EHP4 for SAP ERP 6.0
Septiembre 2010
Español
Acreedores (158)
SAP AG Dietmar-Hopp-Allee 16 69190 Walldorf Alemania
Documentación de proceso empresarial
SAP Best Practices Acreedores (158): BPD
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Iconos
Icono Significado
Advertencia
Ejemplo
Nota
Recomendación
Sintaxis
Procesos Externos
Proceso de Negocio Alternativa / Decisión Elección
Convenciones Tipográficas
Estilo de escritura Descripción
Texto de ejemplo Palabras o caracteres que aparecen en la pantalla. En este grupo se incluyen los nombres de campo, los títulos de pantalla, los pulsadores, así como los nombres de menú, las vías de acceso y las opciones.
Referencias cruzadas a otros documentos.
Texto de ejemplo Palabras o frases que se quieren poner de relieve en el texto, los títulos de los gráficos y las tablas.
TEXTO DE EJEMPLO Nombres de elementos del sistema. En este grupo se incluyen los nombres de informe, nombres de programa, códigos de transacción, nombres de tabla y palabras clave de un lenguaje de programación, cuando forman parte de un texto, por ejemplo, SELECT e INCLUDE.
Texto de ejemplo Salida en pantalla. En este grupo se incluyen los nombres de fichero y directorio, sus vías de acceso, mensajes, código fuente, nombres de variables y parámetros, así como nombres de herramientas de base de datos, actualización e instalación.
TEXTO DE EJEMPLO Teclas del teclado, por ejemplo, teclas de funciones (como F2) o la tecla INTRO.
Texto de ejemplo Entrada exacta del usuario. Palabras o caracteres que el usuario introduce en el sistema tal y como aparecen en la documentación.
<Texto de ejemplo> Entrada variable del usuario. Los corchetes indican que estas palabras y caracteres se sustituirán por las entradas pertinentes.
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Abreviaciones Obl. Campo de entrada obligatoria
(utilizado en los procedimientos de usuario)
Opc. Campo de entrada opcional
(utilizado en los procedimientos de usuario)
C Campo condicional
(utilizado en los procedimientos de usuario)
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Contenido
1 Objetivo ......................................................................................................................................... 6
2 Prerrequisitos ................................................................................................................................ 6
2.1 Datos Maestros ...................................................................................................................... 6
2.2 Roles ...................................................................................................................................... 7
3 Tabla de Resumen del Proceso .................................................................................................... 8
4 Etapas del Proceso ..................................................................................................................... 10
4.1 Creación de Registros Maestros de Acreedores ................................................................ 10
4.2 Solicitud de Anticipos ........................................................................................................... 10
4.3 Contabilización de Anticipos ............................................................................................... 12
4.4 Contabilización de Facturas de Acreedor ............................................................................ 14
4.5 Traslado de Anticipos ........................................................................................................... 16
4.6 Introducción de Abonos de Acreedor con Referencia a la Factura .................................... 17
4.7 Revisión y Liberación de Facturas Bloqueadas .................................................................. 19
4.8 Selección de Facturas a Pagar ........................................................................................... 20
4.9 Revisión y Bloqueo de Facturas para Pago Según las Necesidades ................................ 22
4.10 Contabilización de Pagos Mediante el Programa de Pagos ............................................ 23
4.10.1 Creación de Medios de Pago Mediante el Programa Classical Payment Medium ..... 24
4.11 Contabilización Manual de Pagos Efectuados ................................................................. 28
4.12 Tratamiento de Extractos de Cuenta Manuales ............................................................... 29
5 Apéndice ...................................................................................................................................... 30
5.1 Anulación de las Etapas del Proceso .................................................................................. 30
5.2 Formularios Utilizados .......................................................................................................... 31
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Acreedores
1 Objetivo
En este escenario se trata la contabilización de datos contables de acreedores en Accounts Payable. Desde aquí, los datos se clasifican por acreedor y se ponen a disposición en otras áreas, como el sistema de compras. Al contabilizar datos en Accounts Payable, el sistema crea un documento y transfiere los datos introducidos al libro mayor. A continuación, se actualizan las cuentas de mayor y de acreedor, en función de las actividades de pago de acreedor (deuda, anticipo, abono, etc.) afectadas de la transacción. Todas las operaciones contables se contabilizan y gestionan mediante cuentas, y para ello se crean registros maestros de acreedor.
El proceso empresarial Acreedores se centra en las siguientes actividades:
Solicitud de anticipo
Contabilización de anticipos mediante el programa de pagos
Contabilización facturas de acreedor
Traslado de anticipos
Introducción de abonos de acreedor
Revisión y liberación de facturas bloqueadas
Selección de facturas a pagar
Revisión y bloqueo de facturas para pago según las necesidades
Contabilización de pagos mediante el programa de pagos Creación de medios de pago mediante Payment Media Workbench (alternativa 1) Creación de medios de pago mediante el programa Classical Payment Medium (alternativa 2)
Pago manual
Tratamiento de extractos de cuenta manuales
Visualización de documentos contabilizados
2 Prerrequisitos
2.1 Datos Maestros Ha introducido los datos maestros necesarios para llevar a cabo los procedimientos de este escenario. Compruebe que existen los siguientes datos maestros específicos del escenario antes de probarlo:
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Área de Fabricación y Comercialización Datos maestros Valor Selección Comentarios
Centro de coste * Todos Seleccione todos los centros de coste.
