GESTIÓN DE COMPRAS
Código: PRA-013 Fecha: 10-02-2016 Página: 1 de 14 Revisión: 3
GESTIÓN DE COMPRAS
EDICIÓN FECHA MODIFICACIÓN
1 22-07-2011 Edición inicial
2 22-10-2012 Revisión y actualización.
3 10-02-16 Cambio de codificación de PRA-7401 a PRA-013. Añadir un punto nuevo (12 GESTIÓN DEL RIESGO)
Elaboración:
Mercedes García Domínguez Administradora de la EPS Fecha: 3-2-16
Revisión:
Antonio Garcés Presidente del Comité de la Calidad Fecha: 8-2-16
Aprobación:
Luis Pardos Director de la EPS Fecha: 10-2-16
GESTIÓN DE COMPRAS
Código: PRA-013 Fecha: 10-02-2016 Página: 2 de 14 Revisión: 3
ÍNDICE
1 OBJETO
2 CAMPO DE APLICACIÓN
3 RESPONSABILIDADES
4 ENTRADAS AL PROCEDIMIENTO
5 SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO
6 DESARROLLO
7 FLUJOGRAMA
8 CALENDARIO DE ACTUACIONES
9 INDICADORES
10 ACTUACIONES PARA LA MEJORA
11 ACTUACIONES PARA GARANTIZAR LA INFORMACIÓN PÚBLICA
12 GESTIÓN DEL RIESGO
13 DOCUMENTOS DEL PROCEDIMIENTO
14 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
GESTIÓN DE COMPRAS
Código: PRA-013 Fecha: 10-02-2016 Página: 3 de 14 Revisión: 3
1 OBJETO
El objeto de este procedimiento es describir las actividades para la realización de compras en la
Escuela Politécnica Superior (EPS).
De esta forma se asegura que las actuaciones seguidas en la gestión administrativa del Centro, en
particular lo referente a las adquisiciones de bienes y contratación de servicios, no se realizan de forma
arbitraria sino siguiendo los requisitos de calidad establecidos tanto por la propia Universidad de Zaragoza
como por el Centro, garantizando así la calidad de todos los servicios prestados.
Clasificación del procedimiento: de Apoyo.
2 CAMPO DE APLICACIÓN
Este procedimiento se aplica a la gestión de compras de bienes o contratación de servicios que se
realicen en la EPS con cargo a todas las unidades de planificación que se gestionen desde la EPS.
También se aplica a la gestión de compras de bienes o contratación de servicios con cargo a
Departamentos o a Proyectos de Investigación, siempre que la gestión se realice a través de la Secretaría
del Centro.
3 RESPONSABILIDADES
La responsabilidad principal corresponde a:
Propietario del procedimiento: Administradora de la EPS.
La responsabilidad secundaria corresponde a:
Jefa de Negociado Administrativo
Directora de Biblioteca, en las compras de fondos bibliográficos.
Técnicos de Laboratorios, en las compras de material de laboratorios.
Responsable de Compras de Secretaría (en adelante RCS), en el resto de compras de todas las
áreas y en todas la fases de este procedimiento.
4 ENTRADAS AL PROCEDIMIENTO
FRA-001-01 Listado de documentos del SGIC de la EPS.
Listado de PDI del Centro (People-Gestión del Empleado)
Listado de PAS del Centro (People-Gestión del Empleado)
Inventario de bienes muebles e inmuebles (Universitas XXI)
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Código: PRA-013 Fecha: 10-02-2016 Página: 4 de 14 Revisión: 3
5 SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento genera documentos de salida que serán utilizados en el procedimiento de pagos
(en preparación).
6 DESARROLLO
En el desarrollo de este procedimiento se generan los siguientes documentos:
DOC-E-1: Relación de proveedores oficiales de la UZ. Disponible en:
http://www.unizar.es/gobierno/gerente/vg_economica/pcc/compras/index_proveedores.htm?menu=p
atrimonio
DOC-E-2: Presupuestos, que aporta el proveedor.
DOC-E-3: Programa informático para Gestión de Compras en la EPS.
Disponible en el servidor OSCA: GESTION DE COMPRAS- “AÑO” GESTIÓN (aplicación propia del
Centro).
DOC-E-4: Impreso de Autorización de Gasto. Es un documento de la UZ, disponible en:
http://wzar.unizar.es/uz/vef/Impresos/GtosDesc/ImpGtos/autorizac_gto.pdf
DOC-E-5: Impreso petición de material de imprenta. Es un documento de la UZ, disponible en:
http://wzar.unizar.es/uz/vef/Impresos/GtosDesc/ImpGtos/pet_mat_imprenta.pdf
DOC-E-6: Impreso de Solicitud de Gasto y anexos. Es un documento de la UZ, disponible en:
http://www.unizar.es/gobierno/gerente/vg_economica/pcc/unizar/solicitudesgasto.html?menu=patrim
onio
DOC-E-7: Impreso de petición de material informático. Es un documento de la UZ, disponible en:
http://wzar.unizar.es/uz/vef/Impresos/GtosDesc/ImpGtos/pet_mat_informatico.pdf
DOC-E-8: Impreso de petición de mobiliario y enseres no homologados. Es un documento de la UZ,
disponible en:
http://wzar.unizar.es/uz/vef/Impresos/GtosDesc/ImpGtos/pet_mobiliario.pdf
DOC-E-9: Solicitud de obras menores. Es un documento de la UZ, disponible en:
http://wzar.unizar.es/uz/vef/Impresos/GtosDesc/ImpGtos/Sol_ObrasMenores.pdf
DOC-E-10: Relación de proveedores habituales EPS, en formato electrónico que sirve de referencia
a la herramienta Gestión de Compras. Es el anterior documento FR-7401-1 (en codificación previa
al 10-2-16) que queda eliminado como tal formato con fecha 22-10-2012.
