Gestión del riesgo
PROCEDIMIENTOS
Direccionamiento Institucional
Código: P-DI-003
Versión: 02
Fecha: 25-06-2018
Gestión del riesgo
PROCEDIMIENTOS
Direccionamiento Institucional
Código: P-DI-003
Versión: 02
Fecha: 25-06-2018
PRÓPOSITOEstablecer la metodología para la administración de los riesgos mediante el desarrollo de las etapas de: contexto estratégico, identificación, análisis,valoración y políticas de administración de los riesgos de la Institución.
ALCANCEEste procedimiento aplica para la administración de los riesgos de toda la Institución Universitaria de Envigado.
RESPONSABLE
2000000005 - 115(01) JEFE DE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN - 98660941 JUAN CARLOS RAMIREZ VELÁSQUEZ-
2000000012 - 006(01) JEFE DE OFICINA - 70082411 JOHN JAIRO CIFUENTES CORREA-
DOCUMENTOS DE REFERENCIA•Guía de Administración del Riesgo. Departamento Administrativo de la Función Pública.
ACTIVIDADES DEL PROCESO
CICLO PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE OTROS RESPONSABLES DESCRIPCIÓN REGISTRO
P Determinar el ContextoEstratégico del Proceso:
2000000005 - 115(01) JEFE DE
OFICINA ASESORA DE
PLANEACIÓN - 98660941
JUAN CARLOS RAMIREZ
VELÁSQUEZ
-
2000000012 - 006(01) JEFE DE-
Equipo de proceso
- El Equipo del proceso identificasituaciones que afecten o puedanafectar la operación del proceso:objetivo, desempeño, producto,servicio, y salidas, entre otros. Sedeterminan las cuestionesexternas e internas que puedengenerar situaciones de riesgonegativo, conocidos comodebilidades (cuestiones de riesgo
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PROCEDIMIENTOS
Direccionamiento Institucional
Código: P-DI-003
Versión: 02
Fecha: 25-06-2018
OFICINA - 70082411 JOHN
JAIRO CIFUENTES CORREA
2000000008 - 115(01) JEFE DE
OFICINA ASESORA DE
JURÍDICA - 98652184
RAINIERO ALEXANDER
GONZALEZ CASTRO
-
2000000009 - 105(01) ASESOR
- 43526320 DIANA PILAR
JIMÉNEZ BEDOYA
-
2000000017 - 105(01) ASESOR
- 42871406 MARIA LUISA
MOLINA PAJÓN
-
2000000018 - 064(05)
SECRETARIO GENERAL DE
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA
- 7162518 JORGE ALBERTO
ESTUPIÑÁN APONTE
-
2000000061 - 098(06)
VICERRECTOR DE
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA
- 79234075 HENRY
RONCANCIO GONZALEZ
-
2000000034 - 098(06)
VICERRECTOR DE
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA
- 98567868 NELSON ENRIQUE
MONSALVE
-
2000000095 - 007(04) DECANO-
interno) y amenazas (cuestionesde riesgo externo), los cuales seconvertirán más adelante en lasposibles causas generadoras delriesgo negativo, dejándoseregistro en el F-DI-20Libro:“Matriz DOFA”, en loscampos que apliquen al proceso.
- En cuanto a los riesgospositivos u oportunidades, Sedeterminan las cuestionesexternas e internas que puedengenerar situaciones de riesgopositivo, conocidos comofortalezas (cuestiones de riesgointerno) y oportunidades(cuestiones de riesgo externo),los cuales se convertirán másadelante en las posibles causasgeneradoras del riesgo positivose analizan y registran en elformato F-DI-20 Libro:“Identificación de RiesgosPositivos”, se define el contextodel proceso, identificación de losprincipales riesgos positivos uoportunidades, su descripción,los medios que tiene la IUE paraaprovecharlos, estrategias y plande acción.
- También debe considerarsecomo riesgo positivo, todasaquellas mejoras significativasaplicables al proceso.