Maestro de materiales * Clase de material FERT, HAWA
Seleccione todos los materiales que pertenecen a esta clase de material
2.2 Roles
Utilización Los siguientes roles se deben haber instalado para probar este escenario en el SAP NetWeaver Business Client (NWBC). Los roles de este Documentación de proceso empresarial se deben asignar al usuario o usuarios que prueben este escenario. Estos roles sólo son necesarios si se utiliza la interface NWBC. Si se utiliza el SAP GUI estándar, no son necesarios.
Prerrequisitos Los roles de usuario se han asignado al usuario que está probando este escenario.
Rol de usuario Detalles Actividades Transacción
SAP_NBPR_EMPLOYEE-S
Empleado (Uso Profesional)
La asignación de este rol es necesario para la funcionalidad básica.
SAP_NBPR_AP_CLERK-S
Contable de acreedores
F-47
FB60
F-54
FB65
MRBR
SAP_NBPR_AP_CLERK-S
Contable de acreedores
F110
F-53
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3 Tabla de Resumen del Proceso
Etapa del proceso
Referencia de proceso externo
Condición empresarial
Rol de usuario
Código de transac-ción
Resultados esperados
Creación de registros maestros de acreedor
Creación de un maestro de proveedores (155.14)
Véase el escenario (155.14)
Véase el escenario (155.14)
Véase el escenario (155.14)
Se ha creado el registro maestro de acreedor y ahora se puede contabilizar la cuenta.
Solicitud de anticipos
Estos apuntes estadísticos son necesarios para que el sistema pueda contabilizar los anticipos al acreedor automáticamente mediante el programa de pagos.
Contable de acreedores
F-47 La solicitud de anticipo se contabiliza en la cuenta de mayor especificada (solicitudes de anticipo (acreedores)) como apunte estadístico abierto.
Contabilización de anticipos mediante el programa de pagos
Los anticipos a acreedores se pueden contabilizar automáticamente mediante el programa de pagos.
Contable de acreedores
F110 El documento contabiliza la cuenta bancaria en el Haber y la cuenta de pagos en el Debe, con la cuenta asociada de desviación (anticipos).
Contabilización de facturas de acreedor
La factura contiene la firma de aprobación necesaria y la asignación de cuenta.
Contable de acreedores
FB60 Documento de facturación contable contabilizado para permitir el pago al acreedor.
Traslado de anticipos
Trasladar el anticipo con la factura para que, en una ejecución de pago posterior, sólo quede por pagar la diferencia abierta.
Contable de acreedores
F-54 Se ha trasladado el anticipo y el saldo de cuenta (anticipos) vuelve a ser cero.
Introducción de abonos de acreedor con referencia a la factura
El abono contiene la firma de aprobación necesaria y la asignación de
Contable de acreedores
FB65 Se contabiliza el documento contable para permitir el crédito para el acreedor.
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Etapa del proceso
Referencia de proceso externo
Condición empresarial
Rol de usuario
Código de transac-ción
Resultados esperados
cuenta.
Revisión y liberación de facturas bloqueadas
Esta actividad revisa y libera las facturas bloqueadas.
Contable de acreedores
MRBR Se liberan las facturas para el pago.
Selección de facturas a pagar
Selección de facturas a pagar
Contable de acreedores
F110 Partidas abiertas de acreedor seleccionadas para el pago.
Revisión y bloqueo de facturas para pago según las necesidades
Revisión y bloqueo de facturas para el pago.
Contable de acreedores
F110 Partidas abiertas de acreedor no necesarias bloqueadas para el pago.
Contabilización de pagos mediante el programa de pagos
Efectúe el pago del importe a pagar al acreedor.
Contable de acreedores
F110 El programa de pagos contabilizará automáticamente la diferencia entre el anticipo (en caso aplicable), el abono (en caso aplicable) y la factura.
Creación de medios de pago mediante Payment media Workbench (Alternativa 1)
Las facturas se pagan mediante transferencia bancaria. También se describe el modo en el que se debita el pago de la cuenta bancaria mediante el extracto de cuenta y cómo se trata posteriormente el extracto de cuenta.
Contable de acreedores
F110
Se genera el medio de pago (ficheros DME) y se puede enviar al banco, el cual ejecutará el pago.
Creación de medios de pago mediante el programa Classical Payment medium (Alternativa 2)
Las facturas se pagan mediante transferencia bancaria. También se describe el modo en el que se debita el pago de la cuenta bancaria mediante el extracto de cuenta y cómo se trata posteriormente el extracto de cuenta.
Contable de acreedores
F110 Se genera el medio de pago (ficheros DME) y se puede enviar al banco, el cual ejecutará el pago.
