Download pdf - Excel 2007 Basico

MSEXCEL 2007 BÁSICO

¿QUÉ ES MICROSOFT EXCEL?

2

Disposiciones generales

I.- Con el la finalidad de optimizar el aprendizaje de nuestros estudiantes y prestar un mejor atención, Edutecno dispuso de una serie de normas que todos los participantes deben respetar. Esto asegurará una mejora continua tanto del desarrollo de nuestras clases como una optimización de los conocimientos entregados a los alumnos.

• Apagar o poner en silencio el celular al momento de entrar a clases

• No se deben entrar líquidos ni comida al salón.

• Las clases comienzan puntualmente según el horario establecido entre la Empresa y

Edutecno.

• Las personas que lleguen después de los 10 primeros minutos de comenzada la clase,

serán considerados como atrasados.

• Ante cualquier reclamo se debe pedir el libro de sugerencias en recepción.

• Si el curso se realiza fuera de las oficinas de Edutecno, enviar sus sugerencias al mail

[email protected]

II.- Además ponemos en conocimiento de nuestros alumnos y encargados de capacitación los requisitos que deben cumplir los estudiantes para aprobar un curso.

• La asistencia mínima para aprobar es de un 75 %.

• La nota final del alumno se obtendrá de un 80 % examen práctico, 10 % participación en

clases y 10 % asistencia.

• Una vez finalizada la capacitación, Edutecno enviará a la empresa un certificado con la

nota final de la persona y porcentaje de asistencia.

• Los alumnos que falten a la evaluación final, deberán comunicarse directamente con el

encargado de capacitación de su empresa para justificar su inasistencia y a través de él coordinar

la rendición de la prueba pendiente. Este proceso debe realizarse en un plazo no posterior a 1

semana después de finalizado el curso, pasado este tiempo, el alumno será reprobado por nota.



3

I .......................................................................................................................................................................... 5

¿QUÉ ES MICROSOFT EXCEL? ................................................................................................................. 5

1 DEFINICIONES ......................................................................................................................................... 5 2 NOMENCLATURA ..................................................................................................................................... 6 3 ALTERNATIVAS DE INGRESO AL PROGRAMA ............................................................................................ 7 4 DESCRIPCIÓN DE ELEMENTOS DE LA VENTANA ........................................................................................ 8

II ....................................................................................................................................................................... 10

TRABAJANDO CON LIBROS .................................................................................................................... 10

1 CREAR UN NUEVO LIBRO DE TRABAJO .................................................................................................. 10 2 GUARDAR UN LIBRO DE TRABAJO ......................................................................................................... 10 3 RECUPERAR UN LIBRO DE TRABAJO ...................................................................................................... 12 4 CERRAR LIBROS DE TRABAJO ................................................................................................................ 12

III ..................................................................................................................................................................... 13

TRABAJANDO CON HOJAS DE CÁLCULO ........................................................................................... 13

1 GENERALIDADES DE UNA HOJA DE CÁLCULO ....................................................................................... 13 2 CELDAS ................................................................................................................................................. 13 3 CAMBIAR EL ANCHO Y EL ALTO DE UNA CELDA ..................................................................................... 14 4 RANGOS DE CELDAS .............................................................................................................................. 15

IV ..................................................................................................................................................................... 16

ADMINISTRACIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO ................................................................................. 16

1 SELECCIÓN DE CELDAS EN UNA HOJA DE CÁLCULO ............................................................................... 16

V ....................................................................................................................................................................... 19

DESPLAZAMIENTO RÁPIDO DENTRO DE UNA HOJA ..................................................................... 19

1 DESPLAZAMIENTO RÁPIDO DENTRO DE UN LIBRO: ................................................................................ 19 2 UN ELEMENTO IMPORTANTE: EL BOTÓN DE LLENADO (CONTROLADOR DE RELLENO) ........................... 20

VI ..................................................................................................................................................................... 23

PRESENTACIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO ...................................................................................... 23

1 FORMATO DE CELDAS ........................................................................................................................... 23 2 FORMATO GENERAL DE CELDAS ............................................................................................................ 23 3 AUTOFORMATO ..................................................................................................................................... 27 4 MODIFICANDO ANCHO DE COLUMNAS Y ALTO DE FILAS ........................................................................ 28 5 MODIFICACIÓN DE LAS HOJAS ............................................................................................................... 29



4

VII .................................................................................................................................................................... 31

INGRESO DE DATOS EN UNA HOJA DE CÁLCULO ........................................................................... 31

1 FÓRMULAS Y FUNCIONES ...................................................................................................................... 31 2 COMPONENTES DE UNA FÓRMULA ......................................................................................................... 31 3 INGRESANDO UNA FÓRMULA ................................................................................................................. 33 4 COPIAR Y MOVER CONTENIDOS DE CELDAS ......................................................................................... 41 5 IMPACTO SOBRE LAS REFERENCIAS DE UNA COPIA DE FÓRMULAS ......................................................... 41

VIII .................................................................................................................................................................. 44

GRÁFICOS ..................................................................................................................................................... 44

1 PARA CREAR UN GRÁFICO ..................................................................................................................... 44 2 MODIFICANDO UN GRÁFICO EXISTENTE ................................................................................................ 45

IX ..................................................................................................................................................................... 46

GESTIÓN DE LISTAS .................................................................................................................................. 46

1 ORDENAR DATOS ................................................................................................................................... 46 2 FILTROS ................................................................................................................................................. 48

X ....................................................................................................................................................................... 51

PREPARANDO UN LIBRO PARA SU IMPRESIÓN ............................................................................... 51

1 CONFIGURAR PÁGINA ........................................................................................................................... 51 2 VISTA PRELIMINAR ............................................................................................................................... 55 3 IMPRIMIR ............................................................................................................................................... 56

XI ..................................................................................................................................................................... 58

SOLUCIONES DE LOS EJERCICIOS: ...................................................................................................... 58

1 EJERCICIO FORMATOS ........................................................................................................................... 58 2 EJERCICIOS DE FUNCIONES: ................................................................................................................... 58 3 EJERCICIO AUTOFILTRO: ....................................................................................................................... 59

XII .................................................................................................................................................................... 60

ANEXOS ......................................................................................................................................................... 60

1 ETIQUETA DE INICIO .............................................................................................................................. 60 2 ANEXO RESUMEN DE COMANDOS RÁPIDOS .......................................................................................... 61 3 ANEXO TECLAS PARA MODIFICAR DATOS .............................................................................................. 63 4 TECLAS PARA MOVERSE Y SELECCIONAR EN LA PLANILLA ................................................................... 63



5

I

¿Qué es Microsoft Excel? Microsoft Excel ( MSExcel) es una planilla de cálculo, de gran capacidad y facilidad de uso. Las planillas de cálculo son un tipo de herramienta orientado a manejar información numérica preferentemente, permitiendo realizar sobre ella cálculos y gráficos de diversa complejidad.

Con esta herramienta, fácil y rápidamente podremos sumar, restar, multiplicar y dividir, calcular sumatorias, porcentajes o manejar funciones de tipo matemático, financiero, estadístico, entre otras, las cuales son provistas por el programa.

Cada documento generado a través de este programa se llama Libro. Un Libro, contiene Hojas (planillas de cálculo) y éstas tienen una dimensión de 1.048.576 filas por 16.384 columnas, cada una.

Otra característica importante es que un libro de MSExcel dispone de varias hojas consecutivas. Con esta cualidad, nos permite construir tablas con distintos anchos de columnas sin que estos afecten a otras tablas en otras hojas ya que cada hoja es independiente.

1 Definiciones

1.1 Libro de trabajo

Un Libro de Trabajo es un archivo de trabajo y almacenamiento de datos. Un Libro de Trabajo puede contener una o varias hojas de distintos tipos (hojas de cálculo, hojas de gráfico)

Cuando abrimos, cierra o guarda un archivo, MSExcel está abriendo, cerrando o guardando un Libro de Trabajo.

Cuando abre un nuevo Libro de Trabajo, éste se abre en forma predeterminada con tres hojas de cálculo listas para almacenar y manipular datos.

1.2 Hojas de cálculo o Planilla de Cálculo

La hoja de cálculo es el principal base de almacenamiento y manipulación de datos de un Libro de Trabajo. Una hoja de cálculo se divide en filas y columnas, que forma una gran cuadrícula compuesta por un sinnúmero de pequeñas celdas donde se almacenan los datos. Una hoja de cálculo siempre formará parte de un Libro de Trabajo.

1.3 Administrador de listas

Una lista es una ordenación de datos similares (registros), por ejemplo, un listado de clientes y sus respectivos números de teléfono. Un Libro MSExcel puede contener una lista como una base de datos y proporcionar herramientas estándares para ordenar, filtrar, agregar, eliminar y resumir datos de una lista.



