CENTRO DE ESTUDIOS SUPERIORES DEL ESTADO DE SONORA
INDICE
I. Introducción 1 II. Objetivo del Manual 2 III. Red de Procesos 3
IV. Lista Maestra 13
V. Presentación de los procedimientos por unidad administrativa
1. Dirección General Procedimiento de Control de Documentos 21
Procedimiento de Control de Registros 30
Procedimiento de Auditorias Internas 38
Procedimiento de Servicio No Conforme 48
Procedimiento de Acciones Correctivas 59
Procedimiento de Acciones Preventivas 69
2. Secretaría General Académica Procedimiento de Servicio Social 79
Procedimiento de Trámites de Titulación 90
Procedimiento de Autorización de cargas Académicas de Profesores 99
3. Secretaría General Administrativa
Procedimiento de Adquisiciones 107
Procedimiento de Elaboración de Estados Financieros 118
Procedimiento de Administración del Presupuesto 125
Procedimiento de Reclutamiento y Selección de Personal 131
Procedimiento de Contratación de Personal 137
Procedimiento de Capacitación 143
Procedimiento de Elaboración de Nómina 150
3. Secretaría General de Planeación y Vinculación Procedimiento de Elaboración del Programa Operativo Anual 158
Procedimiento de Evaluación del Programa Operativo Anual 166
Procedimiento de Generación de Estadística Básica 173
4. Dirección de programas Especiales Procedimiento de Apoyos a Profesores para realizar Estudios de Posgrado 180
Glosario 189 Bibliografía 191
LD
C-2006
1
CENTRO DE ESTUDIOS SUPERIORES DEL ESTADO DE SONORA
IINNTTRROODDUUCCCCIIÓÓNN
Toda organización académica y administrativa define su importancia según lleve a cabo el
cumplimiento de sus objetivos institucionales. Y para ello, es imperativo disponer de un
Manual de Procedimientos lo suficientemente claro que permite conducir la actividad
institucional.
El Centro de Estudios Superiores del Estado de Sonora, consciente de su papel de
formador de profesionales, y de la importancia de consolidar su organización académica y
administrativa, ha emprendido la tarea de adecuar y dar mayor congruencia tanto a su
estructura interna como a su desarrollo funcional.
Con el presente Manual de Procedimientos se pretende disponer de información básica
que permita la planeación y reorganización académico administrativa facilite la toma de
decisiones ante cualquier eventualidad y propicie la comunicación clara y el mejor
aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.
Evidentemente este Manual de Procedimientos forma parte de un proceso de revisión,
actualización y renovación constante, paralelo al que las Instituciones de Educación
Superior en los tiempos actuales no se pueden sustraer. Para la integración de su
contenido, se tuvieron en cuenta los criterios e indicaciones de la Guía Técnica para la
Elaboración de Manuales de Procedimientos (2005), publicada por la Secretaría de la
Contraloría General del Estado. Por tal motivo en septiembre del 2006 se realiza una
revisión y actualización por medio de la cual, se ajusta la responsabilidad directa de los
procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad a Dirección General. De la misma
manera, el procedimiento de Apoyo a Profesores para realizar Estudios de Posgrado,
pasa a formar parte de la responsabilidad directa de la Dirección de Programas
Especiales.
Finalmente hay que decir que este documento es producto del esfuerzo colectivo del
personal de coordinación académica y administrativa, personal administrativo y directivo
del Centro, quienes con espíritu de renovación y compromiso contribuyeron en su
elaboración.
2
CENTRO DE ESTUDIOS SUPERIORES DEL ESTADO DE SONORA
OBJETIVO DEL MANUAL
Proporcionar un documento básico como herramienta de trabajo para
sistematizar las actividades de los diferentes procesos a cargo de diversas
unidades administrativas de la institución y contribuir en el apoyo al
cumplimiento de los fines sustantivos de la misma; coordinando la
información eficiente e integral de la operación funcional y organizacional,
permitiendo un optimo aprovechamiento de los recursos de la institución.
3
RED DE PROCESOS Centro de Estudios Superiores del Estado de Sonora
Dirección General
Clave de la Unidad Administrativa Fecha de elaboración Hojas
04-SGC 19/12/05 1-2
Macroproceso No. de revisión Código de la Red 1. Sistema de Administración General. 2. Administración del Sistema Académico.3. Administración del Sistema Administrativo
4. Sistema de Planeación y Vinculación. 5. Administración de Estudios Especiales.
00
76-RP-01DG/Rev.01
DIR. FACULTAD
MACRO PROCESO
RESPONSABLE TIPO PR No. SUBPROCESO PRODUCTO INDICADOR No. PROCEDIMIENTO PRODUCTO CLIENTE INDICADOR
03-03-23 C
01 Lic. LuzMercedes Ruiz García
Apoyo 1 01 Administración deGestión de la Calidad
Satisfacción del cumplimiento en los procedimientos correspondiente a su área.
