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9. Gestión de los Recursos Humanos del
Proyecto
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Agenda
Introducción.
Procesos.
9.1 Planificar los Recursos Humanos.
9.2 Adquirir el Equipo del Proyecto.
9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto.
9.4 Gestionar el Equipo del Proyecto.
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Introducción
El equipo del proyecto está conformado por las
personas con roles y responsabilidades asignadas;
también es conocido como personal del proyecto.
El equipo de dirección es un subconjunto del equipo
del proyecto y es responsable de la gestión del
proyecto en cada una de sus fases; también es
conocido como equipo líder o equipo ejecutivo.
El director del proyecto debe liderar al equipo, a través
de la influencia y de la conducta ética y profesional.
Introducción
Los miembros del equipo del proyecto pueden estar asignados a tiempo completo o parcial.
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9.1 Planificar los Recursos Humanos
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Introducción
Establecer el organigrama del proyecto.
Identificar y documentar los roles y las
responsabilidades del proyecto.
Crear un plan de dirección de personal.
Considerar la disponibilidad de o la
competencia por recursos humanos escasos.
Planificar los Recursos Humanos
Los roles del proyecto pueden diseñados para equipos o miembros de equipos, internos o externos a la organización.
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SALIDAS
TÉCNICAS ENTRADAS
Plan de gestión de RRHH
FAE APO
Requisitos de recursos de las
actividades
Organigramas y descripciones
de puestos
Red de contactos
Teoría organizacional
Entradas – Técnicas - Salidas
Plan de dirección
Planificar los Recursos Humanos
Reuniones Juicio de expertos
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Diagrama de Flujo del Proceso
Fuente: PMBOK 5ª.Ed. (2013)
Planificar los Recursos Humanos
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Herramientas y Técnicas
Representación gráfica de los miembros
del equipo del proyecto y de sus
relaciones de reporte y autoridad.
Sirve para saber “quién depende de quién”
en el proyecto.
Útil para el seguimiento y control de los
costos, alineado al sistema contable de la
organización.
Organigrama (EDO)
Planificar los Recursos Humanos
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Herramienta para documentar las
asignaciones de roles y responsabilidades.
Sirve para saber “quién hace qué” en el
proyecto.
Puede ser de alto nivel (paquetes de
trabajo) o de bajo nivel (actividades). Matriz
(RAM-RACI)
Herramientas y Técnicas
Planificar los Recursos Humanos
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Herramientas y Técnicas
Formato tipo texto con los perfiles de puestos
del equipo del proyecto.
Descripción detallada de rol, responsabilidad,
autoridad y competencias de cada puesto. Descripción de puestos
Planificar los Recursos Humanos
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Herramientas y Técnicas
Red de contactos
Correspondencia proactiva.
Conferencias y simposios.
Reuniones y eventos.
Almuerzos de negocio.
Teoría organizacional
Personas.
Equipos.
Organizaciones.
Planificar los Recursos Humanos
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Herramientas y Técnicas
Reuniones
Reuniones de planeamiento con el equipo de
dirección del proyecto.
Buscan lograr consensos entre los miembros
del equipo.
Juicio de expertos
Habilidades requeridas.
Dimensionamiento de recursos.
Relaciones de reporte en base a la cultura.
Identificación de riesgos asociados.
Políticas de gobierno y contratos con sindicatos.
Planificar los Recursos Humanos
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Salidas
Plan de gestión de RRHH
Organigramas.
Matrices.
Descripciones de puestos.
Plan de dirección de personal.
Planificar los Recursos Humanos
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Salidas
Plan de dirección de personal
Adquisición de personal.
Calendario de recursos.
Plan de liberación del personal.
Necesidades de capacitación.
Reconocimiento y recompensas.
Conformidad con políticas y contratos.
Seguridad e higiene ocupacional.
Planificar los Recursos Humanos
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9.2 Adquirir el Equipo del Proyecto
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Introducción
Confirmar la disponibilidad de recursos humanos.
Obtener el equipo necesario para completar las
actividades del proyecto.
Negociar e influenciar por recursos humanos.
En caso no hayan suficientes recursos humanos,
reducir la probabilidad de éxito del proyecto.
Ante la falta de disponibilidad, asignar recursos
alternativos con competencias más bajas.
El equipo de dirección puede o no tener un control directo de la selección de sus miembros.
Adquirir el Equipo del Proyecto
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SALIDAS
TÉCNICAS ENTRADAS
Entradas – Técnicas - Salidas
FAE
APO
Asignación previa Negociación
Equipos virtuales
Adquisición
Asignaciones de personal
Calendarios de recursos
Plan de dirección
Adquirir el Equipo del Proyecto
Análisis multicriterio
Plan de gestión de RRHH
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Diagrama de Flujo del Proceso
Adquirir el Equipo del Proyecto
Fuente: PMBOK 5ª.Ed. (2013)
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Herramientas y Técnicas
Adquirir el Equipo del Proyecto
Adquisición
Cuando la organización es incapaz de proveer el
personal necesario, se recurren a fuentes externas.
