7/21/2019 Collabtive Manual
1/28
CentroNacionaldelasArtes
GestordeProyectosCollabtive.Manualdel
Usuario
Proyecto:AulasVirtualesCENART
PosgradoVirtualenPolticasCulturalesyGestinCulturalOctubrede2008
7/21/2019 Collabtive Manual
2/28
2
CONTENIDO
ProyectoAulasVirtualesCollabtive........................................................................................................................................3
1.
Presentacin.................................................................................................................................................................
3
2. Cmoingresar?...........................................................................................................................................................4
3. Escritorio.......................................................................................................................................................................5
3.1 Misproyectos........................................................................................................................................................6
3.2 Mistareas...........................................................................................................................................................10
3.3 Hitos....................................................................................................................................................................11
3.4 Mismensajes......................................................................................................................................................12
4. Miembros...................................................................................................................................................................13
4.1 Miembrosdeunproyecto......................................................................................................................................13
4.2 Editarusuarios........................................................................................................................................................15
5. Crearunhito...............................................................................................................................................................16
6. CrearTareas................................................................................................................................................................18
6.1 AadirListadeTareas............................................................................................................................................18
6.2 Aadirtareas..........................................................................................................................................................19
6.3 Cerrartareas..........................................................................................................................................................20
7. Crearmensajes...........................................................................................................................................................23
8. Adjuntararchivos........................................................................................................................................................25
9. Comunicacininstantnea(chat)...............................................................................................................................27
10. Glosario..................................................................................................................................................................28
7/21/2019 Collabtive Manual
3/28
3
PROYECTO AULASVIRTUALES COLLABTIVE
1. PRESENTACIN
Collabtive es una plataforma open source (libre de licencia) que permite administrar actividades de un proyecto.Comprendevariosmdulosquepermiten:
Cargararchivos
Buzndemensajes
Crearlistadetareasytareas
Asignarresponsablesderealizartareas
Chat
Estopermitiradministrarfcilmenteactividades,reuniones,fechasdeentregadeproductos,etc.enunentornovirtualcolaborativo.Ademscon losmdulosdemensajesydechatpermitirmantenercomunicacincon losmiembrosdelproyecto, compartir experiencias, detectar problemas, analizar posibles escenarios, compartir soluciones, etc. CabemencionarquealfinaldelmismohemosincorporadounglosarioparaConsulta.
Porlasventajasmencionadas,sehaconsideradoqueestaplataformaserdegran utilidadyapoyoparael desarrollodelProyectodeAulasVirtualesdelCentroNacionaldelasArtes.
Estemanualpretendeserunapoyoparaelusodeestaplataforma.Acontinuacintepresentamos informacinparasumanejo.
7/21/2019 Collabtive Manual
4/28
4
2. CMO INGRESAR?
Ingresaen labarradedireccionesdelnavegadorweb lasiguientedireccinhttp://cenartvirtual.net/collabtive/estonosllevar a la pgina de acceso donde se te pedir tu usuario y contrasea.Una vez que lo hemos escrito da clic enIngresar.(Verfigura1)
Es importantemencionar,quecuentacon laopcinmantenerseconectado, lacualpermitemantenerteen lneaportiempo indefinidoohastaquese lede laopcinsalir.Parahacerusodeestafuncindebers ingresartusdatosydarclicenlaopcinmantenerseconectado.
Figura1.IngresoaCollabtive
Contrasea
Usuario
Ingresarusuarioycontraseaydarclic
paramantenerseenlnea.
Darclicparaingresar
7/21/2019 Collabtive Manual
5/28
5
3. ESCRITORIO
Unavez
que
has
ingresado
ala
plataforma,
la
primera
pantalla
que
podrs
ver
es
el
Escritorio,
donde
encontrars
el
proyectooproyectosaenlosqueestscolaborando,lastareasdelascualeseresresponsable,loshitosprogramados,ascomolosmiembrosdetuequipodetrabajoqueseencuentranenlneaytubuzndemensajes.(Verfigura2)
Figura2.
