Capacitación de secretario de club 1
ASOCIACION INTERNACIONAL DE CLUBES DE LEONES
DISTRITO F 2 DE COLOMBIA
Seminario para secretario
corozal 7 de junio del 2015
2
BIENVENIDO
Usted ha sido elegido al cargo de secretario de club
3
Introducción
Como secretario, es usted parte integral del equipo de liderato que trabaja para apoyar al presidente del club. El éxito de un Club de Leones depende en gran parte de la labor que realicen el Secretario y Tesorero. De la habilidad y puntualidad en él envió de los informes, correspondencia, cobro de las cuotas y pagos de compromisos
No obstante, es importante recordar que es usted parte de algo mucho más grande.
Capacitación de secretario de club 4
Estructura de la Asociación Internacional de Clubes de Leones
Área Estatutaria
Distrito Múltiple
Distrito
Región*
Zona
Club
• Un club consiste de un mínimo de 20 socios
• Una zona consiste de 4 a 8 clubes
• Una región consiste de 10 a 16 clubes*
• Un distrito está compuesto de al menos 35 clubes con 1250 socios activos
• Los diferentes distritos de un área geográfica determinada componen el distrito múltiple
• Cada club de Leones está situado en una de las siete áreas estatutarias, cada una de las cuales está representada por al menos un director internacional
*optativo
5
El equipo de liderato del club
Ahora echemos un vistazo al organigrama del club.
1er Vicepresiden
te
Club Members
Board of Directors
President
Secretario
Tesorero2º Vicepresiden
te
Expresidente inmediato
Socios del club
Junta Directiva
Presidente
6
SECRETARIO
Como secretario, usted es el director comercial del club.
Es oficial de enlace entre el club, el distrito y la oficina internacional.
Es el funcionario registrador del club recibe, redacta y responde la correspondencia, archivar los documentos, extender las actas, llevar adelante la agenda del club. Se encarga de la gestión cotidiana, siempre rindiendo cuentas al Presidente y Junta Directiva.
7
PERFIL DEL SECRETARIO
• Buena presencia.• Persona de buen trato, amable, cortés y seria.• Excelente redacción y ortografía.• Facilidad de expresión verbal y escrita.• Persona proactiva y organizada. • Facilidad para interactuar en grupos.• Dominio de sistemas operativos, Office, Internet• Brindar apoyo a todos los Comités.• Buenas relaciones interpersonales.• Dinámica entusiasta.• Habilidades para el planeamiento,motivación, liderazgo y
toma de decisiones.• Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión
8
Persona designada por el Presidente del Club, en la que éste tenga plena confianza. Se convertirá en su mano derecha.
Debe brindarle un apoyo incondicional y además de acompañarlo 100% en el proceso a seguir dentro del club.
Estará bajo la supervisión directa del presidente y la junta directiva. Actuará como oficial de enlace entre el Club y el Distrito.
IMPORTANCIA DEL SECRETARIO EN EL CLUB DE LEONES
9
Responsabilidades del secretario de club
Asistir a todas las reuniones del club y de la junta directiva
Actúa como enlace entre el Club y el Distrito, mantiene en contacto permanente con el Secretario del Gabinete de Distrito.
Organizar las reuniones del club y junta directiva
Registrar las actas de las reuniones
Mantener los expedientes del club
Recibir y responder la correspondencia del club
Completar y presentar los informes del club a la asociación
Cooperar como miembro activo del Comité Consultivo del Gobernador del Distrito
10
En el sistema MyLCI el secretario del club realiza las siguientes actividades:
accede al sistema
Invitación de socios nuevos, ingresa socios(ME6B)
da de baja a un socio
reincorpora socios
Traslado de un socio(ME20)
actualiza los datos de socios, añade o remueve una Unidad
Familiar.
Tramita los Informes Mensual de Movimiento de socios(C-
23-A), Expedientes de los socios, Informes de actividades
Mensual o Anual de club(MYLCI), Tarjeta de Afiliación,
Registra los dirigentes de club, cambiando o actualizando sus
datos (PU101), y enviar copia a secretaria del distrito.
