Gestión de la Calidad
Conceptualización• SEIRI• SEITON • SEISO • SEKETSU
• SHITSUKE
• CLASIFICACIÓN• ORGANIZACIÓN • LIMPIEZA• BIENESTAR PERSONAL• DISCILPLINA
•Mantenga sólo lo necesario
•Manténgalo en orden
•Mantenga todo limpio
•Cuide su salud física y mental
•Mantenga un comportamiento confiable
La metodología de las 5 ´S implica el desarrollo de un conjunto de actividades encaminadas al logro de un ambiente de trabajo ordenado, limpio y confortable
5´s
Clasificación (SEIRI)
• Clasificar es separar u ordenar por clases, tipos, tamaños, categoría o frecuencia de uso.
• Eliminar lo que no sirve , lo innecesario y lo excesivo.• De escritorios, pasillos, oficinas, almacenes, etc.• Es indispensable que revise los objetos, mobiliario y equipo que
utiliza, los seleccione y clasifique.• ¿En su puesto de trabajo, cuántas cosas innecesarias guarda?• ¿Y en su casa?
Recuerde que a veces se utiliza mal el espacio que puede ser vitalpara tener un ambiente más limpio y holgado de trabajo
Criterios para la selección y clasificación
• TIEMPO– Durabilidad– Caducidad– Por legislación, etc.
• ARTÍCULOS– Deteriorados– Poco funcionales– Innecesarios– Obsoletos– Descompuestos, fraccionados o rotos– Mohosos– Peligrosos (tóxicos, contaminantes, etc.)
Procedimiento para la Clasificación
Si se usa a cada momentoSi se usa todos los díasSi se usa todas las semanas
Ubíquelo en la oficina, sobre el banco de trabajo o cerca de las máquinasA) Identifique
B) Identifique
C) Identifique
Si se usa una vez al mes
Si se usa cada 3 semanasSi se usa esporádicamente
Ubíquelo cerca del sitio de trabajo
Ubíquelo en el almacén o en un depósito
DescárteloLo que no es necesario
A nivel de empresa enforma sistemática
REORGANIZACIÓN TOTAL
REORGANIZACIÓN PARCIAL
INSPECCIÓN PERIÓDICA
DISCRIMINACIÓN DE:
Simultáneamente, en todas la oficinas y talleres, cada empleado lleva a cabo lareorganización
FUNCIONAL REPARABLEARTÍCULOS
VIEJOSSOBRANTES
ARREGLO INNECESARIO
SE ORGANIZA
SE DESECHA
Un día señalado con anticipación, sólo una oficina, el almacén o un área definida,desarrollan la reorganización. P. Ejem: Pasillos, corredores caminos, oficina segúnorganización, espacios comunes o serviciosarmarios, gavetas, estantes, etc.
Organización (SEITON)
• Es ordenar un conjunto de objetos, partes o elementos, dentro de un conjunto, en especial en una combinación que esté acorde con algún principio racional o cualquier arreglo metódico de partes.
• Es posible que en ciertas áreas existan estándares de organización como (Ordenar la herramientas, normas de archivo, instrucciones de ubicación, etc.), si no existen, es recomendable proponerlos.– Ordenar por claves alfanuméricas o numéricas– Por su utilización (por día, semana, mes, año, etc.)– Por características (tamaño, color, funcionamiento, etc.)– Por combinación de métodos:
• Primero por características y luego por clave• Por utilización y luego por característica, etc.
Procedimiento para Organizar
Definir una nomenclatura paraclase de elementos
Decidir los sitiosde ubicación
(Cada cosa en su lugar)
Decidir como se va a guardar, tomando en cuenta:1)Fácil de guardar2)Fácil de identificar3)Fácil de sacar4)Fácil de reponer5)Fácil de volver a su lugar
Una recomendación importante al organizar es cumplir con el concepto de:“un elemento es lo mejor”.
Una herramienta, un formato, una hora, una máquina, un archivo, una hoja de papel, etc.
Si se establecen lugares de ubicación, cada usuario deberácolocar en su lugar el artículo que tomó al terminar de usarlo
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Limpieza (SEISO)•Es el acto de quitar lo sucio.•Mantener permanentemente condiciones adecuadas de aseo e higiene.•Eliminar manchas, mugre, grasa, polvo, desperdicios, etc., de pasillos,talleres, oficinas, almacenes, escritorios, bancos de trabajo y demás elementos del lugar de trabajo.•Lograr que los trabajadores apoyen a las tareas de mantenimiento específico de maquinaria, insumos, herramientas o instrumentos, con una programación acorde a las mayores exigencias de operación.
