EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL MUNICIPIO
DE CUCUNUBA SAS ESP
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL
MUNICIPIO DE CUCUNUBA SAS ESP
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ABRIL DE 2018
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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REVISIONES EFECTUADAS AL DOCUMENTO
Editado Elaborado, Revisado y Aprobado Edición Fecha
ESP CUCUNUBA MARIA ROCIO GARZON PRIMERA AGOSTO DE 2015
ESP CUCUNUBA MARIA ROCIO GARZON SEGUNDA MAYO DE 2018
INTRODUCCION El manual de procedimientos en una herramienta gerencial que permite organización y desarrollo eficiente de la gestión, permite la racionalización, simplificación y la participación de varias dependencias en la ejecución, posibilitando fijar los niveles de responsabilidad en la ejecución de las funciones y los elementos de control necesarios para el ajuste y retroalimentación de dichos procesos. Propósito El Manual tiene como propósito describir los procedimientos, procesos y/o rutinas de trabajo, aseguran en las orientaciones para ejecutar adecuadamente las actividades en vigor; se busca que cada trabajo que se lleve a cabo al interior de la organización sea divulgado para conocimiento y utilización del individuo o grupo de individuos responsables del mismo. Es más este manual es de estricto cumplimiento, evitándose todo trámite fuera de él. Objetivos del manual de procedimientos
Coadyuvar a la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones. Servir de medio de integración y orientación al personal nuevo, que facilite su incorporación al trabajo. Ser instrumento útil para la orientación e información a los suscriptores y usuarios. Facilitar la supervisión y evaluación del trabajo. Propiciar el mejoramiento de la productividad de la empresa.
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Codificación usada para los procedimientos en este manual
Cada vez se acude más a la codificación de los procedimientos para facilitar su ubicación e identificación rápida, se empleó un esquema alfanumérico. Así: Primeros caracteres: identifican el Área Funcional donde principalmente se lleva a cabo el procedimiento Segundos caracteres: identifican el proceso del cual hace parte el procedimiento en cuestión. Terceros caracteres: identifican el procedimiento específico. Cuartos caracteres: identifican el orden de formatos de papelería.
Para el presente manual, los caracteres propuestos a utilizar son los siguientes:
Se escogieron caracteres alfabéticos en función del Área Funcional y de tipo de proceso:
AREA / PROCESO CODIGO
PROCESOS DIRECCION ESPD
PROCESOS MISIONALES ESPM
PROCESOS DE APOYO ESPA
PROCESOS DE MEJORAMIENTO CONTINUO ESPMC
CODIGO PROCESO
01 PLANEACION ESTRATEGICA
02 GESTION DEL RIESGO
03 PRESTACION DE SERVICIO DE ACUEDUCTO
04 PRESTACION DE SERVICIO DE ALCANTARILLADO
05 PRESTACION DEL SERVICIO DE ASEO
06 COMERCIALIZACION Y RECAUDO
07 ATENCION AL CLIENTE
08 TALENTO HUMANO
09 ADQUISION DE BIENES Y SERVICIOS
10 CONTROL PRESUPUESTAL
11 CONTABILIDAD Y FINANZAS
12 GESTION DOCUMENTAL
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13 EVALUACION, SEGUIMIENTO Y RETROALIMENTACION
Teniendo en cuenta que la entidad ha venido desarrollando la construcción del manual de
procedimientos se continuó con el desarrollo de mesas de trabajo vinculando a todo el equipo de
trabajo, actividad que garantiza un manual acorde a la entidad
Se diseñó el siguiente formulario para la recolección de la información básica, el cual fue explicado y
cada uno de los colaboradores incluidos en este proceso quienes han diligenciado los mismos luego
se realizaron mesas de trabajo en las que se consolido la información y se llegó a obtener el
procedimiento completo y ajustado a la realidad
FECHA RESPONSABLE
VEREDA CARGO
Nombre del proceso
Requisitos y documentos necesarios para el procedimiento
Lugar en el cual se realiza el procedimiento
Otros datos sobre el procedimiento
Objetivo del procedimiento
Tiempo aproximado para la ejecución del Procedimiento
Cada cuanto se repite este procedimiento
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NIT 900481517 - 3
Celular: 3208460569-3208485759
Correo: [email protected]
Cuestionario sobre información general de procedimientos
En qué consiste el procedimiento
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MAPA DE PROCESOS
PROCESOS
DIRECCION
PLANEACION
ESTRATEGICA
GESTION DEL
RIESGO
PROCESOS
MISIONALES
PRESTACION DE
SERVICIO DE
ACUEDUCTO
PRESTACION DE
SERVICIO DE
ALCANTARILLA
DO
PRESTACION
DEL SERVICIO
DE ASEO
COMERCIALIZ
ACION Y
RECAUDO
ATENCION
AL CLIENTE
PROCESOS DE
APOYOTALENTO
HUMANO
ADQUISION DE
BIENES Y
SERVICIOS
CONTROL
PRESUPUESTAL
CONTABILID
AD Y
FINANZAS
GESTION
DOCUMENT
AL
PROCESOS DE
MEJORAMIENT
O CONTINUO
EVALUACION,
SEGUIMIENTO Y
RETROALIMENTA
CION
CLIENTE
CON
NECESIDA
DES
CLIENTE
SATISFE
CHO
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MAPA DE PROCESOS
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PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS
CODIGO PROCEDIMIENTO
PROCESOS DE DIRECCION01 PLANEACION ESTRATEGICA
ESPD-01-01 ELABORACION DEL PLAN DE ACCION
ESPD-01-03 ELABORACION DE POLITICAS O ESTRATEGIAS DE LA ENTIDAD
02 GESTION DEL RIESGO
ESPD-02-01 ACTUALIZACION DEL PLAN DE EMERGENCIA Y CONTINGENCIA
ESPD-02-02ATENCION DE SITUACIONES DE DESABASTECIMIENTO DE AGUA POR
SEQUIA
ESPD-02-03
ATENCION DE DAÑOS EN REDES POR FENOMENOS NATURALES Y
SOCIONATURALES, ASI COMO COLAPSO ESTRUCTURAL O ACCIONES
VIOLENTAS
ESPD-02-04ATENCION DE DAÑOS EN REDES POR DESCARGAS ELECTRICAS O
INTERRUPCION EN EL FLUIDO ELECTRICO
ESPD-02-05ATENCION POR CONTAMINACION DEL RECURSO HIDRICO ANTES DE LA
CAPTACION
ESPD-02-06
ATENCION DE EMERGENCIAS POR INADECUADA PRESTACION DEL
SERVICIO DE ACUEDUCTO
ESPD-02-07ATENCION DE EMERGENCIAS POR INUNDACIONES PARA SERVICIO DE
ALCANTARILLADO
ESPD-02-08 AMENAZAS SOCIONATURALES PARA SERVICIO DE ASEO
ESPD-02-09 AMENAZAS POR INADECUADA DISPOSICION DE RESIDUOS SOLIDOS
ESPD-02-10
AMENAZAS POR INCUMPLIMIENTO DE LAS RUTAS DE RECOLECCION Y
TRANSPORTE DE RESIDUOS SOLIDOS
PROCESOS MISIONALES03 PRESTACION DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO
ESPM-03-01
OPERACIÓN DE TANQUES DE ALMACENAMIENTO Y REDES DE
DISTRIBUCION
ESPM-03-01-01 REPARACION DE REDES
ESPM-03-01-02 CAMBIO DE MEDIDOR Y/O VALVULA
ESPM-03-01-03 SUSPENSION Y / O RECONEXIÓN DE ACOMETIDA
ESPM-03-01-04 INSTALACION DE ACOMETIDA
ESPM-03-01-05 TRATAMIENTO Y SUMINISTRO DE AGUA A LA POBLACION
ESPM-03-01-06 REVISION PREVIA
ESPM-03-01-07 NOTIFICACION DE SUSCRIPTORES
ESPM-03-01-08 TRASLADO DE MEDIDOR
ESPM-03-02 OPERACIÓN DE SISTEMAS DE TRATAMIENTO DE AGUA POTABLE
ESPM-03-02-01 LAVADO DE BOCATOMA
ESPM-03-02-02 TOMA DE CAUDAL
ESPM-03-02-03 TEST DE JARRAS
ESPM-03-02-04 MUESTRAS DE CALIDAD DE AGUA
ESPM-03-02-05 LAVADO DE PLANTA
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04 PRESTACION DEL SERVICIO DE ALCANTARILLADO
ESPM-04-01 OPERACIÓN PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES
ESPM-04-02 LIMPIEZA GENERAL DE SISTEMA DE ALCANTARILLADO
ESPM-04-03
INSPECCION Y LIMPIEZA DE SUMIDEROS Y CANALES DE AGUAS
LLUVIAS
05 PRESTACION DEL SERVICIO DE ASEO
ESPM-05-01 BARRIDO Y LIMPIEZA DE VIAS
ESPM-05-02 RECOLECCION Y TRANSPORTE DE RESIDUOS SOLIDOS
ESPM-05-03 DISPOSICION FINAL DE RESIDUOS SOLIDOS
ESPM-05-04 CLASIFICACION DE RECICLABLES O REUTILIZABLES
ESPM-05-05 MANEJO DE RESIDUOS ORGANICOS
ESPM-05-06 CORTE DE CESPED
ESPM-05-07 LIMPIEZA DE AREAS EN EVENTOS MASIVOS
06 COMERCIALIZACION Y RECAUDO
ESPM-06-01 INGRESO DE NUEVO SUSCRIPTOR
ESPM-06-02 LECTURA DE MEDICIÓN
ESPM-06-03 INGRESO DE LECTURAS
ESPM-06-04 FACTURACIÓN
ESPM-06-05 ENTREGA DE FACTURACION
ESPM-06-06 RECAUDO
ESPM-06-07 ACTUALIZACION DE TARIFAS AAA
ESPM-06-08 NOTIFICACION A DEUDORES MOROSOS
ESPM-06-09 ACUERDOS DE PAGO
ESPM-06-10 SUSPENSION EN EL SOFWARE
ESPM-06-11 PLAN DE CORTE
07 ATENCION AL CLIENTE
ESPM-07-01 PETICIONES, QUEJAS Y RECURSOS
ESPM-07-02 VIABILIDAD DE PRESTACION DEL SERVICIO
ESPM-07-03 SOLICITUDES DE SERVICIO PUBLICO
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08 GESTION DEL TALENTO HUMANO
ESPA-08-01 NOMINA
ESPA-08-02 PERMISOS Y VACACIONES
ESPA-08-03 LIQUIDACION CONTRATO LABORAL
ESPA-08-04 SUMINISTRO DE EPP
ESPA-08-05 MESAS DE TRABAJO
ESPA-08-06 BIENESTAR SOCIAL
ESPA-08-07 CAPACITACION DEL PERSONAL
ESPA-08-08 RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL
ESPA-08-09 INDUCCION Y REINDUCCION
ESPA-08-10 VINCULACION DE PERSONAL A LA ENTIDAD
ESPA-08-11 EVALUACION DE DESEMPEÑO
ESPA-08-12
ADMINISTRACION DEL SISTEMA DE DE GESTION DE SEGURIDAD Y
SALUD EN EL TRABAJO
09 ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
ESPA-09-01 INVENTARIOS DE BIENES Y MATERIALES
ESPA-09-02 CONTRATACION DIRECTA
ESPA-09-03 INVITACION PRIVADA DE OFERTAS
ESPA-09-04 INVITACION PUBLICA DE OFERTAS
ESPA-09-05 ELABORACION DE MINUTAS
ESPA-09-06 PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO
ESPA-09-07 SOLICITUD DE MATERIALES Y /O ELEMENTOS
ESPA-09-08 PAGOS
10 CONTROL PRESUPUESTAL
ESPA-10-01 EXPEDICION DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
ESPA-10-02 EXPEDICION DE REGISTRO PRESUPUESTAL
11 CONTABILIDAD Y FINANZAS
ESPA-11-01 ELABORACION DEL PRESUPUESTO
ESPA-11-02 EJECUCION ACTIVA Y PASIVA DEL PRESUPUESTO
ESPA-11-03 CUADRE DE BANCOS Y CONCILIACION BANCARIA
ESPA-11-04 MANEJO DEL LIBRO MAYOR Y BALANCE, DIARIO Y AUXILIARES
12 GESTION DOCUMENTAL
ESPA-12-01 GESTION DE LA INFORMACION
ESPA-12-02 MANEJO DE CORRESPONDENCIA
PROCESOS DE MEJORAMIENTO CONTINUO13 EVALUACION, SEGUIMIENTO Y RETROALIMENTACION
ESPMC-13-01 GESTION Y RESULTADOS
ESPMC-13-02 INFORMES DE GESTION Y RESULTADOS
ESPMC-13-03 PLANES DE MEJORAMIENTO
PROCESOS DE APOYO
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FORMATOS ESTABLECIDOS
CODIGO NOMBRE DEL FORMATO
01 PLANEACION ESTRATEGICA
ESPD-01-01-01 PLAN DE ACCION
ESPD-01-01-02 PLAN DE ACCION - SEGUIMIENTO
02 GESTION DEL RIESGO
ESPD-02-01-01 FORMATO PARA EVALUACION DE DAÑOS
ESPD-02-01-02 REGISTRO ANÁLISIS POSTERIOR AL EVENTO
03 PRESTACION DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO
ESPM-03-01-01-01 REPARACION DE REDES
ESPM-03-01-02-01 CAMBIO DE MEDIDOR
ESPM-03-01-02-02 CAMBIO DE VALVULA ANTIFRAUDE
ESPM-03-01-02-03 CAMBIO DE CAJA
ESPM-03-01-03-01 ORDEN DE SUSPENSION DEL SERVICIO
ESPM-03-01-03-02 SOLICITUD SUSPENSION TEMPORAL DEL SERVICIO
ESPM-03-01-03-03 ORDEN DE RECONEXION DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO
ESPM-03-01-04-01 ORDEN DE INSTALACION DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO LA CHORRERA
ESPM-03-01-04-02
ORDEN DE INSTALACION DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO EL
BORRACHERO
ESPM-03-01-04-03 AUTORIZACION DE INSTALACION SERVICIO PUBLICO
ESPM-03-01-05-01 CONTROL DE BOMBEO
ESPM-03-01-05-02 CONTROL SUMINISTRO
ESPM-03-01-06-01 VERIFICACION DE LECTURA
ESPM-03-01-07-01 NOTIFICACION DE SUSCRIPTORES
ESPM-03-01-08-01 TRASLADO DE MEDIDOR ACUEDUCTO LA CHORRERA
ESPM-03-01-08-02 TRASLADO DE MEDIDOR ACUEDUCTO EL BORRACHERO
ESPM-03-02-01-01 LAVADO DE BOCATOMA
ESPM-03-02-02-01 TOMA DE CAUDAL
ESPM-03-02-03-01 TEST DE JARRAS
ESPM-03-02-04-01
CONTROL DE CALIDAD ORGANOLEPTICO, FISICOQUIMICO Y
MICROBIOLOGICO
ESPM-03-02-04-02
CONTROL DE CALIDAD ORGANOLEPTICO, FISICOQUIMICO Y
MICROBIOLOGICO EN REDES DE DISTRIBUCION
ESPM-03-02-04-03 CONTROL DE CALIDAD ACUEDUCTO EL BORRACHERO
ESPM-03-02-04-04 DOSIFICACION: SULFATO DE ALUMINIO TIPO B
04 PRESTACION DEL SERVICIO DE ALCANTARILLADO
ESPM-04-01-01 OPERACIÓN PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES
ESPM-04-02-01 CONTROL LIMPIEZA GENERAL DE SISTEMA DE ALCANTARILLADO
ESPM-04-03-01
INSPECCION Y LIMPIEZA DE SUMIDEROS Y CANALES DE AGUAS
LLUVIAS
05 PRESTACION DEL SERVICIO DE ASEO
ESPM-05-01-01 CONTROL BARRIDO Y LIMPIEZA DE VIAS
ESPM-05-02-01 RECOLECCION Y TRANSPORTE DE RESIDUOS SOLIDOS
ESPM-05-03-01 CONTROL ACTIVIDADES RELLENO SANITARIO
ESPM-05-04-01 CLASIFICACION DE RECICLABLES O REUTILIZABLES
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ESPM-05-05-01 MANEJO DE RESIDUOS ORGANICOS
ESPM-05-06-01 CORTE DE CESPED
ESPM-05-07-01 CONTROL LIMPIEZA DE AREAS EVENTOS MASIVOS
06 COMERCIALIZACION Y RECAUDO
ESPM-06-02-01 PLANILLA LECTURA DE MEDIDORES
ESPM-06-02-02 CONTROL DE LECTURA DE MEDIDORES
ESPM-06-05-01 ENTREGA DE FACTURACION
07 ATENCION AL CLIENTE
ESPM-07-01-01 RECEPCION PETICIONES, QUEJAS Y RECURSOS
ESPM-07-01-02 CAMBIO DE SUSCRIPTOR
ESPM-07-02-01 VIABILIDAD DE PRESTACION DEL SERVICIO
ESPM-07-02-02 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD DE SERVICIO PUBLICO
ESPM-07-03-01 SOLICITUDES DE SERVICIO PUBLICO
08 GESTION DEL TALENTO HUMANO
ESPA-08-01-01 NOMINA
ESPA-08-01-02 REGISTRO DE INCAPACIDADES
ESPA-08-02-01 SOLICITUD DE PERMISOS
ESPA-08-02-02 SOLICITUD DE COMPENSATORIO
ESPA-08-02-03 NOVEDADES EMPLEADOS
ESPA-08-03-01 LIQUIDACION CONTRATO LABORAL
ESPA-08-04-01 ENTREGA DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL
ESPA-08-05-01 LISTADO DE PARTICIPANTES
ESPA-08-06-01 BIENESTAR SOCIAL
ESPA-08-06-02 ENCUESTA DE BIENESTAR SOCIAL
ESPA-08-07-01 NECESIDADES DE CAPACITACION DEL PERSONAL
ESPA-08-08-01 ENTREVISTA DE TRABAJO
ESPA-08-08-02 CALIFICACION ENTREVISTA DE TRABAJO
ESPA-08-08-03 PRUEBA TECNICA
ESPA-09-07-01 SOLICITUD DE MATERIALES Y /O ELEMENTOS
10 CONTROL PRESUPUESTAL
ESPA-10-01-01 DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
ESPA-10-02-01 REGISTRO PRESUPUESTAL
12 GESTION DOCUMENTAL
ESPA-12-02-01 CONTROL DE CORRESPONDENCIA
13 EVALUACION, SEGUIMIENTO Y RETROALIMENTACION
ESPMC-13-01-01 CONTROL ORDENES DE TRABAJO OPERARIOS
ESPMC-13-01-02 LECTURAS MACROMEDICION
ESPMC-13-01-03 VISITA A SUSCRIPTORES
ESPMC-13-01-04 VISITA A LUGARES DE TRABAJO
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PROCESOS DE DIRECCION PROCESO PLANEACION ESTRATEGICA La planeación estratégica es la elaboración, desarrollo y puesta en marcha de distintos planes operativos por parte de la empresa con la intención de alcanzar objetivos y metas planteadas. PROCEDIMIENTO: ELABORACION DEL PLAN DE ACCION
a) Código: ESPD-01-01 b) Objetivo. Establecer el plan de acción anual a fin de que la entidad cumpla con sus objetivos
y propósitos c) Alcance aplica al establecimiento del plan de acción anual de la ESP de Cucunubá d) Definiciones
Plan de acción es una presentación resumida de las tareas que debe realizar la entidad para dar cumplimiento a sus objetivos en un periodo de tiempo determinado, el cual debe tener congruencia con las metas establecidas en el plan de desarrollo Municipal Actividades: acciones programadas por la entidad que una vez ejecutadas logran el cumplimiento de un resultado específico que materializa tanto los objetivos del proceso como los propósitos generales de la empresa Meta: punto de referencia o aspiraciones que la organización debe lograr, deben ser medibles, coherentes, razonables, claras y socializadas dentro de la entidad Indicador: herramienta que permite medir en un momento determinado la eficacia y eficiencia de la gestión de las metas propuestas, Reflejan los resultados concretos de las actividades desarrolladas que contribuyen al cumplimiento de los propósitos
e) Responsables gerente f) Desarrollo
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1Verificacion de metas establecidas en plan de
desarrollo Municipal
El establecimiento de metas del plan de
accion debe tener coherencia con el plan
de desarrollo Municipal, asi como con los
objetivos de la entidad, ademas cumplir
con lo establecido en la ley 142 de 1994 y
demas normatividad de los servicios
prestados.
Gerente
2 Establecimiento de metas
se tendra en cuenta el presupuesto
disponible asi como las necesidades de la
poblacion
Gerente
3 Socializacion
sera necesario efectuar socializacion del
plan de accion con todo el personal de la
entidad, ya que todos contribuiran a su
cumplimiento
Gerente
4 Ejecucion de plan de accion
Se estableceran tareas a cada uno ,
enfocadas al cumplimiento de las metas
establecidas en el plan de accion
Gerente
PLANEACION ESTRATEGICA
ELABORACION DEL PLAN DE ACCION
PROCESO
PROCEDIMIENTO
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g) Diagrama de flujo
5 Seguimiento
Para lograr mayor efectividad sera
indispensable efectuar seguimiento de
cumplimiento dede metas al plan de accion
de forma bimestral, para tomar las
medidas pertinentes
Gerente
6Informe anual de seguimiento al plan de
accion
Al cierre de la vigencia se realizara el
informe general de seguimiento en donde
se evidenciara el cumplimiento de las
metas propuestas
Gerente
GERENTE AUXILIAR
PROCESO: PLANEACION ESTRATEGICA
PROCEDIMIENTO: ELABORACION DEL PLAN DE ACCION
INICIO
Establecimiento de metas de la entidad de acuerdo a
presupuesto disponible asi como a necesidades de la
poblacion
Socializacion del plan de accion en el personal de la entidad
Ejecucion de plan de accion
FINAL
Verificacion de metas establecidas en plan de
desarrollo Municipal
Seguimiento de cumplimiento de metas al plan de accion
Informe anual de seguimiento al plan de accion
pasa archivo
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h) Documentación relacionada
Plan de acción anual ESPD-01-01-01 Seguimiento plan de acción ESPD-01-01-02
FORMATO ESPD-01-01-01
AREA:
META GENERAL
NoNOMBRE DEL
PROYECTO LINEA BASE META FISICA INDICADOR
AVANCE
FISICO A LA
FECHA
% DE
AVANCE
FISICO A LA
FECHA
ENTIDAD
RESPONSABLEOBSERVACIONES
1
2
3
4
5
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
SERVICIO PUBLICO DE ASEO
AREA ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL
GERENTE EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL MUNICIPIO DE CUCUNUBA SAS ESP
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS MUNICIPIO DE CUCUNUBA SAS ESP
NIT 900481517-3
PLAN DE ACCIÓN AÑO _______
SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS
Prestar los servicios publicos de acueducto, alcantarillado y aseo en el Municipio de Cucunuba - Cundinamarca en
terminos de calidad y continuidad
SERVICIO PUBLICO DE ACUEDUCTO LA CHORRERA Y ACUEDUCTO EL BORRACHERO
SERVICIO PUBLICO DE ALCANTARILLADO
FORMATO ESPD-01-01-02
AREA:
META GENERAL
NoNOMBRE DEL
PROYECTO LINEA BASEMETA FISICA INDICADOR
AVANCE
FISICO A
LA
FECHA
% DE
AVANCE
FISICO A LA
FECHA
ENTIDAD
RESPONSABLEOBSERVACIONES
1
2
3
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
SERVICIO PUBLICO DE ALCANTARILLADO
SERVICIO PUBLICO DE ASEO
AREA ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL
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SEGUIMIENTO PLAN DE ACCIÓN AÑO XXXX
SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS FECHA DE SEGUIMIENTO
Prestar los servicios publicos de acueducto, alcantarillado y aseo en el Municipio de Cucunuba -
Cundinamarca en terminos de calidad y continuidad
SERVICIO PUBLICO DE ACUEDUCTO LA CHORRERA Y ACUEDUCTO EL BORRACHERO
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PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE POLITICAS Y ESTRATEGIAS DE LA ENTIDAD
a) Código: ESPD-01-02 b) Objetivo: establecer políticas o estrategias que aplicara la empresa para cumplir sus metas
y objetivos, así como ser una empresa competitiva y mantenerse en el mercado, por lo tanto resulta de vital importancia establecer nuevos procedimientos para el desarrollo de estrategias y de gestión
c) Alcance se aplicara a todas las políticas o estrategias que se requieran y generen en la entidad
d) Definiciones Planeación estratégica: planeación estratégica es la elaboración, desarrollo y puesta en
marcha de distintos planes operativos por parte de la empresa, con la intención de alcanzar
objetivos y metas planteadas. Estos planes pueden ser a corto, mediano o largo plazo.
Estrategia: Es un conjunto de acciones que se llevan a cabo para lograr un determinado fin.
Políticas internas de la empresa: son un conjunto de directrices documentadas que establecen
normas en todas las áreas como procedimientos apropiados y comportamiento de los
empleados. Estos lineamientos marcan pautas de comportamiento no negociables y de
obligatorio cumplimiento, que son indispensables para una adecuada delegación de la
autoridad y que contribuyen a cohesionar la organización para el cumplimiento de los objetivos
estratégicos.
e) Responsables gerente, junta directiva, asamblea general. f) Desarrollo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1Determinar la necesidad de establecer
una politica o estrategia
Según las necesidades de la entidad o los
requerimientos del sector se determinara
la necesidad de establcer y poner en
marcha una politica o estrategia
Gerente
2Convocatoria a personal o a entes
directivos según la necesidad
Si se trata de politicas de alta direccion se
convocara asamblea o junat directiva, o si
se trata de nivel adminsitrativo u operativo
se vinculara al personal que labora en la
entidad
Gerente
3
Desarrollo de mesa o mesas de trabajo
para la formulacion de la politica o
estrategia
se realizaran cuantas mesas de trabajo o
reuniones sean necesarias de acuerdo a
la necesidad
Gerente
4Elaboracion de documento final de la
politica
Toda politica o estrategia debera
soportarse documentalmenteGerente
ELABORACION DE POLITICAS Y ESTRATEGIAS DE LA ENTIDAD
PLANEACION ESTRATEGICA
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g) Diagrama de flujo
h) Documentación relacionada
Documentos que contienen estrategias, manuales, políticas de la entidad
5 Socializacion de la politica o estrategia
Para la implementacion de uan politica o
estrategia en la organización se efectuara
socializacion con los organos de direccion,
con el personal y con la poblacion
atendida por la empresa
Gerente
6 Adopcion e implementacion
Cada politica o estrategia debera contar
con acto administrativo de adopcion y con
el soporte documental de la
implementacion
Gerente
GERENTE AUXILIAR ADMINISTRA
PROCESO: PLANEACION ESTRATEGICA
PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE POLITICAS Y ESTRATEGIAS
DE LA ENTIDAD
INICIO
Determinar la necesidad de establecer una politica o estrategia
Convocatoria a personal o a entes directivos según la
necesidad
Desarrollo de mesa o mesas de trabajo para la
formulacion de la politica o estrategia
socializacion de la politica o estrategia
Adopcion e implementacion
Elaboracion de documento final de la politica
FINAL
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PROCEDIMIENTO ACTUALIZACION DEL PLAN DE EMERGENCIA Y CONTINGENCIA
a) Código: ESPD-02-01 b) Objetivo. Mantener el plan de emergencia y contingencia debidamente actualizado, teniendo
en cuenta que estos planes deben ser flexibles y se debe considerar la ocurrencia de algún evento que requiera ajustes o modificaciones; el plan tiene que ser evaluado y actualizado según la necesidad
c) Alcance aplica al plan de emergencia y contingencia de los servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo que presta la empresa de servicios públicos de el Municipio de Cucunubá, así como a las áreas de prestación de cada uno de estos servicios
d) Definiciones Plan de emergencia y contingencia es el documento que contiene la capacidad de respuesta de la entidad ante diversos eventos que represente amenaza para la prestación de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo Gestión del riesgo de desastres: el proceso sistemático de utilizar directrices administrativas, organizaciones, destrezas y capacidades operativas para ejecutar políticas y fortalecer las capacidades de afrontamiento, con el fin de reducir el impacto adverso de las amenazas naturales y la posibilidad de que ocurra un desastre. Manejo de riesgos: actividades integradas para evitar o disminuir los efectos adversos en las personas, los bienes, servicios y el medio ambiente, mediante la planeación de la prevención y de la preparación para la atención de la población potencialmente afectada. Plan de contingencia: componente del plan para emergencias y desastres que contiene los procedimientos para la pronta respuesta en caso de presentarse un evento específico. Plan de emergencia: definición de políticas, organización y métodos, que indica la manera de enfrentar una situación de emergencia o desastre, en lo general y en lo particular, en sus distintas fases. Plan para la reducción del riesgo de desastres: un documento que elabora una autoridad, un sector, una organización o una empresa para establecer metas y objetivos específicos para la reducción del riesgo de desastres, conjuntamente con las acciones afines para la consecución de los objetivos trazados.
e) Responsables Gerente f) Desarrollo
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
g) Diagrama de flujo
PROCESO
PROCEDIMIENTO
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1
Se observa la necesidad de ajustar o
modificar el plan de emergencia y
contingencia
En caso de presentarse algun evento y se
observe la necesidad de ajustes o
modificaciones, o en cumplimiento con la
normatividad o solicitud de alguna entidad
Gerente
2 Consultar normatividad
Se verificara la normatividad para realizar
los ajustes o modificaciones al plan de
emergencia y contingencia, cuando
aplique
Gerente
3realiza modificacion o ajuste al plan de
emergencia y contingencia
se tendra en cuenta estadisticas, eventos
sucedidos, se verificara la oportunidad de
ajustar o modificar el plan y se plantearan
las mismas
Gerente
4Se envia documento o modificaciones al
comité de gestion del riesgo Municipal
una vez este lista la modificacion se dara a
conocer al comité de gestion del riesgo y
demas entidades que lo soliciten
Gerente
5Se socializan los ajustes con el personal
según la necesidad
Como se trata de prevencion y atencion
de desastres se socializara al personal el
documento para su conocimiento y
aplicación
Gerente
6 Se registran las modificaciones efectuadasse llevara un registro de las
modificaciones efectuadas al documentoGerente
GESTION DEL RIESGO
ACTUALIZACION DEL PLAN DE EMERGENCIA Y CONTINGENCIA
PROCESO: GESTION DEL RIESGO
PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACION DEL PLAN DE EMERGENCIA Y
CONTINGENCIA
GERENTE
INICIO
Se observa la necesidad de ajustar o modificar el
plan de emergencia y contingencia
Consultar normatividad
Se envia documento o modificaciones al comité de
gestion del riesgo Municipal
Se socializan los ajustes con el personal según la
necesidad
realiza modificacion o ajuste al plan de
emergencia y contingencia
Se registran las modificaciones efectuadas
FINAL
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
h) Documentación relacionada
Plan de emergencia y contingencia de la entidad Formato para evaluación de daños ESPD-02-01-01 Registro análisis posterior al evento ESPD-02-01-02
PROCEDIMIENTO: ATENCION DE SITUACIONES DE DESABASTECIMIENTO DE AGUA POR SEQUIA
a) Código: ESPD-02-02 b) Objetivo. Atender una posible emergencia de desabastecimiento de agua por sequia c) Alcance aplica a toda el área de prestación de servicio de acueducto el borrachero y la
chorrera del Municipio de Cucunubá d) Definiciones Sequia: Falta de lluvias durante un período prolongado de tiempo que produce
sequedad en los campos y escasez de agua Desabastecimiento o escasez de agua se refiere a la falta de suficientes recursos hídricos para satisfacer las demandas de consumo de agua en una región
e) Responsables Gerente
FORMATO
EVENTO
FECHA HORA
SERVICIO AFECTADO
COMPONENTE
DESCRIPCION DEL DAÑO
LOCALIZACION DEL DAÑO
REQUIERE CIERRE DE FLUJO DE AGUA SI NO
IMPACTO O PELIGRO QUE ORIGINA EL
DAÑO SOBRE LA PRESTACION DEL
SERVICIO O SOBRE EL ENTORNO
REPARACION PARCIAL
PERSONAL
RECURSOS TECNICOS
RECURSOS ECONOMICOS
REPARACION DEFINITIVA
PERSONAL
RECURSOS TECNICOS
RECURSOS ECONOMICOS
TIEMPO ESTIMADO DE REPARACION /
REHABILITACION
CONDICIONES DE ACCESO AL
COMPONENTE DAÑADO
GRAFICO DE SITUACION EVALUADA
POSIBLES RIESGOS PARA LA EJECUCION
DE LOS TRABAJOS
OBSERVACIONES
NOMBRE
FIRMA
CARGO
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL
MUNICIPIO DE CUCUNUBA SAS ESP
NIT 900481517-3
FORMATO PARA EVALUACION DE DAÑOS
ESPD-02-01-01
REQUERIMIENTOS
ESPD-02-01-02
EVENTO
FECHA DE REPARACION DE DAÑOS
PERSONAL QUE ATENDIO LA
EMERGENCIA
RECURSOS TECNICOS UTILIZADOS
RECURSOS ECONOMICOS
TIEMPO DE REPARACION /
REHABILITACION
CANTIDAD DE AGUA SUMINISTRADA A
LA POBLACION AFECTADA DURANTE LA
EMERGENCIA
FECHA DE REHABILITACION DEL
SERVICIO
OBSERVACIONES
NOMBRE
FIRMA
CARGO
REPARACION DEFINITIVA
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL
MUNICIPIO DE CUCUNUBA SAS ESP
NIT 900481517-3
REGISTRO ANALISIS POSTERIOR AL EVENTO
FORMATO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
f) Desarrollo
PROCESO
PROCEDIMIENTO
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Convocar del Comité Central de Emergencias
Hacer una convocatoria de las personas
interesadas (gerente, operarios del
servicio de acueducto)
Gerente
2Revisar planilla de monitoreo de caudales de
las fuentes abastecedoras
Se debe verificar las cifras de los caudales
y revisar si han presenatdo bajas
considerables que puedan conllevar a un
posible desabastecimiento de acuerdo a
los requerimientos
Gerente
3 Emitir comunicados de prensa
se realizaran comunicados a la población
sobre la situación presentada, las
condiciones futuras estimadas y
recomendaciones las cuales se trasmitirán
por la emisora local y las redes sociales
Gerente
4Activar la interconexión del acueducto el
borrachero con acueducto la chorrera
Cuando el caudal de quebrada la
chorrera sea inferior a 2 l/seg se acudirá
inmediatamente a encendido de sistema
de bombeo del pozo profundo y en el
caso que estos dos caudales sean
inferiores a 2,0 l/seg se procederá a
activar la interconexión del acueducto el
borrachero con acueducto la chorrera a
fin de garantizar el suministro de agua a
la población que se abastece de
acueducto la chorrera
Fontaneros
5
Diseñar las rutas y la periodicidad del
recorrido de los vehículos que transportan el
agua.
Cuando se requiera y de acuerdo a la
necesidad diseñar las rutas y la
periodicidad del recorrido de los vehículos
que transportan el agua.
Gerente
6
Gestionar la disponibilidad de vehículos y
adopción de una estrategia para el reparto de
agua.
Gestionar la disponibilidad de vehículos
para el transporte de agua y adopción de
una estrategia para el reparto de agua.
Gerente
7Aplicar los mecanismos de evaluación de
daños y análisis de necesidades
Se diligenciaran los formatos establecidos
para la evalacion de daños y analisis de
necesidades
Gerente
8Adelantar campañas de uso eficiente y ahorro
del agua.
tengase en cuenta programa de uso
eficiente y ahorro del aguaTodo el personal
9
campaña para el manejo seguro de los
recipientes donde almacenará temporalmente
el agua
Desarrollar campañas para que la
población tenga un manejo seguro de los
recipientes donde almacenará
temporalmente el agua y evitar así
enfermedades asociadas.
Gerente
10
Implementar programas para prevenir
enfermedades relacionadas con la escasez de
agua.
Este tema sera socializado y concertado
con las entidades de salud presentes en el
Municipio
Gerente
11 Efectuar racionamiento de agua
Se pondra en marcha racionamiento de
agua a la población y se dara prioridad al
abastecimiento a las escuelas y entidades
de salud
Gerente
12Controlar la calidad del agua para consumo
humano.
se tomaran las muestras y se realizaran
los analisis basicos por lo menos del agua
suministrada a la poblacion
Fontaneros
13 Gestionar de recursos
Gestionar los recursos departamentales y
nacionales para el apoyo de la
emergencia.
Gerente
14 Finalización de la emergencia
Implementar el mecanismo de finalización
de la emergencia, a medida que los
caudales regresan a la normalidad.
Gerente
15Restablecer y normalizar el servicio de
acueducto
Restablecer y normalizar el servicio de
acueducto a la poblacionGerente
16 RegistroDiligenciar los formatos establecidos de
registro del eventoGerente
GESTION DEL RIESGO
ATENCION DE SITUACIONES DE DESABASTECIMIENTO DE AGUA
POR SEQUIA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
g) Diagrama de flujo
GERENTE AUXILIAR OPERARIOS
PROCESO: GESTION DEL RIESGO
PROCEDIMIENTO: ATENCION DE SITUACIONES DE DESABASTECIMIENTO DE AGUA POR SEQUIA
INICIO
Convocar del Comité Central de Emergencias
Revisar planilla de monitoreo de caudales de
las fuentes abastecedoras
Cuando se requiera diseñar las rutas y la periodicidad
del recorrido de los vehículos que transportan
el agua.
Cuando el caudal de quebrada la chorrera sea inferior a 2 l/seg
se acudirá inmediatamente a encendido de sistema de
bombeo del pozo profundo y en el caso que estos dos caudales sean inferiores a 2,0 l/seg se
procederá a activar la interconexión del acueducto el
borrachero con acueducto la chorrera a fin de garantizar el
suministro de agua a la
población que se abastece de acueducto la chorrera
Aplicar los mecanismos de evaluación de daños y
análisis de necesidades (formatos diseñados).
Gestionar la disponibilidad de vehículos para el
transporte de agua y adopción de una estrategia
para el reparto de agua.
Aplicar los mecanismos de evaluación de daños y
análisis de necesidades (formatos diseñados).
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
Adelantar campañas de uso eficiente y ahorro del agua.
Desarrollar campañas para que la población tenga un
manejo seguro de los recipientes donde
almacenará temporalmente el agua y evitar así
enfermedades asociadas.
Implementar programas para prevenir
enfermedades relacionadas con la escasez de agua.
Efectuar racionamiento de agua a la población y
priorizar el abastecimiento a las escuelas y entidades
de salud
Controlar la calidad del agua para consumo
humano.
Gestionar los recursos departamentales y
nacionales para el apoyo de la emergencia.
Implementar el mecanismo de finalización de la
emergencia, a medida que los caudales regresan a la
normalidad.
Restablecer y normalizar el servicio de acueducto
Diligenciar los formatos establecidos de registro
FINAL
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
PROCEDIMIENTO ATENCION DE DAÑOS EN REDES POR FENOMENOS NATURALES Y SOCIONATURALES, ASI COMO COLAPSO ESTRUCTURAL O ACCIONES VIOLENTAS
a) Código: ESPD-02-03 b) Objetivo Atender una posible emergencia de daños en redes por fenómenos naturales y
socionaturales, así como colapso estructural o acciones violentas c) Alcance aplica a toda el área de prestación de servicio de acueducto el borrachero y la
chorrera del Municipio de Cucunubá d) Definiciones Amenazas naturales. Aquellas asociadas con la posible manifestación de un
fenómeno de origen natural, cuya génesis se encuentra totalmente en los procesos naturales de transformación y modificación de la Tierra y el ambiente, por ejemplo: un sismo, una erupción volcánica o un huracán. Amenazas socio naturales. Algunos fenómenos típicos de las amenazas naturales son acentuados por algún tipo de intervención humana sobre la naturaleza y se confunden a veces con eventos propiamente naturales. Las expresiones más comunes de las amenazas socio naturales se encuentran en las inundaciones, deslizamientos, hundimientos, sequías, desertificación, erosión costera, incendios rurales y agotamiento de acuíferos, las cuales están condicionadas generalmente por procesos de deforestación y degradación Acciones violentas se relaciona generalmente con problemas de orden público asociados a la actividad de grupos al margen de la ley que causan la interrupción de los servicios públicos domiciliarios. Colapso estructural Generan deficiencias en los procesos de mantenimiento, operación y en la planificación misma de los sistemas, causando serios daños en su infraestructura. De acuerdo a las dimensiones del sistema, los efectos de estos colapsos pueden representar graves alteraciones y dificultades para el restablecimiento del servicio
e) Responsables Gerente, personal operativo
f) Desarrollo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Convocar del Comité Central de Emergencias
Hacer una convocatoria de las personas
interesadas (gerente, operarios del
servicio de acueducto)
Gerente
2Coordinar con el comité de gestión del riesgo
del municipio las actividades a desarrollar
de acuerdo a la magnitud de los daños se
informara al comité de gestion del riesgo la
situacion para coordinar desde alli las
actividades a realizar
Gerente
3 Verificar los daños presentados
se efectura visita de verificacion de daños
directamente al sitio, preferiblemente por el
personal operativo de acuerdo al area
trabajo debido al conocimiento que cada
uno tiene
Operarios
GESTION DEL RIESGO
ATENCION DE DAÑOS EN REDES POR FENOMENOS NATURALES Y
SOCIONATURALES, ASI COMO COLAPSO ESTRUCTURAL O
ACCIONES VIOLENTAS
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
4Determinar las necesidades de materiales y
accesorios para las reparaciones
se elaborara una lista de los
requerimientos para la reparacion Operarios
5Comparar las necesidades con materiales
disponibles
se verificara en almacen o en el sistema
los materiales y elementos disponibles y
se determinara si existe necesidad de
efectuar adquisiciones y si existen los
recursos necesarios
Gerente
6En caso de ser insuficientes informar al comité
de gestion del riesgo
si no existen materiales y elementos
necesarios para las reparaciones se
informara de la situacion al comité de
gestion del riesgo
Gerente
7
establecer rutas y la periodicidad del
recorrido de los vehículos para transportar
agua a las familias afectadas
En caso de que exista necesidad se
definiran rutas y fechas para suministro de
agua a la poblacion, asi como vehiculo o
vehiculos que prestaran el servicio y se
informara a la comunidad
Gerente, auxiliar administrativo
8
verificar la calidad de agua que se suministra
a la comunidad y diligenciar la respectiva
planilla
se efectuaran muestras de agua de los
parametros necesarios para garantizar la
calidad de agua suministrada a la
poblacion y se dejara la evidencia escrita
Fontaneros
9Registrar los suministros de agua realizados
así como familias beneficiadas.
se llevara un registro de las rutas
realizadas, familias beneficiadas y cantidad
de agua entregada a la poblacion
Fontaneros
10 Solicitud de apoyo al Municipio
En caso de tratarse de daños en la red de
alcantarillado se solicitara apoyo al
Municipio debido a la poca capacidad de
la empresa de servicios públicos para dar
solución según el evento presentado
Gerente
11
Gestionar los recursos municipales,
departamentales y nacionales para el apoyo
de atencion de la emergencia.
De ser necesario y de acuerdo a la
magnitud del evento gestionar los
recursos municipales, departamentales y
nacionales para el apoyo deatencion de la
emergencia.