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Código: PRA-013 Fecha: 10-02-2016 Página: 5 de 14 Revisión: 3
FRA-013-02, DOC-E-11: Solicitud de compra al proveedor. Documento que genera la aplicación
informática de gestión de compras.
Compras de material no inventariable.
1 Se recibe la petición de compra de material o realización de servicio telefónicamente, vía mail o
personalmente, en alguna de las Áreas con responsabilidad para formalizar las compras:
Director de Biblioteca, para la adquisición de fondos bibliográficos.
Técnicos de Laboratorios, para las compras de material para prácticas e investigación de
laboratorios
RCS, para el resto de adquisiciones de bienes o servicios.
2 Si el importe de la compra es igual o inferior a 5.000 euros, excepto en gastos de imprenta, se
realiza la petición directamente al proveedor, que puede ser oficial o habitual (DOC-E-1 o DOC-E-10). Si la
Administradora lo considera conveniente, se solicitan dos presupuestos a distintos proveedores (DOC-E-2).
3 Si el importe de la compra asciende entre 5.001 y 12.000 euros, excepto gastos de imprenta, la
Administradora dará orden para solicitar, al menos, tres presupuestos a distintos proveedores y
cumplimentar el impreso de Autorización de Gasto (DOC-E-4) que se firmará por la Administradora y el
Director, motivando la justificación de la elección de la empresa.
4 Si son gastos de imprenta, con valor de compra igual o inferior a 12.000 euros, se cumplimenta el
impreso de petición de Material de imprenta (DOC-E-5), y firmado por la Administradora y el VºBº del
Director, se remite al Servicio de Publicaciones de la Universidad de Zaragoza (en adelante UZ) por correo
interno (Edificio Geológicas. Campus San Francisco). El Servicio de Publicaciones se encargará del
suministro del bien y la remisión de factura a la EPS para proceder al pago. Finaliza proceso.
5 Si son compras cuyo importe esté comprendido entre 12.001 euros y 30.000 euros, se
cumplimenta el impreso de Solicitud de Gasto (DOC-E-6), con sus anexos, y las prescripciones técnicas.
Una vez firmada la solicitud, por el Administrador y el Director, se remite a la Sección de Compras de la UZ,
con indicación de las empresas a las que desea cursar invitación para presentar presupuestos.
La Sección de Compras de la UZ dará traslado a la Comisión de Compras para su autorización e
inicia expediente de contratación (Procedimiento Negociado).
La Comisión de compras resuelve el expediente y:
Si la compra es aprobada: la Sección de Patrimonio y Contratación realizará la compra,
recepcionará la factura y la enviara al Servicio de Gestión Financiera y Presupuestaria de la UZ, que
procederá al pago de la misma centralizadamente, con cargo a la Unidad económica de la EPS que
proceda. El Servicio de Gestión Financiera enviara una copia del documento contable AD como
información de la aprobación del gasto y de la empresa adjudicataria.
Si no se autoriza la compra, la Sección de Compras indicará a la EPS procedimiento a seguir.
Finaliza proceso.
GESTIÓN DE COMPRAS
Código: PRA-013 Fecha: 10-02-2016 Página: 6 de 14 Revisión: 3
6 Si son compras superiores a 30.000 euros, se cumplimenta el Impreso de Solicitud de Gasto
(DOC-E-6) con sus anexos y las Prescripciones técnicas: Una vez firmada la solicitud, por la Administradora
y el Director, se remite a la Sección de Compras de la UZ.
La Sección de Compras dará traslado a la Comisión de Compras para su autorización e inicia
expediente de contratación (Concurso Público).
La Comisión de Compras resuelva el expediente y:
Si la compra es aprobada: la Sección de Patrimonio y contratación realizará la compra, recepcionará
la factura y la enviara al Servicio de Gestión Financiera y Presupuestaria de la UZ, que procederá al
pago de la misma centralizadamente, con cargo a la Unidad económica de la EPS que proceda. El
Servicio de Gestión Financiera enviará una copia del documento contable AD como información de
la aprobación del gasto y de la empresa adjudicataria.
Si no se autoriza la compra, la Sección de Compras indicará a la EPS procedimiento a seguir.
Finaliza proceso.