6

1.4 Gráficos

Con MSExcel, puede representar gráficamente un conjunto de datos almacenados en una hoja de cálculo y con la posibilidad de elegir entre múltiples y diferentes formatos y tipos.

Después de crear un gráfico, puede mejorarlo agregando elementos para gráficos, como rótulos de datos, una leyenda, títulos, texto, etc. Asimismo, podremos desplazar y cambiar el tamaño de la mayoría de los elementos de los gráficos.

También puede dar formato a un gráfico utilizando diseños, colores, alineación, tipos de letra y otras características para dar formato. Además, un gráfico podremos formar parte de una hoja como un gráfico incrustado o podremos guardarlo en una hoja para gráficos en forma independiente.

1.5 Presentaciones y formatos avanzados

Es posible mejorar notablemente la presentación de los datos de una hoja de cálculo por medio de múltiples formatos para texto, valores y fechas que están disponibles para ser aplicadas. Y más aún, cuando los formatos disponibles no se ajustan a sus requerimientos, podremos modificarlos a su medida.

2 Nomenclatura Para efectos de instrucciones que se usan en el manual, se presenta la siguiente nomenclatura:

“Hacer Clic”1: Hacer Clic consiste en presionar el botón izquierdo del Mouse sólo una vez.

“Hacer Doble Clic”: Hacer Doble Clic consiste en presionar el botón izquierdo del mouse DOS VECES.

“Hacer Clic y Arrastrar”: consiste en presionar y mantener presionado el botón izquierdo del Mouse, mientras mueve el Mouse en una dirección.

“ejecutar el menú contextual” ó “hacer Clic en el Menú Contextual”: es hacer clic en el botón derecho del Mouse.

1 Considerando que tiene el mouse configurado para uso de diestros. De lo contrario se invierte la instrucción de “izquierdo” por “derecho”.



7

3 Alternativas de ingreso al programa Por el icono: Ejecute un doble Clic sobre el siguiente icono,

Ilustración 1 Icono Excel

Desde la Barra Inicio: Active MSExcel desde el Menú Inicio/Programas.

Ilustración 2 Acceso desde Inicio

Cualquiera de estas acciones abre en forma automática la planilla de cálculo MSExcel.



8

4 Descripción de elementos de la ventana Al ejecutar el programa se visualizará por pantalla la siguiente ventana.

Ilustración 3 Descripción Elementos de Ventana

Botón Office : Es donde encontramos las opciones básicas del Libro, tales como Abrir, Cerrar, Guardar, etc.

Barra de Acceso Rápido : Es el lugar donde dejamos los botones de mas frecuente utilización, esta puede ser personalizada por el usuario.

Barra de Título : Aparece el nombre del libro que esta abierto. Por defecto un libro nuevo aparece como “Libro1" hasta el momento de guardarlo.

Banda de Opciones : En este lugar, separado por etiquetas, aparecen los botones con todas las alternativas a trabajar en la aplicación.

Barra de Fórmulas : Muestra el real contenido de la celda activa y sin formato. Permitiendo construir o editar fórmulas, modificar e ingresar datos en una celda.

Etiquetas de hojas : Son las etiquetas que identifican y permiten elegir las hojas de cálculo contenidas en un Libro de Trabajo.

Barras de desplazamiento : Permiten desplazarse dentro de una hoja.

Botón Office

Banda de Opciones

Barra de Acceso Rápido

Barra de Desplazamiento

Area de trabajo

Barra de fórmulas

Etiqueta de Hoja

Celda activa

Barra de Titulo



9

Hay operaciones que no están disponibles en un determinado momento. Se identifican porque no tienen color. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto el icono Cortar como el comando Cortar aparecen sólo como una silueta gris.

Adicionalmente podemos activar la posibilidad de ver la tecla o combinación de teclas que me permiten realizar la accion sin el uso del Mouse, para esto hay que presionar por unos segundos la tecla ALT.

Para desactivarlo simplemente se vuelve a presionar la tecla ALT.


TRABAJANDO CON LIBROS

10

II

Trabajando con Libros

1 Crear un nuevo Libro de Trabajo Clic sobre el botón de Office y presionamos Nuevo.

2 Guardar un Libro de Trabajo Cuando guardamos información en un archivo de MSExcel, lo que estamos guardando es un Libro de Trabajo. Al guardarlo se sustituye la versión anterior del Libro de Trabajo con la versión actual.

Si el Libro de Trabajo no ha sido guardado antes, MSExcel solicitará:

• un nombre

• una carpeta para almacenarlo.

También puede señalar el tipo de formato en que grabar el archivo, dado que el archivo lo puede guardar en una versión inferior de excel o propio de otro programa (texto). Para ello ver la secuencias de comando que se requiere a continuación:

a) Seleccione guardar en el menú Principal Archivo/Guardar o haga un Clic sobre el botón "Guardar":



11

b) Seleccione un disco y una carpeta de almacenamiento.

c) Asigne un nombre al archivo.

d) Ejecute Guardar



12

3 Recuperar un libro de Trabajo a) Seleccione Abrir en el botón office y haga un Clic sobre el botón "Abrir".

b) Seleccione el disco y la

carpeta donde almacenó el libro

c) En la lista de archivos haga un doble Clic sobre el nombre deseado.

4 Cerrar libros de trabajo Para cerrar el libro activo, Seleccione la opción Cerrar desde el botón office.

Una vez que se hayan completado todas las actividades en un Libro de Trabajo, puede resultar conveniente cerrar uno o más Libros de Trabajo abiertos con el fin de liberar recursos de memoria.


TRABAJANDO CON HOJAS DE CÁLCULO

13

III

Trabajando con Hojas de Cálculo

1 Generalidades de una Hoja de Cálculo La hoja de cálculo es el principal elemento de un Libro de Trabajo que se utiliza para almacenar y manipular datos.

Cada hoja de cálculo es una cuadrícula rectangular compuesta por 16.384 columnas ( de la A a la XFD) y 1.048.576 filas2. Cada columna es identificada por una combinación de letras del alfabeto. Cada fila es identificada por un número entero correlativo.

2 Celdas La intersección entre una columna y una fila se denomina "celda".

La celda es la unidad básica de almacenamiento de datos en una hoja de cálculo. El contenido de una celda se puede mostrar a partir de (ver Recursos para mostrar diferentes Tipos de datos, en la página siguiente).:

• Constantes

• Fórmulas

Por otro lado el contenido también se puede clasificar por el tipo de dato. Esto es del tipo:

• Numérico (monto, fecha, porcentaje),

• Texto (ejemplo: “casa”, “Flor”), que se identifica al estar alineado a la izquierda

• Lógico (Verdadero, Falso)

Tipo de Dato

La alineación que viene por defecto, también caracteriza el tipo de valor. Es así como:

• Un valor Numérico (123, 30% y 15-03-2005) aparece está alineado a la derecha

• Un Texto aparece está alineado a la izquierda (“mama” y ”árbol”)

• Un valor Lógico aparece alineado al centro.

Y como lo muestra la imagen siguiente, la fila 2 contiene valores numéricos. La fila 3 contiene textos. Finalmente la fila 4 contiene valores lógicos.

2 En la versión MSExcel 2007



14

Ilustración 4 Tipo de datos en una celda Excel

Recursos para mostrar diferentes Tipos de datos

Se pueden introducir dos tipos de datos en una hoja de cálculo:

Constantes: Un valor constante es un dato que se introduce directamente en una celda y que no cambia a menos que se modifique el contenido de la celda. Un valor constante puede ser un número, un texto o una fecha. Una fecha debe ingresarse con un formato que pueda ser reconocido por MSExcel, por ejemplo día/mes/año (14/4/98).

Fórmulas: Una fórmula es una combinación de elementos que retorna o entrega un resultado a partir de constantes o resultados de otras fórmulas existentes. Cuando el contenido es una fórmula, la celda muestra el resultado. Los resultados pueden cambiar aun cuando la fórmula sea la misma. Ejemplo = 4 + 7 o también = B4+C4.

Para construir una fórmula, se usan las referencias a celdas Cada celda es identificada por una "Referencia de celda". Una referencia de celda es una coordenada construida basándose en la posición de columna y fila de la celda, por ejemplo, la referencia M10 hace mención a la celda que se encuentra en la columna M y en la posición de la fila número 10. Ver imagen siguiente:

3 Cambiar el ancho y el alto de una celda Las celdas, en MSExcel, tienen ciertas dimensiones que vienen predefinidas. Al comenzar a trabajar en un libro nuevo, podremos ver que todas las celdas tienen exactamente la misma altura y el mismo ancho.