Gerente
12 Reparación de redes y/o infraestructura
Reparación de redes y/o infraestructura
que se hayan visto afectadas por el
fenómeno, según criterios tecnicos
Operarios
13Ubicación de albergues verificar la
disponibilidad de servicios públicos
En caso de que el evento requiera
ubicación de albergues verificar la
disponibilidad de servicios públicos
(acueducto, alcantarillado y aseo) para
para los mismos y garantizar que sean
suficientes
Operarios
14 Mantener informada a la comunidad
Mantener informada a la comunidad de la
situación relacionada con servicios
públicos
Auxiliar administrativo
15Restablecer y normalizar el servicio de
acueducto y /o alcantarillado
Para el restablecimiento del servicio
debera tenerse en cuenta lavado y
desinfeccion de redes o de infraestructura
Operarios
16 RegistroDiligenciar los formatos establecidos de
registro del eventoGerente
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
g) Diagrama de flujo
GERENTE AUXILIAR OPERARIOS
PROCEDIMIENTO: ATENCION DE DAÑOS EN REDES POR FENOMENOS NATURALES Y
SOCIONATURALES, ASI COMO COLAPSO ESTRUCTURAL O ACCIONES VIOLENTAS
INICIO
Convocar el Comité Central de Emergencias
Si se requiere establecer rutas y la periodicidad del recorrido de los vehículos para transportar agua a las familias afectadas
Verificar los daños presentados
Coordinar con el comité de gestión del riesgo del
municipio las actividades a desarrollar
determinar las necesidades de materiales y accesorios
para las reparaciones
Comparar las necesidades con materiales disponibles
En caso de ser insuficientes informar al comité de gestion
del riesgo
verificar la calidad de agua que se suministra a la
comunidad y diligenciar la respectiva planilla
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
Registrar los suministros de agua realizados así como
familias beneficiadas.
En caso de tratarse de daños en la red de
alcantarillado se solicitara apoyo al Municipio debido a
la poca capacidad de la empresa de servicios
públicos para dar solución
según el evento presentado
De ser necesario gestionar los recursos municipales,
departamentales y nacionales para el apoyo
de la emergencia.
Reparación de redes y/o infraestructura que se hayan
visto afectadas por el fenómeno
En caso de que el evento requiera ubicación de
albergues verificar la disponibilidad de servicios
públicos (acueducto, alcantarillado y aseo) para
para los mismos y garantizar
que sean suficientes
Mantener informada a la comunidad de la situación
relacionada con servicios públicos
Restablecer y normalizar el servicio de acueducto y /o
alcantarillado
FINAL
Diligenciar los formatos establecidos de registro del
evento
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
PROCEDIMIENTO: ATENCION POR CONTAMINACION DEL RECURSO HIDRICO ANTES DE LA CAPTACION
a) Código: ESPD-02-05 b) Objetivo. Atender una posible emergencia por contaminación del recurso hídrico antes de la
captación c) Alcance aplica a las zonas de captación y aguas arriba en la quebrada la chorrera vereda
juaitoque y nacedero el borrachero vereda el rhur d) Definiciones Captación Conjunto de estructuras necesarias para obtener el agua de una
fuente de abastecimiento. Monitoreo: Actividad consistente en efectuar observaciones, mediciones y evaluaciones
continuas en un sitio y periodo determinados, con el objeto de identificar los impactos y riesgos
potenciales hacia el ambiente y la salud pública o para evaluar la efectividad de un sistema
de control.
Red de distribución o Red Pública Conjunto de tuberías, accesorios y estructuras que
conducen el agua desde el tanque de almacenamiento o planta de tratamiento hasta los
puntos de consumo.
Vigilancia de la calidad del agua Actividades realizadas por las autoridades competentes para
comprobar, examinar e inspeccionar el cumplimiento de las normas de calidad del agua
potable establecidas en las normatividad
e) Responsables Personal operativo acueducto, gerente
f) Desarrollo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Convocar del Comité Central de Emergencias
Hacer una convocatoria de las personas
interesadas (gerente, operarios del
servicio de acueducto)
Gerente
2
Cerrar los registros de entrada a la planta
acueducto la chorerra, para el acueducto el
borrachero se apagara el sistema de bombeo
En caso de tratarse de alguna
contaminación grave de forma inmediata
se procederá a cerrar los registros de
entrada a la planta; para el acueducto el
borrachero se apagara el sistema de
bombeo
fontaneros
3Informar al comité de gestión del riesgo
municipal
se informara de la situacion a los
miembros del comité de gestion del riesgoGerente
ATENCION POR CONTAMINACION DEL RECURSO HIDRICO ANTES
DE LA CAPTACION
GESTION DEL RIESGO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
4 Muestreos al agua cruda
Realizar los muestreos al agua cruda para
determinar la presencia de sustancia
contaminante y la forma de tratarla
Fontaneros - gerente
5Análisis de agua en cada uno de los procesos
de tratamiento
En las plantas se realizara análisis de
agua en cada uno de los procesos de
tratamiento para determinar las
necesidades de tratamiento y tomar las
medidas pertinentes
Fontaneros
6 Campaña de uso racional del agua
Informar a la comunidad para que
contribuya con el uso racional del recurso
disponible
Auxiliar administrativo
7
Establecer rutas y la periodicidad del
recorrido de los vehículos para transportar
agua.
Si se requiere establecer rutas y la
periodicidad del recorrido de los vehículos
para transportar agua a las familias
afectadas
Gerente, fontaneros
8 Lavado y desinfección de las redes
Lavado y desinfección de las redes, los
cuales se efectuaran antes de puestan en
marcha del suministro
Fontaneros
9 Comunidad informadaEn todo caso se mantendrá informada a
la comunidad de la situaciónGerente, auxiliar administrativo
10 Control de la calidad del agua
Se realizará control de la calidad del agua
disponible para el suministro y se realizará
el respectivo registro
Fontaneros
11
Gestionar recursos municipales,
departamentales o nacionales para atender la
emergencia
De requerirse gestionar recursos
municipales, departamentales o nacionales
para atender la emergencia
Gerente
12Restablecer y normalizar el servicio de
acueducto
Restablecer y normalizar el servicio de
acueducto previa verificacion de las
condiciones del agua asi como de redes e
infraestructura
Fontaneros
13 RegistroDiligenciar los formatos establecidos de
registro del eventoGerente
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
g) Diagrama de flujo
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
GERENTE AUXILIAR OPERARIOS
PROCESO: GESTION DEL RIESGO
PROCEDIMIENTO: ATENCION POR CONTAMINACION DEL RECURSO HIDRICO ANTES DE LA
CAPTACION
INICIO
Convocar el Comité Central de Emergencias
Informar a la comunidad para que contribuya con el
uso racional del recurso disponible
Restablecer y normalizar el servicio de acueducto
FINAL
En caso de tratarse de alguna contaminación
grave de forma inmediata se procederá a cerrar los
registros de entrada a la planta; para el acueducto el borrachero se apagara
el sistema de bombeo
Informar al comité de gestión del riesgo municipal
En las plantas se realizara análisis de agua en cada uno
de los procesos de tratamiento para determinar
las necesidades de tratamiento y tomar las
medidas pertinentes
Diligenciar los formatos establecidos de registro del
evento
Informar al comité de gestión del riesgo municipal
Informar al comité de gestión del riesgo municipal
Si se requiere establecer rutas y la periodicidad del
recorrido de los vehículos para transportar agua a las
familias afectadas
Si se requiere establecer rutas y la periodicidad del
recorrido de los vehículos para transportar agua a las
familias afectadas
Lavado y desinfección de las redes
En todo caso se mantendrá informada a la comunidad
de la situación
En todo caso se mantendrá informada a la comunidad
de la situación
Se realizará control de la calidad del agua disponible
para el suministro y se realizará el respectivo
registro
De requerirse gestionar recursos municipales,
departamentales o nacionales para atender la
emergencia
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
h) Documentación relacionada, Registros
PROCEDIMIENTO: ATENCION DE EMERGENCIAS POR INADECUADA PRESTACION DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO
a) Código: ESPD-02-06 b) Objetivo. Atender una posible emergencia inadecuada prestación del servicio de acueducto c) Alcance aplica a toda el área de prestación de servicio de acueducto el borrachero y la
chorrera del Municipio de Cucunubá d) Definiciones Agua cruda Agua superficial o subterránea en estado natural; es decir, que no
ha sido sometida a ningún proceso de tratamiento. Agua potable Agua que por reunir los requisitos organolépticos, físicos, químicos y microbiológicos, en las condiciones señaladas en la resolución 2115 de 2007, puede ser consumida por la población humana sin producir efectos adversos a la salud.
e) Responsables personal operativo acueducto, fontaneros y operadores de planta f) Desarrollo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Convocar del Comité Central de Emergencias
Hacer una convocatoria de las personas
interesadas (gerente, operarios del
servicio de acueducto)
Gerente
2 Determinar los daños presentados
de acuerdo al daño se realizara una
verificacion y se determinara
detalladamente los daños presentados y
las consecuencias de los mismos
Gerente
Establecer el plan de acción para dar solución
Establecer el plan de acción para dar
solución, el cual contendra las actividades
a ejecutar asi como los requerimientos de
materiales, personal, maquinaria, etc
Gerente
3
Establecer rutas y la periodicidad del
recorrido de los vehículos para transportar
agua.
Si se requiere establecer rutas y la
periodicidad del recorrido de los vehículos
para transportar agua a las familias
afectadas
Gerente, auxiliar administrativo
4 Verificar la calidad de agua
Verificar la calidad de agua que se
suministra a la comunidad y diligenciar la
respectiva planilla
Fontaneros
GESTION DEL RIESGO
ATENCION DE EMERGENCIAS POR INADECUADA PRESTACION
DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
g) Diagrama de flujo
5Registrar los suministros de agua realizados
así como familias beneficiadas.
Registrar los suministros de agua
realizados así como familias beneficiadas
en caso de haber sido necesario entrega
de agua a cada una de las viviendas por
medio distinto a la red.
Gerente
6
Gestionar recursos municipales,
departamentales o nacionales para atender la
emergencia
De requerirse gestionar recursos
municipales, departamentales o nacionales
para atender la emergencia
Gerente
7Reparacion de redes, componentes o
infraestructura
Desarrollar las actividades necesarias de
reparación de redes y/o infraestructura, o
de calidad del agua que se hayan visto
afectadas por el evento
Gerente
8Proceder a limpieza y desinfección de redes
y/o infraestructura.
Proceder a limpieza y desinfección de
redes y/o infraestructura de las areas
afectadas
Fontaneros
9Restablecer y normalizar el servicio de
acueducto
Restablecer y normalizar el servicio de
acueducto previa verificacion de las
condiciones del agua asi como de redes e
infraestructura
Gerente
10 RegistroDiligenciar los formatos establecidos de
registro del eventoGerente
GERENTE AUXILIAR OPERARIOS
PROCESO: GESTION DEL RIESGO
PROCEDIMIENTO: :ATENCION DE EMERGENCIAS POR INADECUADA PRESTACION DEL
SERVICIO DE ACUEDUCTO
INICIO
Convocar el Comité Central de Emergencias
Establecer el plan de acción para dar solución
Establecer rutas y la periodicidad del recorrido de los vehículos para transportar agua a las familias
afectadas
Determinar los daños presentados
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CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
PROCEDIMIENTO: ATENCION DE EMERGENCIAS POR INUNDACIONES PARA SERVICIO DE ALCANTARILLADO
a) Código: ESPD-02-07 b) Objetivo. Atender una posible emergencia por inadecuada prestación del servicio de
alcantarillado
Verificar la calidad de agua que se suministra a la
comunidad y diligenciar la respectiva planilla
De ser necesario gestionar los recursos municipales,
departamentales y nacionales para el apoyo
de la emergencia.
Desarrollar las actividades necesarias de reparación
de redes y/o infraestructura, o de calidad del agua que
se hayan visto afectadas por el evento
Proceder a limpieza y desinfección de redes y/o infraestructura.
Registrar los suministros de agua realizados así como
familias beneficiadas.
Restablecer y normalizar el servicio de acueducto
Diligenciar los formatos establecidos de registro del
evento
FINAL
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
c) Alcance aplica a toda el área de prestación de servicio de alcantarillado del Municipio de
Cucunubá Cucunubá d) Definiciones Alcantarillado Se denomina alcantarillado o red de alcantarillado al sistema de
estructuras y tuberías usados para el transporte de aguas residuales o servidas (alcantarillado sanitario), o aguas de lluvia, (alcantarillado pluvial) desde el lugar en que se generan hasta el sitio en que se vierten a cauce o se tratan Pozos de inspección Los pozos de inspección son cámaras verticales que permiten el
acceso a las redes de alcantarillado y colectores, para facilitar su mantenimiento
La forma de la estructura-pozo es cilíndrica en su parte inferior y de cono truncado en su parte
superior. Sus dimensiones deben ser suficientemente amplias para que el personal de
operación y mantenimiento pueda ingresar y maniobrar en su interior.
Aguas residuales Desecho líquido provenientes de residencias, edificios, instituciones,
fábricas o industrias.
Aguas residuales domésticas Desechos líquidos provenientes de la actividad doméstica en
residencias, edificios e instituciones.
Aguas residuales municipales Agua residual de origen doméstico, comercial e institucional
que contiene desechos humanos
Aguas servidas Aguas de desecho provenientes de lavamanos, tinas de baño, duchas,
lavaplatos, y otros artefactos que no descargan materias fecales.
e) Responsables personal operativo aseo f) Desarrollo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Convocar del Comité Central de Emergencias
Hacer una convocatoria de las personas
interesadas (gerente, operarios del
servicio de acueducto)
Gerente
2 Determinar los daños presentados
de acuerdo al daño se realizara una
verificacion y se determinara
detalladamente los daños presentados y
las consecuencias de los mismos
Gerente
3 Establecer el plan de acción para dar solución
Establecer el plan de acción para dar
solución, el cual contendra las actividades
a ejecutar asi como los requerimientos de
materiales, personal, maquinaria, etc
Gerente
GESTION DEL RIESGO
ATENCION DE EMERGENCIAS POR INADECUADA PRESTACION
DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
g) Diagrama de flujo
5 Verificar la calidad de agua
Verificar la calidad de agua que se
suministra a la comunidad y diligenciar la
respectiva planilla
Fontaneros
6Registrar los suministros de agua realizados
así como familias beneficiadas.
Registrar los suministros de agua
realizados así como familias beneficiadas
en caso de haber sido necesario entrega
de agua a cada una de las viviendas por
medio distinto a la red.
Gerente
7
Gestionar recursos municipales,
departamentales o nacionales para atender la
emergencia
De requerirse gestionar recursos
municipales, departamentales o nacionales
para atender la emergencia
Gerente
8Reparacion de redes, componentes o
infraestructura
Desarrollar las actividades necesarias de
reparación de redes y/o infraestructura, o
de calidad del agua que se hayan visto
afectadas por el evento
Gerente
9Proceder a limpieza y desinfección de redes
y/o infraestructura.
Proceder a limpieza y desinfección de
redes y/o infraestructura de las areas
afectadas
Fontaneros
10Restablecer y normalizar el servicio de
acueducto
Restablecer y normalizar el servicio de
acueducto previa verificacion de las
condiciones del agua asi como de redes e
infraestructura
Gerente
11 RegistroDiligenciar los formatos establecidos de
registro del eventoGerente
EPC GERENTE OPERARIOS
PROCESO: GESTION DEL RIESGO
PROCEDIMIENTO: ATENCION DE EMERGENCIAS POR INUNDACIONES PARA SERVICIO DE
ALCANTARILLADO
INICIO
Convocar el Comité Central de Emergencias
Determinar los lugares afectados y daños
presentados
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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PROCEDIMIENTO: AMENAZAS SOCIONATURALES PARA SERVICIO DE ASEO
a) Código: ESPD-02-08 b) Objetivo. Atender una posible emergencia por AMENAZAS SOCIONATURALES PARA
SERVICIO DE ASEO c) Alcance aplica a toda el área de prestación de servicio de aseo del Municipio de Cucunubá
Definiciones
Informar a comité de gestión del riesgo municipal
la situación relacionada con las afectaciones del
sistema de alcantarillado
En caso de ser necesario proceder a sondear el
sistema de alcantarillado de forma manual
Realizar limpieza y atención de la emergencia
con equipo succión presión o similar
De ser necesario gestionar los recursos municipales,
departamentales y nacionales para el apoyo
de la emergencia.
Si la capacidad de la entidad no es suficiente
para atender la emergencia se procederá a solicitar
apoyo a empresas Publicas de Cundinamarca de
equipo de succión presión
Diligenciar los formatos establecidos de registro del
evento
FINAL
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
Aseo servicio público prestado por la empresa de servicios públicos, incluye barrido y
limpieza de vías, recolección y transporte de residuos sólidos, tratamiento y disposición final.
Aprovechamiento (en sistemas de Aseo): Proceso mediante el cual, a través de un manejo
integral de los residuos sólidos, los materiales recuperados se reincorporan al ciclo económico
y productivo en forma eficiente, por medio de la reutilización, el reciclaje, la incineración con
fines de generación de energía, el compostaje o cualquier otra modalidad que conlleve
beneficios sanitarios, ambientales o económicos.
Basura: Todo material o sustancia sólida o semisólida de origen orgánico e inorgánico,
putrescible o no, proveniente de actividades domésticas, industriales, comerciales,
institucionales, de servicios e instituciones de salud, que no ofrece ninguna posibilidad de
aprovechamiento, reutilización o recirculación a través de un proceso productivo. Son residuos
sólidos que no tienen ningún valor comercial, no se reincorporan al ciclo económico y
productivo, requieren de tratamiento y disposición final y por lo tanto generan costos de
disposición.
d) Responsables
Personal operativo aseo e) Desarrollo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Convocar del Comité Central de Emergencias
Hacer una convocatoria de las personas
interesadas (gerente, operarios del
servicio de aseo)
Gerente
2Determinar el vehiculo para realizar
recoleccion
Determinar el vehiculo para realizar
recoleccion, según las necesidadesGerente
3 Disponer de personal adicionalDisponer de personal adicional para
realizar la recolección que se requieraGerente
4Informar al comité de gestión del riesgo la
situación presentada
de ser relevante y presentar serias
dificultades se procedera a informar a
comité de gestión del riesgo municipal la
situación relacionada con las afectaciones
del servicio de aseo, para tomar las
medidas pertinentes
Gerente
5
Diagnóstico y establecimiento del plan de
acción para dar solución a la problemática
presentada
Si los daños son presentados en el relleno
sanitario se realizara el diagnóstico y se
establecer el plan de acción para dar
solución a la problemática presentada
Operario- Gerente
GESTION DEL RIESGO
AMENAZAS SOCIONATURALES PARA SERVICIO DE ASEO
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
f) Diagrama de flujo
6
Gestionar los recursos municipales,
departamentales y nacionales para el apoyo
de la emergencia.
De ser necesario gestionar los recursos
municipales, departamentales y nacionales
para el apoyo de la emergencia.
Gerente
7 RegistroDiligenciar los formatos establecidos de
registro del eventoGerente
8 Restablecer y normalizar el servicio de aseoRestablecer y normalizar el servicio de
aseoGerente
GERENTE OPERARIOS
PROCEDIMIENTO: AMENAZAS SOCIONATURALES PARA
SERVICIO DE ASEO
PROCESO: GESTION DEL RIESGO
INICIO
Convocar el Comité Central de Emergencias
Informar al comité de gestión del riesgo la
situación presentada
Disponer de personal adicional para realizar la
recolección que se requiera
Determinar el vehiculo para realizar recoleccion
Si los daños son presentados en el relleno sanitario se realizara el
diagnóstico y se establecer el plan de acción para dar solución a la
problemática presentada
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
PROCEDIMIENTO: AMENAZAS POR INADECUADA DISPOSICION DE RESIDUOS SOLIDOS
a) Código: ESPD-02-09 b) Objetivo. Atender una posible emergencia por inadecuada disposición de residuos c) Alcance aplica a toda el área de prestación de servicio de aseo del Municipio de Cucunubá,
en especial al relleno sanitario vereda aposentos. d) Definiciones Relleno sanitario: Lugar técnicamente diseñado para la disposición final
controlada de los residuos sólidos, sin causar peligro, daño o riesgo a la salud pública, minimizando los impactos ambientales y utilizando principios de ingeniería. Confinación y aislamiento de los residuos sólidos en un área mínima, con compactación de residuos, cobertura diaria de los mismos, control de gases y lixiviados, y cobertura final. Manual de operaciones: documento que contiene las indicaciones técnicas de manejo del relleno sanitario las cuales se deben cumplir en su totalidad
e) Responsables operario relleno sanitario f) Desarrollo
Diligenciar los formatos establecidos de registro del
evento
FINAL
De ser necesario gestionar los recursos municipales,
departamentales y nacionales para el apoyo
de la emergencia.
Restablecer y normalizar el servicio de aseo
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Convocar del Comité Central de Emergencias
Hacer una convocatoria de las personas
interesadas (gerente, operarios del
servicio de aseo)
Gerente
2Verificar las condiciones del relleno sanitario e
identificar el daño presentado
Verificar las condiciones del relleno
sanitario e identificar el daño presentadoGerente
3
Efectuar las adecuaciones de forma manual
disponer de personal y desplazarlo y dar las
indicaciones para efectuar las labores
En caso de que sea posible efectuar las
adecuaciones de forma manual disponer
de personal y desplazarlo y dar las
indicaciones para efectuar las labores
Gerente, operarios
4Informar al comité de gestión del riesgo la
situación presentada
Si los daños superan la capacidad de
atención de la entidad se Informara al
comité de gestión del riesgo la situación
presentada
Gerente
5
Gestionar los recursos municipales,
departamentales y nacionales para el apoyo
de la emergencia.
De ser necesario gestionar los recursos
municipales, departamentales y nacionales
para el apoyo de la emergencia.
Gerente
6Realizar las obras o actividades necesarias
para adecuación del relleno sanitario
Realizar las obras o actividades
necesarias para adecuación del relleno
sanitario
Gerente, alcaldia
7
Determinar el lugar y forma de disposición de
residuos durante el tiempo que dure la
emergencia.
Determinar el lugar y forma de disposición
de residuos durante el tiempo que dure la
emergencia, se habilitara área o celda
que cuente con la impermeabilización
necesaria
Gerente, alcaldia
8Recolección de residuos en el área de
prestación del servicio
En todo caso se realizara recolección de
residuos en el área de prestación del
servicio
Operarios aseo
9
Se verificara por parte de la gerencia y de ser
necesario se solicitara apoyo a la secretaria
de planeación que la disposición se realice de
forma adecuada según las condiciones
técnicas del relleno sanitario
Se verificara por parte de la gerencia y de
ser necesario se solicitara apoyo a la
secretaria de planeación que la
disposición se realice de forma adecuada
según las condiciones técnicas del relleno
sanitario
Gerente
10 RegistroDiligenciar los formatos establecidos de
registro del eventoGerente
11 Restablecer y normalizar el servicio de aseoRestablecer y normalizar el servicio de
aseoGerente
GESTION DEL RIESGO
AMENAZAS POR INADECUADA DISPOSICION DE RESIDUOS
SOLIDOS
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CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
g) Diagrama de flujo
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
GERENTE OPERARIOS
PROCEDIMIENTO: AMENAZAS POR INCUMPLIMIENTO DE
LAS RUTAS DE RECOLECCION Y TRANSPORTE DE RESIDUOS
SOLIDOS
PROCESO: GESTION DEL RIESGO
INICIO
Convocar el Comité Central de Emergencias
En caso de que sea posible las adecuaciones de forma
manual disponer de personal y desplazarlo y dar
las indicaciones para efectuar las labores
Si los daños superan la capacidad de atención de
la entidad se Informara al comité de gestión del
riesgo la situación presentada
Se verificara por parte de la gerencia y de ser necesario
se solicitara apoyo a la secretaria de planeación
que la disposición se realice de forma adecuada
según las condiciones
técnicas del relleno sanitario
FINAL
De ser necesario gestionar los recursos municipales,
departamentales y nacionales para el apoyo
de la emergencia.
Verificar las condiciones del relleno sanitario e identificar
el daño presentado
Realizar las obras o actividades necesarias para
adecuación del relleno
Determinar el lugar y forma de disposición de residuos
durante el tiempo que dure la emergencia, se habilitara
área o celda que cuente con la impermeabilización
necesaria
En todo caso se realizara recolección de residuos en
el área de prestación del servicio
Diligenciar los formatos establecidos de registro del
evento
Restablecer y normalizar el servicio de aseo
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
PROCEDIMIENTO: AMENAZAS POR INCUMPLIMIENTO DE LAS RUTAS DE RECOLECCION Y TRANSPORTE DE RESIDUOS SOLIDOS
a) Código: ESPD-02-10 b) Objetivo. Atender una posible emergencia por INCUMPLIMIENTO DE LAS RUTAS DE
RECOLECCION Y TRANSPORTE DE RESIDUOS SOLIDOS c) Alcance aplica a toda el área de prestación de servicio de aseo del Municipio de Cucunubá. d) Definiciones micro rutas: son aquellas trayectos que se han definido por el ente prestador
del servicio público de aseo por donde se realizara la recolección de residuos solidos Días y Horarios; la recolección de residuos sólidos para el Municipio de Cucunubá se realiza
los días martes y viernes únicamente, a partir de las 7:00 a.m.
e) Responsables Operarios del servicio de aseo y conductor del vehículo compactador f) Desarrollo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Convocar del Comité Central de Emergencias
Hacer una convocatoria de las personas
interesadas (gerente, operarios del
servicio de aseo)
Gerente
2
Verificar las razones por las cuales se esta
incumpliendo la ruta para tomar las medidas
necesarias
Verificar las razones por las cuales se esta
incumpliendo la ruta para tomar las
medidas necesarias
Gerente
3Determinar el vehiculo para la recoleccion de
residuos solidos
Determinar el vehiculo para la recoleccion
de residuos solidosGerente
4 Emision de comunicado a la población
En caso de no ser posible la recolección
el mismo día programado (martes o
viernes) se emitirá comunicado a la
población para evitar focos de
contaminación por presencia de residuos
en las calles o andenes
Gerente, auxiliar administrativo
5
Busqueda de alternativa para realizar la
recolección de residuos el mismo día que esta
programado
De todas formas se buscara la alternativa
para realizar la recolección de residuos el
mismo día que esta programado y evitar
mayores retrasos
Gerente
6 Limpieza de vías
Barrido y limpieza de vías por posibles
desechos dispersos debido al retraso en
la ruta de recolección
Operarios
7 RegistroDiligenciar los formatos establecidos de
registro del eventoGerente
8 Restablecer y normalizar el servicio de aseoRestablecer y normalizar el servicio de
aseooperarios
GESTION DEL RIESGO
AMENAZAS POR INCUMPLIMIENTO DE LAS RUTAS DE
RECOLECCION Y TRANSPORTE DE RESIDUOS SOLIDOS
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
g) Diagrama de flujo
GERENTE AUXILIAR OPERARIOS
PROCEDIMIENTO: AMENAZAS POR INCUMPLIMIENTO DE LAS RUTAS DE RECOLECCION
Y TRANSPORTE DE RESIDUOS SOLIDOS
PROCESO: GESTION DEL RIESGO
INICIO
Convocar el Comité Central de Emergencias
Determinar el vehiculo para la disposicion de residuos
solidos
En caso de no ser posible la recolección el mismo día programado
(martes o viernes) se emitirá comunicado a la población para evitar
focos de contaminación por presencia de residuos en las calles o andenes
De todas formas se buscara la alternativa para
realizar la recolección de residuos el mismo día que
esta programado
Verificar las razones por las cuales se esta incumpliendo
la ruta para tomar las medidas necesarias
Barrido y limpieza de vías por posibles desechos
dispersos debido al retraso
Restablecer y normalizar el servicio de aseo
Diligenciar los formatos establecidos de registro del
evento
FINAL
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
PROCESO PRESTACION DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO
El proceso PRESTACION SERVICIO DE ACUEDUCTO abarca todas las actividades necesarias para
prestar el servicio a la comunidad en términos de calidad y continuidad
OPERACIÓN DE TANQUES DE ALMACENAMIENTO Y REDES DE DISTRIBUCION
PROCEDIMIENTO REPARACION DE REDES
a) Código: ESPM-03-01-01 b) Objetivo: Realizar la reparación de redes que presentan fallas para garantizar la prestación
del servicio de acueducto c) Alcance Aplica a los sistemas de acueducto tanto rural como urbano del Municipio de
Cucunubá, es decir acueducto el borrachero y acueducto la chorrera d) Definiciones
Agua potable Agua que por reunir los requisitos organolépticos, físicos, químicos y microbiológicos, en las condiciones señaladas en la resolución 2115 de 2007, puede ser consumida por la población humana sin producir efectos adversos a la salud. Red de distribución o Red Pública Conjunto de tuberías, accesorios y estructuras que conducen el agua desde el tanque de almacenamiento o planta de tratamiento hasta los puntos de consumo. Red local de acueducto Es el conjunto de tuberías y accesorios que conforman el sistema de suministro del servicio público de acueducto a una comunidad y del cual se derivan las acometidas de las inmuebles Tubo ó tubería Conducto prefabricado, o construido en sitio, de concreto, concreto reforzado, plástico, poliuretano de alta densidad, asbesto-cemento, hierro fundido, gres vitrificado, PVC, plástico con refuerzo de fibra de vidrio, u otro material cuya tecnología y proceso de fabricación cumplan con las normas técnicas correspondientes. Por lo general su sección es circular.
e) Responsables, los responsables directos de este procedimiento son los fontaneros según el área de trabajo asignada
f) Desarrollo
PROCEDIMIENTO: REPARACION DE REDES
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Deteccion de dañoSe detecta el daño o recibe informacion de
un tercerofontanero
2ubicación del daño y cierre del registro o
valvula correspondiente
El fontanero procede a la ubicación exacta
del daño y cierre del registro o valvula
correspondiente
fontanero
3desplazamiento a la oficina y solicita
materiales
desplazamiento a la oficina y solicita
materiales según la verificacion realizada
anteriormente
fontanero
PROCESO OPERACIÓN DE TANQUES DE ALMACENAMIENTO Y REDES DE
DISTRIBUCION
PRESTACION DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
g) diagrama de flujo
4 entrega de materialesEl auxiliar administrativo entrega los
materiales solicitados del almacenauxiliar administrativo
5 desplazamiento al sitio del dañoel operario se desplaza con materiales y
herramientas necesarias al sitio del dañofontanero
6 señalizacion del area de trabajo señalizacion del area de trabajo con cinta
de peligro y conos según la necesidad fontanero
7 excavacion del area según el dañoEl operario procede a la excavacion del
area según el daño.fontanero
8 se procede a reparar el dañose procede a reparar el daño usando los
materiales y herramientas adecuadas fontanero
9 se tapa la excavacion se tapa la excavacion de forma manual fontanero
10 se retira la señalizacionse retira la señalizacion previamente
instaladafontanero
11 restablecimiento del servicio restablecimiento del servicio previa
desinfeccion de la redfontanero
12 diligencia del formato diligencia del formato reparacion de redes fontanero
13 reporte a la oficina reporte a la oficina fontanero
14se incluye en la base de datos para la
estadistica
se incluye en la base de datos para la
estadistica de la entidadauxiliar administrativo
AUXILIAR ADMINISTRATIVO FONTANERO
PROCESO: ADMINISTRACION DE MATERIALES
PROCEDIMIENTO: REPARACION DE REDES
SE DETECTA EL DAÑO O RECIBE INFORMACION DE UN TERCERO
UBICACIÓN DEL DAÑO Y CIERRE DEL REGISTRO O VALVULA CORRESPONDIENTE
DESPLAZAMIENTO A LA OFICINA Y SOLICITA MATERIALES
ENTREGA DE MATERIALES
DESPLAZAMIENTO AL SITIO DEL DAÑO
SEÑALIZACION DEL AREA DE TRABAJO
INICIO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
Documentación relacionada
Formato reparación de redes ESPM-03-01-01-01
EXCAVACION DEL AREA SEGÚN EL DAÑO
SE PROCEDE A REPARAR EL DAÑO
SE TAPA LA EXCAVACION
SE RETIRA LA SEÑALIZACION
RESTABLECIMIENTO DEL SERVICIO
REPORTE A LA OFICINA
SE INCLUYE EN LA BASE DE DATOS PARA LA ESTADISTICA
DILIGENCIA DEL FORMATO REPARACION DE REDES
FINAL
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
PROCEDIMIENTO: CAMBIO DE MEDIDOR Y/O VÁLVULA
a) Código: ESPM-03-01-02
b) Objetivo: según el caso con el objeto de garantizar una mejor prestación del servicio de acueducto
Realizar el cambio de un instrumento de medida que presentaba anomalías y del respectivo registro
de corte
c) Alcance Aplica a los sistemas de acueducto tanto rural como urbano del Municipio de Cucunubá
d) Definiciones Micro medición Sistema de medición de volumen de agua, destinado a conocer la cantidad de agua consumida en un determinado período de tiempo por cada suscriptor de un sistema de acueducto. Válvula de corte: Son dispositivos que permiten restringir el paso del agua en las tuberías de distribución e) Responsables: los responsables directos de este procedimiento son los fontaneros según el área
de trabajo asignada
f) Desarrollo
FORMATO ESPM-03-01-01-01
FECHA UBICACIÓN
INFORMANTE
TELEFONO RED
TIPO DE DAÑO
Desplazamiento del terreno
Desalojo por raices de arboles Mala calidad o fatiga de materiales
Trafico pesado Acartonamiento de tuberias
Vandalismo Otro _______________________________
MATERIALES UTILIZADOS
DESCRIPCION CANTIDAD DESCRIPCION CANTIDAD
OBSERVACIONES
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL MUNICIPIO DE CUCUNUBA SAS ESP
NIT 900481517 - 3
REPARACION DE REDES SERVICIO DE ACUEDUCTO
Responsable ESP
Estallido de tuberias por exceso de presion
Responsable ESP
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
g) diagrama de flujo
PROCEDIMIENTO: CAMBIO DE MEDIDOR Y/O VALVULA
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1Deteccion de medidor y/o valvula en mal
estado
Se detecta medidor y/o valvula en mal
estadofontanero
2 reporte a la oficina reporte a la oficina por parte del fontanero fontanero
3 notificacion al usuarioSe envia una notificacion al usuario
informando de la situacionauxiliar
4 usuario solicita el cambioEl usuario solicita el cambio del medidor o
de la valvula según el caso o necesidadsuscriptor
5 expedicion de orden de cambioexpedicion de orden de cambio en
formato correspondienteauxiliar
6 solicitud de materialessolicitud de materiales según el
requerimiento previa verificacion fontanero
7 entrega de materiales entrega de materiales solicitados auxiliar
8 suspension del serviciosuspension del servicio en el sector donde
se realizara el cambiofontanero
9 desplazamiento al sitiodesplazamiento al sitio exacto donde se
efectuara el cambiofontanero
10 señalizacion del area de trabajo
señalizacion del area de trabajo utilizando
cinta de peligro y conos según los
requerimientos
fontanero
11se procede a cambiar el medidor y/o la
valvula
se procede a cambiar el medidor y/o la
valvula cumpliendo con las estipulaciones
tecnicas
fontanero
12 restablecimiento del servicioRestablecimiento del servicio de
acueducto fontanero
13 verificacion del buen resultado del trabajo
verificacion del buen resultado del trabajo
es decir de adecuado funcionamiento de
los elementos cambiados
fontanero
14 retiro de señalizacion retiro de señalizacion fontanero
15 reporte reporte a la oficina fontanero
16se incluye en la base de datos para la
estadistica
se incluye en la base de datos para la
estadisticaauxiliar
PROCESO PRESTACION DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO
OPERACIÓN DE TANQUES DE ALMACENAMIENTO Y REDES DE
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL MUNICIPIO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO FONTANERO SUSCRIPTOR
PROCESO: ADMINISTRACION DE MATERIALES
PROCEDIMIENTO: CAMBIO DE MEDIDOR Y/O VALVULA
SE DETECTA MEDIDOR Y/O VALVULA EN MAL ESTADO
REPORTE A LA OFICINA
EXPEDICION DE ORDEN DE CAMBIO
SOLICITUD DE MATERIALES
ENTREGA DE MATERIALES
SUSPENSION DEL SERVICIO
DESPLAZAMIENTO AL SITIO
USUARIO SOLICITA EL CAMBIO
NOTIFICACION AL USUARIO
INICIO
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL MUNICIPIO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
h) Documentación relacionada
Formato cambio de medidor ESPM-03-01-02-01
Formato cambio de válvula ESPM-03-01-02-02
SEÑALIZACION DEL AREA DE TRABAJO
SE PROCEDE A CAMBIAR EL MEDIDOR Y/O LA VALVULA
VERIFICACION DEL BUEN RESULTADO DEL TRABAJO
REPORTE A LA OFICINA
RESTABLECIMIENTO DEL SERVICIO
RETIRO DE SEÑALIZACION
SE INCLUYE EN LA BASE DE DATOS PARA LA ESTADISTICA
FINAL
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL MUNICIPIO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
FORMATO ESPM-03-01-02-01
FECHA
No DE NUEVO
MEDIDOR
SUSCRIPTOR
No MEDIDOR
ANTIGUO
IDENTIFICACION
CODIGO DEL
SUSCRIPTOR
DIRECCION TELEFONO
RESPONSABLE DEL
CAMBIO
MATERIALES UTILIZADOS
DESCRIPCION CANTIDAD DESCRIPCION CANTIDAD
MOTIVO DE CAMBIO
FECHA DEL
CAMBIO
OBSERVACIONES
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL MUNICIPIO DE CUCUNUBA SAS ESP
NIT 900481517 - 3
CAMBIO DE MEDIDOR ACUEDUCTO
Firma del suscriptor Responsable ESP
SUBSIDIADO VENTA
FORMATO ESPM-03-01-02-02
FECHA
CODIGO DEL
SUSCRIPTOR
SUSCRIPTOR IDENTIFICACION
DIRECCION TELEFONORESPONSABLE DEL
CAMBIO
MATERIALES UTILIZADOS
DESCRIPCION CANTIDAD DESCRIPCION CANTIDAD
MOTIVO DE CAMBIO
FECHA DEL
CAMBIO
OBSERVACIONES
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL MUNICIPIO DE CUCUNUBA SAS ESP
NIT 900481517 - 3
CAMBIO DE VALVULA ANTIFRAUDE ACUEDUCTO
SUBSIDIADO VENTA
Firma del suscriptor Responsable ESP
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
PROCEDIMIENTO: SUSPENSION Y / O RECONEXIÓN DE ACOMETIDA
a) Código: ESPM-03-01-03
b) Objetivo: Efectuar la suspensión o reconexión de acometida según el caso en los acueductos
la chorrera y el borrachero
c) Alcance Aplica a los sistemas de acueductos la chorrera y el borrachero del Municipio de
Cucunubá
d) Definiciones Acometida Derivación de la red local de acueducto que llega hasta el registro de corte en el inmueble. En edificios de propiedad horizontal o condominios, la acometida llega hasta el registro de corte general. Suspensión Es la interrupción temporal del servicio por común acuerdo, por interés del servicio, o por incumplimiento del contrato de servicios públicos, o por otra de las causales previstas en la Ley 142 de 1994, en el Decreto 302 de 2000, en las condiciones uniformes del contrato de servicios públicos y en las demás normas concordantes.
e) Responsables, los responsables directos de este procedimiento son los fontaneros según el
área de trabajo asignada
f) Desarrollo
FORMATO ESPM-03-01-02-03
FECHA No DE NUEVO MEDIDOR
SUSCRIPTOR No MEDIDOR ANTIGUO
IDENTIFICACION CODIGO DEL SUSCRIPTOR
DIRECCION TELEFONO
RESPONSABLE DEL
CAMBIO
MATERIALES UTILIZADOS
DESCRIPCION CANTIDAD DESCRIPCION CANTIDAD
MOTIVO DE CAMBIO FECHA DEL CAMBIO
OBSERVACIONES
Firma del suscriptor Responsable ESP
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL MUNICIPIO DE CUCUNUBA SAS ESP
NIT 900481517 - 3
CAMBIO DE CAJA ACUEDUCTO
SUBSIDIADO VENTA
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL MUNICIPIO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
g) diagrama de flujo
PROCEDIMIENTO SUSPENSION Y/O RECONEXION DE ACOMETIDA
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Emision de la orden de corte
Emision de la orden de corte si no ha
efectuado el pago de un periodo vencido
o reconexion si se ha eliminado su causa
sea por respuesta a PQR o por haber
cancelado la deuda, asi mismo puede
efectuar suspension temporal por solicitud
del suscriptor
auxiliar
2 entrega de la orden de corte o reconexionentrega de la orden de corte o reconexion
al fontaneroauxiliar
3solicitud de materiales y herramientas
necesarias
solicitud de materiales y herramientas
necesarias previa verificacionfontanero
4 entrega de materiales según la necesidad entrega de materiales según la necesidad auxiliar
5desplazamiento al sitio de ubicación del
medidor
desplazamiento al sitio de ubicación del
medidor sea area rural o urbana, para
esta ultima verificar la nomenclatura y
numero del medidor
fontanero
6 notificacion de corte o reconexion al usuario
notificacion de corte o reconexion al
usuario, se entrega a quien este en la
vivienda antes de efectuar la suspension
fontanero
7Realizar la suspensión o reconexion del
servicio
se procede a realizar la suspensión o
reconexion del servicio utilizando
materiales y herramientas necesarios
fontanero
8 toma de lectura con toda la nomenclatura toma de lectura con toda la nomenclatura fontanero
9 firma del susciptor firma del susciptor suscriptor
10 reporte a la oficina reporte a la oficina fontanero
11se incluye en la base de datos para la
estadistica
se incluye en la base de datos para la
estadisticaauxiliar
12 seguimiento a acometida suspendida seguimiento a acometida suspendida fontanero
PROCESO
PRESTACION DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO
OPERACIÓN DE TANQUES DE ALMACENAMIENTO Y REDES DE
DISTRIBUCION
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO FONTANERO
PROCESO: ADMINISTRACION DE MATERIALES
PROCEDIMIENTO: SUSPENSION Y/O RECONEXION DE ACOMETIDA
EMISION DE LA ORDEN DE CORTE SI NO HA EFECTUADO EL PAGO
DE DOS PERIODOS ACUMULADOS O RECONEXION RECONEXION SI SE HA ELIMIADO SU CAUSA SEA POR RESPUESTA A PQR O POR HABER CANCELADO LA DEUDA
SOLICITUD DE MATERIALES Y HERRAMIENTAS NECESARIAS
ENTREGA DE MATERIALES SEGÚN LA NECESIDAD
DESPLAZAMIENTO AL SITIO DE UBICACIÓN DEL MEDIDOR
SEÑALIZACION DEL AREA DE TRABAJO
EXCAVACION DEL AREA SEGÚN EL DAÑO
ENTREGA DE LA ORDEN DE CORTE O RECONEXION AL
FONTANERO
INICIO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
SE PROCEDE A REPARAR EL DAÑO
SE TAPA LA EXCAVACION
SE RETIRA LA SEÑALIZACION
RESTABLECIMIENTO DEL SERVICIO
REPORTE A LA OFICINA
SE INCLUYE EN LA BASE DE DATOS PARA LA ESTADISTICA
DILIGENCIA DEL FORMATO REPARACION DE REDES
FINAL
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
g) Documentación relacionada
Formato Orden de suspensión del servicio ESPM-03-01-03-01
Solicitud suspensión temporal del servicio ESPM-03-01-03-02
Orden de reconexión del servicio ESPM-03-01-03-03
FORMATO ESPM-03-01-03-01FECHA No DE MEDIDOR
SUSCRIPTOR DIRECCION
IDENTIFICACION
CODIGO DEL
SUSCRIPTOR
SEÑOR USUARIO
LECTURA ACTUAL: ________________
ORDEN DE SUSPENSIÓN DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL MUNICIPIO DE CUCUNUAB SAS ESP
NIT 900481517 - 3
Teniendo en cuenta el no pago de su servicio dentro de los terminos fijados y en cumplimiento
con la normatividad la Empresa de Servicios Publicos le informa que se procedera a la
suspensión inmediata del servicio,A la fecha usted adeuda a la oficina de servicios Públicos la
suma de $ ___________________ correspondiente a ___ periodos de atraso de prestación del
servicio.