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Etapa del proceso
Referencia de proceso externo
Condición empresarial
Rol de usuario
Código de transac-ción
Resultados esperados
Contabilización de pagos efectuados manualmente
Contable de acreedores
F-53 El documento contabiliza la cuenta bancaria y la cuenta de acreedor. El sistema compensa los abonos y las facturas pendientes.
Tratamiento de extractos de cuenta manuales
Gestión de caja (160)
El banco carga las transferencias bancarias y las transferencias exteriores directamente en su cuenta.
véase el escenario Gestión de caja (160)
FF67 Las partidas que se habían contabilizado en la cuenta transitoria se han compensado con las partidas creadas durante el tratamiento de extractos de cuenta.
4 Etapas del Proceso
4.1 Creación de Registros Maestros de Acreedores
Utilización En esta actividad, se crea un maestro de acreedores.
Procedimiento
Para ejecutar esta actividad, efectúe los procesos del escenario Creación de un maestro de acreedores (155.14), mediante los datos maestros de este documento.
4.2 Solicitud de Anticipos
Utilización Las solicitudes de anticipo son apuntes estadísticos que no afectan al balance. Estos apuntes estadísticos son necesarios para que el sistema pueda contabilizar los anticipos al acreedor automáticamente mediante el programa de pagos.
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Prerrequisitos Ninguno.
Procedimiento
1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación:
Opción 1: interface gráfica de usuario SAP (SAP GUI)
Menú SAP
Finanzas Gestión Financiera Acreedores Contabilización Anticipos Solicitud
Código de transacción F-47
Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol de usuario
Rol de usuario SAP_NBPR_AP_CLERK-S (Contable de acreedores)
Menú de rol de Usuario
Contabilidad de Acreedores Contabilizar Pagos Solicitud de anticipo acreedor
2. Sólo SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Marque la primera línea y seleccione down payment request.
3. En la pantalla Solicitud de anticipo:Datos cabecera, efectúe las entradas siguientes:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Fecha del documento
* p. ej., la fecha actual - 1
Tipo * (Tipo de documento de pago de acreedor)
p. ej., <KA>
Sociedad 1000
Fecha de contabilización
* p. ej., la fecha actual - 1
Periodo p. ej., periodo actual
Moneda ARS
Referencia Opcional p. ej., completar campo con cualquier número de referencia
Cuenta * Cuenta de acreedor
p.ej., 491000
In.CME dest A Indique el indicador de operación en cuenta de mayor especial apropiado.
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4. Seleccione Continuar.
5. En la pantalla Solicitud de anticipo Añadir Posición de acreedor, efectúe las entradas siguientes:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Importe * p. ej., 1000
Calc.impuesto X
Indicador de impuestos
p.ej,. C0 (IVA exento)
Vence el * p. ej., la fecha actual - 1
6. Aparecerá una advertencia de que “la fecha de vencimiento esta en pasado”, seleccione enter. Seleccione Contabilizar (Ctrl+S). El sistema mostrará el mensaje Documento xxxxxxxxxx se contabilizó en Sociedad 1000.
7. Anote el número de documento.
Resultado La solicitud de anticipo se contabiliza como apunte estadístico abierto (indicador de cuenta mayor especial F). El atributo apunte estadístico causa que no se actualice el saldo de cuenta.
4.3 Contabilización de Anticipos
Utilización Los anticipos a acreedores se pueden contabilizar automáticamente mediante la transacción F-48.
Prerrequisitos Se deben haber contabilizado anticipos.
Procedimiento
1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación:
Opción 1: interface gráfica de usuario SAP (SAP GUI)
Menú SAP
Finanzas Gestión Financiera Acreedores Contabilización Anticipo Anticipo
Código de transacción F-48
Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol de usuario
Rol de usuario SAP_NBPR_AP_CLERK-S (Contable de acreedores)
Menú de rol de Usuario
Contabilidad de Acreedores Contabilizar Pagos Contab. anticipo acreedor
2. En la pantalla Contab. Anticipo Acreedor :Datos cabecera, efectúe las entradas siguientes:
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Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Fecha del documento
* p. ej., la fecha actual
Tipo * (Tipo de documento de pago de acreedor)
p. ej., <KZ>
Sociedad 1000
Fecha de contabilización
* p. ej., la fecha actual
Periodo p. ej., periodo actual
Moneda ARS
Referencia A Indique siempre una referencia “A” ó “B”
Acreedor Cuenta
* Cuenta de acreedor p. ej., 491000
Indicador CME
A Indique el indicador de operación en cuenta de mayor especial apropiado.
Banco Cuenta Cuenta de Banco
p. ej., 113100
Importe p. ej., 1000
Fecha valor p. ej., la fecha actual
3. Seleccione Continuar.
4. En la pantalla Contab.anticipo acreedor: Añadir Posición de acreedor, efectúe las entradas siguientes:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Importe * p. ej., 1000
Calc.impuesto X
Indicador de impuesto
p.ej,. C0
Vence el * p. ej., la fecha actual
5. Seleccione Contabilizar (Ctrl+S). El sistema mostrará el mensaje Document xxxxxxxxxx se contabilizó en Sociedad 1000.
6. Anote el número de documento.
Resultado
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El documento contabiliza la cuenta bancaria en el Haber y la cuenta de pagos en el Debe, con la cuenta asociada de desviación. Se contabiliza un anticipo en los acreedores, con indicador de cuenta mayor especial A.
