1 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
Vigencia 2013
INFORME DE GESTIÓN Y RESULTADOS
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
DIVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS – DIVISIÓN DE RECURSOS FÍSICOS DIVISIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
PROPÓSITO DEL DOCUMENTO: Presentar los resultados de la gestión durante el segundo trimestre de la vigencia 2013
DIRIGIDO A: DEPENDENCIAS INTERESADAS
PRODUCIDO POR: Roberto Vergara Portela Vicerrector Administrativo y Financiero
FECHA: Junio de 2013
2 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
TABLA DE CONTENIDO
CAPITULO N. 1 INFORME DE GESTIÓN DIVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS .................... 9
1. POLÍTICA 4. MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DEL TALENTO HUMANO ................................................................................................................ 9
1.2 ESTRATEGIA N. 3 CONSOLIDACIÓN DE LA SOSTENIBILIDAD FINANCIERA DE LA UNIVERSIDAD. ........................................................................................................................ 9
1.2.1 Gestión Pacto de concurrencia y Cuotas partes pensionales. ..................... 9
1.2.2 Depuración de la deuda presunta con fondos de pensiones y EPS .... 14
1.2.4 Depuración de la deuda presunta con Fondos de Pensiones y EPS ... 15
1.3 ESTRATEGIA N. 5 PROMOCIÓN DEL TALENTO HUMANO ..................................... 17
1.3.1 Programa 1. Salud Ocupacional. ......................................................................... 17
1.3.2 Subprograma de Medicina Preventiva y del Trabajo ............................... 22
1.3.3 Subprograma de Seguridad Industrial ........................................................... 23
1.3.4 Subprograma de Higiene Industrial ................................................................ 24
1.4 PROGRAMA 3. EDUCACIÓN NO FORMAL PARA FUNCIONARIOS ADMINISTRATIVOS .................................................................................................................... 24
a. Listado de capacitaciones realizadas entre abril y junio de 2013 ................... 27
1.4.2 Actividades desarrolladas en capacitación durante el segundo trimestre de 2013, con ejecución presupuesto 2013 ................................................ 28
1.5 PROGRAMA 5: VINCULACIÓN Y EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Y CARRERA ADMINISTRATIVA ....................................................................................................................... 28
1.6 PRESENTACIÓN DE INFORMES ................................................................................... 29
1.7 DISTRIBUCIÓN PERSONAL DE PLANTA Y OFICIAL UNIVERSIDAD DISTRITAL .......... 29
CAPÍTULO No. 2 INFORME DE GESTIÓN DIVISIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS .......... 34
2.1 AVANCE PLAN DE ACCIÓN SECCIÓN DE TESORERÍA ............................................. 34
INGRESOS PRESUPUESTALES ................................................................................................... 35
2.1.1 RECAUDO EN LINEA ................................................................................................... 39
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2.1.4 RECAUDO EN LINEA INSCRIPCIONES .................................................................... 41
2.1.10 Ingresos de Cursos y Capacitaciones .............................................................. 46
2.1.11 Convenios con Entidades del Estado ................................................................ 47
2.1.12 Convenios con la Secretaría de Educación - SED ........................................ 47
2.1.13 Cursos de Extensión U.D. ....................................................................................... 47
2.1.14 Profesionalización de Artistas y Academia Luis A. Calvo – ALAC. ........... 48
2.1.15 Convenios Locales Bancolombia ....................................................................... 48
2.1.16 Convenios Locales Movilidad ............................................................................. 49
2.1.17 Convenio Secretaria de Educación SED No. 3405 -2012 ............................ 49
(Ciudadela Porvenir Bosa) ............................................................................................... 49
2.1.19 LEGALIZACION DE AVANCES ............................................................................... 50
2.2 Registros y Depuración ................................................................................................ 51
2.2.5 Presentación de informes ....................................................................................... 52
2.3.1 Comparativo de Ingresos Vigencia 2011, 2012 y 2013 .................................. 53
2.3.2 Ejecución del Presupuesto ..................................................................................... 56
a. Gastos de Funcionamiento “Servicios Personales” ............................................... 56
b. Gastos de Funcionamiento “Gastos Generales Administrativos” .................... 57
c. Gastos de Funcionamiento “Gastos Generales Docentes” ............................... 57
d. Gastos en Pensiones ...................................................................................................... 58
e. Reservas Presupuestales ................................................................................................ 58
f. Servicio de la Deuda: ...................................................................................................... 58
g. Gastos de Inversión ........................................................................................................ 59
i. Reservas y Pasivos Exigibles ............................................................................................ 62
2.3.3 Ejecución de Reservas ............................................................................................ 62
2.3.4 Presentación de Informes ....................................................................................... 63
2.3.5 Sistema de Gestión Presupuestal Reservas y Pasivos Exigibles ..................... 64
2.3.6 Expedición de Certificados de Disponibilidad Presupuestal ........................ 64
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2.3.7 Expedición de Registros Presupuestales .............................................................. 65
2.3.8 Traslados Presupuestales ......................................................................................... 65
2.4.1 Verificación e Imputación de Cuentas Contables......................................... 66
2.4.2 Seguimiento de Operaciones Recíprocas ........................................................ 67
2.4.3 Reintegro de IVA ....................................................................................................... 67
2.4.4 Presentación de Informes ....................................................................................... 68
Anexo: Estados Financieros con corte a 31 de Marzo de 2013. ............................ 68
2.4.5 Boletín de Deudores Morosos ................................................................................ 68
2.4.6 Sostenibilidad de la Información Contable ....................................................... 69
2.4.7 Sistema de Información Procesos Contables ................................................... 69
2.4.8 Sistema de Información Procesos Judiciales ................................................... 70
2.5 COLABORACION EN EL ANALISIS FINANCIEROS DE OFERTAS CONTRACTUALES A LA UNIVERSIDAD 2013. ........................................................................................................ 70
Convocatoria Pública No.003 .............................................................................................. 71
Convocatoria Pública No.004 ............................................................................................. 71
2.6 AVANCE UNIDAD EJECUTORA 02 CONVENIOS ........................................................ 72
2.7 AVANCE SISTEMA DE INFORMACION FINANCIERA .................................................. 74
De conformidad con lo anterior se han realizado los siguientes procesos: ........... 74
POLÍTICA 6. DESARROLLO FÍSICO E INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA DE LA UNIVERSIDAD ................................................................................................................................. 76
ESTRATEGIA N. 1 DESARROLLO Y ACTUALIZACIÓN PERMANENTE DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA Y TECNOLÓGICA DE LA UNIVERSIDAD EN FUNCIÓN DE LA PROYECCIÓN DE LAS ACTIVIDADES MISIONALES DE LA UNIVERSIDAD ................ 76
“CUMPLIMIENTO PLAN DE ACCIÓN 2013 SEGUNDO TRIMESTRE RECURSOS FISICOS” 76
3.1 ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO FACULTAD DE CIENCIAS Y EDUCACIÓN. SEDE MACARENA A Y B .......................................................................................................... 76
3.2 ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO ACADEMIA SUPERIOR DE ARTES DE BOGOTÁ - ASAB ........................................................................................................................ 81
3.3 ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO FACULTAD TECNOLÓGICA ........................... 86
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3.4 ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO FACULTAD DEL MEDIO AMBIENTE ................ 90
3.5 CENTRAL ............................................................................................................................... 96
3.6 ELABORACIÓN DE ESTUDIOS DE OPORTUNIDAD Y CONVENIENCIA ................... 99
3.6.1 Proyección presentación Estudios de Oportunidad y Conveniencia...... 103
3.7 SUPERVISIÓN DE PROYECTOS ....................................................................................... 106
3.8 AVANCE EN EL DESARROLLO DE LOS HALLAZGOS Y ACCIONES CORRECTIVAS ESTABLECIDAS EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO Y AUDITORIAS ESPECIALES DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO PARA LA DIVISIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y SECCIONES ADSCRITAS ..................................................................................... 123
3.9 RECUPERACIÓN DE BIENES HURTADOS O PERDIDOS ............................................. 128
3.10 SERVICIOS PÚBLICOS 2013 .......................................................................................... 130
Los reportes de los siguientes servicios corresponden a valores acumulados del año 2013 a la fecha. ......................................................................................................... 130
3.10.1 Acueducto y Alcantarillado: Se registra el reporte de pagos entre el período Febrero 9 a Abril 8/2013. El mes de Mayo/2013 aún no se tiene el reporte. ................................................................................................................................. 130
3.10.2 Aseo Capital: Se hace el reporte entre Diciembre 18/2012 a Abril 30/2013, puesto que en el Primer Informe Trimestral, no se tenía registro aún para este inicio de año. ................................................................................................... 130
3.10.3 Ecocapital: Se hace reporte de Febrero a Mayo/2013 en razón a que en el Primer Informe Trimestral, solo se tenía el registro de Enero/2013. ............ 131
3.10.4 Energía: No se tiene registro de Junio/2013, en razón a que no ha finalizado el mismo. ........................................................................................................... 131
3.10.5 Telefonía Fija ETB: La factura correspondiente al mes de Junio/2013 no ha terminado de ser causada. ...................................................................................... 132
3.10.6 Telefonía Móvil: La factura correspondiente al mes de Junio/2013 no ha terminado de ser causada. ............................................................................................ 132
3.10.7 Impuesto Predial: Se cancela con fecha Abril 17/2013. ............................ 133
3.10.8 Impuesto Vehicular: Pago efectuado en Abril 29 de 2013. ...................... 134
3.11 ACTIVIDADES MEDIOAMBIENTALES ........................................................................... 134
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3.12 GASTOS VEHÍCULOS...................................................................................................... 135
3.13 AVANCE PLAN DE ACCIÓN SECCIÓN DE ALMACÉN E INVENTARIOS ............ 137
Toma Física de Inventarios .............................................................................................. 137
4. AVANCE PLAN DE ACCIÓN VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ... 138
4.1.1 Participación en Consejos..................................................................................... 138
4.1.2 Participación en Comités ...................................................................................... 139
4.2 CONTRATACIÓN .............................................................................................................. 148
4.2.1 Convocatorias Públicas ......................................................................................... 148
CONVOCATORIA N. 001 .................................................................................................. 148
CONVOCATORIA N. 002 .................................................................................................. 150
CONVOCATORIA N. 003 .................................................................................................. 152
CONVOCATORIA N. 004 .................................................................................................. 153
CONVOCATORIA N. 006 .................................................................................................. 155
CONVOCATORIA N. 007 .................................................................................................. 156
CONVOCATORIA N. 008 .................................................................................................. 158
4.2.1 Invitaciones Directas ............................................................................................... 159
INVITACION DIRECTA N. 001 ............................................................................................ 160
2.4.2. Clasificación de actividades – RUP -. ............................................................... 168
4.2.3 Compras Directas (Sección de Compras) ....................................................... 172
4.2.4 Informes a organismos de control...................................................................... 178
4.2.5 Otras actividades realizadas ................................................................................ 180
a. Establecimiento Plan Anual de Contratación ...................................................... 181
b. Revisión Resoluciones de Recursos Humanos (Cesantías, vacaciones, prestaciones sociales, suspensión vacaciones, bonos pensionales, pago medicamentos, sobreseguros, etc.) ............................................................................. 181
c. Elaboración solicitudes de necesidad, solicitud disponibilidades, solicitud elaboración contratos entre otros ................................................................................ 182
d. Planteamiento de nuevos proyectos...................................................................... 184
7 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
e. Seguimiento y apoyo de proyectos o procedimientos ..................................... 185
f. Apoyo de Actividades en Otras Dependencias .................................................. 188
g. Elaboración de Nóminas ............................................................................................ 192
h. Derechos de Petición................................................................................................... 194
i. Actividad revisión de Solicitud de CDP, Registros Presupuestales y pagos provenientes de Recursos Humanos (cesantías, vacaciones, permisos, bonos pensionales, prestaciones sociales, devolución pago medicamentos, sobreseguros.) ..................................................................................................................... 195
j. Revisión Ejecución Presupuestal de Junio 2013 ..................................................... 196
k. Planes de Acción e Informes de Gestión unificados .......................................... 196
l. Emisión de respuestas a requerimientos de dependencias de la universidad, así como de entes externos. Circulares. ..................................................................... 197
m. Soporte a procesos contractuales de CPS, OPS y Contratos de arrendamiento .................................................................................................................... 200
8 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
INTRODUCCIÓN
El presente documento tiene como propósito presentar el Informe de Gestión de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera sobre el desarrollo del Plan Trienal, aprobado por el Consejo Superior Universitario en el Acuerdo 004 de 2008, al cual se le brindo continuidad durante el año 2013 y del cumplimiento de lo establecido en el Plan Estratégico de Desarrollo 2007-2016 “Saberes, Conocimientos e Investigación de Alto Impacto para el desarrollo Humano y Social” En él se hace un recorrido por la ejecución de las políticas del Plan Estratégico de Desarrollo que hacen parte de cada una de las dependencias adscritas a la Vicerrectoría Administrativa y Financiera y del nivel de avance en ejecución de lo establecido en sus correspondientes planes de acción. Las dependencias en mención son: División de Recursos Físicos con sus secciones de Compras y Almacén e Inventarios, la División de Recursos Humanos con sus Secciones de Novedades y Salud Ocupacional y la División de Recursos Financieros con las Secciones de Contabilidad, Presupuesto y Tesorería quienes presentaron su informe de avance para la elaboración del presente documento. El documento pretende evidenciar un diagnóstico general de: En donde estamos, que se ha ejecutado, principales inconvenientes presentados en el desarrollo de los planes y su mejoramiento.
9 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
CAPITULO N. 1 INFORME DE GESTIÓN DIVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS
1. POLÍTICA 4. MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DEL TALENTO HUMANO
La División de Recursos Humanos para ejecutar sus actividades en el año 2013 cuenta con el siguiente Recurso Humano:
CARGO SECCIÓN CANTIDAD
Funcionarios de Planta
Novedades 7
División de Recursos Humanos
9 VINCULADO AL PROYECTO (OPS)
Órdenes de Prestación de
Servicios
Profesionales Especializados
0 Funcionamiento
Profesionales 4 __0__Pacto de Concurrencia
___4__ Funcionamiento
Técnicos 0 0 Funcionamiento
Asistenciales 4 __0___ Pacto de Concurrencia
__4___ Funcionamiento
1.2 ESTRATEGIA N. 3 CONSOLIDACIÓN DE LA SOSTENIBILIDAD FINANCIERA DE LA UNIVERSIDAD.
1.2.1 Gestión Pacto de concurrencia y Cuotas partes pensionales. Inicialmente se presenta un informe sobre el estado de actividades de Control de Advertencia formulado por la Contraloría en 2004 y posteriormente el estado actual con corte a Junio de 2013, de la gestión de cuotas partes pensionales aceptadas, recaudos a 31/12/2012 y cantidad de casos con proceso de normalización de cuota parte en marcha, los cuales se han puesto en conocimiento de la Oficina Asesora de Control Interno y del Equipo Auditor de la Contraloría Distrital.
10 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
PENSIONADOS CONCURRENCIAS Número Total de Pensionados 609 654 Pensionados con Cuota Parte Aceptada y en Cobro 18 49 Pensiones de Trabajadores Oficiales Consultadas 71 91 Consultados 292 514 Pendientes de Iniciar Proceso 228 por determinar
Nota 1: Para los trabajadores oficiales fue consultada la concurrencia al momento del reconocimiento, se debe dar continuidad al proceso, cuando los mismos cumplan los requisitos del sistema general de pensiones. Nota 2: El número de concurrencias puede variar de acuerdo al tiempo de la consulta, las entidades como el seguro social podrían negarse a concurrir y argumentar en su defecto la devolución de aportes. Nota 3: El número de pensiones pendientes de revisar está sujeto a la variación conforme se vayan revisando las historias laborales, pueden encontrarse casos en los que ya se haya iniciado la consulta.
Conciliación con la División Financiera del estado actual del recaudado de cuotas partes hasta 31/12/2012, en cumplimiento de procedimientos establecido y unificando informe. RECAUDO 2013: De las cuentas de cobro realizadas y presentadas entre diciembre de 2012 y enero de 2013, se han recaudado por cuotas partes pensiónales la suma de $49.252.000 y se han recibido solicitudes de revisión de las cuentas por parte de Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, Gobernación de Boyacá y Universidad de Quindío, FONCEP se pronuncia diciendo que está en proceso de revisión.
1.2.1.1 Cuotas partes pensionales por cobrar
11 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
INDICADOR %
AVANCE
PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD DIFICULTADES EN LA GESTIÓN SOLUCIÓN PLANTEADA
Ind. Eficiencia Funcionarios que solicitan pensión: (Número de funcionarios que solicitan pensión / total de funcionarios) *100 = (1/1) *100
100% Abril a junio de 2013
Un pensionado docente solicito re liquidación de pensión, teniendo en cuenta un tiempo de servicio no aportado al momento del reconocimiento.
Se re liquidó y se consulto cuotas partes.
12 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
1.2.1.2 Cuotas partes pensionales por pagar Pago cuota parte pensional por valor de $5.102.744,00, a ECOPETROL, del señor HUMBERTO LATORRE CHACON, por el periodo febrero de 2011 a 31 de marzo de 2013. Revisión de liquidación de cuotas partes pensionales por pagar a FONPRECON en la modalidad de cobro coactivo, se solicita el detalle de la liquidación. Gestión ante CAJANAL EICE EN LIQUIDACION; remitiendo a la Oficina Asesora de Jurídica una propuesta de argumentos para ser considerados en la respuesta por el tramite dado en la compensación de obligaciones reciprocas de cuotas partes pensionales ejecutado por esa entidad, según Resolución 3257 del 15 de marzo de 2013 expedida por CAJANAL, en la que incorporo las sumas aprobadas en la calificación de la reclamación presentada por la Universidad. En Gestión de Bonos de Cesantías se remitió comunicación a la Dirección de Fomento para la Educación Superior, Viceministerio de Educación Superior del MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL, solicitando aclaración y conceptos sobre el traslado de cesantías a un Fondos de Cesantías, condición necesaria dentro del trámite de los Bonos, igualmente se retomo la solicitud de certificación de porcentajes de participación en el financiamiento del pasivo pensional, allegando copia de las solicitudes presentadas por la Universidad. Con este propósito se solicita información de Cesantías a la Oficina Asesora de Sistemas. 1.2.1.3 Solución de objeciones y formalización de cuotas partes pensionales
ITEM Avance 2013
Pensionados
Entidades concurrente
s
Enviadas a entidad
Solución de objeciones con Requerimiento de cobro de cuotas (con solución de objeciones y con reiteración de cobro), pendientes de que la otra entidad emita nuevo pronunciamiento.
0
Solución de objeciones, se proyecto acto administrativo definitivo. Sin embargo, la aceptación del pago está sujeta a revisión documental y de distintos requisitos exigidos por cada entidad.
0
Liquidación y Consultas de Cuotas partes iniciadas.
3 1 3 3
Cobros de cuotas partes (regularizadas). Se está implementando software en Plataforma de OAS, validando información y procedimientos para que el sistema opere.
13 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
1.2.1.4 Software para liquidación y trámites inherentes a cuotas partes pensionales
Desde el mes de abril se ha llevado a cabo un trabajo conjunto con la Oficina Asesora de Sistemas para la implementación del Software de cuotas partes pensionales por pagar, en la plataforma de sistemas de información de la Universidad con los estándares definidos por esa dependencia y con el personal de la misma. En relación con las cuotas partes pensionales aceptadas, en la actualidad se está efectuando el proceso de validación de la información básica del pensionado, información básica de la cuota parte a recaudar, levantamiento de información de pagos, levantamiento de información de historia laboral, revisión conjunta con personal de la Oficina Asesora de Sistemas del las características y parámetros de liquidación de cuotas partes pensionales, conforme a las distintas normas existentes sobre cuotas partes.
1.2.1.5 Informes y/o solicitudes adicionales presentados
• Informe al Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, relacionado con los funcionarios que se encuentran próximos a pensionarse:
23 administrativos y 52 docentes.
• Con destino a la Sección de Presupuesto de la Universidad, se realizó la actualización de necesidad presupuestal de recursos para proceder a pagar en la presente vigencia bonos pensionales y cuotas partes, así:
CUOTAS PARTES PENSIONALES: $ 4.064.111.560,00 BONOS PENSIONALES: $ 1.500.000.000.00 TOTAL $5.564.111.560,00
• Informe de Estado de Actividades de Pacto de Concurrencia y Pasivo
pensional, presentado a la Oficina Asesora de Control Interno en el marco del plan de mejoramiento y los controles de advertencia.
• Estado de las actividades relacionadas con el trámite del pacto de concurrencia de pasivo pensional.
• Solicitud a COLPENSIONES de asignación de usuario para pago de cuotas partes y bonos pensionales.
14 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
• Informe del estado actual de la deuda de bonos pensionales a la fecha de personas que se van a pensionar, que fungen como servidores o son retirado de la Universidad.
1.2.1.6 Proceso de certificación laboral para trámite de pensión
ítem Trámite Cantidad
1 Certificación formato 1 40
2 Certificación formato 2 40
3 Certificación formato 3 (A y B) 40
4 Certificación de Empleado Público 20
5 Certificación de salarios ultimo año de servicio 20
6 Confirmaciones laborales para reconocimiento de pensión
8
7 Otras certificaciones 5
1.2.2 Depuración de la deuda presunta con fondos de pensiones y EPS Proyecto 2. Ejecución del plan financiero para la implementación del Plan de
Desarrollo de la Universidad. (Plan Trienal)
DEPURACIÓN DEUDA PRESUNTA
INDICADOR % AVANCE
PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD DIFICULTADES EN LA GESTIÓN
SOLUCIÓN PLANTEADA
Ind. Eficiencia Depuración deuda pensiones=
3 administradoras de pensiones revisadas/ 7 administradoras de pensiones adscritas a
42%
Abril a Junio
Depuración de deuda presunta de las
Las planillas de pago de aportes de años anteriores al 2006 no se encuentran
Digitalizar las planillas de pago
15 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
U.D.) * 100
Ind. Eficiencia Depuración deuda salud=
1 Empresas Promotoras de salud revisadas/ 13 Empresas Promotoras de Salud U.D.) * 100
8%
de 2013 Administradoras de Pensión y las Empresas Promotoras de Salud
sistematizadas, por lo cual se dificulta la búsqueda en los archivos existentes
anteriores
al año 2005
1.2.4 Depuración de la deuda presunta con Fondos de Pensiones y EPS
Proyecto 2. Ejecución del plan financiero para la implementación del Plan de Desarrollo de la Universidad. (Plan Trienal)
La deuda presunta con fondos de pensiones y EPS, corresponde a deuda que es reportada por estas entidades, las cuales se revisan para verificar si es real o no, y la cual se origina por diferencias en el IBC, con la cual se pagaron los aportes en el periodo reportado.
Igualmente, se puede originar por diferencias en fechas de afiliación, retiro y pago, lo cual genera intereses moratorios al momento de su liquidación que no fueron pagados.
INDICADOR % AVANCE
PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD DIFICULTADES EN LA GESTIÓN
SOLUCIÓN PLANTEADA
Indicador de eficiencia
40 periodos revisados/ 40 periodos
reportados) *100
100%
Abril a junio de 2013
PENSIONES COLFONDOS
Se depuro la deuda presunta con el Asesor asignado de Colfondos Jimmy Leandro Pacheco, una vez verificada la información se estableció que no existe deuda real en razón a que se pago a otros fondos de pensión, por traslado de AFP o porque el funcionario ya está retirado
16 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
Indicador de eficiencia 18 periodos revisados/ 18 periodos
reportados) *100
Indicador de eficiencia 12 periodos revisados/ 12 periodos
reportados) *100
100%
100%
de la Universidad.
PENSIONES SKANDIA
Depuración deuda presunta con el Asesor asignado de Skandia Damaris Ronderos, de 18 periodos correspondientes a 5 empleados de planta y 8 de hora catedra. Una vez verificada se determino que no existe deuda real, se entregan copia de los respectivos pagos para depurar la deuda.
COLPENSIONES
Se reviso y verifico la deuda de doce periodos del señor Julio Cesar Calvo, desde Noviembre de 2003 por encontrarse diferencias en la aplicación de los pagos de cada periodo y la señora Gloria Pilar Hurtado la cual presenta inconsistencias en los aportes de 12 periodos desde 1995, para lo cual se está cruzando la información para detectar la diferencia faltante de pago.
La principal dificultad para tener un resultado rápidamente es que las planillas están físicamente.
Solicitar permanentemente el estado de
cuenta.
Indicador de Eficiencia=
25 Periodos revisados / 25 periodos de cotización
requeridos *100
100%
Compensar EPS
Punteo de deuda presunta recibida de Compensar EPS de 25 empleados los cuales correspondían a hora cátedra, para lo cual se anexaron las planillas de pago correspondientes
Pago de seguridad social de las reliquidaciones
Con esta administradora no se encontró mayor dificultad puesto que se pueden identificar fácilmente por internet.
Solicitar permanentemente el estado de
cuenta
17 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
11 personas/ de 11 sentencias
judiciales
94 periodos
cada persona
2 periodos/ de 6 periodos a detectar diferencias del año 2003
700 personas por cada
periodo
100%
33%
Abril a junio de 2013
pensionales
Se elaboraron archivos planos y generaron las planillas de pago para 11 Reliquidaciones pensionales ordenadas por sentencias judiciales de Carmelo Antonio Ricardo, Miguel Ángel Zarta, Hugo Daniel Leguizamón, Olegario Torres, Jaime Juan Parmenio, Víctor Medellín, Martha Isabel Solís, Blanca Lilia Castaño, Florentina Barreto, Flor Marina Sánchez y Ricardo García Duarte.
Se detectaron las Diferencias de IBC del los meses de Septiembre y Octubre del año 2003, realizando el cruce del Abaco Vs. Programa de nómina OAS, determinando que la prima de antigüedad, concepto 174, quedo fuera de la liquidación de la seguridad social por un valor de $9,793,000 y $13,772,000 respectivamente, estamos pendiente de la directriz de Jefe de la División de Recursos Humanos para continuar con el proceso.
Dificultad en la recolección de información ya que la información esta física, en las
resoluciones.
No se encontró gran dificultad en
el calculo
Que la persona encargada de realizar las reliquidaciones, informe al área de seguridad social sobre las liquidaciones
realizadas.
1.3 ESTRATEGIA N. 5 PROMOCIÓN DEL TALENTO HUMANO
1.3.1 Programa 1. Salud Ocupacional. Proyecto 1. Consolidar un Plan de Salud Ocupacional
18 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
La Universidad Distrital ha venido desarrollando su Programa de Salud Ocupacional desde al año 2000, adelantando las actividades inherentes a los subprogramas de Medicina Preventiva y del Trabajo, Seguridad Industrial e Higiene Industrial, logrando significativos avances no obstante las limitaciones presentadas por la falta de recursos presupuestales, el talento humano necesario y la cultura institucional que no han permitido el cabal cumplimiento de lo establecido por el Sistema General de Riesgos Profesionales. A partir de la Ley 1562 de 2012, que modifica el sistema de riesgos laborales en Colombia, se establece que la salud ocupacional, se entenderá en adelante como seguridad y salud en el trabajo, definida como aquella disciplina que trata de la prevención de las lesiones y enfermedades causadas por las condiciones laborales y de la protección y promoción de la salud de los empleados. Tiene por objeto mejorar las condiciones, el medio ambiente y la salud en el trabajo lo que conlleva la promoción y el mantenimiento del bienestar físico, mental y social de las personas en todas las ocupaciones. La misma Ley establece que el Programa de Salud Ocupacional: en lo sucesivo se entenderá como el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. Este sistema consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua y que incluye la política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo. En coherencia con lo anterior el Programa de Salud Ocupacional debe realizar un proceso de consolidación de los diferentes estudios elaborados en la universidad Distrital (Panoramas, vigilancia epidemiológica, protocolos de seguridad, análisis de puestos de trabajo, etc.) con el fin de elaborar el diagnóstico integral de las condiciones de trabajo y salud laboral, para dar inicio a la planeación, organización, ejecución y evaluación del SG-SST que nos invita la ley. Paralelamente se debe dar continuidad a las diferentes actividades tendientes a preservar, mantener y mejorar la salud individual y colectiva de todos los trabajadores en sus ocupaciones, los cuales deben ser desarrollados desde los procesos de trabajo y en forma interdisciplinaria. Estas actividades se deben llevar a cabo en forma permanente con el apoyo de la alta dirección y el compromiso decidido de todo el personal a través de los tres subprogramas básicos.
19 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
Durante el II trimestre del 2013 se realizaron las siguientes actividades:
1. Inducción en Salud Ocupacional para los jefes de dependencias y el COPASO, realizada el 16 de abril, con participación de 17 personas.
2. Inducción en Salud Ocupacional y afiliación para el personal de OPS de la Universidad realizada del 8 al 12 de abril por las 5 sedes de las facultades. Se afiliaron 349 contratistas.
3. Acompañamiento al Copaso. Se programo capacitación y se tramitaron 6 cupos para asistir al Congreso de seguridad y Salud Ocupacional a realizarse el 26,27 y 28 de junio.
4. Reuniones con la ARL Positiva, para ajustar plan de acción y definir compromisos de apoyo al Programa de Salud Ocupacional una vez al mes.
5. Jornada de vacunación contra la Influenza los días 17 y 24 de abril, con participación de 153 servidores.
6. Continuidad al Programa de pausa laboral activa, que se realiza en cada una de las sedes de la Universidad (a cargo de profesional asignado por la ARL Positiva).
7. Exámenes médicos de ingreso y egreso a 3 servidores. 8. Jornada de sensibilización en Riesgo Psicosocial y la aplicación de la
batería para medir este riesgo, de mayo 6 al 10 y de mayo 20 a 5 de junio por todas las sedes. Participaron 186 personas en la primera jornada y 69 en la segunda.
9. Análisis de puesto de trabajo a docente de la Facultad de Artes que presenta enfermedad de origen laboral.
10. Inspecciones de seguridad (Puesto de trabajo funcionaria sede tecnológica, obras macarena- A cafetería y Oficina de Recursos Humanos)
11. Se realizaron 20 frotis de garganta a funcionarios de la Divisiòn de Recursos Humanos, debido a la presencia de problemas de infección respiratoria generalizada en la dependencia.
12. Jornadas de sensibilización y capacitación en Brigadas de Emergencias (7).
13. La actualización del Panorama de Riesgos Sede Central. 14. Reporte e Investigación de 5 accidentes de trabajo. 15. Asistencia a 2 reuniones del comité PIGA, del cual la Coordinadora del
Programa de Salud Ocupacional forma parte.
20 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
REGISTRO FOTOGRAFICO
DIVISION RECURSOS HUMANOS PUESTO DE TRABAJO- TECNOLOGICA
PAUSA LABORAL ACTIVA
21 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
A continuación se presentan las actividades adelantadas durante el segundo trimestre de 2013, de la siguiente manera:
ESTRUCTURA
POLITICA 4.
ESTRATEGIAPROGRAM
APROYEC
TO
OBJETIVOS
PROPUE
METASESTABLECIDAS
AÑO 2010
ACCIONES DECUMPLIMIENTO Y/O ACTIVIDADES
LOGROS AÑO 2013
OBSERVACIONES INDICADOR% DE
CUMPLIMIENTO
IV V VI
Exámenes Médicos de Ingreso y
egreso. 3/3
Consulta medicina
laboral
N. Ex practicados/N. servidores
vinculados y/o desvinculados 100%x x x
Vacunación contra la Influenza. 153/153
Jornada en sede
central 100% x
Programa Pausa Laboral Activa 63/63
Jornadas en puestos
de trabajo por sedes 100% x
Sensibilización y aplicación de
batería Riesgo Psicosocial. 186/186Jornadas en Sedes
frotis garganta 20/20
Funcionarios recursos
humanos (Gripa
generalizada)Evaluación de puestos de trabajo de
funcionarios con recomendaciones
medico-ocupacionales. 1/1
Para seguimiento
docente Fac. Artes
con enfermedad
laboral
100% x
Inspecciones de Seguridad3/3
Tecnologica,
Macarena, rec.
Humanos
100% x
Actualización panoramas de riesgos 1/3 Documentos 33% x xSensibilización en Brigadas de
Emergencias.5/5
Jornada en sedes de
la U.100% x x x
Capacitación en Brigadas de
Emergencias.2/5 Inicio de curso 40%
Reporte e Investigación de
Accidentes de Trabajo.5/5 Documentos
N. AT. Reportados/ N. AT
presentados100% x x x
Reuniones de trabajo para ajustar
compromisos y plan de acción con
ARL Positiva
2/2
Actas
Inducción en Salud Ocupacional
para jefes de dependencias y
COPASO
1/1
Reuniones PIGA2/2
Actas
Acompañamiento a COPASO. 1/1 Reunión de Trabajo 20% x x x
Afiliación de contratistas a la ARP 349/349 Documentos 100% x x x
CALENDARIO
Desarrollar
Subprograma de
Medicina Preventiva y
del Trabajo
1.
CONSOL
IDAR EL
PLAN DE
SALUD
OCUPAC
IONAL
CUMPLIMIENTO
Actividades realizadas/
Actividades programadas
CALIDAD
Percepción participantes en
actividades
MODERNIZACION DE LA GESTION ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DEL TALENTO HUMANO
PLAN DE DESARROLLO 2008-2016
x100% x x
Fomentar
el
bienestar
físico,
mental y
social de
los
Servidores
de la
Universida
d a través
del
mejoramie
nto de sus
condicione
s de
trabajo,
salud y
seguridad.
Desarrollar
Subprograma de
Seguridad Industrial
1. modernización
y fortalecimiento
institucional de
modelos de
planificación y
gestión y gestión
para la
integración
académico-
administrativos.
1. SALUD
OCUPACI
ONAL
Otras actividades
SENSIBILIZACION RIESGO PSICOSOCIAL
22 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
INDICADOR % AVANCE
PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD
DIFICULTADES EN LA GESTIÓN
SOLUCIÓN PLANTEADA
Cumplimiento
Actividades desarrolladas/
Actividades Planificadas
CALIDAD
Percepción positiva de las
actividades por parte de
los participantes/
N. de participantes
100%
100%
Abril a junio de 2013
Se realizaron: Inducción en Salud Ocupacional a los jefes de dependencias Y COPASO. Inducción y afiliación de personal de OPS a la ARL. Acompañamiento al COPASO de la Universidad Tramite de 6 cupos para asistir al Congreso de Seguridad y Salud Ocupacional.