Para el restablecimiento del servicio debe acercarse a las instalaciones de la entidad y eliminar
la causa que origino esta medida y cancelar las sumas adeudadas, además se le generará el
cobro por reconexión del servicio que se vera reflejado en la siguiente facturacion
Si no se efectúa el pago y el servicio permanece suspendido por una año le será cortado
definitivamente, para cuyo restablecimiento ademas de las sumas adeudadas, con sus
intereses deberá cancelar la tarifa de reinstalación.
Si no efectúa el pago y el servicio permanece suspendido por 24 meses continuos, perderá el
derecho de la acometida y deberá para tener nuevamente el servicio, pagar las sumas
adeudadas, con sus intereses y multas y el valor nuevamente de la matrícula a los valores
vigentes a la fecha de solicitud.
Todo lo anterior sin perjuicio de que las deudas derivadas de la prestación de los servicios
podrán ser cobradas ejecutivamente, toda vez que la factura expedida presta mérito ejecutivo.
Debo finalmente comentarle que constituye una causal de corte del servicio, reconectarse al
servicio cuando se le ha efectuado esta suspensión.
Por lo anterior le invito a ponerse al dia en su deuda, ya que esto le permite disfrutar del servicio
y evitarse trámites, molestias y mayores costos. Siempre estamos para atenderle.
Firma del suscriptor Responsable ESP
GERENCIA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
PROCEDIMIENTO: INSTALACION DE ACOMETIDA
a) Código: ESPM- 03-04
b) Objetivo: Realizar la reparación de redes que presentan fallas para garantizar la ´prestacion
del servicio de acueducto
FORMATO ESPM-03-01-03-02FECHA SOLICITUD No DE MEDIDOR
SUSCRIPTOR DIRECCION
IDENTIFICACION
CODIGO DEL
SUSCRIPTOR
FIRMA SOLICITANTE IDENTIFICACION
SERVICIO A
SUSPENDER ACUEDUCTO ALCANTARILLADO ASEO
CAUSAS DE LA SOLICITUD DE SUSPENSIÓN
AUTORIZACION
RESPONSABLE
DE SUSPENSION
EN CAMPO
OBSERVACIONES
VERIFICACION
EN SISTEMA
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SOLICITUD DE SUSPENSION TEMPORAL DE SERVICIO
FORMATO ESPM-03-01-03-03
FECHA No DE MEDIDOR
SUSCRIPTOR DIRECCION
IDENTIFICACION
CODIGO DEL
SUSCRIPTOR
AUTORIZACION
LECTURA
ACTUAL
OBSERVACIONES
Gerencia
FECHA DE
RECONEXION
Telefono
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ORDEN DE RECONEXION DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
c) Alcance Aplica a los sistemas de acueducto tanto rural como urbano del Municipio de
Cucunubá
d) Definiciones
e) Responsables, los responsables directos de este procedimiento son los fontaneros según el
área de trabajo asignada
f) Desarrollo
PROCEDIMIENTO INSTALACION DE ACOMETIDA
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Solicitud de viabilidad del servicio Usuario solicita viabilidad del servicio usuario
2 orden de visita de viabilidad se entrega la orden de visita de viabilidad
al fontanero según area de trabajoauxiliar
3 Visita tecnica de viabilidad
realiza visita tecnica de viabilidad
verificando la red principal o secundaria
de la cual se puede realizar la conexión
informando al usuario las condiciones y
requerimientos tecnicos
fontanero
4 Reporte a la oficina entrega de reporte a la oficina fontanero
5 Informacion al suscriptor y entrega de formato
se informa al posible suscriptor los
documentos requeridos y el procedimiento
para la instalacion de la acometida,
suministrando el formato correspondiente
auxiliar
6suscriptor presenta documentos y solicitud de
instalacion debidamente diligenciada
suscriptor presenta documentos y solicitud
de instalacion debidamente diligenciada suscriptor
7 expedicion orden de conexiónexpedicion de orden de conexión una vez
verificado el cumplimiento de los requisitosauxiliar
8 Solicitud de materiales
solicitud de materiales requeridos de
acuerdo a las condiciones tecnias de la
instalacion
fontanero
9 entrega de materiales al fontanero entrega de materiales al fontanero auxiliar
10 suspension del servicio
suspension del servicio si es necesario
según el area en donde se realizara la
nueva acometida
fontanero
11 desplazamiento al predio desplazamiento al predio según la solicitud fontanero
12 señalizacion del area de trabajoseñalizacion del area de trabajo con los
conos y la cinta de peligrofontanero
PROCESO
PRESTACION DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO
OPERACIÓN DE TANQUES DE ALMACENAMIENTO Y REDES DE
DISTRIBUCION
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
g) diagrama de flujo
13 Inspeccion del lugar y excavacion amplia
se inspecciona el lugar a fin de buscar la
tuberia de la red a la cual se va hacer la
acometida haciendo una excavacion lo
suficientemente amplia alrededotr de la
misma
fontanero
14 instalar o armar la nueva acometidase procede a instalar o armar la nueva
acometidafontanero
15se limpia a lauberia para colocar el collar o
sillin de derivacion
se limpia la tuberia para colocar el collar o
sillin de derivacion usando el limpiador
entergado por la entidad
fontanero
16se arma el medidor y se instalan los demas
accesorios correspondientes
se arma el medidor y se instalan los
demas accesorios correspondientes, el
operario tendra en cuenta medidor con la
direccion adecuada
fontanero
17 se instala la cajilla protectora del medidor
se instala la cajilla protectora del medidor
la cual puede ser plastica o en concreto
según area de trabajo
fontanero
18 apertura de registro y revision
apertura de registro y revision que el
medidor y todos los componentes de la
tuberia funcionen correctamente
fontanero
19 tapar la excavacion tapar la excavacion de forma manual fontanero
20 retirar la señalizacionretirar la señalizacion, verificando que no
queden residuos en el predio intervenidofontanero
21 firma suscriptor del formato de instalacion
toma de la firma suscriptor del formato de
instalacion, previa verificacion del
adecuado funcionamiento de la acometida
fontanero
22 reporte a la oficina reportar la terminacion del trabajo oficina fontanero
23 pasa al procedimiento de nuevo suscriptor pasa al procedimiento de nuevo suscriptor auxiliar
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO FONTANERO SUSCRIPTOR
PROCESO: ADMINISTRACION DE MATERIALES
PROCEDIMIENTO: INSTALACION ACOMETIDA
USUARIO SOLICITA VIABILIDAD DEL SERVICIO
REALIZA VISITA TECNICA DE VIABILIDAD VERIFICANDO LA RED PRINCIPAL O SECUNDARIA DE LA
CUAL SE PUEDE REALIZAR LA CONEXIÓN INFORMANDO AL USUARIO LAS CONDICIONES Y REQUERIMIENTOS TECNICOS
SE INFORMA AL POSIBLE SUSCRIPTOR LOS DOCUMENTOS
REQUERIDOS Y EL PROCEDIMIENTO PARA LA INSTALACION DE LA
ACOMETIDA, SUMINISTRANDO EL FORMATO CORRESPONDIENTE
EXPEDICION DE ORDEN DE CONEXIÓN
SOLICITUD DE MATERIALES REQUERIDOS
ENTREGA DE REPORTE A LA OFICINA
SE ENTREGA LA ORDEN DE VISITA DE VIABILIDAD
SUSCRIPTOR PRESENTA DOCUMENTOS Y SOLICITUD
DE INSTALACION DEBIDAMENTE DILIGENCIADA
INICIO
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
REQUERIDOS
ENTREGA DE MATERIALES AL FONTANERO
SUSPENSION DEL SERVICIO SI ES NECESARIO
DESPLAZAMIENTO AL PREDIO SEGÚN LA SOLICITUD
SEÑALIZACION DEL AREA DE TRABAJO
SE INSPECCIONA EL LUGAR A FIN DE BUSCAR LA TUBERIA DE LA RED A LA CUAL SE VA HACER LA ACOMETIDA HACIENDO UNA EXCAVACION LO
SUFICIENTEMENTE AMPLIA ALREDEDOTR DE LA MISMA
SE LIMPIA LA TUBERIA PARA COLOCAR EL COLLAR O SILLIN DE
DERIVACION
RESTABLECIMIENTO DEL SERVICIO
SE PROCEDE A INSTALAR O ARMAR LA NUEVA ACOMETIDA
SE ARMA EL MEDIDOR Y SE INSTALAN LOS DEMAS ACCESORIOS
CORRESPONDIENTES
SE INSTALA LA CAJILLA PROTECTORA DEL MEDIDOR
APERTURA DE REGISTRO Y REVISION
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
h) Documentación relacionada
Formato orden de instalación del servicio de acueducto la chorrera ESPM-03-01-04-01
Formato orden de instalación del servicio de acueducto la chorrera ESPM-03-01-04-02
Formato autorización de instalación servicio publico ESPM-03-01-04-03
PASA AL PROCEDIMIENTO DE NUEVO SUSCRIPTOR
APERTURA DE REGISTRO Y REVISION QUE EL MEDIDOR Y TODOS LOS COMPONENTES DE LA TUBERIA FUNCIONEN CORRECTAMENTE
TAPAR LA EXCAVACION
RETIRAR LA SEÑALIZACION
TOMA DE LA FIRMA SUSCRIPTOR DEL FORMATO
DE INSTALACION
REPORTAR LA TERMINACION DEL TRABAJO OFICINA
FINAL
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
FORMATO ESPM-03-01-04-01
FECHA No DE MEDIDOR
SUSCRIPTOR DIRECCION
IDENTIFICACION
CODIGO DEL
SUSCRIPTOR
No CELULAR AUTORIZACION
MATERIALES UTILIZADOS
DESCRIPCION CANTIDAD DESCRIPCION CANTIDAD
MEDIDOR COLLARIN
ADAPTADORES
MACHO PF + UAD
VALVULA
ANTIFRAUDE
TUBERIA FLEXIBLE +
UAD
ADAPTADORES
PVC
CAJILLA OTROS
OBSERVACIONES
Firma del suscriptor Responsable ESP
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NIT 900481517 - 3
ORDEN DE INSTALACION DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO - LA CHORRERA
FORMATO ESPM-03-01-04-02
FECHA No DE MEDIDOR
SUSCRIPTOR DIRECCION
IDENTIFICACION
CODIGO DEL
SUSCRIPTOR
No CELULAR AUTORIZACION
MATERIALES UTILIZADOS
DESCRIPCION CANTIDAD DESCRIPCION CANTIDAD
MEDIDOR CINTA TEFLON
TUBERIA PVC
VALVULA
ANTIFRAUDE
COLLARIN O SILLA
ADAPTADOR
MACHO PVC
CAJILLA OTROS
OBSERVACIONES
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NIT 900481517 - 3
ORDEN DE INSTALACION DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO - EL BORRACHERO
Firma del suscriptor Responsable ESP
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
PROCEDIMIENTO : TRATAMIENTO Y SUMINISTRO DE AGUA A LA POBLACION
a. Código: ESPM-03-01-05 b. Objetivo. Suministrar agua potable a los usuarios del servicio de acueducto c. Alcance Aplica al área de cobertura que posee la entidad (Municipio de Cucunubá) casco
urbano y veredas la florida, peñas de palacio, zona plana Chapala, la ramada, media luna, buita, el tablón, la toma, atraviesas, carrizal, hato de rojas, el rhur
d. Definiciones Calidad del agua tratada agua producida en un sistema de potabilización no debe contener microorganismos patógenos, ni sustancias tóxicas o nocivas para la salud. Por tanto, el agua para consumo humano debe cumplir los Requisitos de Calidad microbiológicos, organolépticos y físico-químicos exigidos en la resolución 2115 de 2007 de los ministerios de la protección social y el ministerio de ambiente vivienda y desarrollo territorial por medio de la cual se señalan características para la calidad del agua para consumo humano. La calidad del agua no debe deteriorarse ni caer por debajo de los límites establecidos durante el periodo de tiempo de transporte de la planta de tratamiento al consumidor. Sistema de suministro de agua potable Conjunto de obras, equipos y materiales utilizados para la captación, aducción, conducción, tratamiento y distribución del agua potable para consumo humano.
Tanque de almacenamiento Depósito destinado a mantener agua para su uso posterior Tubería Ducto de sección circular para el transporte de agua
FORMATO ESPM-03-01-04-03
FECHA PROPIETARIO
VEREDA
NOMBRE DEL
PREDIO
IDENTIFICACION
DEL PROPIETARIO
TELEFONO DE
CONTACTO
AUTORIZADO IDENTIFICACION
C.C. ______________________________________ C.C.________________________________________________
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NIT 900481517 - 3
AUTORIZACION DE INSTALACION SERVICIO PUBLICO
AUTORIZO A
PROPIETARIO AUTORIZADO
PARA ACCEDER AL SERVICIO PUBLICO DE ACUEDUCTO QUE INSTALARA A SU COSTA EN EL PREDIO ANTES
MENCIONADO, DE IGUAL FORMA OTORGO LOS PERMISOS PARA LA RESPECTIVA EXCAVACION E INSTALACION
DE REDES Y ACCESORIOS SEGÚN LAS INDICACIONES DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
e. Responsables Personal operativo f. Desarrollo
PROCEDIMIENTO TRATAMIENTO Y SUMINISTRO DE AGUA POTABLE A LA POBLACION
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1verificacion del sistema de captacion de agua
cruda
Según el acueducto el operario verificara
la correcta operación del sistema de
captacion de agua (nacedero el
borrachero, pozo profundo el tejar,
quebrada la chorrera)
fontanero
2 Tratamiento de agua
Segun se trate de acueducto la chorrera o
el borrachero el operario responsable
procedera con la correcta operación del
sistema de tratamiento según manual de
operaciones desarrolando cada uno de
los procesos para llevar al agua a
condiciones optimas para el suministro a la
poblacion
operario planta - fontanero
3 verificacion de la calidad de agua a suministrar
En todo caso se debe realizar analisis de
agua durante el procedo de tratamiento y
uan vez finalizado el mismo para
garantizar la calidad del agua suministrada
a la poblacion
fontanero
4Verificacion de cronograma según area de
trabajo
El operario procedera a verificar el
cronograma de suministro, según se trate
de zona rural o area urbana
fontanero
5Almacenamiento de agua potable en los
tanques de distribucion
Se almacenara en los tanques según el
area de trabajo fontanero
6 verificacion de cantidad de agua disponible
según la cantidad de usuarios, area de
trabajo y cronograma sera necesario
verificar la cantidad de agua disponiblke
para proceder a suministro o continuar
efectuando almacenamiento
fontanero
7 verificacion de la calidad de agua a suministrar
En todo caso se debe realizar analisis de
agua durante el procedo de tratamiento y
uan vez finalizado el mismo para
garantizar la calidad del agua suministrada
a la poblacion
fontanero
8 operación de sistemas de bombeo
Según area de trabajo donde existen
sistemas de bombeo se procedera a
encendido de los sistemas y verificacion
del correcto funcionamiento de los mismos
fontanero
9 apertura o cierre de registros
se efectuara cierre o apertura de registros
según el caso, acueducto y area de
trabajo y cronogramas previamente
establecidos
fontanero
10 registro documental
Se diligenciaran los formatos establecidos
para el control de suministro de agua a la
poblacion
fontanero
PRESTACION DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO
OPERACIÓN DE TANQUES DE ALMACENAMIENTO Y REDES DE PROCESO
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
g. Diagrama de flujo
PROCESO: PRESTACION DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO
PROCEDIMIENTO: SUMINISTRO DE AGUA A LA POBLACION
FONTANERO
FINAL
REGISTRO DOCUMENTAL
INICIO
OPERACION DE SISTEMAS DE BOMBEO SI EXISTEN
VERIFICACION DEL SISTEMA DE CAPTACION DE AGUA CRUDA
VERIFICACION DE CRONOGRAMA SEGUN AREA
ALMACENAMIENTO DE AGUA
VERIFICACALIDAD DEL AGUA A SUMINISTRAR
PROCESO DE TRATAMIENTO DE
APERTURA O CIERRE DE REGISTROS
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
h. Documentación relacionada Control de bombeo ESPM-03-01-05-01 Control suministro de agua ESPM-03-01-05-02
FORMATO ESPM-03-01-05-01
ENCENDIDO APAGADO
Tel: 8580024 Ext 114 celu: 3208460569-3208485759
Correo: [email protected]
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL
MUNICIPIO DE CUCUNUBA SAS ESP
NIT 900481517 - 3
CONTROL DE BOMBEO - XXXXX
ACTIVIDAD
FECHA HORA RESPONSABLE
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
PROCEDIMIENTO: REVISION PREVIA
a. Código: ESPM-03-01-06 b. Objetivo. Investigar las desviaciones significativas frente a consumos anteriores mientras se
establece la causa, así como verificar el estado del medidor y de los componentes de la conexión domiciliar en cuestión
c. Alcance Aplica a todas las conexiones domiciliarias pertenecientes a los suscriptores de la comunidad de influencia.
d. Definiciones Componentes externos de la acometida: comúnmente son medidor, tubería de conexión, cajilla, y el registro de corte.
TANQUE SECTOR
OBSERVACIONES RESPONSABLE
CONTROL SUMINISTRO DE AGUA POTABLE
FECHAHORA
APERTURA
HORA DE
CIERRE
FORMATO ESPM-03-01-05-02
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL MUNICIPIO
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NIT 900481517 - 3ACUEDUCTO XXXXXXX
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL MUNICIPIO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
Componentes internos de la acometida: comúnmente son los puntos de derivación de agua al interior del domicilio y las tuberías de distribución interna. Aforo: medida de la cantidad de agua de una corriente a través del micro medidor. Tiene por objeto verificar su estado a fin de aclarar causas de desviaciones o medir el consumo de agua durante un período determinado.
e. Responsables Personal operativo f. Desarrollo
PROCEDIMIENTO: REVISION PREVIA
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Expedicion de orden
Se expide la orden de revisión previa,
especificando la identificación del
suscriptor.
Auxiliar administrativo
2 se informa o entrega al fontanerose informa o entrega al fontanero el la
ordenAuxiliar administrativo
3 desplazamiento al predio correspondientedesplazamiento al predio correspondiente
verificando numero de medidorFontanero
Se verifica la lectura actual con la existente en
las planillas si es superior continua, si es
inferior se informa a la oficina
Se verifica la lectura actual con la existente
en las planillas si es superior continua, si
es inferior se informa a la oficina
Fontanero
corrige la factura corrige la factura en el sofware integrin Auxiliar administrativo
4
Se efectúa el aforo para comprobar si existe
daño en el medidor, comparándose la lectura
inicial y final obtenidas al pasar 1 litros de
agua
Se efectúa el aforo para comprobar si
existe daño en el medidor, comparándose
la lectura inicial y final obtenidas al pasar 1
litro de agua
Fontanero
5Revision de los componentes externos de la
conexión domiciliaria
Se revisan los componentes externos de
la conexión domiciliaria y las válvulas que
hacen parte, a fin de comprobar la
existencia de un daño o desgaste de las
partes.
Fontanero
6Si existe daño en el medidor, se reporta en el
formato de revisión previa.
Si existe daño en el medidor, se reporta
en el formato de revisión previa.Fontanero
7 informar al suscriptor para que efectue
revision de las instalaciones internas
En caso de no encontrar anomalías en la
revisión externa, se procede a informar al
suscriptor para que efectue revision de las
instalaciones internas
Fontanero
8 Se informa a la oficina los resultados
Se anota cualquier novedad encontrada
al respecto, y se comunica a la oficina de
la entidad
Fontanero
9
En caso de descubrir una conexión
fraudulenta, se pasa al procedimiento de
legalización de conexiones fraudulentas.
En caso de descubrir una conexión
fraudulenta, se pasa al procedimiento de
legalización de conexiones fraudulentas.
Fontanero
PRESTACION DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO
OPERACIÓN DE TANQUES DE ALMACENAMIENTO Y REDES DE
DISTRIBUCION
PROCESO
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
g. Diagrama de flujo
FONTANEROAUXILIAR ADMINISTRATIVO
PROCESO: PRESTACION DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO
PROCEDIMIENTO: REVISION PREVIA
FINAL
INICIO
CORRIGE LA LECTURA EN EL PROCESO DE FACTURACION
EXPEDICION DE LA ORDEN Y ENTREGA AL FONTANERO
INFORMA AL USUARIO
INFORMA A LA OFICINA PARA EFECTUAR LOS AJUSTES
VERIFICA LECTURA, PRESENTA
ERROR?
DESPLAZAMIENTO A PREDIO CORRESPONDIENTE
EFECTUA AFORO PARA VERIFICAR BUEN
FUNCIONAMIENTO DEL MEDIDOR
REVISION DE COMPONENTES EXTERNOS DE LA CONEXION
DOMICILIARIA
PRESENTA DAÑOS O
FALLAS
PASA A NOTIFICACION DE SUSCRITOR
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CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
h. Documentación relacionada
Formato de verificación de lecturas ESPM-03-01-06-01
FORMATO ESPM-03-01-06-01
FECHA No DE MEDIDOR
SUSCRIPTOR DIRECCION
IDENTIFICACION
CODIGO DEL
SUSCRIPTOR
AUTORIZACION
LECTURA
ANTERIOR
OBSERVACIONES
LECTURA
ACTUAL
Gerencia
FECHA DE
VERIFICACION
Telefono
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL MUNICIPIO DE CUCUNUBA SAS ESP
NIT 900481517 - 3
VERIFICACION LECTURA MEDIDORES
Firma del suscriptor Responsable ESP
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
PROCEDIMIENTO: NOTIFICACION A SUSCRIPTORES
a. Código: ESPM-03-01-07
b. Objetivo. Informar a los suscriptores sobre situaciones especiales de su estado frente a la prestación de los servicios públicos con respecto a sus deberes.
c. Alcance Aplica a todos los suscriptores del área urbana y rural que abastecen los acueductos operados por la empresa de servicios públicos de Cucunubá
d. Definiciones. Suscriptor Persona natural o jurídica con la cual se ha celebrado un contrato de condiciones uniformes de servicios públicos.
e. Responsables Personal área administrativa, personal operativo
f. Desarrollo
PROCEDIMIENTO NOTIFICACION DE SUSCRIPTORES
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1Deteccion de caso especial susceptible de
notificacion
El personal operativo o administrativo
detecta un caso potencial pàra notificar al
suscriptor que pueden ser consumos
altos, medidor dañado, tapado, ilegible no
pago de servicio, malas practicas en
servicio de aseo, etc
auxiliar administrativo, operarios
2 se realiza oficio de notificacionsegún los casos detectados se procede a
elaborar oficio de notificacionAuxiliar administrativo
3 Revision y firma gerente
el gerente revisa, en caso de presentar
algun error devuelve para correccion. Si
esta correcto lo firma
Gerente
4 entrega a operario
entrega a operario según area de trabajo
para ser entregado al suscriptor o usuario
Auxiliar administrativo
5 entrega documento a suscriptor o usuario
el operario se desplaza hasta el predio del
suscriptor y procede a entregar el
documento al suscriptor, quien firmara el
recibido en la respectiva planilla, en caso
de no encontrar al usuario se dejara el
documento en la vivienda y se efectuara
anotacion de esta situacion en la planilla
operario según servicio y area de trabajo
6 devolucion de planilladevolucion de planilla de recibido
operario según servicio y area de trabajo
7 archivo pasa a archivo auxiliar administrativo
PRESTACION DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO
OPERACIÓN DE TANQUES DE ALMACENAMIENTO Y REDES DE PROCESO
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL MUNICIPIO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
g. Diagrama de flujo
h. Documentación relacionada
Planillas de entrega de notificaciones Formato ESPM -03-01-07-01
PROCESO: PRESTACION DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO
PROCEDIMIENTO: NOTIFICACION A SUSCRIPTORES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO FONTANERO
FINAL
INICIO
ENTREGA OFICIO A OPERARIO
DETECCION DE CASO ESPECIAL PARA NOTIFICAR
REALIZA OFICIO DE NOTIFICACION Y PASA A
REVISION Y FIRMA DEL GERENTE
ENTREGA EL DOCUMENTO A SUSCRIPTOR, RECOGE FIRMA
DEVUELVE A OFICINA PLANILLA FIRMADAPasa archivo
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL MUNICIPIO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
CONCEPTO FORMATO ESPM-03-01-07-01
CODIGO NOMBRES Y APELLIDOS IDENTIFICACION TELEFONO FECHA RECIBIDO
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL MUNICIPIO DE
CUCUNUBA SAS ESP
NIT 900481517 - 3
NOTIFICACIONES A SUSCRIPTORES
FIRMA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
PROCEDIMIENTO: TRASLADO DE MEDIDOR
a. Código: ESPM-03-01-08
b. Objetivo. Garantizar que el instrumento de medida se encuentre ubicado acorde a las condiciones técnicas del acueducto y con la protección y seguridad pertinentes
c. Alcance Aplica únicamente a los suscriptores que soliciten el traslado del instrumento de medida o aquellos que la entidad considere pertinente el traslado
d. Definiciones. Suscriptor Persona natural o jurídica con la cual se ha celebrado un contrato de condiciones uniformes de servicios públicos. Traslado: acción de cambiar de lugar la acometida del suscriptor del servicio de acueducto Evaluación técnica: considere el análisis técnico que efectúa el operario para determinar si es pertinente o no el traslado, aplica primordialmente a la zona rural.
e. Responsables personal operativo de acueducto f. Desarrollo
PROCEDIMIENTO TRASLADO DE MEDIDOR
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Solicitud Suscriptor solicita el traslado de medidor Suscriptor
2 Analisis tecnicoEl operario pocede a analizar la viabilidad
tecnica del trasladoFontanero
3 Informa a oficina
El operario procedera a informar al area
administrativa si es procedente el traslado
o no
Fontanero
4 Orden o archivo
Si es porcedente se ordena el traslado y
entrega orden al operairo, de lo contrario
pasa a archivo
Auxiliar administrativo
5 Traslado
Procede a efectuar el traslado del
instrumento de medida, para lo cual aplica
los pasos de instalacion de acometida
Fontanero
6 Reparacion y verificacion de redes
Realiza las reparaciones necesarias en el
lugar de donde se retiro la acometida
existente, verificando que no quede
ninguna fuga y la red se encuentre en
perfecto estado
Fontanero
7 Registro y firma
Se diligencia el formato correspondiente y
se firma por el operario que efectuo el
traslado y por el suscriptor
Fontanero
8 Informa a oficina Devuelve formato a oficina Fontanero, suscriptor
9 Archivo Pasa a archivo Auxiliar administrativo
PROCESO PRESTACION DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO
OPERACIÓN DE TANQUES DE ALMACENAMIENTO Y REDES DE
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL MUNICIPIO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
g. Diagrama de flujo
SUSCRIPTOR FONTANERO
NO ES VIABLE
SI
PROCESO: PRESTACION DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO
PROCEDIMIENTO: NOTIFICACION A SUSCRIPTORES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
FINAL
INICIO
EFECTUA VISITA Y ANALISISTECNICO DE LA SOLICITUD
DILIGENCIA FORMATO SOLICITUD DE TRASLADO DE
MEDIDOR
INFORMA AL AREA ADMINISTRATIVA SI PROCEDE O NO
VERIFICA ANALISIS DEL
OPERARIO
ENTREGA ORDEN DE TRASLADO AL OPERARIO
REPARACION ES Y VERIFICACION DE LA CALIDAD DEL TRABAJO
Pasa archivo
EFECTUA EL TRASLADO DEL INSTRUMENTO DE MEDIDA
FIRMA EL FORMATO DEL TRASLADO EFECTUADO
DEVUELVE FORMATO A OFICINA
Pasa archivo
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
h. Documentación relacionada
Formato traslado de medidor ESPM-03-01-08-01
FORMATO ESPM-03-01-08-01
FECHA SOLICITUD No DE MEDIDOR
SUSCRIPTOR DIRECCION
IDENTIFICACION
CODIGO DEL
SUSCRIPTOR
FIRMA SOLICITANTE IDENTIFICACION
RESPONSABLE DE
LA VISITA AUTORIZACION SI NO
MATERIALES UTILIZADOS
DESCRIPCION CANTIDAD DESCRIPCION CANTIDAD
RESPONSABLE DEL
TRASLADO
FECHA DEL
TRASLADO
OBSERVACIONES
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL MUNICIPIO DE CUCUNUBA SAS ESP
NIT 900481517 - 3
TRASLADO DE MEDIDOR ACUEDUCTO - LA CHORRERA
Firma del suscriptor Responsable ESP
FORMATO ESPM-03-01-08-02
FECHA SOLICITUD No DE MEDIDOR
SUSCRIPTOR DIRECCION
IDENTIFICACION
CODIGO DEL
SUSCRIPTOR
FIRMA SOLICITANTE IDENTIFICACION
RESPONSABLE DE
LA VISITA AUTORIZACION SI NO
MATERIALES UTILIZADOS
DESCRIPCION CANTIDAD DESCRIPCION CANTIDAD
RESPONSABLE DEL
TRASLADO
FECHA DEL
TRASLADO
OBSERVACIONES
Firma del suscriptor Responsable ESP
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL MUNICIPIO DE CUCUNUBA SAS ESP
NIT 900481517 - 3
TRASLADO DE MEDIDOR ACUEDUCTO - EL BORRACHERO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
OPERACIÓN DE SISTEMAS DE TRATAMIENTO DE AGUA POTABLE
PROCEDIMIENTO: LAVADO DE BOCATOMA
a. Código: ESPM-03-02-01 b. Objetivo. Mantener en buenas condiciones los sistemas de captación de agua cruda para
luego ser llevada a tratamiento c. Alcance Aplica a los dos sistemas de captación acueducto la chorrera y acueducto el
borrachero. d. Definiciones. Bocatoma Estructura hidráulica que capta el agua desde una fuente superficial
y la conduce al sistema de acueducto. e. Responsables personal operativo acueducto f. Desarrollo
PROCEDIMIENTO:
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Observacion de estado de la bocatomaObservacion de estado de la bocatoma en
cada uno de los sistemasOperario
2 requerimiento de lavado se informa al jefe inmediato que se
requiere lavado Operario
3 desplazamiento desplazamiento al lugar con elementos y
herramientas requeridasOperario
4 uso de elementos de proteccion personalel operario se dispone a colocarse
elementos de proteccion personalOperario
5 señalizacionseñalizacion del area de trabajo con el
uso de conos y cinta de peligroOperario
6 levantamiento de tapas de concretolevantamiento de tapas de concreto para
el caso acueducto la chorreraOperario
7 Apertura el registro de lavadose procede a abrir el registro de lavado y
se retira la flauta del sistemaOperario
8 limpieza de area interna bocatoma
usando la herramienta necesaria se
porcede a retirar el lodo almacenado en la
bocatoma, luego se cepillan y enguagan
las paredes
Operario
9 cierre y restauracion de bocatoma
se efectua cierre de registro de lavado, y
reinstalacion de la flauta correctamente,
ademas se verificara que la bocatoma
haya quedado operando adecuadamente
y luego se colocan de nuevo las tapas de
concreto
Operario
10 limpieza externa de la bocatoma
se procedera a retirar material vegetal y
demas residuos solidos que se encuenten
alrededor de la bocatoma lo cual permitira
un mejor flujo de agua
Operario
11 Retiro de la señalizacion
el personal procedera a recoger la
señalizacion y las herramientas utilizadas
y se desplazara a planta de tratamiento
Operario
12 Registro en el libro de control Registro en el libro de control Operario
LAVADO DE BOCATOMA
PRESTACION DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO
OPERACIÓN DE SISTEMAS DE TRATAMIENTO DE AGUA POTABLEPROCESO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
g. Diagrama de flujo
h. Documentación relacionada Registro lavado de bocatoma
PROCESO: PRESTACION DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO
PROCEDIMIENTO: LAVADO DE BOCATOMA
OPERARIO
INICIO
Observacion de estado de la bocatoma
se informa al jefe inmediato que se requiere lavado
señalizacion del area de trabajo
Apertura el registro de lavado
el operario se dispone a colocarse elementos de
proteccion personal
desplazamiento al lugar con elementos y herramientas
requeridas
levantamiento de tapas de concreto
Retiro la flauta
Retiro de lodo existente
Se cepillan y enguagan las paredes
Cierre de registro de lavado
Se coloca la flauta correctamente
Se verifica que quede operando correctamente la
bocatoma
Se colocan las tapas de concreto
Se colocan las tapas de concreto
Retiro de la señalizacion
Desplazamiento a planta de tratamiento
Registro en el libro de control
FINAL
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL MUNICIPIO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
PROCEDIMIENTO: TOMA DE CAUDAL
a. Código: ESPM-03-02-02
b. Objetivo. Conocer la cantidad precisa de agua que entra al sistema de tratamiento en un determinado tiempo
c. Alcance Aplica a los dos sistemas de tratamiento acueducto la chorrera y acueducto el borrachero.
d. Definiciones. Caudal “es el volumen de agua que pasa por unidad de tiempo a través de una sección dada de un curso o conducción de agua
e. Responsables personal operativo acueducto
f. Desarrollo
FORMATO ESPM-03-02-01-01
OBSERVACIONES
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL
MUNICIPIO DE CUCUNUBA SAS ESP
NIT 900481517 - 3
CONTROL LIMPIEZA Y LAVADO
DE BOCATOMA ACUEDUCTO LA CHORRERA
FECHA RESPONSABLE
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL MUNICIPIO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
g. Diagrama de flujo
PROCEDIMIENTO: TOMA DE CAUDAL
ITEM RESPONSABLE
1 Operario
2 Operario
3 Operario
4 Operario
5 Operario
6 Operario
PROCESO
se se tata de tomar caudal en unn lugar donde se cuenta con macromedidor se verifica
cantidad de segundos en los que la aguja del macromedidor da una vuelta completa
Toma el numero indicado en el macromedidor y lo divide en la cantidad de segundos que
dio como resultado la actividad anterior
En caso de tratarse de un lugar en donde no existe ,macromedidor se procedera a tomar
un recipiente que tenga medidas (litros)
Utilizando un cronometro se toma agua durante un periodo de tiempo determinado (un
minuto)
Luego se efectua medida del agua tomada y se procede a hacer el calculo de litros por
segundo, por minuto, por hora o por dia según las necesidades
el resultado lo registra en la planilla
ACTIVIDAD/ DESCRIPCION
PRESTACION DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO
OPERACIÓN DE SISTEMAS DE TRATAMIENTO DE AGUA POTABLE
SI
PROCESO: PRESTACION DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO
PROCEDIMIENTO: TOMA DE CAUDAL
FONTANERO
INICIO
VERIFICA CANTIDAD DE SEGUNDOS EN QUE LA AGUJA DEL MACROMEDIDOR DA UNA VUELTA COMPLETA
EXISTE MACROMEDID
OR
TOMA RECIPIENTE QUE PERMITA MEDIR VOLUMEN EN LITROS
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
h. Documentación relacionada
Registro toma de caudal ESPM-03-02-02-01
FINAL
REGISTRO DOCUMENTAL EFECTUA CALCULO DE LITROS POR SEGUNDO
TOMA EL NUMERO QUE INDICA EL MACRO, Y LO DIVIDE EN LA CIFRA QUE OBTUVO EN EL PASO ANTERIOR
CON LA AYUDA DE UN CRONOMETRO TOMA AGUA EN EL RECIPIENTE DURANTE UN MINUTO
VERIFICA CANTIDAD DE SEGUNDOS EN QUE LA AGUJA DEL MACROMEDIDOR DA UNA VUELTA COMPLETA
FORMATO ESPM-03-02-02-01
CONTROL CAUDAL DE ENTRADA
FECHA HORA OBSERVACIONES
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL
MUNICIPIO DE CUCUNUBA SAS ESP
NIT 900481517 - 3
PLANTA DE TRATAMIENTO
CAUDAL
L/SEGRESPONSABLE
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
PROCEDIMIENTO: TEST DE JARRAS
a. Código: ESPM-03-02-03 b. Objetivo. Garantizar una adecuada dosificación de sulfato en el sistema para lograr
resultados óptimos de funcionamiento de la PTAP c. Alcance Aplica al sistema de tratamiento de agua potable del acueducto la chorrera d. Definiciones Ensayo de jarras Ensayo de laboratorio que simula las condiciones en que se
realizan los procesos de oxidación química, coagulación, floculación y sedimentación en la planta.
e. Responsables personal operativo acueducto f. Desarrollo
PROCEDIMIENTO:
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Uso de elementos de proteccion personal
el operario se dispone a colocarse los
elementos de proteccion personal
(guantes, bata, tapabocas)
Operario
2 Muestra y analisis de agua cruda se toma muestra de agua cruda y analiza
ph y turbidez en laboratorio de la planta
3 Disolucion de sulfato
Se toman 10 mg de sulfato de aluminio tipo
b, los cuales se disuelven en 1000 ml de
agua cruda
Operario
4 Puesta en marcha de equipo prueba de jarrasse procede a encendido y verificacion de
equipo para prueba de jarrasOperario
5 Instalacion de jarras en equipo
se colocan las jarras limpias cada una con
1000 ml de agua cruda dispuestas según
el equipo
Operario
6 Dosificacion de mezcla a cada jarra
Se procede a dosificar la mezcla en cada
jarra dependiendo de la turbidez y el
orden de las jarras, aplicandola con una
jeringa limpia
Operario
7 Operación del equipo de jarras
Se da inicio al equipo a 100 rpm durante
un tiempo de 40 minutos durante los
cuales se observa y registra el tiempo de
aparicion del floc y la calidad visual de
agua en cada una de las jarras
Luego se coloca el equipo a 40 rpm
durant 15 a 20 minutos, observando y
analizando el tiempo de coagulacion y
sedimentacion
Operario
8 Diligenciamietno de planillase diligencia la planilla denominada
ensayo de jarrasOperario
9 Muestreo y analisis de cada jarra
se efectua muestreo a cada una de las
jarras analizando turbidez, hierro, color y
ph, los resultados se analizan según los
parametros que contiene la resolucion
2115 de 2007
Operario
10 Dosificacion de equipo de sulfato
Segun los resultados del test se procede a
la graduacion del dosificador tanto en
sulfato como en agitacion
Operario
11 Observacion de procesos en la planta
Se realiza observacion de cada uno de
los procesos en planta y en caso de
generar algun cambio en el agua de
entreda se procede a un nuevo test de
jarras
Operario
PRESTACION DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO
OPERACIÓN DE SISTEMAS DE TRATAMIENTO DE AGUA POTABLE
TEST DE JARRAS
PROCESO
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL MUNICIPIO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
g. Diagrama de flujo
PROCESO:PRESTACION DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO
OPERACIÓN DE SISTEMAS DE TRATAMIENTO DE AGUA
POTABLE
PROCEDIMIENTO: TES DE JARRAS
OPERARIO
INICIO
Se toma caudal de entrada de planta en macromedidor
se toma muestra de agua cruda y analiza ph y
turbidez en laboratorio de la planta
se colocan las jarras limpias cada una con 1000 ml de
agua cruda dispuestas según el equipo
el operario se dispone a colocarse los elementos de
proteccion personal (guantes, bata, tapabocas)
Se toman 10 mg de sulfato de aluminio tipo b, los
cuales se disuelven en 1000 ml de agua cruda
encendido y verificacion de equipo para prueba de
jarras
Se procede a dosificar la mezcla en cada jarra
dependiendo de la turbidez y el orden de las jarras,
aplicandola con una jeringa limpia
Se da inicio al equipo a 100 rpm durante un tiempo de
40 minutos durante los cuales se observa y registra
el tiempo de aparicion del floc y la calidad visual de agua en cada una de las
jarras
Se coloca el equipo a 40 rpm durant 15 a 20
minutos, observando y analizando el tiempo de
coagulacion y sedimentacion
se efectua muestreo a cada una de las jarras
analizando turbidez, hierro, color y ph, los resultados se
analizan según los parametros que contiene la
resolucion 2115 de 2007
Segun los resultados del test se procede a la
graduacion del dosificador tanto en sulfato como en
agitacion
se diligencia la planilla denominada ensayo de
jarras
FINAL
observacion de procesos en la planta
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL MUNICIPIO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
h. Documentación relacionada
Registro test de jarras ESPM-03-02-03-01
FORMATO
Ensayo No:_________________
FECHA:______________________
1. Caracteristicas Generales de la Muestra cruda
Ph:______________ Turbiedad:______________________
Color:____________ Alcalinidad:_____________________
2. Caracteristicas del ensayo
Volumen de los vasos:
Coagulante:__________________ Concentracion del Coagulante:_______________
¿Se adiciono aditivo?