Escritorio
Adicionalmente,secuentaconuncalendario,laopcinparachatearconlosmiembrosasociadosconmiproyectoqueseencuentranenlneayunbuscador.
AcontinuacinrevisaremoscadaunodeloscomponentesdelEscritorio,iniciandoconelmendeMisproyectos.
Mendelaplataformadeproyectos.Escritorio/Micuenta/Salir
Proyectosenlosque
participo
Chatconmiembrodemiequipoqueestnenlnea
Cuadrodebsqueda
Calendario
Permitedarseguimientoalasentregasyeventosprogramados
Buzndemensajes
Tareasdelasquesoyresponsable
7/21/2019 Collabtive Manual
6/28
6
3.1 MIS PROYECTOS
El desarrollo del Aula Virtual de cada rea es un proyecto particular, por lo que la administracin del proyecto esresponsabilidaddellderquesehadesignadoparaestefin.EnlaseccindeMisproyectosnicamenteversaqulenelqueestsinvolucrado.Porejemplo,enlafigura3,sepuedeverellistadodetodos losproyectosdelCENART,porqueelusuarioestasignadoatodos.
Existendostiposdeproyectos:losqueanestnendesarrolloyaquellosqueyasehanconcluido.
Figura3.Misproyectos
Paraver losdetallesdetuproyectodebesdedarclicsobreelnombre,estodesplegarunaventanaconlasopcionesdegestindelproyecto,talcomosemuestraenlafigura4.
Proyectosenprocesodedesarrollo
Proyectosconcluidos
Ocultar/mostrar
informacin
7/21/2019 Collabtive Manual
7/28
7
Figura4.Tablerodeunproyecto
Presentamoscadaelementodeltablerodeunproyectoacontinuacin:
3.1.1 MENDE ACCESODIRECTO
Conestemense ingresaa lasopcionesdeGestindelproyecto,comosonhitos,tareas,mensajes,archivosadjuntosymiembros.(Verfigura5)
Muestralas
actividades
asignadasal
proyecto
Aldarclicsemuestrala
descripcindelProyecto
Cuandoseha
programado
unHitose
muestraen
este
calendario
Cuadrode
bsqueda
Mende
acceso
directo
Rastreadorde
tiempo
7/21/2019 Collabtive Manual
8/28
8
Figura5.Mendeaccesodirecto
3.1.2 PROYECTO
Aldar
clic
sobre
el
nombre
del
proyecto
se
despliegan
detalles
como
descripcin,
das
que
faltan
para
concluir
yel
estado
delmismo.(Verfigura6)
Figura6.DescripcindelProyecto
3.1.3 HITOS
Enestaseccinsepuedeverelcalendariocon loseventosprogramados,obienagregarmseventosyverculesyasehanfinalizado.(Verfigura7)
Tablero
Hitos
TareasMensajes
Archivosadjuntos
MiembrosasignadosalProyecto
7/21/2019 Collabtive Manual
9/28
9
Figura7.HitosdelProyecto
3.1.4 RASTREADOR DE TIEMPO
Nos permite dar seguimiento al tiempo empleado para realizar una tarea. Para crear unamarcade tiempo, se debeingresar hora de comienzo y trmino, comentario y tarea a la que pertenece. Esto permite al Administrador de laplataformaconocelascargasdetrabajodecadaintegrantedecadaproyecto.
Figura8.Rastreadordetiempo.
Visualizaque
eventosestn
calendarizados
Hitosrealizadosy
concluidos
Agregarhitos
Ocultar/Mostrar
Calendario
Horainicial
Horafinal
Cuadrodetexto
Seleccionartarea
7/21/2019 Collabtive Manual
10/28
10
3.1.5 ACTIVIDAD
Muestra lasactividadesrelacionadasconelProyectoyelresponsablederealizarla.Adems,cadaactividadmuestra losdetallesdeedicin,esdecir,sifueaadido,editado,eliminado,etc.ascomolahoraenqueserealizdichaaccin. (Verfigura9)
Figura9.Actividadesdelproyecto
3.2 MISTAREAS
ContinuemosrevisandoloselementosqueaparecenenelEscritorio,yahemosvistoadetallelaseccinMisproyectos,ahorarevisaremos laseccinMistareas lacualsemuestrasiempreycuandoel lderdeproyectoyatehayaasignadocomoresponsablederealizarlaunatarea.
