REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD DR. RAFAEL BELLOSO CHACIN FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
DISEÑO DE UN MODELO ADMINISTRATIVO PARA EL DEPARTAMENTO CONTABLE DE LA CONSTRUCTORA NASE C.A.
TRABAJO ESPECIAL DE GRADO PARA OPTAR AL TITULO DE: LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
PRESENTADO POR:
BR. CASTELLANOS, BETTSY C.I. # V- 12.945.O93
BR. CHACIN, SILVIA C.I. # V- 14.136.443
ASESORADO POR:
ECON. DOMINGA MELÉNDEZ
SOC. NEREIDA RADA
MARACAIBO, JUNIO 2001
DISEÑO DE UN MODELO ADMINISTRATIVO PARA EL
DEPARTAMENTO CONTABLE DE LA CONSTRUCTORA NASE C.A.
DEDICATORIA
A Dios y a la Virgen pues pensaron este momento en nuestras vidas
desde antes de nuestro crecimiento, y sin ellos no hubiese sido posible estar
donde estamos hoy ...
A nuestros padres por apoyarnos y animarnos siempre, para alcanzar
los retos que nos hemos propuesto durante nuestras vidas ...
A nuestros hermanos y demás familiares porque de alguna u otra
manera siempre estuvieron allí para apoyarnos en nuestras alegrías y tristezas
durante nuestro camino ...
Bettsy Castellanos y Silvia Chacín.
AGRADECIMIENTOS
Un especial y sincero agradecimiento a nuestros tutores: Nereida Rada y Dominga
Meléndez; quienes con su paciencia, apoyo y cariño, nos guiaron siempre hacia la
consecución de esta investigación.
A nuestros profesores los cuales nos formaron en nuestra carrera: Eleida Quiva,
Mauricio Parra, Rafael Paz, Alexander Larez, Amy Mosquera, Nívea Petit, Geralin Blanco,
Sonia Durán, Mineira Finol, entre otros.
A nuestros amigos: María Alejandrina Chávez, Belkis Lara, Silvia Sánchez, María
Cristina Alcalá, Nora Pons, Daniel Tineo, Ender Ocando, por brindarnos su ayuda y
comprensión.
Y a todas aquellas personas que nos ayudaron en este proyecto, ¡¡¡
MUCHAS GRACIAS !!! .
Bettsy Castellanos y Silvia Chacín.
RESUMEN
CASTELLANOS, Barrera; Bettsy Beatriz, y Chacín Ríos Silvia Elena. Diseño de un modelo Administrativo para el departamento contable de Constructora NASE C.A. Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín. Facultad de Ciencias Administrativas. Escuela de Administración de Empresas. Maracaibo. Estado Zulia. 2001. 357 paginas.
El presente estudio estuvo dirigido a diseñar un modelo administrativo para el departamento contable de la Constructora NASE C.A. El tipo de investigación fue descriptiva, aplicada y de campo. Se utilizó un diseño no experimental transversal. La población estuvo conformada por 2 analistas que laboran en el Departamento Contable de la empresa y los procesos que son objeto de análisis como parte fundamental del estudio. Se utilizó una entrevista semi estructurada para medir los aspectos relativos al propósito del estudio, validada por expertos. Los datos obtenidos fueron analizados con el conteo natural o frecuencias absolutas (F). Los resultados indicaron que la empresa cuenta con fortalezas como procesos para discriminar las Cuentas Contables que determinan el Balance General y el Estado de Resultados de la empresa, así como la capacidad de recopilar, procesar y revisar información tributaria. En cuanto a las oportunidades indicaron que las tendencias tecnológicas. Reportaron debilidades centradas en la información retrasada. Finalmente, entre las amenazas destacaron las tendencias políticas y económicas del país son las que más afectan actualmente la contabilidad de la empresa. Se establecieron los objetivos y metas, para el departamento contable de la Constructora NASE C.A. Se determinó que deben aplicarse estrategias para motivar, dirigir a los empleados, y fomentar el proceso de comunicación y de trabajo en equipo; así como establecer una estructura organizativa formal que especifique las líneas jerárquicas, la cadena de mando y las funciones del departamento. En cuanto al flujograma, no existe organización alguna y que las actividades contables se ejecutan en la forma como se van requiriendo por lo cual el diseño del modelo administrativo se apoya en dicha información. Palabras Claves: Modelo Administrativo, Flujograma de procesos, objetivos, metas, estructura organizacional.
