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Auditor LíderOHSAS 18001:2007
Eduardo Maza G. UPC / ACHSCu
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Que no se tenga pérdidas, no
significa que las condiciones o
actuaciones que las generan
no existan;
Es doblemente rentable
realizar auditorías cuando no
se ha experimentado pérdidas.
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OHSASOHSASOHSASOHSAS 18001:200718001:200718001:200718001:2007
AUDITORIAAUDITORIAAUDITORIAAUDITORIA• Proceso sistemático,
• Independiente y,
• Documentado para,
• Obtener evidencia de la auditoria y,
• Evaluarla de manera objetiva,
• Con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditorias.C
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AALCANCE DE LAS NORMAS DE AUDITORLCANCE DE LAS NORMAS DE AUDITORÍÍASAS
� Establecen principios básicos, criterios y prácticas de auditoría.
� Entregan las directrices para la planificación, realización y documentación de auditorías.
� Entregan una guía para comprobar la existencia y puesta en práctica de los elementos del sistema de gestión.
� Permiten verificar la capacidad del sistema para alcanzar objetivos de calidad, seguridad o ambiente.
� El carácter general de estas normas, permite su aplicación o adaptación a distintos tipos de organizaciones.
IntroducciIntroduccióónn
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IntroducciIntroduccióónn
ISO 19011:2002AuditorAuditoríías de los Sistemas de Gestias de los Sistemas de Gestióón n
de la Calidad y/o Ambientalde la Calidad y/o Ambiental
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3.- Definiciones
� Auditoría
Proceso sistemático, independiente y documentado, para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.
NOTA 1. Tipos de Auditorías:- Internas: De primera parte- Externas: De segunda y tercera parte
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NOTA 1:Tipos de AuditorNOTA 1:Tipos de Auditorííaa
� De primera parte (Interna)Estas se encuentran incluidas como requisito a cumplir en la implementación de sistemas de calidad o ambiente según las normas ISO. Constituyen una vía para asegurar el mantenimiento del sistema de gestión.
� De segunda parte (Externa)Auditoría efectuada por una empresa a su proveedor, para evaluar la capacidad de cumplir requisitos establecidos a priori.
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� De tercera parte (Externa)Auditoría realizada por Organismo Certificador para extender un certificado como reconocimiento al adecuado funcionamiento de un sistema de gestión.Empresas certificadoras son: LLOYD´S, BVQI, DNV, TÜV, IRAM, otras.
NOTA 1:Tipos de AuditorNOTA 1:Tipos de Auditorííaa
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OTROS ALCANCESOTROS ALCANCES: Tipos de Auditor: Tipos de Auditoríía a
�� Al Sistema de GestiAl Sistema de GestióónnSe evalSe evalúúa la conformidad de un sistema de a la conformidad de un sistema de gestigestióón respecto a requisitos establecidos por n respecto a requisitos establecidos por una norma.una norma.
�� A Proceso (s)A Proceso (s)Aquella que identifica las entradas y salidas Aquella que identifica las entradas y salidas de un proceso y evalde un proceso y evalúúa el control que esta el control que estáásiendo ejercido sobre las entradas, con el fin siendo ejercido sobre las entradas, con el fin de asegurar la consistencia del producto o de asegurar la consistencia del producto o servicio terminado. servicio terminado.
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Definiciones
� Criterio de Auditoría
Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos.
� Evidencia de la auditoría
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los Criterios de Auditoría y que son verificables.
� Hallazgos de la auditoría
Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.Hallazgos pueden indicar conformidad, no conformidad u oportunidad de mejora.C
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Definiciones� Conclusiones de la auditoría
Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.
� Cliente
Organización o persona que solicita la auditoría
� Auditado
Organización que es auditada
� Auditor
Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría
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Definiciones� Experto técnico
Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor. Los conocimientos o experiencia se relacionan con la organización, el proceso o la actividad a auditar, el idioma o la orientación cultural.
� Programa de auditoría
Conjunto de una o mas auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
� Plan de auditoría
Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría.
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Definiciones
� Alcance de una auditoría
Extensión y límites de una auditoría. Incluye generalmente una descripción de las ubicaciones, las unidades de la organización, las actividades y los procesos, así como el período de tiempo cubierto.
� Competencia
Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades
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4.- Principios de Auditoría
� Conducta ética
Confianza, integridad, confidencialidad y discreción.
� Presentación ecuánime
La obligación de informar con veracidad y exactitud
� Debido cuidado profesional
Diligencia y juicio al auditar; factor importante es tener la competencia necesaria
� Independencia
Base de la imparcialidad y objetividad. Auditores independientes, libres de sesgo y conflicto de interesesC
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Principios de Auditoría
� Independencia
Base de la imparcialidad y objetividad. Auditores independientes, libres de sesgo y conflicto de intereses.
� Enfoque basado en la evidencia
Empleo del método racional para alcanzar conclusiones fiables y reproducibles.La evidencia de la auditoría es verificable. Está basada en muestras de la información disponible, el uso apropiado de la toma de muestras está estrechamente relacionado con la confianza que puede depositarse en las conclusiones de la auditoría.
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Autoridad para el programa de auditoría
(5.1)
Establecimiento del programa de auditoría (5.2, 5.3)
- Objetivos y amplitud- Responsabilidades- Recursos- Procedimientos
Implementación del programa de auditoría (5.4, 5.5)
-Elaboración del calendario de las auditorías-Evaluación de auditores-Selección de los equipos auditores-Conducción de las actividades de auditoría-Conservación de los registros
Seguimiento y revisión del programa de auditoría (5.6)
-Seguimiento y revisión-Identificación de la necesidad de acciones correctivas y preventivas-Identificación de oportunidades de mejora
Competencia y evaluación delos auditores
(7)
Actividades de auditoría
(6)Mejora del programa de
auditoría(5.6)
Planificar
Hacer
Verificar
Actuar
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5.- Gestión de un Programa de Auditoría
5.1.-Generalidades
Responsabilidades para:
- Establecer, implementar, realizar el seguimiento, revisar y mejorar el programa.
- Identificar los recursos necesarios y asegurarse la asignación.C
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5.- Gestión de un Programa de Auditoría
5.2.- Objetivos y amplitud
5.2.1 Objetivos:
- Cumplir requisitos de certificación en conformidad a una norma
- Verificar conformidad con requisitos contractuales
- Contribuir a la mejora- Obtener y mantener la confianza en un
proveedor.Cu
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5.- Gestión de un Programa de Auditoría
5.2.2 Amplitud del Programa de Auditoría
- Alcance- Frecuencia- Número, Complejidad y Ubicación de las
Actividades.
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� Naturaleza, magnitud y complejidad de las actividades.
� Naturaleza, distribución y magnitud de los riesgos existentes.
� Importancia y urgencia de los problemas detectados, habida cuenta de la evaluación inicial de la situación o de la auditoría anterior.
� Historial de problemas relacionados con la seguridad.
Frecuencia de las auditorías
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� Globales: Revisión de todos los requisitos durante un determinado período.
� Por Tema: Revisión del estado de la gestión, por un ámbito de particular importancia- Cumplimiento legal.- Cumplimiento de disposiciones sobre contratistas- Cumplimiento de disposiciones sobre sustancias
peligrosas.
Programación de AuditoríasC
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� Revisión del cumplimiento legal y otras regulaciones.- Identificar disposiciones legales y otras aplicables
según registros relacionados con requisito normativo 4.3.2.
- Elaboración de listas de chequeo.- Verificación del cumplimiento en terreno.- Entrevista a encargados de la actualización del marco
regulatorio (abogados, asesores jurídicos, etc.), sobre actualización del marco regulatorio.
- Verificación de la forma en que se informa de los cambios.
- Verificación del conocimiento legal y de otros requisitos, por parte de personas de la organización.
Auditorías Temáticas Legales
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5.- Gestión de un Programa de Auditoría
5.3.- Responsabilidades, Recursos y Procedimientos (ver caso empresa)
5.3.1. Responsabilidades:
La responsabilidad es asignada a una o mas personas para:- Establecer objetivos y amplitud del programa- Establecer responsabilidades, procedimientos y
requerir recursos- Asegurar la implementación del programa, emisión de
registros, seguimiento, revisión y mejora del programa
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5.- Gestión de un Programa de Auditoría
5.3.2. Recursos:
- Financieros, Humanos y Técnicos.
5.3.3. Procedimientos para:
- Planificación, Calendarización- Selección del equipo auditor (incluidos expertos) y
asignación de responsabilidades- El seguimiento (si procede), mantención de registros.- Medir el desempeño y eficacia del programa- Comunicaciones a la alta direcciónC
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Responsabilidades y actividades de los Responsabilidades y actividades de los auditoresauditores
� Mantenerse dentro del alcance de la auditoría� Seguir los procedimientos definidos, reunir y
analizar los hechos que sean relevantes y suficientes, que permitan obtener conclusiones relativas a la eficacia del sistema de gestiónauditado
� Documentar e informar sobre los resultados de la auditoría
� Verificar la eficacia de las acciones correctivastomadas como consecuencia de la auditoría
� Retener y salvaguardar documentos de la auditoría.
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�� Responsabilidad del auditor lResponsabilidad del auditor lííderder
El auditor líder es el responsable final de todas las fases de la auditoría. Conviene que tenga capacidad de gestión y experiencia, y disponga de autoridad para dirigir la auditoría y tomar las decisiones finales.
Las responsabilidades del auditor líder también comprenden:- Ayudar en la selección de otros miembros del
equipo auditor,- Preparar el plan de auditoría,- Representar al equipo auditor, frente a los
ejecutivos del auditado,- Preparar y entregar el informe de auditoría.
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Independencia del Auditor
� Los auditores deben estar libres de sesgos e influencias que podrían afectar la objetividad.
� Todas las personas y organizaciones involucradas en una auditoría deberían respetar y apoyar la independencia e integridad de los auditores.
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Cliente
� Decide la necesidad de realizar una auditoría, define el propósito e inicia el proceso.
� Decide la entidad auditora; determina el ámbito general de la auditoría de acuerdo con la norma que se tomará como referencia para realizar la auditoría.
� Recibe el informe de la auditoría.� Determina las acciones a emprender como
consecuencia de la auditoría y, en su caso, informa de ello al auditor.
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Auditado� La dirección del auditado deberá informar al
personal afectado sobre el alcance, contenido de la auditoría y requerir su cooperación.
� Poner a disposición del equipo auditor todos los medios necesarios para asegurar el buen desarrollo de la auditoría (personal, equipamiento, etc.).
� Facilitar al equipo auditor el acceso a las instalaciones y a los elementos de prueba.
� Determinar las acciones a emprender derivadas de la auditoría.
Funciones y Funciones y RResponsabilidades esponsabilidades C
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5.- Gestión de un Programa de Auditoría
5.4.- Implementación
- Comunicación del programa a las partes interesadas
- Coordinación del calendario- Selección y evaluación de los auditores- Provisión de recursos- Cumplimiento del programa- Asegurar el control de registros- Asegurar emisión, aprobación y distribución del
informe- Realización del seguimiento (si es aplicable)
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5.5.- Registros
- Deben conservarse y guardarse para mostrar evidencia de la actividad y gestionar su mejoramiento
- Registros son: Planes, informes de auditoría, no conformidades, acciones correctivas y preventivas, de seguimiento (si es aplicable), resultados de la revisión del programa, relacionados con el equipo auditor (selección, evaluación, mejoramiento).C
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5.- Gestión de un Programa de Auditoría
5.6.- Seguimiento y Revisión
- El programa debería seguirse y revisarse a intervalos apropiados para su mejoramiento. El resultado debería ser informado a la alta dirección.
- Debería emplearse indicadores como: Aptitud de los auditores, cumplimiento de la programación, opinión de los clientes.
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5.- Gestión de un Programa de Auditoría
5.6.- Seguimiento y Revisión
- La revisión debería considerar: resultados de las auditorías, conformidad con procedimientos de las auditorías, necesidades y expectativas de clientes, registros, nuevas prácticas de auditoría, desempeño del equipo auditor.
Los resultados de la Revisión pueden considerar acciones correctivas y preventivas para el mejoramiento del programa.C
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Autoridad para el programa de auditoría
(5.1)
Establecimiento del programa de auditoría (5.2, 5.3)
- Objetivos y amplitud- Responsabilidades- Recursos- Procedimientos
Implementación del programa de auditoría (5.4, 5.5)
-Elaboración del calendario de las auditorías-Evaluación de auditores-Selección de los equipos auditores-Conducción de las actividades de auditoría-Conservación de los registros
Seguimiento y revisión del programa de auditoría (5.6)
-Seguimiento y revisión-Identificación de la necesidad de acciones correctivas y preventivas-Identificación de oportunidades de mejora
Competencia y evaluación delos auditores
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Actividades de auditoría
(6)Mejora del programa de
auditoría
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Revisión de la documentación (6.3)- Revisión de los documentos pertinentes del sistema de gestión incluyendo los registros y determinación de su adecuación con respecto a los criterios de auditoría
Inicio de la auditoría (6.2)-Designación del líder del equipo auditor-Definición de los objetivos, alcance y criterios de auditoría-Determinación de la viabilidad de la auditoría-Selección del equipo auditor-Establecimiento del contacto inicial con el auditado
Preparación de las actividades de auditoría in situ (6.4)- Preparación del plan de auditoría-Asignación de tareas al equipo auditor-Preparación de los documentos de trabajo
Realización de las actividades de auditoría in situ (6.5)- Realización de la reunión de apertura- Comunicación durante la auditoría- Papel y responsabilidades de los guías y observadores- Recopilación y verificación de la información- Generación de hallazgos de auditoría- Preparación de las conclusiones de la auditoría- Realización de la reunión final
Preparación, aprobación y distribución del informe de auditoría (6.6)- Preparación del informe de auditoría- Aprobación y distribución del informe de auditoría
Finalización de la auditoría (6.7)
Realización de las actividades de seguimiento de la auditoría (6.8)
Actividades de Auditoría
Visión Global
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6.2- Inicio de la Auditoría
6.2.1.- Designación del equipo auditor
Es realizado por quién tiene la responsabilidad de administrar el programa de auditoría.
6.2.2.- Objetivos, Alcance y Criterios de Auditoría
Objetivos:
- Grado de conformidad del sistema con los criterios de auditoría.
- Evaluar la capacidad para cumplir con requisitos legales, reglamentarios y contractuales.
- Evaluación de la capacidad para cumplir objetivos del sistema
- Identificación de áreas de mejora.
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� Determinar la idoneidad y efectividad del sistema de gestión, para alcanzar los objetivos de gestión especificados en materia de seguridad.
� Proporcionar al auditado la oportunidad de mejorar el desempeño de su sistema de gestión.
� Verificar y evaluar el sistema de gestión con relación auna normativa.
� Permitir colocar el sistema de gestión en un registro.
� Evaluar a una organización cuando se establezca una relación contractual.
� Verificar que el sistema continúa cumpliendo requisitos especificados y se está aplicando.
Objetivos de la Objetivos de la AAuditoruditorííaa
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6.2- Inicio de la Auditoría
6.2.2.-Objetivos, Alcance y Criterios de Auditoría
Alcance:
- Extensión y límites de la auditoría (ubicación, límites, áreas de la empresa, procesos).
Criterios:
- Políticas, procedimientos, normas, leyes, reglamentos, requisitos del sistema, contractuales y códigos de conducta.
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6.2- Inicio de la Auditoría
6.2.3.- Determinación de la viabilidad de la auditoría
Se determina en función de la información suficiente para planificar la auditoría, cooperación del auditado y tiempo/recursos adecuados.
6.2.4.- Selección del equipo auditor
- Según conocimientos y habilidades para alcanzar los objetivos de la auditoría.
- Expertos técnicos- Auditores en formación- Cliente y auditado; habilitados para solicitar la
sustitución de algún miembro del equipo: conflicto de intereses
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6.2- Inicio de la Auditoría
6.2.5.- Establecimiento del contacto inicial con el auditado
- Formal o informal
- Se establece canales de comunicación, fechas, duración, composición equipo auditor, acceso a documentos incluyendo registros, seguridad del equipo, asistencia de observadores y guías.
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6.3.- Revisión de la Documentación
� Antes de la auditoría IN-SITU, debería ser revisada la documentación del cliente, para determinar la conformidad del sistema con los criterios de auditoría.
� La revisión puede incluir auditorías anteriores, documentos y registros.
� Si la documentación es inadecuada, el líder del equipo informa sobre la situación y se decide si se continúa o suspende la auditoría, hasta que se resuelvan los problemas.
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6.4.- Preparación de las actividades de la auditoría In- Situ
6.4.1.- Preparación del Plan de Auditoría
� Preparado por el Líder del equipo, facilita la coordinación y realización.
� Adecuado nivel de detalles y flexible ante cambios� Puede incluir:
- Objetivos, alcance y criterios- Fechas y lugares- Horas y duración- Funciones y responsabilidades- Asignación de recursos- Identificación del representante del auditado- Idioma de trabajo- Temas del informe, Logística y Confidencialidad
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Interlocutores de cada actividadCronograma de actuación
AuditoresAuditados
Criterios y Documentos a revisarLugarHoraFecha
Área auditada:Objetivo:
Alcance:
PLAN DE AUDITORÍA
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6.4.- Preparación de las actividades de la auditoría In- Situ
6.4.2.- Asignación de tareas al equipo auditor.
� Asignación a cada miembro responsabilidad para auditar procesos, funciones, lugares, áreas o actividades específicas.
� Considerar independencia y competencia.
6.4.3.- Preparación de documentos de trabajo.
� Revisión de las tareas asignadas y preparación de documentos tales como:- Listas de chequeo y planes de muestreo- Formularios para registrar información (evidencias,
hallazgos, registros de reuniones, etc.)Cu
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EJERCICIO
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PREPARACIONPREPARACION
Documentos de Trabajo
Aquellos documentos que contienen información confidencial o reservada, deberían ser salvaguardados adecuadamente por la organización auditora.
Los documentos de trabajo deberían archivarse hasta que haya sido aceptado el informe de la auditoría por la dirección del auditado y el cliente.
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6.5.- Realización de las actividades de la auditoría In- Situ
6.5.1.- Realización de la reunión de apertura.
Efectuada con la dirección del auditado y con el auditado (si es pertinente), el producto de esta debería ser:� Confirmación del plan� Proporcionar un resumen de las actividades� Confirmar los canales de comunicación� Proporcionar la oportunidad de realizar consultas
sobre la auditoría.
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6.5.- Realización de las actividades de la auditoría In- Situ
6.5.2.- Comunicación durante la auditoría.
� Los miembros deberían comunicarse periódicamente para intercambiar información, evaluar progresos y reasignar tareas si fuera necesario.
� Durante la auditoría, el líder debería comunicar permanentemente al auditado (y al cliente si es acordado) los progresos
� Las evidencias que sugieren un riesgo inmediato y significativo, se deben comunicar sin demora al auditado (cliente, si es pertinente).
� Cuando las evidencias indican que los objetivos no son alcanzables, el líder lo comunica al cliente, para: reconfirmación, modificación del plan de auditoría, cambios en los objetivos de la auditoría o en su alcance o la terminación.
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6.5.- Realización de las actividades de la auditoría In- Situ
6.5.3.- Papel y responsabilidades de los guías y observadores.
Estos no forman parte del equipo auditor, no deben influir ni interferir en la realización de la auditorías. Las responsabilidades de los guías son:
� Establecer contactos y horarios para entrevistas.� Acordar visitas a partes específicas de las áreas.� Asegurarse de que las reglas de seguridad son
conocidas por el equipo.� Ser testigos de la auditoría en nombre del auditado.� Ayudar en la recopilación de la información C
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Visión general del proceso desde la recopilación de información hasta las conclusiones de la auditoría.
Hallazgos de la auditoría
Evidencia de la Auditoría
Recopilación mediante muestreo apropiado y verificación
Evaluación frente a los criterios de la auditoría
Revisión
Conclusiones de la auditoría
Fuentes de información
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6.5.- Realización de las actividades de la auditoría In- Situ
6.5.4.- Recopilación y Verificación de la Información
� Recopilar información pertinente a los objetivos, alcance y criterios, como también sobre los procesos, sus interrelaciones, funciones y actividades.
� Sólo información que es verificable constituye evidencia de la auditoría y debe ser registrada.
� Se trabaja sobre una muestra lo que implica incertidumbre aceptable.
� La información se puede recopilar mediante:- Entrevistas (¿cómo entrevistar?, preguntas abiertas
o cerradas)- Observación de las actividades
- Revisión de documentos
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6.5.- Realización de las actividades de la auditoría In- Situ
6.5.5.- Generación de hallazgos de la auditoría.
� La información sobre evidencia es evaluada frente a los criterios de la auditoría, generándose los hallazgos.
� Los hallazgos pueden indicar conformidad como no conformidad con los criterios de auditoría.
� Los hallazgos también pueden identificar oportunidades de mejora.
� Las no conformidades y las evidencias que la apoyan deben registrarse.
� Las no conformidades pueden clasificarse.� Debería revisarse con el auditado las no conformidades con
el auditado para obtener su reconocimiento, realizar esfuerzos para resolver opiniones divergentes. Registrar puntos en que no se logren acuerdos. EJ
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RecolecciRecoleccióón de la Evidencian de la Evidencia
�Verificar la información reunida durante las entrevistas obteniendo información de apoyo en fuentes independientes tales como observaciones. registros y resultados de las mediciones existentes.
� Las declaraciones que no puedan verificarse se deben identificar como tales.
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Hallazgo� Resultados de la evaluación de la evidencia de la
auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. Hallazgos pueden indicar conformidad, no conformidad u oportunidad de mejora.
No Conformidad� Está determinada por la sustentación objetiva de la
desviación de lo establecido y que es reconocido por el auditado.
� Tiene diversos grados, deben ser acordados
Hallazgos y No ConformidadesC
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Observaciones de AuditorObservaciones de Auditorííaa
� Revisar toda evidencia de auditoría para determinar donde el SGSSO no se ajusta a los criterios de auditoría del SGSSO.
� Asegurar que los hallazgos de no conformidad de la auditoría sean documentados en forma clara, concisa y respaldada por la evidencia de auditoría.
� Los hallazgos de la auditoría deberían ser revisados con el gerente auditado responsable, a fin de obtener el reconocimiento, sobre la base de los hechos, de todos los hallazgos de no conformidad.
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No ConformidadesNo Conformidades
CategorizaciCategorizacióónn
�� Mayor:Mayor: Ausencia de procedimiento requerido o falla total en su aplicación.Un número de discrepancias menores encontradas en el mismo requerimiento de la norma, puede representar un quiebre importante del sistema, y por tanto se califica como Mayor.
�� Menor:Menor: Definido como error simple de aplicación de un procedimiento.C
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Ejemplos NC mayorEjemplos NC mayor
�Procedimientos no aprobados en distintas secciones.
�No hay evidencia que se hayan adoptado correcciones para deficiencias informadas durante auditorías internas.
�Un porcentaje significativo de los instrumentos de medición están fuera de los plazos de calibración.
�Se ha modificado instrucciones de trabajo sin la autorización de personal calificado para hacerlo.
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Ejemplos NC menorEjemplos NC menor
�Un medidor de gases (de 15), se encuentra con su plazo de calibración vencido.
�Un informe se encuentra sin la firma de autorización por parte de la persona establecida para hacerlo.
�Se ha retrasado en 2 días la instrucción de un ayudante de operador.
�Atraso en respuesta a partes interesadas sobre un problema presentado. C
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Para CertificaciPara Certificacióónn
�� En caso de NC MayorEn caso de NC Mayor: No se emitirá registro de certificación hasta un período posterior a la implementación de la corrección.
�� En caso de NC MenorEn caso de NC Menor: No existe impedimento para el registro y las acciones correctivas, podrán ser verificadas en la siguiente visita de inspección.
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“Se encontró evidencia del incumplimiento de lo dispuesto en el Punto 4.3.2, Capítulo III, del Manual del Sistema de Gestión, acerca de la revisión de los informes de investigación de accidentes. 4 informes no contaban con las acciones correctivas/preventivas, ni la firma del Gerente del Area” (ver punto 6.1 del Registro de Hallazgos de Auditoría).
Redacción de No ConformidadesC
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“Se encontró evidencia de la falta de conocimiento del Procedimiento PR-01-F-23, Seis trabajadores del área correspondiente, no empleaban el equipo Rf al momento de ejecutar la tarea” (ver punto 9.1 del Registro de Hallazgos de Auditoría).
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Redacción de No Conformidades
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6.5.- Realización de las actividades de la auditoría In- Situ
6.5.6.- Preparación de las Conclusiones.
El equipo auditor debe reunirse antes de la reunión de cierre para:
� Revisar los hallazgos y toda otra información sobre los criterios.� Acordar las conclusiones:
- Grado de conformidad del sistema con los criterios- Implementación eficaz, mantenimiento y mejora del
sistema- Sobre el proceso de revisión gerencial para la mejora
continua� Preparar recomendaciones si está incluido en los objetivos:
- Relativas a mejoras- Certificación/registro
� Comentar el seguimiento, si está incluido en los objetivos.Cu
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6.5.7.- Realización de la reunión de cierre.
� Presidida por el auditor líder.� Se presentan los hallazgos y conclusiones.� Se podría tocar lo relativo al plazo para presentar un
plan de acciones correctivas y preventivas.� Pueden estar presente el cliente, auditado y otras
partes.� Podrían llevarse actas, incluidos registros de asistencia.� Recomendaciones, si existen no tienen carácter de
obligatorias.
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6.6.- Preparación, Aprobación y Distribución del Informe
6.6.1.- Preparación del informe.
� Responsabilidad del auditor líder.� Proporciona un registro claro, conciso y preciso de la
auditoría. � Podría contener:
- Identificación del cliente- Los objetivos, alcance y criterios de auditoría- Identificación del equipo auditor- Fechas y lugares donde se realizaron las actividades
in-situ- Hallazgos- Conclusiones
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6.6.- Preparación, Aprobación y Distribución del Informe
6.6.1.- Preparación del informe.
Si fuera necesario podría incluir:
� El plan de la auditoría� Lista con representantes del auditado� Áreas no cubiertas aunque se encuentren
dentro del alcance� Recomendaciones para la mejora� Opiniones divergentes sin resolver� Planes de seguimiento� Declaración sobre la confidencialidad� Lista de distribución del informe
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6.6.2.- Aprobación y Distribución del Informe.
� Emisión en el tiempo acordado, si no es posible, comunicar al cliente razones del atraso y concordar una nueva fecha
� Informe fechado, revisado y aprobado� Distribuir a los receptores acordados con el cliente� El informe es de propiedad del cliente
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6.6.- Preparación, Aprobación y Distribución del Informe
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TDK INCORP. USAForm nº PRE098
INFORME DE AUDITORÍAPag. 1 de 1
Informe: 04175/tdk/Cobanc Equipo Auditor:
Carlos Ahumada Julio (Líder)Firma:César Orueta Manríquez
Dirección de la Organización:
ROD Chile S.A.Avenida los Queltehues nº 245 – Santiago - Chile
Norma de Referencia:
…………………………..
Alcance de la Auditoría:Diseño, producción y venta de rodamientos industriales – planta Santiago de Chile
Número No Conformidades – ObservacionesMayores: 0 Menores: 0 Observaciones: 1
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Área Evaluada Conformidad S/N
Comentarios
Revisión de Disposiciones Legales Aplicables
SI Rev. Procedimiento PRX-21.25
Registros de Seguridad y Salud Ocupacional
SI Rev. Manual SSO, sección 12
Comunicaciones Internas y Externas SI Rev. Procedimiento PRC-01/25
Auditorías Internas SI Ver Observación en Detalle deRevisiones
Revisión de Gerencia SI Rev. Procedimiento PRG-001.01
Recomendaciones/comentarios:
ROD Chile S.A., continua siendo aceptable para continuar registrada de conformidad a la Norma…….
Coordinador Empresa para Auditoría: Sr. Manuel Santana M.Cargo: Gerente de Gestión de RiesgosFecha:01/05/200x Firma:C
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Detalle de Revisiones:
Revisión de Disposiciones Legales Aplicables: Se revisa el cumplimiento de los Decretos nº 54, 40 y 48.
Registros de Seguridad y Salud Ocupacional: Se revisan registros de identificación de peligros y evaluación de riesgos, capacitación, evaluaciones médicas de expuestos a ruido y humos metálicos, de calibración de medidores de humos y sonómetros.
Comunicaciones Internas/Externas: OBSERVACIÓN 1; Se requiere clarificar el método empleado para manejar las observaciones del Comité Paritario de Higiene y Seguridad.
Auditorías Internas: Se revisa cumplimiento de programa de auditorías internas, se ha cumplido;las no conformidades detectadas se han corregido.
Revisión de Gerencia: La última Revisión de Gerencia, se efectuó el 17/03/200X e incluyó larevisión del cumplimiento de lo dispuesto en la política y objetivos de Seguridad y SaludOcupacional, los resultados de la última auditoría interna, capacitaciones y control de NoConformidades.
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6.7.- Finalización de la Auditoría
� Finaliza cuando todas las actividades establecidas en el plan de auditoría se completan y el informe se ha distribuido.
� Los documentos se conservan o destruyen, según acuerdo previo entre las partes y reglamentos aplicables.
� Salvo requerimiento legal, no se revelarán los contenidos del informe u otra información obtenida en la auditoría
� Toda divulgación se realiza previo conocimiento del cliente.
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6.8.- Realización de las actividades de seguimiento
� No se consideran parte de la auditoría
� Orientadas a la verificación de la implementación de medidas correctivas y preventivas o de mejora, y su eficacia
� La verificación puede ser parte de una auditoría posterior.
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Actuar
Autoridad para el programa de auditoría
(5.1)
Establecimiento del programa de auditoría (5.2, 5.3)
- Objetivos y amplitud- Responsabilidades- Recursos- Procedimientos
Implementación del programa de auditoría (5.4, 5.5)
-Elaboración del calendario de las auditorías-Evaluación de auditores-Selección de los equipos auditores-Conducción de las actividades de auditoría-Conservación de los registros
Seguimiento y revisión del programa de auditoría (5.6)
-Seguimiento y revisión-Identificación de la necesidad de acciones correctivas y preventivas-Identificación de oportunidades de mejora
Competencia y evaluación delos auditores
(7)
Actividades de auditoría
(6)Mejora del programa de
auditoría(5.6)
Planificar
Hacer
Verificar
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7.- Competencia y Evaluación de los Auditores
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Competencias
Atributos personales (7.3)
CalidadConocimientos y
habilidades específicos de calidad (7.2.3)
Medio AmbienteConocimientos y
habilidades ambientales
específicos (7.2.4)
Conocimientos y habilidades
genéricos (7.2.1)
Educación Experiencialaboral
Formaciónde auditor
Experienciaen auditoría
(7.3)
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Competencias
Atributos personales (7.3)
CalidadConocimientos y
habilidades específicos de calidad (7.2.3)
Medio AmbienteConocimientos y
habilidades ambientales
específicos (7.2.4)
Conocimientos y habilidades
genéricos (7.2.1)
Educación Experiencialaboral
Formaciónde auditor
Experienciaen auditoría
(7.3)
Seguridad, Salud
OcupacionalConocimientos y
habilidades específicas (7.2.4)
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Áreas de competencias
7.2
Atributos personales y
conocimientos y habilidades
7.6.3
Criterios de evaluación
7.6.4
Métodos de evaluación
7.6.5
Atributos personales Ético, de mentalidad abierta, diplomático, observador, perceptivo, versátil, tenaz, decidido, seguro de si mismo.
Desempeño satisfactorio en el lugar de trabajo
Evaluación del desempeño
Conocimientos y habilidades genéricas
Principios, Procedimientos y técnicas de auditoría
Aptitud para llevar a cabo una auditoría de acuerdo con los procedimientos internos, comunicándose con compañeros conocidos del lugar de trabajo.
Haber completado un curso de formación de auditores interno.Haber realizado tres auditorías como miembro de un equipo auditor interno.
Revisión de los registros de formaciónObservaciónEvaluación entre pares
Documentos del sistema de gestión y documentos de referencia
Aptitud para aplicar las partes pertinentes del Manual de Sistema de Gestión y los procedimientos relacionados.
Haber leído y entendido los procedimientos del manual de sistema de gestión pertinentes a los objetivos, el alcance y los criterios de la auditoría
Revisión de los registros de formaciónExamenEntrevista
Situaciones de la organización
Aptitud para operar de forma eficaz dentro de la cultura de la organización y la estructura de la organización e informativa.
Haber trabajado para la organización al menos durante un año en tareas de supervisión
Revisión de los registros laborales
Leyes, reglamentos y otros requisitos aplicables
Aptitud para identificar y entender la aplicación de las leyes y reglamentos pertinentes relativas a los procesos, productos y/o emisiones al medio ambiente.
Haber completado un curso de formación sobre las leyes pertinentes para las actividades y procesos que van a auditarse.
Revisión de los registros de formaciónC
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CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES ESPECÍFICAS RELATIVAS A LA CALIDAD
Herramientas y técnicas relacionadas con la calidad
Aptitud Para describir los métodos de control de la calidad internos. Aptitud para diferenciar entre los requisitos para ensayos/pruebas en proceso y finales
Haber completado formación en la aplicación de métodos de control de la calidad.Haber demostrado el uso en el lugar de trabajo de métodos de ensayo/prueba en proceso y final.
Revisión de los registros de formaciónObservación
Procesos y Productos, incluyendo servicios.
Aptitud para identificar los productos, su proceso de producción, especificaciones y uso final
Haber trabajado en la planificación de producción como empleado de planificación de proceso.Haber trabajado en el departamento de servicios.
Revisión de registros laborales
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CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES ESPECÍFICAS RELATIVAS AL MEDIO AMBIENTE
Métodos y técnicas de gestión ambiental
Aptitud para entender los métodos para la evaluación del desempeño ambiental
Haber completado formación en evaluación del desempeño ambiental.
Revisión de los registros de formación
Ciencia y tecnología ambiental
Aptitud para comprender como los métodos de prevención y control de la contaminación utilizados por la organización tratan los aspectos ambientales significativos de esta.
Haber tenido 6 meses de experiencia laboral en prevención y control de la contaminación en un ambiente de producción similar
Revisión de los registros laborales
Aspectos técnicos y ambientales de las operaciones
Aptitud para reconocer los aspectos ambientales de la organización y sus impactos (por ejemplo: materiales, sus reacciones entre si y el impacto potencial sobre medio ambiente en caso de derrame o fuga) .Aptitud para evaluar los procedimientos de respuesta ante emergencias aplicables a incidentes ambientales.
Haber completado un curso interno de formación sobre almacenaje de productos químicos, mezcla, uso, disposición final y su impacto ambiental.Haber completado formación en planes de respuesta ante emergencias y experiencia como miembro del equipo de respuesta ante emergencias.
Revisión de los registros de formación, contenido del curso y resultados.Revisión de los registros de formación y laborales.
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Evaluación inicial
Auditor
Auditoría (6)
Mantenimiento y mejora de la competencia
(7.5)
Criterios no cumplidos
Criterios cumplidos
Desarrollo de la competencia
Evaluación continua del desempeño
(7.6)Criterios cumplidos
Criterios no cumplidos
Selección delequipoauditor(6.2.4)
No seleccionado
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Método de evaluación Objetivos Ejemplos
Revisión de registros Verificar los antecedentes del auditor
Análisis de los registros de educación, formación, laborales y de experiencia en auditorías
Entrevista Evaluar los atributos personales y las habilidades de comunicación para verificar la información y examinar los conocimientos, y para obtener información adicional
Entrevistas personales y telefónicas.
Observación Evaluar los atributos personales y la aptitud para aplicar los conocimientos y habilidades.
Actuación, testificación de auditorías y desempeño en el trabajo.
Revisión después de la auditoría
Proporcionar información cuando la observación directa no puede ser posible o apropiada
Revisión del informe de la auditoría y discusión con colegas, cliente, auditado y con el auditor.
Examen Evaluar las cualidades personales, los conocimientos y habilidades y su aplicación
Exámenes orales y escritos, exámenes psicotécnicos.
Retroalimentación positiva y negativa
Proporcionar información sobre cómo se percibe el desempeño del auditor
Encuestas, cuestionarios, referencias personales, recomendaciones, quejas, evaluación del desempeño, evaluación entre pares.
Métodos de
evaluación
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La auditoría está basada en una muestra de información......,
Es posible que todos los hechos relevantes que pudieran afectar la seguridad o salud de los
trabajadores, la productividad o el ambiente, no sean identificados;
Es ingenuo pensar que la ausencia de hallazgos evidencie una gestión preventiva perfecta.
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Es razonable pensar que....,Es razonable pensar que....,Es razonable pensar que....,Es razonable pensar que....,
Un ejercicio de bUn ejercicio de bUn ejercicio de bUn ejercicio de búúúúsqueda de evidencia de niveles squeda de evidencia de niveles squeda de evidencia de niveles squeda de evidencia de niveles deseados de seguridad,deseados de seguridad,deseados de seguridad,deseados de seguridad,
debe constituir un elemento de andebe constituir un elemento de andebe constituir un elemento de andebe constituir un elemento de anáááálisis obligado de la lisis obligado de la lisis obligado de la lisis obligado de la gerencia, para apoyar el mejoramiento continuo.gerencia, para apoyar el mejoramiento continuo.gerencia, para apoyar el mejoramiento continuo.gerencia, para apoyar el mejoramiento continuo.
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Se debe garantizar que las auditorías se
basen en hechos concretos
y susceptibles de probar en forma
inequívoca.
Los paradigmas
personales o imposición de criterios
no son parte de la objetividad
del proceso de auditoría.
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Por un trabajo sano y seguro