15

El ancho de las celdas de MSExcel, se mide en números que representan la cantidad de dígitos (0-9) que caben en la celda escritos con el tipo de letra predeterminado. El ancho predeterminado por MSExcel es 10,71. Esto quiere decir que si la fuente predeterminada es Arial de 10 (tamaño), se podremos escribir 10,71 dígitos en esa celda usando esa letra y ese tamaño de letra.

El procedimiento para modificar el ancho y alto de una celda se muestra en el punto VI4 Modificando ancho de columnas y alto de filas (página 28).

Ilustración 5 Cambiando el ancho de una columna

La altura, en cambio, viene predeterminada por el espacio necesario para que quepan las letras mayúsculas de la letra definida. Así, si la letra predeterminada es Arial tamaño de fuente 10, se puede escribir cualquier letra, en mayúsculas, en una celda de MSExcel, sin necesidad de modificar la altura.

Sin embargo, una de las características de. MSExcel es que el alto de la fila cambia automáticamente cada vez que modifica el tamaño de la letra.

De esta forma por ejemplo, si aumenta el tamaño de la letra a 18, automáticamente MSExcel modificará el alto de la fila en que se ha escrito para que se pueda leer sin problemas el texto introducido.

4 Rangos de celdas Un rango es un bloque de una o varias celdas. Al construir fórmulas, en muchas ocasiones se debe referir a un rango de celdas en vez de una celda en particular. Una "Referencia de rango" es una combinación de las referencias de dos celdas ubicadas en esquinas opuestas del rango. Por ejemplo, es posible referirse en forma equivalente al rango como K94:M98, o bien K98:M94.

Línea que marca el ancho original de la columna.

Línea segmentada que indica el nuevo ancho de la columna.

Aquí se indica, con números, el nuevo ancho de la columna.


ADMINISTRACIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO

16

IV

Administración de la hoja de cálculo El trabajo con una hoja de cálculo no sólo se limita al ingreso de datos en las celdas, es posible que se requiera copiar o desplazar un grupo de datos a una posición de la hoja, borrar un dato, etc.

1 Selección de celdas en una hoja de cálculo Para realizar la mayoría de las operaciones en una hoja de cálculo es preciso seleccionar previamente las celdas sobre las cuales se va a operar. En ocasiones sólo se necesitará seleccionar una celda, un rango, una fila, etc.

El puntero del Mouse suele cambiar de forma de acuerdo a la posición que tenga en la pantalla o de acuerdo a la operación que se esté realizando. Al realizar una selección debe preocuparse que el puntero tenga la forma adecuada.

Al realizar una selección de celdas el puntero debe tener esta forma .

1.1 Seleccionar una única celda

Haga un Clic sobre la celda o muévase con las teclas de dirección hasta seleccionar la celda requerida.

Seleccionar rangos de celdas

Ilustración 6 Selección de Celdas 2

Para seleccionar toda la hoja haga un Clic sobre el botón seleccionar hoja

Para seleccionar una columna completa haga un Clic sobre el rótulo de columna

Para seleccionar un rango arrastre el puntero del mouse entre dos esquinas opuestas del rango

Para seleccionar una fila completa haga un Clic sobre el rótulo de fila



17

1.2 Insertar filas y columnas

Si después de ingresar datos en una hoja de cálculo, se da cuenta que necesita filas o columnas entre las celdas ocupadas, puede insertar nuevas filas o columnas en blanco. Las columnas que antes ocupaban la posición de las nuevas son desplazadas hacia la derecha y para el caso de las Filas, son desplazadas hacia abajo.

Todas las fórmulas que, antes de la inserción, hacían referencia a las celdas que fueron desplazadas, se ajustan a las nuevas posiciones.

Insertar columnas

Para insertar columnas en blanco:

a) Seleccione una celda sobre la columna que se desplazará a la derecha de la nueva columna insertada.

b) Seleccione la opción Insertar Columnas en el botón Insertar, etiqueta Inicio.

La nueva columna se insertará a la izquierda de la celda seleccionada

Insertar Filas

a) Seleccione una celda que se desplazará hacia abajo de la nueva fila insertada.

b) Seleccione la opción Insertar Filas del botón Insertar en el botón Inicio.

c) Entonces la nueva Fila se insertará encima de la celda seleccionada previamente.

Al Insertar fila, no modifica la cantidad total de filas (1.048.576) sino que desplaza las filas en la medida que la última fila no tenga información ingresada.

Idem con columnas.

Con relación al comentario anterior un ejemplo: Si la celda IU2 contiene un valor

(IU = “aaa”), podremos ingresar una columna a la altura de la columna B. Y el valor XFC2 se desplaza a la celda XFD2 (que para el ejemplo XFD2= “aaa”); pero no podremos volver a insertar una columna porque ello significaría que MS Excel permite que se pierda información al no permitir exceder más allá de la columna XFD.



18

1.3 Eliminar filas y columnas

Si después de ingresar datos en una hoja de cálculo, se da cuenta que sobran filas o columnas, puede eliminar las filas o columnas con información o en blanco.

Eliminar Columnas

a) Seleccione la o las Columnas a eliminar

b) Seleccione la opción Eliminar Columna del botón Eliminar, etiqueta Inicio, o

c) Haga Clic sobre la selección con el botón derecho y en el menú contextual pinche la alternativa Eliminar

Eliminar Filas

a) Seleccione la o las Filas a eliminar

b) Seleccione la opción Eliminar Fila del botón Eliminar, etiqueta Inicio, o

c) Haga Clic sobre la selección con el botón derecho y en el menú contextual pinche la alternativa Eliminar

Ejercicios de la Unidad:

Abra un libro nuevo de MSExcel y escriba los datos como se ven en la imagen:

Con esos datos:

a) Inserte una columna entre la primavera y el verano

b) Inserte 2 filas entre Octubre y Noviembre

c) Elimine la columna del Invierno

d) Elimine la fila de los títulos


DESPLAZAMIENTO RÁPIDO DENTRO DE UNA HOJA

19

V

Desplazamiento Rápido dentro de una Hoja Es posible tener a la vista en la pantalla sólo una parte de la hoja. Es usual que la información que tiene almacenada es mayor a esta sección por lo que necesitará desplazase por la hoja. Para moverse rápidamente por la hoja se cuentan con varias alternativas que se ejecutan al combinar ciertas teclas:

Tabla 1 Resumen de movimiento del cursor con el teclado

MOVIMIENTO TECLADO

Celda hacia Abajo FLECHA ABAJO

Celda hacia Arriba FLECHA ARRIBA

Celda hacia la Derecha FLECHA DERECHA

Celda hacia la Izquierda FLECHA IZQUIERDA

Pantallazo hacia Abajo 3 AVPAG

Pantallazo hacia Arriba REPAG

Ir a la Celda A1 CTRL+INICIO

Ir a la última celda activa de la Hoja CTRL+FIN

Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA

Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO

Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA

Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA

Primera columna INICIO

1 Desplazamiento Rápido dentro de un Libro: Dentro de un Libro de Trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen tres hojas de cálculo.

Existen varias alternativas para desplazarse dentro de un Libro, la primera que se propone a utilizar es la barra de etiquetas.

3 “Pantallazo” hace referencia a avanzar el equivalente al contenido de una pantalla



20

Ilustración 7 barra de etiquetas

Observe como en este caso se tienen tres hojas de cálculo, siendo la hoja1 la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar es la Hoja1.

Haciendo Clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si hace Clic sobre la pestaña Hoja3 pasará a trabajar con dicha hoja.

Si el número de hojas no cabe en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de desplazamiento de las etiquetas (a la izquierda de dicha barra) para visualizarlas:

Para visualizar a partir de la Hoja1.

Para visualizar la hoja anterior a las que está visualizando.

Para visualizar la hoja siguiente a las que está visualizando.

Para visualizar las últimas hojas.

Una vez visualizada la hoja a la que quiere acceder, bastará con hacer Clic sobre la etiqueta de ésta.

Si todas las hojas del Libro de Trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún efecto.

También puede utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del Libro de Trabajo:

MOVIMIENTO TECLADO

Hoja Siguiente CTRL + AVPAG

Hoja Anterior CTRL + REPAG

2 Un elemento importante: El botón de llenado (controlador de relleno) Celda Seleccionada

Rango Seleccionado

Botón de Llenado

Copiar fórmulas o datos en celdas adyacentes, o crear series puede convertirse en una tarea sencilla si se utiliza para ello el arrastre del botón de llenado. Este minúsculo elemento se presenta en una esquina de la selección, sea ésta un rango o una única celda (celda activa).



21

2.1 Copiar celdas adyacentes con el botón de llenado

a) En la celda A1 escribir el texto “Bien”

b) luego hacer Clic (con el botón izquierdo) en el controlador de relleno

c) sin soltar arrastrar hacia abajo.