La limpieza general es responsabilidad de la empresa, perogran parte del éxito reposa en la actitud de los trabajadores
Procedimiento para Limpieza
Saque el polvo y suciedad de los sitios de trabajo; pisos, paredes,
techos, ventanas, cajones,estantes y maquinaria que se use en
las operaciones diarias
1)Limpiar lo que se va a utilizar antes de trabajar2)Antes de salir, dejar todo tan ordenado y limpiocomo se quiere encontrar al día siguiente3)Hacer de los puntos anteriores un hábito
Asee el sitio de trabajo y el equipodespués de usarlo
Limpie cualquier suciedad en lasherramientas, instrumentos o
aparatos, antes y después de su uso, y verifique su funcionalidad
Si durante el proceso de limpiezaencuentra cualquier desorden o
desarreglo anormal, o condicionesindeseables, identifique las causasprincipales y establezca acciones
preventivas para evitar la recurrencia.
Establezca su propio programa de limpieza, diario y periódico, con un cuadro de tareas para cada
lugar específico
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Bienestar Personal(SEIKETSU)
• Es el estado en que la persona puede desarrollar de manera fácil y cómoda todas sus funciones.
• Consiste en mantener la “limpieza mental” y física de cada trabajador.• No requiere de un procedimiento especial, más bien es el resultado de aplicar
adecuadamente las “eses” anteriores lo que conduce a gozar de un “ambiente saludable” y cómodo para quienes laboran en él.
• Se refiere tanto a la salud física como mental de cada trabajador, así como a las facilidades que se le brinden para desarrollar su trabajo de manera confortable.
• Sitios “malsanos” no contribuyen a la buena salud de los que laboran en él.
Aspectos Importantes para el Bienestar Personal
• En primer lugar, con aspectos orientados a las condiciones de los empleados:– Recordar siempre la importancia de mantener mente sana y cuerpo sano.– Insistir en la necesidad de vestir con ropa limpia y apropiada, y de cumplir
con las normas de seguridad.– Mantener excelentes condiciones de higiene en los servicios comunes.
• En segundo lugar, haciendo énfasis en las 5 ´S mediante la utilización de formas más avanzadas, como establecer procedimientos estándar de operación para planear la aplicación de las 5 ´S, bajo condiciones de plena conciencia en cada trabajador. Esta opción, sugiere:
Mecanismo para establecer procedimientos estándar para las 5 ´S
Identifique
Establezca
Determine
Si encuentra algoerróneo, determine:
Cuáles son?Por qué son?Dónde están?
Criterios de evaluación para:
FormatosInstructivosCheck-list
ResponsablesCausasSoluciones
Las áreas o puntos críticos o importantes relacionados con
las 5 ´S
Lo crítico, lo importante, lo inseguro o peligroso, lo pococonfiable y lo poco deseable
Cuándo se va a reportar?Quién va a verificar?Qué se va a verificar?Cómo se va a verificar?Qué instrumentos se usarán?
Cuándo se va a reportar?A quién se va a reportar?Cómo se va a reportar?
A manera de síntesis:• Aseo y arreglo adecuados• Ropa limpia y propia para el trabajo• No abusar del alcohol, tabaco o
substancias similares• Alimentación balanceada• Posturas adecuadas en el trabajo• Descanso adecuado• Actitud positiva hacia el trabajo,
haciendo del desempeño laboral un medio de satisfacción personal
• Actitud equilibrada en relación con los problemas personales y de trabajo
• Visitar al médico cuando se requiera y de preferencia periódicamente como medida preventiva.
• Vida equilibrada con deportes, capacitación, recreación y todo aquello que apoye al bienestar personal
• Utilización del equipo de protección y seguridad, y cumplimiento de las normas.
“La empresa debe asegurar que las condiciones de trabajo para los empleados sean adecuadas y mantener los servicios comunes en condiciones que propicien un
ambiente sano”
Disciplina (SHITSUKE)
• Es el apego a un conjunto de leyes o reglamentos que rigen a la comunidad, a las empresas o a nuestra propia vida.
• Orden y control personal que se logra a través de un entrenamiento de las facultades mentales, físicas y morales.
• Su práctica desarrolla en la persona “disciplinada” un comportamiento “confiable”.• En las 5 ´S, se refiere al hecho de que cada miembro de la empresa mantenga como hábito
o costumbre normal, la puesta en práctica de los procedimientos correctos.• En calidad el concepto de autodisciplina o autocontrol es fundamental.• En calidad, las mejoras pueden ser esporádicas, “flores de un solo día”, “llamaradas de
petate”; hoy lo hice bien, mañana lo olvido; hoy cumplí, mañana quien sabe.
La indisciplina implica no sólo el hecho de incumplir normas; significa además, faltade respeto por lo demás y un desconocimiento de las motivaciones humanas y de lo que significa en el ambiente social y empresarial la “confiabilidad” en la persona.