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PROCEDIMIENTOS
Direccionamiento Institucional
Código: P-DI-003
Versión: 02
Fecha: 25-06-2018
DE INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA - 16773117
GEORGE EDWIN HERRERA
PORTELA
2000000087 - 007(04) DECANO
DE INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA - 70879494
RAFAEL ALEJANDRO
BETANCOURT DURANGO
-
2000000101 - 007(04) DECANO
DE INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA - 67023719
ANGELA MARIA URREA
CUELLAR
-
2000000081 - 007(04) DECANO
DE INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA - 6421753
JONIER DE JESÚS RENDON
PRADO
-
2000000001 - 048(07) RECTOR
DE INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA - 43072872
BLANCA LIBIA ECHEVERRI
LONDOÑO
-
2000000073 - 006(02) JEFE DE
OFICINA - 98525000 JORGE
HERNANDO RESTREPO
QUIRÓS
-
2000000075 - 006(02) JEFE DE-
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PROCEDIMIENTOS
Direccionamiento Institucional
Código: P-DI-003
Versión: 02
Fecha: 25-06-2018
OFICINA - 43202171 ANGELA
MARIA BOTERO LOPEZ
P Identificar los Riesgos:
2000000005 - 115(01) JEFE DE
OFICINA ASESORA DE
PLANEACIÓN - 98660941
JUAN CARLOS RAMIREZ
VELÁSQUEZ
-
2000000009 - 105(01) ASESOR
- 43526320 DIANA PILAR
JIMÉNEZ BEDOYA
-
2000000012 - 006(01) JEFE DE
OFICINA - 70082411 JOHN
JAIRO CIFUENTES CORREA
-
2000000017 - 105(01) ASESOR
- 42871406 MARIA LUISA
MOLINA PAJÓN
-
2000000018 - 064(05)
SECRETARIO GENERAL DE
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA
- 7162518 JORGE ALBERTO
ESTUPIÑÁN APONTE
-
2000000061 - 098(06)
VICERRECTOR DE
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA
- 79234075 HENRY
RONCANCIO GONZALEZ
-
2000000034 - 098(06)
VICERRECTOR DE
-
Equipo de proceso
- El Equipo del proceso, realiza laidentificación de los riesgos quepueden afectar una desviaciónnegativa de lo esperado, en eldesempeño del proceso mediantelluvia de ideas u otras técnicasapropiadas, y de acuerdo con la“Matriz DOFA”; se analizan yregistran en el formato F-DI-20.Libro: “Identificación deRiesgos Negativos”, se define elcontexto del proceso,identificación de los principalesriesgos, su descripción, losagentes generadores, causa raízy sus efectos.
- Situación similar sucede con laidentificación de los riesgospositivos, que pueden afectar unadesviación positiva de loesperado en el desempeño delproceso. Es decir, lacircunstancia en la cual existe laposibilidad de lograr algún tipo demejora u obtener beneficios deíndole económica, social, laboral,calidad, ambiental entre otros.- Estos riesgos se analizan yregistran en el formato F-DI-20 :libro:“Identificación de RiesgosPositivos”, se define el contextodel proceso, identificación de losprincipales riesgos positivos, sudescripción, la fortaleza que tienela IUE para aprovechar elRiesgo Positivo o la Mejora, laestrategia y el plan de acción arealizar.
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PROCEDIMIENTOS
Direccionamiento Institucional
Código: P-DI-003
Versión: 02
Fecha: 25-06-2018
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA
- 98567868 NELSON ENRIQUE
MONSALVE
2000000001 - 048(07) RECTOR
DE INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA - 43072872
BLANCA LIBIA ECHEVERRI
LONDOÑO
-
2000000008 - 115(01) JEFE DE
OFICINA ASESORA DE
JURÍDICA - 98652184
RAINIERO ALEXANDER
GONZALEZ CASTRO
-
2000000095 - 007(04) DECANO
DE INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA - 16773117
GEORGE EDWIN HERRERA
PORTELA
-
2000000087 - 007(04) DECANO
DE INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA - 70879494
RAFAEL ALEJANDRO
BETANCOURT DURANGO
-
2000000101 - 007(04) DECANO
DE INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA - 67023719
ANGELA MARIA URREA
CUELLAR
-
2000000081 - 007(04) DECANO-
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PROCEDIMIENTOS
Direccionamiento Institucional
Código: P-DI-003
Versión: 02
Fecha: 25-06-2018
DE INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA - 6421753
JONIER DE JESÚS RENDON
PRADO
2000000073 - 006(02) JEFE DE
OFICINA - 98525000 JORGE
HERNANDO RESTREPO
QUIRÓS
-
2000000075 - 006(02) JEFE DE
OFICINA - 43202171 ANGELA
MARIA BOTERO LOPEZ
-
P Priorizar las causas:
2000000005 - 115(01) JEFE DE
OFICINA ASESORA DE
PLANEACIÓN - 98660941
JUAN CARLOS RAMIREZ
VELÁSQUEZ
-
2000000009 - 105(01) ASESOR
- 43526320 DIANA PILAR
JIMÉNEZ BEDOYA
-
2000000012 - 006(01) JEFE DE
OFICINA - 70082411 JOHN
JAIRO CIFUENTES CORREA
-
2000000017 - 105(01) ASESOR
- 42871406 MARIA LUISA
MOLINA PAJÓN
-
2000000018 - 064(05)
SECRETARIO GENERAL DE
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA
-
Equipo de proceso
