Evaluación de Proyectos de
Inversión
Sesión #11: Estudio Organizacional
Contextualización
Las sociedades humanas se han desarrollado por el esfuerzo colectivo de sus
miembros que buscan mejorar sus condiciones de vida individual y grupal.
Las organizaciones son grupos de personas que se juntan para trabajar por una
meta común que implica logro de objetivos específicos; antes de iniciar el camino
necesitan una idea clara sobre varias preguntas:
¿Quiénes somos?
¿Cómo estamos organizados?
¿Dónde estamos?
¿A dónde queremos llegar?
¿Cómo llegamos ahí?
Introducción
Las organizaciones que desean el éxito, primero definen:
Meta que quieren lograr.
Punto de partida.
Estructura organizacional a utilizar.
Estrategias generales y tácticas específicas a emplear.
Objetivos a corto, mediano y largo plazo.
En la formulación de proyectos de inversión, el estudio
organizacional es la herramienta mediante la cual las
organizaciones dan forma a su estructura para que ésta
sea la adecuada a la consecución de sus objetivos y el
logro de sus metas.
Explicación
Determinación de la estructura organizacional
El estudio organizacional determina la capacidad operativa de la organización
para conocer y evaluar fortalezas y debilidades y definir la estructura requerida
para el manejo de la inversión, operación y mantenimiento acorde con los
requerimientos de la implementación del proyecto y la futura operación
considerando las implicaciones económicas en las inversiones y los flujos netos
de efectivo.
Específicamente debe encontrar la estructura
organizacional administrativa óptima y elaborar los
planes de trabajo administrativos con que operará el
proyecto al implementarse.
De él se determinan las necesidades de personal,
ubicación, mobiliario, equipos, tecnología y dinero para
atender los procesos administrativos.
Determinación de la
estructura organizacional
Pasos del estudio organizacional:
Definir los objetivos generales de la empresa; la estructura organizacional debe ir
acorde a ellos.
Enlistar las actividades administrativas necesarias para lograr los objetivos.
Definir las actividades a subcontratar y las que se harán directamente.
Agrupar en subsistemas las tareas y actividades relacionadas a las actividades
que se harán directamente.
Identificar las funciones específicas de cada subsistema.
Identificar las necesidades de personal de cada subsistema.
Expresar los subsistemas grupos de trabajo.
Asignar funciones y definir cargos para cada grupo de trabajo.
Elaborar el organigrama.
Describir las funciones de cada cargo.
Estructura Organizacional
Estructura organizacional: forma de dividir, agrupar y coordinar las actividades de
la organización en las relaciones entre gerentes y empleados, entre sí y unos con
otros; cumple los principios administrativos de división del trabajo, mando único,
tramo de control, departamentalización y delegación de funciones y toma en cuenta
las particularidades del proyecto; puede ser desde muy sencilla hasta muy
compleja; hay 3 tipos básicos:
Funcional: agrupa los elementos organización basada en su especialidad
funcional.
Divisional: partiendo de la departamentalización por productos, el diseño se
compone por divisiones autónomas de producto o servicio.
Matricial: combina las dos estructuras anteriores, su particularidad es que los
empleados tienen, al menos, dos jefes: el gerente de departamento funcional y
los de proyecto.
Determinación del perfil y
descripción de costos
Al determinar la estructura organizacional óptima hay
que definir los perfiles del personal necesario para
cada función y su costo.
Se deberá simular detalladamente la estructura
administrativa y de ahí se deberán desprender los
gastos e inversiones asociados a la operación, los
cuales afectarán, igualmente, el flujo de caja del
proyecto y se deben considerar en el presupuesto de
gastos de administración y venta como parte del
estudio financiero.
Definición de la filosofía
empresarial
La filosofía empresarial es la estructura conceptual que la organización define para orientar o inspirar su comportamiento respondiendo a las cuestiones fundamentales su existencia y representa su forma de pensar oficial; define la forma de ser de una empresa basada en los principios y valores empresariales por lo que acaba siendo la visión compartida de la organización y se manifiesta en cómo se actúa ante los problemas, oportunidades y situaciones de cambio de la propia gestión empresarial.
