1. Ajustar si se requiere los criterios de los
planes de inversión
2. Ajustar si se requiere las políticas de
manejo de cuentas bancarias
1. Planeación y
direccionamiento
estratégico
2. Procesos
evaluados
1. Ajustar si es necesario la planeación de
la operación de ganadería y caña de azúcar
2. Ajustar si es necesario la planeación de
las operaciones administrativas y
financieras
1. Jefe de Costos
2. Contador general
3. Gerente de campo
4. Ingeniero
agrónomo
5. Médico veterinario
6. Asistente de
gerencia y socios
7. Jefe de RRHH
8. Ingeniero civil
9. Ingeniero de
recurso hídrico
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
1. Planes y resultados de
auditorías y revisorías
1. Auditoría externa y
revisoría fiscal
1. Determinar el alcance de la auditoría
2. Determinar oportunidades de mejora
basados en los resultados de auditorías
1. Verificar y controlar el cumplimiento y la
efectividad de la aplicación de los planes de
mejora propuestos
1. Desarrollar futuras auditorías internas y
externas
2. Implementar acciones correctivas
preventivas y de mejora según se requieran
1. Planes de mejora
implementados
1. TODOS LOS
PROCESOS
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
PLANEACIÓN Y DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Gestionar la planificación de las actividades administrativas y financieras, para fomentar el cumplimiento efectivo y eficiente de las metas establecidas en aspectos financieros, administrativos y de campo.
ALCANCE RESPONSABLE
CÓDIGO
1. Planes de inversión
debidamente estructurados
2. Presupuesto financiero fijado
1. Metas administrativas y
financieras debidamente fijadas
2. Seguimiento a los objetivos
propuestos
3. Informes de desempeño del
negocio
1. Si es requerido formular y aplicar planes
de mejora basados en los resultados de las
auditorías
1. Identificar y determinar necesidades de
recursos de la operación
2. Programar y organizar la ejecución de
actividades administrativas, financieras y
de mantenimiento
3. Planear la operación del negocio (caña y
ganadería)
4. Comprensión de las necesidades y
expectativas de las partes interesadas
1. Dirigir las operaciones administrativas y
financieras de acuerdo a los intereses de la
asamblea general
2. Gestionar la ejecución de los procesos
de acuerdo a la planeación para cada uno
de ellos
3. Gestionar el riesgo corporativo y
financiero de las operaciones
1. Directrices de la asamblea
general de accionistas
2. Plan estratégico del negocio
3. Informes de gestión de
operaciones
4. Informes de situación del
personal
5. Informes de situación de
infraestructura
REVISIÓN Y CONTROL PRESUPUESTAL
CARPDE1
VERSIÓN
Ultima
actualización
1
Desde la formulación de la estrategia organizacional y administración de los recursos, hasta la evaluación y control de la ejecución de las operaciones. Gerente general
OBJETIVO DEL PROCESO
PARTICIPANTES
1. Asamblea general
de accionistas
2. TODOS LOS
PROCESOS
1. Asamblea general
de accionistas
2. TODOS LOS
PROCESOS
AUDITORÍA Y REVISORÍA
CLIENTESVERIFICAR ACTUAR
ENTRADAS
Asamblea general de accionistas, Gerente general, asistente de gerencia y socios y gerente de campo.
1. Necesidades de inversión
2. Anteproyecto de
presupuesto
PROVEEDORES
1. Revisar los recursos humanos y
económicos con que se cuentan
2. Identificar las oportunidades
1. Aprobación del presupuesto de
inversiones
2. Generar planes de acción basados en
las oportunidades identificadas
3. Gestionar los riesgos asociados a las
inversiones
1. Hacer control al presupuesto y flujo de
efectivo de la empresa
2. Verificar la rentabilidad de las
operaciones
1. Verificar cumplimiento de las metas
establecidas
2. Controlar el desempeño de las
operaciones de ganadería y caña de azúcar
SALIDASACTIVIDADES
PLANEAR HACER
MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO
- - -
RIESGOS GENERALES DEL PROCESO
- -
Descripción del cambio Fecha de cambio
- - -
Versión creada
Desconocimiento de la entidad
Desconocimiento de la normatividad aplicable
CONTROL DE CAMBIOS
ElaboradoNombre: Daniel Restrepo
Cargo: Pasante Ing. Industrial
Presupuesto para las actividades del negocio
Talento humano
Financiero
-
RevisadoNombre: Maria del Rosario León
Cargo: Asistente de gerencia y socios
AprobadoNombre: Jairo Montes
Cargo: Gerente General
Dificultad en la concertación de directrices
Falta de seguimiento a las actividades de planeación
Personal disponible y comprometido con la ejecución de las
actividades del negocio
NOMBRE DEL
INDICADORFÓRMULA
FRECUENCIA DE
ANÁLISIS CONTROL INTERNO
ASIGNACIÓN DE RECURSOS
ORGANIZACIONALES -
NORMATIVOS -
REQUISITOS A CUMPLIR
CLIENTES -
LEGALES
DOCUMENTOS DE SOPORTE
-
InfraestructuraToda la infraestructura disponible para la correcta ejecución
de las actividades del negocio
LEVANTE DEL CULTIVO
1. Gerente de campo
2. Ingenieros
agrónomos
3. Control técnico
4. Gestión del recurso
hídríco
5. Gestión de
compras e inventarios
6. Proveedores
externos
1. Requerimientos particulares
del cultivo
2. Presupuesto general de
operaciones
3. Resultados de evaluaciones
de control técnico
4. Maquinaria subcontratada
5. Insumos para la ejecución
de las labores
1. Determinar y programar las labores
necesarias para el óptimo desarrollo del
cultivo (riegos, herbicidas, control de
plagas, etc.)
2. Gestionar los insumos y maquinaria
necesarias para la ejecución de las labores
3. Pronosticar las producciones con base al
desarrollo observado del cultivo
1. Ejecución de las labores de fertilización,
riego, aplicación de herbicidas y fungicidas,
control manual de plagas, rodeos,
correctivos, según sea la programación y
las condiciones del cultivo
2. Inspección de las suertes para
determinar edades y condiciones de corte
3. Labores de riego, abono y mantenimiento
de pastos y potreros
1. Verificar la correcta y oportuna ejecución
de las labores
2. Verificar la apropiada aplicación de los
insumos en las labores
3. Dar seguimiento al uso de la maquinaria
durante las labores
1. Realizar corrección a las labores durante
su ejecución
2. Determinar la necesidad de nuevas
labores con base a los resultados de la
ejecución
3. Ajustar la programación de futuras
labores en base a las condiciones del
cultivo
1. Cultivo de caña de azúcar
en condiciones óptimas de
crecimiento y desarrollo
2. Información contable y de
costos de labores e insumos
de campo
3. Presupuesto próximo de las
producciones de caña de
azúcar
4. Programación de fechas de
corte de caña
1. Gerente de campo
2. Ingenieros
agrónomos
3. Gestión de costos
4. Gestión contable
5. Gestión del recurso
hídrico
6. Control técnico
7. Manuelita S.A.
8. Ganadería
PREPARACIÓN Y SIEMBRA
1. Gerente de campo
2. Ingenieros
agrónomos
3. Control técnico
4. Gestión del recurso
hídríco
5. Gestión de
compras e inventarios
6. Manuelita S.A.
7. Proveedores
externos
1. Requerimientos particulares
del cultivo
2. Presupuesto general de
operaciones
3. Requerimientos del ingenio
Manuelita S.A.
4. Maquinaria subcontratada
5. Insumos y personal para la
ejecución de las labores
1. Determinar y programar las labores
necesarias para la oportuna preparación
del terreno
2. Selección de variedades y métodos de
siembra
3. Programación de labores de siembra
4. Gestionar los insumos y maquinaria
necesarias para la ejecución de las labores
1. Ejecución de actividades de preparación
del terreno
2. Ejecución de las labores de siembra
1. Seguimiento y control a la ejecución de
las labores de preparación y siembra
contratadas
2. Verificar el cumplimiento y calidad de las
labores de preparación contratadas
3. Verificar la entrega y la calidad de la
semilla
1. Realizar corrección a las labores durante
su ejecución
2. Determinar la necesidad de nuevas
labores en base a los resultados de la
ejecución
3. Ajustar la programación de futuras
labores en base a las condiciones del
terreno
1. Terreno preparado y
sembrado según condiciones
específicas del cultivo
2. Información contable y de
costos de labores e insumos
de campo
1. Gerente de campo
2. Ingenieros
agrónomos
3. Gestión de costos
4. Gestión contable
5. Gestión del recurso
hídrico
6. Control técnico
DISEÑOS, NIVELACIÓN Y ADECUACIÓN DE TIERRAS NUEVAS Y EN PROCESO DE CULTIVO
1. Planeación y
direccionamiento
estratégico
2. Construcción y
mantenimiento de
infraestructura
3. Gestión del recurso
hídrico
4. Gestión de
compras e inventarios
5. Proveedores
externos
6. Gestión del talento
humano
1. Requerimientos del negocio
2. Requerimientos particulares
del cultivo
3. Presupuesto general de
operaciones
4. Maquinaria subcontratada
5. Insumos y personal para la
ejecución de las labores
1. Programar estudios y análisis de
terrenos para determinar las necesidades
del cultivo
2. Definir los requerimientos de
distribuciones de terrenos, sistemas de
infraestructura y de apoyo para determinar
los diseños de campo y potreros
3. Gestionar los insumos y maquinaria
necesarias para la ejecución de las labores
4. Pronosticar las producciones con base a
los diseños e historial de cortes
1. Realizar estudios y análisis de las
condiciones del terreno
2. Realizar diseños de campo, suertes,
potreros y tablones
3. Realizar diseños de sistemas de riego,
drenajes, vías de acceso e infraestructura
adicional requerida
4. Ejecutar labores de adecuación y
renovación de tierras
1. Asegurarse de la calidad de los diseños
propuestos
2. Verificar en campo los detalles
plasmados en los diseños
3. Verificar la efectividad de las labores de
adecuación de tierras nuevas
4. Dar seguimiento al uso de la maquinaria
durante las labores
1. Corregir los detalles de los diseños en
base a la observación en campo cuando
sea necesario
2. Modificar los diseños en base a los
estudios y análisis de terrenos
3. Programar nuevas labores si se
requieren correcciones en la adecuación
1. Diseños y planos de
terrenos, suertes, potreros y
tablones
2. Diseños y planos de
sistemas de riegos, drenajes,
vías de acceso e
infraestructura adicional
requerida
3. Presupuesto inicial de
suertes y producciones
4. Terrenos adecuados de
conformidad a los
requerimientos del cultivo y
potreros
5. Información contable y de
costos de labores e insumos
de campo
1. Planeación y
direccionamiento
estratégico
2. Gestión de costos
3. Gestión contable
4. Gerente de campo
5. Ingenieros
agrónomos
6. Gestión del recurso
hídrico
7. Ganadería
PARTICIPANTES Gerente de campo, ingenieros agrónomos, Ingeniero de recurso hídrico supervisores de caña, obreros de campo
PROVEEDORES ENTRADASACTIVIDADES
SALIDAS CLIENTESPLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR
OBJETIVO DEL PROCESOProducir caña de azúcar con óptimos indicadores de productividad (toneladas y sacarosa), dando cumplimiento a los requerimientos de operación del negocio y enfocado al abastecimiento y satisfacción del
cliente
Ultima
actualización
ALCANCE Involucra todas las labores agrícolas que intervienen en el levante y sostenimiento de la plantación hasta el momento de la cosecha RESPONSABLE Gerente de campo
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO CÓDIGO CARCCA1
CULTIVO DE CAÑA DE AZUCAR VERSIÓN 1
RIESGOS GENERALES DEL PROCESO
Elaborado
CONTROL DE CAMBIOS
Descripción del cambio Fecha de cambio Versión creada
Nombre: Jairo Montes
Cargo: Gerente generalEjecución inoportuna de la cosecha
Rendimiento en terminos
de azúcar
(Toneladas de azúcar por
hectárea/ Toneladas de caña
por hectárea)*100
Mensual
Variaciones negativas en los precios de mercados nacional e
internacionalRevisado
Nombre: Luis Fernando Patiño
Cargo: Gerente de campoContagio de enfermedades y plagas
Cumplimiento de
presupuesto de toneladas
de caña
(Toneladas de caña reales /
Toneladas presupuestadas *
100)
Mensual
Ejecución inoportuna de labores de levante del cultivo
Aprobado
Nombre: Daniel Restrepo
Cargo: Pasante Ing. IndustrialSobreproducción de caña, no se acepten las cantidades producidas
ASIGNACIÓN DE RECURSOS DOCUMENTOS DE SOPORTE REQUISITOS A CUMPLIR
Talento humano Supervisores y obreros de campoManuales
Guía para labores del cultivo caña de
azúcar en la empresa Garcés Eder S.A.S.
