DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Código: DE-C-01
Versión: 1
Código: DE-F-13 V- 1 Pág. 1 de 8
AUTORIDAD DEL PROCESO: Director(a) General LIDER DEL PROCESO: Jefe Oficina Asesora de Planeación
OBJETIVO Formular lineamientos estratégicos articulados con las políticas del sector justicia y del Gobierno Nacional, mediante la formulación del plan indicativo cuatrienal y planes de acción anual, con el fin de dar cumplimiento a las funciones de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
ALCANCE Este proceso inicia con la validación que se efectúa al contexto estratégico institucional que esté vigente y finaliza con el seguimiento al plan indicativo
cuatrienal.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES Congreso de la Republica de
Colombia
Departamento Administrativo de
la Republica
Ministerio de Justicia y del
Derecho
Oficina Asesora de Planeación
Ley del Plan Nacional de Desarrollo
vigente Decreto 2482 de
2012
Políticas y lineamientos
sectoriales
Plan Estratégico Sectorial
Contexto
estratégico vigente
Modelo de
operación por procesos de la
ANDJE
Informe de seguimiento al
Plan Estratégico de la vigencia
anterior
1. Validar el contexto
estratégico institucional
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Profesional Oficina
Asesora de Planeación
Elaboran la propuesta de ajustes al contexto estratégico existente, para ello identifican la condición y situación de la entidad, cumplimiento de planes y programas, retos internos y externos, fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Validan con los jefes de las áreas la información pertinente. Presentan la propuesta y soportes a consideración del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo – CIDA, el cual se desarrolla según lo definido en el procedimiento Comités-DE-P-05 Nota: La validación del contexto incluye la revisión de la política y los objetivos de calidad y otras políticas institucionales vigentes de acuerdo con lo definido en el Procedimiento Planificación del sistema integrado de gestión institucional-DE-P-07 -Adicionalmente se tiene en cuenta la información generada por los riesgos de los procesos
Documento de contexto
estratégico validado
(R)
Acta Comité Institucional de
Desarrollo Administrativo-
CIDA (R)
Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo - CIDA
Jefe Oficina Asesora
de Planeación
Profesional Oficina Asesora de Planeación
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PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
Director(a) General
Informes consolidados de
gestión
Informes de monitoreo de
riesgos de proceso
Manual de políticas
Institucionales y de Desarrollo
Administrativo-DE-M-02
documentados de acuerdo con lo definido en el Procedimiento Administración de riesgos-DE-P-01, la documentación del Sistema Integrado de Gestión Institucional, la cual se lleva a cabo según lo definido en el Procedimiento Elaboración y control de los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional-DE-P-02, los reportes generados a través del Procedimiento producto y/o servicio no conforme-DE-P-06.
Departamento
Nacional de Planeación
Ministerio de Hacienda y Crédito
Público
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Plan Nacional de Desarrollo
Documentos
CONPES
Plan de Desarrollo
Administrativos
Circular de programación presupuestal
Documento de
contexto estratégico
validado
Proyectos de inversión vigentes
2. Identificar las responsabilidades
institucionales
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Profesional Oficina
Asesora de Planeación
Documenta en el Formato matriz estratégica-DE-F-22, las responsabilidades de la ANDJE identificadas en el Plan Nacional de Desarrollo y demás lineamientos del gobierno, en términos de sus objetivos y metas. En coordinación con las áreas correspondientes define la propuesta de los objetivos y metas tanto cuatrienales como anuales que den respuesta a las responsabilidades previamente identificadas y documenta la propuesta en el Formato matriz estratégica-DE-F-22. Presenta la propuesta al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo - CIDA, el cual la revisa y define lineamentos frente a la misma, el cual se desarrolla según
Matriz estratégica-DE-F-22 revisada
(R)
Acta de Comité Institucional de
Desarrollo Administrativo –
CIDA (R)
Consejo Directivo
Director (a) General
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Profesional Oficina
Asesora de Planeación
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PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES lo definido en el procedimiento Comités-DE-P-05
Comité Institucional de
Desarrollo Administrativo -
CIDA
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Profesional Oficina Asesora de Planeación
Documento de contexto
estratégico validado
Matriz
estratégica-DE-F-22 revisada
Modelo de operación por
procesos
3. Elaborar un documento de
Plan Estratégico Cuatrienal
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Profesional Oficina
Asesora de Planeación
Con base en la Matriz estrategia-DE-F-22, el documento contexto y el Modelo de Operación por procesos, elaboran el documento del Plan Estratégico Cuatrienal, el cual es un documento corto que debe contener como mínimo: Misión, Visión, Focos Estratégicos y retos cuatrienales y anuales. Pasan el documento del Plan Estratégico Cuatrienal a aprobación del Consejo Directivo. Una vez aprobado el documento, lo publican en el SIGI y la página Web junto con la Matriz Estratégica-DE-F-22 y los divulgan al interior de la entidad.