Lafigura10,muestraelnombredelatarea,elproyectoalqueperteneceylosdasquequedanpararealizarlaactividad.Cuandoyaseha terminadoeltiempoprogramadoyannosemarcacomorealizado,elcontadorseaparecerenrojoyconnmerosnegativos.
Usuarioresponsablede
realizarlaactividad
Listadode
actividades
Detallesdeedicindela
actividad
Pginasde
actividades
7/21/2019 Collabtive Manual
11/28
11
Figura10.Mistareas
Aldarclicsobreelnombredetarea,seabrelapginaconlosdetalles,comosemuestraenlafigura11.
Figura11.
Contenido
de
la
Tarea
3.3 HITOS
En esta se pueden ver los das que tiene algn evento registrado. Con las flechas de direccin se puede avanzar oretrocederenelcalendario.
Figura12.HitosEneltema5,encontrarscomoagregar/editarhitos.
Editar
Eliminar
Exportar:Exportacinical/RSS
Editar
Eliminar
AvanzarRetroceder
7/21/2019 Collabtive Manual
12/28
12
3.4 MIS MENSAJES
Enestebuzndemensajespodremosrevisarloquenoshanenviadolosintegrantesdelequipo.(Verfigura13)
Figura13.
Buzn
de
mensajes
Paraleerelcontenidodelmensajebastacondarclicsobreelnombredelmensaje,verfigura14.
Figura14.Contenidodelmensaje
Fechadeenvi
Usuarioqueloenva
Ttulodelmensaje
Proyectoalquepertenece
7/21/2019 Collabtive Manual
13/28
13
Endicha figura,seobservaquinenvaelmensaje,elcontenido, la fecha,etiquetas,elhitoalqueperteneceysialgnotrousuariohadadorespuesta.
Eneltema7encontrarscomocrearmensajes.
4. MIEMBROS
LoprimeroquedebehacerelAdministradoroLderdeproyectoesdardealtaaloscolaboradores,estopermitirquealmomentodecrearunhitoounaactividadselepuedaasociarunresponsablepararealizarla.
CabemencionarquelosmiembrosdecadareayahansidoagregadosconbaseenelequipodetrabajoquefuepublicadoenelBlogdelasAulasVirtuales,porloque,encasodequesedeseeagregaraotromiembrosedebemandaruncorreoaladministrador([email protected])con lossiguientesdatos:Nombre,Apellidos,correoelectrnicoyrolquetendrendichoproyectoelusuario.
4.1 MIEMBROS DEUN PROYECTO
Para conocer qu miembros se han dado de alta en el sistema debers seleccionar el proyecto (recordar que seencuentranenelEscritorio,posteriormentedarclicenelconodeMiembrosqueseencuentraenelmendeaccesodirecto.(Verfigura15).
Figura15.AccesodirectoaMiembros
Estonosdespliegaunaventanaconellistadodelosmiembrosdelproyecto(verfigura16)
Miembros
7/21/2019 Collabtive Manual
14/28
14
Figura16.Miembrosdelproyecto
Sideseasconocerlosdatosbsicosdenuestracuentaodealgnotromiembro,debesdarclicsobreelnombre,abrirlapantallaconel Perfildelusuario,enestapantalla sepuedeeditar la informacinparaactualizar losdatos,como semuestraenlafigura17:
Figura17.Perfildeusuario
7/21/2019 Collabtive Manual
15/28
15
Recuerdaque:
Nopodrsingresarlosdatosdecorreoelectrnico,estodebersdenotificarloaladministrador.
Solotienesaccesoalproyectoquesetefuedesignado.
Podrscomunicartemediantechat,concualquieraqueestenlaplataforma.
