Esquema de Análisis Integral Preventivo
-EAIP--EAIP-
Causas principales
Ausencia de una cultura organizacional sólida, que proteja, respete y haga respetar lo público
Indefinición de competencias
estructurales y de líneas de autoridad
Rupturas en líneas de autoridad y en
sistemas formales de coordinación
Decisiones no Debilidad del control Causas principales Ineficiencia Administrativa
Decisiones no sistemáticas y poco transparentes
Compulsión regulatoria
Debilidad del control preventivo
Baja incidencia del control social
Rezago de los sistemas de información
Acuerdo 24 de 1993. Estructura Orgánica de la Veeduría Distrital
Capitulo IV. Artículos 8 - 9 y 10
� Proponer las disposiciones tendientes a mejorar la eficiencia administrativa delDistrito Capital.
Plan de Desarrollo Distrital 2012 – 2016. Bogotá Humana.
¿Cómo nace el EAIP?
Artículo 38
� “Programa transparencia, probidad, lucha contra la corrupción y control socialefectivo e incluyente”
Tiene 3 proyectos prioritarios, uno de ellos es el 222:
� “Fortalecimiento de la capacidad institucional para identificar, prevenir y resolverproblemas de corrupción y para identificar oportunidades de probidad“.
* Proyecto de inversión 723: “Fortalecimiento de la capacidad institucional para identificar, prevenir y resolverproblemas de corrupción y para identificar oportunidades de probidad“.
Adelantar el 100% del proceso participativo parala formulación e implementación de la políticapública de transparencia, probidad y luchacontra la corrupción.
Diseñar 2 herramientas de transparencia,
Adelantar el 100% del proceso de diseño,construcción y aplicación del Índice deTransparencia del Distrito Capital
Esquema de Análisis Integral Preventivo –EAIP-
Política Pública de Transparencia,Integridad y No Tolerancia con lacorrupción.
Índice de Transparencia del DistritoCapital.
METAS PROYECTO DE INVERSIÓN 723 2015 INSTRUMENTOS
Diseñar 2 herramientas de transparencia,integridad y no tolerancia con la corrupción yasistir técnicamente a las entidades distritales.
Elaborar 6 estudios sectoriales e investigacionesestratégicas que identifiquen situacionesgeneradoras de corrupción y permitan evaluar lagestión con el fin de generar alertas tempranas.
Mejorar en 44 entidades, 22 hospitales y 20localidades, la gestión contractual y los sistemasde control interno y de atención a quejas yreclamos.
Sistema de Control Preventivo. Control interno
Estudios sectoriales
Otros estudios y/o informes
Asistencia técnica a las entidadesdistritales
Enfoque tradicional Enfoque actual
Entidad sub-dimensionada frente a susfunciones y la complejidad del DC
Entidad redimensionada y adecuada alas necesidades de su función y DC
Cambio de enfoque en la Veeduría Distrital
Intervenciones reactivas y puntuales Intervenciones proactivas e integrales
Acciones coyunturales e improvisadas Acciones estructurales y sistemáticas
Asuntos casuísticos y aislados Asuntos estratégicos y sistémicos
Temas y actividades Procesos y sistemas
Descripción y seguimiento ex post Análisis, evaluación y control preventivo
1. Gestión pública o gestión administrativa
2. La Nueva Gestión Pública (NGP)
3. El enfoque de Valor Público
4. La creación de Valor Público
5. Capacidades para generar Valor Público
Sustento teórico para la elaboración del EAIP
6. La Cadena de Valor Público (CVP)
7. Moral pública
• La moral pública como principio de la función pública y como derecho colectivo
• Lo público y el interés general
• Moral pública e ineficiencia administrativa
• Mantener la vigencia de la moral pública: control preventivo y concurrente
• Funcionarios responsables
• Transparencia
8. Medición
El EAIP es una herramienta que facilita y focaliza el control que la
Veeduría Distrital debe realizar a la gestión pública para prevenir y
Definición
alertar sobre ineficiencias administrativas en el Distrito. Constituye
un conjunto ordenado de acciones que definen un camino para
identificar aspectos relevantes para el control y el análisis que se realiza
sobre los diferentes procesos y sectores de la gestión distrital.