La baja participación
de los servidores y la falta de
recursos y talento humano
para el desarrollo de las
actividades del Sistema de
Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo SG-SST.
Asignación de recursos y
talento humano
necesarios.
1.3.2 Subprograma de Medicina Preventiva y del Trabajo Se encarga de la vigilancia, promoción y el mantenimiento de la salud de los servidores de la Universidad, procurando que las condiciones de trabajo no conduzcan al deterioro de su estado físico y mental.
INDICADOR % AVANCE
PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD DIFICULTADES EN LA GESTIÓN
SOLUCIÓN PLANTEADA
CUMPLIMIENTO
Actividades Desarrolladas/actividades
Planeadas.
100 %
Abril a junio de 2013
Se realizaron:
Exámenes médicos de ingreso y egreso.
Jornadas de sensibilización en riesgo
La participació
n de los servidores
de la Universidad
Mayor compromi
so supervisad
23 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
CALIDAD
Percepción positiva de las
actividades por parte de
los participantes/
N. de participantes
100%
psicosocial y aplicación
de la batería.
Jornada de vacunación contra la influenza.
Rutinas de pausa laboral
activa.
Análisis de puestos de
trabajo para estudio origen enfermedad.
es baja en
consideración al total
de la población
o por los
Jefes de las
Dependencias
1.3.3 Subprograma de Seguridad Industrial Se encarga de mantener un ambiente laboral, seguro, mediante el control de las causas que puedan llegar a originar daños a la integridad física del trabajador o a los recursos de la Universidad. Para esto identifica los factores y condiciones de riesgo causantes de los accidentes de trabajo, investiga la ocurrencia de los mismos y presenta recomendaciones para evitar que se repitan, vigilando la aplicación de las medidas necesarias de prevención
INDICADOR % AVANCE
PERIODO DE
DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD
DIFICULTADES EN LA GESTIÓN
SOLUCIÓN PLANTEADA
Cumplimiento Actividades
desarrolladas/Actividades
Planificadas
CALIDAD
Percepción
positiva de las actividades
por parte de los
participantes/N. de
50%
100%
Abril a junio de
2013
Se realizaron: Jornadas de sensibilización y capacitación en Brigadas de Emergencias. Actualización Panorama de Riesgos Sede Central. Inspecciones de Seguridad. Reporte e
La falta de participación
, espacios, recursos
logísticos y de talento
humano para realizar
la totalidad de
actividades programadas
Asignar Talento Humano y
recursos presupuestales
para desarrollar el Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
24 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
participantes investigación de accidentes de trabajo.
1.3.4 Subprograma de Higiene Industrial
Tiene como objeto la identificación, reconocimiento, evaluación y control de los factores ambientales que se originen en los lugares de trabajo y que pueden ocasionar enfermedades profesionales. Sus acciones se enmarcan en Saneamiento básico ambiental, mediciones, trabajo con video terminales.
INDICADOR % AVANCE
PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD
DIFICULTADES EN LA GESTIÓN
SOLUCIÓN PLANTEADA
Cumplimiento
(Actividades desarrolladas/Acti
vidades Planificadas)*100
100% Abril a junio de
2013
Se establecieron mediciones
ambientales que se llevaran a cabo en
el siguiente periodo.
Se participo en reuniones del
Comité PIGA.
Falta de recursos, demora de la ARL en respuesta a solicitud de
mediciones.
Asignación de recursos y talento
humano
necesarios.
1.4 PROGRAMA 3. EDUCACIÓN NO FORMAL PARA FUNCIONARIOS
ADMINISTRATIVOS
1.4.1 Proyecto 1. Construcción del PIC, consolidar el Plan Institucional de Capacitación permanente para los empleados administrativos
En el marco de la Constitución Política de 1991, las directrices del Decreto 1567 de 1998 y los principios del Plan Nacional de Desarrollo como eje conductor de las acciones de la Administración Pública, se adopta el Plan Nacional de Formación y Capacitación con la intención de convertirse en una de las principales herramientas que soporte los cambios organizacionales y logre el fortalecimiento institucional. Objetivos de la capacitación • Contribuir al mejoramiento institucional. • Promover el desarrollo de un talento humano idóneo y competente.
25 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
• Elevar el nivel de compromiso de los empleados con respecto a las políticas, los planes, los programas, los proyectos y los objetivos del Estado y de la Entidad. De igual manera la normatividad señala que la “La capacitación y formación de los empleados públicos está orientada al desarrollo de sus capacidades, destrezas, habilidades, valores y competencias fundamentales, con miras a propiciar su eficacia personal, grupal y organizacional, de manera que se posibilite el desarrollo profesional de los empleados y el mejoramiento en la prestación de los servicios”. El decreto 1567 de 1998, en su artículo 4, aporta la definición de capacitación en los siguientes términos: "…se entiende por capacitación el conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la educación no formal como a la informal de acuerdo con lo establecido por la ley general de educación, dirigidos a prolongar y a complementar la educación inicial mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación de servicios a la comunidad, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo personal integral. Esta definición comprende los procesos de formación, entendidos como aquellos que tienen por objeto específico desarrollar y fortalecer una ética del servicio público basada en los principios que rigen la función administrativa". En este sentido la Universidad ha venido trabajando para adoptar un Plan Institucional de Capacitación, que atienda las necesidades concretas de formación, y el cual otorgue herramientas para fijar las bases de una Cultura Organizacional en la Universidad, en busca de dar solución a la problemática que se presenta, tanto en el tema de competencias como en el clima organizacional producto de la interacción de las personas con su entorno.
INDICADOR %
AVANCE PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD
DIFICULTADES EN LA GESTIÓN
SOLUCIÓN PLANTEADA
Documento aprobado por el Comité de Capacitación del PIC
100_% Abril a junio
de 2013
En sesión del 18 de junio de 2013 se aprobó por uninamidad el Plan Institucional de Capacitación para la
vigencia 2013
Alta rotación del personal encargado del
proceso.
26 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
1.4.1.1 Plan Institucional de Capacitación Aprobado (Sesión de Junio 18 de 2013)
OBJETIVOS PRINCIPALES
� Promover el desarrollo integral del personal, mediante el desarrollo de potencialidades, destrezas, conocimientos y habilidades, fomentadas a través de capacitaciones continuas direccionadas conforme lo establecido en el Plan Estratégico de Desarrollo de la Universidad Distrital 2008 - 2016.
� Elevar el nivel de compromiso y fortalecer el sentido de pertenencia e identidad tanto individual como colectiva a través de capacitaciones hacia la Institución, aportando conocimientos, habilidades y actitudes para el mejor desempeño laboral y para el logro de los objetivos institucionales.
� Actualizar a los funcionarios en aspectos necesarios para el óptimo desarrollo de sus actividades
� Propiciar la cultura de la calidad en la prestación de los servicios y atención al ciudadano
EJES DE DESARROLLO EJE No. 1 Cumplimiento del Plan Nacional de Formación y Capacitación de Empleados Públicos articulado con las prioridades establecidas en el Plan Estratégico de Desarrollo 2007-2016. (Orientación de acuerdo con las funciones y perfil de la población objetivo en concordancia con los requerimientos y características del cargo y las funciones desempeñadas). Cumplimiento de los requerimientos que en materia de capacitación establezcan los diferentes Entes de Control con el fin de alcanzar objetivos de mejoramiento de la gestión institucional. EJE No. 2 Implementación y desarrollo en la primera fase de la propuesta del Programa Dominio de Segunda Lengua para el Estamento Administrativo en la Universidad Distrital Francisco José de Caldas en conjunto con el Instituto de Lenguas de la Universidad Distrital ILUD, el cual ya se encuentra definido mediante concepto de la Oficina Asesora Jurídica.
27 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
EJE No. 3 Atender a partir de proyectos de aprendizaje las necesidades concretas de capacitación para facilitar el desarrollo de competencias, el mejoramiento de los procesos institucionales y de la capacidad laboral de los servidores públicos de la Universidad a nivel individual y de equipo, haciendo énfasis en el fortalecimiento de la cultura y clima organizacional, para conseguir los resultados y metas institucionales establecidos en el Plan Estratégico de Desarrollo 2007-2016. DISTRIBUCIÓN PRESUPUESTAL
� Presupuesto Total Aprobado para la vigencia 2013: $72.800.000
a. Listado de capacitaciones realizadas entre abril y junio de 2013
DESCRIPCION DE ACTIVIDAD
INTENSIDAD
OFERENTE POBLACIÓN OBJETIVO
PERSONAS QUE
ASISTIERON COSTO
1
Diplomado actualización nuevo código de procedimiento administrativo para no abogados
120 H Alcaldía Mayor de
Bogotá
Funcionarios administrativ
os 2 $0
28 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
2
Sensibilización capacitación Ciudadanía
Digital 2 H
Ministerio TIC´s -
UNAD
Funcionarios Administrativ
os -
Contratista
48 $0
1.4.2 Actividades desarrolladas en capacitación durante el segundo trimestre de 2013, con ejecución presupuesto 2013
INDICADOR % AVANCE
PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD
DIFICULTADES EN LA GESTIÓN
SOLUCIÓN PLANTEADA
EFICACIA Cumplimiento= (Número de capacitaciones realizadas / Número de capacitaciones Programadas)
* 100
100% Abril a junio
2013
ALTA ROTACIÓN Y DEFICIENCIA DEL PERSONAL ENCARGADO
DE LOS PROCESO DE CAPACITACIÓN LO CUAL HA DIFICULTADO UN NORMAL DESARROLLO
DEL PROCESO
EFICACIA Impacto = (Número de personal que asiste capacitación / Total de personal programado)
* 100
20% Abril a junio
2013
1.5 PROGRAMA 5: VINCULACIÓN Y EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Y CARRERA
ADMINISTRATIVA
La División de Recursos Humanos, continua con la función de reportar al Departamento Administrativo del Servicio Civil, la información solicitada para la implementación del Sistema Único de Información de Personal, SIGIA, en este
29 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
sentido se realizó la entrega de claves a todos los funcionarios administrativos, con el objeto de actualizar la Hoja de Vida en dicho sistema.
1.6 PRESENTACIÓN DE INFORMES
INDICADOR %
AVANCE PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD
DIFICULTADES EN
LA GESTIÓN
SOLUCIÓN PLANTEADA
Ind. Eficiencia: (Numero de informes presentados / numero de Informes solicitados) *
100
100 % Abril a junio de 2013
1. Informes mensuales al SIGIA (Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital) 2. Informe al Ministerio de Hacienda y Crédito Público relacionada con plantas de personal. 3. respuestas a los informes de auditoría elaborados por OACI relacionados con "Inscripción en carrera administrativa" y "Aplicación de nómica". 4. informes para las visitas administrativas de la Fiscalía General de la Nación y la Contraloría de Bogotá, relacionadas con la devolución de mayores valores descontados a las secretarias y auxiliares en el año 2011 y avance de hallazgos de cuotas partes pensionales, respectivamente. 5. informes para las visitas administrativas de la Contraloría de Bogotá, relacionadas con la aplicación de sentencias judiciales
1.7 DISTRIBUCIÓN PERSONAL DE PLANTA Y OFICIAL UNIVERSIDAD DISTRITAL
La Universidad cuenta con el siguiente personal de planta:
1.7.1Planta de servidores públicos administrativos 254 cargos
30 Informe de Gestión Segundo Trimestre
DirectivoAsesorEjecutivo ProfesionalTécnicoAsistencialOperativoVacantes
DISTRIBUCION DE FUNCIONARIOS POR NIVEL
1.7.2 Planta de Trabajadores Oficiales 60 cargos
ACTIVOS: 34 VACANTES: 30
1.7.3 Planta de Servidores públicos Docentes
FACULTAD
129
12
Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
NIVEL CANTIDAD PORCENTAJE Directivo 9 3,54% Asesor 5 1,97% Ejecutivo 18 7,09% Profesional 41 16,14% Técnico 16 6,3% Asistencial 129 50,79% Operativo 12 4,72% Vacantes 24 9,45%
FUNCIONARIOS POR NIVEL
Planta de Trabajadores Oficiales 60 cargos
Planta de Servidores públicos Docentes 684 cargos
FACULTAD DOCENTES NO ACOGIDOS DEC
DOCENTES ACOGIDOS DEC
9
5
18
41
16
129
24
DOCENTES ACOGIDOS DEC
Directivo
Asesor
Ejecutivo
Profesional
Técnico
Asistencial
Operativo
Vacantes
31 Informe de Gestión Segundo Trimestre
FACULTAD TECNOLOGICAFACULTAD DE CIENCIAS Y EDUCACION FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE FACULTAD DE ARTES ASAB
FACULTAD DE INGENIERIA
FACULTAD TECNOLOGICA
FACULTAD DE CIENCIAS Y EDUCACION
FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE
FACULTAD DE ARTES ASAB
FACULTAD DE INGENIERIA
1.7.4 Docentes de vinculación Especial periodo 2013
12737
177
DOCENTES POR FACULTAD
Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
1279
FACULTAD TECNOLOGICA 1 FACULTAD DE CIENCIAS Y
39
FACULTAD DE MEDIO 13
FACULTAD DE ARTES ASAB 0
FACULTAD DE INGENIERIA 12
FACULTAD PORCENTAJE
FACULTAD TECNOLOGICA 19,74%
FACULTAD DE CIENCIAS Y EDUCACION 30,41%
FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE 18,57%
FACULTAD DE ARTES ASAB 5,41%
FACULTAD DE INGENIERIA 25,88%
Docentes de vinculación Especial periodo 2013-I
135
208
DOCENTES POR FACULTAD
FACULTAD TECNOLOGICA
FACULTAD DE CIENCIAS Y
EDUCACION
FACULTAD DE MEDIO
AMBIENTE
FACULTAD DE ARTES
ASAB
FACULTAD DE INGENIERIA
1279
134
169
114
37
165
PORCENTAJE
19,74%
30,41%
18,57%
5,41%
25,88%
FACULTAD TECNOLOGICA
FACULTAD DE CIENCIAS Y
FACULTAD DE MEDIO
FACULTAD DE ARTES
FACULTAD DE INGENIERIA
32 Informe de Gestión Segundo Trimestre
Porcentaje de Contribución por modalidades Docentes de VE por Facultad
Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
Porcentaje de Contribución por modalidades Docentes de VE por Facultad
Porcentaje de Contribución por modalidades Docentes de VE por Facultad
33 Informe de Gestión Segundo Trimestre
Además existen vinculados (25) Docentes en la modalidad de Hora Cátedra para desarrollar actividades académicas en la Profesionalización de Artes Asab y Ciencias, Programas de Artes Escénicas, Artes Musicales y Licenciatura en Educación Artística.
Se Proyectaron 66 cursos Intermedios para el segundo periodo académico del 2013.
El Incremento salarial está pendiente por cancelar que asciende a un valor de $342.655.169. Se está trabajando en la deuda presunta y real con los Diferentes Fondos de pensiones.
Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
Además existen vinculados (25) Docentes en la modalidad de Hora Cátedra para desarrollar actividades académicas en la Profesionalización de Artes Asab y Ciencias, Programas de Artes Escénicas, Artes Musicales y Licenciatura en
ctaron 66 cursos Intermedios para el segundo periodo académico del
El Incremento salarial está pendiente por cancelar que asciende a un valor de Se está trabajando en la deuda presunta y real con los Diferentes
Además existen vinculados (25) Docentes en la modalidad de Hora Cátedra para desarrollar actividades académicas en la Profesionalización de Artes Asab y Ciencias, Programas de Artes Escénicas, Artes Musicales y Licenciatura en
ctaron 66 cursos Intermedios para el segundo periodo académico del
El Incremento salarial está pendiente por cancelar que asciende a un valor de Se está trabajando en la deuda presunta y real con los Diferentes
34 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
CAPÍTULO No. 2 INFORME DE GESTIÓN DIVISIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
La División de Recursos Financieros para ejecutar sus actividades en el año 2013 cuenta
con el siguiente Recurso Humano:
RECURSO HUMANO
CARGO SECCIÓN CANTIDAD
Funcionarios de Planta
Financiera 3
Contabilidad 3
Presupuesto 2
Tesorería 2
Órdenes de Prestación de
Servicios
Especializado 0
Profesionales 12
Técnicos 5
Asistenciales 3
2.1 AVANCE PLAN DE ACCIÓN SECCIÓN DE TESORERÍA
Como políticas de autocontrol y mejoramiento continuo, previo al cierre de cada mes la Sección de Tesorería y la Sección de Presupuesto, proceden a realizar la conciliación
correspondiente al cruce de la Ejecución de Ingresos Presupuestales a fin poder determinar si existen o no diferencias y de este modo poder realizar los ajustes
pertinentes, tarea que permite presentar cifras acertadas tanto a nivel de Tesorería como de Presupuesto.
A continuación se presenta un cuadro que ilustra los movimientos relacionados con los
ingresos identificados presupuestalmente durante e l Primer Trimestre de 2013:
35 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
INGRESOS PRESUPUESTALES
INGRESOS PRESUPUESTALES SEGUNDO TRIMESTRE
2013
PRESUPUESTO INICIAL
PRESUPUESTO DEFINITIVO
RECAUDOS
ACACUMULADO
ANTERIOR
TRIMESTRE ACUMULADO TOTAL ABRIL MAYO JUNIO
INGRESOS 253.483.25
5.000 253.483.255.0
00 24.905.160.
095 15.838.14
9.915 16.358.52
4.815 27.339.27
8.512 84.441.113.
337 INGRESOS CORRIENTES
63.555.951.999
63.555.951.999
10.546.165.865
2.602.005.378
3.128.970.081
2.622.453.848
18.899.595.172
TRIBUTARIOS 33.384.157.
000 33.384.157.00
0 3.294.909.1
94 1.416.337.
000 1.967.283.
000 1.418.480.
098 8.097.009.2
92
Estampilla 33.384.157.
000 33.384.157.00
0 3.294.909.1
94 1.416.337.
000 1.967.283.
000 1.418.480.
098 8.097.009.2
92 NO TRIBUTARIOS
30.171.794.999
30.171.794.999
7.251.256.671
1.185.668.378
1.161.687.081
1.203.973.750
10.802.585.880
Rentas contractuales
25.566.023.999
25.566.023.999
6.851.955.090
666.320.442
950.172.222
1.165.848.833
9.634.296.587
Venta de Servicios *
25.526.023.999
25.526.023.999
6.785.130.493
342.452.453
870.310.416
750.177.443
8.748.070.805
Venta de Bienes y Productos *
2.782.042.295
2.782.042.295 65.863.096 321.660.3
39 38.648.50
8 415.656.3
90 841.828.333
Otras Rentas Contractuales *
40.000.000 40.000.000 961.500 2.207.650 41.213.29
8 15.000 44.397.448
Otros Ingresos no Tributarios *
4.605.771.000
4.605.771.000 399.301.582 519.347.9
36 211.514.8
59 38.124.91
7 1.168.289.2
94 TRANSFERENCIAS
167.775.953.000
167.775.953.000
13.430.953.734
12.773.885.018
12.695.592.147
23.238.401.254
62.138.832.153
Nación 14.419.953.
000 14.419.953.00
0 2.883.990.6
32 961.330.2
11 961.330.2
11 2.097.598.
336 6.904.249.3
90 Transferencias Ley 30
14.419.953.000
14.419.953.000
2.883.990.632
961.330.211
961.330.211
2.097.598.336
6.904.249.390
Administración Central
153.356.000.000
153.356.000.000
10.546.963.102
11.812.554.807
11.734.261.936
21.140.802.918
55.234.582.763
Aporte Ley 30 de /92
153.356.000.000
153.356.000.000
10.546.963.102
11.812.554.807
11.734.261.936
21.140.802.918
55.234.582.763
Inversión Plan de Desarrollo
0 0 0 0 0 0
RECURSOS DE CAPITAL
22.151.350.001
22.151.350.001
928.040.496
462.259.519
533.962.587
1.478.423.410
3.402.686.012
Recursos del 14.615.843. 14.615.843.00 0 0 0 0 0
36 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
Balance 000 0
Estampilla Universidad Distrital Inversión
14.615.843.000
14.615.843.000
0 0 0 0 0
Recursos del Crédito
0 0 0 0 0 0 0
Rendimientos Financieros
1.002.189.000
1.002.189.000 896.137.07
6 447.646.9
84 533.962.5
87 24.480.00
8 1.902.226.6
55 Recursos Propios Inversiones Cuentas UD
1.002.189.000
1.002.189.000 896.137.076 447.646.9
84 533.962.5
87 24.480.00
8 1.902.226.6
55
Excedentes Financieros
3.706.000.000
3.706.000.000 0 0 0 0 0
Otros Recursos de Capital
2.827.318.001
2.827.318.001 31.903.420 14.612.53
5 0
1.453.943.402
1.500.459.357
Recuperación de cartera
281.825.001
281.825.001 31.903.420 14.612.53
5 0
40.230.176
86.746.131
Dividendos ETB
2.545.493.000
2.545.493.000 0 0 0 1.413.713.
226 1.413.713.2
26 RECONOCIMIENTOS
0 0 0 0 0 0 0
INGRESOS DE TERCEROS
0 0 0 0 0 0 0
* Venta de Servicios: Inscripciones, Matriculas, Derechos de Grado, Cursos Vacacionales y Sistematización. (Derechos Pecuniarios)
* Producto de Venta de Servicios: Carnet, Certificados y Otros, Beneficio institucional * Otros Ingresos no Tributarios: Reintegro IVA, Arrendamientos, Fotocopias, Sanciones Disciplinarias, Incapacidades EPS, Reintegros Servicios Públicos, etc. * Otras Rentas Contractuales: Publicaciones
El cuadro anterior presenta las cifras consolidadas del recaudo en los grandes rubros de
Presupuesto, sin embargo para presentar estas cifras, la Tesorería mantiene controles
permanentes que permiten registros oportunos y veraces, los cuales posteriormente se
verán reflejados a nivel de ejecución presupuestal.
37 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
A continuación se presenta un cuadro que ilustra los saldos bancarios a corte de cada
mes:
SALDOS BANCARIOS DEL TRIMESTRE
NOMBRE CUENTA SALDO A 30 DE ABRIL
SALDO A 31 DE MAYO
SALDO A 30 DE JUNIO
SALDO DE TESORERÍA 90.212.790.994 85.591.407.904 81.920.242.954
EFECTIVO 77.429.905.356 72.716.810.968 68.993.236.079
BANCOS Y CORPORACIONES 77.429.905.356 72.716.810.968 68.993.236.079
43.460.954.785 39.611.882.427 36.097.292.879
CUENTAS DE AHORRO 43.383.148.858 39.714.764.079 35.858.342.329
OCCIDENTE 81451-9 PRESTAMOS 1.072.760.324 1.088.465.458 1.129.558.261
OCCIDENTE 814618 CTA ÚNICA 248.685.663 223.091.135 -4.610.260 *
OCCIDENTE 81462-6 NOMINA 34.610.209.381 30.967.426.794 27.187.736.680
BANCOCCIDENTE 230-85167-7 INSCRIPCIO 352.718.757 304.172.595 78.820
BANCO BOGOTA 043205905 INVERSIÓN 2.626.079.232 2.634.303.845 2.641.765.782
BANCOLOMBIA 03943656290 BENEFICIO INSTI 3.794.279.364 3.817.423.513 4.218.883.851
CUENTAS CORRIENTES 77.805.928 -102.881.652 238.950.551
OCCIDENTES 05354-08 PROVEEDORES 77.805.928 -102.881.652 238.950.551
33.968.950.571 33.104.928.541 32.895.943.200
CUENTAS CORRIENTES 2.645.784.995 2.533.889.683 3.505.288.109
BANCOLOMBIA 39-126250-77 2.421.153.570 2.309.252.758 3.280.651.184
BBVA 693-01734-5 2.842.667 2.842.667 2.842.667
BANCO BOGOTA 043-1715-86 1.867 1.867 1.867
BANCOLOMBIA 394356680 193.833.740 193.833.740 193.833.740
BANCOLOMBIA 436565-91 996.282 1.001.782 1.001.782
BANCO BOGOTÀ 043 - 171578 26.956.869 26.956.869 26.956.869
CUENTA DE AHORRO 31.323.165.576 30.571.038.859 29.390.655.090
BANCOLOMBIA 31007752-4 298.985.504 299.313.759 299.631.769
BBVA CUENTA UESP 1.608.158.224 1.610.418.892 1.612.682.738
BANCOLOMBIA 441972 111.098.313 111.216.351 111.338.455
BANCOLOMBIA-436560 26.029.872 26.058.450 26.086.136
OCCIDENTE 5022-4 CONV AERONAUTIC 12.725.933 12.746.659 12.768.111
BANCOCCIDENTE 230-85163-6 175.491.645 175.787.000 176.035.100
BCO BOGOT 0786434 191.891.363 192.051.277 192.211.320
38 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
BANCOLOMBIA 039-396433-88 789.831.390 790.698.544 791.538.632
BCO BOGOT 043-2191-1 9.490.225 9.492.202 9.494.177
BCO BOGOT 078-2694-1 39.676.282 39.684.548 39.692.816
BANCO BOGOTA CONV.011/08 75.169.024 75.404.434 75.632.963
BCS CAJA SOCIAL CORPOBOYACA 139.454.879 139.454.879 139.632.454
BCO BOGOTA CONV 037/08 DEP.ADM 188.045.656 188.312.897 188.563.981
BCO BOGOTA CTA 043-23445-9 Secretaria de Movilidad 1.995.617.485 1.917.996.558 1.834.639.004
BCO BOGOTA 043-22824-6 SAXOFON 22.155.847 22.185.918 22.213.650
BCO BOGOTA CONVENIO DIAN 8.005.300 8.011.971 8.018.648
BENEFICIO INSTITUCIONAL DIAN 103.367.074 103.513.974 103.651.993
BCO BOGOTÁ INCI - UD 20.806.941 20.835.181 20.861.225
BANCO BOGOTÀ INCI - 04341702 UD - BANDAS 928.444 929.408 930.183
BCO DE BOGOTÀ UD-COROS 561.400 561.983 562.451
BCO OCCIDENTE 230-857120 CONV. CUR. EXTEN 749.637.994 711.279.970 994.277.280
BCO OCCIDENTE 230-857187 CONV. PROF. ARTIST 623.427.301 452.411.641 524.843.714
OCCID 230-85892-0 SED 1.015.373.725 1.199.595.953 1.048.022.307
OCCID 230-85893-8 CONV 6.401.246.215 6.149.049.977 5.754.321.123
BCO OCCIDENTE 230-86043-9 OPEUD-MEN 14.545.536 14.271.974 14.292.116
BANCO DE BOGOTA 043-304237 PROYECTO ALTERNATIVO (Unión Europea)
347.365.620 186.185.202 93.991.260
INGRESOS ILUD 5.807.933.130 5.573.666.773 4.729.332.762
CONV FUNDACION INST.DE 818.713 820.083 821.246
BANCOLOMBIA CTA 031-936856-41 CON INTE No.139 2012 ID META
45.295.231 13.266.176 13.285.073
BANCOLOMBIA CTA 031-917677-04 SED (CIUDADELA PORVENIR BOSA)
10.103.513.545 10.129.298.460 10.154.759.744
BCOLOMBIA 031-947042-1 394.104.749 394.104.749 394.104.749
BANCOLOMBIA CONVENIOS META 2.413.015 2.413.015 2.417.910
INVERSIONES 8.539.165.932 8.630.877.230 8.630.877.230
INVERSIONES ADMINISTRACIÓN 8.539.165.932 8.630.877.230 8.630.877.230
CDT PENSIONES 61-90 DÍAS 8.539.165.932 8.630.877.230 8.630.877.230
CDT BANCO SANTANDER - PRESTAMOS 1.494.205.294 1.494.205.294 1.494.205.294
CDT GNB SUDAMERIS - RECURSOS PROPIOS 7.044.960.638 7.136.671.936 7.136.671.936
OTROS ACTIVOS 4.922.135.843 4.923.600.446 4.981.058.839
RESERVA FINANCIERA ACTUARIAL 4.243.719.706 4.243.719.706 4.296.129.645
EFECTIVO 678.416.137 679.880.740 684.929.194
BANCO DE OCIDNTE CTA 251-80660-0 Ahorro Estructurado Fondo Pensiones
678.416.137 679.880.740 684.929.194
39 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
INVERSIONES 4.243.719.706 4.243.719.706 4.296.129.645
CDT BANCO SANTANDER - CUOTAS PARTES PENSIÓNALES
4.243.719.706 4.243.719.706 4.296.129.645
*Valor pendiente por registrar del 2012 ya que no se identifica a que corresponde.
2.1.1 RECAUDO EN LINEA
Descripción: Matriculas, Inscripciones de Postgrado, Derechos Pecuniarios, Abono
Préstamos otorgados a Administrativos y Docentes, Reintegro Mayores Valores Girados,
Legalización de Avances, Anticipos, Cajas menores, Publicaciones, Carnet,
Sistematización, Pruebas Saber-pro.
MES
TOTAL
REGISTROS
BANCARIOS
VALOR
RECAUDO EN EL
BANCO
REGISTROS
CONTABLES EN
LIBROS
AUXILIARES
BANCOS
VALOR TOTAL
REGISTRADO
ABRIL 3.593 88.889.465,61 3.593 88.889.465,61
MAYO 4.426 192.888.537,00 4.426 192.888.537,00
JUNIO 5.613 421.127.679,47 5.612 419.948.679,47
TOTAL TRIMESTRE 13.632 702.905.682,08 13.631 701.726.682,08
Acumulado 1er. Trimestre 10.917 618.542.104,57 10.916 617.823.632,44
INDICADOR CUMPLIMIENTO % AVANCE
PERIODO DE
DESARROLL
O
LOGROS DE LA
ACTIVIDAD
DIFICULTADES EN LA
GESTION
SOLUCION
PLANTEADA
99,83%
Abril a
Junio de
2013
Los ingresos
identificados en los
diferentes conceptos
se registran
oportunamente
La persona que
consigna no diligencia
la información
suficiente para
determinar el
concepto de la
consignación
(Valor Registrado / Valor Recaudado)*100
40 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
2.1.2 RECAUDO EN CODIGO DE BARRAS
Descripción: Corresponde a matrículas de todos los proyectos curriculares.
TOTAL INGRESOS DEL TRIMESTRE
MES
TOTAL
REGISTROS
BANCARIOS
VALOR
RECAUDO EN EL
BANCO
REGISTROS
CONTABLES EN
LIBROS
AUXILIARES
BANCOS
VALOR TOTAL
REGISTRADO
ABRIL 436 290.052.198,00 436 290.052.198,00
MAYO 202 96.695.478,00 202 96.695.478,00
JUNIO 1.970 465.105.313,00 1.970 465.105.313,00
TOTAL TRIMESTRE 2.608 851.852.989,00 2.608 851.852.989,00
Acumulado 1er. Trimestre 27.534 7.536.005.170,00 27.534 7.536.005.170,00
INDICADOR CUMPLIMIENTO % AVANCE
PERIODO DE
DESARROLL
O
LOGROS DE LA
ACTIVIDAD
DIFICULTADES EN LA
GESTION
SOLUCION
PLANTEAD
A
100,00%
Abril a
Junio de
2013
Registrar la totalidad
de los Ingresos por
Código de barras(Valor Registrado / Valor Recaudado)*100
LINEA
TOTAL
REGISTROS
BANCARIOS
VALOR
RECAUDO EN EL
BANCO
REGISTROS
CONTABLES EN
LIBROS
AUXILIARES
BANCOS
VALOR TOTAL
REGISTRADO% AVANCE
RECAUDO EN LINEA 13.632 702.905.682,08 13.631 701.726.682,08 99,83%
RECAUDO EN CODIGO DE BARRAS 2.608 851.852.989,00 2.608 851.852.989,00 100,00%
TOTAL TRIMESTRE 16.240 1.554.758.671,08 16.239 1.553.579.671,08 99,92%
Acumulado 1er. Trimestre 38.451 8.154.547.274,57 38.450 8.153.828.802,44
41 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
2.1.3 RECAUDO TERCEROS: TERCEROS ACH
En esta clasificación, ingresan conceptos como reintegro incapacidades, reintegro intereses por anticipos de contratos, entre otros. Al cierre del trimestre solo quedó
pendiente por registrar la suma de $ 1.423.155, debido a que la información llegó posterior al cierre de Tesorería.
2.1.4 RECAUDO EN LINEA INSCRIPCIONES
45,21%
54,79%
PARTICIPACION PORCENTUAL
Recaudo en Línea Vs. Código de Barras
RECAUDO EN LINEA
RECAUDO EN CODIGO DE BARRAS
$702.905.682,08
$851.852.989,00
MES
TOTAL
REGISTROS
BANCARIOS
VALOR
RECAUDO EN EL
BANCO
REGISTROS
CONTABLES EN
LIBROS
AUXILIARES
BANCOS
VALOR TOTAL
REGISTRADO
ABRIL 10 534.683.826,00 10 534.683.826,00
MAYO 18 216.992.694,00 18 216.992.694,00
JUNIO 18 39.108.405,00 16 37.685.250,00
TOTAL TRIMESTRE 46 790.784.925,00 44 789.361.770,00
42 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
2.1.5 INSTITUTO DE LENGUAS DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL - ILUD
2.1.6 RECAUDO TERCEROS: ILUD
MES
TOTAL
REGISTROS
BANCARIOS
VALOR
RECAUDO EN EL
BANCO
REGISTROS
CONTABLES EN
LIBROS
AUXILIARES
BANCOS
VALOR TOTAL
REGISTRADO
ABRIL
Pregrado 0 0,00 0 0,00
Posgrado 0 0,00 0 0,00
MAYO
Pregrado 12.529 738.761.038,00 12.529 738.761.038,00
Posgrado 29 2.281.800,00 29 2.281.800,00
TOTAL MAYO 12.558 741.042.838,00 12.558 741.042.838,00
JUNIO
Pregrado 259 15.507.375,00 259 15.507.375,00
Posgrado 49 3.857.800,00 49 3.857.800,00
TOTAL JUNIO 308 19.365.175,00 308 19.365.175,00
TOTAL TRIMESTRE 12.866 760.408.013,00 12.866 760.408.013,00
Acumulado 1er. Trimestre 186 11.298.850,00 186 11.298.850,00
MES
TOTAL
REGISTROS
BANCARIOS
VALOR
RECAUDO EN EL
BANCO
REGISTROS
CONTABLES EN
LIBROS
AUXILIARES
BANCOS
VALOR TOTAL
REGISTRADO
ABRIL 8.021 1.511.788.000,00 8.021 1.511.788.000,00
MAYO 224 1.104.500,00 224 1.104.500,00
JUNIO 429 18.393.100,00 429 18.393.100,00
TOTAL TRIMESTRE 8.674 1.531.285.600,00 8.674 1.531.285.600,00
Acumulado 1er. Trimestre 10.121 1.546.289.603,00 10.121 1.546.289.603,00
MES
TOTAL
REGISTROS
BANCARIOS
VALOR
RECAUDO EN EL
BANCO
REGISTROS
CONTABLES EN
LIBROS
AUXILIARES
BANCOS
VALOR TOTAL
REGISTRADO
ABRIL 7 3.173.079,28 7 3.173.079,28
MAYO 2 2.350.000,00 2 2.350.000,00
JUNIO 1 15.120.000,00 1 15.120.000,00
TOTAL TRIMESTRE 10 20.643.079,28 10 20.643.079,28
43 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
2.1.7 RECAUDO TERCEROS: ICETEX- TERCEROS ACH
En este trimestre se continuó con el proceso de análisis y depuración de la cuenta
Contable Fondo ICETEX, a través de la cual se manejan los recursos que gira el ICETEX por
préstamos a estudiantes para el pago de sus matrículas.
