COD-DEP SECCION SUBSECCION COD-SERIE SERIE COD-SUBSERIE SUBSERIE
200 JUNTA DIRECTIVA GERENCIA GENERAL 200.1 ACTA
210 GERENCIA GENERAL SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Acta de consejo
220 GERENCIA GENERAL SUBGERENCIA DE DEPORTES Y RECREACION Acta de Comité Junta Directiva
230 GERENCIA GENERAL SUBGERENCIA DE INFRAESTRUCTURA FISICA Y PLANEACION 200.5 ASESORIAS
200.9 BALANCE
Balance Anual
.Libro Diario
200.32 DOCUMENTOS LEGALES
Actos Administrativos
200.63 PLAN
200.71 PRESUPUESTO
Presupuesto Anual (Programa Anual de Caja PAC)
200.75 PROGRAMAS
200.77 PROYECTOS
Proyecto Anual Renta y Gasto
200.81 RESOLUCIONES
200.69 HISTORIAS
200.69.1 Historias Laborales
200.47 INFORMES
200.47.4 Informes a Ente de Control
200.47.14 Informes a Otra Entidades
240.21 DERECHO DE PETICION
240.21 COMUNICACIONES OFICIALES
210.19 COMPROBANTE DE CONTABILIDAD
210.87 SISTEMA DE CONTROL
210.87.1 Control Interno
210.16 CERTIFICACIONES
210.75 PROGRAMAS
Programas de Gestion Recaudo y Gasto
210.89 TRASLADO
210.13 BOLETINES
210.35 ESTADO DE CAJA Y BANCO
210.59 NÓMINA
210.29 CUENTAS BANCARIAS
Conciliaciones Bancarias
270.37 ESTADOS FINANCIEROS
210.31 DECLARACIONES TRIBUTARIAS
210.16 CERTIFICACIONES
Certificaciones Laborales
210.27 CONTRATOS
210.27.1 Contratos Apoyo a la Gestion
210.27.2 Contrato de Prestacion de Servicios
210.27.3 Contrato de Suministro
210.53 INVENTARIO
210.66 ORDENES DE PAGO
210.81 RESOLUCIONES
210.21 COMUNICACIONES
210.47 INFORMES
220.5 ASESORIAS
Asesorias Municipios Eventos deportivos y Recreativos
220.16 CERTIFICACION
220.21 DERECHO DE PETICION
220.65 PLANES Y PROGRAMAS
220.75 PROGRAMAS
220.77 PROYECTO
220.81 RESOLUCIONES
Resoluciones para nombramiento de representante ante la
Junta Deportiva IDER
220.21 COMUNICACIONES OFICIALES
220.28 CONVENIO
.Convenios Interadministrativo
220.28.2 Convenios con Ligas
220.65 PLAN
220.15 CAPACITACIONES
220.33 ESTADISTICAS
Control de Estadistica
220.43 HISTORIAS
Historia Medico Deportiva
230.5 ASESORIAS
Asesorias Entes Municipales Escenarios Deportivos
Asesoria Proyectos Deportivos
230.21 DERECHO DE PETICION
230.51 INTERVENTORIA
Interventoria de Obras de Infraestructura
230.65 PLANES Y PROGRAMAS
Planes y Programas De Obras de escenarios deportivos
230.67 PLANOS
Planos de Obras de Infraestructura Deportiva
230.77 PROYECTOS
Proyecto de obras de escenarios deportivos
230.21 COMUNICACIONES
230.27 CONTRATO
230.71 PRESUPUESTO
Presupuesto de Obra
EMPRESA FORMATO DE TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL
HOJA ___1__ DE ___1__
ENTIDAD
PRODUCTORAINSTITUTO DEPARTAMENTAL DE DEPORTES Y RECREACION DE BOLIVAR
RETENCIÓN EN EL
ARCHIVO
CENTRAL
PROCEDIMIENTOS
AC CT E M S
200.1 ACTA 5
x
x
Acta es la toma de decisiones de la Gerencia y
otras dependencias y tiene un valor Lega, Fiscal y
Administrativo por su valor debe de conservarse. l
archivo central y cumplido este tiempo se
microfilma o digitaliza.
Acta de consejo
Acta de Comité Junta Directiva
200.5 ASESORIAS 10 xArchivo central tiempo de retencion (10) cumplido
se Microfilma o Digitaliza.