CLIENTES Tonelaje y rendimientos por contrato
FinancieroPresupuesto general para contratación de maquinaria,
labores e insumosLEGALES
Resolución 17848 de 2017
Decreto 1155 de 2017
InfraestructuraInfraestructura de riegos, drenajes, vías de acceso,
maquinaria, herramientas y equipos para las labores de
campo
NORMATIVOS Estándar de producción BONSUCRO
ORGANIZACIONALES
Toneladas de caña por
hectáreas (TCH)
Toneladas de caña neta/
Área cosechadaMensual
Parámetros productivos por haciendaMEDICIÓN Y SEGUIMIENTO
Procedimiento de labores de campo -
PESCCA1
Registro de ejecución de laboresNOMBRE DEL
INDICADORFÓRMULA
FRECUENCIA DE
ANÁLISIS CONTROL INTERNO
Procedimientos
Registros
Registros de asignación de maquinaria y
mano de obra
ALCANCEDesde la preparación del nacimiento del ganado, pasando por los tratamientos y alimentación necesarios para su buen crecimiento y desarrollo, para realizar una buena exposición
en ferias y lograr ventas existosas de los animalesRESPONSABLE Médico veterinario
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO CÓDIGO CARGNA1
GANADERÍA VERSIÓN 1
OBJETIVO DEL PROCESO Proporcionar excelentes ejemplares bovinos de ceba y reproducción, buscando aumentar sus características fenotípicas y genotípicas deseables para aumentar la competitividad de la marca Garcés EderUltima
actualización
PARTICIPANTES Asistente de gerencia y socios, Oficinista de campo encargado de ganadería
PROVEEDORES ENTRADASACTIVIDADES
SALIDAS CLIENTESPLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR
CRÍA Y LEVANTE DE GANADO
1. Planeación y
direccionamiento
estratégico
2. Gestión de
compras e inventarios
3. Proveedores
externos
1. Cuidados necesarios según
el tipo de ganado
2. Presupuesto general de
operaciones
3. Contratación de servicios
para el cuidado del ganado
4. Medicinas y suplementos
nutricionales
5. Insumos para el cuidado del
ganado
1. Planear descargas de vacas y terneros
(establo, ceba o cruzamientos)
2. Programación de tratamientos de
sanidad del hato
3. Gestionar la solicitud de insumos y
suplementos para alimentación y sanidad
4. Formular planes de nutrición según el
tipo de ganado (puro o comercial)
5. Planificar la rotación de los potreros
1. Realizar labores de descarga
(cauterización de cuernos y marcación)
2. Preparación de concentrados y
procesamiento de alimentos
suplementarios
3. Supervisar la aplicación de vacunas,
administración de medicamentos y
tratamientos
4. Establecer controles de condiciones de
higiene para establos, potreros y equipos
1. Monitorear los pesos al destete
2. Monitorear las ganancias de peso de los
animales periódicamente
3. Verificar las condiciones de sanidad y
presencia de enfermedades (aftosa,
brucelosis, tuberculosis y rabia) en potreros,
establos y equipos
1. Realizar ajustes en los tratamientos
dependiendo del desarrollo y respuesta de
los animales
2. Ajustar la infraestructura para mejorar las
condiciones de vida del ganado
3. Aplicar tratamiento curativos y cirugías
menores
1. Crecimiento y desarrollo de
ganado en optimas
condiciones
2. Alimentación del ganado
3. Registros de vacunación de
ganado
4. Indicadores de ganancias de
peso
1. Planeación y
direccionamiento
estratégico
2. Gestión de costos
3. Ganadería
REPRODUCCIÓN Y VENTA DE GANADO
1. Proceso de
Ganadería
2. Laboratorios
proveedores
3. Redes sociales
4. Gestión de
compras e inventarios
1. Histórico de ventas de
ganado
2. Indicadores históricos de
métodos de reproducción
3. Instrumentos para
reproducción asistida
4. Programación de ferias
5. Instrumentos de laboratorio
para congelación de pajillas
1. Elaborar presupuesto de ventas de
ganado
2. Identificar el ganado de calidad que se
desea reproducir
3. Programar actividades para monta
directa, inseminación o transferencia de
embriones
4. Planificar cruces de bovinos para lograr
características deseables
5. Programar asistencia a ferias
6. Programar la congelación de pajillas
1. Publicitar los distintos tipos de ganadería
que ofrece la empresa
2. Atender los distintos clientes interesados
en ganadería
3. Atender la programación de ferias
4. Realizar extracción de semen a toros
con características fenotípicas a reproducir
5. Realizar palpaciones a hembras en
proceso reproductivos
6. Identificar y registrar ganado al momento
de nacimiento
1. Monitorear efectividad de los distintos
medios publicitados
2. Verificar el cumplimiento del presupuesto
de ventas
3. Realizar seguimiento a la efectividad de
los métodos reproductivos
4. Evaluar la calidad de las muestras de
semen extraido para la venta de pajillas
1. Ajustar los procesos de reproducción de
ser necesario
2. Mejorar las técnicas y tecnologías de
extracción de semen e inseminación
3. Mejorar las condiciones del ganado con
base a los indicadores de natalidad
1. Inventario actualizado de
bovinos
2. Presupuesto inicial de
ventas de ganado
3. Ventas de ganado
4. Estadísticas de nacimientos
5. Publicidad en redes sociales
y revistas de la Ganadería
García Abajo
1. Gestión contable
2. Planeación y
direccionamiento
estratégico
3. Gestión de
tesorería
4. Médico veterinario
5. Clientes externos
Manuales CLIENTESEstándares de genética para la marca
García Abajo
ASIGNACIÓN DE RECURSOS DOCUMENTOS DE SOPORTE REQUISITOS A CUMPLIR
Talento humano Supervisores, vaqueros y obreros de campo
Porcentaje de mortalidad
de ganado
(días del año x 100) / días
transcurridos entre dos partos
sucesivos (IEP)
MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO
NOMBRE DEL
INDICADORFÓRMULA
FRECUENCIA DE
ANÁLISIS
Porcentaje de Natalidad
Ganado
(días del año x 100) / días
transcurridos entre dos partos
sucesivos (IEP)
Mensual RevisadoNombre: David Orejarena
Cargo: Médico veterinario
CONTROL INTERNO
Intervalo Entre Partos
(IEP)
Promedio de días que
transcurren entre un parto y
otro, excluyendo las
donadoras y receptoras
Mensual
RIESGOS GENERALES DEL PROCESOElaborado
Nombre: Daniel Restrepo
Cargo: Pasante Ing. Industrial
Caidas por suelo en malas condiciones
Bajas ganancias de peso en ganado
Contagio de diferentes enfermedades (tuberculosis bovina, brucelosis,
hidatidosis, etc.)
AprobadoNombre: Jairo Montes
Cargo: Gerente generalMensual
CONTROL DE CAMBIOS
Descripción del cambio Fecha de cambio Versión creada
Baja fertilidad en hembras y machos
Establos en malas condiciones
LEGALES/NORMATIV
OS
Conpes 3376 de 2005 y 3676 de 2010
Decreto 1500 de 2007
Resolución 2341 de 2007
Ley 914 de 2004
Procedimiento para la congelación de
semen - producción de pajillasProcedimientos
Registros
Registro de ganancia de pesos
Ficha de nacimientos
Salidas de inventario bovino
Registro de transporte de ganado
Infraestructura Potreros, establos e infraestructura adicional para el ganado
FinancieroPresupuesto general de ganadería para desarrollo de
labores e insumos
ORGANIZACIONALESFijación de precios de venta para ganado y
pajillas
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO CÓDIGO CARGAG1
GESTIÓN DEL RECURSO HÍDRICO VERSIÓN 1
PARTICIPANTES Ingeniero de recurso hídrico, Gerente de campo, Ingeniero agrónomo, Supervisores de caña y ganadería, obreros de campo, pasante ingeniería ambiental, contadora asistente, ingeniero control técnico, jefe de compras
OBJETIVO DEL PROCESO Asegurar la disponibilidad del recurso hídrico para todos los procesos realizados en las haciendas, garantizando la efectividad de las labores de riego, suministro a las casas, oficinas y bebederos del ganadoUltima
actualización
ALCANCEDesde que se genera el requerimiento del recurso hídrico en las actividades de las haciendas, hasta la planeación y ejecución de actividades que permitan la correcta distribución
del recurso en las zonas estipuladasRESPONSABLE Ingeniero de recurso hídrico
1. Haciendas debidamente
abastecidas de agua
PROVEEDORES ENTRADASACTIVIDADES
SALIDAS CLIENTESPLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR
1. Gestionar la correcto abastecimiento de
agua hacia los bebederos
1. Verfiicar la disponibilidad de agua en los
bebederos
2. Verificar a través de análisis fisico
químicos y microbiológicos la calidad del
agua
1. Ejecutar las actividades que garanticen
el flujo necesario de agua
1. Verificar la eficiencia del abastecimiento
y disponibilidad del agua
2. Verificar a través de análisis fisico
químicos y microbiológicos la calidad del
agua
1. Ajustes al proceso de abastecimiento si
es necesario
2. Toma y análisis de muestras de agua
1. Ajustes al proceso de abastecimiento si
son necesarios
2. Toma y análisis de muestras de agua
1. Normatividad nacional y
territorial del uso de las fuentes
hídricas (Resoluciones, leyes y
decretos
1. Abastecimiento de aljibes
para casas y oficinas en
haciendas
1. Siembra y cultivo
de caña de azucar
2. Pastos para
ganadería
1. Necesidad de riego de los
cultivos y pastos
2. Eficiencia de aplicación de
riego
3. Eficiencia en la conducción
de riego
4. Eficiencia de
almacenamiento
1. Determinar los periodos y cantidades
requeridas de riego en los cultivos y pastos
2. Revisar y analizar de los balances
hídricos del cultivo
3. Identificar las fuentes de riego utilizables
4. Programar los riegos a realizar en las
suertes
1. Ejecutar los riegos dependiendo del tipo
de sistema de riego, en conjunto con los
supervisores de campo
2. Capacitar al personal en operaciones de
riego y conservación del recurso hídrico
1. Determinar los periodos, cantidades y
calidad de agua requeridas por el ganado
1. Determinar los requisitos para el flujo
constante de agua
2. Determinar la cantidad y calidad de agua
requeridas para los habitantes
1. Ganadería
1. Necesidad de agua en la
cría y levante de ganado
2. Eficiencia de conducción de
agua
1. Haciendas
(Guaguyá, Campiña y
García Abajo)
1. Verificar el coeficiente de uniformidad en
la aplicación de la lámina de agua
2. Verificar la uniformidad de distribución,
teniendo en cuenta velocidad y dirección
del viento
3. Evaluar el estado de los balances
hídricos para verificar los niveles de agua
necesarios
1. Ministerio de
ambiente y desarrollo
sostenible
2. Corporaciones
Autónomas
Regionales del Cauca
y Valle del Cauca
(CVC y CRC)
1. Programar trámites y renovación de
licencias
2. Diseñar los cambios en base a los
requerimientos de las CAR
3. Formulación de planes para el
cumplimiento del PUEAA
4. Administrar los recursos necesarios para
cumplir con requerimientos de las CAR
1. Gestionar las solicitudes de los trámites
y renovación de las licencias
2. Ejecutar adecuaciones para el uso de las
fuentes hídricas según requerimientos de
las CAR
3. Implementar el programa de uso
eficiente y ahorro del agua
4. Manejar la documentación relacionada
con los trámites de las conseciones
1. Seguimiento y control a las actividades
realizadas para cumplimiento de las
resoluciones emitidas por CAR
2. Seguimiento a la vigencia de las
licencias
3. Seguimiento a las solicitudes, quejas y
reclamaciones radicadas
1. Licencias para el uso de fuentes
hídricas debidamente tramitadas
2. Requerimientos de uso eficiente y
ahorro del agua atendidos
debidamente
3. Programa de uso eficiente y
ahorro de agua
1. Cultivo de caña de
azúcar
2. Ganadería
3. Casas y oficinas de
las haciendas
4. Ministerio de
ambiente y desarrollo
sostenible
5. Corporaciones