7 Para las compras de los apartados 2 y 3, el procedimiento continúa de la siguiente manera: Se
registra la petición en la aplicación informática de la EPS para “Gestión de Compras” (DOC-E-3), en cada
una de las Áreas responsables de formalizar la petición, con indicación de la persona, departamento o Área
del centro que solicita la compra:
Biblioteca: para la compra de fondos bibliográficos
Laboratorios: para la compra de material para prácticas e investigación de laboratorios
Secretaría: resto de adquisiciones
8 Se imprime la solicitud de compra dirigida al proveedor (DOC-E-11), y firmada y sellada por la
Administradora o persona autorizada y se envía al proveedor a través de cualquiera de las siguientes vías:
Vía mail (preferente)
Fax
Correo ordinario
Servicio de reparto de la UZ
Cualquier incidencia en el proceso será resuelta directamente por la persona que ha realizado la
petición.
9 Cuando la compra es un bien, llega al centro mediante las siguientes vías:
Directamente del proveedor, que entrega los bienes al Área que lo ha solicitado, bien directamente o
bien a través de la Conserjería del Centro. La conserjería o el solicitante comprueba albarán con los
bienes entregados y se firma copia para entregar al proveedor.
GESTIÓN DE COMPRAS
Código: PRA-013 Fecha: 10-02-2016 Página: 7 de 14 Revisión: 3
Mensajería. Se entregan los bienes en Conserjería, y el personal de esta Área firma el albarán de
conformidad de entrega. La Conserjería remite los bienes y el albarán al Área responsable de la
compra. El Área comprueba albarán con los bienes recibidos.
A través del servicio de reparto de la UZ. Entregan albarán (que previamente habrán firmado en
tienda) en la Conserjería del Centro, que remitirán bienes y albarán al Área responsable de compra,
donde se comprueban los bienes recibidos en el Área.
10 Comprobados los bienes con el albarán de entrega el Área responsable de compra repartirá los
bienes a los solicitantes de la compra, a través de la Conserjería o directamente al usuario solicitante.
11 Cuando la adquisición es un servicio y éste ya está realizado, el proveedor entrega albarán en la
Conserjería del Centro, que firmado en su recepción y conformidad, se envía al RCS.
12 El responsable de la compra en cada Área introduce los datos del albarán en la aplicación
informática de “Gestión de compras” (DOC-E-3), y remitirán albarán y copia de la solicitud de compra (DOC-
E-11) a la RCS.
13 Se recibe la factura del proveedor por correo, en mano o a través de los oficiales de reparto y se
registra en la Secretaría del Centro (Encargado del registro).
14 Se traslada toda la documentación a la Administradora del Centro para que la revise.
15 Ésta, una vez revisadas las entradas, se la entrega al RCS que procederá a la comprobación
con albarán y solicitud de compra.
16 Se registra la entrada de factura en el programa informático de gestión de compras (DOC-E-3).
17 Si la factura del pedido corresponde a un Departamento, la RCS, comprobados todos los datos,
envía al Departamento las facturas, con relación para acuse de recibo
18 Si la factura del pedido corresponde a un Proyecto de Investigación, la RCS, comprobados todos
los datos, envía al Profesor responsable la factura, y el profesor firmará el acuse de recibo de la misma.
19 Si la factura corresponde a cualquiera de las UP gestionadas por la EPS, el RCS remitirá la
factura a la Jefa de Negociado para que inicie el procedimiento de pago.
Compras de material inventariable
20 La Administradora recibe la petición de compra de material telefónicamente, vía mail o
personalmente.
21 Si el importe de la compra es igual o inferior a 5.000 euros, excepto mobiliario de oficina y
material informático, el Administrador del Centro da orden al responsable de compras para que realice la
petición directamente al proveedor, que puede ser oficial o habitual (DOC-E-1 y DOC-E-10).
Si la Administradora lo considera conveniente, se solicitan dos presupuestos a distintos proveedores
(DOC-E-2).
GESTIÓN DE COMPRAS
Código: PRA-013 Fecha: 10-02-2016 Página: 8 de 14 Revisión: 3
22 Si el importe de la compra asciende entre 5.001 y 12.000 euros, excepto mobiliario de oficina y
material informático, el Administrador dará orden para solicitar, al menos, tres presupuestos a distintos
proveedores; y cumplimentar el Impreso de Autorización de Gasto (DOC-E-4) que se firmará por el
Administrador y el Director, motivando la justificación de la elección de la empresa.
23 Si la compra es de mobiliario de oficina o material informático, con valor de compra igual o
inferior a 12.000 euros, y se realiza a proveedor oficial, el Administrador del Centro da orden para formular
petición directa al proveedor.
24 Si la compra es de mobiliario de oficina, con valor de compra igual o inferior a 12.000 euros, y se
realiza a proveedor no oficial, el Administrador del Centro dará orden para solicitar, al menos, tres
presupuestos a distintos proveedores; y cumplimentar el Impreso de Autorización de Gasto (DOC-E-4) que
se firmará por el Administrador y el Director, motivando la justificación de la elección de la empresa.