4.4 Contabilización de Facturas de Acreedor
Utilización Usted recibe la factura de un acreedor y la contabiliza en el sistema. Las facturas de acreedores para material se contabilizan en el módulo de materiales; consulte el documento al respecto. También se pueden contabilizar facturas que no sean para materiales en FI, como para gastos, por ejemplo, como se describe a continuación.
Nota: La mayoría de facturas de acreedores se contabilizan con logística. En estas facturas será necesario contabilizarlas para material con compras.
Procedimiento
1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación:
Opción 1: interface gráfica de usuario SAP (SAP GUI)
Menú SAP
Finanzas Gestión Financiera Acreedores Contabilización Factura
Código de transacción FB60
Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol de usuario
Rol de usuario SAP_NBPR_AP_CLERK-S (Contable de acreedores)
Menú de rol de Usuario
Contabilidad de Acreedores Contabilizar Facturación Registrar factura de acreedor
2. En la pantalla Registrar factura de acreedor, efectúe las entradas siguientes:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Acreedor * Datos maestros de referencia
p.ej,. 491000
Fecha de la factura
* p. ej., la fecha actual
Referencia El número de documento de referencia puede contener el número de documento oficial con el interlocutor comercial.
p. ej. 0001A12345678
Importe * p. ej., 6200
Moneda ARS ARS
Calc.impuestos X Seleccionar
Ind.impuestos * Seleccionar
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Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
p.ej,. C1
3. Seleccione la etiqueta Impuestos. Un mensaje le informará de que existe un saldo de anticipos. Confirme el mensaje con Continue (Enter).
4. Efectúe la entrada siguiente:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Ind.impuestos * IVA Descontable, p. ej., C1 = 19% para Chile
5. Seleccione la etiqueta Pago.
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Vía de Pago Seleccione la vía de pago p.ej., T
Condición de pago
Seleccione la condición de pago p.ej., 0001
6. Indique los datos siguientes en la pantalla Enter Vendor Invoice / Payment:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Cuenta de mayor
* (todos los elementos de coste; cuentas de mayor >
p. ej., 416100
D/C Debe
Importe moneda doc.
* Importe bruto; p. ej., 6200
Ind.impuestos
* IVA descontable, p. ej., C1
Centro de coste
1601
Para permitir la entrada en la pantalla de entrada completa, haga doble clic en la partida individual e indique los datos aquí. A continuación, seleccione Back (F3) para volver a la pantalla inicial.
7. Indique los siguientes datos para la posición:
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Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Cuenta de mayor
416100
D/C Debe Debe
Amount in Document Currency
* p. ej., 6200
Ind.impuestos * IVA soportado nacional, p. ej., C1
Centro de coste
* p.ej. 1601
8. Seleccione la etiqueta Basic Data. Seleccione Contabilizar (Ctrl+ S).
Resultado Se ha contabilizado la factura. Para el tratamiento posterior, anote el número de documento.
4.5 Traslado de Anticipos
Utilización
Ahora desea trasladar el anticipo con la factura para que, en una ejecución de pago posterior, sólo quede por pagar la diferencia abierta.
Procedimiento
1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación:
Opción 1: interface gráfica de usuario SAP (SAP GUI)
Menú SAP
Finanzas Gestión Financiera Acreedores Contabilización Anticipo Compensación
Código de transacción F-54
Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol de usuario
Rol de usuario SAP_NBPR_AP_CLERK-S (Contable de acreedores)
Menú de rol de Usuario
Contabilidad de Acreedores Tareas periódicas y de cierre Compensar
2. Sólo SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Seleccione la etiqueta All Vendor Line Items Open.
3. Sólo para SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC): Marque la primera línea del interlocutor comercial requerido y seleccione Clear Vendor Down Payments.
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4. En la pantalla Liquidar anticipo acreedor: Datos cabecera, efectúe las entradas siguientes
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Fecha del documento
* p. ej., la fecha actual
Referencia (*) Completar campo referencia. Número de la Factura. P.ej. 0001A12345680
Cuenta * Cuenta de acreedor que desea trasladar.
Factura correspondiente
* Indique el número de documento financiero de la factura contabilizada.
5. Seleccione Tratar anticipo. Aparece el documento de anticipo creado por el programa de pagos.
6. En la columna de “Traslado” indique el importe del anticipo que desea compensar contra la factura previamente registrada y seleccione Contabilizar (Ctrl+S).
7. El sistema mostrará el resumen de documento. En la parte inferior de la pantalla aparecerá un mensaje para pedirle que corrija las posiciones de documento marcadas (con el texto en azul).
8. Para seleccionar la posición de documento resaltada en color azul, haga doble clic en ella. Indique un texto como Down payment clearing. Seleccione Contabilizar (Ctrl+S).