INDICE GENERAL
VEREDICTO....................................................................................................................... iii
DEDICATORIA................................................................................................................... v
AGRADECIMIENTOS......................................................................................................... vi
RESUMEN........................................................................................................................... vii
INDICE GENERAL............................................................................................................. viii
INDICE DE FIGURAS........................................................................................................ xiii
INDICE DE CUADROS...................................................................................................... xiv
INDICE DE TABLAS......................................................................................................... xv
INDICE DE DIAGRAMAS................................................................................................. xix
INDICE DE ANEXOS......................................................................................................... xx
INTRODUCCIÓN................................................................................................................ 1
CAPITULO I: EL PROBLEMA.......................................................................................... 4
1. Planteamiento del problema............................................................................................. 5
1.1 Formulación del problema.......................................................................................... 11
2. Objetivos a cumplir......................................................................................................... 12
2.1 Objetivo general.......................................................................................................... 12
2.2 Objetivos específicos.................................................................................................. 12
3. Justificación e importancia de la investigación............................................................... 13
4. Delimitación de la investigación..................................................................................... 16
5. Alcance............................................................................................................................. 16
CAPITULO II: MARCO TEORICO..................................................................................
1. Antecedente de la investigación......................................................................................
2. Bases teóricas..................................................................................................................
2.1 Modelo administrativo................................................................................................
2.1.1 Etapas del modelo..................................................................................................
2.1.1.1 Planificación.....................................................................................................
2.1.1.1.1 Definición e importancia.............................................................................
2.1.1.1.2 Elementos de la planificación......................................................................
2.1.1.1.3 Planificación estratégica..............................................................................
2.1.1.1.3.1 Diagnóstico bajo el enfoque estratégico.................................................
2.1.1.1.3.2 Principales aspectos del diagnóstico bajo un enfoque estratégico.........
2.1.1.1.3.3 Análisis de fortaleza, oportunidades, debilidades y
amenazas (FODA)................................................................................
2.1.1.2 Organización......................................................................................................
2.1.1.2.1 Definición e importancia...............................................................................
2.1.1.2.2 Elementos básicos de la organización...........................................................
2.1.1.2.3 Tipos de organización...................................................................................
2.1.1.2.4 Diseño organizacional...................................................................................
2.1.1.2.5 Etapas de la organización..............................................................................
2.1.1.2.6 Estructuras organizacionales.........................................................................
2.1.1.2.7 Técnicas de organización..............................................................................
2.1.1.3 Dirección............................................................................................................
2.1.1.3.1 Definición e importancia...............................................................................
2.1.1.3.2 Etapas de dirección.......................................................................................
2.1.1.4 Control...............................................................................................................
2.1.1.4.1 Definición e importancia...............................................................................
2.1.1.4.2 Etapas del control..........................................................................................
2.1.1.4.3 Factores que comprende el control...............................................................
2.1.1.4.4 Características del control.............................................................................
2.1.1.4.5 Técnicas e instrumentos de control...............................................................
2.2 Conocimiento y comprensión de los procesos............................................................
2.2.1 La naturaleza de los procesos.................................................................................
2.2.2 Identificación del proceso......................................................................................
2.2.3 Definición del proceso...........................................................................................
2.2.4 Sistema de medición y puntos de control del proceso...........................................
2.2.5 Obtención de datos del proceso.............................................................................
2.2.6 Análisis del proceso...............................................................................................
2.2.7 Selección de los procesos para mejoramiento........................................................
2.2.8 Suministrar descripciones del trabajo a los responsables del Proceso..................
2.2.9 Medidas y objetivos de efectividad, eficiencia y adaptabilidad.............................
2.2.10 Modernización del proceso..................................................................................
2.3 Aspectos contables......................................................................................................
2.3.1 Procedimientos contables.......................................................................................
2.3.2 Técnicas para documentar y comunicar decisiones...............................................
2.3.3 Los estados financieros..........................................................................................
2.3.4 Manuales de contabilidad.......................................................................................
3 Definición de términos básicos........................................................................................
4 Sistemas de variable.........................................................................................................
4.1 Modelo administrativo................................................................................................
CAPITULO III: MARCO METODOLOGICO..................................................................
1. Tipo de investigación......................................................................................................
1.1 Diseño de la investigación..........................................................................................
2 Población........................................................................................................................
3. Técnicas e instrumentos de recolección de datos............................................................
3.1 Validez........................................................................................................................
CAPITULO IV: ANÁLISIS DE RESULTADOS..............................................................