Plan Estratégico cuatrienal Aprobado
(R)
Matriz Estratégica-DE-F-22 publicados en el aplicativo SIGI y página
Web (R)
Acta de Consejo
Directivo (R)
Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo-CIDA
Jefes de
dependencias
Servidores de la entidad
Ciudadanía
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Profesional Oficina
Asesora de Planeación
Plan Estratégico cuatrienal
institucional aprobado y publicado
4. Elaborar Plan Anual de Acción
Jefes de dependencias
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Gestor T1-11
Oficina Asesora de Planeación
Elaboran el Plan de Acción Institucional-DE-F-21 de conformidad con el Plan Estratégico Cuatrienal aprobado y los objetivos estratégicos definidos con el equipo directivo. Presentan el Plan de Acción Institucional-DE-F-21 para aprobación del Consejo Directivo.
Plan de Acción Institucional-DE-
F-21
Consejo Directivo
Director (a) General
Jefes de dependencias
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Profesional Oficina
Asesora de Planeación
Plan Estratégico cuatrienal
institucional aprobado y publicado
5. Elaborar plan operativo anual
por dependencia
Jefes de dependencias
Elaboran el Plan Operativo Anual-Formato-DE-F-19 por dependencia de conformidad con el Plan Anual de Acción y las acciones definidas con el Equipo Directivo teniendo en cuenta lo definido en el Manual de indicadores de gestión-DE-M-03 y
Planes Operativos
Anuales-DE-F-19
Consejo Directivo
Jefes de dependencias
Jefe Oficina Asesora
de Planeación
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PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES Plan de Acción
Institucional-DE-F-21
el Manual de Planes operativos Anuales-De-M-04. Se pasa a aprobación del Consejo Directivo.
Profesional y Jefe Oficina Asesora de
Planeación
Proyectos de Inversión actuales
Plan estratégico cuatrienal
institucional aprobado y publicado
Plan de acción Planes
operativos
6. Actualizar y/o formular los proyectos de
Inversión
Gerente de proyectos de
inversión
Actualiza y/o formula proyecto de inversión de la entidad conforme a las actividades definidas en el Procedimiento Gestión de Proyectos de Inversión-DE-P-03. Nota: Los proyectos de inversión actualizados y/o formulados deben atender las necesidades de gestión de los planes estratégico, de acción anual, y operativo.
Proyectos de inversión
actualizados y/o formulados
Director (a) General
Jefes de dependencias
Gerente de
proyectos de inversión
Ministerio de Hacienda y Crédito
Público
Jefes de áreas
"Ley de presupuesto Circular de
programación presupuestal"
Decreto de liquidación
vigente Necesidades de
las dependencias en
funcionamiento e inversión
7. Elaborar el anteproyecto de
presupuesto y MGMP
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Director Financiero
Elabora el anteproyecto de presupuesto de la entidad y el Marco de Gasto de Mediano Plazo conforme a lo establecido en el Procedimiento programación presupuestal-DE-P-04 y la información descrita en las entradas.
Anteproyecto de presupuesto de
la entidad (R)
Documento con proyección del Marco de Gasto
de mediano plazo de la
entidad (R)
Ministerio de Hacienda
Comité
Institucional de Desarrollo
Administrativo-CIDA
Jefes de
dependencias
Plan Estratégico Cuatrienal
Plan de Acción
Institucional-DE-F-21
8. Revisar y aprobar Plan Estratégico
Cuatrienal, Plan Anual de Acción y Planes Operativos
Anuales
Consejo Directivo
Revisan los documentos del Plan Estratégico Cuatrienal, Plan Anual de Acción y Planes Operativos Anuales y hacen observaciones en caso de considerarlo necesario, las cuales son incorporadas de manera inmediata, de lo contrario aprueban los documentos.