Teniendo en cuenta que por falta de información de las áreas que deberían reportar a la
Tesorería, se han presentado dificultades en el proceso de depuración durante los años
anteriores, la Tesorería acudió a otros mecanismos que nos permitieran contar con la
información necesaria para este proceso.
� En primer lugar se solicitó a la Oficina de Bienestar Universitario, la clave de acceso
al link de créditos educativos de la página Web del ICETEX; con este acceso, se
ha logrado ubicar las resoluciones con las cuales se han aprobado los créditos a
los estudiantes de la Universidad, permitiendo iniciar el cruce de información entre
los registros contables de la cuenta Fondo ICETEX y las resoluciones que se
encuentran cargadas en el ICETEX.
Estas consultas nos arrojan el nombre del estudiante al que corresponde el giro, el
proyecto, periodo académico y la fecha de ingreso, datos con los cuales
procederemos a cruzar con los ingresos que aún se encuentran clasificados en la
Cuenta Fondo ICETEX (años 2005, a 2013), para que posterior a una serie de
verificaciones, se reclasifiquen como ingresos de la Universidad.
� Otra herramienta de consulta solicitada que igualmente nos permitirá adelantar
este proceso, es el Aplicativo CONDOR. Para ello se solicitó a la Oficina Asesora
MES
TOTAL
REGISTROS
BANCARIOS
VALOR
RECAUDO EN EL
BANCO
REGISTROS
CONTABLES EN
LIBROS
AUXILIARES
BANCOS
VALOR TOTAL
REGISTRADO
ABRIL 6 9.304.899,00 6 9.304.899,00
MAYO 3 5.362.859,00 3 5.362.859,00
JUNIO 5 5.076.396,00 5 5.076.396,00
TOTAL TRIMESTRE 14 19.744.154,00 14 19.744.154,00
44 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
de Cómputo gestionar claves de acceso para Tesorería y Contabilidad, esperando
que a través de este aplicativo, obtengamos la información que nos
complemente el proceso como: Recibos de Pagos de los alumnos, situación actual
del alumno, verificación de ingreso por préstamos de ICETEX, etc.
� Igualmente se verificarán los registros contables de SIIGO, para determinar
posibles reintegros mal clasificados, o saldos de créditos a favor de alumnos, que
no hayan sido solicitados como reintegro, pues ya se ha detectado alumnos que
solicitan los saldos después de dos o más años, cuando requieren de los mismos.
Con base en lo anterior, podemos decir que contamos con la información exportada
de SIIGO del Fondo ICETEX, clasificada por años, fotocopia de la resoluciones de
créditos de ICETEX, de los años, 2006, 2008, 2010,2011,2012 y 2013, cuadro actualizado
con nombres y proyecto curricular de Fondo ICETEX de la vigencia 2008 y 2013. A partir
del 2013 se adicionaron a los cuadros de control otras columnas que nos permitan
mantener saldos de cada alumno y hacer seguimiento a los registros contables de
préstamos y recaudo de matrículas.
2.1.8 RECAUDO CON TARJETA DE CREDITO (REDEBAN – MULTICOLOR)
Durante el mes de marzo se terminaron las pruebas para el recaudo de matrículas a
través de tarjetas de crédito, ofreciendo a los alumnos otras opciones para pago, lo cual
se dio a conocer a través de circular informativa a las facultades.
Con el mismo objetivo, de ampliar las opciones de sistemas de pago y de recaudo, y con
el apoyo de la Oficina Asesora de Cómputo, se culminó el proceso para la
MES
TOTAL
REGISTROS
BANCARIOS
VALOR
RECAUDO EN EL
BANCO
REGISTROS
CONTABLES EN
LIBROS
AUXILIARES
BANCOS
VALOR TOTAL
REGISTRADO
ABRIL 11 1.894.000,00 11 1.894.000,00
MAYO 2 955.000,00 2 955.000,00
JUNIO 0 0,00 0 0,00
TOTAL TRIMESTRE 13 2.849.000,00 13 2.849.000,00
45 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
implementación del botón de pagos PSE, para que a través de la pagina WEB de la
Universidad, los alumnos realicen sus pagos en línea, debitando de sus cuentas bancarias
el valor de su matrícula. Este servicio permitirá a los alumnos optimizar tiempo y seguridad
en el proceso, como también permitir a la Tesorería tener la información del recaudo en
tiempo real.
El contrato se encuentra en proceso de firmas, razón por la cual, las pruebas se realizarán
una vez se formalice el proceso.
Es importante aclarar que a pesar que la gestión se realizó con el Banco de Occidente,
este nuevo servicio está diseñado para que funcione con otras entidades bancarias, sin
tener la limitante de la exclusividad.
2.1.9 MATRICULAS DIFERIDAS
Para el trimestre en análisis, la Tesorería de la Universidad Distrital, actualizó el
procedimiento para el control de las Matriculas Diferidas; lo anterior atendiendo los planes
de mejoramiento de la Contraloría Distrital.
En primer lugar, se dio impulso a las Resoluciones que reglamentan el pago diferido de
matrículas para posgrados. Teniendo en cuenta las directrices plasmadas en ellas, se
diseñó un cuadro de control, con el fin de que sea diligenciado en cada facultad y se
proceda a la actualización de los registros contables de causación y pago de diferidos y
a su vez establecer los saldos pendientes por recaudar.
Para este corte contamos con 156 estudiantes que están pagando o pagaron mediante
matriculas diferidas, de los cuales 117 ya están al día, quedando 39 estudiantes por pagar
la totalidad o parte de sus cuotas, así:
46 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
Este reporte corresponde a las matrículas diferidas que fueron reportadas en el presente
trimestre por las diferentes facultades a la Tesorería, como resultado del diseño del
cuadro control “Matrículas Diferidas posgrados”. Una vez verificada y cruzada la
información, se requerirá oficialmente a los alumnos que con corte al 30 de junio
presenten saldos por pagar.
INGRESOS DE CONVENIOS
2.1.10 Ingresos de Cursos y Capacitaciones
MES TOTAL
REGISTROS BANCARIOS
VALOR RECAUDO EN EL BANCO
REGISTROS CONTABLES EN
LIBROS AUXILIARES DE
BANCOS
VALOR TOTAL REGISTRADO
ACUMULADO TRIMESTRE ANTERIOR
1 680.040 1 680.040
ABRIL 0 0 0 0
MAYO 0 0 0 0
JUNIO 0 0 0 0
TOTAL SEMESTRE 1 680.040 1 680.040
Descripción: Corresponde a los diferentes Programas de Extensión de la
FACULTAD No. ESTUDIANTESNo. ESTUDIANTES
QUE YA PAGARON
No.
ESTUDIANTES
QUE FALTAN
POR PAGAR
FACULTAD DE CIENCIAS Y EDUCACION 39 32 7
FACULTAD DEL MEDIO AMBIENTE 25 5 20
FACULTAD DE INGENIERIA 92 80 12
TOTAL 156 117 39
MATRICULAS DIFERIDAS
47 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
Universidad.
2.1.11 Convenios con Entidades del Estado
MES TOTAL
REGISTROS BANCARIOS
VALOR RECAUDO EN EL
BANCO
REGISTROS CONTABLES EN
LIBROS AUXILIARES DE BANCOS
VALOR TOTAL REGISTRADO
ACUMULADO TRIMESTRE ANTERIOR
84 2.887.269.109 89 3.252.629.690
ABRIL 33 1.585.320.680 26 1.477.143.773
MAYO 19 1.382.920.338 24 1.386.015.795
JUNIO 33 1.096.204.253 28 972.904.172
TOTAL SEMESTRE 169 6.951.714.380 167 7.088.693.430
Descripción: Corresponde a los diferentes Convenios suscritos entre Entidades del
Estado y la Universidad Distrital.
2.1.12 Convenios con la Secretaría de Educación - SED
MES TOTAL
REGISTROS BANCARIOS
VALOR RECAUDO EN EL BANCO
REGISTROS CONTABLES EN
LIBROS AUXILIARES DE
BANCOS
VALOR TOTAL REGISTRADO
ACUMULADO TRIMESTRE ANTERIOR
3 264.980.688 3 264.980.688
ABRIL 1 38.032.313 1 38.032.313
MAYO 4 334.010.898 4 334.010.898
JUNIO 1 275.101 1 275.101
TOTAL SEMESTRE 9 637.299.000 9 637.299.000
2.1.13 Cursos de Extensión U.D.
48 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
MES TOTAL
REGISTROS BANCARIOS
VALOR RECAUDO EN EL BANCO
REGISTROS CONTABLES EN
LIBROS AUXILIARES DE
BANCOS
VALOR TOTAL REGISTRADO
ACUMULADO TRIMESTRE ANTERIOR
87 53.567.042 31 27.040.000
ABRIL 1 9.074.950 10 9.074.950
MAYO 2 356.000 2 356.000
JUNIO 429 345.843.600 358 306.877.600
TOTAL SEMESTRE 519 408.841.592 401 343.348.550
2.1.14 Profesionalización de Artistas y Academia Luis A. Calvo – ALAC.
MES TOTAL
REGISTROS BANCARIOS
VALOR RECAUDO EN EL BANCO
REGISTROS CONTABLES EN
LIBROS AUXILIARES DE
BANCOS
VALOR TOTAL REGISTRADO
ACUMULADO TRIMESTRE ANTERIOR
929 453.284.746 915 459.821.896
ABRIL 76 1.623.600 70 1.860.300
MAYO 548 30.354.410 517 28.545.710
JUNIO 351 139.024.950 336 134.065.050
TOTAL SEMESTRE 1.904 624.287.706 1.838 624.292.956
2.1.15 Convenios Locales Bancolombia
MES TOTAL
REGISTROS BANCARIOS
VALOR RECAUDO EN EL BANCO
REGISTROS CONTABLES EN
LIBROS AUXILIARES DE
BANCOS
VALOR TOTAL REGISTRADO
ACUMULADO TRIMESTRE ANTERIOR
11 105.150.856 9 91.513.512
ABRIL 10 219.996.551 11 233.036.142
MAYO 5 1.376.650 5 1.411.503
JUNIO 6 1.505.375.413 6 1.505.745.841
TOTAL SEMESTRE 32 1.831.899.470 31 1.831.706.998
49 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
2.1.16 Convenios Locales Movilidad
MES TOTAL
REGISTROS BANCARIOS
VALOR RECAUDO EN EL BANCO
REGISTROS CONTABLES EN
LIBROS AUXILIARES DE
BANCOS
VALOR TOTAL REGISTRADO
ACUMULADO TRIMESTRE ANTERIOR 3 631.051.929 3 631.051.929
ABRIL 3 266.476.528 3 266.476.528
MAYO 1 350.584.904 1 350.584.904
JUNIO 0 0 0 0
TOTAL SEMESTRE 7 1.248.113.361 7 1.248.113.361
2.1.17 Convenio Secretaria de Educación SED No. 3405 -2012 (Ciudadela Porvenir Bosa)
MES TOTAL
REGISTROS BANCARIOS
VALOR RECAUDO EN EL BANCO
REGISTROS CONTABLES EN
LIBROS AUXILIARES DE
BANCOS
VALOR TOTAL REGISTRADO
ACUMULADO TRIMESTRE ANTERIOR
2 10.000.000.000 2 10.000.000.000
ABRIL 0 0 0 0
MAYO 0 0 0 0
JUNIO 0 0 0 0
TOTAL SEMESTRE 2 10.000.000.000 2 10.000.000.000 2.1.18 Contrato Interadministrativo No. 139 Instituto Desarrollo del Meta
MES TOTAL
REGISTROS BANCARIOS
VALOR RECAUDO EN EL BANCO
REGISTROS CONTABLES EN
LIBROS AUXILIARES DE
BANCOS
VALOR TOTAL REGISTRADO
ACUMULADO TRIMESTRE ANTERIOR 1 141.720.588 1 141.720.588
ABRIL 0 0 0 0
MAYO 0 0 0 0
JUNIO 0 0 0 0
TOTAL TRIMESTRE 1 141.720.588 1 141.720.588
50 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
INDICADOR % AVANCE
PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD
DIFICULTADES EN LA GESTIÓN
SOLUCIÓN PLANTEADA
Indicador de Eficacia:
V/R Registrado/ V/R Total
recaudo) * 100
98%
Abril a Junio
de 2013
Los ingresos por los diferentes conceptos se reflejan oportunamente
No se puede identificar fácilmente a que convenio corresponde con los datos suministrados
al banco.
2.1.19 LEGALIZACION DE AVANCES
TIPO GIRADO LEGALIZADO POR
LEGALIZAR
ACUMULADO AD/TIVOSDOC 1.338.397.803,00 871.727.367,00 466.670.436,00
2013 PROYECTOS 0,00 0,00 0,00
ABRIL A CONVENIOS 48.454.757,00 41.958.257,00 6.496.500,00
JUNIO TOTALES 1.386.852.560,00 913.685.624,00 473.166.936,00
% AÑO 100% 65,88% 34,12%
ABRIL GIRADO LEGALIZADO POR LEGALIZAR N. AVANC.MES
AD/TIVOS 398.287.972,00 335.275.580,00 63.012.392,00 126
PROYECTOS 0,0 0,0 0,00 0
CONVENIOS 20.201.164,00 20.201.164,00 0,00 5
Abr-13 418.489.136,00 355.476.744,00 63.012.392,00 131
% MES 100% 84,94% 15,06%
MAYO GIRADO LEGALIZADO POR LEGALIZAR N. AVANC.MES
AD/TIVOS 591.197.501,00 401.670.611,00 189.526.890,00 174
PROYECTOS 0,0 0,0 0,00 0
CONVENIOS 17.982.213,00 17.982.213,00 0,00 5
May-13 609.179.714,00 419.652.824,00 189.526.890,00 179
% MES 100% 68,89% 31,11%
JUNIO GIRADO LEGALIZADO POR LEGALIZAR N. AVANC.MES
AD/TIVOS 348.912.330,00 134.781.176,00 214.131.154,00 95
PROYECTOS 0,0 0,0 0,00 0
CONVENIOS 10.271.380,00 3.774.880,00 6.496.500,00 3
Jun-13 359.183.710,00 138.556.056,00 220.627.654,00 98
% MES 100% 38,58% 61,42%
TOTAL AVANCES ENTREGADOS I TRIMESTRE DEL AÑO 2013 408
51 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
2.2 Registros y Depuración El resultado final de la gestión de Tesorería tanto en recaudo como en gastos, se ve
reflejado a través de las conciliaciones bancarias elaboradas por la sección de
contabilidad; el personal de Tesorería se encarga del seguimiento y depuración
permanente del recaudo tanto de los Ingresos que afectan el Presupuesto de la
Universidad como los ingresos de Convenios. Así las cosas, al cierre del trimestre de un
total de 82.543 registros de ingresos, solo quedaron pendientes 18 y uno de la vigencia
anterior por $4.500.000
2.2.3 COMITÉ DE INVERSIONES
Con el fin de aclarar aspectos inherentes a la reglamentación de la Inversiones transitorias
de la universidad, se desarrolló con la Oficina de Análisis y Control de Riesgos de la
Secretaría de Hacienda del Distrito, una charla en la que participaron por parte de la
Universidad, la Rectoría, la Vicerrectoría Administrativa y Financiera y la División de
Recursos Financieros. En ella y como conclusión se establecieron mesas de trabajo en las
que desarrollaran temas de importancia como revisión del material de análisis elaborado
por la Universidad en temas de valoración de riesgos de carteras colectivas y estructura
de cuadro de ofertas de las diferentes entidades bancarias entre otros.
2.2.4 DEPURACION CONVENIOS
Dentro de la gestión realizada por Tesorería, en este trimestre se culminó la depuración de
3 cuentas bancarias del Banco BBVA donde desde el año 2005 a la fecha, se han
manejado 12 convenios de la UEPS.
LEGALIZADO913,685,624
65,88%
POR LEGALIZAR473,166,936
34,12%
TOTAL AVANCES ENTREGADOS Y LEGALIZADOS 2DO TRIMESTRE - 2013
LEGALIZADO POR LEGALIZAR
TOTAL GIRADO
1,386,852,560
TOTAL AVANCES
408
52 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
Esta labor implicó el análisis de los registros de SIIGO y los movimientos de las cuentas
bancarias. De acuerdo con los reportes de SIIGO, se determinaron los ingresos en cada
una de las cuentas, por convenio y los pagos efectuados con cargo a esos convenios, lo
que permitió el rastreo de las cuentas bancarias a través de las cuales se efectuaron
efectivamente los pagos. El resultado arrojó que gran parte de estos pagos se realizaron a
través de la cuenta corriente de Bancolombia No. 039-126250-77 con cuenta contable
111005-03 y que no se habían realizado los respectivos traslados de recursos como
reintegro de los giros.
Al final y después de un análisis exhaustivo y minucioso, el resultado permitió determinar
el valor total a reintegrar a la cuenta del Banco de Colombia 11100503 la suma de $
829.356.238.84 por concepto de pagos a proveedores. De otro lado, se analizaron los
registros correspondientes a la causación y pago de retenciones en la fuente, cuyas
obligaciones han sido siempre pagadas bajo el NIT de la Universidad y a través de la
cuenta bancaria No. 230053548 del Banco de Occidente. De tal manera que los valores
causados por retención en la fuente de convenios deben trasladarse de cada cuenta de
convenio a la cuenta corriente de la Universidad Distrital.
El análisis de estos registros determinó que las retenciones causadas en los convenios de
la UEPS no fueron reintegradas en su totalidad con cargo a la cuenta bancaria del BBVA,
sino que se afectó el saldo de la cuenta de Bancolombia 11100503, razón por la cual al
finalizar este análisis se determinó que existen saldos pendientes por reintegrar de la
cuenta 11100605 a la 11100503 por retenciones que ascienden a la suma de $
622.500.669.95. Es decir que sumadas las dos cifras de ajustes encontrados del banco
BBVA debe trasladarse un total de $ 1.451.856.908,79 a la cuenta de Bancolombia.
Se espera continuar con el proceso de análisis y depuración de las restantes cuentas
bancarias, utilizando el mismo esquema de análisis y cruce de información que permita
igualar saldos entre los Contables de los Convenios y las cuentas bancarias.
2.2.5 Presentación de informes
53 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
INDICADOR %
AVANCE
PERIODO DE DESARROLL
O
LOGROS DE LA ACTIVIDAD
DIFICULTADES EN LA GESTIÓN
SOLUCIÓN PLANTEADA
Ind. Eficiencia= (Informes presentados/ Total Informes del
Período)*100
100%
Abril a junio
de 2013
Se presentaron los diferentes informes, boletines y declaraciones de los diferentes impuestos según los vencimientos y fechas
establecidas
Descripción: Boletín de Tesorería de cierre mensual, Informes de SIVICOF según resolución
204 del 23 de marzo de 2010 la cual establece los procedimientos para la rendición de
cuenta y la presentación de informes a la Contraloría de Bogotá, Informes Inversiones al
Ministerio de Hacienda y Crédito Público Decreto 1525 del 09 de mayo de 2008 donde
dictan normas relacionadas con inversión de recursos de las entidades estatales,
Declaraciones Mensuales de Retención en la fuente de los impuestos sobre la renta (E.T art
368),Ventas (E.T. art 437-2 DR 380/96 art 3), Timbre (E.T. arts. 516-518-532 y 533; D.R. 2076/92,
art 27), Estampilla U.D. (Ley 648/01, Acuerdo53/02,Decreto043/02) CREE (Ley 1607/2012) y
Estampillas Pro cultura y Pro adulto Mayor (Acuerdo 187 y 189/05) y Declaraciones
Bimensuales de Retención de ICA (Decreto 400/99 art 127-2.).
2.3 AVANCE PLAN DE ACCIÓN SECCIÓN DE PRESUPUESTO 2.3.1 Comparativo de Ingresos Vigencia 2011, 2012 y 2013
INGRESOS 2011 2012 2013
DEFINITIVO RECAUDA
DO DEFINITIVO
RECAUDADO
DEFINITIVO RECAUDA
DO
CORRIENTES
TRIBUTARIOS
26.000.000.
000
27.590.271.
778
35.271.452.0
00
23.033.561.
000
33.384.157.
000
9.045.925.2
92
NO TRIBUTARI
OS
25.230.000.000
23.776.989.917
29.692.102.001
26.885.849.309
30.171.794.999
11.315.415.462
SUBTOTAL 51.230.000
.000 51.367.261
.695 64.963.554.0
01 49.919.410
.309 63.555.951
.999 20.361.340
.754
TRANSFEREN NACIÓN 12.961.000. 14.425.602. 15.011.975.6 14.884.272. 14.419.953. 7.865.579.6
54 Informe de Gestión Segundo Trimestre
CIAS 000
DISTRITO 142.871.164.935
SUBTOTAL 155.832.16
4.935
RECURSOS DE CAPITAL
RECURSOS DE
BALANCE - OTROS
110.591.22
7.716
TOTAL 317.653.39
2.651
PORCENTAJE DE EJECUCIÓN
*Nota: Segundo Trimestre 2013 comprendido del 1 de Enero alINGRESOS 2013
Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
000 725 16 093
142.871.164.935
142.871.164.935
147.616.800.000
147.616.800.000
155.832.164.935
157.296.767.660
162.628.775.616
162.501.072.093
110.591.22
7.716
115.549.83
2.808
56.242.566.3
77
53.555.749.
555
317.653.392.651
324.213.862.163
283.834.895.994
265.976.231.957
102.07% 93.71 %
Segundo Trimestre 2013 comprendido del 1 de Enero al 30 de Junio de 2013.
000 02
147.616.80 153.356.000.000
65.774.722.602
162.501.07 167.775.953.000
73.640.302.204
53.555.749. 22.746.732.
690
6.225.953.9
89
265.976.23 254.078.637.689
100.227.596.947
39,45%
30 de Junio de 2013.
55 Informe de Gestión Segundo Trimestre
Descripción:
Para el Segundo trimestre del 2013, el rubro que presenta mayor participación porcentual
dentro de los Ingresos, son Transferencia con el 42%, donde se reflejan las Trasferencias, así:
Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
Para el Segundo trimestre del 2013, el rubro que presenta mayor participación porcentual
dentro de los Ingresos, son Transferencia con el 42%, donde se reflejan las Trasferencias, así:
Para el Segundo trimestre del 2013, el rubro que presenta mayor participación porcentual
dentro de los Ingresos, son Transferencia con el 42%, donde se reflejan las Trasferencias, así:
56 Informe de Gestión Segundo Trimestre
2.3.2 Ejecución del Presupuesto A continuación se relaciona Tabla con los Gastos de Funcionamiento para el segundo
trimestre del 2013
a. Gastos de Funcionamiento “Servicios Personales”
SERVICIOS PERSONALES
SERVICIOS PERSONALES ASOCIADOS A LA NOMINA (Administrativos y Docentes)
SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS (Administrativos y Docentes )
APORTES PATRONALES AL SECTOR PRIVADO Y PÚBLICO ( Administrativos y Docentes )
Descripción: Para el segundo trimestre del 2013, en el rubro de los Servicios Personales Administrativos,
se destacan los Servicios Personales Indirectos de Administración, con un porcentaje de
ejecución del 66.46%, para un total de $20.130.625.613, frente a un presupu
Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
Ejecución del Presupuesto
A continuación se relaciona Tabla con los Gastos de Funcionamiento para el segundo
a. Gastos de Funcionamiento “Servicios Personales”
SERVICIOS PERSONALES Compromisos 2012
$ 109.840.964.101
SERVICIOS PERSONALES ASOCIADOS A LA NOMINA (Administrativos y Docentes)
55.455.351.434
SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS (Administrativos y Docentes )
34.449.123.494
APORTES PATRONALES AL SECTOR PRIVADO Y PÚBLICO ( Administrativos y Docentes )
19.936.489.173
Para el segundo trimestre del 2013, en el rubro de los Servicios Personales Administrativos,
se destacan los Servicios Personales Indirectos de Administración, con un porcentaje de
ejecución del 66.46%, para un total de $20.130.625.613, frente a un presupu
A continuación se relaciona Tabla con los Gastos de Funcionamiento para el segundo
Compromisos 2013 (acumulado a junio)
$ 85.713.461.135,00
56.583.119.743,00
20.130.625.613,00
8.999.715.779,00
Para el segundo trimestre del 2013, en el rubro de los Servicios Personales Administrativos,
se destacan los Servicios Personales Indirectos de Administración, con un porcentaje de
ejecución del 66.46%, para un total de $20.130.625.613, frente a un presupuesto de
57 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
$30.289.640.495. Este rubro refleja la contratación de Órdenes de Prestación de Servicios y
Honorarios.
b. Gastos de Funcionamiento “Gastos Generales Administrativos”
GASTOS GENERALES Administrativos
2012 2013
(Acumulado a Junio)
$ 14.872.671.088 $ 5.678.512.514,00
ADQUISICIÓN DE BIENES 866.015.813 607.010.346,00
ADQUISICIÓN DE SERVICIOS 13.192.984.077 2.979.676.726,00
OTROS GASTOS GENERALES Administrativos
813.671.198 2.091.825.442,00
Descripción: En el rubro de Gastos Generales, durante este segundo trimestre del 2013, se destacan los
Otros gastos Generales de Administración, con un porcentaje de ejecución del 74.3%,
para un total de $2.091.825.442, frente a un presupuesto de $2.815.262.671,00, esto se
debe a la ejecución del 80.28% de las Sentencias Judiciales, las cuales presentan un
compromiso acumulado de $1.726.828.525,00.
c. Gastos de Funcionamiento “Gastos Generales Docentes”
GASTOS GENERALES Docentes 2012
2013 (Acumulado a Junio)
$ 14.543.823.989 $ 8.220.425.435
ADQUISICIÓN DE BIENES 0 0
ADQUISICIÓN DE SERVICIOS 0 0
OTROS GASTOS GENERALES
Docentes 14.543.823.989 8.220.425.435,00
Descripción:
58 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
En el rubro de Gastos Generales, durante este segundo trimestre del 2013, se destacan los
Otros gastos Generales Docentes, con un porcentaje de ejecución del 49.42%, para un
total de $8.220.425.435, frente a un presupuesto de $16.633.578.418,00.
d. Gastos en Pensiones
GASTOS EN PENSIONES
Compromisos 2012
2013
$ 54.610.545.067 $26.816.710.719
Gastos en Pensiones UD $ 54.610.545.067 26.816.710.719,00
e. Reservas Presupuestales
RESERVAS PRESUPUESTALES 2012
$ 37.972.551.766
Reservas de Funcionamiento $ 13.390.818.490
Reservas de Inversión $ 24.581.733.276
RESERVAS PRESUPUESTALES
2013 (Acumulado a Junio)
$17.742.701.146
Reservas de Funcionamiento $ 9.177.457.420
Reservas de Inversión $ 8.565.243.726
Descripción: Estas Reservas Presupuestales son las giradas al mes de Junio de 2013 (acumuladas),
distribuidas en totales de Funcionamiento las cuales participan con el 57.8% e Inversión
con el 15.1% dentro del gran total de Reservas Presupuestales.
f. Servicio de la Deuda:
Apropiación es Cero ($ 0) para esta vigencia. Comportamiento que viene dándose desde
vigencias anteriores, para ser más exactos desde la vigencia de 1998.
59 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
g. Gastos de Inversión
A continuación se relacionan los Gastos de Inversión Directa a partir del año 2008, por
apropiación de Recursos de Estampilla asignado mediante las Leyes 648 de 2001 y 863 de
2003:
INVERSIÓN DIRECTA
ENTIDAD 230: UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
Proyecto 378 Promoción de la investigación y desarrollo científico
AÑO APROPIACIÓN DEFINITIVA
EJECUCIÓN ACUMULADA POR
VIGENCIA
% EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
2008 5.831.797.294,00 637.793.082,00 10,94% 2009 6.681.529.412,00 1.855.281.073,00 27,77% 2010 1.000.000.000,00 887.974.735,00 88,80% 2011 3.000.000.000,00 1.360.326.406,24 45,34%
2012 5.550.000.000,00 287.498.137,00 5,18% 2013
(Acumulado a Junio) 3.750.000.000,00 1.245.262.909 33.21%
Total 25.813.326.706,00 6.274.136.342,24 24.30%
INVERSIÓN DIRECTA ENTIDAD 230: UNIVERSIDAD DISTRITAL
FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Proyecto 389 Desarrollo y fortalecimiento de
doctorados y maestrías
AÑO APROPIACIÓN DEFINITIVA
EJECUCIÓN ACUMULADA POR
VIGENCIA
% EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
2008 2.915.898.647,00 396.491.901,00 13,60% 2009 3.340.764.706,00 2.108.972.585,00 63,13% 2010 820.000.000,00 630.728.494,00 76,92% 2011 3.750.000.000,00 886.058.110,20 23,63%
2012 2.050.000.000,00 100.473.435,00 4,90% 2013
(Acumulado a Junio) 3.750.000.000 457.114.096 12.19%
Total 16.626.663.353,00 4.579.838.621,20 3.63%
INVERSIÓN DIRECTA ENTIDAD 230: UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
Proyecto 4149 Dotación de Laboratorios Universidad Distrital
60 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
AÑO APROPIACIÓN DEFINITIVA
EJECUCIÓN ACUMULADA POR
VIGENCIA
% EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
2008 11.663.594.588,00 8.812.688.098,00 75,56% 2009 13.363.058.824,00 9.837.444.887,00 73,62% 2010 3.600.000.000,00 3.563.849.529,00 99,00% 2011 11.250.000.000,00 10.815.367.050,04 96,14%
2012 11.300.000.000,00 2.301.309,00 100,00% 2013
(Acumulado a Junio) 10.000.000.000,00 180.000,00 1.80%
Total 61.176.653.412,00 33.031.830.873,04 1.85%
INVERSIÓN DIRECTA ENTIDAD 230: UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
Proyecto 4150 Dotación y actualización biblioteca
AÑO APROPIACIÓN DEFINITIVA
EJECUCIÓN ACUMULADA POR
VIGENCIA
% EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
2008 2.915.898.647,00 1.437.784.535,00 49,31% 2009 3.340.764.706,00 123.082.000,00 3,68% 2010 3.000.000.000,00 2.386.651.398,00 79,56% 2011 4.125.000.000,00 1.233.692.468,00 29,91%
2012 5.550.000.000,00 0,00 0% 2013
(Acumulado a Junio) 6.500.000.000,00 1.158.437.631 17.82%
Total 25.431.663.353,00 6.339.648.032,00 4.011%
INVERSIÓN DIRECTA ENTIDAD 230: UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
Proyecto 188 Sistema integral de Información y Telecomunicaciones
AÑO APROPIACIÓN DEFINITIVA
EJECUCIÓN ACUMULADA POR
VIGENCIA
% EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
2008 2.915.898.647,00 1.072.712.911,00 36,79% 2009 3.340.764.706,00 2.879.737.458,00 86,20% 2010 580.000.000,00 561.586.358,00 96,83% 2011 4.125.000.000,00 3.502.162.188,00 84,90%
2012 3.150.000.000,00 480.804.000,00 15,26% 2013
(Acumulado a Junio) 6.000.000.000,00 817.476.200 13.62%
Total 20.111.663.353,00 9.314.479.115,00 2.15%
61 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
INVERSIÓN DIRECTA
ENTIDAD 230: UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
Proyecto 379 Construcción nueva sede universitaria "Ciudadela Porvenir" - Bosa
AÑO APROPIACIÓN DEFINITIVA
EJECUCIÓN ACUMULADA POR
VIGENCIA
% EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
2008 2.500.000.000,00 41.400.000,00 1,66% 2009 5.000.000.000,00 1.178.546.091,00 23,57% 2010 19.000.000.000,00 103.815.070,00 0,55% 2011 1.000.000.000,00 58.646.364,00 5,86%
2012 0 0 0 2013
(Acumulado a Junio) 4.000.000.000,00 0,00 0,00%
Total 31.500.000.000,00 1.382.407.525,00 22.78% INVERSIÓN DIRECTA
ENTIDAD 230: UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
Proyecto 380 Mejoramiento y ampliación de la infraestructura física de la Universidad
AÑO APROPIACIÓN DEFINITIVA
EJECUCIÓN ACUMULADA POR
VIGENCIA
% EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
2008 20.827.189.177,00 7.792.083.725,00 37,41% 2009 21.726.117.646,00 1.589.981.832,00 7,32% 2010 52.000.000.000,00 39.738.799.861,00 76,42% 2011 47.750.000.000,00 18.743.716.489,21 39,25%
2012 37.671.452.000,00 117.282.560,00 0,31% 2013
(Acumulado a Junio) 14.000.000.000,00 872.798.876 6.23%
Total 193.974.758.823,00 68.854.663.343,21 2.81%
h. Gastos de Inversión Pasivo Pensional
Descripción:
De acuerdo con la Resolución 049 del 21 de diciembre de 2011 aprobación del
Presupuesto de la Universidad Distrital, no se apropió recursos al Proyecto Modernización y
Fortalecimiento Institucional, en donde se encuentra el Proyecto Pasivo Pensional. Es de
anotar que con la aprobación de los excedentes financieros se destinaran recursos para
este Proyecto de Inversión.
