Finalistas Semifinal IEA 2020Soporte Logístico Perú
Gestión anticipada de documentos utilizando SharePoint.
Innovador:
Maribel Guerra Mujica.
Coach:
Paola Arbañil Chauca.
Equipo:
Soporte Logístico Perú.
Foco estratégico:
Clientes Contentos
Enero 2021
ID : 2266
Descripción de la iniciativa
Incumplimiento por falta de requisitos documentarios.
Por la coyuntura sanitaria, clientes y proveedores solicitan como requisito enviar con anticipación, ladocumentación de los conductores, adicional a la rutinaria (Prueba rápida y Examen médicoocupacional), en un plazo máximo 2 días y mínimo 1 día, para obtener el visto bueno de ingreso a susinstalaciones, pero no se está cumpliendo, debido que se envía a destiempo, lo cual genera quejas y/oreclamos por parte de los clientes.
Problema encontrado:
Descripción de la iniciativa
Iniciativa planteada
Tener acceso a una base de datos de conductores disponibles y sus documentos, por mediode SharePoint, a fin de que se realice una adecuada gestión, coordinación y seguimientosemanal con la interacción de las áreas Experiencia al cliente y Transportes, en relación a uncronograma de atención de mercadería (entregas y recojos) solicitadas por el cliente.
Esta iniciativa busca que los involucrados puedan visualizar, modificar y compartir unasola base de datos actualizada, alertar las modificaciones por correo mediante el URLdel grupo privado, también agendar reuniones para revisar los cambios.
De esta manera se podrá dar respuesta oportuna, sea positiva o por confirmar, a la atenciónde requerimientos de los clientes y proveedores en las fechas solicitadas.
Modelo base de datos en formato Excel
Grupo privado en SharePoint
Desarrollo de la iniciativa
Objetivos y beneficios del proyecto
Objetivos Beneficios
Garantizar una respuesta oportuna al cliente para atender sus requerimientos.
Continuidad de los servicios.
Proponer una comunicación directa y en equipo.Eficacia en la gestión, coordinación y seguimiento de cada área involucrada.
Manejar una sola información. Respuesta actualizada y oportuna.
Plantear el uso de otra herramienta tecnológica, más allá de sólo correos electrónicos.
Coordinación ágil y simple.
Garantizar los requerimientos del cliente. Cumplimiento a tiempo de los servicios.
Desarrollo de la iniciativa
Costos/Beneficios de implementación
El costo para eldesarrollo de lainiciativa: Es cero, ya que se
estaría usando el sistemaSharePoint, la cual se puedetener acceso en Microsoft Office365 sólo con el usuario ycontraseña corporativa.
Beneficios:
• Cuantificar los tiempos: Si bien el promedio de respuesta
para confirmar un servicio de transporte es entre 24 y 48 horassegún acuerdo, con esto se estima que disminuiría a 24 horas o elmismo día según el requerimiento.
• Evitar los reprocesos: En cuanto se recibe la solicitud de
requerimiento de transporte por parte del cliente, el área deExperiencia al Cliente ya tiene al alcance la data actualizadasemanalmente (disponibilidad de conductores y documentos), lacual al momento de generar la solicitud a Transportes, podamossugerir que conductor(es) puede cubrir el servicio.Ahorro en costos y tiempos
Desarrollo de la iniciativa
Cronograma de implementación
Descripción de la acción Tiempo estimado 01/02 02/02 03/02 04/02 05/02 06/02 07/00 08/02 09/02 10/02 11/02 12/02 13/02 14/02
Acceso a Office 365 1 X
Verificar requerimiento de transporte por parte del cliente.
1 X
Verificar documentos conformes vs pendientes de los conductores.
1 X
Elaboración de la base de datos.
5 X X X X X
Subir la base de datos al SharePoint
1 X
Compartir base de datos mediante un correo con la URL
1 X
Gestión de Transportes y Experiencia al Cliente.
1 X
Alcance
Nuestra gente
TecnologíaEficiencia en costos
Clientes contentos
• Eficacia en la comunicación interna manejando información en tiempo real y actualizada entre las áreas involucradas.