Análisis sistémico, estratégico, focalizado, oportuno e incidente del
desarrollo de esos procesos, con énfasis en el antes (insumos, inicio
oportuno), el durante (aplicación de recursos) y el después
(resultados), aportado una evaluación independiente, enfocada a
Definición
(resultados), aportado una evaluación independiente, enfocada a
detectar la existencia de posibles restricciones estructurales y
desviaciones respecto de los resultados institucionales esperados,
propendiendo así por la efectividad, la transparencia y la reducción de
riesgos administrativos.
Matriz de procesos y grupos de entidades objeto del EAIP
Esta Herramienta, contribuye a la observación crítica de seis procesos comunes a
todas los organismos de la Administración Distrital. De estos, depende la
eficiencia y eficacia del aparato público y son en los que se generan las
decisiones que determinan su carácter, así como la calidad y oportunidad de sus
resultados.
GRUPO DE ENTIDADES
PROCESOS
PlaneaciónGestión
Presupuestal
Gestión del Talento Humano
Gestión Contractual
Gestión Contable y Financiera
Gestión Jurídica
1.Sector Central yestablecimientos públicos -SC- � � �
� (T) � (T)� (1,3,4)
� (2)
2. Sector Localidades -SL- � � �
3. Hospitales -ESE- � � �
4.Empresas Industriales yComerciales del Estado -EICE- � � �
Instructivos
CARACTERIZACIÓN
COMPONENTE DE CONTROL CONCURRENTE O DE ANÁLISIS DE CONDICIONES Y RESULTADOS
INSTITUCIONALES
SISTEMA DE INFO
RMACIÓN
TIPOLOGÍA DE ENTIDADES
Diagrama de flujo procesos estructurales
COMPONENTE DE CONTROL PREVENTIVO
Requisitos y estándares de productos
Nodos estratégicos
Indicadores y escala de valoración
Procesamiento y análisis
Recolección, descarga y
organización de información
Qué analizar, contenidos y definiciones
Componentes del EAIP
CARACTERIZACIÓN
SISTEMA DE INFO
RMACIÓN
TIPOLOGÍA DE ENTIDADES
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
ACCIÓN VEEDURÍA:VISITAS, INVESTIGACIONES, ALERTAS,
COMUNICADOS.
Sistematización
Administración y actualización
SISTEMAS DE INFORMACIÓN DEL
DISTRITO
Nodos estratégicos (decisiones clave)
Procesamiento y análisis de información
Árbol de causas y consecuencias
Síntesis de resultados y preguntas clave
Controles de productoy controles de oportunidad
COMPONENTE 1CONTROL PREVENTIVO
COMPONENTE 2ANÁLISIS DE CONDICIONES Y RESULTADOS
OBJETIVO Identifica las actividades previas a la toma de
decisiones, para ejercer control preventivo sobre ellas,a través de la identificación de unos puntos de controla tener en cuenta bien sea dentro de la entidad o en laVeeduría Distrital.
Identificar los hechos más significativos de un grupo desituaciones sobresalientes, respecto del cumplimiento odesviación de un comportamiento esperado o tendencialdentro de la gestión de las entidades distritales.
PROCESO DE EJECUCIÓN
1. La revisión de la normatividad que rige a cada proceso estratégico por grupo de entidad.
2. La identificación de las líneas de autoridad y responsabilidad de cada proceso estratégico por grupo de entidad.
3. La identificación de los productos que componen cada proceso estratégico por grupo de entidad.
1. Recopilar la información del sector o entidad a la quese le pretenda implementar el componente 2.
2. Estandarizar los datos obtenidos en la actividadanterior.
3. Cargar los archivos al Aplicativo EAIP por cada procesoestratégico
4. En el aplicativo se depuran los datos por procesoestratégico y por entidad analizada.
5. El aplicativo ejecuta las rutinas de código las cuales segeneran de manera automática para la obtención de los
PROCESO DE EJECUCIÓN
cada proceso estratégico por grupo de entidad.4. El levantamiento de los requisitos y estándares de
esos productos5. La elaboración de un diagrama de flujo por grupo
de entidad y por cada proceso estratégico6. La identificación de los nodos estratégicos o
decisiones asociadas a la aprobación de un producto clave para la gestión administrativa distrital.