200.9 BALANCE 5 xArchivo central y el tiempo de retencion (5) años
cumplido se microfilma o digitaliza
Balance Anual
.Libro Diario
200.32 DOCUMENTOS LEGALES 8x
x
Archivo Central por un tiempo de (8) años, se
microfilma o digitaliza, se conserva total es
testimonio de la Gestion.
Actos Administrativos
200.63 PLAN 5 x x
archivo Central por un tiempo de (5) años, se
microfilma o digitaliza, luego se elimina siempre y
cuando se conserve la serie digitada.
200.71 PRESUPUESTO 15x
x
archivo Central por un tiempo de (15) años, se
microfilma conserva la serie como testimonio a la
institucion. Valor segundario.
Presupuesto Anual (Programa Anual de Caja PAC)
UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA GENERAL
CÓDIGO SERIES O CONTENIDO DE LA DOCUMENTACION
DISPOSICIÓN FINAL
CONVENCIONES: AG: Archivo de Gestion AC: Archico Central CT: Conservacion Total S: Seleccion M: Microfilmacion E: Eliminacion
Firma Responsable_____________________Fecha:____________________
EMPRESA FORMATO DE TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL
HOJA ___1__ DE ___1__
ENTIDAD
PRODUCTORAINSTITUTO DEPARTAMENTAL DE DEPORTES Y RECREACION DE BOLIVAR
RETENCIÓN EN EL
ARCHIVO
CENTRAL
PROCEDIMIENTOS
AC CT E M S
200.75 PROGRAMAS 8x x
archivo Central por un tiempo de retencion (8)
años, se toma 10% de la documentacion para su
conservacion total.
200.77 PROYECTOS 8
x x
Cumplido (2) años en el archivo de Gestion se
transfiere al archivo Central por un tiempo de
retencion (8) años, se microfilma o digita para su
conservacion total
Proyecto Anual Renta y Gasto
200.81 RESOLUCIONES 8x x
Archivo Central por un tiempo de retencion (8)
años, se microfilma o digita para su conservacion
total
200.69 HISTORIAS 98 x x archivo central (98) años, luego se hace proceso
de selección. Circular 04 de 2003
200.69.1 Historias Laborales
200.47 INFORMES 10 E M
Archivo Central por un tiempo de retencion (10)
años, se microfilma o digita luego se elimina su
soporte papel
200.47.4 Informes a Ente de Control
200.47.14 Informes a Otra Entidades
240.21 DERECHO DE PETICION 10
x xArchivo Central por un tiempo de retencion de (10)
años, se microfilma o digitaliza y el soporte papel
se elimina. Pierde todos los valores primarios.
240.21 COMUNICACIONES OFICIALES 10 x x
Archivo Central por un tiempo de retencion (10)
años, se elimina siempre y cuando se microfilma o
digitalice se elimina el soporte papel. En
cumplimiento Acuerdo 060 de 2001.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA GENERAL
CÓDIGO SERIES O CONTENIDO DE LA DOCUMENTACION
DISPOSICIÓN FINAL
CONVENCIONES: AG: Archivo de Gestion AC: Archico Central CT: Conservacion Total S: Seleccion M: Microfilmacion E: Eliminacion
Firma Responsable_____________________Fecha:____________________
EMPRESA FORMATO DE TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL
HOJA ___1__ DE ___1__
ENTIDAD
PRODUCTORAINSTITUTO DEPARTAMENTAL DE DEPORTES Y RECREACION DE BOLIVAR
RETENCIÓN EN EL
ARCHIVO
CENTRAL
PROCEDIMIENTOS
AC CT E M S
210.19 COMPROBANTE DE CONTABILIDAD 18archivo Central por un tiempo de retencion (18)
años, se elimina por pierde su valor primario.
210.87 SISTEMA DE CONTROL 8 x Archivo Central por un tiempo de retencion (8)
años, se microfilama o digitaliza.
210.87.1 Control Interno
210.16 CERTIFICACIONES 5x x
Archivo Central (5) años, se microfilma o digitaliza.
Y se toma (10%) de la documentacion para su
conservacion.