• El uso de SharePoint para la presente iniciativa se ahorra en costos y tiempos.
• Genera un impacto indirecto, ya que la iniciativa está basada en recursos existentes, en la parte tecnológica se cuenta con acceso a SharePoint y en el desarrollo formaría parte de la función del colaborador.
• Eficiencia en gestión, coordinación y seguimiento a los requerimientos.
AnexosEjemplo de requisitos documentarios:
Tipo de requerimiento del Cliente:
Proceso de solicitud y atención de requerimiento de transporte
1. Presenta solicitud del cliente y/o proveedor.
2. Verifica disponibilidad de conductor y
requisitos.
3. Envía solicitud con requerimiento y
sugerencia.
4. Valida la solicitud mediante el SharePoint y con los transportistas.
Cliente Área de Experiencia al cliente
Área de Transporte
INICIO
FIN
8. Envía los datos y documentos.
5. Lista conductores disponibles y sus
documentos.
6. Lista unidades disponibles y documentos.
7. Selecciona conductor/unidad
9. Servicio se concreta.
Racks con rodillos para jabas/cajas - Operación de crossdocking – ID 1318Innovador:
Gonzalo Contreras Martinez
Coach:
Romina Serpa Haro
Equipo:
Soporte Logístico Perú
Foco estratégico:
Eficiencia en costos
Enero 2021
Racks con rodillos para jabas/cajas - Operación de crossdocking
Problemas encontrados
Espacios excesivos Recorridos excesivos Alto número de operarios
Racks con rodillos para jabas/cajas - Operación de crossdocking
Iniciativa planteada: Estanterías para picking dinámico
Ventajas:
Manejo FIFO
Una fila una tienda/ destino.
Ideal para picking por bultos/ unidades
Aplicable para tiendas de conveniencia
Desarrollo de la iniciativa
Objetivos y beneficios del proyecto
Objetivos Beneficios
Reducción de un 30% del espacio (m2) para lasoperaciones de Crossdocking
Reducción de costos de alquiler
Incremento de la productividad de picking en un 20%
Reducción de costos de mano de obra
Incrementar la capacidad de atención de pedidos en un 10%
Mayor flexibilidad en la demanda
Desarrollo de la iniciativa
Costos/Beneficios de implementación
Inversión Estanterias picking dinámico (Callao) $ 62,430
T.C. 3.61
Inversión Estanterias picking dinámico (Callao) S/ 225,372
Vida util (años) 5
Depreciación (mensual) S/ 3,756
Ítem Descripción Costo prom Cant Ahorro
1 Personal S/. 2,931 3 S/. 8,792
2 RF S/. 857 3 S/. 2,572
3 Espacio alquilado S/. 9 700 S/. 6,174
TOTAL S/. 11,365
Ítem Descripción Costo unidad Unidades Costo final
1Estanterías para picking dinámico
(Depreciación mensual)S/. 3,756 1 S/. 3,756
2 Mantenimiento (Gasto mensual) S/. 100 1 S/. 100
TOTAL S/. 3,856
Ahorro estimado mensual neto
S/. 7,508
Mantenimiento (anual) S/ 1,200
Mantenimiento (mensual) S/ 100
Costos de la implementación: Ahorros de la implementación:
Desarrollo de la iniciativa
Cronograma de implementación
Descripción de la acción
Tiempo estimado
01
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Evaluación de cuenta a
implementar7d
Elaboración Ficha técnica 2d
Validación Ficha técnica 2d
Solicitud de proveedores 4d
Revisión de Órdenes de
Compra4d
Aprobación de Órdenes de
Compra7d
Adquisición de Estanterías 90d
Instalación de Estanterías 14d
Alcance
Impacto en los focos estratégicos
Nuestra gente
TecnologíaEficiencia en costos
Clientes contentos
• Reducción de los recorridos para agilizar el trabajo
• Uso de tecnología de racks con rodillos no implementada en otros almacenes
• Reducción de Costos Fijos Directos de Mano de Obra y Alquiler
• Reducción de equipos RF por menor requerimiento de personal
• Incremento de capacidad para atender otros clientes
Anexos
Representación gráfica a escala
AS IS TO BE
Anexos
Impacto en la reducción de espacios requeridos:
1617 m2
917 m2
Ahorro 700 m2 (43%)
AS IS TO BE
Herramienta colaborativa para reservar espacios en las sedes de Ransa - ID: 1450
Innovador:
Danixa Nevenka Roca del Águila
Coach:
Romina Vanessa Serpa Haro
Equipo:
Soporte Logístico Perú
Foco estratégico:
Nuestra Gente
Enero 2021
Descripción de la iniciativa
Problema encontrado
Muchas veces en las oficinas de Ransa el
espacio es limitado, de manera que cuando
se tiene que desarrollar actividades en otras
sedes no se cuenta con el espacio
correspondiente para poder continuar con las
actividades ininterrumpidas.
