Planificacin y preparacin U.A.G.R.M
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Planificacin y preparacin
Se pueden utilizar un amplio rango de tcnicas de planificacin y
preparacin, la mayora de las cuales estn basadas principalmente
en el sentido comn y aplican igualmente a todas las formas de
comunicacin.
LEVNTATE Y SE ESCUCHADO, describe los procesos bsicos de
comunicacin de las presentaciones y sugiere una tcnica para
planificar, preparar y ensayar presentaciones, adems, verificar la
adecuacin de la disposicin del material. Adems subraya que la
audiencia recuerda las presentaciones buenas y malas, las buenas por
su contenido y las malas por su ejecucin.
TIEMPO PARA MEJORAR NUESTRAS PRESENTACIONES ORALES,
subraya los pros y contras de leer un paper, versus presentarlo de
memoria. Adems presenta siete pasos para ayudar a un presentador
a ser ms efectivo, incluyendo tcnicas para dar una presentacin y
proveer material relacionado con las ayudas visuales. Adicionalmente,
identifica algunas fallas comnmente vistas en las presentaciones y
esquematiza las formas de eliminarlas.
ANALIZANDO LA SITUACIN ESPECFICA DE LA AUDIENCIA. Identifica
los factores que deben ser considerados al analizar una audiencia en
trminos del perfil tpico de un miembro, conocimiento general y el
objetivo, adems, actitud y relacionamiento de la audiencia con el
presentador. Tambin sugiere tcnicas para analizar la situacin en
trminos del objetivo de la audiencia, tamao y autoridad;
consideraciones fsicas tales como el lugar, ambiente y las facilidades
disponibles; por ultimo las consideraciones psicolgicas tales como la
hora del da y duracin de la presentacin. Adicionalmente, describe
las mejores formas de usar la retroalimentacin de parte de la
audiencia de forma ventajosa.
REQUERIMIENTO DE LA AUDIENCIA PARA PRESENTADORES
TCNICOS, sostiene que un presentador tiene la obligacin de
proveer a la audiencia con una transferencia de informacin
provocativa y estimulante. Para hacer esto, el presentador debe
considerar la capacidad limitada de recibir, procesar y asimilar
informacin, de cualquier audiencia; la necesidad de filtrar las pocas
ideas que puedan ser transmitidas efectivamente y el requerimiento de
superar el desinters inherente de cualquier audiencia. Tambin
describe un mtodo para usar un guin grfico para dirigirse a la
audiencia.
UNA ESTRATEGIA RPIDA Y FCIL PARA ORGANIZAR UN DISCURSO,
explica cmo usar un procesador de texto para simplificar la
preparacin del esquema de una presentacin tcnica. El esquema,
acoplado con la simplicidad y velocidad de manejo de cambio de un
procesador de texto, provee una rpida retroalimentacin y gua al
autor en expresar sus ideas de una manera original, simple y clara.
Los procesadores de texto tambin simplifican la ejecucin de las
revisiones repetitivas y permiten que se logre experimentar para lograr
la mejor organizacin, despliegue visual y cadencia natural.
UN ENFOQUE DE SOLUCIN DE PROBLEMAS PARA PREPARAR
PRESENTACIONES PROFESIONALES, describe un enfoque de 4 pasos
para preparar una presentacin. El primer paso envuelve analizar el
propsito de la presentacin, la naturaleza de la audiencia y las
demandas de la situacin. El segundo paso consiste en idear una
estrategia para integrar la definicin del problema con el conocimiento
que el autor tiene sobre el tema. El tercer paso incluye el ejecutar el
plan de la presentacin usando las tcnicas convencionales de
organizacin, explicacin y tcnicas visuales. El cuarto paso consiste
en comparar la presentacin resultante respecto al plan original y
modificarlo para corregir discrepancias, incorporar mejoras y reflejar
otras opiniones.
PLANIFICANDO Y DESARROLLANDO UNA PRESENTACIN
AUDIOVISUAL, se enfoca en los procesos de convertir un paper en
una presentacin. Explica que este proceso envuelve bsicamente el
seleccionar los puntos principales, ilustrarlos con claridad e
imaginacin; y por ultimo complementar lo visual con narracin en
lugar de usar texto escrito. Adems enfatiza la necesidad de repensar
la secuencia de informacin para acomodar la naturaleza lineal de una
presentacin oral as como tambin el hecho de que una audiencia no
puede ser referida a una informacin que se brind antes, para una
explicacin y clarificacin.
CHARLAS TCNICAS: NO SON TAN DIFCILES COMO PIENSAS,
subraya las aprensiones de los presentadores novatos. Explica que la
preparacin para una presentacin tcnica debe comenzar con la
decisin sobre que reaccin quiere lograr de la audiencia, seguida de
una determinacin del objetivo del tema a ser tocado y estas deben
ser enfatizadas por una repeticin apropiada. Adems incluye una lista
de chequeo y diagramas de flujo para definir los pasos para preparar
una presentacin exitosa.
DECISIONES CRUCIALES PARA PRESENTADORES TCNICOS. Son
descritas varias consideraciones que los ingenieros deben tomar en
cuenta al preparar una presentacin. Estas consideraciones incluyen
el propsito de la presentacin, el historial de la audiencia, el objetivo
del tema, la organizacin y explicacin del contenido y el mtodo de
entrega. Para ser efectivo, sin embargo, una ingeniero debe querer
compartir sus ideas con la audiencia y presentarlas tal que la
audiencia pueda captarlas en la forma en la que el presentador intent
ser entendido.
CONSIDERACIONES PARA PRESENTACIONES INTERNACIONALES, se
enfoca sobre la creciente demanda de presentaciones tcnicas en
ambientes internacionales. Debido a que uno de los principales
criterios para una presentacin efectiva es el de tomar en cuenta el
trasfondo e intereses de la audiencia, las presentaciones
internacionales requieren una atencin especial.
Se identifican y describen los factores especiales que un presentador
debe considerar en las reas del lenguaje oral y escrito, tcnicas de
traduccin, valores y actitudes culturales, lenguaje corporal y
disposiciones fsicas. Adems explica que las presentaciones
internacionales son ms complicadas por el que de la naturaleza e
impacto de estos factores puede variar de un pas a otro.
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Prate y se escuchado
Resumen
Las presentaciones son herramientas efectivas para transmitir ideas.
Una presentacin es buena o mala. Una buena deja un mensaje. Una
mala puede tambin ser efectiva, debido a que las audiencias
recuerdan lo mala que fue mucho despus de cuando el mensaje fue
olvidado. Las presentaciones planificadas deben emplear los sentidos
de la vista y el odo. Las presentaciones deben contener estos
elementos: propsito; antecedentes; generacin de datos, asimilacin
y anlisis; grficos; repasos y entrega.
Introduccin
Una presentacin oral es tan buena como su material, si preparacin y
las tcnicas usadas para presentarla. Muchas ideas han sido perdidas
debido a una pobre presentacin. El ABC de una presentacin efectiva
son precisin, brevedad y claridad; pero el trabajo es ms complejo de
lo que implica esta declaracin.
Este paper delimita el enfoque de un ingeniero a la preparacin y
entrega de una presentacin oral. Discute brevemente los procesos de
comunicacin, ofrece un camino a seguir desde el concepto hasta la
entrega e incluye guas y listas de chequeo para servir de asistencia
durante el proceso de preparacin.
El Proceso de Comunicacin
Nuestra percepcin sobre una presentacin efectiva puede ser
aclarada por una amplia examinacin del proceso de comunicacin
humana.
Transmisin
Los humanos adquieren conocimiento a travs de la exposicin de sus
sentidos a una estimulacin. Mientras ms sentidos estn envueltos
ms ser el conocimiento ganado. La presentacin efectiva
generalmente se apoya sobre una combinacin de odo y visin.
Una presentacin apropiadamente planificada hace un uso mximo de
los sensores del odo y la vista. Adecuadas ayudas visuales pueden
llevar la carga de tu presentacin si estn bien organizadas,
introducidas con suavidad y son empleadas efectivamente.
Estructura del mensaje
La idea unitaria es la base de las comunicaciones orales y es la parte
ms pequea de una presentacin que tiene un significado real por si
mismo.
Las palabras son habladas una a la vez y son recibidas por un oyente
de la misma manera, una a la vez. T oyente almacena las palabras
en su memoria una a la vez hasta que la idea unitaria es comprendida.
Si t, como emisor, no seleccionas y usas tus palabras
apropiadamente, las ideas unitarias no se podrn desarrollar.
En este sentido, las ayudas visuales son valiosas para llevar gran
parte de la carga de comunicacin. As como las palabras usadas para
para describir la idea deben ser simples, as debe de ser la imagen
usada para visualizarla. Cada imagen debe tener un solo mensaje. La
idea representada debe ser reconocida instantneamente. Si la
audiencia debe averiguar qu es lo que significa la imagen o por qu
est siendo utilizada, la imagen es una distraccin visual en lugar de
una ayuda. De igual manera, las descripciones escritas complejas y
las imgenes complejas, confunden y aburren. La confusin y el
aburrimiento se robarn a tu audiencia.