CÓDIGO SERIES O CONTENIDO DE LA DOCUMENTACION
DISPOSICIÓN FINAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA GENERAL
CONVENCIONES: AG: Archivo de Gestion AC: Archico Central CT: Conservacion Total S: Seleccion M: Microfilmacion E: Eliminacion
Firma Responsable_____________________Fecha:____________________
ENTIDAD FORMATO DE TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL
HOJA ___1__ DE ___6__
ENTIDAD
PRODUCTORAINSTITUTO DEPARTAMENTAL DE DEPORTES Y RECREACION DE BOLIVAR
RETENCIÓN EN
EL ARCHIVO
CENTRAL
PROCEDIMIENTOS
AC CT E M S
210.15 CAPACITACIONES 3x
Archivo Central por un tiempo de retencion de (3) años,
se microfilma o digitaliza y el soporte papel se elimina.
Pierde todos los valores primarios.
210.21 DERECHO DE PETICION 10x x
Archivo Central por un tiempo de retencion de (10) años,
se microfilma o digitaliza y el soporte papel se elimina.
Pierde todos los valores primarios.
210.41 EVALUACIONES 5x
Archivo Central por un tiempo de retencion (5) años,
luego se elimina la documentacion se encuentra
consolidada en otra serie.
210.47 INFORMES 10
Archivo Central por un tiempo de retencion de (10) años,
se microfilma o digitaliza y el soporte papel se elimina.
Informes de Ejecucion del Presupuesto
210.63 PLAN 5 x x
archivo Central por un tiempo de (5) años, se microfilma
o digitaliza, luego se elimina siempre y cuando se
conserve la serie digitada.
Plan de Desarrollo Induccion , reinduccion y
Selección
210.71 PRESUPUESTO 15
x x
Cumplido (5) años en el archivo de Gestion se transfiere
al archivo Central por un tiempo de (15) años, se
microfilma conserva la serie como testimonio a la
institucion. Valor segundario.
Presupuesto Anual
UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
CÓDIGO SERIES O CONTENIDO DE LA DOCUMENTACION
DISPOSICIÓN FINAL
CONVENCIONES: AG: Archivo de Gestion AC: Archico Central CT: Conservacion Total S: Seleccion M: Microfilmacion E: Eliminacion
Firma Responsable_____________________Fecha:____________________
ENTIDAD FORMATO DE TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL
HOJA ___2__ DE ___6__
ENTIDAD
PRODUCTORAINSTITUTO DEPARTAMENTAL DE DEPORTES Y RECREACION DE BOLIVAR
RETENCIÓN EN
EL ARCHIVO
CENTRAL
PROCEDIMIENTOS
AC CT E M S
210.75 PROGRAMAS 8x
archivo Central por un tiempo de retencion (8) años, se
toma 10% de la documentacion para su conservacion
total.
Programas de Gestion Recaudo y Gasto
210.89 TRASLADO 15 x x Archivo Central por un tiempo de retencion (15) años.
Se digitaliza y luego se elimina
210.13 BOLETINES 18x
Archivo Central (18) años cumplido el tiempo de
retencion. Se elimina el soporte papel. Ceso la
responsabilidad civil o fiscal.
210.35 ESTADO DE CAJA Y BANCO 10x x
Archivo Central (10) años cumplido el tiempo de
retencion se Microfilma o digitaliza y luego se elimina el
soporte papel.
210.59 NÓMINA 98 x archivo central (98) años se conserva el soporte papel
210.29 CUENTAS BANCARIAS 10 xArchivo Central por un tiempo de retencion (10) años se
elimina porque pierde su vigencia administrativa.
Conciliaciones Bancarias
270.37 ESTADOS FINANCIEROS 18 xArchivo Central por un tiempo de retencion (18) años, se
elimina por pierde su valor primario.
210.31 DECLARACIONES TRIBUTARIAS 10 XArchivo Central por un tiempo de retencion (10) años, Se
microfilma . Estatuto Tributario.
210.16 CERTIFICACIONES 20 x x Archivo Central luego de cumplir el tiempo de retencion
(20) años se microfilma o digitaliza.
Certificaciones Laborales
UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
CÓDIGO SERIES O CONTENIDO DE LA DOCUMENTACION
DISPOSICIÓN FINAL
CONVENCIONES: AG: Archivo de Gestion AC: Archico Central CT: Conservacion Total S: Seleccion M: Microfilmacion E: Eliminacion
Firma Responsable_____________________Fecha:____________________
ENTIDAD FORMATO DE TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL
HOJA ___3__ DE ___6__
ENTIDAD
PRODUCTORAINSTITUTO DEPARTAMENTAL DE DEPORTES Y RECREACION DE BOLIVAR
RETENCIÓN EN
EL ARCHIVO
CENTRAL
PROCEDIMIENTOS
AC CT E M S
210.27 CONTRATOS 19 x x
Archivo Central luego de cumplir el tiempo de retencion
(19) años se microfilma o digitaliza, luego se selecciona
5% de la documentacion como testimonio de la Gestion.