1. Presentación de los resultados.........................................................................................
1.1 Análisis de la entrevista semi – estructurada aplicada al personal..............................
1.2 Análisis de los procesos..............................................................................................
2. Interpretación de los resultados......................................................................................
CAPITULO V: DISEÑO...................................................................................................
1. Justificación del modelo administrativo.........................................................................
2. Conceptualización del modelo administrativo................................................................
3. Beneficios del modelo administrativo.............................................................................
4. Metodología del modelo administrativo.........................................................................
5. Misión del departamento contable..................................................................................
6. Visión del departamento contable................................................................................... 259
7. Objetivos del modelo administrativo.............................................................................. 260
8. Metas del departamento contable.................................................................................... 262
9. Políticas del departamento contable................................................................................ 264
10. Estructura organizacional del departamento contable.................................................... 266
11. Flujograma de procesos del departamento contable...................................................... 274
12. Matriz FODA para derivar estrategias............................................................................ 285
12.1 Estrategias de motivación para el departamento contable........................................... 286
12.2 Estrategias de dirección para el departamento contable.............................................. 291
12.3 Estrategias de comunicación para el departamento contable...................................... 295
12.4 Estrategias de trabajo en equipo para el departamento contable................................. 298
13. Instrumentos de control para el departamento contable................................................. 302
CONCLUSIONES................................................................................................................ 312
RECOMENDACIONES....................................................................................................... 318
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS................................................................................. 323
ANEXOS.............................................................................................................................. 329
INDICE DE FIGURAS
Figura # 1: Organigrama vertical.......................................................... 69
Figura # 2: Organigrama horizontal..................................................... 69
Figura # 3: Organigrama mixto............................................................ 70
Figura # 4: Organigrama circular......................................................... 71
Figura # 5: Símbolo de los flujogramas................................................ 74
Figura # 6: Sistema de calidad y mejoramiento continuo.................... 79
Figura # 7: Modelo del proceso de comunicación............................... 89
Figura # 8: Jerarquía de necesidades de Maslow............................... 101
INDICE DE CUADROS
Cuadro # 1: Operacionalización de variables....................................... 159
Cuadro # 2: Distribución de los sujetos de la población..................... 168
Cuadro # 3: Distribución de los objetos de la población..................... 169
INDICE DE TABLAS
Tabla # 1: Fortalezas de los procesos administrativos actuales................... 175
Tabla # 2: Oportunidades de los procesos administrativos actuales............ 176
Tabla # 3: Debilidades de los procesos administrativos actuales................. 177
Tabla # 4: Amenazas de los procesos administrativos actuales................... 178
Tabla # 5: Logros que debe tener el departamento contable a largo
plazo............................................................................................
179
Tabla # 6: Elementos que deben permitir identificar el logro de los
Objetivos.....................................................................................
180
Tabla # 7: Tiempo estipulado para alcanzar los objetivos........................... 181
Tabla # 8: Aspiraciones que debe tener el departamento contable a
corto plazo...................................................................................
182
Tabla # 9: Elementos que deben permitir identificar el logro de las
metas............................................................................................
183
Tabla # 10: Tiempo estipulado para alcanzar las metas................................ 184
Tabla # 11: Tipo de recompensa................................................................... 185
Tabla # 12: Reconocimiento del trabajo realizado por parte del
supervisor...................................................................................
186
Tabla # 13: Reconocimiento que debe obtener el personal........................ 187
Tabla # 14: Nivel de motivación................................................................... 188
Tabla # 15: Técnicas motivacionales............................................................ 189
Tabla # 16: Grado de responsabilidad del puesto......................................... 190
Tabla # 17: Grado de responsabilidad conferido para realizar las
labores........................................................................................
191
Tabla # 18: Mejoramiento de las instalaciones............................................. 192
Tabla # 19: Higiene del sitio de trabajo........................................................ 193
Tabla # 20: Estilo de liderazgo......................................................................
Tabla # 21: Flexibilidad en el estilo de mando del supervisor......................
Tabla # 22: Participación de los supervisados en la toma decisiones...........
Tabla # 23: Pertinencia de la comunicación.................................................
Tabla # 24: Efectividad de la comunicación.................................................
Tabla # 25: Flujo de comunicación...............................................................
Tabla # 26: Flujo de información adecuado................................................
Tabla # 27: Sistema de comunicación...........................................................
Tabla # 28: Medios de comunicación...........................................................
Tabla # 29: Trabajo en equipo entre los gerentes y los empleados..............