Deberá obtener lo siguiente:

De esta forma se copia una celda, pero también es posible crear listados más complejos, por ejemplo como se muestra en la imagen:

2.2 Creando Listas

Pero MSExcel también tiene listados almacenados tales como días de la semana y meses, en su memoria que son de uso frecuente y que se evita el tener que digitar uno a uno.

Ejemplo, escriba ENERO en la celda A1, y arrastre con el botón de llenado. Debería aparecer el resto de los mese del año4.

El auto llenado no sólo se utiliza para listas de texto. También se puede utilizar con números.

4 siempre y cuando tenga configurado su lista en español, de lo contrario funcionaría con los meses en inglés



22

Ejemplo1: escriba un número 1 en la celda A1 y repita el procedimiento anterior. Debería copiar el número varias veces

Repita lo mismo, pero esta vez,

a) escribiendo en la celda A1 el número 1

b) escribiendo en la celda A2 el número 2

c) seleccione ambas celdas y arrastre el botón de llenado de la selección

Creará una serie del 1 hasta donde haya seleccionado (1,2,3,4,5,6,7…)

El Botón de Llenado puede ser arrastrado hacia abajo, arriba, derecha o izquierda con la misma utilidad.

El Botón de Llenado sirve para trabajar con TEXTOS, NÚMEROS, e incluso con FÓRMULAS Y FUNCIONES.


a. Construya una lista con números pares (indicación: escriba el ejemplo con dos pares y arrastre la selección)

b. Construya otra para impares

c. Construya otra para cifras de 10 en 10


PRESENTACIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO

23

VI

Presentación de la Hoja de Cálculo

1 Formato de Celdas

Botones que permiten modificar el formato de fuente, tamaño de la fuente, negrita, cursiva, subrayado; ademas podemos asignar un borde y color de relleno a la celda y modificar el color de la fuente

Botones para dar alineación vertical, diagonal, horizontal a los textos que estan dentro de una celda. Dar sangría a la información; ajustar el texto al ancho de la celda y combinar celdas

Aplica formatos a las cifras, dando estilo de moneda, porcentaje, millares, también podemos agregar o disminuirle decimales

2 Formato general de celdas Todo el conjunto de formatos orientados a mejorar la presentación de las celdas se encuentra en Etiqueta Inicio, botón formato, opción Formato de Celdas.

Un cuadro de diálogo con múltiples fichas nos permite elegir y aplicar conjuntamente una combinación de formatos para celdas.

Para aplicar cualquier formato de celdas, el procedimiento consiste en:

a) Seleccionar las celdas sobre las cuales se aplicarán los formatos.

b) Elegir Etiqueta Inicio, botón formato, opción Formato de Celdas.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:



24

Ilustración 8 Cuadro de diálogo Formato Celda

c) Hacer un Clic sobre una etiqueta para seleccionar la ficha de formato de interés.

d) Aplicar las modificaciones requeridas en la ficha.

e) Seleccione otra ficha si el formato que necesita requiere de otros cambios.

f) Presione el botón Aceptar.



25

2.1 Formato Fuentes

Toda la tipografía o tipos de letras utilizadas por MSExcel es proporcionada por la versión de Windows utilizada. MSExcel no dispone de un set propio de fuentes.

Para modificar las fuentes:

a) Seleccione el rango de celdas a modificar

b) Seleccione la opción Formato/Celdas en el menú principal.

c) Seleccione la ficha Fuentes en el cuadro de diálogo.

d) Seleccione las opciones requeridas.

e) Seleccione el botón Aceptar.

La ventana de muestra de la ficha Fuentes muestra el efecto de cada cambio.

2.2 Formato de números

Una característica interesante del formato de números en MSExcel es la posibilidad de crear formatos personalizados. Es decir, si MSExcel no dispone del formato que requerimos, es posible construirlo (este tema se verá en clases) .

Para aplicar un formato de número:

a) Seleccione el rango de celdas a modificar


c) Elija ficha Número en el cuadro de diálogo.

d) Seleccione la categoría correspondiente.

e) Seleccione el código que se ajuste a sus requerimientos, o bien, constrúyalo.

f) Seleccione el botón Aceptar.



26

La ficha Número agrupa los distintos códigos de formato en categorías para seleccionar un determinado código de formato es preferible seleccionar previamente la categoría que corresponde.

2.3 Bordes

Para dar bordes a un rango de celdas:

a) Seleccione el rango de celdas a modificar.


c) Seleccione la ficha Bordes en el cuadro de diálogo.

d) Seleccione el color, el Estilo y la posición de cada borde por separado.

e) Seleccione el botón Aceptar.

2.4 Alineación de contenidos en las celdas

Para aplicar algún tipo de alineación:



c) Seleccione la ficha Alineación en el cuadro de diálogo

d) Modifique los parámetros de alineación requerida.

e) Seleccione el botón Aceptar



27

2.5 Diseño y colores de celdas

Para aplicar un diseño o colores personalizados a una celda o rango de celdas, siga estos pasos:



c) Seleccione la ficha Trama en el cuadro de diálogo

d) Seleccione un tramado y un color para este el cuadro desplegable "Trama".

e) Seleccione un color de fondo en la paleta Sombreado de celda

f) Seleccione el botón Aceptar

3 Autoformato Excel posee un conjunto de formatos ya definidos para ser aplicados a alguna planilla.

Para utilizar estos formatos, debe:

a) Seleccionar el rango de celdas a las que desea aplicar los cambios.

b) Seleccione en el menú principal Formato/Autoformato

c) Emerge un cuadro de diálogo en donde elegir un patrón de formato



28

En Formato de tabla se tiene la lista de los formatos disponibles que se pueden ver como muestra. Con el botón Opciones aparecen las opciones de formatos a aplicar (ver en la parte inferior del cuadro).

4 Modificando ancho de columnas y alto de filas

4.1 Ancho de columnas

Para modificar el ancho de una columna desde el menú:

a) Seleccione el rango de columnas a modificar el ancho.

b) Seleccione del menú principal Formato/Columna/Ancho.

c) En la casilla “ancho de columna” escriba el ancho deseado.

Otra forma: Con el puntero:

a) Sitúese en el borde izquierdo de algún encabezado de columna.

b) El puntero cambiará de forma a ←||→ .



29

c) Arrastre el puntero del mouse hacia izquierda o derecha variando el ancho según desee y luego suelte.

4.2 Alto de las filas

a) Seleccione el rango de columnas a modificar el ancho.

b) Seleccione del menú principal Formato/Fila/Alto.

c) En la casilla “alto de fila” escriba el alto deseado.

De forma similar que columna, se puede modificar el alto de fila con el puntero

5 Modificación de las hojas Cada hoja tiene asignado un nombre y una posición dentro de cada libro. Las posiciones y nombre de cada hoja se puede modificar, con el comando del menú principal Formato/Hoja.

Con el comando Formato/Hoja/Cambiar nombre se puede cambiar el nombre de la hoja activa.

Otra forma de cambiar el nombre de una hoja, es dando un doble Clic sobre la etiqueta de la hoja que aparece en la parte inferior de la hoja. Es importante destacar que dos hojas del mismo libro NO pueden tener el mismo nombre.

Para cambiar una hoja de lugar, se da un Clic sobre la etiqueta de la hoja en la parte inferior de la pantalla, se arrastra el puntero y se suelta dónde se desea (guiado por la flecha ( ).


Abrir MSExcel y realizar las siguientes instrucciones:

a. Dar a la columna C un ancho de 20

b. Dar al mismo tiempo un alto de 60 a las filas 1, 3. 4 y 9

c. Intente dejar las celdas con un formato lo más similar al que se muestra a continuación.



30

Solución con los formatos empleados del ejercicio al final del manual:”XI1 Ejercic io Formatos” página 58


INGRESO DE DATOS EN UNA HOJA DE CÁLCULO

31

VII

Ingreso de datos en una Hoja de Cálculo En una hoja de cálculo los datos se ingresan y almacenan en celdas. La entrada de datos se realiza en la "celda activa". La celda activa se muestra resaltada para distinguirla de las demás.

Una vez que la celda está activa, es posible ingresar los datos desde el teclado.

Después de ingresar los datos se debe confirmar o cancelar la entrada de datos ([Enter] o [Esc].

1 Fórmulas y Funciones Una fórmula es una operación de cálculo, referencia, deducción o interpretación de las celdas de una hoja.

El verdadero potencial de una hoja de cálculo es el correcto uso de fórmulas.

Y aunque muchas de las operaciones que se hacen con las fórmulas se pueden hacer con una calculadora típica, en una hoja de cálculo se tiene la ventaja de que disponemos de todos los datos al mismo tiempo y que la operación se especifica sólo una vez.