Cumplimiento del 100%/Cumplimiento logrado.
01 Control deDocumentos
-Documento actualizado.
Dirección General y Unidades Académicas
Número de documentos controlados/Número de documentos no controlados
Apoyo 02 Control deRegistros
-Documento Controlado
Dirección General y Unidades Académicas.
Número de documentos registrados/Número de documentos no registrados.
Apoyo 03 AuditoriasInternas -Conformidad en el
funcionamiento de los procesos académicos y administrativos.
Dirección General y Unidades Académicas
Número de auditorias realizadas / Número de auditorias programadas
No PRIORIDAD
1
Alta
2
Normal
3
Baja
CATALOGO DE FACULTADES
A
Desarrollo Administrativo y Organizacional
B
Control Funcional Técnico.
C
Administración de la Calidad
Elaboró Revisó Validó
Lic. Luis Diego Castellanos Castillo
Lic. Luz Mercedes Ruiz García
Lic. Francisco Carlos Silva Toledo
06-SIP-P01-F01/REV. 00
4
RED DE PROCESOS Centro de Estudios Superiores del Estado de Sonora
Dirección General
Clave de la Unidad Administrativa Fecha de elaboración Hojas 04-SGC 19/12/05 2-2
Macroproceso No. de revisión Código de la Red 1. Sistema de Administración General. 2. Administración del Sistema Académico.3. Administración del Sistema Administrativo
4. Sistema de Planeación y Vinculación. 5. Administración de Estudios Especiales.
00
76-RP-01DG/Rev01
DIR. FACULTAD
MACRO PROCESO
RESPONSABLE TIPO PR No. SUBPROCESO PRODUCTO INDICADOR No. PROCEDIMIENTO PRODUCTO CLIENTE INDICADOR
03-03-23 C
01 Lic. LuzMercedes Ruiz García
Apoyo 1 01 Administración deGestión de la Calidad
Satisfacción del cumplimiento en los procedimientos correspondiente a su área.
Cumplimiento del 100%/Cumplimiento logrado.
04 Servicio NoConforme
-Satisfacción del usuario al otorgar el servicio.
Dirección General y Unidades Académicas
Cero servicio no conforme
Apoyo 05 AccionesCorrectivas -Satisfacción en el
otorgamiento eficaz y eficiente del servicio.
Dirección General y Unidades Académicas.
Número de acciones atendidas /Número de acciones finiquitadas.
Apoyo 06 AccionesPreventivas -Satisfacción del cliente
en el otorgamiento del servicio.
Dirección General y Unidades Académicas
Número de reuniones realizadas por año / Número de reuniones programadas
No PRIORIDAD
1
Alta
2
Normal
3
Baja
CATALOGO DE FACULTADES
A
Desarrollo Administrativo y Organizacional
B
Control Funcional Técnico.
C
Administración del la Calidad
Elaboró Revisó Validó
Lic. Luis Diego Castellanos Castillo
Lic. Luz Mercedes Ruiz García
Lic. Francisco Carlos Silva Toledo
06-SIP-P01-F01/REV. 00
5
RED DE PROCESOS Centro de Estudios Superiores del Estado de Sonora
Secretaría General Académica
Clave de la Unidad Administrativa Fecha de elaboración Hojas 01-SGA 19/12/05 1-2
Macroproceso No. de revisión Código de la Red 1. Sistema de Administración General. 2. Administración del Sistema Académico.3. Administración del Sistema Administrativo
4. Sistema de Planeación y Vinculación. 5. Administración de Estudios Especiales.
00
76-RP-02SGA/Rev.01
DIR. FACULT
AD MACRO
PROCESO RESPONSABLE TIPO PR No. SUBPROCESO PRODUCTO INDICADOR No. PROCEDIMIENTO PRODUCTO CLIENTE INDICADOR
03-03-23 A-B 02 Ing. ArturoSandoval Mariscal
Alta Direcci
ón
1 01 Desarrollo Académico Satisfaccióndel
cumplimiento en los
procedimientos de Servicio Social y
Trámites de Titulación.
Cumplimiento del
100%/Cumplimiento logrado.
07 Servicio Social -Acuerdos de Servicio Social. -Proyectos de Servicio Social aprobados. -Constancias de Servicio Social.