Autónomas
Regionales del Cauca
y Valle del Cauca
(CVC y CRC)
GESTIÓN DE LICENCIAS PARA EL USO DEL RECURSO HÍDRICO
RIEGO DE PASTOS Y CULTIVO
ABASTECIMIENTO DE BEBEDEROS
ABASTECIMIENTO EN LAS HACIENDAS
1. Ajustes de aplicación al proceso de riego
si son necesarios basados en las
evaluaciones de control técnico
2. Toma y análisis de muestras de suelos y
agua
3. Seguimiento y aseguramiento de calidad
de los resultados de agua y suelos
1. Cultivos de caña de azúcar y
pastos para ganadería
adecuadamente regados
2. Registros y evaluaciones de riego
(lámina aplicada promedio y
coeficiente de uniformidad)
3. Personal capacitado según los
requerimientos normativos
1. Cultivo de caña de
azucar
2. Ganadería
1. Adecuar la infraestructura para la
renovación de futuras licencias
2. Reporte de mediciones de flujo
3. Realizar ajustes para dar cumplimiento a
los requerimientos planteados si es
necesario
1. Haciendas
(Guaguyá, Campiña,
García Abajo)
2. Obreros y personal
de campo
1. Bebederos de ganado
oportunamente suministrados de
agua
1. Ganadería
Fichas técnicas de motores y estaciones de
bombeo
Procedimiento de gestión del recurso
hídrico - PESGAG1
CONTROL DE CAMBIOS
Descripción del cambio Fecha de cambio Versión creada
AprobadoNombre: Jairo Montes
Cargo: Gerente general
CONTROL INTERNO
Capacitación al personal
de riego
(Número de personal
capacitado al final del año/
Número de personal dedicado
a riego) * 100
Anual
RIESGOS GENERALES DEL PROCESO
ElaboradoNombre: Daniel Restrepo
Cargo: Pasante Ing. Industrial
Falta de suministro de
riego
(# De suertes con bajo
suministro según Balance
Hídrico/ Total de suertes)*100
Semanal RevisadoNombre: Hamilton Idrobo
Cargo: Ing. Recurso hídrico
Variación en consumo de
agua por hacienda
((Consumo mes actual -
Consumo mes año
anterior)/Consumo mes Año
Anterior)*100
NOMBRE DEL
INDICADORFÓRMULA
FRECUENCIA DE
ANÁLISIS
Mensual
Deterioro o contaminación de las fuentes hídricas
Fallas en el abastecimiento
Negativas de los entes de regulación
Daño o mal funcionamiento de equipos debido a mala calibración
1. Implementar acciones correctivas,
preventivas y de mejora al sistema de riego
y equipos cuando sea necesario
2. Proyectar la adquisición de nuevas
herramientas, tecnología y mejoras al
sistema hídrico
3. Control y calibración de medidores de
agua
1. Infraestructura hidráulica y de los
componentes del sistema en buen
estado y adecuado funcionamiento
(medidores de agua, cañones de
riego, motores de bombeo, tuberías
de riego, etc.)
2. Informes de mantenimiento y
estado de fuentes hídricas
Estandar de producción BONSUCRO
FinancieroPresupuesto para los proyectos de mantenimiento y
adecuación, así como mejoras tecnológicas
MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO
Formatos de registro de mediciones de
consumo en labores de riego
Procedimientos
Registros
NORMATIVOS
1. Coordinar y ejecutar las labores de
construcción de sistemas de riegos para
cultivos
2. Gestionar la ejecución del mantenimiento
de la infraestructura hidráulica y del sistema
hídrico
1. Verificar la eficiencia de conducción del
riego
2. Verificar que los mantenimientos se
hayan hecho según el cronograma y fichas
técnicas de los equipos
3. Verificar la correcta operación de los
componentes
4. Monitorear el estado de las fuentes
hídricas (pozos, ríos, aljibes, etc.)
DOCUMENTOS DE SOPORTE
Manuales
Rezago en tecnologías eficientes
1. Determinar los requerimientos de riego
de los cultivos
2. Diagnosticar el estado de la
infraestructura hidráulica y componentes
del sistema hídrico
3. Presupuestar y programar el cronograma
de mantenimientos requeridos, preventivos
y correctivos
1. Infraestructura
hidráulica y
componentes del
sistema de las
haciendas (Guaguyá,
Campiña y García
abajo)
1. Construcción de
infraestructura de riego para
cultivos
2. Mantenimiento de la
infraestructura hidráulica, de
casas, bebederos, riegos y
componentes del sistema
hídrico
3. Eficiencia de conducción de
agua
4. Eficiencia de
almacenamiento
Mediciones incorrectas de humedades y aguas subterraneas debido a
instrumentos inadecuados
InfraestructuraSoftware de balance hídrico de CENICAÑA
Sistemas de riego, motobombas, máquina de dranajes,
cañones aspersores, tubería de riego por ventanas
Normativas del recurso hídrico expedidas por el
ministerio de ambiente y desarrollo sostenible
Diferentes resoluciones de la CVC y CRC
ASIGNACIÓN DE RECURSOS
Talento humanoIngeniero de recurso hídrico, ingenieros agrónomos,
supervisores y obreros de campo
MANTENIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA HIDRÁULICA
REQUISITOS A CUMPLIR
CLIENTES
1. Cultivo de caña de
azúcar
2. Ganadería
Uso eficiente y responsable del recurso
LEGALES
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO CÓDIGO CARCTN1
CONTROL TÉCNICO VERSIÓN 1
OBJETIVO DEL PROCESOMonitorear los procesos productivos de campo y cosecha de caña de azúcar, basándose en la calidad, eficiencia y oportunidad de las operaciones, para conseguir un balance que lleve al establecimiento de un
sistema integral de control y mejoramiento continuo
Ultima
actualización
ALCANCEDesde la definición de los criterios de evaluación de las labores de campo, pasando por la inspección y aseguramiento de los implementos, hasta la auditoría de calidad de las
labores ejecutadas en campo y control de las especificaciones técnicas del cultivoRESPONSABLE Ingeniero control técnico
PARTICIPANTES Ingeniero control técnico, Ingenieros agrónomos, Supervisores de campo, aprendices, obreros de campo
PROVEEDORES ENTRADASACTIVIDADES
SALIDAS CLIENTESPLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR
Financiero Presupuesto para operaciones de evaluación LEGALESProcedimientos
ORGANIZACIONALES
ASIGNACIÓN DE RECURSOS DOCUMENTOS DE SOPORTE REQUISITOS A CUMPLIR
Talento humano Aprendices supervisores y obreros de campo Instructivos Instructivos de evaluaciones control técnico CLIENTESCubrimiento de evaluaciones de control
técnico
RevisadoNombre: Diego Bedoya
Cargo: Ing. de control técnico
CONTROL INTERNO
Porcentaje de cobertura
en labores de campo
(∑Labores evaluadas / Total
labores realizadas)*100Semanal
ElaboradoNombre: Daniel Restrepo
Cargo: Pasante Ing. IndustrialFalta de calibración de los instrumentos de medición
Metodología de evaluación inadecuada
Entrega de informes inoportuna
NOMBRE DEL
INDICADORFÓRMULA
FRECUENCIA DE
ANÁLISIS
Índice de calidad de las
labores (ICL)
de puntajes de
evaluaciones realizadas por
proceso
AprobadoNombre: Jairo Montes
Cargo: Gerente general
CONTROL DE CAMBIOS
Descripción del cambio Fecha de cambio Versión creada
1. Elaborar programación de las
evaluaciones de campo de acuerdo a la
prioridad de las labores
2. Determinar los métodos, procedimientos
y formatos para evaluaciones
3. Establecer las especificaciones y
parámetros de control
1. Requerimiento de
seguimiento y control a las
operaciones del cultivo de caña
2. Ejecución de las labores de
campo
3. Muestras recogidas en
campo
4. Resultados e informes de
evaluaciones anteriores
1. Planeación y
direccionamiento
estratégico
2. Cultivo de caña de
azúcar
Incumplimiento del cronograma de evaluaciones
RIESGOS GENERALES DEL PROCESO
MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO
Registros Ver listado maestro de documentos CTN
Semanal
Infraestructura Equipos de medición y recolección de muestras
1. Revisión y análisis de las labores de
campo
2. Recopilación de datos en campo
3. Elaboración y presentación de informes
de evaluaciones
4. Generación de acciones correctivas,
preventivas o de mejora
5. Seguimiento a los planes de acción y
mejora en campo
1. Verificar la efectividad de ejecución de
las evaluaciones
2. Verificar la efectividad de los controles
establecidos
3. Verificar la efectividad de acciones
correctivas, preventivas y de mejora
Efectividad de la auditoría de campo
1. Corregir inconsistencias en el proceso de
control técnico si es necesario
2. Ajustar los parámetros, especificaciones
y metodologías de evaluación cuando sea
necesario
1. Seguimiento y control al
proceso de cultivo de caña de
azúcar
2. Aseguramiento de las
condiciones de calidad
establecidas para el proceso
3. Informes de evaluaciones y
desempeño de las labores
4. Identificación de oportunidades
de mejora en las labores
5. Programación de evaluaciones
a las labores
-
1. Planeación y
direccionamiento
estratégico
2. Cultivo de caña de
azúcar
ELABORACIÓN Y PAGO DE NÓMINA
1. TODOS LOS
PROCESOS
1. TODOS LOS
PROCESOS
1. TODOS LOS
PROCESOS
1. TODOS LOS
PROCESOS
DESVINCULACIÓN DE PERSONAL
1. Acta de descargos
2. Desvinculación si es requerida
1. Desvinculación de
colaboradores
1. Verificar que la elaboración, liquidación y
actualización de nómina se haga dentro de
las disposiciones legales
1. Elaborar y liquidar de nómina
2. Pago de intereses de cesantías
3. Consignación en fondos de pensiones
4. Pago de prima de servicios
1. Necesidad de pago de
nómina, seguridad social y
ajuste salarial de los
colaboradores
1. Gestionar la documentación de las
solicitudes
2. Ajustar el manejo de las solicitudes para
que sea mas eficaz y eficiente
1. Verificar que las necesidades y
expectativas frente a la gestión del talento
humano hayan sido atendidas
1. Manejar las solicitudes particulares de
los colaboradores de manera eficiente
1. Verificar que las desvinculaciones fueron
hechas de acuerdo a los requisitos legales
y organizacionales
1. Corregir inconsistencias que se
presenten en el manejo del proceso
2. Gestionar la documentación del proceso
1. Corregir inconsistencias que se
presenten en la desvinculación del personal
2. Gestionar la documentación de las
desvinculaciones
1. Determinar la documentación necesaria
para la desvinculación
2. Establecer mecanismos de entrega de
constancias a colaboradores
1. Preparar ajuste del porcentaje de
retención en la fuente para el año en curso
2. Preparar ajuste de salarios mínimos, de
aprendices y auxilios de transporte
1. Situaciones disciplinarias
2. Reglamento interno de
trabajo
1. Citación y audiencia con el colaborador
2. Establecer la relación de causalidad
entre efecto y falta
3. Sanción de acuerdo al reglamento
interno de trabajo
1. Verificar que el proceso fue hecho dentro
de las disposiciones legales
1. Realizar desvinculación del personal de
acuerdo a las disposiciones legales
1. Liquidaciones
2. Cartas y soportes laborales
3. Documentación de cesantías
4. Descargos si son requeridos
PARTICIPANTES Jefe de RRHH, Asistente general, Aprendiz SENA SST
1. Preparar reporte de situación
disciplinaria
VERIFICAR ACTUAR
1. Corregir inconsistencias que se
presenten en la elaboración y liquidación de
nómina
2. Gestionar la documentación de nómina
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO CÓDIGO CARGTH1
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO VERSIÓN 1
ALCANCE RESPONSABLE Jefe de recursos humanos
OBJETIVO DEL PROCESOPlanear, coordinar y dirigir las actividades que permitan el cumplimiento de la elaboración y pago de nómina, selección, evaluación y vinculación del personal requerido de acuerdo a los perfiles establecidos y el
manejo del Sistema de Seguridad y salud en el trabajo. Promoviendo un ambiente que estimule el desarrollo laboral.
