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CONTENIDO
INFORME DE SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES EMITIDAS POR
LA AUDITORÍA GENERAL .......................................................................................... 2
1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................ 2
1.1. Origen .................................................................................................................... 2
1.2 Objetivos ................................................................................................................. 3
1.3 Alcance del estudio ................................................................................................. 3
1.4 Metodología ............................................................................................................ 3
1.5 Limitaciones ........................................................................................................... 4
2. RESULTADOS DEL ESTUDIO ................................................................................. 5
2.1 Recomendaciones emitidas por la Auditoría General ............................................ 5
2.2 Informes de la Contraloría General de la República .............................................. 7
2.3 Informes del Ministerio de Hacienda ..................................................................... 8
2.3.1. Sobre las Acreditaciones que no corresponden .............................................. 8 2.3.2. Sobre la Adquisición y Registro de Bienes .................................................... 8
3. CONCLUSIONES .................................................................................................... 9
ANEXO 1- Recomendaciones que no han sido implementadas. ............... 10
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INFORME DE SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA AUDITORÍA GENERAL
1. INTRODUCCIÓN
1.1. Origen
El estudio forma parte de las actividades programadas en el Plan Anual de
Trabajo de la Auditoría General de los años 2019 y 2020. Se fundamenta
en lo que establece la Ley General de Control Interno, en sus artículos 36,
38 y 39, que se transcriben.
“Artículo 36.- Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los
informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares
subordinados, se procederá de la siguiente manera:
a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles
contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de
las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará
el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por
escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y
propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados.
b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días
hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por
el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de
recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por
el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas.
Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá
apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o
soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y
que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en
lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes.
c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular
subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.
Artículo 38.-Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la
República.
“Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las
recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días
hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los
motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en
conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los
ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de
inconformidad indicadas.
La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia,
a solicitud del jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta
días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho
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de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el órgano contralor,
dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428, de 7 de setiembre
de 1994”.
Artículo 39.-Causales de responsabilidad administrativa.
“El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad
administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los
deberes asignados en esta ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el
régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.”
1.2 Objetivos 1.2.1 Objetivo General
Verificar el grado de cumplimiento de las recomendaciones emitidas por la
Auditoría del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto.
1.2.2 Objetivo especifico
Determinar el cumplimiento, incumplimiento o estado en que se
encuentran las recomendaciones.
1.3 Alcance del estudio
El estudio efectuado se fundamentó en la comprobación del cumplimiento
de las recomendaciones formuladas por esta Auditoría entre el 23 de
setiembre de 2008 y el 18 de noviembre de 2019, que se mantienen en
condición distinta de implementadas.
1.4 Metodología
Esta evaluación se fundamenta en lo indicado en el número 2.11.2 de las
“Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público”,
emitido por la Contraloría General de la República publicadas en La Gaceta
Nº 28 del 10 de febrero de 2010, que se cita:
2.11.2 Ejecución del seguimiento
El proceso de seguimiento debe ejecutarse, por parte del auditor interno y los
funcionarios de la auditoría interna, según proceda, de conformidad con la
programación respectiva, y contemplar, al menos, los siguientes asuntos:
4
a. Una evaluación de lo actuado por la administración, incluyendo, entre otros
factores, la oportunidad y el alcance de las medidas emprendidas respecto de los
riesgos por administrar. b. La comunicación correspondiente a los niveles adecuados, ante situaciones
que implican falta de implementación de las acciones pertinentes. c. La documentación del trabajo de seguimiento ejecutado, de conformidad con
las políticas y procedimientos establecidos en la auditoría interna.
