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CAPITULO IV
ANÁLISIS Y RESULTADO DE LA INVESTIGACIÓN. PROPUESTA DEL DISEÑO. OBJETIVOS DEL DISEÑO.
GENERAL.
Controlar de los procesos administrativos de la agencia de viaje
Kunana Tours por intermedio de un ambiente web para alcanzar un
sistema de información eficiente.
ESPECÍFICOS.
Establecer accesos por pantalla y páginas web que permiten a los
usuarios manejar la información en forma interactiva.
Agilizar la ejecución de tareas cotidianas u otras actividades
generada por la agencia, permitiendo dar una respuesta inmediata.
• Ofrecer el servicio de información web para la permisología, tramites y
requisitos para la salidas al exterior con su correspondiente visado
además de horarios de entrada / salidas de tours, cruceros,
aviones,(Paquetes Turísticos); entre otros.
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Ejecutar criterio administrativo que garanticen el manejo de los
datos, generando salidas como; reporte de ventas, balances,
facturación, entre otros documentos.
Establecer estándares automatizados que permitan la ejecución de
tareas además de facilitar el trabajo repetitivo a los usuarios.
Apoyar la toma de decisiones, solventado, evaluando y controlando
problemas rutinarios en la agencia de viaje Kunana Tours.
Evaluar la estructura de funcionamiento integral del sistema con el
objeto de verificar sus mecanismos (mantenimiento preventivo).
ESTRUCTURA DE DESARROLLO
SITUACIÓN ACTUAL
Se analizó la problemática existente en la Agencia Kunana Tours a través
de técnicas de recolección de datos como la observación directa y el sondeo
de opinión (Ver Anexos). Los procesos administrativos tales como; ventas
de paquete turístico, facturación, boleto aéreo, caja chica, entre otros se
llevan a cabo de forma manual y simultáneamente con las labores diarias de
sus empleados . A través del siguiente gráfico se explicar los procesos que se
llevan en la Agencia de Viaje Kunana Tours.
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De la aplicación de las técnicas de recolección antes señaladas se obtuvo
como resultado: detección da errores en los cálculos que efectúa la empresa
objeto de estudio a cerca de los balances, retrasos por pago de impuesto y
aranceles a la aerolíneas; así como del e incremento de gastos en papelería
y en otros prototipos.
A través del sondeo de opinión realizado a los empleados de la agencia de
viaje estudiada se determinó que hay retardo en los procesos administrativos
propios de las tareas de este tipo de empresa; además el procedimiento de
los datos manualmente acusa información confusa e iinconfiable en muchas
ocasiones. De este aspecto se infiere que la fase operativa de estos procesos
se hace inefectiva y por vía de consecuencia reduce sistemáticamente las
ganancias de la empresa y apertura la posibilidad de una crisis que puede
culminar en el cierre de sus actividades comerciales.
ESTRUCTURA DEL DISEÑO.
Según la metodología de James Senn (1992) se tomaron Seis (6) Fases
explicada en los capitulo II y III de la presente investigación.
A continuación se describen los resultados del mismo.
FAS I: INVESTIGACIÓN PRELIMINAR.
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Luego de haber realizado la entrevista semi-estructurada con la Gerente
Sra. Luz Maria de Añez (ver el anexos # ), surge la necesidad de mejorar y
cambiar la pasos que se llevar a cabo en los procesos administrativos en la
referida empresa. Por otra parte, luego de haber utilizado las técnicas de
recolección de datos mencionadas, surge como respuesta la implantación del
sistema automatizado de los procesos administrativos manejados dentro de la
empresa en estudio, para alcanzar de esta manera el óptimo funcionamiento
de los mismos.
La metodología seleccionada hace referencia dentro de la investigación
preliminar de tres (3) pasos indispensables como lo son: aclaración de la
solicitud, estudio de la factibilidad y la aprobación de la solicitud, a
continuación se explicaran los resultados obtenidos de cada una de estas
pautas en la investigación.
CLARIFICACIÓN DEL REQUERIMIENTO.
Se investigó la problemática existente en la Agencia de Viaje, la cual
consiste en examinar lo que la empresa desea del sistema, de manera que se
hizo un análisis claro de las actividades realizadas en la organización en
relación con el manejo de procesos administrativos.