- De las causas identificadas paralos riesgos negativos definidos sehace una priorización,identificando la causa raíz quepodría generar el riesgo.- En el caso de que no se déconsenso por parte del equipo delproceso, se pueden apoyar en eldocumento “Herramientas para ladefinición y análisis de posiblescausas que generan unproblema”.- Técnica de Grupo Nominal” (Veranexo 1) con el fin de determinarla causa raíz generadora delriesgo.- Otras técnicas que se podríanconsultar, determinar y aplicar adiscrecionalidad del Equipo deMejoramiento son:- Diagrama de Pareto- Histograma- Diagrama Ishikawa- Diagrama de Dispersión- Gráfica de Control- Estratificación
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PROCEDIMIENTOS
Direccionamiento Institucional
Código: P-DI-003
Versión: 02
Fecha: 25-06-2018
- 7162518 JORGE ALBERTO
ESTUPIÑÁN APONTE
2000000008 - 115(01) JEFE DE
OFICINA ASESORA DE
JURÍDICA - 98652184
RAINIERO ALEXANDER
GONZALEZ CASTRO
-
2000000034 - 098(06)
VICERRECTOR DE
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA
- 98567868 NELSON ENRIQUE
MONSALVE
-
2000000061 - 098(06)
VICERRECTOR DE
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA
- 79234075 HENRY
RONCANCIO GONZALEZ
-
2000000001 - 048(07) RECTOR
DE INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA - 43072872
BLANCA LIBIA ECHEVERRI
LONDOÑO
-
2000000073 - 006(02) JEFE DE
OFICINA - 98525000 JORGE
HERNANDO RESTREPO
QUIRÓS
-
2000000075 - 006(02) JEFE DE
OFICINA - 43202171 ANGELA
MARIA BOTERO LOPEZ
-
- Los Cinco ¿Por Qué?
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PROCEDIMIENTOS
Direccionamiento Institucional
Código: P-DI-003
Versión: 02
Fecha: 25-06-2018
2000000095 - 007(04) DECANO
DE INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA - 16773117
GEORGE EDWIN HERRERA
PORTELA
-
2000000087 - 007(04) DECANO
DE INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA - 70879494
RAFAEL ALEJANDRO
BETANCOURT DURANGO
-
2000000101 - 007(04) DECANO
DE INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA - 67023719
ANGELA MARIA URREA
CUELLAR
-
2000000081 - 007(04) DECANO
DE INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA - 6421753
JONIER DE JESÚS RENDON
PRADO
-
PAnalizar y calificarpreliminarmente los RiesgosNegativos:
2000000005 - 115(01) JEFE DE
OFICINA ASESORA DE
PLANEACIÓN - 98660941
JUAN CARLOS RAMIREZ
VELÁSQUEZ
-
2000000008 - 115(01) JEFE DE
OFICINA ASESORA DE
JURÍDICA - 98652184
-
Equipo de proceso
- El Equipo de Mejoramiento decada proceso de acuerdo a latabla “Matriz de Calificación,Evaluación y Repuesta a losRiesgos” (Ver anexo 2) realiza lacalificación de los riesgos (sintener en cuenta los controlesexistentes) según:- La Probabilidad de Ocurrencia:Es calificada como alta (3), media(2) o baja (1) analizando elnúmero de veces que el riesgo seha presentado en un determinado
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PROCEDIMIENTOS
Direccionamiento Institucional
Código: P-DI-003
Versión: 02
Fecha: 25-06-2018
RAINIERO ALEXANDER
GONZALEZ CASTRO
2000000009 - 105(01) ASESOR
- 43526320 DIANA PILAR
JIMÉNEZ BEDOYA
-
2000000012 - 006(01) JEFE DE
OFICINA - 70082411 JOHN
JAIRO CIFUENTES CORREA
-
2000000018 - 064(05)
SECRETARIO GENERAL DE
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA
- 7162518 JORGE ALBERTO
ESTUPIÑÁN APONTE
-
2000000061 - 098(06)
VICERRECTOR DE
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA
- 79234075 HENRY
RONCANCIO GONZALEZ
-
2000000034 - 098(06)
VICERRECTOR DE
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA
- 98567868 NELSON ENRIQUE
MONSALVE
-
2000000075 - 006(02) JEFE DE
OFICINA - 43202171 ANGELA
MARIA BOTERO LOPEZ
-
2000000073 - 006(02) JEFE DE
OFICINA - 98525000 JORGE
HERNANDO RESTREPO
-
tiempo o puede presentarse,teniendo como referencia elAnexo 3 Tabla de Descriptoresde Probabilidad e Impacto, de sernecesario cada equipo deproceso puede definir su propiatabla de descriptores. Ladeterminación de si laprobabilidad es alta, media o bajasegún sea el caso, queda acriterio del Equipo de proceso,teniendo en cuenta la descripcióndel riesgo, el agente generador ysus causas.- El Impacto: Es calificado comoleve (5), moderado (10) o grave(20) analizando lasconsecuencias o efectos queproduciría el riesgo, teniendocomo referencia el Anexo 3Tabla de Descriptores deProbabilidad e Impacto.- La calificación de los riesgos seefectúa multiplicando laProbabilidad por el Impacto ysegún el resultado se ubica cadauno de los riesgos en la “Matrizde Calificación, Evaluación yRepuesta a los Riesgos” (VerAnexo No. 2) en la zona deriesgo correspondiente(cuadrantes). Se deja registro dela calificación de la probabilidad ydel impacto en el formato F-DI-20Libro: “Mapa de Riesgos”, en lascolumnas “Calificación Preliminarde Probabilidad” y “CalificaciónPreliminar de Impacto”.