1.5 Limitaciones
Se requirió información a la Oficina de Recursos Humanos en oficio 009-
2020/A.G., de fecha 17 de enero de 2020, con recordatorio vía correo
electrónico el día 11 de febrero 2020, para dar seguimiento: a)
informe de la Unidad de Fiscalización de la Tesorería Nacional del
Ministerio de Hacienda oficio TN-UFIS-0376-209 del 10 de octubre de
2019 relacionado con las acreditaciones que no corresponden, y b)
recomendaciones emitidas por esta Auditoría General en informe 074-
2017/A.G., del 22 de diciembre de 2017; sin que a la fecha de emisión de
este informe se haya recibido respuesta sobre las consultas allí realizadas.
Debido al cambio de autoridades en el Ministerio no se consultó respecto
de las recomendaciones dirigidas al señor Ministro, por lo que se catalogan
en la condición de “en plazo”.
5
2. RESULTADOS DEL ESTUDIO
2.1 Recomendaciones emitidas por la Auditoría General Como resultado al seguimiento de las 179 recomendaciones emitidas en los
informes de la Auditoría General oficializados entre el 23 de setiembre de
2008 y el 18 de noviembre de 2019, (de las cuales 107 se encontraban
pendientes, según control de seguimiento del año 2018), se determinó un
cumplimiento del 67,60%, tal y como se ilustra en el gráfico siguiente:
Al 06 de marzo de 2020, fecha de corte de este Estudio, se presenta el
detalle de acuerdo con la implementación de las recomendaciones emitidas
por esta Auditoría General.
6
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y CULTO
ESTADO DE IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES EMITIDAS
POR LA AUDITORIA GENERAL
AL 06 DE MARZO DE 2020
Estado Número de
recomendaciones
Implementadas 121
Parcialmente implementadas 8
Sin implementar (i) 20
No aplican 6
En plazo 11
En consulta 5
No se recibió respuesta, plazos
fueron superados
8
1. Implementadas: Son las recomendaciones que han sido efectivamente
acatadas por la Administración.
2. Parcialmente implementadas: Aquellas recomendaciones que han sido
acatadas de manera parcial por la Administración.
3. Sin implementar: Concierne a aquellas recomendaciones que no han
sido acatadas por la Administración.
4. Se mantienen en informes más recientes: Se refiere a recomendaciones
de estudios anteriores en que las situaciones encontradas son similares a
las reportadas en informes más recientes.
5. En plazo prudencial: Se refiere a recomendaciones de los estudios
oficializados en fechas relativamente cercanas al 06 de marzo de 2020,
corte de este seguimiento, en que se considera el plazo que requiere la
Administración para su implementación.
7
6. No se recibió respuesta, plazos fueron superados: Corresponde a
recomendaciones en que se solicitó información a la Administración y no se
recibió respuesta en los plazos establecidos.
7. No aplican: Corresponde a las recomendaciones que debido a
procedimientos administrativos modificados o eliminados dejaron de ser
aplicables por no haber sido atendidas oportunamente.
El Anexo No. 1 se detalla el estado de las recomendaciones emitidas por
esta Auditoría que se encuentran en condición distinta de haber sido
totalmente implementada, o se mantienen en otros informes más recientes;
se indica el informe al que corresponde la recomendación, el número de
oficio con que fue remitido el informe, el detalle de la recomendación y su
estado de implementación.
Por su parte, se reitera las disposiciones de la Ley General de Control
Interno con respecto a la inobservancia de las recomendaciones emitidas
por las Auditorías Internas y las eventuales sanciones, contenidas en sus
artículos 36, 38, 39, previamente citados.
Del mismo modo se solicita informar a esta Auditoría General el
cronograma de implantación de las acciones que se adopten para las
mejoras planteadas en las recomendaciones.
2.2 Informes de la Contraloría General de la República
Durante el año 2019 no se emitieron disposiciones por parte de la
Contraloría en informes dirigidos a este Ministerio.
8
2.3 Informes del Ministerio de Hacienda
2.3.1. Sobre las Acreditaciones que no corresponden
La Tesorería Nacional en oficio TN-DCOF-0271-2019, de fecha 30 de mayo
de 2019, dirigido a Alexander Hídalgo Mésen, Jefe, Proceso de Recursos
Humanos, remite el informe No. INFO-DCOF-004-2019, sobre
Acreditaciones que no corresponden.