Dicha aclaración fue definida por los empleados y gerentes de la empresa
con el fin de mejorar los procesos manuales que se realizaban en la
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organización. Llevando a cabo, la automatización de los procesos
administrativos se minimizarán recursos económicos y humanos, facilitando
el trabajo diario y permitiendo la toma de decisiones precisa cuando se
requiera. Durante el estudio realizado a la agencia de viaje, se observaron
ciertos problemas entre los que resaltaron.
Pérdida de Información: Se presenta debido a que la agencia no
supervisa los procesos administrativos en tiempo real, como son la
emisión de facturas, relación bancaria, balance del mes, balance de
venta, caja chica, entre otros, que requieren de supervisión
constante, la cual es necesaria para plasmar al momento de realizar
auditorias administrativos en los procesos.
Con el desarrollo del sistema propuesto se obtendrá un mejor control de
los procesos administrativo, donde los datos son almacenados al momento
ejecutar actividades administrativas puede ser usados en tiempo real para
presentar informes, reporte de venta y balances actuales además de
garantizar información contable y segura a los usuarios finales.
Retardo en los Procesos Administrativo: Se detectó que los
procesos anteriormente mencionados, se llevan en forma manual por
los empleados de la empresa, lo cual produce retardo en la entregas
de balances y pagos de impuestos. Es por esto, que la organización
requiere implantar un sistema, el cual ofrezca estabilidad en la
ejecución de las tareas realizadas constantemente en la organización,
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facilitando el manejo de las actividades realizadas por los usuarios,
así como permitiendo mejorar el tiempo de respuesta en cada uno de
sus procesos.
En conclusión, se pretende crear una base de datos la cual posee niveles
de seguridad tales como; la encriptación de data donde se almacenara la
información de la tarjeta de crédito, venta del mes, depósitos bancarios,
entre otros, clave de seguridad los usuarios entraran al sistemas con
atributos para realizar las actividades rutinarias del sistema.
Esto permitirán realizar de manera optima y automatizada los procesos,
garantizando la integridad de los datos, veracidad en la información
presentada, actualización autorizada por los niveles de seguridad y
contabilidad financiera del sistema.
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
Luego de justificar el desarrollo de un sistema de información se realizó
un estudio de factibilidad para determinar si la relación costo-beneficio, da
como resultado lo viabilidad del proyecto.
Por otra parte, al recopilar la información necesaria para el desarrollo del
sistema propuesto, se fueron evaluando tres aspectos relacionados los cuales
se aplicaron a la empresa para determinar su posición ante el desarrollo de
este proyecto. Los aspectos son los siguientes;
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ü FACTIBILIDAD TÉCNICA.
Se utilizaron técnicas de recolección de datos (inventario) para
evaluar la tecnología existente (hardware y Software) en la Agencia
de viaje Kunana Tours, este inventario se describe a continuación.
Software Hardware
Windows 98/95 Sun StarOffice 5.2
Sistema de reservación Sabre 2000 Internet Explore 5.0
La agencia de viaje cuenta con tres computadoras conectados en red, cada una tiene una configuración distinta.
Compaq Presario Pentium II 600 celeron, disco de 10 Gb, 64 ram, tarjeta de red, fax-modem. Compaq Pentium I 200, disco de 2.0 Gb, 32 ram, tarjeta de red. Compaq Pentium I 160, disco de 1.2, 16 ram, tarjeta de red. Tres impresora matriz de punto, de las cuales dos son del sistema sabre para uso exclusivo en reservación, conectada por puerto serial y una Epson lx-300.
ü FACTIBILIDAD ECONÓMICA.
Al desarrollar el sistema de información propuesto Kunana Tours
realizará una reducción de costos ya que, disminuirán las gasto en
papelería, espacio físico en el almacenamiento y ahorro de tiempo /
hombre para los ajuste de los balance mensuales, todo esto permite
apoyar el alcance de la presente investigación. Es importante destacar
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que el sistema facilitará el ahorro intangible para obtener la
información de manera más rápida, confiable y segura, realizando sus
actividades más eficientes, concluyendo así una factibilidad
económica segura.
ü FACTIBILIDAD OPERACIONAL.
