Sistema Automatizado para la Digitalización, Control y Gestión de los Expedientes del Personal Administrativo,
Docente y Estudiantil de la Universidad Nueva Esparta by Pino Annicec, Teixeira Viviana is licensed under
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Universidad Nueva Esparta
Facultad de Ciencias de la Informática
Escuela de Computación
Trabajo de Grado
Línea de Investigación: Desarrollo de Tecnologías de Información Gerencial
para Instituciones Públicas y Privadas en Venezuela Tema: Desarrollo de Sistemas de Información Título: Sistema Automatizado para la Digitalización, Control y Gestión de los Expedientes del Personal Administrativo, Docente y Estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Tutor: Lic. Patricia Obregón Trabajo de Grado Presentado por:
Br. Annicec Valentina Pino Flores.
Br. Viviana Irene Teixeira Fernandes
Para optar al Título de: Licenciado en Computación
Junio, 2015 Caracas – Venezuela
ii
Aprobación del Tutor
En mi carácter de Tutor del Trabajo de Grado presentado por las
ciudadanas Annicec Valentina Pino Flores y Viviana Irene Teixeira
Fernándes para optar al grado de Licenciado en Computación, considero
dicho Trabajo de Grado reúne los requisitos y méritos suficientes para ser
sometido a la presentación pública y evaluación por parte del jurado
examinador que se designe.
En la Ciudad de Caracas, en el mes de Junio de 2015.
__________________ Lic. Patricia Obregón
iii
Universidad Nueva Esparta
Facultad de Ciencias de la Informática
Escuela de Computación
Trabajo de Grado
Línea de Investigación: Desarrollo de Tecnologías de Información Gerencial para Instituciones Públicas y Privadas en Venezuela Tema: Desarrollo de Sistemas de Información
Título: Sistema Automatizado para la Digitalización, Control y Gestión de los
Expedientes del Personal Administrativo, Docente y Estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Hoja de Jurados
APROBADO
JURADO
JURADO I
JURADO II
Martha Elena Gómez
Nelly Coromoto Meléndez Gómez
CI: 11.819.722
CI: 7.835.301
_______________________
_____________________
Tutor (a)
Lic. Patricia Obregón
_______________________
Junio, 2015
Caracas, Venezuela
iv
Dedicatoria
Primordialmente les dedico este Trabajo de Grado a Dios y a Santa
Carmen Sallés por guiarme en los caminos y en las decisiones que he
tomado en mi vida, siendo los motores de impulso para salir adelante en los
momentos de angustia y decepción. "Adelante, siempre adelante, Dios
proveerá" Santa Carmen Sallés.
A mis padres Cecilia Flores y Alberto Pino que desde mis primeros
pasos me llevaron de la mano y aun en este momento siguen apoyándome
incondicionalmente, entregándome todo su sabiduría, amor, cariño,
protección y otorgándome las herramientas necesarias para cumplir las
metas que me he planteo.
A mi hermana Ailicec Pino quien me brinda su amistad, cariño y
comprensión en los buenos y malos momentos al igual que me ayudo en
muchas ocasiones manteniéndonos despiertas para el desarrollo de mis
trabajos.
A mis tías Yuraima, Ahiskel y Gisella quienes me han apoyado en todo
momento y brindándome muy sabios consejos.
A todos y cada uno de los Profesores que me han entregado las
herramientas necesarias para cada día aprender más y ser mejor persona,
los cuales con su sabiduría y pasión me guiaron en este camino de
aprendizaje.
Annicec Pino
v
Dedicatoria
Este trabajo de grado se lo dedico principalmente, a Dios y los santos,
por guiarme por el buen camino, darme fuerzas para seguir adelante y no
desmayar en los problemas que se presentaban, enseñándome a encarar las
adversidades sin perder nunca la dignidad ni desfallecer en el intento.
A mis padres Fátima y Antonio, por su apoyo, consejo, amor, ayuda en
los momentos difíciles y por brindarme los recursos necesarios para culminar
mis estudios. Me han dado todo lo que soy como persona, mis valores, mis
principios, mi carácter, mi empeño, mi perseverancia, mi coraje para
conseguir mis objetivos y han sido un ejemplo a seguir. Los amo.
A mi hermano Marcos, por estar conmigo y apoyarme siempre.
A mi familia y amigos, por ser un pilar fuerte en mi camino, no dejarme
caer y siempre estar cuando más los necesito.
A mi madrina Diolymar y mi tía Irama, quienes desde el cielo guían mi
camino.
A Kathy, por siempre estar ahí en esos momentos difíciles y brindarme
su apoyo incondicional.
A los distintos docentes que me han llevado y guiado en el camino
académico y me han brindado apoyo incondicional a lo largo de toda la
carrera.
Viviana Teixeira
vi
Agradecimientos
A mis padres Cecilia Flores y Alberto Pino, por todos los esfuerzos
que han hecho en la vida para sacarnos adelante a mi hermana y a mí, por
los valores y la educación que me brindaron, por sus ayudas,
comprensiones, tolerancia infinita, por sus consejos, por sus trasnochos y por
todo mil gracias.
A mi hermana Ailicec Pino por ayudarme en mis inventos y obligarme
a ser cada día mejor en todo lo que hago y en todo lo que me propongo,
gracias por animarme a concluir esta etapa de aprendizaje cuando más lo
necesitaba, gracias por ser mi hermana.
A mi compañera de tesis Viviana Teixeira por ser una persona muy
especial, a quien conocí al iniciar la universidad y con quien hoy culmino esta
gran travesía, gracias por permitirme realizar este proyecto a tu lado y por ser
la gran amiga que eres.
A mis directoras de escuela Canrit Hernandez, por tolerar mis peleas,
informes y lágrimas desde la primera semana de la universidad, por tu
amistad, apoyo y consejos. Nelly Meléndez por tu amistad, apoyo y consejos,
por estar en los momentos de mayor desilusión y animarme muchísimo a
concluir esta etapa.
A mi decana de escuela y tutora Wilpia Flores y Patricia Obregón por
ayudarme, apoyarme y guiarme en este trabajo de grado brindándome sus
herramientas y conocimientos técnicos y teóricos para el desarrollo de este
proyecto, motivándome para culminar con éxito este ciclo.
Annicec Pino
vii
Agradecimientos
Primeramente, debo dar gracias a Dios y a todos los involucrados en
este trabajo de grado y de la carrera, permitiéndome iniciar una nueva
etapa en mi vida profesional.
A mis padres, por estar conmigo a lo largo de todo el camino y ser una
fuente de inspiración para superarme.
A las Profesoras Wilpia, Nelly y Patricia, por su esfuerzo y dedicación,
quien con sus conocimientos, su experiencia, su paciencia y su motivación
ha logrado en mí que pueda terminar mis estudios con éxito.
A la casa de estudio, la Universidad Nueva Esparta, por
permitirme realizar mis estudios y ser un profesional.
A mis estimados profesores, que marcaron con sus enseñanzas, un
granito de arena a mi formación.
Viviana Teixeira
viii
INDICE GENERAL
Aprobación del Tutor ....................................................................................... iii
Hoja de Jurados .............................................................................................. iii
INDICE GENERAL ........................................................................................ viii
LISTA DE CUADROS ..................................................................................... xi
LISTA DE GRAFICOS ................................................................................... xii
Resumen....................................................................................................... xiii
Summary....................................................................................................... xiv
CAPÍTULO I .................................................................................................... 5
EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN ........................................................ 5
Contextualización ..................................................................................... 5
Planteamiento del Problema .................................................................... 5
Interrogantes de la Investigación .............................................................. 9
Interrogantes primarias ........................................................................ 9
Interrogantes secundarias .................................................................... 9
Objetivos de Investigación........................................................................ 9
Objetivo General .................................................................................. 9
Objetivos Específicos ......................................................................... 10
Justificación de la Investigación ............................................................. 10
Delimitaciones ........................................................................................ 12
Delimitación Temática ........................................................................ 12
Delimitación Geográfica ..................................................................... 12
Delimitación Temporal ........................................................................ 12
CAPÍTULO II ................................................................................................. 13
MARCO REFERENCIAL ........................................................................... 13
Consideraciones Generales ................................................................... 13
Antecedentes de la Investigación ........................................................... 13
Bases Conceptuales .............................................................................. 17
Gestión Documental ........................................................................... 17
Metodología de Gestión Documental ................................................. 17
Sistemas de Gestión Documental ...................................................... 18
Digitalización ...................................................................................... 18
Sistemas de Información .................................................................... 21
ix
Tipos de Sistemas de Información.................................................. 21
Ciclo de Vida de los Sistemas de Información ................................ 23
Metodología de Análisis y Diseño de Sistemas .................................. 23
Rational Unified Process (RUP)...................................................... 23
Inicio ............................................................................................. 24
Elaboración ................................................................................... 24
Construcción ................................................................................. 25
Transición ..................................................................................... 25
Filosofía de programación .................................................................. 26
Programación Orientada a Objetos ................................................ 26
Tipo de bases de datos ...................................................................... 26
Interacción Humano-Computador ...................................................... 27
Tecnología .............................................................................................. 28
Sistema de base de datos .................................................................. 28
Lenguajes de programación ............................................................... 28
Sistemas Operativos .......................................................................... 29
Navegadores ...................................................................................... 30
Bases Legales ........................................................................................ 31
CAPÍTULO III ................................................................................................ 38
MARCO METODOLÓGICO ....................................................................... 38
Consideraciones Generales ................................................................... 38
Tipo de Investigación.............................................................................. 38
Nivel de Investigación............................................................................. 39
Diseño de la Investigación...................................................................... 40
Población y Muestra ............................................................................... 40
Validación de Instrumentos .................................................................... 41
Técnicas e Instrumentos para la Recolección de Datos ......................... 41
Análisis e Interpretación de los Resultados ............................................ 42
Ámbito Tecnológico ............................................................................ 42
Ámbito Administrativo ......................................................................... 43
Metodologías de Análisis y Diseño de Sistemas .................................... 43
Rational Unified Process (RUP) ......................................................... 43
Definición de Artefactos.......................................................................... 44
Plan de desarrollo de software: .......................................................... 44
x
Documento Visión: ............................................................................. 44
CAPÍTULO IV ................................................................................................ 46
SISTEMA ACTUAL ................................................................................ 46
Descripción del Sistema Actual Manual ................................................. 46
Análisis de Resultados de Entrevista Administrativa .......................... 48
Análisis de Resultados de Entrevista Técnica .................................... 49
CAPÍTULO V ................................................................................................. 50
SISTEMA PROPUESTO ........................................................................... 50
Descripción del Sistema Propuesto ........................................................ 50
Objetivos del Sistema Propuesto ........................................................... 51
Aplicación de la Metodologías de Análisis y Diseño de Sistemas .......... 51
Rational Unified Process (RUP) ......................................................... 51
Inicio ............................................................................................... 51
Elaboración ..................................................................................... 67
Construcción ................................................................................. 134
Transición ..................................................................................... 193
Interfaces Gráficas ............................................................................... 194
Modelo Entidad-Relación ..................................................................... 204
Modelo Físico ....................................................................................... 205
Diccionario de Datos ............................................................................ 206
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .............................................. 215
Conclusiones ........................................................................................ 215
Recomendaciones ................................................................................ 217
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ............................................................ 218
ANEXO ....................................................................................................... 223
ANEXO A ............................................................................................. 226
ANEXO B ............................................................................................. 227
xi
LISTA DE CUADROS
CUADRO Nº 1 IDENTIFICACIÓN Y DEFINICIÓN DE LAS VARIABLES ......................... 34
CUADRO Nº 2 OPERACIONALIZACION DE VARIABLES .......................................... 36
xii
LISTA DE GRAFICOS
GRAFICO 1. CASO DE USO SISTEMA ACTUAL DETALLADO .................................. 46
GRAFICO 2. CASO DE USO SISTEMA AUTOMATIZADO DE DIGITALIZACIÓN ............ 83
GRAFICO 3. PAGINA DE ACCESO .................................................................... 194
GRAFICO 4. PAGINA DE REGISTRO ................................................................. 194
GRAFICO 5. PAGINA DE RECUPERAR CONTRASEÑA ......................................... 195
GRAFICO 6. PÁGINA DE INICIO........................................................................ 195
GRAFICO 7. PAGINA DE PERIODO LECTIVO...................................................... 196
GRAFICO 8. PAGINA DE SEDE ........................................................................ 196
GRAFICO 9. PAGINA DE FACULTAD ................................................................. 197
GRAFICO 10. PAGINA CARGA DE DOCUMENTOS .............................................. 197
GRAFICO 11. PAGINA DE ESTRUCTURAS ......................................................... 198
GRAFICO 12. PAGINA DE ESCUELA ................................................................. 198
GRAFICO 13. PAGINA DE TIPOLOGÍA DOCUMENTAL.......................................... 199
GRAFICO 14. PAGINA DE DEPARTAMENTO ...................................................... 199
GRAFICO 15. PAGINA DE CARGO ................................................................... 200
GRAFICO 16. PAGINA DE CONDICIÓN DE INGRESO ........................................... 200
GRAFICO 17. PAGINA DE NIVEL ACADÉMICO ................................................... 201
GRAFICO 18. PAGINA DE DEDICACIÓN ............................................................ 201
GRAFICO 19. PAGINA DE ESCALAFÓN ............................................................. 202
GRAFICO 20. PAGINA DE DESCRIPCIÓN .......................................................... 202
GRAFICO 21. PAGINA DE CRITERIO DE BÚSQUEDA .......................................... 203
GRAFICO 22. PAGINA DE NUEVO EXPEDIENTE ................................................. 203
GRAFICO 23. MODELO ENTIDAD-RELACION BASE DE DATOS ............................ 204
GRAFICO 24. MODELO FÍSICO BASE DE DATOS ............................................... 205
xiii
UNIVERSIDAD NUEVA ESPARTA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA INFORMÁTICA
ESCUELA DE COMPUTACIÓN SISTEMA AUTOMATIZADO PARA LA DIGITALIZACIÓN, CONTROL Y GESTIÓN DE LOS EXPEDIENTES DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO, DOCENTE Y ESTUDIANTIL DE LA UNIVERSIDAD NUEVA ESPARTA
Autores: Annicec Valentina Pino Flores
Viviana Irene Teixeira Fernándes Tutor: Lic. Patricia Obregón Fecha: Junio, 2015
Resumen
El presente trabajo de investigación, tiene por objetivo la elaboración de un sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta, la cual, está ubicada en los Naranjos, Municipio El Hatillo, Estado Miranda, Venezuela. El tipo de investigación asociado a este trabajo es especial factible, su diseño es mixto, es decir, de campo y documental y tiene un nivel descriptivo. Esta población es censal, es decir, la población se convierte en muestra, que en este caso, son los departamentos, como el Vicerrectorado Académico, Secretaria y Recursos Humanos. Para el desarrollo de esta investigación fue necesario usar la observación directa de los procesos manuales en cada departamento, análisis de documentos como expedientes, entrevistas al personal administrativo y ficha resumen como instrumentos de recolección de datos. La metodología de desarrollo utilizada fue RUP (Rational Unified Process), la cual, es una herramienta determinada por ciclos y fases, como lo son: inicio, elaboración, construcción y transición, utilizadas para el proceso de desarrollo modular del Sistema Automatizado. Para la culminación de este proyecto, se lograron los objetivos como la recolección de información, diseño del sistema y base de datos, desarrollo y pruebas. Se recomienda la implementación de este sistema automatizado en la Institución, establecer políticas de respaldo y capacitación para el personal administrativo de la Universidad Nueva Esparta. Palabras Clave en la Investigación: Sistema Automatizado, digitalización de archivos, gestión documental.
xiv
NUEVA ESPARTA UNIVERSITY FACULTY OF COMPUER SCIENCE
COMPUTER SCHOOL
SISTEMA AUTOMATIZADO PARA LA DIGITALIZACIÓN, CONTROL Y GESTIÓN DE LOS EXPEDIENTES DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO, DOCENTE Y ESTUDIANTIL DE LA UNIVERSIDAD NUEVA ESPARTA
Authors: Annicec Valentina Pino Flores
Viviana Irene Teixeira Fernandes Tutor: Lic. Patricia Obregón Date: June, 2015
Summary
The present research work aims at development of an automated system for scanning control and management of administrative records, teacher and student staff of the university of Nueva Esparta, which is located in Los Naranjos, El Hatillo municipality, Miranda state Venezuela. The research associated with this work is especially feasible, its design is mixed, ie, field and documentary and has a descriptive level. This population census, that is, the population becomes sample, which in this case are the departments, such as Academic Vice President, Secretary and Human Resources. For the development of this investigation it was necessary to use the direct observation of the manual processes in each department, analysis of document as records, interviews to the administrative staff and summary and data collection instruments. The development methodology used was RUP (Rational unfiled process) which is a specific tool for cycles and phrases as they are: beginning, processing, building and transition used for the development of the modular process of the automated system. For the culmination of this project objectives of data collect, design of system and data bases development and testing are achieved. The implementation of this automated system is recommended in the institution; establish policies and training support for the administrative staff of the University of Nueva Esparta
Key Words in the Investigation:
Automated System, Digital files, Document management.
2
INTRODUCCIÓN
En la actualidad, los sistemas WEB se han convertido en una de las
opciones de mayor consulta y divulgación para la sociedad, como también
uno de los mejores medios de comunicación, organización y entretenimiento,
para ello es necesaria una base de datos, que permita mantener la data
relevante guardada, para tener como consecuencia información útil.
Es así, que se vio la necesidad de crear un sistema automatizado para
la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal
administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta,
mediante el uso de algo llamado Digitalización de archivos, lo cual consiste
en convertir un documento físico o papel en un archivo digital o imagen
electrónica, mediante el uso de un escáner.
El mismo permitirá crear, reportar, modificar, eliminar y descargar todos
los archivos y documentos dentro de los expedientes de Estudiantes,
Profesores, Personal administrativo y obrero de la Institución. El propósito de
digitalizar los expedientes, es con el fin de optimizar los procesos dentro de
cada departamento, organizar, preservar y conservar tales documentos.
Este trabajo se desarrolló siguiendo la metodología de desarrollo
llamada Proceso de desarrollo unificado (RUP), que básicamente consiste en
cuatro fases:
- Inicio: detección de los requerimientos según la problemática presentada.
- Elaboración: análisis del problema con un diseño preliminar del sistema y
base de datos.
- Construcción: desarrollo del sistema automatizado y dentro de ello los
diferentes módulos del aplicativo, partiendo de la arquitectura de la base de
datos.
- Transición: encargada de lo más importante, realizar las pruebas pertinentes
y su respectiva documentación para una futura implementación los diferentes
departamentos.
3
El presente trabajo de investigación contempla una estructura con diferentes
capítulos, los cuales son:
En el Capítulo I, se detalla la situación actual del sistema manual para
los expedientes de la Universidad Nueva Esparta. Se exponen las
interrogantes necesarias como ¿Cuáles son los procesos, procedimientos y
tecnologías necesarias para la digitalización, control y gestión de los
expedientes de personal docente, administrativo y estudiantes de la
Universidad Nueva Esparta?, donde estas logran crear los objetivos de la
investigación y la solución a este problema.
En el Capítulo II, se especifican los antecedentes y que aportes tienen
con el presente trabajo de investigación, se establece una descripción de los
términos y conceptos básicos abordados dentro de la investigación, así como
los fundamentos teóricos que la enmarcan, como por ejemplo la gestión
documental, fundamentos ciencia-computación, interacción humano
computador y las tecnologías utilizadas en el sistema automatizado.
En el Capítulo III, Se especifica el tipo de investigación asociado a este
trabajo de investigación que es de proyecto especial factible, el diseño de
investigación es no experimental, ya que las variables se toman se la
realidad y no hay manipulación de ellas. La población y muestra es de tipo
censal, es decir, la población se convierte en muestra y en este caso, serian
lo departamentos de la Universidad Nueva Esparta, Vicerrectorado
Académico, Secretaria y Recursos Humanos.
Para el desarrollo de esta investigación fue necesario usar la
observación directa de los procesos manuales en cada departamento,
análisis de documentos como expedientes, entrevistas al personal
administrativo y ficha resumen como instrumentos de recolección de datos y
por último, describe la metodología de desarrollo utilizada RUP (Rational
Unified Process), la cual, es una herramienta determinada por ciclos y fases
utilizadas para el proceso de desarrollo modular del Sistema Automatizado.
En el Capítulo IV, se hace énfasis con la explicación del sistema
4
manual actual que presenta la Universidad Nueva Esparta, en los diferentes
departamentos de Secretaria, Recursos Humanos y Vicerrectorado
Académico, con respecto a los expedientes de estudiantes, profesores,
personal administrativo y obrero, dentro de los procesos están la creación,
búsqueda, modificación y depuración de los expedientes.
En el Capítulo V, se describe el sistema propuesto y sus objetivos, con
los aspectos tecnológicos y funcionales, a través de los artefactos
pertenecientes a la metodología utilizada llamada RUP.
Para finalizar se describen las conclusiones y recomendaciones
correspondientes a la investigación. También, se presentan las referencias
bibliográficas y electrónicas consultadas para sustentar este trabajo de
investigación.
5
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
Contextualización
Hoy por hoy, la mayoría de las empresas a nivel mundial, adquieren
sistema de información para solucionar problemáticas en los diferentes
departamentos, esto ha hecho que aumente de manera excesiva la creación
de nuevas tecnologías.
Todos estos sistemas de información se utilizan en la gran mayoría
para la automatización de los procesos en las empresas, bien sea con
software libre o propietario. En el ámbito administrativo se han creado
diferentes sistemas de software libre para satisfacer las necesidades
administrativas y de gestión documental.
En el caso de la Universidad Nueva Esparta, se requiere el desarrollo
de un sistema de información, que le dé solución a diferentes problemáticas,
ya que en la misma los procesos de gestión documental referente a los
expedientes son de manera manual y física.
Esto quiere decir que se encuentran diferentes inconvenientes dentro
de cada departamento de la Universidad Nueva Esparta, como lo son: la
probabilidad de pérdida o robo, la demora en búsqueda, deterioro de los
documentos, inseguridad en el acceso de los expedientes, entre otros.
Dentro de los beneficios con la integración de este sistema
automatizado, se pueden destacar: el resguardo de los documentos, la
rapidez en los procesos, acceso restringido desde cualquier lugar, mejora
con el tiempo de espera, respaldo de la información ante desastre natural o
accidente, entre otros.
Planteamiento del Problema
De acuerdo con Montañez (2008), hoy día el consumo de papel a nivel
mundial requiere de cuatro mil millones de árboles cada año, lo que ha
6
generado un gran deterioro al medio ambiente. Para solventar esta situación
ha surgido una técnica de reutilización del papel llamada reciclaje, que de
acuerdo con el ya mencionado autor, ayuda a controlar problemas de
residuos, así mismo el agregar fibras recicladas a las fibras de madera es
una acción que nos permite cuidar y conservar los recursos forestales.
Esto es de gran importancia para el cuidado del ambiente, por ello se
han creado otros mecanismos coadyuvantes a esta situación, como lo es la
gestión documental digital, la cual es un conjunto de normas, técnicas y
prácticas usadas electrónicamente para administrar el flujo de documentos
de todo tipo en una organización, permitiendo la recuperación de
información, determinando el tiempo que los documentos deben guardarse,
eliminando los que ya no sirven y asegurando la conservación indefinida de
los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y
economía.
Dentro de la gestión documental digital, se ha creado lo que hoy se
llama digitalización de archivos, lo cual consiste en la transformación de
documentos físicos a imágenes digitales para su visualización instantánea
desde cualquier equipo de cómputo, todo este proceso se realiza a través de
un aparato electrónico, que se llama escáner.
Estos aportes han generado un cambio de paradigma en el manejo de
documentos por partes de las organizaciones, de ser documentos tangibles
almacenados en archivos físicos se han convertido en documentos digitales
gestionados a través de sistemas de información.