En dicho informe se emite recomendación en que se solicita que esta
Auditoría le dé seguimiento a las recomendaciones realizadas al
Departamento de Recursos Humanos del Ministerio de Relaciones
Exteriores.
No obstante las solicitudes de esta Auditoría en oficio 009-2020/A.G., de
fecha 17 de enero de 2020, con recordatorio vía correo electrónico el día 11
de febrero 2020, a la fecha de emisión de este informe no se obtuvo
respuesta por parte del Departamento de Recursos Humanos.
2.3.2. Sobre la Adquisición y Registro de Bienes
La Dirección de Fiscalización de Adquisiciones y Registro de Bienes del
Ministerio de Hacienda, envía informe DFARB-090-2019 a la Proveeduría
Institucional con los resultados de la revisión de campo selectivo de activos
del Ministerio de Relaciones Exteriores en el mes de agosto del 2019.
Sobre dicho informe se realiza seguimiento de recomendaciones, para lo
cual se remite oficio 013-2020/A.G. de fecha 20 de enero de 2020, dirigido
al Proveedor Institucional; que en respuesta remite copia de oficio PI-UBI-
174-2019, del 15 de noviembre de 2019, enviado a la Dirección de
Fiscalización de Adquisiciones y Registro de Bienes, en donde expone las
acciones llevadas a cabo para la puesta en práctica de las
recomendaciones.
9
3. CONCLUSIONES
Las Autoridades Superiores y los titulares subordinados del Ministerio de
Relaciones Exteriores y Culto, lograron atender un 67,60% de las
recomendaciones emitidas por esta Auditoría General, sin embargo, una
parte significativa se deja sin su debida atención y oportunidad
permitiendo la ausencia de acciones pertinentes que contribuyan al
fortalecimiento del sistema de control interno institucional.
Respecto de los informes de Tecnologías de la Información y
Comunicación que datan de 2008 y 2013, se observó la implementación
de las recomendaciones técnicas de dichos informes. No obstante,
permanecen sin implementarse las que corresponden a acciones que
debe realizar el Despacho del Ministro y los Viceministros, relacionadas
con el Gobierno de Tecnologías de la Información.
El Departamento de Recursos Humanos del Ministerio no ha informado
sobre las acciones desarrolladas en atención a las recomendaciones
emitidas por la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda respecto de
las Acreditaciones que no corresponden, ni de esta Auditoría General.
10
ANEXO 1- Recomendaciones que no han sido implementadas.
Recomendaciones Parcial No
implementada
En
plazo
En
consulta
Se mantiene
en otros
informes
más
recientes
No se recibió
respuesta,
plazos
fueron
superados
Informe Contraloría de Servicios MRE y C Oficio 042-2016/A.G del 01 de
julio de 2016
Al Viceministro Administrativo
4.2.5 Considerar en los planes de construcción, remodelación y redistribución
del Ministerio a futuro, la posibilidad de reubicar las oficinas de mayor atención
al público en un solo lugar, de fácil acceso al público y cercano la Contraloría de
Servicios. (Ver Comentario 2.5)
1
Informe Servicio de Transporte 2016 Oficio 009-2017 A/G, del 03 de febrero
de 2017
Al Viceministro Administrativo
4.2.1 Establecer una estrategia para mejorar la disponibilidad del servicio de
transporte, el uso eficiente de la flotilla vehicular y así mejorar la atención de la
demanda y la percepción de los funcionarios sobre dicho servicio. (Ver
Comentario 2.1.1 y 2.1.2)
1
4.3 Al Departamento de Servicios Generales
4.3.1 Capacitar al personal en atención del servicio al cliente.
(Ver Comentario 2.1.2)
1
4.3.2 Llevar a cabo una revisión del formulario de Solicitud de Transporte para
su actualización. (Ver Comentario 2.5.1 y 2.5.3)
1
11
4.3.3 Tomar las acciones necesarias para llevar los registros y documentos de
acuerdo con la Ley de Archivo Nacional y los lineamientos internos del
Ministerio. (Ver Comentario 2.5.2)
1
4.3.5 Establecer una guía de clasificación que estandarice el contenido de los
documentos en los expedientes de la flotilla vehicular, evidenciando las
actividades de control para la conservación y mantenimiento de los vehículos.