Preparndote para la Presentacin
La presentacin puede ser una herramienta ms efectiva para el
ingeniero si el reconoce sus fortalezas y limitaciones y si aprende a
usarlas apropiadamente.
Una vez que se ha tomado la decisin para dar una presentacin oral,
existen 4 pasos que deben tomarse:
1. Planificar
2. Escribir
3. Practicar
4. Prepararse
Examinemos cada uno de estos a medida que afecta a nuestro
esfuerzo total de comunicarnos.
Planificar
El mayor enemigo de una buena presentacin es la falta de una
preparacin adecuada. Planificar es la piedra angular de la
preparacin y cae lgicamente en 4 tareas:
1. Determinar el propsito
2. Analizar a la audiencia
3. Adquirir y analizar los datos
4. Delimitar la presentacin
Determinar el propsito
Una declaracin precisa del propsito o el objetivo debe ser
desarrollada de forma temprana durante la planificacin y debe ser
usada para un chequeo peridico a travs de la preparacin para
asegurar que no nos desviamos del camino. Pregntate:
1. Por qu estoy haciendo est presentacin?
2. Mi propsito es educar o convencer?
3. Qu reaccin quiero de mi audiencia? Accin directa?
Aprobacin? Entretenerlos?
4. Cmo quiero que la audiencia se sienta cuando haya
terminado? Inspirado? Avivado? Alentado? Relajado?
Alarmado?
Analiza a la Audiencia
Algn conocimiento sobre los antecedentes, intereses y objetivos de
una audiencia es necesario al preparar una presentacin efectiva.
Pregntate:
1. Cules son los antecedentes de mi audiencia? son
tcnicos? gerentes? una mezcla?
2. Cul es el conocimiento que ya tiene la audiencia sobre mi
tema? Cunto de los antecedentes debo establecer en mi
presentacin? estoy seguro de usar la jerga del rubro?
3. Qu es lo que mi audiencia quiere escuchar? su criterio
tiene algn tipo de prejuicio? preferencias?
4. En mi audiencia hay una persona clave? Quin es y como
est presencia me afecta?
Una pregunta critica a ser considerada durante la presentacin debe
ser, Durante cunto tiempo hablar? La respuesta yace en un
anlisis de la audiencia y de la ocasin. Si ya se ha establecido un
lmite de tiempo, apgate a l. Sobrepasar el tiempo lo ms descartes
que se puede hacer a una audiencia y los presentadores que siguen
despus de ti. Adems, esto indica una falta de planificacin.
Reunir y analizar datos
Aqu se debe seleccionar el punto o puntos principales que se tomaran
en la presentacin. Los puntos principales deben estar limitados a ser
dos o tras con 4 como un mximo si es que estn relacionados muy
cercanamente. Es mejor ajustar dos o tres puntos de manera firme
que estirar la cobertura demasiado.
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Se deben considerar todos los recursos de la materia que estn a tu
disposicin. Busca material que encajar de manera lgica para
desarrollar tus puntos principales. No dudes en relacionar tus ideas en
trminos de experiencia personal. Si alguno de tus puntos debe
depender de una opinin, busca citas en libros reconocidos, papers y
artculos hechas por personas respetadas y reconocidas para
respaldar tu opinin.
Luego de hacer el esfuerzo de recolectar los datos iniciales, arregla el
material en un orden secuencial de los puntos principales, cada uno
con ilustraciones y sub-puntos de respaldo.
Ahora es tiempo de re examinar el material a la luz del propsito y el
anlisis de la audiencia y de descartar cualquier dato que no sea
pertinente. Recuerda que puedes perder a tu audiencia si te pierdes
en mucho detalle.
Examina el material y asegrate que se ajusta especficamente a la
audiencia. Si la audiencia est compuesta principalmente por la
gerencia, evita entrar mucho en detalles tcnicos y apgate a los
problemas de gerencia. Por lo tanto, en la gestin de venta de un
nuevo proyecto puedes preguntarte: Cul es el concepto que estas
vendiendo? Cunto costar? Cmo podr pagarse el proyecto?
Cmo debe ser organizado el proyecto? Cules ajustes en la
organizacin de la estructura de la compaa son necesarios? a
quin recomiendas para que maneje el programa? Cules son tus
sugerencias para la dotacin del proyecto? Cul es la ganancia que
la compaa puede esperar sobre su inversin?
Si la audiencia es tcnica, concntrate en los conceptos tcnicos y no
sobre enfatices las consideraciones de costos y gerenciamiento.
Delimita la Presentacin
Durante la coleccin de datos y los procesos de anlisis, el material
probablemente ya haya sugerido un esquema para esta presentacin.
Realizar la presentacin en forma de esquema movindote
lgicamente de lo conocido a lo desconocido o de lo general a lo
especfico; usando sub puntos para soportar los puntos principales y
arreglar los puntos principales para liderar una conclusin (objetivos).
Al pensar en los puntos y sub-puntos en un esquema, considera
cuales podran prestarse para el uso efectivo de ayudas visuales.
Esboza ideas en imgenes simples que puedan soportar tus palabras.
Asegrate que cada imagen es simple y solo se enfoca en un solo
punto o sub punto. Evita el uso de palabras (aparte de las requeridas
para ttulos y etiquetas) sobre tus ayudas visuales cuando sea posible.
Leer palabras sobre la pantalla produce distraccin para or y
comprender.
Escribiendo e Ilustrando
Al esquematizar la presentacin se construye la estructura que
proveer tamao, forma y posicin. El escribir puede ser considerado
la carne, msculos y la piel que dan contorno, funcin y belleza al
producto terminado.
Guion Escrito
Al escribir el guion para una presentacin hay una regla cardinal que
generalmente es menospreciada e incluso ignorada. Debe ser escrito
con expresiones orales. Esto es diferente de la expresin escrita que
generalmente hallas en un paper tcnico o un artculo. Estas
escribiendo las palabras que se dirn en lugar de ser leerlas. Entonces
escrbelas como si estuvieras hablando con un colega.
Notas para la Presentacin
Idealmente debes conocer tu presentacin tan bien que no requieras
notas para ayudar a tu memoria. Pero a menudo requerirs notas para
asistirte durante tu presentacin. Algunos presentadores utilizan
tarjetas de 3x5 pulgadas o de 5x8 pulgadas. Otros prefieren un guion
anotado mientras otros usan notas escritas sobre una pieza de papel.
Utiliza el mtodo que sea ms cmodo para ti.
Ayudas Visuales
El diseo final de las ayudas visuales debe evolucionar durante la
escritura ya que muchas palabras sern respaldadas por los grficos.
Adems, el diseo final debe ser influenciado por el tipo de la ayuda
visual que ser usado.
Determina el tipo de ayuda visual o la combinacin de ayudas que se
ajusten mejor a tu presentacin luego de considerar el tamao de tu
audiencia., la sala de presentacin y el presupuesto. El espectro de
ayudas visuales por lo general son: graficas, diapositivas, modelos,
pelculas, equipos, aparatos y muestras.
La mayora de las presentaciones deben volar con graficas o
diapositivas. Ilustraciones bien preparadas puede ayudar
materialmente en la efectividad de una presentacin. Por el contrario,
las que sean pobremente preparadas pueden ser peor que no tener
ninguna debido a que estas pueden desvirtuar el mensaje. Debes
considerar el tamao del auditorio cuando se seleccione el tipo de
ayuda visual que hars. La regla es simple: asegrate que tus ayudas
visuales sean suficientemente grandes para que toda la audiencia
pueda ver todos los detalles.
El color y el fondo son muy importantes. Las diapositivas con color son
agradables al ojo y tienen a mantener mejor la atencin de la
audiencia. Evita la monotona al variar el color del fondo. Una mezcla
de fondos mejorara la presentacin. Es mejor si utilizas colores claros
para el fondo.
Rojos, azules oscuros, verdes oscuros y cafs no pueden ser
separados de las letras negras.
A continuacin mostramos una lista de Recomendaciones y
Prohibiciones al preparar ayudas visuales para diapositivas, estas
pueden ayudar a entender el problema del artista y servir como una
ayuda al hacer las diapositivas en la ausencia de ayuda profesional.
1. Muestra la menor cantidad de curvas que te sea posible
sobre una diapositiva ciertamente nomas de dos o tres a
menos que representen una familia de curvas.
2. Si el posible, usa colores cuando se deban mostrar varias
curvas. Utiliza diferentes colores para cada set de curvas
relacionadas.