62 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
i. Reservas y Pasivos Exigibles
INDICADOR %
AVANCE
PERIODO DE
DESARROLLO
LOGROS DE LA
ACTIVIDAD
DIFICULTADES EN LA GESTIÓN
SOLUCIÓN PLANTEADA
RESERVAS PRESUPUESTALES PASIVOS EXIGIBLES
24.4%
41.51%
Acumulado a junio de 2013
Se realizo reunión con cada uno de las Facultades dentro del mes de Mayo y así poder ejecutar las Reservas y Pasivos constituidos en Dic. 2012
Recolección y seguimiento de la información para el pago o Reversión del mismo
Compromiso por parte de los encargados de la ejecución de reservas y Pasivos, al igual que información actualizada por medio de la página Web de Presupuesto para dicho control por parte de los Ordenadores del Gasto.
Descripción:
El total de Reservas y Pasivos exigibles es de $82.532.969.267, a junio 30/13 se han
apropiado así: Reservas $72.888.041.962 y para Pasivos exigibles $9.644.927.305.
Es importante destacar que durante la vigencia actual, la División de Recursos Financieros
ha gestionado el trámite rápido y oportuno para el pago de Reservas.
2.3.3 Ejecución de Reservas
INDICADOR CONCEPT
O PRESUPUESTO DEFINITIVO
DISPONIBILIDAD ACUMULADA
COMPROMISOS VIGENCIA
(ACUMULADA)
GIROS (ACUMULADO)
% EJECUCI
ÓN
Ind. Eficacia=
24.4%
Reservas Presupuestales a 31
de Diciembre de 2012
72.886.380.548
72.886.380.548
72.886.380.548
17.742.701.146
24.4%
Descripción:
63 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
A 31 de Diciembre de 2013 la Sección de Presupuesto certificó $ 72.888.041.962 de
Reservas presupuestales así: Funcionamiento $15.957.150.502, Inversión $56.930.891.460.
2.3.4 Presentación de Informes
INDICADOR %
AVANCE PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD
DIFICULTADES EN LA
GESTIÓN
SOLUCIÓN PLANTEADA
Informes presentados durante el periodo abril- junio de 2013 de la Sección de Presupuesto a los diferentes entes de control
100%
Segundo Trimestre del año 2013
Presentación de informes mensuales de ejecución de Ingresos y Gastos de cada mes a las dependencias de Oficina Asesora de Planeación y Control, Oficina Asesora de Control Interno y Vicerrectoría Administrativa y Financiera.
Entrega mensual Abril – Junio de 2013 del informe de Ejecución Presupuestal de la UD a la oficina de Control Interno y a la vicerrectora Administrativa para presentar el respectivo informe de SIVICOF a la contraloría de Bogotá. Entrega de los informes
La Sección de Presupuesto no cuenta con un Sistema de Información creíble y se tiene que basar en libros auxiliares de Excel. Dificultad en la entrega del informe de PREDIS de la Secretaria de Hacienda Distrital. Lo anterior, por la nueva implementación del PREDIS día a día.
Basarnos en los libros auxiliares de Excel, para realizar el informe de ejecución mensual, tanto Ingresos como Gatos. Para llevar a cabo este proceso es necesario, trabajar conjuntamente con la Rectoría, Vicerrectoría Administrativa y Financiera, Oficina Asesora de Planeación y Control, Sección de Tesorería, contabilidad y gran apoyo de la Oficina Asesora de Sistemas.
64 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
correspondientes para enviar a los diferentes entes, tanto internos como externos del Distrito.
2.3.5 Sistema de Gestión Presupuestal Reservas y Pasivos Exigibles
INDICADOR % AVANCE
PERIODO DE
DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD
DIFICULTADES EN LA GESTIÓN
SOLUCIÓN PLANTEADA
Reservas 2012 Pasivos 2011
24.4%
41.51%
Abril a junio de 2013
Los Funcionarios de la Sección de Presupuesto realizo mesas de trabajo con los Ordenadores del Gasto, para tratar temas, sobre las Reserva y Pasivos Exigibles que tienen para la actual Vigencia. Lo anterior, para gestionar el trámite rápido y oportuno para el Pago.
Los Ordenadores del Gasto, no tienen claro la información suministrada y algunos procedimientos para el pago de las Reservas y Pasivos Presupuestales.
Semanalmente se realiza la actualización de los pagos de las Reservas y Pasivos a los Ordenadores del Gasto, para que tengan claro cuáles son sus saldos a la fecha.
2.3.6 Expedición de Certificados de Disponibilidad Presupuestal
INDICADOR % AVANCE PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD
DIFICULTADES EN LA GESTIÓN
SOLUCIÓN PLANTEADA
Expedir los Certificados
de Disponibilidad Presupuestal, de acuerdo las solicitudes
de los Ordenadores del gasto.
Ind.
Eficiencia= N. de C.D.P
100%
Abril a junio de 2013
Al 30 de Junio de 2013 la Sección de Presupuesto expidió de acuerdo a las solicitudes 2451 Certificados de Disponibilidad Presupuestal (C.D.P).En cuanto a las anulaciones parciales y/o totales de Certificados de Disponibilidad Presupuestal (C.D.P),estas se
65 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
expedidos/N. de C.D.P
solicitados)*100
realizaron según lo solicitado por los Ordenadores del Gasto, tanto de los Rubros de Funcionamiento como los de Inversión.
2.3.7 Expedición de Registros Presupuestales
INDICADOR %
AVANCE PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD
DIFICULTADES EN LA GESTIÓN
SOLUCIÓN PLANTEADA
Expedir los Certificados de Registros Presupuestal, de acuerdo las solicitudes de los Ordenadores del gasto. Ind. Eficiencia = (N. de C.R.P expedidos/N. de C.R.P solicitados)*100
100%
Abril a junio de 2013
Al 30 Junio de 2013 la Sección de Presupuesto expidió de acuerdo a las solicitudes 4021 Certificados de Registro Presupuestal (C.R.P) En cuanto a las anulaciones parciales y/o totales de Certificados de Registro Presupuestal (C.R.P) estas se realizaron según lo solicitado por los Ordenadores del Gasto, tanto de los Rubros de Funcionamiento como los de Inversión.
2.3.8 Traslados Presupuestales
INDICADOR %
AVANCE PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD DIFICULTADES EN LA GESTIÓN
SOLUCIÓN PLANTEADA
Proyección de las diferentes unidades administrativas
La Sección de presupuesto solicitó una proyección a 31 de junio de 2013 a las diferente unidades administrativas y académicas, a fin de determinar que Rubros se encuentran deficitarios o presentan un déficit.
66 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013
2.4. AVANCE PLAN DE ACCIÓN SECCIÓN DE CONTABILIDAD
2.4.1 Verificación e Imputación de Cuentas Contables
CONCEPTO
SEGUNDO TRIMESTRE ACUMULADO AÑO
2013
CANTIDAD NÚMERO
DE REGISTROS
CANTIDAD NÚMERO
DE REGISTROS
CONTRATACION 963 1.926 987 1.974
ALMACEN 412 970 413 994
NOMINAS 101 7.519 143 9.986
COMPROBANTES AJUSTES 41 358 49 469
IMPUTACION ORDENES DE PAGO - PRESUPUESTO 4.961 8.047 6.681 24.759
IMPUTACION ORDENES DE PAGO - CONVENIOS 3.594 1.804 4.718 4.310
TOTAL 10.072 30.624 12.991 42.492
INDICADOR %
AVANCE PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD
DIFICULTADES EN LA GESTIÓN
SOLUCIÓN PLANTEADA
Registro documentos contables Indicador de Eficiencia:
(Número de registros
contables ingresados /
Número total de registros
contables en el trimestre)*100
100% Enero a 30 de Junio de 2013
Registro de todas las transacciones
contables presentadas
durante el periodo, en el
sistema SIIGO.
67 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
2.4.2 Seguimiento de Operaciones Recíprocas
INDICADOR %
AVANCE PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD
DIFICULTADES EN LA
GESTIÓN
SOLUCIÓN PLANTEADA
Conciliaciones con otras
entidades tanto a nivel
distrital como nacional.
100% Marzo a 30 de Junio de 2013
Se recibieron Veinticinco (25)
solicitudes de entidades tales como
IDEP, MINTIC, MEN, SHD, UNAL, ACUEDUCTO,
etc.; Las cuales fueron respondidas de
acuerdo al requerimiento.
No aplica No aplica
2.4.3 Reintegro de IVA
INDICADOR % AVANCE PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD
DIFICULTADES EN LA GESTIÓN
SOLUCIÓN PLANTEADA
Recuperación IVA
100% Marzo a 30 de Junio de 2013
Mediante oficio CONT-004- del 24 de Enero de 2013, se envió a la Oficina Asesora Jurídica para el reconocimiento del Sexto bimestre el cual fue cancelado el 10 de Abril de 2013 y esta a la espera.
Para el primer bimestre del año 2013, se cancelo el 29 de mayo de 2013,
Mediante oficio CONT-036-13 de mayo 15 de 2013, se envió a la Oficina Asesora Jurídica para el reconocimiento del segundo
Dentro de la gestión desarrollada en presente semestre, se ha mantiene la dificultad presentada con relación al tema de los bienes, insumos o servicios que no son para uso exclusivo de la Universidad, según el Literal b) del artículo 4º. Del decreto 2627 de 1993, ya que estos bienes son adquiridos por convenios y otros por el no lleno de los requisitos necesarios para su reconocimiento.
De conformidad con la Resolución 6282-0303 del 9 de Abril de 2013, se rechazó la suma de CIENTO SETENTA Y NUEVE MILLONES CINCUENTA MIL
Teniendo en cuenta la dificultad presentada, la Sección de Contabilidad ha oficiado a la Oficina Asesora Jurídica, con el fin de que se revise jurídicamente la posición de la DIAN en el sentido de rechazar las facturas.
68 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
bimestre, el cual está en espera.
Para el tercer bimestre del año 2013 hay plazo de enviar a la Oficina Asesora Jurídica hasta el 26 de Julio del 2013.
CIENTO CINCUENTA Y CUATRO PESOS ($179.050.154.oo), correspondiente al sexto bimestre del año 2012
De conformidad con la Resolución 6282-0420 del 28 de Mayo de 2013, se rechazó la suma de OCHENTA MILLONES SEISCIENTOS DIEZ MIL OCHENTA Y DOS PESOS ($80.610.082, oo), correspondiente al primer bimestre del año 2013.
2.4.4 Presentación de Informes
INDICADOR %
AVANCE PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD DIFICULTADES
EN LA GESTIÓN
SOLUCIÓN PLANTEADA
Contaduría General de Nación
100% Marzo a 30 de Junio de
2013
De conformidad con el Artículo 1º de la Resolución No. 375 septiembre 17 de
2007, el informe correspondiente al PRIMER trimestre se presento el día
2 de Mayo del 2013.
Secretaría de Hacienda
Distrital 100%
Marzo a 30 de Junio de
2013
De conformidad con el Artículo 1º de la Resolución No. 375 septiembre 17 de
2007, el informe correspondiente al PRIMER trimestre se presento el día
2 de Mayo del 2013.
Anexo: Estados Financieros con corte a 31 de Marzo de 2013. 2.4.5 Boletín de Deudores Morosos
INDICADOR %
AVANCE PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD
DIFICULTADES EN LA
GESTIÓN
SOLUCIÓN PLANTEAD
A
69 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
Presentación Informe –
Contaduría General de
la Nación
100% Marzo a 30
de Junio de 2013
En cumplimiento de la Resolución No.422 del
21 de diciembre de 2011, se establece
que la información correspondiente a los
periodos de Diciembre de 2012 –
Mayo 2013 se presento ante la
Contaduría General de la Nación el día 5
de Junio de 2013.
2.4.6 Sostenibilidad de la Información Contable
INDICADOR % AVANCE PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD
DIFICULTADES EN LA GESTIÓN
SOLUCIÓN PLANTEADA
Depuración cuentas contables
45% Marzo a 30 de Junio de 2013
Durante este Segundo trimestre
se realizo la preparación y
entrega de informes de cierre del Primer Trimestre de la vigencia 2013.
Actualmente se está realizando la evaluación de los saldos contables a 30 de Junio de 2013
Debido al Recorte de Contratistas y cambios en las funciones de
algunos puestos de trabajo se han visto retrasados los procesos de mejoramiento.
La entrega de información por parte de las Áreas que alimentan el
cierre de la vigencia 2013 no se realizo de manera oportuna, situación que
disminuyo el tiempo para el análisis.
2.4.7 Sistema de Información Procesos Contables
70 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
INDICADOR %
AVANCE PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD
DIFICULTADES EN LA GESTIÓN
SOLUCIÓN PLANTEADA
SIIGO 100% Marzo a 30 de
Junio de 2013
Cargue de información del
trimestre.
SICAPITAL 10% Marzo a 30 de Junio de 2013
Creación de terceros,
Parametrización de cuentas contables y
conceptos.
2.4.8 Sistema de Información Procesos Judiciales
INDICADOR %
AVANCE PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD
DIFICULTADES EN LA
GESTIÓN
SOLUCIÓN PLANTEADA
Registro Contable –
Procesos Judiciales -
SIPROJ
100% Marzo a 30 de Junio de 2013
A la presentación de
este informe se hizo ajuste para el cierre a
Marzo 31 de 2013, con el fin de reportar la
información a las Entidades de Control el
día 2 de Mayo de 2013. Con respecto al
segundo trimestre, se está a la espera la
conciliación con la Secretaria Distrital de
Hacienda con el fin de realizar cierre a 30 de
Junio.
Aprobación por parte de
la Oficina Asesora de
Planeación y Control, del
procedimiento revisado
por la Sección de
Contabilidad y Oficina
Asesora Jurídica.
2.5 COLABORACION EN EL ANALISIS FINANCIEROS DE OFERTAS CONTRACTUALES A LA
UNIVERSIDAD 2013.
71 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
Para el presente informe y teniendo en cuenta que se hace necesario realizar una serie de
ajustes a toda la información, entre la que se encuentran los inventarios, bajas, hurtos,
cesantías, intereses de cesantías, procesos judiciales, cierre Tesoral entre otros, no se
presentan indicadores financieros.
Evaluaciones Financieras: Dentro de otras acciones, la Sección de Contabilidad realizó las evaluaciones financieras
de los siguientes procesos contractuales, las cuales fueron soportadas con los informes
correspondientes:
Invitación Directa No. 01 Cuyo objeto es: " CONTRATAR EL SUMINISTRO E INSTALACIÓN DE
ELEMENTOS DE DOTACIÓN PARA AULAS DE CLASE, DE ACUERDO CON LAS CONDICIONES
GENERALES PREVISTAS EN LOS PRESENTES TÉRMINOS DE REFERENCIA."
Invitación Directa No. 03 Cuyo objeto es: " CONTRATAR LOS SEGUROS DE
RESPONSABILIDAD CIVIL SERVIDORES PUBLICOS E INFIDELIDAD Y RIESGOS FINANCIEROS."
Convocatoria Pública No. 01 Cuyo objeto es: " SUMINISTRO E INSTALACION DEL MOBILIARIO
PARA LA FACULTAD DE CIENCIAS Y EDUCACIÓN DE LA SEDE MACARENA A Y LA BIBLIOTECA
CENTRAL ADUANILLA DE PAIBA, DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE
CALDAS."
Convocatoria Pública No.003
Cuyo objeto es: “CONTRATAR LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE ASEO Y CAFETERÍA
INCLUYENDO PERSONAL, ELEMENTOS DE ASEO, MAQUINARIA, EQUIPOS, ACCESORIOS E
INSUMOS NECESARIOS PARA LA REALIZACIÓN DE ESTAS LABORES EN TODAS LAS SEDES DE
LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS, LOCALIZADAS EN LA CIUDAD DE
BOGOTÁ D. C.”
Convocatoria Pública No.004
Cuyo objeto es: “SUMINISTRO E INSTALACION DEL MOBILIARIO PARA LA FACULTAD DE
CIENCIAS Y EDUCACIÒN DE LA SEDE DE LA MACARENA A Y LA BIBLIOTECA CENTRAL DE LA
ADUANILLA DE PAIBA DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS.”
72 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
Invitación Directa No.006. Cuyo objeto es: “REALIZAR EL MANTENIMIENTO PREVENTIVOY
CORRECTIVO CON SUMINISTRO DE REPUESTOS Y LLANTAS PARA LOS VEHÌCULOS DE LA
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS.”
Convocatoria Pública No 007. Cuyo objeto es: “CONTRATAR LA PRESTACIÓN DEL
SERVICIO DE ASEO Y CAFETERÍA INCLUYENDO PERSONAL, ELEMENTOS DE ASEO,
MAQUINARIA, EQUIPOS, ACCESORIOS E INSUMOS NECESARIOS PARA LA REALIZACIÓN DE
ESTAS LABORES EN TODAS LAS SEDES DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE
CALDAS”.
Convocatoria Pública No.11 Cuyo objeto es: “CONTRATAR LOS SEGUROS GENERALES RCE
MANEJO GLOBAL AUTOMOVILES Y SOAT, DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ
DE CALDAS.”
Invitación Directa No.12 de 2013 cuyo objeto es: “CONTRATAR EL SUMINISTRO DE
ELEMENTOS DE OFICINA PARA LAS DEPENDENCIAS DE LA UNIVERSIDAD”.
2.6 AVANCE UNIDAD EJECUTORA 02 CONVENIOS
La Universidad Distrital Francisco José de Caldas, en ejercicio de su objeto social, suscribe
permanentemente Convenios Interadministrativos, con diferentes entidades, dentro de los
cuales se compromete a administrar y ejecutar los proyectos suscritos y sus respectivos
recursos económicos, debidamente desembolsados para desarrollo de los mismos.
Uno de los fines últimos de esta labor es la búsqueda de una experiencia administrativa
que genere un beneficio económico para la Universidad.
Durante el período comprendido entre el 1° de abril y el 30 de junio de 2013, se ha
consolidado una gestión financiera importante dentro de la Universidad, especialmente
en la gestión de extensión, desde que se determinó su centralización en el IDEXUD, en
cabeza de su Director y en colaboración del equipo de trabajo dispuesto para el efecto.
73 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
Los resultados obtenidos durante el SEGUNDO TRIMESTRE DE 2013 de gestión financiera de
la Unidad ejecutora 02 en las instalaciones del IDEXUD son:
APERTURA FINANCIERA
Se ha realizado la apertura financiera (presupuestal, contable y bancaria) de 21
proyectos de extensión, entre convenios, contratos y demás proyectos.
MODIFICACIONES PRESUPUESTALES
Se han atendido 85 solicitudes de modificaciones presupuestales, entre traslados, y
adiciones, de diferentes cuentas de proyectos.
EJECUCION PRESUPUESTAL
Durante este período se han elaborado 937 CDP´s (Certificados de Disponibilidad
Presupuestal y 1222 CRP´s (Certificados de Registro Presupuestal).
SOLICITUDES DE PAGO
En enero y marzo se recibieron 1185 solicitudes formales de pago, de las cuales 32 fueron
devueltas, sin trámite, por diversas causas.
ORDENES DE PAGO
De las 1153 solicitudes de pago recibidas, se generaron 3006 Órdenes de Pago
debidamente tramitadas y remitidas a la tesorería para giro.
FACTURAS ELABORADAS
Se han elaborado, a solicitud del Director del IDEXUD y de algunos de sus Coordinadores,
un total de 176 facturas, debidamente entregadas.
CERTIFICACIONES E INFORMES EXPEDIDOS
En atención a las solicitudes propias de la gestión de Extensión, se han respondido 21
requerimientos de certificaciones e información de la ejecución y saldos de los proyectos.
74 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
TIEMPOS DE TRÁMITE
Sin distingo del trámite, se mantiene en un término de 2 días el tiempo de atención de los
procesos mencionados.
2.7 AVANCE SISTEMA DE INFORMACION FINANCIERA Se conformo un equipo de Trabajo entre la División de Recursos Financieros y Oficina de
Computo; con el fin de que la oficina de cómputo realice el apoyo técnico al Software
(Si-Capital) utilizado en la Universidad, Así mismo la División de Recursos Financieros se
encargara de apoyar en cuanto al suministro de los requerimientos que permitan la
adaptación, mantenimiento e implementación del Sistema Financiero de acuerdo con los
roles de cada puesto de trabajo.
De conformidad con lo anterior se han realizado los siguientes procesos:
� Primera versión de la Visión General del Proyecto
� Primera versión del Plan General del Proyecto
� Primera versión del Cronograma General del Proyecto
� Levantamiento preliminar de necesidades y requerimientos por parte de los
interesados en los subproyectos: Nomina de Contratistas, Nomina OAS, gestión de
usuarios del Sistema de Gestión Financiero, fortalecimiento de los componentes de
tesorería y presupuesto e interoperabilidad de los diferentes componentes del
Sistema
� Socialización de los avances obtenidos en el desarrollo del proyecto con los
diferentes interesados
� Elaboración y divulgación del diagnostico del Sistema SICAPITAL
� Apoyo a la División Financiera en el requerimiento del distrito PREDIS día a día.
� Adaptación técnica de la funcionalidad de ingresos del módulo de tesorería con el
fin de que permita el registro masivo de ingresos.
� Adaptación técnica de la parametrización de ingresos para que permita el ingreso
masivo de conceptos
75 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
� Ajustes a la funcionalidad reporte tipo certificación, a cada funcionario
informándole del pago de sus cesantías al fondo y el valor cargado EN CONDOR
� Elaboración de reporte tipo certificación, a cada funcionario informándole del pago
de sus cesantías al fondo y el valor cargado EN CONDOR
� Documentación de la interoperabilidad del sistema de nómina OAS y SICAPITAL a
través de la especificación de caso de uso “ Crear relación de autorización para
tesorería “
� Desarrollo parcial de la solución web de contratistas de las siguientes
especificaciones de caso de uso: Solicitar cumplido Aprobar Solicitud de cumplido,
Generar cumplido y consultar Solicitudes de Pago.
76 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
POLÍTICA 6. DESARROLLO FÍSICO E INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA DE LA UNIVERSIDAD ESTRATEGIA N. 1 DESARROLLO Y ACTUALIZACIÓN PERMANENTE DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA Y TECNOLÓGICA DE LA UNIVERSIDAD EN FUNCIÓN DE LA PROYECCIÓN DE LAS ACTIVIDADES MISIONALES DE LA UNIVERSIDAD
“CUMPLIMIENTO PLAN DE ACCIÓN 2013 SEGUNDO TRIMESTRE RECURSOS FISICOS”
3.1 ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO FACULTAD DE CIENCIAS Y EDUCACIÓN. SEDE MACARENA A Y B
INDICADOR %
AVANCE PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD DIFICULTADES EN
LA GESTIÓN SOLUCIÓN PLANTEADA
Ind. de eficacia Proyectos
EJECUTADOS=
(21/21)*100%
100%
Abril a Junio
de 2013
Solicitud de la Decanatura de la facultad de ciencias y educación traslado de la línea 2 842665por necesidades del servicio.
Por traslado de la Decanatura de la sede A a la sede B es solicitado el traslado de la línea directa a la nueva oficina.
Se procede a enviar un correo a la persona encargada por parte de la ETB que atiende las solicitudes de la universidad nos confirman que la línea se encuentra nombre de una persona desconocida por lo tanto es la que da la autorización del traslado por no contar con dicha persona el traslado no puede ser realizado se procede a desactivar la línea y pedir una nueva al servicio de la
Decanatura.
Se procede a la revisión del aparato encontrando daño en la tarjeta de
Revisión del aparato telefónico (fax)
Se realiza el retiro de la tarjeta la cual es llevada para
77 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
timbre se encuentra desoldada.
que presenta fallas de timbre se queda pegado.
proceder a soldar.
ED. DE LABORATORIOS – EXTERIORES.
Filtraciones al museo de biología y el laboratorio herbario se capta una gotera proveniente de la cubierta del cuarto de sistemas.
Adecuación de poceta adyacente al herbario y toma de gotera con tubo
de 2".
ZONAS VERDES SOBRE LA CR. 3RA Y CAR. 4TA ED. DE PEDAGOGIA Y ED. DE LABORATORIOS.
Presentación en áreas de acceso y zonas exteriores,
Se realiza el servicio de poda a zonas
verdes.
Acopio y disposición de luminarias.
Luminarias. Dicho acopio, se realiza, con el fin de ser entregados al grupo PIGA, como medida ecológica y plan de
recolección.
AREA DE ACCESO ALA
SUR
Por acumulación de desechos la caja de inspección presenta taponamiento, lo cual causa, la salida del agua a través de la tapa, causando encharcamiento en su entorno.
Adecuación y desobstrucción de caja de inspección.
PARQUEADERO Y
ACCESO PRINCIPAL.
Debido a los frecuentes disturbios generados en esta sede, la puerta principal de acceso, se ve sometida a golpes
Reparación de puertas tipo rejas sobre acceso y
salida principal.
78 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
por tanqueta, lo que ocasiona deformidad, fisuras y desprendimiento
de piezas.
PASILLOS Y AREAS COMUNES - ALA SUR 7MO
AL 5TO NIVEL.
Con el fin de recuperar las superficies de los muros, recientemente entregados por las obras del costado sur.
Se realiza la tercera jornada de recuperación con pintura en vinilo color blanco tipo 2 sobre muros, con la ayuda del personal de servicios generales, dichos muros son afectados por grafitis, en áreas
comunes y pasillos.
AREA ACCESO A PARQUEADEROS
COSTADO ORIENTAL.
Se realiza la recolección de desechos, escombreras, bolas de basura y elementos dados de bajas para su salida a través del servicio de transporte del
PIGA.
Importante actividad con el fin de mantener la limpieza en el área de acceso a los parqueaderos, además de mitigar
los malos olores.
PLAZOLETA AREA CENTRAL - CIRCULACIÓN
PEATONAL.
A través de sonda y con la ayuda de algunos materiales como varillas, se realiza la desobstrucción de las cajas de inspección, las cuales presentaban obstrucción por desechos en el
Desobstrucción de cajas de inspección agua lluvia provenientes de la avenida
circunvalar.
79 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
sistema de
tuberías.
AREA DE PARQUEDEROS Y ACCESO COSTADO
OCCIDENTAL.
Disturbios y actos vandálicos ocurridos en la
sede.
Con la ayuda del personal de servicios generales se realiza la recolección y limpieza de los elementos, producidos por los disturbios, entre ellos puertas sillas
etc.
Niveles 2 y 3 laboratorios
de física.
Debido a las constantes filtraciones a través de las terrazas, por obstrucción en sifones, se afecta el fluido eléctrico en estos espacios
físicos.
Recuperación del fluido eléctrico en los laboratorios 2 y 3 de física.
Ascensores ala sur. Se traslada el swich del ascensor numero uno y se traslada al cuarto de control, posteriormente se pone en funcionamiento los dos (2) ascensores, para el uso de la comunidad, sobretodo, para el uso de personas en condición de
discapacidad.
Reinstalación de swich en cuarto de control, puesta en marcha y funcionamiento de
los (2) ascensores.
80 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
Terrazas ala sur. Obstrucción de sifones en las
terrazas
Con el personal de servicios generales, se realiza la limpieza de los sifones en las terrazas, para lo cual fue necesario levantar los módulos de
madera Teka.
Área de acceso ala sur. Falta de adecuación de puesto de trabajo para el servicio de vigilancia, suministro de llaveros de colores, y caja o gabinete para las
llaves de las aulas.
Se instala una mesa de trabajo para el servicio de vigilancia, de igual manera, caja para llaves, llaveros con identificadores plásticos, que servirá para control de apertura y cierre
de las aulas.
Área de sistemas 3er nivel. Falta de arreglo y adecuación de totalizador eléctrico.
Se realiza la adecuación y cambio del totalizador, debido
a fallas de flujo.
Dependencias sede
macarena a y b.
Suministro e instalación de chapas y adecuación de guardas
A través del servicio de ferretería se realiza el suministro de chapas y arreglo de guardas
en puertas.
Ed. pedagogía infantil 3er,
4to y 5to nivel.
Instalación de gabinetes para
oficina
Con el fin de terminar los trabajos de traslados, se realiza la instalación de gabinetes y elementos de pared, destinados
para oficina.
81 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
Oficinas, pasillos, hall y accesos ed. de pedagogía. y ed. de
laboratorios.
Recuperar la iluminación en todos los espacios físicos de la universidad, sobre todo para la jornada nocturna, tubos, sockets, y balastros en mal
estado.
Suministro e instalación de
luminarias.
Pasillos del 3er y 4to nivel
ed. de pedagogía infantil.
Falta de información a la comunidad
estudiantil.
Ubicar y colgar las carteleras en los pasillos, pertenecientes a los diferentes proyectos
curriculares.
Museo - laboratorio de biología ed. de
laboratorios.
Humedad y filtraciones a través del muro, ocasionados por múltiples grietas, se realiza la impermeabilización, con sellamiento de grietas, resane y pintura de esta
espacio físico.
Adecuación con pintura epóxica e impermeabilización de muros costado sur y occidental del
museo.
3.2 ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO ACADEMIA SUPERIOR DE ARTES DE BOGOTÁ - ASAB
INDICADOR %
AVANCE PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD DIFICULTADES EN
LA GESTIÓN SOLUCIÓN PLANTEADA
82 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
Ind. de eficacia Proyectos
EJECUTADOS=
(11/11)*76,08
%
58,91%
Abril a Junio
de 2013
Mantenimiento de pisos de madera en el auditorio Samuel Bedoya, sala de profesores, salones 208, 210, 212, 219; corredores ala sur de primer y segundo piso e inicio de la totalidad de escaleras de madera de la facultad.
En los corredores del primer y segundo piso, por su alto grado de deterioro debido al tráfico y que recibe aguas lluvias y sol en gran cantidad debido a espacios de
doble altura.
Se recomienda el cambio total del piso en los corredores, puesto que debido al desgaste normal de las piezas y a anteriores pulidas del piso, las piezas antiguas quedaron con un reducido grosor, lo que prevé una degradación y rotura en corto
tiempo.
25%
Mantenimiento de baños. Pese a que se han cambiado diafragma de fluxómetros, fluxómetros, cambio de sanitarios, arboles desagüe lavamanos, lavamanos, se observa taponamiento de desagües de orinales y sanitarios, hurto de diafragmas, taponamiento de lavamanos por lavado de elementos ajenos al uso cotidiano, (brochas, traperos, pinturas, telas, etc.), la totalidad de la grifería de los lavamanos no es ahorradora, los fluxómetros de
En espera de la remodelación de los baños y cambio de tuberías por taponamientos, puesto que la sede ASAB, SOTANOS Y LUIS A CALVO, no se les hicieron las remodelaciones de las baterías de baños que en el resto de las facultades ya fueron remodeladas.
83 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
orinales y sanitarios están en mal estado por su vejez y mal uso, se han presentado acciones de sabotaje en los
baños.
58%
Adecuaciones eléctricas: Instalación de reflectores exteriores, cambio del sistema de iluminación de los sótanos de la sede Asab y sótanos av. Jiménez, instalación de cableado para conexión de equipamientos de la sede, inicio de las adecuaciones de la
biblioteca ASAB.
La necesidad de cambio de las luminarias debido a espacios de doble altura, dando grados de luminosidad muy bajos en oficinas y salones de clase. Falta de normalización y regularización eléctrica, mantenimiento y adecuación de la subestación
eléctrica.
Se están instalando lámparas ahorradoras T8 suspendidas en guayas, para mejorar la calidad de la luz, puesto el uso de dichos espacios se da hasta las horas de la noche, se iniciaron las adecuaciones de la biblioteca y Decanatura.
100%
Suministro e Instalación de elementos para el cerramiento eléctrico perimetral para La Sede
Asab.
Durante la instalación en las puertas de acceso vehicular, al ingresar el camión de insumos de aseo, se descolgaron tres líneas del
cerco.
Se subieron las líneas y se suspendieron dos de las siete líneas que quedaron sobre las puertas de
acceso vehicular.
84 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
85%
Suministro e instalación de
vidrios y espejos.
Debido al deterioro de las puertas y ventanas de madera de la sede y al maltrato por parte de los estudiantes que retiran y rompen los vidrios pequeños de acceso a los salones de clase.
Los vidrios son sostenidos con puntillas, por ello en casos específicos se les adiciono silicona con el fin de que no sean retirados los mismos o que se rompan al golpearse las
puertas y ventanas.
10%
Suministro e instalación de mobiliario para la
biblioteca sede ASAB.
Se han presentado dificultades entre lo que se solicitó en el contrato con las necesidades que expresa la sección de Bibliotecas y el Centro de
Documentación.
Se han tenido varias reuniones donde se ha convocado la presencia de la Sección de Bibliotecas, centro de documentación, la Decanatura de la sede ASAB, la red de datos, el grupo eléctrico de la División de Recursos Físicos y por sobre todo de la oficina asesora de Planeación y Control, donde estos últimos, siendo quienes levantaron la ficha técnicas y los términos de referencia, no nos han colaborado en varias de estas reuniones con el acompañamiento técnico. El contrato empezó hace poco determinado por la terminación del
85 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
período académico del primer semestre del
presente año.
100%
Limpieza de vidrios interiores y exteriores de
fachadas.
Largos periodos sin ejecutar la actividad, debido a las características del inmueble, vidrios con pintura y
calcomanías.
A través de subcontratistas con certificación de trabajo en altura, se ejecuto la limpieza de la totalidad de vidrios de las fachadas de la
facultad.
100%
Cuarto de maquinas bombeo de agua potable
y red contraincendios.
El equipo de presión de agua potable, que se encontraba instalado en esta sede presentaba deterioro debido a la humedad y a la filtración de agua que allí se
presenta.
Se realizó el suministro e instalación de un equipo de presión en la red de bombeo de agua potable. Este consta de 2 motobombas, un tanque de 500L y un tablero de control.
100%
Salones, baños, camerinos
y teatros.
Las aulas y baños se encontraban señalizadas con impresión de papel, los gabinetes no estaban señalizados. Por tal motivo se señalizo con materiales resistentes y fotoluminisentes, según la norma.
Se realizó el suministro e instalación de señalización en todas las aulas, baños, rutas de evacuación y redes
contra incendio.
Los distintos espacios de la
Se realizó el suministro e
86 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
100%
Planta eléctrica.
sede no contaban con la ubicación de extintores, que estuvieran al alcance y así mitigaran un posible riesgo de incendio.
instalación de extintores, con señalización y soportes de los mismos.
