Download pdf - Excel Basico 1

Transcript
  • 7/18/2019 Excel Basico 1

    1/30

    Libro de trabajo.

    Hoja de clculo.

    Celda.

    Rango.

    Informacin acerca de la

    cinta de opciones de

    Microsoft Office.

    Elementos de Excel.

    Modos del cursor.

    eleccionar celdas.

    !ilas " columnas.

    #uardar arc$i%o.

    Crea tu primer libro de Excel " aprende

    a utili&ar sus $erramientas bsicas

  • 7/18/2019 Excel Basico 1

    2/30

    Qu es Excel?Excel 2010, es una aplicacin del tipo hoja de clculo que forma parte del paquete

    Microsoft Office 2010 y se utiliza para calcular, analizar y gestionar datos. tra!"s de

    ella, podemos realizar di!ersas operaciones, desde las ms

    sencillas, como sumar y restar, hasta otras complejas, por

    medio de funciones y frmulas. #am$i"n permite ela$orar

    distintos tipos de grficos para analizar y comprender los

    resultados de dichas operaciones.

    %roporciona herramientas y funciones eficaces destinadas

    a analizar, compartir y administrar datos con facilidad. &as funciones, los filtros y las

    ta$las dinmicas nos $rindarn la posi$ilidad de resumir, analizar, explorar y

    presentar datos para, luego, tomar decisiones. 'on las macros es posi$le optimizar

    los procesos rutinarios.

    EXCEL 2010 ES

    UNA APLICACINDE MICROSOFT

    OFFICE DEL TIPO

    HOJA DE CLCULO

    EXCEL WEB APP

    Si somos usuarios de Outlook podemos utilizar la versin gratuita de Excel 2013 que pertenece al

    paquete Office Web Appspara uso personal, disponible en Internet. Esta versin de Excel, a dierencia

    de la versin paga, posee solamente unciones b!sicas, pero aptas para realizar las operaciones m!s

    comunes. "os arc#ivos creados siempre se guardan en OneDrive.

  • 7/18/2019 Excel Basico 1

    3/30

    Libro de trabajo

    (n archi!o de Excel est compuesto por un conjunto de hojas de clculo) por

    eso estos archi!os se denominan libros. En la !ersin 2010, cuando a$rimos un nue!o

    li$ro de tra$ajo, de manera preesta$lecida lo hace con tres hojas de clculo, pero

    podemos a*adir la cantidad de hojas que queramos y,

    luego, tam$i"n eliminar las que no sean necesarias.

    dems, es posi$le !incular una hoja de clculo a otras

    para realizar diferentes tipos de clculos. En la parte

    inferior de la !entana !eremos la etiqueta Hoja1 que

    representa a la hoja actual.

    +esde la !ersin 200, los archi!os de Excel se

    guardan de manera predeterminada con la extensin

    .XLSX. &as !ersiones anteriores los almacena$an con el

    formato .XLS. %or esta razn, si necesitamos compartir un archi!o en una

    computadora que tenga una !ersin anterior a Excel 200-201, podemos

    almacenarlo con un formato compati$le con estas !ersiones.

    +e este modo, podremos a$rir el li$ro sin incon!enientes.

    POR DEFECTO,

    CADA NUEVOLIBRO DE EXCEL

    2010, SE ABRE CON

    TRES HOJAS DE

    CLCULO

  • 7/18/2019 Excel Basico 1

    4/30

    Hoja de clculo

    &a hoja es la unidad fundamental que define el rea de tra$ajo, como ya

    hemos dicho. En el caso de Excel 2010, "sta consta

    de 1048576 filas numeradas en el margen

    izquierdo y 16384 columas, que !an desde la letra

    hasta las letras /+.

    arias hojas, relacionadas entre s, conforman un

    libro. Excel trae predeterminada la cantidad de

    hojas por li$ro, pero eso no impide que podamos

    reducir o aumentar la cantidad de hojas de un li$ro, seg3n las necesidades e inclusi!e

    darle un nom$re determinado o cam$irselo.