3. Cualquier letra debe ser suficientemente grande para que
cualquiera en la audiencia pueda leerlo. Omite notas,
explicaciones y otro material que sea mejor presentado por
el mismo presentador. Como gua, una imagen de 5
pulgadas de altura necesitar letras de 1/8 de pulgada; la
Figura 1 muestra el tamao de letra mnimo como un funcin
de la altura y el ancho, sea cual sea la dimensin de la
figura final. Se deben utilizar letras maysculas a menos que
smbolos estndar requieran otro tratamiento. se debe evitar
las letras muy trabajadas, las cuales son difciles de leer.
La pulcritud y limpieza son importantes porque las tcnicas para la
reproduccin de diapositivas muestran todos los errores que puedan
haberse cometido.
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Figura 1 Tamao de letra en funcin de la altura y ancho original del grfico.
Practicar
El mayor enemigo de una presentacin es la falta de preparacin.
Practica
El practicar no sigue necesariamente los pasos de escritura en lugar
de esto se sobrepone considerablemente. El repaso debe comenzar
durante la fase de escritura para asegurar una buena expresin oral y
para encontrar las ayudas visuales hacen su trabajo antes de que
sean completamente terminadas.
Una buena presentacin demanda una prctica repetitiva y solo a
travs de la prctica puedes desarrollar en tu forma de presentacin
los cambios sutiles en la expresin y velocidad que harn que tu
presentacin sea dinmica.
Una forma de aniquilar una buena presentacin es el de dar la
presentacin con un pobre voz al hablar. El presentador tiene la
responsabilidad para con su audiencia de enunciar claramente, hablar
en un tono de voz agradable y hablar suficientemente fuerte para que
el oyente sentado en la esquina de la sala pueda escuchar sin
esforzarse.
Una forma de practicar para ti mismo es la de hablar en frente de un
vidrio, donde te puedas ves de cuerpo entero y grabes tu voz con una
grabadora de sonido. El espejo te permitir verte de la forma en la que
la audiencia te vera y el grabarte revelar cualquier parte de tu
presentacin que necesite mejorar. Practicar para tu presentacin en
como aprenderse una parte en una obra. Reconoce tus fallas y
supralas.
Mecanismo del Habla
Biolgicamente, el mecanismo del habla es ms til para comer que
para hablar. Donde la articulacin de palabras es impropia, la
respiracin probablemente no es la adecuada o los impedimentos del
habla existen los que no han sido superados. Un adecuado
entrenamiento y prctica son necesarios para superar esto.
Criticismo
Al entrar a la parte final de la prctica, necesitas una crtica
constructiva de otra persona. Ests demasiado cerca para realizar el
esfuerzo de analizar tu propio trabajo apropiadamente. Pdele a alguno
de tus colegas que escuchen tu charla. Si el tiempo lo permite realiza
varias sesiones de prctica, analiza las crticas e incorpora cualquier
cambio que creas importante.
Listas de chequeo
Al practicar, los crticos pueden ayudarte si tienen una lista de
chequeo de cosas que deben notar cuando practicas. La siguiente lista
de chequeo est dividida en dos partes. La primera parte aplica a
como el presentador maneja el tema, la segunda parte cubre las
tcnicas de presentacin.
Lista de Chequeo Sobre el Dominio del Tema.
1. El presentador levanto y sostuvo inters en el tema?
2. La presentacin se realiz a una buena velocidad sin
pausas o dudas por parte del presentador?
3. Existi una buena distribucin del tiempo entre los varios
puntos?
4. Fue la transicin de un punto al siguiente suave y por ende
la presentacin fue coherente?
5. El tema fue cubierto completamente y los puntos
principales quedaron claros?
6. El presentador mantuvo la atencin de la audiencia?
7. Las ayudas visuales fueron adecuadas, pertinentes y
claras, incluso desde la parte trasera del saln?
Lista de Chequeo Sobre las Tcnicas de Presentacin
1. El presentador estaba confiado y en control de la
presentacin?
2. El presentador mostro entusiasmo por su tema?
3. Se pudo escuchar fuerte y claramente al presentador?
4. El presentador se mostr hablando directamente hacia la
audiencia en lugar de volcarse hacia la pantalla, pizarra o
sus graficas?
5. El presentador utiliz frases hechas o sobre utilizo ciertas
palabras?
6. El presentador tiene cualquier tipo de gesto que cause
distraccin?
7. El presentador presento una apariencia prolija?
Las presentaciones a menudo permiten que la audiencia haga
preguntas. Durante una presentacin a un grupo largo de personas, la
cortesa generalmente dicta que las preguntas sean reservadas para
el final de la presentacin. Al planificar, permite un tiempo razonable
para la discusin de preguntas que sigan a la presentacin. Al hablar a
pequeos grupos no es poco comn que los miembros de la audiencia
interrumpan al presentador con una pregunta. En cualquier caso
preprate a responder o por el contrario manejar cualquier pregunta
que pueda ser hecha por la audiencia. Pensar en las preguntas con
anticipacin y preparar respuestas para estas puede salvarte de
momentos incomodos.
Generalmente es una buena prctica el repetir cualquier pregunta
antes de dar la respuesta. Esto le deja saber al que hizo la pregunta
que le entiendes y tambin le da a la audiencia una mejor chance de
escuchar la pregunta.
Prepararse
Prepararse significa que todas las cosas deben ser procuradas,
arregladas, preparadas y consideradas entre la prueba de tu
vestimenta y la presentacin final. Probablemente no hay nada ms
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frustrante que encontrar que falta un arreglo vital en el ltimo
momento. Solo hay una manera segura de evitar tal situacin,
considerar cada detalle t mismo.
Lista de Chequeo Sobre la Invitaciones
1. He notificado a todo el mundo en lo que concierne al
tiempo, lugar y naturaleza de la presentacin?
2. He explorado las varias formas de estimular el
pensamiento y crear un mayor inters en mi presentacin?
Lista de Chequeo Sobre el Anlisis de la Presentacin
1. He dado suficiente nfasis en las ideas clave sobre las
cuales debo obtener aceptacin?
2. He fijado los objetivos de la presentacin en mi propia
mente y he identificado los puntos principales que quiero
subrayar?
3. Estoy tan familiarizado con mi tema que nada puede
desviarme de mis puntos principales?
4. He analizado con suficiencia a mi audiencia para as saber
que puedo esperar?
a) Mi presentacin puede responder las ideas
principales que puedo esperar sobre el tema
discutido?
b) He considerado que otras preguntas puede
hacer la audiencia y estos preparado para
responderlas?
Lista de Chequeo sobre los Arreglos Finales
1. He arreglado una sala que se ajuste a mis necesidades?
a) La ventilacin, calefaccin, aire acondicionado e
iluminacin son adecuados?
b) Las sillas, mesas, escritorios, etc. son
adecuados?
c) Hay un atril con luz propia?
2. Habrn bebidas? Cules? Dnde? Cmo? Cundo?
3. Mis ayudas visuales estn listas?
a) Existe una pantalla para mis diapositivas en el
saln?
b) Tengo un apuntador? Dnde est?
c) El proyector se encuentra en el saln y est
trabajando correctamente?
4. He realizado todos los arreglos necesarios con mis
asistentes y cada uno de ellos sabe que es lo que debe
hacer?
5. tengo suficientes copias de los materiales que espero
distribuir a la audiencia? Cmo y cundo lo distribuir?
Lista de Chequeo de Auto Evaluacin
Esta lista de chequeo para la auto evaluacin de tu presentacin luego
de presentarla puede ayudar a prepararte
1. Realice todas las preparaciones necesarias?
2. Empec a la hora estipulada?
3. Mi presentacin cumpli con todos los objetivos?
a) Mi presentacin fue progresiva? Me mantuve
en el tema y todos los puntos fueron dirigidos
hacia la conclusin a la cual quise llegar?
b) Mantuve el inters y atencin de la audiencia?
c) Hice un uso completo de mis ayudas visuales?
d) Mi conclusin fue muy satisfactoria?
4. Repet todas las preguntas y respond a ellas
adecuadamente?
5. Mantuve el control de la presentacin todo el tiempo o
permit que la audiencia tome el control de la discusin?
a) Tuve la habilidad de manejar las preguntas
grupales? Fui rpido en recoger y desarrollar los
comentarios de la audiencia?
b) Fui capaz de manejar con habilidad y tctica las
preguntas con tono agresivo?
c) Permit que cualquiera de las preguntas den
lugar a un argumento?
6. La audiencia sali de la sala con mi mensaje en mente?
Conclusiones
Una buena presentacin no es trabajo fcil y su preparacin jams
debe ser tomada a la ligera. Sin embargo, un acercamiento
sistemtico combinado con prctica puede producir resultados
acreditables.