100%
Teatro, teatrino, aulas y
pasadizos.
Los distintos espacios de la sede no contaban con la ubicación de extintores, que estuvieran al alcance y así mitigaran un posible riesgo de
incendio.
Se realizó el suministro e instalación de extintores, con señalización y soportes de los
mismos.
3.3 ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO FACULTAD TECNOLÓGICA
INDICADOR %
AVANCE PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD DIFICULTADES EN
LA GESTIÓN SOLUCIÓN PLANTEADA
Recolección de escombros y clasificación de material reciclable y
biodegradable.
Concientización del estudiantado y personal de laboratorio de Construcciones Civiles en la clasificación del material de escombro y destino final
Socialización de las áreas destinadas para la clasificación y retiro de escombros, y la gestión ante la empresa de aseo capital para la recolección periódica.
Adecuación de laterales en gradas exteriores de la
Institución.
Sin novedad. Arreglo y adecuación de la zona dando un mejoramiento al
87 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
Ind. de eficacia Proyectos
EJECUTADOS= (21/21)*100
100%
Abril a Junio de 2013
aspecto arquitectónico a la
Universidad.
Adecuación de puestos modulares en sala de profesores: Puntos eléctricos y modulares de
trabajo.
Sin novedad. Arreglo y adecuación de la zona dando un mejoramiento al aspecto arquitectónico a la
Universidad.
Construcción muro en drywall en Bloque 13 Piso 1 Unidad de Bienestar para
oficinas.
Sin novedad. Con el fin de aprovechar los espacios subutilizados en la Unidad de Bienestar se distribuye el recinto a ocupar.
Traslado de contenedor de residuos sólidos a zona de reciclaje y recolección de basuras.
Designar personal para esta actividad, ya que las diferentes actividades diarias impiden destinar un tiempo
especifico.
Programación con todo el personal de mantenimiento
para el traslado.
Cambio de lámparas Tubo Fluorescente de baja intensidad de lúmenes por tubo fluorescente T8 en salones de los bloques 1 al
4.
Sin novedad.
N/A
Adecuación paso peatonal en entrada principal hacia auditorio y
bloques universitarios.
Paso intermitente
del estudiantado.
Implementación de ingreso del estudiantado por otra zona y restricción de área por un tiempo de ejecución de la
actividad.
88 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
Poda y fumigación del predio el Ensueño colindante con los vecinos de la Facultad Tecnológica.
Sin novedad
N/A
Adecuación y acomodación de Archivo General ubicado bajo las
gradas del Coliseo.
Disponibilidad del Personal de mantenimiento en
cuanto al número.
Redistribución de personal.
Destaponamiento de tuberías de aguas grises y colocación de sifones articulados para
lavaplatos
Ubicación de tuberías sanitarias y cajas de inspección.
Verificación con sonda eléctrica de funcionamiento y destino.
Colocación de puerta en reja de cuarto de maquinas
(hidroacumuladores).
Sin novedad.
N/A
Reemplazo de división modular por división en muro de drywall en laboratorio de
electrónica.
Sin novedad.
N/A
Adecuación Puesto de trabajo personal de
Biblioteca Segundo Piso.
Sin novedad. N/A
Adecuación de puestos modulares en sala de profesores: Puntos eléctricos y modulares de
trabajo.
Sin novedad.
N/A
Desmanche y limpieza de muros en salones y pasillo del Bloque 1 al Bloque 4 Piso 1 y 2.
Consecución del producto utilizado para la remoción del grafitti.
Coordinación con la Decanatura para la adquisición de dos galones del
producto.
Suministro e instalación de una flauta en acero, en la
N/A Se reparó la fuga de agua que
89 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
red de bombeo de agua
potable.
presentaba en la tubería de bombeo de agua potable. Se reemplazo tubería de PVC, por alta presión en
acero.
Se realizó mantenimiento correctivo al sistema de bombeo de agua potable. El equipo no tenía la presión suficiente para suplir la necesidad de suministro en los baños de los bloques 1 y 2.
N/A
Se cambiaron los impulsores, switch de presión y manómetros, de las bombas de suministro de agua
potable.
Laboratorios de física, química y civiles, bloque
5.
La conexión de las mangueras en los mecheros no se encontraba según la norma, al igual se requería mayor puntos de conexión de
mecheros.
Se adecuo el sistema de conexión de las mangueras en los mecheros. Se Instalo puntos de conexión de mecheros. Se realizo mantenimiento general a la estufa del laboratorio de
civiles.
BLOQUES 1 Y 2, PISOS DEL
1 – 5.
Los bloques 1 y 2 no contaban con extintor en cada uno de sus pisos, por tal motivo se suministraron los mismos con sus respectivas
señales.
Se suministro e instalo Extintores en cada uno de los gabinetes ubicados
en los bloques 1 y 2.
Mantenimiento planta eléctrica biblioteca y
administrativa N/A
Se verifico niveles de aceite, combustible y se suministro batería
90 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
de 12v 1200 Amp. Se realizó pruebas
de arranque.
Mantenimiento planta
eléctrica principal
N/A
Se verifico niveles de aceite, combustible y agua de las baterías. Se realizó pruebas de
arranque.
3.4 ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO FACULTAD DEL MEDIO AMBIENTE
INDICADOR %
AVANCE PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD DIFICULTADES EN
LA GESTIÓN SOLUCIÓN PLANTEADA
Desmonte y traslado del mueble de cocina ubicado en la terraza.
N/A
Se traslado el mueble y se dejo el punto hidráulico funcionando para el riego de las
materas.
En la sala de juntas de la terraza, se prolongaron las tuberías de ventilación de
los baños.
N/A
Se prolongaron las tuberías eliminando los malos olores.
Cambio de luminarias de tubos T8 de 17 vatios y de pin de 13 y 26 vatios en
todos los salones.
Encontrar los salones desocupados, ya que constantemente hay clase en
todos los salones.
De tubos T8 de 17 vatios se cambiaron aproximadamente 140 y de pin se cambiaron aproximadamente
78.
Arreglo de las instalaciones hidrosanitarias de los baños del primer,
segundo y tercer piso.
Identificar los daños causados en la tubería, debido a que las redes son antiguas y no hay planos
Ya que la tubería en algunos tramos presentaba desgate en las uniones, fue necesario cambiar estas uniones en las
91 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
Ind. de eficacia Proyectos
EJECUTADOS= (29/29)*100
100%
Abril a Junio
de 2013
hidrosanitarios. instalaciones. Por algunos días fue necesario
suspender el agua.
Arreglo en el ducto
hidráulico del cuarto piso.
Identificar los daños causados en la tubería, debido a que las redes son antiguas y no hay planos
hidrosanitarios.
Arreglo en el ducto hidráulico del cuarto piso, ya que se presento una fuga que afecto el cielo raso del primer piso. Para esta actividad fue necesario suspender el agua en el edifico por
dos días.
Arreglo de la puerta de
acceso de la biblioteca. N/A
Arreglo de la puerta de la biblioteca, reforzando sus
bisagras.
Traslados en general de
mobiliarios.
Son tareas que no se programan y afectan el desarrollo de las actividades de
mantenimiento.
Se recomienda programar dichas actividades para que las actividades diarias de mantenimiento no
se vean afectadas.
Instalación del punto
trifásico de 220 V.
Identificar los daños causados en la tubería, debido a que las redes son antiguas y no hay planos hidrosanitarios.
Se recomienda antes de adquirir un equipo determinar si las cargas eléctricas si soportan dichos cargas.
92 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
Adecuación del lavaplatos ubicado en el
cuarto de esterilización.
Identificar los daños causados en la tubería, debido a que las redes son antiguas y no hay planos
hidrosanitarios.
Para la realización de este trabajo fue necesario conseguir un rotomartillo en la red de datos, porque fue necesario demoler la placa de aproximadamente
25 cm de altura.
Cambio de las chapas de
las 4 aulas de sistemas.
N/A
Cambio de las chapas de las 4
aulas de sistemas.
Iluminación general, cambio de balastos e
iluminarias dañadas. N/A
Iluminación general, cambio de balastos e iluminarias dañadas.
Cambio y reparación de balastros y bombillos de
luz blanca. N/A
Cambio y reparación de balastros y bombillos de luz
blanca.
Adecuación de dos puntos eléctricos a 220 vol. Redistribución de la red eléctrica y utilización
de tubería TMT.
Hay equipos que llegan a la facultad sin prever las cargas eléctricas de los laboratorios y toca en sitio buscar posibles conexiones que podrían afectar el cuadro de cargas.
Se recomienda antes de adquirir un equipo determinar si las cargas eléctricas si soportan dichos cargas.
93 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
Instalación de un punto
hidráulico.
Identificar los daños causados en la tubería, debido a que las redes son antiguas y no hay planos
hidrosanitarios.
Instalación de un punto hidráulico en el laboratorio, el cual toco tomarlo del laboratorio de sanidad, por la
parte de atrás.
Se levanto el tapete de la oficina de ingeniería forestal, se despercudió el piso.
N/A
Se levanto el tapete de la oficina de ingeniería forestal, se despercudió el piso, mejorando la presentación de dicha oficina y las condiciones de
higiene.
Mantenimiento y cambio de fluxómetros dañados
edificio natural.
Identificar los daños causados en la tubería, debido a que las redes son antiguas y no hay planos
hidrosanitarios.
Se realizan estos arreglos constantemente debido a como los estudiantes dejan los baños de la sede y debido a las redes instaladas
anteriormente.
Arreglo constante de baños, orinales y grifería
tapada.
Identificar los daños causados en la tubería, debido a que las redes son antiguas y no hay planos
hidrosanitarios.
Se realizan estos arreglos constantemente debido a como los estudiantes dejan los baños de la sede y debido a las redes instaladas anteriormente.
Cambio y arreglo de arboles de entrada y
salida para baños.
Identificar los daños causados en la tubería, debido a que las redes son antiguas y no hay planos
Se realizan estos arreglos constantemente debido a como los estudiantes dejan los baños de la
94 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
hidrosanitarios. sede y debido a las redes instaladas
anteriormente.
Cambio de llaves de
lavamanos dañadas.
Identificar los daños causados en la tubería, debido a que las redes son antiguas y no hay planos
hidrosanitarios.
Se realizan estos arreglos constantemente debido a como los estudiantes dejan los baños de la sede y debido a las redes instaladas anteriormente.
Iluminación general, cambio de balastos e
iluminarias dañas.
N/A
Se realizan estos arreglos constantemente debido a como los estudiantes dejan los baños de la sede y debido a las redes instaladas
anteriormente.
Se adecuó este espacio, con previa autorización de la Oficina de
Planeación.
N/A
Se realizo resanes con estuco y pintura general para todo el
espacio.
Se realizo el acompañamiento y traslado e instalación de puestos trabajo y sillas del Colegio Tomas Jefferson para la adecuación mobiliaria de dicho
espacio.
Iluminación
95 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
general, cambio de balastos e
iluminarias dañas.
Aplicación de anticorrosivo y pintura esmalte verde en la portería principal de la sede. Pintura del portón de la entrada vehicular
de la sede.
N/A
Se debe realizar periódicamente el mantenimiento a
estas porterías.
Arreglo de la iluminación del archivo. Traslado del lokers del Herbario, debido a la humedad
presentada en el sitio. N/A
Se realizaron los respectivos arreglos. Se deben programar actividades constantes de mantenimiento en este espacio.
Arreglo del piso en madera de la
Decanatura. N/A
Se realizo el arreglo del piso en madera
de la Decanatura.
Se adecuó el espacio de la carpintería, con previa autorización de la Oficina de Planeación.
N/A
Se desocupó este espacio parcialmente, para acomodar una donación de libros del CONIF. Para esta actividad fue necesario pedir apoyo en la sede
de la 40.
Se adecuo parte del cerramiento caído en la parte superior del lote A. esta reconstrucción se realizo con tablas de
Debido a que no hay manejo de aguas lluvias en el cerramiento, se está viendo afectado todo el
Se adecuo parte del cerramiento caído en la parte superior del lote A. esta reconstrucción se realizo con
96 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
madera. cerramiento desde su
cimentación.
tablas de madera.
Se realiza limpieza generar de las canales evitando el taponamiento de las mismas en época de lluvia. Se realizo un mantenimiento a las canales en donde se les aplico anticorrosivo y se le aplico pintura roja.
N/A
Se deben programar actividades constantes de mantenimiento en
este espacio.
Constantemente se presentan traslados de mesas, cajas carteleras, repisas etc. en los cuales se le colabora inmediatamente al
personal que lo solicita.
Estas actividades no se programan lo cual afecta los trabajos de mantenimiento de la sede.
Constantemente se presentan traslados de mesas, cajas carteleras, repisas etc.. en los cuales se le colabora inmediatamente al personal que lo
solicita.
Arreglo instalaciones
hidrosanitarias tanques.
Identificar los daños causados en la tubería, debido a que las redes son antiguas y no hay planos hidrosanitarios.
Se presentan daños constantes de las redes en las sede, en donde constantemente se programan mantenimientos.
3.5 CENTRAL
INDICADOR %
AVANCE PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD DIFICULTADES EN
LA GESTIÓN SOLUCIÓN PLANTEADA
97 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
Ind. de eficacia Proyectos
EJECUTADOS= (4/4)*100
100%
Abril a Junio
de 2013
Revisión línea financiera. Se reporta la línea a etb en solución
del corto.
se realiza una revisión en toda la parte de red telefónica correspondiente a el numero 3406823 y en revisión del strip de entrada y al hacer la desconexión de la entrada ETB y línea se encuentra que esta presenta tono en dicho estrip por lo que esto nos genera un corto en algún punto del
cableado.
Tablero de control eléctrico de la red contraincendios torre
sabio caldas.
El tablero de control presentó un corto circuito, quemando las tarjetas y el Display de mando de detectores de humo. Por tal motivo se realizó el cambio por uno
nuevo.
Suministro e instalación del tablero de control de la red contra incendio. Programación de 8 pisos de la torre
sabio caldas.
Ascensor Sabio Caldas. Los cables de tracción presentaban deterioro, al igual que los operadores de puertas en cada uno de los pisos.
Se realizó el suministro e instalación de los cables de tracción, al igual que los finales de carrera de los operadores de puertas en cada uno de los pisos. Se realizó el cambio de las luminarias en la cabina del
ascensor.
98 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
Cafetería extracción
mecánica.
El equipo de extracción mecánica de la cafetería no se encontraba en funcionamiento, por falta de 2 correas de transición. Se instalaron 2
correas B 43SKF.
se realizó el suministro e instalación de las correas de transmisión de potencia en equipo de extracción de la
cafetería.
Torre administrativa, piso 3 y 5 gabinetes red contra
incendio.
Los gabinetes de la red contraincendios, ubicados en los pisos 3 y 5, no contaban con chapa, ocasionando la activación de las alarmas de la red
contra incendio.
Se realizó el suministro e instalación de 2 chapas en los gabinetes de la red
contra incendio.
99 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
3.6 ELABORACIÓN DE ESTUDIOS DE OPORTUNIDAD Y CONVENIENCIA
INDICADOR %
AVANCE PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD DIFICULTADES EN LA GESTIÓN SOLUCIÓN PLANTEADA
Ind. de eficacia Proyectos
EJECUTADOS
= (14/14)*100
100%
Abril a Junio
de 2013
Prestar el servicio integral de Vigilancia y Seguridad Privada de bienes e instalaciones, en la modalidad fija y móvil, con y sin armas de fuego, con medios de apoyo humano, tecnológicos y caninos para las diferentes Sedes de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, de acuerdo con las especificaciones previstas en los Términos de Referencia, Actas y Adendas elaboradas por la Universidad y las características y condiciones presentadas en la propuesta por el contratista los cuales forman parte integral de este
contrato.
N/A
La Universidad necesita velar por el
bienestar, tranquilidad y protección
del estudiantado y demás miembros
de la comunidad académica,
salvaguardando y custodiando los
bienes muebles e inmuebles de su
propiedad, así como los de terceros
que eventualmente se encuentren al
interior de sus instalaciones; por ello
se hace necesario contratar el
servicio integral de vigilancia y
seguridad privada a través de un
proceso de Convocatoria Pública,
para de esta forma contribuir al
cumplimiento de su objeto misional:
la educación superior.
100 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
La UNIVERSIDAD está interesada en recibir propuestas para contratar la prestación del servicio integral de aseo y cafetería para las diferentes sedes de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas; de acuerdo con las condiciones y especificaciones previstas en el presente pliego de
condiciones.
N/A
Teniendo en cuenta que la Universidad, no cuenta con personal y equipos para prestar el servicio de aseo y cafetería, para mantener en perfecto estado de mantenimiento, limpieza y orden sus instalaciones, se requiere adelantar el proceso de selección de un contratista para la prestación de dicho servicio en cada
una de las sedes que la integran.
Adición al mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos para las diferentes fotocopiadoras
de la universidad.
N/A
Se solicita adición del 17 de junio la cual ya se encuentra en la sección de compras para la realización de el otrosí.
Mantenimiento preventivo y correctivo con repuestos de las grecas de la universidad distrital.
N/A
Adjudicado.
Contratar el servicio y suministro de 12 equipos de comunicación con sistema push to talk para las diferentes facultades y dependencia de la
Universidad.
N/A
Adjudicado.
101 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
Prestar el servicio de multicopiado de documentos, para garantizar el normal funcionamiento de las dependencias administrativas y académicas
de la universidad.
N/A
Adjudicado.
Mantenimiento preventivo y correctivo de los ascensores de la torre administrativa, el ascensor para discapacitados y el ascensor
del edificio sabio caldas.
N/A
Mantenimiento de ascensores de la torre administrativa y edificio sabio caldas.
Mantenimiento preventivo y correctivo de los ascensores de la torre administrativa, el ascensor para discapacitados, ascensor del edificio sabio caldas y ascensores de la torre sur Macarena A.
N/A
Mantenimiento de ascensores torre administrativa, edificio sabio caldas y Macarena A
Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo con repuestos de las guadañas, motosierras equipos de soldadura mig y herramientas eléctricas de tipo pesado de
N/A
Todas las sedes de la Universidad.
102 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
la universidad distrital.
Realizar el suministro y puesto en punto, de 600 Galones de APM para las plantas eléctricas de la Universidad
Distrital.
N/A
Disponibilidad De combustible para el funcionamiento de las plantas.
Suministro e instalación de sillas y mesas rimax para las diferentes sedes de la Universidad DFJC.
N/A
De acuerdo a los diferentes frentes de trabajos, los cuales se desarrollan en varias sedes de la Universidad Distrital, es necesario, dotar a la institución de nuevos elementos y mobiliarios, en los espacios físicos intervenidos, para lo cual en este caso se deben implementar mesas y sillas, como apoyo al plan alimentario, para el buen desarrollo de las actividades académicas al realizar la designación de espacios.
Suministro e instalación de tableros para las diferentes
sedes de la universidad.
N/A
De acuerdo a los diferentes frentes de trabajos, que se desarrollan en varias sedes de la Universidad Distrital, es necesario, dotar a la institución de nuevos elementos institucionales, en los espacios físicos intervenidos, para lo cual en este caso se deben implementar tableros, para el buen desarrollo de las actividades académicas al realizar la designación de espacios.
Escaleras de madera de la No se han presentado puesto hasta ahora comienza, Es adición
Mantenimiento preventivo y correctivo de los 18 tramos de
103 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
sede ASAB. al contrato de cielorrasos y pisos.
Cto. 1248 de 2012 escaleras de madera de la facultad.
Contratar el suministro de ACPM y gasolina para los
vehículos de la universidad. N/A
Teniendo en cuenta que la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, tiene automóviles de su propiedad y que estos son utilizados para el traslado de funcionarios (Directivos), personal académico y transporte de elementos entre las diferentes Sedes de la Universidad, se hace necesario contar con el suministro de combustible que garantice el funcionamiento de los
mismos.
3.6.1 Proyección presentación Estudios de Oportunidad y Conveniencia
N. Descripción Dependencia Solicitante Asignación presupuestal
Fecha de entrega
1
Suministro de todo tipo de combustibles (Gasolina, ACPM y Gas) División De Recursos Físicos
$ 82.743.631
21 DE ENERO DE 2013
2
Suministros de elementos consumibles de papelería y de oficina. División De Recursos Físicos
$ 120.000.000
4 DE MARZO DE 2013
104 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
3
Prestar el servicio integral de Aseo y Cafetería con el personal, suministro de elementos, insumos y equipos necesarios para la realización de estas labores en todas las Sedes de la Universidad Distrital FRANCISCO JOSE DE CALDAS, localizadas en la ciudad de Bogotá D.C, de acuerdo con las condiciones y especificaciones previstas en los Términos de Referencia.
División De Recursos Físicos
$ 2.573.405.398
28 DE ENERO DE 2013
4
Suministro de tonners para fotocopiadoras e impresoras. División De Recursos Físicos
$ 81.223.582
4 DE MARZO DE 2013
5
Adquisición de Hornos microondas industriales. División De Recursos Físicos
$ 20.000.000
18 DE FEBRERO DE 2013
6
Adquisición de UPS. División De Recursos Físicos
$ 210.508.095
25 DE FEBRERO DE 2013
7
IDEXUD - Publicaciones y otros. División De Recursos Físicos
$ 120.000.000
VIGENCIA 2013
8
Postgrados. División De Recursos Físicos
$ 610.000.000
VIGENCIA 2013
9
Centros de Atención CADE (OQRA). División De Recursos Físicos
$ 8.000.000
VIGENCIA 2013
10
Oficina – PIGA. División De Recursos Físicos
$ 24.000.000
VIGENCIA 2013
11
Pago del arrendamiento del Densímetro Nuclear a Ingeominas- F. Tecnológica. División De Recursos Físicos
$ 26.000.000
VIGENCIA 2013
12
Otros arrendamientos. División De Recursos Físicos
$ 340.859.200
VIGENCIA 2013
Servicios de mensajería. División De Recursos Físicos
105 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
13 $ 75.605.440
28 DE ENERO DE 2013
14
Servicio de fotocopiado para las diferentes sedes de la universidad. División De Recursos Físicos
$ 72.000.000
28 DE ENERO DE 2013
15
Mantenimientos generales (físicos, eléctricos, a equipos y demás). Se incluye la adquisición de suministros y herramientas necesarias.
División De Recursos Físicos
$ 621.154.675
28 DE ENERO DE 2013
16 Servicio de vigilancia. División De Recursos Físicos
$ 5.373.990.703
4 DE MARZO DE 2013
17
Adquisición de seguros. División De Recursos Físicos
$ 411.840.000
4 DE FEBRERO DE 2013
18 SERVICIOS PUBLICOS División De Recursos Físicos
$ 1.927.922.827
VIGENCIA 2013
106 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
3.7 SUPERVISIÓN DE PROYECTOS
CONTRATO N.
NOMBRE CONTRATISTA
OBJETO DEL CONTRATO
NÚMERO DE
PERSONAS
CONTRATADAS
FECHA DE INICIO
FECHA DE TERMINACI
ÓN
PRESENTACIÓN INFORME MENSUAL
REPORTADO POR EL CONTRATISTA
NÚMERO DE REVISIONES
REALIZADAS POR EL SUPERVISOR Y
FECHAS
PROBLEMAS PRESENTADOS
Contrato de arrendamiento No 644 del 07 de marzo de 2013, nuevo contrato.
ESCOBAR SALAMANCA Y CIA LTDA.
Contratar en arrendamiento un bien inmueble ubicado en la AK19 No 33-39, para desarrollo de las actividades de la sección de publicaciones y el Instituto de Extensión de la Universidad Distrital – IDEXUD.
N/A 07 de Marzo de 2013
27 de Agosto de 2013
N/A N/A N/A
Contrato de arrendamiento No 158 de 2011, Adición y Prorroga.
INVERSIONES LOSFALK LTDA.
Contratar en arrendamiento un bien inmueble para la realización de las actividades académicas, administrativas y de extensión de la Facultad de Ciencias y Educación, donde se garanticen espacios para la docencia, práctica, salas de docentes, oficinas y servicios a los estudiantes.
N/A
28 de Diciembre de 2011
28 de Octubre de 2013
N/A N/A N/A
107 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
Contrato de seguros No 750 de 23 de mayo 2013.
Seguros del Estado S.A.
Expedir las pólizas de Seguros Generales que garanticen la protección efectiva de los activos e intereses patrimoniales y los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS.
N/A 30 de Mayo de 2013
30 de Enero de 2014
N/A N/A N/A
Contrato de seguros No 704 de 3 de abril del 2014
Seguros del Estado S.A.
Adquirir los seguros de responsabilidad civil servidores públicos que garanticen la protección efectiva de los de los activos e intereses patrimoniales y los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la Universidad o por los que sea legalmente responsable.
N/A 1 de Marzo de 2013
11 de Marzo de 2014
N/A N/A N/A
Contrato de seguros No 704 de 3 de abril del 2013
Seguros del Estado S.A.
Adquirir los seguros de infidelidad y riesgos financieros que garanticen la protección efectiva de los de los activos e intereses patrimoniales y los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la Universidad o por los que sea legalmente responsable.
N/A 01 de Marzo de 2013
11 de Marzo de 2014
N/A N/A N/A
108 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
Interadministrativo No 000718 del 16/04/212
SERVICIOS POSTALES NACIONALES
Contratar para la prestación de servicio de envío y distribución de correspondencia y empaques a nivel local, nacional e internacional para garantizar el normal funcionamiento de las dependencias administrativas y académicas de la Universidad, de acuerdo con la propuesta de servicios que forma parte integral del presente contrato.
N/A 20abril de 2012
Hasta agotar Registro Presupues
tal.
N/A N/A N/A
8-SC-066-2013
tesh mark Contratar el servicio de multicopiado de documentos para garantizar el normal funcionamiento de las dependencias administrativas y académicas de la Universidad.
N/A 24 de abril de 2013
23 de abril 2014
N/A N/A N/A
8-SC-216-2012
copifax ltda Prestar los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos de las fotocopiadoras para las diferentes sedes de la Universidad Distrital.
N/A 11 de Julio de 2012
10 de Julio 2013
si/ contra factura
4
Se encuentra en curso una adición y prórroga del contrato por 10,000,000 de pesos y una prorroga de 6 meses.
109 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
8-SC-725-2012
Diserin Contratar para el alquiler instalación y recarga de cuarenta y tres (43) desodorizadores para los diferentes baños de la universidad distrital
N/A 27 de Febrero 2013
26 de Febrero 2014
si / contra facura
1
El rubro asignado es corto para la instalación en baños administrativo de las diferentes sedes.
8-sc-202-2012
Purifil internacional Ltda.
Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de los purificadores de agua y filtros de ozono con repuestos de la Universidad.
N/A 03 de Julio 2012
02 de Julio 2013
si/ contra factura
3 N/A
8-SC-242-2012
Ascensores Acintec
Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de los ascensores de la torre administrativa, el ascensor para discapacitados y el ascensor del edificio sabio caldas.
N/A 12 de julio 2012
30 de Marzo del 2013
N/A N/A N/A
SC-347-2012 DAEXBAY Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo con repuestos para las estufas, e instalaciones a gas neveras y equipos de refrigeración universidad distrital.
N/A
17 DE OCTUBRE DE 2012
16 DE OCTUBRE DE 2013
N/A N/A N/A
110 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
8-SC-390-2012
TECNIMOTOR JP S.A.S.
Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo con repuestos de las guadañas, motosierras equipos de soldadura mig y herramientas eléctricas de tipo pesado de la universidad distrital.
n/a 23 DE MAYO DE 2012
22 DE MAYO 2013
N/A N/A N/A
8-SC-0399-2011
Arbombas Ltda.
Contratar para realizar el mantenimiento preventivo y correctivo del sistema de bombas sumergibles de aguas negras, equipos de precisión de agua potable y equipos contra incendio de todas las sedes de la universidad distrital.
N/A 24 de Enero de 2012
10 de Diciembre de 2013
N/A N/A N/A
8-SC-0898-2013
Grupo APC Aire Acondicionado.
Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos menores para los equipos de ventilación mecánica, lavadores de aire, equipos mini split y los equipos de aire acondicionado de precisión, para las diferentes sedes de la universidad.
N/A 29 de Enero de 2013
28 de Enero de 2014
N/A N/A N/A
111 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
8-SC-0637-2012
Uniproductos.
Realizar la señalización de zonas y suministro de bandas antideslizantes.
N/A
19 de diciembre de 2012
18 de diciembre de 2013
N/A N/A N/A
8-SC-0526-2012
Uniproductos.
Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de los sistemas contra incendios de la Universidad. N/A
27 de noviembre de 2012
26 de noviembre de 2013
N/A N/A N/A
8-SC-0361-2012
Uniproductos.
Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de todos los extintores de la Universidad.
N/A
24 de septiembre de 2012
23 de septiembre de 2013
N/A N/A N/A
112 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
8-SC-0631-2012
John parra andamio colgante.
Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo incluyendo el suministro de repuestos para el andamio colgante y el riel de desplazamiento del edificio administrativo de la calle 40 de la universidad distrital.
N/A 30 de enero del 2013
29 de enero del 2014
N/A N/A N/A
8-SC-214-2012
John parra barreras electromecánicas.
realizar el mantenimiento preventivo y correctivo incluyendo el suministro de repuestos para las barreras, puertas y cortinas electromecánicas, ubicadas en el edificio sabio caldas de la universidad distrital.
N/A 6 de agosto de 2012
5 de junio de 2013
N/A N/A
No se a radicado ficha de estudio de oportunidad, ya que este presupuesto no quedo en el plan anual de contratación.
Ascensores Eurolift
Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de los ascensores de la torre administrativa, el ascensor para discapacitados, ascensor del edificio sabio caldas y ascensores de la torre sur Macarena A.
N/A 15 de Mayo 2013
14 de Mayo 2013
N/A N/A N/A
113 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
CONTRATO DE SUMINISTRO N° 408-2013
INVERSIONES GUERFOR S.A. Rep. Legal - Oscar Hernando Guerrero Piñeros
Dotación de las Aulas de clase para el ala sur de la Macarena "A" y para la sede calle 34 (20 puestos de trabajo, 20 sillas puestos de trabajo profesores aulas, 1046 sillas universitarias).
N/A 11 DE MARZO DE 2013
20 DE JUNIO DE 2013
EN LIQUIDACIÓN
N/A
Se realiza suspensión el 22 de marzo de 2013 por un periodo de 42 días, se reanuda el día 03 de mayo de 2013 según acta de reinicio, se realiza adición por $ 67´985,280 y prorroga por 30 días mediante otrosí n° 01.
ORDEN DE SERVICIO N° 8-SC-897-2012
UNION TEMPORAL BENJAMIN HERRAN RODRIGUEZ & OSCAR HERNANDO MUÑOZ ECHEVERRIA
Adecuación y mantenimiento del acceso principal vehicular y peatonal de la sede Macarena "A"
N/A ENERO 17 DE 2013
18 DE MARZO DE 2013
LIQUIDADO N/A N/A
ORDEN DE SERVICIO N° 8-SC-761-2012
ARQ. AGUSTIN ESCOBAR OSPINA
Readecuación de los diferentes espacios físicos del laboratorio de química ubicados en el Edificio de laboratorios de biología y química de la Facultad de Ciencias y Educación.
N/A 28 DE ENERO DE 2013
29 DE ABRIL DE 2013
LIQUIDADO N/A N/A
114 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
CONTRATO DE OBRA N° 834 DE 2012
CONSORCIO U. DISTRITAL
Adecuación y mantenimiento de las Baterías de baño en las Diferentes Sedes de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
N/A 9 DE
AGOSTO DE 2012
8 DE ENERO DE 2013
LIQUIDADO N/A
El contratista presentó incumplimiento en los tiempos de ejecución, además de falencias en la mano de obra. se está proyectando oficio a la aseguradora, pues en las sedes macarena "b" en la Fac. tecnológica y en el edificio de la Red UDNET, los aparatos instalados presentan escapes, goteos y mala descarga en orinales y sanitarios,
ORDEN DE SERVICIO N° 8-SC-896-2012
FUNDACIÓN ECOVIDA
Mantenimiento de Individuos Arbóreos en las sedes Macarena "A" y Sede Vivero.
N/A ENERO 25 DE 2013
MARZO 26 DE 2013
LIQUIDADO N/A N/A
115 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
ORDEN DE SERVICIO N° 8-SC-348-2012
ARQ. AGUSTIN ESCOBAR OSPINA
Suministro e Instalación de Mobiliario en las Diferentes sedes de la Universidad.
N/A 10 DE ENERO DE 2013
10 DE ABRIL DE 2013
LIQUIDADO N/A N/A
ORDEN DE COMPRA N° 424-2012
ESKLA BIENES Y SERVICIOS
Suministro e instalación de Locker´s en las Facultades ASAB y MACARENA “B”
N/A
13 DE DICIEMBRE DE 2012
11 DE FEBRERO DE 2013
LIQUIDADO N/A N/A
ORDEN DE COMPRA N° 697 DE 2012
INMECAR LTDA Rep. Legal - Humberto Amézquita González
Adecuación de los diferentes espacios de administrativa de informática nuevas ubicadas en las diferentes sedes de la Facultad de Ciencias y Educación.
N/A 30 DE ENERO DE 2013.
12 DE MARZO DE 2013
LIQUIDADO N/A N/A
116 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
ORDEN DE COMPRA N° 007 DE 2013
DUCON S.A Adquirir dotación de aulas de clase para el ala sur de la sede macarena a y para la calle 34 (silla universitaria, tableros, mesa de trabajo y silla para el docente) para su óptimo funcionamiento de acuerdo a las necesidades planteadas dentro del mejoramiento integral de dichas sedes.
N/A 15 DE MARZO DE 2013.
12 DE ABRIL DE 2013.
LIQUIDADO N/A N/A
CONTRATO CIVIL DE OBRA No. 1248 DE 2012
JGC CONSTRUCCIONES DE COLOMBIA Y CIA. LTDA.
Mantenimiento de cielorrasos y pisos Sede ASAB y Sótanos Av. Jiménez.
N/A 21 de Febrero de 2013
20 de Junio de 2013
2 entregados con los pagos parciales mensuales.
Diariamente mientras la duración del contrato, se han hecho 5 comités de obra
Demora en la entrega de espacios a intervenir debido al continuo uso de los espacios y al gran deterioro de la infraestructura por vejez y por falta de mantenimiento de los mismos.
Otrosí No. 1 al CONTRATO CIVIL DE OBRA No. 1248 DE 2012
JGC CONSTRUCCIONES DE COLOMBIA Y CIA. LTDA.
