gran sabor• Servicio de banquetes a domicilio• Negocio de baja inversión y puedes• Operarlo desde casa
¿Qué necesito?
• Preparar la cocina• Revisar con qué cuentas• Comprar lo que haga falta• Buscar primeros clientes entre parientes y
conocidos• Comenzar por eventos pequeños entre 25 y
50 personas
Claves para empezar
• El primer paso es definir qué tipo de servicio ofrecerás.
• Banquetes a 3 tiempos para celebraciones formales, bodas, XV años, corporativos.
• Menús más relajados para fiestas/reuniones como tacos de guisado, antojitos, carnes, hamburguesas, banderillas, etc.
• Especializarse en alimentos gourmet, exóticos, orgánicos, regionales.
• U ofrecer una mezcla de estilos.• ¿Para que soy buena?• ¿Cuál es la comida que mejor sé cocinar?• ¿Cuál es el platillo que más le gusta a mi
familia o amigos?
• Comenzar promoviendo esa habilidad/platillo que te identifica pues la dominas y has comprobado que le gusta a la gente, por lo que su éxito está casi garantizado.
• Una vez probadas las recetas, lo siguiente es evaluar el material con el que dispones
• Tomar en cuenta que además de una estufa, horno de microondas y un refrigerador, necesitarás de un asador, freidora, licuadora y muchos sartenes, ollas, cazuelas y refractarios.
• Bandejas, charolas, cucharones y demás equipo que se utilizará.
• El catering requiere de un transporte especial suficientemente grande
• Adaptar espacios en casa para almacenar materias primas, equipo, etc.
• Mantener limpio el lugar, en orden y con una buena ventilación para evitar que se echen a perder los alimentos.
• Llevar un registro en la despensa para verificar fechas de caducidad, controlar el número de porciones y reponer los víveres cuando sea necesario.
• Como un servicio complementario, puedes incluir mantelería, mesas, sillas, cubiertos y cristalería e incluso agregar meseros y personal de limpieza posterior al evento.
• También se puede rentar o contratar un outsourcing.
• Esto representa un ahorro aproximado de $30,000 de la inversión y una reducción considerable en tu costo mensual de operación.
• También te permitirá mantener tus costos bajos pues no tendrás que invertir en la compra o almacenaje del material ni en contratar personal a tu cargo.
Crear alianzas estratégicas
• Con las empresas que ofrezcan ambos beneficios / comida / alquiladora
• Cerciorarse de que son profesionales• Porque la cara que verá el cliente es la tuya,
no la del proveedor de mesas, sillas o manteles.
• Al momento de fijar tus tarifas, toma como punto de referencia el número de personas que asistirán al evento, ya que de ellas depende la cantidad de comida que necesitas preparar.
• Suma los costos de transporte, personal de apoyo, utilería, bebidas e insumos, además de horas extra de servicio.
• Otra recomendación es que antes de adquirir los insumos (abarrotes, carnes, frutas y verduras) compares precios de los alimentos y compres sólo las cantidades que vayas a utilizar.
• Ten cuidado en no sacrificar la calidad por el costo y recuerda que los productos de temporada resultan más económicos.
• Contempla que esta despensa es para uso exclusivo del negocio, por lo que no debe formar parte del menú personal de tu familia.
• En caso de alguna emergencia o imprevisto en el que tengas que utilizar algún alimento, reponlo inmediatamente para no afectar la operación de tu actividad ni el control del inventario.
• Si tomas en cuenta estos consejos y administras de manera adecuada los adelantos que el cliente te da para comprar alimentos (y no los usas para pagar deudas o gastos personales) tu negocio no tendrá problemas para sobrevivir.
Vende todo el año
• La gran ventaja de la comida es que es ATEMPORAL, así que todo el año tendrás eventos siempre y cuando así lo planees y ofrezcas paquetes que atiendan a las necesidades de tus clientes.
