t'A TRIBUNiki,. .
ti
3 7
c>
:02:
/(9 3jf RE EP 1:›
4041
Deloitte4 Estrategia y Operaciones Rosario Norte 407, Piso 9 Las Condes, Santiago Fono: +56 2 2729 7000
Santiago, 31 de Agosto de 2017
Señora Priscilla Valladares Pérez Departamento Gestión y Operaciones Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros
Presente
De mi consideración:
Por medio de la presente y en el marco del servicio que estamos brindando, te hago llegar el Informe de Avance N° 2, del proyecto Optimización de Procesos
Compuesto de 2 sobres, los cuales contienen:
Informe de Avance Quincenal N° 3 con fecha de entrega 16 de Agosto de 2017 Informe de Avance Quincenal N° 4 con fecha de entrega 31 de Agosto de 2017 Set de Antecedentes
Quedamos a vuestra disposición para apoyarlos en materias de difusión interna u otras materias que sean de vuestro interés.
Atentamente,
Estrategia y Operaciones
DELOITTE
Optimización de Procesos
Informe n° 3 Informe de Avance
Deloitte
Unidad Administradora Tribunales Tributarios y Aduaneros 15 de Agosto del 2017
Realizado por
Aprobado por
Marianella Moreno Miguel Hidalgo
INDICE Resumen Ejecutivo 3 Detalle de Actividades 4 Hallazgos del Proyecto 5 Conclusiones 5 Anexos 6
1. Resumen Ejecutivo
En el período transcurrido (15 días) se continúa trabajando en la etapa de validación de los diagramas y documentos de los 4 procesos levantados del grupo 2 de procesos. Por otra parte se realiza presentación de los procesos mejorados al departamento de informática y se ejecuta reuniones de avance del proyecto. Por último se define y coordina el tercer grupo de procesos a trabajar en la segunda quincena de Agosto
2. Detalle de Actividades
2.1 Planificación y coordinación de actividades
Durante la semana del 01 de Agosto al 11 de Agosto (2 semanas), se coordinaron y ejecutaron 3 sesiones de trabajo relacionadas a los siguientes temas:
Reunión con el Departamento de Informática (minuta N19), con la finalidad de presentar las mejoras de los procesos del grupo n°1 y las mejoras necesarias para el SGD.
Reunión de avance quincenal, (Minuta N20), presentación de los avances del proyecto, específicamente los relacionados al grupo N2.
Reunión de definiciones relacionadas a los procesos de Servicios Generales y Sistema de Fungibles (Minuta N21).
2.2 Levantamiento
Se definió el tercer grupo de procesos a levantar, estos están relacionados al Departamento de Informática, estos son:
1. Procedimiento de Plan de Continuidad de Servicios Informáticos.
2. Procedimiento de Monitoreo de Plataforma
Por parte de la ATTA, con fecha 09 de Agosto envía información relacionada a ambos procesos, con la finalidad de comenzar con la diagramación de estos procesos, a su vez se coordinan sesiones de trabajo a partir de la quincena de Agosto (ver anexos).
2.3 Validación
Actualmente los procedimientos del segundo grupo de procesos, se encuentra en etapa de revisión por parte de la ATTA, se espera que durante la segunda quincena de Agosto se reciban las observaciones de los líderes de los procesos para realizar los ajustes necesarios, cabe mencionar que la tercera sesión de trabajo realizada durante esta quincena se centró en la mejora y definiciones de los procesos de servicios generales y sistema de fungible, procesos del segundo grupo. 2.4 Difusión
La difusión de los procesos será una vez que se encuentran aprobados por la jefatura correspondiente, pudiendo ser a finales del presente proyecto, a través de una presentación general de los procesos y su interacción.
3. Hallazgos del Proyecto
Se requiere mejorar la redacción de los procedimientos por solicitud de la contraparte de la
ATTA.
4. Conclusiones
Si bien el levantamiento de los procesos se realizó de acuerdo a lo programado, es necesario contar con la totalidad de los involucrados en las reuniones de levantamiento y validación, a no ser que la planificación por parte de la contraparte en ATTA lo considere distinto.
5. Anexos
Programación tercer ciclo de procesos
Nota; la sesión del vieres 18 se reprogramo por petición de DTTL. Quedando agendada para el
Lunes 21 de Agosto.