Las listas de chequeo muy simples pueden ser muy valiosas en tres
reas:
1. Recoger comentarios sobre tu presentacin.
2. Asegurar que ests listo para la presentacin.
3. Auto Evaluacin
Los pocos minutos de una presentacin formal pueden reflejar aos de
preparacin, meses de estudio y adquisicin de datos y das o incluso
semanas de prctica. En estos cuantos minutos se enfoca tu
oportunidad de afectar las decisiones de gerencia o incluso el gasto de
grandes sumas de dinero. Son minutos vitales para ti. Saca lo ms
que puedas de ellos.
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Tiempo de Mejorar Nuestras
Presentacin Orales
Forma de presentacin
Existen tres mtodos para dar una presentacin oral de un trabajo de
investigacin. Puedes leerlo, presentarlo de memoria o puedes
presentarlo extemporneamente (con o sin la ayuda de notas).
LEER EL TRABAJO. Consideremos primero las ventajas de leerlo. Todo
trabajo incluye ciertos puntos que por seguro quieres subrayar a tus
oyentes. La mayora de los trabajos son concebidos cuidadosamente,
bien organizados y sin repeticiones. Por lo tanto, al leer la
investigacin te aseguras que das una presentacin bien organizada y
tendrs la seguridad de que no has omitido nada que quieras decirle a
tus oyentes.
Cuando haces presentaciones orales, todo lo que digas debe ser
instantneamente entendible a tus presentadores. Ya que tus lectores
no pueden volver a escuchar lo que dices, tienes la responsabilidad de
repetir las cosas que has dicho para asegurarte que no has perdido a
tu audiencia. Esto significa no solamente el evitar el leer tu trabajo,
sino tambin mantener buen contacto visual con la audiencia con la
que ests hablando. La mejor manera de decir que tan estas siendo
entendido es el mirar las caras de tus oyentes. Cuando te des cuenta
que tus oyentes no estn captando un punto que ests resaltando,
puedes repetirlo de otra manera. Al dirigirte hacia una audiencia,
tienes la obligacin moral de poner tus ideas principales en diferentes
formas para asegurarte que la audiencia ha captado el punto.
MEMORIZAR UN TRABAJO. Algunas personas sienten que al memorizar
su presentacin pueden incluir todo lo que quieren decir, mientras
mantienen un buen contacto visual con la audiencia. Quizs te sientas
confortable con la idea de memorizar tu presentacin. Sin embargo,
recuerda que cuando memorizas un discurso, en lugar de tener que
recordar un simple patrn de pensamiento, ahora estas en la
necesidad de recordar cientos o incluso miles de palabras.
DAR UNA PRESENTACIN EXTEMPORNEA. As como puedes saber,
una presentacin extempornea es la cual las ideas son firmemente
fijadas en la mente, pero las palabras exactas no son memorizadas.
Puede ser hecha con/sin la ayuda de notas; esto usualmente depende
sobre que tan bien conozcas el tema, que tan bien preparado estas
para dar la presentacin o que tan olvidadizo tiendas a ser al estar en
frente de una gran audiencia.
Las ventajas bsicas de una presentacin extempornea son que
mantienes un buen contacto visual con tu audiencia y que te libras de
la preocupacin de preguntarte si olvidaste algo.
Al mantener contacto visual con tu audiencia, estas estableciendo una
buena relacin con tu audiencia. Cuando tus oyentes saben que ests
hablando con ellos, sienten la obligacin de prestar atencin y con
esto te aseguras que captaran la mayora de las cosas que digas.
Quizs lo ms importante, si miras a tu audiencia mientras habla,
puedes decir que tan bien ellos siguen lo que ests diciendo y puedes
averiguar cuando necesitas repetir algo que has dicho hasta que sea
entendido.
La cosa esencial sobre una charla que justifica el juntarte a ti con tu
audiencia es el contacto emocional. Si debes encontrar tus palabras a
medida que hablas, ests forzado a pensar en tu audiencia y esto
evita que hables demasiado rpido.
Una desventaja de la charla extempornea es que, en tu esfuerzo de
clarificar algunos puntos al ser repetitivo, puedes indudablemente
consumir tu tiempo designado antes que toques todos los puntos que
tenas intensin de tocar.
Una charla extemporal significa que has pensado profundamente en tu
tema, conoces sus detalles ntimamente y los has colocado en orden
en tu mente. Hablas como alguien que conoce todo lo que debe de
decir y el lugar correcto para decirlo. Ciertamente, este tipo de
preparacin no puede ser hecha en el tiempo que toma prepararse
para solo leer un trabajo.
Preparando la presentacin
Los 7 pasos siguientes ayudarn al presentador a ser ms efectivo:
1. Elige un tema de inters para ti, uno que tambin pueda ser
de inters para tu audiencia.
2. No trate de cubrir todo el tema con tu presentacin, pero
selecciona una parte especfica para tu idea central.
3. Parafrasea la idea centra en una oracin propositiva as
sabrs hacia donde te diriges.
4. Realiza una lista de 4 puntos principales de tu idea central.
5. Opten material especfico e interesante para cada uno de
estos puntos
6. Organiza la presentacin en un esquema.
7. Practica la presentacin hasta que la tengas asegurada
correctamente en tu mente.
Desarrollando brevemente cada uno de estos pasos:
1. ELIGE UN TEMA DE INTERS PARA TI, UNO QUE TAMBIN
PUEDA SER DE INTERS PARA TU AUDIENCIA. Como una
forma de gua:
1) Elige un tema que te interese y sobre el que sepas
mucho.
2) Elige un tema del que tu audiencia sepa algo, pero
quiera saber ms
2. NO TRATE DE CUBRIR TODO EL TEMA CON TU
PRESENTACIN, PERO SELECCIONA UNA PARTE ESPECFICA
PARA TU IDEA CENTRAL. El error ms serio que puedes
hacer es el de tratar de cubrir todo tu trabajo en tu
presentacin oral. Elige una parte que puedas cubrir
completamente en el tiempo que tienes designado y has tu
presentacin suficientemente interesante para que la
audiencia sea motivada a leer completamente tu trabajo
luego de tu presentacin.
3. PARAFRASEA LA IDEA CENTRA EN UNA ORACIN
PROPOSITIVA AS SABRS HACIA DONDE TE DIRIGES. Para
ser efectivo, tu presentacin debe moverse hacia una meta
o propsito. Por lo tanto mantn en mente hacia donde
estas yendo y colcalo por escrito como parte de la
preparacin de tu presentacin.
4. REALIZA UNA LISTA DE 4 PUNTOS PRINCIPALES DE TU IDEA
CENTRAL. Piensa cuidadosamente los puntos que tocars
en tu presentacin. Luego solo elige de 2 a 4 puntos
principales, desarrllalos completamente y luego nelos
para que tu audiencia comprenda la relacin de estos
puntos y tu idea central.
5. OPTEN MATERIAL ESPECFICO E INTERESANTE PARA CADA
UNO DE ESTOS PUNTOS. Cada punto principal de tu
presentacin bsicamente es una declaracin de una idea o
principio. Pero tu declaracin por si misma inservible a
menos que sea respaldada o elaborada. Si quieres que tu
audiencia recuerden y crean lo que dijiste y especialmente si
quieres que tomen algn tipo de accin como resultado de lo
que dices; debes planificar el respaldar tus ideas con una
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sucesin de detalles, ejemplos, comparaciones o
ilustraciones.
6. ORGANIZA LA PRESENTACIN EN UN ESQUEMA. El que tan
detallado necesita ser tu esquema depende primariamente
sobre la cantidad que tengas como presentador. Los
novatos en presentaciones pblicas se conoce que preparan
esquemas tan detallados de sus presentaciones
conteniendo hasta un 60% del nmero de palabras a ser
incluidas en su presentacin final. Indudablemente querrs
desarrollar tu propio sistema para preparar el esquema de tu
propia presentacin.
Un buen plan a seguir es el de usar el enfoque de los tres
pasos:
a) DILES LO QUE LES DIRS. (LA INTRODUCCIN)
b) DSELOS (LA DISCUSIN)
c) DILES LO QUE LES DIJISTE (EL RESUMEN)
7. PRACTICA LA PRESENTACIN HASTA QUE LA TENGAS
ASEGURADA CORRECTAMENTE EN TU MENTE. Trata de leer
tu esquema en silencio y luego a viva voz, cada vez tratando
de no mirarlo. Luego practica la presentacin usando el
esquema y luego sin usarlo, pero asegrate de revisar tu
esquema al final para saber que has omitido. Que tantas
veces necesites repasar, depende mucho de que tan
experimentado seas como presentador y sobre qu tan
nervioso u olvidadizo tiendas a ser en frente de una
audiencia. Se recomienda practicar de 5 a 10 veces. Al
planificar tu presentacin, asegrate de hacerlo de pie,
elegir el tiempo y lugar donde estars libre de interrupciones
y trata de practicar en un saln que sea lo ms
cercanamente posible al tamao del saln en el cual dars
tu presentacin.