Ultima
actualización
Desde el requerimiento de personal calificado y capacitado, pasando por la elaboración y pago de nómina y seguridad social, hasta la desvinculación de un colaborador.
1. Identificar necesidades de los
colaboradores
SELECCIÓN, CONTRATACIÓN E INDUCCIÓN
SALIDAS CLIENTESPLANEAR HACER
PROVEEDORES ENTRADASACTIVIDADES
1. Personal satisfecho
2. Ambiente laboral agradable
3. Solicitudes de colaboradores
atendidas
1. Requisito de personal
calificado y capacitado
1. Solicitudes particulares de
los colaboradores, Peticiones,
quejas, reclamos y préstamos
1. Identificar los requerimientos de la
selección y contratación de personal
2. Establecer perfiles de cargo con sus
funciones y responsabilidades
3. Planear las acciones de inducción
necesarias para el cargo particular
1. Personal calificado y con
inducción
2. Perfiles de cargo determinados
y alineados con las necesidades
de la empresa
3. Personal con buena inducción a
la empresa
4. Carta de ofrecimiento del cargo
1. Verificar que los criterios de selección y
contratación se ajusten a las necesidades y
expectativas de la empresa
2. Verificar que los perfiles de cargo se
ajusten a las necesidades y expectativas
de la empresa
3. Verificar que las vinculaciones de EPS y
ARL fueron hechas de acuerdo a los
requisitos legales y que el colaborador tiene
un contrato formal establecido
4. Verificar la comprensión de los
reglamentos de trabajo
1. Realizar selección, vinculación e
inducción de los colaboradores
2. Realizar vinculación del personal dentro
de las disposiciones legales
3. Realizar afiliación del colaborador a EPS,
ARL, fondo de pensiones, cesantías y caja
de compensación
4. Presentar los documentos de inducción a
la empresa (Reglamento interno, Misión y
Visión, Historia)
5. Realizar recorrido por oficina y haciendas
para personal en inducción
1. Corregir inconsistencias que se
presenten en la vinculación y contratación
2. Ajustar si se requiere, los criterios de
selección y contratación de acuerdo a las
necesidades y expectativas de la empresa
BIENESTAR
1. Nómina laboral organizada y
liquidada
2. Informes de situación del
personal en Multisys
1. TODOS LOS
PROCESOS
2. Planeación y
direccionamiento
estratégico
1. TODOS LOS
PROCESOS
2. Planeación y
direccionamiento
estratégico
3. Colaboradores
1. TODOS LOS
PROCESOS
1. TODOS LOS
PROCESOS
PROCESOS DISCIPLINARIOS
1. TODOS LOS
PROCESOS
1. TODOS LOS
PROCESOS
1. Definir mecanismos de evaluación del
desempeño
1. Coordinar la aplicación de evaluación de
desempeño de los colaboradores
1. Revisar y analizar con los líderes de área
los resultados de las evaluaciones
1. Definir plan de desarrollo y
capacitaciones
2. Concertación de compromisos laborales
y comportamentales
3. Ajustar si es necesario los mecanismos
de evaluación
1. Plan de desarrollo y
capacitación
2. Compensación por resultados
3. Plan de sucesión y promoción
de trabajadores
1. TODOS LOS
PROCESOS
1. TODOS LOS
PROCESOS
1. TODOS LOS
PROCESOS
1. Política y objetivos del SG-SST
definidos
2. Plan de trabajo anual del SG-
SST
3. Matriz de riesgos actualizada
4. Investigación y reportes de
incidentes
5. Bienestar laboral para los
colaboradores
1. Verificar el cumplimiento de la gestión y
resultados del SG-SST
1. Gestionar la ejecución de las actividades
para el cumplimiento de los estándares
mínimos (gestión de salud, peligros,
riesgos y amenazas)
1. Determinar presupuesto y recursos
necesarios para actividades de SG-SST
2. Planificar y programar capacitaciones y
actividades del SG-SST
3. Establecer políticas para el SG-SST
1. Actualizar el programa de SG-SST
2. Gestionar acciones correctivas,
preventivas y de mejora para el SG- SST
3. Corregir inconsistencias en planes de
mejora
4. Hacer análisis de causas de accidentes y
corregirlas
1. Programa de SG-SST
2. Normatividad legal aplicable
Documento de descripción de perfiles de cargo
Formato de solicitud de préstamosORGANIZACIONALES
Instructivos para el cargo de asistente general - MANGTH1
Recurso y equipos de oficina, software de nómina y recursos
humanos
MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO
Infraestructura
REQUISITOS A CUMPLIR
Cumplimiento de expectativas del talento
humano
LEGALES
/NORMATIVOS
Código sustantivo del trabajo
ADMINISTRACIÓN DEL DESEMPEÑO
1. TODOS LOS
PROCESOS1. Objetivos estratégicos
Talento humano CLIENTES
Implementación del
plan de bienestar
(Número de actividades
implementadas / número de
actividades planeadas)x 100
Tasa de retiros
involuntarios
(# retiros involuntarios durante
año / # promedio de
empleados durante año)x100
Anual
ASIGNACIÓN DE RECURSOS
Jefe de RRHH, Asistente de RRHH, Aprendiz SENA SST
Elaborado
Acta de descargos CONTROL INTERNO
Res. 1111 de 2017, Dec. 1072
NOMBRE DEL
INDICADORFÓRMULA
FRECUENCIA DE
ANÁLISIS
Presupuesto para actividades de bienestar, Capacitaciones
en SO, etc.
Reglamento interno de trabajo
Tasa de
accidentalidad
(# de accidentes de trabajo en
el periodo * K) / trabajadores
en la empresa)
Anual
Manuales
SALUD OCUPACIONAL
Nombre: Jairo Montes
Cargo: Gerente general
Deficiente desempeño laboral
Capacitación deficiente e insuficiente
DOCUMENTOS DE SOPORTE
Selección y vinculación de personal - PESGTH4
Desvinculación de personal - PESGTH1
Salud y seguridad en el trabajo - PESGTH5
Elaboración y pago de nómina - PESGTH2
Procedimientos
Registros
Inoportunidad en liquidación de nóminas
Nombre: Guillermo Dueñas
Cargo: Jefe de R.R.H.H.
Nombre: Daniel Restrepo
Cargo: Pasante Ing. Industrial
Financiero
CONTROL DE CAMBIOS
Descripción del cambio Fecha de cambio Versión creada
Incumplimiento a solicitudes de personal
Informes de nómina (MULTISYS)
RIESGOS GENERALES DEL PROCESO
AprobadoMensual
Revisado
Formato Único de Reporte de Accidente de Trabajo (FURAT)
CONSOLIDACIÓN, NEGOCIACIÓN Y CONTROL DE COMPRAS
1. Ingenieros
agrónomos
2. Médico veterinario
3. Ingeniero civíl
4. Asistente de
gerencia y socios
5. Proveedores
externos
6. Gestión financiera y
presupuestal
1. Requerimientos de
productos y servicios para el
desarrollo de las labores de
haciendas y oficina
2. Insumos para el desarrollo
de las labores de haciendas y
oficina
3. Catálogos y documentación
de proveedores
4. Almacenamiento de insumos
en las haciendas y oficina
5. Acuerdo con los
proveedores
6. Facturas de compras y
servicios
1. Planificar y proyectar las compras de
insumos o adquisición de servicios
2. Determinar las necesidades de equipos
de oficina
1. Realizar presupuesto de compras del
año
2. Recibir los requerimientos de productos y
servicios con los soportes necesarios
3. Contactar los proveedores y realizar
cotizaciones
4. Negociar condiciones de pago y
distribución de los productos o servicios
5. Elaborar ordenes de compra
6. Registrar las entradas y salidas de
insumos
7. Entrega de material al proceso que lo
requiere
8. Valorización del inventario
1. Verificar el buen estado y calidad de los
insumos y servicios adquiridos
2. Verificar el cumplimiento de las fichas
técnicas de los productos o servicios
3. Revisar los registros de entradas y
salidas
4. Revisar periodicamente que los
acuerdos que se han pactado con los
proveedores se cumplan.
