INFORME DE GESTION
DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA MAYO DE 2017
GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Adjunto enviamos el informe de gestión correspondiente al Departamento Administrativo y
Financiero del mes de Mayo de 2017, adelantado por todos los funcionarios del departamento.
En el mes de mayo desde la Dirección Administrativa y Financiera se realizaron reuniones con el personal del área financiera y los líderes de las áreas de Gestión Humana, Gestión
Documental, Gestión Logística y Sistemas, en estas reuniones se abordaron diferentes temas
y se brindó el apoyo desde la Dirección Administrativa y Financiera al personal del área para el normal desarrollo de las Operaciones, De igual manera se promovieron reuniones con los
demás Departamentos y áreas de la Institución con el fin de apoyar la gestión de la Cámara y coordinar las actividades, entre los temas tratados están:
Se realizó apoyo al Departamento de Planeación para la consolidación del Plan
Estratégico Institucional.
Se realizó reunión con las áreas de: Contabilidad, Presupuesto, Tesorería, Gestión Tecnológica, Gestión Humana, Gestión Logística y Gestión Documental, con el fin de
realizar seguimiento detallado y pormenorizado del avance de las actividades
contempladas en el Plan Operativo Interno de cada área.
Se realizó presentación en el comité de control interno de la actual estructura administrativa y la propuesta para actualizarla.
Se trabajó en diferentes sesiones el proyecto de Curva Salarial, con el área de gestión humana y profesional de control interno.
Se participó en reunión de Junta Directiva correspondiente al mes de mayo, en la cual
se abordaron temas sobre Evaluación de Desempeño del Personal y Proyecto para la
Construcción de la sede administrativa de la CCP.
En cuanto al desarrollo de actividades del POA 2017 se tienen los siguientes avances:
Presentación de los Estados Financieros bajo NIIF de manera adecuada y
oportuna.
Al 15 de junio del 2017 se cuenta con los estados financieros bajo NIIF al 31 de mayo de 2017.
Esta actividad presenta un avance del 42%
Presentación de Informes Tributarios y Financieros.
Se realizó la presentación de los informes a la DIAN de IVA, RF en las fechas establecidas,
Reteica, los cuales se remitieron a Revisoría Fiscal para la revisión y posterior pago.
Esta actividad presenta un cumplimiento del 42%.
Presentación de Informes de Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos. Se realizó el informe de ejecución presupuestal consolidado al mes de Mayo de 2017, el cual
presenta el siguiente comportamiento.
Esta actividad presenta un cumplimiento del 42%.
Realizar la actualización de los Procesos y Procedimientos Financieros de la Institución en NIIF
Se realizaron reuniones de trabajo en marco del Comité NIIF y se lograrón actualizar los procesos y procedimientos financieros teniendo en cuenta las principales políticas contables
bajo NIIF que tienen impacto directo.
Se implementó el procedimiento de cuentas por cobrar.
Esta actividad presenta un cumplimiento del 100%.
Presentación de informes financieros a la presidencia ejecutiva, direcciones
de departamento
Se realizó la presentación del informe de ejecución presupuestal con corte al 30 de Abril de
2017.
Esta actividad presenta un cumplimiento del 33%.
Implementar la conciliación contable de todas las cuentas bancarias activas de la institución a través del aplicativo JSP7.
Para el mes de mayo se realizaron en su totalidad las 18 conciliaciones bancarias de las
cuentas a cargo de la Cámara de Comercio de Pasto. Es importante anotar que para generar
las conciliaciones definitivas es necesario realizar las pre-conciliaciones por cada una de las
cuentas, en donde se realiza la comparación de los saldos de los extractos bancarios y libros
CONCEPTO PRESUPUESTO REAL VARIACION REAL CUMPLIMIENTO PPTAL
INGRESOS $4.514.559.450 $5.817.632.000 $1.261.038.833 129%
GASTOS $2.409.936.411 $1.805.913.000 -$595.413.359 75%
EXCEDENTES $2.104.623.039 $4.011.719.000 $1.856.452.191 191%
INFORME DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL ENERO A MAYO DE 2017
DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CAMARA DE COMERCIO DE PASTO
auxiliares generando hasta la fecha 20 comprobantes de la clase 05, en las que registré los
gastos e ingresos bancarios de acuerdo a los movimientos presentados de las cuentas
conciliadas.
Esta actividad presenta un cumplimiento del 75%.
Realizar la contabilización y cuadre de Ingresos y Egresos Correcta y de
manera diaria.
En el mes de mayo se realizó la contabilización de ingresos y egresos de manera adecuada y
con frecuencia diaria.
Esta actividad presenta un cumplimiento del 42%.
Diseñar y ejecutar las acciones definidas en planes de mejoramiento y/o
acciones levantadas por la CGR al Departamento Admón y Financiero
En la auditoría realizada en el año 2016 por parte de la Contraloría General de la Republica a
la Camara de Comercio de Pasto y específicamente al Departamento Administrativos y Financiero se levantó un hallazgo con connotación administrativa en referencia a:
“Debilidades en el control de activos de la institución”, para lo cual se definió el
siguiente plan de acción:
Asignar responsable de la administración y control de activos de la institución: OK Actualizar y ajustar del procedimiento del control de activos: OK
levantar y actualizar el inventario de activos de la institución: OK
Asignar de responsabilidades de la custodia de activos a cada funcionario: OK Generar reportes de depreciación de activos: OK
Implementar comité de bajas de activos: OK Realizar seguimiento a los activos de la institución: OK
Esta actividad tiene un cumplimiento del 100%.
Diseñar y ejecutar las acciones definidas en planes de mejoramiento y/o
acciones levantadas en auditorías internas y/o externas al Departamento Admón y Financiero
En las auditorías internas de la vigencia 2016, se levantó una no conformidad al Departamento Administrativo y Financiero “ En referencia al control de documentos
y registros”:
Se evidencia el uso del formato “Relación de pagos para revisión del Departamento Administrativo y Financiero el cuándo se encuentra codificado por el SGC. Es indispensable que se incluya en el formato un espacio para la hora de radicación y así ser enviado a codificación ante el SGC. El formato R-GF-002 “Solicitud Traslados – Adiciones y/o reducciones presupuestales mismo capítulo”, no tiene diligenciado los espacios en su totalidad se evidencian firmas mas no nombre del profesional, uno de ellos no tiene firma de Presidencia Ejecutiva. La ficha de caracterización C-GF-001 se encuentra desactualizada. Se verifica la carpeta de Comité de Compras y se evidencia que no se encuentran soportes según los requerimientos como Listados de asistencia y Cotizaciones. El formato “Reporte Diario de Ingresos por Caja” está siendo utilizado por las diferentes áreas por diferentes documentos que se encuentran obsoletos siendo el vigente el R-GF-09 V 03 del 05 de noviembre del 2013. Requisito incumplido 4.2.1.
Para el tratamiento de esta no conformidad se definió el siguiente plan de acción:
Revisar los formatos y caracterización de Gestión Financiera: OK
Realizar la actualización de los formatos y caracterización de Gestión Financiera: Ok
Realizar la codificación, actualización en calidad y divulgación respectiva: Ok
Incorporar en todas las reuniones del área la revisión permanente de los procesos y
procedimientos del área financiera. AV
Esta actividad tiene un cumplimiento del 80%.
Asegurar el cumplimiento del presupuesto de Ingresos
En el mes de Mayo de 2017 se obtuvieron ingresos por valor de $ 223.692.253, los ingresos
en el mes de mayo presentaron un cumplimiento del 116%, ingresos adicionales por $
36.624.747, debido a: Incremento en el recaudo del registro mercantil, de igual manera se presenta un incremento en los rendimientos financieros por la colocación de CDTs.