Toda fórmula debe comenzar con el símbolo “=” o “+”

2 Componentes de una fórmula MSExcel interpreta una entrada de datos como una fórmula sólo si esta comienza con “=” o “+”.

Una fórmula puede ser una combinación de cualquiera de los siguientes elementos:

• Valores constantes

• Referencias de celdas y rangos

• Operadores aritméticos, lógicos y de texto

• Funciones

2.1 Valores constantes

Tales como números y fechas.

Para ingresar un número en una fórmula no se debe incluir ningún tipo de simbología tales como símbolos monetarios ($), separador de miles, etc.

En caso de escribir una fecha directamente en una fórmula, se debe ingresar entre comillas dobles, por ejemplo:

La fórmula ="14/4/98"-"7/4/98" retorna el resultado 7.

En caso de retornar otra fecha, deberá cambiar el formato a número entero



32

2.2 Referencias de celdas y rangos

Al incluir referencias de celdas o rangos, las fórmulas utilizan los contenidos de las celdas señaladas por la referencia para realizar el cálculo.

Corrientemente, las referencias de rangos, suelen ser utilizadas en fórmulas construidas en base a funciones.

Por ejemplo la función SUMA :

=SUMA(A1:A20) se refiere a la suma del rango de celdas A1:A20.

2.3 Operadores aritméticos, lógicos y texto

Una fórmula puede involucrar una o varias operaciones matemáticas o de texto. Al calcular una fórmula aritmética, MSExcel tiene un orden:

1º. Las potencias,

2º. Las multiplicaciones y divisiones

3º. Las sumas y restas.

Si se desea alterar este orden predefinido, se deben usar paréntesis. MSExcel utiliza cinco operadores aritméticos.

Operador aritmético Significado Ejemplo

+ Suma 3+3

- Resta Negación 3–1=2

* Multiplicación 3*3

/ División 3/3

^ Potencia 3^2 (el mismo que 3*3)

En lo referente a operadores lógicos (de comparación) se presentan los siguientes:

Operadores lógicos

(de comparación)

Significado Ejemplo

= (igual) Igual a A1=B1

> (mayor que) Mayor que A1>B1

< (menor que) Menor que A1<B1

>= (mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1

<= (menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1

<> (distinto) Distinto de A1<>B1



33

En lo referente a operadores de Texto, sólo se destaca “&”

El operador de texto "&" combina uno o más valores de texto para generar una única porción de texto, es decir Conecta o concatena dos valores para producir un valor de texto continuo

Ejemplo: si se tiene en una celda A1= "Viento del " y en otra A2= "norte" si se ingresa en la celda A3

A3 = A1 & A2, se obtiene

"Viento del norte".

2.4 Funciones

Las funciones son fórmulas predeterminadas que permiten realizar cálculos complejos o manejar grandes cantidades de cifras. Las funciones pueden formar parte de una fórmula compleja o ser el único componente de una fórmula. Las funciones se ingresan por su nombre.

Si fuera necesario sumar 100 valores distintos almacenados en el rango de celdas A1:A100, una fórmula del tipo =A1+A2+....+A99+A100 es prácticamente irreproducible por su tamaño. Una fórmula del tipo =SUMA(A1:A100) soluciona este tipo de problemas.

Entre las funciones de uso habitual en el diseño de hojas de cálculo se puede mencionar:

función Devuelve

=SUMA(rango) La suma de los valores en el rango.

=PROMEDIO(rango) El promedio simple de los valores del rango.

=MAX(rango) El máximo valor en el rango.

=MIN(rango) El mínimo valor en el rango

=CONTAR(rango) Entrega el conteo de celdas que contienen números

3 Ingresando una Fórmula Excel dentro de sus tantas alternativas permite el trabajo con fórmulas y funciones las que ayudan a un mejor y más productivo uso de la planilla, para ello se deben conocer las siguientes herramientas:

• Barra de Fórmulas

• Comando Pegar Función



34

3.1 Barra de fórmulas

Es una barra ubicada en la parte superior de la ventana de MSExcel que se usa para editar e introducir valores o fórmulas en celdas o en gráficos. En esta barra se muestra el valor constante o la fórmula que se usa en la celda activa.

Use el comando Barra de fórmulas en el menú Ver para mostrar u ocultar la barra de fórmulas.

Ejemplo de Ingreso

a) Seleccione la celda dentro de la hoja de calculo en la que desee introducir una fórmula.

b) Escriba el signo (=) para activar la barra fórmulas.

Si inicia una fórmula pegando una función, o un nombre MSExcel insertará automáticamente el signo igual.

c) Escriba la fórmula B3 + C3.

3.2 Autosuma

Cuando selecciona un rango de celdas y hace Clic en el botón Autosuma, MSExcel introduce automáticamente una fórmula para calcular la suma del rango en una celda en blanco a continuación de éste.

Se accede como un comando de la barra de herramientas estándar:

La característica Autosuma también puede crear un total general para un rango de celdas que contienen subtotales dentro de la misma columna.



35

3.3 Pegar Función

Es un asistente de funciones que le asesora y facilita el uso de funciones. Se accede desde el menú principal Insertar/Función o como un comando de la barra de herramientas estándar:

Para ejemplificar su uso, se aplicará para insertar la función SUMA

1. Seleccione el botón “Pegar función”

2. Haga un Clic sobre la categoría Matemáticas y Trigonométricas y luego en el nombre de la función la que diga SUMA.

3. Pulse en el botón Aceptar

4. Seleccione el rango comprendido entre las celdas D3 a la D5, que son los datos que se desean sumar.

5. Finalmente haga un Clic en el botón Aceptar.



36

Función SI

Hasta el momento todas las funciones que se han presentado tienen resultados continuos y numéricos, pero no con “posibilidades” (rojo/azul; Con Bono/Sin Bono). Esto es que dé el resultado de una condición.

Para estas situaciones MSExcel posee la función SI, la cual contiene dos posibles resultados que depende de una condición (Verdadero/Falso) que según sea será evaluado su argumento entregará una u otro resultado preestablecido.

En la siguiente tabla puede ver un ejemplo:

La columna A contiene una lista de alumnos, mientras que en las columnas B, C y D se ven tres notas obtenidas en pruebas. En la columna E aparece el promedio de dichas notas, que puede ser tomada como nota final. Este promedio, como puede suponer, se obtiene con la siguiente función en la celda E2:

=PROMEDIO(B2:D2)

la cual posteriormente fue copiada a las celdas siguientes de dicha columna.

La columna F, que tiene el título “Estado”, pretende mostrar si el alumno, finalmente, ha aprobado o reprobado, a partir del promedio final.

La Función Si, tiene tres parámetros:

• Condición,

• Resultado Función Si la Condición es Verdadera,

• Resultado Función Si la Condición es Falsa



37

El ingreso de parámetros tiene el mismo orden. A continuación se presenta la Función Si a modo de diagrama de posibles resultados a partir de la condición:

Para el caso del Ejemplo, se necesita una función en la celda F2 que muestre el texto “Aprobado”, en el caso que la nota de E2 sea mayor o igual que 4,0, o el texto “Reprobado”, en caso que el valor de E2 sea menor a la cifra indicada. Lo que llevándolo Al diagrama de condición de aprobación:

Para trabajar con esta función, debe:

a) activar la celda en la cual desea obtener el resultado, que en este caso es la celda F2.

b) Presione el botón que llama al Asistente de funciones. En las categorías “Lógicas” y “Todas” se puede encontrar la función SI. Una vez seleccionada, MSExcel muestra un cuadro de diálogo en el que solicita 3 parámetros:



38

Prueba Lógica: es la sección donde se realiza una comparación que de ser cierta arrojará el resultado que se encuentra en el VALOR VERDADERO, en cambio si la prueba lógica no se cumple entonces entregará el resultado que aparece en el VALOR FALSO.

Valor Verdadero: en esta sección se puede encontrar un texto, un número, una celda, una fórmula o una función.

Valor Falso: al igual que la sección anterior esta puede contener un texto, un número, una celda, una fórmula o una función.

En el ejemplo, el resultado depende “Si la nota es inferior a un 4”

La prueba lógica sería “E2<4,0”. Esto hace que MSExcel se pregunte si el valor de la celda E2 es menor a 4. En caso que eso sea verdadero, la acción a seguir es que aparezca el texto “Reprobado” en la celda. En caso contrario, es decir, que el valor de E2 sea superior a 4, requiere que en la celda aparezca el texto “Aprobado”. En nuestro caso, entonces, quedaría:

prueba lógica : E2 < 4,0

Valor Verdadero: “Reprobado”.