Unidades Académicas
-Tiempo de respuesta programado en la revisión y aprobación de acuerdos de servicio social/Tiempo de respuesta. -Tiempo de respuesta programado en la revisión y aprobación de proyectos de servicio social/Tiempo de respuesta.
08 Tramites deTitulación
-Títulos -Cédulas Profesionales
Unidades Académicas y Secretaría de Educación y
Cultura.
Número de reuniones programadas con los Jefes de Departamento de Registro y Control Escolar de cada Unidad Académica/Número de reuniones realizadas.
No
PRIORIDAD
1
Alta
2
Normal
3
Baja
CATALOGO DE FACULTADES
A
Desarrollo Administrativo y Org.
B
Control Funcional Técnico.
C
Administración del la Calidad
Elaboró Revisó Validó
Lic. Luis Diego Castellanos Castillo
Ing. Arturo Sandoval Mariscal
Lic. Francisco Carlos Silva Toledo
06-SIP-P02-F01/REV.00
6
RED DE PROCESOS Centro de Estudios Superiores del Estado de Sonora Secretaría General Académica
Clave de la Unidad Administrativa Fecha de elaboración Hojas
01-SGA 19/12/05 2-2 Macroproceso No. de revisión Código de la Red
1. Sistema de Administración General. 2. Administración del Sistema Académico.3. Administración del Sistema Administrativo
4. Sistema de Planeación y Vinculación. 5. Administración de Estudios Especiales.
00
76-RP-02SGA/Rev.01
DIR. FACULTAD
MACRO PROCESO
RESPONSABLE TIPO PR No. SUBPROCESO PRODUCTO INDICADOR No. PROCEDIMIENTO PRODUCTO CLIENTE INDICADOR
03-03-23 A-B 02 Lic. ArturoSandoval Mariscal
Alta Direcci
ón
1 02 AdministraciónEscolar
Satisfacción del
cumplimiento en los
procedimientos de Servicio Social y
Trámites de Titulación.
Cumplimiento del
100%/Cumplimiento logrado.
09 Autorización deCargas
Académicas
-Grupo con profesores al inicio del período escolar.
Unidades Académicas
Número de grupos con profesores al inicio de clases/Número total de grupos.
CATALOGO DE FACULTADES
A
Desarrollo Administrativo y Organizacional
B
Control Funcional Técnico.
C
Administración del la Calidad
Elaboró Revisó Validó
Lic. Luis Diego Castellanos Castillo
Ing. Arturo Sandoval Mariscal
Lic. Francisco Carlos Silva Toledo
No PRIORIDAD
1
Alta
2
Normal
3
Baja
06-SIP-P02-F01/REV. 00
7
RED DE PROCESOS Centro de Estudios Superiores del Estado de Sonora
Secretaría General Administrativa
Clave de la Unidad Administrativa Fecha de elaboración Hojas
02-SGA 19/12/05 1-1Macroproceso No. de revisión Código de la Red
1. Sistema de Administración General. 2. Administración del Sistema Académico.3. Administración del Sistema Administrativo
4. Sistema de Planeación y Vinculación. 5. Administración de Estudios Especiales.
00
76-RP-03SGA/Rev.01
DIR. FACULTAD
MACRO PROCESO
RESPONSABLE TIPO PR No. SUBPROCESO PRODUCTO INDICADOR No. PROCEDIMIENTO PRODUCTO CLIENTE INDICADOR
03-03-23 A-B 03 Lic. MarioQuiroz Alcantar
Operativo
1 01 Adquisiciones Satisfacción del Cliente en función de lo requerido
Número de requisiciones recibidas / Número de requisiciones surtidas
10 Adquisiciones -Satisfacción del Cliente en función de lo requerido
Dirección General y Unidades
Académicas
Número de requisiciones recibidas / Número de requisiciones surtidas
Operativo
1 02 Contabilidad Entrega entiempo y forma de los estados financieros de la Institución
Tiempo de respuesta en laelaboración de los estados financieros/Tiempo de respuesta programado.
11 Elaboración deEstados Financieros
-Entrega en tiempo y forma de los estados financieros de la Institución
Unidades Académicas Secretaría de Educación y Cultura Secretaría de la Contraloría General del Estado
Tiempo de respuesta en la elaboración de los estados financieros/Tiempo de respuesta programado.
Operativo
03 Finanzas Satisfacciónde las Unidades Académicas en la ministración del presupuesto
Cumplimiento anual al 100 % del programa de dispersiones/Cumplimiento anual del programa de dispersiones
12 Administracióndel Presupuesto
-Satisfacción de las Unidades Académicas en la ministración del presupuesto
Dirección General y Unidades Académicas
Cumplimiento anual del 100 % del programa de dispersiones /Cumplimiento anual del programa de dispersiones.