7. La identificación de puntos de control preventivos.
generan de manera automática para la obtención de losindicadores.
6. Analizar los datos obtenidos y elaborar un documentodel proceso en donde se desarrolle cada indicador porentidad.
7. Elaborar en grupo del árbol de causas y consecuenciasdel sector, en donde se integran los hechos relevantesidentificados por cada proceso. 8. Consolida un informeejecutivo a presentar de acuerdo a los hechosrelevantes obtenidos en el árbol de causas yconsecuencias, con las respectivas conclusiones yrecomendaciones.
RESULTADO
1. Manual de funcionamiento del EAIP (4 capítulos y 4 anexos)2. Guías de aplicación de los controles (16)3. Instructivos para la aplicación de la batería de indicadores (4)4. Documentos de Análisis de Condiciones y Resultados
Componente de Control PreventivoComponente IComponente I
Proceso estratégico
¿Qué contiene el componente 1?
a)• Alcance
b)• Objetivo
c)• Líneas de autoridad yresponsabilidades
Grupo de entidades
c) responsabilidades
d)• Identificación de productos
e)• Requisitos y estándares deproductos
f)• Nodos Estratégicos
g)• Puntos de control
¿Cómo se elaboró la Cadena de Valor?
• InsumosNormas
ENTRADA
Productos
SALIDA
Requisitos y
Requisitos y
Estándares• Actividades
• TiemposResponsables
PROCESO
Puntos de
Control
•• Normas
Productos convertidos en insumosde otros Procesos Estratégicos
Productos convertidos en insumosde otros Procesos Estratégicos
Productos
Requisitos y
Estándares
•• Responsables• Nodos estratégicos P
untos de
Control
¿En qué consisten los nodos estratégicos?
Decisiones asociadas a la aprobación de un producto clave para lagestión administrativa distrital. Su caracterización se da a partir deldiagrama de flujo establecido para cada proceso estratégico por grupo deentidad.
Etapa ETAPA 1: FORMULACIÓN PLAN DE DESARROLLO DISTRITAL
Producto Proyecto PDD
Actividades
Emitir lineamientos para el
proceso de formulación del PDD
Consolidar insumos
Redactar las bases del plan -metas,
objetivos y programas
Construir el PDD dentro de las secretarías y entidades adscritas y
vinculadas
Aprobar documento entidades
Presentar ante el Consejo de Gobierno el Proyecto del Plan en forma integral, por
elementos o componentes del mismo y consolidar cuando sea
el caso
Aprobar documento consolidado que contenga la totalidad de las partes del
plan
ResponsablesAlcalde Mayor
Alcalde Mayor, SDP
y secretarios
SDP Secretarías y entidades adscritas y vinculadas
Dirección Entidad SDP Consejo de
Gobierno
Nodos estratégicos 0 0 0 0 X 0 X
¿En qué consisten los puntos de control preventivos?
Las actividades previas (o inmediatamente posteriores como excepción) alas decisiones asociadas a la aprobación de un producto clave parala gestión administrativa distrital y que permitan actuar de manerapreventiva sobre ellas, se han denominado puntos de control.
Puntos de control de Puntos de control de
Establecen la verificación al cumplimiento delos requisitos y disposiciones institucionalesestablecidas para un producto determinado osu contenido, antes de la expedición del actoadministrativo que lo aprueba o, comoexcepción, inmediatamente después.