Aditivo:______________ Concetración:______________________________
CONDICIONES 1 2 3 4 5 6
Volumen del
coagulante en ml
Tiempo de
coagulación , min
Orden de aparición
de coagulos
Tiempo de
floculación , min
Orden de aparición
del floc
Calidad del floc
Tiempo de
sedimentación
Calidad de la
sedimentación
pH
Turbiedad
Color
Alcalinidad
Otros
Observaciones:___________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________
Realizado por:____________________________________________________________________
HOJA DE REGISTRO TEST DE JARRAS
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL
MUNICIPIO DE CUCUNUBA
NIT:900481517-3
ESPM-03-02-03-01
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
PROCEDIMIENTO: MUESTRAS DE CALIDAD DE AGUA
a) Código: ESPM-03-02-04
b) Objetivo. Realizar monitoreo al agua suministrada a la población situación que permite garantizar el suministro de agua potable apta para el consumo humano
c) Alcance Aplica a los dos sistemas de acueducto la chorrera y acueducto el borrachero operados por la empresa de servicios públicos de Cucunubá
d) Definiciones. Muestra puntual de agua Muestra tomada en un punto o lugar en un momento determinado. Norma de calidad del agua potable Valores de referencia admisibles para algunas características presentes en el agua potable, que proporcionan una base para estimar su calidad Resolución 2115 de 2007 de los ministerios de la protección social y el ministerio de ambiente vivienda y desarrollo territorial por medio de la cual se señalan características para la calidad del agua para consumo humano
e) Responsables personal operativo acueducto, área administrativa f) Desarrollo
PROCEDIMIENTO: MUESTRAS DE CALIDAD DE AGUA
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Ente de control, area adminstrativa, etc
2 Fontanero
3 Fontanero
4 Fontanero
5 Fontanero
6Personal del ente de control o
fontanero en caso de analisis propio
7Personal del ente de control o
fontanero en caso de analisis propio
8 Fontanero
9 Fontanero y ente de control
10 según corresponda
10 Fontanero
11 Fontanero
PRESTACION DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO
OPERACIÓN DE SISTEMAS DE TRATAMIENTO DE AGUA POTABLE
Verificacion de higiene y limpieza del lugar
Permitir la salida de agua durante aproximadamente un minuto
Verificar el envase en el cual se llevara la muestra, lavar en dos o tres oportunidades el
recipiente con agua del punto de muestreo, excepto si trae algun reactivo por ser muestra
especial
Tomar la muestra llenando el envase correspondiente según el analisis a efectuar
analisis de ph y cloro in situ y registro
Verificacion de las condiciones de almacenamiento y transporte de las muestras
Diligencia y fima del acta de toma de muestras
Determinar el punto de muestreo según acta de concertacion
Desplamiento al lugar y apertura del punto
efectua analisis de agua en laboratorio propio
Registro en los formatos correspondientes
Toma las medidas pertinentes tendientes a grarantizar suministro de agua potable apta
para el consumo humano
PROCESO
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL MUNICIPIO
DE CUCUNUBA SAS ESP
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
g) Diagrama de flujo
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL MUNICIPIO DE CUCUNUBA SAS
ESP NIT 900481517-3
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS -
DIAGRAMAS DE FLUJO
PROCESO: PRESTACION DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO
PROCEDIMIENTO: MUESTRAS DE CALIDAD DEL AGUA
FONTANERO
FINAL
DILIGENCIA ACTA DE TOMA DE MUESTRAS Y LA FIRMAN LOS
INICIO
DE SER NECESARIO IMPLEMENTA CORRECTIVOS PARA GARANTIZAR CALIDAD DEL AGUA SUMINISTRADA A LA POBLACION
VERIFICA ESTADO DE LIMPIEZA E HIGIENE, ABRE EL REGISTRO Y PERMITE SALIDA DE AGUA DURANTE UN TIEMPO
DE 1 MINUTO
ANALISIS EN LABORATORIO
PROPIO
ANALISIS EN LABORATORIOACREDITADO
VERIFICA ENVASE EN EL QUE SE TOMARA LA MUESTRA Y TOMARA MUESTRA LLENANDO EL ENVASE
DETERMINA EL PUNTO DE MUESTREO
ANALISIS DE PH Y CLORO EN EL SITIO Y REGISTRO DE LOS DATOS
VERIFICA CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO Y TRANSPORTE DE
LA MUESTRA
DESPLAZAMIENTO AL PUNTO SELECCIONADO
REGISTRA RESULTADOS
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL MUNICIPIO
DE CUCUNUBA SAS ESP
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
h) Documentación relacionada
Control De Calidad Organoléptico, Fisicoquímico Y Microbiológico ESPM-03-02-04-01 Control De Calidad Organoléptico, Fisicoquímico Y Microbiológico En Redes De Distribución ESPM-03-02-04-02 Control De Calidad Acueducto El Borrachero ESPM-03-02-04-03 Dosificación Sulfato De Aluminio Tipo B ESPM-03-02-04-03
FORMATO
MES: ______________ AÑO:_______________
DIA PROCESO PH COLOR TURBIEDAD ALUMINIO NITRITOS FOSFATOS NITRATOS CLORUROS SULFATOSHIERRO
TOTAL
DUREZA
TOTAL
CLORO
RESIDUALCOLIFORMES
E COLI EN
100 cm3Supervision
ENTRADA
MEZCLA RAPIDA
FLOCULACION
SEDIMENTACION
FILTRACION
DESINFECCION
ENTRADA
MEZCLA RAPIDA
FLOCULACION
SEDIMENTACION
FILTRACION
DESINFECCION
PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUA POTABLE ACUEDUCTO LA CHORRERA
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL
MUNICIPIO DE CUCUNUBA
NIT:900481517-3
CONTROL DE CALIDAD ORGANOLEPTICO, FISICOQUIMICO Y MICROBIOLOGICO ESPM-03-02-04-01
FORMATO
FECHA PUNTO MUESTREO PH COLOR TURBIEDAD ALUMINIO NITRITOS FOSFATOS NITRATOS CLORUROS SULFATOSHIERRO
TOTAL
DUREZA
TOTAL
CLORO
RESIDUALCOLIFORMES
E COLI EN
100 cm3Supervision
ACUEDUCTO LA CHORRERA - EL BORRACHERO
CONTROL DE CALIDAD ORGANOLEPTICO, FISICOQUIMICO Y MICROBIOLOGICO EN REDES DE DISTRIBUCION
ESPM-03-02-04-02
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL
MUNICIPIO DE CUCUNUBA
NIT:900481517-3
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL MUNICIPIO
DE CUCUNUBA SAS ESP
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
MES_________
FECHA PROCESO HORA PH CLORO TURBIEDAD COLOR SUPERVISION
ENTRADA
FILTRACION
DESINFECCION
ENTRADA
FILTRACION
DESINFECCION
ENTRADA
FILTRACION
DESINFECCION
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL
MUNICIPIO DE CUCUNUBA
NIT:900481517-3
CONTROL DE CALIDAD ACUEDUCTO EL BORRACHERO FORMATO ESPM-03-02-04-03
AÑO______________OPERARIO:
DOSIS (mg/l) Concentración (gr/ml)Descarga (ml/s) Concentración (mg/L
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL
MUNICIPIO DE CUCUNUBA
NIT:900481517-3
CONDICIONES OPTIMAS CONDICIONES REALESCAUDAL
ENTRADA LP/SFECHA
DOSIFICACION: SULFATO DE ALUMINIO TIPO B
PRUEBA DE JARRAS FORMATO ESPM-03-02-04-04
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL MUNICIPIO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
PROCEDIMIENTO: LAVADO DE PLANTA
a. Código: ESPM-03-02-05
a) Objetivo. Mantener la infraestructura de la planta en condiciones adecuadas de limpieza para garantizar su correcto funcionamiento
b) Alcance Aplica a la planta de tratamiento de agua potable PTAP acueducto la chorrera c) Definiciones. Planta de tratamiento de agua potable PTAP: Conjunto de obras, equipos y
materiales necesarios para efectuar los procesos que permitan cumplir con las normas de calidad del agua potable.
d) Responsables personal operativo acueducto e) Desarrollo
f) Diagrama de flujo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1Determinacion de la necesidad de lavado de
planta
se determina mediante la observacion de
colmatacion en lechos filtrantesOperario
2 Requerimiento de lavado de plantaSe informa al jefe inmediato el
requerimiento de lavado de plantaOperario
Programacion Programacion inmediata de lavado de
planta
3 alistamiento de elementos necesarios
Se preparan los elementos para el lavado
(cepillos, hipoclorito, señalizacion,
elementos de seguridad)
Operario
4 cierre de valvula de entradaCerrar la valvula de entrada del caudal a
la plantaOperario
5 apertura de valvulas de salida de plantaApertura de valvulas de salida de la
plantaOperario
6 Aplicación de hipocloritoAplicación de hipoclorito a las paredes de
la planta, y se deja en reposo 1 horaOperario
7
Se procede a cepillar y enguagar las
paredes, iniciando por area de floculacion,
luego sedimentacion y por ultimo filtracion
Se procede a cepillar y enguagar las
paredes, iniciando por area de floculacion,
luego sedimentacion y por ultimo filtracion
Operario
8 Se realiza desinfeccion general Se realiza desinfeccion general Operario
9 Cierre de valvulas de salida Cierre de valvulas de salida Operario
10 Apertura de valvula de entrada Apertura de valvula de entrada Operario
11 Se coloca nuevamente la planta en operación.Se coloca nuevamente la planta en
operación.Operario
12 Se retira la señalizacion Se retira la señalizacion Operario
13 Se registra en el libro de control Se registra en el libro de control Operario
PRESTACION DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO
LAVADO DE PLANTA
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL MUNICIPIO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
g) Documentación relacionada Registro lavado de planta
PROCESO:PRESTACION DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO
OPERACIÓN DE SISTEMAS DE TRATAMIENTO DE AGUA
POTABLE
PROCEDIMIENTO: LAVADO DE PLANTA
OPERARIO
INICIO
Observacion de colmatacion en lechos
filtrantes
Se informa al jefe inmediato el requerimiento de lavado
de planta
Apertura de valvulas de salida de la planta
Se preparan los elementos para el lavado (cepillos,
hipoclorito, señalizacion, elementos de seguridad)
Programacion inmediata de lavado de planta
Cerrar la valvula de entrada del caudal a la planta
salida de la planta
Aplicación de hipoclorito a las paredes de la planta, y
se deja en reposo 1 hora
Se procede a cepillar y enguagar las paredes,
iniciando por area de floculacion, luego
sedimentacion y por ultimo filtracion
Se realiza desinfeccion general
Se coloca nuevamente la planta en operación.
Se registra en el libro de control
FINAL
Se retira la señalizacion
Cierre de valvulas de salida
Apertura de valvula de entrada
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL MUNICIPIO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
PRESTACION DEL SERVICIO DE ALCANTARILLADO PROCEDIMIENTO: OPERACIÓN PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES
a) Código: ESPM-04-01
b) Objetivo: Verificar y garantizar el correcto funcionamiento del sistema de tratamiento de aguas residuales existente en el Municipio de Cucunubá
c) Alcance aplica al sistema de tratamiento de aguas residuales denominado filtro verde ubicado
en el predio la franja vereda la florida, municipio de Cucunubá
d) Definiciones Planta de tratamiento de agua residual PTAR Conjunto de obras, instalaciones y procesos para tratarlas aguas residuales. Filtro verde, se trata del tipo de sistema de tratamiento de aguas residuales existente en el Municipio de Cucunubá, es un tipo de tratamiento biológico.
e) Responsables personal operativo alcantarillado
f) Desarrollo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 verificacion de caja de entrada
El operario procedera a verificar en la
caja de entrada que no existan elementos
que obstruyan el paso del agua, de existir
los retirara, previo uso de los elementos
de proteccion personal
Operario
2Verificiacion de paso de agua a ambos
sistemas de canales
Se procedera a levantar la caja de salida
del tanque de sedimentacion y observar si
existe fluido de agua hacia ambos
sistemas de canales
Operario
3Verificacion y limpieza de tuberia en cada
canal
El operario procedera a verificar que no
exista obstruccion que permita el paso del
agua en cada una de las interconecciones
de los canales., en caso de existir se
procedera a retirar cualquier elemento
existente
Operario
4Verificacion de salida en cada una de las cajas
de los dos sistemas de canales
El operario observara en cada una de las
cajas de salida que exista flujo de agua,
situacion que permitira conocer el correcto
funcionamiento del sistema
Operario
PRESTACION DEL SERVICIO DE ALCANTARILLADO
OPERACIÓN PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL MUNICIPIO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
g) Diagrama de flujo
h) Documentación relacionada Bitácora de seguimiento planta de tratamiento de aguas
residuales PTAR formato ESPM-04-01-01
PROCESO: PRESTACION DEL SERVICIO DE ALCANTARILLADO
PROCEDIMIENTO: OPERACIÓN SISTEMA DE TRATAMIENTO
DE AGUAS RESIDUALES
OPERARIO
INICIO
VERIFICACION CAJA DE ENTRADA, RETIRO DE
ELEMENTOS O RESIDUOS SOLIDOS
VERIFICACION Y LIMPIEZA DE TUBERIA EN
CADA UNO DE LOS CANALES
VERIFICACION DE SALIDA DE AGUA EN
CADA UNO DE LOS CANALES
REALIZAR EL REGISTRO EN EL FORMATO
CORRESPONDIENTE
FINAL
VERIFICA EL PASO DEL AGUA A AMBOS
SISTEMAS DE CANALES
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
PROCEDIMIENTO: LIMPIEZA GENERAL DE SISTEMA DE ALCANTARILLADO
a) Código: ESPM-04-02 b) Objetivo: Efectuar limpieza el sistema de redes de alcantarillado c) Alcance aplica a las redes del sistema de alcantarillado del Municipio de Cucunubá d) Definiciones Pozo de inspección Pozo o cámara de inspección Estructura de ladrillo o
concreto, de forma usualmente cilíndrica, que remata generalmente en su parte superior en forma tronco-cónica, y con tapa removible para permitir la ventilación, el acceso y el mantenimiento de los colectores. Red local de alcantarillado Conjunto de tuberías y canales que conforman el sistema de evacuación delas aguas residuales, pluviales o combinadas de una comunidad, y al cual desembocan las acometidas del alcantarillado de los inmuebles. Varillas para Limpieza de Alcantarillado. Las varillas para limpieza de alcantarillado son equipos especializados para la desobstrucción de alcantarillado
e) Responsables personal operativo alcantarillado
FORMATO ESPM-04-01-01
RESPONSABLE CARGO
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL
NIT 900481517 - 3
CONTROL ACTIVIDADES SISTEMA DE
TRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES
FECHA ACTIVIDADTIEMPO
DESTINADOOBSERVACIONES
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL MUNICIPIO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
f) Desarrollo
g) Diagrama de flujo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Verificar la necesidad
Recibir orden de jefe inmediato o informar
si el operario ha observado algún pozo
de inspección que presenta rebose
Operario
2 Visita del lugar afectado Verificar el lugar afectado Operario
3 Alistar herramienta necesaria Alistar herramienta necesaria (sonda,
martillo, pica, puntilla)Operario
4Colocarse los elementos de protección
personal
El operario se dispone a colocarse los
elementos de protección personal
(tapabocas, guantes, casco, etc.)
Operario
5 Señalizar el área de trabajo
Señalizar el área de trabajo ( según el
lugar se instalaran conos y cinta de
peligro
Operario
6Destapar los pozos de inspección
comprometidos
Destapar los pozos de inspección
comprometidos, utilizando la herramienta
correspondiente
Operario
7Armar la sonda de acuerdo a los
requerimientos
Armar la sonda de acuerdo a los
requerimientos, tenga en cuenta distancia,
entre los pozos a verificar y necesidades
según el caso
Operario
8 sondear la red con el uso de la sonda
Introducir la sonda de forma giratoria en la
alcantarilla dirigiéndola por la red que
presenta dificultades hasta encontrar los
residuos o elementos que hacen
interferencia
Operario
9 Retirar de los residuos Retirar los residuos con la pala y llevarlos
al sitio adecuadoOperario
LIMPIEZA GENERAL DEL SISTEMA DE ALCANTARILLADO
PRESTACION DEL SERVICIO DE ALCANTARILLADO
10 Desarmar la sondaDesarmar la sonda con el uso de martillo
y demas elementosOperario
11 Verificación de el trabajo realizadoVerificación de el trabajo realizado,
observando el fluido del agua Operario
12 Tapar los pozos de inspeccion Colocar la tapa a los pozos de inspección,
revisando que quede aseguradoOperario
13 Retirar la señalización
Retirar la señalización del lugar, no debe
quedar ningun tipo de residuos sobre las
vias
Operario
14Realizar el registro en el formato
correspondiente
Realizar el registro en el formato
correspondienteOperario
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
PROCESO: PRESTACION DEL SERVICIO DE ALCANTARILLADO
PROCEDIMIENTO: LIMPIEZA GENERAL DEL SISTEMA DE
ALCANTARILLADO
OPERARIO
INICIO
RECIBIR ORDEN DE JEFE INMEDIATO O INFORMAR
SI EL OPERARIO HA OBSERVADO ALGUN
POZO DE INSPECCION QUE PRESENTA REBOSE
ALISTAR HERRAMIENTA NECESARIA (SONDA,
MARTILLO, PICA, PUNTILLA)
EL OPERARIO DE DISPONE A COLOCARSE
LOS ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL
SEÑALIZAR EL AREA DE TRABAJO
DESTAPAR LOS POZOS DE INSPECCION
COMPROMETIDOS
ARMAR LA SONDA DE ACUERDO A LOS
REQUERIMIENTOS
VERIFICAR EL LUGAR AFECTADO
DESARMAR LA SONDA
INTRODUCIR LA SONDA DE FORMA GIRATORIA
EN LA ALCANTARILLA DIRIGIENDOLA POR LA
RED QUE PRESENTA DIFICULTADES HASTA
ENCONTRAR LOS
RESIDUOS O ELEMTNOS QUE HACEN
INTERFERENCIA
RETIRAR LOS RESIDUOS CON LA PALA Y
LLEVARLOS AL SITIO ADECUADO
VERIFICACION DE EL TRABAJO REALIZADO
COLOCAR LA TAPA A LOS POZOS DE
INSPECCION
RETIRAR LA SEÑALIZACION
REALIZAR EL REGISTRO EN EL FORMATO
CORRESPONDIENTE
FINAL
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
h) Documentación relacionada
Formatos limpieza general de sistema de alcantarillado formato ESPM-04-02-01
PROCEDIMIENTO: INSPECCION Y LIMPIEZA DE SUMIDEROS Y CANALES DE AGUAS LLUVIAS
a) Código: ESPM-04-03 b) Objetivo: mantener en buen estado de limpieza los sumideros, y canales de aguas lluvias que
hacen parte del sistema de alcantarillado c) Alcance aplica a los sumideros y canales que se hallan conectados al sistema de
alcantarillado en el Municipio de Cucunubá d) Definiciones Sumidero Estructura diseñada y construida para cumplir con el propósito de
captar las aguas de escorrentía que corren por las cunetas de las calzadas de las vías para entregarlas a las estructuras de conexión o pozos de inspección de los alcantarillados combinados o de lluvias
e) Responsables personal operativo alcantarillado f) Desarrollo
FORMATO ESPM-04-02-01
RESPONSABLE CARGO
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL
NIT 900481517 - 3
CONTROL LIMPIEZA GENERAL
DE ALCANTARILLAS
FECHA ACTIVIDADTIEMPO
DESTINADOOBSERVACIONES
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
g) Diagrama de flujo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1Observar estado de sumideros y canales de
agua
Periódicamente observar el estado en que
se encuentranOperario
2 uso de eppEl operario se dispone para la actividad
con elementos de proteccion personalOperario
3 Alistamiento de herramientas Alista herramientas (pala carretilla) Operario
4 señalizacion del lugar Produce a señalizar el lugar Operario
5 retiro de residuos
Con la pala se retirar el barro y residuos
existentes disponiendo de las carretilla se
llevan a almacenamiento temporal, luego
se recogen y llevan al relleno sanitario
Operario
PRESTACION DEL SERVICIO DE ALCANTARILLADO
INSPECCION Y LIMPIEZA DE SUMIDEROS Y CANALES DE AGUAS
LLUVIAS
PROCESO: PRESTACION DEL SERVICIO DE ALCANTARILLADO
PROCEDIMIENTO: INSPECCION Y LIMPIEZA DE SUMIDEROS
Y CANALES DE AGUAS LLUVIAS
OPERARIO
INICIO
PERIODICAMENTE OBSERVAR EL ESTADO
EN QUE SE ENCUENTRAN
EL OPERARIO SE DISPONE PARA LA
ACTIVIDAD CON EPP
ALISTA HERRAMIENTAS (PALA CARRETILLA)
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
h) Documentación relacionada
Formato control actividades sistema de tratamiento de aguas residuales ESPM-04-01-01 Formato control limpieza general de alcantarillado ESPM-04-02-01 Formato limpieza de sumideros y canales ESPM-04-03-01
PRODECE A SEÑALIZAR EL LUGAR
CON LA PALA SE RERITA EL BARRO Y RESIDUOS
EXISTENTES
SE DISPONE EN LA CARRETILLA
SE LLEVAN ALMACENAMIENTO
TEMPORAL
SE RECOGEN Y LLEVAN AL RELLENO SANITARIO
FINAL
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
FORMATO ESPM-04-01-01
RESPONSABLE CARGO
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL
NIT 900481517 - 3
CONTROL ACTIVIDADES SISTEMA DE
TRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES
FECHA ACTIVIDADTIEMPO
DESTINADOOBSERVACIONES
FORMATO ESPM-04-02-01
RESPONSABLE CARGO
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL
NIT 900481517 - 3
CONTROL LIMPIEZA GENERAL
DE ALCANTARILLAS
FECHA ACTIVIDADTIEMPO
DESTINADOOBSERVACIONES
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
PRESTACION DEL SERVICIO DE ASEO PROCEDIMIENTO: BARRIDO Y LIMPIEZA DE VIAS
a) Código: ESPM-05-01
b) Objetivo: mantener en buen estado de limpieza las áreas públicas y vías del casco urbano del Municipio de Cucunubá
c) Alcance aplica a todas las vías y áreas públicas como parque, senderos, parque infantil,
alrededores concha acústica, etc.
d) Definiciones Servicio público domiciliario de aseo: Es el servicio de recolección de residuos, principalmente sólidos, el barrido y limpieza de vías y áreas públicas, transporte y disposición final sanitaria, incluyendo las actividades complementarias de transferencia , tratamiento y aprovechamiento
e) Responsables personal operativo aseo
FORMATO ESPM-04-03-01
RESPONSABLE CARGO
TIEMPO
DESTINADOOBSERVACIONESFECHA VIA O AREA
Y POZOS DE INSPECCION
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL
MUNICIPIO DE CUCUNUBA SAS ESP
NIT 900481517 - 3
CONTROL LIMPIEZA DE SUMIDEROS
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
f) Desarrollo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Uso de eppEl operario se dispone para la actividad
con eppOperario
2 Alistamiento de herramientasAlistar herramientas necesarias (carretilla,
pala, cepillo, escoba, lonas)Operario
3 Desplazamiento al area correspondienteDesplazamiento a la vía o área según
cronogramaOperario
4 Señalización del area de trabajo
Señalización del área de trabajo, se
colocaran los conos con el fin de que los
usuarios de la via tengan precauciones en
el transito
Operario
5 Barrido de area (cuneta o sendero peatonal)
Se efectúa barrido de la cuneta en un
área aproximada de 80 cm de ancho
sentido norte sur u oriente occidente
Operario
6 recoleccion de residuosRecolección de residuos de barrido cada
100 m aproximadamente
7 llenado de carretilla y desplazamiento
En el momento que se llena la carretilla se
desplaza para desocuparla al sitio de
almacenamiento temporal
Operario
8 verificacion de trabajo efectuadoVerificacion de limpieza de la via o area
intervenidaOperario
9 retiro de señalizacion Retiro de señalización instalada y custodia
de la mismaOperario
10 Registro Registro en formato correspondiente Operario
PRESTACION DEL SERVICIO DE ASEO
BARRIDO Y LIMPIEZA DE VIAS
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
g) Diagrama de flujo
PROCESO: PRESTACION DEL SERVICIO DE ASEO
PROCEDIMIENTO: BARRIDO Y LIMPIEZA DE VIAS
OPERARIO
INICIO
EL OPERARIO SE DISPONE PARA LA
ACTIVIDAD CON EPP
ALISTAR HERRAMIENTAS NECESARIAS
(CARRETILLA, PALA, CEPILLO, ESCOBA,
LONAS)
SEÑALIZACION DEL AREA DE TRABAJO
SE EFECTUA BARRIDO DE LA CUNETA EN UN
AREA APROXIMADA DE 80 CM DE ANCHO
SENTIDO NORTE SUR U ORIENTE OCCIDENTE
RECOLECCION DE RESIDUOS DE BARRIDO
CADA 100 M APROXIMADAMENTE
FINAL
EN EL MOMENTO QUE SE LLENA LA CARRETILLA
SE DESPLAZA PARA DESOCUPARLA AL SITIO
DE ALMACENAMIENTO TEMPORAL
VERIFICACION DE LIMPIEZA DE LA VIA O
AREA INTERVENIDA
RETIRO DE SEÑALIZACION
REGISTRO EN FORMATO CORRESPONDIENTE
DESPLAZAMIENTO A LA VIA O AREA SEGÚN
CRONOGRAMA
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
h) Documentación relacionada Formato limpieza de vías y áreas públicas ESPM-05-01-01
FORMATO ESPM-05-01-01
RESPONSABLE CARGO OPERARIO ASEO
CONTROL LIMPIEZA Y BARRIDO DE VIAS
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MUNICIPIO DE CUCUNUBA SAS ESP
NIT 900481517 - 3
FECHA VIA O AREATIEMPO
DESTINADOOBSERVACIONES
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
PROCEDIMIENTO: RECOLECCION Y TRANSPORTE DE RESIDUOS SOLIDOS
a) Código: ESPM-05-02 b) Objetivo: Realizar la recolección y transporte de residuos sólidos presentados por los
suscriptores del servicio c) Alcance aplica a las áreas en donde se tiene estipulado ruta de recolección y transporte de
residuos sólidos en el Municipio de Cucunubá d) Definiciones Residuo sólido: Cualquier objeto, material, sustancia o elemento sólido que se
abandona, bota o rechaza después de haber sido consumido o usado en actividades domésticas, industriales, comerciales, institucionales, de servicios e instituciones de salud
e) Responsables personal operativo aseo f) Desarrollo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Uso de EPPEl operario se dispone para la actividad
con elementos de proteccion personalOperario recoleccion
2Revisoin y puesta en marcha de vehiculo
compactador
El conductor debera realziar la revision
diaria del vehiculo garantizandoi su buen
funcionamiento e iniciar el recorrido según
la ruta
Conductor
3Preparacion de elementos y herramientas
necesarios
Alistar elementos necesarios )canecas,
bolsas, lonas)Operario recoleccion
4 Desplazamiento por la rutra establecidaDesplazamiento por las vías de acuerdo a
rutas establecidasOperario recoleccion
5 verificacion de residuos presentados
El personal operativo verificara los
residuos a recoger evitando llevar al
vehiculo y rrelleno sanitario elementos
que no se consideran residuos solidos
ordinarios
Operario recoleccion
6 Recoleccion y puesta en compactador
Recolección y puesta de residuos en el
vehículo compactador según las
instrucción de manejo del vehiculo,
tomando todas las precauciones
necesarias
Operario recoleccion
7Verificación de áreas en buen estado de
limpieza
El operario verificara que no queden
residuos sobre las vias, recogiendo todo
lo existente siempre y cuando se trate de
residuos solidos suscpetibles de tratamieto
y disposicion final en relleno sanitario
Operario recoleccion
8Avisar al conductor cuando se debe efectuar
la compactación
Una vez se encuentre llena la bandeja de
almacenamiento del compactador se
informara al conductor para porceder al
procso de compactacion
Operario recoleccion
PRESTACION DEL SERVICIO DE ASEO
RECOLECCION DE RESIDUOS SOLIDOS
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
g) Diagrama de flujo
h) Documentación relacionada Formato recolección de residuos ESPM-05-02-01, pesaje de carga
PROCESO: PRESTACION DEL SERVICIO DE ASEO
PROCEDIMIENTO: RECOLECCION Y TRANSPORTE DE
RESIDUOS SOLIDOS
OPERARIO
INICIO
EL OPERARIO SE DISPONE PARA LA
ACTIVIDAD CON EPP
ALISTAR ELEMENTOS NECESARIOS )CANECAS,
BOLSAS, LONAS)
RECOLECCION Y
VERIFICACION DE TIPO DE RESIDUOS A
RECOGER
DESPLAZAMIENTO POR LAS VIAS DE ACUERDO A
RUTAS ESTABLECIDAS
RECOLECCION Y PUESTA DE RESIDUOS
EN EL VEHICULO COMPACTADOR
FINAL
AVISAR AL CONDUCTOR CUANDO SE DEBE
EFECTUAR LA COMPACTACION
VERIFICACION DE AREAS EN BUEN
ESTADO DE LIMPIEZA
AVISAR AL CONDUCTOR CUANDO PUEDE
COLOCAR EL VEHICULO EN MARCHA
DESPLAZAMIENTO AL RELLENO SANITARIO
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
PROCEDIMIENTO: DISPOSICION FINAL DE RESIDUOS SOLIDOS
a) Código: ESPM-05-03 b) Objetivo: Realizar la adecuada disposición final de residuos sólidos en relleno sanitario. c) Alcance aplica a las áreas en donde se tiene estipulado ruta de recolección y transporte de
residuos sólidos en el Municipio de Cucunubá d) Definiciones Relleno sanitario: Lugar técnicamente diseñado para la disposición final
controlada de los residuos sólidos, sin causar peligro, daño o riesgo a la salud pública, minimizando los impactos ambientales y utilizando principios de ingeniería. Confinación y aislamiento de los residuos sólidos en un área mínima, con compactación de residuos, cobertura diaria de los mismos, control de gases y lixiviados, y cobertura final. Basura: Todo material o sustancia sólida o semisólida de origen orgánico e inorgánico, putrescible o no, proveniente de actividades domésticas, industriales, comerciales, institucionales, de servicios e instituciones de salud, que no ofrece ninguna posibilidad de aprovechamiento, reutilización o recirculación a través de un proceso productivo. Son residuos sólidos que no tienen ningún valor comercial, no se reincorporan al ciclo económico y productivo, requieren de tratamiento y disposición final y por lo tanto generan costos de disposición.
e) Responsables operario aseo f) Desarrollo
FORMATO ESPM-05-02-01
RESPONSABLE CARGO CONDUCTOR
CONTROL RECOLECCION DE RESIDUOS SOLIDOS
FECHA RUTASTIEMPO
DESTINADOOBSERVACIONES
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NIT 900481517 - 3
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL MUNICIPIO
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
g) Diagrama de flujo
PROCESO
PROCEDIMIENTO
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Uso de EPPEl operario se dispone con los elementos
de proteccion personalOperario
2 Recepcion de residuosRecibe los residuos sólidos (martes y
viernes)Operario
3 Verificacion de residuosVerifica que los residuos correspondan a
ordinariosOperario
4 destruccion de empaques Procede a desocupar bolsas o empaques Operario
5 Distribucion de residuos en el area a disponerDistribuye los residuos sobre el área a
disponerOperario
6 Cobertura Si cuenta con lona o plástico procede a
cubrirOperario
7 Traslado de arcilla Trae arcilla previamente preparada en
carretillaOperario
8 Esparcimiento de material de coberturaEsparce la arcilla sobre los residuos con
un azadónOperario
9 Verificacion de cobertura Verifica una capa de arcilla de 15 a 20 cm Operario
10 Compacta los residuos Compacta manualmente con un pisón Operario
11 Observacion de area de trabajoVerifica que no queden residuos
destapadosOperario
12 aislamiento con cerca electrica
para evitar daños de animales en las
horas de la noche o fines de semana se
procede a instalar aislamiento del area de
trabajo con cerca electrica
Operario
DISPOSICION FINAL DE RESIDUOS SOLIDOS
PRESTACION DEL SERVICIO DE ASEO
PROCESO: PRESTACION DEL SERVICIO DE ASEO
PROCEDIMIENTO: DISPOSICION FINAL DE RESIDUOS
SOLIDOS
OPERARIO
INICIO
EL OPERARIO SE DISPONE PARA LA
ACTIVIDAD CON EPP
RECIBE LOS RESIDUOS SOLIDOS (MARTES Y
VIERNES)
VERIFICA QUE LOS
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CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
FINAL
PROCEDE A DESOCUPAR BOLSAS O
EMPAQUES
SI CUENTA CON LONA O PLASTICO PROCEDE A
CUBRIR
DISTRIBUYE LOS RESIDUOS SOBRE EL
AREA A DISPONER
ESPARCE LA ARCILLA SOBRE LOS RESIDUOS
CON UN AZADON
VERIFICA UNA CAPA DE ARCILLA DE 15 A 20 CM
VERIFICA QUE LOS RESIDUOS
CORRESPONDAN A ORDINARIOS
TRAE ARCILLA PREVIAMENTE PREPARADA
EN CARRETILLA
COMPACTA MANUALMENTE CON UN
PIZON
VERIFICA QUE NO QUEDEN RESIDUOS
DESTAPADOS
INSTALA AISLAMIENTO CON CORRIENTE
ELECTRICA
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
h) Documentación relacionada
Formato control actividades relleno sanitario ESPM-05-03-01
PROCEDIMIENTO: CLASIFICACION DE RECICLABLES O REUTILIZABLES
a) Código: ESPM-05-04 b) Objetivo: seleccionar los elementos potenciales de ser llevados a un proceso de reciclaje. c) Alcance aplica a los elementos que llegan al relleno sanitario vereda aposentos Municipio de
Cucunubá d) Definiciones: Aprovechamiento (en sistemas de Aseo): Proceso mediante el cual, a través
de un manejo integral de los residuos sólidos, los materiales recuperados se reincorporan al ciclo económico y productivo en forma eficiente, por medio de la reutilización, el reciclaje, la incineración con fines de generación de energía, el compostaje o cualquier otra modalidad que conlleve beneficios sanitarios, ambientales o económicos. Elementos potenciales de reciclaje se trata de aquellos elementos como pet, vidrio, cartón, papel, aluminio que están en buenas condiciones y son susceptibles de llevar a un proceso de reciclaje Reciclar es el proceso mediante el cual se recuperan y se aprovechan los residuos que han sido desechados como basura, basura, para ser utilizados como materia prima en la elaboración de nuevos bienes o elementos para el servicio del hombre. Es importante tener en cuenta que en todas las actividades humanas y en los diferentes espacios vitales como el hogar, el colegio, colegio, el trabajo y los lugares de recreación, recreación, se generan desechos que pueden ser recuperados y transformados mediante procesos específicos
e) Responsables operario relleno sanitario f) Desarrollo
FORMATO ESPM-05-03-01
RESPONSABLE ALVARO CONTRERAS CARGO OPERARIO RELLENO
CONTROL ACTIVIDADES RELLENO SANITARIO
FECHA ACTIVIDADTIEMPO
DESTINADOOBSERVACIONES
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL
MUNICIPIO DE CUCUNUBA SAS ESP
NIT 900481517 - 3
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL MUNICIPIO
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
g) Diagrama de flujo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Uso de EPPEl operario se dispone con los elementos
de proteccion personalOperario
2 Recepcion de residuos solidosRecibe los residuos sólidos (martes y
viernes)Operario
3 Separacion de elementos reciclables
Verifica y separa los elementos
potencialmente reciclables, los cuales han
seleccionado los suscriptores en cada una
Operario
4 Traslado de elementos a bodegaTraslado de elementos a caseta de
clasificación dispuesta para este finOperario
5 Clasificación de residuos según instrucciones
Clasificación de residuos según
instrucciones (carton, vidrio, chatarra,
papel, aluminio, pet, otros plasticos etc)
Operario
6 Empaque de elementos reciclablesEmpaque de elementos reciclables según
sus caratceristticasOperario
7 Almacenamiento en bodega de reciclables se dispondra de lugar especifico para
cada uno de los materiales reciclablesOperario
8 Comercialización de reciclablesComercialización de reciclables según
peso y tipo de materialGerente
PRESTACION DEL SERVICIO DE ASEO
CLASIFICACION DE RECICLABLES O REUTILIZABLES
GERENTE OPERARIO
PROCESO: PRESTACION DEL SERVICIO DE ASEO
PROCEDIMIENTO: CLASIFICACION DE RECICLABLES O
REUTILIZABLES
EL OPERARIO SE DISPONE PARA LA
ACTIVIDAD CON EPP
RECIBE LOS RESIDUOS SOLIDOS (MARTES Y
VIERNES)
INICIO
VERIFICA Y SEPARA LOS ELEMENTOS
POTENCIALMENTE RECICLABLES
TRASLADO DE ELEMENTOS A CASETA
DE CLASIFICACION
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
h) Documentación relacionada Control clasificación de residuos reciclables ESPM-05-04-01
FINAL
CLASIFICACION DE RESIDUOS SEGÚN
INSTRUCCIONES
EMPAQUE DE ELEMENTOS
RECICLABLES
ALMACENAMIENTO EN BODEGA DE
RECICLABLES
COMERCIALIZACION DE RECICLABLES
FORMATO ESPM-05-04-01
RESPONSABLE ALVARO CONTRERAS CARGO OPERARIO RELLENO
FECHA ACTIVIDADTIEMPO
DESTINADOOBSERVACIONES
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL
MUNICIPIO DE CUCUNUBA SAS ESP
NIT 900481517 - 3
CONTROL CLASIFICACION DE
RESIDUOS RECICLABLES
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
PROCEDIMIENTO: MANEJO DE RESIDUOS ORGANICOS
a) Código: ESPM-05-05 b) Objetivo: Realizar un adecuado manejo de los residuos orgánicos domiciliarios a través de
proceso de compostaje c) Alcance aplica a los residuos orgánicos que llegan debidamente separados al relleno d) Definiciones Residuos orgánicos será aquel que ostenta un origen biológico, es decir, alguna
vez dispuso de vida o formó parte de un ser vivo, tal es el caso de las ramas de los árboles, las hojas de los árboles y plantas, las cáscaras de las diferentes frutas y todo residuo que resulte de la elaboración de los alimentos en la casa, en un restaurante, etc.
e) Responsables operario relleno sanitario f) Desarrollo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Uso de EPPEl operario se dispone con los elementos
de protección personal Operario relleno
2 Recepcion de residuosRecibe los residuos sólidos (martes y
viernes)Operario relleno
3 Desope de empaquesDesocupar las bolsas que contienen los
residuos organicosOperario relleno
4 Separacion
Separar los residuos que no
corresponden a compostaje y llevarlos a
disposicion final
Operario relleno
5 picado de residuos
Una vez seleccionados los residuos
organicos se procede a picar los mismos y
se realiza una mezcla 3:1 con pasto o
aserrín seco
Operario relleno
6 inicio de llenado de composteraColoca una capa de pasto seco de 15 cm
en composteraOperario relleno
7 llenado de compartimiento Con el uso de pala llenar el
compartimiento correspondienteOperario relleno
8 retiro de residuos de la composteraTranscurridos 45 días se procede a retirar
de la composteraOperario relleno
9 cernido de residuosSe procede a Zarandear los residuos
resultado del proceso mencionadoOperario relleno
10devolucion de residuos aun en
descomposicion
Observo los que aún no se han
descompuesto se devuelven al paso 6Operario relleno
11 empaque y almacenamiento el operario procede a empacar y
almacenar el mejorador de sueloOperario relleno
12 entrega de producto finalEntrega de producto a secretaria de
desarrollo económicoOperario relleno
PRESTACION DEL SERVICIO DE ASEO
MANEJO DE RESIDUOS ORGANICOS
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
g) Diagrama de flujo
GERENTE OPERARIO
PROCESO: PRESTACION DEL SERVICIO DE ASEO
PROCEDIMIENTO: MANEJO DE RESIDUOS ORGANICOS
EL OPERARIO SE DISPONE PARA LA
ACTIVIDAD CON EPP
RECIBE LOS RESIDUOS SOLIDOS (MARTES Y
VIERNES)
FINAL
DESOCUPAR LAS BOLSAS
SE LLEVAN A DISPOSICION FINAL
SEPARAR LOS RESIDUOS QUE NO
CORRESPONDEN A COMPOSTAJE
PROCEDE A PICAR LOS RESIDUOS ORGANICOS
INICIO
EFECTUA MEZCLA 3:1 CON PASTO O ACERRIN
SECO
COLOCA UNA CAPA DE PASTO SECO DE 15 CM
EN COMPOSTERA
CON EL USO DE PALA LLENAR EL
COMPARTIMIENTO CORRESPONDIENTE
TRANSCURRIDOS 45 DIAS SE PROCEDE A
RETIRAR DE LA COMPOSTERA
OBSERVO LOS QUE AUN NO SE HAN
DESCOMPUESTO SE DEVUELVEN AL PASO 6
ZARANDEAR LOS RESIDUOS
EMPACAR Y ALMACENAR EL MEJORADOR DE
SUELO
ENTREGA DE PRODUCTO A
SECRETARIA DE DESARROLLO
ECONOMICO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
h) Documentación relacionada
Manejo de residuos orgánicos ESPM-05-05-01
PROCEDIMIENTO: CORTE DE CESPED
a) Código: ESPM-05-06 b) Objetivo: Alcance aplica a las áreas en donde se realiza corte de césped como parque
principal, parque infantil, centro vida, frente casa cultura, etc c) Definiciones Esta actividad consiste en el corte de césped, bordeo, limpieza, recolección y
transporte de los residuos generados d) Responsables operario servicio de aseo e) Desarrollo
FORMATO ESPM-05-05-01
RESPONSABLE ALVARO CONTRERAS CARGO OPERARIO RELLENO
TIEMPO
DESTINADOOBSERVACIONESFECHA ACTIVIDAD
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL
MUNICIPIO DE CUCUNUBA SAS ESP
NIT 900481517 - 3
CONTROL ACTIVIDADES
MANEJO DE RESIDUOS ORGANICOS
PROCESO
PROCEDIMIENTO
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Uso de EPP
El operario se dispone para la actividad
con elementos de protección personal
overol, guantes, careta protectora, etc
Operario
2 Alista herramientas necesariasAlistar herramientas necesarias guadaña,
lonas, cepillo)Operario
3 desplazamiento al lugar Desplazamiento al area a intervenir Operario
4 SeñalizacionSeñalización del área de trabajo con el
uso de conos y cinta de peligroOperario
5 Actividad de corte de cesped
Desarrollo de la actividad de corte de
cesped con el uso de la guadaña elñ
operario debe aplicar todas las
precauciones que indique la fabrica
acerca del uso de la guadaña
Operario
PRESTACION DEL SERVICIO DE ASEO
:CORTE DE CESPED
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
f) Diagrama de flujo
6Recoleccion y empaque de residuos
producidos
Recolección y empaque de residuos de
corte barrido, almacenamiento temporal Operario
7entrega de residuos a proceso de manejo de
organicos
llevado de residuos de corte a proceso de
compostajeOperario
8 Registro Registro en formato correspondiente Operario
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
PROCESO: PRESTACION DEL SERVICIO DE ASEO
PROCEDIMIENTO: CORTE DE CESPED
OPERARIO
INICIO
EL OPERARIO SE DISPONE PARA LA
ACTIVIDAD CON EPP
ALISTAR HERRAMIENTAS NECEARIAS
(CARRETILLA, PALA, CEPILLO, ESCOBA,
LONAS)
FINAL
DESPLAZAMIENTO A LA VIA O AREA SEGÚN
CRONOGRAMA
SE EFECTUA BARRIDO DE LA CUNETA EN UN
AREA APROXIMADA DE 80 CM DE ANCHO
SENTIDO NORTE SUR U ORIENTE OCCIDENTE
SEÑALIZACION DEL AREA DE TRABAJO
RECOLECCION DE RESIDUOS DE BARRIDO
CADA 100 M APROXIMADAMENTE
EN EL MOMENTO QUE SE LLENA LA CARRETILLA
SE DESPLAZA PARA DESOCUPARLA AL SITIO
DE ALMACENAMIENTO TEMPORAL
VERIFICACION DE LIMPIEZA DE LA VIA O
AREA INTERVENIDA
RETIRO DE SEÑALIZACION
REGISTRO EN FORMATO CORRESPONDIENTE
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
g) Documentación relacionada
Registro corte de césped ESPM-05-06-01
PROCEDIMIENTO: LIMPIEZA DE AREAS EN EVENTOS MASIVOS
a) Código: ESPM-05-07 b) Objetivo: Mantener las áreas públicas en buen estado de limpieza principalmente después
de un evento masivo c) Alcance aplica a las áreas en donde se organizan y desarrollan eventos masivos dentro de
la jurisdicción del Municipio de Cucunubá d) Definiciones Los eventos masivos son aglomeraciones de público, con una concentración
planeada con un número indeterminado de espectadores, reunidos en un lugar con la capacidad e infraestructura para este fin, para participar en actividades reguladas en su propósito, tiempo, duración y contenido
e) Responsables operarios empresa de servicios públicos f) Desarrollo
FORMATO ESPM-05-06-01
RESPONSABLE CARGO
CONTROL CORTE DE CESPED
FECHA VIA O AREATIEMPO
DESTINADOOBSERVACIONES
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
g) Diagrama de flujo
PROCESO
PROCEDIMIENTO
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Elaboracion de cronogramaSe elabora cronograma según actividades
informadas por las distintas entidades Operarios aseo
2 Uso de EPPEl operario se dispone para la actividad
con elementos de protección personalOperarios aseo
3 Alistar herramientasProcede alistar herramientas de trabajo
(carretillas, empaques, escobillas)Operarios aseo
4 Señalizacion de area de trabajoInstala señalización en el área de trabajo
usando conos y cinta de peligroOperarios aseo
5 Determinacion de la forma de recoleccionSegún área se determina la forma de
recolección Operarios aseo
6 Recoleccion y empaque de residuos Se recogen y empacan todos los residuos Operarios aseo
7 Almacenamiento temporalSe almacenan temporalmente o se
colocan en vehículo compactadorOperarios aseo
8 Disposicion final Se llevan a disposición final Operarios aseo
PRESTACION DEL SERVICIO DE ASEO
LIMPIEZA DE AREAS EN EVENTOS MASIVOS
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
h) Documentación relacionada Registro limpieza de áreas eventos masivos ESPM-05-07-01
PROCESO: PRESTACION DEL SERVICIO DE ASEO
PROCEDIMIENTO: LIMPIEZA DE AREAS EN EVENTOS
MASIVOS
OPERARIO
INICIO
EL OPERARIO SE DISPONE PARA LA
ACTIVIDAD CON EPP
PROCEDE ALISTAR HERRAMIENTAS DE
TRABAJO (CARRETILLAS, EMPAQUES,
ESCOBILLAS)
SE ELABORA CRONOGRAMA SEGÚN
ACTIVIDADES INFORMADAS
ESCOBILLAS)
FINAL
INSTALA SEÑALIZACION EN EL AREA DE TRABAJO
SE RECOGEN Y EMPACAN TODOS LOS
RESIDUOS
SEGÚN AREA SE DETERMINA LA FORMA
DE RECOLECCION
SE ALMACENAN TEMPORALMENTE O SE
COLOCAN EN VEHICULO COMPACTADOR
SE LLEVAN A DISPOSICION FINAL
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
PROCESO: COMERCIALIZACION Y RECAUDO
El proceso COMERCIALIZACION Y RECAUDO abarca la facturación, el recaudo y los convenios de
pagos que se efectúen en la entidad.
