DEPARTAMENTO DE FARMACIA
AGOSTO 2013
Centro Cardiovascularde Puerto Rico y del Caribe
Objetivos
Identificar áreas de mejoramiento en el departamento
Comunicar hallazgos y dar ideas para el mejoramiento de áreas utilizando métodos “Lean”
Proveer herramientas útiles para el mejoramiento
Lean
La eliminación de desperdicios y procesos que no añaden valor al producto o servicio final
Mejoramiento continuoSe basa en entender al paciente y sus
necesidadesTrabajar con los recursos disponibles
Hallazgos
Falta de espacio para almacenar los medicamentos premezclados Dificultad para caminar en el área de trabajo
OSHA, Bomberos, Reglamento 117
Ejemplos
Recomendaciones
Maximizar el espacio del almacén Identificar medicamentos de mas uso
Seleccionar su ubicación idónea Identificar que productos se pueden relocalizar
Medias embolicas Reorganizar anaqueles
Ejemplos
Ejemplos
Herramienta
Utilizar el modelo 5 S
5S
Sort Clasificar y eliminar lo que no se necesita
Set in Order Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar
Shine Mantener áreas de trabajo siempre limpias
Standarize Crear e implementar estándares de limpieza
Sustain Continuidad a través de educación y comunicación
5S
SortClasificación: Identificar cada medicamento por uso en cuatro categorias a) Uso extenso b) Uso regular c)Necesitado d) Basura
5S
Set in Order1. Determinar lugares específicos para
almacenamiento de medicamentos2. Colocar medicamentos en sus áreas y
rotular los mismos
5S
Shine1. Limpiar sucio visible al momento2. Crear calendario de limpieza3. Asignar áreas
5S
Standardize1. Implementar las mejores prácticas a través
del departamento2. Auditar áreas de trabajo para monitorear
progreso de los primeros tres pasos (Sort, Set in Order, Shine)
5S
Sustain1. Reconocer progreso2. Celebrar éxitos3. Establecer estándares de calidad
Hallazgos
Monitoreo de Inventario Conteo anual
Recomendaciones
Monitorear el inventario a través de un conteo cíclico Identificar cantidades reales de uso de medicamentos Mejorar la rotación de los medicamentos Minimizar el inventario Minimizar las transferencias de medicamentos con
otros hospitales Minimizar las compras de urgencia Facilitar la requisición de medicamentos
Herramienta
Conteo cíclico con un análisis A B C Método de clasificar inventario en tres categorías
utilizando como referencia su frecuencia de uso o costo
EjemploTipo A (semanal)
Tipo B (mensual)
Tipo C (trimestral)
Tylenol 500mg Multi vitamina Medicamento Quimioterapia
Teflaro
Hallazgos
Acceso a el departamento Durante horas laborables Fuera de horas laborables
Recomendaciones
Controlar el acceso a la farmaciaCrear formulario limitado para supervisión
general
Herramientas
Ventanilla de despacho Botiquín nocturno
Hallazgos
Proceso de Compras Cuanto y cuando ordenar
Herramienta
Adoptar el método Kanban para facilitar el reordenamiento de los medicamentos Asegura que haya un inventario mínimo Minimiza las transacciones al ordenar medicamentos Reduce el estrés Reduce el exceso de inventario
Kanban
Recomendaciones
Listado de medicamentos y suministrosEstablecer niveles mínimos y máximosCrear hoja estandarizada de requisiciónCrear etiquetas Adiestrar al personalMonitorear Evaluar
Hoja de requisición
Implementación
Comité Sub Director Ejecutivo Administrador de Servicios Farmacéuticos Supervisor de Servicios Farmacéuticos Oficial de Suministros Farmacéuticos Gerente de Compras Gerente de Sistemas de Información
Fase I
Adiestrar al personal en 5’s y aplicación de 5’s en Departamento de Farmacia Para ser completada en 2 ½ semanas Fecha de comienzo: 19 de agosto de 2013 Fecha de cumplimiento: 6 de septiembre de 2013
Recursos: Administrador de FarmaciaSupervisor de Farmacia
Fase II
Mejoras al control de inventario Coordinar reunión con vendedores de medicamentos
para evaluar contratos de exclusividad Cardinal Droguería Betances Cesar Castillo
Participantes: Sub-Director EjecutivoDirector de FinanzasAsesor LegalAdministrador de FarmaciaGerente de CompraSistema de Información
Cont. Fase II
Reunión con gerente de Sistemas de Información para maximizar capacidades del sistema de inventario (Aso 400)
Participantes: Administrador de FarmaciaSupervisor de FarmaciaOficial de Suministros de FarmaciaGerente de Sistemas de Información
Cont. Fase II
Clasificación medicamentos ABC Establecer día de inventario (Fin de mes)
Participantes: Supervisor de FarmaciaOficial de Suministros de
Farmacia
Cont. Fase II
Acceso al departamento Reunión para control de acceso
Participantes: Sub-Director EjecutivoDirector de IngenieríaAdministrador de Farmacia
Creación de botiquín nocturno
Participantes: Supervisor de EnfermeríaSupervisor de Farmacia
Cont. Fase II
Fecha de comienzo: 6 de septiembre de 2013
Fecha de cumplimiento: 7 de octubre de 2013
Fase III
Mejoras al proceso de compras Establecer días de requisición
Participantes: Gerente de CompraAdministrador de FarmaciaOficial de Suministros de
Farmacia Establecer mínimos y máximos (Método Kanban)
Participantes: Oficial de Suministros de Farmacia
Supervisor de Farmacia
Cont. Fase III
Revisión del proceso de compras
Participantes: Sub-Director EjecutivoDirector de FinanzasGerente de ComprasAdministrador de Farmacia
Cont. Fase III
Fecha de comienzo: 7 de octubre de 2013Fecha de cumplimiento: 1 de noviembre de 2013
Seguimiento
Supervisar proceso para asegurar el cumplimiento del plan
Evaluar el proceso implementadoTomar insumos del personal involucradoDe ser necesario; hacer ajustes, reforzar
adiestramiento