CODIGO IND: IND-GF-001
VERSION: 001
FECHA: 28 de Febrero de 2017
PROCESO:
Nombre del Indicador:
Meta:
Medición EFICIENCIA EFICACIA EFECTIVIDAD
Análisis x
Numerador SOBRESALIENTE SATISFACTORIO DEFICIENTE
Denominador >= 100 90 y 99% <=90
PERIODOIngresos
Presupuestados
Ingresos
Obtenidos Diferencia %
ENERO $247.899.595 $365.758.711 $117.859.116 148
FEBRERO $578.955.313 $538.836.305 -$40.119.008 93
MARZO $2.952.667.304 $4.117.056.977 $1.164.389.673 139
ABRIL $496.619.349 $535.507.000 $38.887.651 108
MAYO $223.692.253 $260.317.000 $36.624.747 116
JUNIO $154.458.613 $0 -$154.458.613 0
JULIO $139.455.784 $0 -$139.455.784 0
AGOSTO $167.510.365 $0 -$167.510.365 0
SEPTIEMBRE $157.778.245 $0 -$157.778.245 0
OCTUBRE $149.175.776 $0 -$149.175.776 0
NOVIEMBRE $139.585.437 $0 -$139.585.437 0
DICIEMBRE $93.006.954 $0 -$93.006.954 0
Total $5.500.804.989 $5.817.475.993 $316.671.005 106
DD MM AAAA
FICHA DE INDICADOR
Código: R-GE-021
Fecha de Aplicación:
16 de Septiembre de 2013
Página 1 de 2 Versión: 01
Trimestral
INDICE
Gestión Financiera
% CUMPLIMIENTO EN LAS METAS DE INGRESO PRESUPUESTADO
OBJETIVO: Cumplir con las metas de presupuesto en un 100% PERIODOENERO A
DICIEMBRE 2017
Ingresos Obtenidos
FECHA DE APROBACIÓN
ANALISIS
Periodicidad de:Mensual
SEGUIMIENTO
Ingresos Presupuestados*100Rangos:
% CUMPLIMIENTO DE INGRESOS
MEDICION
% de Cumplimiento de Ingresos Fuente de Datos:Informe Consolidado de Ingresos
Responsable de la medición y
análisis:Líder de Proceso de Gestión Financiera, Contador
100%
Tipo de Indicador:
En el mes de Mayo de 2017 se obtuvierón ingresos por valor de $ 223.692.253, los ingresos en el mes de mayo tuvierón un cumplimiento del 116%, se obtuvieron ingresos
adicionales por $ 36.624.747, debido a: Incremento en el recaudo del registro mercantil, de igual manera se presenta un incremento en los rendimientos financieros por la colocación de
CDTs.
$0
$500.000.000
$1.000.000.000
$1.500.000.000
$2.000.000.000
$2.500.000.000
$3.000.000.000
$3.500.000.000
$4.000.000.000
$4.500.000.000
% CUMPLIMIENTO DE INGRESOS PRESUPUESTADOS VIGENCIA 2017
Ingresos Presupuestados Ingresos Obtenidos
Asegurar el control del presupuesto de Gastos
En el mes de mayo de 2017 los gastos ascendieron a $ 411.538.000 frente a presupuesto del
mes se logró un ahorro de $ 13.346.716, ejecutando el 97% del gasto destinado para el mes,
la menor ejecución en el gasto obedeció a: Control sobre los gastos de administración en los
rubros de servicios, honorarios.
EJECUIÓN PRESUPUESTAL ENERO A ABRIL DE 2017.
Se realizó el envió del informe de ejecución presupuestal con corte al 30 de abril de 2017,
informe remitido a la presidencia ejecutiva, direcciones de departamento y áreas que ejecutan
recursos.
CODIGO IND: IND-GF-002
VERSION: 001
FECHA: 28 de Febrero de 2017
PROCESO:
Nombre del Indicador:
Meta:
Medición EFICIENCIA EFICACIA EFECTIVIDAD
Análisis X
Numerador SOBRESALIENTE SATISFACTORIO DEFICIENTE
Denominador ≤94% ≤100% - ≥95% ≥101%
PERIODOGASTO
PRESUPUESTADO
GASTO
EJECUTADODIFERENCIA %
ENERO $562.224.552 $271.528.924 -$290.695.628 48
FEBRERO $454.305.080 $403.205.138 -$51.099.942 89
MARZO $489.461.321 $394.275.294 -$95.186.027 81
ABRIL $465.595.245 $334.520.000 -$131.075.245 72
MAYO $424.884.716 $411.538.000 -$13.346.716 97
JUNIO $482.161.769 $0 -$482.161.769 0
JULIO $453.520.570 $0 -$453.520.570 0
AGOSTO $413.078.137 $0 -$413.078.137 0
SEPTIEMBRE $425.971.341 $0 -$425.971.341 0
OCTUBRE $413.090.957 $0 -$413.090.957 0
NOVIEMBRE $413.095.157 $0 -$413.095.157 0
DICIEMBRE $502.611.155 $0 -$502.611.155 0
TOTAL $5.500.000.002 $1.815.067.356-$3.684.932.646 33
DD MM AAAA
Gestión Financiera
FICHA DE INDICADOR
Código: R-GE-021
Fecha de Aplicación:
16 de Septiembre de 2013
Página 1 de 2 Versión: 01
% DE EJECUCIÓN DE GASTOS
OBJETIVO: Asegurar que la ejecución de los gastos de funcionamiento no supere el 100% PERIODOENERO A DICIEMBRE
DE 2017
MEDICION
% De Ejecución de Gastos Fuente de Datos:Informe Mensual de Presupuesto y Ejecución de Gastos
Responsable de la medición y
análisis:
Líder de Proceso de Gestión Financiera, Contador, Profesional
Universitario Presupuesto <=100%
Periodicidad de:Mensual
Tipo de Indicador:Mensual
INDICE Gasto ejecutado x mes *100
Rangos:Presupuesto Total
% DE EJECUCIÓN DE GASTOS DE FUNCIONAMIENTO SEGUIMIENTO
FECHA DE APROBACIÓN
En el mes de mayo de 2017 los gastos ascendierón a $ 411.538.000 frente a presupuesto del mes se logro un ahorro de $ 13.346.716, ejecutando el 97% del gasto destinado para el mes,
la menor ejecución en el gasto obedecio basicamente a: Control sobre los gastos de administración en los rubros de servicios, honorarios.
ANALISIS
$0
$100.000.000
$200.000.000
$300.000.000
$400.000.000
$500.000.000
$600.000.000
% EJECUCION DEL GASTO
GASTO PRESUPUESTADO GASTO EJECUTADO
INGRESOS
GASTOS
INVERSION
EXCEDENTES / DEFICIT
RUBRO BUEN COMPORTAMIENTO ( LA EJECUCIÓN CUMPLE META PRESUPUESTAL)
RUBRO MAL COMPORTAMIENTO ( LA EJECUCIÓN NO CUMPLE META PRESUPUESTAL)
CODIGO
COLGAAPCODIGO NIIF NOMBRE DEL RUBRO
PRESUPUESTO ENERO
A ABRIL
EJECUCION ENERO A
ABRIL
VARIACION
ABSOLUTA V%
4.295.919.868 5.557.314.502 1.261.394.635 129%
4.095.717.079 5.372.514.442 1.276.797.363 131%
41701011 41100111 De Registro mercantil 3.361.245.474 4.378.593.100 1.017.347.626 130%
41701012 41100112 De Proponentes 311.788.650 364.515.100 52.726.450 117%
41701013 41100113 De registro EPSAL 289.353.950 450.948.200 161.594.250 156%
41701014 41100511 Capacitación 37.232.748 10.407.620 26.825.128- 28%
4170101401 41109014 Devolucion de capacitacion - 200.000- 200.000- 0%
41701015 41100111401 Registro Nacional de Turismo 14.699 - 14.699- 0%
41701016 41100115 Registro RUNEOL 306.000 858.000 552.000 280%
41701018 41100514 Centro de Conciiación 3.281.176 4.739.297 1.458.121 144%
41701019 41100516 Servicios Especiales y varios 8.829.141 25.664.580 16.835.439 291%
4210051 4210051 Financieros 9.613.606 81.026.993 71.413.387 843%
4215051 4215051 Dividendos y participaciones - - - 0%
4220101 4110051607 Arrendamiento construc y edif 72.839.110 59.149.453 13.689.657- 81%
4220201 411005121 Arrendamientos Equipo de Oficina - 502.705 502.705 0%
4220951 4110051012 Otros Ingresos Públicos 450.000 - 450.000- 0%
423595105 41100518 Servicios Centro de Convenciones 33.250 - 33.250- 0%
4250151 41100517 Recuperaciones 669.275 3.935.994 3.266.719 588%
4250451 4250451 De depreciaciones Publico - - - 0%
4250501 41100519 Reintegro Costos y Gsts Públicos 60.000 - 60.000- 0%
417510 411090 Devolución en Ventas - 7.626.600- 7.626.600- 0%
425045 425045 RECUPERACIONES - - - 0%
200.202.788 184.800.060 15.402.728- 92%
41701021 4120052101 Afiliaciones 164.024.773 153.300.000 10.724.773- 93%
41701022 41200522 Capacitación 34.546.491 25.861.372 8.685.119- 75%
41701024 41200524 Conciliación y arbitraje - - - 0%
4170102401 4120052401 Devolución Conciliacion y arbitraje - - - 0%
41701029 41200526 Servicios Especiales y varios 847.763 470.940 376.823- 56%
4175102101 41109021 Devolucion cuota de Afiliacion - 85.000- 85.000- 0%
4210052 421005201 Financieros 283.761 2.951.148 2.667.387 1040%
4215052 4215052 Dividendos y participaciones - - - 0%
4220102 4220012 Arrendamientos - - - 0%
4235202 412005202 Servicios Administrativos Privados - - - 0%
4250152 412005217 Recuperaciones privadas 500.000 2.301.600 1.801.600 460%
4250352 4250352 Recuperaciòn de Provisiòn - - - 0%
4250502 412005219 Reintegro Costos y Gts Privados - - - 0%
4250952 412005252 Estudios o Admon. Convenios - - - 0%
TOTAL INGRESOS
INGRESOS PUBLICOS
INGRESOS PRIVADOS
SEGUIMENTO A LA EJECUCION PRESUPUESTAL ENERO - ABRIL DE 2017
CODIGO
COLGAAPCODIGO NIIF NOMBRE DEL RUBRO
#¡VALOR! #¡VALOR!