• Por ejemplo, si tu negocio de catering está enfocado a parrilladas, arma una opción de mariscos para la temporada de Semana Santa o en Navidad, incluir platillos de la época.
• La innovación es indispensable para llamar la atención de tus clientes.
Ejercicio financiero
• Te presento un caso con números reales de un emprendedor que ofrece el servicio de banquetes para 100 personas a un precio promedio de $15,000
• Se contempla que trabaje por lo menos 4
Inversión inicial
Línea telefónica $3,000
Celular con oficina móvil $10,000
Diseño de página web $15,000
Computadora portátil $15,000
Muestrario virtual e impreso $10,000
Papelería para el negocio (tarjetas, facturas, postales)
$5,000
Publicidad en medios especializados $10,000
Trámites $2,000
Total $70,000
El negocio de las Bodas
• El número de parejas que dicen “sí acepto” va en aumento en el país.
• De acuerdo con el último reporte del INEGI, en el 2009 se registraron unos 600,000 matrimonios, 1.4% más que en 2008.
• Y no sólo se trata de la ceremonia religiosa.• Contempla que los novios destinan el 51% de
su presupuesto en la recepción de la boda, según la Profeco.
Presupuesto general para boda
Cumpleaños
• Esta celebración sucede cada año.• Es un pretexto ideal para festejar a lo grande.• Considerar los XV años, pues son muy
populares en el país lo que se puede atacar muy bien este mercado.
• Venderle al rico, te volverá pobre• Venderla al pobre, te volverá rico
Graduaciones
• Aprovechar el fin de cursos en todos los niveles educativos, desde primaria hasta universidad.
• Hay que tomar en cuenta que éstas últimas buscan festejar con un viaje de generación, anillo y la tradicional cena.
Fiestas temáticas• Es una tendencia, está de moda• Llevar a cabo fiestas temáticas referentes a
épocas, personajes fantásticos y otros lugares de entretenimiento.
• Es una excelente estrategia para diferenciarse de la competencia.
• Definir los conceptos que se ofrecerán• TODO TIPO DE EVENTO CONSTITUYE UNA
OPORTUNIDAD PARA HACER NEGOCIO.
Licencias para operar• Registro de SHCP para la impresión de
facturas que se entregarán a clientes y pedírselas a los proveedores.
• Registrar la marca ante el IMPI
• Abrir una cuenta de banco para permita hacer y recibir pagos.
Ejercicio financiero
• Fija tus tarifas a partir del número de personas que asistirán al evento porque de ellas dependerá cada aspecto de la organización.
• Suma los costos de A & B, servicio de meseros, invitaciones, música, transporte y telefonía, además de tu servicio para ajustar el presupuesto.
• El primer año de operación se estima un total de 24 eventos, dos cada mes.
• El costo promedio por evento para 100 personas con todos los servicios –desde la renta del salón hasta tu asesoría- se estima en $250,000
• El margen de ganancia será del 20% , dependiendo de los precios que manejes con tus proveedores.
Ingresos 1er. año
Número de eventos anuales 24
Costo promedio por evento $250,000
Total ingresos $6,000,000
Egresos
Material (70%) $4,200,000
Teléfono + internet $12,000
Publicidad $50,000
Contador $25,000
Gastos varios $20,000
Total egresos $4,307,000
Resultados antes de impuestos $1,693,000
Impuestos (ISR) (28% sobre RAI) $474,040
Resultado neto $1,218,960
Margen de utilidad 20%
Ingresos 1er. año
Número de eventos anuales (4 al mes) 48
Costo promedio por evento $10,000
Total ingresos $480,000
Egresos
Material (50%) $240,000
Teléfono + internet ($1,000 x mes) $12,000
Publicidad (2,500 x mes) $30,000
Contador (1,500 x mes) $18,000
Gastos varios $20,000
Total egresos $320,000
Resultados antes de impuestos $160,000
Impuestos (ISR) (28% sobre RAI) $44,800
Resultado neto $115,200
Margen de utilidad 24%