Puntos de control de producto
Asociados a momentos determinados en eltiempo, buscan el cumplimiento de lasfechas o plazos que la administracióndistrital debe cumplir (normas, guías ocirculares), para iniciar o completar unaactividad previa a la aprobación dedeterminado producto.
Puntos de control de oportunidad
Producto Proyecto PDD
Actividades
Emitir lineamientos para el
proceso de formulación del PDD
Consolidar insumos
Redactar las bases del plan -metas,
objetivos y programas
Construir el PDD dentro de las secretarías y entidades adscritas y
vinculadas
Aprobar documento entidades
Presentar ante el Consejo de Gobierno el Proyecto del Plan en forma integral, por
elementos o componentes del mismo y consolidar cuando sea
el caso
Aprobar documento consolidado que contenga la totalidad de las partes del
plan
Nodos
Ejemplo de puntos de control preventivos
Nodos estratégicos 0 0 0 0 X 0 X
Puntos de control X 0 0 X 0 X 0
Punto de control de producto
Veeduría Distrital
Punto de control de producto
Veeduría Distrital
Punto de control de producto
Entidad
¿Qué elementos contienen los puntos de control preventivos?
Nombre del punto de controlNormaPeriodicidad Instancia decisiónQuién decideCuándo decide
¿Qué debe hacer quien controla el punto de control?
¿Cuándo controlar? ¿Quién es el responsable? ¿Qué debe hacer? ¿Cómo debe hacer el control?
Puntos de control de producto
¿Cuándo controlar? ¿Quién es el responsable? ¿Qué debe hacer? ¿Cómo debe hacer el control?
Puntos de control de oportunidad
Nombre del punto de control
Periodicidad
Quién decide
Responsable del punto de control
¿Qué debe hacer quien controla el punto de control?Norma ¿Cuándo controlar? Evidencia (acto
administrativo)¿Cómo debe hacer el
control?Nombre Descripción Mes Fecha límite
¿Cuántos puntos de control preventivos tiene el EAIP?
VEEDURIA ENTIDADTOTAL
OPORTUNIDAD PRODUCTO OPORTUNIDAD PRODUCTO
93 114 77 145429
207 222
TOTAL
VEEDURIA ENTIDADTOTAL
OPORTUNIDAD PRODUCTO OPORTUNIDAD PRODUCTO
34 37 19 42 132
Ejemplo Sector Central y Establecimientos Públicos
Componente de Control ConcurrenteComponente IIComponente II
Recordemos
Identificar los hechos mássignificativos de un grupo desituaciones sobresalientes,respecto del cumplimiento odesviación de un
Instructivos
COMPONENTE DE CONTROL CONCURRENTE O DE ANÁLISIS DE CONDICIONES Y RESULTADOS
INSTITUCIONALES
SISTEMA DE INFO
RMACIÓN
Indicadores y escala de valoración
Procesamiento y análisis
Recolección, descarga y
organización de información
Qué analizar, contenidos y definiciones
desviación de uncomportamiento esperado otendencial dentro de lagestión de las entidadesdistritales.
SISTEMA DE INFO
RMACIÓN
ACCIÓN VEEDURÍA:VISITAS, INVESTIGACIONES, ALERTAS, COMUNICADOS.
Sistematización
Administración y actualización
SISTEMAS DE INFORMACIÓN DEL
DISTRITO
Procesamiento y análisis de información
Árbol de causas y consecuencias
Síntesis de resultados y preguntas clave
¿Qué actividades se llevan a cabo en el componente II?
Recopilar la información del sector o entidad a la que se le pretenda implementar el componente.
Estandarizar los datos obtenidos en la actividad 1.
Cargar los archivos al Aplicativo EAIP por cada proceso estratégico.
En el aplicativo se Consolidar un informe En el aplicativo se depuran los datos por proceso estratégico y por entidad analizada.
El aplicativo ejecuta las El aplicativo ejecuta las rutinas de código las cuales se generan de
manera automática para la obtención de los
indicadores.
Consolidar un informe ejecutivo con las conclusiones y
recomendaciones.
