Cómo no crear una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO)
Alejandro Domínguez
Julio de 2012
www.slideshare.net/alexdfar
Una PMO: cada quien su definición Una PMO es una entidad organizacional cuyas responsabilidades están relacionadas con la administración centralizada y coordinada de aquellos proyectos bajo su dominio. Las responsabilidades de la PMO pueden ser desde proveer apoyo a la dirección de proyectos hasta la dirección de un proyecto (PMBOK)
Una PMO es un mecanismo administrativo a través del cual se provee un enfoque de la dirección de proyectos en una organización (Parviz, F. (2001) Is Your Organization a Candidate for Project Management Office (PMO)? AACE International Transactions, 2001, p7.1, 4p)
Una PMO es una entidad formal y centralizada de control entre el director y la dirección de proyectos (Martin, N. L.; Pearson, J. M; Furumo, K. (2007) IS Project Management: Size, practices and the project management office. Journal of Computer Information Systems, Vol. 47 Issue 4, p52-60
Una definición adicional de una PMO A Project Management Office (PMO) is a group or department within a business, agency or enterprise that defines and maintains standards for project management within the organization (http://searchcio.techtarget.com/definition/Project-Management-Office)
Una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO) es un grupo de personas o un departamento dentro de un negocio, agencia o empresa que define y mantiene estándares para la dirección de proyectos dentro de la organización
Organización
Negocio, agencia o empresa
PMO: define y mantiene estándares para la
dirección de proyectos
Cómo crear una PMO
Crear una PMO es como desarrollar y dirigir un proyecto
Como si crear una PMO: especificación interna
PROCESOS/ FUNCIONES
INFORMACIÓN ESTRUCTURA/
PERSONAS
OBJETIVO Y SERVICIOS
INFRAESTRUCTURA/ TECNOLOGÍA
Una PMO requiere una especificación precisa de los componentes siguientes y su interrelación • El objetivo esencial y los servicios a proveer • Los procesos/funciones internas • La información que debe administrar/almacenar • La estructura funcional y características del personal • La infraestructura/tecnología a utilizar
Como si crear una PMO: alineación con la empresa
PROCESOS/ FUNCIONES
INFORMACIÓN ESTRUCTURA/
PERSONAS
OBJETIVO Y SERVICIOS
INFRAESTRUCTURA/ TECNOLOGÍA
Una PMO debe estar alineada con: • Las políticas internas de la empresa • Cultura interna de la empresa • Estructura organizacional interna de la empresa
Políticas internas
Estructura interna
Cultura internal
Como si crear una PMO: consideración de su entorno
Como si crear una PMO: comunicación permanente con su entorno
Una PMO debe definir su objetivo y servicios a proveer
OBJETIVO DE UNA PMO
Obtener beneficios por medio de la
estandarización y seguimiento de las políticas, procesos
y métodos de dirección de
proyectos
Una PMO debe
Ser la fuente principal para la guía, documentación y
métricas relacionadas con las prácticas para dirigir e
implementar proyectos dentro de la organización
Estar involucrada en la tareas propias del proyecto y el
seguimiento de las actividades
Reportar a los directores ejecutivos las actividades,
requerimientos y problemas del proyecto, con el fin de que
los implementadores y tomadores de decisiones estén orientados a cumplir las metas
y objetivos
Una PMO debe definir sus procesos/funciones
Modelo de Consultor de
Proyectos
Los procesos/funciones deben definirse con base a tres modelos de administración
básicos (o cualquier combinación de
ellos)
Una PMO debe definir la información que debe administrar/almacenar
Políticas y procedimientos propios para la dirección de proyectos (qué, quién,
cuándo, cómo, dónde, porqué)
Estándares de dirección de
proyectos (PMBOK, PRINCE2BOK, etc.)
Reportes y lecciones aprendidas de los proyectos dirigidos
Una PMO debe definir su estructura funcional y características del personal
Características principales de la estructura
• Dar respuesta rápida
• Actuar con conocimiento
Características del personal
• Conocimientos
• Habilidades
• Experiencia
• Orientado a la resolución de problemas
• Empático
Una PMO debe definir la infraestructura/tecnología a utilizar
Lugar
Espacio físico
Mobiliario
Hardware Software
Comunicaciones
Tecnología/equipo adicional
Conclusiones: cómo no crear una PMO en 10 pasos
1. No defina los objetivos y servicios a proveer 2. No defina los procesos/funciones 3. No defina la información a administrar/almacenar 4. No defina la estructura y características del personal 5. No defina la infraestructura/tecnología a utilizar 6. No considere las políticas internas de la empresa 7. No considere la estructura interna de la empresa 8. No considere la cultura de la empresa 9. No considere al entorno 10.No comunicarse con su entorno
Conclusiones: cómo no dirigir una PMO
Los 7 pecados capitales en la dirección de
una PMO
Lujuria
Desear dirigir todos los
proyectos de la empresa Gula
Dirigir proyectos más allá de su
capacidad
Avaricia
Acumular recursos e información en
exceso
Pereza
Ser incapaz de dirigir los proyectos
Ira
Dirigir proyectos con gritos y enojos y subestimando a
los equipos
Envidia
Hacer críticas negativas a
cualquier proyecto
Soberbia
No dar crédito al trabajo de los
demás
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