    $na #o%a de c!lculo es una #erramienta mu& 'til para las personas que traba%an con n'meros & que

    necesitan realizar c!lculos con ellos. Ella permite traba%ar con una gran cantidad de n'mero & lleva

    incorporada una serie de unciones capaces de realizar c!lculos matem!ticos, estad(sticos, t)cnicos &

    inancieros.

    HO A DE CLCULO

    LA HOJA DE

    CLCULO ES UNA

    HERRAMIENTAMUY IMPORTANTE

    PARA LA TOMA DE

    DECISIONES.

  • 7/18/2019 Excel Basico 1

    5/30

    Celda y celda activa&a interseccinde una fila y una columna se denomina celda, que en Excel,

    tiene un ancho predeterminado de 11 caracteres. &a celda puede ser identificada por

    sus coordenadas columna4fila, lo que se llama direccin de celda. %rimero !a la

    columna y luego el n3mero de fila.

    &a celda que tengamos seleccionada con el cursor o el ratn se llama celda

    activay es la que se !e resaltada en la hoja de clculo.

    !ombre "e cel"a

    #el"a acti$a

  • 7/18/2019 Excel Basico 1

    6/30

    Rango(n rango es un grupo de celdas contiguas y su direccin est compuesta por la

    direccin de la celda superior izquierda seguida de dos puntos y por la direccin de la

    celda inferior derecha. %or ejemplo, el rango 15'2 se refiere a las celdas 1, 61, '1,

    2, 61 y '2. %ara seleccionar un rango tenemos !arias alternati!as5

    %ulsa el $otn izquierdo del ratn y arrstralo en la direccin deseada hasta

    que todas las celdas hayan sido seleccionadas y suelta el $otn.

    %ulsa la tecla 7ay3s y utiliza las flechas del teclado para seleccionar el rango

    de celdas deseado.

    8ngresa la direccin del rango dentro del cuadro de nom$res y pulsa Entrar.

    &a direccin introducida desaparecer del cuadro de nom$res pero el rango

    quedar seleccionado.

  • 7/18/2019 Excel Basico 1

    7/30

    Cinta de opciones

    Excel 2010 presenta una cinta de opciones que contiene las fichas donde se

    agrupan las diferentes herramientas para tra$ajar con una planilla. 'ada ficha es

    especfica y est relacionada con un tipo de acti!idad, accin o elemento) algunas

    solo aparecen cuando tenemos seleccionado un determinado o$jeto. %or ejemplo, si

    seleccionamos una imagen, se acti!ar la ficha Herramietas "e ima%e.

    %odemos personalizar la cinta de opciones agregando fichas y grupos creados

    por nosotros, como tam$i"n cam$iarles el nom$re o el orden a las fichas y a los

    grupos. +e forma predeterminada se compone de siete fichas5 &icio' &sertar'

    (ise)o "e *+%ia' ,-rmulas' (atos' e$isar / ista. Empleando los m"todos

    a$re!iados de teclado podemos acceder a las fichas. Esta alternati!a com$ina

    distintas letras con la tecla L.

    %ara conocer qu" letras de$emos usar, presionamos dicha tecla y aparecer

    so$re cada ficha la letra correspondiente. %or lo tanto, para acceder al contenido de

    una ficha de$emos hacer clic so$re su nom$re o presionar la com$inacin de teclas.

    dems, podemos mostrar u ocultar el contenido de las fichas a tra!"s de la

    com$inacin de teclas #L ,1. 9o$re el extremo derecho de la $arra de ttulo

    se muestra el $otn O*cioes "e *resetaci- "e la cita "e o*cioes, para ocultar

    la cinta.