De preferencia prctica en frente de tus colegas, de esta
manera ellos pueden proveerte retroalimentacin sobre
como suenas y te ves. Otro dispositivo utilizado por muchos
presentadores exitosos es el practicar la presentacin con
una grabadora de voz; esto es especialmente til para
eliminar las palabras mal pronunciadas o expresiones que
de otra manera seran ignoradas.
Haciendo la presentacin
Quizs el nico factor que aparta al presentador amateur del
profesional es la forma en que cada uno comienza a hablar. Antes de
que hables, has una pausa y preprate. Verifica tu postura, respira
profundamente una o dos veces, mira hacia tu audiencia y sonre (si
puedes). Espera un par de segundos hasta que todos estn mirndote
a ti y luego dirgete al presidente, otros miembros del panel, invitados
distinguidos y finalmente a tu audiencia.
Ahora ests listo para hablar. Para ser efectivo, tus primeras palabras
deben ser algo que capten la atencin y buena voluntad de tu
audiencia. Puedes lograr estas metas de varias maneras. Puedes
decir algo que establezca un terreno comn entre t y la audiencia. O
puedes darle a la audiencia un cumplido sincero. O puedes hacer
referencia a la ocasin u alrededores. O puedes referirte a asuntos de
inters para tu audiencia. O puedes comenzar con un poco de humor
placentero (asegrate que es corto, apto y gracioso). O puedes hacer
una referencia directa a la importancia de tu tema (solo cuando el
inters de la audiencia sea realmente intenso).
Trata de hablar tan naturalmente y de la forma ms relajada que
puedas. Ten cuidado de sonar montono; aprende a modular tu voz
(escucharte en una grabadora de voz pueden ser muy tiles en cultivar
la modulacin de la voz). Asegrate de enunciar claramente y evita
correr sobre las palabras y terminar juntndolas en una sola. Habla
despacio (los presentadores principiantes usualmente lo hacen muy
rpido); si planificas lo que dirs apropiadamente, no deberas de
tener porque apresurarte.
Cuida de no hacer sonidos distrayentes como uh o eh. Cuando hagas
pausas entre frases, no digas nada, evita el uso de estos sonidos. Las
pausas bien espaciadas pueden ser muy efectivas; estas te dan
chance de parar y pensar en lo que dirs a continuacin y ellas le dan
a tu audiencia una chance de ponerse al tanto y consolidar sus
pensamientos.
Aprende a hacer un uso efectivo de los gestos y otras acciones
corporales. Cada presentador da dos presentaciones al mismo tiempo
una con sus palabras, la otra con sus acciones. Un presentador que
no utiliza acciones coloca a su audiencia en un estado de casi sueo
para que estos escuchen atentamente. Si usas una accin controlada
y comunicativa, tus oyentes encontrarn ms fcil escuchar. De igual
manera, no utilices movimientos distrayentes. Seguramente has visto
presentadores que abrochan y desabrochan sus abrigos, colocan sus
manos dentro y fuera de sus bolsillos, se colocan de puntillas, juegan
con objetos sobre el atril o una mesa, juegan con una pieza de tiza o
usan otros movimientos incontrolados que no hacen otra cosa que
volcar a la audiencia hacia respuestas completamente despistadas.
Utiliza acciones, pero que no generen distraccin.
Asegrate de mantener un buen contacto visual con tu audiencia. Mira
lentamente alrededor de la sala, sin ignorar a nadie. Si utilizas notas,
mralas brevemente. Si utilizas grficas, diapositivas u otro material
ilustrativo, mralos solo el tiempo suficiente para orientarte luego
vuelca hacia tu audiencia y hblales, no a tu material ilustrativo.
La conclusin de tu charla debe tener un propsito dar a tu
propuesta un efecto duradero para que al salir la audiencia se olvide
de lo que oyeron. Para ser efectiva, tu conclusin debe moverse
suavemente; hazla corta dale motivacin. Puedes concluir
presentando un reto a la audiencia. O puedes concluir con una cuota
apta para reforzar tu tema. O si tu tema es complejo o si tu propsito
fue el presentar informacin, puedes concluir subrayando los puntos
importantes en una forma condensada. Cualquiera sea el mtodo que
uses en tu conclusin, hazlo rpido y recuerda nunca concluir
agradeciendo a tu audiencia; ellos te agradecern (con su aplauso)
por lo que han obtenido de ti no se los agradezcas.
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Usando ayudas visuales
Quizs la caracterstica ms usada y abusada de muchas
presentaciones es el uso de ayudas visuales. La primera decisin que
debes tomar sobe el uso de estas, es si realmente sern de utilidad
con lo que estas tratando de expresar o solo son dibujos bonitos que
no harn nada para impresionar a tu audiencia sobre la importancia de
tu trabajo.
Generalmente, las diapositivas, graficas o tablas numricas (usadas
muy frecuentemente presentaciones tcnicas, deben ser mostradas
con moderacin, principalmente debido a que la audiencia no tendr
tiempo de absorber todo lo que les muestres. Resume tus resultados
encontrados en tu charla y diles a tus oyentes que encontrarn
material detallado sobre el tema que estn discutiendo en tu trabajo,
pero no muestres diapositivas o graficas que no hagan otra cosa que
hacer que la atencin de la audiencia se pierda en una masa de
detalles.
A continuacin hay 5 puntos que te llevarn a realizar mejores ayudas
visuales y a la presentacin de estas:
1. Asegrate que todo es suficientemente grande para ser
claramente visto por todos en la sala. Si estas utilizando
graficas o diagramas, asegrate que las lneas sean gruesas
y definidas.
2. Evita el colocar muchos detalles en una sola ilustracin.
Cuando prepares figuras o diapositivas, omite detalles e
incluye solamente lo esencial. Tu audiencia puede
usualmente leer no ms de 10 a 20 palabras sin perderse en
el camino de sus pensamientos. Cuando ests planeando
explicar varias cosas o una serie de pasos en un proceso,
no pongas todo en un solo diagrama. En lugar de eso, usa
varios diagramas, cada uno conteniendo solo una idea y
cada uno lo ms simple que sea posible. Recuerda que
grficos y mapas son siempre mejores que tablas de
resultados.
3. Asegrate de hablar hacia la audiencia y no hacia tu
ilustracin. Puedes llegar a encontrar refugio en est de los
ojos te tu audiencia. Pero si fijas los ojos sobre la ilustracin,
invariablemente comenzaras a murmurar en lugar de
concentrarte en tu audiencia. Mira t ilustracin solo cuando
te apuntes hacia algo especfico sobre esta y aprende el arte
de mantener el apuntador dirigido sobre lo que estas
discutiendo mientras mantienes el contacto visual con tu
audiencia.
4. Evita el pararte entre la audiencia y la ilustracin. Asegrate
de no meterte en el camino de modo que tu audiencia no
pueda ver lo que ests diciendo. Si la audiencia est
suficientemente cerca de ti, quizs debas pararte a 3 o 4
pies (0.9 a 1.2 metros) hacia un lado. Naturalmente, esto
significa usar un apuntador para asegurarte que estas
suficientemente lejos para estar fuera de la lnea de visin
de la audiencia.
5. No dejes que una figura no utilizada distraiga a la audiencia.
mantn las grficas no utilizadas fuera hasta que las
necesites y qutalas tan pronto como hayas terminado de
referirte a ellas. Si no puedes mantener las grficas fuera de
la vista asegrate de cubrirlas hasta que ests listo para
usarlas.
Adicionalmente a los tems mostrados arriba, hay un par de puntos a
tener en cuenta en referencia a las diapositivas. Primero que nada,
asegrate que la pantalla es suficientemente larga para permitir la
proyeccin de una imagen que pueda ser fcilmente vista.
Segundo, asegrate que el saln es lo suficientemente oscuro para
que todos los detalles sean vistos fcilmente (las dispositivas de color
requieren de un saln mucho ms oscuro y una pantalla mucho ms
brillante)
Tercero, asegrate que nadie de tu audiencia este sentado
directamente detrs del proyector.
Finalmente, presta especial atencin a hacer que seas escuchado y
entendido. Recuerda que ests hablando en la oscuridad, por esto la
audiencia no puede leer tus labios o ver tus gestos; debes depender
nicamente de tu voz.
El libro Reportes Tcnicos tiene un excelente captulo sobre la
presentacin visual de informacin. Ellos resaltan que la sociedad
americana de qumica dice que cada diapositiva debe estar limitada a
la presentacin de solo una idea; esa diapositiva debe contener no
ms de 20 palabras y preferiblemente no ms de 15 y una tabla no
debe tener ms de 25 o 30 datos. Adems la sociedad de ingenieros
automotrices proponen una regla de mucho valor que ninguna letra o
figura debe ser ms pequea que 1/40 el ancho vertical de la copia.
