Universidad Politécnica Estatal del Carchi
CENTRO DE TIC
Unidad de Desarrollo de Software
Portafolio Institucional
Módulo de Gestión Proyectos de Vinculación
Director de Proyecto
Manual de Usuario
Versión 1.0
2018
Portafolio Institucional - Módulo De Gestión Proyectos De Vinculación Versión:1.0
Manual de Usuario de Director de Proyecto Fecha:27/07/2018
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Historial de Revisiones del documento
[Se detalla la información de los participantes que intervinieron en la creación, y actualización del documento]
Fecha Versión Descripción Elaborado por Firma
27/07/2018 1.0 Elaboración del manual de usuario.
Ing. Andrea Guevara - Programador
Aprobaciones [Se detalla la información de los participantes que intervienen en la revisión, y aprobación del documento]
Fecha Versión Revisado por Firma Aprobado por Firma
27/07/2018 1.0 Msc. Luis García – Director del Departamento de Vinculación con la Sociedad
Msc. Andrés Guerrero – Director del Centro de TIC UPEC.
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Contenido
A. MANUAL DE USUARIO __________________________________________________ 4
A.1. Presentación. ______________________________________________________________ 4 A.1.1. ¿Qué es el Módulo de Gestión de Proyectos de Vinculación? _______________________________ 4 A.1.2. ¿Qué agentes intervienen? ___________________________________________________________ 4 A.1.3. Ingreso al Portafolio Institucional _____________________________________________________ 5 A.1.4. Autentificación de Usuario ___________________________________________________________ 5 A.1.5. Menú Principal ____________________________________________________________________ 6 A.1.6. Menú de Acciones _________________________________________________________________ 8
A.1.6.1. Columnas ____________________________________________ ¡Error! Marcador no definido. A.1.6.2. Filtro _______________________________________________ ¡Error! Marcador no definido. A.1.6.3. Datos _______________________________________________ ¡Error! Marcador no definido. A.1.6.4. Filas por Pagina _______________________________________ ¡Error! Marcador no definido. A.1.6.5. Formato _____________________________________________ ¡Error! Marcador no definido.
A.2. Funcionalidades del Portafolio Académico. ____________________________________ 14 A.2.1. Mantenimiento ___________________________________________________________________ 14
A.2.1.1. Fase de Postulación ___________________________________________________________ 14 A.2.1.1.1. Registro Proyecto para Postular ____________________________________________ 15 a. Nuevo Proyecto. _______________________________________________________________ 16 b. Nueva Actividad. ______________________________________________________________ 16 c. Cancelar. _____________________________________________________________________ 17 d. Guardar Cambios. _____________________________________________________________ 17 e. Suprimir. _____________________________________________________________________ 17 f. Objetivos. ____________________________________________________________________ 17 g. Contenidos. ___________________________________________________________________ 18 h. Línea de Vinculación. __________________________________________________________ 19 i. Línea de Investigación. _________________________________________________________ 19 j. Campos de Conocimiento. ______________________________________________________ 20 k. Entidades Cooperantes. _________________________________________________________ 21 l. Participantes. _________________________________________________________________ 21 m. Proyecto de Investigación Vinculados. ____________________________________________ 24 n. Beneficiarios. _________________________________________________________________ 25 o. Presupuesto. __________________________________________________________________ 26 p. Reporte. ______________________________________________________________________ 27 q. Gantt.- _______________________________________________________________________ 27
A.2.2. Ejecución de Proyectos de Vinculación - Director _______________________________________ 28 a. Resultados. ___________________________________________________________________ 29 b. Impactos. _____________________________________________________________________ 30 c. Reporte. ______________________________________________________________________ 31 d. Gantt.- _______________________________________________________________________ 32 Evidencias de la Actividad Documentos. - ______________________________________________ 32 Evidencias Ejecución del Presupuesto de la Actividad. - __________________________________ 33
A.2.3. Proyectos de Vinculación Finalizados _________________________________________________ 34
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A. MANUAL DE USUARIO
A.1. Presentación.