  • 7/18/2019 Excel Basico 1

    8/30

    La !"#$a %& E'!&(

    &icio8nicio es una $uena descripcin para esta

    cinta, ya que tiene en torno al :0; de los

    comandos cotidianos que necesitaras

    mientras tra$ajes en tus hojas de clculo.Esto incluye el portapapeles, tama*os y tipo

    de fuente, as como la alineacin de los

    datos en las celdas. &as opciones de formato

    num"rico te permitirn cam$iar la forma en

    que se muestran los n3meros, mientras que

    las opciones de estilo te ayudan a cam$iar elaspecto de las celdas.

    &sertarEn t"rminos generales esta cinta te permiteinsertar carios tipos de elementos en tus

    hojas. Esto incluye ta$las, ilustraciones,

    grficos, texto, sm$olos, minigrficos e

    incluso hiper!nculos que pueden conducirte

    a una pgina

    afectan al aspecto general, incluyendo

    colores y fuentes, mientras que la

    ='onfiguracin de pginas> afecta al tama*o

    y la orientacin de la misma. =justar rea

    de impresin> cam$ia el tama*o, anchura y

    escala de la pgina, mientras que las

    =?pciones de la hoja> cam$ian las lneas de

    di!isin y los enca$ezados.

  • 7/18/2019 Excel Basico 1

    9/30

    ,-rmulasEsta seccin es el cuarto de mquinas de la

    hoja de clculo, afectando a la generacin de

    predicciones calculadas y otras frmulas en

    la $i$lioteca de funciones. =@om$res

    definidos> te permite escri$ir etiquetas en

    las frmulas, =uditora de frmulas>

    registra qu" parte de la frmula afecta a qu"

    !alor. &as =?pciones de clculo> te dirn

    cundo se acti!a una frmula y tam$i"n hay

    algunas opciones de moneda que puedes

    usar.

    (atosEsta seccin te permite o$tener datos

    importndolos desde otros programas como

    ccess, mientras que ='onexiones> te dice

    de dnde !ienen los datos que ya tienes.

    =?rdenar y filtrar> permite organizar y

    reordenar la informacin y =Aerramientas

    de datos> te ayuda a manipular esos datos.

    =Esquema> contiene funciones para agrupar

    celdas y =nlisis> dispone de herramientas

    para el anlisis especializado de informacin

    financiera y cientfica.

    e$isarEsta cinta te ofrece !arios sistemas de

    correccin que incluyen ortografa,

    sinnimos y acceso a recursos comoenciclopedias. El apartado =8dioma> dispone

    de ayudas a la traduccin y el apartado

    ='omentarios> te permite agregar notas a la

    hoja de clculo. El apartado ='am$ios> sir!e

    para controlar los cam$ios o compartir tu

    informacin con otros, para que puedanmodificar tus hojas a tra!"s de una red de

    comunicacin.

    La seccin Formulas es el motor de la hoja de clculo,afectando la generacin de predicciones calculadas y otras

    frmulas en la biblioteca de funciones

  • 7/18/2019 Excel Basico 1

    10/30

    istaEsta cinta te permite manipular tu

    informacin de diferentes formas, seg3n

    necesites. &a opcin =ista de li$ro> cam$ia

    la forma en que se gestiona la pantalla,

    mientras que =7ostrar> acti!a y desacti!a

    !arias ayudas !isuales. =Boom> acerca la

    informacin para !erla mejor y =entana> es

    una excelente forma de organizar una

    amplia !ariedad de datos. =7acro> te

    permite $ien gra$ar un macro o acceder a

    macros gra$adas pre!iamente.

    ro%rama"orEn esta cinta encontraras las funciones ms

    complejas que tienen que !er con el propio

    funcionamiento de Excel. %uedes usar las

    macros para gra$ar secuencias de comandos

    y asignarlas a teclas a$re!iadas, con lo que

    podras acelerar tareas repetiti!as. El resto

    de los apartados, incluyendo =isual 6asic> y

    =/7&>, slo le interesarn a los

    desarrolladores de soft

  • 7/18/2019 Excel Basico 1

    11/30

    Elementos de Excel

    01

    02

    03

    04

    05

    06

    07

    08

    0

    La barra "e ttulo 'ontiene el nom$re del documento so$re el que se esttra$ajando en ese momento. 'uando creamos un li$ro nue!o se le asigna

    automticamente Libro 1.

