IntroducciónPráctica: Introducción
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Elkarlan (Sharepoint)Herramienta web de colaboración
Digna María González Otero
15 de enero de 2012
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Índice I
1 Introducción¿Qué es Elkarlan?¿Se puede restringir el acceso?¿Cómo lo puedo utilizar?Condiciones de uso
2 Práctica: IntroducciónPágina de informaciónAcceso a sitio de pruebaAspecto de la ventana principal
3 Edición rápidaAñadir anunciosAcciones del anuncioAñadir documentos
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Índice IICalendario de eventosAcciones del evento
4 Acceso a contenidosPágina principalAnunciosCalendarioDocumentosPapelera
5 Administración: acciones del sitioCrear biblioteca de documentosCrear biblioteca de imágenesReorganizar página
6 Gestión de usuariosDigna González Otero Elkarlan (Sharepoint) 3/94
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¿Qué es Elkarlan?¿Se puede restringir el acceso?¿Cómo lo puedo utilizar?Condiciones de uso
Elkarlan
Introducción• Elkarlan: herramienta web de colaboración basada enSharepoint.
• Diferentes módulos:• Servicio de ficheros.• Agenda.• Tareas.• Tablón.• Encuestas.• Otros.
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¿Qué es Elkarlan?¿Se puede restringir el acceso?¿Cómo lo puedo utilizar?Condiciones de uso
Permisos de acceso• Perfiles de usuarios:
• Administrador.• Escritor.• Lector.
• Los permisos se aplican a todo el sitio, pero se pueden definirpermisos para cada elemento de forma individual.
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¿Qué es Elkarlan?¿Se puede restringir el acceso?¿Cómo lo puedo utilizar?Condiciones de uso
Aplicaciones• Pensado para el trabajo colaborativo: control de versiones,alertas cuando un documento se modifica, etc.
• Gestión de proyectos:• Agenda común.• Lista de tareas pendientes.• Repositorio de documentos.
• Sitio personal (documentos, agenda, notas importantes...)• Incluso comunicación con los alumnos (documentos, foros,encuestas...). Realmente, para eso está Moodle.
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¿Qué es Elkarlan?¿Se puede restringir el acceso?¿Cómo lo puedo utilizar?Condiciones de uso
Condiciones de uso• Para solicitar un sitio en Elkarlan, hay que ser PAS o PDI.• Para editar, basta con ser alumno.• Accesible desde todo Internet (no hace falta VPN).• Sólo accesible a personas de la universidad, con cuenta LDAP.• Página de información sobre Elkarlan:
http://www.ehu.es/elkarlan
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Página de informaciónAcceso a sitio de pruebaPantalla principal
Acceso a la web de información• Vamos a acceder a la web de información de Elkarlan:
http://www.ehu.es/elkarlan
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Página de informaciónAcceso a sitio de pruebaPantalla principal
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Página de informaciónAcceso a sitio de pruebaPantalla principal
Página de información• La página de información contiene:
• Condiciones del servicio.• Manual de usuario.• Manual del administrador.• Enlace para solicitar alta en el servicio (tarda varias horas).
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Página de informaciónAcceso a sitio de pruebaPantalla principal
Acceso a sitio de prueba• Accede al sitio de Elkarlan de la siguiente página:
https://www.elkarlan.ehu.es/guneak/formacion• Introduce tus datos de LDAP.• Antes de tu nombre de usuario, escribe ADM\. Ejemplo: si tunombre de usuario es dgonzalez003, escribeADM\dgonzalez003.
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Página de informaciónAcceso a sitio de pruebaPantalla principal
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Página de informaciónAcceso a sitio de pruebaPantalla principal
Página principal del sitio• Fijáos en los paneles de la página principal.• El menú “Acciones del sitio” sólo está disponible para losadministradores.
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Añadir anunciosAcciones del anuncioAñadir documentosCalendario de eventosAcciones del evento
Edición rápida• En la página principal de Elkarlan hay acceso rápido aanuncios, documentos y calendario.
Edición rápida• Vamos a utilizar los accesos de la página principal para creardiferentes elementos.
