UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACION DIRECCION DE POSTGRADOS MAESTRIA EN ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS DESARROLLO Y EVALUACIÓN DE LA CALIDAD DRA. VIOLETA FLORIÁN
HERRAMIENTAS DE PLANEACIÓN Y ADMINISTRACIÓN
Nombre Carné Mynor Noé Valenzuela Bernal 1328 00 7964
Jutiapa 18 de febrero de 2,012
1
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................ 2
1. Diagrama de Afinidad ...................................................................................... 3
2. Gráfica doble de Interrelaciones ................................................................... 6
3. Diagrama de árbol ........................................................................................... 7
4. Diagrama Matricial ........................................................................................... 9
5. Analis de datos de una matriz ...................................................................... 11
6. Gráficas de Programas de Decisión de Procesos (GPDP) ....................... 12
7. DIAGRAMA DE FLECHAS .............................................................................. 14
CONCLUSIONES: ..................................................................................................... 16
2
INTRODUCCIÓN
Las Herramientas de planeación y administración surgen como un conjunto de
técnicas para servir de apoyo a gestores y directivos de las organizaciones en el
camino emprendido hacia la calidad total.
Dentro de ellas tenemos el Diagrama de afinidad el cual Organiza grandes
cantidades de información, Gráfica doble de interrelaciones que muestra los
enlaces de causas y efectos entre aspectos relacionados, Diagrama de árbol el
cual muestra los niveles de destalle para alcanzar un objetivo principal y los
objetivos secundarios relacionados, Diagrama Matricial en el que se muestra las
relaciones y correlaciones entre ideas, Gráficas de Programa de Decisión de
Procesos en el que se revela cadenas de eventos y planes de contingencia y por
ultimo Diagrama de flechas que Desarrolla un programa para tareas complejas
3
1. Diagrama de Afinidad
Es una herramienta que se emplea para organizar grandes cantidades de
información agrupando los aspectos de la misma con base en relaciones clave
entre ellos; también se conoce como método KJ. Cuando se emplea este
diagrama, se organizan las ideas o áreas generales de problemas para adquirir la
comprensión de un problema o asunto complejo, así como para identificar las
causas potenciales de un problema. La herramienta ayuda a mejorar el
compromiso y el apoyo del equipo.
4
- Usar cuando existe un caos, el equipo aporta ideas, se requiere un
pensamiento trascendental o el tema es un aspecto amplio.
PASOS
1. Reunir el equipo y elegir un líder.
a. El equipo deberá consistir en 5 o 6 personas que estén relacionados
con el problema.
2. Establecer el asunto o problema en forma de pregunta.
3. Realizar una tormenta de ideas respecto al problema o aspecto y registrarla
en fichas de trabajo.
a. Sólo una idea por tarjeta
b. Máximo siete palabras por tarjeta
c. Cada tarjeta deberá contener un sustantivo y un verbo
4. Desplegar las tarjetas en una mesa grande o muro.
5. Acomodar las tarjetas en pilas similares o por “familias”.
6. Crear tarjetas de encabezado
7. Dibujar el diagrama de afinidad
5
a. Trazar un círculo en torno a cada agrupamiento y conectar este con
la tarjeta de encabezado
b. El diagrama queda completo cuando el equipo alcanza el consenso y
etiqueta el diagrama con el nombre del equipo y la fecha
8. Discutir el diagrama de afinidad
6
2. Gráfica doble de Interrelaciones
Una gráfica de interrelaciones es una herramienta gráfica que se emplea para
organizar problemas o aspectos complejos y que implican muchas variables, se
emplea para estudiar las relaciones entre los elementos de un problema e
identificar las causas raíz o las soluciones, es similar al diagrama de afinidad
en la medida que el proceso de construcción de una gráfica de interrelaciones
es creativo.
Ayuda a identificar las causas potenciales de un problema. A diferencia del
diagrama de causa y efecto, la gráfica permite que el equipo de solución de
problemas observe al mismo tiempo muchos efectos y trace la relación entre
dichos efectos y varias causas.
PASOS
1. Reunir el equipo y elegir un líder.
2. Poner el asunto o problema en forma de pregunta.
7
a. Es posible elegir dicho asunto o problema de las siguientes
fuentes:
- El aspecto clave o la tarjeta de encabezado más crítica de un
diagrama de afinidad.
- La declaración de efecto de un diagrama de causa y efecto
- El aspecto clave de un diagrama de árbol
- Un aspecto clave identificado por el equipo
3. Realizar una tormenta de ideas respecto al problema o aspecto y
registrarla en fichas de trabajo.