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Requerimientos de la
Audiencia para Presentadores
Tcnicos
Definiciones
AUDIENCIA. Una coleccin de profesionales capaces de ser motivados
para adquirir y aplicar informacin.
PRESIDENTE. Un profesional snior completamente conocedor de las
contribuciones y logros de los miembros de la sesin tcnica o el panel
del cual l ha sido designado a liderar. La funcin del presidente es el
de informar a la audiencia de las calificaciones del presentador y la
significancia y relevancia de los tpicos que se tocarn.
MARCO DE DISEO. Una plantilla o formulario proporcionado para que
el tamao mandatorio del tamao de letra en el marco asegure que el
diseador no puede exceder la restriccin de la audiencia conocida
como umbral de confusin.
PANELISTA. Uno de un grupo pequeo de profesionales calificados
para discutir un tema seleccionado con el grupo o con la audiencia.
PAPER. Un comprensivo tratamiento escrito de informacin nueva o
tutorial.
PRESENTACIN. Un desarrollo oral/visual de informacin seleccionada
y con un tiempo limitado, en la cual el comentario espontaneo de un
presentador es complementada con visuales especialmente
estructuradas.
ORADOR. Un profesional especialmente calificado para hacer una
contribucin significante en este campo de inters y est fuertemente
motivado para designar y entregar una presentacin la cual mover a
la audiencia para discutir y aplicar este trabajo.
Como orador debes entender un simple concepto: Como orador tienes
la substancial obligacin de proveer a tu audiencia una transferencia
de informacin estimulante y provocativa.
La completa funcin del presentador debe ser la de cumplir los
requerimientos inflexibles de la audiencia para la adquisicin de
informacin de una presentacin. A menos que la aceptacin de la
audiencia sea buena, ninguna meta puede cumplirse.
Es necesario cambiar la perspectiva de la relacin audiencia/orador
para lograr una excelente presentacin tcnica. El orador est para
servir a la audiencia y sus deseos y limitaciones son los mandatos
para l.
La primera regla es que por abrumadora que sea la preferencia de la
audiencia, estars dando una presentacin, no leyendo una
investigacin. La distincin es que una presentacin es para cientos
que estn en tu audiencia para probar la capacidad tcnica que t y t
investigacin tienen para ofrecer. Tus palabras son temporales y
seriales.
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A diferencia de tu presentacin, tu investigacin est intencionada
para una audiencia de uno con el tiempo e inclinacin para poder
digerir los datos.
Debido a que la audiencia muestra tener una tasa limitada a la cual es
capaz de absorber informacin y debido a que est all para tomar una
muestra del valor de tu material, las presentaciones tcnicas tienen
solo un objetivo principal. Estn dirigidas a incrementar y actualizar las
caractersticas provocativas de tu trabajo, as tus colegas abrirn un
dialogo contigo y leern tu investigacin.
El primer paso al desarrollar una presentacin de tu trabajo de
investigacin es el de re titular tu trabajo. El nombre de tu presentacin
debe sugerir las metas, resultados o en inters intrnseco de tu tema.
Por el otro lado, un buen ttulo de una presentacin har el trabajo por
ti de provocar el inters de la audiencia.
La mejor forma de determina porque la audiencia debera de
escucharte es el prepara tu ultima ayuda visual inmediatamente
despus de que has desarrollado la ayuda visual que contiene el ttulo.
La ltima ayuda visual es donde las declaraciones sostenidas durante
la presentacin, concernientes a las caractersticas de alto valor para
tu audiencia son mostradas. La Conclusin cuando es preparada de
forma temprana, sirve para un camino en el cual tus ideas deben ser
seleccionadas para la discusin en el cuerpo de tu presentacin.
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Recuerda identificar grficamente tu tema y tus intereses especficos
de forma temprana en tu presentacin. El mejor momento es
inmediatamente despus de que se ha mostrado el ttulo de tu
presentacin. Este es un punto importante, porque aunque el ttulo de
tu presentacin atraiga a tu audiencia, solo la revelacin oportuna de
Que y Por Que inducir a que la audiencia permanezcan contigo a
travs del resto de tu presentacin.
Tener un ttulo, una descripcin de un tema y una conclusin, son
utilizadas solo como una estructura para organizar las ideas
pertinentes para conectar la presentacin de la tesis y la conclusin.
La tasa ptima de presentacin a la cual estas ideas puedan ser
mostradas es de una por minuto. Si la meta de tu tiempo de
presentacin es 20 minutos, entonces debes seleccionar solo 17 ideas
sobresalientes y convertirlas en ttulos para 17 visuales.
Debe ser enfatizado que se requiere un ttulo para cada una de las
diapositivas de tu presentacin y para cada una de tus ayudas
visuales. El mecanismo humano asimila grficos e imgenes mucho,
mucho ms rpido que usando caracteres alfanumricos.
Cuando el material es transferido directamente de una investigacin a
una visual fallar en cumplir con los requerimientos de la audiencia por
varias razones: ser demasiado compleja; ser ilegible para la
mayora de las personas de la audiencia, tendr una etiqueta y no un
ttulo. Por ejemplo, mostrar una tabla de datos, por ejemplo y
etiquetndola Tabla. Este tipo de etiquetas ofrece muy poca ayuda
para entender incluso las mejores ayudas visuales.
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Generalmente el ttulo de una tesis toma la forma de una declaracin
simple. A diferencia de una etiqueta simple, el ttulo de una tesis hace
una declaracin, probado por los datos ilustrativos.
Por definicin una tesis es una declaracin que debe ser probada.
Puedes, usar tu investigacin, para formar un formidable arreglo de
datos para defender t caso. NO LO HAGAS! Selecciona un mximo
de 6. La memoria a corto plazo de la audiencia se satura a 6 datos por
visual. Un nmero mayor a ese nmero provocar confusin y tu
mensaje ser desperdiciado.
Aunque sin embargo, puedes, mantener el ttulo de una tesis a lo largo
de varias visuales sucesivas y desarrollar seis hechos a la vez. En
trminos de grficos, seis datos significan no ms de 2 o 3 curvas de
una grafico o seis bloques sobre un diagrama.
El requerimiento de la audiencia es que la informacin de la
presentacin sea desarrollada en un volumen limitado, a una velocidad
limitada, esto es logrado casi automticamente a travs del marco de
diseo. El tamao de la escala que el marco de diseo requiere puede
ser logrado solamente si los datos mostrados son limitados de forma
apropiada.
Usar el marco de diseo asegura la legibilidad de la informacin para
las personas que estn en la ltima fila del saln.
Quizs la aplicacin ms importante de usar un guion grafico es que
es usado antes de una audiencia crtica para determinar el impacto
persuasivo de tu presentacin. Este ejercicio sirve tambin para
verificar tu tiempo de presentacin. Presentar la informacin como lo
haras normalmente, usando el guion grafico para preguntarte a ti
mismo si estas utilizando las visuales completamente.
Tu audiencia requiere que leas o describas todo el material sobre cada
visual. Entonces debes luego expandir las descripciones basadas en
puntos clave.
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El satisfacer los requerimientos de la audiencia, encontrars,
recompensa al orador de varias formas.
Por supuesto, todava te quedan unos cuantos pasos ms entre un
guion grfico y la relajacin post conferencia. Estos pasos se
relacionan con la produccin de las diapositivas y presentar la
presentacin. El nfasis en lo expuesto hasta aqu ha sido hecha en el
diseo, debido a que una presentacin bien lograda, el medio y el
mensaje ganar la aceptacin de la audiencia hasta para los oradores
ms ineptos.
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Enfoque de Solucin de
Problemas al Preparar
Presentaciones Profesionales
Resumen
Se describe un enfoque sistemtico para preparar presentaciones que
usa un mtodo de cuatro pasos que es familiar para la mayora de los
profesionales. Paso 1, entendiendo el problema, incluye el analizar el
propsito del orador, las caractersticas de la audiencia y las
demandas de la situacin. Paso 2, desarrollar un plan, consiste en
seleccionar una estrategia para integrar la informacin del primer paso
con el conocimiento que el orador tiene sobre el tema. Paso 3,
ejecutar el plan, utilizar tcnicas convencionales de organizacin,
explicacin y representacin visual para componer un bosquejo de la
presentacin. Paso 4, examinar la solucin, compara el bosquejo con
el plan y modifica la presentacin en respuesta a la retroalimentacin.
Entender el problema
Entender el problema es el primer paso. Los problemas de
presentacin son definidos por tres consideraciones: tu propsito para
hablar, las caractersticas de la audiencia y las demandas de la
situacin.
Propsito
Siempre se debe comenzar identificando el propsito debido a que es
el asunto ms importante. Sin un propsito especfico, no hay razn
para hacer una presentacin. Cuando sea que no ests seguro de tu
propsito, pregntate que es lo que quieres que haga la audiencia
como resultado de escuchar tu presentacin. Por lo general las
presentaciones caen en 4 categoras:
La primera categora consiste en realizar una tarea para alguien ms.
