Título:
PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
AL ARCHIVO CENTRAL DE PROMPERÚ
Código:
UAAD-SGE-PR-01
Versión:
01
Página:
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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos y el procedimiento a seguir para la transferencia de documentos de los Archivos de Gestión al
Archivo Central de PROMPERÚ.
2. ALCANCE
La presente norma es administrada por la Unidad de Asuntos Administrativos y es fuente de consulta y aplicación para todos
los órganos, unidades orgánicas o funcionales de la entidad. El procedimiento se inicia con la preparación de la documentación
a transferir al Archivo Central y finaliza cuando el responsable del Archivo de Gestión recibe y archiva el formato de “Inventario
de Transferencia Documental” con la conformidad del Archivo Central.
3. DOCUMENTOS A CONSULTAR
3.1 Ley N° 30075, Ley de fortalecimiento de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo -
PROMPERÚ.
3.2 Reglamento de Organización y Funciones de PROMPERÚ, aprobado por Decreto Supremo Nº 013-2013-MINCETUR.
3.3 Manual de Perfiles de Puestos de PROMPERÚ, aprobado por Resolución de Secretaría General Nº 028-2014-
PROMPERÚ/SG y modificatorias.
3.4 Manual de Normalización de Documentos de Comunicación de PROMPERÚ, aprobado por Resolución de Secretaría
General Nº 075-2014-PROMPERÚ/SG.
3.5 Ley N° 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos.
4. GLOSARIO DE TÉRMINOS
ACP: Archivo Central de PROMPERÚ.
UAAD: Unidad de Asuntos Administrativos.
5. DEFINICIONES
5.1 Archivo: Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el
ejercicio de sus funciones o actividades.
5.2 Archivo Central: Archivo establecido y organizado por la Unidad de Asuntos Administrativos, en él se administra,
custodia y conserva el acervo documentario transferido de los diversos Archivos de Gestión de PROMPERÚ.
5.3 Archivo de Gestión: Archivo establecido y organizado en cada uno de los órganos, unidades orgánicas o unidades
funcionales de la entidad. El número de consultas de este archivo es muy amplio.
5.4 Clasificación: Consiste en separar los documentos por grupos que tengan similares características, el mismo tipo
documental o el mismo asunto, conformando series documentales.
5.5 Expediente: Conjunto ordenado de documentos relacionados con una determinada gestión, asunto o trámite.
5.6 Inventariado: Consiste en registrar una lista de los documentos que se van a enviar al Archivo Central, registrando la
unidad de conservación, descripción documental, años y número de folios.
5.7 Ordenamiento: Consiste en unir todos los documentos de una serie aplicando el sistema más conveniente, como el
cronológico, alfabético, numérico o alfanumérico.
5.8 Organización: Consiste en organizar los documentos dentro de una unidad de conservación (files de palanca,
ordenadores de documentos, empastados y files).
5.9 Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos.
5.10 Unidad documental: Documento o conjunto de documentos creados para la atención de un mismo asunto. Es el
elemento indivisible de una serie documental
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5.11 Unidad de conservación: Conjunto documentos agrupados físicamente para garantizar su preservación e
identificación.
6. CONDICIONES BÁSICAS
6.1 El Asistente de Control Patrimonial y Archivo de la UAAD es responsable de elaborar y difundir el Cronograma Anual de
Transferencia de Documentos durante el último trimestre del año precedente, el cual deberá contar con la aprobación de
la UAAD.
6.2 La transferencia documental se realizará de acuerdo con el Cronograma Anual de Transferencia de Documentos
aprobado y en aquellas situaciones que por su naturaleza lo ameriten, previa coordinación del responsable del Archivo
de Gestión con el Asistente de Control Patrimonial y Archivo.
6.3 Cada órgano o unidad orgánica deberá designar al responsable de su Archivo de Gestión, quien se encargará de:
a) Administrar, custodiar y conservar el acervo documentario que obra en su Archivo de Gestión;
b) Realizar la transferencia documentaria al Archivo Central, de acuerdo con el cronograma establecido o cuando lo
requiera; y,
c) Solicitar servicios archivísticos al Archivo Central.
7. CONDICIONES ESPECÍFICAS
7.1 Los documentos a transferir deben estar organizados, clasificados, ordenados e inventariados conformando series
documentales (Ver Anexo B).