VARIACION
ABSOLUTA V%
1.971.586.199 1.394.303.204 577.282.995- 71%
1.816.570.993 1.375.312.402 441.258.590- 76%
1.636.570.993 1.289.574.782 346.996.210- 79%
5105 5105 Gastos de Personal 857.688.155 835.118.324 22.569.831- 97%
5105211 5105211 Viaticos 28.353.978 11.788.733 16.565.245- 42%
5105481 5105481 Bonificacion - - - 0%
5105511 5105511 Dotación y suministro a Trabajadores 11.000.000 219.000 10.781.000- 2%
5105631 5105631 Capacitación al personal 6.166.668 620.000 5.546.668- 10%
5105601 5105601 Indemnizaciones Laborales - - - 0%
5105871 5105871 Salud Ocupacional Público 15.333.332 7.347.485 7.985.847- 48%
510595195 510595195 Otros - - - 0%
- - - 0%
5110 5110 HONORARIOS 46.846.000 27.769.616 19.076.384- 59%
- - - 0%
5115 5115 IMPUESTOS 25.113.783 22.856.687 2.257.096- 91%
- - - 0%
5120 5120 ARRENDAMIENTOS 24.821.332 29.518.568 4.697.236 119%
- - - 0%
5125051 5125051 CONTRIBUCIONES Y AFILIACIONES 86.962.456 108.909.863 21.947.407 125%
- - - 0%
5130 5130 SEGUROS 5.634.000 1.338.550 4.295.450- 24%
- - - 0%
5135 5135 SERVICIOS 171.161.668 97.639.835 73.521.833- 57%
- - - 0%
5140 5140 GASTOS LEGALES 1.000.000 61.750 938.250- 0%
- - - 0%
5145 5145 MANTEN Y REPARACIONES 21.509.568 3.768.249 17.741.319- 18%
- - - 0%
5155 5155 GASTOS DE VIAJE 38.334.066 15.757.765 22.576.301- 41%
- - - 0%
5160 5160 DEPRECIACIONES 108.805.243 40.802.340 68.002.903- 38%
- - - 0%
5165 5165 AMORTIZACIONES 3.333.332 - 3.333.332- 0%
- - - 0%
5195 5195 DIVERSOS 143.000.000 56.177.304 86.822.696- 39%
- - - 0%
5199 5199 PROVISIONES 666.668 - 666.668- 0%
- - - 0%
5305 5195 FINANCIEROS 29.676.860 29.880.712 203.852 101%
- - - 0%
5310 5310301 PERDIDA EN VENTA RETIRO BIENES - - - 0%
- - - 0%
5315 5195751 IMPUESTOS ASUMIDOS 6.666.668 - 6.666.668- 0%
- - - 0%
5395951 519595195 GASTOS DIVERSOS OTROS PB 4.497.216 - 4.497.216- 0%
PLANES DE ACCIÓN 180.000.000 85.737.620 94.262.380- 48%
CODIGO
COLGAAPCODIGO NIIF NOMBRE DEL RUBRO
#¡VALOR! #¡VALOR! VARIACION
ABSOLUTA V%
TOTAL GASTOS
GASTOS IMPUTABLES A INGRESOS PUBLICOS
DIRECCION Y ADMINISTRACION
GASTOS IMPUTABLES A INGRESOS PRIVADOS 155.015.206 18.990.802 136.024.404- 12%
DIRECCION Y ADMINISTRACION 147.015.206 14.763.478 132.251.728- 10%
5105 5105 Gastos de Personal - - - 0%
5105212 5105212 Viáticos - - - 0%
5105242 5105242 Incapacidades-privada - - - 0%
5105482 5105482 Bonificaciones - - - 0%
5105512 5105512 Dotación y suministro a Trabajadores - - - 0%
5105602 5105602 Indemnizaciones Laborales priv 28.706.797 - 28.706.797- 0%
5105632 5105632 Capacitaciones al personal - - - 0%
5105662 5105662 Gastos Deportivos y Recreación - - - 0%
- - - 0%
5110 5110 HONORARIOS 18.520.000 480.000 18.040.000- 3%
- - - 0%
5115 5115 IMPUESTOS 2.000.000 1.492.418 507.582- 75%
- - - 0%
5125052 5125052 CONTRIBUCIONES Y AFILIACIONES 18.333.332 5.855.539 12.477.793- 32%
- - - 0%
5130 5130 SEGUROS 8.000.000 - 8.000.000- 0%
- - - 0%
5135 5135 SERVICIOS 1.833.332 - 1.833.332- 0%
- - - 0%
5140 5140 GASTOS LEGALES - - - 0%
- - - 0%
5145 5145 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES - - - 0%
- - - 0%
5155 5155 GASTOS DE VIAJE 4.087.843 - 4.087.843- 0%
- - - 0%
5160 5160 DEPRECIACIONES 4.820.012 5.201.485 381.473 108%
- - - 0%
5195 5195 DIVERSOS 6.314.035 378.200 5.935.835- 6%
- - - 0%
5199 5199 PROVISIONES - - - 0%
- - - 0%
5305 5195 FINANCIEROS 4.050.000 1.355.836 2.694.164- 33%
- - - 0%
5310 5310302 PERDIDA EN VENTA RETIRO BIENES - - - 0%
- - - 0%
5315 5195222 GASTOS EXTRAORDINARIOS - - - 0%
- - - 0%
531520 5195 IMPUESTOS ASUMIDOS 391.148 - 391.148- 0%
- - - 0%
5395202 5195 GASTOS DIVERSOS(multas , sanciones y litigios) 49.958.707 - 49.958.707- 0%
- - - 0%
GASTOS DE INVERSION PRIVADOS 8.000.000 4.227.324 3.772.676- 53%
2.324.333.669 4.163.011.298 1.838.677.629 179%
2.279.146.086 3.997.202.040 1.718.055.953 175%
45.187.582 165.809.259 120.621.676 367%
SUPERAVIT O DEFICIT
INGRESOS - EGRESOS PUBLICOS
INGRESOS - EGRESOS PRIVADOS
CONCLUSIONES EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
INGRESOS
El presupuesto total de ingresos para el primer cuatrimestre se estimó en $ 4.295 millones y se recaudó (ejecución) $ 5.557 millones; logrando ingresos superiores de $ 1.261 millones, cumplimiento del 129%
Ingresos Públicos se estimaron en $ 4.095 millones y se recaudó $ 5.372 millones, logrando ingresos públicos superiores de $ 1.276 millones, cumplimiento del 131%
El cumplimiento en los ingresos públicos, obedece al buen comportamiento del recaudo en:
Registro Mercantil
Registro de Proponentes
Registro ESAL
Ingresos Financieros (Inversiones en CDTs).