Responsabilidades del secretario de club
11
En las reuniones de Comité Asesor (Reunión de Zona) presenta por escrito un informe del estado de su Club y del cumplimiento que ha dado a sus obligaciones como Secretario.
Presentar al Gabinete del Gobernador los informes que requieran, incluyendo copias de los informes mensuales de movimiento de socios.
Ser miembro activo del Comité Asesor del Gobernador de la Zona en que se encuentre el club y colaborar con dicho comité.
Llevar los archivos generales del club, el acta de las asambleas y reuniones de la Junta Directiva, el registro de asistencia, nombramientos de comités, elecciones, clasificaciones de socios, direcciones y teléfonos de los socios.
Responsabilidades del secretario de club
12
Actas. (bien escritas, veracidad, concisas, foliadas).La carta constitutiva del clubLos estatutos y reglamentos Correspondencia (llegada, salida). Archivos (circulares, boletines, materiales de convenciones, etc.). libro de Asistencia(reuniones , actividades de servicio recaudos). Libros( hoja de vidas de los socios, leones educando, club leo, libro de inventario de bienes)Carpeta de varios( certificados, fotos , etc)Preparación de las reuniones.Protocolo. Otros
EN RELACIÓN CON EL CLUB
13
Responsabilidades del secretario de club
El calendario siguiente es común:
Tip
o d
e r
eu
nio
nes
Anualmente• Reunión de transición de dirigentes• Aniversario de carta constitutiva
Cuando sea necesario• Reuniones extraordinarias de la Junta Directiva
(cuando lo soliciten 3 o más miembros de la junta)• Reuniones extraordinarias del club (cuando se
soliciten con al menos 10 días de antelación)
Mensualmente• Reunión ordinaria de la Junta Directiva • Reunión ordinaria del club
14
Responsabilidades del secretario de club
Sus funciones con respecto a las reuniones constan de 3 etapas.
1. Antes de la reunión
2. Durante la reunión
3. Después de la reunión
15
Responsabilidades del secretario de club
Enviar con antelación un aviso a los socios sobre la fecha y hora de la reunión
Junto con el presidente, preparar el orden del día de la reunión
Reunir la correspondencia que deba entregarse a los presidentes o miembros de los comités
Preparar los premios o carpetas para nuevos socios cuando corresponda
Preparar la nómina del club para tomar asistencia
Etapa 1 – Antes de la reunión
16
Responsabilidades del secretario de club
Tomar asistencia
Registrar las actas de la reunión
Documentar los oradores invitados, visitantes Leones y visitantes ajenos al Leonismo
Reunir información sobre las actividades de los comités
Pedir a los nuevos socios que rellenen los formularios correspondientes
Etapa 2 – Durante la reunión
17
Responsabilidades del secretario de club
Anotar la asistencia
Anotar los premios presentados
Archivar/distribuir una copia de las actas de la reunión una vez que han sido aprobadas(por e-mail).
Hacer seguimiento de los asuntos pendientes de la reunión
Etapa 3 – Después de la reunión
18
Responsabilidades del secretario de club
El secretario también es responsable de preparar las reuniones de la junta directiva.
Es importante recordar que las responsabilidades de los secretarios de club varían dependiendo de las prácticas regionales y procedimientos establecidos en el club.
QUE ES UN ACTAEs el documento escrito más importante del club.En él están escritos cronológicamente todos los acontecimientos.Es la historia permanente de la entidad.
19
Responsabilidades del secretario de club
Dedique unos minutos a examinar con el secretario saliente la manera en que se toman las actas en la actualidad.