Se propuso el diseño de un sistema automatizado para el control
de los procesos administrativos con apoyo web que permita
solucionar el problema y así beneficiará tanto a los usuarios como a
la empresa, la misma contó con el apoyo total por parte de la
Gerencia y los usuarios finales.
Esto traerán mayor rapidez en la realización de las actividades
diarias, optimizando así la calidad de respuesta, apoyando a la misma
a iniciar la recuperación del espacio perdido y haciéndose más
competitiva en el mercado actual.
Por otra parte se realizó un adiestramiento al personal
(descripción del mismo en la fase VI) con respecto a la operación
del sistema para evitar la resistencia al cambio y permitir hacer que
los usuarios se adaptaran al sistema.
APROBACIÓN DE LA SOLICITUD.
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Luego de haber realizado el estudio preliminar y realizado el estudio de
factibilidad del sistema de información automatizado para los procesos
administrativos; se muestra un listado donde se plantea las necesidades que
el sistema debe cubrir para su aprobación, dicha solicitud fue aprobada por la
gerente de la Agencia de Viaje Kunana Tours, para el desarrollo del sistema
ordenándose de inmediato el diseño del sistema (fase III) para obtener mayo
resultado de los procesos.
FASE II: DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA
Así mismo, se hizo una recopilación de información que se obtuvieron en
los formatos de los procesos manuales, los mismo son; listados, formas,
reportes, entre otros, del sistema actual el cual fueron analizados sirviendo de
apoyo para diagnosticar las necesidades de la organización.
Para determinar los requerimientos del sistema el personal que labora en
la empresa se les solicito mediante un dialogo informal, no estructurado,
contribuir con sus opiniones a encontrar los problemas y fallas propias de los
procesos administrativos en general que destacan en la empresa. A la vez, se
procedió a la observación directa del funcionamiento general de la agencia
de viaje. De ambas técnicas y su aplicación, se lograron describir aspectos
importantes como: la desviación de información, redundancia en datos,
información incoherente, repetición de cálculos, entre otros. los mismos
fueron analizados detalladamente y sirvieron de apoyo para ampliar el
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diagnostico acerca de la empresa para precisar necesidades y formular la
propuesta.
FASE III: DISEÑO DEL SISTEMA.
Para realizar el diseño del sistema propuesto se utilizaron técnicas
estructuradas, tales como; diagrama entidad relación en las base de datos,
diagramas hipo para la estructura del sistema y un mapa de navegación para
el contenido de la pagina web.
Para esta fase, se tomo la herramienta Visual Studio de Microsoft por
ser una aplicación Cliente-Servidor que combina ambiente web. Esta
herramienta se divido en dos aplicaciones;
En la forma de introducir y visualizar los datos se tomo el lenguaje de
programación Visual Fox Pro 6.0 que permite crear base de datos con
aplicaciones que incluyan sonidos, animaciones, menú, entre otros.
En otro sentido, el contenido de las páginas Web, se adoptaron las
aplicaciones HTML y XML con el lenguaje Visual J++ por ser herramienta
Web permitiendo construir la; base de dato, información y hipermedia en un
navegador de la Internet.
Con estas finalidad, la herramienta Visual Studio de Microsoft fue
seleccionada por cumplir con el objetivo de la presente investigación como
es, diseñar la estructura lógica-física asociativa entre el sistema automatizado y el
ambiente web para la interconexión de información.
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DIAGRAMA DEL SISTEMA.
Se establece la estructura de cada módulos con el sistema con las
bases de datos y su visualización en pantalla.
Los módulos representa las actividades diarias se realizan en la agencia
de viaje Kunana Tours donde se establece todos los procesos
administrativos que será supervisado en tiempo real por el usuario.
De esta forma, se muestra la estructura el sistema y sus diferentes
módulos.
figura # 06, Fuente: Mejias, José. Zambrano, Zulesis
El diagrama hipo representa todos procesos que se realizan en la agencia
de viaje Kunnana Tours, Asimismo es apoyado con otros elementos como
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son los siguientes;
Diseño de Pantallas.
Se muestran la organización de las pantallas en el monitor, se
comprende de la siguiente manera:
figura # 07, Fuente: Mejias, José. Zambrano, Zulesis
Pantalla de presentación; Contiene la información el nombre de
la empresa, la versión del sistema y los derecho de autor.