4.2 EDITAR USUARIOS
Como pueden observar existe la opcin de Editar la cuenta.Al hacer clic nos aparecen los siguientesdatosque sepuedenmodificar:
Figura18.Editarusuario
Enstapantallapodemosmodificaryactualizarlainformacindelcontactoesdecir:
Nombre:conelqueseidentificaalusuario
Direccin:Puedenregistrarsudomicilioparticularodetrabajo
2.Direccin:Puedenregistrarsudomicilioparticularodetrabajo
Estado:deresidencia
Pas:de
residencia
Idioma:enelquedeseanverlainformacindelsistema
CdigoPostal:correspondienteasudireccin
Sexo:femeninoomasculino
URL:sitienenalgunapginaelectrnica
7/21/2019 Collabtive Manual
16/28
16
Existe la opcinde CambiarContrasea, se les pidenohacerlo yaque seradifcil elque se recuperenuevamente.
Unavezquehanactualizada losdatos,debendarclicenelbotnEnviaryseguardar lanueva informacinobien lareemplazarsegnseaelcaso.
OtraopcinparaEditarnuestracuentaesdarclicenelmenMicuentaqueapareceenlapartesuperiorderechadelapantallay nosllevaralaspantallasqueseexplicaron(figuras17y18).
Figura19.Menmicuenta
5. CREAR
UN
HITO
Unhitoesuneventoparaelcualserequiereunaseriedepasosoactividadesparalograrlo.
Para crearlo, se debe considerar en primer lugar, qu evento queremos realizar, en segundo, las actividades que serequierenparalograrloyporltimoenqutiempodebeestarconcluido.
Vamosa suponerquedeseamos crearunHito,denominado Reuninde trabajo yqueparaste se requierencomoactividades: proponer fecha de realizacin, definir el espacio de la reunin, elaborar la orden del da, convocar a losasistentes,prepararelsalndejuntas,prepararmateriales,realizarlajuntaycomoltimopaso,elaborarlaminutadelareunin.staltimaactividadseraelproductoaentregarcomoresultadodelhito.
Los
pasos
para
realizarlo
en
el
sistema
son:
1. Ingresaralproyectoalqueperteneceelhito2. Posteriormenteiralaseccindehitos3. Seleccionarlaopcindeaadirhito4. Capturarlainformacinrelacionadaconelhito:
4.1Nombre,4.2Descripciny,4.3Fechaenlaquevence
5. AadirHito
AcontinuacinenumeramoslospasosenlaFig.20.
Micuenta
7/21/2019 Collabtive Manual
17/28
17
Figura20.PasosparacrearunHito
Unavezquesehacredoelhitosepuedeverificarenelcalendariosiaparecelanuevainformacin.(Verfigura21).
Paso3:AadirHito
4.1Nombre
4.2
Descripcin
4.3Fechaenlaquevence,alcolocarseenesteapartado,se
abreuncalendario.
Paso2:SeleccionaropcindeHitos
Paso1:Seleccionarel
proyecto
Paso4:Capturar
datosdelhito
Paso5:AadirHito
7/21/2019 Collabtive Manual
18/28
18
Figura21.Hitoaadido
Unavezcreadoelhitoseasignalalistadetareasytareasarealizarse.Acontinuacinveremoselprocedimiento.
6. CREARTAREAS
Lastareassonelcorazndeunproyecto,sonlostrabajos,acciones,procesos,etc.necesariosparalograrunHitobieneldesarrollodeunproyecto.
EnestesistemaprimerodebemoscrearlaListadeTarea(tantascomoseannecesarias)yposteriormentelastareasqueformarnpartedeella(tantascomoseannecesarias).
6.1 AADIR LISTA DE TAREAS
Paracrearuna listadeTareas,debemosestablecer latareaPadre,esdecir,aquellaqueagrupara lasdemstareasconocidascomotareashijo,esimportanterecordarquepuedenasociarseonoaunHito(Milestone).
Paracrearlalistadetareasserequiere:1. Seleccionarelproyecto
2. Seleccionar
la
opcin
Tareas
3. Aadirlistadetareas3.1 Capturarnombre3.2 Capturardescripcin3.3 IndicaraqueMilestone(Hito)sedeseaasociar.Estepasoesopcionaldeacuerdoalestilodeadministrarel
proyecto4. AgregarListadetareas
HitoCreado
7/21/2019 Collabtive Manual
19/28
19
Enlafigura22ilustramoselprocedimiento.