Valor Falso: “Aprobado”

Note que los textos deben ir siempre encerrados en comillas, a menos que esos textos hagan referencias a celdas, como por ejemplo, A1

Una vez ingresados los parámetros señalados, debe presionar el botón Aceptar.

Inmediatamente, en la celda F2, aparece el resultado de la función, que en ese caso es “Aprobado”, puesto que el promedio final es mayor a 4.

Puede copiar la función a las celdas ubicadas más abajo, para así ver la función aplicada a toda la lista de alumnos:

Valor Lógico

Cualquiera

Cualquiera



39

Otro Ejemplo:

Debe confeccionar una función que de acuerdo a que si la cifra de la celda A3 es superior a 100 entonces deberácalcular el 5% de la misma celda, para cualquier otra cifra calcularemos el 3% de esa celda.

= SI ( A3 > 100 ; A3 * 5%; A3 * 3% )

200 x 5% = 10

10 x 3% = 0,3

Prueba lógica: Compara la cifra que está en A3 con 100

Valor Verdadero: Multiplica el valor de la celda A3 con 5%

Valor Falso: Multiplica el valor de la celda A3 con 3%



40


a)

b)

Solución a los ejercicios de funciones al final del manual:”XI2 Ejercic ios de Funciones:” página 58



41

4 Copiar y Mover Contenidos de Celdas

4.1 Copiar datos desde una celda a otras celdas adyacentes

• Posicione el puntero del mouse sobre el botón de llenado

• Arrastre en la dirección deseada

4.2 Copiar datos a posiciones no adyacentes

• Seleccione las celdas a copiar

• Seleccione la opción Copiar en el menú Edición

• Seleccione la primera celda del rango de destino

• Seleccione la opción Pegar en el menú Edición

5 Impacto sobre las referencias de una copia de fórmulas Cuando una fórmula es copiada, se copia la instrucción implícita en la fórmula y no el texto que la conforma, esta instrucción es directamente determinada por el tipo de referencia que incluye la fórmula.

De acuerdo al efecto de una copia de fórmulas, las referencias de celdas se pueden clasificar en:

• Referencias relativas

• Referencias Absolutas



42

5.1 Referencias relativas

Son aquellas referencias que se adaptan a las nuevas posiciones cuando las fórmulas que las contienen son copiadas. Una referencia relativa es de la forma A1, B15,C12,etc.

5.2 Referencias absolutas

Son aquellas referencias que permanecen direccionadas a la celda original, es decir no cambian cuando las fórmulas que las contienen son copiadas a otras posiciones. Las referencias absolutas son de la forma $A$4, $M$5, etc.

5.3

La fórmula de la celda B3 ha sido copiada en la celda E5, manteniendo la operación con la celda que queda a un paso de un caballo de ajedrez.

Y la fórmula de la celda E5 también.

La fórmula de la celda B3 se refiere a la celda que se encuentra dos filas arriba, una columna a la izquierda.

La fórmula de la celda B3 ha sido copiada en la celda E5

La fórmula de la celda B3 se refiere a la celda A1 La fórmula de la

celda E5 también.



43

Uso de referencias relativas y absolutas

Esta modalidad de la planilla de cálculo para trabajar con referencias de celdas, lejos de representar una complicación en el manejo, constituye una gran ventaja y es precisamente lo que permite la construcción simultánea de un conjunto de fórmulas que entregarán múltiples resultados.

5.4 Referencias mixtas

Son aquellas que se fija solo una parte de la referencia, ya sea la fila (A$6, JB$690, etc) o la columna ($S350, $BB1854, etc)

Para fijar una celda puede hacerlo digitando directamente nosotros el signo “$” o, luego de tener la celda escrita en la formula o función, presionar la tecla de función F4 tantas veces como necesite.

Las fórmulas de rango D7:E7 han sido copiadas en el rango D8:E9

Las referencias relativas se han adaptado a las nuevas posiciones y las referencias absolutas permanecen direccionadas a las celdas originales


GRÁFICOS

44

VIII

Gráficos Mostrar datos cuantitativos en forma efectiva se puede realizar de varias formas, una de ellas es la representación gráfica de los datos. El representar gráficamente los datos nos permite compararlos, observar sus cambios, verlos en forma conjunta y reducida. Además los gráficos se pueden adecuar y modificar para crear un mayor impacto en el que los interpreta.

1 Para crear un gráfico

Previamente

a) Seleccionar el rango de datos a emplear.

Se usará el ejemplo de Notas de curso y se graficará las notas de la prueba1 por alumno

b) En el menú Insertar seleccionar la opción

Gráfico o a través del asistente para Gráficos


GRÁFICOS

45

2 Modificando un Gráfico existente Se hará un ejemplo en que ya existe un gráfico, y suponiendo que un elemento de éste no era el adecuado. Para el ejemplo (en la imagen), se asumirá que lo más indicado era haberlo dejado en una hoja nueva en vez de que se incruste en la misma de datos.

Para esta modificación se debe hacer Clic con el botón derecho en cualquier parte de la zona blanca del gráfico. Aparece el siguiente diálogo:

En él están los cuatro pasos realizados desde el tipo de grafico hasta la ubicación, al hacer Clic en cualquiera de ellos vuelve a aparecer la ventana que revisó anteriormente pudiendo corregir el gráfico sin tener que hacerlo de nuevo.

Además, haciendo Clic con el mismo botón derecho en cualquier zona del gráfico podremos cambiarle la presentación que viene por defecto, colores, fuente, etc. Haciendo Clic en “Formato de...” según sea el caso, en la imagen aparece “Formato de área de gráfico...” que corresponde a la zona de color blanco.

Todas las partes del gráfico pueden ser modificadas, las líneas de división, los ejes, el Título, etc.

Ejercicio de la Unidad

Con los datos de la imagen debe confeccionar un gráfico con las siguientes condiciones:

a) Debe ser del tipo de Barras

b) El Título del Gráfico debe ser “Los sueldos del Mes”, el Título de las X debe ser “Cifra” y el de las Y debe ser “Empleado”

c) Active las líneas de división principales tanto para el eje de las X como de las Y

d) Oculte la Leyenda

e) Muestre el valor para el Rótulo de los Datos

f) Finalmente, déjelo en una hoja nueva.


GESTIÓN DE LISTAS

46

IX

Gestión de Listas El manejo de grandes cantidades de información de una manera rápida y ordenada, hasta hace poco tiempo, era privativo de los grandes ordenadores. Para poder realizar un tratamiento mecanizado de la información es fundamental que los datos están organizados y almacenados de forma tal que su acceso sea rápido y eficaz.

Cuando se tienen varios datos ordenados y clasificados adecuadamente, se tiene una base de datos.

En MSExcel se destacan dos comandos que facilitan el trabajo con grandes listas de datos:

• Ordenar datos

• Filtros

1 Ordenar datos Ordenando las listas de datos según un criterio establecido como puede ser alfabético, numérico o cronológico, le ayudará a encontrar fácilmente los datos de la lista.

Para ordenar datos seleccione una de las celdas pertenecientes a la lista.

Y luego tiene 2 alternativas:

1.1 Alternativa 1

La primera es la más básica y que esta dada por los botones:

Estos comandos ordenan en forma ascendente o descendente el listado tomando como columna de referencia la que tiene la celda activa, como lo muestra la imagen:

Datos Desordenados

Datos Ordenados por la columna A en forma

Ascendente

Datos Ordenados por

la Columna B en forma descendente

1.2 Alterntiva 2

La otra alternativa es que Seleccione la opción Ordenar del menú Datos (Datos/Ordenar)


GESTIÓN DE LISTAS

47

Seleccione el criterio según el cual va a ordenar la lista en el apartado Primer criterio y active la opción A a Z o Z a A para clasificar la lista de menor a mayor o viceversa, si la columna contiene valores de texto o de MAYOR A MENOR o MENOR A MAYOR si la columna contiene valores numéricos

En el caso que haya elementos repetidos, aparecerán juntos.

Para ordenarlos entre sí, según un criterio debe seleccionar el Segundo Criterio de ordenación.

La misma situación se produce con el Tercer Criterio de ordenamiento.

De esta forma podemos agregar nuevos niveles, con un máximo de 64 niveles

1.3 Otras Opciones de Ordenar:

Permite adicionar nuevos niveles de orden a la planilla

Elimina algun nivel de orden creado

Repite el nivel seleccionado

Mueve los niveles de orden, para cambiar su prioridad

- Activamos la posibilidad de ordenar la base separando los textos escritos con mayúsculas de los con minúsculas

-Activamos la posibilidad de ordenar la base en forma vertical (por defecto y usado tradicionalmente) u horizontal

Activamos para considerar la primera fila de la base como titulos

Podemos ordenar la base no solo por su contenido sino que también por el formato que en ella se encuentra.

