Implantación de un Sistema Gestión de Conocimiento
Organización objeto de la implantación
Laboratorio Farmacéutico
Área Técnica
Mª Dolores Iglesias Currás
Máster de Gestión de la Información
y el Conocimiento en las Organizaciónes
Madrid, 04/07/2008
Índice de contenidos
Contextualización del Área Técnica Departamentos
Detección general de necesidades
Objetivos: Misión, VisiónObjetivos generales y específicos
Aspectos clave: beneficios y aspectos críticos
PLANIFICACIÓN Análisis del Área Técnica Recursos del proyecto
DISEÑO Acciones
DESARROLLO Actividades
IMPLANTACIÓN Plan de marketing
EVALUACIÓN
Área TécnicaÁrea responsable de todos los aspectos técnicosrelacionados con los productos y servicios que laorganización ofrece
División Técnicao Dirección Técnicao Departamento de Garantía de Calidado Departamento de Registros
División Comercial Dietética y Cosmética
o Departamento Técnico Laboratorio I+D
Detección general de necesidades I
Apoyo inexistente de sistemas y tecnologías de la información
Poco control de procesos y documentación
Conocimiento tácito sin transformar en
conocimiento explicito
Conocimiento explicito sin control
ni organización específica
Dificil acceso al conocimiento
Organización ÁreaTécnica
Detección general de necesidades II
Personaso Formación nuevas incorporaciones – mucho gasto de tiempoo Comunicación “boca a boca” – no se plasma practicas y
conocimientos individuales de los miembros del área tecnica
Procesoso Duplicidad de informacióno Errores por falta de coordinación interdepartamentalo Gestión lenta por falta de flujos de trabajo
Conocimientoo Duplicidad de documentacióno Documentación en papel – se necesita mucho espacio físicoo Información custodiada de forma individual – dispersión de información
y conocimiento
Misión y Visión
MisiónConseguir la máxima eficiencia posible para poder ofrecer alcliente interno/externo servicios y productos con mayor valorañadido.
VisiónConseguir que la implantación de un sistema de gestión delconocimiento en el área técnica, se haga extensivo a todas lasáreas de la organización, existiendo así un sistema de gestióndel conocimiento único para toda la organización
Objetivos Generales
Objetivos generaleso Conocimiento a disposición de las personas o Trabajo en equipo o Desarrollo de capacidades de los miembros (área técnica)o Flujos de trabajo e información
Objetivos específicos
Objetivos específicoso Gestión del conocimiento
o Espacios de producción e intercambio de conocimiento
o Entorno de colaboración: reutilizar y capturar conocimiento útil para cada uno de los miembros
o Reducción tiempos
o Reducción de costes relacionados con duplicidad de información y procesos, y espacio físico de almacenamiento
o Análisis y mejora de procesos
Aspectos claveAspectos críticos
Cultura organizacional: Necesaria una cultura de creación e intercambio de conocimiento
Aspectos Técnicos: El producto se debe integrar a los principales sistemas de información de la organización
Aspectos Presupuestarios: Presupuesto muy bien estructurado y justificado
Recursos Humanos: Aceptación por parte de los usuarios que formarán parte del sistema de GC y formación para los mismos.