Figura22.ProcedimientoparaaadirListadeTareas
Cuandolalistadetareasseagrega,setienelaopcindeeliminar,editaroactualizar.
Unavezcreadalalistadetareasseaadenlastareasquelaconforman.
6.2 AADIR TAREAS
Aldar clicenAadirenlistadetareas,seabreelmenparaaadirtareas.
Elprocedimientoessimilarqueeldeagregarlistadetareas:
1. Capturarttulo2. Capturardescripcin3. Capturarfechalmitepararealizarla4. Seleccionarresponsable5. Aadir
EstoseilustraenlaFigura23.
Paso1.SeleccionarProyecto
Paso2.SeleccionarTareas
Paso3.Aadir
listadetareas
Paso3.1.Nombre
Paso3.2Descripcin
Paso3.3SeleccionarMilestone(Hito)
Paso4.
Aadir
7/21/2019 Collabtive Manual
20/28
20
Figura23.Procedimientoparaaadirtareas
Unavezcreadalatareasepuedecerrar,editaryeliminar.
Unaventajadeesteprograma,esquenotificaa travsdeuncorreoelectrnico,qutareahasidoasignadaalusuarioseleccionado.
6.3 CERRAR TAREAS
Para indicarqueuna tareaya se realiz sedebedar clicenel conodepalomaque seencuentraa la izquierdadelnombredelatarea(verfigura24)alrealizaresto,latareacerradaseaadealaListadetareasterminada(verfigura25).Siunatareanohasidomarcadacomocerradayyaconcluyeltiempopararealizarla,elsistemalamarcaenrojo.(Verfigura24).
1.Ttulo
2.Descripcin
3.Fechalmite
4.Seleccionarresponsable4.Aadir
7/21/2019 Collabtive Manual
21/28
21
Figura24.Seguimientoalatarea
Figura25.Listadetareasterminadas
Cuandosehanrealizadotodaslastareasdeunalistadetareas,obien,conformesevayaavanzandoenlarealizacindetareas,aparecerenelTablerodelproyectounagrficaparamedirelavance.Verfigura26.
Cerrartarea
Cerrartarea
EditarTarea
Eliminar
Tareaenrojo,indicaquehaconcluido
eltiempoprogramadopararealizarlay
an
no
finaliza.
7/21/2019 Collabtive Manual
22/28
22
Figura26.Grficodeavancedeproyecto
Ahorabien,silalistadetareasestasociadaaunhito,cuandoseingresaaesemen,tambinsepuedeverquhitosya
sehan
realizado.
Ver
figura
27.
Grficodeavancedelproyecto
7/21/2019 Collabtive Manual
23/28
23
Figura27.Hitoscompletados
7. CREARMENSAJES
Enviarunmensajeeneste sistemaesmuy sencillo,nicamentedebemosdedarclicenMensajes yposteriormenteAadirunmensaje,verfigura28.
7/21/2019 Collabtive Manual
24/28
24
Figura28.AadirMensaje
Lainformacinquesecapturaeselttulo,cuerpodemensaje,hito,etiquetas,adjuntararchivo.
Elcuerpodelmensajeseescribircomoencualquierprocesadordetextos,sepuedeagregarimgenes,aunquedebemos
tenercuidado
en
no
agregar
una
imagen
pesada
(ya
que
para
eso
podemos
utilizar
otras
herramientas
como
gmail
oun
servidordecorreosparticular),ounarchivoadjuntonomayora2MB.
Deigualmanera,podemosagregarelHitoalqueestasociado,paratenerunmejorseguimiento.
Comoyasehabamencionado(pgina10deestemanual),para leerunmensajebastadarclicsobrelysemuestrasucontenido.Verfigura29.