Ingresos Privados se estimaron en $ 200 millones y se recaudó $ 184 millones, logrando ingresos privados inferiores de $ 15 millones, cumplimiento del 92%.
El no cumplimiento al presupuesto estimado de los ingresos privados obedece a:
Capacitaciones: Presenta una ejecución del 75% con corte al 30 de abril de 2017
Afiliaciones: Presenta una ejecución del 93% con corte al 30 de abril de 2017
Se espera que en los próximos meses se cumpla con el presupuesto establecido.
GASTOS
El presupuesto total de Gastos para el primer cuatrimestre se estimó en $ 1.971 millones y se ejecutaron $ 1.394 millones; logrando ahorro de $ 577 millones, Ejecución del gasto del 71%
El presupuesto total de Gasto Público para el primer trimestre se estimó en $ 1.816 millones y se ejecutaron $ 1.375 millones; logrando ahorro de $ 441 millones, Ejecución del gasto del 76%.
El control de los gastos y generación del ahorro obedece al buen comportamiento de rubros como:
Viáticos
Honorarios
Servicios
Gastos de viaje
Diversos (Control sobre el consumo de papelería, elementos de aseo y cafetería, entre otros).
De igual manera el seguimiento estricto a la política de auto sostenibilidad de los diferentes eventos que realiza la Cámara de Comercio.
La aplicación de la política de invitación abierta para la adquisición de bienes y servicios para compras superiores a 8 SMLV, lo que permite escoger los mejores productos y/o servicios a los mejores precios.
Existen rubros que es necesario seguir monitoreando ya que presentan sobre ejecuciones como:
Arrendamientos Contribuciones y Afiliaciones Plan de Medios presenta ejecución del 69%.
El presupuesto total de Gasto Privado se estimó en $ 155 millones y se ejecutaron $ 19
millones; logrando ahorro de $ 136 millones, ejecución del gasto privado del 12%.
GESTION DOCUMENTAL.
Eje Estratégico: Fortalecimiento Institucional
Objetivo: Consolidar y modernizar la gestión de documentos en la Entidad para contribuir de
manera efectiva al fortalecimiento institucional.
Aspectos relevantes: Durante el mes de mayo del presente año, desde el área de gestión documental se adelantaron las siguientes actividades:
1.- Intervención Archivo de Registros Públicos: Durante el mes de mayo se archivaron
4998 documentos, correspondientes a documentos del año 2016 cuyos expedientes se
encontraban en custodia, el mes de marzo del año 2016 cuyos documentos se entregaron
extemporáneamente al área de archivo, el mes de febrero del año 2017, y se inició el mes de
marzo de 2017. Con corte a 31 de mayo se lleva el siguiente avance:
Documentos Registros Públicos 2016: 95%.
Documentos Registros Públicos Enero de 2017: 92%.
Documentos Registros Públicos Febrero de 2017: 100%
Documentos Registros Públicos Marzo de 2017: 5%
Indicador Archivo de Documentos Año 2016
Indicador Archivo de Documentos Año 2017
CODIGO IND:
VERSION:
FECHA:
PROCESO:
Nombre del Indicador:
Meta:
Medición EFICIENCIA EFICACIA EFECTIVIDAD
Análisis X
Numerador SOBRESALIENTE SATISFACTORIO DEFICIENTE
Denominador ≥90% ≥71% - ≤89% ≤70%
META Fecha Doc. Archivados Doc. Ingresados %
100% Abril 1475 1475 100,00%
100% Mayo 2656 2657 99,96%
100% Junio 2668 3046 87,59%
100% Julio 1768 1784 99,10%
100% Agosto 3204 3654 87,68%
100% Septiembre 2251 2383 94,46%
100% Octubre 1954 1879 103,99%
100% Noviembre 1724 1786 96,53%
100% Diciembre 400 400 100,00%
100%
100%
#¡REF! Total 18100 19064 94,94%
DD MM AAAA
FICHA DE INDICADOR
Código:
Fecha de Aplicación:
Página 1 de 2Versión:
% DE INTERVENCIÓN DEL ARCHIVO DE REGISTROS PÚBLICOS
OBJETIVO: Asegurar que la información se encuentre disponible y en las mejores condiciones de conservación. PERIODO ENERO DE 2017
Gestión Documental
MEDICION
Intervención del archivo de registros públicosFuente de Datos: Reporte generado en el SIRP
Responsable de la medición y
análisis:Líder de proceso Gestión Documental
100%
Periodicidad de:Mensual
Tipo de Indicador:Trimestral
INDICE
Número de documentos archivados por día
*100 Rangos:
Número de documentos recibidos por día
FORMULACION DE ACC: CORRECTIVA,
PREVENTIVA O DE MEJORA RESPONSABLE
NOMBRE DEL GRAFICO SEGUIMIENTO
FECHA DE APROBACIÓN
ANALISIS
PLAN DE ACCION
NO CONFORMIDAD/
OBSERVACION ACTIVIDAD CAUSA
Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
Doc. Ingresados 1475 2657 3046 1784 3654 2383 1879 1786 400
Doc. Archivados 1475 2656 2668 1768 3204 2251 1954 1724 400
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
4000
Núm
ero
de D
ocum
ento
s
ARCHIVO DE DOCUMENTOS
Análisis del Indicador:
Fecha de Análisis: 30 de mayo de 2017.
La estadística que refleja la cantidad de documentos que ingresaron durante el mes de marzo
de la presente vigencia son:
- 6881 documentos de la primera quincena - 7433 documentos de la segunda quincena
- 15686 documentos pendientes por digitalizar
- 1300 documentos entregados extemporáneamente al área de archivo
Actualmente existen tres personas asignadas al archivo de documentos de Registros Públicos y se archiva en promedio 300 documentos diarios. Es importante tener en cuenta que la labor
de archivo de “cada documento” requiere:
a.- Organización del documento, perforación, eliminación de material metálico
b.- Verificación en docunet que el documento se encuentre archivado c.- Ubicación del expediente físico (Archivo Cae, Parqueadero, Custodia o Sede Sur)
d.- Apertura del expediente si el formulario de matrícula se encuentra en AZ e.- Foliación
CODIGO IND:
VERSION:
FECHA:
PROCESO:
Nombre del Indicador:
Meta:
Medición EFICIENCIA EFICACIA EFECTIVIDAD
Análisis X
Numerador SOBRESALIENTE SATISFACTORIO DEFICIENTE
Denominador ≥90% ≥71% - ≤89% ≤70%
META Fecha Doc. Archivados Doc. Ingresados %
100% Enero 5138 5614 91,52%
100% Febrero 6471 6471 100,00%
100% Marzo 1727 31300 5,52%
100% Abril 0 0 #¡DIV/0!
100% Mayo 0 0 #¡DIV/0!
100% Junio 0 0 #¡DIV/0!
100% Julio 0 0 #¡DIV/0!
100% Agosto 0 0 #¡DIV/0!
100% Septiembre 0 0 #¡DIV/0!
Octubre 0 0 #¡DIV/0!
Noviembre 0 0 #¡DIV/0!
100% Diciembre 0 0 #¡DIV/0!
100%
#¡REF! Total 13336 43385 30,74%
DD MM AAAA
FICHA DE INDICADOR
Código:
Fecha de Aplicación:
Página 1 de 2Versión:
% DE INTERVENCIÓN DEL ARCHIVO DE REGISTROS PÚBLICOS
OBJETIVO: Asegurar que la información se encuentre disponible y en las mejores condiciones de conservación. PERIODO ENERO
Gestión Documental
MEDICION
Intervención del archivo de registros públicosFuente de Datos: Reporte generado en el SIRP
Responsable de la medición y
análisis:Líder de proceso Gestión Documental
90%
Periodicidad de:Mensual
Tipo de Indicador:Trimestral
INDICE
Número de documentos archivados por día
*100 Rangos:
Número de documentos recibidos por día
FORMULACION DE ACC: CORRECTIVA,
PREVENTIVA O DE MEJORA RESPONSABLE
NOMBRE DEL GRAFICO SEGUIMIENTO
FECHA DE APROBACIÓN
ANALISIS
PLAN DE ACCION
NO CONFORMIDAD/
OBSERVACION ACTIVIDAD CAUSA
Doc. Archivados
Doc. Archivados 5138 6471 1727 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Doc. Ingresados 5614 6471 31300 0 0 0 0 0 0 0 0 0
51386471
17270 0 0 0 0 0 0 0 0
5614 6471
31300
0 0 0 0 0 0 0 0 00
5000
10000
15000
20000
25000
30000
35000
Doc
umen
tos
Ingr
esad
os p
or M
es
Intervención Archivo de Registros Públicos
Doc. Archivados Doc. Ingresados
f.- Diligenciamiento hoja de control de archivo
g.- Ubicación del expediente en el stand correspondiente
Esta actividad es repetitiva y se realiza directamente en los depósitos de archivo, lugares donde existe poca ventilación y el espacio para maniobrar es reducido; la jornada de trabajo es
agotadora y afecta la producción diaria.