(Ver Comentario 2.6)
1
Informe de Ética Institucional 2016 Oficio 009-2017 A/G, del 03 de febrero
de 2017
Al Despacho del Señor Ministro
4.1.1 Girar las instrucciones a las dependencias correspondientes para que se
pongan en práctica las recomendaciones emitidas e informar a esta Auditoría
General sobre los resultados obtenidos.
1
4.1.2. Girar instrucciones necesarias para el diseño de un marco institucional en
materia de ética, de conformidad con las necesidades y la normativa vigente.
(Ver comentario 2.2)
1
4.1.3 Nombrar la Comisión de Rescate y Formación de Valores, Morales,
Cívicos y Religiosos. (Ver comentario 1.5)
1
4.2 Al Señor Viceministro Administrativo
4.2.1 Verificar en las autoevaluaciones de control interno el acatamiento de la
norma 2.2 inciso b) y la norma 2.3 de Control Interno para el Sector Público
vigente y valorar los riesgos pertinentes a que está expuesto el Ministerio según
el grado de inobservancia detectado. (Ver Comentario 2.2)
1
4.2.2 Establecer procedimientos para que se realice anualmente la
Autoevaluación de Control Interno y la Evaluación de Riesgo Institucional
(SEVRI) de conformidad con la normativa vigente. (Ver comentario 1.5)
1
12
Informe Gestión de la Embajada y Consulado de Costa Rica en Estados
Unidos de América Oficio 033-2017/A.G. Del 12 de junio de 2017
Al Vice Ministro
4.2.3. Desarrollar las gestiones y coordinaciones necesarias para que se
formalice un acuerdo con las instituciones que corresponda, sobre el manejo y
conservación de las esferas y piezas arqueológicas en custodia de la Embajada.
1
Informe Gestión Embajada y Consulado de Costa Rica en Chile Oficio 033-
2017/A.G. del 12 de junio de 2017
Al señor Viceministro Administrativo
4.2.2. Finiquitar en conjunto con la Tesorería Nacional el procedimiento que
permita formalizar y uniformar el pago a los funcionarios del Servicio Exterior
1
Informe Proceso de Gestión de la Apostilla Oficio 038-2017/A.G. del 18 de
agosto de 2017
Al señor Viceministro Administrativo
4.2.1 Desarrollar los procesos requeridos para dotar a los oficiales de
autenticaciones y otro personal relacionado, con conocimientos y herramientas
que les permita desarrollar sus funciones con idoneidad
1
4.2.5 Girar instrucciones a las jefaturas competentes para la implementación de
las Normas Técnicas para la Gestión y el Control de las Tecnologías de la
Información.
1
4.2.6 Tomar acciones en el menor tiempo posible y en coordinación con las
jefaturas responsables, para que nuevamente se establezca y se ponga en
funcionamiento el sistema específico de valoración de riesgo institucional, cuya
implementación es obligatoria para todas las instituciones del Sector Público.
1
13
4.2.8 Girar instrucciones precisas con el propósito de emitir una directriz para
que de manera terminante no se permita el ingreso y permanencia dentro del
lugar donde se presta los servicios de atención en ventanilla, de personas
ajenas a aquellas que vienen para los trámites de servicios que ofrece el
Ministerio.