Tu propsito es el de completar la tarea y debes estar satisfecho
cuando la audiencia reconoce que has logrado hacer un buen trabajo
en completar la asignacin que te ha sido confiada.
La segunda categora incluye el explicar un concepto y debes estar
satisfecho solo cuando tu audiencia venga a entender un concepto
que sea novedoso, una idea o un proceso.
El tercer propsito es el de generar inters en un proyecto o reporte.
Tu propsito puede ser el generar soporte para una propuesta.
Estos propsitos varan de mostrar tus propias habilidades al cumplir
una asignacin a generar soporte para una propuesta hacia la cual
estas personalmente comprometido.
Audiencia
La segunda tarea al definir el problema es el de determinar a qu tipo
de audiencia estars dirigiendo. Debes considerara sus expectativas
sobre el tema. Las expectativas de la audiencia y el marco de
referencia son usados frecuentemente para referirse a objetivos
especficos de una audiencia al escuchar una presentacin. Solo al
conocer los antecedentes que una audiencia trae a una presentacin
el espectador puede anticipar que porciones de un mensaje sern
recibidos, como sern ordenados en la mente de la audiencia y como
sern interpretados.
Los oyente a menudo procesan menos de una cosa en diez
mil y porciones grandes de un mensaje son inferidas de lo
que el oyente piensa que est siendo discutido.
El miembro promedio de la audiencia recuerda mensos de la
mitad del material presentado.
Solo un oyente cada 4 puede resumir un mensaje con una
precisin razonable.
Incluso ordenes simples sern ignoradas si no son
identificadas como elementos vitales.
Incluso relaciones bien establecidas incluyen reas
substanciales de malentendidos debido a que los
participantes no establecen expectativas comunes.
El recordar formas geomtricas simples es influenciado por
los nombres usados para describirlas.
Situacin
Las demandas de la situacin son el factor final al definir el problema
de la presentacin. Generalmente limitan lo que puedes esperar
lograr.
Desarrollar un plan
El segundo paso al preparar una presentacin es el de desarrollar un
plan. Aqu debemos ser capaces de mirar ms all de los detalles
inmediatos para visualizar el producto terminado. Para ayudarnos con
esto, examinaremos varios modelos y elegiremos una que se ajuste
ms a nuestras necesidades.
Podemos utilizar una de 4 estrategias: ritual, tutorial, reporte y
argumentacin.
Ritual
La estrategia que llamamos ritual se origina porque los miembros de
una organizacin a menudo desarrollan formas establecidas de hacer
las cosas. Estos enfoques constituyen la cultura de la organizacin y
los miembros describen estos enfoques siempre que le dicen a alguien
de fuera de la organizacin estas es la forma en que lo hacemos
aqu.
Tutorial
Los tutoriales son utilizados cuando sea que tu propsito sea el
explicar conceptos novedosos a tu audiencia. El elemento esencial de
un tutorial es la presentacin secuencial comenzando con ideas
familiares y construir la novedad o las ideas nicas en pasos simples.
El principio bsico es el de usar lo que ya se conoce para explicar lo
desconocido y existen varias secuencias comnmente usadas.
Las secuencias incluyen del todo a lo particular, de lo general a lo
especfico y de los popular a lo especializado. Tu seleccin debe ser
basada en tu conocimiento del tema y de la audiencia. La secuencia y
velocidad a la cual introducirs nuevo material determina el xito o
falla de una presentacin tutorial.
Un diagrama de flujo mostrando las ideas y relaciones entre ellas es
de tremenda ayuda al planificar un tutorial. Comenzando el especificar
el concepto a ser explicado y trabajar hacia atrs, hacia conceptos que
son familiares para la audiencia.
Reporte
Los reportes son usados comnmente cuando una presentacin oral
acompaa el envo de un trabajo escrito. En todos estos casos lo
principal es la relacin entre el reporte escrito y el oral.
Los reportes escritos son ms o menos registros permanentes de tu
trabajo y su propsito es el de documentar tus resultados. En
contraste, los reportes orales son descripciones transcientes de tus
hallazgos y si funcin es generar el inters de la audiencia sobre tu
trabajo. Para lograr este fin, tu reporte oral debe enfocarse en las
caractersticas ms distintivas, novedosas o significantes de tu trabajo.
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Quienquiera la historia completa puede ir al reporte escrito para ms
detalles y esto es exactamente lo que esperas que suceda.
Argumentacin
Llamamos a la ltima estrategia argumentacin no porque el orador
elija pelear con la audiencia sino porque declarar y documentar
cuidadosamente un argumento es a menudo la mejor manera de
soportar una propuesta.
Llevando a cabo el plan
El tercer para al preparar una presentacin es el ejecutar el plan. si ya
has decidido que quieres lograr con tu presentacin, has identificado
las caractersticas de la audiencia y la situacin que podra afectar tu
presentacin y has seleccionado la estrategia para usar al hacer la
presentacin.
Una presentacin consta de una introduccin, un cuerpo y una
conclusin. La introduccin debe preparar a la audiencia para la
substancia de la presentacin. Este es un lugar apropiado que indican
la importancia de tu tema y para material histrico o antecedentes que
ayudarn a la audiencia a apreciar la importancia de la informacin
que viene ms adelante.
El cuerpo de la presentacin es un desarrollo secuencial de los temas
principales que son atrados por tu plan. Puedes ayudar a la audiencia
a recordar tu material al enfocarte en tres o cuatro oraciones
principales alrededor de las cuales la informacin es organizada. Estas
oraciones deben ser los elementos esenciales de tu presentacin las
cosas que quieres que tu audiencia recuerde incluso si olvidan todo lo
dems.
La conclusin resumen las ideas principales y cierra enfatizando
cualquier material que sea ms probable de influir en el audiencia
hacia la direccin establecida en nuestro propsito. Note que en el
conclusin has dicho tus ideas principales por tercera vez.
La siguientes tarea al llevar a cabo el plan es el prepara el texto del
cual hablaras. Tus opciones incluyen esquemas con palabras clave,
esquemas con oraciones completas y manuscritos completos.
Examinando la solucin
El paso final en el proceso es el de verificar tus resultados. Este es el
tiempo para afinar tu presentacin y debe incluir ms que solo la
prctica de tu presentacin.
Luego, examina el ajuste entre tu presentacin y la estrategia que
seleccionaste. Tu presentacin toca todos los puntos importantes?
Utiliza una secuencia apropiada? Las ideas son explicadas
adecuadamente? Los materiales soportan adecuadamente los
conceptos? Las ayudas visuales son suficientes y apropiadas? Son
las frases y la postura consistentes con tu estrategia?
Luego de contestar estas preguntas y de haber hecho los cambios
pertinentes, pero cuando la prctica comienza debes estar enfocado
principalmente en la forma en que expones tu presentacin.
Conclusin
Este enfoque capitaliza tu habilidad de resolver problemas, incluyendo,
la definicin del problema, la seleccin de la estrategia, llevar a cabo el
plan y verificar los resultados.
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Presentaciones Tcnicas: No
son Tan Difciles como Crees
Existen un par de principios bsicos que pueden hacer que una
presentacin sea exitosa y una experiencia satisfaciente.
Tabla 1 Pasos para una Presentacin Exitosa
1. METAS: Qu es lo que deseas lograr? 2. PUNTOS CLAVE: Qu es lo que quieres que tu
audiencia recuerde? 3. OBJETIVO: Cunto del tema puedes cubrir de manera
adecuada? 4. ESQUEMA: Introduccin, cuerpo y conclusin. 5. AYUDAS VISUALES: Hazlas simples y legibles 6. REPASAR: Repasa tu presentacin y gana confianza. 7. RELAJATE: Tu audiencia quiere que lo hagas bien.
Qu quieres lograr con tu presentacin?
Andes de comenzar siquiera a preparar una presentacin, pregntate
Qu es lo que quiero lograr? No estars listo para decidir que
decirle a la audiencia hasta que decidas que es lo que quieres que la
audiencia haga como resultado de tu presentacin.
Una vez has establecido las metas para tu charla, considera
especficamente lo que quieres que tu audiencia recuerde.
Cunto del tema puedes cubrir adecuadamente?
Piensa un poco en el objetivo del material que quieres cubrir. Este
estar limitado primero por las metas que quieras lograr, segundo el
nivel tcnico de tu audiencia y finalmente por la cantidad de tiempo
que tienes disponible.
Dselos, dselos, dselos, dselos de nuevo!
La introduccin atrapa la atencin de tu audiencia, introduce el tema a
ser tratado y establece cualquier premisa bsica requerida para el
resto de la charla. Es a menudo deseable el comenzar la charla con
una frase pegajosa, que es, de alguna manera una declaracin
dramtica que le dice a tu audiencia porque el tema a ser tratado es
relevante para ellos.
