GOBIERNO REGIONAL DE CUSCO DIRECCIÓN REGIONAL DE EDUCACIÓN DEL CUSCO
UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL DE ACOMAYO “Todos Comprometidos por una Educación de Calidad”
“AÑO DE LA LUCHA CONTRA LA CORRUPCION Y LA IMPUNIDAD”
OCP-ABAST-AGA EX – FUNDO CABRERA S/N – ACOMAYO - ACOMAYO
DIRECTIVA N°002 – 2019/CP/UGEL-A.
“NORMAS PARA LA ADMINISTRACION, CONTROL, DESPLAZAMIENTO, USO ADECUADO,
MANTENIMIENTO Y CUSTODIA DE LAS UNIDADES VEHICULARES Y MOTORIZADAS DE LA
UGEL ACOMAYO Y LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS DEL AMBITO”
I. OBJETIVO.
La presente Directiva tiene por objetivo establecer las normas que regulen y
controlen, el desplazamiento, uso adecuado, mantenimiento y custodia de las
unidades vehiculares y motorizadas del ámbito de la UGEL ACOMAYO y las
Instituciones Educativas del Ámbito.
II. FINALIDAD.
La finalidad de la presente Directiva, es hacer conocer el uso adecuado, custodia física,
salida fuera de la entidad y el retorno de unidades vehiculares y motorizados a todo el
personal del ámbito de la UGEL ACOMAYO y las instituciones educativas del ámbito
para garantizar la utilización desplazamiento y custodia de los bienes del estado.
III. BASE LEGAL.
Ley N°29151 Ley General del Sistema Nacional Bienes Estatales.
Ley N°27785 Ley orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General
de Republica.
LEY N°27444 Ley de Procedimientos Administrativo General.
LEY N°28716 Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.
LEY N° 27181 Ley General de Transporte y Tránsito Terrestre.
Ley N°29151 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento
Aprobado por el Decreto Supremo N°007-2008-VIVIENDA.
Decreto Supremo N°033-2005-PCM Reglamento de Código de Ética de la Función
Pública.
Resolución N°158-97/SBN que Aprueba el Catalogo Nacional de Bienes Muebles del
Estado y la Directiva que Norma su Aplicación.
Resolución de Contaduría N°067-97-EF/93.01 que Aprueba el Compendio de la
normatividad Contable y sus Modificaciones.
Resolución de Contraloría N°320-2006-CG Normas de Control Interno para el Sector
público.
Resolución de Contraloría N°458-32008-CG Guía de Implantación del Sistema de Control
Interno en las Entidades del Estado.
Ordenanza Regional N°046-2013-GR/GRC Cusco que Aprueba el Reglamento de la
Organización y Funciones (ROF) del Gobierno Regional Cusco.
Directiva N°004-2014-CG CUSCO/ PR Normas y Procedimientos para el Uso Adecuado
Custodia Física y Control de Salida y Reingreso de Bienes Muebles de la Propiedad del
Gobierno Regional Cusco.
Resolución N° 046-2015/SBN Aprobar la Directiva N°001 -2015/SBN "Procedimientos de
Gestión de los Bienes Muebles Estatales.
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IV. ALCANCE.
La presente Directiva es de aplicación en todo ámbito de la UGEL ACOMAYO y las
instituciones educativas del ámbito.
V. RESPONSABILIDAD.
Las Unidades Orgánicas de la UGEL ACOMAYO y las instituciones educativas del ámbito
son responsables del cumplimento de lo dispuesto en la presente Directiva.
VI. DISPOSICIONES GENERALES.
6.1. Todos los Vehículos de la dependencia de la UGEL ACOMAYO y las instituciones
educativas del ámbito. Deben de ser utilizados únicamente para atender asuntos
oficiales debidamente autorizados. (Anexo N°01)
6.2. Todos los Vehículos de la UGEL ACOMAYO y las instituciones educativas del ámbito.
Solo podrán salir de las instalaciones de las entidades previa PAPELETA de
Autorización del Director de la Administración, en coordinación con la oficina de
Control Patrimonial. (Anexo N°01).