Mantenimiento de escaleras de madera de la Sede ASAB.
N/A 20 de Junio de 2013.
20 de Agosto de 2013
N/A N/A N/A
CONTRATO DE SUMINISTRO No. 1266 DE 2012
UNION TEMPORAL MULTILINE 2012
Suministro e instalación de mobiliario para la Biblioteca de la Facultad de Artes – ASAB
N/A 30 de Mayo de 2013
30 de Julio de 2013
N/A
Con respecto al contrato 1266 de 2012, suscrito con la unión temporal Multiline y la
Se han tenido varias reuniones donde se ha convocado la presencia de la Sección de Bibliotecas, centro de
117 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
Universidad Distrital, se han tenido cuatro reuniones previas con el contratista, en conjunto con la oficina asesora de planeación y control y el contratista, y dos reuniones con la Oficina Asesora de Planeación y control, la biblioteca, la Decanatura, Red de Datos y recursos físicos, con el fin de determinar las actividades previas de conectividad de voz y datos, eléctricas, el mantenimiento de los pisos de biblioteca y centro de documentación, así como la pintura de los mismos, las adecuaciones
documentación, la Decanatura de la sede ASAB, la red de datos, el grupo eléctrico de la División de recursos físicos y por sobre todo de la oficina asesora de planeación y control, donde estos últimos, siendo quienes levantaron la ficha técnicas y los términos de referencia, no nos han colaborado en varias de estas reuniones con el acompañamiento técnico. El contrato empezó hace poco determinado por la terminación del periodo académico del primer semestre del presente año
118 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
de la Decanatura (que incluye la sala de juntas, tres puestos de trabajo y la recepción), que de igual manera necesita las adecuaciones de red, eléctricas y mantenimiento de pisos.
ORDEN DE SERVICIO No. 8-SC-871-2012
ACONCERCOL LTDA.
Suministro e instalación de elementos para el cerramiento eléctrico perimetral para la sede ASAB, de acuerdo con las condiciones y especificaciones previstas. (La cotización hace parte integral de la orden de servicio).
N/A 5 de
Abril de 2013
5 de Junio de 2013
1 entregado con el pago final del contrato.
Diariamente mientras la duración del contrato.
Después de entregado el sistema se presento intento de ingreso de un habitante permanente de la calle, el cual no sufrió choque eléctrico, a lo que se le solicito al contratista aumentar el voltaje del sistema.
752 de 2013 Tecnicentro Automotriz HYUNDAUTOS
Mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos de la universidad y suministro de repuestos y llantas
N/A 07/06/20
13 06/06/201
4 N/A 1 N/A
119 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
097 de 2013 INVERSIONES MVR
SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE GASOLINA Y ACPM PARA LOS VEHICULOS DE LA UNIVERSIDAD.
25/04/2013
24/04/2014
N/A 1 N/A
No.00845 de Agosto 01 de 2012
MUNDOLIMPIEZA LTDA.
Contratar la prestación del servicio integral de aseo y cafetería, incluyendo personal, elementos de aseo, maquinaria, equipos, accesorios e insumos necesarios para la realización de estas labores en todas las sedes de la universidad distrital francisco jasé de caldas, localizadas en la ciudad de Bogotá D.C. de acuerdo con las condiciones y especificaciones previstas en los presentes términos de referencia.
144
Agosto 02 de 2012
Mayo 01 de 2013
Se realizó la presentación del informe de riesgos y necesidades para efectos de priorizar por parte de los Directores de Sede y dar inicio a trabajos de mantenimiento tanto preventivo como correctivo. Se aprueba una Adición de 11 servicios más para el Ala Sur de la Sede Macarena.
Se realiza contra factura de las actividades programadas dentro de cada mes.
En razón a que la convocatoria se declaró desierta, se realiza Adición y Prórroga por 59 días más, contrato que cierra en fecha Junio 30/2013. Se inicia trámite mediante Acta de Liquidación.
120 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
No. 001025 de 18 de Septiembre de 2012
Unión Temporal ES-004-2012
Prestar el servicio integral de vigilancia y seguridad privada de bienes e instalaciones, en la modalidad fija y móvil, con y sin armas de fuego, con medios de apoyo humano, tecnológicos y caninos para las diferentes sedes de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, de acuerdo con las especificaciones previstas en los términos de referencia de la convocatoria pública N. 004 de 2012, actas y adendas elaboradas por la Universidad y las características y condiciones presentadas en la propuesta por el contratista los cuales forman parte integral de este contrato.
105
Septiembre 08 de 2012
Julio 07 de 2013
Se hace verificación mensual de las planillas de Supervisión para efectos de novedades en el servicio por cada sede. Se recibe el informe de riesgo y necesidades de mejoramiento en seguridad por cada Sede y presentado por la empresa COBASEC LTDA.
Permanente. Se presenta dificultades en la respuesta a los eventos (hurtos), por un lado por motivos de investigación, y por el otro, la persona quien oficia como Coordinador presenta falencias en su gestión.
1042 de 2012
DAVID RICARDO ROSARIO RUBIO
Realizar el mantenimiento de las cubiertas incluidos los domos de la facultad tecnológica. Registro presupuestal no. 6633.
8
Octubre 8 de 2012
Marzo 7 de 2013
Informe al 98% de ejecución.
N/A
* Inconveniente en la ejecución de las actividades contractuales, toda vez que se tiene personal administrativo en la zona de trabajo. * Acceso a los cubículos de los
121 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
profesores ya que se requiere previa autorización o disponibilidad de llaves.
Orden de Servicio No. 899 DE 2012
GUSTAVO TENJO
RODRIGUEZ
Contratar el mantenimiento de la entrada del lote b de la facultad del medio ambiente y recursos naturales y reemplazo de las tejas de la carpintería y gimnasio de acuerdo a las condiciones y especificaciones fijadas.
4 18/04/20
13 17/06/201
3 N/A
Comités cada 8 días en el vivero. A la fecha van 6 comités realizados por parte de la supervisión.
Han surgido imprevistos debido al estado real de las cubiertas y de la entrada del lote b. los trabajos fueron demorados debido al periodo académico.
000187 DE 2012
MODERLINE S.A.S.
Adquirir el suministro y/o instalación de mobiliario para algunas dependencias de la Universidad de acuerdo con las condiciones generales previstas en los términos de referencia del proceso.
6
Diciembre 19 de 2012
Abril 18 de 2013
Informe al 100% de
ejecución del contrato.
Ya se entrego todo lo relacionado con el objeto contractual y ya se cancelo el 50% del contrato. se encuentra en proceso de liquidación
No se han presentado problemas, el porcentaje de ejecución es del 100%.
No. 001217
CONSTRUCCIONES
BENAVIDES INGENIEROS
Impermeabilización con membrana liviana en PVC de las cubiertas del edificio natura y de sistemas de la facultad de medio ambiente y recursos naturales y la adecuación e impermeabilización de la cubierta de la sede de la
6
Enero 23 de 2013
Mayo 23 de 2013
N/A
Comités cada 8 días en la sede de la 34. a la fecha van 7 comités realizados por parte de la supervisión.
Han surgido varios imprevistos debido al mal estado de las cubiertas del edifico de la 34, lo que ha generado atrasos en la ejecución del contrato, los cuales ya fueron superados avance 100% a
122 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
CONTRATISTAS LTDA.
calle 34 espera de que el contratista realice unas correcciones de unos trabajos.
8-SC-888-2012
INTERVIDRIOS
Suministro e instalación de vidrios espejos y ventanas para las diferentes sedes de la universidad. registro presupuestal no. 8929.
N/A
Febrero 11 de 2013
Febrero 10 de 2014
N/A
3 N/A
113 DE 2011
SOLUCIONES
SURAMERICANA S.A
Suministrar los materiales de ferretería de primera calidad por el sistema de precios unitarios fijos, sin formula de reajuste. registro presupuestal no. 2467-8677.
N/A
Noviembre 28 de 2011
Noviembre 27 de 2012
N/A
2 N/A
053 DE 2012
TERPEL
Suministro de gas vehicular para los vehículos de la universidad que poseen el sistema. Registro presupuestal no. 8225.
N/A
Diciembre 05 de 2012
Diciembre 04 de 2013
N/A
2 N/A
Orden de Servicio N° 8-SC-525-2012
GRUPO CONSTRUCTOR PRISMA LTDA.
Adecuación de terrazas sede vivero y sede ingeniería 8vo piso ed. sabio caldas de la U. Distrital Francisco José de Caldas.
4 24/01/20
13 25/03/201
3 N/A
Se reviso el diseño
planteado y se aprobó a la espera de la adición
presupuestal.
Fue necesario suspender el contrato y adicionarlo para plantear una mejor solución para el soporte de los cortavientos en la sede de la 40. avance 50%.
123 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
3.8 AVANCE EN EL DESARROLLO DE LOS HALLAZGOS Y ACCIONES CORRECTIVAS ESTABLECIDAS EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO Y AUDITORIAS ESPECIALES DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO PARA LA DIVISIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y SECCIONES ADSCRITAS
HALLAZGO ACCIÓN
CORRECTIVA INDICADOR Y % DE AVANCE
LOGROS DE LA ACTIVIDAD
DIFICULTADES EN LA GESTIÓN
SOLUCIÓN PLANTEADA
3.2.2.3.1. El saldo reflejado en los estados contables de $94.403.346.454 de la Propiedad, Planta y Equipo, presenta incertidumbre incidiendo en el Patrimonio Institucional, porque el ente universitario no realizó el levantamiento de la toma física a diciembre 31 de 2010 como lo establece el numeral 4.10
Toma física o inventario.
1. Levantar, ajustar e incorporar el 100% de los bienes muebles e inmuebles valorizados al sistema, incorporándolo a los sistemas contables y Mantener actualizados los Inventarios Físicos a diciembre 31 de
cada año.
566/671*100
Mantener un inventario real de los bienes de propiedad de la universidad.
N/A
Se logró realizar el levantamiento físico de inventarios alcanzando casi 85% de éstos firmados por los responsables de los bienes. Con esta actividad se logró sensibilizar a los funcionarios sobre la necesidad de tener actualizada la información correspondiente a la responsabilidad individual por la custodia de los bienes de la
UDFJC.
3.2.3.4.2.1. La falta de seguimiento de las actividades desarrolladas por los contratistas conllevo a que la UDFJC no presentará durante las vigencias 2008 a 2010 la toma física del Inventario, el reporte de información actualizada de los inventarios, situación que conllevó a la presente vigencia nuevamente a
Revisar, analizar y registrar el levantamiento del inventario realizado por los contratistas una vez valorizado en
566/671*100
Inventario actualizado y valorizado/Inventario total
valorizado.
N/A
El avance en el levantamiento de inventarios es la respuesta al hallazgo de la Contraloría en lo que hace referencia a "La falta de seguimiento de las actividades desarrolladas por los contratistas", logrando llegar al 84% de la información de los
124 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
contratar OPS y estudiantes pasantes para que realizará la toma física y cumplir así con el Plan de
Mejoramiento.
el sistema de Información con sus respectivas actas finales firmadas por las
partes.
bienes valorizados.
3.3.1.2 El control interno presentó debilidades que se evidencian en la calidad de la información de los inventarios de los elementos que se encuentran en los laboratorios de la Universidad, no se evidenció seguimiento y control ni actualización
de los mismos.
a. Meta individualizar inventarios. 1. Individualización Inventario de Bienes para 13 sedes .2. Actualización de inventarios de manera permanente. 3. Informe de Faltantes y Hurtos . 4. Informe final toma Física del Inventario vigencia
2012.
566/671*100
Establecer el 100% de la toma física del inventario de la UDFJC; mediante la individualización y legalización de los bienes asignados al personal de la
Universidad.
N/A
1. Se viene realizando el informe mensual de entradas y salidas a Contabilidad. 2. Se realiza la consolidación mensual con Contabilidad. 3. Se lleva a cabo permanentemente la actualización de inventarios en donde hay traslados de funcionarios. 4. Se trabaja con la Oficina de Sistemas para la migración de la información de la base de datos a un aplicativo más robusto. 5. Se entregó a Contabilidad, con corte a 31 de diciembre el reporte de faltantes, hurtos y elementos
a dar de baja.
3.4.6 El grupo de Propiedad, Planta y Equipo cuyo saldo reflejado en los estados contables que asciende a $155.936.1 millones, se ve afectado porque no se cumplió con el
a. Meta individualizar inventarios. 1. Individualización Inventario de Bienes
566/671*100
Establecer el 100% de la toma física del inventario de la UDFJC;
N/A
84,35%
125 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
levantamiento del inventario físico a 31 de diciembre a que está obligada la
universidad.
para 13 sedes .2. Actualización de inventarios de manera permanente. 3. Informe de Faltantes y Hurtos . 4. Informe final toma Física del Inventario vigencia
2012.
mediante la individualización y legalización de los bienes asignados al personal de la
Universidad
2.1.3.1.3. En la evaluación efectuada al Sistema de Control Interno y a los procedimientos aplicados en la sección de almacén e inventarios para efectos del control de la entrada, salida y traslados de los elementos que se
encuentran registrados en contabilidad.
1--Se elaborara un
plan de depuración
2- Se presentara la novedad de los elementos para su reclasificación en
Contabilidad.
3- Se formalizara un formato para la reclasificación de bienes devolutivos a consumo, que se utilizara para aquellos bienes
donde
(Elementos Reclasificados)/(total de Elementos susceptibles de Reclasificar)*100
Realizar la reclasificación de todos los bienes susceptibles de
reclasificar.
N/A
Se viene realizando control de entrada y salida de elementos con reporte mensual a Contabilidad. No se ha podido efectuar reclasificación de bienes porque todos los esfuerzos están concentrados en la
terminación de inventarios.
2.1.3.1.5. El responsable de la sección de Almacén no efectúa inventarios periódicos y selectivos a las diferentes dependencias de la Universidad, esta actividad se realiza únicamente cuando el responsable de los bienes lo
1) Realizar una programación de inventarios periódicos y selectivos en todas las sedes de
Numero de inventarios realizados sobre No. de Inventarios
Mantener Inventarios
Actualizados
La falta de personal hace inviable la realización de inventarios selectivos.
Mantener Inventarios
Actualizados.
126 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
requiere o cuando hay cambio. la Universidad. 2) A partir de mayo efectuar muestras bimestrales de acuerdo a la planeación
efectuada.
programados.
2.7.5.1 Hallazgo administrativo. - Incumplimiento de la acción lavado de
tanques.
La División de Recursos Físicos contemplará incluir el lavado y desinfección de tanques de almacenamiento de agua potable de las sedes de las facultades, de acuerdo a los términos de referencia del
contrato.
No de tanques lavados/ No de tanques incluidos en el
contrato.
Controlar riesgos de salubridad de la comunidad universitaria a través del lavado y desinfección de los tanques de almacenamient
o de agua.
N/A
El costo de esta actividad está incluido en el costo por unidad de servicio establecido en el
contrato.
2.7.5.2. Hallazgo administrativo. - Mantenimiento a los fluxómetros de
lavamanos.
Se hace control y se toman los correctivos del caso en cada sede mencionada en forma permanente y bajo la supervisión de los Coordinadores en representación de
Recursos Físicos.
No. Fluxómetros corregidos/No. Fluxómetros
instalados.
Hacer seguimiento al ajuste de tiempos de los fluxómetros a través de una lista de chequeo diligenciada para 5
N/A
Realizar los ajustes de los
fluxómetros en forma oportuna.
127 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
Facultades.
2.7.5.3. Hallazgo administrativo. - Por no instalar medidor de agua de la
cafetería de la facultad de tecnología.
Tramitar ante las dependencias involucradas la independización de la acometida de agua para la cafetería en la Facultad
Tecnológica.
Independización del pago de servicios
públicos. N/A
Independización del pago de
servicios públicos.
2.7.6.1 Hallazgo administrativo. - Avanzar en la instalación de
mecanismos ahorradores.
Inspección permanente en todas las sedes para la realización de reposición de las
mismas.
No. Luminarias ahorradoras instaladas por sede/No. Luminarias existentes por
sede.
Avanzar en la instalación de mecanismos ahorradores de energía.
Disponibilidad en el contrato de Ferretería de la División de
Recursos Físicos.
Promover el cumplimiento de la normatividad relacionada con el cambio gradual de bombillas convencionales por ahorradoras a través del inventario semestral
realizado por el PIGA.
128 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
3.9 RECUPERACIÓN DE BIENES HURTADOS O PERDIDOS Se presentaron 5 casos de los cuales cuatro (4) casos se encuentran en trámite de investigación por la empresa de Seguridad y bajo conocimiento
de la empresa Seguros del Estado S.A. y uno (1) dirigido a Asuntos Disciplinarios.
INDICADOR %
AVANCE PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD DIFICULTADES EN LA
GESTIÓN SOLUCIÓN PLANTEADA
Indicador de Hurtos:
5
33%
2 meses
4 casos en proceso de investigación y 1 se encuentra con trámite dirigido a Asuntos Disciplinarios.
Ampliación de tiempo
en la investigación.
4 se encuentran en proceso aplicación de pólizas y 1 en investigación.
129 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
ELEMENTO PERDIDO O HURTADO SEDE FECHA DEL INCIDENTE
FECHA DE CRUCE
CONTABLE VALOR
COMPUTADOR PORTATIL Modelo 4030 CON MALETÍN Placa No. 405006 marca Dell
Proyecto curricular Sede
Vivero MAYO 16/2013
Se inició reclamación
$ 2´852.440,oo
CÁMARA VIDEO BEAM POWERLITE S10 CON MALETÍN Y CONTROL REMOTO Placa No.
195387
Proyecto
curricular Sede Vivero
MAYO 16/2013
Se inició reclamación
$ 2´668.000óo
BLU RAY Modelo BDV N990W, Serie No. S0133030814, Placa No. 410219 Salón 537
Sede Macarena A Ala Sur
MAYO 21/2013 Se inició
reclamación $ 1´653.000,oo
2 GUITARRAS CON FORROS, 1 CHARANGA CON FORRO, 2 ENCONRADOS DE GUITARRA, 2
GUASÁS, 1 GUACHARACA y 4 PARES DE BAQUETAS PARA TAMBOR.
Proyecto Tecnología en Topografía, Sede Vivero
MAYO 24/2013 Se inició
reclamación $ 875.000,oo
DOS COMPUTADORES PORTATILES MARCA HP mini con cargadores, y DOS VIDEOCÁMARAS MARCA SONY HANDYCAM, con cargadores,
cables y manuales.
Maestría en Inv. Social Postgrados.
ABRIL 01/2013 En proceso de investigación
$ 9´906.134,oo
TOTAL CONCEPTO $ 17´954.574,oo
130 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
3.10 SERVICIOS PÚBLICOS 2013
Los reportes de los siguientes servicios corresponden a valores acumulados del año 2013 a la fecha.
3.10.1 Acueducto y Alcantarillado: Se registra el reporte de pagos entre el período Febrero 9 a Abril 8/2013. El mes de Mayo/2013 aún no se tiene el reporte.
ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO
DICIEMBRE 11/2012 a FEBRERO 8/2013 $ 40´051.590.oo
FEBRERO 09/2013 a ABRIL 08/2013 $ 57´807.250.oo
TOTAL ACUMULADO $ 97´858.840.oo
3.10.2 Aseo Capital: Se hace el reporte entre Diciembre 18/2012 a Abril 30/2013, puesto que en el Primer Informe Trimestral, no se tenía registro aún para este inicio de año.
ASEO CAPITAL
DICIEMBRE 18/2012 a FEBRERO 28/2013 $ 15´407.730.oo
MARZO 01 a ABRIL 30/2013 $ 17´156.700.oo
TOTAL CANCELADO $ 32´564.430.oo
131 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
3.10.3 Ecocapital: Se hace reporte de Febrero a Mayo/2013 en razón a que en el Primer Informe Trimestral, solo se tenía el registro de Enero/2013.
ECOCAPITAL
ENERO $ 13.914.oo
FEBRERO $ 31.020.oo
MARZO $ 126.090.oo
ABRIL $ 87.970.oo
MAYO $ 165.760.oo
JUNIO
TOTAL ACUMULADO $ 424.754.oo
3.10.4 Energía: No se tiene registro de Junio/2013, en razón a que no ha finalizado el mismo.
ENERGIA
ENERO $ 55´723.280.oo
FEBRERO $ 86´498.780.oo
MARZO $ 81´011.570.oo
ABRIL $ 98´543.450.oo
MAYO $ 101´460.190.oo
JUNIO
TOTAL ACUMULADO $ 423´237.270.oo
132 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
3.10.5 Telefonía Fija ETB: La factura correspondiente al mes de Junio/2013 no ha terminado de ser causada.
TELEFONIA FIJA
ENERO $ 19´740.280.oo
FEBRERO $ 25´608.690.oo
MARZO $ 24´538.040.oo
ABRIL $ 30´202.000.oo
MAYO $ 29´788.210.oo
JUNIO
TOTAL CANCELADO $ 129´877.220.oo
3.10.6 Telefonía Móvil: La factura correspondiente al mes de Junio/2013 no ha terminado de ser causada.
TELEFONIA MOVIL
ENERO $ 2´096.828,67
FEBRERO $ 2´128.047,01
MARZO $ 3´259.919,41
ABRIL $ 2´701.769,01
MAYO $ 2´762.188,61
JUNIO $
TOTAL CANCELADO $ 12´948.752,71
133 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
3.10.7 Impuesto Predial: Se cancela con fecha Abril 17/2013.
IMPUESTO PREDIAL
SEDE
MATRICULA INMOBILIARIA
CHIP
VALOR
Calle 31 No. 6-62 Ofi. 801 – Emisora 050C00158133 AAA0088AJLF $ 1´290.000.oo
Carrera 7 No. 40B-53 050C01759825 AAA0215KCUZ $ 84´248.000.oo
Carrera 4 No. 26D-54 Macarena B 050C01221185 AAA0087LXKC $ 19´382.000.oo
Calle 68D Bis A Sur No. 49F-70 Tecnológica 050S40281565 AAA0017AFZE $ 46´789.000.oo
Calle 34 No. 13-13 524916 AAA0087SWHK $ 4´335.000.oo
Carrera 13 No. 14-69 ASAB 050C00575096 AAA0030XKMS
Carrera 9 No. 52-52 Luís A. Calvo 474985 AAA0090XLPA $ 2´469.000.oo
Carrera 32 No. 12-70 Aduanilla de Paiba 050C00485984 AAA0035PEUH $ 21´857.000.oo
Carrera 7 No. 12C-59 ASAB Túneles 592172 AAA0032FUEA $ 12´784.000.oo
TOTAL 2013 $193´154.000.oo
134 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
3.10.8 Impuesto Vehicular: Pago efectuado en Abril 29 de 2013.
MARCA PLACA VALOR VENCIMIENTO
Chevrolet Rodeo OBE 063 $ 39.000.oo
Mayo 03 de 2013
Mazda 626 LX OAI 847 $ 39.000.oo Chevrolet OBE 132 $ 39.000.oo
Chevrolet C-30-Camión OAI 904 $ 39.000.oo
Chevrolet Luv 2x2 OBE 985 $ 39.000.oo Chevrolet Samurai OBD 332 $ 39.000.oo
Volvo OBH 241 $ 39.000.oo
Jeep-Gran Cherokee OBH 391 $ 39.000.oo Hyundai-Elantra OBH 392 $ 39.000.oo
Nissan D21 4*2 OBG 459 $ 39.000.oo
Renault Symbol OBI 252 $ 39.000.oo Renault Symbol OBH 665 $ 39.000.oo
Mazda BEN 724 $ 166.000.oo
Chevrolet Blazer BGO 580 $ 189.000.oo Hyundai OBI 659 $ 39.000.oo
TOTAL 2013 $ 862.000.oo
3.11 ACTIVIDADES MEDIOAMBIENTALES Para JUNIO/2013, no se tiene reporte del mismo en razón a que no ha cerrado el mes.
135 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
INFORME ENTREGA RESIDUOS RECICLABLES
Fecha Empresa a la cual se entrega
Papel (Kg)
Cartón (Kg)
Periódico (Kg)
Vidrio (Kg)
Plástico (Kg)
PET (Kg)
Otros (Kg)
TOTAL
Abril ARB 395 306 150 654 154 168 164 1.977
Mayo ARB 814 748 193 687 247 311 354 3.354
Junio ARB
TOTAL RECICLADO 5.331,0
3.12 GASTOS VEHÍCULOS Los datos de mantenimiento no se relacionan porque el taller no ha generado facturación en el nuevo proceso dentro de este trimestre. Los valores de técnico mecánica son los causados en el trimestre. El Seguro contra todo riesgo pagado a Seguros del Estado en fecha Mayo 22/2013 mediante Póliza No. 101003338, corresponde a un valor de $12´765.085,oo.
VEHÍCULO MARCA MODEL
O PLACA DEPENDENCIA
CONDUCTOR
SEGUROS TODO RIESGO (Ubicar valores)
REVISIÓN TECNICOMEC
ÁNICA
CONSUMO COMBUSTIBLE TRIMESTRE
(OBLIGATORIO)
GASTOS MANTENIMIENTO-1 TRIM.
GASTOS MANTENIMIENTO-2 TRIM.
ESTADO DEL
VEHÍCULO
CAMIONETA
CHEVROLET
LUV
2001
OBE-985
IDEXUD
NELSON ROCHA
$ 462.957
$ 117.599
$ 593.498 BUENO
CAMIONETA
JEEP GRAND CHEROKEE
2001
OBH-391
RECTORIA
OSCAR BAQUERO
$ 963.087
$ 117.599
$ 589.779 BUENO
CAMIONETA
CHEVROLET
LUV
1997
OBE-132
FACULTAD
TECNOLOGICA
JESUS GIL
$ 348.063
$ 719.772
BUENO
136 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
CAMIONETA
NISSAN D21
2007
OBG-459
FACULTAD DE INGENIERIA
JAIRO
VELAZCO $ 692.747
$ 117.599
$ 1.148.432 BUENO
CAMIONETA
CHEVROLET RODEO
1997
OBE-063
FACULTAD DEL MEDIO AMBIENTE
ALBERTO VELAZQUEZ
$ 415.648
$ 1.246.852 BUENO
AUTOMOVIL
RENAULT SIMBOL
2002
OBI-252
FACULTAD DE ARTES ASAB
ALEXANDER BEDOYA
$ 381.855
$ 375.637 BUENO
AUTOMOVIL
RENAULT SIMBOL
2002
OBD-665
VICERRECTORIA ACADEMICA
VLADIMIR GARCIA
$ 354.821
$ 547.328 BUENO
CAMION
CHEVROLET
C 30
1998
OAI-904
RECURSOS FISICOS
JOSE TRIANA
$ 266.973
$ 63.604 BUENO
BUS
VOLVO B
7R
2007
OBH-241
FACULTAD DE ARTES ASAB
ALEXANDER BEDOYA
$ 6.714.930
$ 800.000 BUENO
AUTOMOVIL
HYUNDAI
2005
OBH-392
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
FREDI ROSAS
$ 476.474
$ 1.498.307 BUENO
CAMPERO
CHEVROLET SAMURAY
1996
OBD-332
FACULTAD DE CIECIAS Y EDUCACION
RICARDO GARCIA
$ 381.855
$ 117.599
$ 842.737 BUENO
CAMIONETA
CHEVROLET BLAZER
1995
BGO-580
SECRETARIA GENERAL
JULIO SOTO
$ 385.235
$ 1.154.735 BUENO
CAMIONETA
HYUNDAI H
100
1994
OBI-659
EMISORA
JORGE BARON
$ 555.474
$ 117.599
$ 386.116 BUENO
CAMIONETA
MAZDA
1994
BEN-724
RECURSOS FISICOS
JOSE TRIANA
$ 364.959
$ 1.330.083 BUENO
137 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
3.13 AVANCE PLAN DE ACCIÓN SECCIÓN DE ALMACÉN E INVENTARIOS
INDICADOR % AVANCE PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD DIFICULTADES EN LA GESTIÓN SOLUCIÓN PLANTEADA
Levantamiento Físico de Inventarios:
/671*100 =
Avance inicial de inventario acumulado
al 3%
Junio 30/2013
Responsable directo: Sección de Almacén e
Inventarios
N/A N/A N/A
Toma Física de Inventarios BAJAS JUNIO 30 DE 2013
Número de Elementos para dar de Baja: Durante el trimestre se realizaron bajas de muebles y enseres y traspaso de
elementos reutilizables al Colegio Francisco Javier Matiz IED. Valor Neto:
$ 305´028.152,18
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
LEVANTAMIENTO FÍSICO DE INVENTARIOS DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
VIGENCIA 2011
138 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
4. AVANCE PLAN DE ACCIÓN VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Corresponde a la Vicerrectoría Administrativa y Financiera la organización, Dirección y control de las diferentes actividades y unidades que conforman el área administrativa y los servicios de apoyo logístico de la Universidad para garantizar el buen desarrollo de la institución. Sus principales actividades se encuentran dentro del proceso de Gestión Contractual, las cuales sirven como apoyo a los procesos misionales de la Institución, a saber: Formular el Plan Anual de Contratación y Compras, determinar mecanismos de selección de los contratistas de acuerdo a lo establecido en el Estatuto de Contratación de la Universidad Distrital, además de brindar apoyo a los ordenadores del gasto para el diligenciamiento de los Estudios de Oportunidad y Conveniencia, investigación de mercados y el apoyo en actividades administrativas como son: Control y seguimiento de proyectos de la dependencia y dependencias adscritas, participación dentro de consejos y comités para el establecimiento del direccionamiento estratégico de la universidad y planteamiento de nuevos proyectos en busca de una gestión administrativa dinámica y proactiva que plantee mejores opciones gerenciales, en beneficio de la administración institucional. A continuación se realiza una descripción de cada una de las actividades realizadas con sus correspondientes indicadores de gestión.
4.1 PARTICIPACIÓN EN CONSEJOS O COMITES
4.1.1 Participación en Consejos Consejo Superior Universitario Consejo Académico Consejo de Gestión
INDICADOR %
AVANCE
PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD
DIFICULTADES EN LA
GESTIÓN
SOLUCIÓN PLANTEAD
A
IND= (Número reuniones programadas / Número de reuniones con participación
VAF) * 100
100% Abril a junio de
2013
Toma de decisiones académicas y administrativas para
toda la Universidad
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
LEVANTAMIENTO FÍSICO DE INVENTARIOS DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
VIGENCIA 2011
139 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
4.1.2 Participación en Comités
INDICADOR %
AVANCE PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD DIFICULTADES EN LA GESTIÓN SOLUCIÓN PLANTEADA
Comité de Evaluación: (Número de reuniones asistidas / Total reuniones convocadas)
*100
= 20/20 *100
100%
Abril a junio de
2013
Se realizan todas las reuniones convocadas para los procesos de Convocatoria Pública e Invitaciones Directas.
Comité de Informática:
(Número de reuniones asistidas / Total reuniones convocadas)
*100
0%
Abril a junio de
2013
Comité Obrero Patronal:
(Número de reuniones asistidas / Total reuniones convocadas) *100
=(5/5)*100
100%
Abril a junio de
2013
ABRIL: Se asistió a mesas de trabajo con SINTRAUD: 2
Obrero Patronal.
MAYO: Se asistió a mesas de trabajo con SINTRAUD: 1
Obrero Patronal.
JUNIO: Se asistió a mesas de
Se ha avanzado en solución de puntos pendientes en el Comité
Obrero Patronal.
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FINANCIERA
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VIGENCIA 2011
140 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
=( / )*100
trabajo con SINTRAUD: 2
Obrero Patronal.
Comité de Laboratorios:
(Número de reuniones asistidas / Total reuniones convocadas)
*100
100%
Abril a junio de 2013
Comité de Conciliación:
(Número de reuniones asistidas / Total reuniones convocadas) *100
=(5/5)*100
100%
Abril a junio de
2013
Se revisaron 10 Actas Comité de Conciliación. Se asistió a 5 mesas de trabajo preparatorias del reglamento
del Comité.
Comité de Admisiones:
(Número de reuniones asistidas / Total reuniones convocadas)
*100
=0% Abril a junio de 2013
Comité de Promociones:
(Número de reuniones asistidas / Total
=100%
Abril a junio de
2013
ABRIL: Asistencia a 2 reuniones con el Comité de
Promociones
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FINANCIERA
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VIGENCIA 2011
141 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
reuniones convocadas)
*100
=(4/4)*100
MAYO: Asistencia a 2
reuniones
Comité de Biblioteca:
(Número de reuniones asistidas / Total reuniones convocadas)
*100
= 0%
Abril a junio de
2013
Comité de Inventarios:
(Número de reuniones asistidas / Total reuniones convocadas)
*100
=(1/1)*100
100%
Abril a junio de
2013
Se aprueba bajas de la Universidad Distrital para el año 2013. Valor Total de Bienes susceptibles a dar de baja: Trescientos cinco millones veintiocho mil ciento cincuenta y dos pesos
($305.028.152).
Se realiza avance de la Interfaz Web por parte de la
oficina Asesora de Sistemas.
Dificultad en la presentación del Plan de Trabajo 2013 para la Sección de Almacén e Inventarios por parte de
su jefatura.
Comité de Capacitación:
(Número de reuniones asistidas / Total
100%
Abril a junio de
2013
Se aprueba el Plan Institucional de Capacitación distribuido en tres grupos:
1. Capacitaciones
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VIGENCIA 2011
142 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
reuniones convocadas)
*100
= (1/1)*100
específicas Entes de Control.
Se destinan $24.800.000.
2. Capacitaciones destinadas al fortalecimiento de la Cultura Organizacional.
Se destinan $43.000.000
3. Capacitaciones para el personal administrativo y sugerido por el Sr. Rector y Vicerrector. Se destinan: $ 5.000.000.
Valor total asignado al rubro:
$72.800.000
Comisión de Presupuesto del CSU:
(Número de reuniones asistidas / Total reuniones convocadas) *100
_____% Abril a junio de 2013
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VIGENCIA 2011
143 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
Grupo Operativo de Trabajo Interdisciplinario para las condiciones de sostenibilidad institucional del pasivo pensional de la
Universidad: (Número de reuniones asistidas / Total reuniones convocadas) *100
0%
Abril a junio de
2013
No se realizaron reuniones
Comité de Salud:
(Número de reuniones asistidas / Total
reuniones convocadas)
(1/1)*100
100%
Abril a junio de 2013
Planteamiento y discusión para VoBo. Supervisión
cuentas compensar
Divergencia en la interpretación del cumplimiento del contrato de plan complementario Compensar, para lograr el Vo,Bo. Y pago de cuentas
de enero, febrero y marzo de 2013
Nueva reunión para llegar a un acuerdo sobre la inclusión de reporte de costos de los servicios médicos efectivamente prestados y así la supervisión da cumplimiento al contrato y a sus
obligaciones
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144 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
Comité de Vivienda:
(Número de reuniones asistidas / Total
reuniones convocadas)
(1/1)*100
100%
Abril a junio de
2013
ABRIL:
1 Comité de Vivienda
Comisión negociadora con SINTRAUD:
(Número de reuniones asistidas / Total reuniones convocadas)
(3/3)*100
100%
Abril a junio de
2013
ABRIL: Asistencia a 1 reunión
de Comisión Negociadora.