Tres elementos fundamentales y trascendentes: visión, misión y los valores de la organización.
Definición de la misión
Misión: declaración perdurable de la razón de ser de la organización y el propósito de su
existencia enumerando los productos y servicios que proveerá, el o los mercado(s) a que se
dirige, su panorama de crecimiento y rentabilidad y su filosofía y actitud hacia sí misma y hacia
el exterior.
Elementos: principales clientes, consumidores y mercados, las áreas geográficas y/o
económicas de cobertura, compromiso de crecimiento de la organización, principales
productos y servicios, filosofía de existencia, la imagen pública buscada y la tecnología en que
se apoya.
Características:
Que sea trascendente, congruente y basada en una norma de excelencia.
Que englobe los objetivos de la organización en forma medible.
Que diferencie a la organización.
Que defina cuál es el giro de negocio que la organización desea.
Que sea digna, significativa, estimulante y comprometedora.
Que dé sentido social a la organización.
Que sea clara, sencilla y atractiva.
Definición de la visión
La visión se formula para comunicarse a toda la organización y
define a dónde desea llegar y qué desea ser al llegar; define su
dirección y características; busca integrar a todos los integrantes
en pensamiento y acción de forma que su contenido se vuelva
parte de la cultura organizacional.
Para la visión se debe concebir una imagen ideal del proyecto, ponerla por escrito
para crear el ideal del futuro de la organización, fijando todas las acciones en este
punto; las decisiones y dudas se aclaran con facilidad.
Características:
Que represente el futuro de la organización.
Que sea concreta y acertada para que permanezca estable y sin cambios.
Que inspire y sea ambiciosa para que rete a la organización.
Que sea atractiva y memorable para los miembros de la organización.
Definición de los valores
Valores empresariales: son el núcleo de la
cultura empresarial, dan sentido y orientación a la
empresa y marcan la línea de acción cotidiana de
la empresa; definen el carácter fundamental de la
organización generando un sentido de identidad y
pertenencia al propiciar un comportamiento ético
(profesional, personal y social) y una capacidad
flexible para la búsqueda de metas comunes;
sobre todo, al marcar patrones para la toma de
decisiones, son fuerzas impulsoras del cómo hacer
correctamente las cosas.
Definición de los valores
Para definir los valores de la organización, sus líderes deben definir los principios que la guiarán como normas de comportamiento para lograr los paradigmas o ideales a que la empresa aspira; sus elementos son:
Voluntad: el deseo legítimo de la organización de lograr reconocimiento.
Estrategia: referente a la orientación de la organización respecto de cómo se desea posicionar.
Compromiso: se deben cumplir para volverse parte de la cultura y la vida cotidiana de la organización.
Los valores de la organización se fundirán con las creencias y costumbres sobre la gente y el trabajo que definen el ambiente organizacional para formar la cultura de la organización que define las normas y estándares de comportamiento y los límites y posibilidades de pensamiento organizacional.
Conclusión
El estudio organizacional define la estructura de la organización
para administrar el proyecto incluyendo los requerimientos y
perfiles de personal para operación y mantenimiento, así como
instalaciones, mobiliario, equipo y consumibles para incluirlos
en la inversión y en el presupuestos de gastos de
administración del análisis financiero.
El éxito del proyecto requiere definir la filosofía empresarial para
determinar la meta hacia la que desea llegar la organización y
cómo planea lograr su objetivo.
La misión, visión y valores empresariales establecen las normas
de conducta individuales y grupales de la organización y los
criterios para la toma de decisiones cotidianas que forjen una
cultura empresarial sólida que lleven al éxito y transcendencia
del proyecto y de la organización.
Bibliografía
Baca, Gabriel. (2006). Evaluación de Proyectos, Quinta
Edición. México: McGraw Hill Interamericana.
Ocampo, José E. (2006). Costos y Evaluación de
Proyectos. México: Compañía Editorial Continental.