Un ambiente de calidad:
• No puede lograrse sin disciplina.• Puede desarrollarse a partir de los siguientes aspectos:
– Comprender el concepto de “EMPATÍA”• Capacidad de ponerse en el lugar del otro• ¿Tengo que soportar el desaseo del otro?• Puedo confiar en el comportamiento del otro?
– Aplicar el concepto de “Cliente interno”• Entregar de manera esperada
– Desarrollar el compañerismo en el trabajo• Enseñar• Compartir• Colaborar
– Ser, en términos generales, un ser humano integral
Procedimiento para promover la autodisciplina
Preparar materialdidáctico o eventos
de instrucción
Usar con todos los empleados la técnica“Aprender haciendo”
“Muéstrele como”“Déjelo hacer”
“Repita hasta que seforme el hábito”
Facilite las condicionespara que cada
empleado ponga en práctica lo aprendido
Enseñe fundamentalmente
con su ejemplo
Si no se actúacorrectamente, corrijaen el mismo puesto de
trabajo mientras explicaporqué no se hace así
Establecerprocedimientos que
deberán seguir
todos los empleados
RESUMEN
LAS 5 ´S Aspectos a Mejorar CONTROLES
MediciónEstablezca1) CLASIFICACIÓN
2) ORGANIZACIÓN
3) LIMPIEZA
4) BIENESTAR PERSONAL
5) DISCIPLINA
Establezca
Establezca
Establezca
medición
Medición
medición
medición
EstablezcaEstablezcaEstablezcaEstablezcaEstablezca
Procedimientos para la aplicación de las 5 ´S
• Concientización en cada empleado• Establecimiento de metas• Selección de acciones prioritarias (proyectos)• Análisis de la situación actual (los hechos)• Desarrollo de acciones correctivas• Evaluación (Comparación con la situación anterior)
Concientización
• El supervisor o encargado de los grupos deberá dirigir el proceso.• Realizar discusiones sobre el tema con la participación de todos.• Hacer énfasis de que el taller u oficina es una extensión de la casa.• Insistir que sólo se produce calidad en sitios limpios, ordenados y seguros.• Lograr con la observación física el convencimiento de mejorar el ambiente.• Insistir en cómo el orden y la limpieza están ligados a la seguridad
El objetivo es despertar la conciencia sobre la necesidad del cambio para que la gente se sienta comprometida con él.
Se sugiere :
Fijando las Metas
•¿Qué se hará?•¿Quién lo hará?•¿Cuándo se hará?•¿Cuál será la forma de hacerlo?•¿Cómo se hará?•¿Dónde se hará?
• Las metas deberán ser:– Producto del consenso– Factibles– Realizables a bajo costo– Observables– Medibles
El trabajo se deberá desarrollar en equipo
Desarrollo de acciones correctivas y preventivas
Criterios de prioridad• Costos• Urgencia• Importancia• Áreas clave• Impacto externo• Impacto interno
Elaborar un Plan• Indicar metas• Indicar recursos• Indicar procesos• Indicar responsables• Indicar fechas• Indicar mediciones
Análisis de la situación actual (los hechos)
Se deberá• Filmar• Fotografiar• Verificar con check-
list• Observar• Medir• Calificar
Analizar• ¿Qué se acumuló?• ¿Dónde apareció?• ¿Por qué sucedió?• ¿Cuándo sucedió?• ¿Cómo sucedió?• ¿Quién lo hizo?
Desarrollo de acciones correctivas y preventivas
• Discutir con los empleados involucrados, sobre el tipo de acciones correctivas y preventivas que puedan ser más efectivas.
• Decisión por consenso sobre la acción que se deberá realizar.• Aplicación práctica de las medidas acordadas, por parte de cada uno de
los involucrados en el plan.
Existen dos tipos de soluciones:
Acción remedial inmediata.- Actúa sobre los efectos que “se ven”.Acción preventiva.- Busca evitar que el problema se repita y que en consecuencia actúa sobre las verdaderas causas de raíz.Procedimiento recomendado:
Evaluación
• Es conveniente hacer un seguimiento permanente y verificar los resultados obtenidos.
• A partir de la evaluación surgen nuevas propuestas para superar dificultades y realizar la mejora continua.
• Se pueden utilizar:– Listas de verificación (check-list)– Hacer observaciones– Entrevistas, etc.