- Si la declaración del problema se originó en un diagrama de
afinidad, usar las tarjetas de encabezado de éste y realizar
una tormenta de ideas para buscar ideas adicionales
- Si la declaración del problema se tomó del efecto en un
diagrama de causa y efecto, copiar las causas más básicas de
cada uno de los “huesos” del diagrama en fichas de trabajo
- Si la declaración del problema se originó en un diagrama de
árbol, usar el nivel más bajo de detalle de éste
- Si la declaración del problema fue un aspecto clave
identificado por el equipo, es preciso hacer una tormenta de
ideas y colocar estas en tarjetas de índice
4. Analizar las relaciones.
5. Revisar la gráfica doble de interrelaciones.
6. Identificar causas y efectos raíz.
a. Una causa raíz es una categoría de la que sale la gran cantidad
de flechas.
b. Un efecto raíz es una categoría a la que llega una gran cantidad
de flechas.
7. Estudiar la gráfica doble de interrelaciones.
3. Diagrama de árbol
8
Un diagrama de árbol (diagrama sistemático) es una técnica que se emplea
para buscar la forma más apropiada y eficaz de alcanzar un objetivo específico.
Esta herramienta gráfica de diagrama los diversos niveles de detalle, estos
representan acciones (o tareas) que siguen rutas lógicas para implantar un
objetivo amplio. Al implantar los puntos detallados de acción, se crea un efecto
de dominio que lleva al logro del objetivo principal.
Cuando se trabaja sobre un objetivo amplio, un diagrama de árbol ayuda a
orientar tareas específicas, es posible emplearlo para planear la implantación
de una solución detallada en forma ordenada. El diagrama de árbol funciones
para dividir un aspecto u objetivo más complejo.
PASOS
1. Reunir un equipo apropiado.
2. Elegir la declaración de objetivo.
c. Es posible elegir dicho asunto o problema de las siguientes
fuentes:
9
- El aspecto clave o la tarjeta de encabezado más crítica de un
diagrama de afinidad.
- La declaración de efecto de un diagrama de causa y efecto
- El aspecto clave de un diagrama de árbol
- Un aspecto clave identificado por el equipo
3. Generar los encabezados de primer nivel del árbol.
a. Como punto de inicio, usar los siguientes tres encabezados de
primer nivel del árbol
- Si el objetivo es un aspecto clave de un diagrama de afinidad,
usar las tarjetas de encabezado. Si el objetivo es la tarjeta
crítica de encabezado, usar las tarjetas bajo tal encabezado
- Si el objetivo es una causa o efecto raíz de una gráfica doble
de interrelaciones, usar las tarjetas que llevan a ella
- Si el objetivo es un aspecto clave identificado por el equipo,
realizar una tormenta de ideas cuyo enfoque sea la
implantación
4. Completar el diagrama de árbol bajo cada encabezado principal.
5. Revisar el diagrama de árbol terminado.
4. Diagrama Matricial
Para indicar las relaciones se usan los siguientes símbolos
Fuerte:
Media:
Débil:
10
MODELO DE RADIO
A420 A422 C60 E804 ALFA BETADE
FECT
O
VOLUMEN
ANTENA
BATERIAS
FRECUENCIA
ESMALTE
= Relación Fuerte = Relación media
EJEMPLO: Intensidad de las relaciones entre los defectos y modelos de radio.
Relación
Los diagramas matriciales son herramientas que se emplean para revelar las
correlaciones entre ideas, tareas y responsabilidad y que aparecen en diversas
formas matriciales, es posible emplear estas herramientas para organizar y
comparar dos o más conjuntos de artículos para mostrar cuales de ellos están
relacionados, asimismo pueden mostrar la fortaleza estadística y la dirección
de influencia de cada relación.
Los diagramas matriciales se emplean para mostrar la relación entre las tareas
de un diagrama de árbol y otras características o funciones, son herramientas
de extrema flexibilidad, pueden manejar cualquier tipo de contenido de
información y comparar cualquier número de variables.
Pueden tener cualquiera de las siguientes formas:
- Forma de L
- Forma de T
- Forma de Y
- Forma de X
- Forma de C
11
Es posible crear diagramas matriciales para mostrar diversos tipos de
relaciones, una forma de usarlos es desarrollar las nuevas actividades contra lo
que en ese momento hace una organización, para desplegar una solución
genérica.
PASOS
1. Reunir a un equipo apropiado.
2. Elegir las consideraciones clave.
a. ¿Qué tipo de información se desea mostrar en la matriz?
3. Elegir la forma apropiada de la matriz.
a. Decidir el tipo de forma que permitirá obtener la mejor
información:
- Forma de L: 2 consideraciones clave
- Forma de T: 3 consideraciones clave con relaciones directas e
indirectas
- Forma de Y: 3 consideraciones clave con relaciones directas
- Forma de X: 4 consideraciones clave con relaciones directas e
indirectas
- Forma de C: 3 consideraciones clave con relaciones
simultáneas
4. Definir los símbolos de relación a emplear y crear una leyenda.
5. Concluir la matriz.
5. Analis de datos de una matriz
NECESIDADES
COEFICIENTE DE
PONDERACIÓN
EVALUACIÓN DEL
COMPETIDOR CERCANO
EVALUACIÓN EMPRESA
PROPIA
DIFERENCIA
PRECIO .2 6 8 +2
CONFIABILIDAD
.4 7 8 +1
ENTREGA .1 8 5 -3
APOYO TÉCNICO
.3 7 5 -2
12
6. Gráficas de Programas de Decisión de Procesos (GPDP)
Comienzo
Escoger aula, hora, ponente
Enviar convocatoria del curso
Impartir curso
Fin
Ponente no aparece
Ponente llega tarde
Aula ocupada
Problemas
Buscar otro aula
Dar el curso en el pasillo
Dar el curso en el bar
Improvisar un ponente
Posponer el curso
Suspender el curso
Empezar tarde
Posponer el curso
Contramedidas
1
2
3
1
2
2
3
1
Ejemplo: Grafica de programas de desisión de procesos. Organización de un Curso.