    La barra "e acceso r+*i"o'ontiene las operaciones ms ha$ituales de Excel.dems de que puede personalizarse para a*adir todos los $otones que desee.

  • 7/18/2019 Excel Basico 1

    12/30

    La cita "e o*cioes 'ontiene todas las opciones del programa organizadaspesta*as. l pulsar so$re alguna pesta*a accedemos a la ficha.

    #ua"ro "e ombres 7uestra la celda de referencia o el nom$re de la celdaacti!a. %ara un rango, solo se muestra la celda de referencia arri$a a la izquierda.

    arra "e f-rmulas7uestra el contenido de la celda acti!a, es decir la casilladonde estamos situados. 'uando se modifique el contenido de la celda, dicha

    $arra !ariar.

    9rea "e trabajoEst formada por filas y columnas. qu ingresamos los datos y!emos el resultado de las operaciones.

    :cabe;a"o "e columa&as columnas se identifican con una letra, desde la hasta la /+.

    :cabe;a"o "e fila &as filas se identifican con n3meros, desde 1 hasta10C:D.

    esta)a "e

  • 7/18/2019 Excel Basico 1

    13/30

    odos del cursor

    ,orma =sa"a *ara #omo usar

    9eleccionar una celda o

    rango.

    %ara seleccionar celdas %osicinese en la

    primera celda a seleccionar, pulse el $otn

    izquierdo y arrastre la 3ltima celda a

    seleccionar.

    9i necesita seleccionar celdas que no estn

    contiguas, seleccione la primera celda,

    luego pulse '#F& y seleccione la siguiente

    y as sucesi!amente.

    rrastrar la celda o rango

    seleccionados.

    %osicinese en el $orde de la seleccin y

    arrastre el 7ouse pulsando el $otn

    izquierdo hasta la nue!a u$icacin.

    %ermite copiar frmulas o

    series num"ricas o de tipo

    texto Gmeses, das,

    artculos, etc.H

    %osicinese en el ngulo inferior de la

    celda hasta que !isualice esta cruz negra,

    luego pulse el $otn izquierdo arrstrelo

    hasta la 3ltima celda donde desea que se

    copie la informacin de la celda origen.

    8ngresar o editar datos. El

    cursor Glnea !ertical

    dentro de la celdaH titila.

  • 7/18/2019 Excel Basico 1

    14/30

    ,orma =sa"a *ara #omo usar

    Fedimensionar columna.

    %uede pulsar el $otn izquierdo y mo!erlo

    hacia la izquierda para achicar la columna

    o hacia la derecha para agrandarla

    respecti!amente. ? si hace do$le clic la

    columna se ajustar automticamente al

    tama*o de la celda con el contenido ms

    largo.

    Fedimensionar fila

    %uede pulsar el $otn izquierdo y mo!erlo

    hacia arri$a para achicar o hacia a$ajo

    para agrandarla respecti!amente. ? si

    hace do$le clic la fila se ajustar

    automticamente al tama*o de la celda.

    'opiar los formatos de

    celdas con la herramienta,

    'opiar ormato.

    %ara copiar el formato haga clic en la celda

    GorigenH desde donde quiere copiar el

    formato G$ordes, fuentes, colores, etcH

    luego haga clic en el cono ='opiar

    formato> u$icado en la ficha =8nicio>,

    apartado =%ortapapeles>) y luego haga clic

    en la celda donde desea aplicarlo

    GdestinoH.

  • 7/18/2019 Excel Basico 1

    15/30

    !eleccionar celdas&a manera ms o$!ia de seleccionar celdas en Excel es utilizando el ratn, pero no

    siempre es la manera ms eficiente. En ocasiones el utilizar el teclado puede darnos

    mayor rapidez, especialmente cuando tenemos muchos datos.

    5 9elecciona una celda a la derecha.