1. Modificar los requerimientos de las
próximas compras cuando sea necesario
2. Realizar notas de crédito o débito a los
proveedores cuando sea necesario
3. Retroalimentación a proveedores según
las situaciones que se presenten
4. Investigar y corregir inconsistencias con
los registros de almacenamiento
1. Ordenes de compra
2. Correcto abastecimiento de
productos y servicios adquiridos
1. Cultivo de caña de
azúcar
2. Ganadería
3. Construcción y
mantenimiento de
infraestructura
4. Oficina Cali
SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
1. Proveedores
externos
2. Gestión de
compras e inventarios
1. Información sobre
proveedores
2. Políticas para el proceso de
compras
1. Establecer o actualizar criterios y
metodología de selección y evaluación
2. Identificar posibles proveedores
3. Determinar proveedores claves para ser
evaluados
1. Contactar a los posibles proveedores
2. Aplicar la selección según los criterios y
metodología establecida
3. Registrar o actualizar base de datos de
proveedores
1. Verificar que los mecanismos de
selección y evaluación sean adecuados
2. Evaluar los proveedores aprobados
según los criterios establecidos
1. Actualizar listado de proveedores
aprobados teniendo en cuenta su
respectiva evaluación
1. Listado de proveedores
aprobados
1. Gestión de
compras e inventarios
PARTICIPANTES Jefe de compras, contadora asistente, gerente de campo, asistente de gerencia y socios, ingenieros agrónomos, médico veterinario, ingeniero civíl, oficinistas de campo, supervisores de campo/ganadería
PROVEEDORES ENTRADASACTIVIDADES
SALIDAS CLIENTESPLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR
OBJETIVO DEL PROCESOGarantizar el oportuno suministro de productos y servicios para las labores de haciendas y oficina, revisando las ofertas de mercado y asegurando buenas negociaciones en precios de acuerdo a las
necesidades de la empresa
Ultima
actualización
ALCANCEDesde la recepción de solicitudes de compras por parte de los colaboradores, siguiendo con la adquisición de bienes y servicios, su contabilización para generar órdenes de pago,
hasta lograr un correcto almacenaje de los insumos y distribución interna de los serviciosRESPONSABLES Jefe de compras, Contadora asistente
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO CÓDIGO CARGCS1
GESTIÓN DE COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1
CONTROL DE CAMBIOS
Descripción del cambio Fecha de cambio Versión creada
RevisadoFallos en la negociación
Ahorro total en
compras
Valor presupuestado - Valor
real de comprasMensual
Contabilización inoportunaAprobado
Nombre: Jairo Montes
Cargo: Gerente generalDeterioro de inventario
Nombre: Myriam Sánchez
Cargo: Jefe de compras
MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO RIESGOS GENERALES DEL PROCESO CONTROL INTERNO
NOMBRE DEL
INDICADORFÓRMULA
FRECUENCIA DE
ANÁLISIS
Cantidades incorrectasElaborado
Nombre: Daniel Restrepo
Cargo: Pasante Ing. Industrial
Solicitudes oportunas(Solicitudes suministradas a
tiempo / Total solicitudes)x100Mensual
Facturación incorrecta
Producto equivocado o ficha técnica inadecuada
Registro de cotizaciones
ASIGNACIÓN DE RECURSOS REQUISITOS A CUMPLIR
Talento humano Jefe de compras CLIENTES Acuerdos y negociaciones pactadasContabilización, valorización y conteo de inventarios - PESGCS2
ProcedimientosCausación y pago de facturas - PESGCS3
Instructivo para la creación de proveedores - MANGCS1Financiero Presupuesto para compras LEGALES
Realización de buenas compras bajo los
criterios establecidos por gerenciaInfraestructura
Requisitos DIAN
DOCUMENTOS DE SOPORTE
Procedimiento de adquisición de bienes y servicios - PESGCS1
Equipo de oficina, Almacén en las haciendas ORGANIZACIONALESRegistrosOrdenes de compra/servicios
1. Procesos con
necesidades de
apoyo informático
OBJETIVO DEL PROCESOMantener el correcto funcionamiento de la estructura tecnológica existente, ajustar el sistema a las necesidades de GARCÉS EDER S.A.S., implementar nuevas soluciones tecnológicas de manera oportuna y
eficiente, manteniendo la transparencia y accesibilidad de la información necesaria para el cumplimiento de las funciones administrativas y de las haciendasUltima actualización
ALCANCEDesde la recepción de las necesidades de apoyo informático, la administración y gestión del sistema informático y los equipos que garantizan su operación, la evaluación de los
objetivos propuestos en cada nueva implementación, hasta el aseguramiento de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la informaciónRESPONSABLE Jefe de sistemas
1. Todos los procesos
involucrados con
plataforma y/o
equipos
1. Todos los procesos
involucrados con
plataforma y/o
equipos
ADECUACIONES DEL SISTEMA
MANTENIMIENTO DEL SISTEMA
DESARROLLO DE NUEVOS MÓDULOS
1. Requerimentos de soporte
en plataforma de información
contable,costos y producción
1. Dar soporte y actualización a los nuevos
módulos
2. Ajustar si es necesario los manuales de
instrucciones de manejo de los módulos
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO CÓDIGO CARGTI1
GESTIÓN DE TECNOLOGÍA E INFORMACIÓN VERSIÓN 1
PARTICIPANTES Jefe de sistemas, Asistente de gerencia y socios, técnicos en mantenimiento de equipos
PROVEEDORES ENTRADASACTIVIDADES
SALIDAS CLIENTESPLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR
PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN
1. Todos los procesos
involucrados con
plataforma y/o
equipos
1. Todos los procesos
involucrados con
plataforma y/o
equipos
1. Información disponible para los
usuarios autorizados y protegida
adecuadamente
2. Comunicación informática efectiva
entre oficina y haciendas
1. TODOS LOS
PROCESOS
1. Ajustar si es necesario la frecuencia de
ejecución de los mantenimientos
2. Ajustar si es necesario los planes de
manteniento
1. Plataforma informática y equipos
funcionales y en buen estado
1. Procesos con
necesidades de
apoyo informático
1. Gestionar la seguridad y disponibilidad
de la información contenida en la
plataforma
2. Crear controles de seguridad e
implementar tecnologías y protocolos de
manejo de información
1. Definir los lineamientos que garanticen
la confidencialidad, integridad y
disponibilidad de la información
1. Necesidad de protección y
flujo eficiente de información
interna y externa
1. Requerimientos particulares de los
usuarios atendidos
1. Creación de nuevos
módulos de información
1. Diseñar los nuevos módulo en base a
los requerimientos expresados por la
empresa
2. Generar un ambiente de pruebas para el
control y desarrollo de los nuevos módulos
1. Creación de nuevos módulos
funcionales
2. Integración de nuevos módulos y
actualizaciones a la plataforma
1. Controlar que el funcionamiento de los
módulos implementados sea el esperado
2. Verificar que el requerimiento haya sido
atendido
3. Registrar y comunicar las nuevas
funciones implementadas
1. Atender las peticiones, quejas, reclamos
y sugerencias relacionados con el
funcionamiento del sistema de información
2. Implementar mejoras al desempeño y
funcionalidad
1. Definir la estrategia de atención a las
solicitudes
1. Dar seguimiento a las mejoras
implementadas
2. Verificar que el requerimiento haya sido
atendido
3. Registrar y comunicar los cambios en la
plataforma
1. Ajustar cuando sea necesario los tiempos
de respuesta a las solicitudes
2. Mejorar los canales de atención a las
solicitudes cuando sea necesario
1. Módulos informáticos integrados al
sistema para operación
2. Manuales de instrucciones de los
módulos compuestos detalladamente
1. Necesidad de
Mantenimiento de plataforma y
equipos
1. Elaborar planes de mantenimiento
preventivo de plataforma y equipos
1. Comunicar y coordinar el mantenimiento
2. Ejecutar el plan de mantenimiento
programado
1. Verificar que el plan de mantenimiento
se haya ejecutado según lo programado
1. TODOS LOS
PROCESOS
1. Verificar la disponibilidad de la
información para los usuarios autorizados
2. Verificar la efectividad de los controles y
protocolos establecidos
1. Ajustar si es necesario las estrategias de
protección de datos
2. Corregir las fallas que puedan surgir para
mejorar la disponibilidad de la información
Procedimientos
RegistrosSolicitudes de desarrollo a usuarios del
sistema
LEGALES/NORMATIVO
SN/A
ORGANIZACIONALESSocialización de las funcionalidades del sistema
Capacitación de los usuarios en uso del sistema
(Número de actividades de
Mantenimiento realizados /
Número de actividades de
Mantenimiento Programados)
x 100
Anual
InfraestructuraDisponibilidad de los equipos informáticos y redes para
garantizar el correcto funcionamiento del sistema
FinancieroPresupuesto para la compra y mantenimiento de equipos y
desarrollos
Manuales de funcionamiento de
MULTISYSCLIENTES
Disponibilidad de la información digital
Seguimiento a la implementación del sistema de
información
No disponibilidad de la información o aplicaciones requeridas
Seguridad de la información de la entidad
Interrupción de la prestación de servicios de red
Secuestro de información o ransomware
CONTROL INTERNO
RIESGOS GENERALES DEL PROCESOElaborado
Nombre: Daniel Restrepo
Cargo: Pasante Ing. Industrial
RevisadoNombre: Luis Neira
Cargo: Jefe de sistemas
Irregularidades de
seguridad
(Número de irregularidades
tratadas/ Irregularidades
detectadas)x100
NOMBRE DEL
INDICADORFÓRMULA
FRECUENCIA DE
ANÁLISIS
Plan de mantenimiento de
equipos
Instructivos para las tareas de cada
módulo
Actualizaciones para las funciones del
sistema
Nombre: Jairo Montes
Cargo: Gerente general
Pérdida de la información en soporte magético
CONTROL DE CAMBIOS
Descripción del cambio Fecha de cambio Versión creada
Trimestral Aprobado
MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO
Informes de estado del sistema y redes de
la empresa
ASIGNACIÓN DE RECURSOS DOCUMENTOS DE SOPORTE REQUISITOS A CUMPLIR
Talento humanoDisponibilidad del personal para la creación, actualización
y mantenimiento de los módulos y sistemaManuales
CAUSACIÓN DE FACTURAS
1. Proveedores
externos de servicios
fijos
1. Necesidad de efectuar
pagos por compromisos
adquiridos con proveedores
1. Programación de fechas de vencimiento
de pago de documentos
1. Causación de facturas o documentos
equivalentes
2. Elaborar solicitudes de pago
1. Verificar que las causaciones sean
acorde a los valores reportados
2. Verificar que los movimientos contables
hayan sido registrados
1. Realizar notas crédito o débito a los
proveedores cuando sea necesario
1. Solicitudes de pago de los
documentos causados
2. Correcto abastecimiento de los
servicios adquiridos
1. TODOS LOS
PROCESOS
CARGCO1
GESTIÓN CONTABLE VERSIÓN 1
HACER VERIFICAR ACTUARCIERRE CONTABLE
CÁLCULO DE INGRESOS
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO CÓDIGO
1. Planeación y
direccionamiento
estratégico
2. Entes de control
3. Bancos
1. Procesos que
generan información
contable en la
empresa
2. Entes de control
1. Información contable de
Garcés Eder S.A.S.