Como puede observarse el volumen de documentos ingresados durante la temporada alta de
renovación supera considerablemente la capacidad del personal asignado al área de archivo; si se continúa con la misma asignación de personal (3 personas), en el mes de octubre se
finalizaría el archivo de los documentos que ingresaron en marzo; restando solo dos meses para archivar los documentos de 9 meses (abril a diciembre).
Plan de Acción:
Se solicita la asignación de personal de apoyo permanente (3 personas) hasta archivar la totalidad de los documentos que ingresaron durante la temporada de renovación (marzo para
el registro mercantil y abril para el registro único de proponentes).
2.- Levantamiento Inventario de Expedientes para Custodia: Con el propósito de
descongestionar el archivo de gestión de Registros Públicos, se enviará a custodia los expedientes pertenecientes a sociedades y establecimientos de comercio cuya matrícula se
encuentre cancelada; según los datos suministrados por el área de registro, se tiene proyectado enviar a custodia 12.000 expedientes.
Para ello se han adelantado las siguientes actividades:
a.- Inventario expedientes cancelados: Esta actividad requiere realizar los siguientes pasos previos:
- Foliación del expediente (si se requiere) - Validar el estado de la matrícula y verificar que el expediente se encuentre digitalizado
- Ingresar los datos solicitados en el formato único de inventario documental FUID
Al finalizar el mes de mayo se han inventariado 4840 expedientes, que representan un avance
del 40%.
3.- Atención de consulta de información del archivo central: Durante el mes de mayo
se atendieron 14 solicitudes de información que reposa en el archivo central ubicado en la sede
sur de la Entidad. El grado de organización del Archivo Central ha permitido suministrar de
manera oportuna todos los requerimientos de información. Es importante mencionar que
debido a la elaboración del libro de los 100 años de la Entidad, se están atendiendo consultas
del personal contratista sobre documentos de tipo histórico como actas de junta directiva,
anuarios estadísticos, informes de gestión, entre otros.
CODIGO IND:
VERSION:
FECHA:
PROCESO:
Nombre del Indicador:
Meta:
Medición EFICIENCIA EFICACIA EFECTIVIDAD
Análisis X
Numerador SOBRESALIENTE SATISFACTORIO DEFICIENTE
Denominador ≥90% ≥89% - ≤70% ≤69%
META PeriodoNo. De Solicitudes
Atendidas
No. De Solicitudes
Recibidas%
90% ENERO 4 4 100,0%
90% FEBRERO 10 10 100,0%
90% MARZO 10 10 100,0%
90% ABRIL 10 10 100,0%
90% MAYO 14 14 100,0%
90% JUNIO
JULIO
AGOSTO
SEPTIEMBRE
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
90% TOTAL 48 48 100,0%
Gestión Documental
FICHA DE INDICADOR
Código:
Fecha de Aplicación:
Página 1 de 2 Versión: 01
RESPUESTA A LAS SOLICITUDES DE INFORMACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL
OBJETIVO: Atender las solicitudes de información que reposa en el Archivo Central PERIODOEne- Febrero de
2017
MEDICION
Atención de Solicitudes Fuente de Datos:Solicitudes de información recibidas vía correo electrónico
Responsable de la medición y
análisis:Profesional Universitario de Gestión Documental
90%
ANALISIS
Periodicidad de:Mensual
Tipo de Indicador:Trimestral
INDICE No. De requerimientos atendidos * 100
Rangos:No. De Requerimientos recibidos
% de Cumplimiento del Proyecto Anual SEGUIMIENTO
PLAN DE ACCION
NO CONFORMIDAD/
OBSERVACION ACTIVIDAD CAUSA
FORMULACION DE ACC: CORRECTIVA,
PREVENTIVA O DE MEJORA RESPONSABLE
4
10 10 10
14
4
10 10 10
14
0
2
4
6
8
10
12
14
16
No. De Solicitudes Atendidas No. De Solicitudes Recibidas
4.- Ejecución Proceso de Transferencias Documentales: Esta actividad permite
garantizar el acceso a la información, evitar la producción y acumulación irracional de documentos, asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación, solucionar
a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las áreas de trabajo y guardar precaucional o definitivamente la documentación en las mejores condiciones de
conservación.
CODIGO IND:
VERSION:
FECHA:
PROCESO:
Nombre del Indicador:
Meta:
Medición EFICIENCIA EFICACIA EFECTIVIDAD
Análisis X
Numerador SOBRESALIENTE SATISFACTORIO DEFICIENTE
Denominador ≥70% ≥64% - ≤69% ≤63%
META Área No de áreas que
cumplen No total de áreas %
50% Presidencia 1 30 3,33%
50% Sede Sur 1 30 3,33%
50% Seccional Túquerres 1 30 3,33%
50% Seccional La Unión 1 30 3,33%
50% Seccional Sandoná 1 30 3,33%
50% Comunicaciones 1 30 3,33%
50% Civico Social y Veedurías 1 30 3,33%
50% Centro de Convenciones 1 30 3,33%
50% Control Interno 1 30 3,33%
50%Dirección Administrativa y
Financiera1 30 3,33%
50% Contabilidad 1 30 3,33%
50% Tesorería 1 30 3,33%
50% Presupuesto 1 30 3,33%
50% Gestión Documental 1 30 3,33%
50% Sistemas 1 30 3,33%
50% Gestión Humana 1 30 3,33%
50% Logística y almacén 1 30 3,33%
50%
Dirección planeación
institucional y competitividad
regional
1 30 3,33%
50% Calidad 1 30 3,33%
50% Estudios Económicos 1 30 3,33%
50%Dirección jurídica y de registros
públicos 1 30 3,33%
50% Registro y CAE 1 30 3,33%
50% Contratación 1 30 3,33%
50% Conciliación y arbitraje 1 30 3,33%
50%Dirección promoción y
desarrollo1 30 3,33%
50% Desarrollo empresarial 1 30 3,33%
50% Afiliados 1 30 3,33%
50% Emprendimiento 0 30 0,00%
50%Dirección comercio y relaciones
internacionales 1 30 3,33%
50% Gestión comercial 1 30 3,33%
50% PROMEDIO 29 30 96,67%
DD MM AAAA
Gestión Documental
FICHA DE INDICADOR
Código: R-GE-021
Fecha de Aplicación:
16 de Septiembre de 2013
Página 1 de 2Versión: 01
CUMPLIMIENTO DIRECTRICES DE GESTIÓN DOCUMENTAL
OBJETIVO: Asegurar el cumplimiento de las directices de gestión documental en el 90% de las áreas de la organización PERIODO
MEDICION
% de implementación de GD Fuente de Datos:Formatos: Informes de Auditorías Internas Integrales
Responsable de la medición y
análisis:Profesional Universitario de Gestión Documental
90%
ANALISIS
Periodicidad de:Semestral
Tipo de Indicador:Semestral
INDICE No de áreas que cumplen *100
Rangos:Total de áreas
% de Implementación del Sistema de Gestión Documental SEGUIMIENTO
FECHA DE APROBACIÓN
En cumplimiento a la planificación establecida en Plan Anual de Transferencia, 29 áreas cumplieron con las directrices de gestión documental para el proceso de transferencia; esto representa un 97% de cumplimiento.
Las áreas de emprendimiento y gestión comercial no evidenciaron producción documental que permita adelantar un proceso de transferencia; en el caso de gestión comercial se incluyó en la transferencia de la Dirección
del Departamento de Comercio y Relaciones Internacionales.