Los documentos recibidos en papel o en físico pueden convertirse en
documentos digitales a través de su digitalización y la transmisión de
documentos por medios electrónicos está generalizada de forma que el
correo electrónico se ha convertido en un modo de comunicación estándar
entre las empresas.
Estas compañías u organizaciones utilizan procesos mixtos, lo cual,
consiste en gestionar documentos digitales en conjunto con los físicos.
7
Dentro de ellas los documentos que se manejan en digital son de mayor
importancia, por su seguridad y disponibilidad. Con la ayuda de la
digitalización los procesos administrativos se están realizando sobre base de
datos y programas de gestión empresarial como la contabilidad, realización
de presupuestos, gestión de recursos humanos, realización de nóminas,
control de clientes y proveedores, logística, entre otros.
Hoy por hoy, en la Universidad Nueva Esparta, el proceso para el
control y gestión de los expedientes es de manera manual, es decir, con
archivos reposados en espacio físico dentro de la misma.
El proceso de creación de un expediente estudiantil, tiene como
principio, la solicitud y recolección de los documentos o recaudos del
estudiante exigidos por la institución para la inscripción, los cuales son título
de bachiller, notas certificadas, cédula de identidad, datos personales, entre
otros.
La carpeta va debidamente identificada por fuera con el nombre del
estudiante, la carrera, y la cédula de identidad. Una vez completado el
proceso de creación se procede a archivar según la terminación del número
de cedula en los vagones ubicados en la Secretaria, ya que este es el ente
encargado en la institución para el resguardo y utilización de esos
documentos.
El proceso de creación de los expedientes de los profesores, tiene
como principio la solicitud y recolección de los documentos o recaudos del
profesor exigidos por la Institución para su ingreso, los cuales son título
universitario, cedula, constancia de trabajo, síntesis curricular, certificados,
datos personales, entre otros.
Hecho esto, se procede a enviar el expediente del Vicerrectorado
académico a los diferentes decanatos para la evaluación de credenciales y
determinar el escalafón, finalizado esto se regresa el expediente al
Vicerrectorado académico que es el ente encargado de su gestión
8
documental de los profesores para proceder a identificar la carpeta y guardar
en el archivero ubicado en el Vicerrectorado Académico.
Y por último, el proceso de creación de expedientes del personal
administrativo y obrero, tiene como principio, la solicitud y recolección de los
requisitos o documentos los cuales son título universitario o bachiller, cedula,
constancia de trabajo, síntesis curricular, certificados, datos personales, entre
otros. Hecho esto se procede a archivar los expedientes en unos estantes o
archiveros ubicados en el departamento de recursos humanos, ya que es el
ente encargado de gestionar los expedientes de los trabajadores de la
Universidad Nueva Esparta.
Si se requiere la recuperación de algún expediente dentro de la
Universidad Nueva Esparta, se debe acudir al ente encargado según el tipo
de expediente.
En este proceso manual se han encontrado diferentes debilidades,
como lo son, el tiempo de espera para la búsqueda de los expedientes, ya
que se hace de manera manual por el personal autorizado y la búsqueda es
con el número de cedula del expediente, en el departamento correspondiente
y en la mayoría de los casos la búsqueda no es de manera inmediata.
Otra debilidad que se encontró, es la posible pérdida o robo de
documentos o expedientes, dentro de los vagones, archiveros, cajas y
estantes de los departamentos, son de gran importancia este tipo de
documentos dentro de los expedientes, ya que sin estos no hay fe de que se
estudia o trabaja dentro de la Universidad Nueva Esparta.
Por ello existe la necesidad de desarrollar un sistema automatizado
para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal
administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta, que
contenga todos los documentos o archivos relevantes en la misma. Y así
facilitar la búsqueda o la disponibilidad inmediata de los expedientes,
descargar y acceder a ellos en cualquier lugar y por supuesto poder
modificarlos y subirlos a la nube.
9
Interrogantes de la Investigación
Interrogantes primarias
¿Cuáles son los procesos, métodos, procedimientos y tecnologías
necesarias para la digitalización, control y gestión de los expedientes de
personal docente, administrativo y estudiantes de la Universidad Nueva
Esparta?
Interrogantes secundarias
¿Cuáles son los requerimientos para la digitalización, control y gestión
de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la
Universidad Nueva Esparta?
¿Cómo analizar los requerimientos para la digitalización, control y
gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil
de la Universidad Nueva Esparta?
¿De qué forma diseñar la interfaz gráfica y el modelo de base de datos?
¿Cuáles son los algoritmos para el desarrollo de procesos,
procedimientos para la digitalización, control y gestión de los expedientes del
personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva
Esparta?
¿Cuáles son las funcionalidades del sistema automatizado para la
digitalización, control y gestión de los expedientes del personal
administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Objetivos de Investigación
Objetivo General
Desarrollar un sistema automatizado para la digitalización, control y
gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil
de la Universidad Nueva Esparta.
10
Objetivos Específicos
- Determinar los requerimientos para la digitalización, control y gestión de los
expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la
Universidad Nueva Esparta.
- Analizar los requerimientos para la digitalización, control y gestión de los
expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la
Universidad Nueva Esparta.
- Establecer la interfaz gráfica y el modelo de base de datos.
- Establecer los algoritmos para el desarrollo de procesos, procedimientos
para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal
administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta.
- Determinar las funcionalidades del sistema automatizado para la
digitalización, control y gestión de los expedientes del personal
administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta.
Justificación de la Investigación
La presente investigación se justifica ante la situación que se detectó en
la Universidad Nueva Esparta, siendo esta una institución educativa, donde
se planteó la necesidad de desarrollar un sistema automatizado orientado a
Web, sus posibles contribuciones se puede resumir en los siguientes
aspectos:
Gran eficiencia en la búsqueda de los documentos, ya que esto se
realizara directamente con la base de datos en el sistema de información,
donde deben existir los documentos solicitados, puesto que la rapidez es de
suma importancia en cualquier organización.
Seguridad de la data: este aporte es de suma importancia dentro del
sistema automatizado, ya que la información debe ser confidencial e íntegra,
esto quiere decir, que solo puede tener acceso a los expedientes el personal
11
administrativo de cada departamento de la Institución y solo ellos pueden
modificar los archivos referentes a su departamento, otro aspecto importante
es la disponibilidad, que se basa en que la información este accesible en el
momento y lugar que se necesite. Por último, el respaldo de la data en otro
servidor o lugar es un aspecto significativo en la seguridad.
Permitir acceso solo al personal autorizado: este aporte es mediante
una autenticación, con esto se le agrega al sistema de información algo que
es imprescindible, como lo es la seguridad e integridad con respecto a los
documentos existentes en la nube, que en este caso, son los expedientes de
los estudiantes, profesores y empleados.
Reducción de riesgos por pérdida de documentos: aparte de mantener
los documentos en físico, ya que es una obligación para la institución,
también se encontraran en el sistema de información desarrollado y dentro
del mismo existirán diferentes respaldos en varios lugares, que se
mantendrán para prevención a accidentes o catástrofes.
Acceso a los documentos desde dispositivos celulares inteligentes: para
ello se utilizara la herramienta Responsive, que básicamente es una técnica
de diseño y desarrollo web que mediante el uso de estructuras e imágenes
fluidas, consigue adaptar el sitio web al entorno del usuario, con esto se
podrá manejar el sistema de información desde cualquier lugar del planeta.
Consultas simultanea de documentos: Esto permite la entrada de varios
usuarios, para logar consultar, modificar o subir archivos al mismo tiempo.
Por lo anterior comentado, el desarrollo de este sistema automatizado
genera una gran ayuda a la Universidad Nueva Esparta, dentro de ella se
encontraría varios entes importantes, como lo son la secretaria, el
Vicerrectorado académico y el departamento de recursos humanos, los
cuales se encargarían de crear, consultar, modificar y subir los archivos al
servidor, todo esto referente a los expedientes de los profesores, alumnos,
personal administrativo y obrero.
12
Delimitaciones
Delimitación Temática
El desarrollo del presente trabajo de investigación se enmarca en la
línea de investigación de la Escuela de Computación, denominada Gestión
de las Tecnologías de la Información, en el tema Gestión Documental.
Delimitación Geográfica
El presente trabajo de investigación se realizó en la Facultad de
Ciencias de la Informática, Escuela de Computación de la Universidad Nueva
Esparta, Sede Los Naranjos, ubicada en la Av. Sur 7, Urbanización Los
Naranjos, Municipio El Hatillo, Caracas, Distrito Capital, Venezuela.
Delimitación Temporal
El desarrollo del trabajo de investigación tuvo una duración de 9 meses,
desde el mes de Septiembre de 2014 hasta el mes de Mayo de 2015.
13
CAPÍTULO II
MARCO REFERENCIAL
Consideraciones Generales
Luego de tener definido el planteamiento del problema y establecidos
los objetivos tanto el general, como los específicos que fijan las metas que se
deberán llevar a cabo en la investigación, es preciso plantear los aspectos
referenciales que respaldaran la investigación.
Según Balestrini (2006) “El marco metodológico está referido al
momento que alude al conjunto de procedimientos lógicos, tecno-
operacionales implícitos en todo proceso de investigación, con el objeto de
ponerlos de manifiesto y sistematizarlos”(p.125).
Es por esto que dentro del Marco Referencial se mostrarán las bases
conceptuales, legales y se definirán los términos relacionados con la
investigación que se está llevando a cabo.
Teniendo en cuenta lo antes mencionado, la función que efectuará el
Marco Referencial en esta investigación, es puntualmente ubicar el objeto de
estudio dentro de un conjunto de conocimientos, lo más sólido posible, con el
fin de situar la investigación y brindar una conceptualización apropiada de los
términos utilizados.
Del mismo modo, se harán referencia a algunos estudios que fueron
realizados anteriormente y se plantearan como antecedentes de la
investigación.
Antecedentes de la Investigación
Con el propósito de fortalecer dicha investigación se encontraron los
siguientes trabajos de investigación que tienen relación y fueron realizados
previamente a este trabajo.
14
Aguilar y Arboleda (2011), esta investigación se realizó en la Escuela
Politécnica del Ejército, cuyo título fue Análisis, Diseño e Implementación del
Sistema Automatizado de Digitalización de Documentos (SADO), a través de
la Implementación de un sistema basado en Adobe Captura y componentes,
que permitan brindar servicios requeridos por los clientes internos. Su
principal problemática es el almacenamiento de varios documentos que se
encuentran en forma física, los cuales pueden llegar a extraviarse, a ser
alterados y la falta de disponibilidad en cuanto a la existencia de la misma.
Método de Diseño de Desarrollo en Hipermedia Orientado a Objetos
(OOHDM) es una metodología orientada a objetos y ampliamente aceptada
para el desarrollo de aplicaciones hipermedia, y en particular de aplicaciones
Web. Esta investigación es de tipo factible y descriptivo y su diseño es no
experimental, La técnica e instrumentos utilizados para la recopilación de
información fueron la observación directa, el análisis de documentos.
Sistema Web SADO con Adobe Capture y Base de Datos. En base a los
requerimientos presentados por parte de soluciones Inteligentes se diseñó el
plan de desarrollo de la aplicación SADO con el objetivo de cumplir las
expectativas del cliente y sus futuras implementaciones.
La relación existente entre la investigación reseñada y la presentada, es
la digitalización de archivos y el desarrollo del sistema automatizado web
para el manejo y consulta de los mismos, se usaron las nuevas tecnologías
que ofrece la capacidad de organizar, almacenar y recuperar cualquier tipo
de información. Se utilizó como guía y ayuda al momento de realizar la base
de datos.
Calderon (2011), esta investigación se efectuó en Ecuador, cuyo título
fue La Digitalización del Archivo Histórico de la Superintendencia de
Compañías del Ecuador, dentro de ello esta facilitar la consulta del
documento guardado en un Archivo digital, sus principales problemas son la
lentitud en la consulta de archivos, el incorrecto uso de espacio físico, la
pérdida o deterioro de los archivos, entre otros. Para resolver dichos
15
problemas desarrollaron un aplicativo web, donde primero se depuro todos
los documentos por sector, y después se analizó, desarrollo e implemento el
mismo.
Esta investigación es de tipo descriptivo y su diseño es de
investigación-acción. Para la misma se utilizó una población de más de un
millón quinientos mil (1.500.000) documentos y seis millones (6.000.000) de
páginas. La técnica para la recopilación de información es el análisis
documental y sus instrumentos son los Archivos Físicos. La conversión de
los archivos físicos en archivos digitales es muy beneficiosa para las
instituciones. La tecnología actual nos brinda todos los recursos necesarios
para realizar esta conversión.
La conversión de papel físico a digital es la principal relación existente
entre ambas investigaciones, donde también ocurren los mismos problemas
como el espacio físico utilizado, la lentitud en los procesos, la poca
disponibilidad de los archivos, entre otros. En las dos investigaciones se
busca desarrollar un sistema web donde se digitalice los documentos
relevantes para la consulta rápida de los mismos, se tomaría en cuenta la
alta disponibilidad de los mismos en caso de catástrofes. Se utilizó la
estructura del sistema automatizado web como aporte fundamental para este
trabajo de investigación.
Infante (2012), el trabajo de investigación se desarrolló en la
Universidad Central de Venezuela, cuyo título fue La Compilación y
Digitalización de Documentos Relacionados al Pueblo de San Diego de los
Altos, pertenecientes al Archivo Privado William Villarreal caso: Párroco
Manuel Acereda La Linde (1959-1968). Es importante señalar que los
documentos descritos anteriormente se encuentran físicamente en el archivo
privado William Villarreal, pero no de una forma organizada y clasificada, los
cuales permanecen dentro de cajas de cartón en una habitación que
presenta condiciones de humedad, en consecuencia algunos de estos
documentos presentan signos visibles de deterioro.
16
La investigación fue de campo porque permitió ir al área problema
identificada como Archivo Privado William Villarreal y su diseño fue
bibliográfico, ya que se revisó diferentes bibliografías, concernientes con el
tema objeto de estudio, y a través de un conjunto de técnicas de
levantamiento de información tal como: la observación directa. La población
es el 100% de documentación, es decir, un aproximado de mil seiscientos
(1600) documentos. En este caso la muestra a estudiar es la documentación
referente al caso Párroco Manuel Acereda La Linde un aproximado de 120
documentos.
Una vez digitalizado la información, se procedió a la impresión y
encuadernación del mismo, no hubo software desarrollado. El uso de las
nuevas tecnologías ofrece la capacidad de organizar, almacenar y recuperar
cualquier tipo de información. La digitalización como herramienta permite
organizar gran cantidad de documentos, ya que con este proceso se
minimizan los espacios físicos utilizados para la custodia de los mismos,
además se obtiene un acceso rápido a la información, el usuario puede
consultar un documento original sin tener la necesidad de manipular el
documento original.
El uso de las nuevas tecnologías que ofrece la capacidad de organizar,
almacenar y recuperar cualquier tipo de información, es lo que se quiere
implementar en la investigación reseñada al igual que en la actual. El usuario
de la digitalización enfrenta el reto de entender y aprovechar estas
herramientas para la conservación de documentos, la consulta de la
documentación a través del computador, puede hacerse en forma simultánea
por varios usuarios a la vez y reproducirlo en su totalidad cuando éste ha
sido digitalizado. De esta investigación la estrategia de recopilación y
organización de documentos fue fundamental para el análisis de información.
17
Bases Conceptuales
Gestión Documental
El inicio de la gestión documental dio un cambio transcendental en
todos los sistemas archivísticos del mundo, ya que este ayudo detallar de
manera eficaz las operaciones como organización, consulta, conservación y
disposición final de los documentos existentes en el interior de cualquier
ente. De acuerdo a Bendoya (2012),
La Gestión Documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. (P. 1)
Con esta definición se concluye que la gestión documental es un medio
para compartir, distribuir y gestionar la documentación de una empresa en
formato digital, contribuyendo así a: Mejorar la gestión de la información,
automatizar procesos, reducir costes, tiempo y espacio.
Los objetivos fundamentales de la gestión documental según Jiménez
(2012), son resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos
para que ayuden al medio ambiente y proveer la recuperación de la
información de forma rápida y oportuna. Y por último, lo más importante es la
organización de los documentos y agilización de los procesos dentro de
cualquier organización y dentro de la misma.
Metodología de Gestión Documental La palabra metodología Según Juliana (2011), “tiene su origen en el
idioma griego, y se refiere a la
teoría normativa, descriptiva y comparativa acerca del método o conjunto de
18
ellos, sumado al proceder del investigador”(p,1). Es decir, es la ciencia que
estudia aquellos métodos, que se alcanzarán determinado objetivo.
Con lo antes señalado, se hace énfasis en la definición de Metodología
de Gestión Documental, ya que tiene como objetivo optimizar el proceso y
organizar los documentos, utilizando una metodología unificada, a fin de
asegurar en el corto, mediano y largo plazo, el cumplimiento de los requisitos
de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los expedientes, en
beneficio de una gestión eficiente, eficaz y transparente.
Es importante destacar que el desarrollo del software y las estrategias
de mercado son abordados con mucha seriedad por la metodología,
buscando optimizar las estrategias para el análisis de métodos de acción.
Sistemas de Gestión Documental
Los sistemas de gestión documental según Codina (1993) “son
programas de gestión de bases de datos que disponen de una tecnología
idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y
técnicos.”(p,1). Se puede decir que básicamente son un conjunto de
programas, utilizado para buscar, crear y almacenar documentos
electrónicos y/o imágenes digitales de documentos originalmente
soportados en papel.
El cambio de mentalidad obedece a la necesidad y a los beneficios
que ofrecen una oficina automatizada, una oficina sin papel, los cuales se
traducen en productividad, eficiencia y ahorro. Por lo tanto, al momento de
pensar adquirir de un sistema documental, es importante tener en cuenta
en que ayudara para la organización.
Digitalización
En la gestión documental se encuentra la digitalización, que
básicamente consiste en convertir un documento físico o papel en un archivo
19
digital o imagen electrónica, mediante un equipo especializado para ello,
llamado escáner.
De acuerdo a Hung y Barrio (2013), “El término digitalización, hace
referencia al proceso de crear imágenes digitales de objetos, como registros
en papel o fotografías y almacenarlos en soportes electrónicos, como discos
ópticos.” (p. 120) Gracias a este aporte, se entiende que la digitalización es
en la actualidad la herramienta de preservación más completa y satisfactoria
que nos brinda la tecnología, nos permite además preservar un original en un
formato estándar que no dependa de una tecnología o hardware en especial
para su posterior recuperación y lectura, como es en el caso de los
microfilms.
El proceso de digitalización empieza con la depuración y organización
de los documentos, para proceder a escanear los mismos y lograr una
captación con una lectura óptica los puntos que componen una imagen,
luego de esto se transforman en bits en el ordenador y posteriormente,
resulta la organización de los documentos.
La información que por lo general se digitaliza son los documentos,
libros, fotos, encuadernados, negativos, transparencias, expedientes
médicos, archivo muerto, expedientes de personal, documentos jurídicos,
etc.
Para llevar a cabo la digitalización de documentos, se hace uso de
diferentes tecnologías como:
- Reconocimiento de código de barras en tiempo real, esta información está
representada por números que pueden ser leídos y descifrados por lectores
ópticos o scanners. Así, los códigos de barras permiten identificar
rápidamente un producto, ya que cuentan con información concreta acerca
de éste.
- Foliado o impresión de documentos y archivos durante o posterior a la
digitalización.
20
- Obtención de imágenes en formato de imagen JPEG 2000 más común,
utilizado por las cámaras fotográficas digitales y otros dispositivos de captura
de imagen, permitiendo mayor detalle en las imágenes y un tamaño de
archivo más pequeño.
- Tecnología TurboTime™, la cual permite incrementar volúmenes de
producción en el proceso de escaneo.
- Multi-tecnología de detección de alimentación doble que garantiza que todos
los documentos son digitalizados.
- La tecnología OCR (Optical Character Recognition, Reconocimiento Óptico
de Caracteres) permite convertir escritura impresa, en texto de formato
reconocible por una computadora, y por lo tanto editable y susceptible de
aceptar búsquedas textuales, este proceso se realiza por software sobre el
documento ya digitalizado. La tecnología ICR (Intelligent Character
Recognition, Reconocimiento Inteligente de Caracteres) permite reconocer y
transformar, bajo un proceso similar a OCR, escritura manuscrita.
La más apropiada y la que se utilizara en esta investigación, es la
tecnología optical Chararter Recognition (OCR), que nos concede toda la
data, existente en un expediente de texto para posteriormente convertirlo en
imagen.
El instrumento más común para realizar el proceso de digitalización es
el scanner, pero actualmente existen muchos avances en el desarrollo de los
programas manejadores de texto, que tienen la facilidad de capturar textos a
partir de imágenes, se puede hacer a través de una cámara fotográfica
digital, una filmadora, ente otras.
Los beneficiaros con la implementación de la digitalización documental
primeramente son los entes, organizaciones u empresas, ya sea de sector
público o privado; en todo lo que tengan que acceder a la información de
manera instantánea, en un formato electrónico.
Algunas ventajas de la digitalización de acuerdo a Hidalgo (2013).
21
Agilidad y seguridad de acceso a los documentos, la imagen digitalizada permite la visualización inmediata del documento, acceso controlado y seguro, que un documento digitalizado puede ser consultado por varios individuos en tiempo real y realizar transacciones con el mismo, no existe el deterioro. (P. 16)
La digitalización es el mecanismo más sencillo, eficiente y rentable para
almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de información en
forma de imágenes digitales, por varias personas al mismo tiempo.
Sistemas de Información
La implementación de sistemas de información en una
empresa, brindan la posibilidad de obtener grandes ventajas, incrementar la
capacidad de organización de la empresa, y tornar de esta manera los
procesos a una verdadera competitividad. Según Castro y Fiallos (2012),
Un sistema de información es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad u objetivo. Dichos elementos formarán parte de alguna de las siguientes categorías: personas, datos, actividades o técnicas de trabajo, recursos materiales en general (generalmente recursos informáticos y de comunicación, aunque no necesariamente). (P. 2)
Con la finalidad de mejorar la productividad y el rendimiento de una
organización o empresa, es importante evaluar las técnicas actuales y la
tecnología disponible para desarrollar sistemas que brinden eficiencia y
eficacia de la gestión de la información relevante.
Tipos de Sistemas de Información
Los tipos de sistemas de información que existen a nivel mundial según
Jimenez, H (2011). son:
22
- Sistema de procesamiento de transacciones: es un tipo de sistema de
información que recolecta, almacena, modifica y recupera toda la
información generada por las transacciones producidas en una organización.
- Sistemas de información gerencial: Estos sistemas son el resultado de
interacción colaborativa entre personas, tecnologías y procedimientos
colectivamente llamados sistemas de información orientados a solucionar
problemas empresariales.
- Sistemas de soporte a decisiones: es un sistema informático utilizado para
servir de apoyo, más que automatizar, el proceso de toma de decisiones. La
decisión es una elección entre alternativas basadas en estimaciones de los
valores de esas alternativas.
- Sistemas de información ejecutiva: Herramienta orientada a usuarios de
nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un área
o unidad de la empresa a partir de información interna y externa a la misma.
- Sistemas de automatización de oficinas: consisten en aplicaciones
destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una organización,
forman parte de este tipo de software los procesadores de textos, las hojas
de cálculo, los editores de presentaciones, los clientes de correo electrónico,
etc.
- Sistema Planificación de Recursos: cuyo objetivo es la planificación de los
recursos de una organización. Típicamente esto se lo ha utilizado en
empresas productivas que han seguido metodologías de planificación MRPII.
- Sistema experto: son sistemas informáticos que simulan el proceso de
aprendizaje, de memorización, de razonamiento, de comunicación y de
acción en consecuencia de un experto humano en cualquier rama de la
ciencia.
Todo sistema de información debe pasar por un proceso de desarrollo,
en el cual se hace múltiples levantamientos de información para estudiar la
problemática presentada por la cual se está creando dicho sistema, en el
23
presente grafico vamos a observar el ciclo de vida de un sistema de
información.