MAYO: Asistencia a 1 reunión de Comisión Negociadora.
JUNIO: Asistencia a 1 reunión
de Comisión Negociadora.
Comisión negociadora con ASEPAD:
(Número de reuniones asistidas / Total reuniones convocadas)
(4/4)*100
100%
Abril a junio de
2013
Se integra la Comisión Negociadora con tres representantes de ASEPAD, El Vicerrector Administrativo y Financiero, el Vicerrector Académico y el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica de la Universidad Distrital.
MAYO: Asistencia a 1 reunión
de Comisión Negociadora.
La Mesa de Concertación acuerda hacer una redacción que otorgue amplias facultades al Consejo Superior Universitario para que implemente el Plan de Retiro Voluntario de acuerdo a los criterios que se dejaran plasmados por intermedio de la mesa de
negociación
Se Aprueba la aplicación del
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VIGENCIA 2011
145 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
JUNIO: Asistencia a 3 reuniones de la Comisión
Negociadora.
Acuerdo 276 de 2007 “Por el cual se crea un Reconocimiento por Permanencia en el Servicio Público para Empleados Públicos del Distrito Capital” establecido por el Consejo de Bogotá, el cual se reconocerá a
partir del primero de Enero de 2014.
Se aprueba proporcionar la dotación a los empleados públicos hasta el Nivel Asistencial, aclarándose que para que surta efecto el beneficio en dichos cargos, el personal debe encontrarse desempeñando labores expresamente “de sus Cargos” y que no se encuentren en nombramiento por “Encargo”. La Mesa de Concertación da aprobación al beneficio sustentada en lo
establecido en la ley.
En cuanto a la provisión temporal de cargos vacantes de carrera administrativa esta se hará mediante encargo, con empleados públicos administrativos inscritos en carrera administrativa, atendiendo a los criterios de antigüedad, experiencia y estudios, “mientras se hacen los
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VIGENCIA 2011
146 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
concursos o se establece la reestructuración de planta por parte del Consejo Superior y de conformidad con lo establecido en el Acuerdo 11 de 1988 del Consejo
Superior Universitario”.
Se aprueba: La Universidad adquirirá un seguro de vida colectivo a favor de cada uno de los empleados públicos administrativos, equivalente a ciento setenta (170) salarios mínimos mensuales legales vigentes, el cual será reconocido sus hijos y/o conyugue o compañero (a) permanente. A falta de estos, el derecho se reconocerá a los padres del empleado público
administrativo”.
Se aprueba: La administración de la universidad se compromete a acoger y elevar al Consejo Superior Universitario, la normativa adoptada por el distrito capital que beneficie a
esta y a todos sus trabajadores”.
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VIGENCIA 2011
147 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
Comisión de Archivos:
(Número de reuniones asistidas / Total
reuniones convocadas)
(1/1)*100
100%
Abril a junio de
2013
Se asiste a la reunión del Comité de Inventarios. Se
solicita:
Se debe presentar por parte del Líder del Proyecto Gestión Documental, un cronograma de trabajo en donde se establezcan actividades y fechas para el segundo semestre de 2013 al no encontrarse avance en el informe de Gestión presentado.
Se deben establecer antes del 31 de diciembre de 2013, las Tablas de Retención
Documental.
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VIGENCIA 2011
148 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
4.2 CONTRATACIÓN
4.2.1 Convocatorias Públicas
INDICADOR %
AVANCE
PERIODO DE
DESARROLLO
LOGROS DE LA
ACTIVIDAD
DIFICULTADES EN LA GESTIÓN
SOLUCIÓN PLANTEADA
Porcentaje de procesos adjudicados: (Número de procesos adjudicados / Número total de procesos en
el trimestre)*100
(2/7)*1
00
28.57%
Abril a Junio de
2013
Se encuentran la Convocatoria 6 y 8 en
proceso
Porcentaje de procesos desiertos: (Número de procesos a los cuales no se presentan proveedores / Número total de procesos al
año) * 100
(3/7)*1
00-
42.85%
Abril a Junio de
2013
Se encuentran la Convocatoria 6 y 8 en
proceso
CONVOCATORIA N. 001 Vigencia
2013
Ficha Técnica presentada por
Oficina Asesora de Planeación y Control
Profesional asignado por la dependencia
Oscar Gil
Profesional asignado para el proceso (Vicerrectoría Administrativa y Financiera)
Eduard Pinilla
Tipo de proceso
Convocatoria Pública
Número de proceso 001 Objeto del proceso
Suministro e instalación del mobiliario para la facultad de ciencias y educación de la sede macarena a y la biblioteca central aduanilla de Paiba, de la Universidad Distrital Francisco José de caldas, de conformidad con los planos de distribución, cantidades y especificaciones técnicas
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FINANCIERA
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VIGENCIA 2011
149 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
determinadas en los pliegos de condiciones
Valor del inicial del proceso
CINCO MIL CUATROCIENTOS OCHO MILLONES QUINIENTOS VEINTISIETE MIL TREINTA Y NUEVE PESOS M/CTE ($5.408.527.039) Incluido IVA, de los cuales tres mil novecientos noventa y seis millones quinientos ocho mil ciento cuarenta y tres pesos m/cte ($3.996.508.143) corresponden al PROYECTO DE INVERSIÓN 380: MEJORAMIENTO Y AMPLIACIÓN DE LA PLANTA FISICA DE LA UNIVERSIDAD y mil cuatrocientos doce millones dieciocho mil ochocientos noventa y seis pesos m/cte ($1.412.018.896) corresponden al proyecto de PROYECTO DE INVERSIÓN NO. 4150, DOTACIÓN Y ACTUALIZACIÓN BIBLIOTECA.
Fecha de apertura del proceso
21 de febrero de 2013
Fecha de cierre del proceso
6 de marzo de 2013
Estado del proceso
Declaratoria Desierta
Número de Oferentes que se presentaron al proceso
6
Descripción de Oferentes (para cada oferente***)
ID del oferente (NIT)
860.51.142
Dígito de verificación
6
Nombre del oferente
INVERSIONES GUERFOR
Dirección del oferente
Nacionalidad
Colombiana
ID del oferente (NIT)
860.064.756 19.365.784
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VIGENCIA 2011
150 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
Dígito de verificación
5 1
Nombre del oferente
UT CRUZ – LUCENA 2013 Industrias Cruz Hnos S.A Industrial Metálicas Lucena
ID del oferente (NIT)
830.064.756 830.036.940
Dígito de verificación
5 5
Nombre del oferente
UT DISTRITAL 001 2013
ID del oferente (NIT)
860.033.419 860.059.687
Dígito de verificación
4 4
Nombre del oferente
CONSORCIO MACARENA 2013-03-19 Famoc de Panel S.A. Multiproyecs S.A
ID del oferente (NIT)
800.134.773
Dígito de verificación
2
Nombre del oferente
SOLINOTF S.A.
ID del oferente (NIT)
830.092.384 800.218.499-0
Nombre del oferente
UNIÓN TEMPORAL SERVEX – EMES Servex Internacional Archivo y Dotaciones EMEX
Resultado del proceso
Declaratoria Desierta
Fecha de cierre
2 de abril de 2013
Acto que determina el resultado
Resolución
CONVOCATORIA N. 002
Vigencia
2013
Ficha Técnica presentada por
División de Recursos Físicos
Profesional asignado por la dependencia
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LEVANTAMIENTO FÍSICO DE INVENTARIOS DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
VIGENCIA 2011
151 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
Profesional asignado para el proceso (Vicerrectoría Administrativa y Financiera)
Marco Murillo
Tipo de proceso
Convocatoria Pública
Número de proceso
002
Objeto del proceso
Suministro e instalación de la señalización para las distintas sedes de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas
Valor del inicial del proceso
Ciento setenta millones de pesos m.c. ($170.000.000)
Fecha de apertura del proceso
12 de marzo de 2013
Fecha de cierre del proceso
21 de mayo de 2013
Estado del proceso
Adjudicado
Observaciones
Número de adendos en el proceso
2
Número de Oferentes que se presentaron al proceso
7
Descripción de Oferentes (para cada oferente***)
Nombre de los oferentes
SIGRAF SEÑALIZACIÓN ARQUITECTÓNICA SIGN LINE PUBLICIDAD LTDA UT SEÑALETICA 2013 TOCAR LTDA ORGANIZACIÓN SODECOL LTDA AB SEÑALIZACIÓN SAS PROMOTION FACTORY SAS
Adjudicación
Se adjudica a AB SEÑALIZACIÓN
Fecha de cierre
Mayo 16 de 2013
Acto que determina el resultado
Resolución
Registro presupuestal
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FINANCIERA
LEVANTAMIENTO FÍSICO DE INVENTARIOS DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
VIGENCIA 2011
152 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
Valor final contratado
Ciento sesenta y nueve millones cien mil ciento sesenta pesos m.c. ($ 169.100.160)
Empresa Contratada
AB SEÑALIZACIÓN SAS
CONVOCATORIA N. 003
Vigencia
2013
Ficha Técnica presentada por
División de Recursos Físicos
Profesional asignado para el proceso (Vicerrectoría Administrativa y Financiera)
Germán Salinas
Tipo de proceso
Convocatoria Pública
Número de proceso
003
Objeto del proceso
Recibir propuestas para seleccionar a un oferente que a juicio de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, presente las mejores condiciones para contratar la prestación del servicio de aseo y cafetería incluyendo personal, elementos de aseo, maquinaria, equipos, accesorios e insumos necesarios para la realización de estas labores en todas las sedes de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, localizadas en la ciudad de Bogotá D. C., de acuerdo con las condiciones y especificaciones previstas en el presente pliego de condiciones.
Valor del inicial del proceso
$ 2.359.734.380
Fecha de apertura del proceso
Abril 1 de 2013
Fecha de cierre del proceso
24 de abril de 2013
Estado del proceso
Declaratoria Desierta
Número de adendos en el proceso
1
Fecha de adendo 15 de abril de 2013
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VIGENCIA 2011
153 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
Número de Oferentes que se presentaron al proceso
2
Nombre del oferente
Serviespeciales S.A Aseocolba
Adjudicación
No se adjudica
Resultado del proceso
Desierto
Fecha de cierre
30 de abril de 2013
Acto que determina el resultado
Resolución de declaratoria Desierta
CONVOCATORIA N. 004
Vigencia
2013
Ficha Técnica presentada por
División de Recursos Físicos
Profesional asignado para el proceso (Vicerrectoría Administrativa y Financiera)
Eduard Pinilla
Tipo de proceso
Convocatoria Pública
Número de proceso
004
Objeto del proceso
Suministro e instalación del mobiliario para la facultad de ciencias y educación de la sede macarena a y la biblioteca central aduanilla de Paiba, de la Universidad Distrital Francisco José de caldas, de conformidad con los planos de distribución, cantidades y especificaciones técnicas determinadas en los pliegos de condiciones
Valor del inicial del proceso
CINCO MIL CUATROCIENTOS OCHO MILLONES QUINIENTOS VEINTISIETE MIL TREINTA Y NUEVE PESOS M/CTE ($5.408.527.039) Incluido IVA,
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y
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VIGENCIA 2011
154 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
de los cuales tres mil novecientos noventa y seis millones quinientos ocho mil ciento cuarenta y tres pesos m/cte ($3.996.508.143) corresponden al PROYECTO DE INVERSIÓN 380: MEJORAMIENTO Y AMPLIACIÓN DE LA PLANTA FISICA DE LA UNIVERSIDAD y mil cuatrocientos doce millones dieciocho mil ochocientos noventa y seis pesos m/cte ($1.412.018.896) corresponden al proyecto de PROYECTO DE INVERSIÓN NO. 4150, DOTACIÓN Y ACTUALIZACIÓN BIBLIOTECA.
Fecha de apertura del proceso
Abril 18 de 2013
Fecha de cierre del proceso
Mayo 6 de 2013
Estado del proceso
Declaratoria Desierta
Número de adendos en el proceso
2
Fecha de adendos
25 de abril de 2013 10 de mayo de 2013
Número de Oferentes que se presentaron al proceso
11
Nombre del oferente
Unión temporal distrital Metálicas Jep UT – Cruz Lucena Solinoft S.A. Inversiones Guerfor Moderline SAS Unión temporal MULHE 2013 Famoc Depanel Unión temporal Servex Emes Unión temporal Ciencias y Educación 004 de 2013 Consorcio Dotación Distrital
Adjudicación
No se adjudica
Resultado del proceso
Desierto
Fecha de cierre 30 de mayo de 2013
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
LEVANTAMIENTO FÍSICO DE INVENTARIOS DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
VIGENCIA 2011
155 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
Acto que determina el resultado
Resolución de declaratoria Desierta
CONVOCATORIA N. 006
Vigencia
2013
Ficha Técnica presentada por
División de Recursos Físicos
Profesional asignado para el proceso (Vicerrectoría Administrativa y Financiera)
Eduard Pinilla
Tipo de proceso
Convocatoria Pública
Número de proceso
006
Objeto del proceso
Contratar la prestación del servicio integral de vigilancia y seguridad privada de bienes e instalaciones, en la modalidad fija y móvil, con y sin armas de fuego, con medios de apoyo humano, tecnológico y canino para las diferentes sedes de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, de acuerdo con las condiciones y especificaciones previstas en el presente pliego de condiciones
Valor del inicial del proceso
CINCO MIL CIENTO SETENTA Y OCHO CIENTO SESENTA Y OCHO MIL OCHOCIENTOS NOVENTA Y CINCO PESOS M/CTE ($5.178.168.895,) Incluido IVA.
Fecha de apertura del proceso
21 de mayo de 2013
Fecha de cierre del proceso
Estado del proceso
En proceso
Número de adendos en el proceso
6
Fecha de adendos
29 de mayo de 2013 31 de mayo de 2013 5 de junio de 2013
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
LEVANTAMIENTO FÍSICO DE INVENTARIOS DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
VIGENCIA 2011
156 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
11 de junio de 2013 27 de junio de 2013 8 de julio de 2013
Número de Oferentes que se presentaron al proceso
4
Nombre del oferente
Vigilancia Acosta Ltda Unión Temporal Vigías de Colombia SRL Ltda – Sersecol Unión Temporal cs 2013 Guardianes Compañía Líderes de Seguridad Ltda
Adjudicación
Resultado del proceso
En proceso
Fecha de cierre
Acto que determina el resultado
CONVOCATORIA N. 007
Vigencia
2013
Ficha Técnica presentada por
Profesional asignado por la dependencia
Profesional asignado para el proceso (Vicerrectoría Administrativa y Financiera)
Germán Salinas
Tipo de proceso
Convocatoria Pública
Número de proceso 007 Objeto del proceso
Recibir propuestas para seleccionar a un oferente que a juicio de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, presente las mejores condiciones para contratar la prestación del servicio de aseo y cafetería incluyendo personal, elementos de aseo, maquinaria, equipos, accesorios e insumos necesarios para la realización de estas
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FINANCIERA
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VIGENCIA 2011
157 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
labores en todas las sedes de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
Valor del inicial del proceso
El presupuesto inmerso en el Plan de Contratación de la vigencia 2013 para efectuar esta contratación es de: DOS MIL TREINTA Y CINCO MILLONES OCHOCIENTOS NUEVE MIL CIENTO ONCE PESOS M/CTE ($2.035.809.111.00) IVA Incluido
Estudios previos
Ficha Técnica
Fecha de apertura del proceso
21 de mayo de 2013
Fecha de cierre del proceso
7 de junio de 2013
Estado del proceso
Adjudicado
Observaciones
Certificado de disponibilidad presupuestal
1767 de 2013
Número de adendos en el proceso
3
Fecha de adendos
29 de mayo de 2013 31 de mayo de 2013 18 de junio de 2013
Número de Oferentes que se presentaron al proceso
6
Nombre del oferente
Mundo Limpieza Ltda Elite Ltda Aseos Colombianos – Aseocolba Mayordomia y servicios Ltda G y E Grupos y estartegias SAS Clean Depot S.A.
Adjudicación
Mundo Limpieza Ltda
Resultado del proceso
Adjudicado
Fecha de cierre
25 de junio de 2013
Acto que determina el resultado
Resolución de Adjudicación
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VIGENCIA 2011
158 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
CONVOCATORIA N. 008
Vigencia
2013
Ficha Técnica presentada por
División de Recursos Físicos
Profesional asignado para el proceso (Vicerrectoría Administrativa y Financiera)
Eduard Pinilla
Tipo de proceso
Convocatoria Pública
Número de proceso
008
Objeto del proceso
Suministro e instalación del mobiliario para la facultad de ciencias y educación de la sede macarena a y la biblioteca central aduanilla de Paiba, de la Universidad Distrital Francisco José de caldas, de conformidad con los planos de distribución, cantidades y especificaciones técnicas determinadas en los pliegos de condiciones
Valor del inicial del proceso
CINCO MIL CUATROCIENTOS OCHO MILLONES QUINIENTOS VEINTISIETE MIL TREINTA Y NUEVE PESOS M/CTE ($5.408.527.039) Incluido IVA, de los cuales tres mil novecientos noventa y seis millones quinientos ocho mil ciento cuarenta y tres pesos m/cte ($3.996.508.143) corresponden al PROYECTO DE INVERSIÓN 380: MEJORAMIENTO Y AMPLIACIÓN DE LA PLANTA FISICA DE LA UNIVERSIDAD y mil cuatrocientos doce millones dieciocho mil ochocientos noventa y seis pesos m/cte ($1.412.018.896) corresponden al proyecto de PROYECTO DE INVERSIÓN NO. 4150, DOTACIÓN Y ACTUALIZACIÓN BIBLIOTECA.
Fecha de apertura del proceso 19 de junio de 2013
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VIGENCIA 2011
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Fecha de cierre del proceso
9 de julio de 2013
Estado del proceso
En proceso
Número de adendos en el proceso
5
Fecha de adendos
27 de junio de 2013 28 de junio de 2013 4 de julio de 2013 8 de julio de 2013 15 de julio de 2013
Número de Oferentes que se presentaron al proceso
11
Nombre del oferente
Unión temporal distrital Metálicas Jep UT – Cruz Lucena Solinoft S.A. Inversiones Guerfor Moderline SAS Unión temporal MULHE 2013 Famoc Depanel Unión temporal Servex Emes Unión temporal Ciencias y Educación 004 de 2013 Consorcio Dotación Distrital Rafael Bejarano Gualdron – Soluciones Educativas
Adjudicación
En proceso
Resultado del proceso
En proceso
Fecha de cierre
Acto que determina el resultado
4.2.1 Invitaciones Directas
INDICADOR %
AVANCE PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD
DIFICULTADES EN LA GESTIÓN
SOLUCIÓN PLANTEADA
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VIGENCIA 2011
160 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
Porcentaje de procesos adjudicados: (Número de procesos adjudicados / Número total de
procesos)*100
(2/4)*10
0
50%
Abril a junio
de 2013
Porcentaje de procesos desiertos: (Número de procesos a los cuales no se presentan proveedores / Número total de
procesos al año) * 100
(2/4)*10
0
50%
Abril a junio
de 2013
INVITACION DIRECTA N. 001 Vigencia
2013
Ficha Técnica presentada por
DIVISION DE RECURSOS FISICOS
Profesional asignado por la dependencia
Profesional asignado para el proceso (Vicerrectoría Administrativa y Financiera)
GERMAN A. SALINAS QUIÑONEZ
Tipo de proceso
INVITACION DIRECTA
Número de proceso
011
Objeto del proceso
RECIBIR PROPUESTAS PARA CONTRATAR LOS SEGUROS GENERALES QUE GARANTICEN LA PROTECCION EFECTIVA DE LOS ACTIVOS E INTERESES PATRIMONIALES Y LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE PROPIEDAD DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS O POR LOS QUE SEA LEGALMENTE RESPONSABLES, ASI COMO LAS POLIZAS DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL, SEGURO DE MANEJO GLOBAL DE ENTIDADES ESTATALES Y SEGURO OBLIGATORIO DE ACCIDENTES DE TRANSITO DE ACUERDO CON LAS CONDICIONES Y
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VIGENCIA 2011
161 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
ESPECIFICACIONES PREVISTAS EN EL PRESENTE PLIEGO DE CONDICIONES”
Valor del inicial del proceso
$294.000.000.00
Estudios previos
Fecha de apertura del proceso
16 ABRIL DE 2013
Fecha de cierre del proceso
24 ABRIL DE 2013
Estado del proceso
ADJUDICADO
Observaciones
Certificado de disponibilidad presupuestal
1303
Fecha de expedición del CPD
01 ABRIL DE 2013
Valor CDP
$294.000.000.00
Número de adendos en el proceso
02
Número de Oferentes Invitados al proceso
07
Descripción de Oferentes (para cada oferente)
Nombre del oferente
SEGUROS DEL ESTADO
Dirección del oferente
Valor de la oferta
$289.999.999.00
Adjudicación
Resultado del proceso
ADJUDICADO
Fecha de cierre
24 ABRIL DE 2013
Acto que determina el resultado
ACTA DE ADJUDICACION
Registro presupuestal
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VIGENCIA 2011
162 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
Valor final contratado
$289.999.999.00
Empresa Contratada
SEGUROS DEL ESTADO S.A.
Representante Legal
INVITACION DIRECTA N. 004 Vigencia
2013
Ficha Técnica presentada por
División de Recursos Físicos
Profesional asignado por la dependencia
Alfonso Rodríguez
Profesional asignado para el proceso (Vicerrectoría Administrativa y Financiera)
Carlos Arturo Yee de la Barca
Tipo de proceso
Invitación Directa
Número de proceso
ID N° 004-2013
Objeto del proceso
recibir propuestas para seleccionar a un oferente que a juicio de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, presente las mejores condiciones para contratar el suministro de tóner para impresoras y fotocopiadoras con destino a las dependencias de la Universidad de acuerdo con las condiciones generales previstas en los términos de referencia Alcances del objeto: Para desarrollar el objeto del presente proceso de selección, el contratista ganador del presente proceso de selección realizará: El suministro de las diferentes referencias de tóner. Distribuir el tóner suministrado de acuerdo a los requerimientos determinados por el supervisor del contrato. Suministrar los tóner en las condiciones de modo y tiempo
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VIGENCIA 2011
163 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
que determine el supervisor del contrato. Suministrar y distribuir los tóner solicitados, en su condición de nuevos, no reutilizados, no reinyectados, o re manufacturados. El tiempo de duración del contrato será de DOCE (12) MESES o hasta agotar disponibilidad de recursos. Las especificaciones técnicas de los anteriores aspectos se encuentran descritas en los numerales 4.1 y 5.5 de los Términos de Referencia.
Valor del inicial del proceso
SETENTA Y CUATRO MILLONES DE PESOS M/CTE ($ 74.000.000.00) INCLUIDO IVA
Estudios previos
División de Recursos Físicos, Sección de Almacén e Inventarios
Fecha de apertura del proceso
22 de Marzo de 2013
Fecha de cierre del proceso
8 de Abril de 2013
Estado del proceso
Declarado desierto
Observaciones
1. El proceso es declarado desierto dado que, al cierre no se presento ninguna oferta formal. Según acta el Comité de Evaluación de la Universidad observando: Que en aplicación de lo establecido en el numeral 5.2 DECLARATORIA DE DESIERTA establecido en los Términos de Referencia que reza: La UNIVERSIDAD declarará desierta la Invitación Directa en los siguientes casos:
a. Cuando no se presente propuesta alguna o ninguna propuesta se ajuste a los Términos de Referencia
b. Cuando falte voluntad de participación, y c. Cuando se presenten causas que impidan la escogencia objetiva de los proponentes.
En virtud de lo anterior el Comité de Evaluación, recomienda, declarar desierto el proceso de selección,
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VIGENCIA 2011
164 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
dadas las anteriores consideraciones.
INVITACION DIRECTA N. 010
Vigencia
2013
Ficha Técnica presentada por
Red de Datos UDNET
Profesional asignado por la dependencia
Julián Guerrero
Profesional asignado para el proceso (Vicerrectoría Administrativa y Financiera)
Carlos Arturo Yee de la Barca
Tipo de proceso
Invitación Directa
Número de proceso
ID N° 010 - 2013
Objeto del proceso
Recibir propuestas para seleccionar a un oferente que a juicio de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, presente las mejores condiciones para contratar la prestación del servicio de renovación del licenciamiento del software Microsoft bajo la modalidad ENROLLMENT FOR EDUCACTION SOLUTIONS (EES) de acuerdo con los requerimientos generales previstos en el Pliego de Condiciones.
Valor del inicial del proceso
CIENTO CINCUENTA MILLONES DE PESOS M/CTE ($ 150.000.000.00) INCLUIDO IVA
Estudios previos
Originados en la Red de Datos UDNET
Fecha de apertura del proceso
30 de Abril de 203
Fecha de cierre del proceso
9 de Mayo de 2013
Estado del proceso
Declarado desierto
Observaciones
La única empresa que presento oferta al cierre del proceso fue: Controles Empresariales, quien no cumplió con los Indicadores Financieros mínimos establecidos en
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VIGENCIA 2011
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los Términos de Referencia, por lo tanto el Comité de Evaluación mediante acta de reunión estableció:
2. Que se cumplió el cronograma del proceso según lo establecido en el numeral 1.10 del Pliego de Condiciones, así como cada una de las actividades establecidas en el mismo, dejando constancia de cada una en la carpeta del proceso.
3. Que el día 9 de Mayo de 2013 a las 11:00 a.m. se
realizó el cierre del proceso, verificándose en el acta de cierre que, únicamente la empresa Controles Empresariales, presento oferta formal.
4. Que en el proceso de evaluación, luego de haber realizado los análisis de los aspectos jurídicos, financieros y técnicos, se determino que la empresa no es habilitada, dado que no cumplió con los indicadores financieros mínimos establecidos en el Pliego de Condiciones. Lo anterior se respalda en el informe presentado por el jefe de la División Financiera de la Universidad.
5. Que en aplicación de lo establecido en el numeral 5.2 DECLARATORIA DE DESIERTA establecido en el Pliego de Condiciones que reza: a. Cuando no se presente propuesta alguna o ninguna propuesta se ajuste al Pliego de Condiciones b. Cuando no se presenten ofertas al momento del cierre, o cuando, presentándose no sea habilita del incumplimiento de los requisitos mínimos establecidos; y c. Cuando se presenten causas que impidan la escogencia objetiva de los proponentes
En virtud de lo anterior el Comité de Evaluación, recomienda, declarar desierto el proceso de selección, dadas las anteriores consideraciones. En mérito de lo expuesto; el Vicerrector Administrativo y
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VIGENCIA 2011
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Financiero de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, determina:
1. Declarar desierto el proceso de selección INVITACIÓN DIRECTA No 010 de 2013.
2. En cumplimiento de los principios de la publicidad y transparencia, la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, publicará en la página Web de la Universidad la presente determinación.
Certificado de disponibilidad presupuestal
N° 1497 de 2013 16 de Abril de 2013
Fecha de expedición del CPD
16 de Abril de 2013.
Valor CDP
CIENTO CINCUENTA MILLONES DE PESOS M/CTE ($ 150.000.000.00)
Resultado del proceso
Declarado desierto
INVITACION DIRECTA N. 012
Vigencia
2013
Ficha Técnica presentada por
División de Recursos Físicos, Dependencia solicitante: Sección de Almacén e Inventarios.
Profesional asignado por la dependencia
Belsy Antolines
Profesional asignado para el proceso (Vicerrectoría Administrativa y Financiera)
Carlos Arturo Yee de la Barca
Tipo de proceso
Invitación Directa
Número de proceso
ID N° 012 - 2013
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VIGENCIA 2011
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Objeto del proceso
Recibir propuestas para seleccionar a un oferente que a juicio de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, presente las mejores condiciones para contratar el suministro de elementos de oficina con destino a las dependencias de la Universidad de acuerdo con las condiciones generales previstas en los Pliego de Condiciones de Condiciones y el Estudio de Oportunidad y Conveniencia.1 Alcances Para desarrollar el objeto del presente proceso de selección, el contratista ganador del presente proceso de selección realizará:
• El suministro de los diferentes elementos de oficina establecidos en el presente documento.
• Distribuir los elementos de oficina en las condiciones de modo y tiempo que determine el supervisor del contrato.
• Suministrar y distribuir los elementos de oficina solicitados, en su condición de nuevos, no reutilizados, no reinyectados, o re manufacturados, según sea el caso.
• El oferente ganador del proceso debe poner a disposición de la Universidad, un software para realizar los pedidos en línea. Al finalizar el contrato, el contratista deberá presentar la base de datos histórica desarrollada en la ejecución del mismo.
Las especificaciones técnicas de los anteriores aspectos se encuentran descritas en el numeral 4.1 del presente Pliego de Condiciones.
Valor del inicial del proceso
CIENTO NOVENTA Y CUATRO MILLONES DOS CIENTOS VEINTITRES MIL QUINIENTOS OCHENTA Y DOS PESOS M/CTE ($ 194.223.582.00) INCLUIDO IVA
Estudios previos
Originados en la División de Recursos Físicos, Dependencia solicitante: Sección de Almacén e Inventarios
Fecha de apertura del proceso
15 de Mayo de 2013
Fecha de cierre del proceso
24 de mayo de 2013
Estado del proceso Adjudicado
1 Código de Comercio Colombiano, ARTÍCULO 968. <CONTRATO DE SUMINISTRO DEFINICIÓN>. El suministro es el
contrato por el cual una parte se obliga, a cambio de una contraprestación, a cumplir en favor de otra, en forma independiente, prestaciones periódicas o continuadas de cosas o servicios.
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VIGENCIA 2011
168 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
Observaciones
Certificado de disponibilidad presupuestal
Certificado de Disponibilidad Presupuestal N° 1646 del 26 de Abril de 2013.
Fecha de expedición del CPD
26 de Abril de 2013.
Valor CDP
CIENTO NOVENTA Y CUATRO MILLONES DOS CIENTOS VEINTITRES MIL QUINIENTOS OCHENTA Y DOS PESOS M/CTE ($ 194.223.582.00)
Número de adendos en el proceso
Uno (1)
Fecha de adendo
21 de Mayo de 2013
Descripción
1. Modificar el numeral 2.4.2 Clasificación de actividades –RUP-, el cual quedara en lo sucesivo así:
2.4.2. Clasificación de actividades – RUP -. El proponente deberá acreditar o aportar en su propuesta, el certificado del Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio el cual debe encontrarse en firme, vigente y en el que conste su actividad como proveedor relacionado con el objeto de la presente Invitación Directa y cuya fecha de expedición no sea superior a treinta (30) días antes del cierre de la presente Invitación Directa en cualquiera de las siguientes actividades y especialidades según el Decreto 1464 de 2010:
ACTIVIDAD ESPECIALIDAD GRUPO
03 PROVEEDOR 10 2
20 3
Si por el contrario, el proponente presenta el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio expedido de conformidad con la sección III del capítulo II del título VI del Decreto No. 734 de 2012, se realizará la verificación en el RUP de la clasificación (CIIU) que podrá ser:
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VIGENCIA 2011
169 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
DECRETO 734 DE 2012
SECCIÓN G: COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR; REPARACIÓN DE VEHÍCULOS AUTOMOTORES Y MOTOCICLETAS
DIVISIÓN GRUPO CLASE
46
Comercio al por
mayor y en comisión o por
contrata, excepto el
comercio de vehículos
automotores y motocicletas
461
Comercio al por mayor
a cambio de una retribución o por
contrata
4610
Comercio al por
mayor a cambio de una retribución o por
contrata
O podrá también estar clasificado así:
DECRETO 734 DE 2012
SECCIÓN G: COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR; REPARACIÓN DE VEHÍCULOS AUTOMOTORES Y MOTOCICLETAS
DIVISIÓN GRUPO CLASE
47
Comercio al por menor (incluso el
comercio al por menor de
combustibles), excepto el de
vehículos automotores y
476
Comercio al por menor de artículos culturales y
de entretenimiento en establecimientos
especializados.
4761
Comercio al por menor de libros,
periódicos, materiales y artículos
de papelería y escritorio, en
establecimientos especializados.
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VIGENCIA 2011
170 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
motocicletas.
En caso de no ajustarse a las anteriores clasificaciones, el RUP presentado deberá permitir verificar que, el proponente está clasificado en alguna actividad(es) con relación directa al objeto del presente proceso de selección. Se tendrá en cuenta la Clasificación Industrial Internacional Uniforme de todas las actividades económicas, revisión 4 adaptada para Colombia (CIIU REV. 4 A.C.). En caso de que el oferente este clasificado de acuerdo a versiones anteriores, se tendrán en cuenta aquellas que sus actividades estén acorde al objeto del proceso.
Descripción de Oferentes (para cada oferente)
ID del oferente (NIT)
NIT 802008192
Dígito de verificación
1
Nombre del oferente
CENTRO MAYORISTA PAPELERO TAURO
Dirección del oferente
[email protected] [email protected]
Nacionalidad
Colombiana
Valor de la oferta
$ 17 640 174 a precios Unitarios
Fecha de la oferta
24 de Mayo de 2013
ID del oferente (NIT)
NIT 800235348
DV del oferente
9
Nombre del oferente
UNIVERSAL DE EQUIPOS Y SUMINISTROS S.A.S
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VIGENCIA 2011
171 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
Dirección del oferente
CRA 27 No 12B-43 INT 7 [email protected]
Nacionalidad
Colombiana
Ofertas (para cada una)
Valor de la oferta
$ 14 983 917 a precios Unitarios
Fecha de la oferta
24 de Mayo de 2013
ID del oferente (NIT)
800.209890
DV del oferente
1
Nombre del oferente
Comercializadora Vinarta
Dirección del oferente
AV 53 No 71-21 TEL 4297217 [email protected]
Nacionalidad
Colombiana
ID del oferente (NIT)
NIT 830085131
Dígito de verificación
1
Nombre del oferente
BRYSA S.A.S
Dirección del oferente
Nacionalidad
Colombiana
Valor de la oferta
Sin totalizar en el anexo 4.