2. Normatividad legal vigente
1. Estados financieros aprobados y
presentados
2. Informes contables para entes
de control
3. Estados financieros para bancos
1. Facturación de ganado
2. Facturación de caña
3. Facturación de Otras ventas
4. Contratos de arrendamiento
de bienes
1. Clientes de la
empresa
1. Ingresos por ventas de
ganadería, caña de azúcar y otras
ventas aprobados
1. Tesoreria
2. Gestión contable
1. Gestión de
compras e inventarios
2. Planeación y
direccionamiento
estratégico
1. Facturación de activos fijos
nuevos
OBJETIVO DEL PROCESO Preparar, gestionar y verificar información contable y financiera de calidad, cumpliendo con las normas legales vigentes aplicables a la empresaUltima
actualización
1. Realizar ajustes contables cuando sea
necesario
2. Hacer las reclasificaciones pertinentes
1. Informe de activos fijos
1. Planeación y
direccionamiento
estratégico
2. Gestión de
impuestos
3. Gestión contable
1. Revisar vida útil de los activos que ya
existen en la empresa
2. Verificar si hay nuevos activos por crear
en el periodo
1. Hacer ajustes si es necesarios de la vida
util de los activos de la empresa
1. Programación de solicitudes de
facturación
1. Realizar solicitudes de facturación de
arrendamientos, ventas de ganado y otras
ventas
2. Realizar registros de facturación en base
a las ventas efectuadas
1. Verificar los registros generados de
facturación
2. Verificar la conciliación de facturas con
ingresos en cuentas bancarias
1. Realizar los ajustes que se necesiten en
la Facturación
1. Recolección de la información de
adquisicón o baja de activos fijos
1. Creación o modificación de registros en
el módulo de activos fijos
2. Grabar el comprobante
3. Dar de baja activos por terminación de
su vida util o por venta
ADMISITRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
ALCANCEDesde la revisión de los registros de movimientos contables y financieros, pasando por la conciliación, hasta los procesos de cierre contables y la generación de informes de
estados financieros acordes a la situación de la empresa para su presentación ante los entes de controlRESPONSABLE
PARTICIPANTES Contador general, Contadora asistente, Jefe de costos, Jefe de Impuestos, Tesorera
PROVEEDORES ENTRADASACTIVIDADES
SALIDAS CLIENTESPLANEAR
Contador general
1. Establecimiento de políticas para los
procesos contables
2. Recolección de información contable
generada por la empresa
3. Creación y/o modificación de cuentas
contables en Multisys según sea necesario
1. Realizar conciliación de cuentas
2. Realizar procesos de cierre contable
(Depreciaciones, amortizaciones, notas
contables, etc)
3. Emitir comprobantes de costos y ventas
mensuales
4. Realización de la provisión de impuesto
de renta
5. Preparación de estados financieros
anuales y extraordinarios
6. Generación y presentación de informes
para entes de control
7. Conciliación de cuentas con compañías
vinculadas
8. Apertura y cierre de periodos contables
en el sistema
1. Revisión y análisis de cuentas contables
de la empresa
2. Verificar los movimientos contables
generados durante el cierre
3. Revisión de conciliaciones bancarias de
personas naturales
Manuales CLIENTES Entrega de informes a entres de controlTalento humano Contador general, asistente de contabilidad
ASIGNACIÓN DE RECURSOS DOCUMENTOS DE SOPORTE REQUISITOS A CUMPLIR
ORGANIZACIONALESEntrega de informes según el cronograma
contable
InfraestructuraOficina, equipos de cómputo, software contable, acceso a la
plataforma MULTISYS
Financiero N/A
MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO
Registros
Balances de prueba
Evaluación de rentabilidad, posición
financiera, capacidad de crecimiento, flujo
de fondos
Contabilización y procesos de cierre -
PESGCO1
NOMBRE DEL
INDICADORFÓRMULA
FRECUENCIA DE
ANÁLISIS
LEGALES
Ley 1314 de 2009, reglamentada por el
decreto 2420 de 2015
Normas internacionales de información
financiera
Procedimientos
CONTROL DE CAMBIOS
Revisado
Aprobado
Inexactitud en las cifras reportadas
Incumplimiento de las disposiciones legales
Incumplimiento en entrega de informes
Mensual
Nombre: Jairo Montes
Cargo: Gerente general
CONTROL INTERNORIESGOS GENERALES DEL PROCESO
ElaboradoNombre: Daniel Restrepo
Cargo: Pasante Ing. Industrial
Nombre: Diego Nieto
Cargo: Contador general
Omisión de ajustes contables y clasificación contable inadecuada
Pérdida de la información
Cumplimiento del
Cronograma de Cierre
Contable
Días de Demora en Cierre
Contable = Fecha de Cierre -
Fecha de Cierre Programada
Descripción del cambio Fecha de cambio Versión creada
1. Proveedores
2. Procesos de
compras, tesorería,
impuestos, costos,
contabilidad, recursos
humanos
1. Pagos y consignaciones
2. Trámites bancarios
3. Otras diligencias de la
empresa
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
ALCANCEManejo y organización de la documentación producida y recibida por los procesos internos y externos, desde su llegada hasta su destino en las haciendas con el objeto de facilitar
su utilización y conservación por parte de las partes interesadasRESPONSABLE
OBJETIVO DEL PROCESOOrganizar y controlar el manejo de la documentación e información producida y recibida en desempeño de las funciones realizadas por GARCÉS EDER S.A.S. para garantizar la protección del patrimonio
documental de la empresa, facilitar su uso y conservación en cumplimiento con los requerimientos internos.
CÓDIGO
PARTICIPANTES
PLANEAR HACER VERIFICAR
1. Proveedores
2. Haciendas García
Abajo, Campiña y
Rozo
1. Facturas
2. Correspondencia interna y
externa
3. Comunicaciones con
proveedores y personas
naturales
1. Programar las entregas de
correspondencia en oficina
2. Priorizar los envíos a las haciendas o
proveedores
1. Recepción de correspondencia
2. Relación y registro de las entradas y
salidas de correspondencia
1. Seguimiento al envío de correspondencia
hacia las haciendas o proveedores
2. Verificación telefónica o electrónica de la
recepción de correspondencia desde la
oficina
1. Mejorar los controles de seguimiento
aplicados a la correspondencia
2. Hacer entrega oportuna de la
correspondencia en la oficina
1. Correspondencia correcta y
oportunamente distribuida en la
oficina
2. Registro de las entradas y
salidas de correspondencia
PROVEEDORESACTUAR
ARCHIVO FÍSICO
MANEJO DE CORRESPONDENCIA
CARGDO1
GESTIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN 1
Ultima
actualización
1. Definir los criterios de la organización de
la documentación física
2. Programar el traslado de la
documentación mas antigua
3. Identificar los recursos necesarios para
el mantenimiento de archivo físico
1. Monitorear el estado del archivo físico
2. Verificar el estado de almacenamiento de
la documentación
3. Verificar la secuencia de actualización de
documentación
4. Hacer seguimiento a la documentación
extraida, según sea requerido
5. Verificar el nivel de capacidad del cuarto
de archivo
1. Mejorar la organización de la
documentación para su mas fácil acceso
2. Realizar los ajustes necesarios a la
distribución física del archivo
3. Ajustar si se requiere la secuencia de la
documentación física
1. Archivar la información correspondiente
a los módulos de personal, impuestos y
proveedores
2. Actualización de documentación si se
requiere
3. Prestar el servicio de consulta y
préstamo de documentos de archivo
4. Realizar mantenimiento al archivo físico
5. Enviar la documentación mas antigua a
las haciendas
Asistente general
Encargado de mensajería y archivo, asistente general y recepcionista
ENTRADASACTIVIDADES
SALIDAS CLIENTES
1.Gestión de tesorería
2. Planeación y
direccionamiento
estratégico
3. Gestión de
compras e inventarios
1. Documentos archivados y
organizados de acuerdo a las
necesidades de la empresa
2. Documentos actualizados y
disponibles para su consulta
3. Archivo físico en buenas
condiciones
4. Documentación antigua
despachada hacia las haciendas
1. Trámites bancarios
completados
2. Pagos y consignaciones
ejecutadas
3. Envíos de correspondencia
correctamente gestionados
4. Otras diligencias
correctamente tramitadas
1. Comprobantes de pago,
impuestos, cheques, aportes
parafiscales
2. Planos de obras civiles,
escrituras de la empresa,
estudios y avalúos
3. Archivo de personas
naturales
4. Documentación de nómina,
contratos, fondos de
pensiones, EPS
5. Correspondencia interna y
externa
6. Documentación de costos
del negocio
7. Documentación de
proveedores
MENSAJERÍA
1. Gestión contable
2. Nómina
1.Haciendas García
Abajo, Campiña y
Rozo
2. Oficina Cali
1. Entidades
bancarias
2. Proveedores
externos
1. Inscripción en cámara de comercio
2. Gestionar el envío de correspondencia
bancaria, apartados aereos, compañías de
seguros, notarías y otros.
3. Recepción, distribución y entrega de
comunicaciones internas y externas
1. Programación de los trámites y
diligencias según sean requeridos
1. Controlar la entrega de correspondencia
2. Verificar el buen estado de la
documentación de los trámites
3. Comprobar la efectividad de los trámites
realizados
1. Mejorar los tiempos de respuesta para la
gestión de la correspondencia
2. Agilizar la gestión de los trámites y
comunicaciones internas y externas
ProcedimientosProcedimiento de control de registros
físicos
Relación de entrega de correspondencia
Nombre: Jairo Montes
Cargo: Gerente general
Deterioro de la documentación
Ejecución no oportuna de los trámites
N/A
InfraestructuraInstalaciones locativas adecuadas para el manejo y la
conservación de la información documental, además de
papelería e insumos adecuados
FinancieroPresupuesto para el mantenimiento del archivo físico y
transporte de correspondencia
LEGALES/NORMATIVO
S
CONTROL INTERNO
Manuales
Elaborado
ORGANIZACIONALESOrganización del archivo según áreas
funcionales
Nombre: Daniel Restrepo
Cargo: Pasante Ing. Industrial
RevisadoNombre: Sonia Ramírez
Cargo: Asistente general
Riesgos biológicos de manipulación
Robo y/o pérdida de la información
Entrega tardía de correspondencia
RIESGOS GENERALES DEL PROCESO
ASIGNACIÓN DE RECURSOS REQUISITOS A CUMPLIR
Talento humanoPersonal comprometido con la gestión efectiva de la
documentación
Disponibilidad de la información en archivo
físico
Registros
- CLIENTES
CONTROL DE CAMBIOS
Descripción del cambio Fecha de cambio Versión creada
Aprobado
DOCUMENTOS DE SOPORTE
MANEJO DE CUENTAS BANCARIAS
PAGOS DE LA EMPRESA
FACTURACIÓN DE VENTAS
1. Gestión contable
1. Gerencia general
2. Entidades
financieras
3. Gestión tributaria y
de seguros
1. Gestión de
compras
2. Gestión del talento
humano
3. Proveedores
externos
4. Gestión tributaria y
de seguros
5. Entidades
gubernamentales
1. Proveedores
externos
2. Todos los procesos
que soliciten pagos
3. Gestión documental
4. Entidades
gubernamentales
5. Garcés Eder S.A.S.
1. Determinación de material residual para
ventas
2. Recepción de dinero por ventas de
ganadería, actividades de caña de azúcar y
material residual
1. Facturación electrónica de ventas
2. Recaudación de pagos
1. Ganadería
2. Siembra y cultivo
de caña de azúcar
1. Recaudos de pagos por
concepto ganadería
2. Recaudo de pagos por
actividades de caña de azúcar
3. Recaudo por ventas de material
residual de las haciendas
1. Comprobación de cifras reportadas y
montos ingresados
2. Verificación de pagos efectuados por
compradores
1. Instrucciones de manejo de
cuentas bancarias
2. Políticas de manejo de pagos y
cheques
3. Presupuesto aprobado para
pagos
1. Ejecución diaria del flujo de caja
2. Verificar el buen manejo de las cuentas
bancarias de acuerdo a las políticas
establecidas
1. Solicitudes de pagos de
compras y servicios adquiridos
2. Necesidad de pago de nómina
3. Gastos no programados
4. Solicitudes de pago de seguros
y obligaciones tributarias de la
empresa
5. Programación de pagos según
calendario tributario
1. Efectuar pagos de aportes parafiscales
proveedores, nómina, servicios públicos,
alquileres, servicios adquiridos, etc.
2. Efectuar pago de aportes de personas
naturales
3. Generar confirmaciones de pagos
4. Ejecutar pago de obligaciones tributarias
conforme a la normatividad aplicable
1. Administración del flujo de cajas menores
(Empresa y personas naturales)
2. Gestionar el manejo de cuentas
bancarias
3. Gestión de relaciones con entidades
financieras
1. Informes de movimientos
bancarios
2. Cuentas bancarias organizadas y
al día
3. Mejoras aplicadas
1. Mejoramiento en base a los resultados de
las auditorías internas
2. Ejecución de los planes de mejoramiento
3. Solicitudes por convenios bancarios según
sea requerido
1. Programación de movimientos financieros en
coordinación con gerente general
2. Programar entrega de informes bancarios
3. Determinar las necesidades de financiamiento
crediticio
4. Planificar la suscripción y renovación de
convenios con entidades financieras
1. Programar pagos fijos mensuales de la
empresa y personas naturales
2. Recepción de solicitudes de pagos de la
empresa
3. Identificación de convenios para adquisición
de créditos y retribución de pagos
1. Ingresos por ventas de ganadería
y actividades de caña de azúcar
1. Solicitudes de modificación de condiciones
de pagos si es necesario
2. Modificación de facturación si es necesario
1. Planeación y
direccionamiento
estratégico
2. Entidades
financieras
1. Comprobación de cifras en cuentas
bancarias con las facturas de pago
2. Verificar transferencias de fondos
3. Elaborar informes de cierre de cajas y
movimientos bancarios
4. Seguimiento a comportamiento de pagos
5. Verificar que las obligaciones tributarias
se han pagado acorde con la normatividad
vigente
1. Modificación de condiciones de pago
según sea requerido
2. Ajustes a la programación de pagos según
sea necesario
1. Pagos a proveedores realizados
2. Impuestos y obligaciones de la
empresa pagadas y cumplidas
3. Registro de confirmaciones de
pago
PARTICIPANTES Gerente general, tesorera, contador general, contadora asistente, jefe de impuestos, mensajero
PROVEEDORES ENTRADASACTIVIDADES
SALIDAS CLIENTESPLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR
OBJETIVO DEL PROCESOGestionar facturación por ventas, efectuar pagos a proveedores, nómina, reembolsos de caja menor y transferencias de fondos que son necesarias para cubrir dichos pagos (Nóminas, cajas menores, servicios públicos,
solicitudes de pago, viáticos, e impuestos, entre otros).