Ciclo de Vida de los Sistemas de Información
Es la forma mediante la cual se describen los diferentes pasos que se
deben seguir para el desarrollo de un software, partiendo desde una
necesidad hasta llegar a la puesta en marcha de una solución y su apropiado
mantenimiento. Las etapas son:
- Etapa de Análisis: Es el proceso de investigar un problema que se quiere
resolver. Definir claramente el Problema que se desea resolver o el sistema
que se desea crear. Identificar los componentes principales que integrarán el
producto.
- Etapa de Diseño: Es desarrollar un modelo o las especificaciones para el
producto o Componentes del Sistema.
- Etapa de Desarrollo: Consiste en utilizar los modelos creados durante la
etapa de diseño para crear los componentes del sistema.
- Etapa de Pruebas: Radica en asegurar que los componentes individuales
que integran al sistema o producto, cumplen con los requerimientos de la
especificación creada durante la etapa de diseño.
- Etapa de Implementación: Consiste en poner a disposición del cliente el
producto.
- Etapa de Mantenimiento: Consiste en corregir problemas del producto y
liberar el producto como una nueva versión o revisión
Metodología de Análisis y Diseño de Sistemas
Rational Unified Process (RUP)
La metodología utilizada en esta investigación es la llamada proceso
unificado racional (RUP), que según Santiago (2007):
Es un modelo de software que permite el desarrollo de software a gran escala, mediante un proceso continuo de
24
pruebas y retroalimentación, garantizando el cumplimiento de ciertos estándares de calidad. Aunque con el inconveniente de generar mayor complejidad en los controles de administración del mismo. Sin embargo, los beneficios obtenidos recompensan el esfuerzo invertido en este aspecto. (P. 1)
Esta metodología está compuesta por las diferentes fases, para
conformar el modelo metodológico. Las cuales son:
Inicio
Esta fase tiene como objetivo definir y acordar un caso de negocio para
el sistema. Aquí se identifican todas las entidades que toman parte en la
interacción con el sistema actual, los riesgos asociados al proyecto, con su
respecto enfoque generalizado sobre la arquitectura del software y plan
estratégico para las posteriores fases.
Los objetivos de esta fase son:
- Establecer el ámbito del proyecto y sus límites.
- Encontrar los Casos de Uso críticos del sistema, los escenarios básicos que
definen la funcionalidad.
- Mostrar al menos una arquitectura candidata para los escenarios principales.
- Estimar el coste en recursos y tiempo de todo el proyecto.
- Estimar los riesgos, las fuentes de incertidumbre.
Elaboración
El objetivo de esta fase es elaborar los diagramas que permitan
establecer la funcionalidad del sistema, por ejemplo los casos de uso.
También se analiza la problemática planteada, se desarrolla el plan de
proyecto que será la guía para la investigación y posteriormente se diseña
una solución preliminar.
Los objetivos de esta fase son:
25
- Definir, validar y cimentar la arquitectura.
- Completar la visión.
- Crear un plan fiable para la fase de construcción. Este plan puede
evolucionar en sucesivas iteraciones. Debe incluir los costes si procede.
- Demostrar que la arquitectura propuesta soportará la visión con un coste
razonable y en un tiempo razonable
Construcción
Esta fase alcanza principalmente el diseño, programación y pruebas del
sistema. Se crean los algoritmos necesarios para el desarrollo, se ejecutan
las pruebas que permitan corroborar la calidad y funcionalidad según los
requerimientos establecidos del sistema.
Los criterios de evaluación de esta fase son los siguientes:
- La visión del producto es estable.
- La arquitectura es estable.
- Se ha demostrado mediante la ejecución del prototipo que los principales
elementos de riesgo han sido abordados y resueltos.
- El plan para la fase de construcción es detallado y preciso. Las estimaciones
son creíbles.
- Todos los interesados coinciden en que la visión actual será alcanzada si se
siguen los planes actuales en el contexto de la arquitectura actual.
- Los gastos hasta ahora son aceptables, comparados con los previstos.
Transición
Y por último, la fase final de transición, donde su objetivo es
implementar el sistema propuesto para ajustar errores y encontrar defectos.
Se debe verificar que el producto cumpla con las especificaciones para evitar
fallos operativos del sistema actual, permitiendo así la transición de cambio
de sistema.
Los objetivos concretos incluyen:
26
- Minimizar los costes de desarrollo mediante la optimización de recursos y
evitando el tener que rehacer un trabajo o incluso desecharlo.
- Conseguir una calidad adecuada tan rápido como sea práctico.
- Conseguir versiones funcionales (alfa, beta, y otras versiones de prueba) tan
rápido como sea práctico.
Filosofía de programación
Programación Orientada a Objetos
La programación orientada a objetos surge en la historia como un
intento para dominar la complejidad que, de forma innata, posee el software.
Es básicamente una filosofía, un modelo de programación, con su teoría y su
metodología, que conviene conocer y estudiar antes de nada. La
programación orientada a objetos es otra forma de descomponer problemas
Tradicionalmente, la forma de enfrentarse a esta complejidad ha sido
empleando lo que llamamos programación estructurada, que consiste en
descomponer el problema objeto de resolución en sub-problemas, hasta
llegar a acciones muy simples y fáciles de codificar.
Un objeto es un conjunto de variables y métodos relacionados entre sí,
se utilizan para modelar entidades. Un objeto tiene como definición, la
representación en un programa de un concepto, y contiene toda la
información necesaria para abstraerlo.
Tipo de bases de datos
Se definirán los diferentes tipos de bases de datos existentes según
Sánchez, como lo son:
- Jerárquicas: En ellas se organiza la información de forma jerárquica en la
que la relación entre las entidades de este modelo siempre es del tipo padre
/ hijo. Las entidades de este modelo se llaman segmentos y los atributos
campos.
27
- En red: Organiza la información en registros y enlaces. Los registros
representan las entidades y los enlaces permiten relacionar los registros de
la base de datos. Las bases de datos en red son parecidas a las jerárquicas
sólo que en ellas puede haber más de un padre.
- Orientadas a objetos: Es un modelo más reciente, trata de almacenar en la
base de datos los objetos completos. La información que contienen se
organiza en atributos y el comportamiento en operaciones.
- Multidimensionales: los datos se almacenan en tablas de múltiples
dimensiones en vez de tablas bidimensionales como las del modelo
relacional. Se utilizan para grandes volúmenes de información.
- Relacionales: consiste en organizar los datos en forma de tablas, las
relaciones entre los objetos se consiguen incluyendo en la tabla del hijo, la
clave del objeto padre. Este tipo de base de datos se utilizó para este
sistema automatizado, ya que se vio la necesidad de organizar los datos en
tablas y relacionarlas. La terminología relacional es:
- Tupla. Cada fila de la tabla.
- Atributo. Cada columna de la tabla.
- Grado. Número de atributos de la tabla.
- Cardinalidad. Numero de tuplas de una tabla.
- Dominio. Conjunto válido de valores representables por un atributo.
Interacción Humano-Computador
Esta ciencia busca incrementar la satisfacción de los usuarios finales y
reducir su esfuerzo para realizar las tareas que debe realizar en la
computadora, sin que esto disminuya la capacidad de los usuarios para
desarrollar sus actividades y sus procesos interactivos con el sistema.
Para incrementar la satisfacción de los usuarios se utiliza la
ergonomía, que propone el diseño de puestos de trabajo, herramientas y
28
utensilios. Este método, evita o reduce lesiones y enfermedades del hombre
vinculadas al uso de la tecnología y de entornos artificiales.
Usabilidad según Paniagua, J. (2014), “es la facilidad con que las
personas pueden utilizar una herramienta particular o cualquier otro objeto
fabricado por humanos con el fin de alcanzar un objetivo concreto.” En este
caso, es la facilidad de utilizar un sistema automatizado web.
Tecnología
Sistema de base de datos
Según Date (2001), un sistema de base de datos es
básicamente un sistema computarizado para llevar registros. Es posible
considerar a la propia base de datos como una especie de armario
electrónico para archivar; es decir, es un depósito o contenedor de una
colección de archivos de datos computarizados.
Un Gestor de Base de Datos o DBMS (Database Management System)
es una colección de programas que le permite al usuario almacenar,
modificar y extraer información de una Base de Datos. Hay muchos
tipos de DBMS, que van desde sistemas que corren bajo computadores
personales, hasta sistemas basados en procesamiento distribuido
que corren en grandes mainframes. En esta implementación, se utilizara el
manejador de base de datos MYSQL.
Lenguajes de programación
En la presente investigación se utilizaran los siguientes lenguajes de
programación:
Hypertext Preprocessor (PHP), que según Sintes (2013), es un lenguaje de
programación de uso general de código del lado del servidor originalmente
diseñado para el desarrollo web de contenido dinámico. Fue uno de los
29
primeros lenguajes de programación del lado del servidor que se podían
incorporar directamente en el documento HTML en lugar de llamar a un
archivo externo que procese los datos.
HyperText Markup Language, versión 5 (HTML5), es la quinta revisión
importante del lenguaje básico de la World Wide Web y posee tecnologías
que permite a los sitios Web y a las aplicaciones ser más diversas y de gran
alcance (Sanchez, 2014).
Al igual que HTML, Javascript es un lenguaje de programación que se
puede utilizar para construir sitios Web y para hacerlos más interactivos.
Puede interactuar con el código HTML, permitiendo a los programadores web
utilizar contenido dinámico.
Las hojas de estilo en cascada (CSS), “hacen referencia a un lenguaje
de hojas de estilos usado para describir la presentación semántica (el
aspecto y formato) de un documento escrito en lenguaje de marcas.” Su
aplicación más común es dar estilo a páginas web (Copa, 2013).
El diseño web adaptable o adaptativo (en inglés, Responsive Web
Design) es una técnica de diseño y desarrollo web que mediante el uso de
estructuras e imágenes fluidas, así como de media-queries en la hoja de
estilo CSS, consigue adaptar el sitio web al entorno del usuario. (Morales,
2014)
Se hará uso de un servidor web, el cual servirá el contenido estático a
un navegador, carga un archivo y visualizas a través de la red. Este
intercambio es mediado por el navegador y el servidor que hablan el uno con
el otro mediante HTTP.
Sistemas Operativos
Las plataformas en la cual tiene que estar disponible y visual este
aplicativo web son:
- Macintosh Operating System, en español Sistema Operativo de Macintosh
(MAC OS), es el nombre del sistema operativo creado por Apple para su
30
línea de computadoras Macintosh. Es conocido por haber sido uno de los
primeros sistemas dirigidos al gran público en contar con una interfaz gráfica
compuesta por la interacción del mouse con ventanas, Icono y menús
(Alegsa, 2015).
- Microsoft Windows (conocido generalmente como Windows), es el nombre
de una familia de sistemas operativos desarrollados y vendidos por Microsoft.
Microsoft introdujo un entorno operativo denominado Windows el 25 de
noviembre de 1985 como un complemento para MS-DOS en respuesta al
creciente interés en las interfaces gráficas de usuario (GUI) (Alegsa, 2015).
- Linux es un núcleo libre de sistema operativo (también suele referirse al
núcleo como kernel) basado en Unix. Es uno de los principales ejemplos de
software libre y de código abierto. Linux está licenciado bajo la GPL v2 y está
desarrollado por colaboradores de todo el mundo. El desarrollo del día a día
tiene lugar en la Linux Kernel Mailing List Archive (Heber, 2014).
Navegadores
Los navegadores web en la cual debe funcionar la página web que se
desarrollara en esta investigación son:
- Internet Explorer (anteriormente Windows Internet Explorer y Microsoft
Internet Explorer), conocido comúnmente como IE, es un navegador web
desarrollado por Microsoft para el sistema operativo Microsoft Windows
desde 1995. Es el navegador web más utilizado de Internet desde 1999, con
un pico máximo de cuota de utilización del 95% entre el 2002 y 2003.
(Alegsa, 2015)
- Mozilla Firefox es un navegador web libre y de código abierto desarrollado
para Microsoft Windows, Mac OS X y GNU/Linux coordinado por la
Corporación Mozilla y la Fundación Mozilla. Usa el motor Gecko para
renderizar páginas webs, el cual implementa actuales y futuros estándares
web. (Alegsa, 2015)
31
- Google Chrome es un navegador web desarrollado por Google y compilado
con base en varios componentes e infraestructuras de desarrollo de
aplicaciones (frameworks) de código abierto, como el motor de renderizado
Blink(bifurcación o fork de WebKit). (Alegsa, 2015).
Bases Legales
Las bases legales de esta investigación se encuentran representadas,
en primer lugar, por la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela
(2000), de donde se destaca el Artículo 98, que establece:
La creación cultural es libre. Esta libertad comprende el derecho a la inversión, producción y divulgación de la obra creativa, científica, tecnológica y humanística, incluyendo la protección legal de los derechos del autor o de la autora sobre sus obras. (P. 42)
Para garantizar el cumplimiento de lo establecido en el citado artículo,
es de gran importancia la creación de nuevas ciencias tecnológicas, donde
este fomentada la protección del derecho de autor como principios que
afirman los derechos morales y patrimoniales que la ley concede a
los autores.
La Ley Contra Delitos Informáticos (2001), es un gran fundamento legal
en esta investigación, lo representa con el Artículo 1 que establece lo
siguiente:
Objeto de la ley. La presente ley tiene por objeto la protección integral de los sistemas que utilicen tecnologías de información, así como la prevención y sanción de los delitos cometidos contra tales sistemas o cualquiera de sus componentes o los cometidos mediante el uso de dichas tecnologías, en los términos previstos en esta ley. (P. 1)
32
El artículo mencionado anteriormente permite establecer con precisión
el objeto fundamental de dicha ley, lo cual tiene relación a la investigación
por la protección a sistemas informáticos contra delitos, los cuales serán
sancionados por la misma.
Según la ley Contra Delitos Informáticos (2001), es un delito el acceso
indebido a un sistema de información violando toda la seguridad que este
tiene, al igual que el sabotaje o daños, espionaje informático, difusión de
información y uno de los más importantes para esta investigación como lo es
la falsificación de documentos que lo menciona el artículo 12 a continuación:
Falsificación de documentos. El que, a través de cualquier medio, cree, modifique o elimine un documento que se encuentre incorporado a un sistema que utilice tecnologías de información; o cree, modifique o elimine datos del mismo; o incorpore a dicho sistema un documento inexistente, será penado con prisión de tres a seis años y multa de trescientas a seiscientas unidades tributarias. Cuando el agente hubiere actuado con el fin de procurar para sí o para otro algún tipo de beneficio, la pena se aumentará entre un tercio y la mitad El aumento será de la mitad a dos tercios si del hecho resultare un perjuicio para otro. (P. 4)
En el artículo mencionado anteriormente, se habla sobre la falsificación
de documentos dentro de un sistema de información, lo que es relevante
para esta investigación, ya que el mismo consta de toda la documentación de
la Universidad Nueva Esparta, bien sean, estudiantes, profesores, obreros y
personal administrativo; es por ello que los mismos no pueden ser
falsificados ni hurtados del sistema de información.
Otro de los fundamentos legales de la investigación, lo representa la
Ley de Ciencia, Tecnología e Innovación (2001) con el Artículo 1 que
establece lo siguiente:
33
La presente Ley tiene por objeto desarrollar los principios orientadores que en materia de ciencia, tecnología e innovación y sus aplicaciones, establece la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, organizar el Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación, definir los lineamientos que orientarán las políticas y estrategias para la actividad científica, tecnológica, de innovación y sus aplicaciones, con la implantación de mecanismos institucionales y operativos para la promoción, estímulo y fomento de la investigación científica, la apropiación social del conocimiento y la transferencia e innovación tecnológica, a fin de fomentar la capacidad para la generación, uso y circulación del conocimiento y de impulsar el desarrollo nacional. (P. 1)
Con el presente artículo se establece el objeto de dicha ley, lo cual
define cuales son los lineamientos y las mejores estrategias para la actividad
científica y tecnológica para la implantación de mecanismos institucionales y
operativos.
La Ley de Orgánica de Telecomunicaciones (2000), es el último
fundamento legal de esta investigación, en el Artículo 2 establece sus
objetivos generales, los cuales son:
Proteger los intereses de los usuarios, afirmando su derecho al acceso
a los servicios de telecomunicaciones. Procurar condiciones de competencia
entre los operadores de servicios. Promover el desarrollo y la utilización de
nuevos servicios, redes y tecnologías cuando estén disponibles y el acceso a
éstos, en condiciones de igualdad de personas. Impulsar la integración
eficiente de servicios de telecomunicaciones.
Con lo establecido en el presente artículo se conoce cuál es la
importancia de satisfacer al usuario en lo que necesita con respecto al
sistema de información, también se promueve la creación y el correcto uso a
las nuevas tecnologías para el progreso en las telecomunicaciones.
34
Las variables representan a los elementos, factores o términos que puedan asumir diferentes valores cada vez que
son examinados, o que reflejen distintas manifestaciones según sea el contexto en el que se presentan. Una vez
identificadas las variables, cada una debe ser definida conceptualmente. La definición conceptual de la variable es la
expresión del significado que el investigador le atribuye y con ese sentido debe entenderse durante todo el trabajo.
Fuente: Teixeira y Pino (2015)
Cuadro Nº 1 Identificación y Definición de las Variables
Objetivos Específicos Variables Definición conceptual
Determinar los requerimientos para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta.
Requerimientos control y gestión de expedientes
Conjunto de características que se deben tomar en cuenta para la realización del sistema de digitalización, donde hay requerimientos funcionales y no funcionales
Analizar los requerimientos para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta.
Requerimientos control y gestión de expedientes
Conjunto de características que se deben tomar en cuenta para la realización del sistema de digitalización, donde hay requerimientos funcionales y no funcionales
Establecer la interfaz gráfica y el modelo de base de datos.
Interfaces y modelo de base de datos del Sistema de Digitalización
Base de información entre el usuario y la aplicación. Estructura lógica de la información para almacenar, organizar y manipular los datos.
Establecer los algoritmos para el desarrollo de procesos, procedimientos para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta.
Algoritmos para el desarrollo del Sistema de Digitalización
Conjunto formal de procesos que se guarda, modifica y elimina la información digitalizada dentro del sistema.
35
Cuadro Nº 1 (cont)
Fuente: Teixeira y Pino (2015)
Determinar las funcionalidades del sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Funcionalidades del Sistema de Digitalización
Conjunto de pruebas que se realizan para validar que el sistema cumpla con las metas establecidas.
36
La definición operacional de la variable representa el desglosamiento de la misma en aspectos cada vez más
sencillos que permiten la máxima aproximación para poder medirla, estos aspectos se agrupan bajo las
denominaciones de dimensiones e indicadores.
- Las dimensiones representan el área del conocimiento que integran las variables y de la cual se desprenden los
indicadores.
- Los indicadores son los aspectos que se sustraen de la dimensión, los cuales van a ser objetos de análisis en la
investigación.
Cuadro Nº 2 Operacionalizacion de Variables
Variables Dimensiones Indicadores Instrumentos Ítems
Requerimientos control y gestión de expedientes
Requerimientos funcionales
Tipos de documentos
Información del documento
Tipo de Expediente
Tipos de usuarios y su permisología
Frecuencia de las actualización de la data
Ingreso de personas autorizadas
Servicios del sistema
Guía de entrevista Técnica Guía de entrevista Personal Administrativo Observación directa.
1,2 4,5,6,7,8
Fuente: Teixeira y Pino (2015)
37
Cuadro Nº 2 (cont)
Requerimientos control y gestión de expedientes
Requerimientos No funcionales
Plataforma
Navegadores
Responsividad
Tiempo de desarrollo del sistema
Niveles de seguridad
Confiabilidad
Utilidad
Workflow del proceso
Políticas y normas
Metodología
Procedimientos
Técnicas
Aspectos de Interfaz
Guía de entrevista Técnica Observación directa.
3,4,5,6,7,8
Interfaces y modelo de base de datos del Sistema de Digitalización
Tecnológicas Imagen Institucional Diseño de lago Interfaz Gráfica
Guía de estilo de la UNE
N/A
Entidades y relaciones N/A N/A
Algoritmos para el desarrollo del Sistema
de Digitalización
Tecnológicas Metodología de desarrollo de software PHP, JAVASCRIPT, HTML5 y CSS MYSQL, Entorno de programación
N/A N/A
Funcionalidades del Sistema de Digitalización
Tecnológicas Operaciones de registro, consulta, eliminación, actualización, reportes y
seguridad
Casos de especificación de
uso Casos de prueba
N/A
Fuente: Teixeira y Pino (2015)
38
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
Consideraciones Generales
Según el concepto de marco metodológico de Balestrini (2006) menciona
que el fin esencial del Marco Metodológico:
Es el de situar en el lenguaje de investigación, los métodos e instrumentos que se emplearan en la investigación planteada, desde la ubicación acerca del tipo de estudio y el diseño de investigación; su universo o población; su muestra; los instrumentos y técnicas de recolección de los datos; la medición; hasta la codificación, análisis y presentación de los datos. (p.27)
Es por esto que dentro del Marco Metodológico se mencionara el tipo de
investigación que se llevara a cabo, el diseño de la investigación, la población y la
muestra, validez y confiabilidad del Instrumento, técnicas e instrumentos de
recolección de datos, análisis e interpretación de los resultados, metodologías de
análisis y diseño de sistemas, donde cada uno de estos puntos antes
mencionados se definirán y se explicaran la referencia que se tiene según la
investigación.
Tipo de Investigación
Según Manual de Trabajos de Grado de Especialización y Maestría y Tesis Doctorales UPEL (2006):
Los proyectos especiales son trabajos que lleven a creaciones tangibles, susceptibles de ser utilizadas como soluciones a problemas demostrados, o que respondan a necesidades e intereses de tipo cultural. Se incluyen en esta categoría los trabajos de elaboración de libros de texto y de materiales de apoyo educativo, el desarrollo de software, prototipos y de productos tecnológicos en general, así como también los de creación literaria y artística. (p.14)
39
Tomando en cuenta este concepto se establece que el proyecto de
investigación, es un proyecto especial, ya que responde a necesidades e intereses
de la Universidad Nueva Esparta, siendo este accesible por el personal
administrativo que lo requiera en la misma y desde cualquier dispositivo móvil.
Nivel de Investigación
En la ciencia fáctica, la descripción consiste, según Balestrini (2006), en responder
a las siguientes cuestiones:
El objetivo de la investigación descriptiva consiste en llegar a conocer las situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través de la descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. Su meta no se limita a la recolección de datos, sino a la predicción e identificación de las relaciones que existen entre dos o más variables. Los investigadores no son meros tabuladores, sino que recogen los datos sobre la base de una hipótesis o teoría, exponen y resumen la información de manera cuidadosa y luego analizan minuciosamente los resultados, a fin de extraer generalizaciones significativas que contribuyan al conocimiento.
La presente investigación presenta el tipo de nivel descriptivo, que consiste,
fundamentalmente, en caracterizar un fenómeno o situación concreta indicando
sus rasgos más peculiares o diferenciadores.
40
Diseño de la Investigación
La presente Investigación tiene un diseño mixto, es decir, documental y de
campo, que Según Arias (2004) expresa que la investigación documental “es un
proceso basado en la búsqueda, recuperación, análisis, critica e interpretación de
datos secundarios, es decir, los obtenidos y registrados por otros investigadores
en fuentes documentales: impresas, audiovisuales o electrónicas”.(p. 25).
Para llevar a cabo de manera satisfactoria la investigación se requiere la
definición de los requerimientos por medio de una documentación, que permiten
darle soporte y mayor veracidad al estudio realizado y obtener nuevos
conocimientos para el análisis del mismo.
La investigación de campo según Arias (2004) “consiste en la recolección
de datos directamente de la realidad donde ocurren los hechos, sin manipular o
controlar variables alguna”. (p. 94). Los datos necesarios para llevar el desarrollo
del trabajo, se han obtenidos directamente del sitio donde se realiza la
investigación, nueva sede y actual del Instituto Universitario Tecnológico de Ejido
Extensión Bailadores.