Clave de acceso; Permite el acceso al sistema de información, el
personal contara con nivel de seguridad para poder modificar,
eliminar o crear un información que no fue ingresada en fecha
correspondiente.
Pantalla principal; Es la pantalla se realizan el proceso de
facturación de boleto, aquí se engloba los procesos administrativos de
la agencia.
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Menú principal; Se consideraron siete (7) submenú tales como:
Mantenimiento, Reporte , Consulta, Aerolíneas, Impuestos, Servicios
y Ayuda.
La descripción de los módulos son descritos en el desarrollo del sistema
además el diseño de la pantalla son detallas en los anexos (manual de
Usuario) de la presente investigación.
Diseño de Reportes.
Este genera diferentes reportes al sistema tales como son venta,
boletos, facturas, balance del mes, balance de boletos, aerolínea, entre
otros.
figura # 08, Fuente: Mejias, José. Zambrano, Zulesis
Diseño de la Base de Datos.
Para el diseño de las bases de datos se utilizó el diagrama entidad-
relación para lograr la planificación de los datos almacenados, se crearon los
campos de las tablas para a base de datos así mismo se aplico la
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normalización a las tablas y se establecieron las clave primarias según el nivel
de importancia en cada tabla.
Figura # 09, Fuente: Mejias, Jose, Zulesis Zambrano
MAPA DE NAVEGACIÓN.
La pagina web representan la información de los vuelos aéreos nacional o
internacionales, promociones, paquetes turísticos, envió de itinerario a la
agencia para que se encarguen de buscar y desarrollar las mejores opciones
a la hora del viaje, además de apoyar al sistema con consulta de los usuario
o empresa en información de boleto, hora de salida y llegada o si los prefiere
directamente puede reservar un vuelo hotel o auto por Internet bajos un
hipervínculo con el sistema SABRE.
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Figura # 10, Fuente: Mejias, Jose, Zulesis Zambrano FASE IV: DESARROLLO DEL SOFTWARE.
Para el desarrollo se utilizaron el diagrama hipo y el diagrama entidad-
relación (Figura 09) como estructura del sistema, el lenguaje de
programación a utilizar (Visual Fox Pro), permitió generar el sistema y sus
distintos elementos descritos anteriormente en las fase de diseño.
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El enfoque de los módulos (ver el manual de usuario) del sistema es
descendiente ya que cada submenú contempla una serie de opciones, que a
su vez se despliegan otros submenús que permite a los usuarios visualizar las
mismas en forma más detallada, con la finalidad de captar la operación del
sistema de forma más fácil. El sistema administrativo para la Agencia de Viaje
y Turismo (SAVYT) se compone de las siguiente funciones;
Mantenimiento; se compone de los procesos del sistema como son;
los controles de ventas para boletos y controles administrativos. Su
función principal es poder corregir los errores que se produzcan en la
venta, cancelación o modificación de algún boleto , en módulos solo
puede tener acceso el personal autorizado por el gerente de la
empresa.
Reporte; Se generan los reporte por impresora tales como; los
balance de ventas, boletos, aerolíneas, conciliación bancaria, impuestos
de venta / gastos, reportes de créditos de las empresas, entre otros.
Estos son generados de manera mensual, quincenal y semanal.
Consultas; Se compone del mismo proceso de reporte pero son por
pantallas para su consulta lo que permite un ahorro de papel y tiempo
en la necesidad de información.
Aerolíneas; Tiene toda la información de las aerolínea como son su
nomenclatura y comisiones, este módulos permite agregar nueva
aerolínea que surjan en el ciclo de vida del sistema.
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Impuestos; Todos ingreso que genera la agencia posee deducciones
de impuestos de consumo, como son; empresa de servicios básicos,
aerolíneas, empresas, y otros
Servicios; se componen de las siguientes actividades; manejo de
personal, información de empresas / personas naturales que
mantienen relaciones comerciales con la agencia además de contactos
con las aerolíneas, finalmente se agrego una pantalla donde puede
llevar nota de pedidos de boletos.
• Ayuda; Aquí se pose un manual de uso del sistema donde el usuario
puede consultar alguna duda del sistema.