7.2 Las unidades de conservación que se transfieran al Archivo Central de PROMPERÚ, deberán cumplir con lo siguiente:
a) Contener documentos originales o copias únicas sólo en el caso que no exista documento original.
b) Estar debidamente foliadas, de atrás hacia adelante, iniciando desde la última página.
c) Los documentos no deberán incluir materiales nocivos para los documentos como son grapas, clips metálicos,
gomas elásticas y otros elementos similares que perjudiquen la conservación del papel.
7.3 Las cajas archivadoras para la transferencia documental serán proporcionadas por el Archivo Central de PROMPERÚ a
los responsables de los archivos de gestión.
7.4 Cada caja solo incluirá documentación relativa a una misma serie documental. Las cajas que contengan documentos
pertenecientes a series documentales distintas no serán aceptadas por el Archivo Central.
7.5 Las cajas archivadoras tendrán un número correlativo único, el cual comenzará en 1. Este número debe guardar
correspondencia con el número de caja que figure en el formato de “Inventario de Transferencia Documental”, de tal
manera que los documentos a transferir puedan ser identificados con facilidad y minimizando la posibilidad de error.
7.6 En caso de recibir unidades de conservación no foliadas, el Archivo Central no se hará responsable de la falta de
documentos o expedientes incompletos.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nº Actividad Responsable
1
Organiza los documentos a transferir al archivo central, agrupándolos por series documentales y asegurándose que se trate de documentos originales o copias únicas, asimismo, verifica que no contengan materiales nocivos para el papel.
Responsable del Archivo de
Gestión
2
Acondiciona los documentos en unidades de conservación y etiqueta, de ser necesario, cada una de estas unidades, de acuerdo con el Modelo de Etiqueta para Unidad de Conservación (Ver Anexo C).
Responsable del Archivo de
Gestión
3
Coloca las unidades de conservación en las cajas de archivo, luego etiqueta cada caja, de acuerdo con el Modelo de Etiqueta para Caja de Archivo (Ver
Responsable del Archivo de
Gestión
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Nº Actividad Responsable
Anexo D).
4
Completa el formato de “Inventario de Transferencia Documental” (Ver Anexo E) en formato Excel y elabora el proyecto de memorándum de transferencia documental (Ver Anexo F) y presenta en físico para su firma, en dos (2) ejemplares, al jefe del órgano o unidad orgánica al que pertenece el archivo de gestión.
Responsable del Archivo de
Gestión
5 Firma el formato de “Inventario de Transferencia Documental” y el memorándum de transferencia documental correspondiente.
Jefe del órgano o unidad orgánica
6
Remite por correo electrónico el formato de “Inventario de Transferencia Documental” en formato Excel a la cuenta [email protected].
Responsable del Archivo de
Gestión
7
Remite al Archivo Central las cajas de archivo conteniendo la documentación en transferencia junto con el memorándum y el formato de “Inventario de Transferencia Documental” correspondientes.
Responsable del Archivo de
Gestión
8
Recibe cajas de archivo y la documentación de transferencia correspondiente, y verifica que el contenido de las cajas de archivo sea congruente con lo señalado en el formato de “Inventario de Transferencia Documental” recibido y con lo establecido en el numeral 7.1 de Condiciones Específicas:
8.1. Si es conforme, firma el formato de “Inventario de Transferencia Documental” y remite un ejemplar al responsable del archivo de gestión. Con este acto se traspasa la responsabilidad de la custodia de los documentos recibidos al Archivo Central. Continúa con el paso 10.
8.2. Si no es conforme, coordina subsanación de observaciones con el responsable del archivo de gestión correspondiente. El plazo para subsanar las observaciones es de diez (10) días hábiles. Continúa en el paso 9.