6.3. Los vehículos son únicamente conducidos por el conductor asignado y/o
funcionario autorizado el cual deberá ser acreditado previamente por la oficina de
personal, los mismos deben de portar:
Autorización del director de la oficina de la dirección de administración o de
la oficina de Abastecimiento y Control Patrimonial.
Orden de trabajo autorizado por el funcionario responsable, cuando se realice
viajes fuera de la ciudad.
Tarjeta de propiedad y revisión técnica de la unidad motorizada.
Licencia de conducir profesional, acorde al vehículo en uso, DNI del conductor
del vehículo.
Libreta de control individual de vehículo —bitácora.
Tarjeta del SOAT.
Tarjeta de control de uso vehicular de asignación de comisiones.
Registrado de reporte diario o la solicitud de movilidad.
Copia de póliza de seguros del vehículo.
6.4. El itinerario de la comisión para la cual fue requerida la movilidad debe de
cumplirse estrictamente bajo responsabilidad del usuario v del conductor del
vehículo que le es asignados para la comisión.
6.5. Los viajes en comisión de servicio en horario nocturno están restringidos a lo
necesario, con la finalidad de evitar riesgos personales y de las unidades
vehiculares, los cuales deberán ser autorizados por el director de administración, o
la oficina de abastecimiento y control patrimonial, siendo dichos viajes bajo
responsabilidad de los comisionados sea el funcionario y/o servidor y chofer de
la unidad vehicular.
6.6. La circulación de todas las unidades vehiculares y motorizadas de las entidades,
solo procederá en los espacios territoriales de su jurisdicción, durante la jornada
ordinaria normal de trabajo deberán ser internadas obligatoriamente en el garaje
después de finalizado el horario de trabajo o cumplido el servicio.
6.7. Queda terminantemente prohibido conducir bajo los efectos del consumo de
alcohol, fármacos o estupefacientes, bajo responsabilidad del conductor y del
funcionario y/o servidor público que lo permita.
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6.8. Todas las unidades vehiculares y motorizada de las entidades llevaran pintados en
las puertas delanteras, el logotipo del "Gobierno Regional del Cusco y/o Ugel
Acomayo", así como la inscripción "para uso exclusivo del servidor oficial", el color
del logotipo debe contrastar con el color de la unidad móvil, de tal forma que
permita una fácil identificación del vehículo de las entidades. (Anexo N°05)
VII. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS.
7.1. DE LA OFICINA DE ABASTECIMIENTO DE LA OFICINA GENERAL DE
ADMINISTRACION.
7.1.1. Debe proveer documentos de autorización para el combustible con la
cantidad autorizada (Anexo 7).
7.1.2. Llevar el control del kilometraje de recorrido para el servicio de
mantenimiento del vehículo en la bitácora de mantenimiento. (Anexo
N°02)
7.1.3. El Director de la Oficina de Administración, contratara a una compañía de
seguros de pólizas de seguros de acuerdo a la disponibilidad presupuestal
de la entidad y a la ley de contrataciones del estado, y su reglamento, así
como la normatividad vigente al respecto, disponiendo el pago oportuno
para que los vehículos siempre estén cubiertos contra toda eventualidad,
accidente o siniestro.
7.2. DE LA OFICINA DE PATRIMONIO Y DE LA OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACION.
7.2.1. Debe proveer documentos de autorización de la salida de las unidades
vehiculares y motorizadas de su dependencia y su ámbito.
7.2.2. Tener bajo su custodia la copia autenticada de las tarjetas de propiedad
vehiculares. (Anexo N°06)
7.2.3. Tener el acta de entrega al conductor mediante el (Anexo N°06).
7.2.4. El control del ingreso, permanencia y salida de las unidades motorizadas
es responsabilidad de oficina de control patrimonial lo que deberán de
verificar el estado de conservación de vehículo, la existencia de accesorios,
implementos, herramientas y otros, cuya incidencia serán anotadas en el
parte diario de movimiento de vehículos y en el cuadro de control. (Anexo
N°04).
7.3. DE LOS FUNCIONARIOS Y CONDUCTORES.
7.3.1. La solicitud de movilidad para la utilización de las unidades vehiculares de
las entidades deberá ser presentada con una anticipación no menor a 48
horas y transmitida por escrito a través del formato de solicitud de
movilidad. Informándose sobre la naturaleza del servicio, el lugar del
destino, la hora de salida, la hora aproximada de retorno del funcionario o
servidor que solicita el servicio.