25 Si la compra es de material informático, con valor de compra igual o inferior a 12.000 euros, y se
realiza a proveedor no oficial, el Administrador del Centro dará orden para cumplimentar el Impreso de
petición de Material Informático (DOC-E-7), y firmado por el Director, se remite al Servicio de Informática y
Comunicaciones de la Universidad de Zaragoza (Edificio Servicios Centrales. Campus San Francisco), por
correo interno. El SICUZ devolverá el documento autorizado con indicación del importe de la adquisición; y
se encargará del suministro del bien. La factura se recepciona en la EPS y comprobada solicitud y albarán
se traslada al responsable del procedimiento de pago. Finaliza proceso.
26 Si son compras superiores a 12.000 euros y hasta 30.000 euros, se cumplimenta el impreso de
Solicitud de Gasto (DOC-E-6), sus anexos y las Prescripciones técnicas. Una vez firmada la solicitud, por la
Administradora y el Director, se remite a la Sección de Compras de la UZ, con indicación de las empresas a
las que desea cursar invitación para presentar presupuestos.
La Sección de Compras de la UZ dará traslado a la Comisión de Compras para su autorización e
inicia expediente de contratación (Procedimiento Negociado).
La Comisión de Compras resuelve el expediente y:
Si la compra es aprobada: la Sección de Patrimonio y contratación realizará la compra, recepcionará
la factura y la enviara al Servicio de Gestión Financiera y Presupuestaria de la UZ, que procederá al
pago de la misma centralizadamente, con cargo a la Unidad que proceda que se gestionen desde la
EPS. El Servicio de Gestión Financiera enviara una copia del documento contable AD como
información de la aprobación del gasto y de la empresa adjudicataria.
Si no se autoriza la compra, la Sección de Compras indicará a la EPS procedimiento a seguir.
Finaliza proceso.
27 Si son compras superiores a 30.001 euros, se cumplimenta el Impreso de Solicitud de Gasto
(DOC-E-6), sus anexos y las Prescripciones técnicas. Una vez firmada la solicitud, por la Administradora y el
Director, se remite a la Sección de Compras de la UZ.
La Sección de Compras de la UZ dará traslado a la Comisión de Compras para su autorización e
inicia expediente de contratación (Concurso Público).
GESTIÓN DE COMPRAS
Código: PRA-013 Fecha: 10-02-2016 Página: 9 de 14 Revisión: 3
La Comisión de Compras resuelve el expediente y:
Si la compra es aprobada: la Sección de Patrimonio y Contratación realizará la compra,
recepcionará la factura y la enviara al Servicio de Gestión Financiera y Presupuestaria de la UZ, que
procederá al pago de la misma centralizadamente, con cargo a la Unidad que proceda que se
gestionen desde la EPS. El Servicio de Gestión Financiera y Presupuestaria enviará una copia del
documento contable AD como información de la aprobación del gasto y de la empresa adjudicataria.
Si no se autoriza la compra, la Sección de Compras indicará a la EPS procedimiento a seguir.
Finaliza proceso.
28 Para las compras de los apartados 21, 22, 23 y 24, el procedimiento continúa de la siguiente
manera: El RCS registra la petición en la aplicación informática de la EPS para “Gestión de Compras”
(DOC-E-3), con indicación clara del peticionario y Área del centro que solicita la compra.
Ir al punto 8.
GESTIÓN DE COMPRAS
Código: PRA-013 Fecha: 10-02-2016 Página: 10 de 14 Revisión: 3
7 FLUJOGRAMA
INICIO
SE RECIBE LA PETICIÓN DE COMPRA DE MATERIAL O SERVICIO A REALIZAR1
COMPRAS DE MATERIAL NO INVENTARIABLE.
COMPRA ≤ 5000 EUROS
EXCEPTO EN GASTOS DE IMPRENTA
REALIZAR LA PETICIÓN DIRECTAMENTE AL
PROVEEDOR2
5000 < COMPRA ≤ 12000 EUROS
EXCEPTO EN GASTOS DE IMPRENTA
SOLICITAR TRES
PRESUPUESTOS
CUMPLIMENTAR DOC-E-4 Y JUSTIFICAR
ELECCIÓN DEL PROVEEDOR3
4 COMPRA = GASTOS DE IMPRENTA ≤ 12000 EUROSCUMPLIMENTAR
DOC-E-5
REMITIR AL SERVICIO DE