• Tipo de reunión (ordinaria, extraordinaria o de la junta directiva)
• Fecha y lugar de la reunión• Nombre de la persona que preside la reunión• Si han sido aprobadas las actas de la reunión previa • Todas las mociones, sus promotores y si las mociones
fueron o no fueron admitidas• Todos los puntos del orden del día y apelaciones y si
fueron o no fueron admitidas• La hora en que la reunión fue llamada a orden y la
hora en que se levantó la sesión
Generalmente, las actas se registran…
20
Responsabilidades del secretario de club
Las actas son para registrar lo que hace el club y no lo que dicen los socios.
Por lo tanto, el debate se considera informal y no se registra.
Es importante usar la terminología correcta.
21
Responsabilidades del secretario de club
ORDEN DEL DIA PARA REUNION DE JUNTA DIRECTIVA
Llamado a lista y Verificación del quorum Apertura a cargo del presidenteLectura y aprobación acta anteriorInformes; financiero, de comités u otroInforme del presidenteAsuntos variosClausura Se somete a aprobación diciendo: “En consideración del orden del día”
22
Responsabilidades del secretario de club
ORDEN DEL DIA PARA REUNIONES PLENARIAS
Apertura de la reunión por el PresidenteHimno NacionalVerificación del quorum y llamado a Lista por el Secretario.Invocación LeonísticaPresentación de los invitadosInstrucción leonísticaLectura del Acta anteriorPresentación de informes (Protocolo)Proposiciones y variosHimno leonísticoclausura
23
Responsabilidades del secretario de club
CERTIFICADO REGISTRO EN CAMARA DE COMERCIO
Carta donde conste la aceptación de cargos con nombres completos y C.C.
Comunicación para solicitar el registro.
Comprobante de pago de impuestos
REQUISITOS PARA EL REGISTRO DE ACTAS
las actas se registran en la Cámara de Comercio, Únicamente aquellas que contengan decisiones que deban aparecer en el certificado de existencia y representación legal
1. Número del acta2. Nombre de la sociedad, empresa unipersonal o entidad sin ánimo de lucro. 3. Lugar, fecha y hora de reunión4. Forma y antelación de la convocatoria. Es decir, debe indicarse cómo se citó a la reunión (por ej: a través de carta, aviso de periódico, etc.) y con qué anterioridad se realizó la citación a la reunión,debe convocarse tal como lo ordena el código de comercio en su articulo 424.5. Quién citó a la reunión y en qué calidad la citó (el gerente, el revisor fiscal, etc.)6. Clase de reunión: si es ordinaria o extraordinaria7. Lista de asistentes a dicha reunión, indicando si asistieron personalmente.8. Constancia del quorum verificado según los estatutos.9. Orden del día de la reunión.10. Los votos emitidos a favor, en contra o en blanco al momento de tomar las decisiones.11. Constancia de la aprobación del acta por los asistentes o por las personas designadas en la reunión para tal efecto.12. Hora a la cual se levantó la sesión.13. Firma o constancia de firma del presidente y secretario de la reunión. Serecomienda que su designación conste en el acta.
Responsabilidades del secretario de club
25
Responsabilidades del secretario de club
Para acceder a "MyLCI": 1. Vaya a www.lionsclubs.org 2. Haga clic en "MyLCI"
14
27
Capacitación de secretario de club 31
Planificar el equipo
El objetivo de esta sección es ofrecerle orientación para que pueda estructurar su gestión como secretario de club. Vamos a…
Identificar maneras de prepararse para su nuevo rol y responsabilidades
Resumir las acciones que tendrá que realizar a lo largo de su gestión
Identificar los asuntos a considerar cuando el club pasa al siguiente equipo de líderes
32
Recursos
Puede obtener información adicional familiarizándose con los documentos y material de capacitación en el sitio web de la asociación.
Páginas web:
MyLCI
Orientación de Dirigentes de Club
El Centro de Recursos de Liderato
Centro Leonístico de Aprendizaje
Recursos para socios del club de Leones
Administración del club
33
Felicitaciones por haber completado la primera parte de su Capacitación de Secretario de Club.
34
Gracias por participar.
Capacitación de secretario de club 35
Recommended