A.1.1. ¿Qué es el Módulo de Gestión de Proyectos de Vinculación?
Permite registra la información de los proyectos de vinculación, cumpliendo las fases de
postulación y ejecución.
A.1.2. ¿Qué agentes intervienen?
Este apartado contiene los usuarios que intervienen en el módulo, cuyos agentes dependerán
de la actualización y evolución del sistema.
Rol Definición del Rol Actividades a realizar en el sistema
Administrador del
Módulo
Personal que tendrá acceso al
ingreso y actualización de
información de convocatorias
y de proyectos de vinculación.
• Registro de información de
convocatorias.
• Habilita el sistema para el
proceso de registro de proyectos
de vinculación para postular de
acuerdo con las fechas de la
convocatoria.
• Registro y actualización de
información de proyectos
postulados, aprobados.
• Revisión y aprobación de
proyectos postulados
• Seguimiento de proyectos:
Realiza el registro de evidencias,
presupuesto ejecutado,
resultados, e impactos de los
proyectos aprobados.
• Finaliza los proyectos aprobados.
Docentes, Empleados
y Trabajadores,
Director de Proyecto.
Personal que realiza la
postulación de proyectos • Registro y actualización de
información de proyectos para
postular de acuerdo con las
fechas de la convocatoria.
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Director de Proyecto Personal que realiza la
postulación y registro de
evidencias de los proyectos
aprobados.
• Realiza el registro de evidencias,
presupuesto ejecutado,
resultados, e impactos de los
proyectos aprobados en la fase de
ejecución.
Este manual corresponde a los usuarios que tienen el rol de Docentes, Empleados y
Trabajadores, Director de Proyecto.
A.1.3. Ingreso al Portafolio Institucional
Ingreso al Sistema
a) La aplicación está ubicada en el Portal Web de la Universidad Politécnica Estatal del
Carchi.
b) Mediante el navegador web ingresar a la página www.upec.edu.ec.
c) Hacer clic en la opción Portafolio ubicado en la parte derecha inferior.
Gráfico A.1 Acceso al Portafolio Institucional UPEC
A.1.4. Autentificación de Usuario
a) Se presenta a continuación la pantalla para acceso al sistema.
b) Debe ingresar el usuario y la contraseña de acceso.
c) Clic en el botón Iniciar Sesión
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Gráfico A.2 Login Ingreso
A.1.5. Menú Principal
Gráfico A.3 Menú Principal
Para ingresar al menú, se debe hacer clic sobre el cuadro Gestión Proyectos Vinculación.
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Gráfico A.4 Gestión Proyectos Vinculación
Se encontrará el siguiente menú dados por las siguientes opciones:
• Mantenimiento
Gráfico A.5 Menú Principal
Las pantallas del sistema contienen la siguiente barra de herramientas dadas por:
Gráfico A.6 Barra de herramientas
Botón Cancelar. - permite cancelar la acción del formulario que se está realizando.
Gráfico A.7 Botón Cancelar
Botón Eliminar. - permite eliminar el registro indicado.
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Gráfico A.8 Eliminar
Botón Guardar. - permite guardar la información del registro indicado.
Gráfico A.9 Guardar
Botón Nuevo. - permite crear un nuevo registro de la información indicada.
Gráfico A.10 Nuevo
A.1.6. Menú de Acciones
El menú de Acciones se muestra en un informe interactivo.
Gráfico A.11 Ajustes
El botón acciones contiene las siguientes funciones.
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A.1.6.1. Seleccionar Columnas
Permite establecer tamaño, ordenamiento y la visualización a las columnas del informe
interactivo.
Gráfico A.12 Columnas
A.1.6.2. Filtro
Permite filtrar la búsqueda de información por medio de parámetros de consulta.
Gráfico A.13 Filtros
A.1.6.3. Filas por Página
Define el número de registros que se mostrarán por página.
