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TECNOLOGO EN GESTION
DOCUMENTAL
FICHA202458
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TABLA DE CONTENIDO1. Inventariar y catalogar
2. Definición y elementos del inventario
2.1 Formación y formato de inventarios
3. La clasificación como tarea previa a lainventariación.
4. Tipos de inventarios
5. Importancia y revalorización del inventario como
instrumento de descripción.
6. Normalización de inventarios.
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I NVENTARIAR
Inventariar es una operación
precisa y delimitada dentro de la
tarea de descripción que no
podemos mezclar, ni confundir
con la acción de catalogar, ni
tampoco identificarla con otrasoperaciones anteriores o
posteriores, como registrar o
indizar.
El inventario no es un registro,
aunque este puede ser elemento
indispensable para confección (en un archivo administrativo) ni
es un índice que de hecho es
complementario del inventario.
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CATALOGAR
Cuando se cataloga, sedescribe pormenorizando
documento por
documento ya sea simple
o compuesto, cuando se
inventaría se describenglobalmente cada una de
las series documentales
de un fondo sin
descender a la
particularización de laspiezas o unidades
archivísticas que las
integran.
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DEFINICIÓN DE INVENTARIOEl inventario describe las
series generadas orgánica o
funcionalmente en el curso de
la gestión de una institución,
en el caso de un archivo
administrativo, o bien, es
resultado de la descripción de
series que integran una
sección histórica o un fondo
documental en un archivo
histórico. El propósito
finalidad es lograr el acceso a
la información.
Su campo de acción será un
fondo documental o una
sección de archivo o de fondo,
completos. Su objeto, las
series.
Sus funciones, triples: de
control para el archivero, de
orientación e información,
primordiales para el
investigador.
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ELEMENTOS DEL INVENTARIO
SIGNATURA : De cada una de las
unidades de instalación integrantes
de cada una de las series en el
deposito (legajo, libro, carpeta).
ENTRADA DESCRIPTIVA : en la
que se indique por este orden:tipología de la serie y tradición
documental, autor, destinatario y
materias si es posible. La entrada
descriptiva podrá ser una, doble o
múltiple en caso de que en un
mismo legajo se contengan una o
varias series documentales.FECHAS EX TREM AS: referidas
a la primera y ultima (solo años) de
cada unidad de instalación.
DIGITOS DEL CUADRO DE
CL ASIFICACION: que ofrece la
relación con el origen.
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FORMACIÓN DE INVENTARIO
Doble es la forma de elaboración y de
plasmación material de un inventario. En el
caso de los archivos en formación ( archivos
administrativos) el inventario esta abiertomediante un fichero y su confección se realiza a
base de los datos contenidos en las hojas o
listas de remisión de los fondos enviados al
archivo central por las diferentesdependencias.
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FORMATO DE INVENTARIO
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LA CLASIFICACIÓN COMO TAREA PREVIA A LA
INVENTARIACIÓN.
El archivero debe tener elaborado previamente en un fichero un cuadro declasificación que refleje la estructura interna (orgánico- funcional) de la
institución.
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El cuadro de clasificación como soporte de la información
ofrecida se convierte en un elemento inicial e indispensable enun inventario y por lo tanto debe precederle siempre.
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TIPOS DE INVENTARIOS
INV ENTARIO ANA LITICO: Claramente nos dice que no se describen en ellos lasseries si no las piezas documentales.
INV ENTARIO ESQUEM ATICO: Este se queda corto en su entrada descriptiva, ya
que no contiene los elementos que hemos indicado como mínimo para identificar una
serie.
INV ENTARIO SUM ARIO: No es otra cosa que un inventario cuya adjetivación no
comporta ninguna nueva especialidad.
INV ENTARIO ADMINISTRATIVO:
INV ENTARIO GENERA L: Por orden cronológico de ingreso, refleja la
documentación destinada a conservarse definitivamente.
INV ENTARIO TOPOGRAFICO: Es el que se realiza para localizar y controlar
las unidades.
INV ENTARIO PRELIMINAR: Esta preparado primordialmente para uso interno,a fin de servir como elemento inicial de búsqueda y también de control.
INV ENTARIO DESCRIPTIVO: Requiere una descripción exhaustiva.
INV ENTARIO CRONOLOGICO: es una lista ordenada por fecha de documentos
sobre un personaje o de un asunto.
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IMPORTANCIA DEL INVENTARIO COMO
INSTRUMENTO DE DESCRIPCIÓN.
El inventario nos permite una planificación
archivística adecuada a nivel nacional, a
nivel de centros, ante la creciente demanda
de investigadores.La conservación que tanto nos preocupa
ante el manejo masivo de los documentos
podrá contribuir en cierta medida con la
existencia de suficientes y adecuados
inventarios.
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NORMALIZACIÓN DE INVENTARIOS
Plasmación ordenada de acuerdo con aquellos criterios,mediante la codificación pertinente.
Ejemplo: ficha normalizada para la confección de uninventario.
1. ARCHIVO««««««
2. Localidad««««««..3. Fondo««««««««.
4. Sección««««««......
5. Subsección««««««
6. Serie ( tipología)«««..
7. Año«««««««««.8. Fechas limites««««.
9. N° de legajo«««««..
10. N° de libro««««««.
11. Descriptores«««««.
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