Puede involucrar la contratación de consultores o la
tercerización con otra organización.
Asignación previa
Miembros seleccionadas por anticipado.
Gente identificada dentro de una propuesta.
Personas con una experiencia en particular.
Asignaciones de personal definidas en el organigrama.
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Herramientas y Técnicas
Adquirir el Equipo del Proyecto
Negociación
Con gerentes funcionales.
Con otros equipos de dirección.
Con otras organizaciones, proveedores y contratistas.
Equipos virtuales
Posibles gracias a las tecnologías de comunicación
(e-mail, audio conferencia, redes sociales, video
conferencias, reuniones vía web).
En casos de dispersión geográfica, diferencias de
régimen laboral y limitaciones de movilidad.
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Herramientas y Técnicas
Adquirir el Equipo del Proyecto
Criterios ponderados de selección :
Disponibilidad.
Costo.
Experiencia.
Competencias.
Factores internacionales.
Análisis multicriterio
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Asignaciones de personal
Directorio del equipo del proyecto.
Comunicados entre los miembros
del equipo.
Nombres en planes, organigramas
y cronogramas.
Adquirir el Equipo del Proyecto
Salidas
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Salidas
Adquirir el Equipo del Proyecto
Calendarios de recursos
Documentan los periodos de tiempo en los que
cada miembro del equipo se encuentra
disponible para trabajar en el proyecto.
Permiten la creación de un cronograma confiable
basado en zonas horarias, horas laborables,
periodos de vacaciones y feriados locales.
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9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto
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Introducción
Aumentar los conocimientos y habilidades
de los miembros del equipo.
Mejorar los sentimientos de confianza y
armonía dentro del equipo.
Crear una cultura dinámica, cohesiva y
colaborativa al interior del equipo.
Desarrollar el Equipo del Proyecto
El director del proyecto debe motivar continuamente a su equipo a través de retos, oportunidades, apoyo, retroalimentación, reconocimiento y recompensa.
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SALIDAS
TÉCNICAS ENTRADAS
Entradas – Técnicas - Salidas
Asignaciones de personal
Calendarios de recursos
Habilidades interpersonales
Capacitación
Actividades de formación de equipos
Reglas básicas
Reubicación
Reconocimientos y recompensas
Evaluaciones de desempeño del equipo FAE
Desarrollar el Equipo del Proyecto
Herramientas de evaluación del personal
Plan de gestión de RRHH
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Diagrama de Flujo del Proceso
Desarrollar el Equipo del Proyecto
Fuente: PMBOK 5ª.Ed. (2013)
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Desarrollar el Equipo del Proyecto
Herramientas y Técnicas
Habilidades de comunicación.
Inteligencia emocional.
Resolución de conflictos.
Negociación e influencia.
Formación de equipos.
Facilitación de grupos.
Habilidades interpersonales
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Desarrollar el Equipo del Proyecto
Herramientas y Técnicas
Capacitación
Actividades diseñadas para mejorar las
competencias de los miembros del equipo.
Incluyen métodos como sesiones lectivas,
cursos virtuales, entrenamiento en el
puesto, mentoring y coaching.
Puede ser formal o informal, interna o externa.
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Desarrollar el Equipo del Proyecto
Herramientas y Técnicas
Actividades de formación de equipos
Ayuda a que los miembros del equipo
trabajen juntos de forma efectiva.
Proceso continuo para prevenir o
corregir problemas en el equipo.
Son particularmente valiosas cuando los miembros pertenecen a equipos virtuales.
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Desarrollar el Equipo del Proyecto
Herramientas y Técnicas
Etapas del desarrollo de equipos
(Tuckman y Jensen, 1977)
Se reúnen para informarse de roles
y responsabilidades. Actúan de forma independiente y
cerrada.
Formación (Conocimiento)
Inician el proyecto. No colaboran y el
ambiente puede tornarse
destructivo.
Turbulencia (Conflicto)
Normalización (Cooperación)
Comienzan a trabajar en
conjunto y a adaptarse.
Empiezan a confiar unos en otros.
Funcionan como una unidad organizada. Son
interdependientes y enfrentan los problemas
con eficacia y sin complicaciones.
Desempeño (Productividad)
Completan el trabajo y
finalizan el proyecto.
Disolución (Separación)
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Desarrollar el Equipo del Proyecto
Herramientas y Técnicas
Reconocimientos y recompensas
Refuerzan el comportamiento deseable.
Deben tener en cuenta las diferencias
culturales.
Pueden ser tangibles (dinero) e
intangibles (logro, crecimiento, desafío).
Herramientas de evaluación del personal
Encuestas actitudinales.
Entrevistas estructuradas.
Test de habilidades.
Focus group.