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PROCEDIMIENTOS
Direccionamiento Institucional
Código: P-DI-003
Versión: 02
Fecha: 25-06-2018
QUIRÓS
2000000101 - 007(04) DECANO
DE INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA - 67023719
ANGELA MARIA URREA
CUELLAR
-
2000000087 - 007(04) DECANO
DE INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA - 70879494
RAFAEL ALEJANDRO
BETANCOURT DURANGO
-
2000000081 - 007(04) DECANO
DE INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA - 6421753
JONIER DE JESÚS RENDON
PRADO
-
2000000095 - 007(04) DECANO
DE INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA - 16773117
GEORGE EDWIN HERRERA
PORTELA
-
2000000017 - 105(01) ASESOR
- 42871406 MARIA LUISA
MOLINA PAJÓN
-
2000000001 - 048(07) RECTOR
DE INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA - 43072872
BLANCA LIBIA ECHEVERRI
LONDOÑO
-
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PROCEDIMIENTOS
Direccionamiento Institucional
Código: P-DI-003
Versión: 02
Fecha: 25-06-2018
V
2000000005 - 115(01) JEFE DE
OFICINA ASESORA DE
PLANEACIÓN - 98660941
JUAN CARLOS RAMIREZ
VELÁSQUEZ
-
2000000008 - 115(01) JEFE DE
OFICINA ASESORA DE
JURÍDICA - 98652184
RAINIERO ALEXANDER
GONZALEZ CASTRO
-
2000000009 - 105(01) ASESOR
- 43526320 DIANA PILAR
JIMÉNEZ BEDOYA
-
2000000017 - 105(01) ASESOR
- 42871406 MARIA LUISA
MOLINA PAJÓN
-
2000000001 - 048(07) RECTOR
DE INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA - 43072872
BLANCA LIBIA ECHEVERRI
LONDOÑO
-
2000000034 - 098(06)
VICERRECTOR DE
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA
- 98567868 NELSON ENRIQUE
MONSALVE
-
2000000061 - 098(06)
VICERRECTOR DE
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA
-
Equipo de proceso
- Luego de calificar el riesgo, segenera la evaluación del mismo,es decir, la zona en donde seubica el riesgo (aceptable,tolerable, moderado, importante einaceptable) en el Formato F-DI-20 Libro: “Mapa de Riesgos”, enla columna Evaluación Preliminarde Riesgo.