NOMBRE ÁREA CARGO
Karen Brito
MoncadaInformática
Encargada Departamento
Informática
InformáticaProfesionales Departamento
de Informática
Karen Brito
MoncadaInformática
Encargada Departamento
Informática
InformáticaProfesionales Departamento
de Informática
Karen Brito
MoncadaInformática
Encargada Departamento
Informática
InformáticaProfesionales Departamento
de Informática
Karen Brito
MoncadaInformática
Encargada Departamento
Informática
InformáticaProfesionales Departamento
de Informática
Karen Brito
MoncadaInformática
Encargada Departamento
Informática
InformáticaProfesionales Departamento
de Informática
Karen Brito
MoncadaInformática
Encargada Departamento
Informática
InformáticaProfesionales Departamento
de Informática
Plan de Continuidad Servicios
Informáticos
Jueves
17/08/2017
09:30 - 11:30
hrs
Sala Video
Conferencia
PROCEDIMIENTOLÍDER/DUEÑO DEL PROCESO FECHA
REUNIÓNHORARIO LUGAR
Procedimiento de Monitoreo
de Plataforma
Viernes
18/08/2017
11:00 - 13:00
hrs
Sala
Comedor
Plan de Continuidad Servicios InformáticosMartes
22/08/2017
09:30 - 11:30
hrs
Sala Video
Conferencia
Procedimiento de Monitoreo
de Plataforma
Jueves
31/08/2017
09:30 - 11:30
hrs
Sala Video
Conferencia
Procedimiento de Monitoreo
de Plataforma
Jueves
24/08/2017
09:30 - 11:30
hrs
Sala Video
Conferencia
Plan de Continuidad Servicios InformáticosMartes
29/08/2017
09:30 - 11:30
hrs
Sala Video
Conferencia
Optimización de Procesos
Informe n° 4 Informe de Avance
Deloitte
Unidad Administradora Tribunales Tributarios y Aduaneros 31 de Agosto del 2017
Realizado por
Aprobado por
Marianella Moreno Miguel Hidalgo
1. Resumen Ejecutivo
En el período transcurrido (15 días) se comienza con el levantamiento y documentación del tercer ciclo de procesos pertenecientes al Departamento de Informática. Para ello se han coordinado y desarrollado sesiones de trabajo con los distintos involucrados, en donde de manera conjunta se ajustan y/o definen responsabilidades y tareas. Por otra parte, durante este tiempo, ATTA envía las observaciones detectadas en el ciclo 1 y ciclo 2 de procesos. Se debe considerar que el ciclo 1 se encontraba aprobado mediante acta del mes de Julio.
2. Detalle de Actividades
2.1 Planificación y coordinación de actividades
Durante las semanas del 14 de Agosto al 31 de Agosto (2 semanas), se programaron y ejecutaron 6 sesiones de trabajo relacionadas al levantamiento del tercer ciclo de procesos, cuyo desarrollo se encuentra reflejado es las minutas n° 22, 23, 24, 26, 27 y 29. Para más detalles, ver anexo programación de reuniones. Por otra parte, se coordinaron y desarrollaron 2 sesiones de trabajo en las que se abordaron las observaciones y sugerencias realizadas al ciclo 1 y 2. Estas sesiones fueron desarrolladas los días:
Viernes 25 de agosto (minuta n° 25), revisión procedimiento “Control y Gestión de
Inventario”, “Servicios Generales” y “Sistema de Inventario Fungibles”.
Martes 29 de agosto (minuta n° 28), validación del procesos “PAC requerimientos y
adquisiciones”.
En cuanto a los otros procesos del ciclo 1 y 2, “Pago de proveedores”, “Conciliación
bancaria” y “Custodia, mantención y vigencia”, también fueron tratados con los
responsables de los procesos, sin embargo no fue necesario dejar minutas debido a las
intervenciones menores que requerían los procesos.
2.2 Levantamiento
El trabajo realizado en el tercer ciclo de procesos está acotados a los siguientes documentos:
1. Plan de Continuidad de Servicios Informáticos: En donde se apoya a ATTA en
la elaboración del documento, bajo el modelo PHCA, a la fecha se han definido los
siguientes documentos necesarios o de apoyo al plan de continuidad:
a) Matriz de riesgos de los servicios de informática, con la finalidad de
orientar los esfuerzos al desarrollo de un plan de contingencia para los
servicios identificados, así como poseer planes de contingencia con
menos desarrollo según el ranking para servicios no críticos pero
necesarios.
b) Procedimientos de gestión de incidentes
2. Procedimiento de Monitoreo de Plataforma: El proceso tiene su foco en
determinar las actividades, responsables y frecuencias necesarias, al momento de
recolectar, analizar y utilizar información necesaria para hacer seguimiento al
progreso de un determinado sistema, necesario para el correcto funcionamiento de
la ATTA y los TTAs.
El trabajo realizado con los ciclos 1 y 2 durante estas dos semanas, se encuentra resumido en las siguientes actividades:
1. Revisión de todas las observaciones realizadas a los procesos que componen el ciclo 1 y 2.
2. Ajustar y modificar de acuerdo a las observaciones los procedimientos, diagrama de flujo y
formatos.
