IDENTIFICACIÓN DE PROYECTOS
El primer paso para la identificación del proyecto es el reconocimiento del problema o
necesidad que se quiere solucionar, o la oportunidad que se espera aprovechar. El
propósito de todo proyecto de inversión, por ejemplo, es resolver un problema o una
necesidad, o de aprovechar una oportunidad cuyos efectos beneficiarán a un grupo de
ciudadanos, una comunidad o, bien, a una empresa.
“El análisis del problema o necesidad es el punto de partida para la identificación del
proyecto. Es preciso conocer las características específicas del mismo, sus causas y los
aspectos que lo rodean, que pueden ser relevantes en el momento de buscar una solución
a través de un proyecto. Es necesario tener caridad sobre los aspectos específicos, las
características más importantes, las posibles causas y repercusiones del problema o
necesidad y las condiciones en que se está presentado dicha situación.
Para describir el problema se deben tener en cuenta, en lo posible, algunas de las
siguientes consideraciones e interrogante:
- ¿Existe el problema?
- ¿Cuál es el problema?
- Cuáles son los elementos esenciales del problema?
- Descripción del problema
- Aspectos sociales, económicos y políticos directamente relacionados con el
problema o necesidad. Condiciones socioeconómicas y ambientales, aspectos
administrativos y de gestión, consideraciones tecnológicas específicas como parte
del entorno de la situación encontrada.
- Localización de la población o del sitio donde se desarrollará el proyecto, área
geográfica sobre la cual tiene influencia el problema, necesidad u oportunidad
identificada.
- Algunos antecedentes sobre cómo ha evolucionado el problema/necesidad, y qué
intentos de solución se han presentado anteriormente.
- Causas del problema.
- Consecuencias que está generando actualmente.
- Algunas consecuencias que se pueden esperar de no resolverlo.
- ¿Cuál es la magnitud actual del problema?
- ¿Se cuenta con toda la información relevante suficiente acerca del problema para
hacer un estudio completo?
- ¿Cuáles son las principales dificultades para enfrentar el problema?
Para identificar el problema es preciso recolectar y analizar toda la información disponible
y, si no existe, recolectarla. Es fundamental realizar un análisis detallado de la realidad y
recopilar la mayor cantidad posible de antecedentes”.1
TÉCNICAS PARA IDENTIFICAR PROYECTOS
Existen varias técnicas para la identificación de proyectos, que sirven para organizar las
ideas, es probable que no se requiera usarlas todas, eso dependerá de la complejidad de
la situación o necesidad.
1. Lluvia de ideas
“Conocida también como Brainstorming, creada y divulgada por Alex Osborn,
basado en la estructura física y mental del cerebro la cual tiene dos partes: la
razonable y la creativa. Su técnica consiste en reunir de 5 a 10 personas para
ponerlos a pensar, inicialmente de manera individual., durante 20 ó 30 minutos
con el propósito de hallar la salida a una situación l necesidad específica. Luego se
dan a conocer todas las ideas sugeridas y se van clasificando de acuerdo al tema.
La participación es voluntaria, la crítica no está permitida, se pide abundancia de
ideas y se estimula la mezcla de ideas.
2. Inventario de preguntas
Esta técnica permite orientar a los encargados de la identificación y se sugiere
algunas preguntas como:
¿Cuáles son las causas reales de la necesidad específica?
¿Cuál es la actividad económica más importante de la región o localidad?
¿Cuáles son las consecuencias de la situación?
_____________________
1. MIRANDA MIRANDA, Juan José. Gestión de Proyectos. Quinta edición. p. 39.
¿Cuántos serían aproximadamente los usuarios del proyecto?
¿En qué lugar está ubicada geográficamente la necesidad?
¿Cuenta la región con suficientes recursos físicos, tecnológicos y humanos?
¿Por qué se requiere solucionar la necesidad?
¿Conocemos el nivel de ingresos de la población objetivo?