Esto quiere decir, que el diseño de la investigación explica la manera de
cómo se dará las respuestas a las interrogantes y problemas descritos en la
investigación.
Población y Muestra
En la presente investigación se aplicara lo que se llama muestra censal,
donde básicamente la población se convierte en muestra, que en este caso, son
las entidades en la Universidad Nueva Esparta, como el Vicerrectorado
Académico, la secretaria y el departamento de Recursos Humanos, de los cuales
se quiere conocer sus componentes y como funciona su registro, gestión y control
de documentos.
41
Validación de Instrumentos
En el proceso de elaboración de la investigación es necesario tener un
instrumento de evaluación que permita conocer, analizar y evaluar los
requerimientos, bien sean funcionales o no funcionales, el cual debe ser expuesto
a la evaluación de personas expertas en el área, tanto metodólogos como técnicos
lo cual garantiza que sean correctos y pueda ser aplicado (ver anexo A). Para
garantizar su validación se crea una carta de validación la cual va firmada por el
experto para concluir con la validez del instrumento (ver anexo B, C, D).
En esta investigación se consultaron a tres expertos entre metodológicos y
técnicos, para considerar un instrumento de recolección de datos, que debe reunir
dos requisitos esenciales: validez y confiabilidad. La validez se refiere al grado en
que un instrumento mide las variables que el investigador desea evaluar.
Según lo indica Chávez (2001), la validez “es la eficacia con que un
instrumento mide lo que se pretende” y que “la confiabilidad se realiza para
determinar la exactitud de los resultados obtenidos al ser aplicados en situaciones
parecidas. Es decir, la confiabilidad hace alusión al grado de congruencia con que
se miden las variables”
Técnicas e Instrumentos para la Recolección de Datos
Para el desarrollo de esta investigación fue necesario utilizar herramientas
que permitieron recolectar el mayor número de información necesaria, con el fin de
obtener un conocimiento más amplio de la realidad de la problemática por la
naturaleza del estudio se requirió la recopilación documental, que se trata del
acopio de los antecedentes relacionados con la investigación.
Para tal fin se consultaron documentos escritos formales dentro de la
organización, también se usó la observación directa, análisis de documentos, ficha
resumen, encuestas y entrevistas, las cuales complementaran la información
necesaria:
42
- Con la observación directa se pudo determinar cómo es el proceso manual de los
archivos utilizado en cada entidad en la Universidad Nueva Esparta
- Mediante el análisis de documentos se pudo seleccionar los documentos
administrativos importantes a digitalizar para determinar, cuál es la data que se
necesita abstraer, para el sistema de información.
- El uso de las encuestas y entrevistas fue importante para determinar la percepción
de los usuarios con respecto a la su funcionamiento, aportes y calidad de servicio
que presta la Universidad Nueva Esparta.
- La ficha resumen, fue el instrumento que se usó para plasmar la información
obtenida, permitiendo la organización de la misma, mejorando la etapa de análisis.
Análisis e Interpretación de los Resultados
Básicamente busca interpretar la información obtenida para así proceder a
buscar una solución, entonces a continuación se presentara, el análisis e
interpretación de los resultados que se han recolectado.
Se efectuaron dos tipos de entrevistas y encuestas, donde una se le realizo al
personal administrativo, es decir, las personas que llevan el sistema actual en la
Universidad Nueva Esparta y la otra se efectuó al personal técnico.
Ámbito Tecnológico
Según los resultados obtenidos en la entrevista realizada (ver anexo A), se
determinó que se requiere un sistema Web, que funcione en todos los sistemas
operativos y navegadores, también se requiere que el sistema sea responsivo, es
decir, que se maneje en tabletas y celulares, el tiempo estimado de desarrollo e
implementación es de 8 meses.
El sistema debe de tener un control de acceso donde las únicas personas
autorizadas con su respetivo usuario y clave serán el secretario de la Universidad
43
Nueva Esparta y el personal administrativo, este sistema será totalmente interno
de la institución.
Deberá ser fácil de manejar y amigable para todos los usuarios, y su interfaz
gráfica se debe regir a los estilos que tiene la Universidad para Sistemas Web. La
visualización de los archivos deberá mostrarse de diferentes maneras, para que el
usuario pueda escoger las más adecuada según lo que requiera.
Ámbito Administrativo
En el sistema se gestionara y controlara todos los expedientes de la
Universidad Nueva Esparta, dentro de ellos tenemos los de estudiantes,
profesores, personal administrativo y obrero, bien sean, activos o inactivo.
Dentro de los expedientes, se debe encontrar la información básica de la
persona como su currículo, partida de nacimiento, cedula, ingreso y egreso, entre
otras cosas. Los expedientes digitalizados se requieren en un archivo PDF y que
en la búsqueda de los mismos el usuario escoja si requiere que se muestre una
lista o que se amplié el documento.
La frecuencia de creación de los expedientes es de 4 meses, ya que esa es
la duración de los periodos en la Universidad Nueva Esparta. Y los documentos ya
creados tienen una frecuencia de cambio de acuerdo a lo que se necesite
modificar.
Las utilidades que debe poseer para la gestión y control de los expedientes
son crear, actualizar, eliminar y reportar.
Metodologías de Análisis y Diseño de Sistemas
Rational Unified Process (RUP)
La metodología de análisis y diseño aplicada en este trabajo de
investigación, es llamada proceso unificada racional (RUP), la cual nos permitió
tener claro y accesible el proceso de desarrollo que se sigue, aparte de ser
44
configurado a las necesidades de la Institución y del sistema automatizado.
Tomamos esta metodología, ya que define claramente quien, cómo, cuándo y
qué debe hacerse en el proyecto.
Posee tres especialidades esenciales aplicables en este trabajo de
investigación, las cuales son:
- Casos de Uso: que básicamente, orientan el proyecto a la importancia para el
usuario y lo que este quiere.
- La arquitectura: que Relaciona la toma de decisiones que indican cómo tiene que
ser construido el sistema y en qué orden, y es
- Fragmentación: donde divide el proyecto en miniproyectos donde los casos de
uso y la arquitectura cumplen sus objetivos de manera más depurada.
Definición de Artefactos
Esta metodología contempla diferentes artefactos. Los cuales son:
Plan de desarrollo de software: Su objetivo es recopilar toda la información
necesaria para controlar el proyecto. Describe el enfoque del desarrollo del
software, y es el plan de nivel superior generado y utilizado por los gestores para
dirigir el esfuerzo de desarrollo.
Documento Visión: Es uno de los principales artefactos, en el cual se establecen
los requerimientos iniciales y se realiza una visión de cómo será el sistema
automatizado según los requerimientos iniciales desde el punto de vista del
analista. Básicamente es una declaración clara del problema, la solución
propuesta, y las características de alto nivel de un producto que ayudan a
establecer las expectativas y reducir los riesgos de efecto del mismo.
Los StakeHolders proveen aportaciones, revisiones y aprobaciones durante el
proceso.
Casos de uso: Es básicamente una secuencia de interacciones que se
desarrollarán entre un sistema y sus actores en respuesta a un evento que inicia
45
un actor principal sobre el propio sistema. También se puede decir que es la
descripción de los pasos o las actividades que deberán realizarse para llevar a
cabo algún proceso.
Especificación de casos de uso: En este artefacto se describe todos los casos de
uso utilizados, para explicar el funcionamiento del sistema, donde lo que se busca
es detallar los pasos necesarios para cumplir con dicho caso de uso. Para
especificar cada caso de uso deberíamos de tomar en consideración los
siguientes aspectos: Interacciones, Eventos, Nivel de detalle, Escenarios,
Claridad y Enfoque de Usuario.
Casos de prueba: Son básicamente un conjunto de condiciones o variables bajo
las cuáles un analista determinará si una aplicación o sistema cumple con los
requisitos o es completamente satisfactorio.
46
CAPÍTULO IV
SISTEMA ACTUAL
Descripción del Sistema Actual Manual
Actualmente en la Universidad Nueva Esparta, se tiene un sistema de gestión
y control de expedientes de manera manual, es decir todos los documentos son
guardados físicamente, aumentando así, el riesgo de pérdida o deterioro de los
mismos y el tiempo de espera con respecto a la búsqueda de los mismos.
Grafico 1. Caso de Uso Sistema Actual Detallado Fuente: Teixeira y Pino (2015)
En el anterior diagrama de caso de uso, se observa el funcionamiento del
sistema actual en la Universidad Nueva Esparta, con respecto a los expedientes,
Modificar Expediente
47
donde existen tres diferentes actores que son: el Vicerrectorado Académico,
Administración y Recursos Humanos, los cuales son departamentos dentro de la
Universidad Nueva Esparta, que se encargan de controlar, gestionar y examinar
los expedientes, bien sean, profesores, estudiantes o personal administrativo y
obrero.
Dentro de esta gestión y control de los expedientes los diferentes
departamentos, pueden realizar diferentes actividades, las cuales son: crear los
expedientes con los diferentes documentos e información requerida dependiendo
del departamento, verificar y archivar expedientes, también se puede realizar
consultas y modificaciones a los expedientes, una vez cumplido su objetivo se
envían los expedientes al archivo muerto.
Expedientes de estudiantiles en la secretaria:
La creación de un expediente estudiantil, empieza en la solicitud y
recolección de los documentos, exigidos por la Universidad para la inscripción, los
cuales son título de bachiller, notas certificadas, cédula de identidad, datos
personales, entre otros.
La carpeta va debidamente identificada por fuera con el nombre del
estudiante, la carrera, y la cédula de identidad. Una vez completado el proceso de
creación se procede a archivar según la terminación del número de cedula en los
vagones ubicados en la Secretaria, ya que este es el ente encargado en la
institución para el resguardo y utilización de esos documentos.
Expedientes de profesores en el Vicerrectorado Académico:
La creación de un expediente de los profesores, tiene como principio la
solicitud y recolección de los documentos o recaudos del profesor exigidos por la
Institución para su ingreso, los cuales son título universitario, cedula, constancia
de trabajo, síntesis curricular, certificados, datos personales, entre otros.
Hecho esto, se procede a enviar el expediente del Vicerrectorado académico
a los diferentes decanatos para la evaluación de credenciales y determinar el
escalafón, finalizado esto se regresa el expediente al Vicerrectorado académico
48
que es el ente encargado de su gestión documental de los profesores para
proceder a identificar la carpeta y guardar en el archivero ubicado en el
Vicerrectorado Académico.
Expedientes de Personal Administrativo y Obrero en Recursos Humanos:
La creación de expedientes del personal administrativo y obrero, tiene como
principio, la solicitud y recolección de los requisitos o documentos los cuales son
título universitario o bachiller, cedula, constancia de trabajo, síntesis curricular,
certificados, datos personales, entre otros.
Hecho esto se procede a archivar los expedientes en unos estantes o
archiveros ubicados en el departamento de recursos humanos, ya que es el ente
encargado de gestionar los expedientes de los trabajadores de la Universidad
Nueva Esparta.
Si se requiere la recuperación de algún expediente dentro de la Universidad
Nueva Esparta, se debe acudir al ente encargado según el tipo de expediente.
Análisis de Resultados de Entrevista Administrativa
En las entrevistas realizadas al personal administrativo de la Universidad
Nueva Esparta, se detectó la manera de gestionar los expedientes en los
diferentes departamentos, bien sean, creando, modificando, solicitando y
gestionando los mismos.
Los expedientes son recuperados y guardados por orden de cedula de
manera física en vagones, estantes o cajas según el departamento que le
corresponda. Se informó sobre la tipología documental que contiene cada tipo de
expediente, bien sean, curriculum, títulos, notas certificadas, partidas de
nacimiento, certificados, copia de cedula, entre otros.
El personal administrativo de los departamentos de Secretaria,
Vicerrectorado Académico y Recursos Humanos, son los encargados en la
Institución de gestionar este tipo de documentos. Y por último, la frecuencia de
creación de los expedientes, es de cada cuatro (4) meses, ya que la Universidad
Nueva Esparta es Cuatrimestral.
49
La entrevista administrativa, tuvo un gran aporte en este trabajo de grado,
ya que logro definir el sistema actual manual existente en la Institución, donde se
hizo énfasis en el proceso de gestión de los expedientes en cada departamento de
la Universidad Nueva Esparta.
Análisis de Resultados de Entrevista Técnica
La entrevista técnica, tuvo un gran aporte en este trabajo de grado, ya que
logro definir el sistema automatizado de digitalización que requiere la Institución,
donde se hizo énfasis en el proceso de gestión de los expedientes en cada
departamento de la Universidad Nueva Esparta.
En el sistema automatizado, solo podrá acceder a los expedientes el
personal administrativo encargado de cada departamento, ya que ellos son un tipo
de usuario dentro del sistema y por último el administrador, que en este caso seria
el secretario de la Universidad Nueva Esparta.
El administrador de sistemas tiene la potestad de gestionar todo lo referente
al sistema automatizado, mientras que el personal administrativo es un usuario
final encargado de gestionar los expedientes dentro de su departamento, ya que
no tendrá acceso a los expedientes fuera de su ente.
El sistema funcionara en los sistemas operativos Windows, Linux y Mac
OS, y en todos los navegadores existentes, aparte de ser responsivo, es decir,
adaptativo a todo tamaño, bien sean, teléfonos, tabletas, laptops, entre otros. Esto
ayudara a la portabilidad del sistema automatizado de Digitalización.
Se requiere que solo el personal autorizado pueda acceder al sistema, las
funcionalidades posibles en este sistema son crear, modificar, eliminar, reportar
los expedientes, bien sea en lista o ficha. El sistema debe ser amigable para el
usuario y con el estilo de la Universidad Nueva Esparta
50
CAPÍTULO V
SISTEMA PROPUESTO
Descripción del Sistema Propuesto
Este trabajo consiste en el desarrollo de un sistema automatizado orientado a
web para la digitalización, control y gestión de expedientes de la Universidad
Nueva Esparta, el mismo permite establecer un manejo y respaldo efectivo con
respecto a los expedientes de profesores, estudiantes, personal administrativo y
obrero. Para realizar esto, se propone el desarrollo de un sistema, donde se
generen las interfaces graficas necesarias para el manejo del sistema. Este
sistema puede ser accedido desde cualquier sitio con acceso a internet, facilitando
así el uso y portabilidad para el personal administrativo, encargado dentro de los
diferentes departamentos, ya que este sistema es interno de la institución.
Para ejecutar los procesos de gestión y control de expedientes, el sistema
posee una interfaz amigable, en la cual se encuentran todas las opciones
relevantes como lo son: crear, modificar, eliminar, reportar y descargar los
archivos relevantes dentro de cada expediente. Adicionalmente, el administrador
podrá realizar las siguientes acciones: creación, activación y desactivacion de
usuarios, configuración de las permisologías de cada usuario, entre otras cosas.
Para llevar a cabo todo lo antes descrito, se desarrollara en un servidor web,
con sus respectivos requerimientos tecnológicos para la instalación del sistema
automatizado, los cuales son: un servidor web, el lenguaje de programación PHP,
HTLM5, CSS, JAVASCRIP y el manejador de base de datos MYSQL. Todo el
software antes descrito fue desarrollado bajo la filosofía de software libre.
51
Objetivos del Sistema Propuesto
- Desarrollar un sistema de información orientado a web.
- Respaldar los documentos y archivos contenidos en los expedientes que se
encuentran reposados en la Universidad Nueva Esparta.
- Facilitar los procesos de digitalización, control y gestión de los expedientes
de profesores, estudiantes, personal administrativo y obrero.
- Controlar el acceso de usuarios al sistema automatizado orientado a web.
- Ofrecer portabilidad, es decir, acceso desde cualquier lugar con un
dispositivo inteligente al sistema automatizado.
- Aumentar el nivel de seguridad, con el cual se accede a los expedientes de
la Universidad Nueva Esparta.
Aplicación de la Metodologías de Análisis y Diseño de Sistemas
Rational Unified Process (RUP)
Inicio
En la metodología RUP, se encuentra la primera fase llamada Inicio la
cual se muestra una visión general del sistema, donde se hace la definición
de su alcance y los objetivos, adicionalmente se plasman las oportunidades
de negocio y por último, se presentan los stakeholder y usuarios que están
involucrados en el proyecto, esto permite el desarrollo de los casos de uso. A
continuación se presenta documento visión del proyecto:
52
Universidad Nueva Esparta
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los
expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la
Universidad Nueva Esparta
Documento Visión
Versión 1.0
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
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Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Visión Fecha: 20/05/2015
Documento Visión
Historial de Revisiones Fecha Versión Descripción Autores
20/05/2015 1.0 Propuesta inicial del documento
visión con las primeras capturas
de requisitos funcionales del
sistema
Annicec Valentina
Pino Flores
Viviana Irene
Teixeira
Fernándes
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
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Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Visión Fecha: 20/05/2015
Documento Visión
Tabla de contenido
Introducción............................................................ ............................................. 55
Propósito............................................................................................................ 55
Alcance.............................................................................................................. 56
Definiciones, Acrónimos y Abreviaciones.......................................................... 56
Referencias........................................................................................................ 56
Posicionamiento.................................................................................................. 57
Oportunidad de Negocio.................................................................................... 57
Sentencia que define el problema..................................................................... 57
Sentencia que define la posición del proyecto.................................................. 58
Descripción de Stakeholders (Participantes en el Proyecto) y Usuarios....... 59
Resumen de Stakeholders................................................................................ 59
Resumen de Usuarios....................................................................................... 60
Entorno de usuario............................................................................................ 61
Perfil de los Stakeholders.................................................................................. 61
Representante del área técnica y sistemas de información.......................... 61
Perfiles de Usuario............................................................................................ 62
Administrador................................................................................................. 62
Vicerrectorado Académico............................................................................. 62
Secretiria....................................................................................................... 63
Administración............................................................................................... 63
Descripción Global del Producto....................................................................... 64
Perspectiva del producto.................................................................................. 64
Resumen de características............................................................................. 64
Descripción Global del Producto....................................................................... 65
Precedencia y Prioridad.................................................................................... 65
Requisitos de Documentación......................................................................... 65
Manual de Usuario............................................................................................ 66
Guías de Instalación y Configuración. .............................................................. 66 Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
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Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Visión Fecha: 20/05/2015
Documento Visión
Visión
Introducción
El documento visión contribuirá con la información necesaria para el
desarrollo del proyecto titulado: Sistema automatizado para la digitalización,
control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y
estudiantil de la Universidad Nueva Esparta. Así mismo incluirá al
detalladamente todas las especificaciones y fases de Inicio del sistema.
Adicionalmente se esbozarán las fases posteriores de construcción y
transición para generar un enfoque completo de todo el proceso de
desarrollo del sistema automatizado.
Propósito
Este documento tiene como propósito recopilar, analizar y especificar las
necesidades principales y las características del sistema automatizado para
la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal
administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta. La
institución, tiene una necesidad a nivel administrativo en la cual se requiere
hacerle gestión digital a los expedientes de todas las personas involucradas
en ella, entre los cuales encontramos a los docentes, estudiantes y personal
obrero y administrativo.
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
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Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Visión Fecha: 20/05/2015
Documento Visión
Alcance
Desarrollar un sistema automatizado orientado a web, que permita
digitalizar, controlar y gestionar los expedientes de la Universidad Nueva
Esparta, permitiendo el ingreso desde cualquier dispositivo móvil solo a
personal autorizado.
Definiciones, Acrónimos y Abreviaciones
RUP: Son las siglas de Rational Unified Process. Metodología utilizada para
representar el desarrollo del software.
HTML5: (HyperText Markup Language, versión 5) Lenguaje de marcado de
hipertexto, hace referencia al lenguaje de marcado predominante para la
elaboración de páginas web.
CSS: Es un lenguaje usado para crear la presentación de una página Web.
PHP: (Hypertext Preprocessor) Es un lenguaje de programación usado para
la creación de contenido dinámico para sitios Web.
JavaScript: Es un lenguaje de programación interpretado, se define como
orientado a objetos, se utiliza en el Front-End de las aplicaciones web.
MYSQL: Manejador de Base de Datos.
Stakeholders: Usuarios y participantes que intervienen en el proyecto.
UNE: Siglas de la Universidad Nueva Esparta.
Referencias - Glosario. - Plan de desarrollo de software. - RUP (Rational Unified Process). - Diagrama de casos de uso.
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
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Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Visión Fecha: 20/05/2015
Documento Visión
Posicionamiento
Oportunidad de Negocio
Este sistema permitirá al personal de la Universidad Nueva Esparta una
mejor gestión de los expedientes, disminuyendo el tiempo de búsqueda,
salvaguardando los documentos, facilitando el acceso y manejo de los
expedientes, el cual podrá ser utilizado por los distintos entes como lo son, el
vicerrectorado académico, secretaria y administración.
Sentencia que define el problema
El problema de
Dificultad en el proceso de los expedientes puesto
que se pierde tiempo en espera, por ser un proceso
manual.
Peligran los documentos, por no estar resguardados
en caso de desastres ambientales o accidentes.
Afecta a Entes como: Vicerrectorado Académico, Secretaria,
Recursos Humanos.
El impacto asociado
es
Almacenar toda la información disponible de los
expedientes en el sistema automatizado orientado a
web, por medio de la digitalización.
Una adecuada
solución seria
Desarrollar un sistema automatizado orientado a
Web, que permita digitalizar todos los expedientes
para una mejora en los procesos, optimizar los
procesos y resguardar los archivos.
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
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Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Visión Fecha: 20/05/2015
Documento Visión
Sentencia que define la posición del proyecto
Para
Departamentos como: Vicerrectorado Académico, Secretaria y
Recursos Humanos.
Quiénes
Los administradores que controlan las herramientas del sistema
automatizado web. El personal administrativo que obtiene acceso
a las aplicaciones que permiten la gestión y control de los
expedientes.
El nombre
del
producto
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de
los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil
de la Universidad Nueva Esparta.
Sistema desarrollado siguiendo los lineamientos del software libre.
Es una herramienta desarrollada en PHP, HTML5, JAVASCRIPT,
CSS y MYSQL.
Que
Integra toda la información que contienen estos expedientes, para
generar un punto de acceso centralizado a la plataforma, que
permita el control, seguimiento y administración de los usuarios en
el sistema.
No como
El sistema manual utilizado actualmente en los diferentes entes de
la organización, donde los procesos no son los óptimos que se
requieren.
Nuestro
producto
Permite recuperar la información que está dentro de cada
expediente mediante una interfaz gráfica amigable para el
usuario y un modelo de base de datos robusto. Además ofrece un
acceso eficaz y la información actualizada de los expedientes
desde cualquier lugar que tenga acceso a internet.
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Versión: 1.0
Visión Fecha: 20/05/2015
Documento Visión
Descripción de Stakeholders (Participantes en el Proyecto) y Usuarios
Los stakeholders involucrados en este sistema automatizado son los
organismos, estudiantes y profesores.
Resumen de Stakeholders
Nombre Descripción Responsabilidades
Annicec Valentina
Pino Flores
Desarrollador
del sistema
Crear prototipos, llevar control y
seguimiento del proyecto, colaborar en
la elaboración de las pruebas
funcionales, modelo de datos y en las
validaciones con el usuario. Elaborar la
documentación.
Viviana Irene
Teixeira
Fernàndes
Desarrollador
del sistema
Crear prototipos, llevar control y
seguimiento del proyecto, colaborar en
la elaboración de las pruebas
funcionales, modelo de datos y en las
validaciones con el usuario. Elaborar la
documentación.
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Versión: 1.0
Visión Fecha: 20/05/2015
Documento Visión
Resumen de Usuarios
Nombre Descripción Stakeholder
Administrador Es aquel usuario responsable del
funcionamiento y correcto uso de las
herramientas en la plataforma.
Administrador
Vicerrectorado
Académico
Responsable de incluir, modificar,
eliminar, buscar información referente a
los diferentes expedientes de
profesores que se encuentren en el
sistema.