3. Reuniones de trabajo para resolver dudas, acordar criterios y validar los documentos.
No obstante, el ciclo 1 se encontraba validado y aprobado por el Jefe de la Unidad. 2.3 Validación
Actualmente los procedimientos de los ciclos 1 y 2 de procesos, se encuentran revisados y ajustados de acuerdo a las observaciones recibidas con posterioridad a su validación. Con la entrega del presente informe se hace entrega nuevamente de los ciclos 1 y 2. Se debe aclarar que posterior a esta entrega y en los casos que los documentos requiriesen modificaciones están deberán ser realizadas por la ATTA; puesto que los procesos del ciclo 1 ya se encontraban aprobadas y validadas por el Jefe de la Unidad. 2.4 Difusión
La difusión de los procesos se llevará a cabo una vez que se encuentran aprobados por la jefatura correspondiente, pudiendo ser a finales del presente proyecto, a través de una presentación general de los procesos y su interacción.
3. Hallazgos del Proyecto
Con fecha 18 de Agosto, ATTA envía al equipo Deloitte las observaciones del ciclo 1 y 2 de
procesos, mencionando los aspectos a mejorar en la entrega de los documentos, los cuales
están relacionados, con:
1. Proponer una estructura ordenada de narración, que permita comprender que etapa
del proceso se está describiendo (por ejemplo, ocupar subtítulos para identificar
etapas), aplicable específicamente al proceso de pago de proveedores, documento
del primer ciclo que se encontraba aprobado mediante acta del mes de julio.
2. Temas que han sido abordados/acordados en reuniones y que no están quedando
plasmados en la narrativa y en los flujos. Frente a esta situación se conversa con el
Encargado del Departamento de Gestión y Operaciones y la Profesional del
Departamento de Gestión y Operaciones para la toma de acciones frente a esta
declaración, en concreto se propone por parte de la ATTA que las minutas sean
redactadas en el momento y firmadas por los involucrados. Sin embargo está acción
no es factible de llevar a cabo, pues el foco de las sesiones es realizar la
diagramación en conjunto con los involucrados y obtener la mayor cantidad de
información para la posterior redacción y ajustes de los procedimientos. Se aclara
que en las minutas quedan reflejados los puntos principales de la sesión y que ésta
tiene un plazo de 24 horas para ser observada por la ATTA. Se determinará en
conjunto con la ATTA la forma de respaldar cada una de las sesiones de manera
que no afecte la continuidad del proyecto. Por ejemplo grabación de las sesiones
previa autorización de todos los involucrados.
3. Definiciones muy amplias respecto de objetivos, alcances, responsabilidades, entre
otros. Para los próximos ciclos de procesos este tipo de información será validado
en las sesiones con los involucrados, para establecer aclaraciones y mayor detalle
de las actividades.
4. Incorporar anexos en los procedimientos (en algunos casos no han podido ser
revisados porque no van incluidos). Para los próximos ciclos de procesos se
incorporará la información anexa que sea necesaria.
4. Conclusiones
Se hace necesario, para asegurar el avance del proyecto, que una vez validados los
diagramas y procedimientos con los responsables, estos no vuelvan al ciclo de ajustes, se
entiende que la validación realizada es porque las partes involucradas en dichos procesos
acuerdan cual será la secuencias de actividades y responsabilidades.
Se hace necesario definir el proceso de Elaboración del Expediente para pago de Facturas
y/o Boletas, ya que es uno de los procesos claves de la Unidad y que permite los
lineamientos hacia los otros procesos que se desarrollan en la Unidad.
5. Anexos
a. Programación ejecutada del tercer ciclo de procesos
NOMBRE ÁREA CARGO
Karen Brito Moncada InformáticaEncargada Departamento
Informática
Sergio Escalona InformáticaProfesionales Departamento
de Informática
Karen Brito Moncada InformáticaEncargada Departamento
Informática
Robín Astudill lo
Mariano ToledoInformática
Profesionales Departamento
de Informática
Karen Brito Moncada InformáticaEncargada Departamento
Informática
Robín Astudill lo InformáticaProfesionales Departamento
de Informática
Karen Brito Moncada InformáticaEncargada Departamento
Informática
Sergio Escalona InformáticaProfesionales Departamento
de Informática
Karen Brito Moncada InformáticaEncargada Departamento
Informática
Sergio Escalona InformáticaProfesionales Departamento
de Informática
Karen Brito Moncada InformáticaEncargada Departamento
Informática
Robín Astudillo InformáticaProfesionales Departamento
de Informática
Procedimiento de Monitoreo de
Plataforma
Jueves
31/08/201709:30 - 11:30 hrs
Procedimiento de Monitoreo de
Plataforma
Jueves
24/08/2017
(reunión
reprogramada
para el
2808.2017)
09:30 - 11:30 hrs
Plan de Continuidad Servicios InformáticosMartes
29/08/201709:30 - 11:30 hrs
Procedimiento de Monitoreo de
Plataforma
Viernes
18/08/2017
(reprogramada
para el
21.08.2017)
11:00 - 13:00 hrs
Plan de Continuidad Servicios InformáticosMartes
22/08/201709:30 - 11:30 hrs
PROCEDIMIENTOLÍDER/DUEÑO DEL PROCESO
FECHA REUNIÓN HORARIO
Plan de Continuidad Servicios InformáticosJueves
17/08/201709:30 - 11:30 hrs