¿Existen estudios sobre las condiciones de empleo de la zona?
¿Cuánto hace que se presenta la situación?
¿Cómo es la infraestructura de de servicios de la región o localidad?
Y el resto de preguntas que usted considere pertinentes.
3. La Red de pertinencia
Esta es una técnica para relacionar un conjunto de problemas de manera ordenada
según su causa – efecto.
Ejemplo: “El papel se manchó con tinta”, “la tinta se derramó”. De estos dos
problemas ¿cuál es causa y cuál efecto? Reflexionemos ¿A qué se debe que el
papel se manchó? Respuesta: porque se derramó la tinta. Entonces, el problema:
“La tinta se derramó” es la causa y el problema. “El papel de manchó con la tinta”
es el efecto.
Pero si en lugar de tener dos problemas tuviéramos una lista de 100 problemas, el
trabajo de ordenarlos por la forma casa – efecto nos da una relación de
ordenamiento lógico y pertinente de los problemas, también llamada Diagrama de
árbol.
Ejemplo red de pertinencia o diagrama de árbol
Este es un ejemplo con diversas variables, para el caso de un proyecto comunitario
de una región de Colombia.
Primer paso: Lista de problemas con base en el diagnóstico sectorial
Teniendo como bases el diagnóstico sectorial se prepara una lista de problemas sin
importar el orden y se enumeran para cuantificarlos.
Entonces, la lista que resultó fue la siguiente:
1. Bajo ingreso de la familia
2. Escasez de medios de transporte
3. Las condiciones de las viviendas son pésimas
4. Malas condiciones de los caminos
5. La mayoría de personas son analfabetas
6. Falta de energía eléctrica
7. Los niños se enferman mucho
8. Las fincas no tiene espacios para almacenamiento
Total problemas: 8
Segundo Paso: organización de grupos de problemas con base en su misma causa
En este caso se clasificaron así:
Bajo nivel de vida: Bajo ingreso de la familia
Las condiciones de las viviendas son pésimas
La mayoría de personas son analfabetas
Los niños se enferman mucho
Deficiente Escasez de medios de transporte
Infraestructura Malas condiciones de los caminos
física Falta de energía eléctrica
Las fincas no tienen espacios para almacenamiento
Tercer Paso: construcción de una RED DE PERTINENCIA al interior de cada grupo:
Bajo nivel de vida: Los niños se enferman mucho
Las condiciones de las viviendas son pésimas
Bajo ingreso de la familia
La mayoría de personas son analfabetas
Deficiente Escasez de medios de transporte
Infraestructura Las fincas no tienen espacios para almacenamiento
física Malas condiciones de los caminos
Falta de energía eléctrica
Cuarto Paso: Elaborar RED DE PERTINENCIA para Problemas Efecto principales
A. Bajo nivel de vida
B. Deficiente infraestructura física
Red de pertinencia: Bajo nivel de vida
Deficiente infraestructura física
Quinto paso: Diseño de la red de pertinencia total. A cada red de problemas principales se
le agrega la respectiva red del grupo referenciado.
En el ejemplo quedaría así:
Tomado del libro “Los proyectos: la razón de ser del presente” de Jorge Eliécer Prieto Herrera.
4. Método P.P.O.O (Análisis Causa – Efecto)
La metodología de Planificación de Proyectos Orientada a Objetivos (PPOO)
resume el análisis y la solución de problemas en los siguientes términos:
I. Árbol de problemas:
1. Identificar los principales problemas de la situación analizada.
2. Formular el problema Central.
3. Anotar los efectos del problema central
4. Escribir causas del problema central
5. Diagramar árbol de relaciones Causa – Efecto
6. Revisar esquema t dar validez
BAJO NIVEL DE VIDA
Los niños se enferman mucho
Las condiciones de vivienda son pésimas.
Bajo ingreso de la familia
La mayoría de personas son analfabetas.