Vicerrectorado
Académico
Secretaria Responsable de incluir, modificar,
eliminar, buscar información referente a
los diferentes expedientes de
estudiantes que se encuentren en el
sistema.
Secretaria
Recursos
Humanos
Responsable de incluir, modificar,
eliminar, buscar información referente a
los diferentes expedientes de personal
administrativo y obrero que se
encuentren en el sistema.
Recursos
Humanos
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Versión: 1.0
Visión Fecha: 20/05/2015
Documento Visión
Entorno de usuario
Los usuarios tendrán la disposición de acceder desde cualquier
plataforma, sea libre o no, a través de un navegador web, bien sea Google
Chrome, Internet Explorer o Firefox Mozilla.
Perfil de los Stakeholders
Representante del área técnica y sistemas de información
Representante Annicec Pino
Descripción Tesista
Tipo Computista
Responsabilidades Recopilación de información, Análisis y diseño de
interfaces graficas y bases de datos, desarrollo de
sistema, pruebas, seguimiento, incluyendo la
definición de manuales.
Grado de
participación
Exploración de requerimientos y funcionalidades del
Sistema Web
Comentarios N/A
Representante Viviana Teixeira
Descripción Tesista
Tipo Computista
Responsabilidades Recopilación de información, Análisis y diseño de
interfaces gráficas y bases de datos, desarrollo de
sistema, pruebas, seguimiento, incluyendo la
definición de manuales.
Grado de
participación
Exploración de requerimientos y funcionalidades del
Sistema Web
Comentarios N/A
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Versión: 1.0
Visión Fecha: 20/05/2015
Documento Visión
Perfiles de Usuario
Administrador
Representante Administradores
Descripción Personal Técnico de la Universidad Nueva Esparta
Tipo Usuario final
Responsabilidades Responsable del funcionamiento y correcto uso de las
herramientas, aplicaciones en la plataforma Web
Grado de
participación
Activo
Comentarios Ninguno
Vicerrectorado Académico
Representante Personal del Vicerrectorado Académico
Descripción Personal autorizado dentro del departamento
Tipo Usuario final
Responsabilidades Responsable de incluir, gestionar, controlar y buscar
información referente a los diferentes expedientes de
profesores que se encuentren en el sistema.
Grado de
participación
Casual
Comentarios Ninguno
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Secretaria
Representante Personal de la Secretaria
Descripción Personal autorizado dentro del departamento
Tipo Usuario final
Responsabilidades Responsable de incluir, gestionar, controlar y buscar
información referente a los diferentes expedientes de
profesores que se encuentren en el sistema.
Grado de
participación
Casual
Comentarios Ninguno
Recursos Humanos
Representante Personal de Recursos Humanos
Descripción Personal autorizado dentro del departamento
Tipo Usuario final
Responsabilidades Responsable de incluir, gestionar, controlar y buscar
información referente a los diferentes expedientes de
profesores que se encuentren en el sistema.
Grado de
participación
Casual
Comentarios Ninguno
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Visión Fecha: 20/05/2010
Documento Visión
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Versión: 1.0
Visión Fecha: 20/05/2015
Documento Visión
Descripción Global del Producto
Perspectiva del producto
La elaboración de este sistema automatizado permitirá al usuario acceder vía
Web, para la digitalización de los expedientes existentes, bien sean, de
profesores, estudiantes o personal administrativo y obrero, dentro de la
Universidad Nueva Esparta. Este producto optimizara los procesos de
gestión documental dentro de los diferentes departamentos de la institución,
involucrados en este proyecto, contara con un control de acceso y
administración de todos sus elementos.
Resumen de características
A continuación se presentara un cuadro con las particularidades que posee
el producto:
Beneficio del cliente Características que lo apoyan
Aceleración en la gestión
documental
Integración de todas las herramientas y
aplicativos que lo componen bajo un sistema
Web, estructurado de manera Ergonómica,
amigable para el usuario.
Control de los procesos de
registro usuarios
Sistema orientado a Web, totalmente amigable
para administradores y usuarios
Simplificación de Procesos Software de Aplicación y Base de datos
centralizada con la información de los
expedientes y usuarios registrados
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
65
Ahorro tiempo a nivel
laboral
El sistema tiene una cantidad de reportes
disponibles para los usuarios, así mismo la
centralización de todas las herramientas que
facilitan su gestión.
Máximo aprovechamiento
de los recursos disponibles
en la Universidad Nueva
Esparta
El desarrollo del sistema automatizado, permitirá,
mantener actualizada de manera continua los
diversos expedientes de la institución.
Descripción Global del Producto
El sistema automatizado permite el control y gestión de los expedientes, fue
configurado bajo software libre y orientado a Web. Se pretende con esto
agilizar los procesos de gestión documental dentro de los departamentos
Vicerrectorado Académico, Secretaria y Recursos Humanos en la
Universidad Nueva Esparta.
Precedencia y Prioridad
Desarrollando el sistema automatizado se genera un control, resguardo y
gestión de los expedientes, con esto se logra agilizar los procesos de manera
eficiente; creando así la solución al problema administrativo que afronta la
universidad Nueva Esparta.
Requisitos de Documentación
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Versión: 1.0
Visión Fecha: 20/05/2015
Documento Visión
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66
Manual de Usuario
Este le facilitará al usuario el uso del sistema de manera gráfica y explicativa,
su objetivo es dar a conocer los procesos involucrados en el sistema,
mostrando todas las funciones disponibles por aplicativo.
Guías de Instalación y Configuración.
La guía de instalación ofrecerá toda la información necesaria para ejecutar
la respectiva instalación del sistema. Se seguirán los pasos establecidos
para formalizar con éxito la instalación, que posteriormente ejecutara de
manera adecuada el sistema.
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Versión: 1.0
Visión Fecha: 20/05/2015
Documento Visión
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67
Elaboración
Dentro de la metodología RUP que se maneja en esta investigación,
se hace uso del segundo artefacto que es la elaboración de un documento
llamado Plan de desarrollo del software, donde se expone el propósito del
proyecto, la distribución y diagramas de tiempo establecidos para la
ejecución algorítmica del sistema.
Con lo anterior mencionado, se consigue que el usuario tenga una
comprensión más amplia del sistema. Del mismo modo, se establecen los
casos de uso, y su respectiva especificación, se visualizan las interfaces
graficas del sistema, además los modelos de la base de datos, los
diccionarios de datos y la estructura del sistema.
68
Universidad Nueva Esparta
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los
expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la
Universidad Nueva Esparta
Plan de Desarrollo de Proyecto
Versión 1.0
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
69
Tabla de contenido
Introducción ....................................................................................................... 70
Propósito .......................................................................................................... 70
Alcance ............................................................................................................ 71
Resumen .......................................................................................................... 71
Vista General del Proyecto ............................................................................... 72
Suposiciones y Restricciones ........................................................................... 72
Entregables del proyecto .................................................................................. 73
Plan de Desarrollo del Software ....................................................................... 73
Visión ................................................................................................................ 73
Modelo de Casos de Uso ................................................................................. 74
Prototipos de Interfaces de Usuario.................................................................. 74
Modelo de Análisis y Diseño ............................................................................ 74
Modelo de Datos .............................................................................................. 75
Casos de Prueba .............................................................................................. 75
Producto ........................................................................................................... 76
Organización del Proyecto ................................................................................ 76
Participantes en el Proyecto ............................................................................. 76
Interfaces Externas ........................................................................................... 76
Roles y Responsabilidades .............................................................................. 76
Gestión del Proceso .......................................................................................... 77
Estimaciones del Proyecto ............................................................................... 77
Plan del Proyecto ............................................................................................. 77
Plan de las Fases ............................................................................................. 78
Calendario del Proyecto (Ver Diagrama de Gantt) ........................................... 78
Seguimiento y Control del Proyecto ................................................................ 83
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Versión: 1.0
Plan de Desarrollo de Proyecto Fecha: 20/05/2015
Documento Plan de Desarrollo de Proyecto
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70
Plan de Desarrollo del Software Introducción
Este Plan de Desarrollo del Software es básicamente una visión global del
enfoque de sistema automatizado propuesto para la Universidad Nueva
Esparta. El proyecto está basado en la metodología RUP, dentro de ella se
cumplirá la totalidad de sus fases, iterando todas las veces necesarias hasta
culminar el sistema final, desarrollándolo según los requerimientos que exija
el proyecto como tal.
El enfoque de desarrollo propuesto constituye una configuración del proceso
RUP de acuerdo a las particulares del proyecto, eligiendo los roles de los
participantes, las actividades a realizar y los artefactos (entregables) que
serán generados. Este documento es a su vez uno de los artefactos de RUP.
Propósito
El propósito del Plan de Desarrollo de Software es proporcionar la
información necesaria para controlar el proyecto. En él se describe el
enfoque de desarrollo del software.
Los usuarios del Plan de Desarrollo del Software son:
Las tesistas que básicamente evaluarán los indicadores para el
desarrollo del sistema, y también lo usan para entender qué deben
hacer, dónde lo deben realizar, y cuándo.
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
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Plan de Desarrollo de Proyecto Fecha: 20/05/2015
Documento Plan de Desarrollo de Proyecto
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71
Alcance
El Plan de Desarrollo de Software tiene como alcance proveer toda la
información necesaria para controlar el proyecto en la Universidad Nueva
Esparta, haciendo una automatización de los procesos administrativos que
se realizan en los diferentes departamentos. Con el desarrollo del sistema se
controlaran y gestionaran todos los expedientes existentes en la universidad,
creando así un manejo superior de los documentos en los diferentes
departamentos y un control de acceso para todos los usuarios.
En el ámbito de seguridad se facilita al usuario administrador la gestión de
perfiles y permisologias de usuario para el sistema, así como la posibilidad
de solicitar reportes al sistema, con una interfaz ergonómica y amigable que
facilita la interacción con el sistema.
Los usuarios del Plan de Desarrollo del Software son los tesistas que
organizan la agenda, establecen las necesidades y realizan el seguimiento
del desarrollo.
Resumen
Este sistema permitirá al personal autorizado en los diferentes
departamentos de la Universidad Nueva Esparta, controlar y gestionar los
documentos existentes en los expedientes, bien sean, de profesores,
estudiantes o personal administrativo y obrero, a través de un sistema
automatizado web con una interfaz gráfica amigable, que permita el acceso
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Plan de Desarrollo de Proyecto Fecha: 20/05/2015
Documento Plan de Desarrollo de Proyecto
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72
De manera rápida y sencilla para los diferentes usuarios. Esto corresponderá
un lineamiento, el cual se expone a continuación:
A. Centralizar el proceso gestión y control de los expedientes dentro de la
universidad Nueva Esparta.
B. Centralizar el proceso de control y acceso al sistema web.
C. Centralizar el proceso de administración y seguridad de las herramientas
del sistema automatizado web.
Vista General del Proyecto
En vista general se puede mencionar la elaboración de un Sistema
automatizado, donde se accederá vía Web, para la agilización de los
procesos con respecto a los expedientes de la Universidad Nueva Esparta,
lo que logra de manera eficaz diferentes tareas administrativas que se
realizan en los departamentos involucrados. Permite el acceso a todo el
personal encargado de la Secretaria, Vicerrectorado Académico y Recursos
Humanos.
Suposiciones y Restricciones
Las suposiciones y restricciones respecto al sistema, que derivan
directamente de las entrevistas con el personal administrativo y técnico en el
área, son:
1. Debe contemplarse las implicaciones de los siguientes puntos críticos:
- Plataforma tecnológica en condiciones para soportar la herramienta.
- Todo el software requerido para la implementación del sistema.
- Sistemas seguros: protección de información y datos.
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Plan de Desarrollo de Proyecto Fecha: 20/05/2015
Documento Plan de Desarrollo de Proyecto
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73
2. La automatización de la gestión y control de los expedientes de la
Universidad Nueva Esparta, debe ajustarse a los lineamientos
establecidos por la administración sobre la gestión documental.
Entregables del proyecto
En este trabajo de investigación se tomara en cuenta, que según a la
ideología de RUP, todos los entregables son objeto de transformaciones a lo
largo del proceso de desarrollo, con lo cual, sólo al término del proceso se
tendrá una versión definitiva y completa de cada uno de ellos. Se indicaran y
describirán a continuación cada documento considerado como entregable en
este trabajo de investigación.
Plan de Desarrollo del Software
Es el que provee una visión general del enfoque de desarrollo propuesto, es
decir, el presente documento.
Visión
Con este archivo se establece la información necesaria que proveerá una
visión general del enfoque de desarrollo propuesto desde el punto de vista
del cliente. De igual manera, se incluirá todas las características para la fase
de Inicio y posteriormente se desglosarán las fases de construcción y
transición para dar una orientación del proceso que se pondrá en marcha. Se
establecerá toda la información relevante para ser incluida en la propuesta
diseñada como respuesta al sistema de información para la digitalización,
control y gestión de expedientes en la Universidad Nueva Esparta.
stema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Plan de Desarrollo de Proyecto Fecha: 20/05/2015
Documento Plan de Desarrollo de Proyecto
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74
Modelo de Casos de Uso
Es un modelo de las funciones que contempla la elaboración del sistema
Web, desde la perspectiva de los actores que interactúan en el sistema
(Usuarios administrativos y usuarios finales). Este modelo logra situar al
sistema en el ámbito organizacional, enfocándose en los procedimientos que
se realizan para dar respuestas a los requerimientos dados por los usuarios.
La representación es hecha a través de Diagramas de Casos de Uso.
Prototipos de Interfaces de Usuario
Se trata de ejemplares que logran que el cliente tenga una idea de las
interfaces que tendrá el sistema y así, conseguir una retroalimentación
constante hasta llegar a los requisitos finales del mismo. Los ejemplares se
realizarán en: dibujos a mano en papel, dibujos con alguna herramienta
gráfica, siguiendo ese orden de acuerdo al avance del proyecto. Sólo los de
este último tipo serán entregados al final de la fase de Elaboración, los otros
serán desechados.
Modelo de Análisis y Diseño
Este modelo define la ejecución de los casos de uso, previa consulta de los
procesos manejados, pasando desde una representación en términos de
análisis (sin incluir aspectos de implementación) hacia una de diseño
(incluyendo una orientación hacia el entorno de implementación), de acuerdo
al avance del proyecto.
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Plan de Desarrollo de Proyecto Fecha: 20/05/2015
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75
Modelo de Datos
Previendo que la persistencia de la información del sistema será soportada
por un manejador de bases de datos relacional, en este caso MYSQL. Este
modelo describe la representación lógica de los datos persistentes, de
acuerdo con el enfoque para modelado relacional de datos. Para expresar
este modelo se elaboró un diagrama E-R del cual resultó el modelo físico de
la Base de Datos.
Casos de Prueba
Estos casos de prueba se utilizan para corregir errores dentro del sistema
para actualizar y mejorar los procesos. Estas pruebas son especificadas
mediante un documento que establecerá las condiciones de ejecución del
sistema, las entradas de prueba, y los resultados esperados. Estos casos de
prueba son aplicados como procesos de regresión en cada iteración. Cada
caso de prueba llevará asociado un procedimiento de prueba con las
instrucciones para realizar las mismas y dependiendo del tipo de prueba
dicho procedimiento podrá ser automatizable mediante un script de prueba.
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Plan de Desarrollo de Proyecto Fecha: 20/05/2015
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76
Producto
Los documentos ejecutables tienen que ser almacenados en un CD con la
documentación apropiada para facilitar su instalación. El producto, a partir de
la primera iteración de la fase de construcción será desarrollado incremental
e iterativamente, obteniéndose una nueva versión al final de cada iteración.
Organización del Proyecto
Participantes en el Proyecto
Jefe de Proyecto. Lic. Wilpia Flores.
Analista – Programador.
Annicec Pino Viviana Teixeira
Interfaces Externas
Se automatizarán los procesos internos de los diferentes departamentos, que
permitan la gestión y control de los expedientes mediante interfaces
amigables y de fácil manejo para los usuarios finales.
Roles y Responsabilidades
A continuación se describen las principales responsabilidades de cada uno
de los puestos en el equipo de desarrollo durante las fases de Inicio y
Elaboración, de acuerdo con los roles que desempeñan en RUP.
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Plan de Desarrollo de Proyecto Fecha: 20/05/2015
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Puesto Responsabilidad
Jefe de Proyecto
Coordina y supervisa las reuniones con los tesistas para
llevar un control de las actividades, mantiene al equipo del
proyecto enfocado en los objetivos. Indica cómo se deben
realizar los documentos para asegurar la integridad y
calidad del proyecto. Supervisa la planificación, control y
ejecución del proyecto.
Analista de
Sistemas
Interactúa con los usuarios y clientes mediante entrevistas
para establecer los requisitos necesarios. Elabora el
diseño del sistema. Ejecuta pruebas funcionales y el
modelo de datos. Elabora todos los artefactos RUP.
Programador
Construye las ejemplares de interfaces gráficas. Desarrolla
el aplicativo, modelo de datos, Colabora en la elaboración
de las pruebas funcionales y realiza las validaciones con
los analistas.
Gestión del Proceso
Plan del Proyecto
En esta sección se presenta la organización en fases e iteraciones y el
calendario del proyecto.
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Versión: 1.0
Plan de Desarrollo de Proyecto Fecha: 20/05/2015
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78
Plan de las Fases
La siguiente tabla muestra una distribución de tiempos y el número de
iteraciones de cada fase (para las fases de Construcción y Transición es sólo
una aproximación muy preliminar)
Fase Iteraciones Duración
Fase de Inicio 2 8 semanas
Fase de Elaboración 2 14 semanas
Fase de Construcción 2 14 semanas
Fase de Transición 2 4 semanas
Los hitos que marcan el final de cada fase se describen en la siguiente
tabla:
Fase Hito
Fase de Inicio En esta fase se realizó el alcance del proyecto, los casos de
uso más generales, y el documento Visión, tomando en
cuenta las necesidades del usuario determinadas por
entrevistas. Todos estos aspectos componen el
levantamiento de información.
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Versión: 1.0
Plan de Desarrollo de Proyecto Fecha: 20/05/2015
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79
Fase de
Elaboración
En esta fase se analizaron los requisitos y se desarrolló una
presentación preliminar de la base de datos. Al final de esta
fase, todos los casos de uso correspondientes a los requisitos
deben estar analizados y diseñados. La revisión y aceptación
del prototipo de la arquitectura del sistema marca el final de esta
fase. La primera iteración tendrá como objetivo la identificación y
especificación de los principales casos de uso, así como su
realización preliminar en el Modelo de Análisis / Diseño, también
permitió hacer una revisión general del estado de los artefactos
hasta este punto y ajustar si es necesario la planificación para
asegurar el cumplimiento de los objetivos. Ambas iteraciones
tuvieron una duración definida por el coordinador y los analistas
de desarrollo. Todos los puntos componen la fase de análisis y
diseño de los requerimientos por medio de la información antes
recolectada.
Fase de
Construcción
En esta fase se terminaron de analizar y diseñar todos los casos
de uso, refinando el Modelo de Análisis / Diseño. El producto se
construyó en base de varias iteraciones, cada una produciendo
una versión a la cual se le aplicaron las pruebas y se validaron
con los analista / usuario. Se comenzó la elaboración de los
manuales de usuario. El hito que marca el fin de esta fase es la
versión 1.0, con la capacidad operacional parcial del producto
que se haya considerado como crítica, lista para ser entregada a
los usuarios para pruebas.
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Plan de Desarrollo de Proyecto Fecha: 20/05/2015
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80
Fase de
Transición
En esta fase se preparó la última versión para distribución,
asegurando una documentación para una futura
implantación y cambio del sistema previo de manera
adecuada, incluyendo la capacitación de los usuarios. El fin
de esta fase incluye la entrega de toda la documentación del
sistema automatizado con los manuales de instalación y
todo el material de apoyo al usuario.
Calendario del Proyecto (Ver Diagrama de Gantt)
A continuación se presenta un diagrama de las principales tareas del
proyecto incluyendo sólo las fases de Inicio y Elaboración. Como se ha
comentado, el proceso de RUP está caracterizado por la realización en
paralelo de todas las tareas de desarrollo a lo largo del proyecto, con lo cual
la mayoría de los artefactos son generados muy tempranamente en el trabajo
de investigación pero van desarrollándose en mayor o menor grado de
acuerdo a la fase e iteración del proyecto. La siguiente figura ilustra este
enfoque, en ella lo ensombrecido marca el énfasis de cada disciplina en un
momento determinado del desarrollo.
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Versión: 1.0
Plan de Desarrollo de Proyecto Fecha: 20/05/2015
Documento Plan de Desarrollo de Proyecto
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81
Para este trabajo de investigacion se ha establecido el siguiente calendario.
La fecha de aprobación indica cuándo el artefacto en cuestión tiene un
estado de completitud suficiente para someterse a revisión y aprobación,
pero esto no quita la posibilidad de su posterior refinamiento y cambios.
Disciplinas / Artefactos generados o modificados durante la Fase de Inicio
Comienzo Aprobación
Modelado del Negocio
Modelo de Casos de Uso del Negocio y Modelo de Objetos del Negocio
Semana 1 Semana 2
Requisitos
Glosario Semana 1 Semana 2
Visión Semana 2 Semana 2
Modelo de Casos de Uso Semana 4 siguiente fase
Especificación de Casos de Uso Semana 5 siguiente fase
Especificaciones Adicionales Semana 7 siguiente fase
Análisis/Diseño
Modelo de Análisis/Diseño Semana 10 siguiente fase
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Versión: 1.0
Plan de Desarrollo de Proyecto Fecha: 20/05/2015
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82
Modelo de Datos Semana 12 siguiente fase
Pruebas
Casos de Pruebas Funcionales Semana 14 siguiente fase
Gestión de Cambios y Configuración Durante todo el proyecto
Gestión del proyecto Semana 4 Semana 5
Plan de Desarrollo del Software en su versión 1.0 y planes de las Iteraciones
Semana 4 Semana 5
Ambiente Durante todo el proyecto
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Versión: 1.0
Plan de Desarrollo de Proyecto Fecha: 20/05/2015
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83
Seguimiento y Control del Proyecto
Gestión de Requisitos
Para hacerle la respectiva gestión a los requisitos es indispensable
supervisar las fases del proyecto, para culminar las actividades asignadas,
comprobando que cumplan con las características y estándares indicados,
propuesto por el personal administrativo y técnico de la Universidad Nueva
Esparta. Para concluir con las etapas de desarrollo, hasta llegar a la fase
final donde se dará como resultado un sistema bien planificado y eficaz que
ahorrara tiempo en los diferentes departamentos para la gestión y control de
los expedientes en la Universidad Nueva Esparta.
Gestión de Configuración
La gestión de configuración se realizará con el propósito de controlar los
artefactos generados y sus versiones respectivas.
Grafico 2. Caso de Uso Sistema Automatizado de Digitalización Fuente: Teixeira y Pino (2015)
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Versión: 1.0
Plan de Desarrollo de Proyecto Fecha: 20/05/2015
Documento Plan de Desarrollo de Proyecto
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Control de
usuarios
84
Universidad Nueva Esparta
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expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la
Universidad Nueva Esparta
Especificación de caso de uso:
Acceso al sistema automatizado Web
Versión 1.0
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
85
Historial de Revisiones
Fecha Versión Descripción Autores
19/07/2014 1.0 Propuesta inicial del documento
visión con las primeras capturas
de requisitos funcionales del
sistema
Annicec Valentina
Pino Flores
Viviana Irene
Teixeira
Fernandes
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Versión: 1.0
Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de uso: Acceso al sistema automatizado Web
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86
Tabla de Contenido
Acceder al sistema ............................................................................................ 87
Descripción ....................................................................................................... 87
Flujo de Eventos ................................................................................................ 87
Flujo Básico ...................................................................................................... 87
Flujo Alternativo ................................................................................................ 87
Precondición ...................................................................................................... 87
Debe estar registrado en el sistema ................................................................. 87
Debe conocer su usuario y clave ...................................................................... 88
Pos condiciones ................................................................................................ 88
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Versión: 1.0
Especificación de caso de uso Fecha: 20/15/2015
Especificación de caso de uso: Acceso al sistema automatizado Web
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
87
Especificación de caso de uso: Acceder al sistema automatizado Web
Descripción
El actor principal, puede acceder al sistema automatizado web, esto
engloba un proceso de autentificación y validación, dando seguridad a la
plataforma del sistema de digitalización.
