Estado Libre Asociado de Puerto Rico
OFICINA DEL CONTRALOR
PROPIEDAD MUEBLE PROPIEDAD MUEBLE E INMUEBLEE INMUEBLE
PROPIEDAD MUEBLE PROPIEDAD MUEBLE E INMUEBLEE INMUEBLE
Luis Alfredo Torres de Jesús
Auditor Senior, Div. M
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Temas
• Definición y clasificación
• Leyes y reglamentos aplicables
• Encargado de la Propiedad
• Uso, control, contabilidad y
valoración
• Inventarios físicos
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Cont. Temas
• Propiedad excedente
• Pérdida o hurto
• Fianza
• Programas de Auditoría
• Hallazgos más comunes
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Definición
•Propiedad (activos fijos):Bienes muebles e inmuebles perteneciente al, o de valor al gobierno, adquiridos mediante compra, donación, permuta, traspaso, cesión o por cualquier otro medio legal.
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Clasificación
• Propiedad Muebleque se puede utilizar repetidas veces
de relativa permanencia
se puede transportar de un sitio a otro
(Ej. escritorios, equipo de oficina,
computadoras, libros, etc...)
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Cont. Clasificación
• Propiedad Inmueble no se pude transportar de un sitio a otroexistencia permanente
(Ej. edificios, terrenos, carreteras y mejoras capitalizables a la propiedad)
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Leyes y Reglamentos Aplicables
• Sección 9 del Artículo VI de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico
“Solo se dispondrá de las propiedades y fondos públicos para fines públicos y para el sostenimiento y funcionamiento de las instituciones del Estado, y en todo caso por autoridad de ley”.
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Cont. Leyes y Reglamentación Aplicables
Municipios y Consorcios Municipales
• Ley Núm. 81 del 30 de agosto de 1991, Ley de Municipios Autónomos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de 1991
• Reglamento Revisado sobre Normas Básicas para los Municipios de Puerto Rico, aprobado por el OCAM el 30 de junio de 1995
• OMB-A-102 (Reglamentación Federal - OMB)
• Ley de Ética Gubernamental
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Encargado de la Propiedad
• Nombrado por el Alcalde
• Será responsable de: la custodia y el control de los activos fijos
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Cont. Encargado de la Propiedad
• ResponsabilidadesMantener al día los expedientes de los activos
fijosAsignar número y numerar el equipo Iniciar los trámites para dar de baja cualquier
equipoVelar porque toda la propiedad esté respaldada
por un Recibo de Propiedad en Uso (Forma OCAM FA-03)
Llevar el control de las transferencias de la propiedad (Forma OCAM FA-04)
Realizar inventarios físicos anuales
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Uso y Control de la Propiedad Pública
• Dependencia de inventario
Es el Departamento al que se le exige la custodia, control y la contabilidad de la propiedad.
• Toda la propiedad se controla a base de: La asignación de un número. Identificación con el número visible y que no sea
fácil de remover, mediante el uso de etiquetas, marbetes de metal o tinta permanente.
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• Rama Ejecutiva
• Secretario de Hacienda
• Dependencias Judiciales y Legislativas
• (Secretario de Hacienda de acuerdo a la Reglamentación establecida por el Juez del Tribunal Supremo, Cámaras y el Contralor de Puerto Rico)
• Entidades Corporativas y los Municipios
Responsables
Contabilidad de la Propiedad
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• Costo real
• En ciertos casos por tasación o estimación del valor
Valoración de la Propiedad
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• ¿Cuándo?una vez al año o cuando estén próximos a renunciar los
empleados o funcionarios responsables
• ¿Quién lo realiza?Encargado de la Propiedadbajo la supervisión de un empleado o funcionario
cuyas funciones estén ajenas al control y contabilidad de los activos fijos.
Inventario Físico de la Propiedad
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Propiedad Excedente o Inservible
• Criterios Sin utilidad Deteriorado y su reparación sea costosa Obsoleta No cumple con el fin para el cual fue adquirida
• El Director de Finanzas certificará la propiedad inservible, el Auditor Interno y la Legislatura Municipal supervisarán el proceso y posteriormente se elimina de las cuentas e inventarios.
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Pérdida o Hurto de la Propiedad
• Ley Núm. 96 del 26 de junio de 1994Impone a las entidades gubernamentales el deber ministerial de informar cualquier violación de la ley o irregularidad relacionada con la propiedad y los fondos públicos.
Oficina del Contralor
Departamento de Justicia
Departamento de Hacienda
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Cont. Pérdida o Hurto de la Propiedad
Departamento de Justicia Cuando la cuantía envuelta exceda los $5,000 Como resultado de una investigación que indique la comisión
de un acto ilegal Se requiera que se inste alguna otra sanción o acción judicial
Oficina del ContralorTodo casoProntamente
Departamento de HaciendaNotificar al Área de Seguros Públicos - para
reclamar a las compañías de seguros y de las fianzas correspondientes
Notificación a:
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Fianza
• Todo empleado del Gobierno responsable por el uso, el control y la custodia de la propiedad pública tiene que estar cubierto por una fianza.