Ultima
actualización
ALCANCEDesde la recepción de solicitudes de pagos de la empresa, hasta efectuar los pagos de obligaciones financieras en los periodos acordados y la recepción de dinero por concepto de ventas
producto de las actividades del negocioRESPONSABLE Tesorera
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO CÓDIGO CARGTE1
GESTIÓN DE TESORERÍA VERSIÓN 1
Mensual
LEGALESResolución 1 de 2008 - Cajas menores
Decreto 111 de 1996 - Estatuto orgánico del
presupuesto
Procedimientos Facturación de ventas - PESGTE1
Confirmaciones de pago
ORGANIZACIONALESPolíticas de manejo de cheques y cuentas
bancariasMEDICIÓN Y SEGUIMIENTO
Acceso al sistema MULTISYS
Equipo de oficina y cajas fuertesRegistros
Confirmaciones de estado de cuentas
Presupuesto de pagos de la empresa
Crédito aprobado con entidades financieras
ASIGNACIÓN DE RECURSOS DOCUMENTOS DE SOPORTE REQUISITOS A CUMPLIR
Infraestructura
RevisadoNombre: Dora Monedero
Cargo: Tesorera
Fraude electrónico
Nombre: Jairo Montes
Cargo: Gerente general
NOMBRE DEL
INDICADORFÓRMULA
FRECUENCIA DE
ANÁLISIS
Aprobado
Pérdida de la información
Inexactitud en las cifras reportadas
Pago no oportuno de nómina y seguridad social
Incumplimiento de acuerdos de pago con proveedores
CONTROL INTERNO
RIESGOS GENERALES DEL PROCESOElaborado
Nombre: Daniel Restrepo
Cargo: Pasante Ing. IndustrialPorcentaje de ejecución
de presupuesto para
pagos
(Ejecución causada del presupuesto /
Ejecución planeada del presupuesto)
x 100
Anual
Oportunidad en la
cancelación de solicitudes
de pago
(Total solicitudes de pago canceladas
oportunamente/Total solicitudes de
pago de pago recibidas)*100
Financiero
Talento humanoApoyo de mensajero para pagos que no sean electrónicos y
consignaciones bancarias requeridasManuales
Instructivos de pago de cada entidad
bancariaCLIENTES
Cumplimiento de acuerdos y condiciones de
pago
CONTROL DE CAMBIOS
Descripción del cambio Fecha de cambio Versión creada
1. Hacer ajustes al presupuesto cuando
sean requeridos, hasta lograr su
aprobación por parte de gerencia
1. Presupuesto aprobado por
gerencia1. Todos los procesos
1. Necesidad de asegurar los
bienes y operaciones de la
empresa
2. Pólizas de seguros
1. Revisar con apoyo de asesores externos
las mejores opciones de seguros de
acuerdo a las necesidades de la empresa
1. Verificar que las pólizas seleccionadas
cubren las necesidades de la empresa
2. Verificar las fechas de vigencia y
vencimiento de las pólizas
1. Negociar las condicones de futuras
pólizas cuando sea necesario
1. Garcés Eder S.A.S.
2. Entes territoriales y
nacionales de control
y vigilancia
3. Asesores externos
1. Declaración de retención en la
fuente
2. Declaración de IVA
3. Declaración de ICA
4. Declaración de renta y
complementarios
5. Declaración de activos en el
exterior
5. Información exógena
6. Certificados de ingresos y
retenciones
1. Entes territoriales y
nacionales de control
y vigilancia
(DIAN, Alcaldías, etc.)
2. Personas naturales
1. Verificar la correcta aplicación de las
normas vigentes en las declaraciones
tributarias y de medios magnéticos
1. Hacer ajustes a las declaraciones
tributarias y medios magnéticos si es
necesario
1. Elaborar declaraciones tributarias
mensuales de impuestos nacionales y
territoriales
2. Elaborar declaraciones tributarias acorde
al calendario tributario y fechas de
presentación de impuestos
3. Elaborar medios magnéticos según la
información contable
4. Presentar de manera oportuna las
declaraciones tributarias e información
exógena
1. Revisar causaciones y documentos
contables
2. Consultar beneficios tributarios en las
normas aplicables
3. Preparar provisiones tributarias de
acuerdo a la normatividad vigente de los
diferentes entes locales, regionales y
nacionales
1. Normatividad tributaria
2. Información contable de la
empresa y personas naturales
3. Asesoría en temas
tributarios
1. Necesidad presupuestal
2. Normatividad relacionada
con presupuesto y
contribuciones especiales
3. Políticas de manejo
presupuestal
4. Información contable de la
empresa
5. Proyectos internos
1. Recolectar información contable de las
operaciones del negocio, proyectos
internos y áreas funcionales
2. Análisis del uso de los recursos e
historial de gastos
1. Calcular presupuesto teniendo en cuenta
la ejecución del periodo en curso
2. Detallar los flujos de dinero mes a mes
3. Generar anteproyecto del presupuesto
anual
ALCANCEDesde la recolección y organización de la información contable y de costos, incluyendo la realización del presupuesto, negociaciones y adquisición de seguros hasta la
presentación de declaraciones tributarias e información exógena de la empresaRESPONSABLE Jefe de impuestos
PARTICIPANTES Jefe de impuestos, gerente general, contador general, jefe de costos
PROVEEDORES ENTRADASACTIVIDADES
SALIDAS CLIENTESPLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO CÓDIGO CARGIM1
GESTIÓN TRIBUTARIA Y DE SEGUROS VERSIÓN 1
OBJETIVO DEL PROCESORealizar la revisión pertinente y oportuna de la información contable y fiscal con el fin de garantizar la presentación y el pago oportuno de las obligaciones tributarias y de pólizas de seguros seguros de la
empresa y personas naturales
Ultima
actualización
PRESUPUESTO
IMPUESTOS
SEGUROS
1. Aseguramiento de los bienes de la
empresa1. Garcés Eder S.A.S.
1. Empresas
aseguradoras
2. Bienes de la
empresa
1. Seleccionar las opciones de pólizas que
se consideren más convenientes para la
empresa
2. Realizar reclamos de pagos por la
vigencia de pólizas
1. Todos los procesos1. Verificar la precisión de los análisis y
proyecciones presupuestales
FinancieroPresupuesto para pago de impuestos, declaraciones,
seguros y medios magnéticos
Procedimientos
ASIGNACIÓN DE RECURSOS DOCUMENTOS DE SOPORTE REQUISITOS A CUMPLIR
Talento humano Asesores externos de aseguradoras ManualesManual de presentación de declaraciones e
información exógenaCLIENTES Calendario tributario - DIAN
ORGANIZACIONALESCumplimiento en la entrega de informes y
declaraciones para evitar sancionesMEDICIÓN Y SEGUIMIENTORegistros
Registros de pago y declaraciones
tributariasNOMBRE DEL
INDICADORFÓRMULA
FRECUENCIA DE
ANÁLISIS CONTROL INTERNO
InfraestructuraOficina, equipos de cómputo, software contable, acceso a
herramientas DIAN y ASTRO
Ley 1943 de 2018
Normas de información financiera y conciliación
fiscal
Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en
Materia Tributaria
LEGALES
Procedimientos de registro de
declaraciones
Nombre: Daniel Restrepo
Cargo: Pasante Ing. IndustrialDemora en la presentación de declaraciones y medios
RevisadoNombre: Ana Milena Burgos
Cargo: Jefe de impuestos
Sanciones pagadas por
declaraciones
Monto pagado por sanciones
año actual vs. Monto pagado
por sanciones año anterior
Anual
Optimizar Tasa Efectiva
de Tributación (TET)
Gasto Impuesto de
Renta/Utilidad Antes de
Impuestos
AnualAprobado
Nombre: Jairo Montes
Cargo: Gerente general
Incumplimiento en entrega de informes
Pérdida de la información
Desactualización en normatividad tributaria
Asesoría tributaria inadecuada
Procedimientos de presentación de medios
magnéticos
CONTROL DE CAMBIOS
Descripción del cambio Fecha de cambio Versión creada
RIESGOS GENERALES DEL PROCESOElaborado
1. Asistente de
gerencia y socios
2. Oficinistas de
campo
3. Supervisores de
ganadería
4. Supervisores de
Caña
5. Proveedores
1. Extractos bancarios de
personas naturales y fundación
trébol
1. Gestión contable
2. Gestión de
tesorería
3. Entidades
bancarias
1. Liquidaciones de caña
2. Informes de producción
3. Cronológico de pastos
4. Informes de maquinaria
5. Inventario de ganadería
6. Informes de venta de
ganadería
7. Facturas de energía
8. Comportamiento de los
costos en años anteriores
1. Cálculo mensual de
riego,lluvia y abonos
2. Libros de costos de caña y
ganadería
3. Libros de ingresos de caña
4. Informe mensual de costos
5. Cálculo de áreas trabajadas
en operaciones de caña
6. Estado de resultados
7. Metas financieras del negocio
8. Registros físicos de costos
archivados
CÁLCULO DE COSTOS
CONCILIACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS
1. Planeación y
direccionamiento
estratégico
1. Recepción, registro y análisis de la
información de costos en cada una de las
operaciones de caña y ganadería
1. Validar la información de costos de las
operaciones de cada hacienda y solicitar
ajustes o faltantes si son requeridos
2. Integrar bases de datos recibidas con la
plataforma MULTISYS
3. Revisar informes de operaciones de
caña y ganadería
4. Generar informes de costos
5. Presentar informes de costos a gerencia
e ingenieros agrónomos
6. Archivar registros físicos de costos
1. Evaluar el estado de los costos en
reunión bimestral de costos
2. Comparar el desempeño de los costos
con los resultados de años anteriores
3. Verificar centros de costos en las
partidas reportadas
4. Revisión de los costos reportados al
sistema MULTISYS
1. Establecer metas financieras para el
próximo periodo de operación junto con
gerencia general e ingenieros agrónomos
2. Ajustes en los registros de MULTISYS si
son necesarios
1. Conciliar las cuentas bancarias de
Garcés Eder S.A.S.