PROCEDIMIENTO: INGRESO DE NUEVO SUSCRIPTOR
a) Código: ESPM-06-01 b) Objetivo: Mantener actualizada la base de datos en el software correspondiente así mismo
realizar un adecuado proceso de facturación al suscriptor según los servicios prestados. c) Alcance aplica a todos los suscriptores que adelanten los trámites para la inscripción y
prestación de uno o más servicios públicos ofrecidos por la entidad d) Definiciones Usuario Persona natural o jurídica que se beneficia con la prestación de un
servicio público domiciliario, bien como propietario del inmueble en donde éste se presta, o como receptor directo del servicio. A este último usuario se le conoce también como consumidor. (Ley 142 de 1994)
e) Responsables personal área administrativa f) Desarrollo
FORMATO ESPM-05-07-01
RESPONSABLE CARGO OPERARIO RELLENO
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL
NIT 900481517 - 3
CONTROL LIMPIEZA AREAS EVENTOS MASIVOS
FECHA ACTIVIDADTIEMPO
DESTINADO
EVENTO MASIVO
EFECTUADO
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
g) Diagrama de flujo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 ingreso a sofware integriningreso a ficha de suscriptores en el
sofware integrinauxiliar administrativo
2 asignacion de codigo
asignacion de codigo interno, codigo corto
y codigo largo según instrucciones del
manual de integrin
auxiliar administrativo
3creacion y diligenciamiento de ficha de
suscriptor
creacion y diligenciamiento de ficha de
suscriptor con los datos correctos y
debidamente verificados
auxiliar administrativo
4ingreso datos del instrumento de medicion
instalado
ingreso datos del instrumento de medicion
instalado aplica para servicio de
acueducto unicamente
auxiliar administrativo
5 selecciono servicios prestados al suscriptor
selecciono servicios prestados al
suscriptor (acueducto, alcantarillado y /o
aseo)
auxiliar administrativo
6 VerificacionRevisar en el sistema que se haya creado
el usuario y los datos esten correctos
INGRESO DE NUEVO SUSCRIPTOR
COMERCIALIZACION Y RECAUDO
PROCESO: COMERCIALIZACION Y RECAUDO
PROCEDIMIENTO: INGRESO DE NUEVO SUSCRIPTOR
AUXILIAR
INICIO
ingreso a ficha de suscriptores en el sofware
integrin
asignacion de codigo
creacion y diligenciamiento de ficha de suscriptor
ingreso datos del instrumento de medicion
instalado
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
h) Documentación relacionada, base de datos software integrin
PROCEDIMIENTO: LECTURA DE MEDICIÓN
a) Código: ESPM- 06-02
b) Objetivo: Cumplir el derecho del usuario a que sus consumos sean medidos, empleando
instrumentos de medida que la técnica haya hecho disponible; y que el consumo sea el elemento
principal del precio que se cobra al suscriptor o usuario.
c) Alcance Aplica a los sistemas de acueducto la chorrera y tanto rural como urbano y el borrachero
de Municipio de Cucunubá
d) Definiciones
Medidores individuales: instrumentos necesarios para medir los consumos de agua. No es
obligación del suscriptor cerciorarse de que los medidores funcionen adecuadamente; pero sí será
obligación suya hacerlos reparar o reemplazarlos a satisfacción de la empresa y por cuenta del usuario
o suscriptor.
Ruta: recorrido utilizado para leer los medidores y repartir los recibos y factura de cobro. Su diseño
debe permitir al fontanero o persona responsable hacer el mayor recorrido en un día. El diseño de la
ruta también es importante si no existe medición, porque facilita el recorrido para la entrega de las
facturas, para hacer los cobros y el recaudo.
Lectura La toma de lectura en los micro medidores se realiza anotando los números que aparecen en
las ventanillas o pantalla del mismo, debe tener especial precaución de anotar los números que
corresponden a m3
FINAL
selecciono servicios prestados al suscriptor
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
e) Responsables, los responsables directos de este procedimiento son el gerente, el auxiliar
administrativo y el fontanero (según el área que este bajo su responsabilidad)
f) Desarrollo
g) diagrama de flujo
PROCESO
PROCEDIMIENTO
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Programacion de lecturas
Se hace programacion de lecturas la cual
se realizara entre los dias 55 y 65 de
cada bimestre
gerente
2Emision de planilla para toma de lecturas de
medicion
se emite planilla para toma de lecturas de
medicionauxiliar
3Entrega de planillas al fontanero según la
zona bajo su responsabilidad
se entregan las planillas al fontanero
según la zona bajo su responsabilidadauxiliar
4
desplazamiento al inicio de la ruta para
empezar el proceso de lectura de los
medidores en cada uno de los domicilios
se desplaza al inicio de la ruta para
empezar el proceso de lectura de los
medidores en cada uno de los domicilios
fontanero
5al llegar al domicio se busca y descrubre el
medidor y se observa su estado fisico
al llegar al domicio se busca y descrubre
el medidor y se oberva su estado fisico al
fin de detectar un daño visible
fontanero
6
Se anota de manera exacta los digitos que
aparacen en el medidor y que correspondan
a metros cubicos, asi como la respectiva
observacion solo si es necesario
en la hoja de lectura de medicion del
periodo se anota de manera exacta los
digitos que aparacen en el medidor y que
correspondan a metros cubicos, asi como
la respectiva observacion solo si es
necesario
fontanero
7 Entregar las planillas a la oficina una vez finalizada la toma de lecturas
entregar las planillas a la oficina fontanero
COMERCIALIZACION Y RECAUDO
LECTURA DE MEDIDORES
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
h) Documentación relacionada
Formatos planilla lectura de medidores ESPM-06-02-01
Formato control de lectura de medidores ESPM-06-02-02
GERENTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO FONTANERO
PROCESO: ADMINISTRACION DE MATERIALES
PROCEDIMIENTO: LECTURA DE MEDIDORES
SE HACE PROGRAMACION DE LECTURAS LA CUAL SE REALIZARA
ENTRE LOS DIAS 55 Y 65
AL LLEGAR AL DOMICIO SE BUSCA Y DESCRUBRE EL MEDIDOR Y SE
OBERVA SU ESTADO FISICO AL FIN DE DETECTAR UN DAÑO VISIBLE
UNA VEZ FINALIZADA LA TOMA DE LECTURAS ENTREGAR LAS PLANILLAS A LA OFICINA
SE DESPLAZA AL INICIO DE LA RUTA PARA EMPEZAR EL PROCESO DE LECTURA DE LOS MEDIDORES
EN CADA UNO DE LOS DOMICILIOS
SE EMITE PLANILLA PARA TOMA DE LECTURAS DE
MEDICION
SE ENTREGAN LAS PLANILLAS AL FONTANERO SEGÚN LA
ZONA BAJO SU RESPONSABILIDAD
EN LA HOJA DE LECTURA DE MEDICION DEL PERIODO SE
ANOTA DE MANERA EXACTA LOS DIGITOS QUE APARACEN
EN EL MEDIDOR Y QUE CORRESPONDAN A METROS
CUBICOS, ASI COMO LA RESPECTIVA OBSERVACION
SOLO SI ES NECESARIO
FINAL
INICIO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
FORMATO ESPM-06-02-01
RUTA
NOMBRE DEL
SUSCRIPTOR DIRECCION
NO DEL
MEDIDOR
ESTLECTURA
ANTERIOR
NUEVA
LECTURAOBSERVACIONES
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NIT 900481517 - 3
PLANILLA TOMA DE LECTURAS
FORMATO ESPM-06-02-02
PERIODO DE
FACTURACION
RESPONSABLE
ESP
FECHA DE
RECIBO DE
PLANILLAS
FECHA DE
ENTREGA DE
PLANILLAS
FECHA SECTOR
NO DE
MEDIDORES
LEIDOS
FECHA SECTOR
NO DE
MEDIDORES
LEIDOS
OBSERVACIONES
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NIT 900481517 - 3
CONTROL LECTURA DE MEDIDORES
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
PROCEDIMIENTO: INGRESO DE LECTURAS
a) Código: ESPM-06-03 b) Objetivo: Ingresar la información básica para el proceso de facturación c) Definiciones DESVIACIONES SIGNIFICATIVAS DEL CONSUMO: Son los aumentos o
reducciones en los consumos, en el periodo de facturación correspondientes, que comparados con los promedios de los últimos tres periodos de facturación, sean mayores a los porcentajes que se señalan a continuación: treinta y cinco por ciento (35%) para usuarios con un promedio de consumo mayor o igual a 40 metros cúbicos (40 m3 ) mensuales, sesenta y cinco por ciento (65%) para usuario con un promedio de consumo menor a 40 m3mensuales. Responsables personal área administrativa
d) Desarrollo
e) Diagrama de flujo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Ingreso de lecturas y novedades
Una vez recibidas las planillas de toma de
lecturas se procede por parte del area
administrativa a Ingresar lecturas y
novedades en el sofware integrin
auxiliar
2 emision de informe de critica
emision de informe de criticapor rango de
lecturas en que se revisara consumos
altos, consumos bajos o consumos en
ceros y se ordenara la revision si fuere
necesario
auxiliar
3verificacion y correccion lecturas menores a la
anterior
verificacion y correccion lecturas menores
a la anterior auxiliar
4verificacion y correccion lecturas iguales a la
anterior
verificacion y correccion lecturas iguales a
la anteriorauxiliar
5verificacion y correccion critica por estado de
lectura
verificacion y correccion critica por estado
de lecturaauxiliar
6verificacion y correccion critica por rango de
consumo
verificacion y correccion critica por rango
de consumoauxiliar
7 Pasa al proceso de facturacion Pasa al proceso de facturacion auxiliar
COMERCIALIZACION Y RECAUDO
INGRESO LECTURAS
PROCESO: COMERCIALIZACION Y RECAUDO
PROCEDIMIENTO: INGRESO LECTURAS
AUXILIAR
INICIO
Ingresar lecturas y novedades en el sofware
integrin
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
PROCEDIMIENTO FACTURACIÓN
a) Código: ESPM 06-04 b) Objetivo Cobrar al usuario o suscriptor la prestación del servicio, a través de la herramienta de cobro denominada factura. c) Alcance Aplica al cobro a los usuarios de todo el servicio prestado por parte de la entidad. d) Definiciones Factura: documento que detalla el cobro del valor de los bienes y servicios provistas en desarrollo del contrato de servicios públicos. Sus requisitos serán los que determinan las condiciones uniformes del contrato, pero contendrán, como mínimo, información suficiente para que el suscriptor o usuario pueda establecer con facilidad si la empresa se ciñó a la ley y al contrato al elaborarla; cómo se determinaron y valoraron sus consumos; cómo se comparan éstos y su precio con los de periodos anteriores y el plazo y modo en el que debe hacerse el pago. Al cabo de cinco meses de haber entregado las facturas, las empresas no podrán cobrar bienes o servicios que no facturaron por error, omisión, investigación
emision de informe de critica
FINAL
desviaciones significativas
verificacion y correccion lecturas menores a la
anterior
verificacion y correccion lecturas iguales a la
anterior
verificacion y correccion critica por rango de
consumo
verificacion y correccion critica por estado de lectura
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CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
o desviaciones significativas frente a consumos anteriores. La ley exceptúa los casos en que se compruebe dolo del suscriptor o usuario. Desviaciones significativas: son las desviaciones frente a los consumos promedios del usuario. Se consideran significativas si tienen una de éstas características: a) Mayor al 35% del consumo promedio para mayores o iguales a 40 metros cúbicos; b) Mayor a 65% del consumo promedio para menores a 40 metros cúbicos; c) Si no existe promedio histórico, el limite superior es el 1.65 veces del consumo, y el limite inferior es el 0.35 veces el promedio. Consumo básico: aquel que satisface las necesidades esenciales de una familia, el cual se ha fijado de 20 metros cúbicos mensuales por suscritor o usuario facturado, sin embargo debe aplicarse la resolución 750 de 2016, la cual se cambiara gradualmente hasta llegar a 12 metros en el año 2018 Consumo complementario: aquel consumo ubicado en la franja entre 12 y 24 metros cúbicos mensuales a partir de 2018 Consumo suntuario: es el consumo mayor a 24 metros cúbicos mensuales a partir de 2018 e) Responsables los responsables directos de este procedimiento son el Tesorero, el auxiliar
administrativo y el fontanero (según el área que este bajo su responsabilidad) Desarrollo
g) Diagrama de flujo
PROCESO
PROCEDIMIENTO
ITEM RESPONSABLE
1 auxiliar administrativo
2 auxiliar administrativo
3 auxiliar administrativo
2 auxiliar administrativo
3 auxiliar administrativo
4 auxiliar administrativo
5 auxiliar administrativo
6 auxiliar administrativo
7 auxiliar administrativo
8 auxiliar administrativo
9 auxiliar administrativo
10 auxiliar administrativo
consulta informe liquidacion
Consulta de facturas
Impresión de facturas
COMERCIALIZACION Y RECAUDO
ACTIVIDAD
Ingreso de novedades
Generar tarifas AAA para el siguiente periodo
Modificar fechas, periodo de facturacion y puntos de pago
FACTURACION
Generar Preliquidacion
Emitir listado de preliquidacion
Verificacion inconsistencias presentadas en la preliquidacion
Correccion de inconsistencias
Consulta y generacion preliquidacion
se genera Liquidacion
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
PROCESO: COMERCIALIZACION Y RECAUDO
PROCEDIMIENTO: FACTURACION
AUXILIAR
INICIO
Ingreso de novedades
Generar tarifas AAA para el siguiente periodo
FINAL
Modificar fechas, periodo de facturacion y puntos de
pago
Verificacion inconsistencias
presentadas en la preliquidacion
Emitir listado de preliquidacion
Correccion de inconsistencias
Generar Preliquidacion
Consulta y generacion preliquidacion
se genera Liquidacion
consulta informe liquidacion
Consulta de facturas
Consulta y generacion preliquidacion
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
h) Documentación relacionada
Formato de factura ESPM - 06 – 02- 01
PROCEDIMIENTO: ENTREGA DE FACTURACION
a) Código: ESPM-06-05 b) Objetivo. Entregar a cada suscriptor la factura correspondiente de acuerdo a los servicios
prestados c) Alcance Aplica a todos los suscriptores de todos los servicios prestados por parte de la
entidad d) Definiciones
Vivienda: Lugar en donde habitan los suscriptores y poseen un instrumento de medición para
la prestación del servicio de acueducto o son suscriptores del servicio de aseo
e) Responsables los responsables de entrega de facturación son los operarios del servicio de acueducto según la zona asignada
f) Desarrollo
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
g) Diagrama de flujo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM RESPONSABLE
1 Auxiliar administrativo
2 Operario
3 Operario
4 Operario
5 Operario
Se informa a cada fontanero que se encuentra lista la facturacion
Reclama la facturacion según su area de trabajo
Organiza su facturacion de acuerdo a las rutas de entrega
Desplazamiento a cada una de las viviendas de los suscriptores entregando o dejando el
se registra la entrega en el formato correspondiente
ACTIVIDAD/ DESCRIPCION
PRESTACION DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO
ENTREGA DE FACTURACION
AUXILIAR OPERATIVO
PROCESO: PRESTACION DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO
PROCEDIMIENTO: ENTREGA DE FACTURACION
Ingreso de novedades
Generar tarifas AAA para el siguiente periodo
Modificar fechas, periodo de facturacion y puntos de
pago
Verificacion inconsistencias
presentadas en la preliquidacion
Emitir listado de preliquidacion
Correccion de inconsistencias
Generar Preliquidacion
INICIO
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h) Documentación relacionada Formato Control entrega de facturación ESPM-06-05-01
FINAL
Consulta y generacion preliquidacion
se genera Liquidacion
consulta informe liquidacion
Consulta de facturas
Consulta y generacion preliquidacion
FORMATO ESPM-06-05-01PERIODO DE
FACTURACION
RESPONSABLE
ESP
FECHA DE
RECIBO DE
FACTURAS
FECHA DE
ENTREGA DE
PLANILLAS
FECHA SECTOR
No DE
FACTURAS
ENTREGADAS
FECHA SECTOR
No DE
FACTURAS
ENTREGADAS
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ENTREGA DE FACTURACION
OBSERVACIONES
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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PROCEDIMIENTO: RECAUDO
a) Código: ESPM-06-06
b) Objetivo Recibir el pago oportuno de los usuarios por concepto de la prestación del servicio.
c) Alcance Aplica a todos los pagos en efectivo de los suscriptores o usuarios de la comunidad de influencia para cancelar el servicio recibido. El pago en cheque sólo es realizado en la oficina y autorizado por el Administrador.
d) Definiciones
Cuadro de facturación y recaudo: cuadro comparativo entre lo facturado y lo recaudo en cada uno de los conceptos de la factura. Punto de pago: punto o lugar externo a la oficina de la entidad, donde se ha autorizado recibir el pago de la factura por parte de los usuarios. El recaudo se lleva a cabo en la oficina el encargado de recibir el dinero es el auxiliar administrativo.
e) Responsables Los responsables directos de este procedimiento son el auxiliar administrativo y los suscriptores
f) Desarrollo
PROCESO
PROCEDIMIENTO
ITEM RESPONSABLE
1 Auxiliar administrativo
2 Suscriptor
3 Suscriptor
4 Auxiliar administrativo
5 Auxiliar administrativo
6 Auxiliar administrativo
7 Auxiliar administrativo
8 Auxiliar administrativo
9 Auxiliar administrativo
Se verifica periodo y fechas de recaudo establecidas en facturacion
se acerca a la oficina de la empresa de servicios publicos
presenta el recibo y efectua pago en efectivo
recibe dinero, coloca sello de cancelado al recibo
Separa colilla del recibo y devuelve al suscriptor el recibo
registra en el sofware los pagos recibidos
diariamente consigna en entidad bancaria lo recaudado en la oficina
en caso de pagos reportados por otros medios se verifica pago recibido y fecha del mismo
se ingresan pagos a sofware integrin
ACTIVIDAD
COMERCIALIZACION Y RECAUDO
RECAUDO
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g) Diagrama de flujo
USUARIO AUXILIAR ADMINISTRATIVO
PROCESO: COMERCIALIZACION Y RECAUDO
PROCEDIMIENTO: RECAUDO
FINAL
IMPRIME REPORTE DE PAGOS DE FORMA MENSUAL Y SE ENTREGA
INICIO
RECIBE DINERO , VERIFICA COLOCA SELLO DE CANCELADO AL RECIBO
DIARIAMENTE EFECTUA CONSIGNACION DE LO RECAUDADO EN OFICINA
EN CASO DE PAGOS POR OTROS MEDIOS VERIFICA PAGO RECIBIDO, FECHA DEL MISMO Y REGISTRA EN EL SOFWARE
SEPARA COLILLA Y ENTREGA RECIBO AL USUARIO
VERIFICACION DE PERIODO Y FECHAS DE RECAUDO ESTABLECIDAS
SE ACERCA A LA OFICINA,PRESENTA RECIBO Y EFECTUA
PAGO EFECTIVO
REGISTRA EN EL SOFWARE LOS PAGOS RECIBIDOS
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h) Documentación relacionada Ingreso al software del recaudo diario
Consignación de recursos a cuenta corriente correspondiente
Libros de caja y auxiliares
PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACION DE TARIFAS
a) Código: ESPM-06-07
b) Objetivo. Establecer el mecanismo para que las tarifas calculadas puedan entrar en vigencia
y sean adoptadas para el cobro del servicio a los suscriptores.
c) Alcance Aplica a la actualización de las tarifas para los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo.
d) Definiciones Régimen tarifario: esto compuesto por reglas relativas a: a) Régimen de regulación o libertad, b) El sistema de subsidios, c) Las reglas relativas a las prácticas tarifarías, y c) Las reglas relativas a procedimientos, metodologías, fórmulas, estructuras, estratos, facturación, opciones, valores y en general, todos los aspectos que determinan el cobro de las tarifas. Tarifa: monto que se le cobra a cada uno de los suscriptores de la entidad. Esta conformada por el costo medio de administración (CMA) o cargo fijo, más el resultado de multiplicar un costo medio en el largo plazo (CMLP) por el consumo mensual del suscriptor. Si no se hace medición en la entidad, ésta obligada a cobrar una tarifa fija, impidiendo cobrar tarifas equitativas del servicio y lleva a un uso irracional del agua, desmejorando las condiciones técnicas de funcionamiento del sistema. Sistema de medición: sistema de lectura periódica de consumos mediante macromedidores y micromedidores, que permite: a) Calcular tarifas reales ajustadas al nivel de consumo, b) Identificar áreas o zonas que utilizan en mayor o menor cantidad el agua para sus distintos usos, c) Establecer comparaciones entre los volúmenes que ingresan, se distribuyen y se facturan, y d) Promover el uso racional del agua en la comunidad de influencia. Es importante señalar que la CRA, a través de las resoluciones 14 y 23 de 1997, estableció los plazos perentorios para que todos los entes prestadores utilicen sistemas de medición. Consumo: cantidad de metros cúbicos de agua que utiliza o gasta un suscriptor durante un periodo de tiempo determinado para satisfacer sus necesidades. Su clasificación esta compuesta por el consumo básico, el complementario y el suntuario CMI: Costo Medio de Inversión. Valor base en la metodología de la CRA para calcular la tarifa a aplicar por la entidad. CMO: Costo medio de operación CMT: Costo medio tasa ambientales
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Subsidios: valor destinado a cubrir únicamente los costos del servicio de las personas con menores ingresos. La ley establece que al alcalde municipal le corresponde definir los criterios para la distribución de los subsidios. Todos los recursos destinados a cubrir subsidios deben ir a un fondo de solidaridad y redistribución de ingresos para poder cubrir la diferencia entre los costos reales del servicio y las tarifas que se cobran a los usuarios de los estratos más pobres. Estratificación socioeconómica: clasificación que se utiliza en el uso residencial para efectos de la diferenciación en el cobro de la tarifa, de acuerdo con la metodología establecida por el alcalde a través de la oficina de Planeación del municipio Los inmuebles No Residenciales (Industrial, Comercial y Oficial) carecen de estrato socioeconómico
e) Responsables El personal del área administrativa, en especial el gerente
f) Desarrollo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM RESPONSABLE
1 gerente
2 gerente
3 gerente
4 gerente
5 gerente
6 junta directiva
7 auxiliar administrativo
8 auxiliar administrativo
9 auxiliar administrativo
COMERCIALIZACION Y RECAUDO
ACTUALIZACION DE TARIFAS
ACTIVIDAD
Verificacion de cumplimiento de normas para actualizacion tarifaria
elaborar el proyecto de acto administrativo
convocar junta directiva según lo estipulado en estatutos
exponer el proyecto de acto administrativo
someter a aprobacion o improbacion acto administrativo de actualizacion tarifaria
si es favorable firma de junta directiva
si no es aprobado se archiva
publicacion de acto administrativo
ajuste tarifario y verificacion en el sofware integrin
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g) Diagrama de flujo
JUNTA DIRECTIVA GERENTE
SI
NO
PROCESO: COMERCIALIZACION Y RECAUDO
PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACION DE TARIFAS AAA
FINAL
ARCHIVO
INICIO
ELABORA PROYECTO DE ACTO ADMINISTRATIVO
SOMETE A APROBACION O IMPROBACION
PUBLICACION
CONVOCA JUNTA DIRECTIVA
VERIFICACION DEL CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS
SE REUNENE MIEMBROS D ELA JUNTA DIRECITVA
EXPONE AJUSTE TARIFARIO CON ACLARACIONES RESPECTIVAS
DECISIONDE LA
FIRMA DE ACTO ADMINISTRATIVO
MODIFICACIONES EN SOFWARE DE FACTURACION
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h) Documentación relacionada
Actos administrativos junta directiva PROCEDIMIENTO: NOTIFICACION A DEUDORES MOROSOS
a) Código: ESPM-06-08
b) Objetivo: Recordar e informar al suscriptor que se halla vencida la factura y disminuir el porcentaje de cartera de la entidad
c) Alcance aplica a todos los suscriptores que no efectúen pagos de sus obligaciones con la
entidad dentro de los términos establecidos
d) Definiciones: SUSCRIPTOR: Es la persona natural o jurídica con la cual se ha celebrado un contrato de condiciones uniformes de servicios públicos. Deudor Moroso es aquella persona natural o jurídica, a una fecha de corte, tienen contraída una obligación con la empresa de servicios públicos y no ha efectuado el pago dentro de los términos establecidos
e) Responsables Personal área administrativa
f) Desarrollo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM RESPONSABLE
1 Auxiliar administrativo
2 Auxiliar administrativo
3 Auxiliar administrativo
4 Auxiliar administrativo
5 gerente
6 Auxiliar administrativo
7 Fontanero
8 Fontanero
9 suscriptor
10 Fontanero
11 Auxiliar administrativo
12 Auxiliar administrativo
elaborar planilla de recibido de notificaciones
Verificacion y firma de notificaciones
entrega de notificaciones al fontanero de acuerdo a su area de trabajo
desplazamiento a viviendas de suscriptores
entrega de notificacion
Firma de planilla de control
en caso de vivienda desocupada de dejara notificacion debejo de la puerta principal y se
recibe planilla de control y verifica que se hayan entregado todos
archivo de documento
COMERCIALIZACION Y RECAUDO
NOTIFICACION A DEUDORES MOROSOS
ACTIVIDAD/ DESCRIPCION
emitir listado de suscriptores morosos en sofware integrin
verificar las condiciones del suscriptor (activo, suspendido)
Generar oficio de notificacion por ser suscriptor moroso deuda mayor a 60 dias
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g) Diagrama de flujo
h) Documentación relacionada: Planilla de recibidos de notificación
PROCESO: COMERCIALIZACION Y RECAUDO
PROCEDIMIENTO: NOTIFICACION A SUSCRIPTORES MOROSOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO FONTANERO
FINAL
INICIO
GENERA OFICIO, PLANILLA Y ENTREGA AL OPERARIO
EMITE LISTADO DE SUSCRIPTORES MOROSOS
VERIFICAR LAS CONDICIONES DELSUSCRIPTOR (ACTIVO, INACTIVO)
DESPLAZA, ENTREGA EL DOCUMENTO A SUSCRIPTOR, RECOGE FIRMA
DEVUELVE A OFICINA PLANILLA FIRMADAPasa archivo
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PROCEDIMIENTO: ACUERDOS DE PAGO
a) Código: ESPM-06-08
b) Objetivo: Establecer fechas y cuotas para que el suscriptor que se halla en mora cumpla con las obligaciones contraídas con la empresa de servicios públicos
c) Alcance aplica a aquellos suscriptores que se acercan a la entidad con el fin de establecer
un acuerdo de pago de la obligación que tienen con la entidad y la cual se halla vencida
d) Definiciones: SUSCRIPTOR: Es la persona natural o jurídica con la cual se ha celebrado un contrato de condiciones uniformes de servicios públicos. Acuerdo de pago ; con el fin de culminar el proceso de cobro de forma bilateral deudor y acreedor podrán fijar las condiciones propias de un acuerdo, como los plazos, intereses, fechas de pago los cuales serían de obligatorio cumplimiento, el documento debe contener los acuerdos a los que llegaron las partes y debe estar debidamente firmado
e) Responsables Personal área administrativa
f) Desarrollo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM RESPONSABLE
1 Suscriptor o suario
2 Suscriptor- gerente
3 auxiliar administrativo
4 Suscriptor- gerente
5 auxiliar administrativo
6 auxiliar administrativo
ACTIVIDAD
Se acerca a oficina de empresa de servicios publicos y solicita plazo para cumplimiento de
se plantean fechas de pago y valor de forma concertada con el usuario
se recibe abono a la deuda y procede a elaborar documento acuerdo de pago
firma de acuerdo de pago
recibo de abonos a la deuda
una vez finaliza los pagos se cierra acuerdo de pago, archivando el documento
ACUERDOS DE PAGO
COMERCIALIZACION Y RECAUDO
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g) Diagrama de flujo
h) Documentación relacionada Acuerdos de pago debidamente firmados
SUSCRIPTOR GERENTE
PROCESO: COMERCIALIZACION Y RECAUDO
PROCEDIMIENTO: ACUERDOS DE PAGO
FINAL
INICIO
CONCERTAN FECHAS DE PAGO Y VALOR
UNA VEZ FINALIZADOS LOS PAGOS VERIFICA Y PASA A ARCHIVO
DOCUMENTAL
SE ACERCA A LA OFICINA DE LA ESP
FRIMAN ACUERDOS DE PAGO
EFECTUA PAGOS EN FECHAS Y VALOR ESTABLECIDOS
RECIBE ABONO A LA DEUDA Y PROCEDE A ELABORAR DOCUMENTO
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PROCEDIMIENTO:SUSPENSION EN SOFWARE
a) Código: ESPM-06-10
b) Objetivo: Garantizar que en la base de datos se efectué la suspensión o reactivación de un suscriptor y que esta corresponda a la realidad de la entidad
c) Alcance aplica a aquellos suscriptores que han solicitado suspensión temporal así como
aquellos que no efectúan el pago y se ha efectuado corte del servicio
d) Definiciones: SUSCRIPTOR: Es la persona natural o jurídica con la cual se ha celebrado un contrato de condiciones uniformes de servicios públicos. Acuerdo de pago ; con el fin de culminar el proceso de cobro de forma bilateral deudor y acreedor podrán fijar las condiciones propias de un acuerdo, como los plazos, intereses, fechas de pago los cuales serían de obligatorio cumplimiento, el documento debe contener los acuerdos a los que llegaron las partes y debe estar debidamente firmado
e) Responsables Personal área administrativa
f) Desarrollo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM RESPONSABLE
1 auxiliar administrativo
2 auxiliar administrativo
3 auxiliar administrativo
4 auxiliar administrativo
5 auxiliar administrativo
6 auxiliar administrativo
se ingresa al sofware integrin quitando los servicios prestados
se ingresa la novedad por no pago o voluntaria
eliminacion de la causa de suspension
activacion de los servicios prestados
restauracion a cobro normal
ACTIVIDAD/ DESCRIPCION
Se verifica solicitud de suspension
COMERCIALIZACION Y RECAUDO
SUSPENSION EN SOFWARE
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g) Diagrama de flujo
h) Documentación relacionada, solicitudes de suspensión, cortes efectuados, verificación en
software
PROCESO: COMERCIALIZACION Y RECAUDO
PROCEDIMIENTO: SUSPENSION EN SOFWARE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
FINAL
INICIO
INGRESO A SOFWARE Y RETIRA LOS SERVICIOS AL SUSCRIPTOR
RESTAURACION A COBRO NORMAL
SI EL USUARIO ELIMINA LA CUASA DE SUSPENSION
VERIFICA SOLICITUD O CAUSA DE SUSPENSION
INGRESA NOVEDAD POR NO PAGO O VOLUNTARIA
ACTIVA LOS SERVICIOS EN SOFWARE
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PROCEDIMIENTO PLAN DE CORTE
a) Código: ESPM-06-11
b) Objetivo. Hacer efectivo el corte o suspensión del servicio debido a incumplimiento del contrato por parte del Suscriptor o Usuario.
c) Alcance Aplica a los deudores morosos que excedan uno o más periodos de facturación sin
pago alguno, y por fraude a las conexiones, acometidas y medidores.
d) Definiciones Plan de corte: mecanismo por medio del cual la empresa obliga a los usuarios morosos o clandestinos a ponerse a paz y salvo económicamente con el servicio prestado. Corte del servicio de acueducto: pérdida del derecho al servicio que implica retiro de la acometida y del medidor de acueducto. Suspensión del servicio de acueducto: interrupción temporal del servicio por la falta de pago oportuno o por otra de las causales previstas en la normatividad vigente.
e) Responsables Personal del área administrativa y operativa del acueducto
f) Desarrollo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Emision de listado.
Se genera listado de suscriptores según
condiciones para efectuar los cortes en el
sofware
Auxiliar administrativo
2 Generacion de planilla de cortesse genera planilla de control de cortes
para cada fontaneroAuxiliar administrativo
3 se generan las ordenes de cortese generan las ordenes de corte en el
formato correspondienteAuxiliar administrativo
4se desplaza hasta el predio según orden de
corte
se desplaza hasta el predio según orden
de corteFontanero
5 Informacion al suscriptor
Se le informa al suscriptor que se
efectuara corte del servicio se le da la
oportunidad de que pague su deuda en
ese instante
Fontanero
6 Acuerdo de pago o recaudo
Si el Usuario esta dispuesto a cancelar o
hacer un convenio formal de pago con la
entidad, se pasa al procedimiento de
recaudo
Usuario
7 Suspensión del servicio
Si el usuario se abstiene de pagar se
procede a suspender el servicio en el
medidor
Fontanero
COMERCIALIZACION Y RECAUDO
PLAN DE CORTE
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g) Diagrama de flujo
Documentación relacionada Planillas de cortes efectuados
8 se diligencia el formato correspondiente se diligencia el formato correspondiente Fontanero
9 entrega formato a la oficina entrega formato a la oficina Fontanero
10 pasa a gestion de la informacion pasa a gestion de la informacion Auxiliar administrativo
11 verificacion permanente
Ejecutada la suspensión del servicio,
después de un tiempo prudencial, se
inspecciona que el Usuario siga sin recibir
el servicio. Esto es para verificar que no
se cometa un fraude a la conexión por
parte del Usuario.Si se descubre un
fraude aparente, se pasa al procedimiento
de Legalización de Conexiones
fraudulentas
Fontanero
AUXILIAR ADMINISTRATIVO FONTANERO
PROCESO: COMERCIALIZACION Y RECAUDO
PROCEDIMIENTO: PLAN DE CORTE
FINAL
INICIO
GENERA PLANILLA DE CORTES Y ENTREGA AL FONTANERO
EMISION DE LISTADO DE CORTE
NOTIFICA AL SUSCRIPTOR
DESPLAZAMIENTO AL PREDIO OBJETO DE CORTE
SEGUN LA RESPUESTA PASA A ACUERDO DE PAGO O A SUSPENSION DEL SERVICIO
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PROCESO ATENCION AL CLIENTE
Esta área atiende y resuelve solicitudes, reclamos, quejas y sugerencias de los clientes. El cliente es
la razón de ser de la entidad por lo tanto nuestros servicios están encaminados a su atención, así
como a la satisfacción del mismo con la prestación de nuestros servicios básicos de acueducto,
alcantarillado y aseo.
Todas las personas prestadoras de servicios públicos domiciliarios están obligadas a constituir una
"Oficina de Peticiones, Quejas y Recursos", la cual tiene el deber de recibir, atender, tramitar y
responder las garantías a las que los Usuarios tienen derecho. Estas Oficinas deben llevar una
detallada relación de las peticiones y recursos presentados, y del trámite y las respuestas que dio la
administración. Las peticiones y recursos deben ser tramitados de conformidad con las normas
vigentes sobre el derecho de petición. Para las entidades prestadoras de servicios públicos
domiciliarios en municipios menores y zonas rurales, la "oficina" de P.Q.R. puede conformarse por un
funcionario que lleve a cabo las actividades previstas en este procedimiento de manera conjunta con
otras actividades administrativas, comerciales y financieras
PROCEDIMIENTO PETICIONES, QUEJAS Y RECURSOS
a) Código: ESPM-07-01
b) Objetivo. Recibir, atender, tramitar y responder las peticiones, o reclamos y recursos verbales o escritos que presenten los usuarios, los suscriptores, o los suscriptores potenciales en relación con el servicio que presta la entidad
c) Alcance Aplica a todas las quejas, peticiones y reclamos de los usuarios, que por términos de ley, la entidad prestadora de servicios debe dar respuesta y solución. .
d) Definiciones Petición: cualquier solicitud que se le haga al prestador, y debe estar relacionada con el servicio mismo que se presta. Por ejemplo, de conexión, de cambio de diámetro de acometida, de cambio de uso, de información y explicación sobre tarifas o condiciones del servicio. Queja: medio por el cual el usuario coloca en manifiesto su inconformidad con la actuación de un determinado o determinados funcionarios del prestador, o su inconformidad con la forma y condiciones en que se presta el servicio, pudiéndose acompañar con una petición para que el prestador realice los actos necesarios y evitar que persistan los actos que ocasionan la inconformidad.
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Reclamo: busca que el prestador revise la facturación del servicio. Este no puede exigir la cancelación de la factura para atender la solicitud. Derecho de Petición: en términos de ley, estas garantías se fusionan en la figura del Derecho de Petición (regulado en el Código Contencioso Administrativo, artículos del 5 al 48), que comprende las peticiones en interés particular, así como las quejas y los recursos que presente un suscriptor o usuario. Oficina de P.Q.R.: como defensa de los usuarios, toda empresa de servicios públicos domiciliarios está obligada a constituir una "Oficina de Peticiones, Quejas y Recursos" (Art.153 Ley 142 de 1994), la cual tiene la obligación de recibir, atender, tramitar y responder las peticiones, quejas, reclamos y recursos verbales o escritos que presentan los usuarios. Estas de conformidad con lo dispuesto en el artículo 158 de la Ley 142, articulo 123 del Decreto 2150 de 1995, articulo 9 del Decreto 2223 de 1996 y sentencia 5156 de 1999 deben ser resueltas de fondo en primera instancia por la las entidades prestadoras.
e) Responsables Personal del área administrativa
f) Desarrollo
g) Diagrama de flujo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Recepcion de PQRSe recibe la PQR personal, telefonica o
por correo electronicoAuxiliar administrativo
2 Ingreso al sofware o sistema Se ingresa al sofware integrin Auxiliar administrativo
3 tramite de PQR
se tramita con el personal según la PQR,
se debe tener en cuenta si se trata de
area administrativa o si se debe incluir
area operativa o visitas a usuarios según
el servicio correspondiente
Auxiliar administrativo
4 Solucion o respuesta se da solucion o respuesta a LA PQR Auxiliar administrativo
5 Estadistica bimestral se emite estadistica bimestral de PQR Auxiliar administrativo
ATENCION AL CLIENTE
PETICIONES, QUEJAS Y RECURSOS
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h) Documentación relacionada Formatos PQR Formato recepción de PQR ESPM-07-01-01 Cambio de suscriptor ESPM-07-01-02
AUXILIAR ADMINISTRATIVO OPERARIO
PROCESO: ATENCION AL CLIENTE
PROCEDIMIENTO: PETICIONES, QUEJAS Y RECURSOS
Se recibe la PQR personal, telefonica o por correo
electronico
INICIO
Se ingresa al sofware integrin
se tramita con el personal según la PQR
se da solucion o respuesta a la PQR
FINAL
se emite estadistica bimestral de PQR
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FORMATO ESPM-07-01-01
PERSONAL ESCRITA TELEFONO EMAIL
Tel: 8580024 Ext 114 celu: 3208460569-3208485759
Correo: [email protected]
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FECHA USUARIO O SUSCRIPTORCONTACTO SUSCRIPTOR O
USUARIODESCRIPCION DE LA PQR
FORMA DE RECEPCIONOBSERVACIONES
RECEPCION DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS
FORMATO ESPM-07-01-02
FECHA SOLICITUD No DE MEDIDOR
SUSCRIPTOR ACTUAL IDENTIFICACION
DIRECCION
CODIGO DEL
SUSCRIPTOR
NUEVO SUSCRIPTOR
IDENTIFICACION
NUEVO
SUSCRIPTOR
FIRMA SOLICITANTE TELEFONO
DOCUMENTOS APORTADOS
OBSERVACIONES
Firma del nuevo suscriptor Responsable ESP
CEDULA DE CIUDADANIA
CERTIFICADO DE TRADICION Y LIBERTAD
ESCRITURA PUBLICA
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CAMBIO DE SUSCRIPTOR
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PROCEDIMIENTO: VIABILIDAD DE PRESTACION DEL SERVICIO
a) Código: ESPM-07-02
b) Objetivo. Emitir viabilidad o inviabilidad para la posible prestación de un servicio (acueducto, alcantarillado o aseo) en condiciones técnicas y comerciales para un suscriptor potencial que ha solicitado el servicio
c) Alcance Aplica a personas naturales o jurídicas que solicitan viabilidad para la prestación de lo servicios de acueducto, alcantarillado o aseo ante la ESP Cucunubá
d) Definiciones FACTIBILIDAD DE SERVICIOS PÚBLICOS DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO. Es el documento mediante el cual el prestador del servicio público establece las condiciones técnicas, jurídicas y económicas que dentro de procesos de
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urbanización que se adelante mediante el trámite de plan parcial permitan ejecutar la infraestructura de servicios públicos domiciliarios de acueducto y alcantarillado, atendiendo el reparto equitativo de cargas y beneficios. Dicha factibilidad tendrá una vigencia mínima de cinco (5) años. Una vez concedida la factibilidad no se podrá negar la disponibilidad inmediata del servicio, siempre y cuando el solicitante haya cumplido con las condiciones técnicas exigidas por la empresa de servicios al momento de otorgar la factibilidad CERTIFICACIÓN DE VIABILIDAD Y DISPONIBILIDAD INMEDIATA DE SERVICIOS PÚBLICOS. Es el documento mediante el cual el prestador del servicio público certifica la posibilidad técnica de conectar un predio o predios objeto de licencia urbanística a las redes matrices de servicios públicos existentes. Dicho acto tendrá una vigencia mínima de dos (2) años para que con base en él se tramite la licencia de urbanización
e) Responsables Personal del área administrativa
f) Desarrollo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM RESPONSABLE
1 posible suscriptor
2 auxiliar
3 auxiliar
4 posible suscriptor
5 Gerencia
6 auxiliar
7 operario
8 operario
9 operario
10 posible suscriptor
11 gerencia
12 posible suscriptor
13 auxiliar
14 auxiliarPasa a gestión documental
ATENCION AL CLIENTE
VIABILIDAD DE PRESTACION DE SERVICIO
ACTIVIDAD
Se acerca a la oficina de la empresa
Se le informa el procedimiento y documentos a presentar
Se diligencia formato de solicitud de viabilidad del servicio
Firma del solicitante
Programación de visita técnica
Entrega al operario según área de trabajo
Desplazamiento del operario al lugar correspondiente
Verificación de las condiciones técnicas para prestación del servicio
Entrega de formato a la oficina
Entrega de documentos necesarios para la viabilidad
Emisión de viabilidad o inviabilidad de prestación del servicio
Pago y retiro de certificado
Registro de viabilidad en estadísticas de la entidad
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g) Diagrama de flujo
GERENCIA POSIBLE SUSCRIPTOR AUXILIAR ADMINISTRATIVO OPERARIO
PROCESO: ATENCION AL CLIENTE
PROCEDIMIENTO: VIABILIDAD DE PRESTACION DE SERVICIO
se acerca a la oficina de la empresa
INICIO
FINAL
se le informa el procedimiento y documentos a presentar
Se diligencia formato de solicitud de viabilidad del
servicio
fima del solicitante
emision de viabilidad o inviabilidad de prestacion del
servicio
desplazamiento del operario al lugar correspondiente
verificacion de las condiciones tecnicas para
prestacion del servicio
pago y retiro de certificado
registro de viabilidad en estadisticas de la entidad
pasa a gestion documental
entrega al operario según area de trabajo
programacion de visita tecnica
entrega de formato a la oficina
entrega de documentos necesarios para la
viabilidad
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h) Documentación relacionada
Formato Solicitud de viabilidad de servicios ESPM-07-02-01, certificados de viabilidad emitidos
FORMATO ESPM-07-02-01
FECHA SERVICIO
SOLICITANTE
IDENTIFICACION DIRECCION
TELEFONO Firma Solicitante
OBSERVACIONES VISITA DE CAMPO
Gerencia Fecha visita
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NIT 900481517 - 3
SOLICITUD DE VIABILIDAD DE SERVICIO
Responsable ESP Firma Solicitante
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL MUNICIPIO
DE CUCUNUBA SAS ESP
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
PROCEDIMIENTO SOLICITUDES DE SERVICIO PÚBLICO
a) Código: ESPM-07-03
b) Objetivo. Atender y mantener organizada la información de los suscriptores que han adelantado su proceso para inscribir la prestación de un servicio público de acueducto, alcantarillado y aseo
c) Alcance aplica a todas las solicitudes de prestación de servicio público de acueducto, alcantarillado y aseo las cuales han adelantado proceso de viabilidad.
d) Definiciones Suscriptor: persona natural o jurídica con la cual se ha celebrado un contrato de condiciones uniformes de servicios públicos. Costos directos de conexión: son los costos en que incurre la entidad para conectar un inmueble al sistema o red existente, por concepto de medidor, materiales, accesorios, mano de obra y demás gastos necesarios.
e) Responsables Personal del área administrativa
f) Desarrollo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM RESPONSABLE
1 suscriptor
2 auxiliar
3 auxiliar
4 suscriptor
5 auxiliar
6 auxiliar
7 auxiliar
8 operario
9 operario
10 operario
11
12 auxiliar
Verifica condiciones y establece materiales a utilizar
Pasa a solicitud de materiales
Pasa instalacion de nueva acometida
Pasa a registro de nuevo suscriptor
Registro de solicitud en estadisticas de la empresa
ACTIVIDAD
Se acerca a la oficina de la empresa
Se brinda la informacion del tramite y documentos establecidos
Se hace entrega de formato para ser diligenciado por el suscriptor
Prepara documentos, diligencia formato y presenta a la empresa
Recepcion y verificacion de documentos
Se emite orden de instalacion o inicio de prestacion del servicio para el caso de aseo
Se entrega al operario orden de instalacion según area de trabajo
SOLICITUDES DE SERVICIO PUBLICO
ATENCION AL CLIENTE
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g) Diagrama de flujo
SUSCRIPTOR AUXILIAR ADMINISTRATIVO OPERARIO
PROCESO: ATENCION AL CLIENTE
PROCEDIMIENTO: VIABILIDAD DE PRESTACION DE SERVICIO
INICIO
FINAL
recepcion y verificacion de documentos
se emite orden de instalacion
verifica condiciones y establece materiales a utilizar
pasa a solicitud de materiales
registro de solicitud en estadisticas de la empresa
se acerca a la oficina de la empresa
se brinda la informacion del tramite y documentos
establecidos
prepara documentos, diligencia formato y presenta
a la empresa
pago y retiro de certificado
se hace entrega de formato para ser
diligenciado suscriptor
se entrega operario orden de instalacion
según area
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h) Documentación relacionada
Formato solicitud de servicios ESPM-07-03-01 con sus respectivos soportes
ESPM-07-03-01
FECHA SOLICITUD No
DATOS DEL SOLICITANTE
NOMBRES Y
APELLIDOS CEDULA
PROPIETARIO
DEL PREDIO CEDULA
TIPO DE PREDIO URBANO RURAL
DIRECCION
NOMBRE
PREDIO
NUMERO
PREDIAL
CUENTA CON VIVIENDA SI NO
PERSONAS QUE HABITAN LA VIVIENDA ESTRATO SOCIOECONOMICO
CELULAR
DATOS DEL SERVICIO
SERVICIO SOLICITADO ACUEDUCTO ALCANTARILLADO ASEO
USO AL QUE SE DESTINARA EL SERVICIO RESIDENCIAL COMERCIAL
INDUSTRIAL OFICIAL PROVISIONAL
LICENCIA DE CONSTRUCCION No FECHA
FIRMA SOLICITANTE C.C.