Contratos Apoyo a la Gestion
.Solicitud de disponibilidad
.Disponibilidad
. Estudio previos
.Invitacion
.Hoja de vida y sus anexos
.Certificado 02
.Presentacion de oferta
.Contrato
.Registro
.Acta de inicio
.Acta de Terminacion
210.27.2 Contrato de Prestacion de Servicios 19 x x
Archivo Central luego de cumplir el tiempo de retencion
(20) años se microfilma o digitaliza, luego se selecciona
5% de la documentacion como testimonio de la Gestion.
.Solicitud de disponibilidad
.Disponibilidad
. Estudio previos
.Invitacion
.Hoja de vida y sus anexos
UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
CÓDIGO SERIES O CONTENIDO DE LA DOCUMENTACION
DISPOSICIÓN FINAL
CONVENCIONES: AG: Archivo de Gestion AC: Archico Central CT: Conservacion Total S: Seleccion M: Microfilmacion E: Eliminacion
Firma Responsable_____________________Fecha:____________________
ENTIDAD FORMATO DE TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL
HOJA ___4__ DE ___6__
ENTIDAD
PRODUCTORAINSTITUTO DEPARTAMENTAL DE DEPORTES Y RECREACION DE BOLIVAR
RETENCIÓN EN
EL ARCHIVO
CENTRAL
PROCEDIMIENTOS
AC CT E M S
.Presentacion de oferta
.Contrato
.Poliza
.Registro Presupuestal
.Acta de inicio
.Cuentas de Cobro
.Acta de Terminacion
210.27.3 Contrato de Suministro 19 x x
Archivo Central luego de cumplir el tiempo de retencion
(20) años se microfilma o digitaliza, luego se selecciona
5% de la documentacion como testimonio de la Gestion.
Concepto de Convivencia y Oportunidad
.Solicitud de disponibilidad
.Disponibilidad Presupuestal
Cotizacion
Presupuesto Oficial
Estudio Previos
Invitacion Pública
Propuestas
Informe de Evaluacion
Acta de Cierre de la Mínima Cuantia MC
Comunicación de Aceptacion de la Oferta
acta de Cierre de la Mínima Cuantia MC
UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
CÓDIGO SERIES O CONTENIDO DE LA DOCUMENTACION
DISPOSICIÓN FINAL
CONVENCIONES: AG: Archivo de Gestion AC: Archico Central CT: Conservacion Total S: Seleccion M: Microfilmacion E: Eliminacion
Firma Responsable_____________________Fecha:____________________
ENTIDAD FORMATO DE TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL
HOJA ___5__ DE ___6__
ENTIDAD
PRODUCTORAINSTITUTO DEPARTAMENTAL DE DEPORTES Y RECREACION DE BOLIVAR
RETENCIÓN EN
EL ARCHIVO
CENTRAL
PROCEDIMIENTOS
AC CT E M S
Registro Presupuestal
Poliza de Garantía
Acta de Inicio
Acta de Recibo Final
Ampliacion Póliza de Garantia
Copia Estampilla del contrato
Copia de pago parafiscales de la entidad que
gano la propuesta.
Factura de la Empresa
Comprobante de Egreso
Comprobante de Contabilidad
Resolucion
210.53 INVENTARIO 5 x Archivo Central (5) años. Se elimina el soporte papel
Inventario de elemento devolutivos
Inventario de Baja
210.66 ORDENES DE PAGO 10 x
Archivo Central (10) años. Se elimina el soporte papel,
porque se encuentra consolidada en otra serie.
210.81 RESOLUCIONES 10 xArchivo Central (10) años. Se elimina el soporte papel,
se encuentra consolidada en otra serie.
