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MODELO DE LAS
5’S
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JAPONES ESPAÑOL
PORQUÉ 5’s?
• SEIRI
• SEITON
• SEISO
• SEIKETSU
• SHITSUKE
• Seleccionar
• Ordenar
• Limpiar
• Estandarizar
• Disciplina
¿EN QUE CONSISTE ?
Es un sistema para mantener organizada, limpia,
segura y sobre todo productiva el área de trabajo.
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SEIRI (Seleccionar)
Significa remover de nuestra área de trabajotodo lo que no necesitamos para realizarnuestras labores.
Seleccionar: elegir o escoger entre todos losartículos existentes del área de trabajo,los que se consideren necesarios para
realizar eficientemente las labores.
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Eche un vistazo a su área de trabajo:¿Necesita todo lo que allí se encuentra?
¿Hay objetos que no utiliza?
Y entre los artículos que realmente necesita:
¿Están en la cantidad adecuada?
¿Son los que usa con mayor frecuencia?
¿Están siempre al alcance de su mano?
PROCESO DE SELECCIÓN
1. Detectar el área a mejorar2. Definir los criterios de selección
3. Identificar los objetos seleccionados
4. Evaluar los objetos seleccionados
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Artículos y materiales innecesarios o en exceso
Documentos innecesarios
Mobiliario o estantería sobrante
Artículos obsoletos o dañados
Equipos, herramientas o maquinaria que no se utilicen
Materiales cuyo proceso se ha suspendido y no existe fecha cercana
para reanudarlo
Libros, catálogos, manuales, planos, instructivos, documentos, etc., que
no son consultados al menos una vez al mes; NUNCA SE APILAN!
Guárdalos en forma vertical.
Primera “S” Seleccionar
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Por ejemplo tu cajón:
Necesarios, Personales, Decorativos, En tránsito
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2ª. “S” SEITON (Ordenar)
Ordenar los artículos necesarios para nuestro trabajo,estableciendo un lugar específico para cada cosa, demanera que se facilite su identificación, localización,disposición y regreso al lugar de orígen, después deser utilizado.
PROCESO DE ORDENAR
1. Preparar el área de trabajo
2. Ordenar el área de trabajo
3. Establecer reglas y seguirlas
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1. PREPARAR EL AREA DE TRABAJO.
Dividir nuestra área en zonas que cualquier persona pueda identificar.
1.1 Mapa (lay-out)1.2 Código de colores
1.3 Señales
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¿Qué necesito? (identificar los artículos-etiquetarlos)
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“Ejemplo”
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Un ejemplo para realizar la codificación para cada área es de la
siguiente manera:
“Ejemplo Práctico”
Archivero
A B C
Nivel
1
2
3
ADS-B2-03
Iniciales del
Departamento.
Letra deArchivero
Nivel
Posición delDocumento u
Objeto
ARCHIVERO ADMNISTRADOR DEL SISTEMA DE CALIDAD
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Beneficios de aplicar bien el Orden
Elimina el tiempo de búsqueda
Prevenir desabastoMejora la seguridad, menos
accidentes por contar con ayudas
visuales.
Minimiza errores
Aumenta la velocidad de respuesta
Incrementa la velocidad de mejora
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LIMPIAR es básicamente eliminar la suciedad.
MANTENER limpios nuestros equipos e instalaciones nosayuda a conservarlos en buenas condiciones; con ello
podemos obtener un mejor aprovechamiento de losrecursos con que contamos.
PROCESO DE LIMPIEZA
1. Determinar un programa de limpieza
2. Definir los métodos de limpieza
3. Crear disciplina
Tercera “S” Limpiar
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1. DETERMINAR UN PROGRAMA DE LIMPIEZA.
Area Artículos Responsable Turno Frecuencia
Prensa # 1
Pisos J. Ramírez 1er Diario
Prensa M. Suárez 2o Semanal
Lámparas H. Sánchez 3er Semanal
Transportador J. Hernández 2o Diario
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Prevenir accidentes y enfermedades.
Disminuir reparaciones costosas
Tomar Acciones correctivas inmediatas
Tener un lugar impecable de trabajo
Prevenir contaminaciones en los procesos
Prolongar la vida útil de las instalaciones
y equipos
Satisfacción de los empleados, que
tendrán un ambiente más agradable y se
sentirán valorados.
Mayor control sobre el estado de la
maquinaria y equipo.
Beneficios de mantener la limpieza en el área de trabajo:
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Cuarta “S”
Estandarizar
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SEIKETSU (ESTANDARIZAR): Es lograr que los procedimientos, lasprácticas y las actividades se ejecuten consistente y regularmente
para asegurar que la selección, organización y limpieza , seanmantenidas en las área de trabajo.
PROCESO DE ESTANDARIZACION:
1. Integrar las actividades de las 5’s en el trabajo regular
a) Estableciendo procedimientosHay que documentar las actividades que estamos estableciendo e integrar estos procedimientos a nuestros sistemas de trabajo.
b) Implementando auditorías de revisión
Formar un grupo pequeño de auditores Generar una lista de verificación para determinar el grado de
cumplimiento en cada área de trabajo. Desarrollar un programa de auditorías. Se recomienda una auditoría
mensual por área.