Beneficios
Aumento en la rapidez de atención al cliente (interno/externo)
Mejora de los servicios prestados
Reducción de costes
Incremento de la productividad
PLANIFICACIÓN: Análisis Análisis de los departamentos que componen el área técnica
o Descripción generalo Servicios del Departamentoo Recursos del Departamento
Departamentos objeto de análisiso Garantía de Calidado Documentación y Registroso Dirección Técnicao Departamento Técnico/División Cosmética y
Dietéticao Laboratorio I+D
Resultados del análisis/Departamentoo Factores críticos o Acciones a llevar a cabo (fase de diseño)
Garantía de Calidad: Factores Críticos
PLANIFICACIÓN: Análisis
Estrecha relación con procesos heredados de fábrica (Normas de Correcta Fabricación)Creencia de que se aseguran la correcta consecución de los procesos
Documentos en formato papel
Procesos validados con firmas originales
Recogida de datos de forma manual
Gran volumen de documentacion en papel Necesidad de mucho espacio fisico y tiempo para la ordenación y archivo
Dificultad para controlar la información y la documentación
PLANIFICACIÓN: Análisis
Cambio de equipo
Documentación y Registros: Factores Críticos
Desconocimiento delsistema de gestión deinformación anterior en el Departamento
Ralentización de procesos
Gestiones administrativas(Administraciones Publicas)
Documentación en papel
Volumen documental
Gestión de dossieres
PLANIFICACIÓN: AnálisisDirección Técnica: Factores Críticos
Director TécnicoPapel fundamental para la implantación del sistema de gestión del conocimiento
A nivel interno: relación con todas las áreas de la organización
A nivel legal: responsable de todas las actividades relacionadas con la fabricación, almacenamiento, comercialización y distribución de especialidades farmacéuticas
A nivel externo: relación con proveedores y clientes
A nivel personal: persona dinámica, de mente abierta, con conocimiento extenso en la industria farmacéutica, buena disposición a la comunicación abierta
PLANIFICACIÓN: AnálisisDepartamento Técnico Dietética y Cosmética: Factores Críticos
División de reciente creación
Notable crecimiento de productos y clientes en poco tiempo
Ritmo de trabajo vertiginoso
Difícil control de la documentaciónPoca normalización de procesosDifícil comunicación con el resto de Departamentos
PLANIFICACIÓN: Análisis
Lejanía geográfica
Laboratorio I+D: Factores Críticos
Dificultad para tenercomunicación fluida conla organización
Normas de Correcta Fabricación+
Buenas practicas de laboratorio
DesinformaciónDocumentos en formato papel
Procesos validados con firmas originales
Recogida de datosde forma manual
Dificultad para controlar la información y la documentación
PLANIFICACIÓN: RecursosRecursos: Personas
Usuarios del Sistema de Gestión del Conocimientoo Área Técnicao Resto de áreas de la organizacióno Usuario externos (clientes/proveedores)
Gestores del Sistema de Gestión del Conocimientoo Componentes de área técnicao Departamento de Tecnologías de la Información
PLANIFICACIÓN: RecursosRecursos: Tecnologías
Softwareo Herramientas apoyo a la gestión de la información (a definir)o Herramientas de apoyo al desarrollo del proyecto:
• Herramientas de ofimatica• Microsoft Outlook• Portal/Intranet
Hardwareo Ordenadoreso Servidores web y servidores de datoso Modemso Scanner, impresoras
PLANIFICACIÓN: RecursosGrupo de trabajo
Supervisor del proyectoo Asistencia a reuniones de puesta en marcha y diseñoo Supervisión periódica de acciones llevadas a caboo Presentación del proyecto ante el Comité de Dirección
Director del proyectoo Coordinación de actividades y reunioneso Calendario de trabajoo Elaboración de documentos relacionados con el proyecto
Departamentos soporteo Departamento de Tecnologías de la Información: Apoyo en desarrollos basados en tecnologías de la informacióno Departamento de Atención al Cliente/División Operaciones: conocimiento de todas las herramientas de gestión de la información de la organización.
DISEÑO: AccionesTIPOLOGÍA DPTO. T.I DESCRIPCIÓN
ACCIÓN 1:ELABORACIÓN,DISTRIBUCIÓN,CONTROL DEPROCEDIMIENTOSNORMALIZADOS DE TRABAJO
Garantía de Calidad Gestión de PNTsGestión de ISO 9001
Sharepoint
Herramienta de MicrosoftOffice basada en entronoWeb. Creación de bibliotecas deDocumentos donde ubicartodos los PNTs , conaccesos por tipos de usuarioy creando diferentes vistassegún las necesidadesde cada usuario.
RegistrosElaboración de PNTsprocesos de gestiónde documentación yconocimiento Infoptah
Herramienta basadaen entrono Web. Crear formulariosdestinados al control decomprensión de lectura dePNTs que debencumplimentar todos losimplicados en un PNT.