Si tu audiencia no te conoce o sabe sobre tu capacidad respecto al
tema, debers tratar este asunto durante la introduccin. Al establecer
las premisas bsicas para la charla, deja que tu audiencia conozca
cules son tus limitaciones que estas colocando sobre la material y si
existe cualquier otra informacin previa que necesitan apreciar o
relacionar con el resto de la charla.
Lo ms importante, piensa en esos tres o cuatro puntos que quieres
que tu audiencia recuerde de la charla y trabaja en estos en tu
introduccin.
En el cuerpo de la presentacin tu presentacin desarrolla esas tres o
cuatro ideas y las expande e impresiona en la audiencia a travs de
ejemplos e informacin de respaldo.
En tu conclusin resume la charla y haz una charla que haga que tu
audiencia tome la accin requerida para lograr tu meta para la charla.
Asegrate de repetir aquellas cuatro cosas que quieres que tu
audiencia recuerde y finaliza con una oracin poderosa por as decirlo
para cementar la charla en sus mentes.
Una regla de dedo comn es que el tiempo permitido para tu
presentacin debera ser dividido con cerca del 10% dedicado para la
introduccin, 10% para la conclusin y el restante para el cuerpo. Sin
embargo, en una charla corta (digamos, una de diez minutos) puede
ser apropiado el dedicar 20% de tu tiempo a la introduccin y 20%
para la conclusin. Otro punto importante sobre la localizacin del
tiempo es que el inters promedio de un adulto se supone que es de
solo 7 minutos. Por lo tanto, ten cuidado con que algn tipo de cambio
en la velocidad, uso de ilustraciones u otro tipo de refrescadores de la
atencin colocados cada 5 minutos mantendr a tu audiencia ms
interesada en lo que tienes que decir.
Ayudas visuales: Mantenlas simples y legibles
Primero deben ser legibles. Segundo, deben ser suficientemente
simples para que la audiencia pueda entender su contenido en el
tiempo que tardes en hablar de ellas.
Al limitar la cantidad de material sobre cualquier visual, permites a la
audiencia leerla rpidamente y todava tener tiempo para escuchar lo
que tienes que decir.
Una buena regla es el de tener una diapositiva por minuto. Muchos
oradores usan hasta 2 por minuto. En trminos prcticos, esto significa
que cada diapositiva debe contener cerca de tres, pero ciertamente no
ms que seis, piezas de informacin. Entonces si ests presentando
informacin escrita, una sola diapositiva debe tener de tres a seis
palabras o frases. Un diagrama de bloques no debe de tener ms de
seis bloques. Un diagrama de funciones no debe tener ms de 6
elementos funcionales. Una fotografa debe estar compuesta para que
tus ojos en enfoquen rpidamente en los elementos que quieres que
vea tu audiencia.
Repasar para pulir el estilo y ganar confianza
La calidad de tu tcnica de presentacin mejorar con la experiencia,
pero desde el comienzo, notas de orador apropiadas, repasos, un
buen arreglo de la sala y tu apariencia pagaran dividendos.
Es una buena idea el tener algunas notas de presentacin,
principalmente en tus primeras presentaciones. Estas notas,
idealmente no ms de dos pginas, deben incluir los puntos
importantes en tu introduccin, los puntos principales en el cuerpo de
tu de tu presentacin y los puntos importantes de tu conclusin.
Adems es una buena idea tener una lista de tus ayudas visuales en
tus notas. Un buen set de diapositivas puede guiarte en tu
presentacin pero tambin es bueno tener la lista de diapositivas en
caso que necesites encontrar una diapositiva particular para responder
a una pregunta.
Las personas escuchan ms con sus ojos que con sus odos, as que
considera tu apariencia fsica cuando ests dando la presentacin.
Planificacin y preparacin U.A.G.R.M
Pgina 17 de 17 Diego Arredondo
Decisiones cruciales para
presentadores tcnicos
Concntrate en los cuatro aspectos importantes de una presentacin:
1. Limita el tema para hacerlo manejable
2. Organiza el tema en sus partes componentes
3. Provee una comprensiva y clara explicacin de cada parte
4. Presenta las ideas efectivamente de una manera confortable
para el presentador.
Decisiones
El propsito de la charla
Es la intencin o significado que el orador debe decidir, antes de hacer
la presentacin, debe determinar qu tipo de repuesta quiere por parte
de la audiencia.
Los antecedentes de la audiencia
La forma en la que la presentacin es armada depende del
conocimiento sobre la materia que la audiencia tiene, en ese preciso
momento. El orador deber saber tambin que tipo de punto de vista
mantiene la audiencia sobre la informacin que est siendo
presentada.
Preparacin
El concepto de compartir ideas demanda que el propsito de la charla
y que la audiencia a la que se le debe entregar mantenga la
informacin claramente en mente a medida que la construccin del
conocimiento procede.
Limitar el tema
Las expectativas, inters y conocimiento de la audiencia concerniente
al tema determinan como ser reducida para ajustarse a la situacin
de la presentacin.
Como parte practica la situacin de la presentacin tambin acarrea
un lmite de tiempo.
As el orador se enfrenta a limitaciones al construir el discurso: los
antecedentes de la audiencia y el tiempo disponible. Ambos factores
deben ser pesados y balanceados.
Organizando
Debido a que las audiencias, por sus experiencias previas, estn
condicionadas esperar movimiento desde una discusin hacia un
objetivo, es til el dividir el propsito especfico en partes progresivas.
Cada parte debe entonces ser discutida individualmente.
Un patrn de organizacin muy utilizado es la secuencia motivada
que divide la presentacin en cinco partes:
1. Atencin
2. Necesidad
3. Satisfaccin
4. Visualizacin
5. Accin
Cada uno de estos pasos requiere ser cuidadosamente analizado y
dividido.
Explicando
Usualmente el orador debe usar varios tipos de material explicativo,
reconocimiento que la explicacin es para el beneficio de la audiencia,
no para el beneficio del orador. Tablas de dato y grafico de
desempeo pueden ser usados para mostrar diferencias o para
apuntar similitudes.
Presentacin
Presentar una presentacin requiere que el orador demuestre y use
las mismas calidades que son caractersticas de una buena
conversacin. Contacto visual, hablar directo, es esencial en las
conversaciones o charlas pblicas. As los cambios en la voz,
velocidad al hablar y volumen si las ideas y ejemplos sern
enfatizados. Uso de gestos, incluso cambios en expresiones faciales,
es un signo para la audiencia de la cantidad de inters y entusiasmo
que un orador tiene de su tema.
La psicologa sugiere que la atencin a un solo estimulo solamente
dura un tiempo muy corto, de entre 20 a 40 segundos.
Para lograr este cambio el presentador debe contactar a una parte
diferente de la audiencia, o ajustar su volumen, o incrementar o
disminuir si velocidad al hablar, o cambiar su expresin facial o usar
gestos. Todos estos factores renuevan o sostienen el inters de la
audiencia. Claramente, es posible construir el inters al cambiar el tipo
de material a ser presentado.
Otro aspecto de la presentacin, uno que facilita el cambio, es el
mtodo de presentacin. Algunos oradores prefieren usar un esquema
como una gua para hablar, otros prefieren usar un manuscrito. El
esquema provee la mxima oportunidad para el contacto visual y para
los cambios en la velocidad y volumen; pero claramente es falto de la
especificidad del manuscrito.
ResumenIntroduccinEl Proceso de ComunicacinTransmisinEstructura del mensaje
Preparndote para la PresentacinPlanificarDeterminar el propsitoAnaliza a la AudienciaReunir y analizar datosDelimita la Presentacin
Escribiendo e IlustrandoGuion EscritoNotas para la PresentacinAyudas Visuales
PracticarPracticaMecanismo del HablaCriticismoListas de chequeoLista de Chequeo Sobre el Dominio del Tema.Lista de Chequeo Sobre las Tcnicas de Presentacin
PrepararseLista de Chequeo Sobre la InvitacionesLista de Chequeo Sobre el Anlisis de la PresentacinLista de Chequeo sobre los Arreglos FinalesLista de Chequeo de Auto Evaluacin
ConclusionesForma de presentacinPreparando la presentacinHaciendo la presentacinUsando ayudas visualesDefinicionesResumenEntender el problemaPropsitoAudienciaSituacin
Desarrollar un planRitualTutorialReporteArgumentacin
Llevando a cabo el planExaminando la solucinConclusinQu quieres lograr con tu presentacin?Cunto del tema puedes cubrir adecuadamente?Dselos, dselos, dselos, dselos de nuevo!Ayudas visuales: Mantenlas simples y legiblesRepasar para pulir el estilo y ganar confianzaDecisionesEl propsito de la charlaLos antecedentes de la audiencia
PreparacinLimitar el temaOrganizandoExplicandoPresentacin