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Programa de Auditoría
Propiedad Mueble e Inmueble
(CI-6)
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Objetivos del Programa de Auditoría
• Facilitar una guía eficaz y actualizada al proveer una herramienta que permita detectar deficiencias y errores materiales en la propiedad
• Verificar el cumplimiento de la Ley y Reglamentación
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Cont. Objetivos del Programa de Auditoría
• Obtener conocimiento general de los controles internos y estructura organizacional.
• Corroborar que la propiedad esté correctamente identificada y el uso debido de la misma.
• Emitir opiniones y recomendaciones sobre estas operaciones.
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Áreas del Programa de Auditoría (CI-06)
• Consideración del ambiente
• Pruebas generales
• Conclusión
• Comunicación a la Gerencia
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Cont. Áreas del Programa de Propiedad
Consideración del ambiente (Cuestionario)El auditor verificará: las leyes, reglamentos y procedimientos
relacionados con la propiedad del Municipio
si existe un Encargado de la Propiedad
los controles internos, segregación de funciones, récords adecuados
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Cont. Áreas del Programa dePropiedad
asi se investiga y notifica el hurto o desaparición de propiedad
si los funcionarios autorizados aprueban las transacciones relacionadas.
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Cont. Áreas del Programa de Propiedad
•Consideración del ambiente
Está la propiedad numerada
Se realiza anualmente el inventario de la propiedad
Se expiden los recibos al entregar la misma
Se concilian los subsidiario y el mayor general
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Cont. Áreas del Programa de Propiedad
• Pruebas de cumplimiento
El propósito es determinar si los procedimientos de control de contabilidad están operando según la ley y la reglamentación que rige la unidad.
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Cont. Áreas del Programa de Propiedad
Si se realizaron inventarios anuales y evaluación de informes de diferencias
Examen de la muestra de propiedad: Registro de Órdenes y Contratos Inventario de Propiedad Recibos de Propiedad en Uso (Forma OCAM FA-03) Propiedad numerada Transferencia de propiedad (Forma OCAM FA-04) Uso apropiado de la propiedad
Pruebas de cumplimiento
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Cont. Áreas del Programa de Propiedad
OCAM FA03
OCAM FA04
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Cont. Áreas del Programa de Propiedad
Verificación de la adquisición de propiedad inmueble Investigación de título o tasación Inscripción de escrituras en Registro de la Propiedad Registro de Bienes Inmuebles
Informes de hurto de propiedad hurtada Investigación administrativa Notificación a las agencias correspondientes Se fijó responsabilidad por las mismas Se registró o se dio de baja la propiedad
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Cont. Áreas del Programa de Propiedad
Disposición de la propiedad muebleCertificación del Director de FinanzasAprobación Legislatura MunicipalVerificar el proceso de subasta cuando apliqueTestigos de la disposición de la propiedadMinuta del procesoEliminar del inventario
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Cont. Áreas del Programa de Propiedad
OCAM FA02
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Cont. Áreas del Programa de Propiedad
Observación de la organización y protección física de la propiedad, herramientas y demás propiedad similar
Almacén de propiedad – organización y seguridad
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Cont. Áreas del Programa de Propiedad
• Conclusión
Evalúe los resultados de las pruebas de controles internos y de cumplimiento realizadas a la unidad.
Redacte los hallazgos.
Prepare la Carta a la Gerencia.
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Hallazgos más comunes
• No se efectúan inventarios físicos anuales ni periódicos
• Utilización de propiedad para fines político partidista y otros fines ajenos a la gestión pública
• Hurto de propiedad no informado a la Oficina del Contralor, Departamento de Hacienda o al Secretario de Justicia
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Cont. Hallazgos más comunes
• Propiedad no encontrada para examen
• No se le requiere a los funcionarios, al cesar en sus funciones, la entrega de la propiedad que tenían a su cargo mediante un inventario físico
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Cont. Hallazgos más comunes
• No se le requiere un inventario físico antes de la entrega de la custodia de la propiedad a otra persona
• No se expiden recibo de propiedad en uso a los empleados que tienen la custodia de las unidades
• No se realizan investigaciones administrativa de los hurtos de la propiedad mueble
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Cont. Hallazgos más comunes
• Unidades de propiedad no estaban
identificadas con el correspondiente número
de la propiedad
• Propiedad comprada no registrada
• Propiedad desaparecida incluida en los
registros de inventario
• Adquisición de propiedad a la cual no se le
dio uso
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Folletos Informativos