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Gráfico A.14 Filas por Página
Gráfico A.15 Numero de registros
El menú Formato permite personalizar la visualización del informe. Contiene los siguientes
submenús:
Gráfico A.16 Numero de registros
El menú Formato Permite personalizar la visualización del informe. Contiene los siguientes
submenús:
Ordenar. - Se utiliza para cambiar las columnas por las que se ordena y determina si ordenar en
sentido ascendente o descendente. También puede especificar cómo se manejan los valores nulos:
el valor por defecto, mostrarlos siempre al final o mostrarlos siempre al principio. La ordenación
resultante se muestra a la derecha de las cabeceras de columna del informe.
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División de Control. - Se utiliza para crear un grupo divisorio en una o varias columnas. Obtiene las
columnas del informe interactivo y las muestra como un registro maestro.
Resaltar. - Permite definir un filtro. Las filas que cumplen los criterios de filtro se resaltan según las
características asociadas al filtro. Las opciones incluyen:
➢ Nombre sólo se utiliza para la visualización.
➢ Secuencia identifica la secuencia en la que se evaluarán las reglas.
➢ Activado identifica si la regla está activada o desactivada.
➢ Tipo de Resaltado identifica si la fila o la celda debe estar resaltada. Si se selecciona Celda, se
resalta la columna a la que se hace referencia en Condición para Resaltar.
➢ Color de Fondo es el nuevo color para el fondo del área resaltada.
➢ Color del Texto es el nuevo color para el texto del área resaltada.
➢ Condición para Resaltar define la condición del filtro.
Calcular. - Permite agregar columnas calculadas al informe. Pueden ser cálculos matemáticos (por
ejemplo, NBR_HOURS/24) o funciones estándar de Oracle aplicadas a columnas existentes. Algunas
se muestran como ejemplo, pero también se pueden utilizar otras (como TO_DATE)). Las opciones
incluyen:
➢ Cálculo Permite seleccionar un cálculo definido previamente para editarlo.
➢ Cabecera de Columna es la cabecera para la nueva columna.
➢ Máscara de Formato es una máscara de formato de Oracle que se debe aplicar a la columna (por
ejemplo, S9999).
➢ Cálculo es el cálculo que se debe realizar. Dentro del cálculo, se hace referencia a las columnas
mediante los alias mostrados.
Agregar. - Las agregaciones son cálculos matemáticos que se realizan en una columna. Las
agregaciones se muestran detrás de cada división de control y, al final del informe, dentro de la
columna en la que están definidos. Las opciones incluyen:
Agregación: Permite seleccionar una agregación definida previamente para editarla.
Función es la función que se debe ejecutar (por ejemplo, SUM, MIN).
Columna se utiliza para seleccionar la columna a la que se aplica la función matemática. Sólo
se muestran las columnas numéricas.
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Gráfico. - Puede definir un gráfico por informe guardado. Después de definirlo, puede cambiar entre
las vistas de gráfico e informe mediante los enlaces que hay debajo de la barra de búsqueda. Las
opciones incluyen:
➢ Tipo de Gráfico identifica el tipo de gráfico que se debe incluir. Seleccione un gráfico de barras
horizontales, de barras verticales, de tarta o de líneas.
➢ Etiqueta Permite seleccionar la columna que se debe utilizar como etiqueta.
➢ Título del Eje para Etiqueta es el título que se mostrará en el eje asociado a la columna
seleccionada como etiqueta. No está disponible para gráficos de tarta.
➢ Valor Permite seleccionar la columna que se debe utilizar como valor. Si la función es COUNT, no
se tiene que seleccionar ningún valor.
➢ Título del Eje para Valor es el título que se mostrará en el eje asociado a la columna seleccionada
como valor. No está disponible para gráficos de tarta.
➢ Función es una función opcional que se debe realizar en la columna seleccionada como valor.
➢ Ordenar Permite ordenar el juego de resultados.
Agrupar por. - Puede definir un informe Agrupar por informe guardado. Una vez definido, puede
cambiar entre las vistas de agrupación e informe utilizando los enlaces que se encuentran bajo la
barra de búsqueda. Para crear un informe Agrupar por, se seleccionan:
➢ Las columnas en las que realizar la agrupación (se pueden seleccionar hasta 3 columnas)
➢ Las columnas para agregar, junto con la función a realizar (media, suma, recuento, etc.)