Planeación de
una reunión
Reservar sala
de reuniones
Verificar equipo
audiovisual
Efectuar los
arreglos de
alimentación
Sala de reuniones
no disponible
Equipo audiovisual
no disponible
Banquete no
disponible
Menú no
disponible
Cambiar fecha
de reunión
Reservar otro
sitio
Rentar equipo
audiovisual
Reservar otro
sitio
Ordenar a otro
proveedor
Solicitar un
menú distinto
Ordenar otro
proveedor de
banquetes
= Seleccionado
= No factible
13
Una gráfica de programa de decisión del proceso (GPDP) es una herramienta
dinámica de planeación que se emplea para diagramar en forma sistemática
todas las posibles cadenas de eventos para alcanzar un objetivo amplio o para
implantar una solución compleja.
Se enumeran todos los eventos concebibles y una contramedida apropiada en
este flujo cronológico, se emplea este método cuando existe incertidumbre en
un proceso de implantación, cuando el problema u objetivo es único o
desconocido.
Las gráficas de programa de decisión del proceso se clasifican por las
herramientas que se emplea:
GPDP “planeado por adelantado”: anticipan lo “inesperado” antes de la
implantación verdadera. Se efectúa una tormenta de ideas de todas las
distintas posibilidades y se elaboran planes de contingencia con
anticipación.
GPDP en tiempo real: se desarrollan alternativas durante la
implantación.
La GPDP se clasifica por el formato gráfico:
Gráfico: combinación de diagrama de árbol y diagrama de flujo.
Descripción: lista numerada de eventos y contramedidas.
Se emplea una GPDP para describir de manera sistemática una solución u
objetivo complejos, otro propósito es probar teorías durante la implantación de
una solución compleja.
PASOS
1. Reunir el equipo apropiado.
2. Elegir el flujo básico de implantación.
3. Elegir el formato de la gráfica.
4. Establecer el objetivo principal.
5. Enumerar los pasos del proceso.
6. Determinar contramedidas.
14
7. Evaluar las contramedidas.
- Evaluar las contramedidas y marcarlas en la forma siguiente
= Seleccionada
= No factible
7. DIAGRAMA DE FLECHAS
Un diagrama de redes de actividades (también conocido como diagrama de
flechas) es una técnica de administración de redes de uso generalizado para la
planeación e implantación de tareas complejas, e particular las mas comunes
que cuentas con subtareas conocidas. Es una combinación de la Técnica de
Revisión y Evaluación y Programas (PERT) y el Método de Ruta Crítica (CPM).
Se emplea el diagrama de redes de actividades para desplegar soluciones
complejas con programas muy estrictos de tiempo. Identifica los pasos y
subtareas y muestra el flujo de rutas simultáneas de implantación.
La diferencia principal entre ellos es simplemente el método por medio del cual
se realizan estimados de tiempo para las actividades del proyecto. Con CPM,
los tiempos de las actividades son determinísticos. Con PERT, los tiempos de
las actividades son probabilísticos o estocásticos
1
día
1
día
1
día
3
día
2
día
3
día
2
día
5
día
15
Planificación del montaje de un chiringuito (Diagrama de
Flechas)
Viernes
1/03/02
13:00
Saber que
gente está
Repartir
encargos
Cada uno
consigue
su parte
Traer el
material
Conocer la
ubicación del
chiringuito
Planificación
en planta
Repartir los puestos de trabajo
en el chiringuito
Miércoles
13/03/02
11:00
MONTAR
EL
CHIRINGUITO
2 horas
1 hora
1 s 1 s
1 hora 4 d 6 d 1d
Ejemplo:
PASOS
1. Reunir el equipo apropiado.
a. Los miembros del equipo deberán conocer a fondo las tareas y
subtareas
2. Identificar todas las tareas que requiere el proyecto.
3. Determinar la secuencia de actividades.
4. Calcular el tiempo que se requiere cada actividad.
5. Calcular la ruta crítica del proyecto.
6. Calcular la fecha más tardía de inicio y más temprana de conclusión de
cada subtarea.
7. Calcular la holgura total.
8. Diseñar el diagrama de redes de actividades.
16
CONCLUSIONES:
Estas Son la recopilación y modificación de algunas herramientas que se han
usado durante mucho tiempo. Las Herramientas no reemplazan los métodos
estadísticos u otras herramientas, sino que su intención es ser usadas juntas
como parte del proceso de diseño.