9. Aparecerá un mensaje indicando el No. de Documento XXXXXXXXXX ha sido contabilizado.
Resultado Se ha trasladado el anticipo y el saldo de cuenta vuelve a ser cero. El sistema contabilizará una nueva posición en la cuenta de acreedor. Ahora se puede gestionar la nueva posición como un pago parcial y se puede incluir y trasladar cuando se realiza un pago efectuado (o lo realiza el programa de pagos).
4.6 Introducción de Abonos de Acreedor con Referencia a la Factura
Utilización Usted recibe abonos de acreedor en relación con una entrega defectuosa de mercancías que había pedido. El abono se debe contabilizar manualmente en el sistema SAP.
Procedimiento
1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación:
Opción 1: interface gráfica de usuario SAP (SAP GUI)
Menú SAP
Finanzas Gestión Financiera Acreedores Contabilización Abono
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Código de transacción FB65
Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol de usuario
Rol de usuario SAP_NBPR_AP_CLERK-S (Contable de acreedores)
Menú de rol de Usuario
Contabilidad de Acreedores Contabilizar Facturación Registrar Abono de acreedor
2. Indique los siguientes datos, si no aparecen por defecto:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Sociedad 1000
3. Seleccione Continuar.
4. En la pantalla Registrar abono de acreedor: Sociedad 1000, efectúe las entradas siguientes
Datos básicos:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Acreedor * Datos maestros de referencia
p.ej,. 491000
Fecha del documento
* p. ej., la fecha actual
Fecha de contabilización
* p. ej., la fecha actual
Referencia (*) Número de la Factura P. ej. 0001A12345678
Importe * p. ej., 200
Moneda ARS ARS
Calc.impuestos X
Ind,impuestos * Indicador de impuestos nacional, p. ej., C1
Datos de posición:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Cuenta de mayor
* (todos los elementos de coste; cuentas de mayor >
p. ej.,
416100
D/H Crédito Crédito
Importe * p. ej., 200
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Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
moneda doc. (debe ser el mismo importe indicado en la fila de importe)
Ind,impuestos * Indicador de impuestos nacional, p. ej., C1
Centro de coste
* p. ej., 1601
5. En la etiqueta Pago de la pantalla Registrar abono de acreedor Sociedad 1000: efectúe las entradas siguientes:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Referencia factura
(*) Indique el No. del documento financiero de la factura a la cual aplica la nota de abono+ ejercicio del documento. P.ej.
1900000031-2010
Si indica el número de documento FI de la factura en el campo Invoice Reference, los datos de pago de la factura se copian automáticamente (fecha base para el pago, condiciones de pago). De este modo se garantiza que la factura y el abono se tendrán en cuenta para el pago al mismo tiempo. Confirme el mensaje respectivo mediante Enter. Si no indica una referencia a factura, el abono creado vence inmediatamente.
Presione
Resultado Se contabiliza el abono.
4.7 Revisión y Liberación de Facturas Bloqueadas
Utilización Esta actividad revisa y libera las facturas bloqueadas.
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Procedimiento
1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación:
Opción 1: interface gráfica de usuario SAP (SAP GUI)
Menú SAP
Logística Gestión de materiales Verificación de facturas logística Continuar proceso Liberar facturas bloqueadas
Código de transacción MRBR
Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol de usuario
Rol de usuario SAP_NBPR_AP_CLERK-S (Contable de acreedores)
Menú de rol de Usuario
Contabilidad de Acreedores Contabilizar Facturación Liberar facturas bloqueadas
2. En el campo Sociedad, indique 1000 y seleccione Ejecutar.
3. Si en la pantalla hubiera facturas bloqueadas, en la pantalla Liberar facturad bloqueadas, seleccione las facturas a liberar y, a continuación, seleccione Release Invoice.
4. Seleccione Grabar.
Si la factura no se ha autorizado, resuelva el problema y vuelva a ejecutar esta transacción. De lo contrario, vaya al paso siguiente.
Resultado Se liberan las facturas para el pago.
4.8 Selección de Facturas a Pagar
Utilización Esta actividad selecciona las facturas a pagar.
Procedimiento
1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación:
Opción 1: interface gráfica de usuario SAP (SAP GUI)
Menú SAP
Finanzas Gestión financiera Acreedores Operaciones periódicas Pagos
Código de transacción F110
Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol de usuario
Rol de usuario SAP_NBPR_AP_CLERK-S (Contable de acreedores)
Menú de rol de Contabilidad de Acreedores Contabilizar Pagos Pagos
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Usuario automáticos
2. En la pantalla Pagos automáticos: Status, efectúe las entradas siguientes:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Día de ejecución
* p. ej., la fecha actual
Identificador * Información de identificación
3. Seleccione Parámetro.
4. En la pantalla Pagos automáticos: Parámetros, efectúe las entradas siguientes:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Fecha de contabilización
* p. ej., la fecha actual
Docs creados hasta
* p. ej., la fecha actual
Sociedad 1000
Vias de pago Métodos de pago * Seleccione el método de pago que desea contabilizar (p. ej., <T>).
Sgte fecha contabilizacion
Siguiente fecha de contabilización
* Fecha en que se desea ejecutar la siguiente contabilización.