PLAN DE ACCION
NO CONFORMIDAD/
OBSERVACION ACTIVIDAD CAUSA
FORMULACION DE ACC: CORRECTIVA, PREVENTIVA
O DE MEJORA RESPONSABLE
0,766666667
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
Presidencia
Sede Sur
Seccional Túquerres
Seccional La Unión
Seccional Sandoná
Comunicaciones
Civico Social y Veedurías
Centro de Convenciones
Control Interno
Dirección Administrativa y Financiera
Contabilidad
Tesorería
Presupuesto
Gestión Documental
Sistemas
Gestión Humana
Logística y almacén
Dirección planeación institucional y competitividad regional
Calidad
Estudios Económicos
Dirección jurídica y de registros públicos
Registro y CAE
Contratación
Consiliación y arbitraje
Dirección promoción y desarrollo
Desarrollo empresarial
Afiliados
Emprendimiento
Dirección comercio y relaciones internacionales
Gestión comercial
PROMEDIO
META % de Implementación del Sistema de Gestión Documental
Análisis del Indicador:
Fecha de Análisis: 30 de mayo de 2017.
Según la planificación establecida en el Plan Anual de Transferencia, 29 áreas cumplieron con las directrices de gestión documental para el proceso de transferencia; esto representa un
97% de cumplimiento. Las áreas de emprendimiento y gestión comercial no evidenciaron
producción documental que permita adelantar un proceso de transferencia de manera independiente; en el caso de gestión comercial, la documentación se incluyó en la transferencia
de la Dirección del Departamento de Comercio y Relaciones Internacionales.
Finalizada la actividad, el Archivo Central recibió de los Archivos de Gestión 931 Unidades Documentales las cuales contienen 100.503 folios. Estos expedientes se incorporarán al
Archivo y continuarán con el ciclo vital del documento; en los próximos meses se adelantarán
las acciones correspondientes a la actualización de la base de datos del archivo central, identificación de los expedientes que se transferirán al archivo histórico y los que son
susceptibles de eliminación.
5.- Ajuste al Manual de Gestión Documental: Durante el mes de mayo se realizó la primera versión del Manual de Gestión Documental; se programará reunión del Comité Interno
de Archivo para la socialización y aprobación. Esta actividad se realiza en cumplimiento a las directrices establecidas desde Confecámaras en relación a la normalización de la Gestión
Documental en las Cámaras de Comercio del País. Se tomó con referencia el documento editable entregado por Lexco SA y se adoptó a la planeación e implementación específica de
la Cámara de Comercio de Pasto.
6.- Se prestó el servicio de soporte técnico en el aplicativo administrativo y contable JSP7,
durante el mes de mayo se atendieron 35 requerimientos; dichos requerimientos corresponden a correcciones de los trámites administrativos, creación de artículos en el módulo de almacén,
asignación de roles y privilegios, ajuste de la parametrización general y capacitación al nuevo
personal de la Entidad.
7.- Ajuste Plan Institucional de Archivos: Esta actividad tiene como fecha de cumplimiento el 29 de septiembre de 2017.
8.- Ajuste Sistema Integrado de Conservación de Documentos: Esta actividad tiene como fecha de cumplimiento el 29 de septiembre de 2017.
9.- Programa de Gestión Documental Fase III: El objeto contractual establecido con Lexco SA a través de Confecámaras contempla para el año 2017 los siguientes entregables:
9.1. Diseño Reglamento Interno de Archivo
9.2. Diseño Política de Gestión de Documentos
9.3. Diseño Tablero Control de Acceso 9.4. Diseño Programa de Descripción Documental
9.5. Actualización Banco de Series; Tablas de Retención Documental; Cuadro de Clasificación Documental
9.6. Acompañamiento Protocolo de Digitalización
9.7. Acompañamiento Elaboración Tablas de Retención Documental (Administrativas)
9.8. Verificación cumplimiento Programa de Gestión Documental 9.9. Verificación Cumplimiento Sistema Integrado de Conservación
La ejecución del contrato inicia en el mes de abril y finaliza en el mes de enero del 2018, según
la siguiente planificación:
GESTION TECNOLOGICA
Proyecto: Reducción de riesgos basados en sistemas de seguridad y control de
usuarios.
Eje: Fortalecimiento Institucional
IMPLEMENTACIÓN NUEVO CANAL DE INTERNET Y CONECTIVIDAD
Objetivo: interconectar oficina principal, sedes y seccionales de la Cámara de Comercio a
través de nuevos canales de conectividad e internet.
• Brindar soporte para el levantamiento de información al proveedor tecnológico.
• Analizar las principales soluciones tecnológicas que respondan a las necesidades
intercomunicativas de la institución.
• Configurar los nuevos enlaces para conectividad e internet sobre los dispositivos de la
Camara de Comercio de Pasto.
• Realizar seguimiento al nuevo acoplamiento del servicio.
LICENCIAMIENTO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO
Objetivo: Actualizar el estado de licencias de todos los equipos de cómputo.
• Levantar la información de las licencias Microsoft equipo por equipo.
• Revisar el estado de activación de productos Microsoft.
• Obtener historial de productos Microsoft.
• Realizar cruce de información para verificar estado de licenciamiento por cada equipo de
la Camara de Comercio de Pasto.
• Realizar reporte de falencias y soluciones para un correcto estado de licenciamiento.
INVENTARIO EQUIPOS DE CÓMPUTO OBSOLETOS
Objetivo: Catalogar por nivel de obsolescencia los equipos de cómputo de la Camara de
Comercio de Pasto.
• Identificar los equipos de cómputo inactivos de la Cámara de Comercio de Pasto.
• Verificar el estado de cada equipo
• Verificar el valor según nivel de obsolescencia y estado.
• Generar reporte técnico de los equipos para dar de baja.
MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO
Objetivo: realizar el mantenimiento preventivo de los equipos informáticos de la Camara de
Comercio de Pasto con el propósito de disminuir el riesgo operativo ante elementos que
producen alteraciones en el funcionamiento del circuito eléctrico y eliminar todos los virus,
troyanos y malware que interfieren, a nivel de software, en la productividad de cada equipo.
• Identificar los equipos de cómputos activos para su respectiva limpieza.
• Seguir el procedimiento de limpieza de cada equipo de cómputo.
• Generar eventos sobre cada hoja de vida de cómputo.
• Diligenciar el formato de relación de cada equipo con su respectivo evento.
REPORTES DIGITURNO
Objetivo: generar reportes mensuales a través del sistema digiturno para el análisis de la
información contenida.
• Parametrizar la herramienta que ofrece el proveedor digiturno para la correcta generación
de reportes
• Convertir los reportes visuales a contenido editable (Excel).
GENERACIÓN BASE DE DATOS DE REGISTROS
Objetivo: proveer al departamento Juridico y de registros de la información estadística
representada en bases de datos para su procesamiento.
• Empaquetar y enviar las bases de datos al departamento juridico y de registros.
ACTUALIZACIÓN BASE DE DATOS CORREO MASIVO
Objetivo: mejorar la asertividad en el envío de correos masivos.
• Se identificó las bases de datos generadas por las áreas de afiliados, capacitaciones y
comunicación para la ampliación de los registros en la base de datos del correo masivo.
• Se ha desarrollado el envío de reportes por campaña.
SOPORTE TÉCNICO
Objetivo: mantener la continuidad del negocio en Camara de Comercio de Pasto.
• Realizar acciones correctivos de falla en el software de los equipos de computo
• Realizar acciones correctivas de falla en hardware de los equipos de computo
• Cambio de cartuchos de tinta en las impresoras
• Corrección de errores en el sistema de conectividad
• Corrección de errores en el servicio de internet
INDICADORES:
ESTABILIDAD DE LA CONECTIVIDAD
Se termina el ciclo con el proveedor DobleClick con algunas fallas en el servicio.
ESTABILIDAD INTERNET
Se ha cumplido a cabalidad la calidad del servicio de internet sin problema alguno.
INSTALACIÓN IMPRESORAS POS
Este indicador se superó al adquirir e instalar un número mayor de impresoras pos.
LICENCIAMIENTO EQUIPOS DE COMPUTO
Se realizó el avance en la mayoría de los equipos de cómputo para obtener toda la
información con respecto al licenciamiento.
MIGRACIÓN ELEMENTOS WEB
Los objetivos para esta actividad fueron completados satisfactoriamente.