7.3.2. En caso de traslado de materiales, maquinarias y/o equipos, el área usuaria
deberá presentar formulario de salida de bienes, aprobados por la oficina
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de abastecimiento-control patrimonial y director de la oficina de
administración.
7.3.3. Las ordenes de trabajo, serán llenadas de acuerdo al recorrido a realizar y
una vez concluida la comisión de servicio, serán firmadas y selladas por el
usuario de la unidad motorizada. Estas órdenes de trabajo serán entregadas
por el conductor de vehículo a la oficina de Control Patrimonial para su
procesamiento y control. (Anexo N°01).
7.4. DEL CONDUCTOR.
7.4.1. Es obligación del conductor al que le ha asignado un vehículo, verificar el
estado del vehículo y sus accesorios, siendo su labor rutinaria minina la
revisión de: (Anexo N°04).
Adecuado nivel de aceite en el motor.
Adecuado nivel de agua o refrigerante en el radiador.
Adecuado nivel de agua de batería.
Adecuado nivel de líquido freno.
Estado de llantas (incluida la llanta de repuesto).
Estado de lunas, espejos y limpiaparabrisas.
Funcionamiento de luces y además equipos del vehículo.
VIII. DISPOSICIONES FINALES.
8.1. El incumplimiento de las normas contenidas en la presente Directiva, constituye
una falta de carácter disciplinario y los infractores serán sancionados de acuerdo a
las disposiciones legales vigentes; lo cual no exime de la responsabilidad civil penal
que pudiera corresponder por los daños y perjuicios que ocasionaran a la entidad.
8.2. Cualquier aclaración a lo establecido en la presente directiva, así como los vacíos
que pudieran existir, corresponde ser superada por la oficina de Administración en
coordinación con la oficina de control patrimonial.
8.3. El órgano de control institucional, cautela el adecuado cumplimiento de lo
establecido en la presente Directiva.
8.4. Emitir una copia a las dependencias competentes para la aplicación de la directiva,
unidad de Administración, unidad de abastecimiento, unidad de patrimonio y
funcionarios que requieran del uso vehicular y motorizado.
8.5. Forma parte de la Siguiente Directiva los Siguientes Anexos.
Anexo N°01: Papeleta de Autorización de Salida del Vehiculo Motorizado.
Anexo N°02: Libretas de control individual del vehículo.
Anexo N°03 Parte diario del movimiento de vehículos.
Anexo N°04 Cuadros de control y registro de ingreso de accesorios y
herramientas de vehículos.
Anexo N°05 Logotipo institucional a nivel de pliego para vehículos livianos y
menores de la UGEL ACOMAYO.
Anexo N°06 Actas de Entrega y Recepción de Vehículo.
Anexo N° 07 Vale de Combustible.
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ANEXO N° 1
PAPELETA DE AUTORIZACION DE SALIDA DE VEHICULOS MOTORIZADOS.
TIPO DE VEHICULO : PLACA :
NOMBRE DEL CONDUCTOR :
NUMERO DE BREVETE : CATEGORIA:
LUGAR DE COMISION :
MOTIVO DE COMISION :
NOMBRE Y APELLIDOS DE LOS FUNCIONARIOS Y/O TRABAJADORES QUE VIAJAN
___________________________________________________
___________________________________________________
GALONES DE COMBUSTIBLE : ………GLN GASOLINA: PETROLEO:
KL DE SALIDA :……………………………KM. DE LLEGADA :……………………………..
HORA DE SALIDA :…………………………… HORA DE RETORNO :……………………………..
FECHA DE SALIDA :……………………………FECHA DE RETORNO : ………………………….…
_________________________ _________________________
PERSONAL SOLICITANTE JEFE DE ABASTECIMIENTO
__________________________ __________________________
RESPONSABLE DE PATRIMONIO DIRECTOR DE ADMINISTRACION
NOTA: En esta papeleta de salida deberá llevar consignado por el solicitante la hora en la que la comisión comienza
hasta el término de la misma para así evitar responsabilidades de los desperfectos del vehículo motorizado, para lo
cual adjuntara su requerimiento, papeleta de salida del personal y/o memorándum.