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Estandarización:
Es definir por escrito los procedimientos, normas o reglamento acordados
por los usuarios del área, para conservar y mejorar lo aplicado en las tresprimeras etapas: Seleccionar, Ordenar y Limpiar
Cuarta “S” Estandarización
Índice Plano del área y diagramas de secciones Inventario general del área por orden alfabético Acuerdos para mantener la selección, el orden y la limpieza Matrices de verificación
Programa de limpieza Formato de control de materiales en transito Evidencias Fotográficas de las áreas Resultados de auditorías anteriores
Descripción de los controles visuales (opcional)
Elaboración de la carpeta de aplicación de las 5 “S” en un área detrabajo:
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POR EJEMPLO: en una aula de capacitación al término de la sesión
el instructor debe:
Dejar limpio el pizarrón.
Retirar las hojas usadas del rotafolio.
Devolver el equipo utilizado a su lugar.
No dejar nada sobre la mesa y acomodar las sillas.
Verificar que no quede ningún objeto que no sea del aula.
Apagar clima y luz.
Cuarta “S” Estandarización
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CAJONES ESCRITORIO ARCHIVO MENOR
VALORES SOLICITUDES DE INVERSION POR REVISAR
VARIOS ( TARJETAS CONTRATOS POR ENTREGAR
PRESENTACION DOCUMENTACION DIVERSA
CD`S ALTAS Y MODIFICACION DE BONIFICACION
LIBRO CREDITOS DEL DIA
TAZA CONTRATOS ENTREGADOSCREDITOS NORMALES
DESCRIPCION
AREA DE TRABAJO PORTA MOUSE BOTE PARA BASURA
CALCULADORA LIBRETA ( CLAVES DE ACCESO ) CUADRO DE ALUMINIO
TELEFONO COMPUTADORA CARGADOR DE RADIO
AGENDA PORTARETRATO VENTILADOR
REGLA PAÑUELOS DESHECHABLES CUADRO DE LA AGENCIA
TARJETEROS CALENDARIO PORTAFOLIOS
RADIO PORTATIL ORGANIZADOR
4
6
6
12
13
1
1
2
3
4
6
8
10
12
13
14
14
7
18
16
19
17
7
16
19
75
15
15
5
5
11
9
20
9
20
11
2
3
8
10
“Ejemplo Práctico”
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Definir por escrito el cómo mantener lo logrado
Facilitar el mantenimiento preventivo
Asegurar criterios iguales de aplicación
Emplear sistemas auto explicativos
Mejorar la comunicación
Disminuir el tiempo de búsquedaElegir la adecuada toma de decisiones
Beneficios de realizar buenos criterios de estandarización:
Cuarta “S” Estandarización
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Quinta “S”
Seguimiento
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SHITSUKE (SEGUIMIENTO): Es hacer un hábito las actividades delas 5’s, manteniendo correctamente los procesos generados a
través del compromiso de todos.Fomentar el Conocimiento de las 5’s para saber.
Dar entrenamiento en las 5’s a todo el personal de la empresa, y hacer
que este curso sea un requerimiento básico en el programa decapacitación para personal de nuevo ingreso.
Difundir el programa de las 5’s utilizando pósters, eslógans y folletos.
Generar motivación para querer.
Crear programas de reconocimiento
Dar ejemplo con la participación de la administración en proyectos o encampañas de las 5’s
Formar equipos para implementar proyectos de las 5’s en las áreas de
trabajo.
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Fomentar el respeto hacia los demás.
Formar hábitos en el cumplimiento
de estándares.
Sustentar el trabajo en equipo.
Compartir la persistencia en ellogro de objetivos.
BENEFICIOS
Quinta “S” Seguimiento
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El Circulo de Deming y la interrelación de Procesos
W. Edwards Deming (1900 – 1993) estadístico y asesor en gestión de la calidad, de origen norteamericano, es conocido
principalmente porque ayudó a revitalizar la industria japonesa en los años posteriores a la II Guerra. En la década de 1980 fue un consultor muy solicitado por la industria norteamericana.
El llamado Círculo de Deming constituye una herramientavaliosa para llevar adelante la mejora del total del proceso deproducción o de alguna de sus partes. Constituye al mismotiempo, un símbolo de la mejora continua.
SUB TEMA 6.2 CIRCULO DE DEMING
El círculo está representado por las siguientes partes o
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El círculo está representado por las siguientes partes oacciones.
Planear lo que se pretende alcanzar, incluyendo con ello la
incorporación de las observaciones a lo que se vienerealizando.
Hacer o llevar adelante lo planeado.
Chequear o verificar que se haya actuado de acuerdo a loplaneado así como los efectos del plan.
Actuar a partir de los resultados a fin de incorporar loaprendido, lo cual es expresado en observaciones yrecomendaciones.