PUBLICACIONES DE LA UZ
EL SERVICIO DE
PUBLICACIONES DE LA UZ
SUMINISTRA EL BIEN Y
REMITE LA FACTURA
LA EPS PROCEDE AL PAGO
12000 < COMPRA ≤ 30000 EUROS5CUMPLIMENTAR
DOC-E-6
REMITIR A LA SECCIÓN DE COMPRAS DE
LA UZ QUE INICIA EXPEDIENTE DE
CONTRATACIÓN
5: PROCEDIMIENTO NEGOCIADO
6: CONCURSO PÚBLICO6
FIN
A
7
SE TRASLADA SOLICITUD A
LA COMISIÓN DE COMPRAS
DE LA UZ
¿SE APRUEBA?LA SECCIÓN DE COMPRAS DE LA UZ
ENVÍA INSTRUCCIONES A LA EPS
COMISIÓN DE COMPRAS DE LA UZ
ADJUDICA PROVEEDOR
EL SERVICIO DE GESTIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA
PAGA Y ENVÍA LA DOCUMENTACIÓN A LA EPS
FIN
30000 EUROS < COMPRA
SÍ
NO
LA SECCIÓN DE PATRIMONIO Y CONTRATACIÓN DE LA UZ:
ADQUIERE EL BIEN Y RECEPCIONA LA FACTURA
ENVÍA EL EXPEDIENTE AL SERVICIO DE GESTIÓN
FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA
GESTIÓN DE COMPRAS
Código: PRA-013 Fecha: 10-02-2016 Página: 11 de 14 Revisión: 3
10
11
12
13
14
8
9
A
7 REGISTRAR LA PETICIÓN EN LA APLICACIÓN INFORMÁTICA “GESTIÓN DE COMPRAS” DOC-E-3
CUMPLIMENTAR DOC-E-11 Y ENVIAR AL PROVEEDOR
LA COMPRA ES UN BIEN
AL LLEGAR A LA EPS SE COMPRUEBA EL
ALBARÁN Y SE REALIZA LA ENTREGA
LA COMPRA ES UN SERVICIO
AL FINALIZAR SU REALIZACIÓN
COMPROBAR ALBARÁN Y ENTREGAR AL
RCS
15
INTRODUCIR LOS DATOS DEL ALBARÁN EN LA APLICACIÓN INFORMÁTICA “GESTIÓN DE
COMPRAS”
CUANDO LLEGA LA FACTURA SE REGISTRA EN LA SECRETARÍA DEL CENTRO
LA ADMINISTRADORA REVISA TODA LA DOCUMENTACIÓN
LA ENTREGA AL RCS QUE COMPRUEBA FACTURA, PEDIDO Y ALBARÁN
SE REGISTRA LA FACTURA EN LA APLICACIÓN INFORMÁTICA16
EL ÁREA RESPONSABLE DE LA COMPRA
REPARTE LOS BIENES ADQUIRIDOS
LA FACTURA CORRESPONDE
A UN DEPARTAMENTO17ENVIAR FACTURA AL
DEPARTAMENTO
LA FACTURA CORRESPONDE
A UN PROYECTO18ENVIAR FACTURA AL
PROFESOR
LA FACTURA CORRESPONDE
A UNA UNIDAD DE
PLANIFICACIÓN DE LA EPS
ENVIAR FACTURA AL
RESPONSABLE DE LA
GESTIÓN DE LA UP19
FIN
GESTIÓN DE COMPRAS
Código: PRA-013 Fecha: 10-02-2016 Página: 12 de 14 Revisión: 3
INICIO
SE RECIBE LA PETICIÓN DE COMPRA DE MATERIAL INVENTARIABLE20
COMPRAS DE MATERIAL INVENTARIABLE.
COMPRA ≤ 5000 EUROS
EXCEPTO EXCEPTO MOBILIARIO DE
OFICINA Y MATERIAL INFORMÁTICO
REALIZAR LA PETICIÓN DIRECTAMENTE AL
PROVEEDOR21
5000 < COMPRA < 12000 EUROS
EXCEPTO EXCEPTO MOBILIARIO DE
OFICINA Y MATERIAL INFORMÁTICO
SOLICITAR TRES
PRESUPUESTOS
CUMPLIMENTAR DOC-E-4 Y
JUSTIFICAR ELECCIÓN DEL
PROVEEDOR22
23COMPRA ≤ 12000 EUROS
COMPRA = MOBILIARIO DE OFICINA Y MATERIAL INFORMÁTICO
EL PROVEEDOR ES OFICIAL
EL SICUZ DE LA UZ
SUMINISTRA EL BIEN Y
REMITE LA FACTURA
LA EPS PROCEDE
AL PAGO
12000 < COMPRA ≤ 30000 EUROS
24
26
30000 EUROS < COMPRA
FIN
A28SOLICITAR
DIRECTAMENTE AL
PROVEEDOR
COMPRA ≤ 12000 EUROS
COMPRA = MOBILIARIO DE OFICINA
EL PROVEEDOR NO ES OFICIAL
SOLICITAR TRES
PRESUPUESTOS
CUMPLIMENTAR DOC-E-4 Y
JUSTIFICAR ELECCIÓN DEL
PROVEEDOR
COMPRA ≤ 12000 EUROS
COMPRA = MATERIAL INFORMÁTICO
EL PROVEEDOR NO ES OFICIAL
CUMPLIMENTAR
DOC-E-7REMITIR AL SICUZ DE LA UZ25
27
CUMPLIMENTAR
DOC-E-6
REMITIR A LA SECCIÓN DE COMPRAS DE LA UZ
QUE INICIA EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
26: PROCEDIMIENTO NEGOCIADO
27: CONCURSO PÚBLICO
SE TRASLADA SOLICITUD
A LA COMISIÓN DE
COMPRAS DE LA UZ
¿SE APRUEBA?LA SECCIÓN DE COMPRAS DE LA UZ
ENVÍA INSTRUCCIONES A LA EPS
COMISIÓN DE COMPRAS DE LA UZ
ADJUDICA PROVEEDOR
EL SERVICIO DE GESTIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA
PAGA Y ENVÍA LA DOCUMENTACIÓN A LA EPS
FIN
SÍ
NO
LA SECCIÓN DE PATRIMONIO Y CONTRATACIÓN DE LA UZ:
ADQUIERE EL BIEN Y RECEPCIONA LA FACTURA
ENVÍA EL EXPEDIENTE AL SERVICIO DE GESTIÓN
FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA
8 CALENDARIO DE ACTUACIONES
El calendario de actuaciones de las actividades que componen este procedimiento no se puede
determinar a priori ya que tiene una dependencia absoluta de la petición que formulen los usuarios.