I+DGestión de PNTsrelacionados conGMPs y GLPs
DISEÑO: Acciones
TIPOLOGÍA DPTO. TI DESCRIPCIÓN
ACCIÓN 2:GESTIÓN DELIBERACIÓNDE PRODUCTOS
Garantía de Calidad
Liberación de productos
IP6
Herramienta Oracle utilizada para la gestión del almacén del laboratorio farmacéutico. Documentación de cada lote de producto relacionada con dicho lote siempre trazabilidad de un producto gestionada en el sistema y documentada en todo momento Recuperación de documentos en formato digital
DISEÑO: AccionesTIPOLOGÍA DPTO. TI DESCRIPCIÓN
ACCIÓN 3:GESTIÓN DE MATERIAL DE ACONDICIONAMIENTO
Garantía de Calidad
Infopath Creación de formularios para la gestion del desarrollo, diseño, modificación, de materiales de acondicionamiento. Control del proceso e historial de cambios.
IP6 Creación de una base de datos especifica para los materiales de acondicionamiento para el control de los materiales de acondicionamientos vigentes Información actualizada y accesible.
DISEÑO: AccionesTIPOLOGÍA DPTO TI DESCRIPCIÓN
ACCIÓN 4:FORMULACIÓNDE PRODUCTOS
DepartamentoTécnico
I+D
Flujos de trabajo para elproceso de formulaciónde productos
Infopath Flujo de trabajo condiferente informaciónpara poder completarel proceso
Recuperacion dedatos relacionadoscon componentes deformulación
TIPOLOGÍA DPTO TI DESCRIPCIÓN
ACCIÓN 5GESTIÓN DOCUMENTAL
Todo el Área Técnica
Repositorio de Documentos
Almacenar todos aquellos documentos generados en el área técnica de forma estructurada
Todo el conocimiento centralizado
DESARROLLO: ActividadesPLANIFICACIÓN Reuniones:
o Organización del equipoo Captura de requisitos generaleso Definición de requerimientos del proyecto
Documento:o Documento estilo
DISEÑOReuniones:
o Funcionalidades del sistemao Análisis de requisitoso Lista estructurada de contenidoso Viabilidado Planificación de tareas
Documentos: Guía de trabajo
DESARROLLO: ActividadesDESARROLLO
Análisis de Tecnologías de la Información Programación de bases de datos Diseño de espacios en el portal/intranet Maquetas/pruebas Aprobación Documento:
o Manual de usuario y explotación
IMPLANTACIÓN
Comunicación Cursos Puesta en marcha
DESARROLLO: Calendario
Inicio Fin
FASE PLANIFICACIÓN 5 días 08/09/2008 12/09/2008
Documento estilo 1 día 11/09/2008 11/09/2008
Reunión puesta en marcha 1 día 12/09/2008 12/09/2008
FASE DISEÑO 9 días 16/09/2008 26/09/2008
Lista estructurada de contenidos 1 día 18/09/2008 18/09/2008
Guía de trabajo 3 días 24/09/2008 26/09/2008
FASE DESARROLLO 28 días 29/09/2008 14/11/2008
Manual de usuario y explotación 2 días 04/11/2008 05/11/2008
FASE IMPLANTACIÓN 42 días 06/11/2008 23/01/2009
Comunicación 8 días 06/11/2008 17/11/2008
Cursos 14 días 18/11/2008 09/12/2008
Puesta en marcha 21 días 10/12/2008 29/01/2009
IMPLANTACIÓNCOMUNICACIÓN
Presentación del producto a todos los departamentos de la compañía Cursos destinados a los usuarios del sistema de gestión del conocimiento Notas informativas referentes a actualizaciones en el sistema
ACTIVIDADES
Presentación del producto por grupos en varios días Cursos. Dos niveles
o Nivel avanzado para la gestión del sistemao Nivel básico de uso general
EVALUACIÓN
El producto presentado se encuentra en su etapa de introducción (diseño y establecimiento de los instrumentos necesarios), esto representa:
o Un gasto importante o Poco rendimiento productivo en su fase inicialo Un esfuerzo importante para el personal implicado
Beneficios del sistema de gestión de conocimiento una vez se haya implantado:
o Disminución en el uso de soportes en papel y soporte electrónico o Disminución de soporte por parte del servidor de la compañía o Disminución del tiempo en la ejecución de tareaso Compensacion del gasto inicial de desarrollo y mantenimiento
EVALUACIÓN
Beneficios intangibles
Aumento de la seguridad en los procesos
Aumento en la rapidez de atención a cliente (interno/externo)
Mejora de los servicios prestados
Incremento de la productividad
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