Escogemos la posibilidad de ordenar en forma ascendente, descendente o escoger un orden creado en una lista personalizada


GESTIÓN DE LISTAS

48

2 Filtros Una de las operaciones más comunes que se hacen a una lista de datos son las consultas. Cuando se hace una consulta, normalmente se están buscando registros que coincidan con algún valor o criterio. Existen varias formas de buscar esa información, los filtros son una de ellas.

Para aplicar un filtro hay que tener en consideración los siguientes pasos:

Podemos ordenar la Base con la misma logica del punto anterior, ascendente o descendente por contenido o agrupar por formato

De haber un filtro aplicado se puede eliminar

Podemos filtrar por formato

Podemos filtrar realizando una comparación para columnas que contengan números o textos, según el tipo de datos son las comparaciones que podemos utilizar

Se tiquea el elemento que se quiere mostrar, este filtro es arbitrario dado por el usuario


GESTIÓN DE LISTAS

49

En el menú desplegable de cada nombre de columna que contenga NUMEROS, podemos seleccionar alguna de las opciones de consulta que permite filtrar por otras opciones, estas son:

Diez Mejores: Es para filtrar una cantidad determinada de registros si su cifra esta entre las X superiores o inferiores ya sea como elemento o como porcentaje.

Superior o Inferior del Promedio: Podemos filtrar solo los registros que se encuentren por encima o debajo del promedio de los valores de esa columna

Filtro personalizado: Permite dar dos condiciones de criterio enlazados por un Y cuando con condiciones obligatorias o un O para condiciones opcionales

Con la opción Personalizar se puede especificar el dato ó el rango de datos el datos se estamos buscando.

Se pueden utilizar operadores de comparación como:

• Mayor que,

• Menor que,

• Diferente,

• Contiene, entre otras.

Con las opciones Y y O se pueden establecer dos criterios. Con la opción Y los criterios se suman simultáneamente, vale decir, se deberán cumplir ambos criterios para encontrar los datos deseados. En caso que la opción sea O se van a buscar los registros que cumplan con cualquiera de los dos criterios establecidos.

Es posible saber que una base de datos tiene filtros aplicados porque la flecha que aparece en la cabecera de la columna se torna de color azul. Al igual que el número de las filas, para desactivar el filtro aplicado tiene que ubicar la o las columnas que realizan el filtro y dentro del menú que se despliega elegir la alternativa “Todas”.


GESTIÓN DE LISTAS

50

En autofiltro personalizado es posible utilizar caracteres comodines, como el “*” (para reemplazar una cadena de caracteres) o el “?” (para reemplazar un carácter).

Ejercicios de la Unidad

a) Escriba los datos de la tabla anterior y ordénelos por cifra de menor a mayor

b) Ordene nuevamente los datos pero esta vez por el nombre en forma descendente y observe la diferencia

c) Copie los Datos de la imagen y

aplique un auto filtro de manera que sólo aparezcan los artículos cuyas unidades vendidas sean superiores a 50

Solución del ejercicio Autofiltro al final del manual:”XI3 Ejercicio Autofi l t ro :” página 59


PREPARANDO UN LIBRO PARA SU IMPRESIÓN

51

X

Preparando un libro para su Impresión Para poder imprimir un archivo es necesario previo a esto realizar una serie de ajustes en la página o páginas que se desean imprimir:

1 Configurar Página Con este comando antes de imprimir, usted prepara la página controlando los siguientes elementos: Página, Márgenes, Encabezado/Pie y Hoja.

Escogemos un tamaño de margen predeterminado

Cambiamos la orientación de la pagina a horizontal o vetical

Modificamos el tamaño de la pagina por una medida predeterminada

Establecemos un area que será la que se imprimirá

Inserta saltos que permiten imprimir en paginas diferentes separando los datos en hojas diferentes según sea el lugar donde coloquemos el salto

Se puede dar un fondo a la hoja de Excel, este no aparecerá al momento de imprimir

Podemos considerar una o unas columas como encabezados los que se reperitar automáticamente en cada hoja que se imprima



52

Pero tambien podemos personalizar estos aspectos modificando:

1.1 Ficha Página:

Orientación Si desea la impresión en forma Vertical o Horizontal.

Escala Amplia o reduce la hoja de cálculo impresa, sin variarla en pantalla.

Ajustar a Reduce o amplia la hoja impresa (reducir hasta el 10% y ampliar hasta un 400% del tamaño normal).

Tamaño del papel Nos permite elegir el tipo de papel que usará para imprimir su hoja, por ejemplo: carta, oficio u otro.

Calidad de impresión Mientras mayor sea el número dpi mayor es la calidad. de impresión.

Primer número de página Para empezar la numeración de las páginas en “1”. O Auto si no corresponde a la primera.

• Seleccione haciendo un Clic sobre lo que desea modificar.

• Después de hechos los cambios , presione el botón Aceptar.



53

1.2 Ficha Márgenes:

Seleccionar la distancia Superior, Inferior, Derecha e Izquierda de los datos con respecto a los bordes de la página, respectivamente. Los márgenes inferior y derecho siempre que la información quede en forma presentable y no se expanda a la página siguiente.

Encabezados y pie de página Seleccione la distancia que desea entre el encabezado y la parte superior de la página, y entre el pie de página y la parte inferior de la página. Estas distancias deberán ser menores que los parámetros de los márgenes para evitar que los encabezados y pies de página se superpongan con los datos dentro de la hoja.

Centrar en la página: Centra la información vertical u horizontalmente, o de ambas maneras, dentro de la página.

Haga Clic en el botón “Aceptar” después de hacer los cambios.



54

1.3 Ficha Encabezado y pie de página

El encabezado y Pie de página son textos descriptivos que se imprimen en la parte superior e inferior de cada página. Es posible agregar, eliminar, editar, dar formato a encabezado y pie de página, y ver una aproximación de cómo se imprimirán.

1.4 Ficha Hoja

Especifica las áreas de la hoja que desea imprimir, controla los títulos de impresión, el orden de las páginas y la calidad de borrador. Asimismo, controla la impresión de líneas de división, notas de celdas, así como los encabezados de filas y columnas de la planilla.



55

2 Vista Preliminar Con este comando puede ver cada página exactamente como se imprimirá.

Cuando se hace la presentación preliminar antes de imprimir, se ahorra tiempo ya que se pueden hacer todos los ajustes necesarios y evitar la impresión de copias incompletas o con defectos de formato

Seleccione Vista Preliminar en el menú Archivo.

O haga Clic en el icono Vista Preliminar de la barra Herramientas.

Los Comandos de esta etiqueta son:

• Página Siguiente

• Página Anterior,

• Zom

• Configurar (equivalente a configuración de impresión)

• Márgenes

Siguiente : Muestra la siguiente página. También utilice las barras de desplazamiento o las teclas de dirección para desplazarse dentro de las páginas preliminares mientras se encuentre en presentación de página completa.

Anterior : Muestra la página anterior. También puede usar las barras de desplazamiento o las teclas de dirección para desplazarse dentro de las páginas anteriores mientras se encuentre en presentación de página completa.

Zoom : Alterna entre una vista ampliada y una vista de página completa. El zoom no afecta el tamaño de impresión. Hacer Clic en el botón del mouse (ratón) en cualquiera de las hojas es equivalente a elegir el botón "Zoom". Use las barras de desplazamiento o las teclas de dirección para desplazarse dentro de la página en presentación de página completa.

Margenes : Permite alterar los margenes manualmente (clic y Arrastrar)

Seleccione con el mouse el botón “cerrar vista preliminar” para terminar.



56

3 Imprimir Seleccione Imprimir

Para imprimir el documento a la impresora predeterminada, una copia de toda la hoja, la otra opción es:

Se muestra el cuadro de diálogo Imprimir, donde usted puede elegir las opciones de impresión para la hoja seleccionada.



57

Imprimir : Especifica si desea imprimir las áreas dentro de una hoja, algunas hojas o todo el Libro de Trabajo.

Selección : Imprime solamente las celdas seleccionadas en las hojas seleccionadas. Las selecciones discontinuas se imprimen en páginas aparte. Al seleccionar esta opción queda deshabilitada cualquier área de impresión que haya definido para las hojas seleccionadas con la opción "Área de impresión" de la ficha Hoja del cuadro de diálogo Preparar página.

Hojas activas : Imprime el área de impresión de cada hoja seleccionada en ese momento, e inicia cada área de impresión en una página nueva. Si no ha definido ninguna área de impresión en una hoja aparte, se imprime toda la hoja.