Flujo de Eventos
Flujo Básico
- Ingresar a la página principal del sistema automatizado Web.
- Autenticarse con usuario y clave.
- Verificación de autentificación.
- Acceso al sistema.
Flujo Alternativo
- Autentificación fallida
- Deberá revisar si su usuario y su clave están correctamente escritos
o si la persona se encuentra registrada en el sistema.
Precondición
Debe estar registrado en el sistema
Al crear un nuevo usuario, se debe informar del nombre y clave al usuario
administrador, para que pueda hacer uso del sistema con la activación.
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de uso: Acceso al sistema automatizado Web
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
88
Debe conocer su usuario y clave
El usuario debe recordar y conocer la información correspondiente que el
suministro cuando se registró, para acceder en el sistema.
Pos condiciones
Ingresará al sistema web de manera adecuada.
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de uso: Acceso al sistema automatizado Web
Confidencial 2014 Universidad Nueva Esparta
89
Universidad Nueva Esparta
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los
expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la
Universidad Nueva Esparta
Especificación de caso de uso:
Permisos de acceso
Versión 1.0
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
90
Historial de Revisiones
Fecha Versión Descripción Autores
19/07/2014 1.0 Propuesta inicial del documento
visión con las primeras capturas
de requisitos funcionales del
sistema
Annicec Valentina
Pino Flores
Viviana Irene
Teixeira
Fernandes
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de uso: Permisos de acceso
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
91
Tabla de contenido
Permisos de acceso............................................................................................ 92
Descripción ....................................................................................................... 92
Flujo de Eventos .......................................................... ...................................... 92
Flujo Básico ...................................................................................................... 92
Flujo Alternativo ................................................................................................ 92
Precondición ...................................................................................................... 93
Debe estar registrado en el sistema ................................................................. 93
Debe conocer los usuarios a los cuales aplicara políticas ................................ 93
Pos condiciones ................................................................................................ 93
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de uso: Permisos de acceso
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
92
Especificación de caso de uso: Permisos de acceso
Descripción
El administrador, debe acceder al sistema web, esto engloba un proceso de
autentificación y validación, dando seguridad a la plataforma del sistema de
digitalización.
Flujo de Eventos
Flujo Básico
- Ingresar a la página principal del sistema.
- Autenticarse con usuario y clave.
- Verificación de autentificación.
- Acceso al sistema.
- En el sistema, se dirige a la opción de usuarios.
- En la gestión de usuarios selecciona el tipo de usuario a cambiar.
- Procede a cambiar políticas de seguridad basadas en permisologías
Flujo Alternativo
Autentificación fallida
Deberá revisar si su usuario y clave están correctamente escritos o si el
usuario se encuentra registrado en el sistema.
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de uso: Permisos de acceso
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
93
Precondición
Debe estar registrado en el sistema
Al crear un nuevo usuario, debe informar del usuario y la clave al
administrador, para que pueda hacer uso del sistema.
Debe conocer los usuarios a los cuales aplicara políticas
El administrador debe conocer los usuarios a los cuales se les aplicarán las
diferentes permisologías existentes.
Pos condiciones
Establecerá las permisologías de manera adecuada.
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de uso: Permisos de acceso
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
94
Universidad Nueva Esparta
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los
expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la
Universidad Nueva Esparta
Especificación de caso de uso:
Registro
Versión 1.0
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
95
Historial de Revisiones
Fecha Versión Descripción Autores
19/07/2014 1.0 Propuesta inicial del documento
visión con las primeras capturas
de requisitos funcionales del
sistema
Annicec Valentina
Pino Flores
Viviana Irene
Teixeira
Fernandes
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de uso: Registro
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
96
Tabla de contenido
Registro al sistema ............................................................................................ 97
Descripción ....................................................................................................... 97
Flujo de Eventos ................................................................................................ 97
Flujo Básico ...................................................................................................... 97
Flujo Alternativo ................................................................................................ 98
Precondición ........................................................................................... ........... 98
Pos condiciones ................................................................................................ 98
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de uso: Registro
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
97
Especificación de caso de uso: Registro
Descripción
Los actores que conforman el uso del módulo de registro del sistema son los
usuarios finales y el administrador.
Estos usuarios poseen diferentes modalidades de suscripción y registro en el
sistema los cuales se representan a continuación:
Flujo de Eventos
Flujo Básico
Usuario Común
Ingresar a la página del sistema automatizado Web.
Ingresar al Registro de usuarios.
rellenar el formulario con la información correspondiente.
Al enviar el formulario al administrador del sistema para validar el
usuario registrado.
Una vez recibida la validación, proceder a ingresar al sistema.
Usuario Administrador
Ingresar a la página principal del sistema web.
Ingresar su usuario y clave para acceder a las herramientas
administrativas.
Ir a la pestaña permisologias.
Puede darle permisos a los usuarios registrados como
administradores.
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de uso: Registro
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
98
Flujos Alternativos
Registro fallido
Deberá revisar si su usuario y su clave están correctamente escritos o si la
persona se encuentra registrada en el sistema.
Precondiciones
El usuario administrador debe estar registrado en el sistema.
El usuario final debe ser personal encargado en los diferentes
departamentos, como secretaria, recursos humanos y Vicerrectorado
Académico de la Universidad Nueva Esparta.
Poscondiciones
El usuario administrativo podrá validar de manera adecuada otros usuarios.
El usuario final podrá acceder al sistema web luego de registrarse y ser
validado.
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Versión: 1.0
Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de uso: Registro
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
99
Universidad Nueva Esparta
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los
expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la
Universidad Nueva Esparta
Especificación de caso de uso:
Crear Expediente
Versión 1.0
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
100
Historial de Revisiones
Fecha Versión Descripción Autores
20/05/2015 1.0 Propuesta inicial del documento
visión con las primeras capturas
de requisitos funcionales del
sistema
Annicec Valentina
Pino Flores
Viviana Irene
Teixeira
Fernandes
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de uso: Crear Expediente
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
101
Tabla de contenido
Crear Expediente ............................................................................................ 102
Descripción ....................................................................................................... 102
Flujo de Eventos ................................................................................................ 102
Flujo Básico ...................................................................................................... 102
Flujo Alternativo ................................................................................................ 103
Creación fallida .................................................................................................................... 103
Precondición ...................................................................................................... 103
Pos condiciones ................................................................................................ 103
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de uso: Crear Expediente
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
102
Especificación de caso de uso: Crear Expediente
Descripción
Los actores que conforman el uso del módulo de creación de expedientes del
sistema son los usuarios finales y el administrador.
Estos usuarios poseen una modalidad de creación de expedientes en el
sistema los cuales se representan a continuación:
Flujo de Eventos
Flujo Básico
Usuario Común y administrador
Ingresar a la página del sistema automatizado Web.
Ingresar en la sección de Registro
Rellenar el formulario con la información correspondiente.
Digitalizar los documentos del expediente.
Una vez recibida, completada la información, proceder a crear el
expediente en el sistema
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de uso: Crear Expediente
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
103
Flujos Alternativos
Creación de expediente fallida
Deberá revisar si el usuario que está creando el expediente tiene la
permisologia correspondiente a ese departamento y que los datos
importantes en el formulario de creación del expediente no queden nulos
como por ejemplo la cedula, nombres, entre otro.
Precondiciones
El usuario debe tener los permisos correspondientes a ese departamento.
El Completar correctamente los campos en el formulario de creación de
expedientes.
Poscondiciones
El expediente se creara solo si el usuario tiene los permisos para ese
departamento.
El expediente se creara, después de que todos los campos en el formulario
de creación de expedientes estén debidamente completado.
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Versión: 1.0
Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de uso: Crear Expediente
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
104
Universidad Nueva Esparta
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los
expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la
Universidad Nueva Esparta
Especificación de caso de uso:
Modificar Expediente
Versión 1.0
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
105
Historial de Revisiones
Fecha Versión Descripción Autores
20/05/2015 1.0 Propuesta inicial del documento
visión con las primeras capturas
de requisitos funcionales del
sistema
Annicec Valentina
Pino Flores
Viviana Irene
Teixeira
Fernandes
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de uso: Modificar Expediente
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
106
Tabla de contenido
Modificar Expediente ........................................................................................ 107
Descripción ....................................................................................................... 107
Flujo de Eventos ................................................................................................ 107
Flujo Básico ...................................................................................................... 107
Flujo Alternativo ................................................................................................ 108
Modificación fallida .............................................................................................................. 108
Precondición ...................................................................................................... 108
Pos condiciones ................................................................................................ 108
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de uso: Modificar Expediente
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
107
Especificación de caso de uso: Modificar Expediente
Descripción
Los actores que conforman el uso del módulo de modificación de
expedientes del sistema son los usuarios finales y el administrador.
Estos usuarios poseen una modalidad de Modificación de expedientes en el
sistema los cuales se representan a continuación:
Flujo de Eventos
Flujo Básico
Usuario Común y administrador
Ingresar a la página del sistema automatizado Web.
Ingresar en la sección de Consulta
Rellenar el formulario con la información del expediente a modificar.
Seleccionar modificar.
Modificar los campos en el formulario del expediente
Una vez completada la información, proceder a modificar el
expediente en el sistema.
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Versión: 1.0
Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de uso: Modificar Expediente
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
108
Flujos Alternativos
Modificacion de expediente fallida
Deberá revisar si el usuario que está modificando el expediente tiene la
permisologia correspondiente a ese departamento y que los datos
importantes en el formulario de modificación del expediente no queden nulos
como por ejemplo la cedula, nombres, entre otro.
Precondiciones
El usuario debe tener los permisos correspondientes a ese departamento.
El Completar correctamente los campos en el formulario de Modificacion de
expedientes.
Poscondiciones
El expediente se modificara solo si el usuario tiene los permisos para ese
departamento.
El expediente se Modificara, después de que todos los campos en el
formulario de creación de expedientes estén debidamente completado.
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de uso: Modificar Expediente
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
109
Universidad Nueva Esparta
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los
expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la
Universidad Nueva Esparta
Especificación de caso de uso:
Eliminar Expediente
Versión 1.0
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
110
Historial de Revisiones
Fecha Versión Descripción Autores
20/05/2015 1.0 Propuesta inicial del documento
visión con las primeras capturas
de requisitos funcionales del
sistema
Annicec Valentina
Pino Flores
Viviana Irene
Teixeira
Fernandes
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de uso: Eliminar Expediente
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
111
Tabla de contenido
Eliminar Expediente .......................................................................................... 112
Descripción ....................................................................................................... 112
Flujo de Eventos ................................................................................................ 112
Flujo Básico ...................................................................................................... 112
Flujo Alternativo ................................................................................................ 113
Eliminación fallida ................................................................................................................ 113
Precondición ...................................................................................................... 113
Pos condiciones ................................................................................................ 113
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de uso: Eliminar Expediente
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
112
Especificación de caso de uso: Eliminar Expediente
Descripción
Los actores que conforman el uso del módulo de eliminación de expedientes
del sistema son los usuarios finales y el administrador.
Estos usuarios poseen una modalidad de eliminación de expedientes en el
sistema los cuales se representan a continuación:
Flujo de Eventos
Flujo Básico
Usuario Común y administrador
Ingresar a la página del sistema automatizado Web.
Ingresar en la sección de consultas
Rellenar el formulario con la información correspondiente.
Eliminar el expediente consultado.
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de uso: Eliminar Expediente
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
113
Flujos Alternativos
Eliminación de expediente fallida
Deberá revisar si el usuario que está eliminando el expediente tiene la
permisologia correspondiente a ese departamento.
Precondiciones
El usuario debe tener los permisos correspondientes a ese departamento.
Poscondiciones
El expediente se eliminara solo si el usuario tiene los permisos para ese
departamento.
El expediente se eliminara después que el usuario acepte el mensaje de
aceptación de eliminación.
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de uso: Eliminar Expediente
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
114
Universidad Nueva Esparta
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los
expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la
Universidad Nueva Esparta
Especificación de caso de uso:
Reporte de Expediente
Versión 1.0
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
115
Historial de Revisiones
Fecha Versión Descripción Autores
20/05/2015 1.0 Propuesta inicial del documento
visión con las primeras capturas
de requisitos funcionales del
sistema
Annicec Valentina
Pino Flores
Viviana Irene
Teixeira
Fernandes
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de uso: Reporte de Expediente
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
116
Tabla de contenido
Reporte de Expediente ..................................................................................... 102
Descripción ....................................................................................................... 102
Flujo de Eventos ....................................................................... ......................... 102
Flujo Básico ...................................................................................................... 102
Flujo Alternativo ................................................................................................ 103
Reporte fallido ...................................................................................................................... 103
Precondición ....................................................................................... ............... 103
Pos condiciones ................................................................................................ 103
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de uso: Reporte de Expediente
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
117
Especificación de caso de uso: Reporte de Expediente
Descripción
Los actores que conforman el uso del módulo de creación de expedientes del
sistema son los usuarios finales y el administrador.
Estos usuarios poseen una modalidad de reporte de expedientes en el
sistema los cuales se representan a continuación:
Flujo de Eventos
Flujo Básico
Usuario Común y administrador
Ingresar a la página del sistema automatizado Web.
Ingresar en la sección de Consultas.
Rellenar el formulario con la información correspondiente.
Seleccionar Reportar el expediente deseado.
Imprimir reporte en formato PDF.
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de uso: Reporte de Expediente
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
118
Flujos Alternativos
Reporte fallido
Deberá revisar si el usuario que está reportando el expediente tiene la
permisologia correspondiente a ese departamento.
Precondiciones
El usuario debe tener los permisos correspondientes a ese departamento.
Poscondiciones
El expediente generara un reporte solo si el usuario tiene los permisos para
ese departamento.
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de uso: Reporte de Expediente
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
119
Universidad Nueva Esparta
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los
expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la
Universidad Nueva Esparta
Especificación de caso de uso:
Consulta Expediente
Versión 1.0
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
120
Historial de Revisiones
Fecha Versión Descripción Autores
20/05/2015 1.0 Propuesta inicial del documento
visión con las primeras capturas
de requisitos funcionales del
sistema
Annicec Valentina
Pino Flores
Viviana Irene
Teixeira
Fernandes
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de uso: Consulta Expediente
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
121
Tabla de contenido
Consulta Expediente ........................................................................................ 122
Descripción ....................................................................................................... 122
Flujo de Eventos ................................................................................................ 122
Flujo Básico ...................................................................................................... 122
Flujo Alternativo ................................................................................................ 123
Consulta fallida ………........................................................................................................ 123
Precondición ...................................................................................................... 123
Pos condiciones ................................................................................................ 123
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de uso: Consulta Expediente
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
122
Especificación de caso de uso: Consultar Expediente
Descripción
Los actores que conforman el uso del módulo de consultas de expedientes
del sistema son los usuarios finales y el administrador.
Estos usuarios poseen una modalidad de consultas de expedientes en el
sistema los cuales se representan a continuación:
Flujo de Eventos
Flujo Básico
Usuario Común y administrador
Ingresar a la página del sistema automatizado Web.
Ingresar en la sección de Consultas
Rellenar el formulario con la información correspondiente.
Una vez recibida la información, proceder a consultar el expediente en
el sistema.
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de uso: Consultar Expediente
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
123
Flujos Alternativos
Consulta expediente fallida
Deberá revisar si el usuario que está consultando el expediente tiene la
permisologia correspondiente a ese departamento.
Precondiciones
El usuario debe tener los permisos correspondientes a ese departamento.
Poscondiciones
El expediente se consultara solo si el usuario tiene los permisos para ese
departamento.
El expediente se creara, después de que todos los campos en el formulario
de consulta de expedientes estén debidamente completado.
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de uso: Consultas Expediente
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
124
Universidad Nueva Esparta
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los
expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la
Universidad Nueva Esparta
Especificación de caso de uso:
Crear Parámetros
Versión 1.0
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
125
Historial de Revisiones
Fecha Versión Descripción Autores
20/05/2015 1.0 Propuesta inicial del documento
visión con las primeras capturas
de requisitos funcionales del
sistema
Annicec Valentina
Pino Flores
Viviana Irene
Teixeira
Fernandes
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de uso: Crear parámetros
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
126
Tabla de contenido
Crear parámetros …........................................................................................... 102
Descripción ....................................................................................................... 102
Flujo de Eventos ................................................................................................ 102
Flujo Básico ...................................................................................................... 102
Flujo Alternativo ................................................................................................ 103
Creación de parámetros fallida ......................................................................................... 103
Precondición ...................................................................................................... 103
Pos condiciones ................................................................................................ 103
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de uso: Crear parámetros
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
127
Especificación de caso de uso: Crear Parametros
Descripción
Los actores que conforman el uso del módulo de creación de parámetros del
sistema son los usuarios finales y el administrador.
Estos usuarios poseen una modalidad de creación de parámetros en el
sistema los cuales se representan a continuación:
Flujo de Eventos
Flujo Básico
Usuario Común y administrador
Ingresar a la página del sistema automatizado Web.
Ingresar en la sección de parámetros
Escoger el parámetro a crear.
Rellenar el formulario con la información correspondiente.
Una vez completada la información, proceder a crear el parametro en
el sistema
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de uso: Crear parametros
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
128
Flujos Alternativos
Creación de expediente fallida
Los datos importantes en el formulario de creación de parámetros no
queden nulos y el usuario tiene que estar registrado.
Precondiciones
El usuario debe estar registrado.
El Completar correctamente los campos en el formulario de creación de
parámetros.
Poscondiciones
El parámetro se creara solo si el usuario tiene los permisos para ese
departamento.
El parámetro se creara, después de que todos los campos en el formulario
de creación de expedientes estén debidamente completados.
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de uso: Crear Parámetros
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
129
Universidad Nueva Esparta
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los
expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la
Universidad Nueva Esparta
Especificación de caso de uso:
Recuperación de contraseña
Versión 1.0
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
130
Historial de Revisiones
Fecha Versión Descripción Autores
20/05/2015 1.0 Propuesta inicial del documento
visión con las primeras capturas
de requisitos funcionales del
sistema
Annicec Valentina
Pino Flores
Viviana Irene
Teixeira
Fernandes
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de uso: Recuperación de contraseña
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
131
Tabla de contenido
Recuperación de contraseña............................................................................ 132
Descripción ....................................................................................................... 132
Flujo de Eventos ................................................................................................ 132
Flujo Básico ...................................................................................................... 132
Flujo Alternativo ................................................................................................ 133
Recuperación fallida ......................................................................................................... 133
Precondición ...................................................................................................... 133
Debe estar registrado en el sistema ................................................................. 133
Pos condiciones ................................................................................................ 133
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de uso: Recuperación de contraseña
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
132
Especificación de caso de uso: Recuperación de contraseña
Descripción
Los actores que conforman el uso del módulo de Recuperación de
Contraseña del sistema son los usuarios finales y el administrador.
Estos usuarios poseen una modalidad de creación de expedientes en el
sistema los cuales se representan a continuación:
Flujo de Eventos
Flujo Básico
Usuario Común y administrador
Ingresar a la página del sistema automatizado Web.
Ingresar en la sección de Recuperación de contraseña
Rellenar el formulario con la información correspondiente.
Recibir un Correo Electrónico a su dirección con la nueva Contraseña
Una vez recibida la información, proceder a acceder al sistema.
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Versión: 1.0
Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de uso: Recuperación de contraseña
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
133
Flujos Alternativos
Recuperación de contraseña fallida
Deberá revisar si el usuario que está recuperando está registrado en el
sistema y que la información este completa en el formulario de Recuperación
de contraseña.
Precondiciones
El usuario debe estar registrado con anterioridad en el sistema.
El Completar correctamente los campos en el formulario de Recuperación de
contraseña.
Poscondiciones
La contraseña se enviara solo si el usuario está registrado.
La contraseña se enviara, después de que todos los campos en el formulario
estén debidamente completado.
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Versión: 1.0
Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de uso: Recuperación de contraseña
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134
Construcción
En la metodología RUP utilizada en este proyecto, se establece una
tercera fase llamada construcción la cual se encarga de la preparación de los
algoritmos para ejecutar los procesos requeridos del sistema. Los mismos
son determinados por una de las primeras fases encargadas en el
levantamiento de información, también se ejecutan las pruebas necesarias
para garantizar las funcionalidades, ya que con esto se solventa el problema
descrito anteriormente.
Se efectúa un documento importante llamado caso de pruebas, donde
se establecen los aspectos importantes de las pruebas ejecutadas, en este
documento se incluyen: las condiciones generales, datos de entrada y
resultados obtenidos.
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
135
Universidad Nueva Esparta
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los
expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la
Universidad Nueva Esparta
Especificación de caso de Prueba:
Acceso al Sistema automatizado Web
Versión 1.0
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136
Historial de Revisiones
Fecha Versión Descripción Autores
19/07/2014 1.0 Propuesta inicial del documento
visión con las primeras capturas
de requisitos funcionales del
sistema
Annicec Valentina
Pino Flores
Viviana Irene
Teixeira
Fernandes
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Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Acceso al Sistema automatizado Web
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
137
Tabla de contenido
Descripción ........................................................................................................ 138
Autentificación y validación ............................................................................. 138
Descripción ....................................................................................................... 138
Condiciones de ejecución ................................................................................. 138
Entrada ............................................................................................................. 138
Resultado esperado ........................................................................................... 138
Evaluación de la Prueba .................................................................................... 139
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Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Acceso al Sistema automatizado Web
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
138
Descripción
Este artefacto cubre el conjunto de pruebas realizadas sobre el Caso de Uso:
Acceso al sistema automatizado web.
Las pruebas realizadas a este caso de uso son:
Autentificación y validación
Descripción
El usuario debe ingresar su nombre de usuario y contraseña, si son
validados por el sistema, demostrando la integridad de los datos, se accede
al sistema web de digitalización de la Universidad Nueva Esparta.
Condiciones de ejecución
Debe estar creado el usuario.
Entrada
- Acceder a la página de identificación - Colocar usuario y contraseña (Proceso de autentificación) - Validar los datos suministrados con la base de datos
Resultado esperado
Como resultado esperado existen dos alternativas: 1. Si la autentificación es incorrecta, se envía un mensaje de error, por lo
cual no se podrá acceder al sistema web.
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Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Acceso al Sistema automatizado Web
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
139
2. Si es correcta la validación de los datos, se accederá al sistema web
de la Universidad Nueva Esparta.
Evaluación de la Prueba
Realizada y satisfactoria.
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Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Acceso al Sistema automatizado Web
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
140
Universidad Nueva Esparta
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los
expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la
Universidad Nueva Esparta
Especificación de caso de Prueba:
Permisos de Acceso
Versión 1.0
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
141
Historial de Revisiones
Fecha Versión Descripción Autores
19/07/2014 1.0 Propuesta inicial del documento
visión con las primeras capturas
de requisitos funcionales del
sistema
Annicec Valentina
Pino Flores
Viviana Irene
Teixeira
Fernandes
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Permisos de Acceso
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
142
Tabla de contenido
Descripción ........................................................................................................ 143
Autentificación y validación ............................................................................. 143
Descripción ....................................................................................................... 143
Condiciones de ejecución ................................................................................. 143
Entrada ............................................................................................................. 143
Resultado esperado ........................................................................................... 143
Evaluación de la Prueba .................................................................................... 144
Desplegar lista de usuarios ……………............................................................ 144
Descripción ....................................................................................................... 144
Condiciones de ejecución. ................................................................................ 144
Entrada. ............................................................................................................ 144
Resultado esperado ........................................................................................... 145
Evaluación de la Prueba .................................................................................... 145
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Permisos de Acceso
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
143
Descripción
Este artefacto cubre el conjunto de pruebas realizadas sobre el Caso de Uso:
Permisos de acceso.