➢ Las columnas que desea utilizar para la ordenación (se pueden seleccionar hasta 3 columnas
junto con las opciones de dirección y ordenación de valores nulos)
A.1.6.4. Flashback
Las consultas de flashback permiten visualizar los datos tal como existían en un punto en el tiempo
anterior.
A.1.6.5. Guardar Informe
Guarda el informe personalizado para su uso en el futuro. Se proporcionan un nombre y una
descripción opcional y el público (es decir, todos los usuarios con acceso al informe principal por
defecto) podrá acceder al informe. Puede guardar cuatro tipos de informe interactivo:
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• Principal por Defecto (sólo desarrolladores). El informe principal por defecto es el primero que
se muestra. No se puede cambiar el nombre de estos informes ni se pueden suprimir.
• Informe Alternativo (sólo desarrolladores). Permite a los desarrolladores crear varios diseños de
informe. Sólo los desarrolladores pueden guardar, cambiar el nombre o suprimir un informe
alternativo.
• Informe Público (usuario final). El usuario final que lo creó puede guardarlo, suprimirlo o
cambiarle el nombre. Los demás usuarios pueden visualizarlo y guardar el diseño como otro
informe.
• Informe Privado (usuario final). Sólo el usuario que creó el informe puede visualizarlo, guardarlo,
suprimirlo o cambiarle el nombre.
Si guarda informes personalizados, se muestra un selector de informes en la barra de búsqueda a la
izquierda del selector de filas (si está activada esta función).
A.1.6.6. Restablecer
Restaura los valores por defecto del informe.
A.1.6.7. Ayuda
Se presenta solución a algunos errores comunes dentro del sistema.
Gráfico A.17 Ayuda
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A.1.6.8. Descargar
Permite descargar el juego de resultados actual. Los formatos de descarga son diferentes
según la instalación y la definición del informe, pero pueden ser CSV, HTML, Correo
Electrónico.
Gráfico A.18 Descargar
A.2. Funcionalidades del Portafolio Académico.
A.2.1. Mantenimiento
Contiene las fases de los proyectos de vinculación:
Gráfico A.19 Mantenimiento
A.2.1.1. Fase de Postulación
Se realiza el registro y actualización de información de proyectos para postular de acuerdo con las
fechas de la convocatoria.
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A.2.1.1.1. Registro Proyecto para Postular
a. En este formulario se registra los proyectos en estado postulado, dados por la siguiente
información:
Gráfico A.20 Proyectos postulados-Director
b. En la siguiente pestaña podrá revisar los proyectos postulados, se consulta por
convocatoria.
Gráfico A.21 Resumen de Proyectos postulados-Director
• Para editar el proyecto ingresado en el sistema, clic en el icono , automáticamente
el sistema mostrará el registro para su edición en el formulario en la pestaña (a), como
muestra la siguiente pantalla:
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Gráfico A.22 Proyectos Postulados
Clic en el botón guardar después de realizar el cambio respectivo.
En la parte superior se encuentra los siguientes botones.
Gráfico A.23 Menú Botones
a. Nuevo Proyecto.
Permite crear un proyecto.
Gráfico A.24 Nuevo Proyecto
b. Nueva Actividad.
Permite agregar una actividad al proyecto.
Gráfico A.25 Nueva Actividad
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Gráfico A.26 Actividades
c. Cancelar.
Permite cancelar la modificación de un proyecto.
Gráfico A.27 Botón Cancelar
d. Guardar Cambios.
Permite guardar los cambios realizados dentro de una actividad.
Gráfico A.28 Botón Guardar
e. Suprimir.
Permite eliminar un proyecto cumplimiento las especificaciones técnicas.
Gráfico A.29 Suprimir
f. Objetivos.
Permite ingresar o modificar el objetivo general y los objetivos específicos del proyecto.
