SERVICIO NACIONAL DE SALUD ANIMAL(SENASA)
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Cómo hacer procedimientos?Dra. Mónica Sandí LizanoJefe Unidad de Gestión de CalidadSENASA
18 de marzo 2014
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Objetivo
• Capacitar a los funcionarios del SENASA en la elaboración de procedimientos de acuerdo al sistema de gestión de calidad implementado en la Institución
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Pirámide documental
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Contenido de los procedimientos
• SENASA-PG-001 Control de Documentos
7. Descripción 8. Anexos
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Qué tiene que ser documentado en un procedimiento?
Tema Crítico:•Que ponga en peligro la consecución de los objetivos de la Institución o dependencia en caso de que no se haga una tarea específica•Cuando el personal no tiene conocimiento de la tarea a realizar (el cómo?) o se va a implementar algo nuevo•Para estandarizar el criterio•Cuando intervienen varios actores en la ejecución de una tarea•Para aclarar un documento regulatorio
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Cuál es la metodología a aplicar?
• Identificar cuál es el objetivo del documento a crear
• Identificar el flujo de esa tarea o actividad• Identificar los actores• Identificar los documentos de apoyo para
controlar el cumplimiento de la actividad (formularios)
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Cómo plantear objetivos?
Objetivos Generales: corresponden a las finalidades genéricas de un proyecto o institución, no señalan resultados concretos si no que expresan el propósito central del proyecto, estos se materializa con el cumplimiento de los objetivos específicos.
Objetivos específicos: Se derivan de los objetivos generales y los concretan, señalan el camino a seguir.
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• El marco de acción• El límite de mi competencia• Hasta dónde puedo
llegar!!??• A quién aplica? O quién
está involucrado?
Qué es el alcance?
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Responsabilidad y autoridad
• Debe tener coherencia con el desarrollo del procedimiento (flujo)
• Tener pertinencia con los manuales de puestos y funciones de la estructura
• No se puede atribuir responsabilidades a quien no haya sido involucrado en el proceso (excepto por mandato regulatorio)
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Definiciones
• Todo aquello que requiera aclararse para que el texto sea comprensión de todos aquellos que lean el documento.
• Preferiblemente buscar definiciones legales, técnicas-científicas
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Abreviaturas y siglas
• Detallar los acrónimos que se utilicen en el texto como por ejemplo:
SENASA Servicio Nacional de Salud Animal
CVO Certificado Veterinario de Operación
LMR ???
EMEA ???
LPC ???
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Referencias y bibliografía
• Regulaciones nacionales relacionadas• Según APA: Guía a la redacción en el estilo
APA, 6ta edición (derechos de autor)• Normativa internacional o nacional de
referencia• Todos los formularios o instructivos que se
desprendan del mismo
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Cómo hacer un diagrama de flujo?
Xxxxxx
Xxxxx
Xxxxxx
xxxxxx
INGENIEROS INDUSTRIALES
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Descripción
1. Hacer el flujo2. Identificar actores
3. Alinear con responsabilidades y autoridad
4. Trazar con otros documentos (formularios, instructivos,
guías, fichas técnicas)
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Ejemplos de preguntas para plantearnos?
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Nombre del paso
Quién es el responsable?
Con qué? O Cómo?
Cuándo o cada cuánto?
Xxx? (cuánto cuesta?)
Xxxx? (es crítico?)
Elaboración de informe semestral
Coordinador del programa
Formulario SENASA-XXX-PG-001-RE-001
Semestralmente con la información suministrada por cada dependencia diariamente
Reglamento de Tarifas
Si, si no, CR pierde la categorización ante la OIE de país de “riesgo controlado”
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• Orden secuencial de actividades por hacer • Facilita la comprensión del objeto o simplemente es una guía para q
realices de forma correcta los pasos a seguir.• se utiliza el infinitivo, el modo imperativo. (Prender la computadora
o prenda la computadora). o las formas impersonales (se prende la computadora)acompañamiento de imágenes para reforzar o clarificar los pasos a seguirUno de los principales objetivos con los que se desarrolla cualquier tipo de instructivo es el de permitir a su usuario lograr llevar a cabo determinadas acciones de la mejor manera posible
• claro y conciso• no deben ser demasiado extensos ya que se pueden volver
confusos
Cual es la diferencia de un instructivo?
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Ejemplos de tipos de instructivos
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• Plantear un objetivo para un procedimiento • Determinar el alcance• Hacer el flujo• Determinar responsables, insumos, frecuencia• Buscar marco legal que respalde cada punto • Identificar siglas y abreviaturas y definiciones
Taller
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Ministerio de Agricultura y GanaderíaServicio Nacional de Salud Animal
Tel.: (506) 2260.8300. Fax: (506) 2262.0221www.senasa.go.cr
¡Muchas gracias!
Formato PPT Versión 2 febrero 2011. Comunicación y Notificación
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