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PROCEDIMIENTOS
Direccionamiento Institucional
Código: P-DI-003
Versión: 02
Fecha: 25-06-2018
- 79234075 HENRY
RONCANCIO GONZALEZ
2000000018 - 064(05)
SECRETARIO GENERAL DE
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA
- 7162518 JORGE ALBERTO
ESTUPIÑÁN APONTE
-
2000000095 - 007(04) DECANO
DE INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA - 16773117
GEORGE EDWIN HERRERA
PORTELA
-
2000000087 - 007(04) DECANO
DE INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA - 70879494
RAFAEL ALEJANDRO
BETANCOURT DURANGO
-
2000000101 - 007(04) DECANO
DE INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA - 67023719
ANGELA MARIA URREA
CUELLAR
-
2000000081 - 007(04) DECANO
DE INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA - 6421753
JONIER DE JESÚS RENDON
PRADO
-
2000000073 - 006(02) JEFE DE
OFICINA - 98525000 JORGE
-
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PROCEDIMIENTOS
Direccionamiento Institucional
Código: P-DI-003
Versión: 02
Fecha: 25-06-2018
HERNANDO RESTREPO
QUIRÓS
2000000075 - 006(02) JEFE DE
OFICINA - 43202171 ANGELA
MARIA BOTERO LOPEZ
-
2000000012 - 006(01) JEFE DE
OFICINA - 70082411 JOHN
JAIRO CIFUENTES CORREA
-
V Valorar los Riesgos Negativos:
2000000001 - 048(07) RECTOR
DE INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA - 43072872
BLANCA LIBIA ECHEVERRI
LONDOÑO
-
2000000034 - 098(06)
VICERRECTOR DE
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA
- 98567868 NELSON ENRIQUE
MONSALVE
-
2000000005 - 115(01) JEFE DE
OFICINA ASESORA DE
PLANEACIÓN - 98660941
JUAN CARLOS RAMIREZ
VELÁSQUEZ
-
2000000009 - 105(01) ASESOR
- 43526320 DIANA PILAR
JIMÉNEZ BEDOYA
-
2000000012 - 006(01) JEFE DE
OFICINA - 70082411 JOHN
-
Equipo de proceso
- El equipo de proceso analiza ydescribe los controles existentesrelacionados directamente con elriesgo identificado y su causa raízy lo documenta en la columna“Controles existentes” del formatoF-DI-20 Libro: “Mapa deRiesgos”. Los controles puedenestar definidos en losprocedimientos documentados,en la normatividad legal yreglamentación aplicable, opolíticas o directrices académicasy administrativas, entre otros.- Para realizar la evaluación delos controles existentes, seresponden las siguientespreguntas:
1. ¿Los controles estándocumentados?2. ¿Se está aplicando en laactualidad?3. ¿Es efectivo para minimizar elriesgo? (ver anexo 4)- De acuerdo a las respuestas delas preguntas anteriores se deberesponder si los controlesdisminuyen o no la probabilidady/o el impacto del riesgo, dejandoregistro en el formato F-DI-20
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PROCEDIMIENTOS
Direccionamiento Institucional
Código: P-DI-003
Versión: 02
Fecha: 25-06-2018
JAIRO CIFUENTES CORREA
2000000017 - 105(01) ASESOR
- 42871406 MARIA LUISA
MOLINA PAJÓN
-
2000000018 - 064(05)
SECRETARIO GENERAL DE
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA
- 7162518 JORGE ALBERTO
ESTUPIÑÁN APONTE
-
2000000008 - 115(01) JEFE DE
OFICINA ASESORA DE
JURÍDICA - 98652184
RAINIERO ALEXANDER
GONZALEZ CASTRO
-
2000000061 - 098(06)
VICERRECTOR DE
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA
- 79234075 HENRY
RONCANCIO GONZALEZ
-
2000000095 - 007(04) DECANO
DE INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA - 16773117
GEORGE EDWIN HERRERA
PORTELA
-
2000000087 - 007(04) DECANO
DE INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA - 70879494
RAFAEL ALEJANDRO
BETANCOURT DURANGO
-
Libro: “Mapa de Riesgos” en lascolumnas ¿Disminuye el nivel deprobabilidad del riesgo?” y“¿Disminuye el nivel de impactodel riesgo?”, generándoseautomáticamente la calificacióndefinitiva de probabilidad eimpacto, la valoración del riesgo ylas medidas de respuesta(asumir, transferir, reducir, evitaro compartir el riesgo).
Valorar los Riesgos Positivos:
- El equipo de proceso analiza yprioriza los Riesgos Positivos uOportunidades a través de latécnica “Factores de Incidencia” ylos documenta en las columnasque están relacionadas con la“Priorización de Oportunidadespor Factores de Incidencia” delformato F-DI-20 Libro:“Identificación de RiesgosPositivos”.
- Para realizar la priorización delos riesgos positivos se deberemitir al anexo 5
- Al registrar la calificación porcada Factor de Incidencia: tiemporequerido, costo a incurrir,personal requerido, beneficios alproceso o la IUE, se generaautomáticamente la calificacióndefinitiva del riesgo positivo.