Descripción de la iniciativa
Iniciativa planteada
Implementar una herramienta colaborativa que
permita reservar los espacios para uso del
colaborador que trabaja en otra sede.
¡Guarda tu sitio!
INGRESAR
Desarrollo de la iniciativa
Objetivos y beneficios del proyecto
Objetivos Beneficios
Establecer una reestructuración en las oficinas de Ransa Argentina Z4 para disponer de espacios libres para un aforo de 28 personas.
Evitar aglomeraciones y distracciones en las oficinas de Ransa.
Evitar fatiga en los trabajadores y brindar comodidad a cada colaborador.
Optimizar los tiempos de cada trabajador durante sus 8 horas de trabajo para evitar recorridos de 20-40 min.
Reducir tiempos de espera innecesarios para disponer de espacios colaborativos.
Todas las personas que frecuenten otras sedes dispondrán de espacios para trabajar sin problemas.
Desarrollo de la iniciativa
Costos de implementación
Ejemplo de posibles ahorros que se pueden generar con la iniciativa en un mes.
Beneficio Descripción Precio unidad Cantidad Precio final Nueva Cantidad Nuevo Precio final
Ahorro en posibles taxis para retorno a sedes base.
1. De RSA a Miraflores S/. 40.00 24 viajes aprox. S/. 960.00 16 viajes aprox. S/. 640.00
S/. 30.00 24 viajes aprox. S/. 720.00 16 viajes aprox. S/. 480.002. De RAA a Miraflores
3. De RSA a RAA S/. 18.00 24 viajes aprox. S/. 432.00 16 viajes aprox. S/. 288.00
TOTAL S/. 1,680.00 TOTAL S/. 1,120.00
COSTO
CERO COSTO
Beneficios de implementación
Ahorro Estimado
1. S/. 320.00 2. S/. 240.00 3. S/. 144.00
TOTAL = S/. 704.00
Desarrollo de la iniciativa
Cronograma de implementación
Descripción de la acciónTiempo
estimadoSemana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 Semana 6 Semana 7
Armado de matriz base (campos a tomar en cuenta)
1 semana X
Elaboración de plantilla o campos en power apps
1 semana X
Ajustes de vistas de la aplicación 1 semana X
Ajustes finales de la aplicación con el equipo de TI (fórmulas)
1 semana X
Pruebas pilotos de la aplicación 1 semana X
Capacitación del personal 1 semana X
Alcance
Nuestra gente
• Cada uno de nuestros
colaboradores dispondrá de
espacios para trabajar sin
interrupciones generando de
esta manera un impacto
positivo en su tiempo,
comodidad y productividad.
Anexos
Anexos
¡Guarda tu sitio!
INGRESAR
¡Guarda tu sitio!