INSTALACIÓN ELEMENTOS DE RED
Los objetivos para esta actividad fueron completados satisfactoriamente
INSTALACIÓN Y ACTUALIZACIÓN SISTEMA DIGITURNO
Los objetivos para esta actividad fueron completados satisfactoriamente.
INSTALACIÓN SISTEMA DE ASISTENCIA
Los objetivos para esta actividad fueron completados satisfactoriamente.
SISTEMA ESPEJO PARA EL SERVIDOR DE DOMINIO
Se configuró un ambiente virtual en Hyper-V sobre Windows server 2012 para
implementar la máquina virtual del servidor de dominio actual de la institución.
SISTEMA DE CALIFICACION A PROVEEDORES TECNOLOGICOS
Se apoyó al área de contratación para detallar el sistema de calificación a los
proveedores principales a través de la calidad del soporte.
ACTIVIDADES PENDIENTES A SU EJECUCIÓN SEGÚN CRONOGRAMA.
RENOVACION SONICWALL-UTM
Actividad por ejecutarse
MIGRACION SERVIDOR CORREO ELECTRONICO
Actividad por ejecutarse
SISTEMA DE BACKUP AUTOMATICO
Actividad por ejecutarse
SISTEMA DE BACKUP EN LA NUBE
Actividad por ejecutarse
MEJORAR SISTEMA DE CAMARAS DE SEGURIDAD
Actividad por ejecutarse
EJECUTAR MIGRACION PLATAFORMA ESET
Actividad por ejecutarse
AUTOMATIZACION HOJAS DE VIDA DE COMPUTO
Actividad por ejecutarse
SISTEMA DE REQUERIMIENTOS
Actividad por ejecutarse
ACOPLE SISTEMA CONFECAMARAS
Actividad por ejecutarse
SISTEMAS DE PQRS CENTRALIZADO
Actividad por ejecutarse
SISTEMA DE CALIFICACION A PROVEEDORES TECNOLOGICOS
Actividad por ejecutarse
GESTIÓN LOGÍSTICA
ACTIVIDADES DE ALMACÉN:
1. Asistencia diaria en la recepción y entrega de elementos de consumo.
TIPO DE SOLICITUD N° RECIBIDAS Y ATENDIDAS
PAPEL CERTIFICADO BLANCO 75 GR Y DE SEGURIDAD 3
PAPELERÍA Y ÚTILES DE ESCRITORIO 37
ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERÍA 25
TOTAL SOLICITUDES DEL MES 62
2. Solicitud, trámite y ejecución de solicitudes de compras y mantenimientos:
CONCEPTO ENE FEB MAR ABR MAY VR.ACUM %
ACTIVOS 0 $938 $10.135 $2.908 $620 $14.601 17%
ASEO Y CAFETERIA $7.094 $10.411 $363 0 0 $17.868 21%
PAPELERIA Y UTILES $582 $18.865 $18.520 $1.612 $2.155 $41.734 49%
REPARACIONES $214 $6.952 $1.373 $107 $1.625 $10.271 12%
TOTAL $7.890 $37.166 $30.391 $4.627 $4.400 $84.474 100%
En mayo se realizaron 12 trámites de solicitudes de bienes y servicios, para la compra de un secador manos libres, reparación de dos portátiles, reparación de puertas, vidrios esmerilados,
pintura salón, limpieza de cortinas y adquisición de cajas para archivo central, toners y recargas.
3. Reuniones, capacitaciones y otros actividades grupales
17-05-17 Comité Evaluador de Bajas 18-05-17 Taller Gestión del Riesgo
24-05-17 Comité Evaluador de Bajas
31-05-17 Reunión mensual Departamento Administrativo 31-05-17 Capacitación orden y aseo
A continuación a manera estadística se indica el cumplimiento de actividades de Logística y
Almacén.
CUMPLIMIENTO LOGÍSTICA Y ALMACÉN
DETALLE ENE FEB MAR ABR MAY PROM
N° solicitudes ByE atendidas 51 70 95 62 62 68
N° solicitudes mantenimiento atendidas 15/19 98/100 120/120 100/100 108/108 88
Trámites compras y de mantenimientos S BYS
8 19 17 8 12 13
Capacitaciones, comités 5 14 7 5 4 7
0
20000
40000
60000
80000
100000
ACTIVOS ASEO YCAFETERIA
PAPELERIA YUTILES
REPARACIONES TOTAL
S BYS COMPRAS Y MANTENIMIENTOS 2017
ENE FEB MAR ABR MAY VR.ACUM
0
50
100
ENE FEB MAR ABR MAY PROM
5170
95
62 62 68
0 0 0 0 0
88
819 17
8 12 135
14 7 5 4 7
CUMPLIMIENTO LOGÍSTICA Y ALMACÉN 2017
N° solicitudes ByE atendidas N° solicitudes mantenimiento atendidas
Trámites compras y de mantenimientos S BYS Capacitaciones, comités
4. Informe consumos elementos de aseo y cafetería, papelería y útiles de escritorio a. Papelería y útiles de escritorio
PAPELERÍA Y ÚTILES
CONCEPTO VALOR % INVENTARIO ACUM MAYO
56.908.698 100
CONSUMOS ENE-MAY
18.492.694 33%
Con respecto al valor total de inventario, los consumos de papelería y útiles de oficina se
encuentran en un porcentaje muy normal de consumo, si se considera que en los primeros meses se debió alcanzar el 42% de consumos. Los consumos más representativos están en
elementos de Registros Públicos como calcomanías, carpetas archivo, formatos varios, resmas
de papel, lapiceros, lápices, marcadores, rollos cajeros y mouses. Además, en mayo, los consumos se redujeron en el 33% con respecto a abril de 2017.
VR. ACUM. 2016
VR. ACUM 2017
VARIACION $ 2017-
2016
% VARIACION
VAR $ /AÑO ANT
$2.335.584 $3.655.093 $1.319.509 56% $4.165.477 $7.607.252 $3.441.775 83% $5.912.776 $13.671.864 $7.759.088 131% $7.636.441 $16.564.461 $8.928.020 117% $8.795.293 $18.492.694 $9.697.401 110%
56.908.698100 18.492.69433%
0 20.000.000 40.000.000 60.000.000
VALOR
%
CONSUMOS PAPELERÍA Y ÚTILES
CONSUMOS ENE-MAY INVENTARIO ACUM MAYO
$0
$5.000.000
$10.000.000
$15.000.000
$20.000.000
ENE FEB MAR ABR MAY
VR. ACUM. 2016 $2.335.5$4.165.4$5.912.7$7.636.4$8.795.2
VR. ACUM 2017 $3.655.0$7.607.2$13.671.$16.564.$18.492.
COMPARATIVO CONSUMOS PAPELERÍA 2017-2016
VR. ACUM. 2016 VR. ACUM 2017
Estableciendo un comparativo 2017-2016, se observa que los consumos acumulados a mayo
2017 se incrementaron; situación debida al incremento en los costos de elementos y mayores consumos en las diferentes áreas de la Organización.
Para el período mayo 2017, los consumos más representativos están en carpetas de gestión
documental, formatos y rollos cajeros registros públicos, lapiceros, lápices, marcadores archivo
central, pad mouses, papel carta y mouses.
b. Elementos de aseo y cafetería.
ASEO Y CAFETERIA
CONCEPTO VALOR %
INVENTARIO ACUM MAYO
13.733.875 100
CONSUMOS ENE-MAY
4.785.147 35%
El comportamiento de gastos entre abril y mayo 2017 es uniforme. Persiste el marcado
consumo de aromáticas, azúcar, servilletas, vasos desechables, papel higiénico, vasos plásticos.
PER
IOD
O
CONSUMO ACUMULADO
2016
CONSUMO ACUMULADO
2017
VARIACION $ 2017-2016
% VARIACION VARIACION $
/AÑO ANTERIOR
ENE $ 683.040 $ 616.238 -$ 66.802 -10%
FEB $ 1.768.069 $ 1.949.444 $ 181.375 17%
MAR $ 2.815.316 $ 3.027.032 $ 211.716 20%
APR $ 4.167.790 $ 3.868.677 -$ 299.113 -22%
MAY $ 5.097.012 $ 4.785.148 -$ 311.864 -34%
13.733.875
1004.785.147
35%
0 5.000.000 10.000.000 15.000.000
VALOR
%
CONSUMOS ELEM ASEO Y CAFETERIA
CONSUMOS ENE-MAY INVENTARIO ACUM MAYO
$-
$1.000.000
$2.000.000
$3.000.000
$4.000.000
$5.000.000
$6.000.000
$683.040
$1.768.069
$2.815.316
$4.167.790
$5.097.012
$616.238
$1.949.444
$3.027.032 $3.868.677 $4.785.148
variacion consumos aseo y cafeteria2017-2016
Los consumos a mayo 2017 en comparación con la vigencia 2016, es más baja; sin embargo,
persisten los altos índices de consumo de ciertos elementos de aseo y cafetería como
aromáticas, azúcar y café en mayores proporciones, que desde Almacén no pueden controlarse, porque depende de los consumidores.