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Añadir anunciosAcciones del anuncioAñadir documentosCalendario de eventosAcciones del evento
Tablón de anuncios
Tablón de anuncios• Uno de los elementos de la página principal es un tablón deanuncios.
• Permite publicar noticias o avisos.
Crear un nuevo anuncio• Vamos a crear un nuevo anuncio que se publicará en la página.
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1. Haz clic en “Agregar nuevo anuncio”
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2. Aparecerá un formulario para rellenar el anuncio
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3. Rellena el anuncio con los datos a publicar
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4. El anuncio publicado aparecerá en la página principal
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Acciones del anuncio
Tablón de anuncios• Haciendo clic en el nombre del anuncio podemos verlocompleto y realizar algunas acciones.
Acciones del anuncio• Vamos a entrar en un anuncio ya existente y ver las opcionesque tenemos disponibles.
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1. Haz clic en el nombre de un anuncio
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2. Vemos el anuncio y una barra de herramientas
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3. Nuevo elemento: crear nuevo anuncio
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4. Editar elemento: modificar el anuncio
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5. Eliminar elemento: eliminar el anuncio
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6. Administrar permisos: configurar acceso
• Permite configurar quién puede acceder al elemento y con quépermisos.
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6. Administrar permisos: configurar acceso
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7. Enviarme alertas: recibir avisos
• Permite suscribirse a cambios en el elemento.
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7. Enviarme alertas: recibir avisos
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Añadir anunciosAcciones del anuncioAñadir documentosCalendario de eventosAcciones del evento
Biblioteca de documentos
Biblioteca de documentos• Otro elemento de la página principal es la biblioteca dedocumentos.
• Se pueden subir documentos, organizarlos por carpetas, etc.• Se puede llevar un control de versiones y recibir alertascuando un documento es modificado.
Crear un documento• Vamos a cargar un fichero ya creado.
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1. Haz clic en “Agregar nuevo documento”
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2. Aparecerá un formulario para subir el documento
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3. Rellena el formulario con los datos del documento
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4. El documento aparecerá en la página principal
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Calendario de eventos
Calendario de eventos• En la página principal también hay un calendario de eventos.• Permite establecer un calendario compartido.
Crear eventos• Vamos a ver cómo crear nuevos eventos.
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1. Haz clic en “Agregar nuevo evento”
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Añadir anunciosAcciones del anuncioAñadir documentosCalendario de eventosAcciones del evento
2. Aparecerá un formulario para crear el evento
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3. Rellena el formulario con los datos del evento
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4. El evento aparecerá en la página principal
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Acciones del evento
Eventos del calendario• Haciendo clic en el nombre del evento podemos verlo completo y
realizar algunas acciones (barra casi igual a la de anuncios).
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Página principalAnunciosCalendarioDocumentosPapelera
Página principal: acceso a contenidos
Acceso a contenidos• En la página principal, haciendo clic en el título de losdiferentes bloques (“Anuncios”, “Documentos”,“Calendario”), podemos ver el contenido de cada bloque.
• Desde ahí de nuevo podremos crear elementos, editarlos oeliminarlos.
• Además, si tenemos permisos, podremos configurar la vista.
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Página principalAnunciosCalendarioDocumentosPapelera
Página principal: acceso a contenidos
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Página principalAnunciosCalendarioDocumentosPapelera
Práctica
Práctica• Vamos a practicar con las diferentes páginas, para ver quéopciones proporcionan y preguntar las dudas que vayansurgiendo.
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Página principalAnunciosCalendarioDocumentosPapelera
Página de anuncios
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Página principalAnunciosCalendarioDocumentosPapelera
Página de documentos
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Página principalAnunciosCalendarioDocumentosPapelera
Página de calendario
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Página principalAnunciosCalendarioDocumentosPapelera
Documentos
Nuevo documento• La opción de “Nuevo documento” abre el editor para crear undocumento nuevo, sin necesidad de tenerlo ya creado.
• Problema: Sólo compatible con Internet Explorer y MicrosoftWord.
• Para mayor compatibilidad, se puede usar la opción de“Cargar documento”.