Plan Estratégico Cuatrienal aprobado
(R)
Plan de Acción Institucional-DE-
F-21 aprobado (R)
Director (a) General
Jefes de dependencias
Jefe Oficina Asesora
de Planeación
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Código: DE-C-01
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PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Profesional Oficina
Asesora de Planeación
Planes Operativos
Anuales-DE-F-19
-Si se requiere la actualización y/o formulación de un proyecto de inversión, continua con la actividad 7. -Si no requiere la actualización y/o formulación de un proyecto de inversión, continua con la actividad 8.
Planes
Operativos Anuales-DE-F-19
aprobados (R)
Acta de Consejo
Directivo (R)
Profesional Oficina Asesora de Planeación
Gerentes de proyectos de
inversión
Profesional y Jefe de la Oficina de
Planeación
Actividades ejecutadas de los planes de acción
Actividades
ejecutadas de los planes
operativos
9. Realizar el seguimiento al Plan Operativo
Anual
Jefe de Dependencia
De acuerdo con las fechas establecidas, registra en el Formato Informe mensual avances Plan Operativo Anual-DE-F-16 la información correspondiente relacionada con el avance en la ejecución del Plan Operativo Anual, incluyendo la relación de las evidencias y las observaciones de los indicadores asociados. Nota: Los cambios a los planes que se soliciten se deberán realizar con mínimo 1 mes de anterioridad a la fecha de cierre de cada periodo y se debe solicitar por escrito en el Formato Solicitud de ajuste a Plan de Acción Anual-DE-F-07, en el cual se den las justificaciones técnicas para la solicitud.
Formato Plan Operativo Anual-
DE-F-19 diligenciado
(R)
Formato Informe trimestral
avances Plan Operativo Anual-
DE-F-16 diligenciado
(R)
Formato Solicitud de
ajuste a Plan de Acción Anual-
DE-F-07 (R)
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Profesional Oficina
Asesora de Planeación
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Código: DE-C-01
Versión: 1
Código: DE-F-13 V- 1 Pág. 6 de 8
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
Profesional y Jefe de la Oficina de
Planeación
Jefe de Dependencia
Actividades ejecutadas de los planes de acción
Actividades
ejecutadas de los planes
operativos
Formato Solicitud de
ajuste a Plan de Acción Anual-
DE-F-07
10. Realizar el seguimiento al
Plan Estratégico, Planes de Acción
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Profesional Oficina
Asesora de Planeación
Se reciben los informes de seguimiento por parte de cada una de las dependencias en las fechas establecidas en el cronograma de planeación. Se revisan las evidencias y los indicadores y semestralmente se elabora un informe de avance de los planes de acción, en el Formato Informe semestral avance Plan de Acción Anual-DE-F-09 Los cambios a los planes que se soliciten se deberán realizar con mínimo 1 mes de anterioridad a la fecha de cierre de cada periodo y se debe solicitar por escrito en el Formato Solicitud de ajuste a Plan de Acción Anual-DE-F-07, en el cual se den las justificaciones técnicas para la solicitud.
