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¿Qué es Zoom?
Es una herramienta de comunicación que permite realizar videoconferencias e intercambiar
contenido en tiempo real. Zoom puede utilizarse contratando diferentes tipos de licencia, pero
posee una versión Básica de carácter gratuito en la que nos podemos registrar. La versión
Básica posibilita realizar reuniones de 40 minutos con un máximo de 100 participantes.
¿Cómo me registro en Zoom?
El primer paso para acceder a Zoom es registrarse en la aplicación. Para ello, utiliza el siguiente
enlace: https://zoom.us/signup y completa los campos habilitados. Puedes registrarte en
Zoom de dos formas: o a través de tu correo electrónico, o iniciando tu sesión con tu cuenta de
Google o de Facebook. Selecciona la forma de registro que más se ajuste a tus necesidades y
perfil, y crea tu cuenta.
Imagen 1. Registro en Zoom
Pantalla de inicio de Zoom
La interfaz de Zoom está organizada de la siguiente forma, destacando:
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Menú lateral izquierdo
Este menú se desglosa en tres módulos: “Personal”,
“Administrador” y “Tutoriales y capacitaciones”.
Si te has registrado con un Plan Básico, las opciones que
más te interesarán del módulo “Personal” son:
- Perfil
- Reuniones
- Configuración
Barra de herramientas superior
Desde esta barra de herramientas se puede acceder a las
próximas reuniones, ver la información de reuniones
anteriores, acceder a la sala de reunión personal y
elaborar plantillas de reunión.
Botón “Salir”
En la esquina superior derecha de la pantalla se habilitará
el botón “Salir” que permite cerrar nuestra sesión.
Tabla 1. Descripción básica de la interfaz de Zoom
Imagen 2. Pantalla principal Zoom
Perfil de usuario
En el menú lateral izquierdo, seleccionando la opción “Perfil” podremos acceder a la
información básica de nuestra cuenta y editar algunos elementos de la misma, como el correo
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electrónico, nuestro idioma, la franja horaria en la que nos encontramos, o integrar nuestra
cuenta con servicios y aplicaciones de terceros como Google u Office 365.
Imagen 3. Perfil usuario
Opciones de Configuración
En el menú lateral, al seleccionar la opción “Configuración” podremos establecer algunos
elementos básicos de nuestras videoconferencias o reuniones. Algunos de los más
interesantes son:
- Enviar recordatorios de próximas reuniones.
- Activar o desactivar el chat.
- Activar o desactivar los chats privados entre participantes.
- Activar o desactivar el sonido cuando un participante entre o salga de la reunión.
- Activar la transferencia de archivos a través del chat.
- Mostrar o no mostrar siempre la barra de control de la reunión.
- Activar o desactivar el uso compartido de la pantalla durante la videoconferencia
(puede configurarse que solo lo haga el anfitrión o todos los participantes).
- Activar o desactivar la pizarra y guardar su contenido.
- Activar o desactivar notificaciones al cancelar una reunión o cuando se unan los
participantes a la sesión antes que el anfitrión.
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Imagen 4. Opciones de “Configuración”
Realiza la configuración que más se adapte a tus necesidades y a continuación programa tu
reunión.
¿Cómo se programa una videoconferencia?
Paso 1.
Para programar una videoconferencia debemos pulsar en el menú lateral izquierdo en la
opción “Reuniones” y hacer clic sobre el botón “Programar una reunión nueva”.
Imagen 5. Programar una reunión. Paso 1
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Paso 2.
A continuación configuraremos los elementos básicos de nuestra reunión, donde podremos:
- Añadir un título a la reunión.
- Añadir una descripción.
- Establecer la fecha, hora y duración de la sesión. En el plan Básico el máximo de
duración de las sesiones es de 40 minutos.
- Seleccionar la franja horaria en la que nos encontramos.
- Requerir una contraseña de acceso a la reunión.
- Configurar las opciones de audio y vídeo.
- Activar o desactivar algunas opciones de la reunión como:
o Habilitar entrar antes que el anfitrión.
o Silenciar a los participantes al entrar.
o Habilitar una sala de espera.
o Grabar la reunión localmente.
Imagen 6. Programar una reunión. Paso 2
Una vez definidos estos parámetros, hay que pulsar sobre el botón “Guardar”.
¿Cómo se accede a la videoconferencia?
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Una vez configurados los parámetros de nuestra videoconferencia, se abrirá una pantalla
desde la que podremos editar nuestra reunión, pero desde esta pantalla se habilitarán
también otras dos opciones:
1. Iniciar la reunión o videoconferencia.
2. Copiar la invitación a la reunión y enviársela a los participantes.
Imagen 7. Acceso a la reunión
¿Cómo invitamos a los participantes?
Al hacer clic sobre el botón “Copiar la invitación” del punto anterior, podremos copiar la
información de la reunión y enviarla a los participantes que queramos que asistan.
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agen 8. Copiar invitación a la reunión
Accede a una videoconferencia
Para acceder a una reunión que hemos programado, busca el título de la reunión en la
pantalla de “Reuniones próximas” y pulsa sobre “Iniciar” o accede a las opciones de
configuración de esta reunión y pulsa sobre “Iniciar esta reunión”. A continuación, se abrirá
una ventana en tu navegador donde deberás seleccionar “Abrir URL: Zoom Launcher”. En
algunos casos, según el ordenador del usuario, es posible que el Launcher no se ejecute por
defecto, en esas situaciones sea necesario “Descargar y ejecutar Zoom” en nuestro
ordenador.