Elaborar el Árbol de Causas y Consecuencias o la Matriz de Vester.
Analizar los datos obtenidos y elaborar un documento en donde se identifiquen los hechos
relevantes.
Análisis de Condiciones y Resultados
¿Qué sistemas de información alimentan el componente 2?
• SEGPLAN
PLANEACIÓN
• PREDIS
GESTIÓN PRESUPUESTAL
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
• SIGIA
• SIPROJ
GESTIÓN JURÍDICA
• SECOP
GESTIÓN CONTRACTUAL
• BOGOTA CONSOLIDA
GESTIÓN CONTABLE Y FINANCIERA
¿Qué instrumentos se usan en el componente 2?
Instructivos baterías de indicadores
Aplicativo
Metodología de árbol de causas y consecuencias o Matriz de Vester
1. Instructivos baterías de indicadores
NOMBRE DEL
INDICADOROBJETIVO FUENTE VARIABLES FORMA DE CÁLCULO PERIODICIDAD
Número de servidorespúblicos= (Número de cargosde planta + Número decontratistas)Peso porcentual contratistas=(Número decontratistas)/(Número total deservidores públicos)
Composicióndel recursohumano(planta +contratistas)
Determinar elporcentaje departicipación de losservidores públicosdentro la entidad,discriminado porpersonal de plantay contratistas.
Consolidadoreporte SIGIA
Número de cargosplanta de personal.Número decontratistasNúmero total deservidorespúblicos.
servidores públicos)Peso porcentual Planta dePersonal= (Número de cargosde planta )/(Número total deservidores públicos)Número de contratistas porfuncionario de planta=(Número de contratistas)/(Número de cargos deplanta)Número de cargosprofesionales= (Directivos +Asesores + Profesionales)Número de contratistas porprofesional de planta=(Número de contratistas en elaño)/(Número de cargosprofesionales)
Mensual, según lasactualizaciones delos reportes porparte del DASCD
88,8%85,8%
72,2% 71,5%
95,0%90,0% 88,3%
62,4%
74,1% 74,3%78,3% 77,3%
7,92
19,03
9,0110,00
12,00
14,00
16,00
18,00
20,00
50,0%
60,0%
70,0%
80,0%
90,0%
100,0%
Ejemplo indicador
11,2%14,2%
27,8% 28,5%
5,0%10,0% 11,7%
37,6%
25,9% 25,7%21,7% 22,7%
7,92
6,03
2,59 2,51
9,017,52
1,662,87 2,89
3,60 3,40
0,00
2,00
4,00
6,00
8,00
0,0%
10,0%
20,0%
30,0%
40,0%
2012 2013 2014 jun-15 2012 2013 2014 jun-15 2012 2013 2014 jun-15
SDDE IPES IDT
Cargos de planta Contratistas N° contratistas por cargo de planta
¿Cuántos indicadores tiene el EAIP?
CONTEXTO HECHO RELEVANTE TOTAL
49 203 252
TOTALEjemplo Sector Central yEstablecimientos Públicos
CONTEXTO HECHO RELEVANTE TOTAL
12 56 68
2. Aplicativo
Este es un aplicativo de Software libre que sirve para la consolidación y
procesamiento de los datos obtenidos de los sistemas de información,
transformados en indicadores que miden el comportamiento de los
procesos estratégicos de los organismos del Distrito.