- Es importante mencionar quepara la selección de aquellosRiesgos Positivos uOportunidades con mayorPOSIBILIDAD son aquellos que
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PROCEDIMIENTOS
Direccionamiento Institucional
Código: P-DI-003
Versión: 02
Fecha: 25-06-2018
2000000101 - 007(04) DECANO
DE INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA - 67023719
ANGELA MARIA URREA
CUELLAR
-
2000000081 - 007(04) DECANO
DE INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA - 6421753
JONIER DE JESÚS RENDON
PRADO
-
2000000073 - 006(02) JEFE DE
OFICINA - 98525000 JORGE
HERNANDO RESTREPO
QUIRÓS
-
2000000075 - 006(02) JEFE DE
OFICINA - 43202171 ANGELA
MARIA BOTERO LOPEZ
-
refieran el MENOR TOTAL
V Tratar los Riesgos Negativos:
2000000005 - 115(01) JEFE DE
OFICINA ASESORA DE
PLANEACIÓN - 98660941
JUAN CARLOS RAMIREZ
VELÁSQUEZ
-
2000000009 - 105(01) ASESOR
- 43526320 DIANA PILAR
JIMÉNEZ BEDOYA
-
2000000012 - 006(01) JEFE DE
OFICINA - 70082411 JOHN
JAIRO CIFUENTES CORREA
-
Equipo de proceso
- Para dar el tratamiento a losriesgos, de acuerdo a lavaloración dada, el equipo deproceso determina los nuevoscontroles y registra las accionesnecesarias para suimplementación, considerando loestablecido en la “Matriz deCalificación, Evaluación yRespuesta a los Riesgos” (Veranexo 2) y al análisis de laefectividad de los controles aimplementar de acuerdo al Anexo4 Tabla de efectividad de loscontroles.- La prioridad para la toma de lasacciones depende de la zona de
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Gestión del riesgo
PROCEDIMIENTOS
Direccionamiento Institucional
Código: P-DI-003
Versión: 02
Fecha: 25-06-2018
2000000017 - 105(01) ASESOR
- 42871406 MARIA LUISA
MOLINA PAJÓN
-
2000000008 - 115(01) JEFE DE
OFICINA ASESORA DE
JURÍDICA - 98652184
RAINIERO ALEXANDER
GONZALEZ CASTRO
-
2000000018 - 064(05)
SECRETARIO GENERAL DE
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA
- 7162518 JORGE ALBERTO
ESTUPIÑÁN APONTE
-
2000000001 - 048(07) RECTOR
DE INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA - 43072872
BLANCA LIBIA ECHEVERRI
LONDOÑO
-
2000000034 - 098(06)
VICERRECTOR DE
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA
- 98567868 NELSON ENRIQUE
MONSALVE
-
2000000061 - 098(06)
VICERRECTOR DE
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA
- 79234075 HENRY
RONCANCIO GONZALEZ
-
2000000075 - 006(02) JEFE DE-
riesgo donde se ubica,considerando lo siguiente:
_ Zona Roja (Riesgo Inaceptablee importante): Requiere atencióninmediata (acción correctiva opreventiva, dependiendo si elriesgo se ha materializado o no),es prioritaria.
- Zona Amarilla (RiesgoModerado): Requiere acciones decontrol (acción correctiva opreventiva, dependiendo si elriesgo se ha materializado o no) ymonitoreo permanente, pero noes prioritaria.- Zona Verde (Tolerable yAceptable): Seguir aplicando loscontroles existentes y hacermonitoreo periódico.
- Teniendo en cuenta la prioridadlos nuevos controles y susrespectivas acciones se dejaregistro en el formato F-DI-20Libro:“Plan de Mejoramiento”. ElEquipo del Proceso debe realizarseguimiento semestral (losprimeros quince días de losmeses de junio y noviembre) alas acciones (preventivas y deprotección) acordadas en el plande mejoramiento.
Tratar los Riesgos Positivos:
- Para dar el tratamiento a losriesgos positivos, de acuerdo a lavaloración dada por la“Priorización de oportunidadespor factores de incidencia”, elequipo de proceso determina y
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Gestión del riesgo
PROCEDIMIENTOS
Direccionamiento Institucional
Código: P-DI-003
Versión: 02
Fecha: 25-06-2018
OFICINA - 43202171 ANGELA
MARIA BOTERO LOPEZ
2000000073 - 006(02) JEFE DE
OFICINA - 98525000 JORGE
HERNANDO RESTREPO
QUIRÓS
-
2000000095 - 007(04) DECANO
DE INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA - 16773117
GEORGE EDWIN HERRERA
PORTELA
-
2000000101 - 007(04) DECANO
DE INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA - 67023719
ANGELA MARIA URREA
CUELLAR
-
2000000087 - 007(04) DECANO
DE INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA - 70879494
RAFAEL ALEJANDRO
BETANCOURT DURANGO
-
2000000081 - 007(04) DECANO
DE INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA - 6421753
JONIER DE JESÚS RENDON
PRADO
-
registra las acciones necesariaspara su implementación, lascuales pueden ser:- Explotar: Busca eliminar laincertidumbre asociada con unriesgo a la alza en particular,asegurando que la oportunidaddefinitivamente se concrete- Compartir: Implica asignar todaa parte de la propiedad de laoportunidad a un tercero mejorcapacitado para capturar laoportunidad en beneficio de laorganización- Mejorar: Se utiliza paraaumentar la probabilidad y/o losimpactos positivos de unaoportunidad
- Aceptar: Estar dispuesto aaprovechar la oportunidad si sepresenta, pero sin buscarla demanera activa
Es necesario tener presente quepara la selección de aquellosRiesgos Positivos uOportunidades con mayorPOSIBILIDAD son aquellos querefieran el MENOR TOTAL yconforme a la capacidad de laorganización, se pueden asumirlas acciones enunciadasanteriormente.