Resoluciones de Pago
UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
CÓDIGO SERIES O CONTENIDO DE LA DOCUMENTACION
DISPOSICIÓN FINAL
CONVENCIONES: AG: Archivo de Gestion AC: Archico Central CT: Conservacion Total S: Seleccion M: Microfilmacion E: Eliminacion
Firma Responsable_____________________Fecha:____________________
ENTIDAD FORMATO DE TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL
HOJA ___5__ DE ___6__
ENTIDAD
PRODUCTORAINSTITUTO DEPARTAMENTAL DE DEPORTES Y RECREACION DE BOLIVAR
RETENCIÓN EN
EL ARCHIVO
CENTRAL
PROCEDIMIENTOS
AC CT E M S
210.21
COMUNICACIONES 5
x x
archivo Central por un tiempo de retencion (5) años, se
elimina siempre y cuando se microfilma o digitalice se
elimina el soporte papel. En cumplimiento Acuerdo 060
de 2001.
210.47 INFORMES 5 x
Archivo Central (5) años, Luego se elimina perdio sus
valor administrativo y esta informacion se encuentra
consolidad informe de planeacion.
.Informes de Gestion
UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
CÓDIGO SERIES O CONTENIDO DE LA DOCUMENTACION
DISPOSICIÓN FINAL
CONVENCIONES: AG: Archivo de Gestion AC: Archico Central CT: Conservacion Total S: Seleccion M: Microfilmacion E: Eliminacion
Firma Responsable_____________________Fecha:____________________
ENTIDAD FORMATO DE TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL
HOJA ___1__ DE ___4__
ENTIDAD
PRODUCTORAINSTITUTO DEPARTAMENTAL DE DEPORTES Y RECREACION DE BOLIVAR
RETENCIÓN EN EL
ARCHIVO CENTRALPROCEDIMIENTOS
AC CT E M S
220.5 ASESORIAS10 x
Archivo Central por un tiempo de retencion (10) años,
se microfilma o digitaliza y se conserva totalmente.
Asesorias Municipios Eventos deportivos y
Recreativos
220.16 CERTIFICACION5 x
x
archivo Central (5) años, se microfilma o digitaliza. Y se
toma (10%) de la documentacion para su conservacion.
Avales para Escuelas Deportivas
.Solicitud
.Certificacion
220.21 DERECHO DE PETICION 10 x x
Archivo Central por un tiempo de retencion de (10) años,
se microfilma o digitaliza y el soporte papel se elimina.
Pierde todos los valores primarios.
Derecho de Peticion, Queja y Reclamos
220.65 PLANES Y PROGRAMAS 8 x xArchivo Central por un tiempo de retencion (8) años, se
microfilma o digitaliza y se conserva totalmente.
Planes de Deporte y Recreacion
220.75 PROGRAMAS 8 x xArchivo Central por un tiempo de retencion (8) años, se
microfilma o digitaliza y se conserva totalmente.
Programa Discapacitados
Programa Superate
220.77 PROYECTO8 x
x
Archivo Central por un tiempo de retencion (8) años, se
microfilma o digitaliza y se elimina el soporte papel
Proyectos de Deporte y la Recreacion
Proyecto con Municipios
UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUBGERENTE DE DEPORTES Y RECREACION
CÓDIGO SERIES O CONTENIDO DE LA DOCUMENTACION
DISPOSICIÓN FINAL
CONVENCIONES: AG: Archivo de Gestion AC: Archico Central CT: Conservacion Total S: Seleccion M: Microfilmacion E: Eliminacion
Firma Responsable_____________________Fecha:____________________
ENTIDAD FORMATO DE TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL
HOJA ___2__ DE ___4__
ENTIDAD
PRODUCTORAINSTITUTO DEPARTAMENTAL DE DEPORTES Y RECREACION DE BOLIVAR
RETENCIÓN EN EL
ARCHIVO CENTRALPROCEDIMIENTOS
AC CT E M S
220.81 RESOLUCIONES
Resoluciones para nombramiento de
representante ante la Junta Deportiva IDER
5 xArchivo Central por un tiempo de retencion (5) años, se
microfilma o digitaliza y se elimina el soporte papel
220.21 COMUNICACIONES OFICIALES
5 x x
Archivo Central por un tiempo de retencion (5) años, se
elimina siempre y cuando se microfilma o digitalice se
elimina el soporte papel. En cumplimiento Acuerdo 060
de 2001.
220.28 CONVENIO
18
x x
Archivo Central luego de cumplir el tiempo de retencion
(19) años se microfilma o digitaliza, luego se selecciona
5% de la documentacion como testimonio de la Gestion.