Inadecuado sistema de
comercialización.
Baja producción agrícola
Deficiente Infraestructura Insuficiente uso de recursos
Organización institucional Deficiente organización
campesina
Consejos generales:
- Formule el problema (necesidad) como un Estado negativo.
- Centre su atención en un problema.
- Priorice problemas existentes.
- No confunda el problema con la ausencia de solución.
La importancia de los efectos indica la trascendencia del problema. Si aparecen efectos
importantes el problema amerita o, mejor, exige solución.
Tomado del libro “Los proyectos: la razón de ser del presente” de Jorge Eliécer Prieto Herrera.
Hacia abajo identificamos y seguimos el rastro encadenado de las posibles causas de la
situación
EFECTO 3
EFECTO 2
PROBLEMA CENTRAL
EFECTO 1.2 EFECTO 1.1
EFECTO 1
CAUSA 3
CAUSA 3.1
CAUSA 2 CAUSA 1
CAUSA 2.1
PROBLEMA CENTRAL
CAUSA 2.2
CAUSA 3.1.1
II. Análisis de objetivos
Describir la situación esperada con la solución del problema.
Elaborar árbol de medio y fines, verificar incidencias y ajustar.
III. Análisis de alternativas
Buscar y plantear alternativas de solución.
Ejemplo metodología P.P.O.O.
Primer paso: Análisis del problema – Árbol de Causas – Efecto
Tomado del libro “Los proyectos: la razón de ser del presente” de Jorge Eliécer Prieto Herrera.
Pérdida imagen
empresa
Disminución niveles
bienestar y salud
Baja productividad
social
Pasajeros heridos
o muertos
Pasajeros llegan
tarde
ACCIDENTALIDAD
FRECUENTE
Imprudencia
conductores
Vehículos
mal estado
Calles
precarias
Deficiente
señalización
Vehículos
viejos
Mal
mantenimiento
PROBLEMA
CENTRAL
Segundo paso: Pasar de negativo a positivo
Árbol de objetivos
Convertir Causa – Efecto en medios y fines
Tomado del libro “Los proyectos: la razón de ser del presente” de Jorge Eliécer Prieto Herrera.
Empresa con
mejor imagen
Aumento nivel
bienestar y salud
Mayor
productividad social
Menos pasajeros
accidentados
Pasajeros llegan a
tiempo
REDUCCIÓN DE LA
ACCIDENTALIDAD
Conductores manejan
con prudencia
Vehículos
buen estado
Calles
buenas
Adecuada
señalización
Renovación
vehículos
Control al
mantenimiento
SOLUCIÓN
CENTRAL
Tercer paso: Ajustar los medios y fines – Árbol de objetivos
Tomado del libro “Los proyectos: la razón de ser del presente” de Jorge Eliécer Prieto Herrera.
Cuarto paso: Formulación de alternativas.
- Seleccionar caminos de abajo – arriba en el árbol de objetivos
depurado.
- Los caminos seleccionados son la base para la definición de
proyectos a seguir.
- Enlazar los fines con los medios:
Ejemplo: para lograr el fin “vehículos en buen estado” por el medio “mejor
mantenimiento” podemos hacer:
Empresa goza
mejor imagen
Mejores niveles
bienestar y salud
Mayor
productividad social
Pocos pasajeros
accidentados
Pasajeros llegan a
tiempo
Conductores manejan
con cuidado
Vehículos
buen estado
Calles
buenas
Usuarios
prudentes
Campaña
ciudadana
Capacitación
conductores
EDUCACIÓN
CÍVICA
BAJA
ACCIDENTALIDAD
DE LOS BUSES
Reposición razonable
de vehículos
Mantenimiento
regularizado
Proyectos:
Ampliar el taller de mantenimiento
Modernizar el taller de mantenimiento
Capacitar el personal en mantenimiento
Aumentar los turnos de trabajo del taller
Crear talleres descentralizados
Contratar el servicio de mantenimiento
- Analizar las acciones concurrentes para examinar viabilidad por
integración o complementación.