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VIGENCIA 2011
172 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
Fecha de la oferta
24 de Mayo de 2013
Adjudicación
Resultado del proceso
ADJUDICADO
Fecha de cierre
24 de Mayo de 2013
Acto que determina el resultado
Acta No. 039 de 2013 del Comité de Evaluación
Registro presupuestal
Valor final contratado
$ 194.223.582.00
Empresa Contratada
CENTRO PAPELERO MAYORISTA TAURO S.A.
Representante Legal
4.2.3 Compras Directas (Sección de Compras)
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VIGENCIA 2011
173 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
INDICADOR % AVANCE
PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD DIFICULTADES EN LA GESTIÓN SOLUCIÓN PLANTEADA
Porcentaje de ejecución presupuestal (PAC):
(Valor ejecutado por Contratación Directa
primer trimestre / Valor total asignado para
Contratación Directa en el PAC) * 100
63%
Abril a junio de 2013
Las necesidades radicadas contempladas en el plan
de contratación se les han dado el trámite respectivo.
La falta de planeación de las necesidades diferentes
dependencias administrativas y académicas
La coordinación con las respectivas
dependencias para la unificación de
procesos.
Porcentaje de ejecución presupuestal no incluido en el PAC:
(Valor ejecutado por
Contratación Directa primer trimestre / Valor
total asignado para Contratación Directa
en el PAC) * 100
37%
Abril a junio
de 2013
Adicionalmente a lo
contemplado en el plan anual de contratación se
han tramitado para el funcionamiento de las
diferentes dependencias las necesidades allegadas a la
Sección de Compras
Los cambios internos de
procedimientos para las órdenes de compra y/o servicio para la
expedición del Registro Presupuestal: notificaciones y las exigencias de la
documentación respectiva.
Teniendo en cuenta que estas necesidades no se encuentran
contempladas en el plan anual de contratación se hace necesario la
aprobación por parte de los
La coordinación con
las respectivas dependencias para
los procedimientos.
Adicionar al plan
anual de contratación las
necesidades que no fueron contempladas
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VIGENCIA 2011
174 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
respectivos ordenadores del gasto y
la falta de planeación para la ejecución de estos.
en el.
Porcentaje de procesos adjudicados: (Número de procesos
adjudicados / Número total de procesos)*100
100%
Abril a junio
de 2013
La satisfacción de las
diferentes dependencias respecto a los procesos
allegados a la Sección.
La falta de planeación de ejecución
del plan anual de contratación por las diferentes dependencias
encargadas.
Unificar las
necesidades de las diferentes
dependencias administrativas y
académicas para minimizar proceso y
así cumplir con las directrices de la entes
de control
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VIGENCIA 2011
175 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
Trámite de Solicitudes (Orden de compra y de servicio):
(Número de solicitudes tramitadas / Número
de solicitudes recibidas) * 100
100%
Abril a junio
de 2013
La satisfacción de las
diferentes dependencias respecto a los procesos
allegados a la Sección.
Unificar las
necesidades de las diferentes
dependencias administrativas y
académicas para minimizar proceso y
así cumplir con las directrices de la entes
de control
Trámite de Pagos (Orden de compra y de servicio):
(Número de solicitudes
para pago tramitadas / Número de solicitudes
para pago recibidas) * 100
80%
Abril a junio de 2013
Las facturas radicas en la Sección de Compras se les
ha dado el trámite respectivo
La falta de compromiso de los funcionarios encargados de tramitar
(cumplidos, entradas y salidas de almacén, atención al proveedor) ya
que sin estos requisitos, la sección de compras no puede dar trámite de
pago.
La falta de actualización el sistema
de sicapital para mejorar la solicitud de necesidad en cuanto a la
supervisión e ingreso del bien y/o servicio.
Que exista una coordinación con las
dependencias que tienen que ver con los
proceso de compras.
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Presentación de Informes: (Número de informes presentados /
Número de Informes solicitados) * 100
100%
Abril a junio
de 2013
El cumplimiento de la
información solicitada por parte de la Sección a los
diferentes entes de control.
El formato de presentación de
informes adoptado por la Contraloría de Bogotá, no se
encuentra acorde con la normatividad de la Universidad en
materia de Contratación Directa. Esto genera algunas inconsistencias
al momento de validar la información ante el ente de control,
teniendo en cuenta que los procesos de la Sección de Compras
son contratos sin formalidades plenas.
La Sección de
Compras ha venido reiterando la
necesidad de buscar una solución en
conjunta la Contraloría Distrital,
para que los formatos en los cuales se
reporta la información se encuentren
acordes con el Régimen Especial de
Contratación de la Universidad
Comité de Compras:
1. Número de Comités de Compras segundo Trimestre 2013
2. Participación Comités: (Número de comités de compras convocados trimestre /
Número de comités de
100%
Abril a junio
de 2013
Se han adjudicado todos
los procesos llevados al Comité de Compras.
La falta de tiempo para la
presentación de las anteriores dificultades mencionadas.
Realizar dos comités
mensuales, con el fin de evaluar procesos
y procedimientos de la Contratación
Directa.
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compras realizados
primer trimestre) * 100
Valor total Contrataciones Directas en el trimestre: Sumatoria Total del
Valor de la Contratación Directa
Trimestral
Mil cuatrocientos ochenta y nueve millones treinta y dos mil ochocientos cuarenta y cinco pesos ($ 1.489.032.845)
** PAC = Plan Anual de contratación 2013
Se adjunta archivo en Excel con ejecuciones de Órdenes de Compra y Órdenes de Servicio
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4.2.4 Informes a organismos de control La Universidad Distrital Francisco José de Caldas, acatando el principio de transparencia y publicidad de la contratación pública, y teniendo en cuenta la obligación que le asiste de responder por la gestión eficiente de los recursos y los compromisos adquiridos con los entes de control externos, presenta de manera periódica informes relacionados con la contratación y la ejecución presupuestal.
INDICADOR %
AVANCE
PERIODO DE
DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD
DIFICULTADES EN LA GESTIÓN
SOLUCIÓN PLANTEADA
Presentación de Informes: (Número de informes presentados / Número de Informes
solicitados) * 100
(3/3)*100
100%
Abril a junio de 2013
Entrega de todos los informes solicitados por la Contraloría Distrital durante el primer trimestre de 2013.
SIVICOF
Errores en el diligenciamiento de algunas
planillas
A continuación se presentan de manera sucinta los informes referidos: Sistema De Vigilancia y Control Fiscal – SIVICOF – CONTRALORÍA DISTRITAL DE BOGOTÁ Para poder presentar la información requerida, es obligación de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera:
1. Consolidar la información remitida por la Oficina Asesora Jurídica, Oficina Asesora de Planeación y Control, la Sección de Contabilidad, la Sección de Presupuesto y la Sección de Tesorería, en los formatos establecidos para la rendición de la cuenta
2. Aplicar en los formatos una vez validada la información en el modulo STORM y corrección de inconsistencias en cuanto a forma y veracidad de la información reportada.
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179 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
3. Transmitir los formularios y formatos electrónicos validados en el modulo STORM en
la página del SIVICOF
4. Generar el certificado de envió exitoso de la cuenta De acuerdo con la Resolución Reglamentaria 034 de 2008, el plazo máximo que tiene la institución para la presentación de los informes son los siguientes: Cuenta Mensual (Noveno día hábil de cada mes), total informes: 3 Cuenta Intermedia (Primer día hábil de agosto), total Informes: 1 Cuenta Anual (Decimo primer día hábil de febrero), total informes: 0 Cuenta Ocasional (Cualquier momento que lo requiera el Ente de control): 1 En cuanto a la presentación del informe del plan de mejoramiento suscrito con el ente de control, la Vicerrectoría debe consolidar la información, la cual debe contar con el previo visto bueno de la Oficina Asesora de Control Interno, validarlo y transmitir el informe en el STORM y en la página del SIVICOF. Reporte de Información Contractual y Rendición de Cuenta – Veeduría Distrital Al respecto, la Vicerrectoría Administrativa y Financiera tiene dentro de sus obligaciones:
5. Consolidar la información reportada por la Oficina Asesora Jurídica y la Sección de Compras.
6. Armonizar la información entregada con la ejecución presupuestal por rubros entregada por la Sección de Presupuesto.
7. Reportar el informe a la Veeduría Distrital para observaciones 8. Aclaraciones sobre las observaciones y transmisión final.
Oficina Asesora de Control Interno Con la periodicidad que la Oficina Asesora lo requiera, se da respuesta a las solicitudes de información elevadas con las características exigidas y los tiempos estipulados en cada una de los mencionados requerimientos.
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INDICADOR %
AVANCE
PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA
ACTIVIDAD DIFICULTADES EN LA GESTIÓN
SOLUCIÓN
PLANTEADA
Otras Actividades: (Número de informes o solicitudes tramitados / Número total de
solicitudes) * 100
100%
Abril a junio
de 2013
Entrega de la información solicitada
En el caso de los proyectos de inversión se ha presentado demora en la entrega de informes debido a que las divisiones o secciones encargadas de la ejecución de los proyectos no reportan ningún tipo
de avance.
4.2.5 Otras actividades realizadas Solicitudes de necesidad, Tramitar solicitudes de Disponibilidad Presupuestal, revisión Hojas de Vida y tramitar solicitudes de Contratos y Órdenes de Prestación de Servicios. Revisión de cumplidos y elaboración de nominas de los Contratos y Ordenes de Prestación de Servicios de los Rubros de Remuneración de Servicios Técnicos, Honorarios, Dotación y Actualización de Biblioteca, Mejoramiento y Ampliación Planta Física, Sistema Integral de información, Modernización y Fortalecimiento Institucional y Plan Institucional de Gestión Ambiental.
Revisión documentos enviados por la Sección de Compras como son: solicitudes de Disponibilidad Presupuestal, Órdenes de Compra, Órdenes de Servicio, solicitudes de Registro Presupuestal y Autorizaciones de Giro.
Tramitar solicitudes de pago de los rubros que les corresponden a la Vicerrectoría Administrativa y Financiera.
A continuación se establecen sus correspondientes indicadores de gestión:
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a. Establecimiento Plan Anual de Contratación
INDICADOR %
AVANCE
PERIODO DE DESARROLL
O
LOGROS DE LA ACTIVIDAD
DIFICULTADES EN LA GESTIÓN SOLUCIÓN PLANTEADA
Plan Anual de Contratación
100%
Abril a junio
de 2013
Modificación del Plan Anual de Contratación mediante Resolución
214 de abril 11 de 2013
El dinero asignado por la Oficina Asesora de Planeación y Control, oficina encargada de la proyección del presupuesto, para cada una de las actividades, determina unos valores que en la mayoría de los casos desfinancian el Plan.
Se propone darle aplicación real al principio
de la Planeación.
b. Revisión Resoluciones de Recursos Humanos (Cesantías, vacaciones, prestaciones sociales, suspensión vacaciones, bonos pensionales, pago medicamentos, sobreseguros, etc.)
INDICADOR %
AVANCE PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD
DIFICULTADES EN LA GESTIÓN
SOLUCIÓN PLANTEADA
Revisión de Resoluciones:
(Número de solicitudes / Número de solicitudes
tramitadas)
= ( 71/71 )*100
100%
Abril a Junio de 2013
Se revisaron la totalidad de las Resoluciones desde el punto de vista jurídico (observaciones y
ajustes)
Todos los actos administrativos se expidieron dentro de términos para los efectos
Falta de soportes, para verificar algunos datos contenidos en
las resoluciones.
Remitir a la Vicerrectoría, la proyección de los actos administrativos con antelación
Determinar tiempos máximos para realizar
solicitudes por parte de los funcionarios.
Que por parte de Recursos Humanos se remitan las Resoluciones para revisión y firma con por lo menos 2 o 3 días de anticipación a la fecha en que se
deba expedir.
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legales del caso suficiente ( algunos se remiten 1 día antes o el mismo día en que se deben
expedir)
c. Elaboración solicitudes de necesidad, solicitud disponibilidades, solicitud elaboración contratos entre otros
INDICADOR %
AVANCE
PERIODO DE DESARROLL
O LOGROS DE LA ACTIVIDAD DIFICULTADES EN LA GESTIÓN SOLUCIÓN PLANTEADA
Solicitudes de necesidad: (Número de solicitudes tramitadas/ Número total de solicitudes) *
100
100%
Abril a junio
de 2013
Las necesidades que se tramitan son aprobadas y posteriormente se solicitan las
respectivas Disponibilidades.
Se diligencian todas las solicitudes de necesidad
allegadas a la Vicerrectoría
Errores presentados en las
solicitudes
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Solicitud de Disponibilidades Presupuestales:
(Número de solicitudes de Disponibilidad Presupuestal tramitadas/ Número total de solicitudes de Disponibilidad
Presupuestal) * 100
100%
Abril a junio de
2013
Aprobación de las solicitudes de Disponibilidad Presupuestal y posterior Expedición de las Disponibilidades
Presupuestales
Solicitud Elaboración de Contratos (OPS y CPS):
(Número de solicitudes de Contratos tramitados/ Número total de solicitudes de
Contratos) * 100
100%
Abril a junio de 2013
La Oficina Asesora Jurídica elabora los contratos con la información registrada en la solicitud de elaboración de contrato (SICAPITAL), a esta solicitud se adjunta la Hoja de Vida de la Persona que se va a contratar
Algunas veces las Hojas de Vida de los contratistas son entregadas
incompletas.
Solicitud de Pago Servicios Públicos:
(Número de solicitudes
100%
Abril a junio de
2013
La Universidad paga a tiempo los servicios
públicos.
Si los recibos de los servicios públicos son entregados en la División de Recursos
Que los recibos sean entregados en la División de Recursos Físicos mínimo con tres días hábiles de
antelación a la fecha de vencimiento.
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de Pago de servicios tramitados/ Número total de solicitudes de Pago de servicios) * 100
Físicos posteriormente a la fecha de vencimiento, el pago no se puede tramitar.
Trámite de Avances:
(Número de avances tramitados/ Número
total de avances) * 100
100%
Abril a junio de
2013
Las solicitudes de avance son aprobadas por la División Financiera, quien es la encargada de expedir el respectivo cheque.
d. Planteamiento de nuevos proyectos
INDICADOR %
AVANCE
PERIODO DE DESARROLL
O LOGROS DE LA ACTIVIDAD
DIFICULTADES EN LA GESTIÓN
SOLUCIÓN PLANTEADA
Proyecto Catálogo de Bienes de la Universidad Distrital
=(4/4) * 100
100%
Abril a junio de 2013
1. Solicitud a las diferentes dependencias (Contabilidad, almacén y sistemas) de tres OPS que se involucran directamente en el manejo de las cuentas contables de
almacén e inventarios
2. Establecimiento de cuatro reuniones de seguimiento y avance para el montaje del Catálogo de Bienes de la Universidad
3. Convocatoria a otras dependencias como son: Laboratorios, Red Udnet, Bienestar y demás para el logro
del establecimiento de los subgrupos por Grupos de Bienes
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4. Inicio de la consolidación de la información
Proyecto Implementación Modelo de Costos ABC y Centros de Costos en la Universidad Distrital
=(5/5)*100
100%
Abril a junio
de 2013
1. Propuesta Modelo de Resolución de Adopción
2. Seguimiento a través de dos reuniones programadas
3. Generación de propuesta Centros de Costos
4. Envío y recolección de observaciones por parte de las
dependencias inmersas y de mayor complejidad
5. Establecimiento de propuesta Resolución Adopción
para enviar a revisión a las diferentes Jefaturas
Iniciativa YO DIGO AQUÍ ESTOY
=(2/7)
28.57% Realizar capacitaciones personalizadas por áreas de trabajo para impulsar la Iniciativa YO DIGO AQUÍ ESTOY y con ello lograr la concientización de la Comunidad Universitaria frente a la problemática nacional del Trabajo
Infantil.
e. Seguimiento y apoyo de proyectos o procedimientos
INDICADOR %
AVANCE
PERIODO DE
DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD DIFICULTADES EN LA
GESTIÓN
SOLUCIÓN
PLANTEADA
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Apoyar proyecto Toma Física de inventarios:
(Número de actividades ejecutadas/Número de actividades programadas)*100
=(5/5)*100
100%
Abril a junio de
2013
1. Establecimiento de Comité de Inventarios para
aprobación de Bajas 2013
2. Revisión propuesta de Resolución de Bajas
3. Avance Interfaz Web
4. Liderazgo en estructuración del Catálogo de Bienes de la Universidad Distrital (Se realizan cuatro reuniones en la cual
se solicitan tres OPS de diferentes dependencias)
5. Propuesta Clausula de OPS y CPS para el manejo de inventarios. Se dará inicio una vez se evalúe su probabilidad de adopción de acuerdo a la capacidad en la Sección de
almacén e Inventarios
Mantener actualizada la Ejecución del Plan de Contratación:
Porcentaje de ejecución por rubro revisado por la Vicerrectoría
100%
Abril a junio de
2013
Entregas quincenales de ejecución del Plan Anual de
Contratación.
Mejoramiento de la Página de la Universidad Distrital
=(3/3)*100
100% Abril a junio de
2013
1. Respuesta a la Veeduría Distrital
2. propuesta de mejoramiento de la Página Web
3. Envío de la información para colgar en la Página Web
No se han terminado de realizar todas las modificaciones solicitadas por la Vicerrectoría.
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Avance un 70% por parte de la Red
Udnet
Propender por la eficiente administración de los recursos físicos de la Universidad:
(Número de actividades ejecutadas/Número de actividades programadas)*100
=(2/4)*100
100%
Abril a junio de 2013
Solicitud de informes de cumplimiento trimestral para los contratos de ejecución de obra, establecido dentro del Modelo Informe de Gestión de la Vicerrectoría
Administrativa y Financiera y dependencias adscritas
Incumplimiento de las fechas establecidas para la entrega de los informes o solicitudes de gestión por parte de las diferentes
dependencias.
Actualización del Reglamento del Comité de Evaluación
100% Abril a junio
de 2013
Se inician mesas de trabajo conjuntas con la Oficina Asesora de control Interno y la Oficina Asesora Jurídica para la revisión y actualización del Reglamento del Comité de
Evaluación.
Acuerdos de Ejecución de Contratos PAIBA y MACARENA
=(12/12)*100 100%
Abril a junio de 2013
ABRIL: Se participó en 5 reuniones de trabajo tendientes a definir una reclamación y una posible adición al contrato de MACARENA A. se Proyectó respuesta a Oficio
Interventoría PAIBA.
MAYO: Se participó en 3 mesas de trabajo tendientes a definir la reclamación y una posible adición al contrato de MACARENA A. Se participó en una mesa de trabajo con la Interventoría PAIBA, incluido el Decano de la Fac. de
Se participó en planteamiento de fórmulas de arreglo con las que se logró acuerdos en la ejecución de los contratos de PAIBA y MACARENA A, lo que evitó la necesidad de
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188 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
Ingeniería de la Nacional y una asesora jurídica.
JUNIO: Se participó en 4 mesas de trabajo tendientes a definir posibles obras complementarias al contrato de MACARENA A. Se participó en dos mesas de trabajo con la Interventoría del mismo contrato.
acudir a vías judiciales y eventuales indemnizaciones a cargo de la
Universidad.
f. Apoyo de Actividades en Otras Dependencias
INDICADOR %
AVANCE
PERIODO DE DESARROLL
O LOGROS DE LA ACTIVIDAD
DIFICULTADES EN LA GESTIÓN
SOLUCIÓN PLANTEADA
Apoyo actividades
dependencias:
Oficina de
Planeación:
Plan
Anticorrupción
1
100% Abril a Junio de
2013
Aporte en observaciones, y ajustes al Plan Anticorrupción
por parte de la Vicerrectoría Administrativa
Apoyo en respuestas a
100% 1. Elaboración de respuesta a la Veeduría Distrital del Sr. Rector para la Página Web de la Universidad “Estrategia
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189 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
Entes Externos de Control para
la Rectoría
=(5/5)*100
Abril a junio
de 2013 Anticorrupción y Plan de Atención al Ciudadano”
2. Respuesta Proceso Disciplinario N. 2544 de 2013
3. PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL N. 170100-0124/11,
OLGA LUCÍA RAMÍREZ ANGEL Abogada Comisionada
4. Proceso Disciplinario N. 27884 de 2012
OLGA LUCÍA GARCÍA CASTRO Secretaría Común – Asuntos
Disciplinarios. Personería de Bogotá D.C.
5. Respuesta CIRCULAR 067 de 2013 Oficio Rad: 2-2013-26202. MARÍA SUSANA MUHAMAD GONZÁLEZ. Secretaría
General. Alcaldía Mayor de Bogotá
Apoyo proceso Acreditación Institucional, Indicadores para los 12 Factores a evaluar
=(3/3)*100
100%
Abril a junio
de 2013
1. Elaboración de respuesta de Vicerrectoría Administrativa
y Financiera
2. Distribución de Factores e Indicadores por dependencias y establecimiento de fecha límite de entrega. Establecimiento inicial de soportes para dichos indicadores
solicitados a las dependencias.
3. Envío respuesta a Autoevaluación y Acreditación
Institucional
Plan de
mejoramiento
Abril a Junio de 2013
Inicio de control el plan de mejoramiento a través de solicitud de avance en cada una de las acciones correctivas propuestas por las dependencias a cargo de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera: Asignación de
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190 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
=(3/3)*100
100% Hallazgos, elaboración de oficios con asignación de hallazgos, inicio proceso de consolidación de acciones
adelantadas.
Apoyo actividades dependencias Contratación
Directa:
=(23/23)*100
100%
Abril a Junio de
2013
En el periodo, se ha colaborado en la preparación de la elaboración de Ordenes Servicios y de Ordenas de Compras por requerimientos de otras dependencias. A
continuación se muestran las tramitadas:
1. Se adelanto el trámite para la contratación del
mantenimiento de ascensores para la Universidad.
2. Se adelanto el trámite para la contratación del
mantenimiento de grecas para la Universidad.
3. Se adelanto el trámite para la contratación del empaste
de documentos pertenecientes a la División Financiera.
4. Se adelanto el trámite para la contratación del mantenimiento de ascensores para la Universidad.
5. Se adelanto el trámite para la contratación de algunos elementos para el PIGA de la UD.
6. Se adelanto el trámite para la contratación de aparatos
de telefonía IP, solicitado por la RED UDNET
7. Se inicia el proceso de ID para la contratación de la Renovación del Licenciamiento de Software Microsoft de la
UD.
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191 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
8. Se inicia el proceso de Convocatoria Pública para
contratar el suministro de elementos de oficina y tóner.
9. Se realizan los trámites para la Contratación Directa con la que se busca adquirir algunos elementos para mejorar el funcionamiento de la plataforma telefónica IP de la
Universidad.
10 .Se realizan: el ECO y los trámites presupuestales para la adquisición de escáner para las diferentes áreas de la
Universidad.
11 .Se realiza el proceso para la adquisición de escáner
para las diferentes áreas de la Universidad.
12. Adquisición de banderas institucionales.
13. Adquisición de una caja de seguridad para la OAS
14. Renovación de la suscripción de la base de datos
Proquets.
15. Contratación del servicio de Backup para la OAS.
16. Compra de tres contenedores e 40pies para la DRF.
17. Adquisición de elementos de telefonía.
18. Adquisición de la plataforma virtual, enciclopedia
planeta Hispánica.
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192 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
19 Servicio de balance amiento para dos equipos del OAS.
20 Servicio de mantenimiento de guadañadoras y otros
equipos.
21. Contratación del servicio de traslado de elementos del
ala norte de la sede Macarena "A"
22. Adquisición de banderas institucionales.
23. Adquisición de una caja de seguridad para la OAS
g. Elaboración de Nóminas
INDICADOR %
AVANCE
PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD
DIFICULTADES EN LA GESTIÓN
SOLUCIÓN PLANTEADA
Recepción y revisión de carpetas con la documentación para la etapa
precontractual
100
%
Abril a junio de
2013
Se solicitan los contratos a la Oficina Asesora Jurídica, y se finiquitan los mismos con la firma del Vicerrector Administrativo y
Financiero.
La gran mayoría de las carpetas las entregaron incompletas, es decir les faltaba mucha documentación y la más común fue la
Seguridad Social y ARL.
Llamar a los supervisores de los contratistas, que son los responsables de que dichas carpetas se entreguen en la Vicerrectoría administrativa y financiera en forma correcta.
En otros casos se llamó directamente al contratista para que pusiera en orden
su propia carpeta.
Revisión de cumplidos presentados por cada
100 Abril a junio de Al final se les termina cancelando los
Se tiene mucho inconveniente sobre
Se ha conversado con cada contratista y se les ha explicado y hecho ver, que,
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193 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
contratista (OPS) y elaboración de la correspondiente nómina, de aquí pasa para firma del Vicerrector Administrativo y Financiero, luego pasa a la División Financiera para realizar su respectivo pago.
Revisión cumplidos y documentación = (numero de cumplidos a revisar / Total
cumplidos OPS y CPS)
%
2013 sueldos. todo con el pago de la Seguridad Social y la
ARP.
Algunos cumplidos están llegando fuera de la fecha límite establecida y fijada por la Vicerrectoría Administrativa y
Financiera.
si, no cancelan su Seguridad Social y ARL, no se les puede cancelar su mes de trabajo en su mayoría se molestan, pero terminan cancelando.
Los cumplidos que llegan después de la fecha límite, quedan fuera de la nómina, pero luego se envían a Financiera con Autorización de Giro para que les cancelen el sueldo.
Recepción y Revisión de cumplidos presentados por los contratistas (OPS), en fechas fuera de la establecida por la VAF. y en forma individual, estos OPS se cancelan en forma individual y
con autorización de giro.
100
%
Abril a junio de
2013
Al final se les cancelando los sueldos, después de cancelar la primera nómina y se envían por separado y con autorización de giro.
Se tiene mucho inconveniente sobre todo con el pago de la Seguridad Social y la
ARL.
Los cumplidos siguen llegando fuera de la fecha límite establecida y fijada por la Vicerrectoría Administrativa y
Financiera.
Los cumplidos que llegan fuera de la fecha límite, quedan fuera de la nómina, y luego se envían a Financiera con Autorización de Giro para que les
cancelen su sueldo.
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194 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas
INDICADOR %
AVANCE
PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD
DIFICULTADES EN LA GESTIÓN
SOLUCIÓN PLANTEADA
Nóminas elaboradas: (Número de nóminas elaboradas/Número de nóminas
proyectadas)*100
=(3/3)*100
100%
Abril a junio
de 2013
Pago de salarios dentro de las fechas establecidas para personal de planta, pensionados y
contratistas
Errores en la
digitación
h. Derechos de Petición
INDICADOR %
AVANCE PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD
DIFICULTADES EN LA GESTIÓN
SOLUCIÓN PLANTEADA
Actividad:
Consolidación de información para remitir a Rectoría para que allí den respuesta a derecho de petición.
( 4 /4)*100
90% Abril a junio
de 2013.
Consolidación dentro de términos de ley de la información requerida para dar
respuesta de fondo
No tener claridad sobre que dependencias pueden aportar la información por lo que se traslada para conocimiento de la Vicerrectoria temas que no son de nuestra competencia.
Dar capacitaciones en donde se instruya sobre los
temas de competencia de cada dependencia
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Proyección y/o respuesta derechos de petición dirigidos a la Vicerrectoría
( 6/6 )*100
Consolidación de información y respuesta de fondo dentro de términos
Tiempos muy largos en el aporte de
información
Cumplimiento de los términos dentro de los cuales se requiere se aporte la información para con ella
proceder a elaborar respuesta
i. Actividad revisión de Solicitud de CDP, Registros Presupuestales y pagos provenientes de Recursos Humanos (cesantías, vacaciones, permisos, bonos pensionales, prestaciones sociales, devolución pago medicamentos, sobreseguros.)
INDICADOR %
AVANCE
PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD DIFICULTADES EN LA GESTIÓN SOLUCIÓN PLANTEADA
Actividad:
Revisión de Solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal ( 18*18 )*100
Abril a junio
de 2013.
Revisión, observaciones y ajustes
a estas solicitudes
Con unificación de criterios sobre rubros a afectar en costas judiciales
En ocasiones no a la solicitud de
Unificación criterios
Como lo hacen algunos
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Revisión de solicitud de registro presupuestal y pago
( 16/16 )*100
Revisión, observaciones y ajustes
a estas solicitudes
registro no se adjunta la autorización de giro, por lo cual se alarga en proceso en 2 o 3 días
funcionarios, adjuntar a la solicitud de registro la
autorización de giro
j. Revisión Ejecución Presupuestal de Junio 2013
INDICADOR %
AVANCE PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD
DIFICULTADES EN LA GESTIÓN
SOLUCIÓN PLANTEADA
Eficiencia: (N. veces envío de informe de ejecución - presupuesto/total de rubros )*100
=(3/3)*100
100%
Abril a junio de
2013
Cumplimiento de la actividad. Permite mantener actualizados los rubros para la toma de
decisiones
Plantear capacitación sobre el manejo de los rubros, y así conocer la importancia de cada uno de los mismos como también tener acceso a la información presupuestal en el sistema solo para consulta y así analizar en mejores condiciones la
ejecución presupuestal.
k. Planes de Acción e Informes de Gestión unificados
INDICADOR %
AVANCE PERIODO DE DESARROLLO LOGROS DE LA ACTIVIDAD
DIFICULTADES EN LA GESTIÓN
SOLUCIÓN PLANTEADA
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Planes y Programas de las dependencias adscritas a la Dirección Administrativa : (Número de actividades ejecutadas / Número de
actividades programadas ) *100
=( 2/2)*100
50%
Abril a junio
de 2013
Elaboración del Plan de Acción para la vigencia 2014 a través del Sistema ÍCARO de la Oficina
Asesora de Planeación y control
Elaborar informes y estudios sobre el desarrollo y cumplimiento de las actividades:
(Número de actividades ejecutadas / Número de
actividades programadas ) *100
=(2/4)*100
50%
Abril a junio
de 2013
Este indicador se mide al 100% dentro del trimestre y su avance real en el año asume el 50% del general.
Se diseña el modelo del Informe de Gestión enviándose a todas las dependencias adscritas a la Vicerrectoría Administrativa y
Financiera.
Se envía documento con algunos indicadores de gestión propuestos
para su aplicación.
Entrega por fuera de las fechas establecidas el informe de gestión
trimestral.
Falta de aplicación de algunos indicadores de gestión dentro del
informe.
Apoyo a las diferentes unidades a través de explicaciones a los funcionarios
encargados.
Reenvío de solicitudes de entrega de informes a las
dependencias.
l. Emisión de respuestas a requerimientos de dependencias de la universidad, así como de entes externos. Circulares.
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INDICADOR %
AVANCE PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD
DIFICULTADES EN LA GESTIÓN
SOLUCIÓN PLANTEADA
Actividad:
Solicitudes conceptos a la Oficina Jurídica previa manifestación del criterio jurídico personal
( 4/4 )*100
Respuestas a informes y hallazgos por parte de la Oficina de Control Interno
( 1/1)*100
Respuestas a requerimientos
100% Abril a junio
de 2013.
Emisión de conceptos por parte de la Oficina
Asesora Jurídica
Respuesta dentro de términos prudenciales a los informes y/o hallazgos por parte de
Control Interno
Verificación de la información que
Tiempos muy largos
de respuesta
Divergencia de criterios entre una
dependencia y otra
En algunas ocasiones no obtener respuesta
De acuerdo a la necesidad de cada caso, priorizar la emisión de conceptos por parte de la Oficina
Juridica
Unificación de procesos y procedimientos
Establecer tiempos de respuesta
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Alcaldía Mayor Bogotá
( 5/5 )*100
Respuesta a requerimientos Oficina Quejas y reclamos
( 2 /2)*100
Proyección de circulares a docentes, funcionarios administrativos
( 3/3 ) *100
requiere la Alcaldía y
reporta de la misma
Responder los requerimientos a las
quejas planteadas
Informar situaciones, fechas o eventos tanto a los docentes como a los funcionarios administrativos y
contratistas
oportuna por las dependencias a las cuales se requiere la información
Temeridad por los quejosos, respecto de sobre un mismo hecho hacer solicitudes en la mayor de las dependencias de la
Universidad
Falta de pertenencia por lo cual tiende a no atender dichas
circulares
Unificación de las respuestas por todas las
dependencias
Seguir trabajando en la sensibilización de los procesos y procedimientos
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m. Soporte a procesos contractuales de CPS, OPS y Contratos de arrendamiento
INDICADOR %
AVANCE PERIODO DE DESARROLLO
LOGROS DE LA ACTIVIDAD
DIFICULTADES EN LA GESTIÓN
SOLUCIÓN PLANTEADA
Actividad:
Revisión de soportes documentales para contratación
( 11/11 )*100
Revisión de solicitud de
100% Abril a junio
de 2013.
Revisión de todo el soporte documental precontractual respecto de la contratación de OPS, CPS y contratos de arrendamiento de ordenación del gasto del Vicerrector Administrativo y
Financiero
Revisión, observaciones de solicitudes de contratación de OPS y
Que por parte de la dependencia que requiere el contrato no se establezcan requisitos mínimos de
experiencia ( tiempo)
No coincidencia entre los requisitos establecidos por la dependencia y el cumplimiento de los mismos por parte del contratista
Verificar por parte de la dependencia solicitante que el contratista cumpla con los requisitos establecidos
por el mismo contratista.
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contratación
( 3/3 )*100
Revisión y/o ajuste contratos OPS, CPS y de arrendamiento previo a suscripción
( 12/12 )*100
Revisión, ajustes y observaciones Actas de liquidación y/ cesión
( 1 /1)*100
CPS
Lograr contratos de arrendamiento que
reflejen la necesidad
Revisión del cumplimiento de los requisitos para liquidación o cesión
En los contratos de arrendamiento falta de precisión sobre ofertas, cotizaciones y condiciones
contractuales.
No contar con los soportes para
verificación
Aportar claridad a las dependencias sobre dichos condiciones y acatamiento de las mismas por tales
dependencias.
Remitir con las Actas los respectivos soportes