Convenio con Municipio
.Estudios Previos
.Convenios Interadministrativo
.Acta de Inicio
.Acta de Suspension
.Acta de Reinicio
.Disponibilidad Presupuestal
.Registro Presupuestal
.Aprobacion de la Poliza
.Resolucion de Incorporacion de los recurso
al presupuesto
.Certificado Bancaria
.Cuenta de Cobro
CÓDIGO SERIES O CONTENIDO DE LA DOCUMENTACION
DISPOSICIÓN FINAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUBGERENTE DE DEPORTES Y RECREACION
CONVENCIONES: AG: Archivo de Gestion AC: Archico Central CT: Conservacion Total S: Seleccion M: Microfilmacion E: Eliminacion
Firma Responsable_____________________Fecha:____________________
ENTIDAD FORMATO DE TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL
HOJA ___3__ DE ___4__
ENTIDAD
PRODUCTORAINSTITUTO DEPARTAMENTAL DE DEPORTES Y RECREACION DE BOLIVAR
RETENCIÓN EN EL
ARCHIVO CENTRALPROCEDIMIENTOS
AC CT E M S
.Poliza
.Resolucion de Orden de Pago
220.28.2 Convenios con Ligas
18
x x
Archivo Central luego de cumplir el tiempo de retencion
(18) años se microfilma o digitaliza, luego se selecciona
5% de la documentacion como testimonio de la Gestion.
.Resolución de ordenación de inscripción
.Convenio Marco Interinstitucional
.Documentos del contratista
.Solicitud de suscripción
.Orden de Pago
.Resolución de pago
.registro Presupuestal
.Póliza de cumplimiento
.Acuerdo puntual de cooperación
.Disponibilidad presupuestal
.Solicito de presupuesto presupuestal
.Cuenta de Cobro
.Oficio
220.65 PLAN5
x x
Archivo Central por un tiempo de (5) años, se microfilma
o digitaliza, luego se elimina siempre y cuando se
conserve la serie digitada.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUBGERENTE DE DEPORTES Y RECREACION
CÓDIGO SERIES O CONTENIDO DE LA DOCUMENTACION
DISPOSICIÓN FINAL
CONVENCIONES: AG: Archivo de Gestion AC: Archico Central CT: Conservacion Total S: Seleccion M: Microfilmacion E: Eliminacion
Firma Responsable_____________________Fecha:____________________
ENTIDAD FORMATO DE TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL
HOJA ___4__ DE ___4__
ENTIDAD
PRODUCTORAINSTITUTO DEPARTAMENTAL DE DEPORTES Y RECREACION DE BOLIVAR
RETENCIÓN EN EL
ARCHIVO CENTRALPROCEDIMIENTOS
AC CT E M S
220.15 CAPACITACIONES3 x
Archivo Central por un tiempo de retencion de (3) años,
se microfilma o digitaliza y el soporte papel se elimina.
Pierde todos los valores primarios.
220.33 ESTADISTICAS9
Archivo Central por un tiempo de retencion de (9) años,
se microfilma o digitaliza y el soporte papel se Elimina.
Control de Estadistica
220.43 HISTORIAS 18Archivo Central por un tiempo de retencion de (18) años,
se microfilma o digitaliza y se Conserva Total.
Historia Medico Deportiva
UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUBGERENTE DE DEPORTES Y RECREACION
CÓDIGO SERIES O CONTENIDO DE LA DOCUMENTACION
DISPOSICIÓN FINAL
CONVENCIONES: AG: Archivo de Gestion AC: Archico Central CT: Conservacion Total S: Seleccion M: Microfilmacion E: Eliminacion
Firma Responsable_____________________Fecha:____________________
ENTIDAD FORMATO DE TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL
HOJA ___1__ DE ___3__
ENTIDAD
PRODUCTORAINSTITUTO DEPARTAMENTAL DE DEPORTES Y RECREACION DE BOLIVAR
RETENCIÓN EN
EL ARCHIVO
CENTRAL
PROCEDIMIENTOS
AC CT E M S
230.5 ASESORIAS 10x
Archivo Central por un tiempo de retencion (10)
años, se microfilma o digitaliza y se conserva
totalmente.
Asesorias Entes Municipales Escenarios
Deportivos
Asesoria Proyectos Deportivos
230.21 DERECHO DE PETICION
10
X X
Archivo Central por un tiempo de retencion de (10)
años, se microfilma o digitaliza y el soporte papel
se elimina. Pierde todos los valores primarios.