ESPACIO RESERVADO PARA LA ESP
CODIGO DEL
SUSCRIPTOR
NUMERO DEL MEDIDOR FIRMA ESP
DOCUMENTOS ADJUNTOS
Fotocopia de la cédula de ciudadania
Estrato socioeconómico
Fotocopia de la escritura
Certificado de tradicion y llibertad
Licencia de construcción (para vivienda nueva)
Copia del recibo del impuesto predial al dia
Ficha SISBEN
Tanque de reserva
OTRO
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL
MUNICIPIO DE CUCUNUBA SAS E.S.P
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FECHA DE INSTALACION
DEL SERVICIO
FECHA DE INGRESO AL
SISTEMA
FORMATO SOLICITUD DE SERVICIOS
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PROCESO GESTION DEL TALENTO HUMANO
La gestión del talento humano establece los mecanismos de reclutamiento y selección del personal para que se cumplan las características de los procesos operativos y administrativos que se realizan en la empresa y conforme se vaya generando la capacitación necesaria para realizar el cambio cultural en las personas. Además, se evalúan los resultados del personal y se analizan, como consecuencia, los resultados en la organización. PROCEDIMIENTO: NOMINA
a) Código: ESPA-08-01
b) Objetivo: Efectuar el pago correspondiente a cada uno de los empleados que laboran en la entidad
acatando la normatividad y respetando sus derechos
c) Alcance Aplica a todos los funcionarios de planta en la entidad.
d) Definiciones Salario: contraprestación o remuneración principal y directa que recibe el trabajador
por sus servicios. Las modalidades del salario en palabras de ley son el salario mínimo (SMLV) y el
salario integral
Prestaciones sociales: conjunto de beneficios y garantías consagradas por ley laboral, a favor de los
trabajadores con el fin de los riesgos inherentes al trabajo. El sistema social integral en Colombia
abarca Pensión, Salud, Riesgos Profesionales y Desempleo (cesantías), garantías extensivas también
a las familias de los trabajadores. (Referencia: Ley 100 de 1993)
Deducciones: legalmente el empleador está autorizado para deducir por nómina los aportes de los
trabajadores para salud, pensiones, retención en la fuente y embargos judiciales. Además previa
autorización escrita del trabajador puede descontar cuotas voluntarias para sindicatos, fondos de
empleados y cooperativas, préstamos bancarios por libranza y otros
Aportes parafiscales: pagos obligatorios que debe realizar el empleador sobre su nómina mensual a
entidades como EPS, AFP, ARP, Caja de Compensación Familiar, Sena, entre otros
e) Responsables, los responsables directos de este procedimiento son los colaboradores del área
administrativa
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f) Desarrollo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1Se recopila toda la informacion concerniente a
nomina con sus soportes
Se recopila toda la informacion
concerniente a nomina con sus soportes
(contrato laboral vigente, reporte de
novedades, licencias, vacaciones
incapacidades etc)
auxiliar
2 Ingreso de datos al sofware correspondientese alimenta la base de datos del sofware
correspondienteauxiliar
3 se genera la preliquidacion se genera la preliquidacion en el sofware auxiliar
4 se revisa y verifica se revisa y verifica gerente
5se liquida la nomina y se prepara el
documento original
se liquida la nomina y se prepara el
documento originalauxiliar
6se entrega al gerente para la revision
aprobacion
se entrega al gerente para la revision
aprobacion auxiliar
7 se aprueba y firma la nomina se aprueba y firma la nomina gerente
8se efectua la asignacion presupuestal y se
elaboran los respectivos comprobantes
se efectua la asignacion presupuestal y se
elaboran los respectivos comprobantes
(disponibilidad y registro)
gerente
9se realiza la transferencia o pago a los
empleados
se realiza la transferencia o pago a los
empleadosauxiliar
10los empleados firman la nomina y se archiva el
documento
los empleados firman la nomina y se
archiva el documentoempleados, auxiliar
TALENTO HUMANO
NOMINA
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g) diagrama de flujo
h) Documentación relacionada
Nomina mensual de la entidad ESPA-08-01-01
GERENTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO EMPLEADOS
PROCESO: TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO: NOMINA
SE RECOPILA TODA LA INFORMACION
CONCERNIENTE A NOMINA CON SUS SOPORTES
(CONTRATO LABORAL VIGENTE, REPORTE DE
NOVEDADES, LICENCIAS, VACACIONES
INCAPACIDADES ETC)
SE ALIMENTA LA BASE DE DATOS DEL SOFWARE CORRESPONDIENTE
SE GENERA LA PRELIQUIDACION EN EL SOFWARE
SE REVISA Y VERIFICA
SE LIQUIDA LA NOMINA Y SE PREPARA EL DOCUMENTO
ORIGINAL
SE ENTREGA AL GERENTE PARA LA REVISION
APROBACION
SE APRUEBA Y FIRMA LA NOMINA
SE EFECTUA LA ASIGNACION PRESUPUESTAL Y SE ELABORAN LOS
RESPECTIVOS COMPROBANTES
SE REALIZA LA TRANSFERENCIA O PAGO A LOS EMPLEADOS
INICIO
FINAL
LOS EMPLEADOS FIRMAN LA NOMINA
SE ARCHIVA EL DOCUMENTO
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PROCEDIMIENTO: PERMISOS Y VACACIONES
a) Código: ESPA-08-02
b) Objetivo: Establecer un control en la autorización de permisos y llevar su registro pertinente, a fin
de minimizar los impactos en la prestación del servicio por la ausencia del empleado
c) Alcance Aplica a todos los funcionarios de la entidad, con excepción del Gerente; para éste último caso, la Junta Directiva debe decidir su autorización de vacaciones. d) Definiciones Vacaciones: los trabajadores tienen derecho por ley a disfrutar de 15 días hábiles
consecutivos de vacaciones remuneradas por cada año laborado. La época de vacaciones debe ser
señalada por el patrono y concederse a petición del trabajador. Puesto que 15 días hábiles representan
generalmente 18 a 21 días calendario, para establecer la provisión mensual correspondiente a
vacaciones puede utilizarse un factor del 5% sobre el valor de la nómina, ya que efectivamente, la
empresa paga al trabajador vacaciones remuneradas de 18 a 21 días por cada 360 días laborados.
Derechos por Gravidez: derechos de la mujer por estado de embarazo, tales como: a) Licencia de
Maternidad, corresponde 94 días no laborados remunerados (Se hace acreedor el padre en caso que
la madre fallezca en el parto); b) Permiso de lactancia, corresponde una hora diaria por tres meses; y
c) Estabilidad Laboral, la madre no puede ser despedida por su estado de gravidez si lo comunica
previamente
e) Responsables, los responsables directos de este procedimiento son los colaboradores del área
administrativa
NOMINA FORMATO ESPA-08-01-01MES AÑO
EMPLEADO IDENTIDAD CARGO SUELDO SALARIO CARGADO SUB TRANSPORTE INCAPACIDAD VACACIONES SUBTOTALDESCUENTO
SALUD
DESCUENTO
PENSIONDESCUENTOS VALOR A PAGAR
XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXX GERENTE 0 0 0
XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXAUXILIAR
ADMINISTRATIVO 0 0 0
SUBTOTAL ADMINISTRATIVO - 0 0 0 0 0 0 0 0 0
XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXOPERADOR DE
PLANTA 0 0 0
XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXX FONTANERO 0 0 0
XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXX FONTANERO 0 0 0
XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXX FONTANERO 0 0 0
SUBTOTAL ACUEDUCTO - 0 0 0 0 0 0 0 0 0
XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXX OPERARIO RELLENO 0 0 0 0
XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXX OPERARIO ASEO 0 0 0
SUBTOTAL ASEO 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXOPERARIO
ALCANTARILLADO 0 0
SUBTOTAL ALCANTARILLADO - 0 0 0 0 0 0 0 0 0
TOTALES - 0 0 0 0 0 0 0 0 0
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL
MUNICIPIO DE CUCUNUBA SAS E.S.P
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GERENTE CONTADORA
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f) Desarrollo
PROCESO TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO: PERMISOS Y VACACIONES
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1El area administrativa de la entidad analiza el
tipo de permiso
al recibir la solicitud de permiso por parte
del empleado sea verbal o escrito dentro
de las instalaciones de la entidad se
analiza el tipo de permiso
gerente
2
si se trata de vacaciones se analiza si el
funcionario cumple con los requisitos
establecidos por la ley
si se trata de vacaciones se analiza si el
funcionario cumple con los requisitos
establecidos por la ley, veirificando la hoja
de vida correspondiente
gerente
3Concertacion de vacaciones o se programan
de acuerdo al cronograma de la empresa
se efectua reunion de concertacion de
vacaciones o se programan de acuerdo
al cronograma de la empresa, en todo
caso las vacaciones deben ser disfrutadas
por el trabajador
gerente
4si no cumple requisitos se rechaza el permiso
y se registra en el expediente
si no cumple requisitos se rechaza el
permiso y se registra en el expedientegerente
5si se requiere personal de remplazo se pasa
al procedimiento correspondiente
si se requiere personal de remplazo se
pasa al procedimiento selección de
personal o contrato de prestacion de
servicios, y se registra el permiso en el
formato de permisos
gerente, auxiliar
6 acto administrativo de vacaciones se realiza, notifica y firma acto
administrativo de vacaciones gerente
7se efectua asignacion presupuestal y pago de
respectiva prima de vacaciones
se efectua asignacion presupuestal y pago
de respectiva prima de vacaciones gerente
8
Si se trata de permisos por gravidez el
empleado presenta el resultado medico
positivo que compruebe el estado de lo
contrario se debe analizar que cumple con los
requisitos es decir que sea evidente el estado
de embarazo
si se trata de permisos por gravidez el
empleado presenta el resultado medico
positivo que compruebe el estado de lo
contrario se debe analizar que cumple con
los requisitos es decir que sea evidente el
estado de embarazo
gerente
9al otorgar el permiso se pasa a la actividad
cinco
al otorgar el permiso se pasa a la
actividad cinco gerente y auxiliar
10si es por eventualidad fortuita se otorga el
permiso por presuncion de buena fe por parte
del empleado, pasa a la actividad cinco
si es por eventualidad fortuita se otorga el
permiso por presuncion de buena fe por
parte del empleado, pasa a la actividad
gerente y auxiliar
11al regresar el funcionario debe justificar la
eventualidad fortuita
al regresar el funcionario debe justificar la
eventualidad fortuitaempleado
TALENTO HUMANO
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g) Diagrama de flujo
GERENTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO EMPLEADO
PROCESO: TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO: PERMISOS Y VACACIONES
SI SE TRATA DE VACACIONES SE ANALIZA SI EL FUNCIONARIO
CUMPLE CON LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS POR LA LEY
SE EFECTUA REUNION DE CONCERTACION DE VACACIONES O SE PROGRAMAN DE ACUERDO
AL CRONOGRAMA DE LA EMPRESA, LAS VACACIONES
DEBEN SER DISFRUTADAS POR EL TRABAJADOR
SI SE REQUIERE PERSONAL DE REEMPLAZO SE PASA AL
PROCEDIMIENTO SELECCIÓN DE PERSONAL O CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS
INICIO
AL RECIBIR LA SOLICITUD DE PERMISO POR PARTE DEL EMPLEADO SEA VERBAL O ESCRITO DENTRO DE LAS INSTALACIONES DE LA ENTIDAD SE ANALIZA EL TIPO DE PERMISO
SI NO CUMPLE REQUISITOS SE RECHAZA EL PERMISO Y SE REGISTRA EN EL EXPEDIENTE
SE REGISTRA EL PERMISO EN EL FORMATO DE PERMISOS
SE REALIZA, NOTIFICA Y FIRMA ACTO ADMINISTRATIVO DE VACACIONES
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
h) documentación relacionada
Actos administrativos de vacaciones
SE EFECTUA ASIGNACION PRESUPUESTAL Y PAGO DE
RESPECTIVA PRIMA DE VACACIONES
AL OTORGAR EL PERMISO
SI SE REQUIERE PERSONAL DE REEMPLAZO SE PASA AL
PROCEDIMIENTO SELECCIÓN DE PERSONAL O CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS
AL REGRESAR EL FUNCIONARIO DEBE JUSTIFICAR LA
EVENTUALIDAD FORTUITA
FINAL
SI SE TRATA DE PERMISOS POR GRAVIDEZ EL EMPLEADO PRESENTA EL RESULTADO MEDICO POSITIVO QUE COMPRUEBE EL ESTADO DE LO CONTRARIO SE DEBE ANALIZAR QUE CUMPLE CON LOS REQUISITOS ES DECIR QUE SEA EVIDENTE EL ESTADO DE EMBARAZO
SE REGISTRA EL PERMISO EN EL FORMATO DE PERMISOS
SI ES POR EVENTUALIDAD FORTUITA SE OTORGA EL
PERMISO POR PRESUNCION DE BUENA FE POR PARTE DEL
EMPLEADO
SI SE REQUIERE PERSONAL DE REEMPLAZO SE PASA AL
PROCEDIMIENTO SELECCIÓN DE PERSONAL O CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS
SE REGISTRA EL PERMISO EN EL FORMATO DE PERMISOS
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Registro de incapacidades ESPA-08-01-02
Solicitudes de permisos ESPA-08-02-01
Solicitud de compensatorios ESPA-08-02-02
Novedades de personal ESPA-08-02-03
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FORMATO ESPA-08-02-03
NOVEDAD FECHA INGRESO A LABORAR
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EMPLEADO FIRMA
NOVEDADES DE PERSONAL
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PROCEDIMIENTO: LIQUIDACION CONTRATO LABORAL
a) Código: ESPA-08-03
b) Objetivo: Relacionar los ítems de liquidación o terminación del contrato laboral o en una fecha
determinada de un funcionario de planta de la entidad, de acuerdo con la legislación vigente.
(Referencia: Código Sustantivo del Trabajo, artículos 61 al 66)
c) Alcance Aplica a todos los contratos laborales de la entidad.
d) Definiciones Causas de liquidación: la liquidación de un funcionario puede darse por a) Término
de contrato; b) por renuncia del trabajador (en este caso el trabajador está obligado a pagar
indemnización, sí no presenta un preaviso de 45 días antes de su renuncia); o c) despido por parte
del patrono (en éste caso el patrono está obligado a pagar indemnización, sí no se presenta un
preaviso de 45 días antes de su despido)
Indemnización: compensación en dinero de un daño o perjuicio. Su cálculo depende del tipo de
contrato laboral. Si el contrato es a término fijo, la indemnización es igual a un día de salario por el
número de días que falte para culminar el contrato. Si el contrato es a término indefinido, la
indemnización es igual a 45 días de salario de servicio por el primer año laborado, después de un año
15 días por año laborado.
Primas de servicio: compensación que debe pagar el patrono a sus trabajadores correspondiente a 30
días de salario, pagaderos por semestre, así: una quincena a finales de julio y otra quincena a
mediados de diciembre, a quienes hayan trabajado el semestre completo o proporcional al tiempo
trabajado
Prima de vacaciones; compensación en dinero que pagara la entidad al empleado corresponde a
medio salario por cada año de trabajo, es decir en cada periodo de vacaciones se reconocerá el
empleado este derecho
e) Responsables, los responsables directos de este procedimiento son los colaboradores del área
administrativa
f) Desarrollo
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PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Se recopila toda la informacion
Se recopila toda la informacion
concerniente al tiempo e historia laboral
del funcionario
gerente
2 se calcula los montos adeudados
se calcula los montos de cesantias
intereses a las cesantias vacaciones,
dotaciones, sueldos y demas conceptos
que se adeuden
gerente
3 se analiza la causa de liquidacion
se analiza la causa de liquidacion del
funcionario al fin de efectuar
adecuadamente su calculo
gerente
4 analizar las deducciones si es del caso
dado el caso de renuncia del trabajador y
este no presenta preaviso se le deduce la
indemnizacion correspondiente, o en caso
de tener algun compromiso pendiente,
todo bajo la normatividad
gerente
5 se calcula al monto por indemnizacion
dado el caso de despido y si la empresa
no presenta preaviso al funcionario se
calcula al monto por indemnizacion
gerente
6se elabora el documento de liquidacion del
contrato de trabajo
se elabora el documento de liquidacion del
contrato de trabajogerente
7se efectua el pago al trabajador del monto total
de la liquidacion del contrato
se efectua el pago al trabajador del monto
total de la liquidacion del contratogerente
TALENTO HUMANO
LIQUIDACION CONTRATO LABORAL
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
g) Diagrama de flujo
GERENTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO
PROCESO: TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO: LIQUIDACION CONTRATO LABORAL
SE CALCULA LOS MONTOS DE CESANTIAS INTERESES A LAS
CESANTIAS VACACIONES, DOTACIONES, SUELDOS Y DEMAS
CONCEPTOS QUE SE ADEUDEN
SE ANALIZA LA CAUSA DE LIQUIDACION DEL FUNCIONARIO
AL FIN DE EFECTUAR ADECUADAMENTE SU CALCULO
DADO EL CASO DE RENUNCIA DEL TRABAJADOR Y ESTE NO PRESENTA PREAVISO SE LE
DEDUCE LA INDEMNIZACION CORRESPONDIENTE
DADO EL CASO DE DESPIDO Y SI LA EMPRESA NO PRESENTA
PREAVISO AL FUNCIONARIO SE CALCULA AL MONTO POR
INDEMNIZACION
INICIO
FINAL
SE RECOPILA TODA LA INFORMACION
CONCERNIENTE AL TIEMPO E HISTORIA
LABORAL DEL FUNCIONARIO
SE ELABORA EL DOCUMENTO DE LIQUIDACION DEL
CONTRATO DE TRABAJO
SE EFECTUA EL PAGO AL TRABAJADOR DEL MONTO TOTAL
DE LA LIQUIDACION DEL CONTRATO
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
h) documentación relacionada
Liquidación del contrato de trabajo ESPA-08-03-01
acto administrativo
PROCEDIMIENTO SUMINISTRO DE DOTACION Y ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL
a) Código: ESPA-08-04 b) Objetivo: Hacer entrega de los elementos básicos de protección personal a los empleados y
colaboradores de la empresa de servicios públicos de el Municipio de Cucunubá SAS ESP.
FORMATO ESPA-08-03-01
NOMBRE:
C.C.:
CARGO
CAUSA DE LA LIQUIDACION:
PERIODO DE LIQUIDACION SALARIO BASE DE LIQUIDACION:
FECHA TERMINACION DE CONTRATO SUELDO BASICO:
FECHA DE INICIO CONTRATO AUXILIO DE TRANSPORTE:
TIEMPO TOTAL LABORADO PROMEDIO SALARIO VARIABLE
FECHA DE INICIO LIQUIDACION PRESTACIONES SOCIALES TOTAL BASE DE LIQUIDACION: -$
SANCIONES EN DIAS
FECHA DE LIQUIDACION PRIMA
FECHA DE CORTE PRIMA
DIAS PRIMA
FECHA DE LIQUIDACION VACACIONES
FECHA DE CORTE VACACIONES
TOTAL DIAS DE VACACIONES
DIAS TOMADOS DE VACACIONES
DIAS PENDIENTES
DIAS LIQUIDACION PRIMA DE VACACIONES -
RESUMEN LIQUIDACION PAGOS:
DIAS DE VACACIONES PENDIENTES:
PRIMA DE VACACIONES
CESANTIAS AÑO
INTERESES DE CESANTIAS AÑO
CESANTIAS:
INTERESES DE CESANTIAS
PRIMA NAVIDAD
SUELDO PENDIENTE POR CANCELAR:
AUX. TRANSP. PENDIENTE POR CANCELAR
DOTACION -$
-$
RESUMEN DESCUENTOS LIQUIDACION : MENSUAL QUINC.
SALUD: -$
PENSION: -$
PRESTAMOS O ANTICIPOS: -$
-$
VALOR LIQUIDACION -$
SE HACE CONSTAR:
NOMBRES Y APELLIDOS
C.C. GERENTE ESP DE CUCUNUBA
NIT 900481517-3
2. Que con el pago del dinero anotado en la presente liquidación, queda transada cualquier diferencia relativa al contrato de trabajo extinguido, o a
cualquier diferencia anterior. Por lo tanto, esta transacción tiene como efecto la terminaciónde las obligaciones provenientes de la relación laboral
que existió entre EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL MUNICIPIO DE CUCUNUBA y el TRABAJADOR, quienes declaran estar a paz y salvo por
todo concepto.
FECHA DE CORTE INTERESES
DIAS INTERESES
TOTAL DEVENGOS
TOTAL DEDUCCIONES
LA SUMA DE xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
1. Que el patrono ha incorporado en la presente liquidación los importes correspondientes a salarios, horas extras, descansos compensatorios,
cesantías, vacaciones, prima de servicios, auxilio de transporte, y en sí, todo concepto relacionado con salarios, prestaciones o indemnizaciones
causadas al quedar extinguido el contrato de trabajo.
FECHA DE LIQUIDACION CESANTIAS
FECHA DE CORTE CESANTIAS
DIAS CESANTIAS
VACACIONES INTERESES A LAS CESANTIAS
FECHA DE LIQUIDACION INTERESES
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL MUNICIPIO DE CUCUNUBA SAS ESP
NIT 900481517-3
LIQUIDACION DE CONTRATO DE TRABAJO
PRIMA NAVIDAD CESANTIAS
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
c) Alcance Aplica a todos los empleados de la entidad que cumplen los requisitos estipulados
en el código sustantivo del trabajo para acceder a suministro de dotación y para el caso de elementos de protección personal se entregaran a todos los empleados de acuerdo a su labor
d) Definiciones Dotación: el Código Sustantivo del Trabajo define en el artículo 230 como el suministro de calzado y vestido de labor. Artículo modificado por el artículo 7o. de la Ley 11 de 1984. Todo empleador que habitualmente ocupe uno (1) o más trabajadores permanentes, deberá suministrar cada cuatro (4) meses, en forma gratuita, un (1) par de zapatos y un (1) vestido de labor al trabajador, cuya remuneración mensual sea hasta dos (2) meses el salario mínimo más alto vigente. Tiene derecho a esta prestación el trabajador que en las fechas de entrega de calzado y vestido haya cumplido más de tres (3) meses al servicio del empleador. Las fechas de entrega de la dotación se encuentran establecidas dentro del artículo 232 del mismo código. Los empleadores obligados a suministrar permanente calzado y vestido de labor a sus trabajadores harán entrega de dichos elementos en las siguientes fechas del calendario: 30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre. Artículo 233. Uso del calzado y vestido de labor. El trabajador queda obligado a destinar a su uso en las labores contratadas el calzado y vestido que le suministre el empleador, y en el caso de que así no lo hiciere éste quedara eximido de hacerle el suministro en el período siguiente. Artículo 234. Prohibición de la compensación en dinero. Queda prohibido a los empleadores pagar en dinero las prestaciones establecidas en este capítulo
e) Responsables Personal del área administrativa en especial representante legal
f) Desarrollo
g) Diagrama de flujo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Gerente
2 Gerente
3 Gerente
4 Gerente
5Personal operativo, aux.
administrativo
6 gerente
Se solicita al personal tallas de vestido y calzado
Se adelanta proceso contractual
Convocatoria de personal que labora en la entidad
entrega a cada uno de dotacion y elementos de proteccion personal según su labor
TALENTO HUMANO
SUMINISTRO DE DOTACION Y ELEMENTOS DE PROTECCION
PERSONAL
firma de recibo de EPP
Seguimiento de uso de EPP
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
GERENCIA AUXILIAR ADMINISTRATIVO OPERARIO
PROCESO: TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO: SUMINISTRO ELEMENTOS PROTECCION PERSONAL
INICIO
FINAL
firma de recibo de EPP
Seguimiento de uso de EPP
Se solicita al personal tallas de vestido y calzado
Se adelanta proceso contractual
Convocatoria de personal que labora en la entidad
entrega a cada uno de elementos de proteccion personal según su labor
firma de recibo de EPP
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CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
h) Documentación relacionada
Planillas entrega de dotación y EPP
PROCEDIMIENTO MESAS DE TRABAJO
a) Código: ESPA-08-05 b) Objetivo Promover el diálogo entre los participantes de las mesas de trabajo de manera
guiada, coherente y crítica para analizar temas específicos relacionados con la entidad y tomar determinaciones o medidas para garantizar el cumplimiento de metas, programas y proyectos.
c) Alcance Aplica a todos los aspectos y temas que requieran el desarrollo de mesas de trabajo empresarial
d) Definiciones: Mesa de Trabajo: es una instancia de coordinación, gestión y control de proyectos, programas y metas, donde se genera un diálogo entre las diferentes partes involucradas (área administrativa y área operativa). Es decir, se define también como una auditoría y evaluación, para buscar falencias, debilidades y soluciones, por lo tanto, dar lugar a la configuración de diagnósticos y análisis para la toma de decisiones
e) Responsables
NOMBRE:
Cargo: FORMATO ESPA-08-04-01
Cédula de ciudadanía:
dd mm aa SI NO dd mm aa
2. Monogafa 4. Guantes caucho 5. Guantes ingeniero
reforzado
6. Botas la macha alta
8. Overol Enterizo con cinta reflectiva 10. Mascara
Antigases
11. Guantes en latex 12. Guantes neupreno largo
14. Impermeable pantalón y chaqueta 16. Cachucha 17. chaqueta 18. cofia
7.Overol dos
piezas9. Botas de seguridad
13. Guantes
antideslizantes 15. Botas industrial
OBSERVACION: se recurda que el uso de los elementos de proteccion personal es obligatorio, Los EPP deben ser de uso individual y no intercambiable, aún cuando existan razones de higiene y practicidad
que así lo aconsejen. Los equipos y elementos de protección personal, deben ser proporcionados a los trabajadores y utilizados por éstos, mientras se agotan todas las instancias científicas y técnicas
tendientes al aislamiento o eliminación de los riesgos.
Todos los requerimientos para el uso y la implementación de Elementos de Protección Personal en los lugares de trabajo para un ambiente saludable, se encuentran contemplados en la Ley 9 de Enero 24 de
1979 (Titulo III, Artículos 122 a 124) y en la Resolución 2400 de Mayo 22 de 1979 (Titulo IV, Capitulo II, Artículos 176 a 201).
ÁREA Y/O
DEPENDENCIA
ACTUAL
FIRMA DEL EMPLEADOFIRMA DEL
EMPLEADOROBSERVACIONES
1. Casco
industrial
3. Mascarilla Corriente desechable
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL
MUNICIPIO DE CUCUNUBA SAS E.S.P
NIT: 900481517-3
ENTREGA DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL (DOTACION)
Apellidos:
FECHA:
N° EPP CANTIDAD ENTREGADO POR
FECHA DE
ENTREGA
PRESENT
A EPP
PARA
CAMBIO
FECHA DE
CAMBIO
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Personal del área administrativa en especial representante legal
f) Desarrollo
g) Diagrama de flujo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Gerente
2 Auxiliar administrativo
3 Gerente
4 Auxiliar administrativo
5 Participantes
6 Auxiliar administrativo
MESAS DE TRABAJO
TALENTO HUMANO
Definir temas, personal a convocar y fecha de reunion
citar a personal según la necesidad
desarrollo de la mesa de trabajo
elaboracion de acta según el tema
firma de participantes de la mesa de trabajo
pasa gestion documental archivo
GERENCIA AUXILIAR ADMINISTRATIVO PARTICIPANTES
PROCESO: TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO: MESAS DE TRABAJO
INICIO
FINAL
Definir temas, personal a convocar y fecha de reunion
citar a personal según la necesidad
desarrollo de la mesa de trabajo
firma de participantes de la mesa de trabajo
elaboracion de acta según el tema
pasa gestion documental archivo
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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h) Documentación relacionada
Listado de participantes ESPA-08-05-01
PROCEDIMIENTO BIENESTAR SOCIAL
a) Código: ESPA-08-06
b) Objetivo. Desarrollar actividades de forma concertada entre todos los colaboradores tendientes a fortalecer las relaciones interpersonales y aspectos de comunicación y trabajo en equipo entre los empleados de la entidad
c) Alcance Aplica al programa de desarrollo de talento humano anual de la empresa de servicios públicos de el Municipio de Cucunubá
d) Definiciones: Talento humano. Hace relación a todos los colaboradores de la empresa de servicios públicos Bienestar social conjunto de factores que una persona necesita para gozar de buena calidad de vida. Estos factores llevan al sujeto a gozar de una existencia tranquila y en un estado de satisfacción.
e) Responsables Gerente
FECHA : FORMATO ESPA-08-05-01
NO
IDENTIFICACIONTELEFONO CORREO ELECTRONICO FIRMA
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NIT 900481517 - 3
LISTADO DE PARTICIPANTES
OBJETO:
NOMBRES APELLIDOS
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f) Desarrollo
g) Diagrama de flujo
h) Documentación relacionada
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Gerente
2 Gerente
3 Gerente
4 Gerente
5 Todo el personal
TALENTO HUMANO
BIENESTAR SOCIAL
Se le solicita a todo el personal diligenciar formato de bienestar social
se consolida la informacion
establecer plan de bienestar social
reunion con personal para organización de actividades
ejecucion de actividades de bienestar social
GERENCIA AUXILIAR ADMINISTRATIVO
PROCESO: TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO: BIENESTAR SOCIAL
INICIO
FINAL
se consolida la informacion
establecer plan de bienestar social
reunion con personal para organización de actividades
Se le solicita a todo el personal diligenciar formato
de bienestar social
Se le solicita a todo el personal diligenciar formato
de bienestar social
programacion de actividades de bienestar social
programacion de actividades de bienestar social
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Bienestar social ESPA-08-06-01 Encuesta de bienestar social ESPA-08-06-02 Programa de capacitación y desarrollo del talento humano.
PROCEDIMIENTO: CAPACITACION DEL PERSONAL
a) Código: ESPA-08-07
b) Objetivo. Proporcionar a los funcionarios nuevos o actuales las habilidades necesarias para desempeñar su trabajo y desarrollarse personal y profesionalmente.
c) Alcance Este procedimiento se aplica a todos los funcionarios de la entidad. Además puede aplicarse también a los miembros de la Junta Directiva o asamblea general
d) Definiciones Inventario del talento humano: inventario que tiene por objeto conocer qué capacidades y habilidades tiene cada uno de los funcionarios actuales, a fin de evaluar la manera en la que se irán integrando a los planes, proyectos y actividades de la entidad. En otras palabras, se enlistan todas aquellas capacidades y habilidades que poseen cada uno de ellos y cuáles necesitan desarrollar, a fin de aprovechar esos talentos a favor de la entidad. Para hacerlo es necesario conocer el nivel de educación formal, antigüedad en la empresa,
FORMATO ESPA-08-06-02
FECHA NOMBRES
CEDULA CARGO
DIRECCION
RESIDENCIA TELEFONO
1 4
2 5
3 6
OBSERVACIONES: ______________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________celular: 3208460569-3208485759
Correo: [email protected]
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL
MUNICIPIO DE CUCUNUBA SAS ESP
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ENCUESTA DE BIENESTAR SOCIAL PARA LA VIGENCIA xxxx
Para usted el programa de Bienestar Social del año XXXX fue:
EXCELENTE: ______ BUENO: ______ ACEPTABLE: ______ INSUFICIENTE: ______
No laboro en el año anterior ______
Que actividades le gustaria que realizara la entidad
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las destrezas, las experiencias laborales, las capacitaciones recibidas, y otras características que sean importantes para la entidad. Análisis del desempeño: proceso que busca determinar si la capacitación podría reducir los problemas detectados en cuanto al desempeño, a las actitudes, a las aptitudes o comportamientos negativos de los funcionarios actuales. Para el caso de los nuevos empleados, simplemente se analizan qué capacitaciones requieren éstos debido a su falta de experiencia o conocimientos insuficientes. Capacitación: proceso de aprendizaje que se le ofrece al personal acerca de las aptitudes y conocimientos básicos que requieren para realizar su trabajo, afectando positivamente la calidad de los servicios que la empresa proporciona. Como parte de este proceso, se necesita programar y llevar a cabo el proceso de concientización que permita al personal conocer cuál es su participación para que el sistema dé resultado
e) Responsables Todo el personal que labora en la entidad
f) Desarrollo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1Se diligencia el formato de necesidades de
capacitacion
Se le solicita a todo el personal diligenciar
formato de necesidades de capacitacionGerente
2 se consolida la informacion se consolida la informacion de las
necesidades de toda la entidadGerente
3 se plantea el programa de capacitacion anualse plantea el programa de capacitacion
anualGerente
4se gestiona con entidades las capacitaciones
necesarias
se gestiona con entidades las
capacitaciones necesariasGerente
5se programan e informa al personal para que
participe
se programan e informa al personal para
que participeGerente
6 se adelanta el proceso de capacitacion se adelanta el proceso de capacitacion SENA u otra entidad
7 se solicitan certificados de capacitacion se solicitan certificados de capacitacion Auxiliar administrativo
8Pasa gestion documental archivo en hojas de
vida de cada uno
Pasa gestion documental archivo en hojas
de vida de cada unoAuxiliar administrativo
TALENTO HUMANO
CAPACITACION DEL PERSONAL
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g) Diagrama de flujo
GERENCIA AUXILIAR ADMINISTRATIVO
PROCESO: TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO: CAPACITACION
INICIO
FINAL
se consolida la informacion
se gestiona con entidades las capacitaciones
necesarias
se plantea el programa de capacitacion anual
se programan e informa al personal para que participe
Se le solicita a todo el personal diligenciar formato
de necesidades de capacitacion
se adelanta el proceso de capacitacion
se solicitan certificados de capacitacion
Pasa gestion documental
archivo en hojas de vida de cada
uno
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h) Documentación relacionada
Necesidades de capacitación ESPA-08-07-01, certificados de capacitación y competencias
PROCEDIMIENTO: RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL a) Código: ESPA-08-08 b) Objetivo. Encontrar y contratar a la persona adecuada en el puesto adecuado de tal forma
que su desempeño contribuya al logro de los objetivos del cargo o puesto de trabajo, así como a los objetivos de la entidad
c) Alcance Se aplica a la selección de todo el personal o funcionario requerido para trabajar de planta en la entidad.
d) Definiciones Entrevista: concurrencia y conferencia de dos o más personas en un lugar determinado, a fin de crear un clima de confianza y obtener la información necesaria sobre el historial del candidato, así como la interpretación que hace sobre sí mismo y sobre los hechos. La entrevista puede ser dirigida o espontánea, según se siga un cuestionario preestablecido o se deje expresar libremente al examinado Contrato laboral: acuerdo mediante el cual una persona se obliga a prestar un servicio personal a otra persona, natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante remuneración. Los tipos de contrato varían de acuerdo con la forma y la duración
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Exámenes médicos: éstos son financiados por la empresa y deberán ser llevados a efecto por un médico especializado en medicina del trabajo, con el conocimiento del tipo de actividades que desempeñará el futuro trabajador y las exposiciones a los agentes nocivos para la salud, a fin de determinar si las condiciones físicas permiten al trabajador desempeñar eficientemente su trabajo. Con esto se cumplirán una serie de metas particulares: a) Contratar individuos capacitados para la realización de un determinado trabajo; b) Evitar que algún aspirante con padecimiento infectocontagioso pueda transmitir el mal; c) Propiciar el desarrollo, al acoplar la capacidad física del trabajador al tipo de puesto a desempeñar; y d) Proteger al aspirante de futuras enfermedades profesionales, al valorar su estado de salud.
e) Responsables Gerente
f) Desarrollo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Requerimiento de personal
Requerimiento de personal puede ser por
renuncia de algun empleado o por
necesidad de la entidad, en este ultimo
caso se debe verificar la disponibilidad
presupuestal para el nuevo cargo
Gerente
2convocatoria abierta en emisora local, redes
sociales, cartelera de la entidad
Se procede a realizar convocatoria
abierta en emisora local, redes sociales,
cartelera de la entidad
Gerente
3 recepcion de hojas de vidarecepcion de hojas de vida y se
relacionan en el formato correspondienteAuxiliar administrativo
4Revision y selección de hojas de vida que
pueden aplicar según la vacante
Revision y selección de hojas de vida que
pueden aplicar según la vacante o
necesidad
Gerente
5 citacion a pruebas citacion a pruebas Gerente
6 desarrollo de pruebas desarrollo de pruebas según formato
establecido,Gerente
7 evaluacion y resultado de entrevistas evaluacion y resultado de entrevistas
efectuadasGerente
8citacion de posible candidato o candidatos
para vincular a la entidad
citacion de posible candidato o candidatos
para vincular a la entidadGerente
9 pasa a proceso de vinculacion a la empresapasa a proceso de vinculacion a la
empresa
TALENTO HUMANO
RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL
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g) Diagrama de flujo
GERENCIA AUXILIAR ADMINISTRATIVO
PROCESO: TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO: CAPACITACION
INICIO
FINAL
convocatoria abierta en emisora local, redes sociales,
cartelera de la entidad
Revision y selección de hojas de vida que pueden aplicar
según la vacante
citacion a entrevista
evaluacion y resultado de entrevistas efectuadas
citacion de posible candidato o candidatos para vincular a
la entidad
Requerimiento de personal
recepcion de hojas de vida
desarrollo de entrevistas según formato establecido
citacion de posible candidato o candidatos para vincular a
la entidad
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Documentación relacionada
Guía de Entrevista estructurada ESPA-08-08-01
Calificación de entrevistas ESPA-08-08-02
Prueba técnica acueducto ESPA-08-08-03
FORMATO ESPA-08-08-01
FECHA NOMBRES
CEDULA CARGO AL QUE ASPIRA
HORA ENTREVISTA _______________
NOMBRE MARIA ROCIO GARZON ALVARADO
Responsable de la entrevista CARGO GERENTE
FIRMA
Correo: [email protected]
Cual es su proyección a 5 años?
Que dicen sus compañeros de trabajo de usted?
Porque quiere trabajar con nosotros?
Cuanto tiempo espera quedarse trabajando con nosotros en caso de ser
contratado?
Porque cree que debe ser contratado?
Que le irrita de sus compañeros de trabajo?
Que le motiva hacer mejor su trabajo?
Coincide con sus habilidades este trabajo que le ofrecemos u otro trabajo sería
mejor?
Esta dispuesto a trabajar fines de semana y o festivos?
OBSERVACIONES: ______________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
______________________________________________________________________ .
Tel: 8580024 Ext 114 celu: 3208460569-3208485759
Cual es la experiencia que tiene en este campo?
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE EL
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NIT 900481517 - 3
ENTREVISTA PARA ASPIRANTES A DESEMPEÑAR UN CARGO EN
LA ESP
Que sabe de nuestra empresa?
Que puede decirnos sobre usted?
Porque ha estado sin trabajo?
Porque desea cambiar de trabajo?
Qué cree que puede aportar a nuestra empresa?
Prefieres trabajar solo o en equipo?
Cuales son sus debilidades?
Que lo distingue de otros?
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FORMATO ESPA-08-08-02
ASPIRANTE
CALIFICACION
Escala de calificación
Excelente 5
Muy bueno 4
Bueno 3
Regular 2
Deficiente 1
Responsable de la entrevista
NOMBRE
CARGO
FIRMA
Tiene comunicación adecuada y fluida según las necesidades del cargo
TOTAL PUNTAJE ENTREVISTA
Conoce conceptos básicos del trabajo
Conoce generalidades de la entidad
Posee experiencia en el área o áreas similares
Se motiva a realizar cada vez mejor su trabajo
Asegura un tiempo razonable de permanencia en la entidad
ORIENTACION HACIA EL MEJORAMIENTO CONTINUO Y
COMUNICACION
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NIT 900481517 - 3
PROCESO SELECCIÓN DE PERSONAL
CALIFICACION DE ENTREVISTAS ASPIRANTES A CARGO ____________
Esta dispuesto a aprender y aplicar sus conocimientos en el desarrollo
Esta dispuesto a colocar empeño y sentido de pertenencia para el logro
CONDUCTA PERSONAL Y MOTIVACION
Acepta que como ser humano posee debilidades y fortalezas
Tiene un concepto claro sobre la proyección de vida
Identificación
CONOCIMIENTO DEL AREA DE TRABAJO
Considera el trabajo en equipo como una oportunidad para mejorar el
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FORMATO ESPA-08-08-03
FECHA VACANTE
ASPIRANTE IDENTIFICACION
TELEFONO DIRECCION
1.LECTURA DE MEDIDORES
DIRECCION:
NUMERO DE
MEDIDOR:
LECTURA:
1 6
2 7
3 8
4 9
5 10
CORRECTO INCORRECTO
OBSERVACIONES:
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NIT 900481517 - 3
SELECCIÓN DE PERSONAL - PRUEBA TECNICA ACUEDUCTO
Responsable ESP Firma Aspirante
2. IDENTIFICACION DE MATERIALES
3. INSTALACION DE MEDIDOR
4. REPARACION DE REDES
SE HA PRESENTADO DAÑO EN RED PRINCIPAL VEREDA LA FLORIDA DIAMETRO DE TUBERIA 1 1/2".