Todo el libro : Imprime toda el área de impresión de todas las hojas del Libro de Trabajo activo. Si hay alguna hoja que no tiene área de impresión, se imprime toda la hoja.

Copias : Especifique el número de copias de cada página que desea imprimir.

Intervalo de páginas : Determina las páginas que se van a imprimir de las hojas de cálculo seleccionadas.

Todas

Imprime todas las páginas de las hojas seleccionadas.

Páginas

Imprime el rango de páginas especificado en los cuadros "Desde" y "Hasta". Los números de página que seleccione en los cuadros "Desde" y "Hasta" afectarán las celdas que se han de imprimir, no la numeración de las páginas en las que se imprimirán. Para cambiar la numeración de las páginas impresas, especifique un número en el cuadro "Primer número de página" de la ficha Página del cuadro de diálogo Preparar página.


SOLUCIONES DE LOS EJERCICIOS:

58

XI

Soluciones de los Ejercicios:

1 Ejercicio Formatos

2 Ejercicios de Funciones: a) Para calcular el valor por producto:

=A2*D2 y con el punto de autollenado arrastrar hacia abajo

Para completar el cuadro:


SOLUCIONES DE LOS EJERCICIOS:

59

El valor más alto:

=MAX(D2:D8)

El valor más bajo :

=MIN(D2:D8)

El total de articulos :

=CONTAR(D2:D8)

El promedio de valores:

=PROMEDIO(D2:D8)

b)

Para calcular el Promedio Trimestral:

=PROMEDIO(B3:B7) y con el punto de autollenado arrastrar hacia la derecha

Para Calcular el Promedio para cada Sucursal

=PROMEDIO((B3:E3) y con el punto de autollenado arrastrar hacia abajo

Para Conocer el Estado:

=SI(F3>3000;”SOBRESALIENTE”;”MEJORAR”) y con el punto de autollenado arrastrar hacia abajo.

3 Ejercicio Autofiltro:

TENGA SIEMPRE PRESENTE QUE LA PRACTICA HACE AL MAESTRO, EJERCITE POR CUENTA PROPIA O SOLICITE MÁS EJERCICIOS AL RELATOR


ANEXOS

60

XII

Anexos

1 Etiqueta de Inicio

Conjunto de botones que me permite pegar los elementos que anteriormente se cortaron o copiaron.

También podemos copiar el formato de una celda a otra.

Botones que permiten modificar el formato de fuente, tamaño de la fuente, negrita, cursiva, subrayado; ademas podemos asignar un borde y color de relleno a la celda y modificar el color de la fuente

Botones para dar alineación vertical, diagonal, horizontal a los textos que estan dentro de una celda. Dar sangría a la información; ajustar el texto al ancho de la celda y combinar celdas

Aplica formatos a las cifras, dando estilo de moneda, porcentaje, millares, también podemos agregar o disminuirle decimales

Da un formato condicional a la celda según alguna condicion que le demos, tambien podemos dar un formato como tabla que viene predefinido por el sistema a un rango de celdas o sólo aplicar un estilo de celda a una celda en perticular


ANEXOS

61

Botones para insertar filas, columnas o celdas, tambien se pueden eliminar o darles un formato personalizado

Botones para crear una función básica o llamar al asistente, autocompletar en cualquiera de las direcciones o generando series, borrar el contenido de una celda o solo parte de ella, aplicar filtros u ordenar una base de datos y buscar registros en la base.

1.1 Mensajes de error frecuentes

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.

#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE? cuando MSExcel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se interceptan.

#¡VALOR! cuando involucra dentro de la fórmula o función una celda que contiene texto.

2 Anexo Resumen de Comandos Rápidos

2.1 Teclas para introducir datos

En este tema se estudian:

• Teclas para introducir datos en una hoja de cálculo

• Teclas para trabajar en las celdas o la barra de fórmulas

Teclas para introducir datos en una hoja de cálculo

Presione Para

ENTRAR Completar una entrada de celda e ir hacia abajo en la selección

ALT+ENTRAR Comenzar una nueva línea en la misma celda

CTRL+ENTRAR Rellenar el rango de celdas seleccionado con la entrada actual (estando en edición de datos)


ANEXOS

62

Presione Para

MAYÚS+ENTRAR Completar una entrada de celda e ir hacia arriba en la selección

TAB Completar una entrada de celda e ir hacia la derecha en la selección

MAYÚS+TAB Completar una entrada de celda e ir hacia la izquierda en la selección

ESC Cancelar una entrada de celda

RETROCESO Eliminar el carácter situado a la izquierda del punto de inserción o eliminar la selección

SUPR Eliminar el carácter situado a la derecha del punto de inserción o eliminar la selección

CTRL+SUPR Eliminar texto hasta el final de la línea

Teclas de dirección

Desplazarse un carácter hacia arriba, abajo, izquierda o derecha

INICIO Ir al comienzo de la línea

F4 o CTRL+Y Repetir la última acción

MAYÚS+F2 Ingresar/Modificar un comentario de celda

CTRL+MAYÚS+F3 Crear nombres a partir de rótulos de fila y columna

CTRL+J Rellenar hacia abajo

CTRL+D Rellenar hacia la derecha

CTRL+F3 Definir un nombre

Teclas para trabajar en las celdas o la barra de fórmulas

Se destaca en negrita las que se recomienda aprender

Presione Para

RETROCESO Modificar la celda activa y, a continuación, borrarla, o eliminar el carácter anterior en la celda activa al modificar el contenido de las celdas

ENTRAR Completar una entrada de celda

ESC Cancelar una entrada en la celda o en la barra de fórmulas

F2 Modificar la celda activa y colocar el punto de inserción al final de la línea


ANEXOS

63

3 Anexo Teclas para modificar datos En este tema se estudian:

• Teclas para modificar datos

• Teclas para insertar, eliminar y copiar una selección

• Teclas para moverse dentro de una selección

3.1 Teclas para modificar datos Presione Para

F2 Modifique la celda activa y coloque el punto de inserción al final de la línea

ESC Cancelar una entrada en la celda o en la barra de fórmulas

RETROCESO Modificar la celda activa y luego eliminarla; o bien eliminar el carácter precedente en la celda activa mientras se modifica el contenido de la misma

F3 Pegar un nombre definido en una fórmula (estando en modo edición)

ENTRAR Completar una entrada de celda

3.2 Teclas para insertar, eliminar y copiar una selección Presione Para

CTRL+C Copiar la selección

CTRL+X Cortar la selección

CTRL+V Pegar la selección

SUPR Borrar el contenido de la selección

4 Teclas para moverse y Seleccionar en la Planilla

4.1 Teclas para moverse en la Planilla dentro de una selección Presione Para

ENTRAR Moverse de arriba a abajo dentro de la selección (abajo), o bien moverse en la dirección que se haya seleccionado en la ficha Edición (menú Herramientas, comando Opciones)

MAYÚS+ENTRAR Moverse de abajo a arriba dentro de la selección (arriba), o bien moverse en la dirección que se haya seleccionado en la ficha Edición (menú Herramientas, comando Opciones)

TAB Ir de izquierda a derecha dentro de la selección o desplazarse una celda hacia abajo si sólo se ha seleccionado una columna

MAYÚS+TAB Ir de derecha a izquierda dentro de la selección o desplazarse una celda hacia arriba si sólo se ha seleccionado una columna


ANEXOS

64

4.2 Teclas para seleccionar datos y celdas

En este tema se estudian:

• Teclas para seleccionar celdas, columnas o filas

• Teclas para ampliar la selección con el modo Fin activado

• Teclas para seleccionar celdas con características especiales

Teclas para seleccionar celdas, columnas o filas

Presione Para

CTRL+MAYÚS+* (asterisco) Seleccionar la región actual alrededor de la celda activa (la región actual es un área de datos ubicada entre filas y columnas en blanco)

MAYÚS+tecla de dirección Ampliar la selección una fila o columna

MAYÚS+INICIO Ampliar la selección hasta el comienzo de la fila

CTRL+MAYÚS+INICIO Ampliar la selección hasta el comienzo de la hoja de cálculo

CTRL+MAYÚS+FIN Ampliar la selección hasta la última celda utilizada en la hoja de datos (esquina inferior derecha)

CTRL+BARRA ESPACIADORA Seleccionar toda la columna

MAYÚS+BARRA ESPACIADORA

Seleccionar toda la fila

CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA

Seleccionar toda la hoja de cálculo

Teclas para ampliar la selección con el modo Fin activado

Presione Para

FIN Activar o desactivar el modo Fin

Teclas para seleccionar celdas con características especiales

Presione Para

CTRL+MAYÚS+* (asterisco) Seleccionar la región actual alrededor de la celda activa (la región actual es un área de datos ubicada entre filas y columnas en blanco)