    5 9elecciona una celda a la izquierda.

    5 9elecciona una celda hacia arri$a.

    5 9elecciona una celda hacia a$ajo.

    5 9elecciona todas las celdas a la derecha.

    5 9elecciona todas las celdas a la

    5 9elecciona todas las celdas hacia arri$a.

    5 9elecciona todas las celdas hacia a$ajo.

    5 9elecciona un $loque de filas hacia arri$a.

    5 9elecciona un $loque de filas hacia a$ajo.

  • 7/18/2019 Excel Basico 1

    16/30

    unque podemos seleccioar ua columa o fila con tan solo un clic so$re el

    enca$ezado, en ocasiones se puede facilitar hacer la seleccin con el teclado de la

    siguiente manera5

    9i necesitas seleccionar un rea muy grande de celdas puedes hacerlo con una sola

    com$inacin de teclas. 9olo de$es acti!ar cualquier celda dentro del rango a

    seleccionar y pulsar la com$inacin #trl :.

    5 9elecciona una fila completa.

    5 9elecciona una columna completa.

  • 7/18/2019 Excel Basico 1

    17/30

    En algunas ocasiones necesitars realizar una seleccin de celdas no adyacentes. El

    m"todo es muy sencillo, solamente mant"n oprimida la tecla #trl mientras haces la

    seleccin con el puntero del ratn.

  • 7/18/2019 Excel Basico 1

    18/30

    "ilas y columnas

    &sertar filas / columas

    Ia que todas las hojas de Excel tienen un n3mero de filas y de columnas mximo y

    no podemos hacer nada por aumentar dicho n3mero, cuando ha$lamos de

    insertar una fila o columna ha$lamos en realidad de desplazar los datos hacia

    a$ajo o hacia la derecha para mostrar una fila o columna !aca.

    %odemos insertar una filade la siguiente manera. Aaz clic derecho en el

    enca$ezado de fila y selecciona la opcin 8nsertar y o$ser!ars que Excel desplaza

    los datos hacia a$ajo para colocar una fila !aca.

  • 7/18/2019 Excel Basico 1

    19/30

    #am$i"n podemos insertar una fila con el comando Inicio > Celdas > Insertar

    > Insertar filas de hoja.

    Excel insertar la nue!a fila por arri$a de la celda que est" acti!a al momento de

    ejecutar el comando. %or otro lado, si lo que deseamos es insertar una

    columnapodemos utilizar el comando Inicio > Celdas > Insertar >

    Insertar columnas de hoja y Excel insertar la columna a la izquierda de la

    celda acti!a.

    #am$i"n podemos insertar una columna a la izquierda si hacemos clic derecho

    so$re el enca$ezado de columna y seleccionamos la opcin 8nsertar

  • 7/18/2019 Excel Basico 1

    20/30

    &sertar filas / columas

    En ocasiones necesitamos eliminar por completo una fila o una columna de

    nuestra hoja porque los datos contenidos son incorrectos o porque simplemente

    ya no necesitamos dicha informacin. 9elecciona una celda de la fila que deseas

    eliminar y !e a Inicio > Celdas > Eliminar > Eliminar filas de hoja .

    Excel eliminar la fila y mo!er las filas restantes hacia arri$a. #am$i"n

    podemos eliminar un filasi hacemos clic derecho so$re su enca$ezado y

    seleccionamos la opcin Eliminar.

  • 7/18/2019 Excel Basico 1

    21/30

    %ara eliminar una columnade$es seleccionar el comando Inicio > Celdas

    > Eliminar > Eliminar columnas de hoja y se eliminar la columna de la

    celda acti!a.

    #am$i"n puedes hacer clic derecho so$re el enca$ezado de la columna y

    seleccionar la opcin Eliminar5

  • 7/18/2019 Excel Basico 1

    22/30

    9i despu"s de eliminar una fila o una columna te das cuenta de que cometiste un

    error puedes re!ertir la eliminacin con el comando +eshacer o pulsando la

    com$inacin de teclas 'trl J B.