No obstante la referencia temporal del procedimiento la debemos incluir dentro del presupuesto
económico anual, de manera que las compras realizadas entre el 1 de diciembre del año anterior y el 30 de
noviembre del año en curso, deben ser imputadas y pagadas en este último periodo.
GESTIÓN DE COMPRAS
Código: PRA-013 Fecha: 10-02-2016 Página: 13 de 14 Revisión: 3
9 INDICADORES
1: Porcentaje de solicitudes de compra que se realizan mediante este procedimiento en cada una de
las Áreas.
2: Tiempo medio entre la solicitud y la entrega del bien o realización del servicio por proveedores.
3: Tiempo medio entre la solicitud y. el cierre del proceso de compra en la aplicación informática, por
proveedores
4: Número de incidencias, reclamaciones, sugerencias, oportunidades, propuestas, etc. derivadas
de la aplicación del procedimiento.
Responsable Mecanismo/Procedimiento Periodicidad Indicador Objetivo
Propietario del procedimiento
Contabilizar / Evolución Anual IA-013-01
FIA-013-01 Conocer la aplicación del
procedimiento e incrementar su uso
Propietario del procedimiento
Contabilizar / Evolución Anual IA-013-02
FIA-013-02
Conocer la aplicación del procedimiento y minorar el tiempo
medio resultante
Propietario del procedimiento
Contabilizar / Evolución Anual IA-013-03
FIA-013-03
Conocer la aplicación del procedimiento y minorar el tiempo
medio resultante
Propietario del procedimiento
Contabilizar / Analizar la evolución
Un curso académico
IA-013-04 FIA-013-04
Asegurar la aplicación del procedimiento y garantizar su
mejora
10 ACTUACIONES PARA LA MEJORA
El estudio de los indicadores conducirá a una mayor y mejor preparación de las herramientas
disponibles en el Centro para facilitar el procedimiento. Del mismo modo, ayudará a la planificación de los
recursos del Centro para el desarrollo de estas actuaciones.
11 ACTUACIONES PARA GARANTIZAR LA INFORMACIÓN PÚBLICA
Los proveedores oficiales de la UZ son publicados en la web de la UZ. Acceso en entorno web UZ.
12 GESTIÓN DEL RIESGO
El propietario del procedimiento, bien de modo propio o a instancias de cualquiera de los usuarios
del mismo, realizará un análisis de riesgos derivado de la aplicación del procedimiento, consignando todas
las incidencias, reclamaciones, sugerencias, oportunidades, propuestas, etc. (FRA-013-03 Incidencias del
procedimiento) que garanticen tanto su eficiencia como su mejora y cuyo estudio y evolución (FIA-013-04)
serán realizados por el propietarios del procedimiento y presentados en las reuniones del Comité de la
Calidad del Centro.
13 DOCUMENTOS DEL PROCEDIMIENTO
En este procedimiento da evidencia de sus actuaciones en los siguientes documentos:
GESTIÓN DE COMPRAS
Código: PRA-013 Fecha: 10-02-2016 Página: 14 de 14 Revisión: 3
Instrucciones técnicas:
ITA-013-01 Compras que no siguen el procedimiento establecido.
Formatos de los registros:
FRA-013-02: Solicitud de compra al proveedor.
FRA-013-03: Incidencias (en la aplicación del procedimiento).
Formatos de los registros de indicadores:
FIA-013-01: ficha del indicador IA-013-01
FIA-013-02: ficha del indicador IA-013-02
FIA-013-03: ficha del indicador IA-013-03
FIA-013-04: ficha del indicador IA-013-04
14 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la
Ley de Contratos del Sector Público.
Ley 47/2003, de 23 de noviembre, General Presupuestaria.
Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del
Procedimiento Administrativo Común.
Orden PRE/116/2008, de 21 de enero, por la que se publica el Acuerdo de Consejo de Ministros por
el que se aprueba el Plan de Contratación Pública Verde de la Administración General del Estado y
sus Organismos Públicos, y las Entidades Gestoras de la Seguridad Social.
Decreto 1/2004, de 13 de enero, por el que se aprueban los Estatutos de la Universidad de
Zaragoza, modificado por el Decreto 21/2011.
Normas de Gestión Económica de la Universidad de Zaragoza, disponibles en:
http://wzar.unizar.es/uz/vef/normativa/index_normativa.htm.
Presupuesto de la Universidad de Zaragoza del año en Curso. Bases de elaboración y ejecución del
Presupuesto de la Universidad de Zaragoza: http://www.unizar.es/institucion/presupuesto.