La documentación del software se realizo a través del manual de usuarios,
ya que describe en forma mas detalla el funcionamiento del mismo.
La estructura de la paginas diseñada posea un conjunto de herramienta
tales visual J++ y XML en las base de datos, frontpages y HTML para diseño
de las páginas web, además de otras herramientas de diseño gráficos para los
dibujos y animaciones.
Estas paginas tiene una capacidad de 5 Mega de espacio físico en su
totalidad además estar hipervinculada con la dirección del sistema SABRE de
reservación por Internet (www.xxxxx.com) para realizar las reservaciones de
vuelos aéreos, hoteles, autos y cruceros, entre otros.
FASE V: PRUEBA DEL SISTEMA.
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Se efectuaron varias pruebas tales como; Individual, integración y
verificación, el cual esta constituida por dos tipos que fueron hecha en la
desarrollo e implantación del sistema:
• Desarrollo. (Fase IV)
Como se a descrito anteriomente, el sistema se componen de 7
modulos que integra el sistema SAVYT. En esta parte, se obtuvieron
pruebas individuales, cada modulo del sistema fue comprobado
con su procedimiento en la interacciòn del usuario con la base de
datos y los distintos reportes.
En esta parte, se aplico prueba de integración, se comenzo
por interactual todo el sistema como el llamado de tabla de diferentes
pantallas y la impresion de reporte para poder comprobar su
funcionamiento y posibles errores de integridad de modulos a
modulos.
Estas pruebas fueron realizadas con el objetivo de detectar y corregir
todos los errores presentes en el Sistema SAVYT y su diferente módulos,
ademas de comprobar los objetivos que debe cumplir el sistema.
• Implantación. (Fase VI)
Finalmente, se realizaron la Prueba de Verificación esta se
realizaron en la empresa (ambiente real) con los equipos descritos en
las factibilidad técnica, la puerta en marcha del sistema se realizo en
paralelo con el sistema manual para poder suministrarón datos, con
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el fin de comparar los resultados de los dos sistema (manual-
automatizado) y poder detectar las diferencias que existenten entre
ellos.
En conclusión, las fase de pruebas de sistema, se detectadon diferencias
que entre los dos sistema, como son; la agilización de las tareas cotidianas y
otras actividades, tiempo de respuesta y la integridad de los datos. Ademas
de la depuración del sistema se definierón politicas ya descritas anteriomente
como son las pruebas Individual, integración y verificación, para la
comprobación de los datos.
FASE VI: IMPLANTACIÓN
Luego de haber desarrollado el sistema de información para el control de
los procesos administrativos para la agencia de viaje Kunana Tours, se
procedió a su implantación, realizando los siguientes pasos;
− Adiestramientos: este proceso de enseñaza, se dio al personal de la
empresa Kunana Tours (la presidenta y dos operadoras de trafico), se
comenzó por investigar el conocimiento del personal en el manejo del
computador y el ambiente windows para poder adaptar el manual de
usuario a un lenguaje mas entendible para el personal. Este
adiestramiento se basado sobre el aprendizaje cognoscitivos, se llevo a
cabo una planificación, donde se programaron sesiones de
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adiestramiento sobre el uso correcto del sistema y posible sus errores
además de sugerir al personal como se pueden solucionar algunos
problemas de hardware en la impresión de los reportes.
− Instalación: En el Hardware se conectaron los tres computadores
en red tipo bus donde las configuraciones fueron explicada en la
factibilidad técnica de la presente investigación, este sistema de red se
basada un computador donde se guardar todo los datos que se
generen en la empresa, los dos restante tienen la función de ser
operadores del sistema. La parte de Software; se instalo el sistema
de información (SAVYT) que manejara los proceso como son; los
reportes, balance, impuesto, ventas, etc. Asimismo, se implanto la
base de datos que almacena la información que se requieren para
apoyar las funciones de las empresa.
Mantenimiento: se realizo mantenimientos correctivo al sistema
para la implantación, asimismo un mantenimiento preventivo para
la modificación de los reporte y otros proceso que cambien en trascurso
del tiempo para poder mantener un ciclo de vida útil. Finalmente, la
pagina se realizara actualizaciones al meno una vez al mes, para la
promociones y cambios de tarifas.