1
Informe de Gestión de Pasaportes 2017, Oficio 073-2017/A.G. , del 15 de
diciembre de 2017
5.3 A la Jefe del Departamento de Pasaportes
5.3.5 Asegurar que en futuras compras de libretas de pasaportes su contenido
este acorde con lo establecido a la normativa interna e internacional. (Ver
comentario 2.9)
1
Informe de Santa Sede y Fao Oficio 029-2018/A.G. del 17 de abril 2018
4.1. Al señor Viceministro
4.2.1. Coordinar con las distintas Direcciones y los órganos técnicos
correspondientes a fin de que se actualicen las herramientas de evaluación y se
implementen indicadores que permitan medir el valor agregado de las acciones
de las distintas Embajadas y Representaciones. (Ver 2.1)
1
Informe Embajada y Consulado de Costa Rica en Italia Oficio 029-2018/A.G.
del 17 de abril 2018
Al señor Viceministro
4.2.1. Desarrollar un programa y coordinación con otras instancias del Estado a
fin de que se coordine oportunamente con el Ministerio a su cargo, las
actividades que requieren la intervención y conocimiento de autoridades de las
distintas Embajadas y Representaciones en el Exterior. (Ver 2.2)
1
Estudio especial Donación Embajada de Costa Rica en Emiratos Árabes
Oficio 086-2018/A.G. del 10 de octubre de 2018
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A la señora Vicepresidenta y Ministra
4.1.1. Girar las instrucciones para que se informe a los jefes de misión
sobre los procedimientos que establece la legislación para la solicitud, recepción
y posterior manejo de las donaciones recibidas en efectivo. (Ver puntos 2.1, 2.2,
2.3 y 2.4)
1
Evaluación de la Dirección de Política Exterior- Oficio 038-2018/A.G. del 4
de mayo del 2018
Al Despacho del Señor Ministro
4.1.2. Establecer las coordinaciones requeridas para que se formalice el
proceso de asignación de funcionarios que atienda a criterios de competencia y
experiencia. (Ver punto 2.3)
1
Al Despacho del Señor Viceministro
4.2.1. Mejorar el proceso de evaluación de los funcionarios destacados en el
Servicio Exterior e Interno, que sirva como herramienta para medir el
desempeño y la eficiencia de las labores. (Ver punto 2.5)
1
Estudio especial sobre la contratación para alquiler de parqueo y su
utilización en el Ministerio. Oficio 093-2018/AG del 12 de noviembre de
2018.
Al Ministro
4.1.1 Girar las instrucciones a las dependencias correspondientes para que se
pongan en práctica las recomendaciones emitidas e informar a esta Auditoría
General sobre los resultados obtenidos.
1
4.1.2 Tomar acciones inmediatas con los órganos competentes para establecer
posibles responsabilidades de aquellos funcionarios que participaron en la
contratación administrativa por servicios de alquiler de parqueo suscrita este
año con la empresa 3-101-536215 S.A. (Ver punto 2.1)
1
15
Informe Embajada Costa Rica en Argentina Oficio 039-2019 del 4 de junio
de 2019
4.2 Al Despacho de la Señora Vicecanciller
4.2.1. Coordinar con las instancias que correspondan las acciones necesarias
para desarrollar procedimientos de traslado de funciones y estado de
actividades de los funcionarios que son traslados desde y hacia el exterior, de
conformidad con el Plan Estratégico Institucional. (Ver 2.1 y 2.2)
1
Informe de gastos de oficina en el Exterior. Oficio 040-2019 del 5 de junio
de 2019
Al Señor Ministro
4.1.1 Emitir instrucciones para que la Auditoría General tenga acceso al Sistema
de Gestión de Presupuesto Institucional, con el perfil de auditoría, así como en
los sistemas actuales o que a futuro se implementen, de acuerdo a la Ley
General de Control Interno. (Ver comentario en 2.3)
1
Informe Gestión de vacaciones. Oficio 041-2019 del 6 de junio 2019
Despacho del Señor Ministro
4.1.2. Llevar a cabo acciones para que se realice una investigación y se
establezcan eventuales responsabilidades de aquellos funcionarios que fueron
encargados (contraparte institucional) de realizar las evaluaciones periódicas,
bitácoras y custodia de registros de los servicios que brindó la empresa Trango
Consultores S.A. (Ver punto 2.1).