INGRESAR
Guarda tu sitio
Oficina
Sede y Oficina
Día y Hora
Día
Hora
Cantidad de asientos
Disponible
20
Ocupado
8
+ Reservar un asiento
App. Mobile R2 – ID: 375
Innovador:
Lopez Panana, Willintong
Coach:
Dianderas Gutierrez, Enrique
Equipo:
Empowerment R2, ID 375
Foco estratégico:
Tecnología
Enero 2021
Descripción de la iniciativa
Problema encontrado
Para Ransa es fundamental tener una adecuada gestión de Ventas así como un eficiente Retorno sobre la inversión, dados los altoscostos que asumimos para la ejecución de nuestros servicios.
Sin embargo, he observado que las ventas de los servicios de transporte de un cliente de R2 no han retornado dentro del periodoestimado, puesto que gran parte de sus operaciones son facturadas en meses posteriores a su ejecución (hasta en 90 días).Siendo el principal inconveniente el retorno de la guías de remisión.
• Referencia: Transporte, Ago. 2019 – May. 2020, (Servicios no facturados dentro del mes de ejecución)
• Ventas S/.3,512,505.00
• Viajes 744 Prom. NF.63%
Descripción de la iniciativa
Iniciativa planteada
Implementar la App. “Mobile R2”, permitirá compartir guías de remisión desde su despacho hasta su visado por parte del cliente, conello podremos valorizar los servicios visualizando la GR. aprobada desde la App., generaremos reducción de tiempos de espera de GR.de un promedio 12 días a 4 días.
Muestra: Cliente de R2, desde la aplicación de un concepto básico de Mobile R2 en el mes de Junio 2020, la facturación de las Ventasse han elevado puesto que el registro de los servicios han sido mayores.
• Referencia: Transporte, Ago. 2019 – Dic. 2020, (Servicios facturados dentro del mes de ejecución) Prom. NF.13%
Desarrollo de la iniciativa
Objetivos y beneficios del proyecto
Objetivos Beneficios
Generar retorno de la inversión dentro de los tiempos estimados (30 días)
Ventaja competitiva (Información en tiempo real para gestionar oportunamente)
Reducir las Ventas atrasadas.Mayor productividad de las áreas involucradas en Ransa ( tendránacceso directo a la información logrando trabajarla de maneraoportuna)
Generar eficiencias operativas y administrativas (optimización de procesos, reducción de tiempos).
Fomenta la innovación (La implementación de una actividad digital fomenta la evaluación de otros procesos propios de la cadena, impulsando su transformación)
Mejorar la calidad de nuestros servicios ( se reducirán las estimaciones vencidas así como los bloqueos de cuenta).
Salud en el trabajo (Minimiza el Riesgo de Contagio)
Propiciar un espacio colaborativo que agilice las actividades administrativas.
Escalabilidad, conectividad offline, reducción de sobrecostos
Desarrollo de la iniciativa
Costos/Beneficios de implementación
No se detalla costo de implementación, puesto que se hará uso de la licencia Microsoft Power Apps. y el aporte de TI de Ransa.
Ítem Descripción Costo unidad Unidades Costo final
1
2
3
4
5
6
7
8
Ahorro estimado
Desarrollo de la iniciativa
Cronograma de implementación
La App. Mobile R2 está actualmente en la fase de desarrollo, por ello se presenta el siguiente Gantt:
Descripción de la acciónTiempo
estimado03/11 05/11 10/11 12/11 17/11 19/11 24/11 26/11 01/12 02/02 04/02 08/02 10/02 15/02
Definición (funcionalidad y usabilidad)
3 hrs. X X
Diseño 3 hrs. X X
Desarrollo 13 hrs. X X X X X X X
Salida a Producción X
Difusión X X
Implementación X
Alcance
Nuestra gente
TecnologíaEficiencia en costos
Clientes contentos
• Generará un entorno laboral saludable.
• Generará agilidad en las comunicaciones y procesos, obteniendo ventajas competitivas.
• Generará reducción de sobrecostos (horas hombre, suministros de oficina, servicios).
• Fomentará la satisfacción del cliente, por medio de una experiencia tecnológica enfocada en la innovación continua.
Vistas
La presente aplicación proponeademás de una decisión operativay comercial, también una decisiónfinanciera.
Gantt