- Ver complementariedad para decidir ejecución simultánea o
escalonada.
- Cuando las acciones son excluyentes se formulan como alternativas
para el análisis comparativo en el proceso de identificación,
preparación y evaluación de proyectos.
5. Método Delphi
Esta forma de identificar ideas, necesidades o situaciones fue creada por Norman
Dalkey y Olaf Helmer y debe su nombre a Delfos, ciudad griega famosa por los
oráculos que hacía Apolo. Se basa en la reunión de expertos y actores de una
temática específica para escuchar sus opiniones y poder analizar sus respuestas
intentando producir el futuro probable o el proyecto más conveniente a realizar. La
metodología es pensar individualmente, luego compartir sus puntos de vista,
debatirlos e ir llegando a consensos.
6. Mesas de trabajo
Muy parecido al enfoque de mercadeo usado por los gerentes en donde se
convoca a un grupo de personas para analizar una situación que requiera una
solución práctica y real. A los integrantes se les obsequia un documento que
contiene el siguiente esquema:
Ubicación del tema y conocimiento del grupo de trabajo:
- ¿Qué espera el grupo y qué se espera de ellos?
- ¿Cuál es el perfil del grupo de trabajo?
- ¿Quiénes somos y qué nos convoca?
- ¿Qué temas están relacionados con el tema en común?
- ¿Conocemos el enunciado general del a situación?
- ¿Se identifica la capacidad de incidencia de los participantes?
- ¿Existe alguna relación entre las posiciones de los actores?
- Hará falta alguien que pueda aportar en la mesa de trabajo?
- ¿Tenemos clara la población involucrada?
Definición de la situación crítica:
- ¿Qué queremos realmente?
- ¿Hay coherencia entre las expectativas?
- ¿Qué características específicas componen el tema de la situación
deseada?
- ¿El eje del tema tiene relación con el entorno de lo que queremos?
- ¿Dónde estamos realmente?
- ¿Se conocen las imágenes de la situación actual?
- Qué características componen el tema de la situación actual?
- El eje del tema tiene relación con el entorno de lo que tenemos?
- ¿Cuáles son las diferencias entre la situación deseada y la situación
actual?
Identificación de objetivos, indicadores y metas:
- Enunciar los objetivos generales y específicos.
- Relacionar los indicadores y metas definidas por el grupo
- Cuáles son las estrategias y alternativas identificadas
- Indicar as actividades que pueden transformar la situación crítica”.2
____________
2. Tomado del libro “Los proyectos: la razón de ser del presente” de Jorge Eliécer Prieto Herrera.
EL DIAGNÓSTICO
Es el proceso de estudio para medir, determinar, evaluar y caracterizar particularidades de
una necesidad u oportunidad que se presenta y que debe ser satisfecha mediante el
mejoramiento de las condiciones actuales, o capitalizada a través de la realización de
inversiones que aumenten la rentabilidad.
En el diagnóstico se identifican las causas que generan el hecho y sus efectos, permitiendo
a partir del análisis, formular estrategias de intervención de acuerdo con las necesidades o
potencialidades de cada empresa.
Propósitos del diagnóstico
Tiene dos propósitos principales:
1. Descripción
Caracterización de la necesidad u oportunidad, su incidencia y afectación sobre la
población objetivo.
2. Explicación
Estructuración causal de las variables o situaciones que determinan la necesidad o
problema. Ésta permite establecer la magnitud y dimensión de la solución para alcanzar
una situación deseable.
- Problema o Necesidad:
- Describe la situación de deficiencia, escasez, suministro inadecuado
o baja calidad de un bien o servicio, que afecta a una población
determinada en un área geográfica definida, y que debe ser
solucionada.