    Ocultar filas / columas

    9i deseas que los usuarios que consultan tu hoja de Excel no !ean cierta

    informacin, entonces puedes ocultar aquellas filas o columnas que contienen

    dichos datos. %ara ocultar una fila puedes hacer clic derecho so$re su

    enca$ezado y seleccionar la opcin ?cultar.

  • 7/18/2019 Excel Basico 1

    23/30

    #am$i"n puedes ir a Inicio > Celdas > Formato > Ocultar y mostrar >

    Ocultar filas.

  • 7/18/2019 Excel Basico 1

    24/30

    #am$i"n puedes ocultar una columnacon el comando 8nicio > Celdas >

    Formato > Ocultar y mostrar > Ocultar columnas.

    #am$i"n podemos hacer clic derecho so$re el enca$ezado de columna y

    seleccionar la opcin ?cultar.

  • 7/18/2019 Excel Basico 1

    25/30

    %ara !ol!er a mostrar una fila o columna existen 2 m"todos que explico a

    continuacin5

    En el cuadro de nom$res coloca la direccin de una celda que pertenezca a

    la fila o columna oculta y posteriormente !e a Inicio > Celdas >

    Formato > Ocultar y mostrar y selecciona la opcin 7ostrar filas o

    7ostrar columnas seg3n sea el caso.

    ?tra opcin es hacer clic derecho so$re ese peque*o enca$ezado de fila o

    columna que est oculto y seleccionar la opcin de men3 7ostrar.

  • 7/18/2019 Excel Basico 1

    26/30

    #ambiar ac

  • 7/18/2019 Excel Basico 1

    27/30

    l terminar de indicar el nue!o ancho de$es pulsar el $otn ceptar para hacer

    permanentes los cam$ios. ?tra manera de llegar a este mismo cuadro de dilogo

    es desde Inicio > Celdas > Formato > Ancho de columna. %or otro lado,

    para modificar el alto de una fila podemos seleccionar una celda de la fila deseada

    e ir a Inicio > Celdas > Formato > Alto de fila.

  • 7/18/2019 Excel Basico 1

    28/30

    Esto mostrar el cuadro de dilogo necesario para modificar el !alor del alto de la

    fila. %or supuesto que tam$i"n podemos modificar el alto de la fila si hacemos clic

    derecho en su enca$ezado y seleccionamos la opcin lto "e fila. (na 3ltima

    alternati!a para ajustar el ancho de una columna es arrastrar el $orde derecho de

    su enca$ezado hasta alcanzar el ancho deseado. #am$i"n puedes arrastrar el

    $orde inferior del enca$ezado de una fila para hacerla ms alta.

    (n truco muy utilizado es el autoajuste de columna o de fila el cual podemos

    lograr haciendo do$le clic so$re el $orde derecho del enca$ezado de una columna

    o so$re el $orde inferior del enca$ezado una fila. Esto har que la columna se

    autoajuste al ancho del contenido o que la fila se autoajuste al alto de su

    contenido. &a opcin utoajustares muy 3til y por eso encontramos am$os

    comandos enInicio > Celdas > Formato5

  • 7/18/2019 Excel Basico 1

    29/30

    #uardar arc$ivoE!itar perder todo el tra$ajo que has hecho en Excel y adopta la $uena prctica de

    guardar de manera constante tu archi!o. Es tan fcil como seleccionar el

    comando >uar"aro el comando >uar"ar comode la ficha rc

  • 7/18/2019 Excel Basico 1

    30/30

    $re el cuadro de dilogo >uar"ar comoy aseg3rate de seleccionar la

    opcin Libro "e :?cel 7@2003.

    %uedes apro!echar y echar un !istazo a la lista #ipo para sa$er en qu" otros

    formatos es posi$le guardar un archi!o de Excel. +escu$rirs que puedes guardar

    un li$ro como archi!o %+, o como archi!o de texto, e inclusi!e como pgina