Informe
trimestral avances Plan
Operativo Anual-DE-F-16
(R)
Plan Operativo Anual-DE-F-19
Informe semestral plan
de Acción Anual DE-F-09
(R)
Informe anual plan estratégico
(R)
Todos los procesos
Subproceso de gestión de proyectos
Proceso gestión financiera
Actividades ejecutadas de los
proyectos de inversión
Seguimiento presupuestal
11. Evaluar la Gestión
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Profesional Oficina
Asesora de Planeación
El seguimiento al despliegue del Plan Estratégico Cuatrienal, en materia de presupuesto, se realiza conforme al procedimiento programación presupuestal-DE-P-04, y el procedimiento gestión de Proyectos de inversión-DE-P-03 en lo que respecta en su temática. Presenta los informes a consideración del Director y/o Comité directivo y de acuerdo con sus directrices se toma las acciones pertinentes. En caso de ser necesario formula acciones de mejora conforme al procedimiento de acciones correctivas,
Informe de evaluación del
Plan Estratégico Cuatrienal
(R)
Todos los procesos
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Código: DE-C-01
Versión: 1
Código: DE-F-13 V- 1 Pág. 7 de 8
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES preventivas y de mejora-MC-P-01.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS Las solicitudes de ajuste al Plan Operativo Anual deberán efectuarse con mínimo 30 días de anterioridad a la fecha de cierre del trimestre que será evaluado a través del formato -DE-F-07. Las solicitudes de ajuste al Plan Operativo Anual deben ser enviadas por el Jefe de la dependencia a través de memorando dirigido al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, en el cual debe incluirse la explicación técnica que sustente la solicitud. No se llevaran a cabo ajustes en el Plan Estratégico y el Plan de Acción Institucional por cuanto estos corresponden a decisiones del Consejo Directivo. El cumplimiento de los tiempos para la formulación, seguimiento y control a la gestión de los proyectos de inversión y en lo relacionado con la programación presupuestal, deben darse de conformidad con lo establecido en el procedimiento para tal fin, así como en las normas que regulan la materia y el responsable de dicho cumplimiento será el que se determine en el procedimiento, según sea el caso Los responsables designados según sea el caso para la formulación, seguimiento y control a la gestión de los proyectos de inversión y en lo relacionado con la programación presupuestal, deberán asegurarse de hacer uso de los formatos, manuales y guías que para tal fin se hayan establecido, teniendo en cuenta incluso sus respectivas actualizaciones, en caso contrario no se tendrá en cuenta cualquier solicitud que no se ajuste a lo establecido en esta política. Como mínimo se debe llevar a cabo una sesión de revisión por la Dirección al año, cuando se realicen varias sesiones, se debe garantizar que sean revisados todos los temas establecidos en las Normas Técnicas aplicables. El monitoreo de los riesgos se debe efectuar cuatrimestralmente, e incluye los riesgos de corrupción y los riesgos de proceso. Siempre que se identifique la materialización de un riesgo, debe reportar la información correspondiente en el aplicativo SIGI-modulo producto No Conforme.
Ver normograma
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
1.Validar el contexto estratégico institucional.
Jefe Oficina Asesora de Planeación.Profesional Oficina Asesora de Planeación .
2.Identificar las responsabilidades institucionales.
Jefe Oficina Asesora de Planeación.Profesional Oficina Asesora de Planeación .
3.Elaborar un documento de Plan Estratégico Cuatrienal.
Jefe Oficina Asesora de Planeación.Profesional Oficina Asesora de Planeación .
INICIO
4.Elaborar Plan Anual de Acción.Jefe Oficina Asesora de Planeación.
Gestor T1-11 Oficina Asesora de Planeación .Jefes de dependencias.
5.Elaborar plan operativo anual por dependencia.
Jefes de dependencias
6.Actualizar y/o formular los proyectos de Inversión.
Gerente de proyectos de inversión.
7.Elaborar el anteproyecto de presupuesto y MGMP.
Jefe Oficina Asesora de Planeación Director Financiero.
8.Revisar y aprobar Plan Estratégico Cuatrienal, Plan Anual de Acción y Planes
Operativos Anuales.Consejo Directivo
Procedimiento Comités-DE-P-05.Procedimiento Planificación del sistema integrado de gestión institucional-DE-P-07.Procedimiento Administración de riesgos-DE-P-01.Procedimiento Elaboración y control de los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional-DE-P-02.Procedimiento producto y/o servicio no conforme-DE-P-06.
Código: DE-C-01
Versión: 0
Procedimiento Gestión de Proyectos de Inversión-DE-P-03.
Procedimiento programación presupuestal-DE-P-04
Pág.2
A
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
FIN
Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y
de mejora-MC-P-01.
Código: DE-C-01
Versión: 0
Pág.1
¿Requiere la actualización y/o formulación de un proyecto de
inversión?
NO
SIA
9.Realizar el seguimiento al Plan Operativo Anual.
Jefe de Dependencia.
10.Evaluar la Gestión.Jefe Oficina Asesora de Planeación.
Profesional Oficina Asesora de Planeación.