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Página principalAnunciosCalendarioDocumentosPapelera
Nuevo documento
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Página principalAnunciosCalendarioDocumentosPapelera
Nuevo documento con Firefox (No compatible)
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Página principalAnunciosCalendarioDocumentosPapelera
Nuevo documento con Internet Explorer
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Página principalAnunciosCalendarioDocumentosPapelera
Nuevo documento
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Página principalAnunciosCalendarioDocumentosPapelera
Nuevo documento
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Página principalAnunciosCalendarioDocumentosPapelera
Nuevo documento
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Página principalAnunciosCalendarioDocumentosPapelera
Nuevo documento
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Página principalAnunciosCalendarioDocumentosPapelera
Documentos
Protección y desprotección• Opciones de protección y desprotección para evitar problemaspor la edición concurrente de un documento.
• Si se desproteje un documento, el resto de usuarios no podránmodificar el documento ni ver los cambios hasta que se vuelvaa proteger.
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Página principalAnunciosCalendarioDocumentosPapelera
Cargar documento
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Página principalAnunciosCalendarioDocumentosPapelera
Cargar documento
Gestión de versiones• Al cargar un documento podemos habilitar el control deversiones: “Agregar como versión nueva a los archivosexistentes”.
• Eso nos permite consultar el historial de versiones, recuperaruna versión anterior, etc.
• Para subir una nueva versión, simplemente subir de nuevo elfichero con el mismo nombre y con la opción de versionesactivada.
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Página principalAnunciosCalendarioDocumentosPapelera
Gestión de versiones
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Gestión de versiones
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Gestión de versiones
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Página principalAnunciosCalendarioDocumentosPapelera
Gestión de versiones
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Página principalAnunciosCalendarioDocumentosPapelera
Gestión de versiones
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Página principalAnunciosCalendarioDocumentosPapelera
Papelera de reciclaje
Gestión de la papelera• Los elementos eliminados se almacenan en la papelera delusuario, desde donde se pueden recuperar.
• Pasados 30 días, desaparecen de la papelera del usuario y sololos puede recuperar el administrador.
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Página principalAnunciosCalendarioDocumentosPapelera
Papelera de reciclaje
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Página principalAnunciosCalendarioDocumentosPapelera
Papelera de reciclaje
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Página principalAnunciosCalendarioDocumentosPapelera
Papelera de reciclaje
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Página principalAnunciosCalendarioDocumentosPapelera
Papelera de reciclaje
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Edición rápidaAcceso a contenidos
Acciones del sitioGestión de usuarios
Crear biblioteca de documentosCrear biblioteca de imágenesReorganizar página
Acciones del sitio
Acciones del sitio• El menú de acciones del sitio nos permite configurar el sitio deElkarlan.
• Podemos añadir bibliotecas (de documentos, de imágenes),nuevos calendarios, etc.
• También se puede configurar el aspecto
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Acciones del sitioGestión de usuarios
Crear biblioteca de documentosCrear biblioteca de imágenesReorganizar página
Acciones del sitio
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Acciones del sitioGestión de usuarios
Crear biblioteca de documentosCrear biblioteca de imágenesReorganizar página
Acciones del sitio
Práctica con acciones del sitio• Vamos a ir probando algunas de las herramientas de “Accionesdel sitio” y preguntando las dudas que nos vayan surgiendo.
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Acciones del sitioGestión de usuarios
Crear biblioteca de documentosCrear biblioteca de imágenesReorganizar página
Biblioteca de documentos
Bibliotecas de documentos• Las bibliotecas de documentos permiten estructurar losdocumentos subidos por temática.
• Dentro de cada biblioteca puede haber subcarpetas.• Podemos tener un enlace a la biblioteca de documentos en labarra de inicio rápido (menú de la izquierda).
• También se puede definir una plantilla de documento (quétipo de archivo queremos que se genere al dar a “Nuevodocumento”).