Consecuencias Directas
Consecuencias Previsibles
3. Metodología de árbol de causas y consecuencias
Proposición Central
Causas Directas
Restricciones Estructurales
Pérdida de la memoria
institucional
Deterioro clima laboral por
asimetría derechos
• Represamiento en la resolución de Actuaciones Administrativas, querellas y contravenciones
• Escasa capacidad de gestión en la resolución, imposición y efectividad de las sanciones
• Bajo nivel de giros de inversión directa con
• Obligaciones por pagar de vigencias anteriores copan capacidad operativa
La mayor parte de la contratación se suscribe • La mayor parte de la contratación se suscribe en el último trimestre
Posibles sobrecostos o reducción de la calidad de bienes y servicios
Violación reiterada del principio de anualidad presupuestal
Debilidad en planeación local con dispersión • Debilidad en planeación local con dispersión de esfuerzos en múltiples proyectos
Fallas en funciones de regulación y vigilancia del territorio y de
resolución de conflictos
ÁRBOL DE CAUSAS Y CONSECUENCIAS SECTOR LOCALIDADES PÁG. 4 C
on
secu
en
cias
in
me
dia
tas
Co
nse
cue
nci
as i
nm
ed
iata
sC
on
secu
en
cias
pre
visi
ble
sC
on
secu
en
cias
pre
visi
ble
s
Insatisfacción ciudadana y pérdida de credibilidad en la administración local y distrital
60% de los FLD con cuenta no
fenecida (2012)
Desorden urbano, problemas de seguridad y
convivencia
Pérdida de poder adquisitivo del al no ejecutar oportunamente los recursos
Falta de transparencia en manejo de los recursos
públicos
Desgaste administrativo
Discontinuidad en labores y procesos /Inestabilidad del personal contratado
Bajo recaudo de Bajo recaudo de ingresos corrientes
(multas)
Adopción de alternativas no formales por parte
de la ciudadanía
Vinculación masiva de contratistas
Rezago en cumplimiento de metas de gestión • Rezago en cumplimiento de metas de gestión y resultados del Plan de Desarrollo Local
Distorsión del Distorsión del concepto de
inversión
Entrega inoportuna de bienes y servicios a la comunidad, con
posible pérdida de calidad
Seguimiento insuficiente a proyectos y contratistas
Seguimiento insuficiente a proyectos
y contratistas
Pro
po
sici
ón
P
rop
osi
ció
n
querellas y contravenciones
Violación reiterada del principio de anualidad presupuestal
• Déficit de cargos de planta
• Excesiva carga de inversión por funcionario de planta
directa con
• Concentración de la ejecución por compromisos en el último trimestre
• Predominio de cargos no profesionales
• Amplia variación en la relación cargos asignados y tamaño poblacional
Desequilibrio entre las obligaciones a cargo de las alcaldías locales y los funcionarios con que cuentan para cumplirlas
• Funciones excesivas, dispersas y heterogéneas
Fallas en los sistemas de coordinaciónLocalidad – Distrito
• Múltiples instancias de coordinación no del todo articuladas y con problemas de representatividad
• El nivel central y descentralizado no reconoce la competencia de los alcaldes locales para coordinar la acción del Distrito en el territorio
• SISCORD dificulta seguimiento a decisiones por rezago y precariedad en registro de actas
• Información territorial dispersa e insuficiente para monitorear gestión local y distrital en el territorio
Cau
sas
inm
ed
iata
sC
ausa
s in
me
dia
tas
Falta de condiciones políticas favorables para Falta de condiciones políticas favorables para el fortalecimiento administrativo de las
localidadesRestricciones de la ley 617 de 2000
• Bajo nivel de giros de inversión directa
• Concentración de la ejecución de compromisos en el último trimestre
• Obligaciones por pagar de vigencias anteriores copan capacidad operativa
• Rezago e inconsistencias en el registro de las actuaciones administ. en el sistema Sí-ACTÚA
Re
stri
ccio
ne
s e
stru
ctu
rale
sR
est
ricc
ion
es
est
ruct
ura
les
El control administrativo que deberían ejercer las secretarías distritales de Gobierno, El control administrativo que deberían ejercer las secretarías distritales de Gobierno, Planeación, Hacienda y General, sobre los sectores y sobre la gestión local no es explícito
en la norma
Baja capacidad institucional de las alcaldías locales, en condiciones de débil articulación con el nivel distrital e insuficiente apoyo, seguimiento y control a la
gestión local por parte de las secretarías de despacho
Pro
po
sici
ón
ce
ntr
alP
rop
osi
ció
n
cen
tral