Acreedor * todos los acreedores todos los acreedores
Asignar Sucursal
Especifique la sucursal que se debe utilizar en el caso de que se deban efectuar contabilizaciones automáticas en una sociedad
* P. ej. 0001
5. En la Pantalla Pagos automáticos: Log adicional, efectué las entradas siguientes:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Verificar vencimiento
Seleccionar
Seleccionar vía de pago siempre
Seleccionar
Posiciones de Seleccionar
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documento de pago
Acreedor * todos los acreedores todos los acreedores
6. Seleccione (Ctrl+S).
7. Aparecerá un mensaje indicando “indique la asignacion a la subsidiaria”. Seleccione enter, vuelva a la solapa parametro y en el campo asignar sucursal, coloque la sucursal adecuada. Selecione guardar.
8. Seleccione la etiqueta Status.
9. Seleccione “Propuesta”.
10. En la pantalla Planificar pago, efectúe las entradas siguientes:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Fecha de Inicio
* p. ej., la fecha actual
Ejecución Inmediata
X
11. Seleccione la etiqueta Status.
12. Seleccione Refresh. Aparecerá el mensaje Se ha creado propuesta de pago.
Resultado Las partidas abiertas de acreedor se seleccionan para el pago.
4.9 Revisión y Bloqueo de Facturas para Pago Según las Necesidades
Utilización Esta actividad revisará y bloqueará/desbloqueará facturas para el pago.
Si el bloqueo de pago no se puede modificar desde la transacción F110 (actualmente sólo se puede fijar o eliminar el bloqueo de pago A en la transacción F110), utilice la transacción FBL1N para listar las partidas abiertas de acreedor y modificar el bloqueo de pago en la transacción.
Procedimiento
1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación:
Opción 1: interface gráfica de usuario SAP (SAP GUI)
Menú SAP Finanzas Gestión financiera Acreedores Operaciones periodicas Pagos
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Código de transacción F110
Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol de usuario
Rol de usuario SAP_NBPR_AP_CLERK-S (Contable de acreedores)
Menú de rol de Usuario
Contabilidad de Acreedores Contabilizar Pagos Pagos automáticos
2. En la etiqueta Status, seleccione .
3. Seleccione Todos los contables y Enter. Se mostrará la lista de acreedores.
4. Para revisar las facturas de un acreedor determinado, haga doble clic en la línea del acreedor. Se mostrará una lista de facturas.
5. Para bloquear una factura concreta para la ejecución de pago, sitúe el cursor en esa factura y seleccione Modificar (Change).
6. Indique el indicador de bloqueo de pago (p.ej,.A) y seleccione Continue. Una vez bloqueda la factura aparecerá un cartel indicando “La pos. seleccionada ya no pertenece al grupo, no se puede modificar.”
7. Para desbloquear una factura concreta para la ejecución de pago, debe seleccionar back, situar el cursor en la factura del provedor bloqueda y seleccione Modificar (Change).
8. Borre el indicador de bloqueo de pago y seleccione Continue. Podría aparecer en la pantalla Control de pagos, solicitando una vía de pago, un banco propio y una clave de banco para el banco propio. Si así fuera complete con lo que corresponda, p.ej., vía de pago: T, banco propio: ej. BCO1, y clave breve para banco propio: ej. 1000.
9. Seleccione cada una de las facturas que desee se encuentren incluidas en la ejecución de pagos, seleccione Reasignar y verifique y /o complete el banco y la clave del mismo a donde se destinará el pago. Cada una de las facturas seleccionadas se incluirá en la corrida de pagos procedente.
10. Seleccione Grabar. Seleccione Back 2 veces.
11. En la etiqueta Status aparecerá Se ha tratado propuesta de pago.
12. No abandone la transacción, puesto que deberá continuar a la siguiente transacción desde este punto.
Resultado Las partidas abiertas de acreedor no necesarias se bloquean para el pago.
Para visualizar la salida de impresión y el medio de pago que el banco debe procesar, consulte la descripción siguiente: Creation of Payment Media and manual processing of the bank statement.
Una vez procesado el pago, se puede comprobar el resultado, por ejemplo visualizando los documentos que se han contabilizado, en la pantalla Vendor Line Item Display.
4.10 Contabilización de Pagos Mediante el Programa de Pagos
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Utilización El programa de pagos contabilizará automáticamente la diferencia entre el anticipo, el abono y la factura.
Se pueden generar medios de pago mediante los programas de medios de pago clásicos (RFFO*) o los formatos de medios de pago de Payment Medium Workbench.
Solo describiremos la alternativa de medios de pago clásicos, usualmente más utilizada.
4.10.1 Creación de Medios de Pago Mediante el Programa Classical Payment Medium
Utilización Usted recibe la factura de un acreedor y la contabiliza en el sistema.
Prerrequisitos Para utilizar esta alternativa, deben estar configurados y seleccionados los métodos de pago.