Imagen 9. Abrir Zoom Launcher
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Antes de abrirse la aplicación, Zoom solicitará que aceptemos los términos del servicio y la
política de privacidad de la herramienta.
Imagen 10. Aceptar términos del servicio y política de privacidad
De forma previa a entrar en la videoconferencia, esta aplicación nos permitirá realizar un test
para confirmar si nuestros dispositivos están bien configurados y funcionan correctamente.
Para ejecutar estas pruebas pulsa sobre “Test Computer Audio”
Imagen 11. Configuración y pruebas de audio
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Se abrirá una nueva ventana desde donde se podrán realizar pruebas con los altavoces y
micrófonos. Pero también, desde esta misma ventana podremos revisar la configuración de la
cámara, las opciones generales de la sesión y la ruta de salida de la grabación (si optamos por
grabar la videoconferencia). En el caso de tener varios dispositivos de audio o vídeo
conectados en nuestro ordenador, podremos seleccionar aquel que más se ajuste a nuestras
necesidades.
Imagen 12. Configuración y pruebas de audio y vídeo
Una vez confirmemos que todos nuestros dispositivos funcionan correctamente, podremos
entrar en la sesión.
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La interfaz de la videoconferencia tiene tres espacios diferenciados:
1. Desde el botón de Información que aparece en la esquina superior izquierda podremos
ver quién es el anfitrión de la reunión, y copiar una URL de acceso a la misma para
enviarla a otros invitados.
2. En la parte principal de la pantalla, si no tenemos activada nuestra cámara, aparecerá
la información básica de la reunión, pero además será posible copiar la URL de la
sesión, seleccionar la entrada de nuestro audio, compartir pantalla o invitar a otros
asistentes.
3. En la parte inferior de la pantalla se mostrará la barra de herramientas de la aplicación.
Imagen 13. Interfaz de la herramienta de videoconferencias
A continuación se describen los botones y opciones a los que podemos acceder desde la barra
de herramientas de Zoom:
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Silenciar/Activar nuestro audio y seleccionar otra entrada de audio
diferente pulsando sobre la flecha que aparece a la derecha del
micrófono.
Iniciar/Detener nuestra webcam, y seleccionar otra cámara diferente
pulsando sobre la flecha que aparece a la derecha de la cámara.
Invitar a otros asistentes, ya sea por correo electrónico o copiando la
URL de acceso a la sesión.
Ver el listado de asistentes a la videoconferencia, y activar/silenciar
sus micrófonos.
Compartir pantalla, desde donde podremos:
- Compartir una ventana que tengamos abierta en
nuestro ordenador.
- Compartir una pizarra.
- Compartir archivos.
Chatear con los participantes en la videoconferencia, y enviarles
documentos o archivos.
Grabar la reunión.
Finalizar la reunión.
Tabla 2. Barra de herramientas
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Compartir pantalla
Haciendo clic sobre el botón “Compartir pantalla” se abrirán diferentes pestañas que nos
permitirán realizar las siguientes acciones:
- Basic: al seleccionar esta opción podremos compartir una ventana que
tengamos abierta en nuestro ordenador o una pizarra en blanco.
- Avanzado: podremos compartir una parte de nuestro escritorio, compartir el
sonido de nuestro equipo o la imagen de una segunda cámara que tengamos
conectada.
- Archivos: podremos compartir archivos almacenados en OneDrive, Dropbox o
Google Drive, entre otros.
Imagen 13. Interfaz de la herramienta de videoconferencias
Una vez seleccionado el elemento que nos interese, pulsamos sobre “Compartir”. En el caso
de seleccionar, por ejemplo, la pizarra en blanco se abrirá la barra de herramientas de la
pizarra desde donde podremos escribir texto, dibujar, borrar… incluso guardar el archivo con
lo que escribamos en la pizarra.
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Al pasar el cursor del ratón por la parte superior de la pantalla, se mostrará la barra de
herramientas de la videoconferencia, y además se habilitará el botón “Dejar de compartir”,
que pulsaremos cuando terminemos de utilizar la pizarra.
Imagen 14. Compartir pizarra
Compartir un archivo
Podemos enviar un documento o archivo a los participantes de la reunión a través del “Chat”.
Activando esta opción en la barra de herramientas, se abrirá el “Chat” en la parte derecha de
la interfaz. Desde el “Chat” podremos enviar mensajes públicos a todos los participantes, y
también se podrán enviar chats privados si se ha configurado la videoconferencia activando
esta opción.
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Desde el botón “Archivo” se podrá adjuntar el documento que queramos compartir, ya esté en
nuestro ordenador, o en alguna de las aplicaciones de almacenamiento que tengamos en la
nube (Dropbox, OneDrive, Google Drive…).
Imagen 14. Compartir un archivo desde el Chat.
Para ocultar el “Chat”, únicamente será necesario clicar sobre la flechita que aparece en la
parte superior y seleccionar “Cerrar”.
Imagen 15. Ocultar el Chat
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Grabar una videoconferencia
Desde la barra de herramientas de la aplicación podremos grabar una videoconferencia. Para
ello solo hay que pulsar sobre el botón “Grabar” y se generará un archivo MP4 que se guardará
en nuestro ordenador al pulsar sobre “Finalizar la reunión”.
A continuación se generará el archivo de vídeo y tendremos que seleccionar la carpeta donde
queramos que se almacene.
Imagen 16. Convirtiendo archivo grabación
Siempre que se grabe una videoconferencia es importante informar a los asistentes de que se
va a realizar esa grabación.