1
4.1.3. Establecer responsabilidades a aquellos funcionarios que recibieron y
pusieron en ejecución el sistema de vacaciones tanto la aplicación del Servicio
Exterior como de los funcionarios de la Sede del Ministerio, sin verificar su
correcto funcionamiento. (Ver punto 2.1)
1
16
4.5 Al Departamento de Recursos Humanos
4.5.1 Tomar las medidas necesarias para asegurar el cumplimiento de la
normativa legal vigente que prohíbe la acumulación de más de un período de
vacaciones. (Ver punto 2.3
1
Informe de Gestión de la Embajada y Consulado de Costa Rica en la
República Popular China (Beijing) Oficio 063-2019 del 06/09/2019
Al Embajador en la República Popular China
4.2.1 Llevar a cabo las gestiones correspondientes para sustituir los activos de
mayor prioridad y darlos de baja. (Ver comentario en 2.1)
1
4.2.2 Gestionar la clasificación y eliminación del archivo de documentos de
acuerdo a la tabla de plazos de conservación aplicable, según las disposiciones
de la Ley del Sistema Nacional de Archivos. (Ver comentario en 2.2)
1
4.2.3 Implementar buenas prácticas de respaldo de la información electrónicas,
en dispositivos de almacenamientos externos. (Ver comentario en 2.2)
1
4.2.4 Coordinar con el personal a su cargo las acciones necesarias para
presentar en tiempo y forma las liquidaciones de gastos de oficina. (Ver
comentario en 2.3)
1
Informe sobre la gestión de Representación de Costa Rica en Ginebra
Oficio 079-2019 del 18/11/2019
Al Despacho del Señor Ministro
4.1.1. Girar las instrucciones a las instancias correspondientes para que se
pongan en práctica las recomendaciones emitidas en este informe.
1
17
Al Despacho de la Viceministra Administrativa
4.2.1. En la medida de lo posible, coordinar con las instancias correspondientes
las acciones necesarias para dotar oportunamente del personal requerido a
aquellas representaciones de Costa Rica que así lo requieran con el propósito
de hacer eficiente su gestión. (Ver 2.3)
1
A la Dirección de Servicio Exterior
4.3.1. Desarrollar procedimientos de control que establezcan el requerimiento de
la inclusión en el expediente de los funcionarios de toda la información
relevante. (Ver 2.1.)
1
4.3.2. Coordinar con la Proveeduría Institucional las acciones requeridas para el
registro oportuno de los bienes muebles e inmuebles adquiridos o recibidos en
donación, así como el registro oportuno de los bienes dados de baja en las
distintas representaciones en el exterior. (Ver 2.2.)
1
4.3.3. Realizar las gestiones necesarias para dotar de personal requerido de
manera que se llenen las necesidades básicas de las distintas
Representaciones para el cumplimiento de sus actividades. (Ver 2.3.)
1
4.3.4 En conjunto con el Centro de Tecnologías de la Información y la
Comunicación desarrollar los procedimientos requeridos a fin de que las
observaciones realizadas por los funcionarios usuarios del sistema de Control
de gastos de oficinas en el exterior sean valoradas e incluidas. (Ver 2.4)
1
Al Centro de Tecnologías de la Información y la Comunicación
4.4.1 En coordinación con las dependencias competentes para identificar los
requerimientos y tomar en cuenta las observaciones realizadas por los
funcionarios usuarios del sistema de Control de gastos de oficinas en el exterior
a fin de que se valore la pertinencia de su inclusión. (Ver 2.4)
1
18
Informe sobre la gestión de la Embajada de Costa Rica en República
Dominicana Oficio 079-2019 del 18/11/2019
Embajadora en República Dominicana
4.2.5 Velar por la presentación de los informes de liquidaciones de gastos de
oficina en los plazos establecidos. (Ver comentario en 2.4)
1
Nota: Ante el cambio de estructura organizativa, se somete a consideración del señor Ministro la delegación de
puesta en práctica de las recomendaciones giradas a Viceministro y Viceministro Administrativo.