1. DILIGENCIE FORMATO SOLICITUD DE MATERIALES
2. DESCRIBA AQUÍ EL PROCEDIMIENTO PARA LA REPARACION SEGÚN EL CASO EXPUESTO
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PROCESO: GESTION DEL TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO: INDUCCION Y REINDUCCION
a) Código: ESPA-08-09 b) Objetivo. Proporcionar al nuevo empleado la información y orientación básica sobre los
antecedentes de la empresa, la información que necesitan para realizar sus actividades de manera satisfactoria, de tal forma que se le facilite su adaptación a la organización.
c) Alcance. Se aplica a la inducción de todo el personal o funcionario requerido para trabajar de planta en la entidad, a fin de que éste obtenga la información tanto de los antecedentes básicos sobre la empresa, como la relacionada al puesto de trabajo. Esta información básica incluye aspectos como la nómina, horarios de trabajo, obtención de credenciales de identificación, entre otros.
d) Definiciones Inducción: orientación que se le proporciona al responsable de un cargo con el fin de ubicarlo dentro de un contexto de necesidades y funciones. Empalme: proceso en el cual el funcionario saliente, en caso que lo hubiese, capacita al entrante sobre sus funciones, sus responsabilidades, sus procedimientos y detalles particulares del cargo.
e) Responsables Gerente
f) Desarrollo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Se evidencian los requerimientosSe requiere dar al personal una inducción
u orientacion o reinduccionGerente
2entrega al personal el manual de funciones
correspondiente al cargo.
Se le entrega al personal el manual de
funciones correspondiente al cargo.Gerente
3 Se capacita al funcionario nuevo
Se capacita al funcionario nuevo sobre la
misión, visión,valores, historia, servicios
que presta, conformación actual de la
planta del personal de la entidad, entre
otros
Gerente
4Entrega formal al funcionario del reglamento
interno de la entidad,
Hace entrega formal al funcionario del
reglamento interno de la entidad, a fin de
explicárselo y para que lo tenga presente
en la ejecución de sus funciones
Gerente
5Se efectúa un recorrido a las instalaciones de
la entidad.
Se efectúa un recorrido a las instalaciones
de la entidad,a fin de mostrarle al
funcionario el lugar de su trabajo.
Gerente
TALENTO HUMANO
INDUCCION Y REINDUCCION
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g) Diagrama de flujo
6Se efectua la presentación formal del
funcionario
Se hace la presentación formal del
funcionario nuevo ante los compañeros de
trabajo.
Gerente
7Entrega formal del manual de procedimientos
existente del cargo.
Para poder asumir sus funciones, se hace
entrega formal del manual de
procedimientos existente del cargo.
Gerente
8 proceso de reinduccion
si se trata de proceso de reinduccion se
programa de acuerdo a las necesidades
de la entidad y del personal
Gerente
9 Se deja evidencia del proceso de reinduccion se deja evidencia del proceso de
reinduccion efectuadoGerente
10 Proceso de empalme
Si existe la posibilidad, se debe realizar un
empalme con el anterior funcionario que
tenía el mismo puesto, sobre el cual el
funcionario entrante se le recomienda
hacer un informe evaluativo. Este informe
se le deberá presentar a su jefe inmediato,
y reposar en el historial laboral como
parte de la memoria institucional de la
entidad.
Gerente, personal nuevo
GERENCIA AUXILIAR ADMINISTRATIVO
PROCESO: TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO: RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE
PERSONAL
INICIO
convocatoria abierta en emisora local, redes sociales,
cartelera de la entidad
Requerimiento de personal
recepcion de hojas de vida
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h) Documentación relacionada
El contrato laboral, sea éste a término fijo o a término indefinido. El reglamento interno de la entidad El Manual de Funciones del cargo El Manual de Procedimientos del cargo
PROCEDIMIENTO: VINCULACION DEL PERSONAL A LA ENTIDAD
a) Código ESPA-08-10 b) Objetivo. Garantizar que el nuevo empleado de la entidad cumpla con los requisitos y además
afiliarlo al sistema de seguridad social según la normatividad aplicable c) Alcance Aplica a todos los colaboradores que han participado en proceso de selección de
personal y van a ser vinculados a la ESP
FINAL
Revision y selección de hojas de vida que pueden aplicar
según la vacante
citacion a entrevista
evaluacion y resultado de entrevistas efectuadas
citacion de posible candidato o candidatos para vincular a
la entidad
desarrollo de entrevistas según formato establecido
citacion de posible candidato o candidatos para vincular a
la entidad
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d) Definiciones: Empleado persona natural que participa en un proceso de selección de
personal y habiendo sido seleccionado presenta los documentos necesarios y posteriormente es vinculado a la empresa a través de un contrato .
e) Responsables Área administrativa
f) Desarrollo
g) Diagrama de flujo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Auxiliar administrativo
2 Auxiliar administrativo
3 persona a vincular
4 Auxiliar administrativo
5 Gerente
6 Auxiliar administrativo
7 Auxiliar administrativo
6 gerente
VINCULACION DEL PERSONAL A LA ENTIDAD
TALENTO HUMANO
Se verifica que haya sido seleccionado el nuevo colaborador de la ESP
Se le comunica los documentos que debe presentar
organiza y presenta los documentos
Se reciben y verifican documentos del nuevo colaborador de la entidad
se envia a examenes de ingreso a la entidad correspondiente
se efectua afiliacion a EPS, ARL, Cajade compensacion familiar, fondo de pensiones
pasa a proceso de gestion documental (apertura de hoja de vida)
pasa a proceso de induccion
GERENCIA AUXILIAR ADMINISTRATIVO PERSONAL A VINCULAR
PROCESO: TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO: VINCULACION DE PERSONAL A LA ENTIDAD
INICIO
Se le comunica los documentos que debe
presentar
Se verifica que haya sido seleccionado el nuevo colaborador de la ESP
organiza y presenta los documentos
Se reciben y verificacan documentos del nuevo
colaborador de la entidad
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h) Documentación relacionada Expedientes hojas de vida (Contrato de trabajo, afiliaciones a salud, pensión, arl, caja de
compensación familiar)
PROCEDIMIENTO: EVALUACION Y DESEMPEÑO a) Código ESPA-08-11 b) Objetivo. Ofrecer a la organización información objetiva relacionada con el comportamiento
de sus colaboradores con respecto a su trabajo. c) Alcance . Para efectos del presente procedimiento, se aplicará la evaluación efectuada por
el jefe inmediato. Este aplica a todos los empleados de la empresa, incluyendo al gerente. En este último caso, la evaluación es realizada por la Junta directiva
d) Definiciones Escala gráfica de calificación: escala que lista varias características y un rango de desempeño para cada una. Al funcionario se le califica al identificar la calificación que describa mejor su nivel de desempeño para cada característica. Criterios poco claros: escala de evaluación demasiado abierta a la interpretación subjetiva. Para corregirla debe incluirse frases descriptivas que definan cada característica y lo que se entiende por criterios como buenos o no satisfactorios. Efecto de halo: en la evaluación del desempeño, el problema que se presenta es, que cuando la calificación que hace un superior a un subordinado en una característica influye en la calificación de esta persona en las otras características. Tendencia central: tendencia a calificar a todos los colaboradores en la misma forma, como calificarlos a todos en el nivel promedio.
FINAL
se envia a examenes de ingreso a la entidad
correspondiente
se efectua afiliacion a EPS, ARL, Cajade compensacion
familiar, fondo de pensiones
pasa a proceso de gestion documental (apertura de hoja
de vida)
pasa a proceso de induccion
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Condescendencia o severidad: el problema que se presenta cuando un superior o el examinador tiene la tendencia a calificar a todos los subordinados ya sea muy alto o muy bajo.
e) Responsables Gerente, junta directiva
f) Desarrollo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Se revisa el expediente del empleado Se revisa el expediente del empleado al
que se va evaluar.Gerente
2Se establecen los criterios mensurables de
desempeño
Se establecen los criterios mensurables de
desempeño para cada uno de las
actividades, para poder determinar cuál
es actualmente el desempeño de la
persona y cómo se desearía que fuera.
Gerente
3Se registran los criterios definidos en el
formato de evaluación.
Se registran los criterios definidos en el
formato de evaluación.Gerente
4Se compara a continuación el rendimiento del
funcionario contra los criterios definidos
Se compara a continuación el rendimiento
del funcionario contra los criterios
definidos; evitando ante todo los
problemas principales de la escala para la
evaluación: criterios poco claros, efecto de
halo, endencia central, condescencia o
severidad y preferencia.
Gerente
5Se llena el formato de calificación con los
resultados de la evaluación.
Se llena el formato de calificación con los
resultados de la evaluación.Gerente
6Todos los resultados de la evaluación deben
registrarse el expediente de cada empleado.
Todos los resultados de la evaluación
deben registrarse el expediente de cada
funcionario como parte de su historial
laboral.
Gerente
7 Se comunica los resultados de la evaluación
Se comunica los resultados de la
evaluación al funcionario a fin de que esté
mejores sus debilidades y aumente sus
fortalezas
Gerente
8Si el funcionario requiere capacitación se pasa
al procedimiento correspondiente.
Si el funcionario requiere capacitación se
pasa al procedimiento correspondiente.Gerente
9Se revisa si el funcionario a presentado
cambios positivos en el desempeño
Dentro de un periodo posterior a la
evaluación se revisa si el funcionario a
presentado cambios positivos en el
desempeño, a fin de felicitarlo y
recompensarlo.
Gerente
10 acciones en caso de no presentar mejoras
Si el funcionario dentro de un periodo
posterior a la evaluación no mejora su
rendimiento o sigue fallando, debe
emitírsele una amonestación, sanción o
despido, según sea el caso.
Gerente
TALENTO HUMANO
EVALUACION Y DESEMPEÑO
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g) Diagrama de flujo
h) Documentación relacionada
Fólder o expediente historial de cada uno de los funcionarios Formato de evaluación de desempeño
GERENTE EMPLEADO
PROCESO: TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO: EVALUACION DE DESEMPEÑO
FINAL
SE COMUNICAN LOS RESULTADOS DE EVALUACION DE
INICIO
ESTABLECEN CRITERIOS DE DESEMPEÑO
TOMA MEDIDAS PARA MEJORAR SU DESEMPEÑO
DE REQUERIRSE SEGUN LAS FALENCIAS EL EMPLEADO PASA A CAPACITACION
SE CALIFICA EL DESEMPEÑO DEL EMPLEADO
REVISION DEL EXPEDIENTE DEL EMPLEADO
DE NO OBTENER MEJORAS SE TOMAN LAS ACCIONES CORRESPONDIENTES
SE COMPARA LOS CRITERIOS CON EL RENDIMIENTO CON LOS CRITERIOS DE
DESEMPEÑO
REGISTRAN CRITERIOS EN FORMATO DE EVALUACION
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACION DEL SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN
EL TRABAJO
a) Código: ESPA-08-12
b) Objetivo. Propender por el mejoramiento y mantenimiento de las condiciones de vida y salud
de la población trabajadora, mediante la prevención de todo daño y protección contra los
riesgos inherentes a las condiciones de trabajo.
c) Alcance Abarca y beneficia a todos los funcionarios de planta de la entidad.
d) Definiciones Programa de Salud Ocupacional: consiste en la planeación, organización,
ejecución y evaluación de las actividades de: Medicina Preventiva, Medicina de Trabajo,
higiene industrial y seguridad industrial, tendientes a preservar, mantener y mejorar la salud
individual y colectiva de los trabajadores en sus ocupaciones y que deben ser desarrolladas
en sus sitios de trabajo en forma integral e interdisciplinarias
Riesgo laboral: potencial de realización de consecuencias negativas que posee un evento
en el ambiente laboral. La Organización Internacional del Trabajo los clasifica en mecánicos,
eléctricos, físicos, químicos, biológicos, ergonómicos, psicosociales, saneamiento e
incendios.
Riesgos profesionales: accidente que se produce como consecuencia directa del trabajo o
labor desempeñada, y la enfermedad que haya sido catalogada por el Gobierno Nacional;
produciendo en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional, una invalidez o
la muerte.
Clasificación de actividades: el Gobierno Nacional expide la tabla de clasificación de
actividades económicas para el Sistema General de Riesgos Profesionales, por la cual se
designará el valor inicial de cotización debido a la clase de riesgo de la entidad. Las empresas
de servicio público están clasificadas como riesgo clase III (Código 3751100), por lo tanto, el
valor inicial de la cotización sobre la nómina deberá ser 2.436%. Vale la pena tener en cuenta,
que este valor puede oscilar entre 0.783% y 4.089%, dependiendo de la eficiencia en el
programa de salud ocupacional que adelante y demuestre la entidad
Panorama de riesgo: aquella forma dinámica de obtener información sobre las condiciones
del riesgo laboral, así como el conocimiento de la exposición que se ven sometidos los
trabajadores afectados por ellos.
Causales de accidentes: en todo accidente interviene el factor técnico como el humano. Los
factores técnicos son las condiciones materiales que originan, causan y explican situaciones
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potenciales de riesgo, y los factores humanos son aquellas acciones u omisiones humanas
(prácticas inseguras o fallas humanas) que dan a lugar a la aparición de accidentes.
Medidas de control: conjunto de técnicas, métodos y procedimientos para la atenuación o
eliminación del riesgo laboral. Para definirlas, es necesario establecer la priorización o
valoración de los riesgos inherentes, según su grado de peligrosidad y/o de riesgo.
e) Responsables
Todo el personal que labora en la entidad
f) Desarrollo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM RESPONSABLE
1 Area administrativa
2 Area administrativa
3 Area administrativa
4 Area administrativa
5 Area administrativa
6 Se realiza encuesta perfil sociodemografico Area administrativa
7 Area administrativa
8 Area administrativa
9 Area administrativa
10 Se elabora plan de trabajo anual Area administrativa
11Se crean los comites exigidos en el sistema de
gestionArea administrativa
12Se genera estadistica de accidentalidad o
siniestralidadArea administrativa
13Se realizan investigaciones de accidentes,
incidentes y enfermedades laboralesArea administrativa
14 Area administrativa
15 Area administrativa
DESCRIPCION
Se designan los responsables, roles y responsabilidades del sistema de gestion de
seguridad y salud en el trabajo
Se establece el organigrama del sistema de gestion
Se establece diagnostico de la situacion (matriz de riesgos concerniete a los riesgos
inherentes)
Se identifica y establecen las medidas para realziar la matriz de peligros y riesgos
Evaluacion del sistema con sus respectivos riesgos y peligros
Implementacion, seguimiento y control del sistema
Se establece y se difunde la politica preventiva de la entidad
Se elabora reglamento de higiene y seguridad industrial
Se elabora el plan de emergencias
se asignan los recursos necesarios para el sistema de gestion
TALENTO HUMANO
ADMINISTRACION DEL SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD
EN EL TRABAJO
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g) Diagrama de flujo
h) Documentación relacionada
Matriz de riesgos, relación de accidentes de trabajo, listados de capacitaciones
PROCESO: TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACION DEL SISTEMA DE
GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
AREA ADMINISTRATIVA
INICIO
SE ASIGNAN LOS RECURSOS NECESARIOS PARA EL SISTEMA DE GESTION
SE ESTABLECE DIAGNOSTICO DE LA SITUACION (MATRIZ DE RIESGOS CONCERNIETE A LOS RIESGOS INHERENTES)
SE ESTABLECE Y SE DIFUNDE LA POLITICA PREVENTIVA DE LA ENTIDAD
SE ESTABLECE EL ORGANIGRAMA DEL SISTEMA DE GESTION
DESIGNAN LOS RESPONSABLES, ROLES Y RESPONSABILIDADES DEL SISTEMA DE GESTION DE
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
IDENTIFICA Y ESTABLECEN LAS MEDIDAS PARA REALZIAR LA MATRIZ DE PELIGROS Y RIESGOS
SE REALIZA ENCUESTA PERFIL SOCIODEMOGRAFICO
FINAL
ELABORA REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD
SE CREAN LOS COMITES EXIGIDOS EN EL SISTEMA DE GESTION
SE GENERA ESTADISTICA DE ACCIDENTALIDAD O SINIESTRALIDAD
INVESTIGACIONES DE ACCIDENTES, INCIDENTES Y ENFERMEDADES LABORALES
IMPLEMENTACION, SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL SISTEMA
EVALUACION DEL SISTEMA CON SUS RESPECTIVOS RIESGOS Y PELIGROS
ELABORA PLAN DE TRABAJO ANUAL
ELABORA EL PLAN DE EMERGENCIAS
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PROCESO: ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO: INVENTARIOS DE BIENES Y MATERIALES
a) Código: ESPA-09-01
b) Objetivo: Controlar el stock de las existencias de insumos y suministros de la entidad, a fin de
cubrirla incertidumbre y reducir la necesidad de organización.
c) Alcance Aplica a todos los recursos materiales requeridos por la entidad para garantizar un
correcto funcionamiento acorde con las políticas y planes de la administración.
d) Definiciones Insumos: materiales adquiridos por la empresa que se necesitan para el proceso
ulterior del servicio que ofrece. Por ejemplo: equipos, químicos para el tratamiento de agua, las
tuberías, los accesorios para las redes, entre otros.
Suministros: artículos necesarios para el funcionamiento de la entidad, pero que no llegan a ser partes
del producto que se comercializa. Por ejemplo: herramientas, elementos de oficina, papelería, entre
otros.
Sistema de inventario periódico: sistema en el cual la empresa determina el valor de las existencias
de materiales mediante la realización de un conteo físico en forma periódica, en cual se puede
denominar inventario inicial o inventario final según sea el caso
Sistema de inventario permanente: sistema en el cual la empresa conoce el valor de los materiales en
existencia en cualquier momento, sin necesidad de realizar un inventario físico. Generalmente se
aplica a inventarios sistematizados.
Stock o pedido de reserva: cantidad mínima de insumos y/o suministros que es necesario tener
almacenados para compensar la diferencia entre el flujo de consumo y el costo de oportunidad.
Tarjetas o kárdex de inventarios: tarjetas de registro para cada uno de los recursos materiales
(insumos y suministros), en la cual se detalla la cantidad exacta de existencia y su valor, así como los
movimientos por fecha de entradas y salidas de éstos.
Saldos: diferencia entre las entradas y las salidas de almacén.
e) Responsables, los responsables directos de este procedimiento son los colaboradores del área
administrativa, así como del área operativa
f) Desarrollo
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PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Inventario inicial
Si no existe registro de inventarios o se
requiere verificar los stocks existentes se
hace un listado de las previsiones
antiguas en este inventario preliminar se
detalla la identificacion cantidad de
materiales almacenados en las
instalaciones
auxiliar
2se registra la informacion en medio
correspondiente
la informacion recopilada se registra en un
kardex de inventario o sofware para tal finauxiliar
3 se estable el tipo de sistema de inventario
se estable el tipo de sistema de inventario
mas adecuado a las necesidades de la
entidad
gerente
4Se llena el formato correspondiente en el cual
se detalla la identificacion y cantidad solicitada
cuando haya un requerimiento de algun
material se llena el formato
correspondiente en el cual se detalla la
identificacion y cantidad solicitada
auxiliar
5 se hace un analisis de los saldos
se hace un analisis de los saldos de
existencia del material solicitado a travez
del kardex
gerente
6si no hay el stocks suficiente se pasa al
procedimiento de compras
si no hay el stocks suficiente se pasa al
procedimiento de comprasgerente
7si existe stocks se llena el formato de salida y
se registra en el kardez de inventario
si existe stocks se llena el formato de
salida y se registra en el kardez de
inventario
auxiliar
8Se le hace entrega formal al empleado
respectivo del insumo o suministro solicitado
se le hace entrega formal al empleado
respectivo del insumo o suministro
solicitado, el formato de salida es firmado
tanto por la persona que entrega como la
persona que recibe
auxiliar
ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
INVENTARIOS
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g) Diagrama de flujo
AUXILIAR ADMINISTRATIVO GERENTE
PROCESO: ADMINISTRACION DE MATERIALES
PROCEDIMIENTO: INVENTARIOS
SI NO EXISTE REGISTRO DE INVENTARIOS O SE REQUIERE
VERIFICAR LOS STOCKS EXISTENTES SE HACE UN LISTADO DE LAS PREVISIONES ANTIGUAS
EN ESTE INVENTARIO PRELIMINAR SE DETALLA LA
IDENTIFICACION CANTIDAD DE MATERIALES ALMACENADOS EN
LAS INSTALACIONES
SE ESTABLE EL TIPO DE SISTEMA DE INVENTARIO MAS ADECUADO
A LAS NECESIDADES DE LA ENTIDAD
INICIO
FINAL
CUANDO HAYA UN REQUERIMIENTO DE ALGUN MATERIAL SE LLENA EL FORMATO
CORRESPONDIENTE EN EL CUAL SE DETALLA LA
IDENTIFICACION Y CANTIDAD SOLICITADA
SE HACE UN ANALISIS DE LOS SALDOS DE EXISTENCIA DEL
MATERIAL SOLICITADO A TRAVEZ DEL KARDEX
LA INFORMACION RECOPILADA SE REGISTRA EN UN
KARDEX DE INVENTARIO
SI NO HAY EL STOCKS SUFICIENTE SE PASA AL PROCEDIMIENTO DE
COMPRAS
SI EXISTE STOCKS SE LLENA EL FORMATO DE SALIDA Y SE REGISTRA
EN EL KARDEX DE INVENTARIO
SE LE HACE ENTREGA FORMAL AL EMPLEADO RESPECTIVO DEL
INSUMO O SUMINISTRO SOLICITADO
EL FORMATO DE SALIDA ES FIRMADO TANTO POR LA PERSONA QUE ENTREGA COMO LA PERSONA QUE RECIBE
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PROCEDIMIENTO: CONTRATACION DIRECTA
a) Código: ESPA-09-02
b) Objetivo. Desarrollar proveedores confiables en cuanto a calidad, precio y oportunidad de entregas, así como los sistemas que se requieren para su desarrollo y control. La entidad debe asegurarse que los productos comprados cumplen con los requisitos especificados.
c) Alcance Este procedimiento aplica a toda adquisición de requerimientos tales como materiales, equipos, insumos, herramientas, papelería, entre otros.
d) Definiciones Proveedor: aquella entidad o persona que ejecuta una obra o suministra algún producto (bien o servicio) por contrato, a cambio de una contraprestación económica. Calidad: para obtener la calidad en los materiales, productos, ensambles, o servicios, se requiere establecer los procedimientos necesarios para que éstos cumplan con los requisitos Servicio: es importante el soporte técnico, asesoría, y servicio al cliente que abarca el valor agregado de los insumos o productos adquiridos. Precio: para asegurar este requisito, se requiere manejar un listado de proveedores confiables y competitivos a fin de tener alternativas de productos
e) Responsables Gerente
f) Desarrollo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Verificacion de necesidadesVerificacion de requerimientos según
existencias y necesidadestodo el personal
2 solicitar las cotizaciones
solicitar las cotizaciones según los
proveedores, si no existe proveedor se
procedera a su busqueda
Gerente
3 se comparan las cotizaciones se comparan las cotizaciones Gerente
4 se realizan estudios previosse realizan estudios previos en formato
previamente establecidoGerente
5 certificado de disponibilidad presupuestalse emite certificado de disponibilidad
presupuestalGerente
6 se comunica al posible contratistase comunica al posible contratista y se
solicitan los documentos necesariosGerente
7 se elabora contrato se elabora contrato según las minutas
existentesGerente
8se envia contrato a contratista y pasa
procedimiento perfeccionamiento
se envia contrato a contratista y pasa
procedimiento perfeccionamientoGerente
ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
CONTRATACION DIRECTA
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g) Diagrama de flujo
h) Documentación relacionada: Todos los contratos que se deriven de contratación directa
9 registro presupuestal se emite registro presupuestal Gerente
10 ejecucion del objeto contractual
El contratista realiza la ejecucion del
contrato entregando los bienes o servicios
contratados
Contratista
11 verifica el cumplimiento del objeto contractualverifica el cumplimiento del objeto
contractualGerente
12 informes y certificadosemite informes y certificados
correspondientesGerente
13 entrega factura o cuenta de cobro entrega factura o cuenta de cobro Contratista
14 pasa a procedimiento de pagos pasa a procedimiento de pagos
15 liquidacion del contrato liquidacion del contrato Gerente
GERENTE CONTRATISTA
PROCESO: ADQUISICION DE BIENES O SERVICIOS
PROCEDIMIENTO: CONTRATACION DIRECTA
INICIO
SOLICITA Y COMPARA COTIZACIONES
PRESENTA REQUISITOS PARA PROCESO CONTRACTUAL
INFORMA AL POSIBLE CONTRATISTA
VERIFICACION DE NECESIDADES
APLICA PROCESO DE EXPEDICION DE CDP
REGISTRAN ESTUDIOS PREVIOS
FINAL
SE ELABORA CONTRATO PREVIO CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS DEL
CONTRATISTA
PASA A PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO Y PROCESO REGISTRO EJECUCION CONTRACTUAL
VERIFICA CUMPLIMIENTO DE OBJETO CONTRACTUAL
INFORMES DE RESULTADO, ACTAS Y CERTFICADOS SEGUN CORRESPONDA
PRESENTA FACTURA O CUENTA DE COBRO
PASA A PROCEDIMIENTO DE PAGOS Y LIQUIDACION DEL CONTRATO
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PROCEDIMIENTO: INVITACION PRIVADA DE OFERTAS
a) Código: ESPA-09-03
b) Objetivo: dar cumplimiento a lo estipulado en el manual de contratación de la entidad de
acuerdo a la cuantía del proceso contractual
c) Alcance Se aplica al interior de la entidad cuando sea necesaria la contratación mediante el
procedimiento de invitación privada de ofertas según lo establecido el articulo 32 del manual
de contratación
d) Definiciones manual de contratación: documento que contiene las normas de contratación
que debe aplicar la empresa de servicios públicos de el Municipio de Cucunubá
Invitación privada: La entidad realiza invitación a los posibles oferentes para que presenten al
proceso contractual
e) Responsables, los responsables directos de este procedimiento son los colaboradores del
área administrativa
f) Desarrollo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Verificacion de necesidadesVerificacion de requerimientos según
existencias y necesidadestodo el personal
2 solicitar las cotizaciones
solicitar las cotizaciones según los
proveedores, si no existe proveedor se
procedera a su busqueda
Gerente
3Verificacion del tipo de procedimiento
contractual
Para aplicar este procedimiento el valor
debe hlaarse entre 50 y 100 smmlv,
observar manual de contratacion art 32
Gerente
4 se realizan estudios previosse realizan estudios previos en formato
previamente establecidoGerente
5 certificado de disponibilidad presupuestalse emite certificado de disponibilidad
presupuestalGerente
6 terminos de invitacion
se procedera a elaborar los terminos de
invitacion del proceso contractual y se
publicaran en la cartelera de la entidad
Gerente
7 invitacion privada se invitaran a minimo 3 oferentes Gerente
8 Recepcion de observaciones
se otorgaran dos dias despues de
publicados los pliegos para recibir las
observaciones
Gerente
9 Postulacion de oferentes
dentro de los mismos 2 dias anteriores se
recibiran las postulaciones de los posibles
oferentes
Gerente
10 Sorteo de postulados
se efectuara un sorteo con el fin de definir
los proponentes que continuaran en el
proceso maximo 3, en todo caso si
resultaren menos de tres oferentes se
continuara el prcoeso
Gerente
ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
CONTRATACION POR SOLICITUD PRIVADA DE OFERTAS
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11 publicacion se resultado de sorteo
se levantara acta del sorteo y se
procedera a publicar e informar a los
postulados
Gerente
12 recepcion de propuestas u ofertasrecepcion de propuestas u ofertas en las
instalaciones de la entidadGerente
13 evaluacion de propuestas y publicacion
evaluacion de propuestas recibidas y
publicacion en cartelera de la entidad
otorgando dos das para recibir
observaciones
Gerente
14 se elabora contrato se elabora contrato según las minutas
existentesGerente
15se envia contrato a contratista y pasa
procedimiento perfeccionamiento
se envia contrato a contratista y pasa
procedimiento perfeccionamientoGerente
16 registro presupuestal se emite registro presupuestal Gerente
17 tramite de polizas
según lo estipulado en los terminos de
referencia, en los estudios y en el contrato
el contratista tramitara las polizas
correspondientes
Gerente
18 aprobacion de garantias
se verificara que las polizas cumplan con
las condiciones y se procedera a su
aprobacion
Gerente
19 ejecucion del objeto contractual
El contratista realiza la ejecucion del
contrato entregando los bienes o servicios
contratados
Contratista
20 verifica el cumplimiento del objeto contractualverifica el cumplimiento del objeto
contractualGerente
21 informes y certificadosemite informes y certificados
correspondientesGerente
22 entrega factura o cuenta de cobro entrega factura o cuenta de cobro Contratista
23 pasa a procedimiento de pagos pasa a procedimiento de pagos
24 liquidacion del contrato liquidacion del contrato Gerente
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g) Diagrama de flujo
h) Documentación relacionada
Expedientes de procesos contractuales efectuados mediante este tipo de contratación
GERENTEPOSIBLES OFERENTES,
CONTRATISTA
PROCESO: ADQUISICION DE BIENES O SERVICIOS
PROCEDIMIENTO: INVITACION PRIVADA
INICIO
SOLICITA Y COMPARA COTIZACIONES, Y ESTABLECE EL TIPO DE CONTRATACION
A APLICAR
VERIFICACION DE NECESIDADES
APLICA PROCESO DE EXPEDICION DE CDP
REGISTRAN ESTUDIOS PREVIOS
SE ELABORAN TERMINOS DE INVITACION
SE EFECTUA INVITACION PRIVADA A QUIENES ESTEN INSCRITOS EN
REGISTRO DE PROPONENTES DE LA ENTIDAD
RECEPCION DE PROPUESTAS
SORTEO DE OFERENTES CUANDO EXISTEN MAS DE TRES Y PUBLICACION
DE RESULTADOS
PUBLICACION DE TERMINOS, RECEPCION DE OBSERVACIONES Y
AJUSTES A TERMINOSPOSTULACION DE OFERENTES
FINAL
SE ELABORA CONTRATO PREVIO CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS DEL
CONTRATISTA
PASA A PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO Y PROCESO REGISTRO
INFORMA AL POSIBLE CONTRATISTA
TRAMITE DE POLIZAS
VERIFICA CUMPLIMIENTO DE OBJETO CONTRACTUAL
INFORMES DE RESULTADO, ACTAS Y CERTIFICADOS SEGUN
CORRESPONDA
PRESENTA FACTURA O CUENTA DE COBRO
PASA A PROCEDIMIENTO DE PAGOS Y LIQUIDACION DEL CONTRATO
CON EL COMITE EVALUADOR SE PROCEDE A EVALUACION DE PROPUESTAS Y PUBLICACION
EJECUCION CONTRACTUAL
VERIFICACION Y APROBACION DE POLIZAS
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PROCEDIMIENTO: INVITACION PUBLICA DE OFERTAS
a) Código: ESPA-09-04
b) Objetivo:. dar cumplimiento a lo estipulado en el manual de contratación de la entidad de
acuerdo a la cuantía del proceso contractual
c) Alcance Se aplica al interior de la entidad cuando sea necesaria la contratación mediante el
procedimiento de invitación privada de ofertas según lo establecido en los artículos 33, 34,
35 y 36 del manual de contratación
d) Definiciones
Invitación publica: la entidad realiza publicación y no determina quienes se pueden
presentar al proceso.
e) Responsables, los responsables directos de este procedimiento son los colaboradores del
área administrativa
f) Desarrollo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Verificacion de necesidadesVerificacion de requerimientos según
existencias y necesidadestodo el personal
2 solicitar las cotizaciones
solicitar las cotizaciones según los
proveedores, si no existe proveedor se
procedera a su busqueda
Gerente
3Verificacion del tipo de procedimiento
contractual
Para aplicar este procedimiento la cuantia
del proceso contractual debe ser superior
a 100 smmlve observar manual de
contratacion art 33
Gerente
4 se realizan estudios previos
se realizan estudios previos en formato
previamente establecido, de ser necesario
se contara con diseños, planos, proyectos
y demas documentos necesarios
Gerente
5 certificado de disponibilidad presupuestalse emite certificado de disponibilidad
presupuestalGerente
6 terminos de condiciones
se procedera a elaborar los terminos de
condiciones del proceso contractual y se
publicaran en la cartelera de la entidad
Gerente
ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
CONTRATACION POR SOLICITUD PUBLICA DE OFERTAS
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7 invitacion publica
se invitara a un numero indeterminado de
posibles oferentes por medio de aviso en
emisora local y cartelera de la entidad asi
mismo se publicara en secop
Gerente
8 Recepcion de observaciones
Se otorgara el tiempo establecido en el
pliego de condiciones despues de
publicados los pliegos para recibir las
observaciones
Gerente
9 recepcion de propuestas u ofertas
se otorgara el tiempo establecido en el
pliego de condiciones para la recepcion
de ofertas y se recibiran las mismas por la
entidad
Gerente
10 evaluacion de propuestas y publicacion
evaluacion de propuestas recibidas y
publicacion en cartelera de la entidad
otorgando dos dias para recibir
observaciones
Gerente
11 adjudicacion del contrato adjudicacion del contrato
12 se elabora contrato se elabora contrato según las minutas
existentesGerente
13se envia contrato a contratista y pasa
procedimiento perfeccionamiento
se envia contrato a contratista y pasa
procedimiento perfeccionamientoGerente
14 registro presupuestal se emite registro presupuestal Gerente
15 tramite de polizas
según lo estipulado en los terminos de
referencia, en los estudios y en el contrato
el contratista tramitara las polizas
correspondientes
Contratista
16 aprobacion de garantias
se verificara que las polizas cumplan con
las condiciones y se procedera a su
aprobacion
Gerente
17 ejecucion del objeto contractual
El contratista realiza la ejecucion del
contrato entregando los bienes o servicios
contratados
Contratista
18 verifica el cumplimiento del objeto contractualverifica el cumplimiento del objeto
contractualGerente
19 informes y certificadosemite informes y certificados
correspondientesGerente
20 entrega factura o cuenta de cobro entrega factura o cuenta de cobro Contratista
21 pasa a procedimiento de pagos pasa a procedimiento de pagos
22 liquidacion del contrato liquidacion del contrato Gerente
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g) Diagrama de flujo
h) Documentación relacionada
Expedientes de procesos contractuales efectuados mediante este tipo de contratación
GERENTEPOSIBLES OFERENTES,
CONTRATISTA
PROCESO: ADQUISICION DE BIENES O SERVICIOS
PROCEDIMIENTO: INVITACION PUBLICA
INICIO
SOLICITA Y COMPARA COTIZACIONES, Y ESTABLECE EL TIPO DE CONTRATACION
A APLICAR
VERIFICACION DE NECESIDADES
APLICA PROCESO DE EXPEDICION DE CDP
REGISTRAN ESTUDIOS PREVIOS
SE ELABORAN TERMINOS DE CONDICIONES
SE EFECTUA INVITACION PUBLICA EN CARTELERA DE LA ESP
PUBLICACION DE TERMINOS DE CONDICIONES, RECEPCION DE OBSERVACIONES Y AJUSTES A
TERMINOS
FINAL
SE ELABORA CONTRATO PREVIO CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS DEL
CONTRATISTA
PASA A PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO Y PROCESO REGISTRO
INFORMA AL POSIBLE CONTRATISTA
TRAMITE DE POLIZAS
VERIFICA CUMPLIMIENTO DE OBJETO CONTRACTUAL
INFORMES DE RESULTADO, ACTAS Y CERTIFICADOS SEGUN
CORRESPONDA
PRESENTA FACTURA O CUENTA DE COBRO
PASA A PROCEDIMIENTO DE PAGOS Y LIQUIDACION DEL CONTRATO
RECEPCION DE PROPUESTAS
CON EL COMITE EVALUADOR SE PROCEDE A EVALUACION DE PROPUESTAS Y PUBLICACION
EJECUCION CONTRACTUAL
VERIFICACION Y APROBACION DE POLIZAS
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PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE MINUTAS
a) Código: ESPA-09-05
b) Objetivo: Elaborar el texto del contrato para la adquisición de un bien servicio, o realizar contratos
de obra, luego de llevar a cabo la selección de la propuesta.
c) Alcance Se aplica al interior de la entidad cuando sea necesaria la contratación para adquisición
de insumos, herramientas, útiles, o para contratar servicios de capacitación, mano de obra, asesoría,
también en caso que se requiera la realización de alguna obra, entre otras.
d) Definiciones Contratos: son todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren
las entidades, derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad de las partes contratantes. Por
tanto, se puede decir que se trata de un "acuerdo de voluntades."
Minuta: es el borrador o extracto de un contrato o escritura, en sí, es la apuntación de una cosa para
tenerla presente. En este caso es el texto del contrato que está sujeto a modificaciones, por tanto, es
el bosquejo del mismo.
e) Responsables, los responsables directos de este procedimiento son los colaboradores del área
administrativa
f) Desarrollo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM RESPONSABLE
1 gerente
2 auxiliar
3 gerente
4 auxiliar
5 gerente
6 contratista
Solicita la elaboracion del proyecto de minuta del contrato anexando el CDP
Elabora la minuta del contrato anexando CDP y envia al gerente
Visa y la aprueba o la devuelve para correcciones
Transcribe minuta y envia a gerencia
Recibe contrato y envia al contratista
Revisa contrato lo devuelve si no esta de acuerdo
ACTIVIDAD/ DESCRIPCION
ELABORACION DE MINUTAS
ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO ESPM - 06 MAYO DE 2018
VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
g) Diagrama de flujo
h) documentación relacionada
Minuta de contrato
GERENTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO CONTRATISTA
PROCESO: ADMINISTRACION DE MATERIALES
PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE MINUTAS
INICIO
VISA Y LA APRUEBA O LA DEVUELVE PARA CORRECCIONES
SOLICITA LA ELABORACION DEL
PROYECTO DE MINUTA DEL CONTRATO
ANEXANDO EL CDP
RECIBE CONTRATO Y ENVIA AL CONTRATISTA
REVISA CONTRATO LO DEVUELVE SI NO ESTA
DE ACUERDO
ELABORA LA MINUTA DEL CONTRATO
ANEXANDO CDP Y ENVIA AL GERENTE
TRASCRIBE MINUTA Y ENVIA A GERENCIA
FINAL
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VERSION 02 – 2017 PAG 1 DE
PROCEDIMIENTO: PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO Y APROBACION DE GARANTIAS
a) Código: ESPA-09-06
b) Objetivo: Lograr modificar o corregir el acuerdo sobre el objeto y la contraprestación, para que éste
pase de ser un borrador a ser el contrato definitivo, manteniendo la ecuación contractual. Para esto
son necesarias la aprobación de la garantía y la existencia de las disponibilidades presupuéstales
correspondientes.
c) Alcance Este procedimiento se llevará a cabo en la entidad, siempre que se realice un proceso de
contratación. Con respecto a las garantías se debe verificar si el contrato solicito garantías
d) Definiciones Garantías: las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de seguros
legalmente autorizadas para funcionar en Colombia o en garantías bancarias. El contratista prestará
garantía única que avalará el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, la cual se
mantendrá vigente durante su vida y liquidación y se ajustará a los límites, existencia y extensión del
riesgo amparado. Igualmente, los proponentes prestarán garantía de seriedad de los ofrecimientos
hechos.
Ecuación contractual: en los contratos se mantendrá la igualdad o equivalencia entre derechos y
obligaciones surgidos al momento de proponer o de contratar, según el caso. Para tales efectos, las
partes suscribirán los acuerdos y pactos necesarios sobre cuantía, condiciones y forma de pago de
gastos adicionales, reconocimiento de costos financieros e intereses, si a ello hubiere lugar. Por su
parte, las entidades deberán adoptar las medidas necesarias que aseguren la efectividad de estos
pagos y reconocimientos al contratista.
e) Responsables, los responsables directos de este procedimiento son los colaboradores del área
administrativa
f) Desarrollo
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PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1envia contrato y documentos para verificion de
la totalidad de los requisitos
envia contrato y documentos para
verificion de la totalidad de los requisitos gerente
2 revisa la documentacion
revisa la documentacion se presentan dos
alternativas si la documentacion esta
completa pasa para firma, si la
documentacion esta incompleta de
devuelve al contratista para que anexe los
faltantes
auxiliar
3 Firman contrato Firman contrato entiendiendose asi por
perfeccionadagerente y contratista
4 gestion y envio de las respectivas polizascontratista gestiona y envia las respectivas
polizas si son requeridas contratista
5 revision de polizas
revisa las polizas verificando los requisitos
si cumple pasa a la actividad cinco si no
cumple se devulve al contratista
gerente
6 Aprobacion de la poliza de garantia elabora resolucion de aprobacion de la
poliza de garantia gerente
7 elabora acta de inicio del contratoelabora acta de inicio del contrato en los
formatos ya establecidosgerente.