H Revisar y Actualizar el Mapa deRiesgos Negativos:
2000000005 - 115(01) JEFE DE
OFICINA ASESORA DE
- Equipo de MejoramientoContinuo
- Anualmente (en el mes denoviembre) el Equipo de procesorevisa y actualiza el Mapa deRiesgos con base en los
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Gestión del riesgo
PROCEDIMIENTOS
Direccionamiento Institucional
Código: P-DI-003
Versión: 02
Fecha: 25-06-2018
PLANEACIÓN - 98660941
JUAN CARLOS RAMIREZ
VELÁSQUEZ
2000000012 - 006(01) JEFE DE
OFICINA - 70082411 JOHN
JAIRO CIFUENTES CORREA
-
resultados de la implementaciónde los nuevos controles ycambios que puedan afectar elcumplimiento de los objetivos dela institución.
- Registro: Mapa de RiesgosNegativos Actualizado.
- Revisar y Actualizar losRiesgos Positivos a través de laPriorización de Oportunidadespor Factores de Incidencia:
- Anualmente (en el mes denoviembre) el Equipo de procesorevisa y actualiza RiesgosPositivos mediante la Priorizaciónde Oportunidades por Factoresde Incidencia con base en losresultados generados y loscambios que puedanpotencializar el cumplimiento delos objetivos de la institución.
- Registro: Riesgos Positivos uOportunidades Actualizados através de la Priorización deOportunidades por Factores deIncidencia.
Consolidar Mapa de RiesgosInstitucional:
2000000005 - 115(01) JEFE DE
OFICINA ASESORA DE
PLANEACIÓN - 98660941
JUAN CARLOS RAMIREZ
VELÁSQUEZ
-
Jefe de la Oficina Asesora dePlaneación
- Consolidar Mapa de RiesgosInstitucional:
- Una vez actualizados los mapasde riesgos por proceso el Jefe dela Oficina Asesora de Planeaciónprocede a consolidar el mapainstitucional de riesgos yoportunidades con el insumo quepresente cada proceso.
- Registro: Mapa de riesgos yoportunidades institucional.
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Gestión del riesgo
PROCEDIMIENTOS
Direccionamiento Institucional
Código: P-DI-003
Versión: 02
Fecha: 25-06-2018
Verificar la Implementación de laAdministración del Riesgo:
2000000017 - 105(01) ASESOR
- 42871406 MARIA LUISA
MOLINA PAJÓN
-Jefe de la Oficina Asesora deControl Interno
- La Oficina Asesora de ControlInterno en el ejercicio de laevaluación independienteprogramará la auditoríarespectiva a los RiesgosNegativos y Positivos como loscontroles de acuerdo con elprocedimiento de auditoriasinternas.
Registro: Registros de auditoria2000000017 - 105(01) ASESOR
- 42871406 MARIA LUISA
MOLINA PAJÓN
-
DEFINICIONES
Agente Generador: Se entienden como todos los sujetos u objetos que tienen la capacidad de originar un riesgo; se pueden clasificar en las siguientes
categorías: personas, materiales, equipos, instalaciones y entorno
-
Análisis de Riesgo: Elemento de Control, que permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos positivos y/o negativos y el impacto de sus
consecuencias, calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidad de la entidad pública para su aceptación y manejo
-
Asumir el Riesgo: luego de que el riesgo sea reducido o transferido puede quedar un riesgo residual que se mantiene, en este caso se acepta la pérdida
residual probable y se elabora planes de contingencia
-
Calificación del Riesgo: Es el valor obtenido al multiplicar el nivel de probabilidad de ocurrencia por el nivel de impacto asignado a un determinado riesgo.-Causa: Son factores generadores del riesgo (debilidades y amenazas). Son los por qué de la ocurrencia del evento riesgoso-Compartir o transferir el riesgo: reduce su efecto a través del traspaso de las pérdidas a otras organizaciones, como en el caso de los contratos de
seguros
-
Descripción del Riesgo: Es la definición específica de cómo se manifiesta el riesgo en el proceso, acordado por el respectivo Equipo de Mejoramiento-Efecto: Son las consecuencias o el impacto que se genera con la ocurrencia del riesgo. Pueden estar asociados a aspectos: humanos, legales,
infraestructura, Imagen, económicos, información y operacionales
-
Evaluación del Riesgo: Corresponde a la Zona de Riesgo (cuadrante donde queda clasificado el riesgo) determinada por la calificación del mismo, de
acuerdo con la “Matriz de Calificación, Evaluación y Repuesta a los Riesgos” (Ver Anexo 2.). Puede ser: Aceptable, tolerable, moderado, importante o
-
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Gestión del riesgo
PROCEDIMIENTOS
Direccionamiento Institucional
Código: P-DI-003
Versión: 02
Fecha: 25-06-2018
inaceptable.