Asumirá la reposición y/o reparación si existiera alguna avería del vehículo según la directiva de la institución.
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ANEXO N° 2
LIBRETA DE CONTROL INDIVIDUAL DEL VEHICULO
DEPENDENCIA:
CONDUCTOR VEHICULO:
VEHICULO/PLACA:
MES Y AÑO:
EJECUTADO AUTORIZADO
LUGAR DE SERVICIO/OBSERVACIONES
KILOMETRAJE SALIDA / RETORNO
SALIDA ENTRADA FIRMA JEFE
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ANEXO N° 3
PARTE DIARIO DEL MOVIMIENTO DE VEHICULOS
DEPENDENCIA:________________________________________________________________________________________________________________
FECHA: _________________________________________________
DATOS VEHICULARES MOTIVO DE USO EJECUTADO
COD/PLACA CONDUCTOR ORDEN (ANEXO)
LUGAR DONDE VIAJA
HORA SALIDA
HORA RETORNO
KILOMETRAJE FECHA
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
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ANEXO N°04
CUADRO DE CONTROL Y REGISTRO DE INGRESO DE ACCESORIOS Y HERRAMIENTAS DE VEHICULOS
N°
UNIDAD PLACA COMBUSTIBLE
TANQUE LLAVE DE CONTACTO
LIMPIA PARABRISAS
CILINDRO DE COMBUSTIBLE
LLANTA DE REPUESTO
MANGUERA GATA LLAVE DE RUEDAS
INFLADOR OTROS FIRMA DEL CONDUCTOR
01
02
03
04
05
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09
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ANEXO N° 05 LOGOTIPO INSTITUCIONAL PARA VEHICULOS
VEHICULO USO EXCLUSIVO DEL
SERVICIO OFICIAL
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ANEXO N° 06 ACTA DE ENTREGA Y RECEPCION DEL VEHICULO
ENTIDAD: COLOR: CILINDRADA:
PLACA: N° DE MOTOR: TIPO DE COMBUST:
CARROCERIA: N° DE SERIE: TRANSMISION:
MARCA: AÑO:
MODELO: KILOMETRAJE
SISTEMA APRECIACION TECNICA
SISTEMA APRECIACION
ESTADO CANTIDAD ESTADO CANTIDAD
1. MOTOR
CILINDRO
CULATA
CARBURADOR
CARTER
DISTRIBUIDOR
BOMBA DE INYECCION
BOMBA DE GASOLINA
PURIFICACION DE AIRE
2. SISTEMA DE FRENOS
BOMBA DE FRENO
ZAPATA Y TAMBORES
DISCOS Y PASTILLAS
3. SISTEMA DE REFRIGERACION
RADIADOR
VENTILADOR
BOMBA DE AGUA
4. SISTEMA ELECTRONICO
MOTOR DE ARRANQUE
BATERIA
ALTERNADOR
BOBINA
RELAY ALTERNADOR
CIRCUITO DE LUCES
FAROS
CABLEADOS
5. SISTEMA DE TRANSMISION
CAJA DE CAMBIO
BOMBA DE EMBREAGUE
CAJA DE TRANSFERENCIA
DIFERENCIAL CAJERO
DIFERENCIA DELANTERO
RETROVISOR
EXTINTOR
AUTORADIO
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ANEXO N° 07
VALE DE COMBUSTIBLE
ENTIDAD : UNIDAD DE GESTION EDUCATIVA LOCAL ACOMAYO RUC : 20602136141
UNIDAD : UNIDAD DE ABASTECIMIENTO
VALE DE COMBUSTIBLE
N°
DIA MES AÑO
Nro TIPO
MARCA
MODELO PLACA COLOR
GRIFO :
CANTIDAD TIPO DE COMBUSTIBLE COSTO
LECTURA KILOMETRAJE
P.U. TOTAL INICIAL FINAL
MOTIVO DE LA DOTACION
RESPONSABLE
CHOFER
RESPONSABLE ADMINISTRADOR
ABASTECIMIENTO CHOFER
FECHA DE ATENCION
DIA MES AÑO
Vº Bº GRIFO