Estado de las recomendaciones sobre el Área de Tecnología de la Información y
Comunicación
Parcial No implementada
En plazo
Diagnóstico del área de tecnología de la información Oficio 073-2008/A.G. del 23 de setiembre 2008
4.1.1 Emitir las directrices tendientes a la reactivación de la instancia administrativa que colabore con el jerarca institucional en el apoyo a las decisiones sobre asuntos estratégicos de tecnología de la información. (Comité de Informática)
1
Informe Tecnologías de la Información. Oficio 010-2013 del 07 de marzo de 2013
Al señor Ministro
19
Dicho equipo de trabajo debe estar liderado por un funcionario con un apropiado nivel de autoridad que le permita coordinar y girar instrucciones a las diferentes áreas de la institución que deben generar productos para esta implementación. Al respecto debe indicarse que la implementación de un marco de gobierno de TI requiere la participación de áreas como Proveeduría, Recursos Humanos, Asesoría Legal, Seguridad Institucional, encargado de gestión de riesgo (SEVRI), Tecnologías de Información y las áreas usuarias. (Ref. 2.1)
1
Al Señor Viceministro Administrativo
4.2.3. Coordinar el proceso de capacitación requerido por el personal de TI y funcionarios clave de las dependencias del Ministerio en la temática de gobierno de TI y el rol de las diferentes instancias en la implementación de un marco de gestión de TI. (Ref.2.1.6)
1
4.2.5. Formalizar un comité de tecnologías de información que sea responsable del gobierno de TI y que se reúna al menos una vez por trimestre para dar seguimiento a la implementación de esta normativa y tomar decisiones sobre la planificación estratégica, la gestión de riesgos de TI, el marco de seguridad de información, la definición del rumbo tecnológico y la gestión del portafolio de proyectos de TI. (Ref. 2.1.6)
1
4.2.6. Una vez constituido el Comité de TI, velar para que dicha instancia desarrolle un plan de trabajo para la implementación de la normativa de TI que contenga al menos las siguientes actividades básicas:
d) Formalizar y mantener actualizados los estándares tecnológicos de la institución que sean congruentes con la dirección tecnológica trazada. (Ref. 2.3.2ea)
1
i) Establecer contactos con ministerios o entidades públicas afines para posibilitar el resguardo de respaldos en alguna de estas instituciones que disponga de un área que cumpla con los requerimientos de seguridad física requeridos para el almacenamiento de este tipo de información. (Ref. 2.1.3)
1
20
m) Contemplar la realización al menos con una periodicidad anual de mediciones de rendimiento y capacidad de recursos críticos como servidores, bases de datos y enlaces de comunicación utilizando para ellos herramientas propiedad de los sistemas operativos y las bases de datos y software libre disponible para ese tipo de labor. Presentar los resultados correspondientes al comité de TI. Se sugiere que estas labores se calendaricen para ser ejecutadas en forma previa a la formulación de presupuestos para que los resultados sirvan de insumo cuando se requiera justificar ampliaciones y adquisiciones de nuevos equipos. (Ref. 2.4.2.1)
1
n) Formalizar procedimientos operativos y guías técnicas para sustentar las inversiones de TI bajo criterios financieros de retorno de inversión. (Ref. 2.2.1)
1
ñ) Definir directrices sobre las cláusulas mínimas que deben ser incluidas en los contratos suscritos con proveedores considerando aspectos como los definidos en las matrices de evaluación establecidas por SUGEF, que son un excelente punto de referencia para fortalecer la formalización de contratos con proveedores de TI. (La información está disponible en el sitio www.sugef.fi.cr.) (Ref. 2.3.1)
1
q) Definir instrumentos para ejecutar procesos de autoevaluación de control interno en el área de TI, con una periodicidad anual, preferiblemente a ser ejecutadas antes de la formulación de planes operativos. (Ref. 2.5)
1