Asistente de Control Patrimonial y Archivo
9 Subsana observaciones y regresa al paso 8.1. Responsable del Archivo de
Gestión
10 Recibe y archiva el formato de “Inventario de Transferencia Documental” con la conformidad del Archivo Central. Fin del procedimiento
Responsable del Archivo de Gestión
9. REGISTROS
Descripción Código Nº de
ejemplares Lugar de archivo
Tiempo de
archivo
(Años)
Cronograma Anual de Transferencia de Documentos al Archivo Central de PROMPERÚ
No Aplica 1 Archivo Central 2 años
Inventario de Transferencia Documental
FO-SGE-01 1 Archivo Central Permanente
Memorándum No Aplica 1 Archivo Central 2 años
10. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS
Nº de versión
Nº de capítulo/ Ítem
Párrafo/ Figura/ Tabla/ Nota
Modificaciones
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11. ANEXOS
Descripción Anexo
Diagrama de Flujo A
Listado referencial de Series Documentales B
Modelo de Etiqueta para Unidad de Conservación C
Modelo de Etiqueta para Caja de Archivo D
Formato Inventario de Transferencia Documental E
Modelo de Memorándum de Transferencia Documental F
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UAAD-SGE-PR-01
Anexo:
A
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01
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ANEXO A: DIAGRAMA DE FLUJO
Proceso: Transferencia de Documentos al Archivo Central
Inicio
Unidad de Asuntos Administrativos
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Organiza los documentos a
transferir al archivo central
Versión: 01
Responsable del Archivo de Gestión Jefe del órgano o Unidad orgánica
Fin
Asistente de Control Patrimonial y Archivo
Conforme?No
Si
1
Archivo de Gestión
Acondiciona los documentos
en unidades de conservación y
las etiqueta
Coloca las unidades de
conservación en las cajas de
archivo y etiqueta cada caja
Completa el formato “Inventario
de Transferencia Documental”
y proyecto de memorándum de
transferencia
Firma el formato “Inventario de
Transferencia Documental” y el
memorándum
Remite por correo electrónico el
formato “Inventario de
Transferencia Documental” en
formato Excel a la cuenta
Remite las cajas de archivo
junto con el memorándum y el
inventario en físico
Recibe cajas y documentación
de transferencia y verifica
Firma formato de
Inventario en señal de
conformidad y remita al
Archivo de Gestión
Coordina subsanación de
observaciones con el
responsable del Archivo de
Gestión
Inventario
MemorándumInventario en
excel
Inventario
2
3
4 5
6
7 8
8.2
8.1
10
Inventario
Memorándum
Recibe el formato “Inventario
de Transferencia Documental”
con la conformidad del Archivo
Central
9
Subsana observaciones
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Anexo:
B
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ANEXO B: LISTADO REFERENCIAL DE SERIES DOCUMENTALES
A. SERIES DOCUMENTALES GENERALES
- Correspondencia - Apex - Contratos - Planes - Actas - Ferias
- - - - - -
- - - - - -
B. SERIES DOCUMENTALES ESPECÍFICAS
I. SECRETARÍA GENERAL
1.1. Oficina de Asesoría Jurídica - Informes legales - Contratos y Convenios -
1.2. Oficina de Planeamiento y Presupuesto
- Certificados crédito presupuestal - Plan Estratégico Institucional/Plan
Operativo Institucional - Evaluaciones POI / PEI -
1.3. Oficina General de Administración
- Expedientes de contratación - Órdenes de compra - Órdenes de servicio -
1.4. Oficina de Tecnologías de la Información
1.5. Oficina de Recursos Humanos - Legajos del personal - Expedientes CAS -
II. ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
2.1. Órgano de Control Institucional
III. DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN DE LAS EXPORTACIONES
3.1. Dirección de Promoción de las Exportaciones
3.2. Subdirección de Inteligencia y Prospectiva Comercial - Expedientes Ferias
3.3. Subdirección de Desarrollo Exportador
3.4. Subdirección de Promoción Internacional de la Oferta Exportable
IV. DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN DEL TURISMO
4.1. Dirección de Promoción del Turismo
4.2. Subdirección de Inteligencia y Prospectiva Turística
4.3. Subdirección de Promoción del Turismo Interno
4.4. Subdirección de Promoción del Turismo Receptivo
V. DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES E IMAGEN PAÍS
5.1. Dirección de Comunicaciones e Imagen País
5.2. Subdirección de Marca País
5.3. Subdirección de Mercadeo y Comunicaciones
5.4. Subdirección de Producción
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Anexo:
C
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01
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ANEXO C: MODELO DE ETIQUETA PARA UNIDAD DE CONSERVACIÓN
(Siglas de
ÓRGANO/UNIDAD
ORGÁNICA/UNIDAD
FUNCIONAL)
(Serie documental)
(Descripción)
(Nº de folios)
(Año)
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Anexo:
D
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01
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ANEXO D: MODELO DE ETIQUETA PARA CAJA DE ARCHIVO
ARCHIVO CENTRAL DE PROMPERÚ
Órgano Unidad Orgánica Unidad funcional (Sigla)
(Sigla)
(Sigla)
Nº de envío
Nº de caja
2014-__ (correlativo) 1 de __ (total de cajas)
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Anexo:
E
Versión:
01
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ANEXO E: INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Título:
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Anexo:
F
Versión:
01
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ANEXO F: MODELO DE MEMORÁNDUM DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL