Download pdf - DAyF-CON-003 TOMA DE INVENTARIO FÍSICO

1.0. TÍTULO: TOMA DE INVENTARIO FÍSICO DE LOS ACTIVOS FIJOS. 2.0. OBJETIVO: Realizar la toma del inventario físico de bienes de activo fijo en la institución por lo menos una vez al año. Verificar la existencia física y estado de conservación de los bienes. Plaquear aquellos bienes que al momento del inventario no cuenten con la plaquita. 3.0. UNIDADES PARTICIPANTES: Coordinación de Contabilidad. Dirección de Administración y Finanzas. Coordinación de Contabilidad. Despachos y Oficinas. 4.0. ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO: Este procedimiento es exclusivo de la Unidad de Bienes Patrimoniales y aplicable a todos los bienes de activo fijo propiedad de la institución. El personal que interviene en la toma de inventarios físicos, debe ser independiente de aquellos que tienen a su cargo el registro y manejo de los activos, salvo para efectos de identificación. 5.0. REFERENCIAS / DOCUMENTOS ASOCIADOS: Decreto Ejecutivo No.85 (de 16 de abril de 2007) “Que aprueba la Estructura Organizacional de la Dirección General de Contrataciones Públicas”. G.O. No.25,773. Procedimiento Administrativo No. MPAD/DAF/001 “Procedimiento para Elaborar Procedimientos”, Agosto de 2007.

Dirección General de Contrataciones Públicas

Nombre del Procedimiento:

Toma de Inventario Físico de los Activos Fijos

No. de Procedimiento: MPAD/DAyF/CON/003

No. de revisión: 00

Fecha de Revisión: 00

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Fecha de Edición: Octubre /2007

Elaborado por:

Revisado por: Aprobado por:



No. de Revisión: 00




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Decreto No.214-DGA (de 8 de octubre de 1999) “Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá. Contraloría General de la República. Punto 220.03, Comentarios del 01 al 08.

6.0. GLOSARIO DE TÉRMINOS: Toma de Inventario Físico: Es un proceso que consiste en verificar físicamente, la existencia de los bienes con que cuenta la entidad, a una fecha dada, con el propósito de constatar los resultados obtenidos con la información contable. 7.0. ANEXOS: No. DE ANEXO IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL FORMULARIO 1 DAyF/CON/03 Inventario de Activos Fijos. 8.0. DESCRIPCIÓN METODOLÓGICA:

ÁREA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Unidad de Bienes Patrimoniales Programa por lo menos una vez al año la toma de inventario físico de activo fijo.

Informa a la Administración la fecha probable de inicio del inventario. Adjunta cronograma de actividades.

Director Administrativo Recibe información de inicio de inventario. Envía a través del correo electrónico la información a todo el personal de la institución sobre el inicio del inventario, la fecha probable y el personal que lo realizará.

Direcciones, Oficinas y Personal colaborador

Recibe el correo con la información. El día de la visita, recibe a la Unidad de Bienes Patrimoniales. Colabora en el conteo de los bienes asignados.







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Unidad de Bienes Patrimoniales Organiza la información, para llevar a cabo la toma física del inventario. Por cada Dirección, Oficina y funcionario llenará el formulario No.DAyF/CON/03, ver Anexo No.1. inicial si no cuenta con los listados de inventarios. Lleva a cabo la toma física del inventario verificando físicamente los bienes con que cuenta cada dirección, oficina y equipos asignados al personal, contra el listado. Elabora reportes de la toma de inventario físico y de aquellas diferencias de más o menos. Las diferencias que se obtengan durante el proceso de inventario de bienes y conciliación con la información contable, deben investigarse y luego practicar los ajustes correspondientes, previa autorización del funcionario responsable. En caso de que tengan equipos que no están en el listado, los anotará en hoja adicional con todos los detalles. Aquellos bienes o equipos que durante la toma del inventario físico no tengan su plaquita de inventario, investigará su procedencia contra el despacho de materiales.







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Unidad de Bienes Patrimoniales Encontrada la procedencia, procede a adherir la plaquita de inventario y anotar en sus registros. Actualiza el sistema de inventario, imprime informe de resultados por Unidad y/o Dependencia y remite a la Dirección Administrativa.

Dirección Administrativa Revisa informe. Emite nota, circular o memorando entregando copia del resultado del inventario a todas las unidades, con las observaciones encontradas. Envía nota a la Contraloría General de la República y a la Dirección de Catastro y Bienes Patrimoniales adjuntando copia del informe final del inventario. Envía copia a la Coordinación de Contabilidad para la conciliación de los registros contables. Archiva original.

Coordinación de Contabilidad Recibe copia del informe final de la toma de inventario físico. Realiza la conciliación de los registros contables Archiva documentos.

Unidades y/o Dependencias Reciben copia del inventario físico realizado a su unidad, para su verificación y custodia. Archiva documentos.







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9.0. DIAGRAMA DE FLUJO:

UNIDAD DE BIENES PATRIMONIALES

Inicio

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

Y FINANZAS

Programa por lo menos una vez al

año, la toma del inventario físico de

activo fijo.

Recibe información sobre la fecha

del inventario.

Recibe correo con la información.

DIRECCIONES, OFICINAS Y

PERSONAL COLABORADOR

El día de la visita, reciben a la

Unidad de Bienes Patrimoniales

junto con el personal designado.

Fin

Informa a la Administración la fecha

probable del inventario.Envía a través de correo

electronico la información a todo

el personal sobre la fecha

probable del inventario y el

personal que lo realizará. Colabora en el conteo de los

bienes.

A

A

Organiza la información. Por cada

dirección, o despacho llena el

formulario No.DAyF/CON/03, Anexo

No.1.

Inicia el inventario, verificando

físicamente los bienes con que

cuenta cada dirección, oficina y

equipos asignados contra el listado.

¿Hay

diferencias?

NoSi

Elabora reportes

para su

investigación.

Elabora informe

final.

Anota en hoja

adicional aquellos

equipos que están

de más.

Actualiza el

sistema de

inventario e

imprime informe y

remite a la

Dirección Adm.

Recibe informe, revisa,

emite circular y entrega

copia del resultado del

inventario a las unidades.

Recibe copia del informe, custodia

y/o archiva.

COORDINACIÓN DE CONTABILIDAD

CONTABILIDAD

C

C

Recibe copia del inventario.

Concilia los registros contables.

Fin







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ANEXO No.1

Forma:DAyF/CON/03 Fecha de Edición: Octubre/2007

CÓDIGO CÓDIGO

1 AREA 8 DIRECCIÓN

2 INSTITUCIÓN 9 DEPTO.

3 PROVINCIA 10 SECCIÓN

4 DISTRITO 11 NIVEL

5 CORREGIMIENTO

EQUIPO, MUEBLES Y ENSERES DE OFICINA, DOMESTICOS Y DE SERVICIOS

CUENTA ESPECIFICACIÓN SUB-ESPE- CÓDIGO DESCRIPCIÓN MARCA SERIE TIPO DE VALOR DEPRECIACIÓN OBSERVACIONES

CIFICACIÓN MATERIAL

Firma Firma Fecha

Del RegistroResponsable del InventarioJefe de Del Depto.

MODELO

REPÚBLICA DE PANAMÁ

DIRECCIÓN GENERAL DE CONTRATACIONES PÚBLICAS

INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS







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ANEXO No.1

Forma:DAyF/CON/03 Fecha de Edición: Octubre/2007

Instructivo: Inventario de Activos Fijos. Código: Anotar el área, institución, provincia, distrito, corregimiento,

dirección, departamento, sección y nivel, donde se toma el inventario.

Cuenta: Número de cuenta de acuerdo al plan de cuentas contable. Especificación: Número de cuenta de acuerdo al plan de cuentas contable. Sup-Especificación: Número a utilizar si se tiene. Código: Número de placa con que está identificado el bien. Cantidad: Número artículos que existan. Descripción: Detalle del bien inventariado. Marca: Anotar la marca del bien inventariado. Modelo. Agregar el modelo del bien inventariado. Serie: Identificar la serie del bien inventariado. Tipo de Material: Utilizar si es necesario. Valor: Utilizar si se tienen los precios. Depreciación: Valor que se va dando al bien. Observaciones: Anotar cualquier información adicional (ejm. A quien pertenece). Firmas: Del Jefe de Despacho y del Responsable del Inventario. Anotar la

fecha. DISTRIBUCIÓN: ORIGINAL: Unidad de Bienes Patrimoniales.