Procedimiento
1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación:
Opción 1: interface gráfica de usuario SAP (SAP GUI)
Menú SAP
Finanzas Gestión financiera Acreedores Operaciones periodicas Pagos
Código de transacción F110
Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol de usuario
Rol de usuario SAP_NBPR_AP_CLERK-S (Contable de acreedores)
Menú de rol de Usuario
Contabilidad de Acreedores Contabilizar Pagos Pagos automáticos.
2. En la pantalla Pagos automáticos:Status, efectúe las entradas siguientes:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Día de ejecución
* p. ej., la fecha actual
Identificador * Información de identificación
3. Seleccione Parámetro.
4. En la pantalla Pagos automátcos: Parametros, efectúe las entradas siguientes:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Fecha de * p. ej., la fecha actual
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contabilización
Docs Entered Up To
* p. ej., la fecha actual
Sociedad 1000
Vías de pago Métodos de pago C ó T
Sig.fecha cont Siguiente fecha de contabilización
* Fecha en que se desea ejecutar la siguiente contabilización.
Vendor * Acreedor
a * Acreedor, si se selecciona un intervalo.
5. Nota: Si desea seleccionar acreedores específicos, seleccione (selección múltiple) e indique valores individuales de acreedores.
6. Seleccione la solapa Log adicional y efectúe las entradas siguientes:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Verificar vencimiento
p. ej., la fecha actual
Seleccionar vía de pago siempre
Posiciones de documento de pago
Cuentas deseadas. Desde
*
Hasta *
7. Seleccione Save Parameters (Ctrl+S).
8. Seleccione la etiqueta Status.
9. Seleccione “Propuesta”.
10. En la pantalla Planificar pago, efectúe las entradas siguientes:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Fecha de Inicio
* p. ej., la fecha actual
Ejecución X
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Inmediata
11. Seleccione la etiqueta Status.
12. Selecciones Refresh. Aparecerá el mensaje Se ha creado propuesta de pago.
13. En la etiqueta Status, seleccione .
14. Seleccione Todos los contables y Enter. Se mostrará la lista de acreedores.
15. Para revisar las facturas de un acreedor determinado, haga doble clic en la línea del acreedor. Se mostrará una lista de facturas.
16. Seleccione cada una de las facturas que desee se encuentren incluidas en la ejecución de pagos, seleccione Reasignar y verifique y /o complete el banco y la clave del mismo a donde se destinará el pago. Cada una de las facturas seleccionadas se incluirá en la corrida de pagos procedente.
17. Seleccione Grabar.
18. En la etiqueta Status aparecerá Se ha tratado propuesta de pago.
19. Seleccione planificar Ejecución del pago (F7). Confirme la ventana de diálogo.
20. En la pantalla Schedule Payment , efectúe las entradas siguientes:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Fecha de Inicio
* p. ej., la fecha actual
Ejecución Inmediata
X Seleccione el indicador
Crear Medio de Pago
X
21. Seleccione Planificar (Enter). Aparecerá el mensaje.
22. Para más de una vez, seleccione Status (Shift+F2) para actualizar el status.
23. En cuanto finalice la ejecución de pago, se mostrará en la pantalla Se ha realizado la ejecución de pago. Se muestra el número de órdenes de contabilización generadas y finalizadas.
24. Seleccione Impresión y sop.datos
25. Efectúe las entradas siguientes:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Program Para metodo de pago C
RFFOUS_C
Variant SAP_OC Almacene la variante para el método de pago C
Program Para metodo de RFFOM100
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pago T
Variant SAPAROC Almacene la variante para el método de pago T
26. Una vez elegida la variante, ir a . Seleccionar:
- Fecha ejec.programa; dia de ejecución de la corrida.
- Característica identificación: similar a la entrada al principio de la transacción.
- Sociedad pagadora:1000
- Via de pago: T ó C (según corresponda)
- Banco Propio: ej, BCO1
- ID de cuenta: ej, 01000
- Nuemro de remesa de cheque: ej, 1 (solo para via de pago C)
- Formato alternativo: ej, HR_GALICIA (para via de pago T)
- Formulario de cheque alternat.: ej, F110_ES_LETRA (para via de pago C)
- Dispositivo de salida: ej; LP01 (para via de pago T)
27. Seleccione Save.
28. Seleccione Status.
29. Seleccione Imprimir (F6).
30. En la pantalla efectúe las entradas siguientes:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Fecha de Inicio
* p. ej., la fecha actual
Ejecución Inmediata
X
Crear Medio de Pago
X
Job Impresión
Job Introduzca un nombre para identificar el job
31. Seleccione Enter.
32. Aparecerá el nombre del job que ha sido creado.
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33. Para visualizar el job creado ir a Sistemas… Job propios y seleccionar mediante un tilde el job
con el nombre creado. Luego ir a , seleccionar , y podrá visualizar el pago.
34. Para obtener información adicional sobre el pago, consulte el Resumen de Pago, que se genera automáticamente como un lista SPOOL.
35. Además, puede crear la Lista de Pagos y la Lista de excepciones . Para ello, seleccione Edit Payments Payment List o Edit Payments Exception List. Seleccione Continue (Enter) para ejecutar la lista.