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Desarrollar el Equipo del Proyecto
Herramientas y Técnicas
Reglas básicas
Establecen las conductas aceptables
para los miembros del equipo.
Disminuyen los malentendidos y
aumentan la productividad.
Incluyen códigos de conducta,
comunicación, trabajo y reuniones.
Todos los miembros del equipo del proyecto comparten la responsabilidad de reforzarlas.
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Desarrollar el Equipo del Proyecto
Herramientas y Técnicas
Reubicación
Reúne a algunos o a todos los miembros del equipo
en una ubicación física para mejorar su desempeño.
Incluye salas de reunión y otros lugares que faciliten
la comunicación y el sentido de comunidad.
Puede ser temporal o durante todo el proyecto.
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Desarrollar el Equipo del Proyecto
Salidas
Mejora en las habilidades que
aumentan la efectividad.
Aumento en las competencias que
ayudan al desempeño.
Reducción del índice de rotación de
personal.
Incremento en la cohesión del equipo.
Evaluaciones de desempeño del equipo
Se miden en términos del éxito técnico de acuerdo a objetivos, cronogramas y presupuestos.
Los equipos de alto desempeño se caracterizan por su orientación a la tarea y a los resultados.
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9.4 Gestionar el Equipo de Proyecto
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Introducción
Realizar seguimiento al desempeño de
los miembros del equipo.
Influenciar el comportamiento del
equipo, gestionar conflictos, resolver
problemas y evaluar el desempeño.
Combinar habilidades de
comunicación, negociación y liderazgo.
Gestionar el Equipo del Proyecto
El director del proyecto debe proveer tareas desafiantes y reconocimiento al alto desempeño.
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SALIDAS
TÉCNICAS ENTRADAS
Entradas – Técnicas - Salidas
Informes de desempeño
Registro de incidentes
Solicitudes de cambio
APO
Asignaciones del personal
Evaluaciones de desempeño del
equipo
Observación y conversación
Gestión de conflictos
Evaluaciones de desempeño del
proyecto
APO
Plan de dirección
FAE
Gestionar el Equipo del Proyecto
Habilidades interpersonales
Plan de gestión de RRHH
Documentos
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Diagrama de Flujo del Proceso
Gestionar el Equipo del Proyecto
Fuente: PMBOK 5ª.Ed. (2013)
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Herramientas y Técnicas
Observación y conversación
Contacto directo con el trabajo y las
actitudes de los miembros del equipo.
Monitoreo del progreso mediante los
entregables, los logros del equipo y
los aspectos interpersonales.
Gestionar el Equipo del Proyecto
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Herramientas y Técnicas
Depende de la duración, complejidad, políticas, contratos y comunicaciones.
Evaluación de desempeño del
proyecto
Clarificación de roles y responsabilidades.
Retroalimentación constructiva al equipo.
Descubrimiento de problemas no resueltos.
Desarrollo de planes de capacitación.
Establecimiento de objetivos futuros.
Gestionar el Equipo del Proyecto
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Herramientas y Técnicas
Gestión del conflicto
Inevitable en un entorno de proyectos.
Provocado por la escasez de recursos,
prioridades de tiempo y estilos de trabajo.
Controlado con las reglas básicas, normas,
comunicación y roles.
Su éxito provoca elevada productividad,
relaciones de trabajo positivas, aumento de la
creatividad y mejor toma de decisiones.
Puede generar acciones disciplinarias.
Gestionar el Equipo del Proyecto
Responsabilidad primero de los miembros del equipo y luego del director del proyecto.
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Herramientas y Técnicas
Intensidad e importancia del conflicto.
Presión del tiempo para resolverlo.
Posición adoptada por las personas involucradas.
Motivación para resolverlo en el corto o largo plazo.
Gestionar el Equipo del Proyecto
Factores que influyen en el método de resolución de conflictos
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1) Eludir : retirarse de la situación de conflicto, posponiendo su solución
hasta estar mejor preparado o dejándolo a otro.
2) Suavizar: enfatizar las áreas de acuerdo en lugar de las diferencias,
cediendo para mantener la armonía.
3) Reconciliar: buscar soluciones que brindan cierto grado de satisfacción a
todos para resolver temporalmente el conflicto.
4) Forzar: imponer un punto de vista a expensas de otros, basado en una
posición de poder para resolver una emergencia.
5) Colaborar: incluir múltiples puntos de vista y perspectivas a través de la
cooperación y el diálogo que lleva al consenso y al compromiso.
Herramientas y Técnicas Técnicas generales de resolución de conflictos
Gestionar el Equipo del Proyecto
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Herramientas y Técnicas
Habilidades interpersonales
Liderazgo.
Influencia.
Toma de decisiones.
Gestionar el Equipo del Proyecto
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Salidas
APO
Plan de dirección
Solicitudes de cambio
FAE
Gestionar el Equipo del Proyecto
Documentos
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