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Edición rápidaAcceso a contenidos
Acciones del sitioGestión de usuarios
Crear biblioteca de documentosCrear biblioteca de imágenesReorganizar página
Biblioteca de documentos
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Edición rápidaAcceso a contenidos
Acciones del sitioGestión de usuarios
Crear biblioteca de documentosCrear biblioteca de imágenesReorganizar página
Biblioteca de documentos
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Edición rápidaAcceso a contenidos
Acciones del sitioGestión de usuarios
Crear biblioteca de documentosCrear biblioteca de imágenesReorganizar página
Biblioteca de imágenes
Bibliotecas de imágenes• De forma muy similar podemos crear bibliotecas de imágenes.• Esto nos permite, por ejemplo, tener un repositorio deimágenes que solemos usar en nuestros artículos, trabajos, etc.para tenerlas accesibles y compartirlas con nuestroscompañeros.
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Edición rápidaAcceso a contenidos
Acciones del sitioGestión de usuarios
Crear biblioteca de documentosCrear biblioteca de imágenesReorganizar página
Biblioteca de imágenes
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Edición rápidaAcceso a contenidos
Acciones del sitioGestión de usuarios
Crear biblioteca de documentosCrear biblioteca de imágenesReorganizar página
Acciones del sitio
Acciones del sitio• Se pueden crear muchos más tipos de elementos: repositoriosde páginas wiki, listas de tareas...
Pruebas con acciones del sitio• Fijáos en las diferentes opciones disponibles y pruebas las quecrean que te puedan ser útiles en tu trabajo.
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Edición rápidaAcceso a contenidos
Acciones del sitioGestión de usuarios
Crear biblioteca de documentosCrear biblioteca de imágenesReorganizar página
Acciones del sitio
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Edición rápidaAcceso a contenidos
Acciones del sitioGestión de usuarios
Crear biblioteca de documentosCrear biblioteca de imágenesReorganizar página
Acciones del sitio: Editar página
Editar página• Se pueden reorganizar las cajas (widgets) de la página,cambiar su aspecto, etc.
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Edición rápidaAcceso a contenidos
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Permisos de acceso
Permisos de acceso• Existen tres niveles de permisos:
• Lectura.• Edición.• Control total (administración).
• La gestión de usuarios se hace a través de Bilatu:http://www.ehu.es/bilatu
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Gestión de usuarios
Gestión de usuarios• Entrad en Bilatu: http://www.ehu.es/bilatu• Vamos a ver cómo gestionar los grupos y sus miembros(añadir usuarios, etc).
• AVISO: Para gestionar los grupos hay que ser dueño(OWNER) de los mismos.
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1. Acceder a Bilatu con nuestra cuenta LDAP
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1. Acceder a Bilatu con nuestra cuenta LDAP
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1. Acceder a Bilatu con nuestra cuenta LDAP
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2. En el menú Gestión de Grupos → Añadir miembros
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3. Seleccionar el grupo
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4. Aparecerán listados los miembros actuales
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5. Busca el usuario usando el formulario
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6. Selecciona Member y pulsa Insertar
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7. El código del usuario se añadirá a la lista
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8. Repite las veces que necesites. Guarda al finalizar
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Conclusiones
Elkarlan (Sharepoint): Herramienta web de colaboración quepermite editar documentos de forma colaborativa,compartir calendarios, imágenes, listas de tarea, etc.Especial énfasis en el control de versiones dedocumentos.
Ventajas• Servicio muy completo: gestión de documentos(control de versiones), calendario, anuncios,tareas, páginas wiki, etc.
• Fácil de usar.• Facilita la realización de trabajo colaborativo.• Accesible desde todo internet (no hace faltaVPN).
Conclusiones
Desventajas• Servicio privativo de Microsoft.• Alto coste en licencias (para la UPV/EHU).• Sólo totalmente compatible con Internet Explorery Microsoft Office. Limitaciones en otros casos.
• Sólo para personas con cuenta LDAP de launiversidad. En principio, no para colaborar conpersonas externas.a
aExiste la posibilidad de crear cuentas para usuarios externoscomo avalados, a través de GAUR.
Licencia CC by-sa
http://creativecommons.org/licenses/by-sa/2.0/legalcode
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