Resultado Se han pagado las facturas teniendo y se han contabilizado en las cuentas bancarias de compensación.
4.11 Contabilización Manual de Pagos Efectuados
Utilización La contabilización de pagos efectuados se puede realizar de forma manual o automática (programa de pago SAPF110).
El proceso de contabilización manual se describe a continuación. Se procederá de esta manera especialmente en el caso de pago manual o de contabilización manual paso a paso del extracto de cuenta.
Prerrequisitos Para utilizar esta alternativa, se puede utilizar el método de pago C.
Procedimiento
1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación:
Opción 1: interface gráfica de usuario SAP (SAP GUI)
Menú SAP
Finanzas Gestión financiera Acreedores Contabilización Salida de Pagos Contabilizar
Código de transacción F-53
Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol de usuario
Rol de usuario SAP_NBPR_AP_CLERK-S (Contable de acreedores)
NWBC Menu Contabilidad de Acreedores Contabilizar Pagos Contabilizar Salida de Pagos
2. En la pantalla Contabilizar salida pagos: Datos cabecera, efectúe las entradas siguientes:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
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Fecha del documento
* p. ej., la fecha actual
Fecha de contabilización
* p. ej., la fecha actual
Sociedad 1000
Moneda ARS ARS
Referencia (*) Número de la Factura
Datos bancarios
Cuenta * p. ej., 113100
Importe * p. ej., el importe de una factura entrada en el sistema que sabemos que queremos pagar
Fecha valor * p. ej., la fecha actual
Selección de partidas abiertas
Cuenta * Indique el acreedor con factura pendiente existente.
p.ej,. 491000
Clase de cuenta
K
PA Normales * seleccionar
3. Seleccione Tratar PAs.
4. En la pantalla Contabilizar salida de pagos Procesar partidas abiertas, seleccione la partida correspondiente (facturas pendientes, abonos, etc.).
5. Seleccione Contabilizar (Ctrl+ S). El sistema mostrará el mensaje Document XXXXXXXXXX was posted in Sociedad 1000. Compruebe el documento contabilizado, mediante Document -> Display.
Resultado El documento contabiliza la cuenta bancaria (transferencia bancaria nacional) en el Haber y el acreedor con la cuenta asociada alternativa (acreedores nacionales) en el Debe. El sistema compensa los abonos y facturas pendientes seleccionados durante el tratamiento de partidas abiertas junto con la realización del pago.
4.12 Tratamiento de Extractos de Cuenta Manuales
Utilización
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El banco carga las transferencias bancarias y las transferencias exteriores directamente en su cuenta.
Procedimiento
Para ejecutar esta actividad, efectúe los procesos del escenario Gestión de caja (160), mediante los datos maestros de este documento.
5 Apéndice
5.1 Anulación de las Etapas del Proceso En la siguiente sección, se encuentran los pasos de anulación más frecuentes, que se pueden utilizar para anular algunas de las actividades descritas en este documento.
Solicitud de anticipos
Código de transacción (SAP GUI)
F-47
Anulación: Documento de anulación
Código de transacción (SAP GUI)
FB08
Rol de usuario SAP_NBPR_AP_CLERK-S
NWBC Menu Contabilidad principal → Tratamiento de cuentas de mayor → Anular documento
Comentarios El documento de anulación no tiene partidas individuales; únicamente el documento original se compensa con el número del documento de anulación.
Contabilización de facturas de acreedor
Código de transacción (SAP GUI)
FB60
Anulación: Documento de anulación
Código de transacción (SAP GUI)
FB08
Rol de usuario SAP_NBPR_AP_CLERK-S
NWBC Menu Contabilidad principal → Tratamiento de cuentas de mayor → Anular documento
Comentarios Se crea un nuevo documento de anulación con las claves de contabilización invertidas del documento original
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Abono de acreedor
Código de transacción (SAP GUI)
FB65
Anulación: Documento de anulación
Código de transacción (SAP GUI)
FB08
Rol de usuario SAP_NBPR_AP_CLERK-S
NWBC Menu Contabilidad principal → Tratamiento de cuentas de mayor → Anular documento
Comentarios Se crea un nuevo documento de anulación con las claves de contabilización invertidas del documento original
5.2 Formularios Utilizados
Utilización En determinadas actividades de este proceso empresarial se han utilizado formularios. En la tabla siguiente se proporciona información acerca de estos formularios.
Nombre común del formulario
Tipo de formulario
Utilizado en la etapa del proceso
Tipo de salida
Nombre técnico
Bank Transfer (Germany)
SAPscript 4.3
4.8
4.9
4.10
Nuevo YB_F110_D_UEBERWEIS
Payment Advice Note
SAPscript 4.10 Nuevo YB_F110_D_AVIS
Check SAPscript 4.10 Nuevo YB_F110_D_SCHECK
Accompanying Sheet for DME
SAPscript 4.10 Nuevo YB_PAY_DE_DTAUS0
Accompanying Sheet for DME
SAPscript 4.10 Nuevo YB_PAY_DE_DTAZV
EDI Accompanying sheet
SAPscript 4.10 Nuevo YB_F110_EDI_01