Evitar el riesgo: Medidas encaminadas a prevenir su materialización-Gestión del Riesgos: Conjunto de actividades encaminadas a identificar, analizar, valorar y hacer el debido tratamiento de aquellos factores (causas y
agentes) internos y externos que afecten el adecuado cumplimiento y desarrollo del proceso.
-
Identificación de riesgos: Elemento de Control, que posibilita conocer los eventos potenciales, estén o no bajo el control de la Entidad Pública, que
ponen en riesgo el logro de su Misión, estableciendo los agentes generadores, las causas y los efectos de su ocurrencia
-
Impacto: Conjunto de posibles efectos como consecuencia de la ocurrencia del riesgo.-Matriz DOFA: Elemento de Control, que permite establecer el lineamiento estratégico que orienta las decisiones de la entidad pública, frente a los riesgos
que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos producto de la observación, distinción y análisis del conjunto de circunstancias internas y externas
que puedan generar eventos que originen oportunidades o afecten el cumplimiento de su función, misión y objetivos institucionales
-
Pensamiento Basado en Riesgos: es el proceso mediante el cual permite a la organización determinar los factores que podrían causar que los procesos
y el sistema de gestión se desvíen de los resultados planificados, para poner en marcha controles preventivos para minimizar los efectos negativos y
maximizar el uso de las oportunidades a medida que surjan. Es decir, que ella debe abordar los riesgos y las oportunidades asociadas a su contexto y
objetivos
-
Políticas de Administración del Riesgo: Elemento de Control, que permite estructurar criterios orientadores en la toma de decisiones, respecto al
tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior de la entidad pública
-
Probabilidad: Es la posibilidad de que el evento riesgoso ocurra de acuerdo a situaciones ya presentadas basadas en registros reales, datos, hechos o
información conocida. En caso de no tenerse información la probabilidad se infiere y se valora a partir del consenso del Equipo de Mejoramiento
-
Reducir el riesgo: Medidas encaminadas a disminuir tanto la probabilidad (medidas de prevención), como el impacto (medidas de protección).-Riesgo: Efecto de la incertidumbre-Valoración del Riesgo: Elemento de Control, que determina el nivel o grado de exposición de la entidad pública al impacto del riesgo, permitiendo estimar
las prioridades para su tratamiento
-
POLÍTICAS DE OPERACIÓNLa Institución Universitaria de Envigado declara que en el desarrollo de sus actividades pueden presentar riesgos, para lo cual se compromete a adoptarmecanismos y acciones necesarias para el control de los mismos, de tal forma que disminuyan su probabilidad de ocurrencia y/o minimice su impacto.
Por lo tanto, se desarrollan cinco elementos de control para la administración de los riesgos: El contexto estratégico (factores internos y externos que
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Gestión del riesgo
PROCEDIMIENTOS
Direccionamiento Institucional
Código: P-DI-003
Versión: 02
Fecha: 25-06-2018
generan posibles situaciones de riesgos), la identificación de los riesgos, el análisis de riesgos, la valoración y el tratamiento de los mismos, que comprendela definición de políticas y controles, contribuyendo esta herramienta hacia el mejoramiento continuo de la gestión de la entidad.Para la implementación deesta política, es fundamental tener claridad sobre la misión, visión, valores y objetivos institucionales, de manera que no se perciba esta herramientagerencial como algo aislado del mismo accionar académico y administrativo.
La administración de riesgos, se debe ceñir al procedimiento documentado para tal fin, el cual se estableció con base en metodologías reconocidas tanto anivel nacional como internacional.
Para los riesgos valorados como inaceptables o importantes se debe priorizar su tratamiento, documentando los nuevos controles a través de accionespreventivas.
NOTAS DE CAMBIO
Fecha Descripción Archivos
24-10-2016 Se ajusta el procedimiento conforme a lineamientos de Norma ISO 9001:2015 “ Pensamiento Basado en Riesgos” comotambién la herramienta para la gestión del riesgo: F-DI-20 Riesgos
07-10-2012 Se actualiza el formato F-DI-02 adicionando nuevas campos donde se especifican la formulación de estrategias: FO, FA,DO y DA. Si el proceso analizado no requiere enunciar las estrategias relacionadas, se coloca N/A.
ANEXOSP-DI-03 Procedimiento para la gestion del riesgo.doc
Elabora Revisa y Aprueba
JUAN CARLOS RAMIREZ VELÁSQUEZ
JEFE DE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
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