Procedimiento Genérico
Una vez seleccionadael área de trabajo
•Filmar o fotografiar•Observar•Aplicar chek-list
Se deberá ordenarla información
Se deberá analizarla información
Identificar las causaspotenciales
Dar soluciones a bajocosto y con sentido
común
Hacer las pruebaspiloto de lassoluciones
Volver a mediry comparar
Implantar loscambios de manera
definitiva
Secuencia típica de Implantación
ETAPA 1
Bienestar Personal
A
Usar ropa limpia
Cuidar la Salud física y mental
Mantener un comportamiento confiable
Organizar los sitios de trabajo cómodos
Usar equipo de protección y seguridad
B
Secuencia típica (2)
A
C
B
A
CLASIFICACIÓN
Establecer criterios para identificar lo que sirve y lo que no
IDENTIFICAR LO QUE SIRVE DE LO QUE NO
ES ÚTIL
Si
DESCARTARNo
Secuencia típica (3)
A
LIMPIEZA
Eliminar suciedad,basura, polvo, etc.
Mantener condiciones limpias
C
ORGANIZACIÓN
Establecer un sistema para mantener a la mano sólo artículos necesarios
D
Secuencia típica (4)
D ETAPA 2
DISCIPLINA
Reconocer la necesidad de dar seguimientoa lo especificado
Procedimientos correctos, conforme a las especificaciones
Tener conciencia permanente de mejoramiento
Lista de verificación para las 5 ´S (Formato para oficina)
5´S No. ASPECTOS QUE VERIFICAR (Sugerencias) 0 1 2 3 4
1 Objetos dejados sin uso Existencia de materiales innecesarios
2 Pasillos y áreas de trabajo identificados Señales de identificación
3 Hallazgo frecuente de objetos personales Si existe aprobación para ello
4 Objetos innecesarios Artículos inservibles u obsoletos
5 Información oficial actualizada Si es actualizada por la Dirección
6 Lugares para papelería y archivo Se almacena en lugares apropiados
7 Cumplimiento de normas o procedimientos Existen normas
8 Se deja en cualquier parte lo que se usa Si se regreza a su lugar original
9 Archivos importantes clasificados Se puede encontrar lo que se busca en 10"
10 Orden en escritorios, sillas y repisas Que no haya objetos innecesarios
11 Ventilación adecuada
12 Suciedad y polvo en áreas de trabajo Parte posterior de los equipos
13 Suciedad en áreas públicas Parte posterior de los equipos
14 Suciedad en recepción o salones Debajo de mesas y escritorios
15 Control de botes de basura Observar los registros de verificación
16 Limpieza diaria encima de escritorios
17 Limpieza de máquinas en la mañana
18 Asinación de limpieza a los empleados Lista de asignación de tareas
19 Se vacían botes de basura antes de salir Lista de asignación de tareas
20 Limpieza diaria en la oficina
21 Uso permanente de uniformes
22 Puntualidad en las reuniones Si se cumple siempre
23 Se contesta el teléfono según las normas
24 Se limpia la oficina antes de salir
25 Se maneja infor. Conf. según lo establecido
Puntuación
SEIRI
SEITON
SEISO
SEIKETSU
SHITSUKE
E V A L U A C I Ó N
Lista de verificación para las 5 ´S (Formato para planta)
5´S No. ASPECTOS QUE VERIFICAR (Sugerencias) 0 1 2 3 4
1 Objetos sin uso Materiales o herramientas innecesarias
2 Pasillos y áreas de trabajo identificados Líneas de identificación
3 Hallazgo frecuente de objetos personales
4 Materiales o elementos en exceso Elementos inservibles, viejos u obsoletos
5 Estándares para colgaderas, perchas, etc. Regulaciones expedidas por la Dirección
6 Definición de almacén de partes, herr., etc.
7 Cumplimiento de lo especificado Si se almacena en áreas equivocadas
8 Se deja afuera lo que se usa en el trabajo Si se regresa a su lugar después de usarlo
9 Limpieza permanente del área de trabajo Se puede encontrar cualquier cosa en 3"
10 Orden en mesas de trabajo y estantes Inexistencia de objetos innecesarios
11 Suciedad en mesas de trabajo o herram. Ver bajo la mesa / escritorio
12 Suciedad en el área de trabajo Parte posterior del equipo
13 Suciedad en el equipo y maquinaria Parte posterior del equipo
14 Suciedad o manchas en líneas de identif.
15 Control adecuado del equipo Registros de control
16 Mugre, aceite o fugas de agua, etc.
17 Mantenimiento apropiado para equipo Bitácora de mantenimiento
18 Limpieza diaria del piso
19 Hay responsables definidos para el aseo Lista de asignación de tareas
20 Desocupación de los botes de basura
21 Uso permanente de uniformes
22 Uso adecuado del equipo de protección Si se usa siempre
23 Cumplimiento de normas Si están las normas a la vista
24 Limpieza diaria del lugar antes de salir
25 Buenas actitudes en el trabajo
Puntuación
SEIRI
SEITON
SEISO
SEIKETSU
SHITSUKE
E V A L U A C I Ó N
Gráfica de Radar
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Clasificación
Disciplina
BienestarPersonalLimpieza
Organización