Las pruebas realizadas a este caso de uso son:
Autentificación y validación Desplegar lista de usuarios en el sistema y asignar permisologías.
Autentificación y validación
Descripción
El usuario debe ingresar su nombre de usuario y contraseña, si son
validados por el sistema, demostrando la integridad de los datos, se accede
al sistema de la Universidad Nueva Esparta.
Condiciones de ejecución
Debe estar creado el usuario.
Entrada
Acceder a la página de identificación Colocar usuario y contraseña (Proceso de autentificación) Validar los datos suministrados
Resultado esperado
Como resultado esperado existen dos alternativas:
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Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Permisos de Acceso
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144
1. Si la autentificación es incorrecta, se envía un mensaje de error, por lo
cual no se podrá acceder al sistema automatizado.
2. Si es correcta la validación de los datos, se accederá al sistema y solo
se podrán visualizar los expedientes según el departamento de la
Universidad Nueva Esparta.
Evaluación de la Prueba
Realizada y satisfactoria.
Desplegar lista de usuarios del sistema automatizado web
Descripción
Se mostrará una lista de todos los usuarios del sistema web para que el
administrador pueda ejecutar las funciones de: activar, desactivar, eliminar,
modificar y gestionar los permisos a los usuarios.
Condiciones de ejecución.
El usuario administrador debe haber accedido al sistema automatizado web
de digitalización de la universidad Nueva Esparta.
Entrada
Entrar al sistema a través de la página principal.
Dirigirse a la pestaña de usuarios.
Se presenta la lista de usuarios
Se aplica permisologias a los usuarios seleccionados.
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Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Permisos de Acceso
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
145
Resultado esperado
El resultado es la aplicación de las permisologías de manera correcta a los
usuarios.
Evaluación de la Prueba
Realizada y Satisfactoria.
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Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Permisos de Acceso
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
146
Universidad Nueva Esparta
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los
expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la
Universidad Nueva Esparta
Especificación de caso de Prueba:
Registro
Versión 1.0
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
147
Historial de Revisiones
Fecha Versión Descripción Autores
19/07/2014 1.0 Propuesta inicial del documento
visión con las primeras capturas
de requisitos funcionales del
sistema
Annicec Valentina
Pino Flores
Viviana Irene
Teixeira
Fernandes
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Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Registro
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
148
Tabla de contenido
Descripción ........................................................................................................ 149
Registro de usuario Común .............................................................................. 149
Descripción ....................................................................................................... 149
Condiciones de ejecución ................................................................................. 149
Entrada ............................................................................................................. 149
Resultado esperado ........................................................................................... 140
Evaluación de la Prueba .................................................................................. .. 140
Registro de usuario administrador .................................................................. 140
Descripción ....................................................................................................... 140
Condiciones de ejecución. ................................................................................ 140
Entrada. ............................................................................................................ 140
Resultado esperado ........................................................................................... 141
Evaluación de la Prueba .................................................................................... 141
Registro por carga masiva .......................................... ...................................... 141
Descripción ....................................................................................................... 141
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Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Registro
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
149
Descripción
Este artefacto cubre el conjunto de pruebas realizadas sobre el Caso de Uso:
Registro.
Las pruebas realizadas a este caso de uso son:
Registro de usuario final
Registro de usuario Común
Descripción
El usuario debe ingresar a la página principal del sistema automatizado web
de digitalización y pulsar la opción de registrar, hecho esto se presentara un
formulario para suministrar todos los datos indicados, luego de aplicar el
formulario el sistema enviara una notificación al usuario administrador para
que proceda a activar el registro.
Condiciones de ejecución
No debe estar registrado el usuario.
Entrada
Acceder a la página de registro del sistema automatizado web
Llenar el formulario con los datos requeridos
Activar el usuario por el administrador.
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Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Registro
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
150
Resultado esperado
Como resultado el usuario debe ser creado y activado con éxito.
Evaluación de la Prueba
Realizada y satisfactoria.
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Registro
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
151
Universidad Nueva Esparta
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los
expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la
Universidad Nueva Esparta
Especificación de caso de Prueba:
Crear Expediente
Versión 1.0
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
152
Historial de Revisiones
Fecha Versión Descripción Autores
20/05/2015 1.0 Propuesta inicial del documento
visión con las primeras capturas
de requisitos funcionales del
sistema
Annicec Valentina
Pino Flores
Viviana Irene
Teixeira
Fernandes
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Crear Expediente
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
153
Tabla de contenido
Descripción ........................................................................................................ 154
Permisologia del usuario ….............................................................................. 154
Descripción ....................................................................................................... 154
Condiciones de ejecución ............................................................................. .... 154
Entrada ............................................................................................................. 154
Resultado esperado ........................................................................................... 154
Evaluación de la Prueba .................................................................................... 155
Campos debidamente completados…………..-…............................................. 155
Descripción ....................................................................................................... 155
Condiciones de ejecución. ................................................................................ 155
Entrada. ............................................................................................................ 155
Resultado esperado ........................................................................................... 156
Evaluación de la Prueba ............................................................................ ........ 156
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Crear Expedientes
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
154
Descripción
Este artefacto cubre el conjunto de pruebas realizadas sobre el Caso de Uso:
Crear Expediente
Las pruebas realizadas a este caso de uso son:
Permisologia del Usuario Campos debidamente completados.
Permisologia del Usuario
Descripción
El usuario debe crear expedientes únicamente de su departamento, eso se
valida en el campo llamado departamento en la creación de expedientes.
Condiciones de ejecución
Debe estar en el departamento perteneciente al usuario.
Entrada
Acceder a la página de Registro Llenar los campos con el tipo de departamento Validar los datos suministrados
Resultado esperado
Como resultado esperado existen dos alternativas:
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Crear Expediente
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
155
3. Si el expediente es del departamento del usuario, se creara con éxito.
4. Si el expediente no es del departamento del usuario, enviara un
mensaje de error, ya que ese no es su módulo de trabajo.
Evaluación de la Prueba
Realizada y satisfactoria.
Campos debidamente completados
Descripción
En el formulario de creación de expediente, la mayoría de los campos no
pueden estar vacíos o nulos, ya que son de gran importancia en la gestión de
expedientes. Condiciones de ejecución.
El usuario debe llenar los campos del formulario de creación de expedientes.
Entrada
Entrar al sistema a través de la página principal.
Dirigirse a la Registro.
Llenar el formulario
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Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Crear Expediente
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
156
Resultado esperado
El resultado es la competición de los campos en el formulario de creación de
expediente.
Evaluación de la Prueba
Realizada y Satisfactoria.
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Crear Expediente
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
157
Universidad Nueva Esparta
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los
expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la
Universidad Nueva Esparta
Especificación de caso de Prueba:
Modificar Expediente
Versión 1.0
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
158
Historial de Revisiones
Fecha Versión Descripción Autores
20/05/2015 1.0 Propuesta inicial del documento
visión con las primeras capturas
de requisitos funcionales del
sistema
Annicec Valentina
Pino Flores
Viviana Irene
Teixeira
Fernandes
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Modificar Expediente
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
159
Tabla de contenido
Descripción ........................................................................................................ 160
Permisologia del usuario ….............................................................................. 160
Descripción ....................................................................................................... 160
Condiciones de ejecución ................................................................................. 160
Entrada ............................................................................................................. 160
Resultado esperado ........................................................................................... 160
Evaluación de la Prueba .................................................................................... 161
Campos debidamente completados…………..…............................................. 162
Descripción ....................................................................................................... 163
Condiciones de ejecución. ................................................................................ 163
Entrada. ............................................................................................................ 163
Resultado esperado ........................................................................................... 164
Evaluación de la Prueba .................................................................................... 164
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Modificar Expedientes
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
160
Descripción
Este artefacto cubre el conjunto de pruebas realizadas sobre el Caso de Uso:
Modificar Expediente
Las pruebas realizadas a este caso de uso son:
Permisologia del Usuario Campos debidamente completados.
Permisologia del Usuario
Descripción
El usuario debe modificar los expedientes únicamente de su departamento,
eso se valida en el campo llamado departamento en la creación de
expedientes.
Condiciones de ejecución
Debe estar en el departamento perteneciente al usuario.
Entrada
Acceder a la página de Modificación Llenar los campos con el tipo de departamento Validar los datos suministrados
Resultado esperado
Como resultado esperado existen dos alternativas:
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Modificar Expediente
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
161
5. Si el expediente es del departamento del usuario, se modificara con
éxito.
6. Si el expediente no es del departamento del usuario, enviara un
mensaje de error, ya que ese no es su módulo de trabajo.
Evaluación de la Prueba
Realizada y satisfactoria.
Campos debidamente completados
Descripción
En el formulario de modificación de expediente, la mayoría de los campos no
pueden estar vacíos o nulos, ya que son de gran importancia en la gestión de
expedientes. Condiciones de ejecución.
El usuario debe llenar los campos del formulario de Modificacion de
expedientes.
Entrada
Entrar al sistema a través de la página principal.
Dirigirse a Modificar.
Llenar el formulario
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Modificación Expediente
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
162
Resultado esperado
El resultado es la competición de los campos en el formulario de modificar de
expediente.
Evaluación de la Prueba
Realizada y Satisfactoria.
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Modificar Expediente
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
163
Universidad Nueva Esparta
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los
expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la
Universidad Nueva Esparta
Especificación de caso de Prueba:
Eliminar Expediente
Versión 1.0
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
164
Historial de Revisiones
Fecha Versión Descripción Autores
20/05/2015 1.0 Propuesta inicial del documento
visión con las primeras capturas
de requisitos funcionales del
sistema
Annicec Valentina
Pino Flores
Viviana Irene
Teixeira
Fernandes
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Eliminar Expediente
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
165
Tabla de contenido
Descripción ........................................................................................................ 166
Permisologia del usuario ….............................................................................. 166
Descripción ....................................................................................................... 166
Condiciones de ejecución ......................................................................... ........ 166
Entrada ............................................................................................................. 166
Resultado esperado ........................................................................................... 166
Evaluación de la Prueba .................................................................................... 167
Campos debidamente completados…………..…............................................. 167
Descripción ....................................................................................................... 167
Condiciones de ejecución. ................................................................................ 167
Entrada. ............................................................................................................ 167
Resultado esperado ........................................................................................... 168
Evaluación de la Prueba ......................................................................... ........... 168
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Eliminar Expedientes
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
166
Descripción
Este artefacto cubre el conjunto de pruebas realizadas sobre el Caso de Uso:
Eliminar Expediente
Las pruebas realizadas a este caso de uso son:
Permisologia del Usuario Campos debidamente completados.
Permisologia del Usuario
Descripción
El usuario debe eliminar los expedientes únicamente de su departamento,
eso se valida en el campo llamado departamento en la creación de
expedientes.
Condiciones de ejecución
Debe estar en el departamento perteneciente al usuario.
Entrada
Acceder a la página de consulta Llenar los campos con el tipo de departamento Validar los datos suministrados
Resultado esperado
Como resultado esperado existen dos alternativas:
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Eliminar Expediente
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
167
7. Si el expediente es del departamento del usuario, se eliminara con éxito.
8. Si el expediente no es del departamento del usuario, enviara un
mensaje de error, ya que ese no es su módulo de trabajo.
Evaluación de la Prueba
Realizada y satisfactoria.
Campos debidamente completados
Descripción
En el formulario de consulta de expediente, la mayoría de los campos no
pueden estar vacíos o nulos, ya que son de gran importancia en la gestión de
expedientes. Condiciones de ejecución.
El usuario debe llenar los campos del formulario de consulta de expedientes.
Entrada
Entrar al sistema a través de la página principal.
Dirigirse a consultas.
Llenar el formulario
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Eliminar Expediente
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
168
Resultado esperado
El resultado es la competición de los campos en el formulario de consulta de
expediente.
Evaluación de la Prueba
Realizada y Satisfactoria.
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Eliminar Expediente
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
169
Universidad Nueva Esparta
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los
expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la
Universidad Nueva Esparta
Especificación de caso de Prueba:
Consultar Expediente
Versión 1.0
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
170
Historial de Revisiones
Fecha Versión Descripción Autores
20/05/2015 1.0 Propuesta inicial del documento
visión con las primeras capturas
de requisitos funcionales del
sistema
Annicec Valentina
Pino Flores
Viviana Irene
Teixeira
Fernandes
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Consultar Expediente
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
171
Tabla de contenido
Descripción ........................................................................................................ 172
Permisologia del usuario ….............................................................................. 172
Descripción ....................................................................................................... 172
Condiciones de ejecución ..................................................................... ............ 172
Entrada ............................................................................................................. 172
Resultado esperado ........................................................................................... 172
Evaluación de la Prueba .................................................................................... 173
Campos debidamente completados…………..…............................................. 173
Descripción ....................................................................................................... 173
Condiciones de ejecución. ................................................................................ 173
Entrada. ............................................................................................................ 174
Resultado esperado ........................................................................................... 174
Evaluación de la Prueba ..................................................................... ............... 174
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Consultar Expedientes
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
172
Descripción
Este artefacto cubre el conjunto de pruebas realizadas sobre el Caso de Uso:
Consultar Expediente
Las pruebas realizadas a este caso de uso son:
Permisologia del Usuario Campos debidamente completados.
Permisologia del Usuario
Descripción
El usuario debe consultar los expedientes únicamente de su departamento,
eso se valida en el campo llamado departamento en la creación de
expedientes.
Condiciones de ejecución
Debe estar en el departamento perteneciente al usuario.
Entrada
Acceder a la página de Consultas Llenar los campos con el tipo de departamento Validar los datos suministrados
Resultado esperado
Como resultado esperado existen dos alternativas:
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Consultar Expediente
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
173
9. Si el expediente es del departamento del usuario, se consultará con
éxito.
10. Si el expediente no es del departamento del usuario, enviara un
mensaje de error, ya que ese no es su módulo de trabajo.
Evaluación de la Prueba
Realizada y satisfactoria.
Campos debidamente completados
Descripción
En el formulario de consulta de expediente, la mayoría de los campos no
pueden estar vacíos o nulos, ya que son de gran importancia en la gestión de
expedientes. Condiciones de ejecución.
El usuario debe llenar los campos del formulario de consulta de expedientes.
Entrada
Entrar al sistema a través de la página principal.
Dirigirse a Consultas.
Llenar el formulario
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Consulta Expediente
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
174
Resultado esperado
El resultado es la completación de los campos en el formulario de consulta
de expediente.
Evaluación de la Prueba
Realizada y Satisfactoria.
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Consultar Expediente
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
175
Universidad Nueva Esparta
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los
expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la
Universidad Nueva Esparta
Especificación de caso de Prueba:
Reporte expediente
Versión 1.0
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
176
Historial de Revisiones
Fecha Versión Descripción Autores
20/05/2015 1.0 Propuesta inicial del documento
visión con las primeras capturas
de requisitos funcionales del
sistema
Annicec Valentina
Pino Flores
Viviana Irene
Teixeira
Fernandes
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Reporte Expediente
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
177
Tabla de contenido
Descripción ........................................................................................................ 178
Permisologia del usuario ….............................................................................. 178
Descripción ....................................................................................................... 178
Condiciones de ejecución ................................................................................. 178
Entrada ............................................................................................................. 178
Resultado esperado .......................................................................................... . 178
Evaluación de la Prueba .................................................................................... 179
Campos debidamente completados…………..…............................................. 179
Descripción ....................................................................................................... 179
Condiciones de ejecución. ................................................................................ 179
Entrada. ............................................................................................................ 180
Resultado esperado ........................................................................................... 180
Evaluación de la Prueba .................................................................................... 180
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Reporte Expedientes
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
178
Descripción
Este artefacto cubre el conjunto de pruebas realizadas sobre el Caso de Uso:
Reporte de Expediente
Las pruebas realizadas a este caso de uso son:
Permisologia del Usuario Campos debidamente completados.
Permisologia del Usuario
Descripción
El usuario debe consultar los expedientes únicamente de su departamento,
eso se valida en el campo llamado departamento en la creación de
expedientes.
Condiciones de ejecución
Debe estar en el departamento perteneciente al usuario.
Entrada
Acceder a la página de Consultas Llenar los campos con el tipo de departamento Validar los datos suministrados
Resultado esperado
Como resultado esperado existen dos alternativas:
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Reporte Expediente
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
179
11. Si el expediente es del departamento del usuario, se generara el reporte
con éxito.
12. Si el expediente no es del departamento del usuario, enviara un
mensaje de error, ya que ese no es su módulo de trabajo.
Evaluación de la Prueba
Realizada y satisfactoria.
Campos debidamente completados
Descripción
En el formulario de consulta de expediente, la mayoría de los campos no
pueden estar vacíos o nulos, ya que son de gran importancia en la gestión de
expedientes. Condiciones de ejecución.
El usuario debe llenar los campos del formulario de consulta de expedientes.
Entrada
Entrar al sistema a través de la página principal.
Dirigirse a Consultas.
Llenar el formulario
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Consulta Expediente
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
180
Resultado esperado
El resultado es la completación de los campos en el formulario de consulta
de expediente.
Evaluación de la Prueba
Realizada y Satisfactoria.
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Consultar Expediente
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
181
Universidad Nueva Esparta
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los
expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la
Universidad Nueva Esparta
Especificación de caso de Prueba:
Crear Parametros
Versión 1.0
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
182
Historial de Revisiones
Fecha Versión Descripción Autores
20/05/2015 1.0 Propuesta inicial del documento
visión con las primeras capturas
de requisitos funcionales del
sistema
Annicec Valentina
Pino Flores
Viviana Irene
Teixeira
Fernandes
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Crear Parametros
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
183
Tabla de contenido
Descripción ........................................................................................................ 184
Estar registrado en el sistema …..................................................................... 184
Descripción ....................................................................................................... 184
Condiciones de ejecución ................................................................................. 184
Entrada ............................................................................................................. 184
Resultado esperado ......................................................................................... .. 184
Evaluación de la Prueba .................................................................................... 185
Campos debidamente completados…………..…............................................. 185
Descripción ....................................................................................................... 185
Condiciones de ejecución. ................................................................................ 185
Entrada. ............................................................................................................ 186
Resultado esperado ........................................................................................... 186
Evaluación de la Prueba .................................................................................... 186
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Crear Parámetros
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
184
Descripción
Este artefacto cubre el conjunto de pruebas realizadas sobre el Caso de Uso:
Crear Parametros
Las pruebas realizadas a este caso de uso son:
Estar Registrado en sistema Campos debidamente completados.
Estar registrado en sistema
Descripción
El usuario debe estar registrado y activado en sistema, para proceder a crear
los diferentes parámetros en el mismo.
Condiciones de ejecución
Debe estar registrado el usuario en el sistema.
Entrada
Acceder a la página de web Llenar los campos de acceso al sistema Validar los datos suministrados
Resultado esperado
Como resultado esperado existen dos alternativas:
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Crear Parametros
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
185
13. Si el usuario no está registrado, no accede al sistema.
14. Si el usuario está registrado, accede al sistema y puede crear los
parametros.
Evaluación de la Prueba
Realizada y satisfactoria.
Campos debidamente completados
Descripción
En los formularios de parámetros, la mayoría de los campos no pueden estar
vacíos o nulos, ya que son de gran importancia en la gestión de expedientes. Condiciones de ejecución.
El usuario debe llenar los campos de los formularios de creación de
parámetros.
Entrada
Entrar al sistema a través de la página principal.
Dirigirse a parámetros.
Llenar el formulario
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Crear Parámetros
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
186
Resultado esperado
El resultado es la creación de parámetros con los campos en el formulario de
parámetros.
Evaluación de la Prueba
Realizada y Satisfactoria.
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Crear Parámetros
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
187
Universidad Nueva Esparta
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los
expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la
Universidad Nueva Esparta
Especificación de caso de Prueba:
Recuperación de contraseña
Versión 1.0
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
188
Historial de Revisiones
Fecha Versión Descripción Autores
20/05/2015 1.0 Propuesta inicial del documento
visión con las primeras capturas
de requisitos funcionales del
sistema
Annicec Valentina
Pino Flores
Viviana Irene
Teixeira
Fernandes
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Recuperación contraseña
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
189
Tabla de contenido
Descripción ........................................................................................................ 190
Estar registrado en el sistema …..................................................................... 190
Descripción ....................................................................................................... 190
Condiciones de ejecución ................................................................................. 190
Entrada ............................................................................................................. 190
Resultado esperado ........................................................................................... 190
Evaluación de la Prueba .................................................................................. .. 190
Campos debidamente completados…………..…............................................. 190
Descripción ....................................................................................................... 190
Condiciones de ejecución. ................................................................................ 190
Entrada. ............................................................................................................ 191
Resultado esperado ........................................................................................... 192
Evaluación de la Prueba .................................................................................... 192
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Recuperación Contraseña
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
190
Descripción
Este artefacto cubre el conjunto de pruebas realizadas sobre el Caso de Uso:
Recuperación de contraseña
Las pruebas realizadas a este caso de uso son:
Estar Registrado en sistema Campos debidamente completados.
Estar registrado en sistema
Descripción
El usuario debe estar registrado y activado en sistema, para proceder a
recuperar su contraseña vía correo electrónico.
Condiciones de ejecución
Debe estar registrado el usuario en el sistema.
Entrada
Acceder a la página de web Llenar los campos de recuperación de contraseña Validar los datos suministrados
Resultado esperado
Como resultado esperado existen dos alternativas:
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Recuperación contraseña
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
191
15. Si el usuario no está registrado, envía un mensaje de error.
16. Si el usuario está registrado, se le enviara un mensaje a su correo
electrónico con la nueva contraseña.
Evaluación de la Prueba
Realizada y satisfactoria.
Campos debidamente completados
Descripción
En los formularios de parámetros, la mayoría de los campos no pueden estar
vacíos o nulos, ya que son de gran importancia en la gestión de expedientes. Condiciones de ejecución.
El usuario debe llenar los campos de los formularios de recuperación de
contraseña.
Entrada
Entrar al sistema a través de la página principal.
Dirigirse a recuperar contraseña.
Llenar el formulario
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Recuperación contraseña
Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta
192
Resultado esperado
El resultado es el envió de contraseña nueva a su correo electrónico.
Evaluación de la Prueba
Realizada y Satisfactoria.
Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta
Versión: 1.0
Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015
Especificación de caso de Prueba: Recuperar contraseña
193
Transición
La fase de transición es la última dentro de la metodología de desarrollo
RUP, donde se garantiza el correcto funcionamiento del sistema
automatizado web, por medio de la carga de datos principal y las
configuraciones iniciales.
Una vez cargados los datos básicos necesarios para comenzar, se
procedió a realizar la documentación y manuales para la implantación e
instalación a futuro del sistema automatizado web, en la Universidad Nueva
Esparta.
Sin embargo, para llevar a cabo la implantación a futuro se deben
realizar una serie de actividades que permitan la correcta instalación y
ejecución del sistema. Seguida de la configuración y parametrización de los
archivos del sistema en el servidor.