2. Conciliar movimientos financieros
3. Integrar registros con el sistema
MULTISYS
4. Archivar registros de conciliación y notas
bancarias
1. Verificar que los movimientos financieros
concuerden con la contabilidad
1. Ajustes en los registros de notas
bancarias si son necesarios
1. Notas bancarias revisadas y
aprobadas
2. Registro detallado de
conciliaciones en MULTISYS
3. Extractos bancarios
archivados
1. Gestión
documental
2. Personas naturales
3. Gestión contable
PROVEEDORES ENTRADASACTIVIDADES
SALIDAS CLIENTESPLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO CÓDIGO CARGCT1
GESTIÓN DE COSTOS VERSIÓN 1
PARTICIPANTES Jefe de costos, Asistente de gerencia y socios, Tesorería, Gerente general, Ingenieros agrónomos, Contadora asistente
OBJETIVO DEL PROCESOBrindar información detallada sobre los costos incurridos en cada una de las labores del cultivo de caña y la ganadería, la cual permita la toma de decisiones por parte de la gerencia e ingenieros agrónomos con
el fin de alcanzar un manejo eficiente en los recursos asignados a las operaciones del negocio
Ultima
actualización
ALCANCEDesde la conciliación de costos de las operaciones del negocio, oficina, fundación trébol, personas naturales y proyecto la Riberita, hasta los reportes en las reuniones de costos y
pendientesRESPONSABLE Jefe de costos
1. Recepción y registro de la información de
las operaciones financieras de la empresa
Ley 1314 de 2009, reglamentada por el
decreto 2420 de 2015
Normas internacionales de información
financiera
Entrega de informes según el cronograma
contable
LEGALES/NORMATIV
OS
Registro y cálculo de costos - PESGCT1
Nombre: Jairo Montes
Cargo: Gerente general
Pérdida de la información
RIESGOS GENERALES DEL PROCESO
ElaboradoNombre: Daniel Restrepo
Cargo: Pasante Ing. Industrial
RevisadoNombre: Alejandra Toro
Cargo: Jefe de costos
Claridad y exactitud de la información
Mala programación en entrega de informes
ORGANIZACIONALESMEDICIÓN Y SEGUIMIENTO
CONTROL INTERNO
Infraestructura Oficina, equipos de cómputo, sistema de software contable
Financiero N/A
Notas bancarias
Procedimientos
Riesgo de contabilización incorrecta
CLIENTES Entrega de informes a entres de control
Documentos contables del proceso
Informes de producción de haciendas
ASIGNACIÓN DE RECURSOS DOCUMENTOS DE SOPORTE REQUISITOS A CUMPLIR
Talento humano Jefe de costos, disponibilidad de oficinistas de campo Manuales Manual de costos (MULTISYS)
NOMBRE DEL
INDICADORFÓRMULA
FRECUENCIA DE
ANÁLISIS
CONTROL DE CAMBIOS
Descripción del cambio Fecha de cambio Versión creada
(Toneladas de caña
producidas al mes / Costos
totales de labores al mes*100
Mensual
Registros
Entrega de informes de
costos
Costo de toneladas
producidas
Días de demora en entrega
de informes vs. Fecha
programada
Trimestral
Aprobado
PROVEEDORES ENTRADASACTIVIDADES
SALIDAS CLIENTESPLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR
ALCANCEInicia con el requerimiento de edificación de obras civiles en las ubicaciones del negocio siguiendo con la construcción de infraestructura hasta el posterior mantenimiento de las
ubicaciones de las haciendas, Riberita y MarañónRESPONSABLE Ingeniero civil
PARTICIPANTES Ingeniero civíl, jefe de compras, cuadrilla de obreros y obreros de campo
CARCMI1
GESTIÓN DE OBRAS CIVILES Y CONSTRUCCIONES VERSIÓN 1
OBJETIVO DEL PROCESO Mantenter en optimas condiciones la infraestructura de las haciendas, proyecto urbanístico la Riberita y marañón, para dar apoyo al desarrollo de las operaciones del negocioUltima
actualización
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO CÓDIGO
1. Realizar reparaciones adicionales en las
obras cuando es necesario
2. Ajustar la planeación de futuras obras si
es necesario
1. Obras civíles en las haciendas,
Riberita, Marañón y zonas
aledañas que intervienen con el
trabajo en las haciendas
2. Infraestructura de campo y
casas
3. Infraestructura reparada y en
buen estado para realizar
operaciones del negocio
4. Obras para personas naturales
(Ej: casas de los dueños de la
empresa)
1. Cultivo de caña de
azúcar
2. Ganadería
3. Proyecto
urbanístico la Riberita
4. Personas naturales
ASIGNACIÓN DE RECURSOS DOCUMENTOS DE SOPORTE REQUISITOS A CUMPLIR
1. Administradores de
haciendas
2. Proveedores
externos
3. Personas naturales
4. Cultivo de caña de
azúcar
1. Requerimientos de obras
civíles
2. Insumos de contrucción
3. Solicitudes de reparaciones
no programadas
4. Infraestructura necesaria
para acceso y perímetros de
cultivos
1. Programar obras civíles del año en las
haciendas
2. Visitar las ubicaciones que requieren
obras para estimar el presupuesto y
duración necesarias para el levantamiento
de infraestructura
3. Coordinar las labores de levantamiento
de infraestructura en campo
4. Solicitar autorizaciones de gerencia para
la realización de obras
1. Realizar planos arquitectónicos que den
cuenta del diseño de obras civiles
programadas
2. Solicitar compras de materiales,
herramientas e insumos para construcción
3. Solicitar contrataciones de personal
adicional para contrucciones
4. Construir obras civíles programadas
5. Reparar obras que presenten deterioros,
según su prioridad
6. Construcción de infraestructura de
campo requerida
1. Inspeccionar obras finalizadas o en curso
para evaluar su progreso o conclusión
2. Realizar visitar periódicas para verificar
el estado de las obras
3. Verificar el uso de los recursos
presupuestales
MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO
Requisitos de adecuación particulares de cada
proyecto
FinancieroPresupuesto para las compras de herramientas, materiales
y contrataciones
CLIENTES
InfraestructuraBodegas en las haciendas para almacenar herramientas e
insumos
Talento humanoPersonal disponible para los requerimientos de
construcción y reparación de obrasManuales
CONTROL INTERNORIESGOS GENERALES DEL PROCESO
ORGANIZACIONALES -
LEGALES
/NORMATIVOS
1. Reglamento de higiene y seguridad para la
industria de la construcción
2. Normas sobre vivienda, higiene y seguridad
en los establecimientos de trabajo
Condiciones, planos, diseños, estudios del
proyecto, contratos y especificaciones
técnicas de cada obraRegistros
ProcedimientosProcedimiento de planeación y ejecución
de obras civiles
Cumplimiento de
programación de obras
civiles
(Número de obras
completadas / número de
obras planeadas) x 100
Anual
NOMBRE DEL
INDICADORFÓRMULA
FRECUENCIA DE
ANÁLISIS
Nombre: Jairo Montes
Cargo: Gerente general
Demoras en trámites de permisos y autorizaciones para obras
Falta de conocimiento de las labores
RevisadoNombre: Enrique Rengifo
Cargo: Ingeniero Civíl
Fallas en la mediciones
Diseños de obras inadecuados
Aprobado
ElaboradoNombre: Daniel Restrepo
Cargo: Pasante Ing. Industrial
Solicitud de materiales inoportuna
Presupuesto anual de
obras
(Gastos reales por
obra/Gastos presupuestados
por obra) x 100
Anual
CONTROL DE CAMBIOS
Descripción del cambio Fecha de cambio Versión creada
1 1
2 1
3 1
4 1
5 1
6 1
7 1
8 1
9 1
10 1
11 1
12 1
13 1
14 1
15 1
16 1
17 1
18 1
19 1
20 1
Descripción del cambio
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
CONTROL
TÉCNICO
RevisadoNombre: Diego Bedoya
Cargo: Ing. Control técnico
AprobadoNombre: Diego Bedoya
Cargo: Ing. Control técnico
CONTROL INTERNO
Fecha de cambio Versión creada ElaboradoNombre: Daniel Restrepo
Cargo: Pasante Ing. Industrial
CONTROL DE CAMBIOS
Copia del archivo en oficina Cali
Control técnicoEvaluación de calidad del
encalleFORCTN20 Enero de 2017 Archivo oficina Rozo Ingeniero de control técnico Copia del archivo en oficina Cali
Control técnicoEvaluación de calidad del
corte mecánicoFORCTN19 Enero de 2017 Archivo oficina Rozo Ingeniero de control técnico
Copia del archivo en oficina Cali
Control técnicoEvaluación de caña dejada
en campo - corte mecánicoFORCTN18 Enero de 2017 Archivo oficina Rozo Ingeniero de control técnico Copia del archivo en oficina Cali
Control técnicoEvaluación de caña dejada
en campo - corte manualFORCTN17 Enero de 2017 Archivo oficina Rozo Ingeniero de control técnico
Copia del archivo en oficina Cali
Control técnicoEvaluación de calidad de
riego por gravedadFORCTN16 Enero de 2017 Archivo oficina Rozo Ingeniero de control técnico Copia del archivo en oficina Cali
Control técnicoEvaluación de calidad del
riego por aspersiónFORCTN15 Enero de 2017 Archivo oficina Rozo Ingeniero de control técnico
Copia del archivo en oficina Cali
Control técnicoEvaluación de calidad de la
resiembraFORCTN14 Enero de 2017 Archivo oficina Rozo Ingeniero de control técnico Copia del archivo en oficina Cali
Control técnicoEvaluación de control
preemergente de malezasFORCTN13 Enero de 2017 Archivo oficina Rozo Ingeniero de control técnico
Copia del archivo en oficina Cali
Control técnicoEvaluación de control
posemergente de malezasFORCTN12 Enero de 2017 Archivo oficina Rozo Ingeniero de control técnico Copia del archivo en oficina Cali
Control técnicoEvaluación de cobertura de
malezasFORCTN11 Enero de 2017 Archivo oficina Rozo Ingeniero de control técnico
Copia del archivo en oficina Cali
Control técnicoEvaluación de calibración
aplicación de herbicidasFORCTN10 Enero de 2017 Archivo oficina Rozo Ingeniero de control técnico Copia del archivo en oficina Cali
Control técnicoEvaluación calidad de
aporqueFORCTN9 Enero de 2017 Archivo oficina Rozo Ingeniero de control técnico
Copia del archivo en oficina Cali
Control técnicoEvaluación de calibración
fertilización líquidaFORCTN8 Enero de 2017 Archivo oficina Rozo Ingeniero de control técnico Copia del archivo en oficina Cali
Control técnico
Evaluación calidad de
calibración, fertilización y
abono granulado
FORCTN7 Enero de 2017 Archivo oficina Rozo Ingeniero de control técnico
Copia del archivo en oficina Cali
Control técnicoEvaluación calidad de
subsuelo en socasFORCTN6 Enero de 2017 Archivo oficina Rozo Ingeniero de control técnico Copia del archivo en oficina Cali
Control técnicoEvaluación calidad de
siembraFORCTN5 Enero de 2017 Archivo oficina Rozo Ingeniero de control técnico
Copia del archivo en oficina Cali
Control técnicoEvaluación calidad de
semillerosFORCTN4 Enero de 2017 Archivo oficina Rozo Ingeniero de control técnico Copia del archivo en oficina Cali
Control técnicoEvaluación calidad del
surcadoFORCTN3 Enero de 2017 Archivo oficina Rozo Ingeniero de control técnico
Copia del archivo en oficina Cali
Control técnicoEvaluación calidad del
subsueloFORCTN2 Enero de 2017 Archivo oficina Rozo Ingeniero de control técnico Copia del archivo en oficina Cali
Control técnicoEvaluación calidad de la
descepadaFORCTN1 Enero de 2017 Archivo oficina Rozo Ingeniero de control técnico
1/05/2019
#PROCESO DE
ORIGENNOMBRE CÓDIGO VERSIÓN FECHA DE EXPEDICIÓN UBICACIÓN RESPONSABLE OBSERVACIONES
CÓDIGO CTN VERSIÓN 1 RESPONSABLEINGENIERO DE CONTROL
TÉCNICO
Ultima
actualización
MAPA DE PROCESOSR
EQU
ISIT
OS
DEL
CLI
ENTE
Y D
EMÁ
SPA
RTE
S IN
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SFA
CC
IÓN
DEL
CLI
ENTE
Y D
EMÁ
S PA
RTE
S IN
TER
ESA
DA
S
Planeación y direccionamiento estratégico
1.
PDE
Cultivo de caña de azúcar
2.
CCAGanadería
3.
GNA
Gestión contable9.
GCOGestión del
talento humano
6.
GTH
Gestión de compras e inventarios
7.
GCS
Gestión de tecnología e información
8.
GTI
Gestión de recurso hídrico
4.
GAG
Gestión documental
10.
GDO
Gestión tributaria y de
seguros
12.
GIM
Gestión de obras civiles y
construcciones
14.
CMI
Gestión de tesorería
11.
GTEGestión de
costos
13.
GCT
Control técnico5.
CTN
Estratégicos Misionales Apoyo