Plan de racionalización de la gestión económica en la UZ: http://www.unizar.es/institucion/plan-de-
racionalizacion-de-la-gestion-economica.
Albarán y factura, que serán emitidos por el proveedor
ITC-027-01 Análisis de riesgos
COMPRAS QUE NO SIGUEN EL
PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO
PRA-013 GESTIÓN DE COMPRAS
Código: ITA-013-01 Fecha: 10-2-16 Página: 1 de 4 Revisión: 3
COMPRAS QUE NO SIGUEN EL PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO
EDICIÓN FECHA MODIFICACIÓN
1 22-07-11 Edición inicial
2 22-10-12 Actualizar contenidos.
3 10-2-16 Cambio de codificación de IT-7401-1 a ITA-013-01
Elaboración:
Mercedes García Domínguez Administradora de la EPS Fecha: 3-2-16
Revisión:
Antonio Garcés Presidente del Comité de la Calidad Fecha: 8-2-16
Aprobación:
Luis Pardos Director de la EPS Fecha: 10-2-16
COMPRAS QUE NO SIGUEN EL
PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO
PRA-013 GESTIÓN DE COMPRAS
Código: ITA-013-01 Fecha: 10-2-16 Página: 2 de 4 Revisión: 3
ÍNDICE
1 OBJETO
2 CAMPO DE APLICACIÓN
3 RESPONSABILIDADES
4 DESARROLLO
5 FLUJOGRAMA
6 DOCUMENTOS DE LA INSTRUCCIÓN
7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
COMPRAS QUE NO SIGUEN EL
PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO
PRA-013 GESTIÓN DE COMPRAS
Código: ITA-013-01 Fecha: 10-2-16 Página: 3 de 4 Revisión: 3
1 OBJETO
El objeto de esta instrucción es describir las actividades a realizar cuando se recibe una factura de
una compra realizada sin seguir el procedimiento establecido en el Centro (PRA-013 Gestión de compras).
2 CAMPO DE APLICACIÓN
Cualquier compra realizada en la EPS que no siga el procedimiento de Gestión de Compras PRA-
013.
3 RESPONSABILIDADES
Las responsabilidades de esta instrucción técnica se identifican con las mismas personas que las
del procedimiento del cual deriva, y son las siguientes.
La responsabilidad principal corresponde a:
Propietario del procedimiento: la Administradora de la EPS.
La responsabilidad secundaria corresponde a:
Jefa de Negociado Administrativo.
Directora de Biblioteca, en las compras de fondos bibliográficos.
Técnicos de Laboratorios, en las compras de material de laboratorios.
Responsable de compras de Secretaría (en adelante RCS), en el resto de compras de todas las
áreas y en todas la fases de este procedimiento.
4 DESARROLLO
1 Se recibe en la EPS una factura de bienes o servicios que no se ha solicitado a través del
Procedimiento de Gestión de Compras (PRA-013).
2 El RCS solicitará información al proveedor y determina:
3 Si no se identifica a la persona que ha realizado la compra, el RCS procederá a devolver la
factura al proveedor, por no poder ser aceptada al no haberse identificado el interesado en momento de la
compra.
4 Si se identifica a la persona que ha solicitado la compra, se le envía la factura, advirtiendo que en
próximas ocasiones facilite los datos del Departamento o Proyecto a quien se ha de dirigir la factura. Esta
entrega de factura se realizará con acuse de recibo, firmando en copia factura o documento de registro de
entrada del centro.
COMPRAS QUE NO SIGUEN EL
PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO
PRA-013 GESTIÓN DE COMPRAS
Código: ITA-013-01 Fecha: 10-2-16 Página: 4 de 4 Revisión: 3
5 FLUJOGRAMA
6 DOCUMENTOS DE LA INSTRUCCIÓN
No hay documentos exclusivos de esta instrucción.
7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
PRA-013 Gestión de compras
SOLICITUD DE COMPRA AL
PROVEEDOR
PRA-013 GESTIÓN DE COMPRAS
Código: FRA-013-02
Fecha: 7-11-16 Página: 1 de 1
Revisión: 4
Importante: Le recordamos que si ustedes desean presentar factura electrónica, éstas deben ser registradas en el punto general de entradas de
facturas electrónicas de la Administración General del Estado (FACe) https://face.gobes/es/.
Para que la factura electrónica de este pedido llegue al destinatario que realizará el pago deberá identificar en la efactura los siguientes datos:
Oficina Contable: Universidad de Zaragoza Código U02100001
Unidad Tramitadora: la que corresponda según unidades que soliciten la compra.