El círculo representa en cuadrantes estas acciones, las cuales
se deben aplicar indefinidamente.
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El Circulo de Deming y la interrelación de Procesos
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El Ciclo de Mejora de procesos desarrollado para elModelo de Gestión de Calidad se recomienda que sebase en el Ciclo de Mejora de Edward Deming.
A continuación se presenta en forma interactiva cada unade sus etapas, señalando para cada una de ellas unadefinición.
SUB TEMA 6.3
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Oportunidades
Diseño del
Sistema/Proceso
Definición de
Indicadores Implantación
del Sistema /Proceso
Medición del
Desempeño
Análisis delDesempeño
AccionesCorrectivas yPreventivas
Mejora eInnovación
PLANEAR HACER ESTUDIAR ACTUAR
Comparación con
las MejoresPrácticas
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ANALISIS DE PROCESOS
PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO
Sonentidades queproporcionanmateriales,información,energía, etc.
a losprocesos.
Son todos losmateriales,
información,apoyo,
energía, etc.,tangible ointangible,necesariospara operar
los procesos.Las entradas
deben sermedibles.
Sonactividades,
movimientos,acciones,etc., para
convertir lasentra-das en
salidas.
Son losresultadostangibles o
empíricos deun proceso.Las salidasdeben sermedibles.
Son laspersonaspara las
cuales secrea la salida.
SUBTEMA 6.4
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REINGENIERIA DE PROCESOS
SUBTEMA 6.5
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EJEMPLO de Re-ingeniería: Pago de tenencia vehicular:
Anteriormente:
a. Asistir personalmente a las oficinas con el vehículo para realizar los
trámitesb. Largas filas de personas para realizar un trámite tras otro,cambiando constantemente de ventanillas, teniendo que hacer filade nuevo
c. En caso de falta de algún documento, se perdía “el lugar” en la fila yel tiempo
d. Literalmente se perdía 1 o 2 días en poder realizar el trámite delpago
e. La corrupción podía emerger por sí mismaf. Se requería mucho personal administrativo y papeleo por parte de
las autoridades, para poder atender a toda la ciudadanía con el
consiguiente incremento del costo.g. La ciudadanía siempre se quedaba con un “amargo sabor de boca”, quejándose de la burocracia, de la ineficiencia y lentitud delservicio, así como del sistema en general
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EJEMPLO de Re-ingeniería: Pago de tenencia vehicular:
Actualmente:a. Asistir personalmente a las oficinas con el vehículo para realizar los
trámites, solo en caso de cambio de propietario (alta – baja).b. El recibo del costo de la tenencia se recibe en el domicilio particularc. El pago se realiza en bancos, internet, comercios, etc el día que se
deseed. No se desperdicia tiempo en realizar trámite alguno
e. La corrupción difícilmente se puede presentarf. El holograma, placas, calcomanías, etc se reciben vía correo en eldomicilio particular.
g. Se optimiza el trabajo del personal de las Instituciones, se reducencostos, se tiene mejor control, etc
h. Se tiene un valor agregado (calidad y servicio) que la ciudadanía lo
percibe y lo valora.i. Finalmente, la Institución obtiene congruencia, credibilidad, confianza
y la ciudadanía lo aprecia!!!
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TRABAJO EN EQUIPO
SUBTEMA 6.6
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¿Dónde se Construye un Equipo?
Pasado Presente
Logros yLamentos
ZonaComún
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Dinámica del Caballo
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CIRCULO DE CALIDAD Y
DIAGRAMA CAUSA-EFECTO
SUBTEMA 6.7
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CIRCULO DE CALIDAD:
Es un pequeño grupo de personas que sereúnen voluntariamente en forma periódica,
para detectar, analizar y buscar soluciones a los
problemas que se suscitan en su área detrabajo.
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Kauro Ishikawa Nació en 1915 en Japón
Destacando la diferencia de culturaeuropea, sobre la americana y japonesa.Aporto el diagrama (Causa-efecto)
%
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SISTEMA DE GESTION DECALIDAD ISO 9001
SUBTEMA 6.8
Asegurar la operación correcta del proceso desde la
compra de materias primas, hasta la entrega del productoy el servicio al cliente.
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¿Se necesita implantar un SGC ?
Alta tasa de rechazo, Reproceso, Paros, Accidentes,Costos.
Incertidumbre, baja productividad y eficacia en laorganización
Falta de definición de interfaces, procesos yprocedimientos
Carencia de estándares de medición y desempeño.
Desconocimiento de las pérdidas económicas
Rigidez y obsolescencia en sistemas y procedimientos
Alta deserción y rotación de personal.
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Beneficios de implantar un sistemaISO 9001:2008
Reducción en costos por retrabajos,reprocesos, desperdicios, descuidos,devoluciones, etc.
Optimización y mejora de los recursoshumanos, técnicos y administrativos.
Logro de un nivel competitivo a la alturade las mejores organizaciones del mundo.