Gráfico A.30 Objetivos
• Para agregar nuevos objetivos clic “Agregar Objetivos Generales al Proyecto”
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• Para guardar clic en el botón “Guardar”
• Seleccionar el Objetivo General y agregar sus objetivos específicos.
• Para agregar nuevos objetivos específicos clic “Agregar Objetivos Específicos”
• Para guardar clic en el botón “Guardar”
Gráfico A.31 Objetivos
g. Contenidos.
Permite ingresar o editar la justificación y el problema del proyecto.
Gráfico A.32 Contenidos
Seleccionar el indicador e ingresar su descripción. A continuación, guardar con el botón
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Gráfico A.33 Plan Contenido.
h. Línea de Vinculación.
Permite ingresar las líneas / sublíneas de vinculación del proyecto.
Gráfico A.34 Botón Línea Vinculación
• Ingresar la información dado los siguientes campos:
Línea de Vinculación: Seleccionar la linea
• Para agregar nuevos objetivos específicos clic “Agregar Objetivos Específicos”
• Para guardar clic en el botón “Guardar”
Gráfico A.35 Plan Línea de Vinculación
i. Línea de Investigación.
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permite ingresar las líneas / sublíneas de investigación del proyecto.
Gráfico A.36 Botón Línea Investigación
Gráfico A.37 Línea de Investigación
j. Campos de Conocimiento.
permite ingresar los campos de conocimiento (líneas /sublineas) en que se basa el proyecto.
Gráfico A.38 Botón Campo Conocimiento
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Gráfico A. 39 Campo Conocimiento
k. Entidades Cooperantes.
permite ingresar entidades o instituciones cooperantes del proyecto.
Gráfico A.40 Botón Entidades
Gráfico A.41 Entidades
l. Participantes.
permite ingresar los participantes involucrados en el proyecto.
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Gráfico A.42 Botón Participantes
Para el ingreso de los participantes se distribuyen por dependencias, distributivo, estudiantes,
empleados y / o trabajadores.
En los campos de las pantallas mostrara una lista similar a la presentada a continuacion para
seleccionar la información:
Gráfico A. 43 Seleccionar Datos
• Dependencias. - Se registra las dependencias académicas o administrativas de la
UPEC.
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Gráfico A.44 Participantes
• Distributivo. – Se registra los docentes pertenecientes al distributivo de trabajo que
trabajaran en el proyecto de la dependencia seleccionada en la anterior pantalla.
Gráfico A. 45 Distributivo
• Estudiante. – se ingresa la información que integran el proyecto de la dependencia
seleccionada en la pantalla de dependencias.
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Gráfico A.46 Estudiantes
• Empleados y Trabajadores. – se ingresa los empleados y/o trabajadores que integran
el proyecto de la dependencia seleccionada en la pantalla de dependencias
Gráfico A.47 Empleados y Trabajadores
m. Proyecto de Investigación Vinculados.
permite ingresar los proyectos de investigación que integran al proyecto de vinculación y los
participantes involucrados en el proyecto de investigación:
Gráfico A.48 Botón Proyecto Investigación
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Gráfico A.49 Proyectos de Investigación Vinculados
n. Beneficiarios.
Se registra los beneficiarios del proyecto de vinculación:
Gráfico A. 50 Botón Beneficiarios
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Gráfico A. 51 Beneficiarios
o. Presupuesto.
Permite ingresar el presupuesto del proyecto, ingresando las instituciones participantes con
su fuente de financiamiento, además la partida presupuestaria.
Gráfico A. 52 Botón Presupuesto
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Gráfico A.53 Presupuesto
p. Reporte.
Permite dar un reporte detallado.
Gráfico A. 54 Botón Reporte
q. Gantt.-
Permite mostrar el proyecto mediante un gráfico de gantt.
Gráfico A. 55 Botón Grantt
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Gráfico A.56 Grantt
A.2.2. Ejecución de Proyectos de Vinculación - Director
Esta fase es realizada por el Director del Módulo.
Permite realizar el proceso de ejecución de los proyectos de vinculación aprobados a cargo
del Director del Proyecto. La opción contiene dos pestañas, mostrando en la Pestaña de
Resumen los proyectos de vinculación aprobados de una convocatoria seleccionado.