8 firman acta de inicio firman acta de inicio gerente y contratista
9 archiva en el expediente del contrato archiva en el expediente del contrato auxiliar
ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO
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g) Diagrama de flujo
GERENTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO CONTRATISTA
PROCESO: ADMINISTRACION DE MATERIALES
PROCEDIMIENTO: PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO
INICIO
FIRMAN CONTRATO ENTIENDIENDOSE ASI POR PERFECCIONADA
ARCHIVA EN EL EXPEDIENTE DEL
CONTRATO
REVISA LA DOCUMENTACION SE
PRESENTAN DOS ALTERNATIVAS SI LA
DOCUMENTACION ESTA COMPLETA PASA PARA
FIRMA, SI LA DOCUMENTACION ESTA
INCOMPLETA DE DEVUELVE AL
CONTRATISTA PARA QUE ANEXE LOS FALTANTES
CONTRATISTA GESTIONA Y ENVIA LAS
RESPECTIVAS POLIZAS SI SON REQUERIDAS
FINAL
ENVIA CONTRATO Y DOCUMENTOS PARA
VERIFICION DE LA TOTALIDAD DE LOS
REQUISITOS
FIRMAN CONTRATO ENTIENDIENDOSE ASI POR PERFECCIONADA
REVISA LAS POLIZAS VERIFICANDO LOS
REQUISITOS SI CUMPLE PASA A LA ACTIVIDAD
CINCO SI NO CUMPLE SE DEVULVE AL
CONTRATISTA
ELABORA RESOLUCION DE APROBACION DE LA POLIZA DE GARANTIA
ELABORA ACTA DE INICIO DEL CONTRATO
FIRMAN ACTA DE INICIO FIRMAN ACTA DE INICIO
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PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE MATERIALES Y /O ELEMENTOS
a) Código ESPA-09-07 b) Objetivo. Llevar un control estricto de salida de materiales del almacén de la entidad c) Alcance Aplica a todas las salidas de materiales del almacén con destino a acueducto,
alcantarillado, aseo o área administrativa según corresponda d) Definiciones almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar,
proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para el área administrativa o el área operativa o para la venta de materiales y accesorios
e) Responsables Personal área operativa y auxiliar administrativo f) Desarrollo
g) Diagrama de flujo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 operarios
2 operarios
3 auxiliar administrativo
4 operarios
5 operarios
6 auxiliar administrativo
7 auxiliar administrativo
Determinar la necesidad existente
diligenciar formulario de solicitud de materiales
entrega de materiales del almacen
utiliza los materiales según el caso
diligencia formato correspondiente
ingresa al sistema de inventario kardex la salida de materiales
pasa a archivo los formatos diligenciados
ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
SOLICITUD DE MATERIALES Y ELEMENTOS
OPERARIOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO
PROCESO: ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO: SOLICITUDES MATERIALES Y
ELEMENTOS
Determinar la necesidad existente
diligenciar formulario de solicitud de materiales
INICIO
entrega de materiales del almacen
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h) Documentación relacionada: Formato solicitud de materiales ESPA-09-07-01
FINAL
utiliza los materiales según el caso
ingresa al sistema de inventario kardex la salida de
materiales
diligencia formato correspondiente
pasa archivo los formatos
FECHA FORMATO ESPA-09-07-01
DESTINO OPERARIO
MATERIALES SOLICITADOS MATERIALES DEVUELTOS AL ALMACEN
CANTIDAD DESCRIPCION CANTIDAD DESCRIPCION
OBSERVACIONES
_______________ _________________ _______________ _________________
ENTREGA RECIBE DEVUELVE RECIBE
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NIT 900481517 - 3
SOLICITUD DE MATERIALES Y ACCESORIOS
CONSUMO VENTA
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PROCEDIMIENTO: PAGOS
a) Código ESPA-09-08
b) Objetivo. Efectuar los pagos a cargo de la empresa de servicios públicos dentro de los términos y en condiciones adecuadas
c) Alcance Aplica a todos los pagos efectuados a través de la entidad, lo que indica salida de flujo de caja
d) Definiciones pagos: son las salidas de dinero que se produzcan en la empresa de
servicios públicos de el Municipio de Cucunubá
e) Responsables Gerente, auxiliar administrativo
f) Desarrollo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Auxiliar administrativo
2 Auxiliar administrativo
3 Auxiliar administrativo
4 Auxiliar administrativo
5 Auxiliar administrativo
6 Gerente
7 Auxiliar administrativo
8 Auxiliar administrativo
9 Auxiliar administrativo
determinar tipo de pago
Se elabora comprobante de pago
si es personal se elabora cheque y pasa a firma de gerencia
verificacion de documentos y firma de cheque
Si es pago electronico se efectua el proceso establecido por la entidad bancaria, previa
autorizacion de gerencia
Se imprimen los soportes de la transferencia o pago
Pasa a proceso de gestion documental para archivo en cada expediente
Verifica documentos y soportes necesarios
verifica CDP y RP
ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
PAGOS
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g) Diagrama de flujo
h) Documentación relacionada: comprobantes de egresos.
GERENCIA AUXILIAR ADMINISTRATIVO
PROCESO: ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
PROCEDIMIENTO: PAGOS
FINAL
verifica cdp y rp
INICIO
Se elabora comprobante de pago
diligenciar formulario de solicitud de materiales
determinar tipo de pago
Personal ?transferenciaCHEQUE
TRANSFERENCIA
FIRMA
AUTORIZA
Se imprimen los soportes de la transferencia o pago
pasa archivo los formatos
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PROCESO: CONTROL PRESUPUESTAL
El control al presupuesto es un conjunto de procedimientos y recursos que sirven para coordinar y controlar, todas las funciones y operaciones de una empresa con el fin que obtenga el máximo rendimiento con el mínimo esfuerzo, además el control de presupuesto permite que las actividades de la empresa sean planificadas con antelación y referidas a un período de tiempo determinado, para lka entidad ese periodo es de un año PROCEDIMIENTO: EXPEDICION DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
a) Código: ESPA-10-01 b) Objetivo. Garantizar la existencia de apropiación suficiente para atender gastos de la entidad
con cargo a presupuesto. c) Alcance No se podrán adquirir compromisos, ni dictar actos con cargo al presupuesto sin
soportarlos previamente con el certificado de disponibilidad presupuestal, debidamente expedido por el gerente
d) Definiciones Certificado de Disponibilidad Presupuestal (C.D.P.): el certificado de disponibilidad es un documento expedido por el gerente con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este documento afecta de manera preliminar el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso. Apropiación presupuestal: son autorizaciones máximas de gasto se aprueban para ser ejecutadas o comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva. Después del 31 de diciembre de cada año estas autorizaciones expiran y en consecuencia, no podrán comprometerse, adicionarse, transferirse ni contracreditarse. Vigencia fiscal: es el período de tiempo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre
de cada año e) Responsables El responsable es el gerente de la entidad
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f) Desarrollo
g) Diagrama de flujo
PROCESO
PROCEDIMIENTO
ITEM RESPONSABLE
1 GERENTE
2 GERENTE
3 GERENTE
4 GERENTE
5 GERENTE
6 GERENTE
7 GERENTE
Verificación de la necesidad y valor
Verificación de existencia de rubro presupuestal
Si existe rubro y disponibilidad se realiza el registro en el software
Si no existe y es de obligatoriedad se emite acto administrativo de traslado
Se efectúa traslado en el software
Se imprime y firma documento de traslado
Se imprime y firma cdp
ACTIVIDAD / DESCRIPCION
CONTROL PRESUPUESTAL
: EXPEDICION DE DISPONIBILIDADES (CDP)
PROCEDIMIENTO: EXPEDICION DE DISPONIBILIDADES (CDP)
GERENCIA
NO
Verificacion de la necesidad y valor
INICIO
emite acto administrativo y
Verificacion de existencia de rubro
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h) Documentación relacionada ESPA-10-01-01 Disponibilidad presupuestal
PROCEDIMIENTO: EXPEDICION DE REGISTROS PRESUPUESTALES (RP)
a) Código: ESPA-10-02
b) Objetivo. Perfecciona el compromiso. Con el registro presupuestal se busca que los recursos con él financiados no sean desviados a ningún otro fin.
c) Alcance En la entidad, no se podrán atender compromisos con cargo al presupuesto que no cuenten previamente con el registro presupuestal correspondiente, en el que se indique claramente el valor y plazo de las prestaciones a que haya lugar.
d) Definiciones
SI
FINAL
IMPRESION Y FIRMA DEL CDP
emite acto administrativo y efectua modificacion en
sofware
REGISTRO EN SOFWARE
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Registro presupuestal: se entiende por registro presupuestal del compromiso, la imputación presupuestal mediante la cual se afectan en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta solo se utilizará para ese fin. Esta operación indica el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Compromisos: son compromisos los actos realizados por los órganos que en desarrollo de la capacidad de contratar y de comprometer el presupuesto a nombre de la persona jurídica de la cual haga parte.
e) Responsables Gerente de la entidad
f) Desarrollo
g) Diagrama de flujo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM RESPONSABLE
1 GERENTE
2 GERENTE
3 GERENTE
4 GERENTE
5 GERENTE
Se verifica existencia de cdp
Se verifica valor de registro presupuestal igual o menor a cdp
Si es mayor no se puede emitir RP
Si es menor se emite registro presupuestal debidamente numerado y fechado en el sofware
Se imprime y firma el RP
ACTIVIDAD / DESCRIPCION
EXPEDICION DE REGISTROS PRESUPUESTALES (RP)
CONTROL PRESUPUESTAL
PROCESO: CONTROL PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO: EXPEDICION DE REGSITRO PRESUPUESTAL
(RP)
GERENCIA
NO
Verificacion de la existencia de CDP
INICIO
Verificacion de valorigual o menor a
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h) Documentación relacionada
ESPA-10-02-01 Disponibilidad presupuestal
PROCESOS DE CONTABILIDAD Y FINANZAS
La gestión financiera comprende la preparación de estados financieros, el análisis y la
interpretación de dichos estados, la preparación de presupuestos, el control interno financiero, el
diseño de sistemas contables y de costos, y la preparación de informes para efectos fiscales. La
Superintendencia de Servicios Públicos es el ente que controla la gestión financiera que deben
llevar las entidades prestadoras de servicios públicos, la cual se enmarca dentro de las normas
contables y el plan general de cuentas establecidas por la Contaduría General de la Nación.
La contabilidad es un sistema de registros financieros en el cual las transacciones financieras son
los movimientos de valores que tienen siempre un origen y un destino y por lo tanto, se registra
por lo menos dos veces para indicar cual cuenta "entregó" y cual "recibió" dicho valor.
PROCEDIMIENTO: ELABORACION DEL PRESUPUESTO
a) Código: ESPA-11-01
b) Objetivo: Elaborar y adoptar el Presupuesto General teniendo en cuenta las políticas y directrices trazadas por la entidad, así como las necesidades y proyecciones, respetando toda la normatividad aplicable
SI
FINALIMPRESION Y FIRMA DEL RP
EMISION Y REGISTRO DE RP EN
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c) Alcance El procedimiento inicia con la proyección de ingresos y gastos hasta la aprobación
del presupuesto para una vigencia determinada, por parte de la Junta Directiva de la empresa de servicios públicos de el Municipio de Cucunubá
d) Definiciones
Presupuesto de ingresos: se compone de todos los ingresos que obtendrá la entidad por concepto de prestación de servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo, los cuales se calcularan con base en número de suscriptores de cada servicio, tarifas aplicadas así como los consumos promedios, se incluirán otros ingresos como comercialización materiales, reconexiones, e instalación de nuevas acometidas Presupuesto de Gastos: El presupuesto de gastos se compone de los gastos de
funcionamiento (servicios personales, gastos administrativos) gastos de operación de cada
uno de los servicios (gastos de personal, gastos operativos), así como inversiones
proyectadas en cada uno de los sectores
e) Responsables gerente, junta directiva
f) Desarrollo
PROCESO
PROCEDIMIENTO
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1Calculo de ingresos según usuarios, y
promedios de consumo
Se tendra en cuenta numero de usuarios,
tarifas y promedios consumo del año
anterior al proyectado
Gerente
2 Calculo de egresos
El encargado tomara las estadisticas de
años anteriores, incremento del IPC, y
necesidades existentes en la prestacion
del servicio y de acuerdo a plan de
accion de la ESP
Gerente
3 Elaboracion de proyecto de presupuesto
se guiara en los documentos de años
anteriores y verificara si se requieren
ajustes o modificaciones
Gerente
4 convocatoria a la junta directivaSe tendra en cuenta lo establecido en los
estatutos vigentesGerente
5presentacion de proyecto de presupuesto a la
junta directiva
El gerente procedera a exponer y
explicar detalladamente el presupuesto a
los integrantes de la junta directiva
Gerente
PLANEACION ESTRATEGICA
ELABORACION DEL PRESUPUESTO ANUAL
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g) Diagrama de flujo
6
sugerencias, modificaciones y ajustes
presentados por los miembros de la junta
directiva
Se tomara atenta nota de las
observaciones presentadas por los
integrantes de la junta y que hayan sido
concertadas sugerencias,
Junta directiva
7 Ajustes al proyecto definitivo de presupuesto
se realziaran todos los ajustes necesarios
según las modificaciones y ajustes
presentados por los miembros de la junta
directiva, en todo caso debera verificarse
que el valor del presupuesto de ingresos
debera ser igual al valor del presupuesto
de egresos
Gerente
8Emision de acto administrativo de aprobacion
del presupuesto
La junta directiva emitira acuerdo
debidamente numerado, fechado y
firmado en el cual se aprueba el
presupuesto para determinada vigencia
Junta directiva
GERENTE JUNTA DIRECTIVA
PROCESO: PLANEACION ESTRATEGICA
PROCEDIMIENTO: ELABORACION DEL PRESUPUESTO ANUAL
INICIO
Calculo de ingresos según usuarios, y promedios de
consumo
Calculo de egresos según estadisticas de años
anteriores, incremento del IPC, y necesidades
existentes en la prestacion del servicio y de acuerdo a plan de accion de la ESP
Elaboracion de proyecto de presupuesto
convocatoria a la junta directiva
presentacion de proyecto de presupuesto a la junta
directiva
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h) Documentación relacionada:
Presupuesto de cada vigencia, acto administrativo de aprobación, Actas de la junta directiva
PROCEDIMIENTO: EJECUCION ACTIVA Y PASIVA DEL PRESUPUESTO
a) Código ESPA-11-02
b) Objetivo. Llevar un control de todas las afectaciones realizadas al presupuesto ya sea por ingresos o por egresos.
c) Alcance. Se aplica a aquellos compromisos que ya cuentan con la aprobación de las garantías y la existencia de disponibilidad presupuestal (Ejecución Pasiva), Aplica para todas las afectaciones reales del presupuesto cuando se refieran a recaudos o ingresos (Ejecución Activa).
d) Definiciones Imputación presupuestal: registro débito o crédito que se hace a un rubro por un valor determinado. El rubro presupuestal que se afecta debe estar de acuerdo con el objeto del contrato o de los pagos recibidos y/o reconocimientos. Ejecución pasiva: corresponde a la imputación de un gasto o apropiación que se hace al presupuesto. Para que se pueda dar la ejecución pasiva debe haber primero que todo la intención de gastar que se puede registrar con una certificación de disponibilidad presupuestal; luego el registro de la reserva presupuestal; luego la obligación financiera o compromiso de
sugerencias, modificaciones y ajustes
presentados por los miembros de la junta
Ajustes al proyecto definitivo de presupuesto
Emision de acto administrativo de
aprobacion del presupuesto
FINAL
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pago (cuando se haya desarrollado el objeto del contrato) y finalmente la realización del desembolso que es propiamente la ejecución pasiva. Ejecución activa: es la imputación que se hace al presupuesto por los rentas percibidas por la entidad. Existen dos tipos de ejecución activa, el de causación y el de caja. El primero ocurre cuando los ingresos se registran presupuestalmente en el momento en que queda constituida la deuda a favor de la empresa e incluye los pagos recibidos más los reconocimientos. El segundo ocurre cuando se registra el ingreso presupuestal y se ha hecho efectivo el recaudo, por lo cual solo se refiere a los pagos recibidos. Reconocimientos: son los derechos a percibir rentas, es decir son valores causados a favor de la entidad y que aún no han sido recaudados. También conocidos como activo realizable
e) Responsables Gerente y contador(a) de la entidad
f) Desarrollo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM RESPONSABLE
1 Contadora
2 Contadora
3 Gerente
4 Gerente
5 Contadora
6 Gerente, auxiliar adminsitrativo
7 Contadora
8 Gerente
9Contadora, auxilar
administrativo
12 Contadora
ACTIVIDAD / DESCRIPCION
EJECUCIÓN ACTIVA (Ingresos)
Se registran los ingresos causados.
Se registran los ingresos reales obtenidos.
CONTABILIDAD Y FINANZAS
EJECUCION ACTIVA Y PASIVA DEL PRESUPUESTO
Envia original a archivo de gestion
EJECUCIÓN PASIVA (Egresos)
Se define la intención del gasto mediante un certificado de disponibilidad presupuestal
Se hace el registro presupuestal de la reserva previo a la elaboración del contrato u
Se efectúa procedimiento de pagos
Se hace el compromiso de pago o causación, con base en la cuenta de cobro o factura
Unifica información en un consolidado general. Imprime y envía al Gerente.
Revisa consolidado, si encuentra error, lo devuelve al contador; si esta bien procede a su
firma
Envia a entes de control u otras entidades según corresponda
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g) Diagrama de flujo
h) Documentación relacionada Ejecución activa y ejecución pasiva mensual, trimestral y anual
CONTADOR (A) GERENTE
PROCESO: CONTABILIDAD Y FINANZAS
PROCEDIMIENTO: EJECUCION ACTIVA - PASIVA
FINAL
UNIFICA INFORMACION CONSOLIDADA, ENVIA AL
GERENTE
INICIO EJECUCION
ACTIVA
REGISTRO DE INGRESOS CAUSADOS
VERIFICACION DE LOS DOCUMENTOS SOPORTES
REGISTRO DE INGRESOS REALES OBTENIDOS
INICIO EJECUCION
ACTIVA
VERIFICA, YDEVUELVE SI HAY ERROR, SI ESTA BIEN LO FIRMA
ENVIA A ENTES DE CONTROL Y PRESENTA INFORMES SEGUN
CORRESPONDA
APLICA PROCEDIMIENTO DE PAGOS
CAUSACION DE COMPROMISO SEGUN
FACTURA PRESENTADA
APLICA PROCESO CDP Y RP
pasa archivo
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PROCEDIMIENTO: CUADRE DE BANCOS Y CONCILIACION BANCARIA
a) Código ESPA-11-03
b) Objetivo Llevar un control exacto de los movimientos realizados en las cuentas bancarias de la entidad y cotejar las anotaciones que figuran en el extracto bancario con el libro banco para determinar el origen de las diferencias, si las hay
c) Alcance. Aplica para todos los movimientos contables que se hayan realizado, y que afecten
de alguna manera las cuentas bancarias, ya sea por ingresos o egresos.
d) Definiciones Nota débito: es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones. Se debita clientes y se acredita la cuenta que corresponda según el concepto. Nota crédito: es un comprobante que utiliza la empresa cuando concede descuentos y rebajas que no están liquidados en la factura, o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías. Se acredita clientes y se debita la cuenta que corresponda según el concepto. Conciliación bancaria: La conciliación consiste en verificar la igualdad entre las anotaciones contables y las constancias que surgen de los resúmenes bancarios, efectuando el cotejo mediante un básico ejercicio de control, basado en la oposición de intereses entre la empresa y el banco. La conciliación bancaria NO es un registro contable, es una herramienta de control. Las diferencias generalmente se generan al haber demoras en registrar algunas operaciones por falta de información.
e) Responsables Contador(a) de la entidad
f) Desarrollo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM RESPONSABLE
1 Auxiliar administrativo
2 Auxiliar administrativo
3 Contadora
4 Contadora
5 Contadora
6 Contadora
se efectua revision del informe de pagos generado por el sofware integrin con el recaudo
existente para ser consignado en bancos
efectua consignacion diaria en epocas de recaudo
Verifica los movimientos del estracto bancario frente al auxiliar de bancos del sistema
Elabora las diferentes conciliaciones bancarias y firma
Realiza la imputacion contable, obtiene saldo de las cuentas y registra en el libro
CONTABILIDAD Y FINANZAS
CUADRE DE BANCOS Y CONCILIACION BANCARIA
ACTIVIDAD / DESCRIPCION
Recibe del Banco extractos bancarios
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g) Diagrama de flujo
h) Documentación relacionada Conciliaciones bancarias
CONTADOR (A) AUXILIAR ADMINISTRATIVO
PROCESO: CONTABILIDAD Y FINANZAS
PROCEDIMIENTO: CUADRE DE BANCOS
FINAL
ELABORA DIFERENTESCONCILIACIONES BANCARIAS Y
FIRMA
INICIO
CONSIGNACION DIARIA EN EPOCAS DE RECAUDO
REVISION DEL INFORME DE PAGOS CON RECAUDO Y
CONSIGNACION
RECIBE ESTRACTOS BANCARIOS MENSUALES
REALIZA IMPUTACION CONTABLE, OBTIENE SALDOS DE LAS CUENTAS Y
REGISTRA EN EL LIBRO
VERIFICA MOVIMIENTOS DEL ESTRACTO FRENTE AL AUXLIAR DE BANCOS DEL SISTEMA CONTABLE
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PROCEDIMIENTO: MANEJO DEL LIBRO MAYOR Y BALANCE, DIARIO Y AUXILIARES
a) Código ESPA-11-04
b) Objetivo Registrar en orden cronológico todos los movimientos contables realizados por la empresa; para establecer los estados financieros de la empresa
c) Alcance. Aplica al manejo de los Libros Diario, Mayor y Balance y los Auxiliares.
Generalmente estos registros se hacen con una periodicidad mensual.
d) Definiciones Libro diario: libro principal, en el cual se registran en orden cronológico todos los comprobantes de diario elaborados por la empresa durante un mes. Libro mayor y balance: es el libro principal que debe llevar la empresa para registrar el
movimiento mensual de las cuentas en forma sintética; la información se toma del Libro Diario y se detalla analíticamente en los auxiliares. Libros auxiliares: libros que propician la comprensión total del Libro Diario y del Libro Mayor, en los cuales se lleva cada una de las cuentas del Activo, tales como los l ibros de Caja, Bancos, Clientes, etc. Para cuentas de Pasivo y Patrimonio, como los libros de Cuentas por pagar, Obligaciones financieras, Gastos por pagar, Capital, etc. Para las cuentas de resultados (Ingresos y Egresos Operacionales) como: Compras, Ventas, Gastos, etc. El número de auxiliares se lleva de acuerdo con el objeto social y volumen de operaciones de la empresa. Dentro de la organización de las empresas existen áreas especializadas cuyas operaciones generan movimientos a determinadas cuentas de la contabilidad y que requieren detalles conexos a dichos movimientos. Desde el punto de vista contable, esto implica llevar "libros" denominados auxiliares
e) Responsables Contador(a) de la entidad
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f) Desarrollo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM RESPONSABLE
1 Area administrativa
2 Contadora
3 Contadora
4 Contadora
5 Contadora
6 Contadora
7 Contadora
8 Contadora
9 Contadora
10 Contadora
11 Contadora
Todas las transacciones diarias se resumen en los Comprobantes de Diario
CONTABILIDAD Y FINANZAS
MANEJO DEL LIBRO MAYOR Y BALANCE, DIARIO Y AUXILIARES
ACTIVIDAD / DESCRIPCION
Se producen los soportes contables en las transacciones contables tales como: compras,
ventas, etc. Por tanto los soportes son las facturas, los recibos, loscomprobantes de
ingresos y egresos, entre otros.
Se registran los comprobantes en los libros auxiliares de cada una de las cuentas, dentro
de su hoja de control Con base en los comprobantes de ingresos, egresos, diario, nota
débito, nota crédito, se registra en los libros auxiliares en cada subcuenta en que se
hallen divididas as cuentas, en el debe y en el haber, el valor que corresponda y
finalmente determina el saldo de la subcuenta o auxiliar
En el Libro Diario Columnario se registran en orden cronológico cada uno de los
Comprobantes de Diario correspondientes a un mes.
Se obtiene el saldo real de las cuentas en el Libro Diario Columnario, y se elabora el
comprobante de ajuste. Esta información va al Libro de Mayor y Balance.
Se registra por último, el comprobante de cierre, para cancelar en libro Mayor y Balance
los saldos de las cuentas nominales o de resultados
De los anteriores datos del Libro Mayor y Balance, se obtienen los valores
correspondientes al Balance General y con la misma información se realizan los demás
estados financieros del mes.
Envía los estados Financieros al Gerente.
Revisa, analiza, presenta ante la asamblea de forma anual para su respectiva
aprobacion.
Firma y envia informes a las entidades que los soliciten
Se totaliza el movimiento Crédito y Débito de cada cuenta, sin incluir el comprobante de
apertura; ya que el libro Diario Columnario, al igual que el Libro mayor y Balance, se
abre con el comprobante de apertura, Es decir, el que corresponde al inventario general
inicial
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g) Diagrama de flujo
h) Documentación relacionada Estados financieros de la entidad
CONTADOR (A) AREA ADMINISTRATIVA
PROCESO: CONTABILIDAD Y FINANZAS
PROCEDIMIENTO: LIBRO MAYOR Y BALANCE
FINAL
REVISA, ANALIZA, IMPRIME Y PRESENTA A ASAMBLEA GENERAL
DE FORMA ANUAL O EN CASO ESPECIAL QUE SE REQUIERA
INICIO
ELABORACION DE COMPROBANTES DE DIARIO DE
LAS TRANSACCIONES EFECTUADAS
SE PRODUCEN LOS SOPORTES CONTABLES
REGISTRO DE COMPROBANTES EN LOS LIBROS AUXILIARES DE CADA
CUENTA
SE REGISTRA COMPROBANTE DE CIERRE, Y DEVUELVE SI HAY ERROR, SI
ESTA BIEN LO FIRMA
OBTIENE SALDO REAL DE LAS CUENTAS Y ELABORA EL AJUSTE, LUEGO SE LLEVAN LOS DATOS A
LIBRO MAYOR
TOTALIZA MOVIMIENTO DEBIDO CREDITO EN CADA CUENTA
EN LIBRO DIARIO COLUMNARIO SE REGISTRAN CADA UNO DE LOS
COMPROBANTES DE DIARIO
OBTIENE SALDO REAL DE LAS CUENTAS Y ELABORA EL AJUSTE, LUEGO SE LLEVAN LOS DATOS A
LIBRO MAYOR
OBTIENE BALANCE GENERAL Y DEMAS ESTADOS FINANCIEROS Y LOS ENVIA
AL GERENTE
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PROCESOS DE APOYO GESTION DOCUMENTAL PROCEDIMIENTO: GESTION DE LA INFORMACION
a) Código: ESPA-12-01
b) Objetivo. Mantener la información de manera ordenada, adecuada y oportuna, tanto para los clientes externos de la entidad como para los clientes internos, en este último caso, la información es indispensable para la toma de decisiones respecto al futuro de la organización
c) Alcance Aplica para todos los procesos llevados a cabo al interior de la organización.
d) Definiciones Documento: por documento se entiende, en sentido general, cualquier soporte que contiene información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado. El Archivo General de la Nación define como el documento de archivo:"... registro de información producida o recibida por una persona o entidad en función de sus actividades, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación. Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y el soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. Archivo Central: unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva una vez finalizado su trámite; pero que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. Archivo de Gestión: aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados y sometidos a continua utilización, así como a consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten. Para nuestro caso este archivo lo manejará el Auxiliar administrativo. Principio de Orden Original: ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo. Principio de Procedencia o de Origen: conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen. Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros.
e) Responsables Gerente , auxiliar administrativo
f) Desarrollo
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g) Diagrama de flujo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM RESPONSABLE
1
2 Auxiliar administrativo
3 Auxiliar administrativo
4 Usuarios de la informacion
5 Auxiliar administrativo
6 Auxiliar administrativo
ACTIVIDAD
En cada proceso se producen los documentos
Se organizan respetando los principios de Procedencia u Origen y Orden Original
Los clasifica, separa y organiza físicamente de manera adecuada, de acuerdo a los
lineamientos dados por el archivo general y los archiva temporalmente en el archivo de
gestion de la entidad
Realizan las consultas necesarias de los documentos.
Transfiere los documentos al archivo central.
Luego que se cumple el tiempo de Archivo de gestión propuesto en las Tablas de
Retención Documental.
GESTION DOCUMENTAL
GESTION DE LA INFORMACION
AUXILIAR ADMINISTRATIVO GERENTE
PROCESO: GESTION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO: GESTION DE LA INFORMACION
INICIO
En cada proceso se producen los documentos
Se organizan respetando los principios de
Procedencia u Origen y Orden Original
Los clasifica, separa y organiza físicamente de
manera adecuada, de acuerdo a los lineamientos
dados por el archivo general y los archiva temporalmente en el
archivo de gestion de la entidad
FINAL
Realizan las consultas necesarias de los
documentos.
Transfiere los documentos al archivo central.
pasa archivo segun tablas
de retencion
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h) Documentación relacionada
Tablas de retención documental Todos los documentos que genera la entidad
PROCEDIMIENTO: MANEJO DE CORRESPONDENCIA
a) Código: ESPA-12-02
b) Objetivo. Llevar un control adecuado de todo tipo de correspondencia que entra y sale de la entidad
c) Alcance Aplica a todos los documentos que se recepcionan o emiten de la entidad
d) Definiciones la noción de correspondencia se utiliza para nombrar al intercambio de cartas
impresas, correos electrónicos o emails
e) Responsables Gerente, Auxiliar administrativo
f) Desarrollo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Recepcion o emision de documentoSe recibe un documento ya sea de forma
fisica o por medio electronico,Auxiliar administrativo
2 Regsitro
se efectua el registro de ingreso del
documento en formato correspondiente
estableciendo tipo de documento, tipo de
respuesta que requiere
Auxiliar administrativo
3 Respuesta
Emite respuesta a solicitud recibida dentro
de los terminos acordes según se trate de
derecho de peticion, solicitud de
infromacion, entre otros
Auxiliar administrativo
4 Revision y firma
Se procedera a verificar que la respuesta
sea acorde al documento recibido, y se
firma
Gerente
5 Envio de respuesta
se envia la respuesta ya se a de forma
personal, por medio electronico o por
correo certificado
Auxiliar administrativo
6 seguimiento y control
periodicamente se efecruara revision de la
correspondencia verificando que se
hayan emitido todas las respuestas
gerente, auxiliar administrativo
7 Archivo Pasa a archivo según tablas de retencion Auxiliar administrativo
GESTION DOCUMENTAL
MANEJO DE CORRESPONDENCIA
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g) Diagrama de flujo
h) Documentación relacionada Formato control de correspondencia, oficios emitidos y
entregados por la entidad, y demás documentos producidos por la entidad.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO GERENTE
PROCESO: GESTION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO: MANEJO DE CORRESPONDENCIA
INICIO
Se recibe un documento ya sea de forma fisica o
por medio electronico,
se efectua el registro de ingreso del documento en
formato correspondiente estableciendo tipo de
documento, tipo de respuesta que requiere
Emite respuesta a solicitud recibida dentro de
los terminos acordes según se trate de derecho
de peticion, solicitud de infromacion, entre otros
FINAL
Se procedera a verificar que la respuesta sea
acorde al documento recibido, y se firma
se envia la respuesta ya se a de forma personal, por
medio electronico o por correo certificado
periodicamente se efecruara revision de la correspondencia
verificando que se hayan emitido todas las respuestas
pasa archivo segun tablas
de retencion
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PROCESOS DE MEJORAMIENTO CONTINUO PROCEDIMIENTO: GESTION Y RESULTADOS
a) Código: ESPMC-13-01
b) Objetivo. Lograr que los empleados se concienticen de la importancia de desarrollar sus actividades de la mejor manera posible, para hacer de la entidad una empresa eficiente y rentable. También permite mantener un orden y control del trabajo diario realizado en la entidad y saber cómo se están desarrollando los procesos al interior de la misma.
c) Alcance Aplica para todas las áreas funcionales, empleados, recursos, en fin, aplica para toda
la entidad en general
d) Definiciones Control: entendida como una acción de soporte; que cada persona debe ser responsable por la ejecución de sus tareas y por ende del control de las mismas. De lo contrario, llevaría a los funcionarios de la entidad a perder la noción de su propia responsabilidad, a desmotivarse y arraigar aún más la idea de que el control es algo ajeno y en cabeza de terceros. Por tal razón, el papel fundamental es proporcionar los medios para que las personas ejecuten sus propias actividades asumiendo su propia responsabilidad Seguimiento: se trata de una labor de acompañamiento a la gestión, que se hace con la gente
y para la gente; es decir no puede, entenderse el seguimiento como una observación
inquisitiva o policiva hacia la organización con señalamientos pocos constructivos, sino por el
contrario con acciones que induzcan y aceleren el cambio de actitud.
DIA MES AÑO DIA MES AÑODEPENDENCIA OBSERVACION
REGISTRO DE CORRESPONDENCIA AÑO _____
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FORMATO ESPA-12-02-01
FECHA RADICADO EN LA
EMPRESA
ENTIDAD REMITENTE FECHA DE CONTESTACION A ENTIDAD
NUMERO
OFICIO
NOMBRE
FUNCIONARIO
DEPENDENCIA
ENTIDADASUNTO
FECHA RECIBIDO POR
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Formatos de control: Son los documentos que se han diseñado para el control de las
actividades desarrolladas por parte de los empleados de la entidad. Se cuenta con formatos
para todas las actividades desarrolladas y se incluyen aspectos como: fecha, suscriptor,
dirección, teléfono, materiales utilizados, fecha. También se describe quién es el responsable.
e) Responsables Todos los colaboradores de la empresa de servicios públicos de el Municipio de Cucunubá
f) Desarrollo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM RESPONSABLE
1 Gerente
2 Gerente
3 Gerente
4 Gerente
5 Operarios
6 Operarios
7 Operarios
8 Auxiliar administrativo
9 Gerente
10 GerenteCon base en los resultados de los indicadores, toma los correctivos necesarios
ACTIVIDAD/ DESCRIPCION
Elabora las rutas y el cronograma de trabajo de acuerdo con los Manuales de Funciones
y Procedimientos de la entidad.
Propone los objetivos que cada empleado debe cumplir
Determina las labores del día a cada uno de los empleados y los objetivos propuestos.
Realizan el respectivo trabajo asignado por el Gerente.
Proceden a diligenciar los formatos correspondientes con las observaciones necesarias
Entregan formatos de actividades diariamente
Entregan planillas mensuales de suministro, calidad de agua, lecturas de macromedidores
Toma los formatos y diligencia estadisticas y control según corresponde
Toma planillas mensuales y realiza estadisticas según corresponde
EVALUACION, SEGUIMIENTO Y RETROALIMENTACION
GESTION Y RESULTADOS
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g) Diagrama de flujo
GERENTE PERSONAL OPERATIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO
PROCESO: EVALUACION, SEGUIMIENTO Y RETROALIMENTACION
PROCEDIMIENTO: GESTION Y RESULTADOS
INICIO
Propone los objetivos que cada empleado debe
cumplir
Elabora las rutas y el cronograma de trabajo de
acuerdo con los Manuales de Funciones y
Procedimientos de la entidad.
FINAL
Determina las labores del día a cada uno de los
empleados y los objetivos propuestos.
Realizan el respectivo trabajo asignado por el
Gerente.
Con base en los resultados de los indicadores, toma los
correctivos necesarios
Diligencian formatos correspondientes
Entregan formatos de actividades diariamente
Entregan planillas mensuales de suministro,
calidad de agua, lecturas de macromedidores
Toma los formatos y diligencia estadisticas y
control según corresponde
Toma los formatos y diligencia estadisticas y
control según corresponde
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h) Documentación relacionada Formatos: control de suministro, control de bombeo, lectura de macromedidores, reparación
de redes, acometida nueva, cambio de medidor y/o válvula, traslado de medidor, indicadores
de gestión
Control ordenes de trabajo operarios ESPMC-13-01-01
FORMATO ESPMC-13-01-01
FECHA FORMATO/CONCEPTO USUARIO FIRMA OPERARIOFECHA DE
RECIBO OFICINA
FIRMA AREA
ADMINISTRATIVAOBSERVACIONES
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NIT 900481517 - 3
CONTROL ORDENES DE TRABAJO OPERARIOS
FECHA ENTRADA SALIDA HORA
LECTURA MACROMEDIDORES ENTRADA Y SALIDA
MES ________________ AÑO ____________
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MUNICIPIO DE CUCUNUBA SAS E.S.P
NIT: 900481517-3
FORMATOESPMC-13-01-02
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FORMATO ESPMC-13-01-03
FECHA VEREDA
SUSCRIPTOR TELEFONO CONTACTO
OBJETO DE LA VISITA
OBSERVACIONES DE LA VISITA
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NIT No 900481517-3
VISITA A SUSCRIPTORES
SUSCRIPTOR EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS
FECHA LUGAR VISITADO
OBJETO DE LA VISITA
OBSERVACIONES DE LA VISITA
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NIT No 900481517-3
VISITA A LUGARES DE TRABAJO
EMPLEADO QUE ATIENDE LA VISITA EMPLEADO QUE EFECTUA LA VISITA
FORMATO ESPMC-13-01-04
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PROCEDIMIENTO: INFORMES DE GESTION Y RESULTADOS
a) Código: ESPMC-13-01
b) Objetivo. Rendir correctamente los informes a los diferentes organismos que los soliciten, como Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, Contraloría de Cundinamarca, Contraloría general, contaduría General, Auditoria General procuraduría y las demás entidades que lo requieran.
c) Alcance Aplica para todos los procesos desarrollados al interior de la organización
d) Definiciones
Superintendencia de Servicios Públicos: es un organismo de carácter técnico. Creado por la Constitución de 1.991 para que, por delegación del Presidente de la República, ejerza el control, la inspección y la vigilancia de las entidades prestadoras de servicios públicos domiciliarios. Publica las evaluaciones de gestión realizadas a los prestadores y proporciona la información pertinente a quien la solicite. Da conceptos a las Comisiones de Regulación y Ministerios que así lo requieran en relación con los servicios públicos domiciliarios. Contraloría de Cundinamarca Corresponde a esta entidad la función pública de control fiscal en toda la jurisdicción territorial del Departamento Cundinamarqués, de acuerdo con los principios, sistemas y procedimientos establecidos en la constitución y la ley. Función que se extiende al ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal, de gestión y de resultados de la administración territorial, fundado en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales Contraloría General La Contraloría General de la República (CGR) es el máximo órgano de control fiscal del Estado. Como tal, tiene la misión de procurar el buen uso de los recursos y bienes públicos y contribuir a la modernización del Estado, mediante acciones de mejoramiento continuo en las distintas entidades públicas. La Constitución Política de 1991, en su artículo 267, establece que: "El control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejan fondos o bienes de la Nación" La Auditoría General de la República coadyuva a la transformación, depuración y modernización de los órganos instituidos para el control de la gestión fiscal, mediante la promoción de los principios, finalidades y cometidos de la función administrativa consagrados en la Constitución Política, el fomento de la cultura del autocontrol y el estímulo de la participación ciudadana en la lucha para erradicar la corrupción Contaduría General entidad rectora responsable de regular la contabilidad general de la nación, con autoridad doctrinaria en materia de interpretación normativa contable, que
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uniforma, centraliza y consolida la contabilidad pública, con el fin de elaborar el Balance General, orientado a la toma de decisiones de la administración pública general, que contribuye a la gestión de un Estado moderno y trasparente Alcaldía Municipal: Entidad garante de la prestación de servicios públicos en el Municipio y además ente contratante de la ESP para la operación de los servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo Asamblea general; máximo órgano de autoridad de la empresa de servicios públicos, la conforman los accionistas de la ESP Informes: conjunto de datos o instrucciones sobre algo o alguien.
e) Responsables Personal que trabaja en área administrativa (gerente, auxiliar administrativo, contadora)
f) Desarrollo
i) Diagrama de flujo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Auxiliar administrativo
2 Auxiliar administrativo
3 Auxiliar administrativo
4 Gerente
5 Auxiliar administrativo
6 Auxiliar administrativo
Organiza toda la información del mes según el informe a rendir
Clasifica los documentos de las labores realizadas al interior de la organización
Con la información elabora el informe y lo envía al Gerente
Lo revisa, si está de acuerdo lo firma o aprueba si no lo devuelve al auxiliar.
Si lo firmó entonces lo envía a las entidades que lo soliciten
si no; lo corrige y lo pasa al Gerente para otra revisión.
EVALUACION, SEGUIMIENTO Y RETROALIMENTACION
INFORMES DE GESTION Y RESULTADOS
AUXILIAR ADMINISTRA GERENTE
PROCESO: EVALUACION, SEGUIMIENTO Y RETROALIMENTACION
PROCEDIMIENTO: INFORMES DE GESTION Y RESULTADOS
INICIO
Organiza toda la información del mes según
el informe a rendir
Clasifica los documentos de las labores realizadas al
interior de la organización
Con la información elabora el informe y lo
envía al Gerente
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j) Documentación relacionada Informes presentados, toda la documentación producida en la entidad
PROCEDIMIENTO: PLANES DE MEJORAMIENTO
La excelencia de una organización viene marcada por su capacidad de crecer en la mejora continua de todos y cada uno de los procesos que rigen su actividad diaria. La mejora se produce cuando dicha organización aprende de si misma, y de otras, es decir, cuando planifica su futuro teniendo en cuenta el entorno cambiante que la envuelve y el conjunto de fortalezas y debilidades que la determinan
a) Código ESPMC-13-03
b) Objetivo. Establecer estrategias claras y precisas que permitan mejorar los procesos y
procedimientos para que la entidad cumpla con sus objetivos en términos de eficiencia, eficacia y efectividad
c) Alcance. Aplica a todas las fallas o falencias encontradas por un ente de control o seguimiento
o incluso desde la misma área administrativa y que requiere formular un plan para mejorar y no incurrir nuevamente en las mismas fallas o errores
si no; lo corrige y lo pasa al Gerente para otra revisión.
Lo revisa, si está de acuerdo lo firma o aprueba
si no lo devuelve al auxiliar.
Si lo firmó entonces lo envía a las entidades que lo
soliciten
FINAL
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d) Definiciones Plan de Mejoramiento es el resultado de un conjunto de procedimientos, acciones y metas diseñadas y de manera planeada, organizada y sistemática desde el área administrativa y que tiene orientadas como fin corregir los errores y falencias que se presentan y no volver a incurrir en ellos Efectividad: Medida del impacto de la gestión en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados. Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. Acción Preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. Acción de Mejora: Criterio para mejorar un proceso, procedimiento o actividad Hallazgo: Situación encontrada o evidencia en un proceso de auditoría
e) Responsables Gerente
f) Desarrollo
PROCESO
PROCEDIMIENTO:
ITEM RESPONSABLE
1Ente de control o area
adminstrativa
2 gerente
3 gerente
4 gerente
5personal area administrativa u
operativa
6 gerente
7 gerente
EVALUACION, SEGUIMIENTO Y RETROALIMENTACION
PLANES DE MEJORAMIENTO
Un ente de control deja unos hallazgos tras el desarrollo de una auditoria, o visita de
control y seguimiento . Bien el area el administrativa encuenta falencias o errores durante
el desarrollo de sus actividades de control y seguimiento
Analiza detalladamente los hallazgos
establece estrategias, objetivos, actividades, acciones necesarias y cronograma que debe
tomar la entidad para corregir las fallas o errores detectados y los plasma en un
documento
cumple con lo planeado
realiza seguimiento y retroalimentacion a su plan de mejoramiento
presenta los informes correspondientes
ACTIVIDAD / DESCRIPCION
socializa con el personal involucrado
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g) Diagrama de flujo
h) Documentación relacionada: planes de mejoramiento
ENTE DE CONTROL O AREA
ADMINISTRATIVAGERENTE
PERSONAL AREA ADMINISTRATIVA U
OPERATIVA
PROCESO: EVALUACION, SEGUIMIENTO Y RETROALIMENTACION
PROCEDIMIENTO: PLANES DE MEJORAMIENTO
INICIO
Un ente de control deja unos hallazgos tras el
desarrollo de una auditoria, o visita de control y
seguimiento . Bien el area el administrativa encuenta falencias o errores durante
el desarrollo de sus actividades de control y
seguimiento
Analiza detalladamente los hallazgos
establece estrategias, objetivos, actividades,
acciones necesarias y cronograma que debe
tomar la entidad para corregir las fallas o errores detectados y los plasma en
un documento
FINAL
socializa con el personal involucrado
socializa con el personal involucrado
cumple con lo planeado
realiza seguimiento y retroalimentacion a su plan
de mejoramiento
presenta los informes correspondientes
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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Este manual se elaboró directamente por la gerente de la empresa de servicios públicos de el
Municipio de Cucunubá SAS ESP con la participación activa del personal que labora en el área
operativa acueducto, alcantarillado y aseo, asa como del personal del área administrativa (auxiliar
administrativo, contadora)
Este documento debe ser actualizado o modificado en los casos que se requiera y de lo cual se dejara
la evidencia de los ajustes o cambios efectuados
Sera necesario adelantar proceso de socialización con el personal que labora en la entidad a fin de
que apliquen lo contenido en él, y además que presenten sus sugerencias para los ajustes
correspondientes de acuerdo a su experiencia y realidad de los procedimientos propios de la entidad.
Este manual es de obligatorio cumplimiento en el desarrollo de las labores de todo el personal de la
empresa de servicios públicos de el Municipio de Cucunubá
MARIA ROCIO GARZON ALVARADO
GERENTE ESP CUCUNUBA