Consultar en https://facturaelectronica.unizar.es/relacion_unidades_administrativas
Órgano gestor: la que corresponda. Consultar en https://facturaelectronica.unizar.es/relacion_unidades_administrativas
Elaboración:
Mercedes García Domínguez Administradora de la EPS
Fecha: 4-11-16
Revisión:
Antonio Garcés Presidente del Comité de la Calidad
Fecha: 4-11-16
Aprobación:
Luis Pardos Director de la EPS Fecha: 7-11-16
CIF Q5018001G
Fecha: Núm. Pedido: Email contacto:
Muy señores nuestros: Rogamos a ustedes se sirvan suministrar el material o servicio que se detalla a continuación:
Cantidad Características Artículos/Servicio Precio
Peticionario: TOTAL: Asignatura/Proyecto
Le agradeceríamos nos comunique los plazos máximos de entrega o realización del servicio. La factura debe enviarse a la dirección que figura a pie de página. La forma de pago será mediante transferencia bancaria, por lo que rogamos nos indiquen en factura el número IBAN.
Aprovechamos la oportunidad para saludarles muy cordialmente
La Administradora
Fdo.: Mª Mercedes García Domínguez
CUADRO CON DATOS
PROVEEDOR Dirección Teléfono
INCIDENCIAS
PRA-013 GESTIÓN DE COMPRAS
Código: FRA-013-03 Fecha: 10-2-16 Página: 1 de 1 Revisión: 1
Elaboración:
Antonio Garcés Presidente del Comité de la Calidad Fecha: 3-2-2016
Revisión:
Antonio Garcés Presidente del Comité de la Calidad Fecha: 8-2-2016
Aprobación:
Luis Pardos Director de la EPS Fecha: 10-2-2016
Consignar incidencias, reclamaciones, sugerencias, oportunidades, propuestas, etc. derivadas de la
aplicación del procedimiento.
Formato cumplimentado por: __________________________________ Fecha: _____________ Firma: ______________________
INDICADOR IA-013-01
PRA-013 GESTIÓN DE COMPRAS
Código: FIA-013-01 Fecha: 10-02-16 Página: 1 de 1 Revisión: 2
Elaboración:
Mercedes García Domínguez Administradora de la EPS Fecha: 3-2-16
Revisión:
Antonio Garcés Presidente del Comité de la Calidad Fecha: 8-2-16
Aprobación:
Luis Pardos Director de la EPS Fecha: 10-2-16
Indicador 1
Nombre: Porcentaje de solicitudes de compra que se realizan mediante este procedimiento en cada
una de las Áreas.
Fórmula: Solicitudes de compra por Área x 100/total solicitudes
Periodo de cálculo: anual
Sistema de seguimiento: Variación interanual
Formato cumplimentado por: __________________________________ Fecha: _____________ Firma: ______________________
INDICADOR IA-013-02
PRA-013 GESTIÓN DE COMPRAS
Código: FIA-013-2 Fecha: 10-2-16 Página: 1 de 1 Revisión: 2
Elaboración:
Mercedes García Domínguez Administradora de la EPS Fecha: 3-2-16
Revisión:
Antonio Garcés Presidente del Comité de la Calidad Fecha: 8-2-16
Aprobación:
Luis Pardos Director de la EPS Fecha: 10-2-16
Indicador 2
Nombre: Tiempo medio entre la solicitud y la entrega del bien o realización del servicio por
proveedores.
Fórmula: Media anual de días transcurridos entre la fecha de solicitud y la fecha de recepción del
bien por proveedores. Suma de todos los días transcurridos/ Número de solicitudes formuladas
Periodo de cálculo: anual
Sistema de seguimiento: Variación interanual
Formato cumplimentado por: __________________________________ Fecha: _____________ Firma: ______________________
INDICADOR IA-013-3
PRA-013 GESTIÓN DE COMPRAS
Código: FIA-013-3 Fecha: 10-2-16 Página: 1 de 1 Revisión: 2
Elaboración:
Mercedes García Domínguez Administradora de la EPS Fecha: 3-2-16
Revisión:
Antonio Garcés Presidente del Comité de la Calidad Fecha: 8-2-16
Aprobación:
Luis Pardos Director de la EPS Fecha: 10-2-16
Indicador 3
Nombre: Tiempo medio entre la solicitud y. el cierre del proceso de compra en la aplicación
informática, por proveedores
Fórmula: Media anual de días transcurridos entre la fecha de solicitud y la fecha de recepción de la
factura. Suma de todos los días transcurridos/ Número de solicitudes formuladas
Periodo de cálculo: anual
Sistema de seguimiento: Variación interanual
Formato cumplimentado por: __________________________________ Fecha: _____________ Firma: ______________________
INDICADOR IA-013-04
PRA-013 GESTIÓN DE COMPRAS
Código: FIA-013-04 Fecha: 10-2-16 Página: 1 de 1 Revisión: 1
Elaboración:
Antonio Garcés Presidente del Comité de la Calidad Fecha: 3-2-2016
Revisión:
Antonio Garcés Presidente del Comité de la Calidad Fecha: 8-2-2016
Aprobación:
Luis Pardos Director de la EPS Fecha: 10-2-2016
Indicador 4
Nombre: Número de incidencias, reclamaciones, sugerencias, oportunidades, propuestas, etc.
derivadas de la aplicación del procedimiento.
Fórmula: Número
Periodo de cálculo: Un curso académico
Sistema de seguimiento: Contabilizar / Evolución
Responsable: propietario del procedimiento
Formato cumplimentado por: __________________________________ Fecha: _____________ Firma: ______________________