Elaboró Revisó Validó
Lic. Luis Diego Castellanos Castillo
Lic. Mario Quiroz Alcantar
Lic. Francisco Carlos Silva Toledo
06-SIP-P03-F01/REV. 00
No PRIORIDAD
1
Alta
2
Normal
3
Baja
CATALOGO DE FACULTADES
A
Desarrollo Administrativo y Organizacional
B
Control Funcional Técnico.
C
Administración del la Calidad
8
RED DE PROCESOS Centro de Estudios Superiores del Estado de Sonora
Secretaría General Administrativa
Clave de la Unidad Administrativa Fecha de elaboración Hojas 02-SGA 19/12/05 1-2
Macroproceso No. de revisión Código de la Red 1. Sistema de Administración General. 2. Administración del Sistema Académico.3. Administración del Sistema Administrativo
4. Sistema de Planeación y Vinculación. 5. Administración de Estudios Especiales.
00
76-RP-03SGA/Rev.01
DIR. FACULTAD
MACRO PROCESO
RESPONSABLE TIPO PR No. SUBPROCESO PRODUCTO INDICADOR No. PROCEDIMIENTO PRODUCTO CLIENTE INDICADOR
03-03-23 A-B 03 Lic. MarioQuiroz Alcantar
Operativo
1 04 Recursos Humanos Satisfacción del cumplimiento en los procedimientos correspondiente a su área.
Cumplimiento del 100%/Cumplimiento logrado.
13 Reclutamiento ySelección de
Personal
-El resultado de la evaluación en 15 días. -Satisfacción del resultado de la evaluación.
Secretarías Generales, Dirección de Programas Especiales y Unidades Académicas.
Tiempo de respuesta de 15 días al reclutamiento y selección del personal/Tiempo de respuesta logrado.
Operativo
14 Contratación dePersonal
-Contrato autorizado del personal.
Secretarías Generales, Dirección de Programas Especiales y Unidades Académicas.
Tiempo de contratación de 30 días/ Tiempo de contratación.
Operativo
15 Capacitación -Cumplimiento alPrograma de Capacitación. -Constancias.
Dirección General, Secretarías Generales y Dirección de Programas Especiales.
Cumplimiento del 100% con el Programa de Capacitación/Cumplimiento logrado. Número de constancias a elaborar/Número de constancias a entregar
Elaboró Revisó Validó
Lic. Luis Diego Castellanos Castillo
Lic. Mario Quiroz Alcantar
Lic. Francisco Carlos Silva Toledo No PRIORIDAD
1
Alta
2
Normal
3
Baja
CATALOGO DE FACULTADES
A
Desarrollo Administrativo y Organizacional
B
Control Funcional Técnico.
C
Administración del la Calidad
06-SIP-P03-F01/REV. 00
9
RED DE PROCESOS Centro de Estudios Superiores del Estado de Sonora
Secretaría General Administrativa
Clave de la Unidad Administrativa Fecha de elaboración Hojas 02-SGA 19/12/05 2-2
Macroproceso No. de revisión Código de la Red 1. Sistema de Administración General. 2. Administración del Sistema Académico.3. Administración del Sistema Administrativo
4. Sistema de Planeación y Vinculación. 5. Administración de Estudios
Especiales.
00
76-RP-03SGA/Rev.01
DIR. FACULTAD
MACRO PROCESO
RESPONSABLE TIPO PR No. SUBPROCESO PRODUCTO INDICADOR No. PROCEDIMIENTO PRODUCTO CLIENTE INDICADOR
03-03-23 A-B 03 Lic. MarioQuiroz Alcantar
Operativo
1 04 Recurso Humanos Satisfacción del cumplimiento en los procedimientos correspondiente a su área.
Cumplimiento del 100%/Cumplimiento logrado.
16 Elaboración deNómina
Nómina elaborada en tiempo y forma.
Secretarías Generales, Dirección de Programas Especiales y Unidades Académicas.
Tiempo programado de entrega/Tiempo de entrega.
No PRIORIDAD
1
Alta
2
Normal
3
Baja
CATALOGO DE FACULTADES
A
Desarrollo Administrativo y Organizacional
B
Control Funcional Técnico.
C
Administración del la Calidad
Elaboró Revisó Validó
Lic. Luis Diego Castellanos Castillo
Lic. Mario Quiroz Alcantar
Lic. Francisco Carlos Silva Toledo
06-SIP-P03-F01/REV. 00