230.51 INTERVENTORIA 10 x Archivo Central por un tiempo de retencion (10)
años, se elimina
Interventoria de Obras de Infraestructura
230.65 PLANES Y PROGRAMAS 8x
x
Archivo Central por un tiempo de retencion (8)
años, se microfilma o digitaliza y se conserva
permanentemente los dos soportes
Planes y Programas De Obras de escenarios
deportivos
230.67 PLANOS 10 Archivo de Central (10) años,se microfilma o
digitaliza, y se conserva permanentemente.
Planos de Obras de Infraestructura Deportiva
230.77 PROYECTOS 8x
x
Archivo Central por un tiempo de retencion (8)
años, se microfilma o digitaliza y se elimina el
soporte papel
Proyecto de obras de escenarios deportivos
UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUBGERENTE INFRAESTRUCTURA FISICA Y PLANEACION
CÓDIGO SERIES O CONTENIDO DE LA DOCUMENTACION
DISPOSICIÓN FINAL
CONVENCIONES: AG: Archivo de Gestion AC: Archico Central CT: Conservacion Total S: Seleccion M: Microfilmacion E: Eliminacion
Firma Responsable_____________________Fecha:____________________
ENTIDAD FORMATO DE TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL
HOJA ___2__ DE ___3__
ENTIDAD
PRODUCTORAINSTITUTO DEPARTAMENTAL DE DEPORTES Y RECREACION DE BOLIVAR
RETENCIÓN EN
EL ARCHIVO
CENTRAL
PROCEDIMIENTOS
AC CT E M S
230.21 COMUNICACIONES
10 x x
Archivo Central por un tiempo de retencion (10)
años, se elimina siempre y cuando se microfilma o
digitalice se elimina el soporte papel. En
cumplimiento Acuerdo 060 de 2001.
230.27 CONTRATO 19 x x
Archivo Central luego de cumplir el tiempo de
retencion (19) años se microfilma o digitaliza,
luego se selecciona 5% de la documentacion
como testimonio de la Gestion.
Contrato de Obra Civiles
.Orden de Ejecucion de Trabajo
.Concepto de convivencia y oportunidad
.Presupuesto Oficial
.Solicitud de Disponibilidad Presupuestal
.Solicitud Certificado Disponibilidad Presupuestal
.Estudio Previos
.Priegos de Condiciones
.Acta de Recepcion de Propuesta
.Acta de Cierre
.Solicitud de Cotizacion (Suministro)
.Cuadro de cantidades de Obra
.Oficio del Contratista y documento de contratacion
.Entrega de Acta de Recepción de
propuestas (todas las propuestas de
postulados)
UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUBGERENTE INFRAESTRUCTURA FISICA Y PLANEACION
CÓDIGO SERIES O CONTENIDO DE LA DOCUMENTACION
DISPOSICIÓN FINAL
CONVENCIONES: AG: Archivo de Gestion AC: Archico Central CT: Conservacion Total S: Seleccion M: Microfilmacion E: Eliminacion
Firma Responsable_____________________Fecha:____________________
ENTIDAD FORMATO DE TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL
HOJA ___3__ DE ___3__
ENTIDAD
PRODUCTORAINSTITUTO DEPARTAMENTAL DE DEPORTES Y RECREACION DE BOLIVAR
RETENCIÓN EN
EL ARCHIVO
CENTRAL
PROCEDIMIENTOS
AC CT E M S
.Acta de cierre y apertura de propuestas
.Evaluación de Propuestas
.Resolución de Adjudicación (Si lo ganan,
sino una revocación a volver a lanzarse y se
Declara Desierto. .Firma y Legalización (Contrato)
.Póliza
.Registro Presupuestal
.Acta de inicio
.Facturas (Anexos)
.Acta de liquidación
230.71 PRESUPUESTO 15 x
Archivo Central por un tiempo de (15) años, se
microfilma conserva la serie como testimonio a la
institucion. Valor segundario.
Presupuesto de Obra
UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUBGERENTE INFRAESTRUCTURA FISICA Y PLANEACION
CÓDIGO SERIES O CONTENIDO DE LA DOCUMENTACION
DISPOSICIÓN FINAL
CONVENCIONES: AG: Archivo de Gestion AC: Archico Central CT: Conservacion Total S: Seleccion M: Microfilmacion E: Eliminacion
Firma Responsable_____________________Fecha:____________________