194
Interfaces Gráficas
Grafico 3. Página de Acceso
Grafico 4. Página de Registro
195
Grafico 5. Página de Recuperar Contraseña
Grafico 6. Página de Inicio
196
Grafico 7. Página de Periodo Lectivo
Grafico 8. Página de Sede
197
Grafico 9. Página de Facultad
Grafico 10. Página Carga de Documentos
198
Grafico 11. Página de Estructuras
Grafico 12. Página de Escuela
199
Grafico 13. Página de Tipología Documental
Grafico 14. Página de Departamento
200
Grafico 15. Página de Cargo
Grafico 16. Página de Condición de Ingreso
201
Grafico 17. Página de Nivel Académico
Grafico 18. Página de Dedicación
202
Grafico 19. Página de Escalafón
Grafico 20. Página de Descripción
203
Grafico 21. Página de Criterio de Búsqueda
Grafico 22. Página de Nuevo Expediente
204
Modelo Entidad-Relación
Grafico 23. Modelo Entidad-Relacion Base de Datos
205
Modelo Físico
Grafico 24. Modelo Físico Base de Datos
206
Diccionario de Datos
ARCHIVOS_ADJUNTOS
Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios
ARCHIVOS_ADJUNTOS_ID bigint(20) No
ARCHIVOS_ADJUNTOS_DESCRIPCION varchar(65000) No
ARCHIVOS_ADJUNTOS_EXPEDIENTE_ID bigint(20) No
ARCHIVOS_ADJUNTOS_TIPO_DOCUMENTO_ID bigint(20) No
Índices
Nombre de la clave
Tipo Único
Empa
quetado
Columna Cardinalidad
Cotejamiento
Nulo Comentario
PRIMARY BTREE Sí No ARCHIVOS_ADJUNTOS_ID
0 A No
ARCHIVOS_ADJUNTOS_EXPEDI
ENTE_ID
BTREE No No
ARCHIVOS_ADJUNTOS_EXPEDIENTE_ID
0 A No
ARCHIVOS_ADJUNTOS_TIPO_DOCUMENTO_ID
0 A No
ARCHIVOS_ADJ
UNTOS_TIPO_DOCUMENTO_ID
BTREE No No ARCHIVOS_ADJUNTOS_TIPO_DOCUMENTO_ID
0 A No
CARGO
Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios
CARGO_ID bigint(20) No
CARGO_DESCRIPCION text No
Índices
Nombre de
la clave Tipo Único Empaquetado Columna Cardinalidad
Coteja
miento Nulo Comentario
PRIMARY BTREE Sí No CARGO_ID 0 A No
CONDICION_INGRESO
Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios
CONDICION_INGRESO_ID bigint(20) No
CONDICION_INGRESO_DESCRIPCION text No
207
Índices
Nombre de
la clave Tipo Único
Empa
quetado Columna Cardinalidad
Coteja
miento Nulo Comentario
PRIMARY BTREE Sí No CONDICION_INGRESO_ID 0 A No
DEDICACION
Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios
DEDICACION_ID bigint(20) No
DEDICACION_DESCRIPCION text No
Índices
Nombre de la clave Tipo Único Empa
quetado Columna Cardinalidad
Coteja
miento Nulo Comentario
PRIMARY BTREE Sí No DEDICACION_ID 0 A No
DEPARTAMENTO
Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios
DEPARTAMENTO_ID bigint(20) No
DEPARTAMENTO_DESCRIPCION text No
DEPARTAMENTO_SEDE_ID bigint(20) No
Índices
Nombre de la clave
Tipo Único Empa quetado
Columna Cardina lidad
Coteja miento
Nulo Comentario
PRIMARY BTREE Sí No DEPARTAMENTO_ID 0 A No
DEPARTAMENTO_SEDE_ID
BTREE No No DEPARTAMENTO_SEDE_ID
0 A No
DEPARTAMENTO_SEDE_ID_2
BTREE No No DEPARTAMENTO_SEDE_ID
0 A No
DESCRIPCION_TIPO_ESTRUCTURA
Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios
DESCRIPCION_TIPO_ESTRUCTURA_ID bigint(20) No
DESCRIPCION_TIPO_ESTRUCTURA_NUM_CAJA bigint(20) Sí NULL
DESCRIPCION_TIPO_ESTRUCTURA_FILA bigint(20) Sí NULL
DESCRIPCION_TIPO_ESTRUCTURA_COLUMNA bigint(20) Sí NULL
DESCRIPCION_TIPO_ESTRUCTURA_TIPO_ESTRUCTURA_ID bigint(20) No
DESCRIPCION_TIPO_ESTRUCTURA_DEPARTAMENTO_ID bigint(20) No
Índices
208
Nombre de la clave Tipo Único Empa quetado
Columna Cardinalidad
Cotejamiento
Nulo Comentario
PRIMARY BTREE Sí No DESCRIPCION_TIPO_ESTRUCTURA_ID
0 A No
DESCRIPCION_TIPO_ESTRUCTURA_TIPO_ESTRUCTURA_ID
BTREE No No DESCRIPCION_TIPO_ESTRUCTURA_TIPO_ESTRUCTURA_ID
0 A No
DESCRIPCION_TIPO_ESTRUCTURA_DEPA
RTAMENTO_ID
BTREE No No DESCRIPCION_TIPO_ESTRUCTURA_DEPAR
TAMENTO_ID
0 A No
ESCALAFON
Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios
ESCALAFON_ID bigint(20) No
ESCALAFON_DESCRIPCION text No
Índices
Nombre de la clave Tipo Único Empaquetado Columna Cardinalidad Cotejamiento
Nulo Comentario
PRIMARY BTREE Sí No ESCALAFON_ID 0 A No
ESCUELA
Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios
ESCUELA_ID bigint(20) No
ESCUELA_DESCRIPCION text No
ESCUELA_SEDE_FACULTAD_ID bigint(20) No
Índices
Nombre de la clave
Tipo Único Empa quetado
Columna Cardinalidad Cotejamiento
Nulo Comentario
PRIMARY BTREE Sí No ESCUELA_ID 0 A No
ESCUELA_SEDE_
FACULTAD_ID BTREE No No
ESCUELA_SEDE
_FACULTAD_ID 0 A No
ESCUELA_SEDE_FACULTAD_ID_2
BTREE No No ESCUELA_SEDE_FACULTAD_ID
0 A No
ESTADO_TIPO_EXPEDIENTE
Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios
ESTADO_TIPO_EXPEDIENTE_ID bigint(20) No
ESTADO_TIPO_EXPEDIENTE_DESCRIPCION text No
209
Índices
Nombre de
la clave Tipo Único
Empa
quetado Columna Cardinalidad
Coteja
miento Nulo Comentario
PRIMARY BTREE Sí No ESTADO_TIPO_EXPEDIENTE_
ID 0 A No
EXPEDIENTE
Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios
EXPEDIENTE_ID bigint(20) No
EXPEDIENTE_PRIMER_NOMBRE Text No
EXPEDIENTE_SEGUNDO_NOMBRE text Sí NULL
EXPEDIENTE_TERCER_NOMBRE text Sí NULL
EXPEDIENTE_PRIMER_APELLIDO text No
EXPEDIENTE_SEGUNDO_APELLIDO text Sí NULL
EXPEDIENTE_SEXO text No
EXPEDIENTE_FECHA_NACIMIENTO date No
EXPEDIENTE_LUGAR_NACIMIENTO text No
EXPEDIENTE_CORREO varchar(1000) Sí NULL
EXPEDIENTE_PERIODO_LECTIVO_ID bigint(20) Sí NULL
EXPEDIENTE_CELULAR bigint(20) Sí NULL
EXPEDIENTE_FIJO bigint(20) Sí NULL
EXPEDIENTE_ANO_INGRESO year(4) No
EXPEDIENTE_ANO_EGRESO year(4) Sí NULL
EXPEDIENTE_ANO_PROMOCION year(4) Sí NULL
EXPEDIENTE_NUM_PROMOCION bigint(20) Sí NULL
EXPEDIENTE_NUM_ACTA bigint(20) Sí NULL
EXPEDIENTE_ESCALAFON_ID bigint(20) Sí NULL
EXPEDIENTE_TIPO_EXPEDIENTE_ID bigint(20) No
EXPEDIENTE_NACIONALIDAD text No
EXPEDIENTE_ESTADO_TIPO_EXPEDIENTE_ID bigint(20) No
EXPEDIENTE_NIVEL_ACADEMICO_ID bigint(20) Sí NULL
EXPEDIENTE_CONDICION_INGRESO_ID bigint(20) Sí NULL
EXPEDIENTE_ESCUELA_ID bigint(20) Sí NULL
EXPEDIENTE_DEDICACION_ID bigint(20) Sí NULL
EXPEDIENTE_DESCRIPCION_TIPO_ESTRUCTURA_ID bigint(20) No
EXPEDIENTE_CARGO_ID bigint(20) Sí NULL
EXPEDIENTE_CEDULA_VE bigint(20) Sí NULL
EXPEDIENTE_CEDULA_EX bigint(20) Sí NULL
210
Índices
Nombre de la clave
Tipo Único Empa quetado
Columna Cardi nalidad
Cotejamiento
Nulo Comentario
PRIMARY BTREE Sí No EXPEDIENTE_ID 0 A No
EXPEDIENTE_PERIODO_LEC
TIVO_ID
BTREE No No EXPEDIENTE_PERIODO_LE
CTIVO_ID 0 A Sí
EXPEDIENTE_
ESCALAFON_ID
BTREE No No EXPEDIENTE_ESCALAFON_ID
0 A Sí
EXPEDIENTE_TIPO_EXPEDIENTE_ID
BTREE No No EXPEDIENTE_TIPO_EXPEDIENTE_ID
0 A No
EXPEDIENTE_ESTADO_TIPO_EXPEDIENTE
_ID
BTREE No No EXPEDIENTE_ESTADO_TIPO_EXPEDIENTE_ID
0 A No
EXPEDIENTE_
CARGO_ID BTREE No No EXPEDIENTE_CARGO_ID 0 A Sí
EXPEDIENTE_
DESCRIPCION_TIPO_ESTRUCTURA_ID
BTREE No No EXPEDIENTE_DESCRIPCION_TIPO_ESTRUCTURA_ID
0 A No
EXPEDIENTE_DESCRIPCION
_TIPO_ES_2
BTREE No No EXPEDIENTE_DESCRIPCION_TIPO_ESTRUCTURA_ID
0 A No
EXPEDIENTE_DEDICACION_I
D
BTREE No No EXPEDIENTE_DEDICACION
_ID 0 A Sí
EXPEDIENTE_
DEDICACION_ID_2
BTREE No No EXPEDIENTE_DEDICACION_ID
0 A Sí
EXPEDIENTE_ESCUELA_ID
BTREE No No EXPEDIENTE_ESCUELA_ID 0 A Sí
EXPEDIENTE_
CONDICION_INGRESO_ID
BTREE No No EXPEDIENTE_CONDICION_INGRESO_ID
0 A Sí
EXPEDIENTE_NIVEL_ACADEMICO_ID
BTREE No No EXPEDIENTE_NIVEL_ACADEMICO_ID
0 A Sí
FACULTAD
Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios
FACULTAD_ID bigint(20) No
FACULTAD_DESCRIPCION text No
Índices
211
Nombre de la clave Tipo Único Empaquetado Columna Cardinalidad Cotejamiento
Nulo Comentario
PRIMARY BTREE Sí No FACULTAD_ID 0 A No
NIVEL_ACADEMICO
Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios
NIVEL_ACADEMICO_ID bigint(20) No
NIVEL_ACADEMICO_DESCRIPCION text No
Índices
Nombre de la clave
Tipo Único Empaquetado Columna Cardinalidad Cotejamiento
Nulo Comentario
PRIMARY BTREE Sí No NIVEL_ACADEMICO_ID 0 A No
PERIODO_LECTIVO
Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios
PERIODO_LECTIVO_ID bigint(20) No
PERIODO_LECTIVO_DESDE date No
PERIODO_LECTIVO_HASTA date No
PERIODO_LECTIVO_DESCRIPCION int(11) No
Índices
Nombre de la clave
Tipo Único Empaquetado Columna Cardinalidad Cotejamiento
Nulo Comentario
PRIMARY BTREE Sí No PERIODO_LECTIVO_ID 3 A No
SEDE
Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios
SEDE_ID bigint(20) No
SEDE_DESCRIPCION text No
Índices
Nombre de la clave Tipo Único Empaquetado Columna Cardinalidad Cotejamiento Nulo Comentario
PRIMARY BTREE Sí No SEDE_ID 1 A No
SEDE_FACULTAD
Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios
SEDE_FACULTAD_ID bigint(20) No
212
SEDE_FACULTAD_SEDE_ID bigint(20) No
SEDE_FACULTAD_FACULTAD_ID bigint(20) No
Índices
Nombre de la
clave Tipo Único
Empa
quetado Columna Cardinalidad
Coteja
miento Nulo Comentario
PRIMARY BTREE Sí No SEDE_FACULTAD_ID
0 A No
SEDE_FACULTAD
_SEDE BTREE No No
SEDE_FACULTAD_SEDE_ID
0 A No
SEDE_FACULTAD_FACULTAD_ID
0 A No
SEDE_FACULTAD_FACULTAD
BTREE No No SEDE_FACULTAD_FACULTAD_ID
0 A No
SEDE_FACULTAD_SEDE_ID
BTREE No No SEDE_FACULTAD_SEDE_ID
0 A No
SEDE_FACULTAD_FACULTAD_ID
BTREE No No SEDE_FACULTAD_FACULTAD_ID
0 A No
TIPO_DOCUMENTO
Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios
TIPO_DOCUMENTO_ID bigint(20) No
TIPO_DOCUMENTO_DESCRIPCION text No
Índices
Nombre de la
clave Tipo Único Empaquetado Columna Cardinalidad
Coteja
miento Nulo Comentario
PRIMARY BTREE Sí No TIPO_DOCUMENTO_ID 0 A No
TIPO_DOCUMENTO_EXPEDIENTE
Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios
TIPO_DOCUMENTO_EXPEDIENTE_ID bigint(20) No
TIPO_DOCUMENTO_EXPEDIENTE_TIPO_DOCUMENTO_ID bigint(20) No
TIPO_DOCUMENTO_EXPEDIENTE_EXPEDIENTE_ID bigint(20) No
Índices
Nombre de la clave Tipo Único Empa quetado
Columna Cardinalidad
Cotejamiento
Nulo Comentario
PRIMARY BTREE Sí No TIPO_DOCUMENTO_EXPEDIENTE_ID
0 A No
TIPO_DOCUMENTO_EXPEDIENTE_TIPO
BTREE No No TIPO_DOCUMENTO_EXPEDIENTE_TIPO_
0 A No
213
Nombre de la clave Tipo Único Empa quetado
Columna Cardinalidad
Cotejamiento
Nulo Comentario
_DOCUMENTO_ID DOCUMENTO_ID
TIPO_DOCUMENTO_EXPEDIENTE_EXPE
DIENTE_ID
0 A No
TIPO_DOCUMENTO
_EXPEDIENTE_TIPO_2
BTREE No No
TIPO_DOCUMENTO_
EXPEDIENTE_TIPO_DOCUMENTO_ID
0 A No
TIPO_DOCUMENTO_EXPEDIENTE_EXPEDIENTE_ID
BTREE No No TIPO_DOCUMENTO_EXPEDIENTE_EXPEDIENTE_ID
0 A No
TIPO_ESTRUCTURA
Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios
TIPO_ESTRUCTURA_ID bigint(20) No
TIPO_ESTRUCTURA_DESCRIPCION text No
Índices
Nombre de la clave
Tipo Único Empaquetado Columna Cardinalidad Cotejamiento
Nulo Comentario
PRIMARY BTREE Sí No TIPO_ESTRUCTURA_ID 0 A No
TIPO_EXPEDIENTE
Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios
TIPO_EXPEDIENTE_ID bigint(20) No
TIPO_EXPEDIENTE_DESCRIPCION text No
Índices
Nombre de la clave Tipo Único Empa quetado
Columna Cardinalidad Cotejamiento
Nulo Comentario
PRIMARY BTREE Sí No TIPO_EXPEDIENTE_ID 0 A No
USUARIO
Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios
USUARIO_ID bigint(20) No
USUARIO_NOMBRES text No
USUARIO_APELLIDOS text No
USUARIO_CORREO varchar(200) No
USUARIO_CEDULA bigint(20) No
USUARIO_CARGO text No
214
USUARIO_CONTRASENA varchar(1000) No
USUARIO_PREGUNTA text No
USUARIO_RESPUESTA varchar(1000) No
USUARIO_DEPARTAMENTO text No
USUARIO_TIPO bigint(20) No
Índices
Nombre de la
clave
Tipo Único Empaquetado Columna Cardinalidad Cotejamiento Nulo Comentario
PRIMARY BTREE Sí No USUARIO_ID 1 A No
USUARIO_EXPEDIENTE
Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios
USUARIO_EXPEDIENTE_ID bigint(20) No
USUARIO_EXPEDIENTE_USUARIO_ID bigint(20) No
USUARIO_EXPEDIENTE_EXPEDIENTE_ID bigint(20) No
Índices
Nombre de la clave Tipo Único
Empaquetado
Columna Cardinalidad
Cotejamiento
Nulo
Comentario
PRIMARY BTREE
Sí No USUARIO_EXPEDIENTE_ID
0 A No
USUARIO_EXPEDIENTE_USUARIO_ID
BTREE
No No
USUARIO_EXPEDIENTE_USUARIO_ID
0 A No
USUARIO_EXPEDIENTE_EXPEDIENTE_ID
0 A No
USUARIO_EXPEDIENTE_USUARIO_ID_2
BTREE
No No USUARIO_EXPEDIENTE_USUARIO_ID
0 A No
USUARIO_EXPEDIENTE_E
XPEDIENTE_ID
BTR
EE No No
USUARIO_EXPEDIENTE_E
XPEDIENTE_ID 0 A No
215
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
En la terminación del presente trabajo de grado y desarrollo del Sistema
automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del
personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva
Esparta, se cumplieron todos y cada uno de los objetivos específicos, los
cuales intervinieron de forma directa en el objetivo general, como resultado
se obtuvo una información significativa que decretaron las siguientes
conclusiones:
Se ejecutó el levantamiento de información sobre la situación actual del
sistema. En esta actividad se determinaron de manera satisfactoria todos los
requerimientos de información, para el control, gestión y digitalización de los
expedientes en la Universidad Nueva Esparta, por medio de la aplicación de
dos entrevistas, donde una se efectuó en el área tecnológica y la restante al
ámbito administrativo en los diferentes departamentos, estas se ejecutaron
como técnica de recolección de información (Anexo A) y (Anexo B),
atendiendo a los requerimientos tecnológicos planteados anteriormente.
Los requerimientos recolectados se analizaron utilizando las diferentes
herramientas desarrolladas durante el trabajo de investigación, para el
análisis de los procesos y funciones como: los casos de uso y los diagramas
de Entidad Relación que permiten visualizar los procesos que el sistema
lleva a cabo.
Con los requerimientos, se realizaron los distintos diseños del sistema,
como lo son las interfaces gráficas que se efectuaron utilizando código PHP,
JAVASCRIPT, HTML5, CSS como hoja de estilo y el modelo de base de
datos creado utilizando el manejador MYSQL, donde estos se realizaron
216
siguiendo los requisitos obtenidos por medio del levantamiento de
información en la institución.
Siguiendo la metodología de desarrollo RUP, utilizada en este trabajo
de grado se diseñaron las interfaces gráficas y el modelo de base de datos.
Hecho esto, se procedió a construir las estructuras lógicas del sistema,
comprendida por la codificación de los algoritmos, esto permite establecer las
funciones que se elaboran de manera real bajo un proceso de cómputo, que
le da solución de manera automatizada la problemática establecida por
medio de los requerimientos de la institución.
Luego, se detallaron las funcionalidades del sistema, utilizando
diferentes pruebas, donde se pudo constatar cualquier inconveniente que se
mostrara, haciendo la modificación oportuna del sistema para cubrir todas las
perspectivas que espera la Universidad Nueva Esparta.
Se realiza la documentación y manuales pertinentes para una
implementación a futuro, donde la estrategia de implantación factible para el
sistema desarrollado es directa, ya que la universidad no posee ningún
sistema automatizado que gestione, controle y digitalice los expedientes de
profesores, estudiantes, personal administrativo y obrero.
El Sistema de información para el control, gestión y digitalización de los
expedientes de la Universidad Nueva Esparta culminó exitosamente su
desarrollo, con las diversas funcionalidades para los usuarios, ya que este
sistema es totalmente interno.
217
Recomendaciones
En base al proyecto de investigación ya culminado y las conclusiones
planteadas, se pueden deducir las siguientes recomendaciones:
- Implantar el sistema automatizado web, siguiendo la documentación y
manuales de instalación e implantación en los servidores pertenecientes a la
Universidad Nueva Esparta.
- Establecer políticas de respaldo, sea semanalmente o mensualmente.
- Establecer políticas de seguridad, emitiendo reportes, sea semanalmente o
mensualmente.
- Establecer políticas de capacitación al personal administrativo encargado de
utilizar el sistema en los diferentes departamentos y al personal técnico
encargado del sistema como usuario administrador.
218
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automatizado de digitalización de documentos (sado) para soluciones inteligentes. Escuela Politécnica del Ejército. [En línea] disponible en: http://repositorio.espe.edu.ec/bitstream/21000/4524/1/T-ESPE-032691.pdf [Consulta: Noviembre, 2011]
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223
ANEXO
GUIA DE EVALUACION DEL INSTRUMENTO
JUICIO DE EXPERTOS
224
GUÍA DE VALIDACIÓN PARA JUICIO DE EXPERTOS PARA
TRABAJO DE GRADO DE LA UNIVERSIDAD NUEVA ESPARTA
PRESENTACIÓN
Respetado profesional:
Dada la valiosa experiencia que usted posee y su extensa formación profesional y
conocimiento del área en cuestión para este trabajo especial de grado, le solicitamos por favor
realice la validación del presente instrumento siguiendo las instrucciones que se anexan.
De antemano le agradecemos su valiosa colaboración para la realización de este trabajo.
Atentamente,
Viviana Teixeira y Annicec Pino
225
INSTRUMENTO PARA DETERMINAR LA VALIDEZ DE
CONTENIDO DEL CUESTIONARIO
INSTRUCCIONES:
1. Correspondencia de las preguntas del Instrumento con los objetivos, variables,
dimensiones e indicadores.
Marque en cada cuadro:
(P): Pertinencia
(NP): No pertinencia
En caso de marcar (NP) pase a la parte de observaciones y justifique su respuesta.
2. Calidad técnica y representatividad. Coloque en cada cuadro:
(O): Optima
(B): Bueno
(R): Regular
(D): Deficiente
3. Lengua particular. Coloque en cada cuadro:
(A): Adecuado
(IN): Inadecuado
226
ANEXO A
Fecha: / /
Código de entrevista: ___________________________________________
Objetivo: Conocimiento con el control y manejo de expedientes en las diferentes entidades de
la universidad.
Instrucciones: rellene sus datos en el siguiente formulario y responda las siguientes preguntas
puntualmente en el orden indicado.
Datos del entrevistado
Nombre y Apellido:
Cargo:
Departamento:
Nivel Académico:
Guía de Entrevista
Personal Administrativo
1- ¿De qué trata su trabajo dentro del departamento?
2- ¿De qué manera son creados los expedientes?
3- ¿Cómo son archivados y recuperados los documentos?
4- ¿Qué documentos e información en general contiene un
expediente?
5- ¿Cuáles son los tipos de expedientes existentes?
6- ¿Quiénes pueden crear y solicitar los expedientes?
7- ¿Quiénes controlan y modifican los expedientes?
8- ¿Con que frecuencia se actualiza o se crean los expedientes?
227
ANEXO B
Fecha: / /
Código de entrevista: ______________________
Objetivo: Requerimientos técnicos del sistema automatizado.
Instrucciones: rellene sus datos en el siguiente formulario y responda las siguientes preguntas
puntualmente en el orden indicado.
Datos del entrevistado
Nombre y Apellido:
Cargo:
Departamento:
Nivel Académico:
Guía de Entrevista
Personal Técnico
1- ¿Qué personas podrán acceder al sistema?
2- ¿Cuáles son los tipos de usuarios y su permisologìa dentro del
sistema?
3- ¿En qué sistema operativo y navegadores debe funcionar el sistema?
4- ¿Requiere que funcione en Tabletas y celulares?
5- ¿En qué tiempo necesita el sistema funcionando?
6- ¿Qué niveles de seguridad y confiabilidad requiere en el sistema?
7- ¿Qué funcionalidades adicionales requiere el sistema?
8- ¿Cómo le gustaría que se visualice el sistema?