Formatode
texto:
Negritas/Cursiva
/Subrayado
Tamaodeltexto
Alineacindel
texto
Listaconvietas/Lista
numerada
Insertareditarhipervnculo/Eliminar
hipervnculo/Insertareditarimagen
Seleccionarcolordetexto
Insertarcaracteres
personalizados/insertar
editarelemento
multimedia
7/21/2019 Collabtive Manual
25/28
25
Figura29.Leermensaje
8. ADJUNTAR ARCHIVOS
Sepuedenadjuntararchivoscon laextensinpdf,ppt,docytxt loscualesnodeberndesermayoresa8MB.Esmuyimportantequedefinamoslacarpetadondeseadjuntar.
Paraaadir
un
directorio,
se
da
clic
en
la
opcin
aadir
directorio,
esto
desplegar
un
men
donde
se
escribir
el
ttulo
delacarpetaysudescripcin,comosemuestraenlafigura30.
7/21/2019 Collabtive Manual
26/28
26
Figura30.Aadirdirectorio
SidamosclicenlaopcinManejecarpetaspodremosverqucarpetashansidocreadasascomolosarchivosadjuntosqueseencuentranenellas.Verfigura31.
Figura31.ManejeCarpetas
7/21/2019 Collabtive Manual
27/28
27
9. COMUNICACIN INSTANTNEA (CHAT)
Cuandoalgnmiembrodemiproyectooeladministradordelsitioseencuentraconectadoalmismotiempo,apareceruniconodeactivo.Estoesindicadordequesepuedeestablecercontacto.
Figura32.
Usuarios
en
lnea
Loquesedebehaceresdarclicsobreelconodechatqueaparecealaderechadelusuarioquesedeseecontactar(verfigura32)yseabrirunaventanaemergente(verfigura33).
Figura33.VentajadeChat
Es necesario que el navegador de internet que utilizan, tenga activa la funcin de permitir ventanasemergentes.
Indicaquesepuedetener
conversacinconelusuario
Usuarioconelqueestableceel
chat
Cuadrode
mensajes
enviados/recibidos
Cuadroparaescribir
mensaje
7/21/2019 Collabtive Manual
28/28
10.GLOSARIO
Archivo:documentoanexorelacionadoconelproyectoadesarrollar.Puedeserconlaextensinpdf,ppt,docytxt
Chat:comunicacinescritaatravsdeinternetentredosomspersonasqueserealizainstantneamente.
Gestindeproyectos:eslaaplicacindeconocimientos,habilidades,herramientasytcnicasalasactividadesdeunproyectoparasatisfacerlosrequisitosdelproyecto
Hito:eventosquerequierendesagregarseenunaseriedeactividadesparalograrseyqueporlogeneralculminanenlaentregadealgnproductooinsumoparaotrohitouotrasactividades
Ical:esunaaplicacindecalendariopersonal,almacenaseguimientodeeventosycitas,permitemltiplesvistasdecalendario(comocalendarios"domsticos",de"oficina"y"paranios")paraidentificarrpidamente
conflictosde
horarios
ytiempo
libre.
Mensaje:textobrevequeseenvaaunmiembrodelequipodetrabajo.
Miembro:personaasociadaaunproyectodeterminado.
Proyecto:conjuntodeactividadesinterrelacionadas,conuninicioyunafinalizacindefinida,queutilizarecursoslimitadosparalograrunobjetivodeseado.
RSS:esunformatobasadoenXMLquepermiteencontraraquellainformacinquemejorseadaptaaloqueelusuariodesea,perotambinofrecerladeformarpidayactualizada.Los archivos RSS son un nuevo mtodo para obtener y ofrecer informacin gracias a que contienen metadatos sobre lasfuentes de informacin. Es decir, se puede sincronizar una pgina con el correo electrnico para saber en qu momento
se ha modificado la informacin.
Tarea:actividadesespecficasarealizardentrodeunproyectoporunmiembro.
Usuario:personaquetieneunconjuntodepermisosyderecursos(odispositivos)alosquepuedeteneracceso.
XML:esunlenguajedemarcadoextensibleestrictodegranutilidadenelintercambiodedatos,yaquepermitedescribirlossinmostrarlosalusuario,perosiendoasuvezlegiblesatravsdediversasaplicaciones(navegadores,basesdedatos,etc.)