Tabla # 30: Tipos de equipos.......................................................................
Tabla # 31: Estructura formal ......................................................................
Tabla # 32: Estructura formal para canalizar adecuadamente la
información................................................................................
Tabla # 33: Estructura formal para optimizar los procesos ..........................
Tabla # 34: Niveles jerárquicos.....................................................................
Tabla # 35: Unidades estructurales del departamento contable....................
Tabla # 36: Importancia de los niveles jerárquicos para los gerentes...........
Tabla # 37: Tipo de organigrama..................................................................
Tabla # 38: Cadena de mando del departamento contable............................
Tabla # 39: Líneas de autoridad....................................................................
Tabla # 40: Delegación de funciones considerando las capacidades del
personal supervisado.................................................................
Tabla # 41: Cargos adscritos al departamento contable................................
Tabla # 42: Tareas del puesto de trabajo......................................................
Tabla # 43: Tareas que deben mejorarse, eliminarse o incluirse..................
Tabla # 44: Funciones principales del cargo................................................
Tabla # 45: Procesos en los que su puesto debe intervenir...........................
Tabla # 46: Inicio de cada uno de los procesos............................................
Tabla # 47: Pasos que luego por orden se deben ejecutar............................ 221
Tabla # 48: Otros puestos que intervienen en cada proceso......................... 222
Tabla # 49: Procesos de los cargos del departamento contable asistente # 1 224
Tabla # 50: Procesos de los cargos del departamento contable asistente # 2 225
INDICE DE DIAGRAMAS
Diagrama # 1: Jerarquía del departamento contable........................... 266
Diagrama # 2: Organigrama de la Constructora NASE C.A................ 267
Diagrama # 3: Organigrama del departamento contable...................... 268
Diagrama # 4: Procedimientos generales del departamento contable.. 275
Diagrama # 5: Flujograma de procesos del departamento contable..... 278
INDICE DE ANEXOS
Anexo # 1: Entrevista Semi – Estructurada........................................ 330
Anexo # 2: Instrumento de Validación................................................. 337
INTRODUCCION
1
INTRODUCCIÓN
Los procesos desde un punto de vista macro; abarcan las actividades claves
requeridas para manejar y/o dirigir la organización. Pudiéndose estos por su magnitud
subdividirse en sub. procesos que tienen una relación lógica de actividades
secuenciales que contribuyen a lograr la misión del mismo.
Por consiguiente, utilizar un modelo administrativo constituye una eficaz
decisión en las organizaciones modernas, debido a que de esta manera se adecuan
todos los recursos existentes para lograr los propósitos previstos.
Lo anterior lleva a considerar la necesidad de realizar el modelo administrativo
para el departamento contable de la empresa objeto de estudio, con lo cual se podrá
ofrecer a la misma una valiosa herramienta de trabajo que oriente las acciones del
personal y contribuye con la consecución de los objetivos y metas en forma eficiente.
Por tanto, el objetivo de este trabajo se centró en diseñar un modelo
administrativo para el departamento contable de la Constructora NASE C.A.
INTRODUCCION
2
Para ello se procedió a:
Diagnosticar la situación actual de los procesos administrativos que se
realizan en el departamento contable de la Constructora NASE C.A.
Establecer objetivos y metas, para el departamento contable.
Diseñar estrategias que permitan motivar, dirigir a los empleados,
fomentar los procesos de comunicación y de trabajo en equipo.
Establecer la estructura organizativa.
Determinar las funciones inherentes a cada puesto de trabajo.
Diseñar flujogramas de procesos.
INTRODUCCION
3
Esta investigación se estructura en cinco capítulos:
El Capítulo I abarca el planteamiento del problema, formulación del
problema, objetivos a cumplir entre los cuales tenemos objetivo general y objetivos
específicos, justificación e importancia de la investigación, delimitación de la
investigación y el alcance.
El Capítulo II expone el antecedente de la investigación, bases teóricas,
definición de términos básicos y los sistemas de variable.
El Capítulo III señala el tipo de investigación, población y las técnicas e
instrumentos de recolección de datos.
El Capítulo IV analiza la presentación de resultados e interpretación de los
resultados.
El Capítulo V presenta el diseño; dentro del mismo tenemos la justificación,
conceptualización, beneficios, y metodología del modelo administrativo, además de
la misión, visión, objetivos, metas, políticas, estructura organizacional, flujograma de
procesos, estrategias de motivación, de dirección, de comunicación, de trabajo en
equipo para el departamento contable.