La gestión en unidades de La gestión en unidades de informacióninformación
Mª del Carmen Sánchez Domínguez
Facultad de Documentación
Universidad de Alcalá
IntroducciónIntroducción
La gestión de los servicios de información conlleva tener en cuenta aspectos relacionados con la planificación de los servicios de información, de forma paralela el gestor debe conocer la organización en la que se actúa, determinar la misión del servicio y el trabajo por objetivos.
Elementos de la planificaciónElementos de la planificación
1. Los motivos por los que hay que realizar una planificación y los beneficios que la organización obtiene.
2. El contexto en que actúa el servicio de información.
3. El análisis del entorno y del servicio.
4. La visión, misión y los objetivos concretos del servicio .
5. El trabajo por objetivos y la determinación de los objetivos en las tareas
6. El plan de acción.
7. El seguimiento y la evaluación del plan de acción.
Finalidad del plan
Planes de actuación
Objetivos Seguimiento y evaluación
Fases de la planificación
Conocer la organización: análisis interno :
• Misión de la organización y sus objetivos.
• Evolución de la organización a lo largo de los años precedentes .
• Estructura orgánica.
• Ubicación de la unidad de información dentro de esa estructura.
• Conocer a las personas claves de la organización.
• Expectativas de las personas claves de la organización respecto a nuestro servicio.
• Recursos de información disponibles
• Procedencia de la información.
• Pautas para ayudar a la organización a conseguir sus objetivos.
El contexto de la unidad de Información
Análisis DAFO
• Debilidades o puntos débiles del servicio.
• Amenazas. Elementos externos que pueden tener un impacto negativo en el servicio.
• Fortaleza o puntos fuertes del servicio.
• Oportunidades. Elementos externos que pueden tener un impacto positivo en el servicio.
Definición:
• Simple y clara.
• Pertinente y ajustada a la organización.
• Definida en positivo.
• Diferenciada de centros similares.
• Entendida y aceptada por el personal.
La misión de la Unidad de información
La visión de la Unidad de información
• La unidad se ha de plantear qué quiere y cómo le gustaría ser.
• Este nivel es más abstracto y debe prever el futuro y el diseño de posibles escenarios.
• Para crear escenarios futuros es necesario que exista un trabajo en equipo, interrelación con otros departamentos
Los objetivos de la Unidad de información
Los objetivos estratégicos y operativos serán necesarios para:
• Mejorar la calidad.
• Mejorar los resultados.
• Optimizar los recursos
• Promover los servicios y productos
• Mejorar la satisfacción de los usuarios
• Motivar al personal.
El trabajo por objetivos.
• Dirigir toda la organización hacia la misión definida y evitar la dispersión de recursos
• Dar cohesión al personal, ya que se siente partícipe en un trabajo común y establece las bases para una motivación laboral más alta
• Evitar centrarse en el pasado y perder la visión de futuro
Concreción de los objetivos en tareas.
Tipos de objetivos:
• Objetivos globales o estratégicos del servicio
• Objetivos operativos
• Tareas u objetivos a nivel departamental o de área
¿Cómo han de ser los objetivos?
Los errores más frecuentes en la definición de objetivos
La programación de las tareas
El plan de acción: elementos
Resumen ejecutivoResumen ejecutivo
Visión y misión del Visión y misión del servicioservicio
Análisis de factores Análisis de factores externosexternos
Puntos fuertes y débiles Puntos fuertes y débiles deldel ServicioServicio
ObjetivosObjetivos estratégicosestratégicos
OObjetivos operacionalesbjetivos operacionales
Cambios de estructuraCambios de estructura
Recursos humanos Recursos humanos implicadosimplicados
Evaluación de costesEvaluación de costes
Plazos de realizaciónPlazos de realización
MMétodo de seguimiento étodo de seguimiento
yy evaluaciónevaluación..
Elementos que se incluyen en el plan de acción:
El plan de acción: su ejecución
• Niveles de ejecución del plan:
• Nivel estratégico
• Nivel organizativo
• Nivel de recursos:
• Elementos para la ejecución exitosa de un plan de acción
El seguimiento del plan de acciónEl seguimiento del plan de acción se caracteriza por:
• Realizar un cronograma
• Tiene en cuenta los factores externos
• Es un proceso continuo
• Permite modificar las estrategias de actuación
• Utilizar programas de gestión de proyectos.
• Niveles de seguimiento Funcional y Orgánico
La evaluación del plan de acción
Variables de evaluación • Calidad de productos y servicios.
• Calidad de la gestión.
• Innovación.
• Valores de la inversión a largo plazo.
• Resultados financieros.
• Responsabilidad dentro de la comunidad.
• Habilidad para atraer, desarrollar y mantener a personas.
Bibliografía complementaria
Abbott, CH. Permance measurement in library an information services. Londres: ASLIB, 1994.
Crawford, J. Evaluation of library and information services. Londres: ASLIB,1996
Horovitz. La calidad del servicio : a la conquista del cliente. Madrid: MacGraw-Hill, 1994.
Lancaster, F.W. If you want to evaluate your library. Londres : Library Associaton, 1993