- En el problema o necesidad se debe detectar su naturaleza, es decir,
qué lo ha generado, desde cuándo se está presentando y cuál es su
cuantificación.
- Una vez analizadas las características del problema y teniendo claro
su contexto, se proceden a identificar y formular las posibles
soluciones, las cuales deben ser evaluadas de forma preliminar para
determinar cuál es la opción más apropiada, que será la que de
origen al proyecto.
Para describir el problema se deben plantear algunas consideraciones a saber:
• ¿Existe el problema?
• ¿Cuál es el problema?
• ¿Cuál es su entorno?
• ¿Cuáles son sus consecuencias?
• ¿Cuál es la magnitud actual del problema?
El problema dentro de la organización: Cuando se presentan problemas en el seno de la empresa, generalmente están asociados a la mejora del rendimiento empresarial o a la expansión en la cobertura de mercado. Algunos casos tipo podrían ser: • Una oficina congestionada de operaciones: Puede necesitar estrategias para simplificar sus procedimientos administrativos. • Una empresa con oficinas distribuidas en muchas zonas: Es posible que necesite establecer un sistema de comunicación eficaz entre ellas. • Una compañía con procesos productivos que generan altos desperdicios y pérdidas que repercuten en la estructura de los costos y precios de los productos: Requiere con urgencia rediseñar sus procesos.
Habitualmente los problemas se consideran factores negativos y las oportunidades
factores positivos, que suelen estar impulsados por fuerzas externas. Uno de los ejemplos
más comunes de oportunidades se encuentra en las áreas de desarrollo o mejora de
productos, ya que constituyen la respuesta a una necesidad detectada en el mercado.
La identificación de la idea del proyecto es la etapa más crucial y compleja, requiriendo
altas dosis de conocimiento del medio, iniciativa e imaginación.
Algunas técnicas para generación de ideas:
• Grupo nominal: Facilita el proceso de toma de decisiones porque reduce la interacción
del grupo, sin eliminar intercambios. Mediante la selección de una problemática, los
participantes plasman sus ideas, se seleccionan y se operacionalizan.
• Lluvia de ideas: Es muy usada en la planeación estratégica para desarrollar productos
innovadores, para el manejo de personal, entre otros. Para su aplicación, se nombra con
anticipación una persona para que tome nota de las diferentes ideas que surjan en el
grupo.
Otras fuentes de ideas de proyectos:
• Nuevos usos para cosas existentes.
• Emplear recursos subutilizados.
• Aprovechar la experiencia de las personas.
• Exploración de nuevas técnicas para hacer las cosas.
• La observación del entorno o de otros contextos.
• Investigación a través de lecturas permanentes.
La idea debe ser afín con quien la selecciona, en cuanto satisfaga sus gustos y este acorde
con su conocimiento. En este sentido, es importante responder los siguientes
interrogantes que ayudarán a descartar y concretar algunas ideas.
• ¿Qué es lo importante para su satisfacción personal?
• ¿Busca un reto, una satisfacción familiar, prestar un servicio a la comunidad, adquirir
estatus?
• ¿Qué clase de trabajo le apasiona realmente?, ¿Prefiere las ventas, el desarrollo
tecnológico, las tareas administrativas, trabajar al aire libre?, ¿Qué tanto le agrada
trabajar con otras personas?
• Analice su capacidad de trabajo. ¿Es bueno para trabajar 10 horas al día? ¿Le gusta
trasnochar?
• Haga un repaso de su capacitación personal. ¿Desea especializarse en un futuro en
aquellas áreas que más le gustan?
Evaluación preliminar:
Esta labor corresponde a establecer o verificar con la información secundaria, cuál de las
opciones propuestas es la que mejor daría respuesta a lo que se quiere lograr, con los
menores costos y tiempos posibles. Para lograrlo las diferentes opciones se deben
analizar desde los aspectos técnicos, sociales e institucionales, y justificar debidamente las
debilidades o dificultades de cada una.