En el formulario siguiente se hace el proceso de ejecución de los proyectos aprobados dadas
en las opciones detalladas.
a. Proyectos de Vinculación
En el formulario se ingresa y se actualiza la información de los proyectos, especificado en
los siguientes campos:
Gráfico A.57 Proyectos Vinculación Ejecución Director
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b. Resumen de Proyectos de Vinculación
Muestra un listado de los proyectos de una convocatoria seleccionada, mostrando los
proyectos aprobados.
Gráfico A.58 Listado Proyectos
• Para registrar la información de los proyectos de vinculación ingresado en el sistema, clic
en el icono , automáticamente el sistema mostrará el registro para su edición en el
formulario en la pestaña Proyectos de Vinculación (a).
En la parte superior se encuentra los siguientes botones.
Gráfico A.59 Menú Botones
a. Resultados.
Permite ingresar los resultados del proyecto de vinculación.
Gráfico A. 60 Botón Resultados
La opción contiene dos pestañas:
a.1. Resultados
En el formulario los resultados dados por los siguientes campos:
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Gráfico A.61 Resultados
a.2. Resumen de los Resultados
Muestra los resultados del proyecto que han sido ingresados.
Gráfico A.62 Resultados
• Para editar los resultados ingresados en el sistema, clic en el icono ,
automáticamente el sistema mostrará el registro para su edición en el formulario en la
pestaña Resultados (a.1).
b. Impactos.
Permite ingresar los impactos del proyecto de vinculación.
Gráfico A. 63 Botón Impactos
La opción contiene dos pestañas:
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b.1. Impactos
En el formulario los impactos dados por los siguientes campos:
Gráfico A.64 Impactos
b.2. Resumen de los Impactos
Muestra los impactos del proyecto que han sido ingresados.
Gráfico A.65 Resumen Impactos
• Para editar los impactos ingresados en el sistema, clic en el icono ,
automáticamente el sistema mostrará el registro para su edición en el formulario en la
pestaña Impactos (b.1).
c. Reporte.
Permite dar un reporte detallado.
Gráfico A. 66 Botón Reporte
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d. Gantt.-
Permite mostrar el proyecto mediante un gráfico de gantt.
Gráfico A. 67 Botón Grantt
Gráfico A.68 Grantt
Evidencias de la Actividad Documentos. -
Permite ingresar los documentos de las evidencias de la actividad del proyecto.
Seleccionar en el árbol la actividad del proyecto que va a realizar el ingreso de los
documentos de las evidencias de la actividad.
Gráfico A. 69 Seleccionar Actividad
En la parte superior se encuentra los siguientes botones para ingresar información
Gráfico A.70 Menú Botones Evidencias de la Actividad
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Clic en el botón siguiente para ingresar los documentos de las evidencias de la actividad.
Gráfico A.71 Registro de Evidencias Documento de la Actividad
En el formulario se registra los documentos de las evidencias de la actividad, especificando
los siguientes campos:
Gráfico A.72 Evidencias Documento Actividad
Evidencias Ejecución del Presupuesto de la Actividad. -
Permite ingresar la ejecución del presupuesto de la actividad del proyecto.
Seleccionar en el árbol la actividad del proyecto que va a realizar el ingreso de la ejecución
de presupuesto.
Gráfico A. 73 Seleccionar Actividad
En la parte superior se encuentra los siguientes botones para ingresar información
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Gráfico A.74 Menú Botones de la Actividad
Clic en el botón siguiente.
Gráfico A.75 Botón Registro de Ejecución Presupuestaria
En el formulario se registra la ejecución del presupuesto de la actividad, especificando los
siguientes campos:
Gráfico A.76 Ejecución del Presupuesto de la Actividad
A.2.3. Proyectos de Vinculación Finalizados
En el formulario se muestra todos los proyectos finalizados seleccionando la convocatoria.
Gráfico A.77 Proyectos Vinculación Finalizados