5. ACTIVIDADES DE LOGÍSTICA Y MANTENIMIENTO
En mayo de 2017 se atienden 108 solicitudes de mantenimiento y apoyo logístico en Almacén,
Centro de Convenciones y labores de Mensajería, procurando solucionar en un tiempo máximo
de una hora en promedio, todos los requerimientos del cliente interno.
En ejecución del plan de mantenimiento se alcanza el 7% acumulado a mayo 2017.
Las labores de mantenimiento se enfocaron al apoyo en organización y ubicación de muebles
y enseres y equipos de cómputo para dar de baja, cambios de puestos de trabajo, apoyo en mantenimiento preventivo de equipos a Sistemas, pintura del salón 2, salidas para cotizaciones,
traslado de toners e impresoras por reparación outsourcing.
Se reflejan costos por repuestos y reparaciones acumulado a mayo abril de 2017, de
$4.400.000.
Se anexa relación de mantenimientos efectuados a mayo 2017.
6. INFORME ACTIVOS FIJOS
Ingreso de activos al sistema JSP7 teniendo en cuenta las políticas contables de la
organización correspondientes al mes de mayo y plaqueteo de los mismos.
Se corrió la depreciación a mayo en el sistema tanto en entorno COL GAAP, como
en el entorno NIIF.
Se llevó a cabo la interface y generación de los comprobantes en los dos entornos.
Se realizaron los movimientos y salidas de activos del almacén correspondiente al
mes de mayo, tal y como se presentó la necesidad.
Se realizó la actualización de inventarios en las diferentes áreas en las que se llevó a
cabo movimientos o rotación de inventarios.
Se visitó las sedes de La Unión, Sandoná y Túquerres, para el plaqueteo de los
activos que no contaban con placa y se levantó actas individuales a los funcionarios
de estas sedes. Se hizo la verificación del estado de los activos para poder dar de baja
aquellos que se encuentran en mal estado y darles destinación final a algunos activos
que se encuentran aún en las sedes y ya están dados de baja.
Se preparó los listados de los activos a dar de baja en la sede principal y en la sede
sur por su mal estado o por su estado de obsolescencia, activos que se encuentran en
el almacén, en el piso 11 y en la bodega del centro de convenciones.
Se entregó los listados al área de sistemas para la evaluación y conceptos técnicos
para el comité evaluador de bajas.
Se determinó el estado de los muebles y enseres a dar de baja al igual que el precio
de referencia para la venta con acompañamiento del encargado de mantenimiento el
señor CARLOS EMILIO ORTEGA.
Se participó en dos reuniones del comité de bajas los días 17 y 24 de mayo.
Se asistió a la reunión del departamento administrativo y financiero para rendir el
informe del primer cuatrimestre.
Se asistió a la capacitación en orden y aseo programada por el área de Gestion
humana 31 de mayo de 2017.
7. INDICADORES
7.1. CONTROL CONSUMO INSUMOS: ELEMENTOS ASEO Y CAFETERIA
7.2. CONTROL CONSUMOS INSUMOS: PAPELERÍA Y ÚTILES DE OFICINA
7.3 OPORTUNIDAD EN LA RESPUESTA A SOLICITUDES DIARIAS DE MANTENIMIENTO
7.4 CUMPLIMIENTO MANTENIMIENTO SOLICITUDES DIARIAS
7.5. CUMPLIMIENTO MANTENIMIENTOS ESTABLECIDOS EN PLAN ANUAL
Gestión Humana
1. Cumplimiento Plan de Capacitaciones
En el cumplimiento del plan de capacitaciones en el mes de mayo no se realizaron
capacitaciones que se encuentren dentro de la planeación, el plan se tiene contemplado
empezar a ejecutar desde el mes de junio, esta ejecución se realizará periódicamente hasta
diciembre.
2. Cumplimiento del Perfil del Cargo
En relación al indicador de cumplimiento de perfil, esta medición se hace trimestralmente
contemplando los cambios que se presentan en la organización. La próxima medición se realiza
en el mes de Junio.
3. Ejecución del SGSST
A la actualidad se realizó la revisión del informe final, de los procedimientos, de los anexos y
de la documentación entregada por parte de Halligan, se realizó la reunión de entrega de todos
los archivos a la responsable del SGSST quien se encargará del diligenciamiento y
administración de la documentación.
En relación a este tema, la responsable del SG-SST elaboró el cronograma de trabajo, el cual
desarrollará a lo largo del tiempo del contrato, se hicieron las revisiones pertinentes para que
se ajuste lo correspondiente y desarrolle las actividades.
De las actividades realizadas en el mes de mayo se encuentran, diseño de la encuesta de clima
organizacional, organización de la elección de comités y revisión de algunos procedimientos y
documentación entregada por Halligan.
4. Levantamiento Agendas de Integración
Para el mes de mayo no se resentaron rotaciones internas, el indicador queda con los
resultados de la medicion actual. Al respecto del tema de la rotación, se está trabajando en
un nuevo indicador que permita medir la rotación del personal de la organización en cuanto a
salida y entrada del personal.
5. Cumplimiento de Horario Laboral
En relación al cumplimiento del horario laboral, el indicador para el mes de mayo es del 2.44.
En relación al mes anterior se aumentó en un 0,06. El crecimiento es poco significativo, sin
embargo, se observan casos críticos que requieren intervención.
6. Ausentismo Laboral
El indicador de ausentismo laboral está en un 5,13 %. Respecto del mes anterior el indicador
aumentó en un 2,69%, se evidencia con relacion al mes anterior la cantidad de permisos
personales aumentaron y mas permisos por salud se solicitaron de jornadas completas.
Para poder realizar un análisis mas especifico se modificaron aspectos de la matriz de
ausentismo y se puede evidenciar que el valor que le implica a la organización de los
ausentismos personales y de salud es: $ 1.131.710.
Se presentaron 38 solicitudes de permiso PERSONALES, 48 solicitudes por motivos de SALUD,
26 solicitudes de compensatorios entre jornadas por cumpleaños y por trabajo en temporada
y 46 solicitudes por permisos laborales.
En relacion a los permisos solicitados por departamento se tiene la siguiente relación,
Departamento Administrativo y Financiero 39 solicitudes.
Departamento Juridico y de Registros Publicos 26 solicitudes.
Departamento Planeación Institucional 8 solicitudes.
Presidencia Ejecutiva 10 solicitudes.
Departamento de Promoción y Desarrollo 4 solicitudes.
Para los anteriores datos solo se tuvo en cuenta los permisos de salud y laborales.
7. Cumplimiento del Programa de Inducción
El programa de inducción se ha desarrollado tal cual se ha presentado las novedades de
contratación y rotación.
8. Oportunidad Pago de Nómina
En cuanto a este indicador se implementó un formato de radicación para evidenciar las
fechas en las que cada área responsable en el proceso de pago de nómina hace su proceso.
Para el mes anterior se radicó el día 24 de mayo en la oficina de contabilidad y el pago se
realizó el 26 del mismo mes.
9. Cumplimiento del Plan de Vacaciones
Actualmente el plan de vacaciones ya fue elaborado, presentado y aprobado por la
presidencia ejecutiva para ser publicado a los funcionarios de la organización.
10. Diseño Plan de Pares de la Institución
El plan de pares está relacionado con el plan de vacaciones, al respecto ya se realizaron los
memorandos de notificación para todo el personal y fueron entregados.
11. Cumplimiento del plan de bienestar
Para el mes de mayo se realizó:
- Celebración día de la madre
- Celebración desayuno de cumpleaños
- Desarrollo de pausas activas.
- Actividad de promoción con la empresa Relive.